Manajemen Lingkup Proyek 3

Manajemen Lingkup
Proyek
1
Tujuan Pembelajaran







Memahami elemen-elemen yg membuat manajemen lingkup yg baik
adl sesuatu yg penting
Menjelaskan proses perencanaan dan cakupan lingkup
Menjelaskan prose pengembangan pernyataan lingkup proyek
menggunakan project charter dan pernyataan lingkup awal
Proses definisi lingkup dan usaha-usaha yg diperlukan dalam membuat
WBS menggunakan analogi, pendekatan top-down, bottom-up, dan
mind-mapping
Menjelaskan pentingnya verifikasi lingkup dan bgmn hubungannya
dgn definisi lingkup dan pengendalian lingkup
Memahami pentingnya pengendalian lingkup dan pendekatan utk
mencegah scope-related problems dlm proyek IT
Menggambarkan bgmn perangkat lunak dpt membantu dlm
manajemen lingkup proyek
2
Manajemen Lingkup Proyek



Lingkup terkait dgn semua pekerjaan dan prosesproses yg hrs dilakukan utk mewujudkan suatu
produk dlm suatu proyek
Deliverable adl produk yg dihasilkan yg mrpk
bagian dr proyek spt perangkat keras atau
perangkat lunak, dokumen perencanaan, atau hasil
rapat/pertemuan
Manajemen lingkup proyek mencakup prosesproses yg hrs dilakukan dlm mendefinisikan dan
mengendalikan apakah pekerjaan itu mrpk bagian
proyek ataukah tidak
3
Proses Manajemen Lingkup Proyek





Perencanaan lingkup: mendefiniskan bgmn lingkup akan
didefinisikan, diverifikasi, dan dikendalikan
Definisi lingkup: Melihat kembali project charter dan pernyataan
lingkup awal dan menambahkan lebih banyak informasi sesuai
kebutuhan dan perubahan yg telah disetujui
Membuat WBS: Membagi deliverables proyek yg besar mjd
deliverables yg lbh kecil (komponen-komponen yg lbh mudah
di-manage)
Verifikasi lingkup: Formalisasi lingkup proyek yg telah diterima
Pengendalian lingkup: Mengendalikan perubahan pd lingkup
proyek
4
Perencanaan Lingkup dan Rencana
Manajemen Lingkup

Rencana Manajemen Proyek adl sebuah dokumen yg
terdiri atas deskripsi ttg bgmn tim akan mempersiapkan
pernyataan lingkup proyek, membuat WBS, memverifikasi
kelengkapan deliverables proyek, dan mengendalikan
permintaan perubahan pd lingkup proyek

Input pokoknya adl :
 Project charter
 Pernyataan lingkup awal
 Rencana manajemen proyek
5
Contoh Project Charter
Nama Proyek: Proyek Upgrade IT
Tanggal Mulai Proyek: 4 Maret 2007 Tanggal Selesai Proyek: 4 Desember 2007
Manajer Proyek: Kim Nguyen, 691-2784
Tujuan Proyek: Melakukan upgrade hardware dan software utk semua pegawai (2000) dalam sembilan bulan berdasar
pada standar baru perusahaan. Lihat lembar terlampir utk standar baru perusahaan. Upgrade kemungkinan akan
mempengaruhi server sbgmn hardware dan software jaringan. Anggaran yang disediakan $ 1.000.000 utk hardware
dan software serta $ 500.000 utk tenaga kerja.
Pendekatan:
Update basis data inventaris IT utk menentukan kebutuhan utk upgrade
Membuat rincian perkiraan biaya utk proyek dan melaporkannya ke CEO
Membeli hardware dan software sesuai kebutuhan
Menggunakan semaksimal mungkin staf internal utk perencanaan, analisis, dan instalasi
Jabatan dan Tanggung Jawab
Nama
Jabatan
Tanggung Jawab
Walter Schmidt
CEO
Sponsor proyek, pemantau proyek
Mike Zwack
CEO
Sponsor proyek, pemantau proyek
Kim Nguyen
Manajer Proyek
Pemantau proyek, menyediakan staf
Jeff Johnson
Direktur Operasi IT
Mentoring Manajer Proyek
Nancy Reynolds
Wakil Kepala HR
Menyediakan staf, mengumumkan halhal terkait proyek pd seluruh karyawan
Steve McCann
Direktur Pengadaan
Membantu dalam hal pengadaan
hardware dan software
6
Definisi Lingkup dan Pernyataan Lingkup
Proyek

Dasar pembuatan pernyataan lingkup proyek:
 Pernyataan lingkup awal
 Aset-aset proses organisasional
 Permintaan perubahan yg disetujui

Sejalan perjalanan waktu, maka lingkup proyek hrs
semakin jelas dan semakin spesifik
7
Definisi Lingkup Proyek Lebih Lanjut
Project Charter:
Upgrade kemungkinan mempengaruhi server
Pernyataan Lingkup Awal:
Server: Jika dibutuhkan server tambahan utk mendukung proyek ini, maka
server tsb hrs kompatible dgn server yg sudah ada. Jika lebih ekonomis utk
meningkatkan server yg telah ada, deskripsi rinci mengenai peningkatan tsb
hrs disampaikan ke CEO utk mendapatkan persetujuan. Spesifikasi server yg
telah ada terlampir. CEO hrs hrs sdh menyetujui rancana detail ttg server
beserta lokasinya setidaknya dua minggu sebelum instalasi
Pernyataan Lingkup Proyek, Versi 1:
Server: Proyek ini memerlukan pembelian 10 server baru utk mendukung
fungsi web, jaringan, basis data, aplikasi, dan printing. Utk setiap tipe server
akan diadakan sebanyak 2 buah. Deskripsi rinci utk server diberikan dlm btk
brosur produk dlm apendiks 8 berikut rencana penempatan server-server tsb
8
Membuat WBS

