salinan keputusan kepala lembaga ilmu pengetahuan - JDIH-LIPI
advertisement
SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, Menimbang : a. bahwa pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi di lingkungan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) saat ini masih bersifat sektoral, perlu adanya upaya pengintegrasian dalam pola pengembangan dan dukungan kebijakan Teknologi Informasi dan Komunikasi secara terpadu dan lintas sektoral; b. bahwa dalam rangka pengintegrasian pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi di lingkungan LIPI sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Keputusan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia tentang Rencana Strategis Teknologi Informasi dan Komunikasi LIPI 2015-2019; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional; 2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik; 3. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 4. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik; 5. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen; 6. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen; 7. Keputusan Presiden Nomor 162/M Tahun 2014 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Dari dan Dalam Jabatan Struktural Eselon I di Lingkungan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia; 8. Peraturan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Nomor 1 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia; 9. Keputusan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Nomor 334/E/2015 tentang Rencana Strategis Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Tahun 2015-2019; Menetapkan MEMUTUSKAN: : KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019. KESATU : Menetapkan Rencana Strategis Teknologi Informasi dan Komunikasi Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) 2015-2019, sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan Kepala ini. KEDUA : Rencana Strategis Teknologi Informasi dan Komunikasi LIPI 2015-2019 sebagaimana dimaksud dalam Diktum KESATU merupakan dokumen perencanaan program dan kegiatan pembangunan, pengembangan, pemeliharaan, pengelolaan, dan pendayagunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi di lingkungan LIPI. KETIGA : Rencana Strategis Teknologi Informasi dan Komunikasi LIPI 2015-2019 sebagaimana dimaksud dalam Diktum KESATU digunakan sebagai pedoman yang harus dilaksanakan dalam rangka penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi di lingkungan LIPI. KEEMPAT : Penyusunan Rencana Strategis Teknologi Informasi dan Komunikasi LIPI 2015-2019 sebagaimana dimaksud dalam Diktum KESATU bertujuan untuk: a. menjamin terciptanya integrasi, sinkronisasi, dan sinergi penyelenggaraan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk keseluruhan satuan kerja di lingkungan LIPI; b. menjamin keterikatan dan konsistensi antara perencanaan, penganggaran, pelaksanaan, pengendalian, dan pengawasan Teknologi Informasi dan Komunikasi di lingkungan LIPI; dan c. mengoptimalkan peran serta seluruh komponen terkait dalam pengimplementasian dan pendayagunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi di lingkungan LIPI. KELIMA : Penyelenggaraan pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi termasuk penyediaan infrastruktur jaringan dan aplikasi yang penggunaannya bersifat lintas sektoral atau antar satuan kerja di lingkungan LIPI. KEENAM : Setiap satuan kerja bertanggung jawab terhadap aplikasi yang penggunaannya bersifat sektoral atau khas unit organisasi tertentu. KETUJUH : Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi oleh satuan kerja di lingkungan LIPI harus memperoleh persetujuan dari Sekretaris Utama LIPI dalam aspek standarisasi dan integrasi sistem. KEDELAPAN : Sekretaris Utama LIPI sebagai penyelenggaraan pengembangan Komunikasi di lingkungan LIPI. penanggung jawab dalam Teknologi Informasi dan KESEMBILAN : Biaya untuk melaksanakan Keputusan Kepala ini dibebankan pada Anggaran Belanja LIPI yang berkenaan dan dana lain yang sah. KESEPULUH : Keputusan Kepala ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 13 Oktober 2016 KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, ttd. ISKANDAR ZULKARNAIN SALINAN Keputusan ini disampaikan kepada Yth.: 1. Para Pejabat Eselon I di lingkungan LIPI; 2. Para Kepala Satuan Kerja di lingkungan LIPI. Salinan sesuai dengan aslinya Kepala Biro Kerja Sama, Hukum, dan Humas, ttd. Nur Tri Aries Suestiningtyas SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Di era informasi dewasa ini, lalu-lintas informasi sangat padat dan berjalan sangat cepat dengan dukungan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), informasi kini telah menjadi komoditi yang sangat berharga dan kemajuan teknologi telah menempatkan informasi sebagai salah satu sumber daya yang sangat penting dan perlu dikelola secara baik dan benar. Informasi yang dikelola secara tepat akan sangat membantu organisasi dalam menentukan keputusan yang tepat pada waktu yang tepat dan dalam tempo yang singkat serta dapat meningkatkan efisiensi dengan meminimalisir kesalahan yang terjadi, mitigasi resiko, dan dapat mendukung peningkatan kinerja organisasi secara umum. Bagi Lembaga Ilmu Pengatahuan Indonesia (LIPI) sebagai institusi pengawal perkembangan keilmuan di Indonesia, yang memiliki beragam kewenangan dan telah memainkan sejumlah peran penting dalam mendukung kebijakan pemerintah dalam proses pembangunan bangsa dengan terus berusaha untuk menghasilkan inovasi-inovasi di bidang Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) guna mendukung upaya penyelesaian berbagai persoalan negara dan bangsa Indonesia, LIPI dituntut untuk selalu berimprovisasi dan meningkatkan kinerja dan kemampuan berperan sebagai penyedia informasi ilmiah global dengan mengerahkan seluruh sumber daya yang dimiliki LIPI dan memanfaatkan semaksimal mungkin peluang perkembangan teknologi di bidang penelitian secara global. Sehingga sudah menjadi suatu keniscayaan bahwa pemanfaatan TIK yang memadai pada suatu lembaga akademis/ilmiah seperti LIPI tidak hanya berperan sebagai infrastruktur utama untuk mencari informasi, namun lebih daripada itu sebagai sarana utama lembaga untuk berperan sebagai penyedia informasi di ranah global. Saat ini LIPI sudah menunjukan eksistensinya di dunia maya dengan selalu berusaha menyebarluaskan konten-konten infomasi ilmiah melalui website LIPI dengan dukungan infrastruktur jaringan komunikasi data yang terintegrasi. Namun lebih lanjut selain pembangungan infrastruktur jaringan komunikasi data, yang lebih penting adalah kemampuan LIPI untuk menciptakan sistem informasi yang dapat menunjang keberlanjutan dan konsistensi 1 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI peran LIPI sebagai penyedia informasi ilmiah yang utuh dan lengkap, yang tidak hanya LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 menyajikan informasi hasil penelitian saja namun juga seluruh informasi terkait proses penelitian mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga pemanfaatan/implementasi hasil penelitian yang terintegrasi dengan proses bisnis lainnya yang melibatkan seluruh level di lembaga. Dengan menciptakan sistem informasi tersebut dapat memberikan manfaat kemudahan dalam ketertelusuran data dan informasi secara utuh dan lengkap mengenai proses penelitian baik yang akan berjalan, saat ini sedang berjalan dan yang telah selesai. Oleh karena itu TIK pada dunia penelitian dapat direalisasikan kedalam bentuk Sistem Informasi Penelitian terpusat dan terintegrasi yang me-record keseluruhan proses / history setiap kegiatan penelitian baik di lingkungan LIPI maupun secara nasional. Dengan adanya alat bantu pelaksanaan kegiatan penelitian dalam bentuk Sistem Informasi yang dapat digunakan sebagai database seluruh kegiatan penelitian baik di lingkungan LIPI maupun secara nasional yang berperan mulai dari proses perencanaan, pelaksanaan dan monitoring serta pemanfaatan/alih teknologi hasil penelitian maka dapat memberikan kemudahan akses terhadap data/informasi penelitian dan interoprability data penelitian sehingga tidak memulai dari awal, mengurangi redudancy dan duplikasi penelitian, kolaborasi kepakaran SDM dan shared fasilitas sarana dan prasarana pendukung penelitian. Untuk dapat merealisasikan pelaksanaan penelitian berbasis TIK, LIPI memerlukan dukungan dari pemanfaatan sistem informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) secara optimal dan berkesinambungan. Usaha untuk memanfaatkan SI/TI terlihat dengan telah dibangunnya berbagai sistem informasi untuk menunjang kegiatan dan aktivitas yang ada di dalam lingkungan LIPI. Berdasarkan hasil Asesmen Tata Kelola TIK LIPI dalam kurun waktu 5 (lima) tahun terakhir sejak tahun 2011 pengembangan sistem informasi dilakukan secara sporadis oleh hampir seluruh satuan kerja di lingkungan LIPI, hasilnya lebih kurang sebanyak 165 sistem informasi telah dikembangkan namun pengembangan sistem informasi belum dilandasi oleh suatu pedoman perencanaan sistem informasi dan belum didukung oleh infrastruktur teknologi yang memadai, sehingga sistem informasi yang ada menghasilkan pulau-pulau sistem (silo system) yang menyulitkan pada saat proses integrasi dan dapat menimbulkan permasalahan di masa kini dan masa yang akan datang. Oleh karena itu, LIPI membutuhkan suatu pedoman rencana strategis pengembangan SI/TI yang dapat dijadikan pedoman bagi rencana pengembangan SI/TI di lingkungan LIPI selanjutnya, 2 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI sehingga implementasi dari rencana strategis SI/TI tersebut dapat memberikan dukungan LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA pencapaian tujuan dan sasaran strategis organisasi. 2015-2019 Kegiatan Penyusunan IT Master Plan LIPI ini merupakan sebagai bentuk rencana strategis SI/TI LIPI, yang kemudian akan menjadi landasan untuk mengoptimalkan proses bisnis melalui pemanfaatan dan pengelolaan sumber daya TIK yang terencana dan selaras dengan tugas, fungsi, serta sasaran strategis LIPI. 1.2. Tujuan Berdasarkan Kerangka Acuan Kerja, tujuan dari pekerjaan ini adalah menyusun IT Master Plan LIPI sebagai pedoman dalam pengembangan TIK yang terintegrasi di lingkungan LIPI, guna mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi LIPI maupun kegiatan pendukungnya. 1.3. Metodologi IT Plan Dalam melakukan penyusunan dokumen IT Master Plan LIPI ini, digunakan metodologi “Strategic Planning for Information Systems” oleh John Ward and Joe Peppard. Metodologi ini menjelaskan secara berurutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam penyusunan strategi dan perencanaan TI, dimulai dari kegiatan Asesmen Tata Kelola TIK LIPI, kemudian dilakukan perumusan IT Plan. Setelah kedua kegiatan tersebut, dilakukan gap analysis untuk penyusunan roadmap dan strategi implementasi. Secara sistematis tahapan pekerjaan dibagi menjadi sebagai berikut: 1. Penyusunan dokumen Kajian Kondisi SI/TI LIPI Saat Ini. 2. Penyusunan dokumen IT Master Plan LIPI. 3. Penyusunan dokumen Road Map dan Rencana Implementasi SI/TI LIPI. Dalam masing-masing tahapan di atas, dilakukan analisa terhadap beberapa komponen, yaitu: 1. Analisa terhadap proses bisnis yang berjalan saat ini. 2. Analisa terhadap aplikasi yang digunakan. 3. Analisa terhadap infrastruktur teknologi informasi yang saat ini dimiliki. 4. Analisa terhadap pola manajemen & organisasi TI. 3 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Gambar 1.1. Metodologi IT Master Plan 1.4. Maksud Dokumen Dokumen ini merupakan bentuk deliverable kedua (tahap Future IS/IT Blueprint), metodologi IT Master Plan LIPI yang disusun ini berdasarkan analisa hasil asesmen dan mempertimbangkan kesesuaian dengan teknologi informasi terkini. Selain itu penyusunan Grand Desain Sistem Informasi/Teknologi Informasi (SI/TI) LIPI juga berdasarkan landasan hukum yang ada di LIPI, serta mengacu pada Rencana strategis LIPI 2015-2019 untuk mengetahui arah organisasi yang hendak dituju oleh LIPI beberapa tahun ke depan. Hal ini dimaksudkan agar strategi TI selaras dengan strategi organisasi. Gambar dibawah ini menjelaskan posisi dokumen ini terhadap tahapan – tahapan yang dilakukan dalam keseluruhan kegiatan Penyusunan Grand Desain Sistem SI/TI LIPI dengan berdasarkan metodologi IT Master Plan LIPI yang telah dijelaskan sebelumnya. Gambar 1.2. Tahapan-tahapan Penyusunan IT Blueprint 4 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 1.5. Sistematika Dokumen Dokumen ini secara sistematis disusun dalam beberapa bab, yaitu: 1. Bab 1 Pendahuluan Berisi mengenai deskripsi umum, tujuan pekerjaan, maksud dari dokumen, metodologi pekerjaan, dan sistematika dokumen. 2. Bab 2 Kondisi TIK LIPI Saat ini Berisi tentang kondisi saat ini pengelolaan TIK LIPI berdasarkan hasil asesmen tata kelola TIK LIPI. 3. Bab 3 Analisis Lingkungan Strategis Organisasi Berisi tentang analisis lingkungan strategis organisasi yang meliputi, analisis Critical Success Factor (CSF), analisa Value Chain, analisis kondisi eksisting TIK, dan analisis kesenjangan positioning TIK serta trend TIK. 4. Bab 4 Formulasi Strategi TIK LIPI Berisi mengenai rumusan strategi TIK LIPI yang terdiri dari Strategi Sistem Informasi, Teknologi Informasi, dan Tata Kelola TIK LIPI berdasarkan hasil analisis lingkungan strategis organisasi. 5. Bab 5 Sistem Informasi Berisi tentang rumusan arsitektur dan portofolio Sistem informasi LIPI di masa depan dalam mendukung arsitektur informasi/ arsitektur aplikasi yang telah dirancang. 6. Bab 6 Teknologi Informasi Berisi tentang rumusan arsitektur dan portofolio teknologi informasi LIPI di masa depan dalam mendukung arsitektur informasi/ arsitektur aplikasi yang telah dirancang. 7. Bab 7 Organisasi dan Manajemen Sistem Teknologi Informasi Berisi tentang rumusan organisasi dan manajemen TI yang ideal bagi LIPI dalam rangka menjamin terlaksananya dan keberlangsungan pengelolaan sumber daya TI berdasarkan dengan arsitektur Sistem maupun Teknologi Informasi yang telah dirancang. 5 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 2. KONDISI TIK LIPI SAAT INI 2.1. Pendahuluan Potret kondisi TIK LIPI saat ini dihasilkan dari rangkaian kegiatan Asesmen Positioning TIK LIPI yang terbagi dalam beberapa tahap kegiatan sebagai berikut : Gambar 2.1. Tahapan Asesmen Tata Kelola TIK LIPI Pada langkah pertama, dilakukan kegiatan pemberian materi Workshop Asesmen Positioning SI/TI organisasi dan pengantar perencanaan strategis sistem kepada tim counterpart dan Pimpinan LIPI sebagai wawasan pengetahuan terhadap proses asesmen positioning SI/TI organisasi dan perencanaan strategis sistem informasi di dalam suatu organisasi. Pada langkah kedua, dilakukan kegiatan Focus Group Discussion (FGD) ekspektasi Stakeholder terhadap peran fungsi TIK dalam organisasi. FGD ini akan dilakukan sebanyak tiga kali yaitu FGD dengan peserta Eselon 1, FGD dengan peserta Eselon 2, dan FGD dengan peserta Eselon 3/ Tim Teknis. Pada langkah ketiga, dilakukan Pengisian Kuesioner, wawancara dan obeservasi kondisi eksisting SI/TI LIPI. Pengisian kuesioner dilakukan dengan mengirimkan instrumen kuesioner ke seluruh satuan kerja dilingkungan LIPI untuk dapat diisi sesuai dengan kondisi eksisting sistem informasi SI/TI yang meliputi kondisi : sistem informasi SI/TI, Infrastruktur SI/TI, dan Manajemen SI/TI atau Kebijakan/Prosedur SI/TI. 6 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Pada langkah keempat, dilakukan Analisis Kesenjangan Positioning SI/TI saat ini. Dalam LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 tahap ini dilakukan analisa kesenjangan positioning SI/TI hasil asesmen dari FGD Pimpinan Eselon 1, Pimpinan Eselon 2 dan Tim Teknis serta dari pengumpulan hasil kuesioner terhadap kondisi eksisting SI/TI di tiap satuan kerja di lingkungan LIPI. Sehingga hasil dari analisis kesenjangan positioning SI/TI ini akan didapat kesimpulan akhir dari proses FGD yang telah dilakukan dan pengumpulan hasil seluruh kuesioner kondisi eksisting SI/TI. Pada langkah kelima, dilakukan proses penyusunan laporan dan rekomendasi berdasarkan hasil asesmen. Jenis laporan yang akan dihasilkan terdiri dari dokumen yang berikan naskah dan kesimpulan rekomendasi hasil Asesmen Positioning TIK LIPI dan presentasi yang berisikan slide presentasi dan laporan hasil pekerjaan yang akan disampaikan kepada Pimpinan Eselon I LIPI. 2.2. Analisis Asesmen Positioning TIK LIPI Data yang digunakan untuk analisis hasil asesmen positioning TIK LIPI adalah hasil pengumpulan data melalui FGD Pimpinan Eselon I dan Eselon II LIPI yang menunjukkan bahwa Positioning TIK LIPI sebagian besar masih bersifat Supporting (pendukung), baik dari aspek strategis, fokus penggunaan TIK, tujuan investasi pengelolaan TIK maupun dalam pengembangan dan pengelolaan SDM TIK, sedangkan dari sisi kepemimpinan unit TIK sudah mengarah ke Factory. 2.2.1. Kondisi Saat ini Fokus penggunaan TIK LIPI lebih banyak dimanfaatkan untuk media komunikasi, khususnya dalam melakukan transfer data, pengiriman laporan, pencarian informasi serta untuk mempromosikan LIPI. Secara umum dapat dikatakan bahwa penggunaan TIK hanya sebatas meningkatkan layanan internal, baik administratif maupun kegiatan penelitian. Sebagian besar investasi TIK LIPI hanya ditujukan untuk memperkuat komunikasi, sehingga investasi TIK nya lebih banyak difokuskan pada peningkatan jaringan, bandwidth dan server. Investasi TIK bersifat otonom di masing-masing satker dan setiap satker mempunyai kebijakan yang berbeda. Disamping itu penerapan TIK belum diperlakukan sebagai investasi, masih sebatas biaya tanpa memberikan nilai tambah bagi LIPI. Investasi LIPI baru sebatas pada pengadaan infrastruktur untuk proses pengolahan data. 7 No 1 2 3 4 5 6 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN Tabel 2.1. Tabel Kesimpulan Kondisi TIK LIPIKOMUNIKASI FGD G8 dan Eselon II LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Indikator FGD2015-2019 G8 FGD Eselon II Result Aspek Strategis (AS) Fokus Penggunaan TIK (FP) Tujuan Investasi TIK (TI) Pengelolaan TIK (PT) Kepemimpinan di Unit TI (KU) Pengembangan dan Pengelolaan SDM TIK (PP) Support Support Support Support Factory Support Support Support Support Factory Support Support Support Support Support Factory Support Hasil FGD G8 sepakat bahwa ke lima aspek yang terdiri dari Aspek Strategis (AS), Fokus Penggunaan TIK (FP), Tujuan Investasi (TI), Pengelolaan TIK (PT), Pengembangan dan Pengelolaan SDM TIK (PP), saat ini berada di posisi kuadran Support. Dan satu aspek yaitu Kepemimpinan di Unit TI berada pada posisi Factory. Adapun hasil FGD Eselon II sepakat bahwa ke empat aspek yang terdiri dari aspek Fokus Penggunaan TIK (FP), Tujuan Investasi TIK (TI), Pengelolaan TIK (PT) dan Pengembangan dan Pengelolaan SDM TIK, saat ini berada di posisi Support. Dan satu aspek yaitu Kepemimpinan di Unit TI berada di posisi Factory. Sehingga kesimpulannya berdasarkan hasil FGD G8 dan Eselon II kondisi TIK LIPI saat ini berada di posisi Support. 2.2.2. Ekspektasi SI/TI LIPI Pada tabel dibawah ini merupakan hasil analisis FGD Pimpinan Eselon I dan Eselon II LIPI yang menggambarkan ekspektasi dan harapan terhadap pemanfaatan TIK LIPI di masa yang akan datang : Tabel 2.2. Tabel Kesimpulan Ekspektasi TIK LIPI FGD G8 dan Eselon II No 1 2 3 4 5 6 Indikator Aspek Strategis (AS) Fokus Penggunaan TIK (FP) Tujuan Investasi TIK (TI) Pengelolaan TIK (PT) Kepemimpinan di Unit TI (KU) Pengembangan dan Pengelolaan SDM TIK (PP) FGD G8 Factory Strategic Strategic Strategic Strategic Strategic FGD Eselon II Strategic Strategic Strategic Strategic Strategic Result Factory Strategic Strategic Strategic Strategic Strategic Hasil FGD Pimpinan Eselon I LIPI sepakat bahwa ekspektasi kedepan terhadap ke lima aspek yang terdiri dari aspek Fokus Penggunaan TIK (FP), Tujuan Investasi (TI), Pengelolaan TIK (PT), 8 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Kepemimpinan di Unit TI (KU) dan Pengembangan dan Pengelolaan SDM TIK (PP) berada di posisi LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Strategic. Dan aspek strategis ekspektasi ke depan berada di posisi Factory. Adapun hasil FGD Pimpinan Eselon II LIPI sepakat bahwa ekspektasi ke depan terhadap ke lima aspek yang terdiri dari aspek Strategis (AS), Fokus Penggunaan TIK (FP), Tujuan Investasi TIK (TI), Pengelolaan TIK (PT) dan Pengembangan dan Pengelolaan SDM TIK, berada di posisi Strategic. Sehingga kesimpulannya berdasarkan hasil FGD G8 dan Eselon II kondisi ekspektasi TIK LIPI kedepan berada di posisi Strategic. 2.2.3. Pemetaan Hasil FGD ke Tabel Mac. Farlan Gambar 2.2. Grafik Pemetaan Hasil FGD ke Tabel Mac. Farlan Berdasarkan tabel Pemetaan Hasil Akhir FGD ke Tabel Mac. Farlan diatas, posisi TIK LIPI saat ini berada pada kuadran Support, dengan ekspektasi ke depan posisi TIK LIPI berada pada kuadran Strategic. Sehingga jalur yang ditempuh LIPI dalam menentukan posisi TIK kedepan adalah bergerak dari posisi saat ini di kuadran Support menuju kuadran Factory dan selanjutnya bergerak ke kuadran Strategic. Dimana pemanfaatan TIK LIPI saat ini dominan hanya digunakan sebagai sarana pendukung seperti jaringan komunikasi, pelaporan dan pertukaran data akan didorong fungsi dan pemanfaatan TIK LIPI agar dapat menjadi kebutuhan dasar untuk mendukung proses bisnis/kerja pada seluruh level organisasi LIPI. Langkah selanjutnya apabila TIK sudah menjadi kebutuhan dasar untuk melaksanakan seluruh proses kerja didalam organisasi LIPI maka 9 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI fungsi TIK bagi organisasi LIPI harus dimaksimalkanLEMBAGA agar dapat memberikan keunggulan yang ILMU PENGETAHUAN INDONESIA kompetitif dan memberikan nilai tambah bagi LIPI. 2015-2019 2.3. Pemetaan Kondisi TIK LIPI Saat ini Kondisi TIK LIPI saat ini dipetakan berdasarkan kelompok Sistem Informasi, Infrastruktur TI, dan Tata kelola TIK LIPI dan pemetaannya berdasarkan hasil analisis hasil FGD, observasi, wawancara dan penyebaran kuesioner asesmen tata kelola TIK LIPI kepada Pengelola TIK Satuan Kerja. 2.3.1. Portofolio Sistem Informasi LIPI Sistem informasi (SI) telah menjadi kebutuhan yang tak terhindarkan dalam rangka efektifitas dan efisiensi termasuk di lingkungan LIPI. SI di LIPI terbagi menjadi 3 jenis: (1) SI yang disediakan Tim Gabungan Jaringan (TGJ), (2) SI yang disediakan pihak ke-3 (instansi lain, seperti: Kemenkeu, LKPP), dan (3) SI yang dikembangkan sendiri oleh satuan kerja untuk kebutuhan spesifik di satuan kerja. Pada bagian ini menyajikan informasi mengenai kondisi eksisting Sistem Informasi yang telah dikembangkan dan dimplementasikan di lingkungan LIPI berdasarkan kuesioner yang disampaikan kepada pengelola satuan kerja di seluruh satuan kerja LIPI, didapatkan 165 buah sistem informasi dengan perincian sebagai berikut: 1) SI yang disediakan TGJ: 20 buah Sistem informasi ini tersedia di portal INTRA LIPI. Pengguna SI ini adalah seluruh satuan kerja. Fungsionalitas SI yang disediakan TGJ mencakup fungsi-fungsi umum yang seluruh satuan kerja berurusan dengan fungsi tersebut. Sebagai contoh, modul TNDE merupakan modul tata naskah dinas elektronik yang berfungsi sebagai manajemen naskah dinas (surat masuk, surat keluar, dll). Semua proses komunikasi dengan naskah dinas telah diakomodir oleh modul ini. Semua satuan kerja telah memanfaatkan modul ini. Begitu juga dengan aneka modul dan SI lainnya yang ada di portal INTRA LIPI maupun di luar portal. 2) SI yang disediakan pihak ke-3 (instansi lain) Selain sistem informasi yang disediakan oleh LIPI, sebagai instansi pemerintah, LIPI juga wajib menggunakan aplikasi-aplikasi yang disediakan oleh kementerian/lembaga lainnya sebagai bentuk kontrol birokrasi yang dilakukan lintas instansi. Contoh aplikasi yang disediakan oleh instansi lain adalah SIMAK BMN, SAPK yang dikelola oleh BKN, SAS yang dikelola oleh Kemenkeu, e-formasi yang dikelola oleh Menpan, dan sebagainya. Penggunaan 10 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI aplikasi-aplikasi ini bersifat mandatory dan sertaLEMBAGA dikelola dan diawasi oleh instansi penyedia ILMU PENGETAHUAN INDONESIA layanan sistem informasi yang bersangkutan. 