sistem penomoran - Manajemen Rekam Medis

SISTEM PENGARSIPAN
REKAM MEDIS
Lily Wijaya,SKM., MM.
MANAJEMEN REKAM MEDIS
PEMBAHASAN
1. Pendahuluan
2. Peraturan & Kebijakan yang dibutuhkan
3. Sistem Pendaftaran:
-Sistem penamaan
-Sistem Penomoran /Record Numbering
-S.Registrasi dan KIUP
4. Sistem Penyimpanan dan Penjajaran Rekam
5. Medis Aktif/ Filing and Storage MR
6. Sistem Distribusi dan Pengambilan Kembali Rekam Medis
/Retrieving MR
7.Sistem Retensi, Penilaian dan Pemusnahan berkas Rekam
Medis inaktif.
8 Koding & Indeksing
9. Pelaporan/ Statistik RS
lilywi
2
TUJUAN:
Kelancaran pelayanan berkas R M bagi yang
membutuhkan
Kelengkapan isi R M untuk mendapatkan informasi di
institusi pelayan tsb.
UNTUK ITU PERLU:
Menetapkan sistem, peraturan, prosedur dan tata cara
pelaksanaannya baik untuk sistem penomoran,
pengarsipan, pendistribusian, penjajaran RM.
PENDAHULUAN
lilywi
3
a. Permenkes 269 a/MENKES/PER/III/ 2008 tentang
Rekam Medis
b. Surat Edaran Dirjen Yanmed no. HK.00.6.1.5.01160
tentang Formulir dasar RM dan pemusnahan berkas
Rekam Medis tahun 1995
c. Pedoman Pengelolaan RM Rumah sakit No.YM
00.03.2.2.1996 o. Dirjen Yanmed th 1996
d. Peraturan, prosedur dan tata laksana intern
PERATURAN DAN KEBIJAKAN YANG
TERKAIT DG SISTEM PENYIMPANAN
lilywi
4
PENGARSIPAN R M
BERDASARKAN LOKASI:
SENTRALISASI & DESENTRALISASI
“Sentralisasi” berarti seluruh informasi tentang
seorang pasien disimpan di satu berkas, apakah ia
rawat inap, atau jalan ataupun emergensi atau lainlain pelayanan di satu lokasi dan dikelola oleh suatu
unit yang diberi tanggung jawab oleh pimpinan
pelayanan kesehatan tsb.
lilywi
5
SENTRALISASI R M
KEUNTUNGAN:
1. Semua informasinya tersimpan di 1 berkas,
2. <<< duplikasi informasi dan RM.
3. Nomor ini membedakan ia dari nomor RM pasien
lain di RS / klinik tsb.
4. <<< beaya u/ peralatan dan ruangan
5. Tata kerja dan peraturan mengenai pencatatan RM
mudah distandarisasi
6. Peningkatan efisiensi kerja petugas penyimp
7. Mudah menerapkan UNS, muda Retrieve
8. Kontrol berkas RM lebih mudah
9. Implementasi SOP adm R M bisa terlaksana.
KERUGIAN *Petugas lebih sibuk ( RI&RJ)* Pekerjaan 24
jam
lilywi
6
Pengarsipan/ Penyimpanan:
1. ALFABETIK
2. ALFANUMERIK
3. KRONOLOGIS/ TANGGAL
4. WILAYAH
5. KASUS
6. PENOMORAN
PENGARSIPAN R M
lilywi
7
Sistem pengarsipan RM umumnya dilakukan
berdasarkan Penomoran RM Pasien. Pengarsipan
secara alfabetik nama pasien sering terjadi
kesalahan dibanding dengan sistem penomoran,
3 jenis pemberian nomor RM pasien berdasarkan
nomor masuk:
1. Pemberian Nomor Cara Seri( Serial Numbering S)
2. Pemberian Nomor Cara Unit( Unit Numbering S)
3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit ( S-U N System)
SISTEM PENOMORAN
Cara lain: Family numbering, Social security
(RECORD
NUMBERING)
Numbering,
Relational numbering
lilywi
8
SNS: Setiap pasien mendapat nomor baru setiap
kunjungan ke RS
 UNS: Setiap pasien yang berkunjung hanya diberikan
satu (1) nomor RM baik untuk kunjungan Rawat Jalan
maupun Rawat Inap.
 S-U NS Merupakan gabungan sistem seri dan unit .
Setiap pasien berkunjung ke RS, kepadanya diberikan
satu nomor baru, tetapi RM nya yang terdahulu
digabungkan dan disimpan di RM dengan nomor yang
paling baru, sehingga berkasnya tetap 1 unit.

SISTEM PENOMORAN
(RECORD NUMBERING
lilywi
9
UNIT NUMBERING SYSTEM
“ Keuntungan “





. R M terpusat di satu berkas.
R M lengkap menggambarkan riwayat sakit/ kesh
pasien & terapi setiap asuhan medis/ kesh.
RM terjajar di satu tempat khusus.
<<< pekerjaan dalam hal mengumpulkan RM pasien
yang terpisah-pisah.
Mengurangi pekerjaan dalam hal mengumpulkan RM
pasien yang lama untuk dipindahkan ke nomor yang
terbaru.
lilywi
10
UNIT NUMBERING SYSTEM




.R
“Kerugian”
M >>> tebal, dan mungkin dibutuhkan Map yang
baru : No. Volume ( 01 dari 2, 02 dari 2,)
.Pasien mandaftar lagi sebagai pasien baru --> 2
nomor yang menyebabkan tidak berkesinambungnya
RM pasien tsb. ( Komputer ! )
.Sulit untuk memilah berkas RM yang inaktif, dan
harus dilihat satu persatu. ( Komputer! )
Harus mengecek KIUP sebelum menerbitkan nomor
bagi RM baru. <<< duplikasi R M pasien
lilywi
11