WBS mrpk pengelompokan pekerjaan berorientasi
deliverable yg terlibat dlm suatu proyek yang menentukan
lingkup keseluruhan proyek

WBS mrpk dokumen mendasar yg menyediakan dasardasar utk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek,
biaya, sumber daya, dan perubahan-perubahan

Dekomposisi adl proses memecah deliverables proyek mjd
bagian-bagian yg lbh kecil
9
WBS Intranet : diorganisasi berdasar produk
10
WBS Intranet : diorganisasi berdasar fase
11
WBS Intranet : bentuk tabular (tabulasi)
12
WBS dan Gantt Chart Intranet
13
Gantt Chart Intranet: Proses Manajemen
Proyek
14
Pendekatan dlm Pembuatan WBS





Guidelines: DOD menyediakan panduan/guidelines utk
membuat/mempersiapkan WBS
Pendekatan analogi: Melihat WBS proyek yg sejenis dan
menyesuaikannya dgn proyek yg ditangani
Pendekatan top-down: Mulai dr item terbesar dlm proyek
dan memecahnya mjd item-item yg lbh kecil
Pendekatan bottom-up: Mulai dgn pekerjaan-pekerjaan yg
khusus kmd menggabungkannya mjd yg lbh umum
Pendekatan mind-mapping: Menuliskan pekerjaanpekerjaan dlm format non linear bercabang dan kmd
membuat struktur WBS-nya
15
Contoh Pendekatan Mind-Mapping
16
Hasil WBS dlm Btk Chart
17
Kamus WBS dan Baseline Lingkup

Banyak pekerjaan dlm WBS yg hrs dijelaskan scr rinci shg
orang tahu apa yg hrs dilakukan dan dpt memperkirakan
berapa lama waktu dan biaya yang dibutuhkan utk
menyelesaikan pekerjaan tsb.

Kamus WBS mrpk dokumen yg menjelaskan scr rinci
mengenai setiap item dalam WBS

Pernyataan lingkup proyek dan WBS yg telah disetujui
membentuk apa yg disebut baseline lingkup yg digunakan
utk mengukur kinerja utk mencapai tujuan-tujuan lingkup
proyek
18
Membuat WBS dan Kamus WBS







Sebuah pekerjaan hanya boleh muncul pd satu tempat dlm WBS
Pekerjaan yg tercakup dlm sebuah item WBS adl jumlahan itemitem WBS dibawahnya
Sebuah item WBS mrpk tanggung jawab satu org individu
meskipun bbrp org yg mengerjakannya
WBS hrs konsisten dgn cara aktual pekerjaan tsb dikerjakan
Anggota tim proyek hrs terlibat dlm pembuatan WBS shg
menjamin konsistensi pelaksanaannya
Setiap item WBS hrs didokumentasikan dlm kamus WBS utk
menjamin pengertian yg akurat ttg lingkup pekerjaan
WBS hrs fleksibel shg dpt mengakomodasi perubahan
19
Verifikasi Lingkup



Membuat pernyataan lingkup yang baik utk sebuah proyek
mrpk hal yg cukup sulit
Yang lbh sulit lg adl melakukan verifikasi lingkup proyek
dan meminimalkan perubahan lingkup
Banyak proyek IT mengalami “scope creep” atau “poor
scope”



FoxMeyer Drug bangkrut setelah terjadi “scope creep” pd proyek
“robotic warehouse”
Enginner dr Grumman menyebutnya sistem “Naziware” dan
menolak utk menggunakannya
21st Century Insurance Group membuang byk waktu dan uang utk
proyek yg sebenarnya bisa menggunakan komponen-komponen
off-the-shelf
20
Pengendalian Lingkup


Pengendalian lingkup mencakup pengendalian perubahanperubahan pada lingkup proyek
Tujuan pengendalian lingkup:




Memgendalikan faktor-faktor yg dpt menyebabkan perubahan
lingkup
Memastikan perubahan-perubahan yg hrs dilakukan diproses mnrt
prosedur yg telah dibuat sbg bagian dari pengendalian perubahan
terintegrasi
Mengatur perubahan jika hal tsb memang terjadi
Varians adl perbedaan antara kinerja yang direncanakan
dengan kinerja aktualnya
21
Input dari User
Supaya input dr user sifatnya membangun:
 Proses seleksi proyek hrs baik dan usahakan sponsor dr
organisasi pemakai (user)
 Tempatkan user pd tim proyek dgn peran yg penting
 Adakan pertemuan reguler dgn agenda yg telah tertentu
dan pastikan user menandatangani deliverables pokok yg
dipresentasikan dlm pertemuan
 Sampaikan sesuatu kpd user dan sponsor scr reguler
 Jangan menjanjikan utk menyampaikan sesuatu jika tidak
bisa
 Tempatkan user dan developer pd tempat yg sama
22
selesai
23