2015-2019 3) SI yang dikembangkan satuan kerja Sistem informasi ini spesifik pada kebutuhan satuan kerja yang bersangkutan. Fungsi SI yang dikembangkan adalah untuk membantu proses administratif yang spesifik di satuan kerja tersebut. Namun, ada juga yang berfungsi sebagai SI yang dapat dimanfaatkan oleh publik di luar satuan kerja tersebut. Berikut ini adalah hasil pengelompokkan sistem informasi yang ada di satuan kerja yang berhasil dihimpun melalui focus group discussion dan kuesioner yang disampaikan kepada para pengelola satuan kerja (sivitas yang bertugas menangani SI/TI satuan kerja) terkait. a. Jumlah total sistem informasi di LIPI: 165 buah; b. Jumlah sistem informasi yang disediakan TGJ: 20 buah; c. Jumlah sistem informasi yang disediakan pihak ke-3: 14 buah; d. Jumlah sistem informasi yang (spesifik) dibuat di untuk satuan kerja masing-masing: 121 buah. Dari semua data sistem informasi yang berhasil dikumpulkan, dilakukan pengelompokkan berdasarkan pada portfolio matrix. Sistem informasi yang terdata kemudian diklasifikasikan ke dalam 4 kategori sebagai berikut: a. Support b. Key operational c. High potential d. Strategic Hasil dari pengelompokkan berdasarkan portfolio matrix adalah sebagai berikut: 11 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Gambar 2.3. Pengelompokan berdasarkan portfolio matrix Seperti terlihat pada grafik di atas, sebagian besar (46%) sistem informasi yang ada di LIPI masih pada level Support. Sistem informasi yang berada di level Strategic hanya sebanyak 12% dari keseluruhan sistem informasi yang ada. Berikut ditampilan tabel summary duplikasi sistem informasi di lingkungan satuan kerja LIPI : Tabel 2.3. Summary Duplikasi Sistem Informasi No 1 2 3 4 5 6 7 8 Kategori SI Website Profile Absensi Perpustakaan Jurnal Pelayanan Publik Eksternal Pelayanan Publik Internal SI Khusus satker Administrasi TOTAL Jumlah Satker 18 13 16 9 16 14 14 23 123 *Untuk detail pengembangan SI di setiap satuan kerja terlampir dilampiran. Dari tabel diatas disimpulkan bahwa masih banyaknya sistem informasi yang sejenis yang dikembangkan oleh masing-masing satuan kerja di lingkungan LIPI seperti sistem informasi Absensi, Perpustakaan, Jurnal dan Administrasi Penunjang. Idealnya sistem informasi tersebut dapat dibuat secara kesatuan / terintegrasi sehingga tidak perlu adanya duplikasi sistem informasi seperti keadaan saat ini. Adapun beberapa hal yang menyebabkan terjadinya duplikasi sistem informasi di lingkungan LIPI adalah sebagai berikut : 12 a. SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Belum adanya perencanaan strategis SI/TI LIPI yang selaras dengan Rencana Strategis LIPI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 sehingga pemanfaatan TIK di LIPI belum maksimal dalam mendukung pencapian sasaran strategis LIPI; b. Belum adanya kebijakan/peraturan/prosedur mengenai tata kelola TIK LIPI secara korporat/terpusat yang menjadi standar acuan yang mengatur pola koordinasi pengembangan dan integrasi SI/TI di lingkungan LIPI; c. Belum jelasnya unit yang bertanggung jawab mengkoordinasikan seluruh pengembangan SI/TI di lingkungan LIPI; d. Adanya kebutuhan aplikasi yang mendesak pada Satuan Kerja namun tidak dapat disediakan oleh Pusat; e. Lamanya waktu integrasi sistem dikarenakan sistem lainnya yang belum siap terintegrasi sedangkan kebutuhan aplikasi di tingkat satker sudah mendesak; 2.3.2. Portofolio Teknologi Informasi LIPI Jaringan komputer terintegrasi (intranet) LIPI merupakan tulang punggung Infrastruktur TI di lingkungan LIPI dan menjadi pondasi untuk mendukung keberhasilan implementasi seluruh layanan TIK di lingkungan LIPI serta sebagai sarana untuk pengukuhan eksistensi LIPI menjadi penyedia informasi ilmiah di ranah global. Saat ini penyediaan dan pengelolaan infrastruktur jaringan terintegrasi bagi seluruh sivitas pada 48 (empat puluh delapan) satuan kerja di lingkungan LIPI yang tersebar pada 28 (dua puluh delapan) lokasi kampus LIPI menjadi tugas dan tanggung jawab Tim Gabungan Jaringan (TGJ) LIPI yang dikoordinasikan oleh Biro Umum LIPI. Kondisi infrastruktur TI LIPI saat ini digunakan sebagai dasar (baseline) dalam perancangan arsitektur infrastruktur TI kedepan. Dalam bagian ini menggambarkan kondisi infrastruktur TI LIPI saat ini berdasarkan hasil asesmen tata kelola TIK LIPI. Secara konseptual infrastruktur TI LIPI menggambarkan bagaimana pola integrasi seluruh elemen perangkat jaringan yang membentuk kesatuan infrastruktur TI LIPI yang menjamin keberlangsungan dan keberhasilan seluruh mekanisme transaksi/komunikasi data dan informasi pada seluruh sistem informasi yang ada di lingkungan LIPI. Secara umum penerapan TIK LIPI tergantung pada infrastruktur TI LIPI yang didukung oleh elemen-elemen berikut ini : 1. Layanan Pusat Data; 2. Koneksi Jaringan Komunikasi Data; Dengan prinsip dasar implementasi infrastruktur TI LIPI saat ini sebagai berikut : 13 2. SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Pusat data LIPI menerapkan sistem cloud computing/komputasi awan; LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Koneksi internet keluar terpusat melalui pusat data cloud LIPI; 3. Seluruh sistem koneksi, interkoneksi dan layanan sistem informasi dipusatkan di pusat data 1. cloud LIPI; 4. Koneksi intranet antar Kampus mengadopsi Metronet dan VPN yang disediakan oleh penyedia jasa jaringan (ISP) dengan sistem sewa koneksi dengan peralatan; 5. Perangkat keras pendukung seminimal dan dengan spesifikasi seoptimal mungkin, namun tetap dapat menjamin kehandalan jaringan sesuai karakteristik lembaga. 1) Layanan Pusat Data LIPI Pusat Data merupakan suatu fasilitas yang menempatkan sumber daya teknologi informasi (Information Technology Resources) organisasi yang kritis, dalam suatu lingkungan yang terkendali dan dikelola secara terpusat. Pusat Data dapat memberikan kemampuan dan dukungan pada organisasi untuk beroperasi sepanjang waktu dan sesuai kebutuhan. Sumber daya TI yang dapat dicakup dalam Pusat Data mencakup mainframe, web server, application server, file server, print server, messaging server, proxy server, perangkat lunak aplikasi, sistem operasi, storage, dan infrastruktur jaringan. Pusat data utama di lembaga merupakan infrastruktur utama keseluruhan sumber daya infrastruktur TIK. Untuk itu guna menjamin kehandalan serta keberlangsungan seluruh sumber daya infrastruktur TIK di lingkungan LIPI, sejak tahun 2014 LIPI telah menerapkan teknologi pusat data berbasis sistem cloud computing/komputasi awan dengan metode sewa colocation virtual private data center dan perangkat keras cloud pada penyedia jasa internet (ISP) yang menjadi satu kesatuan dengan koneksi jaringan komunikasi data LIPI. 14 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA LIPI Private Cloud 2015-2019 Distribution switch Production Network Core switch Admin Network Administrator ROR Manager EXISTING Add memory Add memory EXISTING EXISTING FC cable NEW 1 Gb connection EXISTING NEW NEW Gambar 2.4. Topologi Private Cloud LIPI Berikut adalah spesifikasi virtual private data center LIPI : 1. Standar Data Center : a. Standar tingkat data center minimal tier 3 (sertifikat level tier dari uptime Institute); b. Standar manajemen mutu ISO 9001 untuk lingkup layanan data center; c. Standar Keamanan Informasi ISO/IEC 27001; 2. Volume layanan : a. CPU : 48 vCPU (@2,5 GHz) = 120 GHz b. Memory : 800 GB vRAM c. Storage : 28 TB HDD d. IP Public : 1) Menggunakan IP Publik (2013.160.128.0/24) dan ASN LIPI (45292) 2) Provider akan mengadvertise IP Public dan AS Number LIPI ke minimal 2 upstream ISP yang berbeda; e. Resource Networking : 1) Memiliki kemampuan distributed switch (vDS) pada software virtualisasi; 15 2) 3) SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Support for VLANs, VLAN tagging with distributed switch; LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Supports IPv6 for all major traffic types; 4) Transfer rate data antar VM minimal 1 Gb; 5) Memiliki fitur traffic monitoring. f. Resource CPU : 1) Cloud Speed Processor minimal 2,5 (GHz) per 1 vCPU; 2) Menggunakan technology terbaru yaitu Haswell Processor; 3) memiliki kemampuan untuk setiap konfigurasi VM minimal 6 vCPU per VM; g. Resource Memory (vRAM) : 1) Support DDR3 RAM dan DDR4 RAM; 2) Memiliki kemampuan untuk setiap konfigurasi VM dengan kapasitas; 3) minimal 128 GB per VM; h. Resource Storage (vHDD): 1) memiliki kemampuan untuk menggunakan external storage kemampuan tinggi; 2) Tipe vHDD adalah SAS. i. Memiliki fitur Resource Pooling, Penggabungan resource (storage, memory, bandwidth, processing, dll). j. Sistem Backup Cloud LIPI: 1) Kapasitas backup layanan cloud sesuai spesifikasi sistem cloud production; 2) Kemampuan melakukan full backup layanan cloud LIPI secara periodik minimal setiap 1 (satu) minggu sekali; 3) Kemampuan menyimpan file backup minimal dalam waktu 2 minggu. k. Software Virtualisasi yang digunakan masuk ke dalam Leader Quadrant dari 2015 Gartner Magic Quadrant untuk x86 Server Virtualization Infrastructure l. Hardware Virtualisasi yang digunakan Provider: 1) Memiliki bukti Partnership dengan Principal Hardware terkait dengan solusi untuk Private Cloud Computing (terlampir pada Dokumen Penawaran) 2) Menggunakan validated design untuk server, storage, dan network m. Memiliki fitur Secure Multi Tenant, guna menjamin keamanan data LIPI. n. Memiliki fitur Resource Pooling, penggabungan resource (storage, memory, bandwidth, processing, dll) o. Memiliki fitur Central Management Cloud, yaitu console management system cloud 16 disisi client berbasis web guna keseluruhan sistem layanan cloud. SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI melakukan control, konfigurasi dan monitoring LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Sesuai dengan spesifikasi teknis sistem virtual private data center LIPI diatas mampu memberikan pelayanan yang terdiri dari : 1. Firewall untuk gerbang akses dari dan ke jaringan : Peranti ini sangat penting sebagai penjaga utama keanaman jaringan secara keseluruhan, baik dari luar maupun dari dalam jaringan lembaga. Oleh karena itu diperlukan dua buah firewall, untuk gerbang akses antara pusat data dan jaringan eksternal lembaha, serta untuk gerbang akses antara pusat data dan jaringan internal lembaga. Selain itu firewall sangat penting untuk melakukan pengaturan lebar pita serta akses dari seluruh Kampus dan pemakai yang tergabung dalam jaringan. 2. Proxy untuk koneksi dan akses internet bersama : Ini merupakan layanan paling primitif yang umumnya tersedia dalam suatu jaringan. Layanan ini diperlukan untuk meningkatkan aksesibilitas dan menghemat lebar pita koneksi ke internet. Karena proxy berfungsi untuk melakukan penyimpanan sementara (caching) seluruh akses yang dilewatkan. Selain itu proxy bisa difungsikan sebagai alat kontrol atas konten dari akses internet pemakai. Dewasa ini hal ini sangat penting dengan maraknya aneka konten yang tidak sesuai dengan fungsi dan tugas lembaga, maupun konten-konten yang berpotensi menghabiskan lebar pita jaringan secara masif seperti iklan online, video dan gambar. 3. DNS untuk translasi nama domain : Layanan DNS diperlukan sebagai sumber otentifikasi nama domain dari lembaga serta seluruh sub-domainnya. Dilain pihak layanan ini diperlukan seperti proxy tetapi untuk proses tranlasi nama domain diluar jaringan lembaga. Sehingga akan meningkatkan koneksi serta menghemat lebar pita saat koneksi internet berbasis domain dilakukan oleh pemakai. 4. Web untuk sistem informasi : Layanan web merupakan infrastruktur utama yang diperlukan untuk mendukung realisasi sistem informasi, baik internal maupun publik. Terlebih dewasa ini hampir seluruh aplikasi yang dijalankan bisa dipastikan berbasis web. 17 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI 5. Surat-e untuk komunikasi berbasis surat elektronik : LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Layanan ini merupakan layanan dasar kedua setelah layanan koneksi internet bersama. selain berfungsi sebagai penerima dan pengirim surat-e dari seluruh pemakai atau server surat-e di dalam lembaga, layanan ini sangat diperlukan untuk melakukan kontrol dan pengaturan lalu-lintas surat-e. Terlebih akhir-akhir ini marak dengan virus, spam serta aneka penyalahgunaan jaringan melalui surat-e. Apabila pengaturan lalu-lintas surat-e tidak dilakukan dengan cermat, bisa dipastikan kapasitas lebar pita yang tersedia akan habis terpakai untuk lalu-lintas surat-e. Selain beberapa layanan dasar diatas yang harus tersedia, ada beberapa layanan tambahan yang bisa disediakan seiring dengan implementasi jaringan untuk meningkatkan mutu dan tingkat pemakaian jaringan : 1. FTP untuk penyimpanan aneka perangkat lunak : FTP bisa disediakan sebagai solusi untuk meningkatkan kenyamanan dan menghemat lebar pita dengan menyediakan aneka perangkat lunak yang diperlukan pemakai di pusat data. Sehingga setiap pemakai tidak perlu mengakses langsung ke sumber asal melalui internet untuk melakukan instalasi ataupun pengunduhan. Meski layanan FTP bisa dibatasi hanya untuk akses internal lembaga, secara umum sebaiknya dihindari penyimpanan perangkat lunak berlisensi atau yang tidak berstatus jelas untuk mencegah aneka permasalah di kemudian hari. 2. VoIP untuk komunikasi suara melalui jaringan : Layanan ini merupakan layanan lanjut setelah seluruh sistem dan konfigurasi jaringan sudah berjalan dengan normal dan stabil. Layanan ini sangat relevan untuk jaringan lembaga yang berbasis VPN seperti telah disinggung sebelumnya. Bahkan dengan kata lain, layanan ini menjadi kunci alasan utama implementasi VPN di lembaga. Dengan layanan ini biaya komunikasi berbasis telepon antar Kampus yang terpisah bisa ditekan sampai batas minimum. 3. SMS untuk komunikasi tulis berbasis pesan singkat : Layanan ini berfungsi sebagai gerbang layanan SMS dan bisa dibuka untuk kalangan terbatas (Pimpinan lembaga, pengelola jaringan, dsb). Meski tidak memiliki efek 18 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI penghematan, namun bila diintegrasikanLEMBAGA dengan sistem informasi yang ada bisa ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 memudahkan memberikan nilai tambah bagi pemakai. 4. Layanan khusus terkait dengan jaringan : Ada bebebrapa layanan khusus terkait dengan jaringan yang sebaiknya diadakan bila memungkinkan. Contoh : image server untuk menyimpan aneka data konfigurasi terkait dengan seluruh perangkat jaringan, terminal pengelola untuk akses langsung pengelola ke dalam jaringan dari jaringan eksternal. Layanan-layanan ini diperlukan sebagai antisipasi keadaan darurat saat terjadi kegagalan sistem akibat masalah di perangkat keras. Seluruh server dan divais layanan pada sistem virtual private data center LIPI berada di daerah DMZ (DeMilitarized zone) antara firewall internal dan eksternal. DMZ atau biasa disebut juga perimeter network adalah wilayah jaringan yang berada di antara jaringan internal dan jaringan eksternal. DMZ yang dibangun dari firewall tersebut memuat aturanaturan komunikasi data dan informasi yang masuk dan keluar dalam suatu jaringan. Aturanaturan yang minimal harus dijalankan pada DMZ meliputi adanya pembatasan akses untuk permintaan (request) yang datang dari internal dan eksternal, dan adanya pembatasan atau aturan yang mengijinkan bahwa permintaan akses hanya diijinkan dari DMZ ke jaringan internal saja. Tujuan utamanya adalah untuk keamanan jaringan secara keseluruhan. Gambar 2.5. Topologi DMZ LIPI 19 2) Koneksi Jaringan Komunikasi Data LIPI Seperti dijelaskan sebelumnya saat ini SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA seluruh sivitas LIPI pada 48 (empat puluh 2015-2019 delapan) Satuan Kerja yang tersebar pada 28 (dua puluh delapan) lokasi kampus LIPI telah mendapatkan fasilitas koneksi jaringan LIPI. Secara konseptual arsitektur jaringan komunikasi data LIPI saat ini terbagi menjadi 3 (tiga) layer yaitu : 1. Lapisan Inti (Core Layer), Lapisan Inti bertanggung jawab untuk meneruskan lalu lintas data (forwarding) secara cepat dan handal. 2. Lapisan Distribusi (Distribution layer), Lapisan distribusi disebut juga layer workgroup yang menerapkan titik komunikasi antara lapisan akses dan lapisan inti. 3. Lapisan Akses (Access layer), Lapisan ini disebut layer desktop. Fungsi utamanya adalah menjadi sarana bagi suatu titik yang ingin berhubungan dengan jaringan luar. Gambar 2.6. Arsitektur Gambar 2.6 Jaringan LIPI Jika berdasarkan jenis koneksi, jaringan komunikasi data LIPI saat ini terbagi menjadi 3 (tiga) jenis yaitu : 1. Koneksi Internet, Koneksi internet dari dan ke dalam pusat data cloud LIPI terdiri dari koneksi internasional dan koneksi domestik yang disewa dari penyedia jasa internet (ISP) terhubung secara langsung menggunakan koneksi antara Autonomous System (AS) LIPI dan AS Penyedia Jasa dengan menggunakan teknologi routing protocols Border Gateway Protocol (BGP). 20 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Gambar 2.7. AS Number LIPI Sejak tahun 2008 LIPI telah memiliki AS Number 45292 yang teregistrasi pada APNIC (www.apnic.net) sebagai Regional Internet Registry administering IP addresses for the Asia Pacific. Dengan memiliki AS Number, LIPI dapat menerapkan teknologi routing BGP antar ISP, dan LIPI telah dianggap sebagai ISP dengan AS Number 45292 yang terkoneksi secara global melalui ISP di Indonesia sebagai gateway internasional. Berikut adalah skema routing BGP LIPI untuk IP versi 4 dan IP versi 6 : Gambar 2.8. Routing BGP LIPI IP versi 4 21 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Gambar 2.9. Routing BGP LIPI IP versi 6 Berikut adalah spesifikasi teknis koneksi internet LIPI : A. Internet International 1. Bandwidth yang diberikan Provider adalah sbb : a. Bandwidth Data Center (Cloud): 327.680 Kbps, menggunakan media Fiber Optic b. Bandwidth Cibinong : 204.800 Kbps, menggunakan media Fiber Optic 2. Perangkat Customer-Premise Equipment (CPE), yaitu Router BGP (FWE LIPI) dan Switch DMZ Eksternal, dengan spesifikasi sbb : a. Router native untuk kebutuhan routing BGP AS NUMBER LIPI (45292) dengan ISP; b. Router yang handal dan mampu menangani minimal 1 juta routing prefix; c. Terminasi/conversion di sisi user berupa minimal 6 port RJ45 / Giga bit Ethernet terpisah untuk koneksi internasional dan domestik LIPI dengan penyedia jasa; d. LIPI mendapat akses secara penuh untuk melakukan manage router yang disediakan oleh penyedia untuk kebutuhan konfigurasi routing, filter BGP dan firewall; 22 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI e. Provider menyediakan space LEMBAGA colocation ILMU untukPENGETAHUAN perangkat router backup INDONESIA yang disediakan oleh LIPI untuk2015-2019 ditempatkan pada Data Center Provider; f. Menyediakan perangkat switch managable 48 Port GB untuk menghubungkan perangkat Virtual Private Data Center dengan dengan Router FWE LIPI. g. Peralatan yang harus sudah dimiliki : 1) Router Native yang berfungsi sebagai Router BGP (FWE LIPI) 2) Switch DMZ Eksternal h. Adapun merk dan tipe peralatan yang disediakan Provider adalah sbb : 3) Router BGP (FEW LIPI) : Mikrobit dinara 16 Gb (RoS lv 6) 4) Switch DMZ Eksternal : TP –LINK TL-SG2452 3. Rasio Bandwidth internet simetris 1:1 4. Koneksi internasional : international only (dedicated) 5. Koneksi internasional : a. BGP full route b. Provider mengadvertise IP Publik dan AS Number LIPI ke minimal 2 upstream ISP yang berbeda. 6. Routing BGP memiliki BGP community yang memungkinkan LIPI untuk menentukan advertising routing BGP 7. Provider memiliki backbone internet sendiri yang terhubung langsung ke gateway internasional. 8. Provider memiliki internasional peering dengan provider di luar negeri. 9. Provider memiliki kapasitas terpasang saat ini sebesar 4 kali kapasitas yang akan diberikan ke LIPI. 10. Jumlah link internasional Telkom berjumlah 4, yaitu : AAG (Asia America Gateway), TIS (Thailand Indonesia Singapore Cable System), BSCS (Batam Singapore Cable System), DMCS (Dumai Melaka Cable System). Selanjutnya hal 23 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 ini dijelaskan pada Bab 4. 11. Total bandwidth international yang dimiliiki Telkom adalah 216 Gb . 12. Provider menyediakan Symmetric connection bersifat symmetries, dan Ratio nilai link pembagi 1:1. 13. Trace route and ping test to: c. BBC : ≤ 250 ms d. CNN ≤ 250 ms e. Bloomberg ≤ 250 ms f. Science Direct ≤ 250 ms g. JST .go.jp ≤ 250 ms h. IEEE ≤ 250 ms 14. Service Level Agreement (SLA) : a. Availability dari internet access ≥ 99,5% b. Rata rata Round trip Delay ≤ 300 ms c. Packet Loss ≤ 3 % d. Respon time maksimum ≤ 30 menit e. Rata-rata waktu recovery ≤624(luar jabotabek) f. Response time maksimum di level/tier 1 ≤ 20 menit g. Resolution time maksimum link domestic ≤ 2 jam h. Resolution time maksimum link international ≤ 4 jam 15. Spesifikasi Monitoring Tool dan NMS : a. Fasilitas bandwidth monitoring tool (MRTG) secara online berbasis web dengan user id dan password khusus untuk LIPI. b. Manajemen Kerusakan : 1) Monitor keseluruhan elemen jaringan 2) Monitor terjadinya kerusakan 24 3) Merinci detail kerusakan c. Manajemen Konfigurasi : SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 1) Konfigurasi elemen jaringan 2) Memetakan jaringan kedalam system d. Manajemen Performansi : 1) Mengukur perfomansi jaringan 2) Pelaporan performansi jaringan e. Provider menyediakan fasilitas bandwidth monitoring tool (MRTG) secara online 16. Kompatibilitas : Provider menjaminkan kompatibilitas terhadap jaringan tunneling (VPN/MPLS), VOIP, Instant messaging/chat, Web Streaming Application Protocol, dan Video Conferencing. 17. IP Address dan IPv6 : Provider menyediakan IP Publik minimal 16 IP Address dan IP versi 6. B. Internet Domestik 1. Bandwidth Internet Domestik yang disediakan Provider adalah : a. Data Center (Cloud) : 409.600 Kbps, menggunakan lastmile FO. b. Cibinong : 10.240 Kbps, menggunakan lastmile FO. 2. Spesifikasi Internet Domestik yang disediakan Provider : a. Rasio bandwidth : internet simetris 1:1 b. BGP full route c. Routing BGP : memiliki BGP community yang memungkinkan LIPI untuk menentukan advertising routing BGP d. International peering : Telkom internasional peering dengan provider di luar negeri yang dibuktikan dengan kontrak dengan upstream Provider, dalam hal ini dimiliki oleh Telkom. e. kapasitas terpasang : Provider Memiliki kapasitas terpasang (total 25 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI bandwidth domestik) saat ini sebesar lebih dari 4 kali kapasitas yang akan LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA diberikan ke LIPI, yaitu 21Gbps2015-2019 (penjelasan lengkap pada Bab 4). f. Provider, dalam hal ini Telkom adalah NAP. g. Total bandwidth yang dimiliki Provider adalah 21 Gbps untuk total bandwidth domestic, dan 216 Gbps untuk total bandwidth internasional. h. Symmetric connection : Simetris i. Nilai pembagi link : Ratio 1:1 3. Service Level Agreement (SLA) yang disediakan Provider: a. Availability dari internet access ≥ 99,5% b. Rata rata Round trip Delay ≤ 300 ms c. Packet Loss ≤ 3 % d. Respon time maksimum ≤ 30 menit e. Rata-rata waktu recovery ≤624(luar jabotabek) f. Response time maksimum di level/tier 1 ≤ 20 menit g. Resolution time maksimum link domestic ≤ 2 jam h. Resolution time maksimum link international ≤ 4 jam 4. Spesifikasi Monitoring Tool dan NMS yang disediakan Provider: a. Fasilitas bandwidth monitoring tool (MRTG) secara online berbasis web dengan user id dan password khusus untuk LIPI. b. Manajemen Kerusakan : 1) Monitor keseluruhan elemen jaringan 2) Monitor terjadinya kerusakan 3) Merinci detail kerusakan c. Manajemen Konfigurasi : 1) Konfigurasi elemen jaringan 2) Memetakan jaringan kedalam system 26 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 d. Manajemen Performansi : 1) Mengukur perfomansi jaringan 2) Pelaporan performansi jaringan e. Provider menyediakan fasilitas bandwidth monitoring tool (MRTG) secara online 5. Kompatibilitas : Provider menjaminkan kompatibilitas terhadap jaringan tunneling (VPN/MPLS), VOIP, Instant messaging/chat, Web Streaming Application Protocol, dan Video Conferencing. 2. Koneksi WAN (Wide Area Network); Koneksi WAN LIPI saat ini telah menghubungkan seluruh Satuan Kerja di lingkungan LIPI yang tersebar pada 28 lokasi kampus LIPI sesuai dengan gambar topologi jaringan LIPI sebagai berikut : Gambar 2.10. Topologi Jaringan LIPI 27 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Seluruh koneksi WAN LIPI menggunakan leased line Metronet, VPN dan VSAT point to LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA point untuk komunikasi antara pusat data 2015-2019 cloud LIPI dengan seluruh kampus LIPI dan distribusi koneksi internet dari pusat data cloud ke seluruh kampus LIPI. Berikut adalah spesifikasi teknis koneksi WAN LIPI : A. Koneksi Metronet 1. Kompatibilitas : kompatibilitas terhadap jaringan tunneling (VPN/MPLS), VOIP, Instant messaging/chat, Web Streaming Application Protocol, dan Video Conferencing. 2. Penyedian Perangkat Customer-Premise - Equipment (CPE) pada Data Center yaitu : a. Router FWI LIPI b. Switch DMZ Internal LIPI c. Adapun spesifikasi CPE tersebut yang disediakan Provider sbb : 1) Menyediakan router native untuk kebutuhan routing WAN seluruh lokasi kantor LIPI yang terdiri dari Koneksi Metronet (24 koneksi) dan IP VPN (3 koneksi); 2) Router yang handal dan dapat compatible dengan metode static routing maupun dynamic routing OSPF dan BGP. 3) Terminasi/conversion di sisi user berupa 28 (sejumlah koneksi WAN/Metronet dan IP VPN LIPI) port RJ45 / Giga bit Ethernet terpisah untuk koneksi internasional dan domestik LIPI dengan penyedia jasa; 4) LIPI mendapat akses secara penuh untuk melakukan manage router yang disediakan oleh Provider untuk kebutuhan konfigurasi routing, filter dan firewall LIPI; 5) Provider menyediakan perangkat switch managable minimal 48 Port Gigabyte untuk menghubungkan perangkat Virtual Private Data Center dengan dengan Router FWI LIPI. 3. Kapasitas bandwidth koneksi metronet : 28 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI KOMUNIKASI Tabel 2.4. Koneksi DAN WAN LIPI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Bandwidth Lastmile Layanan NO Koneksi WAN LIPI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Koneksi Data ISP - LIPI Jakarta Koneksi Data ISP - LIPI Bandung Koneksi Data ISP - LIPI Serpong Koneksi Data ISP - LIPI Cibinong Koneksi Data ISP - LIPI Ancol Koneksi Data ISP - LIPI Kebun Raya Koneksi Data ISP - LIPI Subang Koneksi Data ISP - LIPI Dauan Subang Koneksi Data ISP - LIPI Kusnoto Koneksi Data ISP - LIPI Gondangdia Koneksi Data ISP - LIPI Raden Saleh Koneksi Data ISP - LIPI Ranggamalela Koneksi Data ISP - Herbarium Koneksi Data ISP - KR Cibodas Koneksi Data ISP - KR Purwodadi Koneksi Data ISP - KR Tabanan Bali Koneksi Data ISP - Yogyakarta Koneksi Data ISP - Kr. Sambung Koneksi Data ISP - Jampang Kulon Koneksi Data ISP - Mataram Koneksi Data ISP - Lampung Tjg Bintang Koneksi Data ISP - Lampung Liwa Koneksi Data ISP - Ambon Koneksi Data ISP - Bitung (Tandu Rusa) Koneksi Data ISP - Bitung (Kolombo) Koneksi Data ISP - Biak Koneksi Data ISP - Tual B. 76,800 66,560 51,200 76,800 10,240 10,240 10,240 2,048 2,048 4,096 4,096 4,096 2,048 7,168 10,240 10,240 7,168 7,168 6,144 7,168 7,168 3,072 8,192 5,120 5,120 3,072 3,072 Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps Kbps FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO FO Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Metro Koneksi VPN 1. Kompatibilitas : kompatibilitas terhadap jaringan tunneling (VPN/MPLS), VOIP, Instant messaging/chat, Web Streaming Application Protocol, dan Video Conferencing. 