desain sistem penilaian kinerja divisi operasional pt. stars

DESAIN SISTEM PENILAIAN KINERJA DIVISI OPERASIONAL
PT. STARS INTERNASIONAL DI SURABAYA
Istimaroh
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Muhammadiyah Samarinda
ABSTRACT
PT. Stars Internasional is a company engaged in the retail footwear and accessories that
are still using performance appraisal is very simple, which is based on attendance and
tenure. Employee appraisal system today cause dissatisfaction because tend to be
subjective, nor employees understand the standards and targets set by the management
for not writing clearly. Employees do not get feedback and reward them right over their
contribution to the company.
This study has the aim to formulate a strategic plan that is aligned with the operational
division organization's strategic plan of PT. Stars Internasional, and then to formulate a
job description that is aligned with our strategic plan operational division of PT. Stars
Internasional for each type of position and formulate judgments on the performance of
individual operating division in PT. International Stars based on the work as a result and
work behavior is accompanied by a reference to the application process for performance
evaluation of individual employees operating division at PT. Stars International.
This study is an exploratory study using a qualitative approach based on case study.
Types and sources of data used are archival records and documentation of the company,
reports the results of interviews and observations. Key informants used were employees
of PT. International Stars which include Managing Director, Operations Director and
Supervisor outlet PT. International Stars.
The results of this study is the assessment of individual performance for employees
operating divisions which include assessment work (result), assessment of work behavior
(behavior) and guidelines for its application process.The employees don’t know about the
standart or target that made by management.
The results of this research are performance appraisal for Operating Division PT. Stars
Internasional’s employees including performance appraisal based on result, performance
appraisal based on behavior, and guide of performance appraisal at operating division of
PT. Stars Internasional.
Keyword: performance appraisal, job description, result, behavior
dan seberapa besar kompetensi yang
PENDAHULUAN
Ditengah arus kompetisi bisnis
dikontribusikan karyawan (sumber daya
yang kian ketat, pengembangan sistem
manusia) sebagai intangible asset yang
manajemen kinerja yang terukur dan
akan menciptakan value dan competitive
obyektif menjadi kebutuhan yang tak
advantage bagi perusahaan.
terelakkan.
Pengukuran
kinerja
ini
Salah satu pengukuran dalam
bertujuan untuk mengetahui efektifitas
pengelolaan sumber daya manusia adalah
strategi yang dijalankan oleh perusahaan
dengan
melakukan
penilaian
kinerja
karyawan untuk mengetahui seberapa
pengembangan kinerja individu maupun
tepat
team dan penyelarasan kinerja dengan
pegawai
fungsinya.
telah
Ketepatan
menjalankan
pegawai
dalam
akan
sangat
Proses berkesinambungan dalam
berpengaruh terhadap pencapaian kinerja
performance management yang dimaksud
perusahaan secara keseluruhan. Selain itu,
adalah suatu proses yang terus menerus
hasil penilaian kinerja pegawai akan
dilakukan,
memberikan informasi penting dalam
penetapan tujuan dan obyektif yang tidak
proses penentuan kompensasi, reward dan
pernah berhenti, mengobservasi kinerja,
promosi (kenaikan pangkat) yang layak
dan memberi serta menerima coaching
bagi karyawan.
dan umpan balik yang berkelanjutan.
menjalankan
fungsinya
Aguinis (2009) dalam bukunya
Performance Management memberikan
suatu kerangka untuk menyusun tujuan
tujuan strategis perusahaan.
yang
Performance
melibatkan
Appraisal
proses
(Penilaian
kinerja)
Menurut
Denisi
dan Pritchard
kinerja individu dan tim yang diselaraskan
(2006), bahwa “Performance appraisal
dengan rencana strategis perusahaan yang
adalah suatu diskret, formal, kejadian
meliputi visi, misi, tujuan dan strategi
yang diberi sanksi secara organisasi,
perusahaan.
proses
penetapan
biasanya terjadi tidak lebih dari sekali atau
kinerja
individu
dua kali dalam setahun, yang secara jelas
diperlukan adanya pemahaman mengenai
menyatakan tujuan-tujuan kinerja dan
peran dan tangung jawab dalam setiap
kriteria yang digunakan didalam proses
jabatan terhadap proses pencapaian tujuan
evaluasi”. Selain proses evaluasi, didalam
perusahaan. Belum banyak perusahaan
performance appraisal juga terdapat nilai
yng menggunakan manajemen kinerja
kuantitatif yang didasarkan pada tingkat
yang mengacu pada rencana strategis
penilaian kinerja karyawan dengan tujuan
perusahaan. PT. Stars Internasional adalah
dan kriteria yang telah ditentukan untuk
salah satu dari perusahaan tersebut.
proses evaluasi kinerja karyawan.
