BAB 1 Pendahuluan 1.1 Latar belakang Sumber

BAB 1
Pendahuluan
1.1
Latar belakang
Sumber daya manusia atau karyawan merupakan aset penting bagi
perusahaan
dimana
karyawan-karyawan
yang
menjalankan
kegiatan
operasional pada perusahaan. Tanpa adanya karyawan maka tujuan dalam
perusahaan tidak akan tercapai. Oleh karena itu, perusahaan harus menjamin
kesejahteraan karyawan dan mengontrol karyawan. Untuk menjamin
kesejahteraan
karyawan
maka
perusahaan
harus
dapat
menunjukkan
loyalitasnya kepada karyawan dengan memberikan gaji pokok, tunjangan hari
raya, bonus, dan insentif sebagai penghargaan atas prestasi karyawan.
Dalam mengontrol karyawan, sangat diperlukan data-data mengenai
karyawan yang dapat membantu dalam proses bisnis dalam perusahaan.
Menurut Yanti, Jurike V. Moniaga dalam jurnalnya yang berjudul
“KNOWLEDGE
MANAGEMENT
SYSTEM
DESIGN
AT
HUMAN
RESOURCES DIVISION” (2009. P38) menyatakan bahwa “Human resources
management division is important division for a company. They have to
manage all of employee data. To manage that data, it is important to have
complete archives”. Sehingga dapat disimpulkan bahwa untuk membantu
perusahaan dalam menyediakan data mengenai karyawan. Perusahaan
membutuhkan perancangan basis data yang bertujuan untuk menyimpan datadata karyawan, agar data-data tersebut dapat diarsipkan dengan lengkap.
Perusahaan CPSSoft adalah perusahaan yang bergerak dibidang
pengembangan dan penjualan software akutansi. Dalam menjalankan proses
bisnisnya perusahaan CPSSoft selalu berupaya untuk mengoptimalkan kualitas
software dan memberikan pelayanan terbaik, dengan didukung oleh kerjasama
antar divisi didalamnya. Untuk mengoptimalkan kualitas software dan
pelayanan yang baik, perusahaan menyadari pentingnya peran karyawan dalam
membantu kegiatan tersebut.
Berdasarkan hasil wawancara dengan salah satu karyawan di dalam
perusahaan, dapat disimpulkan bahwa dalam proses HRD masih ditemukan
1
2
masalah-masalah yang sering muncul karena masih berjalannya sistem secara
manual, yaitu dalam proses perekrutan karyawan, penilian kinerja karyawan,
cuti karyawan dan penggajian karyawan.
Permasalahan yang pertama dibagian perekrutan karyawan, yang dimulai
dari proses permintaan karyawan yang dilakukan oleh manager per department
yang melaporkan ke bagian HRD untuk penambahan karyawan baru. Disini
proses tersebut dilakukan secara manual dan hanya ditulis diatas kertas,
sehingga akan memperlambat dalam pencarian data.
Permasalahan yang kedua dalam proses penilian kinerja karyawan dan
penggajian karyawan masih dihitung secara manual sehingga menimbulkan
kendala seperti kesalahan dalam perhitungan penilaian kinerja dan penggajian
karyawan dan juga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menghitung
proses penilaian dan penggajian tersebut.
Permasalahan yang terakhir dalam proses pengambilan cuti karyawan
yang masih dilakukan secara manual dimana karyawan yang akan melakukan
cuti harus meminta izin terlebih dahulu dari manager dalam department-nya.
Bila manager karyawan tersebut mengizinkan maka karyawan harus mengisi
form cuti dan menyerahkannya kepada bagian HRD. Kendala yang dihadapi
dalam proses tersebut adalah form yang ditulis karyawan untuk cuti tersebut
ditulis diatas kertas sehingga bisa menyebabkan kehilangan data cuti karyawan
dan mempersulit dalam pencarian data cuti karyawan.