2. Penyedian Perangkat Customer-Premise - Equipment (CPE): a. Pemeliharaan CPE menjadi tanggung jawab Provider termasuk penyediaan perangkat pengganti apabila perangkat mengalami kerusakan. b. Menghubungkan Local Area Network (LAN) dengan link yang akan dipasang oleh penyedia jasa. c. Provider menyediakan Perangkat tambahan pada site LIPI berupa : 29 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 1) Wallmount Rack 2) UPS 3) Router 3. Kapasitas bandwidth koneksi metronet : Tabel 2.5. Koneksi Data VPN NO Koneksi VPN LIPI 1 Koneksi Data ISP – Pulau Pari (Kep. Seribu) Bandwidth 1,024 Kbps Lastmile VSAT Layanan VPN 3. Koneksi LAN (Local Area Network); Penyediaan koneksi jaringan komunikasi data LIPI terpadu yang menjadi tanggung jawab TGJ LIPI/Biro Umum LIPI selaku pengelola pusat adalah sampai dengan titik koneksi utama atau lapisan akses (access layer) Satuan Kerja. Secara umum koneksi fisik dari titik koneksi utama kampus-kampus besar LIPI seperti Kampus LIPI Jakarta, Cibinong, Bandung dan Serpong sampai dengan lapisan akses Satuan Kerja di lingkungan kampuskampus besar tersebut sudah menggunakan jaringan Fiber Optic dengan topologi Star dan secara logical dibagi menjadi segmen-segmen sesuai dengan satuan kerja sebagai sebuah VLAN. Setiap satuan kerja mendapatkan segmen dengan nomor IP tersendiri. Konsekuensi dari sistem ini : 1. Pemakai antar segmen tidak bisa saling mengganggu; 2. Bisa dilakukan manajemen lebar pita jaringan untuk setiap segmen sehingga mengurangi kemungkinan pemakaian jaringan oleh hanya sebagian pemakai; 3. Peningkatan keamanan jaringan. Terutama terkait dengan virus, bila diketahui ada virus yang menyerang dari satu segmen, maka Pengelola Pusat akan melakukan blokade akses ke jaringan dari segmen tersebut. Untuk itu Pengelola Pusat akan menginformasikan ke Pengelola Satker agar segera diatasi. Hal ini perlu untuk mencegah gangguan jaringan secara keseluruhan akibat masalah yang ditimbulkan di suatu segmen. 2.3.3. Portofolio Tata Kelola TIK LIPI Pada bagian ini menjelaskan mengenai kondisi organisasi dan manajemen SI/TI LIPI. Pelaksanaan SI/TI tidak bisa berjalan optimal tanpa didukung adanya tata kelola SI/TI yang baik. 30 Tata kelola SI/TI yang sistem informasi yang SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI baik dapat menjamin ketersediaan layanan SI/TI yang berkelanjutan, LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 mudah di kelola dan terlebih lagi yang menampung dan mendukung seluruh kepentingan direksi dan unit bisnis. Untuk mendapatkan gambaran atas tata kelola teknologi informasi LIPI, dilakukan wawancara dengan personil teknologi informasi dan studi dokumen yang terkait dengan fungsi dan proses TI yang dilakukan saat ini. Kondisi tata kelola TIK saat ini dipetakan berdasarkan 2 (dua) kategori yaitu Organisasi TIK LIPI dan Manajemen Tata Kelola TIK LIPI. 1) Organisasi TIK LIPI Pada sub bab Organisasi TIK, dijelaskan mengenai struktur organisasi TIK LIPI saat ini. Fungsi-fungsi yang telah dimiliki dan bagaimana fungsi tersebut dapat menjawab kebutuhan bisnis LIPI. Sejak tahun 2005, Pengelola TIK LIPI sampai dengan saat ini adalah Tim Gabungan Jaringan (TGJ) LIPI yang dibentuk secara ad-hoc berdasarkan Surat Keputusan Kepala LIPI dan secara struktural/administratif TGJ LIPI dikoordinasikan oleh Biro Umum LIPI yang secara hirarki dibawah Kepala Subbagian Pengelolaan dan Pemeliharaan Jaringan TI Biro Umum. Lebih lanjut anggota/personil TGJ merupakan perwakilan dari setiap kampuskampus LIPI yang terkoneksi jaringan komunikasi data terpadu LIPI. Ditinjau dari fakta ini, seharusnya, struktur yang ada belum cukup memberikan keleluasaan wewenang bagi Subbagian TI untuk menjalankan fungsi-fungsi yang telah diamanahkan LIPI. Dengan posisi yang berada dibawah salah satu Biro, yaitu Biro Umum LIPI, semakin menyulitkan pelaksanaan tugas dan fungsi dukungan TI kepada organisasi dapat lebih netral dan tidak mudah terintervensi. Secara struktur, organisasi TI di LIPI belum cukup memadai, dan perlu ditingkatkan optimasi proses-proses yang ada untuk dapat mengelola layanan TI lebih baik lagi sebagai supporting unit maupun enabler bagi bisnis. Salah satu upaya untuk meninjau organisasi TI adalah dengan menganalisa struktur organisasi di internal Subbagian TI. Gambaran struktur Subbagian TI dapat dilihat sebagai 31 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 berikut. Gambar 2.11. Struktur Organisasi TIK LIPI 2) Manajemen TIK LIPI Berdasarkan hasil asesmen tata kelola TIK LIPI, kebijakan dan regulasi terkait manajemen pengelolaan TIK LIPI adalah terkait pengelolaan dan pemeliharaan jaringan LIPI terpadu dan pengelolaan konten website LIPI serta informasi publik. Kebijakan dan regulasi yang sudah ada tersebut belum cukup mewakili kebutuhan ruang lingkup tata kelola TIK secara menyeluruh sehingga fokus penggunaan dan pemanfaatan TIK LIPI belum maksimal dikarenakan TIK belum selaras dan mendukung rencana strategis LIPI secara berkelanjutan. 32 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 3. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS ORGANISASI 3.1. Pendahuluan Dalam tahap pertama penyusunan IT Master Plan LIPI, disini kita akan melakukan beberapa analisis terhadap lingkungan strategis organisasi LIPI yang meliputi, analisa Critical Success Factor (CSF), analisa Value Chain, analisa kondisi eksisting TIK, dan analisis kesenjangan positioning TIK serta trend TIK. 33 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Information Needs Policy Needs Analisa CSF STRATEGI TIK Analisa Value Chain Analisa Kondisi Eksisting TIK Analisa Kesenjangan Positioning TIK (currnet vs future) SWOT TIK Analisa SWOT Strength (S), Weakness (W) Analisa Trend TIK Oppurtinity (O), Threat (T) Gambar 3.1. Analisis Lingkungan Strategis Organisasi 3.2. Analisis Critical Success Factor (CSF) Critical Success Factor (CSF) merupakan beberapa aktifitas kunci yang harus dilakukan secara benar dalam mencapai sasaran strategi organisasi. Sedangkan Information Needs merupakan informasi yang diperlukan agar CSF tercapai dan Policy Needs merupakan aspekaspek lain yang dibutuhkan untuk mendukung tercapainya CSF. Berdasarkan rencana strategi LIPI, maka dapat ditentukan CSF dan Information Needs & Policy Needs nya, sebagai berikut : Tabel 3.1. Analisis Critical Success Factor (CSF) No Sasaran Strategis LIPI Critical Success Factor Information Needs 34 Policy Needs 1 Meningkatnya kontribusi LIPI terhadap daya saing bangsa Memastikan topik penelitian yang dipilih relevan (secara subtansi dan waktu) untuk menyelesaikan permasalahan nasional yang dihadapi SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Informasi permasalahan Panduan LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA nasional terkini khususnya menentukan topik 2015-2019 permasalahan yang masih terjadi berulang Informasi summary penelitian sejenis yang sudah pernah dilakukan Informasi prioritas penyelesaian permasalahan Informasi mengenai program nasional (Bapenas) Informasi terkait dengan peraturan pemerintah terkait dengan peran LIPI Meningkatkan kerja sama Informasi mengenai profile antar instansi terkait dan stakeholder LIPI stakeholder Informasi mengenai segmen dari stakeholder LIPI Memastikan metodelogi yang digunakan harus relevan dengan topik penelitian sejenis Memastikan originalitas penelitian yang akan dilakukan penelitian Kebijakan dalam menjawab masalah nasional - - - SOP kerja sama dengan LIPI Kebijakan terkait publikasi dari hasil penelitian dan kepakaran Informasi mengenai LIPI Kebijakan terkait dan juga bidang kepakaran etika peneliti serta kompetensinya Informasi mengenai produk dan jasa LIPI Informasi mengenai hasil kerjasama yang telah dilaksanakan Informasi objek analisis dan pendekatan teoritis dalam pemilihan suatu metodelogi Informasi hasil pengecekan Kebijakan originalitas penelitian originalitas penelitian Informasi mengenai Kebijakan memiliki database penelitian database penelitian secara terpusat Memastikan Informasi mengenai kompetensi/kepakaran kebutuhan kepakaran di peneliti sesuai dengan LIPI penelitian yang dilakukan Informasi mengenai penelitian yang dilakukan Melakukan diseminasi Informasi terkait hasil-hasil hasil penelitiannya penelitian LIPI 35 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Informasi mengenai status LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA hasil penelitian LIPI yang di 2015-2019 Memastikan hasil penelitian yang diseminasi dimanfaatkan oleh diseminasikan masyarakat yang dituju Memastikan publikasi dari setiap peneliti harus open access pada e-jurnal Memastikan hasil penelitian peneliti terdaftar di online Memastikan publikasi terindeks global Melakukan identifikasi kebutuhan masyarakat setempat Informasi terkait publikasi penelitian hasil Kebijakan terkait dengan tata kelola e-jurnal Informasi terkait hasil publikasi penelitian LIPI yang terdaftar secara online Informasi publikasi yang terindeks global Informasi mengenai Kebijakan kebutuhan penerapan pengelolaan teknologi pada suatu STP/TP daerah Informasi monitoring dan evaluasi pelaksanaan STP/TP Memastikan aktivitas yg dilakukan di STP/TP sesuai dengan kebutuhan dan melibatkan masyarakat untuk menjawab asalahan strategis Memastikan Informasi pemetaan Kebijakan pengelompokkan sumber daya BMN yang mengenai jasa yang pengguna jasa / clustering ada ditiap-tiap satker harus di deliver oleh LIPI / Kebijakan promosi Memastikan peningkatan Informasi jasa2 yang sumber daya tersedia di LIPI 2 Meningkatnya kontribusi LIPI terhadap daya saing industri Identifikasi jasa LIPI yang dapat di deliver kepada masyarakat Mamastikan tersedianya layanan LIPI yang terpadu - Memastikan proses alih teknologi, ada yg melalui inkubasi dan ada yang langsung di lisensi kan Memastikan proses kerja sama untuk menghasilkan lisensi Memastikan identifikasi teknologi apa yang dapat di support LIPI kepada industri Mengidentifikasi kebutuhan industri yang sesuai atau dapat memanfaatkan hasil - Kebijakan terkait alih teknologi - - 36 - Informasi mengenai teknologi yang nanti dapat di support LIPI Informasi mengenai kebutuhan industri terkait penerapan teknologi hasil penelitian SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 penelitian LIPI Mengidentifikasi hasilhasil penelitian LIPI yang sesuai/siap digunakan oleh industri Mengelompokan hasilhasil penelitian LIPI sesuai dengan segmen industri Melakukan selektsi terhadap hasil-hasil penelitian LIPI yang akan dipromosikan/dibranding/ didorong untuk diterapkan pada insdustri Melakukan branding/promosi hasil penelitian LIPI yang telah diprioritaskan Memastikan penelitian yang telah di promosikan dapat diuji cobakan oleh industri Melakukan evaluasi terhadap uji coba hasil penelitian LIPI oleh industri Menindaklanjuti hasil evaluasi uji coba hasil penelitian LIPI oleh industri Menjalin kerja dengan industri 3 Meningkatnya kebijakan berbasis hasil penelitian sama Melakukan inventarisasi seluruh penelitian LIPI yang dapat menghasilkan policy papper/rekomendasi kebijakan/keputusan yang sudah melalui proses seleksi usulan 37 informasi penelitian LIPI yang siap / sesuai dengan kebutuhan industri Informasi mengenai clustering hasil penelitian LIPI yang sesuai dengan segmen industri Informasi mengenai hasil penelitian LIPI yang diprioritaskan untuk diterapkan/dimanfaatkan pada industri informasi mengenai hasil branding/promosi penelitian LIPI Informasi mengenai status pemanfaatan hasil penelitian LIPI oleh industri informasi mengenai hasil evaluasi pemanfaatan hasil penelitian LIPI oleh industri Informasi eksekutif bagi pimpinan LIPI untuk menentukan tindak lanjut hasil-hasil penelitian yang telah di terapkan kepada industri informasi mengenai hasil penelitian LIPI yang berhasil diterapkan dan menjadi kerja sama dengan industri Informasi mengenai penelitian terkait policy papper/rekomendasi kebijakan 4 5 Meningkatnya nilai tambah sumber daya dan perlindungan lingkungan Meningkatnya jejaring dan kerja sama ilmiah nasional dan internasional yang berkualitas dan saling menguntungkan Mendorong agar penelitian tidak berhenti sampai hasil namun harus dapat menjadi rujukan ilmiah oleh stakeholder LIPI Memastikan hasil penelitian termanfaatkan dan menjadi rujukan Memastikan identifikasi stakeholder yang akan menerima rujukan dari LIPI Melakukan evaluasi dari policy papper yang telah diterapkan atau menjadi rujukan Menentukan strategi target untuk penerapan implementasi dari model / jenis produk yang bernilai tambah yang dapat dimanfaartkan Menentukan penjabaran dari masing-masing teknologi/konsep/model yang bernilai tambah Memastikan identifikasi total kerjasama dan kerja sama yang telah terlaksana Mendorong MOU yang sudah ada agar terlaksana dalam bentuk perjanjian kerjasama SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Kebijakan terkait LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA policy papper 2015-2019 informasi hasil penelitian LIPI yang dapat dijadikan sebagai policy pappe informasi stakeholder yang akan menerima rujukan dari LIPI Informasi mengenai penerapan policy papper LIPI - - - - Informasi mengenai SOP batas waktu kerjasama dan MOU LIPI MOU Informasi mengenai status Kebijakan terkait MOU LIPI evaluasi pelaksanaan perjanjian kerja sama - Mengidentifikasi organisasi nasional/internasional yang strategis bagi LIPI dan LIPI dapat berkontribusi disana Memastikan kompetensi SDM yang berkontribusi pada organisasi tersebut 6 - Informasi mengenai indikator Webometric Meningkatnya Memastikan adanya rujukan ilmiah alokasi anggaran untuk dan informasi LIPI berkontribusi 38 7 8 iptek yang diakses masyarakat Meningkatnya pengembangan kompetensi SDM penelitian Indonesia Memastikan adanya kegiatan pemasyarakatan iptek yang dilakukan LIPI Memastikan bahwa peneliti terdaftar di google scholar Memastikan bahwa peneliti terindeks global Mempublikasikan hasil penelitiannya di e-journal Terwujudnya tata Memastikan pelaksanaan kelola evaluasi kelembagaan pemerintahan dilakukan secara berkala yang baik Memastikan seluruh proses bisnis LIPI berbasis teknologi informasi yang terintegrasi Memastikan terlaksananya keterbukaan informasi publik Memastikan proses pengadaan barang dan jasa 100% dilakukan secara elektronik Memastikan peningkatan manajemen kearsipan SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI informasi mengenai LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA kegiatan pemasyarakatan 2015-2019 IPTEK LIPI Informasi siapa peneliti yang terdaftar / belum - saja Menerbitkan sudah LIPI - - - Informasi struktur organisasi, peta jabatan dan analisa beban kerja, evaluasi jabatan Informasi hasil asesmen IT Masterplan TIK LIPI Kebijakan pedoman kerja - Informasi kebutuhan data Kebijakan KIP dan status pelayanan informasi Informasi rencana RUP dan proses pengadaan pelaksanaan secara elektronik Informasi tersedianya sistem pengelolaan kearsiapan secara elektronik Memastikan adanya Informasi mengenai semua evaluasi peraturan di peraturan LIPI lingkungan LIPI Memastikan perbaikan Informasi terkait struktur berkelanjutan sistem organisasi, analisis jabatan, perencanaan ASN LIPI analisis beban kerja dan peta jabatan Memastikan penguatan Informasi terkait sistem rekrutmen dan perencanaan kebutuhan seleksi calon pegawai LIPI pegawai Melaksanakan promosi Informasi mengenai analisis jabatan secara terbuka dan standar kompetensi jabatan struktural Memastikan assessmen Informasi mengenai kompetensi sebagai acuan standar kompetensi dan pengembangan pegawai analisis jabatan LIPI Memastikan penguatan Informasi terkait training sistem dan kualitas need analysis (TNA) pendidikan dan pelatihan pegawai untuk mendukung kinerja 39 SK beban pegawai Menerapkan sistem penilaian kinerja individu pegawai Menegakkan aturan disiplin/kode etik pegawai Memastikan pengembangan sistem pengkaderan/manajemen talenta ASN LIPI Menyusun dan menetapkan pola karir pegawai Memastikan terlaksananya SPIP Menyusun perencanaan secara komprehensif SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Informasi perjanjian kinerja Regulasi mengenai organisasi dan individu penilaian prestasi kerja Kebijakan terkait kode etik pegawai Informasi mengenai ketersediaan pegawai berdasarkan kompetensi dan riwayat jabatan Informasi mengenai analisis jabatan dan jenjang karir pegawai Informasi mengenai analisa resiko bisnis proses Informasi mengenai RPJP, Kebijakan RPJM dan Renstra mengenai seluruh proses perencanaan Memastikan pelaksanaan Informasi mengenai Renja kegiatan sesuai dengan LIPI perencanaan Memastikan Informasi mengenai penganggaran sesuai proposal usulan anggaran dengan perencanaan Memastikan penggunaan Informasi realisasi anggaran dan aset sesuai anggaran dengan peraturan Memastikan pelaporan Informasi mengenai kinerja keuangan dan kinerja individu yang mendukung dapat dipertanggung organisasi jawabkan Informasi terkait dengan proses pelaksanaan keuangan dan aset yang terpadu Memastikan tersedianya Informasi mengenai Regulasi mengenai sistem pelayanan terpadu katalog service pembangunan dan implementasi pelayanan terpadu berbasis ISO 20000 Informasi mengenai perjanjian kualitas layanan yang diberikan ke pengguna layanan / SLA Memastikan adanya Informasi mengenai survei kepuasaan indikator kepuasan pengguna layanan pengguna layanan Informasi mengenai stakeholder pengguna layanan LIPI 40 Memastikan implementasi nilai-nilai LIPI PASTI dan ANEKA untuk seluruh civitas LIPI SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Regulasi mengenai LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA penerapan nilai2015-2019 nilai LIPI 3.3. Analisis Value Chain LIPI Setelah melakukan analisis Critical Success Factors, selanjutnya akan dilakukan analisis Value Chain. Analisis Value Chain dilakukan untuk mengidentifikasi nilai tambah yang dapat diberikan terhadap suatu proses dengan memanfaatkan TIK. Pada gambar di bawah ini adalah value chain dari Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Di dalam gambar tersebut menggambarkan proses-proses yang berjalan pada lingkungan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, baik proses-proses utama maupun proses pendukung. 6.0 Manajemen Layanan Publik 7.0 Manajemen Kesekretariatan (Tata Usaha dan Rumah Tangga) 8.0 Manajemen Pengendalian Internal 1.0 Perencanaan Penelitian 2.0 Seminar Research Design 3.0 Pelaksanaan Penelitian 4.0 Diseminasi Hasil Penelitian 5.0 Pemanfaatan Hasil Penelitian 9.0 Manajemen SDM & Organisasi 10.0 Manajemen Aset 11.0 Manajemen Keuangan 12.0 Manajemen Perencanaan Program & Anggaran Gambar 3.2. Value Chain LIPI Proses bisnis utama dalam analisa value chain LIPI adalah sebagai berikut : 1. Perencanaan Penelitian; 2. Seminar Research Design; 3. Pelaksanaan Penelitian; 4. Diseminasi Hasil Penelitian; 5. Pemanfaatan Hasil Peneitian. Dan adapun proses pendukung dalam analisa value chain LIPI adalah sebagai berikut : 41 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 6. Manajemen Layanan Publik; 7. Manajemen Kesekretariatan; 8. Manajemen Pengendalian Internal; 9. Manajemen SDM & Organisasi; 10. Manajemen Aset; 11. Manajemen Keuangan; 12. Manajemen Perencanaan Program dan Anggaran. 1. Berikut ini adalah proses yang terjadi dalam Perencanaan Penelitian: 1.0 Perencanaan Penelitian Pencarian topik penelitian Penyusunan proposal penelitian Feasibility study Penyempurnaan proposal Gambar 3.3. Detil Proses Pada Perencanaan Penelitian Ada empat proses dalam Perencanaan Penelitian, yaitu : a. Pencarian topik penelitian 1) Kondisi saat ini pencarian topik penelitian sudah menggunakan fasilitas internet dan berlangganan jurnal (springer dan science direct) namun masih dilakukan secara parsial oleh masing-masing peneliti. 2) Namun IT dapat juga dimanfaatkan dalam mencari topik penelitian dalam kolaborasi penelitian dengan topik yang hampir sama sehingga dapat menghindari redudancy dan duplikasi b. Penyusunan proposal penelitian 3) Kondisi saat ini IT sudah digunakan sebagai sarana penyusunan proposal contoh ProgramKu pada aplikasi Intra LIPI c. Feasibility studi 42 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI 4) Kondisi saat ini kelayakan proposal dinilai dari hasil tim penilai PME LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 5) Namun IT dapat juga dimanfaatkan dalam melakukan feasibility study d. Penyempurnaan proposal 6) Kondisi saat ini revisi penyempurnaan proposal masih dilakukan secara manual 7) Namun IT dapat juga dimanfaatkan dalam penyempurnaan proposal 2. Berikut ini adalah proses yang terjadi dalam Seminar Research Design. 2.0 Seminar Research Design Perencanaan Seminar Pelaksanaan Seminar Penyempurnaan Rencana Penelitian Gambar 3.4. Detil Proses Pada Seminar Research Design Dalam proses Seminar Research Design terdiri dari tiga tahapan sbb : a. Perencanaan Seminar 1) Kondisi saat ini perencanaan seminar masih dilakukan secara manual 2) Namun IT dapat juga dimanfaatkan dalam perencanaan karena bisa mencari database pakar yang akan diundang b. Pelaksanaan Seminar 1) Kondisi saat ini pelaksanaan seminar masih dilakukan secara manual 2) Namun IT dapat juga dimanfaatkan dalam pelaksanaan dengan e-seminar c. Penyempurnaan Rencana Penelitian 3. • Kondisi saat ini penyempurnaan rencana penelitian masih dilakukan secara manual • Namun IT dapat juga dimanfaatkan dalam melakukan feasibility study Berikut ini adalah proses yang terjadi dalam Pelaksanaan Penelitian. 43 3.0 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Pelaksanaan Penelitian Studi Literatur Studi Literatur Menyempurnakan Metode Penelitian Penyiapan Sarana dan Prasarana Penelitian Mengurus Persiapan Penelitian Melakukan Percobaan Data Gathering Karakteristik & Analisis Analisis Penyusunan Laporan Teknis Penelitian Penyusunan Laporan Teknis Penelitian Penelitian Non Laboratorium Penelitian Laboratorium Gambar 3.5. Detil Proses Pada Pelaksanaan Penelitian Pada proses pelaksanaan penelitian terbagi menjadi dua bagian besar yaitu : a. Pelaksanaan penelitian Laboratorium, yang terdiri dari : 1) Studi literatur • Kondisi saat ini e-library yang ada saat ini belum maksimal mengakomodir dalam studi literature; 44 • Namun IT dapat juga dimanfaatkan library. SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI untuk searching dan dapat menggunakan eLEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 2) Penyiapan sarana dana prasarana penelitian • Kondisi saat ini penyiapan sarana dan prasarana penelitian sudah diakomodir oleh e-proc • Namun IT dapat juga dimanfaatkan dalam mencari produsen penjual sarana prasarana 3) Melakukan percobaan • Kondisi saat ini dibeberapa unit kerja sudah memanfaatkan IT dalam melakukan percobaan 4) Karakteristik dan analisis • Kondisi saat ini sudah memanfaatkan IT dalam karakterisasi dan analisis namun perlu dibuatkan regulasi / SOP terkait dengan dokumentasi hasil analisis data tersebut 5) Penyusunan laporan teknis penelitian • Kondisi saat ini sudah memanfaatkan IT dalam penyusunan laporan teknis penelitian b. Pelaksanaan penelitian Non Laboratorium, yang terdiri dari : 1) Studi literatur • IT dapat dimanfaatkan untuk searching dan dapat menggunakan e-library 2) Menyempurnakan metode penelitian • IT dimanfaatkan dalam penyempurnaan metode penelitian 3) Mengurus persiapan penelitian 4) Data gathering • Kondisi saat ini sudah ada beberapa satker dalam memanfaatkan IT untuk data gathering 5) Analisis • Kondisi saat ini sudah memanfaatkan IT dalam analisis namun perlu dibuatkan regulasi / SOP terkait dengan dokumentasi hasil analisis data tersebut 6) Penyusunan laporan teknis penelitian • Kondisi saat ini sudah memanfaatkan IT dalam penyusunan laporan teknis penelitian 45 3. SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Berikut ini adalah proses yang terjadi pada Diseminasi hasil penelitian. LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 4.0 Diseminasi Hasil Penelitian Menyusun Rencana Diseminasi Menyusun Rencana Event Menyusun Desain Materi Diseminasi Pelaksanaan disemanasi (seminar, FGD, workshop) Pengadaan Sarana dan Prasarana Expo Menentukan Jenis Media Massa Melaksanakan Expo Diseminasi melalui media massa FGD/Workshop/Seminar Expo Monitoring hasil diseminasi Media Massa Gambar 3.6. Detil Proses Pada Diseminasi Hasil Penelitian Pada proses diseminasi hasil penelitian terbagi menjadi tiga metode yaitu : a. Diseminasi hasil penelitian pada FGD/Workshop/Seminar, yang terdiri dari : 1) Menyusun rencana diseminasi • Kondisi saat ini sudah memanfaatkan IT dalam menyusun rencana diseminasi 2) Pelaksanaan diseminasi (Seminar, FGD, Workshop) • Kondisi saat ini e-conference menggunakan skype/vicon cisco b. Diseminasi hasil penelitian pada Expo, yang terdiri dari : 1) Menyusun rencana event • Kondisi saat ini untuk dapat menyusun rencana event dapat dibuat melalui aplikasi Agenda Intra 46 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI • Namun IT dapat juga dimanfaatkan untuk e-scheduling LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2) Pengadaan Sarana dan Prasarana Expo 2015-2019 • Kondisi saat ini pengadaan sarana dan prasarana Expo dapat dilakukan melalui LPSE • Namun IT dapat juga IT dimanfaatkan untuk e-scheduling 3) Melaksanakan Expo • Kondisi saat ini sudah memanfaatkan IT dalam hal publikasi iklan expo c. Diseminasi hasil penelitian pada Media Massa, yang terdiri dari : 1) Menyusun desain materi diseminasi • Kondisi saat ini sudah memanfaatkan IT dalam melakukan desain materi diseminasi (website) 2) Menentukan jenis media massa • Kondisi saat ini belum memiliki sistem IT dalam menentukan jenis media massa 3) Diseminasi melalui media massa • Kondisi saat ini sudah melalui social networking seperti facebook dan twitter 4) Monitoring hasil diseminasi • Kondisi saat ini memanfaatkan IT dalam melakukan monitoring hasil diseminasi (Google Schoolar) 47 4. SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Berikut ini adalah proses pada Pemanfaatan penelitian. 