TINJAUAN PUSTAKA
Proses Menghubungkan Manajemen
Manajemen Kinerja
Kinerja dengan Perencanaan Strategis
sistem
Dalam
penilaian
Performance
management
menurut Aguinis (2013, 2) adalah proses
berkesinambungan
identifikasi,
dalam
pengukuran,
melakukan
dan
Perusahaan
Menurut Aguinis (2009, 15) tujuan
utama sistem manajemen kinerja adalah
membantu
top
manajemen
dalam
mencapai tujuan strategi bisnis dengan
yang seobyektif mungkin dan disesuaikan
menghubungkan antara tujuan organisasi
dengan kondisi yang sebenarnya dengan
dengan tujuan individu, sistem manajemen
menghilangkan unsur bias.
kinerja menjadi pedoman bagi perilaku
data dilakukan dengan menyesuaikan
yang konsisten dengan upaya pencapaian
terhadap kebutuhan penelitian.
3)
interpretasi
tujuan organisasi. Selanjutnya bila karena
Dalam penelitian ini, jenis dan
ada beberapa alasan yang menyebabkan
sumber data yang dipergunakan adalah
tujuan individu tidak tercapai, maka
catatan arsip yang meliputi dokumen
menghubungkan antara tujuan individu
perusahaan tentang profil perusahaan,
dengan tujuan organisasi adalah salah satu
struktur organisasi, dan data karyawan PT.
cara untuk mengkomunikasikan langkah
Stars Internasional; serta dokumentasi
inisiatif strategi yang paling mendesak.
laporan hasil survey, wawancara dan
METODE PENELITIAN
observasi yang dilakukan di PT. Star
Penelitian
penelitian
ini
kualitatif
merupakan
Internasional.
eksploratoris
Dalam penelitian ini teknik analisis
berdasarkan case study yang bertujuan
yang digunakan adalah triangulasi sumber
menggali
yang
informasi
untuk
menyusun
terdiri
dari
3
tahapan,
yaitu
penilaian kinerja karyawan yang selaras
triangilasi data, triangulasi metodologi dan
dengan rencana strategis perusahaan yang
triangulasi teori.
di dalamnya mencakup visi, misi, tujuan
HASIL
dan strategi perusahaan.
PEMBAHASAN
Unit analisis dalam penelitian ini
adalah
rancangan
penilaian
kinerja
ANALISIS
Hasil
dan
DAN
pembahasan
dari
penelitian ini dikelompokkan menajadi
individu untuk semua jabatan yang ada di
beberapa bagian yaitu :
divisi operasional pada perusahaan yang
Evaluasi Rencana Strategis Perusahaan
bergerak dibidang retail alas kaki yang ada
a. Evaluasi Visi Perusahaan
di Surabaya yaitu PT. Stars Internasional.
Visi
1)
data yang diperoleh dari berbagai sumber
adalah “ menjadi perusahaan ritel
yang relevan dengan penelitian, baik
alas kaki yang kompetitif dan
berupa dokumen ataupun key informan
memiliki
dari perusahaan yang bersangkutan untuk
terluas di Indonesia”.
menghindari asumsi subyektif.
2)d
ata yang
diperoleh diinterpretasikan dengan cara
PT.
Stars
jaringan
Internasional
pemasaran
b. Evaluasi Misi Perusahaan
Misi
PT.