Berdasarkan kondisi diatas, maka peneliti merancang basis data pada
bagian Human Resource Department dengan tujuan untuk membantu
mengintegrasikan data perekrutan karyawan, penilaian kinerja karyawan,
mencatat cuti karyawan, serta menghitung gaji karyawan melalui sistem pada
CPSSoft. Oleh sebab itu, penulis tertarik melakukan penelitian dan penulisan
skripsi dengan judul "PERANCANGAN BASIS DATA KEPEGAWAIAN
PADA CPSSOFT".
3
1.2
Ruang lingkup
Ruang lingkup yang akan dibahas dalam penulisan skripsi ini adalah :
1. Proses perekrutan calon karyawan baru
•
Mencatat permintaan karyawan baru yang dibutuhkan
manager per department dalam perusahaan.
•
Pendaftaran calon karyawan.
•
Melakukan wawancara dengan calon karyawan.
•
Membuat kontrak kerja / surat perjanjian kerja.
•
Mendaftarkan calon karyawan yang diterima ke dalam data
karyawan.
•
Pendaftaran calon karyawan tidak mencakup psikotes dan
tes kemampuan.
2. Proses penilaian kinerja karyawan
•
Membuat form penilaian kinerja karyawan dimana setiap
divisi melakukan penilaian kinerja dari manager per divisi
ke karyawan.
•
Menghitung hasil dari penilaian kinerja karyawan.
•
Membuat form pencatatan prestasi yang dicapai oleh setiap
karyawan.
3. Proses penghitungan gaji karyawan, tunjangan jabatan, uang
makan/transport dan uang insentif
•
Melakukan perhitungan gaji berdasarkan gaji pokok , uang
harian dan insentif yang didasarkan pada absensi karyawan
•
Proses perhitungan gaji karyawan tidak mencakup proses
perhitungan pajak
4. Proses cuti karyawan
•
Membuat form cuti karyawan
4
1.3
Tujuan dan manfaat
1.3.1 Tujuan
Tujuan dari penulisan skripsi ini yaitu :
-
Menganalisis dan mengindentifikasi masalah yang terjadi pada
bagian human resources management pada perusahaan CPSSoft.
-
Proses dalam permohonan karyawan baru seperti jumlah
karyawan yang dibutuhkan, kriteria karyawan dan data-data
mengenai calon karyawan dapat dicatat dan disimpan dalam
sistem.
-
Event-event yang dilakukan karyawan baik yang berhasil maupun
yang gagal dapat disimpan untuk proses prestasi karyawan dan
proses
pertimbangan
kenaikkan
jabatan
karyawan
untuk
kedepannya.
-
Merancang usulan sistem perhitungan penggajian bulanan
karyawan dan hasil evaluasi kinerja karyawan.
-
Merancang usulan sistem yang membantu bagian human
resources management dalam menyediakan laporan-laporan
seperti laporan perekrutan karyawan, gaji bulanan karyawan, dan
cuti karyawan.
1.3.2 Manfaat
Manfaat dari penulisan skripsi ini yaitu :
-
Perusahaan dapat mengintegrasikan data-data perusahaan dengan
baik, dan membantu dalam mempercepat pecarian data.
-
Perhitungan gaji karyawan bulanan dan hasil evaluasi kinerja
karyawan dapat dilakukan dengan lebih cepat.
-
Perusahaan dapat dengan mudah membuat laporan-laporan dan
laporan tersebut bisa digunakan oleh pihak perusahaan untuk
mengevaluasi dan pengambilan keputusan.
5
1.4
Metodologi penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan dalam melakukan analisis adalah:
1.4.1 Pengumpulan data (Fact Finding)
Teknik pengumpulan data dapat digunakan dengan beberapa
teknik pencarian data (Fact Finding) yaitu:
a. Interviewing (wawancara)
Interviewing (wawancara) adalah salah satu cara pengumpulan
data yang sering digunakan dan mudah mendapatkan informasi
secara detail. Interviewing adalah teknik pengumpulan informasi
dengan langsung berkomunikasi dengan nara sumber sehingga
informasi yang didapatkan langsung dan terbukti kebenarannya.