5.0 Pemanfaatan Hasil Penelitian Menyusun Pendaftaran HKI Menyusun Rencana Kerjasama Menyusun Perjanjian Kerjasama Melakukan Diklat Penelitian Ujicoba Komersialisasi Monitoring Hasil Penelitian Menyusun Kerjasama Komersialisasi Non Komersil Komersil Gambar 3.7. Detil Proses Pada Pemanfaatan Hasil Penelitian Pada proses pemanfaatan hasil penelitian terbagi menjadi dua bagian yaitu : a. Pemanfaatan hasil penelitian Non Komersil, yang terdiri dari : 1) Menyusun rencana kerjasama • Kondisi saat ini sudah ada portal kerjasama BKHH LIPI • Namun IT dapat juga dimanfaatkan dalam menyusun kerjasama (software kerjasama) 2) Melakukan diklat penelitian • Kondisi saat ini dalam diklat penelitian sudah memanfaatkan video e-learning untuk memperkenalkan hasil diseminasi penelitian 48 3) Monitoring hasil penelitian • Kondisi saat ini dalam monitoring SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 hasil penelitian sudah memanfaatkan IT dalam melakukan monitoring hasil diseminasi (Google Schoolar) b. Pemnafaatan hasil penelitian Komersil, yang terdiri dari : 1) Menyusun pendaftaran HKI • Kondisi saat ini menyusun pendaftaran HKI masih dilakukan secara manual • Namun IT dapat juga dimanfaatkan dalam mengurus pendaftaran HKI 2) Menyusun perjanjian kerjasama • Kondisi saat ini menyusun perjanjian kerjasama masih dilakukan secara manual • Namun IT dapat juga dimanfaatkan dalam menyusun perjanjian kerjasama 3) Ujicoba komersialisasi • Kondisi saat ini ujicoba komersialisasi masih dilakukan secara manual • Namun IT dapat juga dimafaatkan dalam ujicoba komersialisasi 4) Menyusun kerjasama komersialisasi • Kondisi saat ini menyusun kerjasama komersialisasi masih dilakukan secara manual • Namun IT dapat juga dimanfaatkan dalam menyusun kerjasama komersialisasi 6. Pada proses Manajemen Layanan Publik, kondisi saat ini LIPI belum memiliki sistem manajemen layanan public dan saat ini LIPI juga sudah memiliki portal kerja sama namun masi perlu dikembangkan agar dapat berfungsi lebih maksimal sebagai CRM LIPI. Serta saat ini sudah memilik KIP Online namun masih perlu dikembangkan dan dilakukan upgrade sistem agar dapat terintegrasi dengan sistem lain. . Namun IT dapat juga dimanfaatkan sbb : a. IT dapat digunakan untuk manajemen layanan public b. IT dapat digunakan untuk pengelolaan kemitraan c. IT dapat digunakan untuk pengelolaan KIP d. IT dapat dimanfaatkan untuk pengelolaan pengaduan 7. Pada proses Manajemen Kesekretariatan (Tata Usaha & Rumah Tangga), kondisi saat ini sudah LIPI sudah memiliki sistem perencanaan (e-Pelaporan) pada Intra LIPI, namun masih perlu dikembangkan agar dapat terintegrasi dengan sistem-sistem lain. Namun IT dapat juga dimanfaatkan sbb : 49 a. b. SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI IT dapat dimanfaatkan untuk proses perencanaan LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 IT dapat dimanfaatkan untuk penentuan prioritas perencanaan c. IT dapat digunakan untuk membantu pengukuran kinerja d. IT dapat digunakan sebagai alat bantu dalam monitoring dan evaluasi (pengawasan internal) e. IT dapat digunakan untuk penyusunan laporan kinerja f. IT dapat dimanfaatkan untuk menyusun program dan kegiatan g. IT dapat dimanfaatkan untuk membantu proses penyusunan anggaran h. IT dapat dimanfaatkan untuk membantu proses pelaksanaan/revisi anggaran i. IT dapat dimanfaatkan untuk membantu proses monev anggaran 8. Pada proses Manajemen Pengendalian Internal, kondisi saat ini LIPI belum memiliki sistem audit dan pengawasan internal dan saat ini hampir seluruh satker di LIPI sudah menerapkan SMM namun masih secara manual. Namun IT dapat juga dimanfaatkan sbb : a. IT dapat digunakan untuk membantu proses audit internal b. IT dapat dimanfaatkan dalam proses pengawasan internal c. IT dapat digunakan untuk penerapan Quality Management System d. IT dapat dimanfaatkan untuk manajemen resiko 9. Pada proses Manajemen SDM & Organisasi, kondisi saat ini LIPI sudah memiliki Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) LIPI yang sudah cukup lengkap, namun perlu dikembangkan agar dapat memenuhi kebutuhan implementasi konsep Human Capital Management (HCM) dan dapat terintegrasi dengan sistem-sistem lain. Namun IT dapat juga dimanfaatkan sbb : a. IT dapat dimanfaatkan dalam recruitment pegawai b. IT dapat dimanfaatkan dalam perencanaan pengembangan SDM c. IT dapat dimanfaatkan dalam penilaian SKP d. IT dimanfaatkan untuk membantu penegakan displin pegwai melaui monitoring kehadiran pegawai e. IT dimanfaatkan dalam melakukan evaluasi jabatan dan organisasi f. IT dimanfaatkan sebagai alat bantu asesmen kompetensi dan analisis jabatan g. IT dimanfaatkan sebagai alat bantu melaksanakan promosi jabatan secara terbuka 50 h. i. SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI IT dimanfaatkan sebagai alat bantu menetukan pola karir pegawai LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 IT dapat dimanfaatkan untuk pelatihan dan diklat kompetensi pegawai 10. Pada proses Manajemen Aset, kondisi saat ini pengelolaan aset/BMN di LIPI sudah menggunakan aplikasi-aplikasi dari Kemenkeu, namun dalam pelaksanaannya aplikasiaplikasi tersebut belum dapat mengkomidir kebutuhan pengelolaan BMN sehingga sebagian besar proses masih dilakukan secara manual yang mengakibatkan terdapat banyak permasalahan dalam proses pengelolaan aset lebih lanjut dikarenakan belum adanya sistem mengakibatkan tidak adanya standardisasi dokumen pertanggung jawaban keuangan. Namun IT dapat juga dimanfaatkan sbb : a. IT dapat dimanfaatkan untuk perencanaan kebutuhan Aset b. IT dapat dimanfaatkan dalam proses pengadaan e-procurement c. IT dapat dimanfaatkan untuk proses pemeliharaan asset d. IT dapat dimanfaatkan untuk pengedalian asset e. IT dapat dimanfaatkan untuk penatausahaan asset f. IT dapat dimanfaatkan untuk pemanfaatan dan penilaian asset g. IT dapat membantu untuk proses pemindahtanganan asset h. IT dapat membantu untuk proses penghapusan aset 11. Pada proses Manajemen Keuangan, kondisi saat ini pengelolaan keuangan di LIPI sudah menggunakan aplikasi-aplikasi dari Kemenkeu, namun dalam pelaksanaannya aplikasiaplikasi tersebut belum dapat mengakomidir kebutuhan transaksi pengelolaan keuangan sehingga sebagian besar proses masih dilakukan secara manual yang mengakibatkan terdapat banyak kesalahan dalam proses pertanggung jawaban dan pembukuan lebih lanjut dikarenakan belum adanya sistem mengakibatkan tidak adanya standardisasi dokumen pertanggung jawaban keuangan. Namun IT dapat juga dimanfaatkan sbb : a. IT dapat dimanfaatkan untuk automasi proses pertanggung jawaban keuangan b. IT dapat dimanfaatkan untuk membantu proses perbendaharaan keuangan c. IT dapat dimanfaatkan untuk membantu proses automasi payroll dan tunjangan pegawai d. IT dapat dimanfaatkan untuk membantu proses pembukuan (general ledger) e. IT dapat dimanfaatkan untuk membantu proses perhitungan pajak f. IT dimanfaatkan dalam pengelolaan PNBP 51 g. h. SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI IT dapat dimanfaatkan untuk pengelolaan barang persediaan LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 IT dapat dimanfaatkan untuk automasi dokumen pejalanan dinas 12. Pada proses Manajemen Perencanaan Program & Anggaran, kondisi saat ini LIPI sudah memiliki sistem perencanaan (e-Pelaporan) pada Intra LIPI, namun masih perlu dikembangkan agar dapat terintegrasi dengan sistem-sistem lain. Namun IT dapat juga dimanfaatkan sbb : a. IT dapat dimanfaatkan untuk proses perencanaan b. IT dapat dimanfaatkan untuk penentuan prioritas perencanaan c. IT dapat digunakan untuk membantu pengukuran kinerja d. IT dapat digunakan sebagai alat bantu dalam monitoring dan evaluasi (pengawasan internal) e. IT dapat digunakan untuk penyusunan laporan kinerja f. IT dapat dimanfaatkan untuk menyusun program dan kegiatan g. IT dapat dimanfaatkan untuk membantu proses penyusunan anggaran h. IT dapat dimanfaatkan untuk membantu proses penelaahan anggaran i. IT dapat dimanfaatkan untuk membantu proses pelaksanaan/revisi anggaran j. IT dapat dimanfaatkan untuk membantu proses monev anggaran Kategori Kondisi Eksisting 1 2 3 Sistem informasi yang ada di LIPI masih pada level support sebanyak 46%,level strategic 12%, Level High potensial 19% dan Key Operational 23%. Duplikasi sistem informasi LIPI Belum memiliki peta kepemilikan data 52 4 Aplikasi 5 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Data dan informasi belum terintegrasi atau belum ada rancangan integrasi data LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA antar satker dan antar kedeputian 2015-2019 Tingkat validasi informasi masih rendah 3.4. Analisis Kondisi Internal Organisasi Berdasarkan Kondisi Eksisting TIK Setelah sebelumnya kita melakukan analisa Value Chain, sekarang kita akan lanjutkan dengan analisa kondisi eksisting TIK di seluruh satuan kerja di lingkungan LIPI, berikut adalah hasil analisa kondisi eksisting TIK LIPI yang telah dikelompokkan menjadi empat kategori besar yaitu sbb : 4 Tabel 3.2. Analisis Kondisi Eksisting Sistem single sign on yang sudah diterapkan di LIPI belum maksimal dan menyeluruh Sebagian besar pengembangan Aplikasi di lingkungan LIPI dilakukan secara mandiri/swakelola Kesulitan dalam pemeliharaan infrastruktur, serta beberapa satker masih mengalami kekurangan infrastruktur TIK Belum maksimalnya penggunaan layanan TIK yang sudah ada seperti email korporat LIPI, dan domain lipi.go.id Permasalahan terkait pemeliharaan data di satuan kerja. Satker merasa kesulitan dalam melakukan pemeliharaan infrastruktur server secara mandiri Kapasitas backup sistem cloud masih belum memadai 5 Belum memiliki backup realtime mirroring sistem cloud 6 Belum memiliki DRC 7 Belum memiliki infrastruktur IPS dan IDS 8 Belum memiliki infrastruktur pendukung ITSM 1 2 Seluruh satuan kerja di lingkungan LIPI sudah terkoneksi jaringan internet dan WAN LIPI Koneksi WAN menggunakan metro-e sebanyak 89% dan IP VPN 11% 3 Memiliki AS Number sendiri 4 Menggunakan layanan IP Transit 5 Bandwidth Internet Internasional sebesar 300 Mbps dan Domestik 400 Mbps 6 Menggunakan Virtual Data Center LIPI 7 Menggunakan Teknologi Virtualisasi 8 Memiliki infrastruktur fisik klaster HPC 9 Memiliki perangkat Video Conference 6 1 1 2 3 Infrastruktur 10 LIPI memiliki 3 data center Jakarta, Cibinong dan Bandung 1 Regulasi 2 3 Satker masih belum memiliki SOP yang baku dalam pengelolaan TIK, serta tidak adanya dokumentasi dari kegiatan pengelolaan TIK Sebanyak 4 satuan unit kerja telah memiliki aturan baku TIK tertulis (8% dari seluruh satuan unit kerja di LIPI) LIPI belum memiliki rencana pengembangan TIK 53 4 5 6 7 8 9 1 1 2 Manajemen 3 4 5 6 7 8 Weakness SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LIPI belum memiliki kebijakan tata kelola TIK LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Awarness Pimpinan LIPI terkait penerapan TIK sudah sangat tinggi namun belum 2015-2019 adanya kebijakan yang mengikat komitmen Pimpinan LIPI terkait penerapan dan pengambangan TIK di LIPI (Kebijakan IT Steering Committee) LIPI belum menerapkan konsep Chief Information Officer (CIO) yang berperan dalam mengkoordinasikan pengelolaan dan pengembangan TIK di lingkungan LIPI LIPI belum menerapkan standar/best practice pengelolaan layanan teknologi informasi LIPI belum menerapkan standar/best practice keamanan informasi LIPI belum memiliki kebijakan terkait siklus pengembangan sistem dan manajemen proyek pengambangan sistem Kebijakan pengelolaan anggaran pengadaan sewa koneksi internet, WAN dan cloud terpusat Terbatasnya jumlah SDM TIK baik di pusat maupun satuan kerja Tersedianya SDM TIK tetapi tidak difungsikan sesuai dengan bidangnya, maupun sebaliknya. SDM yang menangani TIK tidak memiliki background pendidikan TIK SDM yang tersedia masih membutuhkan peningkatan kompetensi agar mampu mengelola TIK di satker sesuai kebutuhan dan trend Keterbatasan anggaran yang dialokasikan untuk pengadaan dan pengelolaan TIK Struktur organisasi pengelola TIK LIPI berada pada posisi Eselon IV (Sub bagian pengelolaan dan pemeliharaan jaringan Teknologi Informasi) Permasalahan terkait tidak adanya struktur organisasi yang menangani TIK secara resmi di satuan kerja Belum jelasnya unit pembina SDM TIK Permasalahan terkait komunikasi antara satuan kerja dengan pengelola TGJ pusat yang antara lain disebabkan kendala lokasi yang berjauhan Strength 3.5. Analisis Kondisi Internal Organisasi Berdasarkan Kesenjangan Positioning TIK Menurut M.J Earl, kematangan organisasi TI turut menentukan pendekatan yang digunakan dalam penyusunan IT Master Plan. Adapun pendekatan yang dimaksud dapat dilihat dalam berbagai aspek yaitu 1. Aspek Strategis dari TIK 2. Aspek Fokus Penggunaan TIK 3. Aspek Pendekatan Organisasi dan Manajemen 4. Aspek Arah Kebijakan Investasi TIK 5. Aspek Kepemimpinan di Unit TI 6. Aspek Pengembangan dan Pengelolaan SDM 54 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Dalam analisa ini, dilakukan Focus Group DiscussionLEMBAGA (FGD) terhadap piminan LIPI eselon I / G8 ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 dan eselon II terkait kesenjangan positioning TIK LIPI saat ini dan ekspektasi TIK LIPI ke Depan. Berikut tabel dibawah ini yang menerangkan secara lengkap mengenai analisis kondisi Internal Oranisasi berdasarkan kesenjangan positioning TIK : Tabel 3.3. Analisis Kondisi Internal Organisasi Berdasarkan Kesenjangan Positioning TIK G8 /Eselon I Eselon II Positioning TIK No A 1 2 3 4 5 Kondisi Saat Ini Ekspetasi ke Depan Aspek Strategis Support Factory Belum strategis, hanya sebatas mendukung administrasi dan komunikasi (jaringan komputer dan komunikasi data) dan pencarian informasi Belum pernah memiliki IT Master Plan Inisiatif pemanfaatan TIK sebagian besar dilakukan secara bottom up Awareness terhadap pemanfaatan TIK masih rendah Pemanfaatan TIK baru sebatas pengolahan data, belum sampai ke tahap mendukung pengambilan keputusan B Fokus Penggunaan TIK Support 1 Sebatas administrasi, media komunikasi, repository data Penggunaan TIK belum memperhatikan nilai tambah bagi LIPI 2 3 4 Level of urgency dari TIK tinggi, baik untuk administrasi, proses bisnis, layanan publik hingga substansi penelitian Visi TIK dan ITMP disusun untuk jangka waktu menengah Inisiatif pemanfaatan TIK juga dilakukan secara top down Awareness terhadap pemanfaatan TIK tinggi Pemanfaatan TIK sudah dapat mendukung dalam pengambilan keputusan Strategic Alat untuk pengambilan keputusan TIK digunakan sebagai alat promosi dalam meningkatkan citra LIPI sebagai lembaga penelitian Penggunaan TI harus dapat memberikan benefit bagi LIPI sehingga LIPI dapat fokus pada substansi penelitian – ESIA Penggunaan TI difokuskan untuk meningkatkan layanan publik berbasis TI Support Strategic Penggunaan TIK belum secara penuh dimanfaatkan dalam kegiatan kerja sehari-hari Belum dimanfaatkan secara maksimal social media sebagai sarana komunikasi dan kolaborasi TIK menjadi enabler dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis organisasi Mampu memberikan nilai tambah bagi organisasi dalam meningkatkan layanan publik Dimanfaatkan dalam melaksanakan day to day activity (budaya kerja berbasis TIK) Memanfaatkan social media untuk komunikasi dan kolaborasi C Tujuan Investasi Support Strategic 1 Membangun infrastruktur (jaringan) untuk meningkatkan komunikasi data TIK belum dianggap sebagai aset, sehingga pengeluaran masih dianggap biaya (bukan investasi) Untuk memenuhi kebutuhan operasional saja, sehingga biaya investasi masih diperlakukan sebagai biaya (cost), belum investasi (investment) yang Untuk mengembangkan organisasi dan meningkatkan kinerja LIPI Untuk menghasilkan informasi dan knowledge dalam pengambilan keputusan Untuk meningkatkan koordinasi antar satker yang terpisah secara geografis dan untuk meningkatkan kualitas layanan publik dan diseminasi IPTEK 5 6 7 2 3 Sebatas administrasi, pendukung memberikan nilai tambah bagi satker Meningkatkan layanan internal TIK dan tidak 55 4 5 6 D 1 2 3 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI memiliki return LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Support Strategic 2015-2019 Penerapan TIK belum diperlakukan sebagai investasi Investasi TIK harus diarahkan kepada peningkatan efektifitas dan efisiensi proses bisnis dalam meningkatkan kualitas layanan public Baru sebatas pada pengadaan infrastruktur maupun Diarahkan untuk memberikan nilai tambah bagi SI untuk melakukan pengolahan data dan otomatisasi LIPI sehingga mampu mengukur benefit atas proses manual investasi yang dilakukan Mendukung kegiatan penelitian dan pencapaian kinerja satker Pengelolaan TIK LIPI Support Strategic Pengelolaan TIK baru sebatas pengelolaan jarkomdat (centralized) Belum ada kebijakan terpusat terkait pengelolaan TIK Pengelolaan TIK masih dilakukan oleh masing-masing satker secara otonom (information islands) Hybrid: dimana kebijakannya terpusat, pengembangan dan operasional di satker Adanya kebijakan terpusat terkait pengelolaan TIK Terintegrasinya informasi dari masing-masing satker Support Strategic 4 5 Belum melakukan tata kelola TIK secara sistematis Masih terjadi pengelolaan TIK secara reaktif (insidental) Pengelolaan TIK secara hybrid Terdapat kebijakan maupun standar sebagai rujukan pengelolaan TIK di satker E Kepemimpinan di Unit TI Support Strategic 1 Unit kerja yang menaungi TIK baru setingkat eselon IV dan lebih bersifat teknis operasional Tusi belum fokus pada pengelolaan TIK 2 3 Memiliki kompetensi teknikal TI Latar belakang dan pengalaman di bidang TIK Mampu berpikir dinamis dalam mengembangkan TIK Memiliki kemampuan untuk menyelaraskan TIK dengan kebutuhan organisasi Memiliki semangat dalam mengembangkan SDM TIK Memiliki kemampuan manajerial Support Strategic 5 Unit kerja yang menaungi TIK baru setingkat eselon IV dan lebih bersifat teknis operasional Tusi belum fokus pada pengelolaan TIK 6 Memiliki kompetensi teknikal TI Unit kerja TIK dipimpin oleh seorang leader yang mampu membangun motivasi bawahan Unit kerja TIK dipimpin oleh seseorang yang memahami TIK, mampu dan mau menggunakan TIK secara optimal Memiliki komitmen dan integritas tinggi dalam mengoptimalkan pemanfaatan TIK Memiliki kompetensi managerial F Pengembangan dan Pengelolaan SDM TIK Support 1 Belum ada perencanaan pengembangan SDM TIK 2 Belum ada pola karir yang jelas untuk SDM TIK yang belum memiliki jabfung SDM dengan kompetensi TIK tidak ditempatkan sesuai kompetensinya Belum ada pembina jabatan fungsional prakom 4 3 4 5 6 7 Strategic Memiliki rencana pengembangan SDM TIK ke depan Pengelolaan SDM TIK dilakukan secara terpusat Adanya penempatan SDM TIK sesuai dengan kompetensinya Adanya pembina jabatan fungsional prakom Support Strategic Belum ada perencanaan pengembangan SDM TIK Belum ada pola karir yang jelas untuk SDM TIK yang belum memiliki jabfung sehingga terjadi alih peran Belum dilakukan analisis beban kerja terhadap Menempatkan SDM TIK sebagai aset Memberikan ruang untuk kreatifitas 56 Menyusun rencana pengembangan SDM TIK yang SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI jelas sesuai prinsip Human Capital Management LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA (HCM) 2015-2019 Menyusun pola karir dan sistem insentif yang menarik bagi SDM TIK kebutuhan TIK di satker 8 Dari hasil pengumpulan data melalui FGD G8 dan Eselon II menunjukkan bahwa Positioning TIK LIPI sebagian besar masih bersifat supporting (pendukung), baik dari aspek strategis, fokus penggunaan TIK, tujuan investasi pengelolaan TIK maupun dalam pengembangan dan pengelolaan SDM TIK, sedangkan dari sisi kepemimpinan unit TIK sudah mengarah ke Factory. Fokus penggunaan TIK LIPI lebih banyak dimanfaatkan untuk media komunikasi, khususnya dalam melakukan transfer data, pengiriman laporan, pencarian informasi serta untuk mempromosikan LIPI. Secara umum dapat dikatakan bahwa penggunaan TIK hanya sebatas meningkatkan layanan internal, baik administratif maupun kegiatan penelitian. Sebagian besar investasi TIK LIPI hanya ditujukan untuk memperkuat komunikasi, sehingga investasi TIK nya lebih banyak difokuskan pada peningkatan jaringan, bandwidth dan server. Investasi TIK bersifat otonom di masing-masing satker dan setiap satker mempunyai kebijakan yang berbeda. Disamping itu penerapan TIK belum diperlakukan sebagai investasi, masih sebatas biaya tanpa memberikan nilai tambah bagi LIPI. Investasi LIPI baru sebatas pada pengadaan infrastruktur untuk proses pengolahan data. Tabel 3.4. Tabel Kesimpulan Positioning TIK LIPI FGD G8 dan Eselon II 1 2 3 4 5 6 Indikator FGD G8 FGD Eselon II Result Aspek Strategis (AS) Fokus Penggunaan TIK (FD) Tujuan Investasi TIK (TI) Pengelolaan TIK (PT) Kepemimpinan di Unit TI (KU) Pengembangan dan Pengelolaan SDM TIK (PP) Support Support Support Support Factory Support Support Support Support Factory Support Support Support Support Support Factory Support Hasil FGD G8 sepakat bahwa ke lima aspek yang terdiri dari aspek strategis (AS), Fokus Penggunaan TIK (FP), Tujuan Investasi (TI), Pengelolaan TIK (PT), Pengembangan dan Pengelolaan SDM TIK (PP), saat ini berada di posisi kuadran Support. Dan satu aspek yaitu kepemimpinan di Unit TI berada diposisi Factory. Adapun hasil FGD Eselon II sepakat bahwa ke empat aspek yang terdiri dari aspek Fokus Penggunaan TIK (FP), Tujuan Investasi TIK (TI), Pengelolaan TIK (PT) dan Pengembangan dan 57 Pengelolaan SDM TIK, saat ini berada di posisi Unit TI berada di posisi Factory. SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Support. Dan satu aspek yaitu Kepemimpinan di LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Sehingga kesimpulannya berdasarkan hasil FGD G8 dan Eselon II kondisi TIK LIPI saat ini berada di posisi Support. Tabel 3.5. Tabel Kesimpulan Ekspektasi TIK LIPI FGD G8 dan Eselon II No Indikator FGD G8 FGD Eselon II Result 1 2 3 4 5 6 Aspek Strategis (AS) Fokus Penggunaan TIK (FD) Tujuan Investasi TIK (TI) Pengelolaan TIK (PT) Kepemimpinan di Unit TI (KU) Pengembangan dan Pengelolaan SDM TIK (PP) Factory Strategic Strategic Strategic Strategic Strategic Strategic Strategic Strategic Strategic Strategic Factory Strategic Strategic Strategic Strategic Strategic Hasil FGD G8 sepakat bahwa ekspektasi kedepan terhadap ke lima aspek yang terdiri dari aspek Fokus Penggunaan TIK (FP), Tujuan Investasi (TI), Pengelolaan TIK (PT), Kepemimpinan di Unit TI (KU) dan Pengembangan dan Pengelolaan SDM TIK (PP) berada di posisi Strategic. Dan aspek strategis ekspektasi ke depan berada di posisi Factory. Adapun hasil FGD Eselon II sepakat bahwa ekspektasi ke depan terhadap ke lima aspek yang terdiri dari aspek Strategis (AS), Fokus Penggunaan TIK (FP), Tujuan Investasi TIK (TI), Pengelolaan TIK (PT) dan Pengembangan dan Pengelolaan SDM TIK, berada di posisi Strategic. Sehingga kesimpulannya berdasarkan hasil FGD G8 dan Eselon II kondisi ekspektasi TIK LIPI kedepan berada di posisi Strategic. Berdasarkan McFarlan IS/IT Strategic grid untuk mengetahui peran strategis SI/TI terhadap bisnis organisasi. Tabel Strategic grid dibawah ini dapat digunakan memetakan peran strategis SI/TI saat ini dan peran strategis yang diharapkan dalam rencana strategis organisasi di masa depan. 58 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Gambar 3.8. Grafik Pemetaan Hasil FGD ke Tabel Mac. Farlan (1) Berdasarkan tabel Pemetaan Hasil FGD ke Tabel Mac. Farlan (1), terlihat ada empat parameter yang terdiri dari aspek Fokus Penggunaan TIK (FP), Tujuan Investasi TIK (TI), Pengelolaan TIK (PT) dan Pengembangan dan Pengelolaan SDM TIK (PP) yang saat ini kondisinya berada di posisi kuadran Support. Dan ekspektasi ke depan, ke-empat parameter tersebut berada di posisi kuadran Strategic. Gambar 3.9. Grafik Pemetaan Hasil FGD ke Tabel Mac. Farlan (2) 59 Berdasarkan tabel Pemetaan Hasil FGD parameter yaitu aspek strategis yang saat ini SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI ke Tabel Mac. Farlan (2), terlihat hanya ada satu LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 kondisinya berada di posisi kuadran Support. Dan ekspektasi ke depan, aspek strategis tersebut berada di posisi kuadran Factory. Gambar 3.10. Grafik Pemetaan Hasil FGD ke Tabel Mac. Farlan (3) Berdasarkan tabel Pemetaan Hasil FGD ke Tabel Mac. Farlan (3), terlihat hanya ada satu parameter yaitu aspek Kepemimpinan di Unit TI yang saat ini kondisinya berada di posisi kuadran factory. Dan ekspektasi ke depan, aspek Kepemimpinan di Unit TI berada diposisi kuadran Strategic. 60 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Gambar 3.11. Grafik Pemetaan Hasil FGD ke Tabel Mac. Farlan (4) Berdasarkan tabel Pemetaan Hasil Akhir FGD ke Tabel Mac. Farlan (4), didapatkan hasil kondisi saat ini posisi TIK LIPI berada di posisi kuadran Support, dengan ekspektasi ke depan, posisi TIK LIPI berada di posisi Strategic. Dan berdasarkan Pemetaan Hasil Akhir FGD ke Tabel Mac. Farlan (2) dan (3), didapatkan hasil bahwa, aspek strategis bergerak dari kuadran Support ke factory dan aspek kepemimpinan di unit TIK bergerak dari kuadran factory ke Strategic. Sehingga jalur yang ditempuh LIPI dalam menentukan posisi TIK kedepan adalah bergerak dari posisi saat ini di kuadran Support ke kuadran factory dan selanjutnya bergerak ke kuadran Strategic. 