SOP Pengukuran Kinerja Pembukuan

SOP Pengukuran Kinerja Pembukuan
SOP Pengukuran Kinerja Pembukuan
Pendahuluan
Salah satu factor kunci sukses dan keberlanjutan organisasi adalah adanya system
pelaporan keuangan dan monitoring yang kuat. Tanpa hal tersebut sulit untuk diketahui
bagaimana seluruh posisi keuangan organisasi, dan bagaimana sumber daya organisasi
digunakan. Upaya yang dapat dilakukan untuk menjamin adanya proses pelaporan yang
konsisten dan menerus, serta dapat digunakan sebagai fungsi monitoring pengelolaan
keuangan adalah dengan melakukan pengukuran kinerja pembukuan.
Pengukuran kinerja pembukuan merupakan suatu kegiatan yang menjadi tanggung jawab
team fasilitator dengan coordinator fasilitator secara langsung dan pihak-pihak yang terkait
untuk memastikan dan menjamin bahwa pengelolaan keuangan (manajemen keuangan) di
tingkat LKM yang secara operasional dilakukan oleh bendahara. Kegiatan pengukuran
kinerja ini selaras dengan tujuan umum dan tujuan khusus dalam manajemen keuangan
LKM.
Tata Laksana Pencatatan Keuangan
Tujuan dari petunjuk pencatatan keuangan adalah (a) Meningkatkan tata cara pengelolaan
keuangan dan pelaksanaan teknis di lapangan; (b) Mengetahui tata cara penggunaan dana;
(c) Dalam tahap awal dapat diketahui tingkat efesiensi atau adanya penyimpangan dalam
penggunaan dana; (d) Memudahkan dalam pembuatan laporan kepada pihah proyek;
(e) Memudahkan pemeriksaan dalam penggunaan uang.
Kegiatan ini dilakukan dengan beberapa pertimbangan yaitu ;
1. Merupakan wujud nyata adanya proses pendampingan yang benar-benar dilakukan
secara langsung oleh fasilitator berkaitan dengan pengelolaan keuangan. Proses
pendampingan ini secara nyata ditunjukkan adanya peningkatan kemampuan
masyarakat dalam mengelola keuangan. Dimana setiap kebijakan yang berkaitan
dengan pengelolaan keuangan didasarkan pada AD/ART LKM dan standar
manajemen keuangan yang telah ditetapkan.
2. Pembelajaran kepada masyarakat berkaitan dengan proses pencatatan dan
pelaporan keuangan yang baik dan benar untuk menjamin adanya akuntabilitas
pengelolaan keuangan. Pembelajaran ini ditunjukkan dengan dilakukannya proses
pencatatan seluruh transaksi keuangan dengan tepat waktu dan menyajikan laporan
keuangan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
3. Memastikan bahwa seluruh pelaksanaan kegiatan didasarkan atas rencana kegiatan
yang telah disusun dan diputuskan oleh masyarakat setempat dan sesuai dengan
tujuan yang tertuang dalam dokumen perencanaan jangka menengah (Proaksi).
Tidak satu kegiatan pun yang dilakukan atas dasar keputusan sepihak atau sebagian
orang atau anggota LKM. Seluruh kegiatan dijamin dan diputuskan secara bersama
dalam musyawarah (rembug desa).
1
SOP Pengukuran Kinerja Pembukuan
Tujuan Pengukuran Kinerja
Tujuan dilakukannya Pengukuran Kinerja manajemen keuangan di LKM adalah :
1. Memastikan bahwa seluruh kebijakan keuangan di tingkat LKM (bendahara) telah
ditetapkan sesuai dengan SOP
2. Memastikan seluruh transaksi keuangan telah dilakukan sesuai dengan prinsip
dasar manajemen keuangan
3. Memastikan seluruh transaksi keuangan dicatat dan dilaporkan tepat waktu dan
layak
4. Memastikan akuntabilitas pengelolaan keuangan sehingga dapat ditunjukkan
kepada pihak pemberi dana dan penerima manfaat bahwa keuangan proyek telah
digunakan sebagaimana mestinya.
Tanggung jawab Pelaksanaan Pengukuran Kinerja
Pengukuran Kinerja Pembukuan dilakukan oleh fasilitator. Pengukuran kinerja ini sebagai
wujud pernyataan fasilitator bahwa proses pengelolaan keuangan yang dilakukan LKM
benar-benar telah dilakukan sesuai dengan standar yang berlaku.