Internasional
memberikan kontribusi dalam pencapaian
adalah “Bermitra dengan UKM
visi, misi, tujuan dan strategi yang telah
dan perusahaan alas kaki dalam
ditetapkan oleh perusahaan. Disamping itu
negeri dengan kualitas produk
juga harus disesuaikan
terbaik”.
faktor spesifik lainya yang relevan dengan
c. Analisis
Stars
Goal,
Objective,
dan
dengan faktor-
divisi tersebut. Hasil dari penyusunan
Strategi Perusahaan
rencana strategis divisi, adalah visi, misi,
Tujuan jangka panjang perusahaan
objectives, KPI, target dan action plan
adalah melakukan ekspansi dan
untuk divisi operasional.
diversivikasi dalam unit bisnis.
Analisa Jabatan yang Selaras dengan
Sedangkan untuk tujuan jangka
Rencana Strategis Divisi
pendeknya,
perusahaan
Sebagai
upaya
untuk
menetapkan pencapaian omset
menyelaraskan peran dan tanggung jawab
penjualan sebesar 75 M di tahun
setiap karyawan dengan rencana strategis
2015 atau kenaikan sebesar
perusahaan, maka job description harus
25% dari target pencapaian
dipastikan mengacu pada rencana strategis
tahun sebelumnya.
divisi yang mencakup visi, misi, tujuan
Penyusunan Rencana Strategis Divisi
yang Diselaraskan dengan Rencana
Strategis Perusahaan
dan strategi yang dilakukan.
Yang menjadi perhatian penting
dalam penelitian hasil kerja ini adalah
penyusunan rencana strategis divisi
bahwa tanggung jawab, sasaran yang
yang mencakup perencanaan visi, misi,
diharapkan dan standar kinerja yang
tujuan dan strategi harus selaras dengan
ditetapkan
rencana strategis perusahaan. Elemen-
diberlakukan untuk periode 1 tahun, yaitu
elemen dalam rencana strategi harus
Bulan Januari s/d Desember 2015.
oleh
perusahaan
saat
ini
Tabel 1
Penilaian Hasil Kerja (Result)
Komponen Penilaian
Objectives
Standar
d
Bob
ot
Penjualan
naik
Penjuala
n 75 M
70%
2
kepuasan
pelanggan
Jumlah
produk
200
model
10%
3
Ekspansi
operasional
Menambah
outlet baru
20 outlet
10%
4
efisiensi
operasional
outlet
Efisiensi
budget
operasional
minimal
5%
10%
No
1
Accountabili
ty
Program dan
aktifitas
selling
1
2
3
Komentar
4
omset ± 15
M atau
25%
x
kecil
antrian
naiknya
tingkat
layanan
outlet
baru,
brand
meluas
x
100
%
Total Bobot
Sumber:
Contoh
Perhitungan
Skala Penilaian
(isi dengan
tanda centang)
x
Akurasi
forecast
x
2
1,4
2,8
1
0,1
0,4
4
0,4
0,4
3
0,3
0,4
2,2
4
2,2
Hasil
Telaah
Tabel diatas menunjukkan bahwa
job description Direktur Operasional,
bobot
Peneliti
untuk
masing-masing
sasaran
tersebut.
dirumuskan 4 tanggung jawab yang
Dari
wawancara
dilakukan
yaitu meningkatkan omset penjualan,
pencapaian sasaran utama yang paling
kepuasan pelanggan, ekspansi operasional
penting
perusahaan dan meningatkan efisiensi
penjualan
operasional outlet, Setelah itu, rumusan ini
perusahaan. Bobot untuk masing-masing
didiskusikan dengan proses interview
adalah 25% dan 15%. Titik berat pada
dengan key informan. Dari hasil diskusi
sasaran berikutnya adalah meningkatkan
tersebut, diperoleh informasi mengenai
efisiensi operasional outlet yang diberikan
sasaran yang ingin dicapai dari masing-
bobot 15% dan meningkatkan kepuasan
masing
telah
pelanggan dengan bobot 20% dan 25%.
sasaran
Pemberian bobot untuk masing-masing
dirumuskan.
jawab
Kemudian
yang
dari
adalah
dan
rumuskan
telah
digunakan dalam penilaian hasil kerja,
tanggung
dapat
yang
bahwa
meningkatkan
ekspansi
pencapaian
telah
omset
operasional
tersebut, ditentukan standar kinerja yang
sasaran
mendapat
diharapkan oleh perusahaan dan diberikan
persetujuan dari Direktur Utama sebagai
atasan langsung untuk jabatan Direktur
Operasional.