3.6. Analisis Trend TIK LIPI Analisa trend TIK dilakukan untuk memperoleh gambaran mengenai perkembangan TIK saat ini dan manfaat yang dapat diperoleh untuk LIPI. Berikut adalah hasil dari analisa trend TIK LIPI : Tabel 3.6. Tabel Analisa Trend TIK LIPI 61 No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Trend TIK Cloud Computing SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Dampak Terhadap LIPI Dampak Terhadap TIK LIPI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Efisiensi biaya / anggaran 2015-2019 Biaya investasi infrastruktur IT lebih efisien / murah Memudahkan pemeliharaan infrastruktur TIK Big Data Sarana pendukung dalam Sarana pendukung pengelola TIK LIPI mengambil keputusan dalam mengambil keputusan Disaster Recovery Proses bisnis tidak terganggu Jaminan ketersediaan data Center jika terjadi bencana Single Sign On Kemudahan pengguna sistem Tidak adanya duplikasi account Manajemen authetikasi terpusat Database yang sentralisasi terdistribusi Pengembangan Meningkatkan fleksibilitas Sistem Berbasis pengembangan dan pemeliharaan Object sistem TIK No SQL Database Meningkatkan kapasitas dan fleksibilitas pengambangan sistem TIK Data warewhouse Data Mining Open Harvester Systems SCRUM Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengembangan sistem Prince 2 Project Management Access Point Efisiensi biaya / anggaran Kemudahan dalam Integrated monitoring/maintenance perangkat access point Video Conference Efisiensi biaya dan waktu dan kemudahan berkomunikasi Mobile Apps Memudahkan akses layanan dan informasi Sosial Media Jangkauan promosi dan Analytics sosialisasi LIPI lebih luas Teknologi Virtualisasi Efisiensi biaya / anggaran Meningkatkan fleksibilitas pengembangan dan pemeliharaan infrastruktur TIK SEO LIPI menjadi lebih dikenal masyarakat umum Web Scale IT Efisiensi biaya / anggaran Meningkatkan skalabilitas, 62 21 22 23 24 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI pengembangan TIK kontinuitas pengembangan TIK LIPI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Keamanan Informasi LIPI 2015-2019 Memudahkan dalam pengelolaan IPS dan IDS keamanan informasi LIPI - Programming Fraud Data Tampering Penetrasi ke teknologi sistem informasi 3.7. Analisis SWOT TIK LIPI Dari hasil analisis lingkungan strategis organisasi LIPI, maka dapat ditentukan strategi SI/TI yang dapat memberikan kontribusi terhadap organisasi. Penentuan strategi ini diawali dengan melihat kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh organisasi serta melihat peluang dan ancaman yang ada dalam menjalankan tugas dan fungsi organisasi. Setelah itu berdasarkan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang ada maka disusunlah strategi untuk mengatasinya. Dengan analisa SWOT organisasi, dimana kegunaannya memastikan bahwa strategi organisasi yang ada di renstra LIPI masih valid atau tidak. Setelah itu melakukan analisa value chain, analisa kondisi eksisting TIK, analisa hasil asesmen positioning TIK, analisa Trend TIK untuk SWOT nya, sehingga nantinya akan merumuskan formulasi strategi TIK yang akan menjadi pedoman pelaksanaan aktifitas SI/TI pada lingkungan LIPI. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini : Berikut di bawah ini adalah analisis untuk kekuatan, kelemahan, peluang maupun ancaman (Analisis SWOT) yang ada di LIPI, Berikut di bawah ini analisis SWOT, Tabel 3.7. Analisis SWOT Kelemahan (W) Kekuatan (S) Peluang (O) S1, S2, S3, S4,S4,S 5 / O4, O5 S1, S2, S3, S4,S4,S 5 / O15, O14 Dengan skema koneksi jaringan koneksi internet dan WAN terintegrasi yang sudah menjangkau seluruh satuan kerja LIPI dapat dimanfaatkan untuk menerapkan sistem authentikasi sentralisasi terdistribusi. Memanfaatkan infrastruktur jaringan koneksi WAN LIPI yang sudah terintegrasi untuk mengimplementasikan teknologi komunikasi video teleconference/VOIP dan sistem wireless terintegrasi. 63 W18,19,2 0,21,25,2 6,27,28,2 9,30,31,3 2,33,34,3 5,36, 43, 44, 45, 46, 47 / O22, 23, 24 Menyusun Kebijakan Rencana Strategis TIK sesuai standard/compliance Enterprise Architecture yang selaras dan mendukung rencana strategis LIPI secara berkelanjutan Mendorong awarness pemanfaatan TIK di tingkat top level management LIPI dengan menyusun kebijakan IT Steering Committee agar inisiatif pemanfaatan TIK dilaksanakan secara top down sehingga dapat menjadi bagian dari strategi LIPI yang mampu mengeleminasi/meningkatkan S6 / O3 S6 / O4, O5, O19 S8, S7 / O1, O2, O18 S 6, S7 / O7 S1, S2, S3, S4,S4,S 5 / O21 S1, S2, S3, S4,S4,S 5 / O5 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI efektifitas dan efesiensi proses bisnis LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA dalam mencapi sasaran strategis LIPI, 2015-2019 dan dapat mendukung proses pengambilan keputusan strategis. Memanfaatkan data center yang telah Menyusun kebijakan penetapan Chief dimiliki oleh LIPI sebagai DRC Information Officer (CIO) LIPI yang berfungsi Mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, dan pematauan investasi Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang strategis di tingkat LIPI Virtual data center dan teknologi Menyusun kebijakan tata kelola TIK virtualisasi dapat digunakan untuk LIPI yang bersifat hybrid membangun sistem informasi bersifat single sign on yang stabil Memanfaatkan infrastruktur klaster W7, W22 Menyusun dan menerapkan kebijakan HPC untuk analisis Big Data dan / O22 pengelolaan layanan TIK LIPI yang Analisis Media Sosial guna menunjang sesuai standar ITSM / ISO 20000 pengambilan keputusan (Misal : Grand design Research, trend research issues) / Menyusun dan menerapkan kebijakan Memanfaatkan teknologi virtualisasi W23 O24 dan cloud computing untuk keamanan informasi yang sesuai mempercepat proses pengembangan standar ISO/IEC 27001 sistem informasi dan meningkatkan efesiensi biaya investasi infrastruktur Mengimpementasikan teknologi IPS W12, 37, dan IDS untuk meningkatkan 38, 39, 40, 41 keamanan jaringan koneksi WAN dan sistem informasi LIPI Implementasi Sistem Virus Protection W10,11,5 Meningkatkan kemampuan teknis dan Software, Sistem Antispyware, dan 4,55,56,5 manajerial SDM TIK LIPI sesuai dengan 7,58,59,6 Sistem Spam Management 0,61/OALL trend TIK Jaringan komputer telah menjangkau Menunjuk Unit Pembina Teknis SDM seluruh satuan unit kerja, hal tersebut TIK di lingkungan LIPI dapat dimanfaatkan untuk menerapkan database yang sentrasilasi terdistribusi untuk menjamin data yang akurat dan slalu tersedia. Menerapkan secure, adaptive, and Menyusun Rencana Pengembangan shared infrastructure dalam SDM TIK LIPI meningkatkan efekBfitas dan efisiensi pemanfaatan infrastruktur TIK di LIPI W1,2,3,4 Menyusun Kebijakan Rancangan / O9, 10, Integrasi Data 11, Menyusun Kebijakan Standard 22,23,24, Pengembangan SI 25 Mengembangkan Service Bus Integrasi Data LIPI W62-79 / Meng-upgrade aplikasi Intra LIPI yang O-ALL saat ini sudah ada sesuai dengan perkembangan teknologi dan pertumbuhan organisasi LIPI yang dapat digunakan sebagai sistem informasi internal/back office LIPI yang mampu meningkatkan efisiensi prosedur kerja administrasi, penelitian, 64 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI kerja sama dan layanan publik di LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA lingkungan LIPI. Intra LIPI baru 2015-2019 dikembangkan dengan mengadopsi teknologi pengembangan sistem berbasis objek, autentikasi terpusat/SSO, data warehouse dan memenuhi standar best practice ITSM dan IT Security. Modul-modul intra LIPI baru terdiri dari : 1. Perencanaan Penelitian; 2. Seminar Research Design; 3. Pelaksanaan Penelitian; 4. Diseminasi Penelitian; 5. Alih Teknologi Penelitian. 6. Manajemen Perencanaan dan Program; 7. Manajemen Organisasi dan SDM; 8. Manajemen Keuangan; 9. Manajemen Kesekretariatan; 10. Manajemen Aset; 11. Manajemen Layanan Internal; 12. Manajemen Layanan Publik; 13. Manajemen Kemitraan dan Kerja Sama; 14. Manajemen Pengawasan/Pengendalian Internal; 15. Manajemen Dasboard Eksekutif; 16. Manajemen Desicion Support System; W62 / O- Membangun Layanan Sistem Informasi All Perencanaan Penelitian yang dapat menjadi alat bantu dalam pencarian topik penelitian, penyusunan proposal penelitian, Feasibility study dan penyempurnaan proposal W63 / O- Membangun Layanan Sistem Informasi all Seminar research design yang dapat menjadi alat bantu dalam perencanaan e-seminar, pelaksanaan e-seminar, dan feasibility studi W64 / O- Membangun Layanan Sistem Informasi all Pelaksanaan penelitian yang dapat menjadi alat bantu dalam studi literatur, data gathering, uji coba penelitian, analisis data, dokumentasi/penyimpanan data mentah penelitian dan dokumentasi proses/laporan penelitian W66 / O- Membangun Layanan Sistem Informasi all Diseminasi penelitian yang dapat menjadi alat bantu dalam menyusun rencana diseminasi, Menentukan jenis media massa, pelaksanaan diseminasi (e-conference, e-Expo), monitoring diseminasi dan Social media analytics. W62-66 / Membangun Layanan Sistem Informasi O-all Pemanfaatan Penelitian yang dapat 65 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI menjadi alat bantu dalam menyusun LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA rencana kerjasama, Melakukan diklat 2015-2019 hasil penelitian, monitoring pemanfaatan hasil penelitian, menyusun pendaftaran HKI, menyusun perjanjian kerjasama, Uji Coba Komersialisasi, dan menyusun perjanjian komersialisasi W68/OMengembangkan modul aplikasi ALL manajemen perencanaan dan program pada Intra LIPI baru yang berguna sebagai alat bantu untuk perencanaan dan pengukuran kinerja program dan kegiatan LIPI W67/OMengembangkan aplikasi SIMPEG LIPI ALL yang saat ini sudah ada agar sesuai dengan konsep Human Capital Management dan dapat terintegrasi dengan sistem-sistem lain W69/OMengembangkan modul aplikasi ALL manajemen keuangan pada Intra LIPI baru yang terintegrasi dengan aplikasiaplikasi dari Kemenkeu sehingga dapat berguna sebagai alat untuk mengotomasi dan menjadi standard pengelolaan keuangan di lingkungan LIPI W70/OMengembangkan modul aplikasi ALL manajemen Aset/BMN pada Intra LIPI baru yang terintegrasi dengan aplikasiaplikasi dari Kemenkeu sehingga dapat berguna sebagai alat untuk pengelolaan dan penatausahaan Aset/BMN LIPI W71/OMengembangkan modul aplikasi ALL manajemen kesekretariatan pada Intra LIPI baru yang berfungsi sebagai media untuk persuratan elektronik, agenda kegiatan koporat dan individu, serta manajemen dokumen/arsip W77/OMembangun modul aplikasi ALL manajemen layanan internal pada Intra LIPI baru yang dapat digunakan untuk mengelola pelayanan internal administrasi dan penggunaan fasilitas layanan yang ada di lingkungan LIPI Mengembangkan modul aplikasi manajemen layanan publik pada Intra LIPI baru yang mencakup manajemen pelayanan publik, manajemen pengaduan layanan, manajemen KIP, dan manajemen IKM yang dapat digunakan untuk mengelola pelayanan publik LIPI yang terintegrasi W78/OMengembangkan modul aplikasi portal ALL kerja sama yang saat ini sudah ada yang tidak hanya berfungsi sebagai 66 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI database kerja sama yang berguna LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA untuk CRM (Customer relationship 2015-2019 management ) LIPI W75/OMembangun modul aplikasi ALL pengawasan internal pada intra LIPI baru yang dapat digunakan sebagai alat bantu untuk inspektorat W80/OMembangun modul aplikasi sistem ALL informasi eksekutif W81/OMembangun modul aplikasi sistem ALL informasi penunjang pengambilan keputusan W82 / O- Melakukan penambahan kapasitas ALL sistem backup W83 / O- Membangun sistem backup reltime ALL mirroring W84 / O- Mengaktifkan DC Cibinong sebagai DRC ALL LIPI W85 / O- Mengadakan infrastruktur pendukung ALL IT Security W86 / O- Mengadakan infrastruktur pendukung ALL ITSM Threat (T) S1-10 / T1-3 Seluruh Infrastruktur dan Aplikasi yang ada saat ini dikembangkan dan dikelola secara mandiri sehingga dapat memperkecil resiko terkait keamanan jaringan dan sistem informasi. Melakukan testing keamanan unutk seluruh produk sistem informasi dan teknologi informasi secara berkala sesuai dengan perkembangan teknologi 67 W1,2,3,4, 5 / T1-3 Mempercepat implementasi Sistem Autentikasi terpusat / Single Sign On LIPI W9-11 T1-3 / Melakukan Pelatihan IT Sekuriti untuk SDM TIK LIPI W19-23 / T1-3 Mempercepat penyusunan dan implementasi kebijakan tata kelola TIK LIPI yang diantaranya mengatur mengenai keamanan informasi Mempercepat penyusunan dan implementasi ISO 27001 Menyusun standar keamanan teknologi informasi dalam proses pengembangan sistem informasi LIPI Melakukan testing keamanan unutk seluruh produk sistem informasi dan teknologi informasi secara berkala sesuai dengan perkembangan teknologi Memprioritaskan penambahan kapasitas sistem backup Memprioritaskan implemetansi sistem backup reltime mirroring Memprioritaskan Pengadaan infrastruktur pendukung IT Security Memprioritaskan Pengadaan infrastruktur pendukung ITSM Dari hasil analisa SWOT maka didapatkan sub selanjutnya. SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Formulasi LEMBAGA Strategi TIK, yang akan dijelaskan pada subILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 68 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 4. FORMULASI STRATEGI TIK LIPI 4.1. Pendahuluan Dalam tahap selanjutnya dalam penyusunan IT Master Plan LIPI, setelah kita mendapatkan strategi TIK, kita akan melakukan pengelompokkan strategi TIK menjadi 3 bagian meliputi, strategi sistem informasi, strategi teknologi informasi dan strategi tata kelola TI. Setelah itu dalam setiap strategi kita akan melakukan Gap analisis untuk menentukan manakah strategi / sub proses strategi yang akan di pertahankan (utilize), di perbaharui (update), di gantikan (replace), dan di buatkan baru (create). Kemudian kita akan menentukan prioritas dari strategi yang dipiih melalui tabel portfolio matriks Mc. Farlan, manakah strategi yang berada di posisi strategic, high potential, key operational dan support. Penentuan prioritas strategi ini berguna untuk menentukan tahap akhir yaitu menetukan roadmap waktu dalam implementasi semua strategi yang kita miliki. Untuk lebih jelasnya kita dapat melihat gambar 4.1 dibawah ini. Strategi Sistem Informasi GAP Utilize STRATEGI TIK Strategi Teknologi Informasi Portfolio Matriks Update Roadmap Stategi Tata Kelola TI Gambar 4.1. Formulasi Strategi TIK 69 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 4.2. Strategi Sistem Informasi LIPI Strategi Sistem Informasi merupakan salah satu strategi yang dihasilkan dari strategi TIK yang berasal dari SWOT TIK yang meliputi didalamnya analisa value chain, analisa kondisi eksisting TIK, analisa kesenjanan positioning TIK dan analisa trend TIK. Strategi sistem informasi TIK selain berasal dari SWOT TIK dapat juga berasal dari asumsi strategis organisasi. Strategi sistem informasi ini memberikan gambaran mengenai arsitektur sistem informasi LIPI di masa depan dan untuk lebih lengkapnya dapat dilihat pada tabel 4.1 sebagai berikut : Replace Tabel 4.1. Strategi Sistem Informasi LIPI Create No Strategi TIK Sumber Strategi TIK Asumsi Strategis 1 Mengembangkan Service Bus Integrasi Data LIPI SWOT TIK - 2 Meng-upgrade aplikasi Intra LIPI yang saat ini sudah ada sesuai dengan perkembangan teknologi dan pertumbuhan organisasi LIPI yang dapat digunakan sebagai sistem informasi internal/back office LIPI yang mampu meningkatkan efisiensi prosedur kerja dalam rangka menyukseskan pelaksanaan program reformasi birokrasi LIPI. Intra LIPI baru dikembangkan dengan mengadopsi teknologi pengembangan sistem berbasis objek, autentikasi terpusat/SSO, data warehouse dan memenuhi standar best practice ITSM dan IT Security. Modul-modul intra LIPI baru terdiri dari : 1. Perencanaan Penelitian; 2. Seminar Research Design; 3. Pelaksanaan Penelitian; 4. Diseminasi Penelitian; 5. Alih Teknologi Penelitian. 6. Manajemen Perencanaan dan Program; 7. Manajemen Organisasi dan SDM; 8. Manajemen Keuangan; 9. Manajemen Kesekretariatan; SWOT TIK - 70 3 4 5 6 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 10. Manajemen Aset; 11. Manajemen Layanan Internal; 12. Manajemen Layanan Publik; 13. Manajemen Kemitraan dan Kerja Sama; 14. Manajemen Pengawasan/Pengendalian Internal; 15. Manajemen Dasboard Eksekutif; 16. Manajemen Desicion Support System; Membangun Layanan Sistem Informasi Perencanaan Penelitian yang dapat menjadi alat bantu dalam pencarian topik penelitian, penyusunan proposal penelitian, Feasibility study dan penyempurnaan proposal SWOT TIK Informasi permasalahan nasional terkini khususnya permasalahan yang masih terjadi berulang Informasi summary penelitian sejenis yang sudah pernah dilakukan Informasi prioritas penyelesaian permasalahan Informasi terkait dengan peraturan pemerintah terkait dengan peran LIPI Informasi mengenai program nasional (Bapenas) Membangun Layanan Sistem SWOT TIK Informasi Seminar research design yang dapat menjadi alat Informasi objek analisis dan bantu dalam perencanaan e- pendekatan teoritis dalam pemilihan seminar, pelaksanaan e- suatu metodelogi seminar, dan feasibility studi Informasi hasil pengecekan originalitas penelitian Informasi mengenai database penelitian Membangun Layanan Sistem SWOT TIK Informasi Seminar research design yang dapat menjadi alat Informasi objek analisis dan bantu dalam perencanaan e- pendekatan teoritis dalam pemilihan seminar, pelaksanaan e- suatu metodelogi seminar, dan feasibility studi Informasi hasil pengecekan originalitas penelitian Informasi mengenai database penelitian Membangun Layanan Sistem SWOT TIK Informasi Pelaksanaan penelitian yang dapat menjadi alat bantu dalam studi literatur, data gathering, uji coba penelitian, analisis data, 71 Penerapan e-Office yang diimplementasikan dan terintegrasi dalam Sistem Informasi Intra LIPI akan sangat bermanfaat bagi LIPI dalam meningkatkan kinerja LIPI 7 8 9 10 11 dokumentasi/penyimpanan data mentah penelitian dan dokumentasi proses/laporan penelitian Membangun Layanan Sistem Informasi Diseminasi penelitian yang dapat menjadi alat bantu dalam menyusun rencana diseminasi, Menentukan jenis media massa, pelaksanaan diseminasi (e-conference, eExpo), monitoring diseminasi dan Social media analytics. SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 SWOT TIK Informasi terkait hasil-hasil penelitian LIPI Informasi mengenai kebutuhan industri terkait penerapan teknologi hasil penelitian informasi penelitian LIPI yang siap / sesuai dengan kebutuhan industri Informasi mengenai clustering hasil penelitian LIPI yang sesuai dengan segmen industri Informasi mengenai hasil penelitian LIPI yang diprioritaskan untuk diterapkan/dimanfaatkan pada industri Membangun Layanan Sistem SWOT TIK Informasi Pemanfaatan Penelitian yang dapat menjadi mengenai hasil alat bantu dalam menyusun informasi branding/promosi penelitian LIPI rencana kerjasama, Melakukan diklat hasil penelitian, Informasi mengenai status monitoring pemanfaatan hasil pemanfaatan hasil penelitian LIPI penelitian, menyusun oleh industri pendaftaran HKI, menyusun informasi mengenai hasil evaluasi perjanjian kerjasama, Uji Coba pemanfaatan hasil penelitian LIPI Komersialisasi, dan menyusun oleh industri perjanjian komersialisasi Informasi eksekutif bagi pimpinan LIPI untuk menentukan tindak lanjut hasil-hasil penelitian yang telah di terapkan kepada industri Mengembangkan Jurnal Informasi terkait hasil publikasi Elektronik Corporate LIPI penelitian Informasi terkait hasil publikasi penelitian LIPI yang terdaftar secara online Informasi publikasi yang terindeks global Mengembangkan Aplikasi Social informasi mengenai kegiatan Media Analityc terkait pemasyarakatan IPTEK LIPI pemasyarakatan IPTEK Mengembangkan modul aplikasi SWOT TIK manajemen perencanaan dan Informasi mengenai RPJP, RPJM dan program pada Intra LIPI baru Renstra yang berguna sebagai alat bantu Informasi mengenai Renja LIPI untuk perencanaan dan Informasi mengenai proposal usulan 72 - Penerapan e-Office yang diimplementasikan dan terintegrasi dalam Sistem Informasi Intra pengukuran kinerja dan kegiatan LIPI program SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI anggaran LIPI akan LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA sangat bermanfaat Informasi realisasi anggaran 2015-2019 Informasi mengenai kinerja individu yang mendukung organisasi Informasi terkait dengan proses pelaksanaan keuangan dan aset yang terpadu SWOT TIK Informasi terkait struktur organisasi, analisis jabatan, analisis beban kerja dan peta jabatan Informasi terkait perencanaan kebutuhan pegawai Informasi mengenai analisis dan standar kompetensi jabatan struktural Informasi mengenai standar kompetensi dan analisis jabatan Informasi terkait training need analysis (TNA) pegawai Informasi perjanjian kinerja organisasi dan individu Informasi mengenai ketersediaan pegawai berdasarkan kompetensi dan riwayat jabatan Informasi mengenai analisis jabatan dan jenjang karir pegawai SWOT TIK 12 Mengembangkan aplikasi SIMPEG LIPI yang saat ini sudah ada agar sesuai dengan konsep Human Capital Management dan dapat terintegrasi dengan sistem-sistem lain 13 Mengembangkan modul aplikasi manajemen keuangan pada Intra LIPI baru yang terintegrasi dengan aplikasi-aplikasi dari Kemenkeu sehingga dapat berguna sebagai alat untuk mengotomasi dan menjadi standard pengelolaan keuangan di lingkungan LIPI Mengembangkan modul aplikasi SWOT TIK manajemen Aset/BMN pada Intra LIPI baru yang terintegrasi dengan aplikasi-aplikasi dari Kemenkeu sehingga dapat berguna sebagai alat untuk pengelolaan dan penatausahaan Aset/BMN LIPI Mengembangkan modul aplikasi SWOT TIK manajemen kesekretariatan pada Intra LIPI baru yang berfungsi sebagai media untuk persuratan elektronik, agenda kegiatan koporat dan individu, serta manajemen 14 15 73 bagi LIPI dalam meningkatkan kinerja LIPI 16 17 dokumen/arsip Membangun modul aplikasi manajemen layanan internal pada Intra LIPI baru yang dapat digunakan untuk mengelola pelayanan internal administrasi dan penggunaan fasilitas layanan yang ada di lingkungan LIPI Mengembangkan modul aplikasi manajemen layanan publik pada Intra LIPI baru yang mencakup manajemen pelayanan publik, manajemen pengaduan layanan, manajemen KIP, dan manajemen IKM yang dapat digunakan untuk mengelola pelayanan publik LIPI yang terintegrasi SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 SWOT TIK SWOT TIK Informasi pemetaan sumber daya BMN yang ada ditiap-tiap satker Informasi mengenai katalog service Informasi mengenai perjanjian kualitas layanan yang diberikan ke pengguna layanan / SLA Informasi mengenai indikator kepuasan pengguna layanan Informasi mengenai pengguna layanan LIPI 18 19 20 Mengembangkan modul aplikasi portal kerja sama yang saat ini sudah ada yang tidak hanya berfungsi sebagai database kerja sama yang berguna untuk CRM (Customer relationship management ) LIPI stakeholder Informasi mengenai profile stakeholder LIPI Informasi mengenai segmen dari stakeholder LIPI Informasi mengenai LIPI dan juga bidang kepakaran serta kompetensinya Informasi mengenai produk dan jasa LIPI Informasi mengenai hasil kerjasama yang telah dilaksanakan Informasi mengenai kerjasama dan MOU LIPI Informasi mengenai status MOU LIPI Informasi mengenai semua peraturan LIPI Mengembangkan modul aplikasi SWOT TIK pengelolaan regulasi/peraturan pada intra LIPI Informasi peraturan perundangundangan yang terkait tugas dan fungsi LIPI yang sudah dikelompokkan berdasarkan tema Membangun modul aplikasi SWOT TIK pengawasan internal pada intra 74 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Informasi mengenai analisa resiko LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA bisnis proses 2015-2019 LIPI baru yang dapat digunakan sebagai alat bantu untuk inspektorat Informasi hasil audit 21 22 23 24 25 26 27 Membangun modul aplikasi sistem informasi eksekutif Membangun modul aplikasi sistem informasi penunjang pengambilan keputusan Mengembangkan Sistem Informasi Pengelolaan TP/STP SWOT TIK SWOT TIK Informasi mengenai kebutuhan penerapan teknologi pada suatu daerah Melakukan testing keamanan SWOT TIK unutk seluruh produk sistem informasi dan teknologi informasi secara berkala sesuai dengan perkembangan teknologi Mempercepat implementasi SWOT TIK Sistem Autentikasi terpusat / Single Sign On LIPI Melakukan testing keamanan SWOT TIK unutk seluruh produk sistem informasi dan teknologi informasi secara berkala sesuai dengan perkembangan teknologi Mengembangkan SI Pengelolaan Informasi mengenai potensi kebun Kebun Raya raya daerah Informasi mengenai jenis koleksi yang sudah ada - - - 4.3. Strategi Teknologi Informasi LIPI Pada strategi teknologi informasi akan mendefinisikan kebutuhan infrastruktur TI, tren teknologi dan standar teknologi yang dapat diterapkan di LIPI kedepannya dan untuk lebih lengkapnya dapat dilihat pada tabel 4.2 sebagai berikut : Tabel 4.2. Strategi Teknologi Informasi LIPI No Strategi TIK Sumber Strategi TIK Asumsi Strategis 1 Dengan skema koneksi jaringan koneksi internet dan WAN terintegrasi yang sudah menjangkau seluruh satuan kerja LIPI dapat dimanfaatkan SWOT TIK - 75 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 untuk menerapkan sistem authentikasi sentralisasi terdistribusi 2 Memanfaatkan infrastruktur jaringan koneksi WAN LIPI yang sudah terintegrasi untuk mengimplementasikan teknologi komunikasi video teleconference/VOIP dan sistem wireless terintegrasi Memanfaatkan data center yang telah dimiliki oleh LIPI sebagai