Secara umum, pengukuran kinerja ini memastikan akuntabilitas pengelolaan keuangan LKM.
Kelayakan dan keabsahan Pengukuran Kinerja sepenuhnya menjadi tanggungjawab
fasilitator (pendamping lapangan). Sedangkan uji kebenaran dan keabsahan dilakukan oleh
koordinator fasilitator, tim trainer, PMAC secara acak dan representatif dari sejumlah desa
dampingan. Oleh sebab itu, pengukuran kinerja pembukuan ini secara langsung menjadi
tanggung jawab fasilitator dan secara tanggung renteng menjadi tanggungjawab koordinator
fasilitator, tim trainer dan konsultan pendamping.
Laporan keuangan dan kemajuan Proyek
Penanggungjawab laporan bulanan adalah ketua LKM. Ketua LKM dalam tugas pencatatan
keuangan dibantu oleh Bendahara Keuangan, paling lambat setiap tanggal 5 bulan
berikutnya LKM wajib memberikan laporan keuangan dan kemajuan fisik kepada DPMU
sebagai dasar untuk menyusun laporan (Project Management Report). Laporan Bulanan LKM
disusun berdasarkan Laporan mingguan.
Sistem Dokumentasi
Hal –hal yang wajib diperhatikan dalam pendokumentasian LKM adalah sebagai berikut :
1. Dana tunai dan semua bukti transakasi sebaiknya disipan ditempat yang aman (lemari
yang terkunci/ Brankas)
2. Semua bentuk arsip,Laporan keuangan dan catatan lainnya disimpan minimal sampai
dengan 5 tahun setelah berakhirnya Proyek.
3. Masyarakat berhak untuk meneliti serta melihat laporan yang dibuat oleh LKM
2
SOP Pengukuran Kinerja Pembukuan
Indikator Keberhasilan Pencatatan Keuangan
1. Tidak terdapat penyimpangan dalam penggunaan dana
2. Laporan keuangan dan kemajuan proyek siap disampaikan setiap waktu dan
ditempelkan di papan pengumuman
3. Setiap transaksi paling lambat dibukukan 1 hari setelah transaksi terjadi oleh bendahara
LKM baik transaksi yang bersifat tunai maupun kredit.
4. Tanda bukti lengkap dan disusun rapi sesuai dengan urutannya. Bukti bukti asli harus
dilampirkan. Dokumen Pendukung disusun berdasarkan tanggal transaksi dan
ditempelkan pada kertas A4 kemudian dijilid. Dokumen Pendukung adalah berupa buktibukti pembelian dan pembayaran seperti bon, kwitansi, nota, slip pengambilan, bukti
transfer dan bukti-bukti lain yang dapat dipertanggung jawabkan keabsahannya dengan
selalu terdapat stempel penjual untuk bukti yang berasal dari pihak luar dan stempel
LKM dan penerima untuk bukti yang berasal dari dalam/ dikeluarkan sendiri oleh LKM,
dokumen ini disimpan sampai 5 tahun setelah berakhirnya proyek. Pastikan bahwa bukti
yang ada merupakan bukti asli dan tanggal bukti sesuai dengan pengeluaran
pembiayaan apakah bukti tersebut dibiayai dari kas atau bank. Bukti disajikan secara
rinci dan jelas dan tidak bersifat global.
5. Setiap transaksi/Pengambilan Tunai dari Rekening Bank harus di buat Rencana
Penggunaan Dana (RPD), dan begitu juga harus membuat Laporan atas Penggunaan
Dana tersebut (LPD).
6. Semua format formulir diisi dengan benar dan jelas serta tidak terdapat kesalahan
didalamnya.
7. Pencatatan rapi dan siap dilakukan pemeriksaan setiap saat
8. Jumlah saldo buku kas sama dengan uang tunai yang terdapat dalam kas LKM
9. Saldo Buku Kas tidak diperbolehkan melebihi nilai Rp 2.000.000
10. Setiap tanggal 25 laporan keuangan ditutup, dijumlahkan dan dibuat saldo akhirnya,
saldo akhir bulan yang lalu menjadi saldo awal bulan berikutnya yang seterusnya akan
berpengaruh pada jumlah bulan berikutnya, oleh sebab itu harus dilakukan penjumlahan
secara teliti dan benar.
11. Laporan keuangan LKM harus ditandatangani oleh ketua dan bendahara setelah
disertifikasi terlebih dahulu oleh fasilitator
12. Laporan keuangan ditempelkan dipapan informasi atau di tempat yang strategis sebagai
bentuk pertanggungjawaban kepada masyarakat.