b. Examining Document (pengujian dokumen)
Examining Document (pengujian dokumen) adalah
teknik
pengumpulan data yang dilakukan secara langsung dengan
menguji
pada
dokumen-dokumen
yang
diberikan
pihak
perusahaan dan digunakan untuk mengembangkan aplikasi pada
perusahaan.
c. Observing the Enterprise in Operation (Observasi)
Observing (Observasi) adalah salah satu teknik pengumpulan data
yang dilakukan dengan cara berpartisipasi langsung atau melihat
langsung aktivitas atau sistem berjalan dalam perusahaan. Teknik
pengumpulan data observasi ini yang paling efektif karena dapat
meninjau langsung proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan.
d. Research (Penelitian)
Research (Penelitian) adalah salah satu teknik pengumpulan data
yang dilakukan dengan cara meneliti dan mendalami masalah
yang dihadapi dan dengan menggunakan jurnal, buku referensi
dan internet sebagai sumber informasi.
6
1.4.2 Metode perancangan
Metode Perancangan yang digunakan adalah :
a. Perancangan Database
Perancangan database terdiri dari 3 tahapan yaitu :
-
Perancangan Conceptual Database
-
Perancangan Logical Database
-
Perancangan Physical Database
b. Perancangan Aplikasi
Mendefinisikan hubungan antara entitas, input dan output yang
berhubugan dengan aplikasi.
c. Pemilihan DBMS
Memilih DBMS yang sesuai dengan aplikasi.
d. Implementasi
Merealisasikan rancangan database dan rancangan aplikasi secara
fisik.
1.5
Tinjauan pustaka
Dalam pengerjaan skripsi ini, penulis menggunakan acuan dari skripsi
mahasiswa Bina Nusantara bernama Yusuf, Dimas Kurniawan, dan Ahmed
Alvian (2014) yang berjudul "Perancangan Basis Data Human Resource
Management pada PT. BUMI SIAK PERTAMINA HULU". Pada penelitian
skripsi ini memiliki kendala yang dihadapi dalam perusahaan yaitu tidak
adanya sistem yang dapat mengendalikan absensi karyawan sehingga apabila
absensi karyawan tidak tercatat maka gaji karyawan tersebut akan terpotong
dan dapat dicurangi karyawan sehingga karyawan tersebut mendapatkan gaji
yang tidak sesuai dengan yang seharusnya, kemudian perusahaan tersebut
belum memiliki sistem yang dapat mencatat kinerja dan prestasi yang
dilakukan karyawannya, sehingga menghambat perkembangan perusahaan
secara umum. Dengan hal tersebut pada skripsi ini akan dirancang sistem basis
data untuk perusahaan agar dapat membantu proses perekrutan karyawan,
penilaian kinerja karyawan, penggajian dan pengelolaan laporan-laporan yang
7
ada dengan menggunakan pemrogramman Visual Studio C# dan menggunakan
SQL Server 2008 untuk pengolahan data.
1.6
Sistematika penulisan
Sistematika Penulisan dalam skripsi ini terbagi menjadi 5 bab, yaitu :
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat,
metodologi yang digunakan dan sistematika penulisan skripsi. Tujuan dari
pembahasan bab ini adalah untuk mengetahui tujuan, arah dan hal-hal
mengenai penyusunan laporan skripsi ini.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bab ini berisi mengenai teori-teori utama dan teori-teori pendukung serta
definisi yang mendukung dalam menganalisis dan merancang sistem basisdata
pada sistem yang akan dibuat.
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN BASIS DATA
Bab ini berisi mengenai struktur organisasi dalam perusahaan, uraian tugas dan
wewenang, tata laksana sistem yang sedang berjalan, dan permasalahan yang
sedang dihadapi perusahaan.
BAB 4 PERANCANGAN APLIKASI DAN DATABASE
Bab ini membahas tentang pengumpulan dan analisa kebutuhan dan
perancangan sistem database yang dirancang untuk membantu proses bisnis
yang berjalan pada perusahaan seperti perancangan database model konseptual,
logikal dan fisikal.
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan yang diambil dari hasil penelitian dan saran yang
merupakan tindakan yang perlu diambil sebagai tindak lanjut yang lebih baik
dari hasil pemecahan masalah.