DRC SWOT TIK - SWOT TIK - Virtual data center dan teknologi virtualisasi dapat digunakan untuk membangun sistem informasi bersifat single sign on yang stabil Memanfaatkan infrastruktur klaster HPC untuk analisis Big Data dan Analisis Media Sosial guna menunjang pengambilan keputusan (Misal : Grand design Research, trend research issues) SWOT TIK - SWOT TIK - 6 Memanfaatkan teknologi virtualisasi dan cloud computing untuk mempercepat proses pengembangan sistem informasi dan meningkatkan efesiensi biaya investasi infrastruktur SWOT TIK - 7 Mengimpementasikan teknologi IPS dan IDS untuk meningkatkan keamanan jaringan koneksi WAN dan sistem informasi LIPI SWOT TIK - 8 Jaringan komputer telah menjangkau seluruh satuan unit kerja, hal tersebut dapat dimanfaatkan untuk menerapkan database yang sentrasilasi terdistribusi untuk menjamin data yang akurat dan slalu tersedia SWOT TIK - 3 4 5 76 9 10 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI SWOT TIK LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Melakukan penambahan kapasitas sistem backup Membangun sistem backup reltime mirroring SWOT TIK - 11 Mengaktifkan DC sebagai DRC LIPI Cibinong SWOT TIK - 12 Mengadakan infrastruktur pendukung IT Security Mengadakan infrastruktur pendukung ITSM SWOT TIK - SWOT TIK - 13 4.4. Strategi Tata Kelola TIK LIPI Pada strategi tata kelola TIK ini akan didefinisikan kebutuhan kebijakan dan prosedur yang dapat diterapkan di LIPI kedepannya dan untuk lebih selengkapnya dapat dilihat pada tabel 4.3 sebagai berikut : Tabel 4.3. Strategi Tata Kelola TIK LIPI No Strategi TIK Sumber Strategi TIK Asumsi Strategis 1 Menyusun Kebijakan Rencana Strategis TIK sesuai standard/compliance Enterprise Architecture yang selaras dan mendukung rencana strategis LIPI secara berkelanjutan SWOT TIK - 2 Mendorong awarness pemanfaatan TIK di tingkat top level management LIPI dengan menyusun kebijakan IT Steering Committee agar inisiatif pemanfaatan TIK dilaksanakan secara top down sehingga dapat menjadi bagian dari strategi LIPI yang mampu mengeleminasi/meningkatkan efektifitas dan efesiensi proses bisnis dalam mencapi sasaran strategis LIPI, dan dapat mendukung proses pengambilan keputusan strategis SWOT TIK - 77 3 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI SWOT TIK LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Menyusun kebijakan penetapan Chief Information Officer (CIO) LIPI yang berfungsi Mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, dan pematauan investasi Teknologi Informasi dan 4 Komunikasi (TIK) yang strategis di tingkat LIPI Menyusun kebijakan tata kelola SWOT TIK - SWOT TIK - SWOT TIK - SWOT TIK - SWOT TIK - SWOT TIK - SWOT TIK - SWOT TIK - SWOT TIK - SWOT TIK - TIK LIPI yang bersifat hybrid 5 Menyusun dan menerapkan kebijakan pengelolaan layanan TIK LIPI yang sesuai standar ITSM / ISO 20000 6 Menyusun dan menerapkan kebijakan keamanan informasi yang sesuai standar ISO/IEC 27001 7 Meningkatkan kemampuan teknis dan manajerial SDM TIK LIPI sesuai dengan trend TIK 8 Menunjuk Unit Pembina Teknis SDM TIK di lingkungan LIPI 9 Menyusun Rencana Pengembangan SDM TIK LIPI 10 Menyusun Kebijakan Rancangan Integrasi Data 11 Menyusun Kebijakan Standard Pengembangan SI 12 Menyusun Kebijakan Pedoman Penelitian dilaksanakan secara elektronik 13 Melakukan Pelatihan IT Sekuriti 78 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 untuk SDM TIK LIPI 14 Mempercepat penyusunan dan implementasi kebijakan SWOT TIK - SWOT TIK - SWOT TIK - tata kelola TIK LIPI yang diantaranya mengatur mengenai keamanan informasi 15 Mempercepat penyusunan dan implementasi ISO 27001 16 Menyusun standar keamanan teknologi informasi dalam proses pengembangan sistem informasi LIPI 79 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 4.5. Enterprise Architecture LIPI Enterprise Architecture (EA) adalah proses menerjemahkan visi dan strategi suatu bisnis ke perubahan yang lebih efektif dengan cara membuat, mengkomunikasikan, dan meningkatkan kebutuhan kunci, prinsip dan model yang mendeskripsikan keadaan organisasi pada masa depan dan memastikan organisasi untuk berevolusi menjadi lebih baik. Pada gambar dibawah ini adalah Enterprise Architecture (EA) yang ada di dalam Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Gambar 4.2. Enterprise Architecture LIPI Enterprise Architecture (EA) LIPI terdiri dari 3 lapisan besar antara lain: 1. Arsitektur Sistem Informasi, yang terdiri sbb : a. Dashboard Eksekutif b. Perencanaan Penelitian c. Seminar Research Design 80 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 d. Pelaksanaan Penelitian e. Diseminasi Hasil Penelitian f. Alih Teknologi Penelitian g. Layanan Kolaborasi dan Integrasi Data h. Manajemen Layanan i. Layanan Manajemen Sistem Informasi j. Manajemen Keuangan dan Aset k. Manajemen Ketatausahaan & Kesekretariatan l. Manajemen Organisasi & SDM m. Manajemen Perancangan Program n. Manajemen Pengawasan Internal 2. Arsitektur Infrastruktur Teknologi Informasi, yang terdiri sbb : a. Security b. Storage c. Server d. Network e. Disaster Recovery Center f. Data Center g. Multimedia h. Big Data 3. Arsitektur Kebijakan & Standar Pengelolaan TIK, yang terdiri sbb : a. Standar Pengelolaan TIK b. Kebijakan Pengelolaan Organisasi TIK c. Kewenangan Unit TIK 81 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 5. SISTEM INFORMASI 5.1. Pendahuluan Bab Sistem Informasi ini pada intinya adalah memberikan gambaran mengenai arsitektur sistem informasi LIPI di masa depan. Arsitektur tersebut disarikan dari strategi penyelarasan bisnis dan TI yang pada ujungnya menghasilkan perkiraan target solusi TI. Arsitektur sistem informasi selain bersumber pada strategi organisasi dan strategi TI organisasi, serta dirumuskan berdasarkan pada prinsip-prinsip pengembangan dan pengelolaan sistem informasi sesuai best practice. Dengan demikian diharapkan arsitektur sistem informasi yang ada dapat dikelola dan diterapkan dengan mudah dari sisi teknologi dan di sisi lain dapat mengakomodasi kebutuhan organisasi. Arsitektur Sistem Informasi yang sudah didefinisikan tentu berdampak kepada seluruh aspek baik bagi domain bisnis maupun TI itu sendiri. Implikasi tersebut meliputi proses bisnis baik operasional maupun strategik organisasi, dampak terhadap peningkatan kapabilitas dan maturitas organisasi TI, serta infrastruktur TI yang akan diterapkan. 5.2. Prinsip-prinsip Berdasarkan Arahan Strategis Sebagian prinsip-prinsip sistem informasi telah disesuaikan dengan kebutuhan dan kepentingan LIPI dan arahan strategis yang telah dijabarkan sebelumnya, sehingga menghasilkan prinsip-prinsip pemanfaatan data berikut ini: 1. Data adalah milik LIPI Prinsip ini diusulkan untuk mendukung pernyataan bahwa data bukan lagi milik masingmasing satuan Kerja / kedeputian namun sepenuhnya menjadi milik LIPI. 2. Mendukung aspek kepentingan LIPI secara menyeluruh dalam bentuk kolaborasi dan integrasi antar Satuan Kerja / Kedeputian. Prinsip ini melengkapi salah satu prinsip sistem informasi yang hanya mendukung aspek kolaborasi dengan penambahan dukungan aspek integrasi antar satuan kerja / kedeputian. 82 5.3. Prinsip-prinsip Umum SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Sistem Informasi LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Dalam menentukan arsitektur sistem informasi yang ideal, dibutuhkan suatu guiding principle yang harus dipenuhi untuk menjamin arsitektur yang sudah dirancang dapat diimplementasikan. Beberapa prinsip yang harus dipenuhi ditunjukkan pada tabel berikut. Tabel 5.1. Prinsip-prinsip Umum Sistem Informasi No. Prinsip Penjelasan 1 Anytime/Anywhere Access Aplikasi seharusnya dapat diakses kapan saja dimana saja oleh seluruh pegawai dan stakeholder sesuai hak akses 2 Reengineering First Sebisa mungkin prosedur atau aturan bisnis yang akan didukung oleh sistem informasi sudah jelas dan disepakati oleh seluruh elemen yang terlibat dalam penggunaan aplikasi. Di satu sisi arsitektur sistem informasi yang akan diterapkan harus tanggap (adaptif) terhadap kebutuhan bisnis yang dinamis 3 Minimize Platform Configurations Platform teknologi yang digunakan seharusnya terstandarisasi sehingga memudahkan perbaikan, updating, dan pemeliharaan 4 Integration Modul aplikasi yang ada seharusnya dapat saling berinteraksi sesuai kebutuhan bisnis. 5 Reduce Integration Complexity Proses Integrasi dan pemeliharaannya seharusnya dilakukan melalui pola-pola yang standar sesuai dengan best practice dan mempertimbangkan kapabilitas organisasi TI. 6 Reuse before buying, Buy before Building Pemanfaatan lebih lanjut dari aset aplikasi yang telah ada sebelum dilakukan pengembangan aplikasi baru. Apabila reuse tidak memenuhi kebutuhan bisnis maka sebaiknya dilakukan pembelian produk jadi daripada membangun aplikasi dari awal. 5.4. Business IS Strategy Pada tabel berikut akan diuraikan mengenai kesenjangan yang terjadi pada lapisan sistem informasi LIPI. Tabel 5.2. Analisis Kesenjangan Sistem Informasi No. 1. Proses Bisnis Perencanaan Penelitian Sub Proses Kondisi Saat Ini Solusi Teknis Usulan Teknologi Pencarian Topik Penelitian Pencarian ide sudah menggunakan fasilitas internet dan berlangganan jurnal (springer dan science direct) namun masih dilakukan secara parsial oleh masing-masing peneliti Sistem yang dapat dimanfaatkan dalam mencari topik penelitian dan kolaborasi penelitian dengan topik yang hampir sama sehingga dapat menghindari redudancy dan Sistem Informasi Perencanaan Penelitian 83 Big Data Penyusunan Proposal Penelitian Feasibility study Penyempurnaan Proposal 2. Seminar Research Design Perencanaan seminar 3. Pelaksanaan seminar 4. Penyempurnaan rencana penelitian 5. Pelaksanaan Penelitian Laboratorium 6. Studi Literatur Penyiapan sarana prasarana penelitian Melakukan percobaan dan Karakteristik dan analisis Penyusunan laporan teknis penelitian 7. Pelaksanaan Penelitian nonlaboratorium Studi literatur Menyempurnaka n Metode Penelitian SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI duplikasi penelitian LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Saat ini IT digunakan sebagai Sistem yang dapat 2015-2019 sarana penyusunan proposal dimanfaatkan guna contoh ProgramKu Intra LIPI menyusun proposal penelitian Saat ini kelayakan proposal Sistem yang dapat dinilai dari hasil tim penilai dimanfaatkan dalam PME melakukan feasibility study Saat ini revisi Sistem yang dapat penyempurnaan proposal dimanfaatkan dalam masih dilakukan secara penyempurnaan manual proposal Saat ini masih dilakukan Sistem yang dapat Sistem secara manual dimanfaatkan dalam Informasi perencanaan karena Research bisa mencari database Design pakar yang akan diundang e-seminar Saat ini masih dilakukan Sistem yang dapat secara manual dimanfaatkan dalam pelaksanaan degan eseminar Saat ini masih dilakukan Sistem yang dapat secara manual dimanfaatkan dalam melakukan feasibility study e-library yang ada saat ini Sistem yang dapat Sistem belum maksimal dimanfaatkan dalam Informasi mengakomodir dalam studi searching dan dapat Pelaksanaan literatur menggunakan e-library Penelitian Saat ini sudah diakomodir Sistem yang dapat e-library oleh e-proc dimanfaatkan dalam Big Data mencari produsen e-proc penjual sarpras Saat ini dibeberapa unit kerja Sistem yang dapat sudah memanfaatkan IT manfaatkan dalam dalam melakukan percobaan melakukan percobaan Saat ini sudah memanfaatkan Sistem yang dapat IT dalam karakterisasi dan dimanfaatkan dalam analisis namun perlu karakterisasi dan dibuatkan regulasi / SOP analisis terkait dengan dokumentasi hasil analisis data tersebut Saat ini sudah memanfaatkan Sistem yang dapat IT dalam penyusunan laporan dimanfaatkan dalam teknis penelitian penyusunan laporan teknis penelitian Sistem yang dapat dimanfaatkan untuk searching dan dapat menggunakan e-library Sistem yang dapat dimanfaatkan dalam penyempurnaan metode 84 Mengurus persiapan penelitian Data Gathering Analisis Penyusunan laporan teknis 8. 9. 10. 11. Diseminasi Hasil Penelitian, FGD/Workshop/ Seminar Diseminasi Hasil Penelitian, Expo Diseminasi Hasil Penelitian, Media Massa Pemanfaatan Hasil Penelitian, Non Komersil SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 - Sudah ada beberapa satker dalam memanfaatkan IT untuk data gathering Saat ini sudah memanfaatkan IT dalam analisis namun perlu dibuatkan regulasi / SOP terkait dengan dokumentasi hasil analisis data tersebut Saat ini sudah memanfaatkan IT dalam penyusunan laporan teknis penelitian Menyusun rencana diseminasi Saat ini sudah memanfaatkan IT dalam menyusun rencana diseminasi Pelaksanaan disemanasi (seminar, FGD, workshop) Menyusun rencana event e-conference menggunakan skype/vicon cisco Pengadaan sarana dan prasarana expo Melaksanakan expo Saat ini untuk pengadaan sarana dapat diakomodir oleh sistem SPSE Saat ini publikasi expo via iklan expo Menyusun desain materi diseminasi Saat ini sudah memanfaatkan IT dalam melakukan desain materi diseminasi (website) Menentukan jenis media massa Saat ini belum memiliki sistem IT dalam menentukan jenis media massa Diseminasi melalui media massa Monitoring hasil diseminasi Saat ini diseminasi melalui media social Facebook dan Twitter Saat ini sudah memanfaatkan IT dalam melakukan monitoring hasil diseminasi (Google Schoolar) Saat ini sudah ada portal kerjasama bkhh LIPI Menyusun rencana kerjasama Melakukan diklat hasil penelitian Monitoring Saat ini rencana event dapat dilihat pada Agenda Intra Saat ini diklat hasil penelitian sudah memanfaatkan video e-learning - 85 Sistem yang dimanfaatkan data gathering Sistem yang dimanfaatkan analisis dapat dalam dapat dalam Sistem yang dapat dimanfaatkan dalam penyusunan laporan teknis penelitian Sistem yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana diseminasi Sistem yang dapat dimanfaatkan untuk econference Sistem yang dapat dimanfaatkan untuk escheduling Sistem yang dapat dimanfaatklan untuk eprocurement Sistem yang dapat dimanfaatkan dalam melaksanakan expo Sistem yang dapat dimanfaatkan dalam melakukan desain materi diseminasi Sistem yang dapat membantu menentukan jenis media massa Sistem yang dapat membantu dalam Social media analytics Sistem yang dapat dimanfaatkan dalam menyusun kerjasama (software kerjasama) Sistem yang dapat dimanfaatkan sebagai E-Learning Sistem yang dapat Sistem Informasi Diseminasi Hasil Penelitian e-conference Social Media Google Schoolar Sistem Informasi Pemanfaatan Hasil Penelitian pemanfaatan hasil penelitian 12. Pemanfaatan Hasil Penelitian, Komersil Menyusun pendaftaran HKI Menyusun perjanjian kerjasama Uji Coba Komersialisasi Menyusun perjanjian komersialisasi 13. 14. Manajemen SDM Organisasi & Manajemen Perencanaan Program dan Anggaran - SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI dimanfaatkan dalam LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA monitoring 2015-2019 pemanfaatan hasil penelitian Saat ini masih diakukan Sistem yang dapat secara manual dimanfaatkan dalam mengurus pendaftaran HKI Saat ini masih diakukan Sistem yang dapat secara manual digunakan dalam menyusun perjanjian kerjasama Saat ini masih diakukan Sistem yang dapat secara manual dimanfaatkan dalam uji coba komersialisasi Saat ini masih diakukan Sistem yang dapat secara manual digunakan dalam menyususn perjanjian komersialisasi Saat ini LIPI sudah memiliki Sistem yang dapat Sistem Sistem Informasi Manajemen dimanfaatkan dalam : Informasi Kepegawaian (SIMPEG) LIPI 1. Recruitment SDM & yang sudah cukup lengkap, pegawai Organisasi namun perlu dikembangkan 2. Evaluasi Jabatan agar dapat memenuhi dan Organisasi kebutuhan implementasi 3. Alat bantu konsep HCM dan dapat asesmen terintegrasi dengan sistemkompetensi dan sistem lain. analisis jabatan 4. Alat bantu melaksanakan promosi jabatan secara terbuka 5. Alat bantu menentukan pola karir pegawai 6. Pelatihan dan diklat kompetensi pegawai Saat ini sudah LIPI sudah Sistem yang dapat Sistem memiliki sistem perencanaan dimanfaatkan dalam : Informasi (e-Pelaporan) pada Intra LIPI, 1. Proses Perencanaan namun masih perlu perencanaan Program dan dikembangkan agar dapat 2. Penetuan prioritas Anggaran terintegrasi dengan sistemperencanaan sistem lain 3. Membantu pengukuran kinerja 4. Alat bantu dalam monitoring dan evaluasi / pengawasan internal 5. Penyusunan laporan kinerja 6. Menyususn 86 15. Manajemen Keuangan - 16. Manajemen Aset - SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI program dan LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA kegiatan 2015-2019 7. Membantu proses penyusunan anggaran 8. Membantu proses penelaahan anggaran 9. Membantu proses pelaksanaan / revisi anggaran 10. Membantu proses monev anggaran Saat ini pengelolaan Sistem yang dapat Sistem keuangan di LIPI sudah dimanfaatkan dalam : Informasi menggunakan aplikasi- 1. Automasi proses Manajemen aplikasi dari Kemenkeu, pertanggung Keuangan namun dalam jawaban keuangan pelaksanaannya aplikasi- 2. Membantu proses aplikasi tersebut belum perbendaharaaan dapat mengkomidir keuangan kebutuhan transaksi 3. Membantu proses pengelolaan keuangan automasi payroll sehingga sebagian besar dan tunjangan proses masih dilakukan pegawai secara manual yang 4. Membantu proses mengakibatkan terdapat pembukuan banyak kesalahan dalam (general ledger) proses pertanggung jawaban 5. Membantu proses dan pembukuan lebih lanjut perhitungan pajak dikarenakan belum adanya 6. Pengelolaan PNBP sistem mengakibatkan tidak 7. Pengelolaan baran adanya standardisasi persediaan dokumen pertanggung 8. Automasi jawaban keuangan dokumen perjalanan dinas Saat ini pengelolaan Sistem yang dapat Sistem aset/BMN di LIPI sudah dimanfaatkan dalam : Informasi menggunakan aplikasi- 1. Perencanaan Manajemen aplikasi dari Kemenkeu, kebutuhan Aset Aset namun dalam 2. Proses pengadaan pelaksanaannya aplikasie-procurement aplikasi tersebut belum 3. Proses dapat mengkomidir pemeliharaan aset kebutuhan pengelolaan BMN 4. Pengendalian aset sehingga sebagian besar 5. Penatausahaan proses masih dilakukan aset secara manual yang 6. Pemanfaatan dan mengakibatkan terdapat penilaian aset banyak permasalahan dalam 7. Pemindahtangana proses pengelolaan aset n aset lebih lanjut dikarenakan 8. Penghapusan aset belum adanya sistem mengakibatkan tidak adanya standardisasi dokumen pertanggung jawaban keuangan 87 17. Manajemen Kesekretariatan (tata usaha dan rumah tangga) - 20. Manajemen Pengendalian Internal - 21. Manajemen Layanan Publik - Mengembangka n Intra LIPI yang saat ini sudah ada sesuai dengan Modul SI Manajemen Perencanaan dan Anggaran 18. 19. 22 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Saat ini LIPI belum memiliki Sistem yang dapat Sistem LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA sistem penyebarluasan dimanfaatkan untuk Informasi 2015-2019 informasi secara masal penyebarluasan Manajemen informasi bagi seluruh Kesekretariat pegawai an (tata dan Saat ini LIPI sudah memiliki Sistem yang dapat usaha sistem layanan manajemen digunakan untuk rumah ruang pertemuan dan layanan umum tangga) kendaraan dinas perlu kerumahtanggaan dikembangkan dan dilakukan (ruang pertemuan, upgrade sistem agar dapat kendaraan, dll) terintegrasi dengan sistem lain Saat ini LIPI sudah memiliki Sistem yang dapat database peraturan (JDIH) dimanfaatkan untuk perlu dikembangkan dan membantu manajemen dilakukan upgrade sistem peraturan. agar tidak hanya sebagai database namu dapat berfungsi untuk automasi proses penerbitan peraturan (e-regulasi) Saat ini LIPI belum memiliki Sistem yang dapat Sistem sistem audit dan pengawasan dimanfaatkan dalam : Informasi internal 1. Membantu proses Manajemen audit internal Pengendalia 2. Membantu proses n Internal pengawasan internal Saat ini hampir seluruh Sistem yang dapat satker di LIPI sudah dimanfaatkan dalam : menerapkan SMM namun 1. Penerapan Quality masih secara manual Management System 2. Manajemen Resiko Saat ini LIPI belum memiliki Sistem yang dapat Sistem sistem manajemen layanan digunakan untuk Informasi public manajemen layanan Manajemen publik Layanan Saat ini LIPI sudah memiliki Sistem yang dapat Publik portal kerja sama namun digunakan untuk masi perlu dikembangkan pengelolaan kemitraan agar dapat berfungsi lebih maksimal sebagai CRM LIPI Saat ini sudah memilik KIP Sistem yang dapat Online namun masih perlu digunakan untuk dikembangkan dan dilakukan pengelolaan KIP dan upgrade sistem agar dapat pengelolaan pengaduan terintegrasi dengan sistem lain Saat ini proses perencanaan Update Sistem program dan kegiatan di LIPI Informasi masih dilakukan secara Manajemen manual dan menggunakan Perencanaan aplikasi renja KL dari dan 88 perkembangan teknologi dan pertumbuhan organisasi LIPI yang dapat digunakan sebagai sistem informasi internal/back office LIPI yang mampu meningkatkan efisiensi dan efektifitas seluruh prosedur kerja dalam rangka menyukseskan pelaksanaan program reformasi birokrasi LIPI. Modul SI Manajemen Organisasi dan SDM SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Bappenas Anggaran LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Saat ini LIPI belum memiliki Create 2015-2019 referensi data perencanaan RPJMN, RKP, Renstra LIPI, Renja LIPI yang tersimpan dalam database terstruktur yang mudah diakses Saat ini LIPI belum memiliki Create sistem informasi untuk penentuan prioritas perencanaan Saat ini sudah LIPI sudah Create memiliki sistem pengukuran kinerja, monev dan pelaporan pada Intra LIPI, namun masih perlu dikembangkan agar dapat terintegrasi dengan sistemsistem lain. Saat ini proses penyusunan Create anggaran menggunakan aplikasi desktop RKAKL dari Kemenkeu dan penyusunan dokumen KAK/TOR/Proposal pendukung masih dilakukan secara manual Saat ini proses penelaahan Create anggaran masih dilakukan secara manual terhadap dokumen KAK/TOR/Proposal pendukung. Saat ini proses usulan revisi Create anggaran masih dilakukan secara manual. Saat ini proses monitoring Create anggarang menggunakan aplikasi SPAN Kemenkeu sehingga data realisasi anggaran tidak realtime dikarenakan menunggu proses SP2D Saat ini proses rekrutmen Update Sistem PNS sudah dilakukan secara Informasi online, namun belum Manajemen terintegrasi secara maksimal. Organisasi dan SDM Saat ini pada SIMPEG LIPI Update belum terdapat informasi struktur organisasi Saat ini pada SIMPEG LIPI Create belum terdapat informasi analisis jabatan Saat ini analisis beban kerja Create masih dilakukan secara manual Saat ini pada SIMPEG LIPI Create belum terdapat fitur 89 Modul Manajemen Pengelolaan Keuangan SI Modul SI Manajemen Aset SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI perencanaan kebutuhan LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA formasi pegawai 2015-2019 Saat ini pada SIMPEG LIPI Create belum terdapat fitur performance management sehingga SKP masih secara manual Saat ini pada SIMPEG LIPI Create belum terdapat fitur pola karir pegawai Saat ini pada SIMPEG LIPI Create belum dapat menyajikan informasi peta jabatan Saat ini pada SIMPEG LIPI Create belum dapat memberikan informasi kepakaran Setiap satuan kerja di LIPI Replace memiliki sistem presensi/kehadiran pegawai yang berbeda-beda sehingga sulit untuk mengintegrasikannya Saat ini LIPI sudah memiliki Update Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) LIPI yang sudah cukup lengkap, namun perlu dikembangkan agar dapat memenuhi kebutuhan implementasi konsep HCM dan dapat terintegrasi dengan sistemsistem lain. Saat ini pengelolaan Create Sistem keuangan di LIPI sudah Informasi menggunakan aplikasiManajemen aplikasi dari Kemenkeu, Pengelolaan namun dalam Keuangan pelaksanaannya aplikasiaplikasi tersebut belum dapat mengkomidir kebutuhan transaksi pengelolaan keuangan sehingga sebagian besar proses masih dilakukan secara manual yang mengakibatkan terdapat banyak kesalahan dalam proses pertanggung jawaban dan pembukuan lebih lanjut dikarenakan belum adanya sistem mengakibatkan tidak adanya standardisasi dokumen pertanggung jawaban keuangan. Saat ini pengelolaan Create Sistem aset/BMN di LIPI sudah Informasi menggunakan aplikasiManajemen 90 Modul SI Manajemen Kesekretariatan (tata usaha dan rumah tangga) Modul SI Manajemen Layanan Internal Modul SI Manajemen Layanan Publik Modul SI Manajemen Kerja sama SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI aplikasi dari Kemenkeu, Aset LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA namun hanya sebatas 2015-2019 pencatatan nilai BMN dan dalam pelaksanaannya aplikasi-aplikasi tersebut belum dapat mengkomidir kebutuhan pengelolaan BMN sehingga sebagian besar proses masih dilakukan secara manual yang mengakibatkan terdapat banyak permasalahan dalam proses perencanaan, pemanfaatan dan penghapusan aset. Saat ini LIPI sudah Utilize mengimplementasikan LPSE yang sudah terintegrasi secara nasional Saat ini LIPI sudah memiliki Update Sistem sistem persuratan, berkas Informasi dijital dan manajemen Manajemen agenda pada Intra LIPI, Kesekretariat namun masih perlu an (tata dikembangkan agar dapat usaha dan terintegrasi dengan sistemrumah sistem lain. tangga) Saat ini LIPI sudah memiliki Update aplikasi e-arsip (sistem manajemen dokumen) namun belum terintegrasi dengan sistem persuratan elektronik Saat ini LIPI sudah memiliki Update Sistem sistem-sistem pelayanan Informasi administrasi diantaranya Manajemen Portal Layanan BU, LSP Layanan SIMPEG, Revisi Anggaran dan Internal PNBP namun semua aplikasi tsb saling terpisah dan tidak terintegrasi dengan masksimal Saat ini LIPI sedang Update Sistem mengembangkan sitem Informasi layanan science namun Manajemen belum terintegrasi dengan Layanan sistem lain seperti Sistem KIP, Publik Sistem IKM, SI Pengaduan Saat ini LIPI sudah memiliki Update Sistem Sistem Informasi Portal Kerja