Prosedur Pelaksanaan Pengukuran Kinerja
1. Proses Pengukuran Kinerja Pembukuan LKM dilakukan secara terus menerus dan
periodik oleh fasilitator dengan menggunakan form Pengukuran Kinerja, untuk seluruh
desa dampingan setiap bulan.
2. Fasilitator harus melakukan pengukuran kinerja pengelolaan keuangan di LKM berkisar
antara tanggal 25 sampai dengan akhir bulan
3. Paling lambat pada akhir bulan, fasilitator wajib melaporkan hasil pengukurannya
kepada DMAC/Coordinator Fasilitator dan memberikan copy kepada LKM untuk
dijadikan sebagai dasar melakukan perbaikan.
3
SOP Pengukuran Kinerja Pembukuan
4. Seluruh Instrumen Pengukuran Kinerja, diarsipkan dan dijadikan sebagai lampiran dalam
laporan bulanan Tim Fasilitator.
5. Setiap awal bulan Coordinator Fasilitator mengkompilasi seluruh hasil rekapitulasi Tim
Fasilitator, dan kemudian memberikan laporan ke DMAC dengan tembusan ke DPMU.
Selanjutnya DMAC mengirimkan ke Team Leader PMAC paling lambat tanggal 5 pada
setiap bulan. Dan PMAC mengirimkan hasil uji petik yang dilakukan kepada CMAC paling
lambat tanggal 10 setiap bulan, dengan tembusan ke PPMU.
6. Pelaksanaan Pengukuran Kinerja dengan komposisi :
a. Fasilitator melakukan Pengukuran Kinerja sejumlah 100% dari seluruh LKM
b. DMAC melakukan uji petik sejumlah 50% dari seluruh LKM.
c. PMAC melakukan uji petik 10% dari seluruh LKM.
d. CMAC melakukan uji petik 3% dari seluruh LKM di Provinsi
7. Paling lambat setiap tanggal 20 bulan berikutnya CMAC akan memuat (upload) hasil
pengukuran kinerja pengelolaan keuangan ke dalam Wibesite, termasuk hasil uji petik
yang dilakukan oleh DMAC/PMAC dan fasilitator.
Sasaran Pemeriksaan Pengukuran Kinerja
Pengukuran kinerja manajemen keuangan dilaksanakan dengan melakukan pemeriksaan
terhadap pembukuan dan pencatatan transaksi lainnya terkait dengan pengelolaan
keuangan Program Pamsimas di tingkat LKM melalui unit-unit yang ditunjuk. Dalam hal ini
yang menjadi responden dalam pemeriksaan adalah pihak-pihak yang terlibat dalam
pengelolaan keuangan proyek dan pelaporan dalam hal ini organisasi LKM
Format Pengukuran Kinerja dan rekapitulasinya dapat dilihat di Lampiran - Instrumen
Pengukuran Kinerja
Ketentuan Penilaian Kinerja Pembukuan
Untuk dapat menentukan nilai (skor) disetiap item, berikut ini diberikan ketentuan cara
pengisian instrumen Pengukuran Kinerja Pembukuan;
a. Semua item jika jawabannya ”Ya” maka nilainya 1 dan jika jawabannya ”Tidak”
nilainya 0
b. Pengukuran Kinerja dinyatakan sangat baik jika total skor mencapai angka 13
c. Pengukuran Kinerja dinyatakan memadai jika total skor mencapai angka 9 s/d 12,
d. Pengukuran Kinerja tidak memadai jika total skor mencapai angka < 9 atau total
skor sama dengan 9.
4
SOP Pengukuran Kinerja Pembukuan
Instrumen Pengukuran Kinerja
Sekretariat – LKM
Nama LKM
Desa/Kel.
:
:
No
Kecamatan
Kab/Kota
Aspek Pengukuran
:
:
Nilai
Catatan
Kebijakan Keuangan
1
Semua Kebijakan disusun LKM berdasarkan AD/ART
2
LKM menyusun dan menetapkan RKM I & II
3
Semua penerimaan dan pengeluaran keuangan diketahui
oleh ketua LKM
Sistem Akuntansi
4
Seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dicatat
dan diarsipkan sesuai tanggal transaksi
5
Pencatatan dilakukan tepat waktu dan laporan ditutup
tanggal 25 setiap bulan
6
Rekening Bank menggunakan nama Lembaga bukan
nama pribadi
7
Specimen Rekening Bank di tandatangani 3 orang dari
LKM
8
Saldo buku kas sama dengan jumlah dana tunai ditangan
bendahara
ƒ Buku Kas :
- Tanggal : .................................