Tabel 2
Penilaian Perlaku Kerja (Behavior)
Skala Penilaian
(isi dengan tanda
centang)
Komponen Penilaian
N
o
1
Indikator Kompetensi
Komunikatif
2
Hubungan dengan sesama
rekan kerja, bawahan, atasan
dan customer; mendengarkan
saran dan pendapat dengan
baik; berbagi informasi secara
jelas dan aktif.
Fleksibilitas
15%
3
Menyesuaikan pada
perubahan dan cara-cara
dalam melakukan sesuatu
secara cepat dan positif ketika
situasi berubah
Kedisiplinan
15%
4
Dapat mengatur urutan
pekerjaan yang dilakukan
berdasarkan prioritas
Teamwork
20%
5
Dapat melakukan koordinasi
dan kolaborasi dengan rekan
kerja
Pelayanan Customer
25%
Bobot
25%
Mengetahui dengan benar
pentingnya memberikan
layanan terbaik bagi
customer; memahami
kebutuhan customer
Total Bobot
1
2
3
x
Komentar
Contoh Perhitungan
4
3
0,75
4
1
4
0,6
4
0,6
3
0,45
4
0,6
x
4
0,8
4
0,8
x
4
1
4
1
x
x
3,6
100%
3,6
4
Sumber: Hasil Telaah Peneliti
Penyusunan
bobot
proporsi indikator perilaku kerja terhadap
indikator hasil kerja terhadap bobot
penilaian kinerja individu diberikan bobot
indikator
dalam
25%. Karena indikator perilaku kerja
pelaksanaan penilaian kinerja individu
merupakan indikator yang tidak mudah
karyawan
untuk dilakukan pengukurannya.
perilaku
di
PT.
proporsi
kerja
Stars
Intenasional
didasarkan dari hasil wawancara dengan
Dari
hasil
penilaian
kinerja
Direktur Utama sebagai atasan tertinggi
karyawan di atas akan direncanakan untuk
dalam perusahaan.Proporsi indikator hasil
digunakan sebagai dasar dalam menyusun
kerja terhadap penilaian kinerja individu
reward dan action plan untuk masing-
diberikan
masing
bobot
75%
dengan
karyawan.
Tujuan
dari
pertimbangan bahwa perusahaan sangat
penyusunan reward dan action plan
mengutamakan hasil kerja yang maksimal
tersebut adalah sebagai salah satu bentuk
dari masing-masing karyawan.Sedangkan
apresiasi perusahaan terhadap pencapaian
kinerja
karyawan
sesuai
target,
dan
Penilaian kinerja individu tersebut
diharapkan dapat memberikan motivasi
adalah
bagi
indikator
karyawan
untuk
meningkatkan
bahwa
dari
penilaian
segi
hasil
penentuan
kerja
yang
kinerjanya di masa mendatang.
meliputi accountability, objectives, dan
KESIMPULAN DAN SARAN
standard; penentuan kompetensi untuk
Kesimpulan dari penelitian ini
dirangkum
analisis
dan sesuai dengan hasil dan perilaku kerja
pembahasan dari bab sebelumnya. Hasil
yang akan diterapkan oleh karyawan
dari penelitian berupa perumusan visi,
dalam melakukan tugas dan tanggung
misi, tujuan dan strategi untuk divisi yang
jawabnya sehari-hari. Desain penilaian
ada
kinerja
di
dari
hasil
perusahaan,
dan
penilaian perilaku kerja telah dinilai tepat
yaitu
Divisi
karyawan
ini
adalah
sistem
Operasional. Rumusan visi, misi, tujuan
penilaian kinerja yang dirancang dan
dan strategi tersebut telah selaras dengan
membutuhkan
rumusan visi, misi, tujuan dan strategi PT.
komunikasi yang lebih lama dan detail
Stars Intenasional.
serta harus dilakukan secara terus menerus
Hasil dari penelitian berikutnya
untuk
waktu pengenalan
membangun
kesadaran
dan
akan
adalah job description dari seluruh jabatan
pentingnya penilaian kinerja individu bagi
yang ada di Divisi Operasional. Job
perusahaan. Hal ini juga mengingat bahwa
description ini telah mampu memberikan
perusahaan belum pernah sama sekali
kontribusi terhadap pencapaian visi, misi,
melakukan proses penilaian kinerja bagi
tujuan dan strategi Divisi Operasional.
karyawan.