Informasi Sama, namun baru sebatas Manajemen database kerja sama yang Kerja sama masi perlu dikembangkan agar dapat mengakomodir seluruh pemrosesan dan monitoring pelaksanaan kerja 91 Modul Manajemen Regulasi SI Modul SI Pengendalian/Au dit Internal Modul eksekutif SI Modul Pendukung Pengambilan Keputusan SI Modul SI Service Bus LIPI Modul SI Website LIPI 23 Membangun Layanan eResearch LIPI Modul Perencanaan Penelitian SI Modul SI Seminar research design SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI sama di lingkungan LIPI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Saat ini LIPI sudah memiliki Update Sistem 2015-2019 Sistem InformasiJDIH, namun Informasi baru sebatas database Manajemen peraturan/regulasi dan masih Regulasi perlu dikembangkan agar dapat mengakomodir seluruh pemrosesan dan monitoring peraturan perundangundangan Belum Ada Create Sistem Informasi Pengendalia n/ Audit Internal Belum Ada Create Sistem Informasi Eksekutif Belum Ada Create Sistem Informasi Pendukung Pengambil Keputusan LIPI belum memiliki aplikasi Create Sistem pertukaran data Informasi Service bus / API LIPI Saat ini sudah memiliki Utilize Website LIPI modul SI Website LIPI pada Intra LIPI Pencarian ide sudah Create Sistem menggunakan fasilitas Informasi internet dan berlangganan Perencanaan jurnal (springer dan science Penelitian direct) namun masih dilakukan secara parsial oleh masing-masing peneliti Saati ini proses penyusunan Update proposal dapat menggunakan modul Program-ku pada Intra LIPI, namun masih belum terintegrasi dengan sistem informasi lainnnya Saat ini proses penilaian studi Create kelayakan proposal penelitian dilakukan secara manual oleh PME Kedeputian Saat ini revisi Create penyempurnaan proposal masih dilakukan secara manual Proses perencanaan seminar Create Sistem masih dilakukan secara Informasi manual Seminar Research Proses pelaksanaan seminar Create Design belum memanfaatkan IT 92 Modul Pelaksanaan penelitian SI Modul SI Diseminasi hasil penelitian (teknologi/konse p/model/jenis produk/koleksi) Modul SI Alih Teknologi penelitian OJS Corporate LIPI 24 Mengembangka n Jurnal Elektronik Korporate LIPI 25 Membangun Layanan Pengelolaan TP/STP SI Pengelolaan TP/STP 26 Mengembangka SI Pengelolaan SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Proses penyempurnaan Create LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA rencana penelitian masih 2015-2019 dilaksanakan dengan manual e-library yang ada saat ini Update Sistem belum maksimal Informasi mengakomodir dalam studi Pelaksanaan literatur Penelitian Saat ini dibeberapa unit kerja Update sudah memanfaatkan IT dalam melakukan percobaan namun perlu dikembangkan penyediaan sarana dokumentasi seluruh proses uji coba yang terpusat dalam repositori data ilmiah Saat ini dibeberapa unit kerja Update sudah memanfaatkan IT dalam proses data gathering namun perlu dikembangkan penyediaan sarana dokumentasi seluruh proses data gathering yang terpusat dalam repositori data ilmiah Saat ini dibeberapa unit kerja Update sudah memanfaatkan IT dalam melakukan percobaan namun perlu dikembangkan penyediaan sarana dokumentasi seluruh proses analisis yang terpusat dalam repositori data ilmiah Saat ini sudah memanfaatkan Update modul kegiatan-ku pada intra LIPI dalam penyusunan laporan teknis penelitian Belum memiliki sistem Create diseminasi penelitian berbasis IT Saat ini LIPI sedang mengembangkan sistem IDWOS Saat ini hampir setiap satuan kerja membangun OJS sehingga sulit untuk mengintegrasikan dan mengelola jurnal elektronik LIPI secara korporat Belum Ada Update Belum Ada Create 93 Update Create Sistem Informasi Pengelolaan Jurnal Elektronik Korporat LIPI Sistem Informasi Layanan Pengelolaan TP/STP Sistem n SI Pengelolaan Kebun Raya SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Informasi LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Pengelolaan 2015-2019 Kebun Raya Kebun Raya Berikut dibawah ini adalah gambar dari strategi sistem informasi LIPI: Gambar 5.1. Strategi Sistem Informasi 94 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Fungsi-Fungsi utama yang berjalan di dalam LIPI, didukung oleh sistem-sistem yang berada pada lapisan ini. Di dalam lapisan ini terbagi menjadi lima core sistem diantaranya adalah perencanaan penelitian, pelaksanaan penelitian, research design, diseminasi hasil penelitian, alih teknologi penelitian. Berikut adalah daftar lengkap dari keempat bagian sistem tersebut. 1. Sistem Perencanaan Penelitian Kondisi saat ini proses perencanaan penelitian masih dilakukan secara parsial dan tidak ada kolaborasi sehingga redundancy dan duplikasi penelitian masih terjadi dan pemanfaatan IT masih sebatas pada penyusunan proposal. Dan dimana sistem yang akan dibangun dapat dimanfaatkan dalam melakukan : a. Pencarian topik penelitian dan kolaborasi penelitian dengan topik yang hampir sama sehingga dapat menghindari redundancy dan duplikasi penelitian b. Menyusun proposal penelitian c. Feasibility study d. Penyempurnaan proposal 2. Sistem Research Design Kondisi saat ini seminar research design masih dilakukan secara manual. Dan dimana sistem yang akan dibangun dapat dimanfaatkan dalam melakukan : a. Perencanaan seminar karena dapat mencari database pakar yang akan diundang b. Pelaksanaan seminar dengan e-seminar c. Penyempurnaan rencana penelitian dengan melakukan feasibility study 3. Sistem Pelaksanaan Penelitian Kondisi saat ini proses pelaksanaan penelitian belum memanfaatkan IT secara maksimal dikarenakan belum ada sistem informasi dan kebijakan terkait dokumentasi proses sehingga data mengenai proses penelitian masih tersebar dan tidak terdokumentasi dengan baik. Dan dimana sistem yang akan dibangun dapat dimanfaatkan dalam melakukan : a. Studi Literatur, yaitu dalam searching dan dapat menggunakan e-library b. Penyiapan sarana dan prasarana penelitian, yaitu dalam mencari produsen penjual sarana dan prasarana penelitian c. Menyempurnakan metode penelitian (Penelitian Non Lab) d. Data gathering (Penelitian Non Lab) 95 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 e. Analisis (Penelitian Non Lab) f. Melakukan percobaan g. Karakteristik dan analisa h. Penyusunan laporan teknis penelitian 4. Sistem Diseminasi Hasil Penelitian Kondisi saat ini proses diseminasi hasil penelitian masih belum memanfaatkan IT secara maksimal 5. Sistem Alih Teknologi Penelitian Kondisi saat ini proses teknologi / pemanfaatan hasil penelitian sebagian besar masih dilakukan secara manual terkait kerjasama, kemitraan, dan monitoring pemanfaatan hasil penelitian Fungsi pendukung lainnya yaitu Layanan Kolaborasi dan Integrasi Data, yang terdiri dari : 1. Sistem E-Library Kondisi saat ini pengelolaan e-library masih dilakukan oleh masing-masing satuan kerja LIPI, diantaranya : a. Pusbindiklat : Pustaka Pusbindiklat b. PDII : Digital Library (LARAS) c. P20 : Senayan Library Management System (SLIMS) d. Biologi : Digital Library e. KR Bogor : Situs Perpustakaan KRB f. KR Cibodas : Katalog Online Perpusatakaan g. KR Purwodadi : Perpusatakaan KRP h. KR Bali : Aplikasi Senayan i. TTG : Sistem Informasi Perpusatakaan j. P2E : Pangkalan Data Ekonomi k. Politik : Pangkalan Data Politik l. PDII : Sistem Sirkulasi & Data Pengunjung Perpustakaan m. BIT : Sistem Informasi Perpustakaan n. P2KK : Sistem Informasi Pangkalan Data P2KK o. P2SDR : Pangkalan Data 96 p. P2SMTP : Digital Library Diharapkan kedepannya pengelolaan SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA library2015-2019 dapat dilakukan secara terpusat dan terintegrasi dimana akses informasi diantara library di satuan kerja dapat diakses dan terhubung satu sama lainnya dengan membuat sistem e-library terpusat. 2. Sistem Kolaborasi Kondisi saat ini terdapat banyak aplikasi sistem informasi yang dikembangkan oleh masingmasing satuan kerja dan tentunya hal ini menjadi masalah dalam hal integrasi data dan informasi ke depannya, diperlukanlah sistem kolaborasi / sistem API yang dapat menghubungkan seluruh aplikasi sistem informasi yang digunakan sehingga integrasi data dan informasi dapat terwujud. Sistem kolaborasi yang dibangun kedepannya harus dapat mengakomodir kebutuhan seluruh sistem informasi yang ada (multi platform). 3. Sistem Pengelolaan TP/STP Science Techno Park (STP) adalah merupakan kawasan yang dikelola secara professional dengan tujuan meningkatkan kesejahteraan/perekonomian masyarakat sekitarnya dengan mempromosikan budaya inovasi dan daya saing dari bisnis berbasis pengetahuan. Saat ini akan dibangun beberapa kawasan STP yang salah satunya akan terletak di kampus LIPI Cibinong. Adapun beberapa kegiatan saat ini yang berjalan sbb : a. Akselerasi Diseminasi Produk sistem Pemantau Cuaca Secara On-Line di Kawasan CSC-BG LIPI b. Akselerasi Diseminasi Teknologi Pengolahan Air Bersih Dan Air Minum Hemat Energi dan Perawatan c. Alih Teknologi Diversifikasi Hasil Perikanan (Abon Ikan/Lele) d. Fasilitasi Instalasi dan Pengelolaan Monitoring Radar Pengawas Pantai e. Fasilitasi Pemanfaatan Mobil listrik LIPI di kawasan CSC-BG LIPI f. dll Diharapkan kedepannya pengelolaan TP/STP di seluruh LIPI dapat kelola secara integrasi melalui sistem informasi pengelolaan TP/STP LIPI. 4. Sistem e-Learning Kondisi saat ini e-learning hanya digunakan sebagai bahan ajar diklat online pada satuan kerja Pusbindiklat (Sistem Informasi Diklat). Diharapkan kedepannya sistem e-learning ini dapat juga digunakan untuk seluruh satuan kerja dalam memberikan informasi / pengajaran 97 sesuai dengan kepakarannya dengan kerja LIPI. 5. SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI memperhatikan akomodasi kebutuhan seluruh satuan LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 Sistem Pengelolaan Jurnal Elektronik Korporat Kondisi saat ini pengelolaan jurnal masih dilakukan oleh masing-masing satuan kerja LIPI, diantaranya : a. Pusbindiklat : e-widyariset b. Pappiptek : Journal of S&T and R&D Management c. Oseanografi : Open Journal System d. KR Bogor : Jurnal KR Bogor e. Metrologi : e-journal f. PDII : Jurnal Ilmiah Indonesia Diharapkan kedepannya pengelolaan jurnal elektronik dapat dilakukan secara integrasi/terpusat/korporat dengan membuat sistem pengelolaan jurnal elektronik korporat yang dapat menakomodasi semua kebutuhan satuan kerja dalam pengelolaan jurnal di setiap satuan kerja LIPI. 6. Sistem Pengelolaan Kebun Raya Kondisi saat ini LIPI memiliki empat kebun raya besar meliputi : KR. Bogor, KR. Cibodas, KR. Purwodadi dan KR. Bali. Dalam pengelolaannya kebun raya LIPI saat ini memliki berbagai macam sistem informasi yang digunakan seperti : a. Sistem Informasi Registrasi Tanaman Koleksi b. Sistem Informasi Herbarium c. Sistem Informasi administratif pengelolaan KR Diharapkan kedepannya pengelolaan kebun raya LIPI dapat dilakukan secara integrasi dengan membuat sistem pengelolaan kebun raya LIPI, sebagai contoh untuk administrasi pengelolaan seluruh kebun raya LIPI dapat dimonitor secara realtime melalui dashboard kebun raya dan pengunjung kebun raya dapat melihat seluruh koleksi flora dan fauna di seluruh kebun raya LIPI dengan memanfaatkan sistem informasi ini. Sistem-sistem yang berfungsi mendukung fungsi-fungsi yang bersifat administratif dapat dilihat sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Perencanaan dan Anggaran 98 Kondisi namun SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI saat ini sudah LIPI sudah memiliki sistemLEMBAGA perencanaan (e-Pelaporan) pada Intra LIPI, ILMU PENGETAHUAN INDONESIA masih perlu dikembangkan agar dapat 2015-2019 terintegrasi dengan sistem-sistem lain. Dan dimana sistem yang akan dibangun dapat dimanfaatkan dalam melakukan : a. Proses perencanaan b. Penentuan prioritas perencanaan c. Pengukuran kinerja d. Monitoring & evaluasi (pengawasan internal) e. Penyusunan laporan kinerja f. Penyusunan program dan kegiatan g. Penyusunan anggaran h. Penelaahan anggaran i. Pelaksanaan revisi anggaran j. Monev anggaran 2. Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Keuangan Kondisi saat ini pengelolaan keuangan di LIPI sudah menggunakan aplikasi-aplikasi dari Kemenkeu, namun dalam pelaksanaannya aplikasi-aplikasi tersebut belum dapat mengakomodir kebutuhan transaksi pengelolaan keuangan sehingga sebagian besar proses masih dilakukan secara manual, yang mengakibatkan terdapat banyak kesalahan dalam proses pertanggung jawaban dan pembukuan lebih lanjut dikarenakan belum adanya sistem mengakibatkan tidak adanya standardisasi dokumen pertanggung jawaban keuangan. Dan dimana sistem yang akan dibangun dapat dimanfaatkan dalam melakukan : a. Automasi proses pertanggung jawaban keuangan b. Proses perbendaharaan keuangan c. Proses automasi payroll dan tunjangan pegawai d. Proses pembukuan (general ledger) e. Proses perhitungan pajak f. Pengelolaan PNBP g. Pengelolaan barang persediaan h. Automasi dokumen pejalanan dinas 3. Sistem Informasi Organisasi dan SDM Kondisi saat ini LIPI sudah memiliki Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) LIPI yang sudah cukup lengkap, namun perlu dikembangkan agar dapat memenuhi kebutuhan 99 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI implementasi konsep HCM dan dapat terintegrasi dengan sistem-sistem lain. Dan dimana LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA sistem yang akan dibangun dapat dimanfaatkan 2015-2019 dalam melakukan : a. Recruitment pegawai b. Perencanaan pengembangan SDM c. Penilaian SKP d. Penegakan displin pegawai melaui monitoring kehadiran pegawai e. Evaluasi jabatan dan organisasi f. Asesmen kompetensi dan analisis jabatan g. Melaksanakan promosi jabatan secara terbuka h. Pelatihan dan diklat kompetensi pegawai 4. Sistem Informasi Manajemen Aset Kondisi saat ini pengelolaan aset/BMN di LIPI sudah menggunakan aplikasi-aplikasi dari Kemenkeu, namun dalam pelaksanaannya aplikasi-aplikasi tersebut belum dapat mengakomodir kebutuhan pengelolaan BMN sehingga sebagian besar proses masih dilakukan secara manual yang mengakibatkan terdapat banyak permasalahan dalam proses pengelolaan aset lebih lanjut dikarenakan belum adanya sistem mengakibatkan tidak adanya standardisasi dokumen pertanggung jawaban keuangan. Dan dimana sistem yang akan dibangun dapat dimanfaatkan dalam melakukan : a. Perencanaan kebutuhan Aset b. Pengadaan e-procurement c. Proses pemeliharaan asset d. Pengedalian asset e. Penatausahaan asset f. Pemanfaatan dan penilaian asset g. Proses pemindahtanganan asset h. Proses penghapusan asset 5. Sistem Informasi Manajemen Layanan Publik Kondisi saat ini LIPI belum memiliki sistem manajemen layanan publik dan sudah memiliki portal kerja sama namun masih perlu dikembangkan agar dapat berfungsi lebih maksimal sebagai CRM LIPI serta saat ini sudah memilik KIP Online namun masih perlu dikembangkan dan dilakukan upgrade sistem agar dapat terintegrasi dengan sistem lain. Dan dimana sistem yang akan dibangun dapat dimanfaatkan dalam melakukan : 100 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 a. Manajemen layanan public b. Pengelolaan kemitraan c. Pengelolaan KIP d. Pengelolaan pengaduan 6. Sistem Informasi Manajemem Layanan Internal Kondisi saat ini LIPI sudah memiliki manajemen layanan internal yang dapat diakses di alamat intra.lipi.go.id , sistem informasi ini di peruntukkan untuk pegawai lipi dalam mendukung pekerjaannya, adapun layanan internal saat ini meliputi : a. Layanan TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik) b. Layanan Forum Diskusi, Blog Sivitas c. Layanan Agenda Pimpinan d. Layanan Laporan Pendanaan Program Kegiatan Satuan Kerja e. Layanan Laporan Capaian Kinerja Satuan Kerja f. Layanan Berkas Digital g. Layanan Bantuan Teknis h. Layanan Administrator Saat ini sistem informasi manajemen layanan internal versi 2 dalam tahap pengembangan, diharapkan nanti seluruh sistem informasi internal LIPI akan terdaftar sebagai salah satu layanan di dalam portal sistem informasi manajemen layanan internal versi 2 ini. Sehingga pengguna nanti akan dimudahkan mengakses seluruh layanan internal sistem informasi LIPI di dalam sistem informasi manajemen layanan internal versi 2 ini, tanpa perlu harus menghapal alamat yang diakses. 7. Sistem Informasi Manajemen Ketatausahaan & Kesekretariatan Kondisi saat ini LIPI belum memiliki sistem penyebarluasan informasi secara masal dan belum memiliki sistem layanan manajemen ruang pertemuan dan kendaraan dinas, perlu dikembangkan dan dilakukan upgrade sistem agar dapat terintegrasi dengan sistem lain dan serta belum memiliki database peraturan (JDIH) sehingga perlu dikembangkan dan dilakukan upgrade sistem agar tidak hanya sebagai database namun dapat berfungsi untuk automasi proses penerbitan peraturan (e-regulasi). Dan dimana sistem yang akan dibangun dapat dimanfaatkan dalam melakukan : a. Penyebarluasan informasi bagi seluruh pegawai b. Pelayanan umum kerumahtanggaan (ruang pertemuan, kendaraan, dll) 101 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 c. Manajemen peraturan. 8. Sistem Informasi Website LIPI Kondisi saat ini LIPI sudah memiliki website LIPI yang belum lama telah diluncurkan website LIPI baru hasil redesain pada tanggal 4 Maret 2016, dan saat ini tampilan website lebih eye catching, simple, dengan fokus berita hasil riset yang lebih ditonjolkan. 9. Sistem Informasi Pengendalian / Audit Internal Kondisi saat ini LIPI belum memiliki sistem audit dan pengawasan internal dan hampir seluruh satker di LIPI sudah menerapkan SMM namun masih secara manual. Dan dimana sistem yang akan dibangun dapat dimanfaatkan dalam melakukan : a. Proses audit internal b. Proses pengawasan internal c. Penerapan Quality Management System d. Manajemen resiko 10. Sistem Informasi Manajemen Kerja Sama Kondisi saat ini LIPI sudah memiliki sistem informasi manajemen kerja sama yang dikelola oleh BKHH di alamat kerjasama.bkhh.lipi.go.id, dalam sistem informasi manajemen kerja sama ini memuat : a. Data kerja sama LIPI baik dengan mitra dalam negeri maupun luar negeri b. Data implementasi kerja sama LIPI c. Data kunjungan mitra LIPI Diharapkan kedepannya sistem informasi manajemen kerja sama ini dapat dikembangkan lebih lanjut misal pengajuan kerja sama mitra dengan LIPI secara online dll. 11. Sistem Informasi Manajemen Regulasi Kondisi saat ini LIPI sudah memiliki sistem informasi manajemen regulasi yang dikelola oleh BKHH di alamat jdih.bkhh.lipi.go.id, dalam sistem informasi manajemen regulasi ini memuat : a. Undang-undang b. Peraturan Pemerintah c. Peraturan Presiden d. Instruksi Presiden e. Peraturan Kepala LIPI 102 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 f. Keputusan Kepala LIPI g. Surat Edaran h. MoU Diharapkan kedepannya sistem informasi manajemen regulasi ini dapat terintegrasi dengan sistem informasi manajemen regulasi seluruh kementerian/lembaga, agar tidak terjadi tumpang tindih peraturan. 12. Sistem Informasi Executive Kondisi saat ini LIPI belum memiliki sistem informasi executive / dashboard pimpinan. Dimana didalamnya terdapat summary hasil riset penelitian dan administratif (Keuangan, SDM, Aset, dll). Diharapkan kedepannya dengan terintegrasinya seluruh sistem informasi yang ada di LIPI akan dengan mudah membangun sistem informasi executive ini yang tentunya berguna bagi Pimpinan LIPI dalam mengambil keputusan. 13. Sistem Informasi Pendukung Keputusan Kondisi saat ini LIPI belum memiliki sistem informasi pendukung kuputusan. Dimana didalamnya terdapat banyaknya data dan informasi yang dapat digali lebih lanjut untuk mendapatkan informasi yang lebih berguna kedepannya (data mining). Diharapkan kedepannya dengan terintegrasinya seluruh sistem informasi yang ada di LIPI akan memudahkan membangun sistem informasi pendukung keputusan ini / business intelligent dalam mendukung pengambilan keputusan strategis. 5.5. Application Portfolio matrix McFarlan Strategic grid digunakan untuk memetakan aplikasi Sistem Informasi berdasarkan kontribusinya terhadap proses bisnis organisasi. Pemetaan dilakukan terhadap empat kategori aplikasi, yaitu Strategic, High potential, key operation dan Support. Hasilnya adalah pemetaan proporsi aplikasi terhadap kepentingannya dalam menjalankan proses bisnis LIPI. Dengan demikian hasil pemetaan tersebut dapat digunakan untuk analisa penentuan strategi Sistem Informasi dan kemungkinan perkembangan di masa mendatang. Kategori Strategic berarti pemanfaatan SI yang yang sangat menentukan keberhasilan kerja kita di masa depan. Kategori Key operational didefinisikan bahwa Sistem Informasi yang mendukung eksistensi kerja kita saat ini. Kategori Support artinya Sistem Informasi dimanfaatkan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas, tapi tidak menambah competitiveness. Sedangkan 103 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI High potential berarti pemanfaatan TI yang mungkin akan meningkatkan competitiveness di LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 masa depan. Berikut ini adalah gambar portofolio aplikasi yang ada di LIPI: Gambar 5.2. Pemetaan Solusi Sistem Informasi ke Matriks Mc Farlan 104 SALINAN KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 1343/E/2016 TENTANG RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015-2019 105 5.6. Peta Jalan Pengembangan Sistem Informasi Tabel 5.3. Peta Jalan Pengembangan Modul SI User Manajemen Terpusat / SSO LIPI No Sistem Informasi Estimasi Biaya Q1 1 2016 Q2 Q3 Pengembangan Intra LIPI ver. 2.0 yang terdiri dari modul : a. Modul Website LIPI b. Modul SI User Manajemen Terpusat / SSO LIPI c. Modul SI Manajemen Kesekretariatan 2 d. Modul SI Organisasi dan SDM e. Modul SI Manajemen Layanan Publik f. Modul SI SI Manajemen Pengelolaan dan Keuangan g. Modul SI Perencanaan dan Anggaran h. Modul SI Manajemen Aset i. Modul SI Manajemen Layanan Internal j. Modul SI Pengendalian / Audit Internal k. Modul SI Manajemen Kerja Sama l. Modul SI Manajemen Regulasi m. Modul SI Eksekutif n. SI Pendukung Pengambilan Keputusan Pengembangan e-Research : a. Modul SI Perencanaan Penelitian b. Modul SI Research Design 104 Q4 Q1 2017 Q2 Q3 Q4 Q1 2018 Q2 Q3 Q4 Q1 2019 Q2 Q3 Q4 No Sistem Informasi Estimasi Biaya Q1 2016 Q2 Q3 c. Modul SI Pelaksanaan Penelitian 3 d. Modul SI Diseminasi Penelitian e. Modul SI Pemanfaatan dan Alih Teknologi Sistem Informasi Pendukung (Support System) 105 Q4 Q1 2017 Q2 Q3 Q4 Q1 2018 Q2 Q3 Q4 Q1 2019 Q2 Q3 Q4 5.6.1. Peta Jalan Pengembangan Sistem Informasi Intra LIPI No 1 Nama Modul Modul SI User Manajemen Terpusat / SSO LIPI Aktifitas 2016 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 Product Backlog dan Sprint Planning Sprint Pengembangan Sistem Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Release Tabel 5.4. Peta Jalan Pengembangan Modul SI User Manajemen Terpusat / SSO LIPI No Nama Modul Aktifitas 2016 2017 M7 M8 M9 M10 M11 M12 M1 M2 M3 M4 Tabel 5.5. Peta Jalan Pengembangan Modul SI Organisasi dan SDM (HRIS) 106 M5 M6 1 No Modul SI Organisasi dan SDM Product Backlog dan Sprint Planning (HRIS) Sprint Pengembangan Sistem Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Nama Modul Aktifitas Release 1 Modul SI Manajemen Pengelolaan dan Keuangan 2016 2017 M9 M10 M11 M12 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 Product Backlog dan Sprint Planning Sprint Pengembangan Sistem Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Release No Nama Modul Aktifitas M1 1 Modul SI Perencanaan dan Anggaran M2 M3 M4 2017 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 Product Backlog dan Sprint Planning Sprint Pengembangan Sistem Tabel 5.6. Peta Jalan Pengembangan Modul SI Manajemen Pengelolaan dan Keuangan 107 No 1 Nama Modul Modul SI Manajemen Aset Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Aktifitas Release M1 M2 M3 M4 2017 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 Product Backlog dan Sprint Planning Sprint Pengembangan Sistem Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Release Tabel 5.7. Peta Jalan Pengembangan Modul SI Perencanaan dan Anggaran Tabel 5.8. Peta Jalan Pengembangan Modul SI Modul SI Manajemen Aset 108 Tabel 5.9. Peta Jalan Pengembangan Modul SI Manajemen Kesekretariatan No Nama Modul Aktifitas 2016 No Nama Modul Aktifitas 2016 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 1 Modul SI Manajemen Kesekretariatan Product Backlog dan Sprint Planning Sprint Pengembangan Sistem Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Release 109 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 1 No Modul SI Manajemen Layanan Publik Nama Modul Product Backlog dan Sprint Planning Aktifitas Sprint Pengembangan Sistem 2018 Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Release Tabel 5.10. Peta Jalan Pengembangan Modul SI Manajemen Layanan Publik Tabel 5.11. Peta Jalan Pengembangan Modul SI Manajemen Layanan Internal No Nama Modul 1 Modul SI Manajemen Layanan Internal Aktifitas 2017 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 Product Backlog dan Sprint Planning Sprint Pengembangan Sistem Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Release 110 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 1 Modul SI Pengendalian / Audit Internal Product Backlog dan Sprint Planning Sprint Pengembangan Sistem Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Release Tabel 5.12. Peta Jalan Pengembangan Modul SI Pengendalian / Audit Internal Tabel 5.13. Peta Jalan Pengembangan Modul SI Manajemen Kerja Sama No 1 Nama Modul Modul SI Manajemen Kerja Sama Aktifitas 2018 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 Product Backlog dan Sprint Planning Sprint Pengembangan Sistem Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Release 111 Tabel 5.14. Peta Jalan Pengembangan Modul SI Manajemen Regulasi No Nama Modul 1 Modul SI Manajemen Regulasi Aktifitas 2018 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 Product Backlog dan Sprint Planning Sprint Pengembangan Sistem Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Release Tabel 5.15. Peta Jalan Pengembangan Modul SI Eksekutif No 1 Nama Modul Modul SI Eksekutif Aktifitas 2018 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 Product Backlog dan Sprint Planning Sprint Pengembangan Sistem Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Release 112 Tabel 5.16. Peta Jalan Pengembangan Modul SI Pendukung Pengambilan Keputusan No 1 Nama Modul Modul SI Pendukung Pengambilan Keputusan Aktifitas 2018 2019 M10 M11 M12 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 Product Backlog dan Sprint Planning Sprint Pengembangan Sistem Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Release 5.6.2. Peta Jalan Pengembangan Sistem Informasi e-Research LIPI Tabel 5.17. Peta Jalan Pengembangan Modul SI Perencanaan Penelitian No Nama Modul Aktifitas M1 1 Modul SI Perencanaan Penelitian Product Backlog dan Sprint Planning Sprint Pengembangan Sistem Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Release 113 M2 M3 2019 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 Tabel 5.18. Peta Jalan Pengembangan Modul SI Research Design No Nama Modul Aktifitas M1 1 Modul SI Perencanaan Penelitian M2 M3 2019 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 Product Backlog dan Sprint Planning Sprint Pengembangan Sistem Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Release Tabel 5.19. Peta Jalan Pengembangan Modul SI Pelaksanaan Penelitian No Nama Modul Aktifitas M1 1 Modul SI Pelaksanaan Penelitian Product Backlog dan Sprint Planning Sprint Pengembangan Sistem Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Release 114 M2 M3 2019 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 Tabel 5.20. Peta Jalan Pengembangan Modul SI Diseminasi Penelitian No Nama Modul Aktifitas M1 1 Modul SI Diseminasi Penelitian M2 M3 2019 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 Product Backlog dan Sprint Planning Sprint Pengembangan Sistem Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Release Tabel 5.21. Peta Jalan Pengembangan Modul SI Pemanfaatan dan Alih Teknologi No Nama Modul Aktifitas M1 1 Modul SI Pemanfaatan dan Product Backlog dan Sprint Planning Alih Teknologi Sprint Pengembangan Sistem Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Release 115 M2 M3 2019 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 5.6.3. Peta Jalan Pengembangan Sistem Informasi Pendukung (Support System) Tabel 5.22. Peta Jalan Pengembangan Sistem Informasi Pendukung (Support System) No Nama Modul Aktifitas M1 1 Modul Sistem Informasi Pendukung (Support System) Product Backlog dan Sprint Planning Sprint Pengembangan Sistem Sprint Review Pengembangan Sprint Retrospective Release 116 M2 M3 2017 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 117 6. TEKNOLOGI INFORMASI 6.1. Pendahuluan Suatu organisasi akan sangat sulit beroperasi secara optimal tanpa mendapatkan dukungan infrastruktur yang bagus. Infrastruktur merupakan lapisan paling dasar yang memberikan dukungan dan layanan-layanan yang dapat digunakan oleh lapisan-lapisan di atasnya. Pada bagian ini akan dibahas mengenai prinsip-prinsip yang mendasari dalam perancangan infrastruktur TI, tren teknologi dan standar teknologi yang dapat diterapkan di LIPI untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi, topologi jaringan, arsitektur infrastruktur TI, dan portofolio infrastruktur. 