- Jumlah : Rp. ...........................
ƒ Uang Tunai Di Bendahara:
- Tanggal : ...............................
- Jumlah : Rp. ..........................
9
Saldo buku bank sama dengan saldo di rekening bank
10
Dana Kas (tunai) di tangan Bendahara, tidak boleh lebih
dari Rp. 2 juta
Pelaporan dan Monitoring
11
Laporan keuangan & RKM di pasang di papan informasi
pada tempat yang strategis
12
LKM melakukan pengeluaran dana berdasarkan RPD yang
telah disetujui
13
LKM membuat pembukuan Laporan Pertanggung-jawaban
Dana (LPD) berdasarkan atas RPD
Total Skor (TS)
....................................., ...... - .................... – 20.....
Fasilitator
5
SOP Pengukuran Kinerja Pembukuan
Instrumen Pengukuran Kinerja Manajemen Keuangan
A. Petunjuk Umum
1. semua pertanyaan diberi nilai 1 untuk ”Ya” dan 0 untuk ”Tidak”
2. kolom catatan diisi sesuai dengan informasi tambahan sebagai klarifikasi keadaan
yang sesungguhnya yang mungkin harus dijelaskan lebih rinci.
Contoh : Jika nilainya 0 penjelasan catatan sebagai berikut ;
ƒ Rekening Bank bukan atas nama lembaga
ƒ Saldo Kas tidak sama dengan saldo tunai di tangan bendahara dan tidak dapat
dijelaskan
ƒ Tindak lanjut (rekomendasi) apa yang akan dilakukan oleh LKM sebagai follow up
action fasilitator sehingga nilai berubah 1 dalam pengukuran mendatang.
B. Penjelasan Rinci per Item Pertanyaan
Aspek Pengukuran
Semua Kebijakan
berdasarkan AD/ART
disusun
Penjelasan
LKM
LKM menyusun dan menetapkan RKM
Adalah kebijakan dalam pengelolaan keuangan yang
ditetapkan dan harus diterapkan berdasarkan pada AD/ART
RKM adalah Rencana Kerja Masyarakat
Semua penerimaan dan pengeluaran ƒ Semua penerimaan dan pengeluaran dana di LKM
menggunakan Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas Keluar
keuangan diketahui oleh ketua LKM
yang diketahui (ditandatangani) oleh LKM (ketua atau
anggota yang ditetapkan).
ƒ Jika terdapat satu saja bukti tidak ditandatangani oleh
LKM, maka jawabnya TIDAK=0
Seluruh transaksi penerimaan dan ƒ Seluruh proses administrasi (notulensi, surat menyurat,
pencatatan keuangan, penyajian laporan keuangan dan
pengeluaran dicatat dan diarsipkan
pengarsipan) dilakukan oleh sekretariat LKM
sesuai tanggal transaksi
ƒ Pencatatan transaksi menggunakan format-format baku
standar
ƒ Fasilitator melakukan cross-cek penjumlahan kebawah
dan kesamping
ƒ Seluruh transaksi keuangan harus memiliki bukti
pendukung yang cukup (transaksi dengan pihak ketiga
harus memiliki bukti pendukung dari pihak ke tiga
(seperti; Bon, Kwitansi, Nota atau bukti lainnya)
ƒ Jika terdapat satu transaksi saja tidak dicatat atau tidak
memiliki bukti maka jawabnya TIDAK=0
Pencatatan dilakukan tepat waktu dan ƒ Pencatatan transaksi keuangan (keluar atau masuk)
dilakukan tepat waktu dan laporan keuangan pada bulan
laporan ditutup tanggal 25 setiap
tersebut disajikan (ditutup) pada tanggal 25 setiap
bulan
bulannya
6
SOP Pengukuran Kinerja Pembukuan
Aspek Pengukuran
Penjelasan
ƒ Jika terdapat penundaan pencatatan lebih dari 5 hari,
maka jawabnya TIDAK=0
Rekening Bank menggunakan nama
Lembaga bukan nama pribadi
Rekening Bank menggunakan nama ; LKM ..........