Hasil yang diperoleh dari penelitian ini
Dari kesimpulan hasil penelitian
selanjutnya adalah indikator penilaian
yang
hasil kerja (result) untuk masing-masing
beberapa
jabatan di divisi operasional. Kemudian,
peruahaan terkait sistem penilaian kinerja
juga
indikator
individu. Saran tesebut adalah:1) divisi
pengukuran perilaku kerja yang berupa
Operasional pada Perusahaan disarankan
kompetensi dasar yang harus dimiliki oleh
untuk
seluruh
mampu
individu berdasarkan indikator kinerja
melaksanakan tugas dan tanggung jawab
utama (KPI) dan kompetensi yang telah
dengan pencapaian standar hasil kinerja
didesain dalam penelitian ini. Pendekatan
rata-rata.
ini merupakan salah satu altnatif untuk
didapatkan
karyawan
rumusan
agar
telah
disampaikan
saran
yang
melakukan
diatas,
diajukan
penilaian
ada
bagi
kinerja
menjadikan karyawan lebih termotivasi
dalam
dalam
melakukan
tugas
dan
ini
agar
para
karyawan
memiliki
tnggung jawabnya karena indikator hasil
pemahaman yang mendalam mengenai
kerja telah diselaraskan dengan visi, misi
sistem penilaian kinerja individu yang
dan strategi perusahaan. Oleh karena itu,
dilaksanakan di perusahaan;5)Perusahaan
menghubungkan
perusahaan
dapat mengembangkan format penilaian
dengan indikator kinerja pada setiap
kinerja individu untuk divisi lainya dan
individu akan mendorong kinerja yang
menjadikan penilaian kinerja yang lebih
konsisten dengan proses pencapaian visi,
baik
misi dan stratega peri perusahaan;2) Proses
pengembangan yang sesuai, agar lebih
penilaian kinerja sebagai bagian dari
tepat dengan kondisional yang terjadi
sistem
diperusahaan;6)Dari
strategi
manajemen
kinerja
dilakukan
melalui
pengembangan-
penilaian
kinerja
secara berkelanjutan minimal enam bulan
individu ini, juga memberikan gambaran
sekali atau tiap satu semester, sehingga
kepada perusahaan tentang kemampuan
perusahaan dapat memantau pencapaian
individu dalam organisasi. Perusahaan
kinerja individu, kinerja divisi operasional
juga
dan
pihak
penilaian yang mempertimbangkan sistem
melakukan
penilaian 360 derajat yang lebih mampu
kinerja
manajemen
tindakan
perusahaan
juga
yang
dan
dapat
tepat
dan
proses
dapat
mengembangkan
sistem
membantu dalam meningkatkan kinerja
improvement yang sesuai jika diperlukan;
karyawan
3)
penyusunan
dalam proses penyusunan kompensasi
pengembangan karyawan dengan tujuan
ataupun
para
untuk meningkatkan kompetensi yang
sekaligus
dibutuhkan karyawan agar dapat bekerja
Menggunakan hasil penilaian kinerja
karyawan
struktur
reward
bagi
yang
berprestasi,
dan
memudahkan
program
untuk memberikan motivasi kepada para
secara maksimal.
karyawan
DAFTAR PUSTAKA
untuk
4)
meningkatkan
kinerjanya; Melakukan
komunikasi
Aguinis,
sebagai tahap awal proses sosialisasi
terlebih dahulu sebelum melaksanakan
implementasi Penilaian kinerja individu di
perusahaan, karena
perusahaan belum
pernah
penilaian
melakukan
kinerja
sebelumnya sehingga karyawan belum
terbiasa dengan adanya sistem penilaian
pelatihan
untuk
dan
H.
2009.