6.2. Strategi Infrastruktur TI Pada tabel berikut akan diuraikan mengenai kesenjangan yang terjadi pada lapisan infrastruktur teknologi informasi LIPI. Tabel 6.1. Analisis Kesenjangan Infrastruktur Teknologi Informasi No. IT Infrastructure Strategy 1 Dengan skema koneksi jaringan koneksi internet dan WAN terintegrasi yang sudah menjangkau seluruh satuan kerja LIPI dapat dimanfaatkan untuk menerapkan sistem authentikasi sentralisasi terdistribusi Memanfaatkan infrastruktur jaringan koneksi WAN LIPI yang sudah terintegrasi untuk mengimplementasikan teknologi komunikasi video teleconference/VOIP 3 Memanfaatkan infrastruktur jaringan koneksi WAN LIPI yang sudah terintegrasi untuk mengimplementasikan sistem wireless terintegrasi Sistem Terintegrasi 4 Virtual data center dan teknologi virtualisasi dapat digunakan untuk Single Sign On 2 Infrastruktur TI Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut Proxy Server Saat ini seluruh koneksi internet di lingkungan satuan kerja LIPI sudah menggunakan proxy, namun belum terintegrasi dengan single sign on Update Video Teleconference / VOIP Saat ini untuk melaksanakan video teleconference menggunakan VICON (cisco based) dan Skype dan belum semua satuan kerja memiliki fasilitas video conference yang handal. Saat ini penggunaan wireless / access point masih beragam dan tidak terintegrasi dalam satu control terpusat sehingga menyebabkan kesulitan dalam hal pemeliharaan wireless. Saat ini LIPI belum menerapkan single sign on Create 116 Wireless Replace Create membangun sistem informasi bersifat single sign on yang stabil 5 Memanfaatkan data center yang telah dimiliki oleh LIPI sebagai DRC DRC (Disaster Recovery Center) 6 Memanfaatkan teknologi virtualisasi dan cloud computing untuk mempercepat proses pengembangan sistem informasi dan meningkatkan efesiensi biaya investasi infrastruktur Memanfaatkan infrastruktur klaster HPC untuk analisis Big Data dan Analisis Media Sosial guna menunjang pengambilan keputusan (Misal : Grand design Research, trend research issues) Mengimpementasikan teknologi IPS dan IDS untuk meningkatkan keamanan jaringan koneksi WAN dan sistem informasi LIPI Virtualisassi / VM Ware Jaringan komputer telah menjangkau seluruh satuan unit kerja, hal tersebut dapat dimanfaatkan untuk menerapkan database yang sentrasilasi terdistribusi untuk menjamin data yang akurat dan slalu tersedia. Melakukan penambahan kapasitas sistem backup VM Cloud Jaringan Fiber Optic 11 Membangun Sistem Backup Reltime Mirroring Backup Data Realtime Mirroring 12 Mengaktifkan Data Center Cibinong sebagai DRC LIPI Data Center Cibinong 7 8 9 10 untuk mengizinkan pengguna mengakses seluruh layanan LIPI dengan sekali login Saat ini data center yang dimiliki oleh LIPI masih belum memiliki DRC, hanya tersedia backup data untuk Virtual Machine Server Cloud Saat ini untuk server layanan pusat dan beberapa server satuan kerjaLIPI sudah menggunakan teknologi virtualisasi / VM Ware Create Utilize HPC (High Performance Computing) Saat ini LIPI sudah memiliki HPC yang digunakan analisa big data dan untuk kepentingan penelitian Utilize IDS (Intrusion Detection System & IPS (Intrusion Prevention System) Saat ini LIPI belum memiliki IDS dan IPS yang berguna membantu mendeteksi dan mencegah adanya ancaman keamanan jaringan computer, saat ini hanya menggunakan firewall baik ditingkat jaringan dan server Saat ini hampir seluruh satuan kerja LIPI telah menggunakan media fiber optic sebagai komunikasi jaringan komputer Create Saat ini LIPI sudah menyediakan layanan backup server VM untuk rentang waktu 2 minggu, namun layanan backup ini masih belum tersedia untuk semua server VM Cloud LIPI dikarenakan kurangnya kapasitas penyimpanan data Saat ini LIPI belum memiliki backup data realtime mirroring, hal ini diperlukan tidak hanya backup untuk data saja namun diperlukan juga backup untuk hardware cloud server Saat ini Data Center Cibinong belum berfungsi sebagai DRC LIPI, diperlukan kesiapan dari segi infrastruktur untuk membuat DRC LIPI Update komputer Kapasitas Backup VM Cloud 117 Utilize Create Create 13 Mengadakan pendukung IT Security infrastruktur Antivirus 14 Mengadakan pendukung ITSM infrastruktur Aplikasi Service Desk (ITSM) (perangkat IT, listrik, pendingin AC, dll) Saat ini belum ada standarisasi penggunaan antivirus untuk pengguna komputer di seluruh satuan kerja LIPI Saat ini LIPI belum memiliki aplikasi service desk / ITSM Untuk lebih detailnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Gambar 6.1. IT Infrastruktur Strategy 118 Create Create 6.3. IT Infrastructure Portfolio matrix Solusi kebutuhan teknologi informasi dipetakan ke dalam matriks Strategic, High potential, Key operational, dan Support. Hasil pemetaan tersebut merupakan Future Application Portfolio yang diusulkan. Pemetaan ini bertujuan untuk membuat prioritas dalam pengembangan infrastruktur. Pemetaan solusi IT infrastruktur TIK LIPI ke matriks Mc Farlan dapat dilihat pada gambar 6.2 berikut. Gambar 6.2. Pemetaan Solusi IT Infrastruktur ke Matriks Mc Farlan High Performance Computing (HPC) dapat digunakan untuk analisis Big Data dan Analisis Media Sosial yang dapat menunjang pengambilan keputusan (Misal : Grand design Research, trend research issues) dan Teleconference yang dapat digunakan untuk kepentingan conference baik untuk kepentingan para peneiliti dan pimpinan, sehingga High Performance Computing (HPC) dan Teleconference termasuk ke dalam matriks High potential. Dan untuk IT Infrastruktur lainnya seperti proxy server, NTP server, SSH Transit server, NMS server, Database server, Email server, Aplikasi server, Hosting server, Private Cloud, Internet, WAN, LAN Wireless, DRC, Cloud Storage, Backup Disk, Backup Tape, SSL/HTTPS, Single Sign On, Firewall, IDS & IPS dan Antivirus termasuk ke dalam matriks 119 Key operational. 6.4. Peta Jalan Implementasi Infrastruktur Teknologi Informasi Tabel 6.2. Peta Jalan Implementasi Infrastruktur TI LIPI No Infrastruktur Teknologi Informasi Estimasi Biaya Q1 1 Implementasi Sistem Single Sign On (SSO) 2 Implementasi Intrusion Detection System 3 Implementasi Intrusion Prevention System 4 Pembangunan Disaster Recovery Center (DRC) Wireless Integrated System 5 2016 Q2 Q3 120 Q4 Q1 2017 Q2 Q3 Q4 Q1 2018 Q2 Q3 Q4 Q1 2019 Q2 Q3 Q4 7. ORGANISASI DAN MANAJEMEN TIK LIPI 7.1. Pendahuluan Berdasarkan hasil asesmen tata kelola TIK LIPI, kondisi saat ini pengelolaan infrastruktur TIK di LIPI sudah tersentralisasi namun terkait kebijakan dan pengembangan sistem masih terdesentralisasi sehingga banyak terjadi tumpang tindih dan duplikasi sistem informasi. Maka dari itu, untuk pengelolaan TIK di LIPI ke depan akan dilaksanakan secara Hybrid atau dekonsilidasi sentralisasi dimana kebijakan TIK secara terpusat dan pengembangan serta pengelolaan TIK dilaksanakan secara terkoordinasi dan terintegrasi. Tabel 7.1. Pengelolaan Kewenangan TIK LIPI No Wewenang Unit TIK Pusat Unit TIK Eselon 1 1 2 3 Kebijakan Standar Operasional Layanan Terpadu ѵ ѵ ѵ ѵ ѵ 4 5 Operasional Spesifik Pemantauan ѵ ѵ ѵ 7.2. IS/IT Management Strategy Pada tabel berikut akan diuraikan mengenai kesenjangan yang terjadi pada lapisan tata kelola TIK LIPI. Tabel 7.2. Analisis Kesenjangan Tata Kelola TIK LIPI No. IT Strategic & Policy Strategy Kebijakan & Standar Pengelolaan TIK Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut 1 Menyusun Kebijakan Rencana Strategis TIK sesuai standard/compliance Enterprise Architecture yang selaras dan mendukung rencana strategis LIPI secara berkelanjutan Mendorong awarness pemanfaatan TIK di tingkat top level management LIPI dengan menyusun kebijakan IT Kebijakan Rencana Strategis TIK / IT Master Plan Saat ini kebijakan rencana strategis TIK disusun pertahun Create Kebijakan IT Steering Committee Saat ini belum kebijakan IT Committee Create 2 121 memiliki Steering 3 4 5 6 7 8 9 Steering Committee agar inisiatif pemanfaatan TIK dilaksanakan secara top down sehingga dapat menjadi bagian dari strategi LIPI yang mampu mengeleminasi/meningkatkan efektifitas dan efesiensi proses bisnis dalam mencapi sasaran strategis LIPI, dan dapat mendukung proses pengambilan keputusan strategis. Menyusun kebijakan penetapan Chief Information Officer (CIO) LIPI yang berfungsi Mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, dan pematauan investasi Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang strategis di tingkat LIPI; Menyusun kebijakan tata kelola TIK LIPI yang bersifat hybrid Menyusun dan menerapkan kebijakan pengelolaan layanan TIK LIPI yang sesuai standar ITSM / ISO 20000 Menyusun dan menerapkan kebijakan keamanan informasi yang sesuai standar ISO/IEC 27001 Meningkatkan kemampuan teknis dan manajerial SDM TIK LIPI sesuai dengan trend TIK Menunjuk Unit Pembina Teknis SDM TIK di lingkungan LIPI Menyusun Rencana Pengembangan SDM TIK LIPI 10 Menyusun Kebijakan Integrasi Data 11 Menyusun Kebijakan Pengembangan SI 12 Menyusun Penelitian elektronik 13 Melakukan Pelatihan untuk SDM TIK LIPI 14 Menyusun standar keamanan teknologi informasi dalam proses pengembangan sistem informasi LIPI Rancangan Kebijakan Penetapan Chief Information Officer (CIO) LIPI Saat ini belum memiliki Kebijakan Penetapan Chief Information Officer (CIO) LIPI Create Kebijakan Tata Kelola TIK LIPI yang bersifat hybrid Kebijakan Pengelolaan Layanan TIK LIPI / ISO 20000 Saat ini belum memiliki Kebijakan Tata Kelola TIK LIPI yang bersifat hybrid Saat ini belum memiliki Kebijakan Pengelolaan Layanan TIK LIPI / ISO 20000 Create Kebijakan Keamanan Informasi / ISO 27001 Saat ini belum memiliki Kebijakan Keamanan Informasi / ISO 27001 Saat ini belum pernah mengikuti pelatihan teknis manajerial SDM TIK Saat ini belum memiliki Pembina Teknis SDM TIK Saat ini belum memiliki Perencanaan Pengembangan SDM TIK LIPI Saat ini belum memiliki Kebijakan Rancangan Integrasi Data Saat ini belum memiliki Kebijakan Standard Pengembangan SI Saat ini belum memiliki Kebijakan Pedoman Penelitian dilaksanakan secara elektronik Saat ini belum pernah mengikuti pelatihan IT sekuriti Saat ini belum memiliki Standar Keamanan dalam proses pengembangan sistem Informasi LIPI Create Pelatihan teknis manajerial SDM TIK LIPI Pembina Teknis SDM TIK Rencana Pengembangan SDM TIK LIPI Kebijakan Rancangan Integrasi Data Standard Kebijakan Standard Pengembangan SI Kebijakan Pedoman dilaksanakan secara Kebijakan Pedoman Penelitian dilaksanakan secara elektronik IT Sekuriti Pelatihan IT Sekuriti Standar Keamanan dalam proses pengembangan sistem Informasi LIPI 122 Create Create Create Create Create Create Create Create Create 7.2.1. Struktur Tata Kelola TIK Mengingat hasil dari TI tidak dapat ditentukan hanya oleh organisasi pengelola TI saja, maka tata kelola TI organisasi dalam konteks korporat akan sangat menentukan keberhasilan TI dalam mencapai obyektif yang ingin dituju. Berikut gambar dibawah ini memperlihatkan fungsi-fungsi dasar yang dibutuhkan dalam struktur tata kelola TI organisasi yang kemudian akan dijadikan sebagai kerangka kerja untuk melakukan analisa dan desain struktur tata kelola TI. Gambar 7.1. Kerangka Kerja Fungsional Tata Kelola TIK Pengelolaan TI dalam konteks korporat di LIPI perlu memiiki keseluruhan fungsi dibutuhkan seperti dinyatakan pada kerangka kerja pengelolaan TI yang telah diterapkan. Untuk itu, struktur tata kelola TI LIPI harus mengandung fungsi-fungsi sebagaimana yang diuraikan pada tabel dibawah ini. Tabel 7.3. Kategori Fungsi pada Kerangka Kerja No Kategori Fungsi Deskripsi 1 Strategi Fokus kelompok fungsi ini adalah memastikan keterkaitan dan keselarasan antara TI dengan strategi bisnis. Perencanaan dan Strategi TIK LIPI, Perencanaan. Dari keterkaitan tersebut, kelompok fungsi ini menghasilkan 123 2 Pengembangan / Project 3 Operasional TI 4 Resiko 5 Pendukung keputusan-keputusan terkait : perencanaan dan strategi TIK LIPI, perencanaan dan strategi investasi TI beserta anggaran yang dibutuhkan, kebijakan dan standart TIK LIPI, Arsitektur TIK LIPI Fokus kelompok fungsi ini adalah mengelola dan mengimplementasikan proyek-proyek TI agar sesuai dengan keputusan dan arahan kelompok strategi. Adapun kelompok fungsi ini meliputi manajemen program TIK, change management, application implementation, infrastruktur implementation Fokus kelompok ini adalah operasioanal serta pemeliharaan yang dibutuhkan untuk menyajikan layanan TI. Adapun kelompok fungsi ini meliputi system security management, pemeliharaan infrastruktur, pemeliharaan aplikasi, capacity provisoioning, license management, end user support, products and product & services delivery. Fokus kelompok ini adalah menjalankan fungsi manajemen resiko terhadap seluruh fungsi tata kelola TI. Adapun kelompok fungsi ini meliputi Quality Audit, Compliance Audit, Security Audit. Fokus kelompok fungsi ini adalah pada kepada pengelolaan sumber daya yang dibutuhkan untuk pengembangan / projek ataupun operasional TI. Dukungan tersebut dapat berupa dukungan SDM, Finansial, Aset dan sistem manajemen layanan. Untuk saat ini LIPI belum memiliki Komite Teknologi Informasi. Komite Teknologi Informasi diperlukan dalam memastikan keselarasan antara penerapan teknologi informasi dengan pencapaian tujuan organisasi. Jika kondisi saat ini dipetakan kepada kerangka kerja tata kelola TI, maka akan diperoleh pemetaan sebagaimana yang diperliatkan pada Tabel 7.4 sebagai berikut Tabel 7.4. Pemetaan kondisi eksisting dengan kerangka kerja tata kelola TI korporat No Kategori Fungsi Pihak Terkait (Eksisting) 1 Strategi Belum ada 2 Pengembangan 1. PMO TIK & Resource Deployment 2. Tim Development & Implementasi 124 Status Saat Ini Belum ada Komite Teknologi Informasi Belum ada PMO TIK dan belum terdapat standar bagaimana sebuah tim proyek dibentuk untuk menangani proyekproyek TI yang dilaksanakan di lingkungan LIPI 3 Operasional TI 1. 2. 3. 4. Operasional TIK Pusat Operasional TK Eselon I Service Support Service Delivery 4 Resiko Inspektorat 5 Pendukung 1. Sekretariat Utama khususnya Biro Umum yang membawahi bagian TI & Aset, BOSDM membawahi bagian SDM dan BPK yang membawahi bagian Keuangan, BKHH yang membawahi bagian kerja sama dan hukum 2. Seluruh deputi Untuk infrastruktur jaringan dan server dikelola oleh Operasional TIK Pusat Untuk aplikasi pengelolaannya dilakukan oleh masing-masing satuan kerja. Pengadaan teknologi informasi masih dilakukan oleh masing-masing satuan kerja tanpa keharusan untuk berkoordinasi dengan pihak Operasional TIK Pusat Fungsi resiko / pengendalian TI belum berjalan. Inspektorat sebagai unsur pengawasan di lingkungan LIPI belum memiliki unsur audit TI. Sehingga fungsi pengendalian yang dilakukan masih terbatas kepada areaarea non-TI Dukungan bisnis terhadap TI masih dilakukan oleh masingmasing deputi sehingga dinilai baik namun belum terkoordinasi di satu Deputi 7.2.2 Kebutuhan Kebijakan dan Prosedur Dalam rangka untuk memperbaiki kualitas proses tata kelola TI yang diterapkan di LIPI, diperlukan sejumlah program tata kelola TI. Program tata kelola TI tersebut berupa kebijakan dan prosedur tata kelola TI. Daftar kebijakan dan prosedur tata kelola TI yang perlu diprioritaskan untuk disusun dan diterapkan di LIPI diuraikan pada Tabel 7.3. Tabel 7.3 Daftar Kebutuhan Kebijakan dan Prosedur Tata Kelola TI No Kelompok Kebijakan / Prosedur 1 Strategi • • • • • 2 Pengembangan • • IT Master Plan Kebijakan IT Steering Committee Kebijakan Penetapan Chief Information Officer (CIO) LIPI Kebijakan Tata Kelola TIK LIPI yang bersifat Hybrid Kebijakan Pedoman Penelitian dilaksanakan secara elektronik Kebijakan dan Prosedur Pengembangan SI Kebijakan dan Prosedur Rancangan Integrasi Data 125 3 Operasional 4 Resiko • • • • • • • • Kebijakan dan Prosedur Pengelolaan Layanan TIK LIPI Kebijakan dan Prosedur Keamanan Informasi Kebijakan dan Prosedur Pengelolaan Data Center Kebijakan dan Prosedur Pengadaan TI Kebijakan dan Prosedur Pengelolaan Layanan TIK LIPI Kebijakan dan Prosedur Keamanan Informasi Kebijakan dan Prosedur Disaster Recovery Kebijakan dan Prosedur Pengelolaan Layanan TIK LIPI Kebijakan dan Prosedur Keamanan Informasi Gambar 7.1 Kebijakan dan Prosedur TIK 7.2.3 Diagram Fungsi Organisasi TIK Organisasi TI merupakan satuan kerja dalam perusahaan yang bertanggung-jawab dalam penyajian layanan TI. Oleh karena itu maka dibutuhkan struktur organisasi yang tepat dan sumber daya manusia yang kuat pula. Saat ini satuan kerja pengelola TI di LIPI adalah Sub Bagian Pengelolaan Jaringan Teknologi Informasi dibawah satuan kerja Biro Umum LIPI. Berikut struktur organisasi TIK LIPI yang tertera pada gambar berikut ini : 126 Gambar 7.2. Struktur Organisasi TIK LIPI Terkait dengan struktur organisasi di atas, ada beberapa penjelasan penting mengenai jabatan dan fungsinya dalam organisasi TIK LIPI, sebagai berikut : 1. Komite Pengarah TIK LIPI Keanggotaan Komite Pengarah TIK terdiri dari Sekretariat Utama LIPI selaku CIO tingkat LIPI, yang dibantu oleh : a. Penganggung jawab pemantauan kegiatan TIK (PMO) tingkat LIPI b. Penanggung jawab fungsi pengembangan arsitektur aplikasi dan infrastruktur yang berperan sebagai perancang kegiatan continues improvement c. Penanggung jawab IT PMO dan CoE dikoordinasi oleh Biro Umum yang keanggotaannya terdiri dari perwakilan eselon I LIPI Adapun tugas Komite Pengarah TIK sbb : a. Memberikan arahan terhadap pelaksanaan kegiatan Komite Pengarah TIK b. Mengajukan usulan kebijakan dan standar TIK LIPI c. Melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap kegiatan TIK LIPI 127 Gambar 7.3. Komite Pengarah TIK LIPI 2. Chief Information Officer (CIO) LIPI Adapun tugas CIO LIPI sbb : a. Mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan investasi Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang strategis di tingkat LIPI b. Mengkoordinasikan penyusunan dan pemutakhiran IT Master Plan LIPI agar selaras dengan rencana strategis LIPI c. Mengkoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan perumusan kebijakan standard an prosedur TIK di tingkat LIPI d. Mengkoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan pengembangan arsitektur TIK e. Mengajukan rancangan kebijakan dan standar TIK LIPI kepada Kepala LIPI f. Menetapkan keputusan terkait dengan penyelenggaraan tata kelola TIK g. Melakukan pemantauan dan evaluasi operasional layanan TIK LIPI h. Melakukan pemantauan dan evaluasi penerapan kebijakan, standard an prosedur TIK di lingkungan LIPI i. Menyatakan kondisi bencana (disaster) terkait dengan kelangsungan layanan TIK di LIPI 3. Project Management Office (PMO) PMO terdiri dari 3 bagian yaitu : a. Project Manager b. Project Admin 128 c. Project Portfolio Adapun tugas Tim PMO sbb : a. Melakukan penyelarasan investasi TIK di lingkungan LIPI b. Menyusun kebutuhan untuk proses pengadaan barang dan jasa terkait integrasi TIK c. Mengelola ketersediaan sumber daya dalam proses pendampingan hasil pengadaan barang dan jasa terkait integrasi d. Memonitor tahapan integrasi TIK LIPI 4. Tim Perencanaan Kebijakan TIK Tim Perencanaan Kebijakan TIK terdiri dari 3 bagian yaitu : a. Perencanaan Strategi TIK b. Kebijakan dan Standarisasi Tata Kelola TIK c. Bina Kepatuhan TIK Adapun tugas Tim Perencanaan Kebijakan TIK sbb : a. Me-review dan menyesuaikan kebijakan dan standar yang telah ditetapkan b. Menyusun kebijakan dan standar serta prosedur TIK yang dibutuhkan dan c. Melakukan pemantauan dan review terhadap implementasi kebijakan dan standar serta prosedur TIK di lingkungan LIPI 5. Tim Arsitektur TIK Tim Arsitektur TIK terdiri dari 5 bagian yaitu : a. Arsitektur Proses Bisnis b. Arsitektur Data / Informasi c. Arsitektur Aplikasi d. Arsitektur Keamanan Informasi e. Arsitekur Infrastruktur TIK Adapun tugas Tim Perencanaan Kebijakan TIK sbb : a. Melakukan koordinasi dan terlibat aktif dalam setiap tahapan integrase TIK LIPI b. Memberikan masukan dalam penyusunan kebijakan dan standar serta prosedur TIK yang dibutuhkan dan c. Mewujudkan pembentukan repository data keuangan dan kekayaan negara dalam rangka kegiatan pertukaran data elektronik antar unit eselon I di lingkungan LIPI 6. Tim Pengembangan & Implementasi Tim Pengembangan dan Implementasi terdiri dari 6 bagian yaitu : 129 a. Analisa Sistem b. Perancangan Sistem c. Pengembangan Sistem d. Pengendalian Mutu e. Implementasi Sistem f. Dokumentasi Sistem Adapun tugas Tim Pengembangan dan Implementasi adalah melakukan pengembangan dan Implementasi sistem informasi LIPI 7. Tim Operasional TIK Tim Operasional TIK terdiri dari 5 bagian yaitu : a. Layanan TIK b. Pengelolaan Operasional TIK c. Pengelolaan Infrastruktur TIK d. Pengelolaan Aplikasi Umum e. Penelolaan Aplikasi Khusus Adapun tugas Tim Operasional TIK adalah berfokus kepada pengelolaan layanan TIK yang saat ini berjalan. 8. Tim TIK Unit Eselon I 7.3. IS/IT Management Portfolio matrix Solusi kebutuhan tata kelola TIK LIPI dipetakan ke dalam matriks Strategic, High Potential, Key Operational, dan Support. Hasil pemetaan tersebut merupakan Future Application Portfolio yan diusulkan. Pemetaan ini bertujuan untuk membuat prioritas dalam pengembangan infrastruktur. Pemetaan solusi IT infrastruktur TIK LIPI ke matriks Mc Farlan dapat dilihat pada gambar berikut Gambar 7.4. Pemetaan Solusi IS/IT Management Strategis ke Matriks Mc Farlan 130 7.4. Peta Jalan Implementasi Organisasi dan Manajemen TIK Tabel 7.5. Peta Jalan Implementasi Manajemen Tatakelola TIK LIPI No Kebijakan / Standard Estimasi Biaya Q1 1 2 3 4 Kebijakan dan Prosedur Pengadaan TIK Kebijakan dan Prosedur Pengelolaan Data Center 7 Kebijakan Rancangan Integrasi Data 8 Kebijakan Standar Pengembangan Sistem Informasi Kebijakan dan Prosedur Disaster Recovery Plan Kebijakan Keamanan Informasi / ISO 27001 Kebijakan Pedoman Penelitian dilaksanakan secara elektronik 10 11 Q4 Q1 2017 Q2 Q3 Q4 Q1 2018 Q2 Q3 Q4 Q1 2019 Q2 Q3 Kebijakan IT Steering Committee Kebijakan Penetapan Chief information Officer (CIO) LIPI Kebijakan Tata Kelola Hybrid TIK LIPI Kebijakan Pengelolaan Layanan TIK LIPI / ISO 20000 5 6 9 2016 Q2 Q3 KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, Salinan sesuai dengan aslinya Kepala Biro Kerja Sama, Hukum, dan Humas, ttd. ISKANDAR ZULKARNAIN ttd. Nur Tri Aries Suestiningtyas 131 Q4