sebagaimana yang tertera dalam akta notaris, kalau dengan
nama pribadi jawabnya TIDAK=0
Specimen
Rekening
Bank
di ƒ Penandatanganan rekening bank (spesimen) terdiri dari 2
orang anggota LKM dan 1 orang fasilitator. Termasuk
tandatangani 2 orang dari LKM dan 1
pada saat penarikan dana dari bank,
orang Fasilitator
ƒ Bila kurang dari 3 orang jawabnya TIDAK=0
Saldo buku kas sama dengan jumlah
dana tunai ditangan bendahara
Kas opname dana tunai yang ada di bendahara dicocokkan
dengan buku kas, pada tanggal yang sama harus bernilai
sama, jika ada perbedaan (contoh biaya/penerimaan yang
belum dibukukan, buku kas harus diperbaiki bila setelah
adjusmen angka tidak sama, nilainya 0
Saldo buku bank sama dengan saldo
di rekening bank
Rekonsiliasi saldo pada buku kas (catatan sekretariat LKM)
harus memasukkan nilai saldo akhir setiap bulan. Untuk itu
buku rekening bank harus dicetak sebelum penutupan
buku.
Dana
Kas
(tunai)
di
tangan
Bendahara, tidak boleh lebih dari Rp.
2 juta
Dana Kas (tunai) di tangan Bendahara, tidak boleh lebih
dari Rp. 2 juta dan jangka waktu yang diperkenankan
adalah selama 1 minggu, selebihnya harus dimasukkan ke
dalam rekening LKM
Laporan keuangan & RKM di pasang
di papan informasi pada tempat yang
strategis
Laporan Keuangan (pemasukan dan pengeluaran dana
LKM) yang disajikan setiap bulan harus dipasang dipapan
informasi selambat-lambatnya tanggal 1 bulan berikutnya.
Bila tidak ada, maka nilainya 0
LKM melakukan pengeluaran dana ƒ Untuk melakukan pengendalian dalam penggunaan dana,
maka untuk pengambilan dana dari rekening bank
berdasarkan RPD yang telah disetujui
dilakukan secara bertahap, dimana setiap pengambilan
dana harus berdasarkan Rencana Penggunaan Dana
(RPD) dan disetujui ketua LKM dan diketahui kepala desa
serta diperiksa oleh fasilitator.
ƒ Apabila tidak berdasarkan RPD nilainya 0
LKM membuat pembukuan Laporan ƒ LPD merupakan dokumen pertanggungjawaban Satlak
Pamsimas untuk setiap dana yang telah dicairkan dari
Pertanggungjawaban
Dana
(LPD)
Bank melalui mekanisme pembuatan RPD yang disetujui
berdasarkan atas RPD
sebelumnya.
ƒ LPD dibuat oleh Ketua Satlak Pamsimas dan disetujui
oleh Koordinator LKM dan diketahui oleh Kepala Desa /
Lurah untuk diperiksa oleh Konsultan kabupaten/kota
ƒ Jika LPD tidak ditandatangani oleh LKM, maka jawabnya
TIDAK=0
7
SOP Pengukuran Kinerja Pembukuan
Catatan ;
Semua hasil pemeriksaan akan menjadi dasar Pengukuran Kinerja Pembukuan
oleh fasilitator terhadap akuntabilitas pengelolaan keuangan LKM dan menjadi
bukti sebenar-benarnya terhadap hal-hal yang berakibat atas validasi data
tersebut..
8
SOP Pengukuran Kinerja Pembukuan
REKAP PENGUKURAN KINERJA MANAJEMEN KEUANGAN
Status per …. - ……………….. – 20….
Kabupaten :
No
Nama LKM
Nama Desa
Kecamatan
Aspek Pengukuran
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
TS
Tingkat
Kinerja
TS = Total Skor
Mengetahui
Coordinator Fasilitator
Fasilitator
( ........................................... )
( ........................................... )
9
SOP Pengukuran Kinerja Pembukuan
RENCANA TINDAK LANJUT dan CAPAIAN TINDAK LANJUT
PENGUKURAN KINERJA MANAJEMEN KEUANGAN LKM
Periode : ..................... s/d ........................... 20.....
Kabupaten :
No
Nama LKM
Nama Desa
Kecamatan
Tingkat
Kinerja
(awal)
Rencana Tindak Lanjut
Aktivitas
P.Jawab
Capaian tindak
lanjut
Tingkat
Kinerja
(Akhir)
Tanggal .................................. - 20
Mengetahui
Coordinator Fasilitator
Fasilitator
( ........................................... )
( ........................................... )
10