Performance
Management (2nd ed.). Upper
Saddle River, NJ:
Pearson Education, Inc.
Aguinis,
H.
2013.
Performance
Management (3rd ed.). Upper
Saddle River, NJ:
Pearson Education, Inc.
Barney, J. 2002. Gaining and Sustaining
Competitive Advantage (2nd ed).
Pearson Education: Ney Jersey.
Cascio, W.F. 1998. Managing Human
Resources, Productivity, Quality
of Work
th
Life, Profit (8 ed.). New York:
McGraw-Hill.
Certified Human Resources Professional
(CHRP) Course. 2009. Strategic
Human Resources in Dynamic
Organization, October 30, 2009.
Surabaya: GML
Assesment and Placement Centre.
Doanis, L.E. 2012. Performance Appraisal
System:It’s
Implication
To
Employee
Performance.
International
Journal
of
Economics and Management
Sciences. 2(3):55-62.
Dessler, G. 1997. Manajemen Sumber
Daya Manusia. Edisi ke-7, Alih
bahasa, Jilid 1 dan Jilid 2.
Jakarta.: Prenhallindo.
Denisi, A.S. and Pritchard, R.D. 2006.
Management and Organization
Review. 2:2 253–277, 17408776.
Drucker, P.F. 1985. Management: Tasks,
Responsibilties, Practices. New
York:
Harper
dan
Row
Publishers.
Fryer, K. Antony, J. dan Ogden, S. 2009.
Performance management in the
public
sector.
International
Journal of Productivity and
Performance Management, 22(6),
478-498.
Gerhart,
B. dan Milkowich, G.T.
1990.Organisational differences
in managerial compensation and
firm performance. Academy of
Management Journal, 33:663691.
Guion, L.A. Diehl, D.C., and Donald,
D.M.
2011.
Triangulation:
Establishing the Validity of
Qualitative Studies.Journal of
University of Florida.
Govindarajan, V. 1985.Linking Control
System to Bussiness Unit
Strategy,
Impact
on
Performance.Accounting
Organizations and Society. 10 (1)
291-320.
Hawke, L. 2012. Australian public sector
performance
management:
success
or
stagnation?
International
Journal
of
Productivity and Performance
Management, 61(3), 310-328.
Kotter, J.P,. Heskett, J.L. 1997.Corporate
Culture
and
Performance.
Terjemahan
Budaya Perusahaan dan Kinerja,
Jakarta: Prehallindo.
Mathis, R.L. and Jakson, J.H. 2003.
Human Resource Management,
South-Western:
Thomson
Learning.
Martocchio, J. J. 2011.
Compensation:
A
Resource
Strategic
Human
Management Approach (6th ed.).
New Jersey: Prentice-Hall.
Milkovich, G. And Newman, J. 2007.
Compensation
(9th
ed.).
International Edition: McGrawHill, Inc.
Porter, I. (2004).Engaging the Line in
People Development at Simba.
Strategic HR Review, pp.20-23.
Pfau, B.N. and Ira T.K. 2002. The Human
Capital
Edge: 21 People
Management Practices Your
Company Must Implement (or
Avoid) to Maximize Shareholder
Value.McGraw-Hill.
Patton, M.Q. 2002. Qualitative Research
and
Evaluation
Methods.
California: Sage Publications.
Porter, E.M. 1996. “What is Strategy?”.
Harvard Business Review.
Dewi, G.W. 2014. Rancangan Indikator
Kinerja Individu PT. NCS.
Program
Studi
Magister
Manajemen. Tesis Program Studi
Magister Manajemen:
Totanan, C. 2004.Peranan Intellectual
Capital dalam Penciptaan Nilai
untuk
Keunggulan
Bersaing.Usahawan, No. 1: 2731.
Wherther, W.B.Jr., and Davies. K. 1996.
Human Resources and Personnel
Management
(5th
ed).
International Edition: McGrawHill, Inc.
Yin, R.K. 2003. Case Study Research:
Design and Methods (3rd ed.).
London and New Delhi: Sage
Publications.
Zikmund, W.G. Babin, Carr and Griffin.
2010.
Business
Research
Methods (8th ed.).Canada: South
Western Cengange Learning.