Chapter 1

Disampaikan Oleh:
Muhammad Azani Hs
Catatan:
Slide ini disadur dari Buku Teks oleh Schwalbe, Kathy. Managing Information Technology
Project – Seventh edition. Boston, MA: Thomson Course Technology, 2014. Silahkan lihat
ke Buku Teks, untuk informasi detail dari materi yang disampaikan di slide ini.
Information System Project Management
2
Learning Objectives
•
•
•
•
Memahami pentingnya manajemen ruang lingkup
proyek yang baik
Membahas metode untuk mengumpulkan dan
mendokumentasikan persyaratan untuk memenuhi
kebutuhan dan harapan stakeholder
Menjelaskan proses definisi ruang lingkup dan
menggambarkan isi dari pernyataan lingkup proyek
Mendiskusikan proses untuk menciptakan struktur
rincian kerja menggunakan analogi, top-down, bottomup, dan pendekatan pikiran-pemetaan
Information System Project Management
3
Learning Objectives (continued)
•
•
•
Menjelaskan pentingnya verifikasi lingkup dan
bagaimana kaitannya dengan mendefinisikan
dan mengendalikan ruang lingkup
Memahami pentingnya mengendalikan lingkup
dan pendekatan untuk mencegah masalahlingkup terkait pada proyek-proyek teknologi
informasi
Menjelaskan bagaimana perangkat lunak
dapat membantu dalam manajemen ruang
lingkup proyek
Information System Project Management
4
What is Project Scope
Management?
• Scope mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat
dalam menciptakan produk – produk dari proyek dan
proses yang digunakan untuk membuatnya
• Deliverable adalah produk yang dihasilkan sebagai
bagian dari proyek, seperti perangkat keras, perangkat
lunak, dokumen perencanaan, ataupun meeting minutes
• Manajemen ruang lingkup proyek mencakup proses –
proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan
mengendalikan apa yang termasuk atau yang tidak
termasuk dalam proyek
Information System Project Management
5
Project Scope Management
Processes
• Collecting requirements: mendefinisikan dan mendokumentasikan
fitur dan fungsi dari produk yang dihasilkan selama proyek serta
proses yang digunakan untuk menciptakan produk tersebut
• Defining scope: meninjau project charter, dokumen persyaratan,
dan organizational process asstes untuk membuat pernyataan
lingkup
• Creating the WBS: membagi deliverable proyek besar menjadi lebih
kecil, komponen yang mudah ditangani
• Verifying scope: meresmikan/menetapkan deliverable proyek yang
diterima
• Controlling scope: mengendalikan perubahan lingkup proyek
selama siklus proyek
Information System Project Management
6
Figure 5-1. Project Scope
Management Summary
Information System Project Management
7
Collecting Requirements
• Requirement adalahs “suatu kondisi atau kemampuan
yang harus dipenuhi atau dimiliki oleh sistem, produk,
layanan, hasil, atau komponen untuk memenuhi kontrak,
standar, spesifikasi, atau dokumen resmi lainnya”
(PMBOK® Guide, 2013)
• Untuk beberapa proyek IT, hal ini akan sangat
membantu untuk membagi kebutuhan pengembangan
dalam kategori yang disebut elisitasi, analisis,
spesifikasi, dan validasi
• Hal ini penting untuk menggunakan pendekatan iteratif
untuk mendefinisikan persyaratan karena mereka sering
tidak jelas di awal proyek
Information System Project Management
8
Figure 5-2. Relative Cost to Correct a
Software Requirement Defect
Information System Project Management
9
Methods for Collecting
Requirements
•
•
•
•
•
•
•
Interviewing
Focus groups and facilitated workshops
Using group creativity and decision-making techniques
Questionnaires and surveys
Observation
Prototyping
Software tools
Information System Project Management
10
What Went Right?
• Genesys Telecommunications Laboratories uses
Accept software, a product planning and
innovation management application and winner
of the Excellence in Product Management Award
from 2006–2008
• Accept helps them instill a consistent,
repeatable, and predictable process for new
product definition and development
• They can define what information comprises a
requirement and enforce discipline around that
process
Information System Project Management
11
Documenting Requirements
• Persyaratan dokumen sering dihasilkan oleh perangkat
lunak termasuk teks, gambar, diagram, video, dan media
lainnya; mereka biasanya sering dibagi ke dalam
kategori yang berbeda seperti fungsional, layanan,
kinerja, kualitas, persyaratan pelatihan, dan sebagainya
• Requirements management plan atau rencana
manajemen persyaratan proyek menjelaskan bagaimana
persyaratan proyek akan dianalisis, didokumentasikan,
dan dikelola
• Requirements traceability matrix (RTM) adalah tabel
yang berisi daftar persyaratan, berbagai atribut
kebutuhan masing – masing, dan status persyaratan
untuk memastikan bahwa semua persyaratan ditangani
Information System Project Management
12
Table 5-1. Sample Requirements
Traceability Matrix
Information System Project Management
13
Defining Scope
• Kunci utama untuk mempersiapkan pernyataan
ruang lingkup proyek meliputi project charter,
dokumentasi persyaratan, dan proses aset
organisasi seperti fungsi dan prosedur yang
terkait dengan pernyataan lingkup serta file
proyek dan pelajaran dari proyek sebelumnya
yang serupa
• Seperti waktu berjalan, ruang lingkup proyek
harus menjadi lebih jelas dan spesifik
Information System Project Management
14
Table 5-3. Further Defining Project Scope
Information System Project Management
15
Creating the Work Breakdown
Structure (WBS)
• WBS adalah pengelompokan penyampaian
berorientasi pekerjaan yang terlibat dalam sebuah
proyek yang mendefinisikan ruang lingkup total
proyek
• WBS adalah dokumen dasar yang menyediakan
dasar untuk perencanaan dan pengelolaan proyek
jadwal, biaya, sumber daya, dan perubahan
• Dekomposisi adalah pengelompokan deliverable
proyek menjadi potongan kecil
• Work package/paket pekerjaan adalah tugas pada
tingkat terendah dari WBS
16
Information System Project Management
Decomposition Steps
• Mengidentifikasi unsur-unsur utama dari
proyek
• Memutuskan apakah biaya dan durasi
perkiraan yang memadai dapat
dikembangkan pada tingkat detail untuk
setiap elemen.
• Mengidentifikasi unsur-unsur dari
deliverable/penyampaian, harus dijelaskan
dalam hal yang nyata.
17
• Memverifikasi kebenaranInformation
dekomposisi
System Project Management
Figure 5-3. Sample Intranet WBS
Organized by Product
Information System Project Management
18
Figure 5-5. Intranet WBS and Gantt Chart in
Microsoft Project
Information System Project Management
19
Approaches to Developing WBSs
• Menggunakan pedoman: beberapa organisasi,
seperti DOD, memberikan pedoman untuk
mempersiapkan WBS
• Pendekatan Analogi: meninjau WBS proyekproyek serupa dan menyesuaikan dengan
proyek Anda
• Pendekatan Top-down: mulai dengan item
terbesar dari proyek dan mem-break down nya.
• Pendekatan bottom-up: mulai dengan tugastugas khusus dan menghubungkannya
• Pendekatan Mind Mapping: adalah teknik yang
menggunakan cabang memancar keluar dari ide
inti untuk struktur pikiran danInformation
ide-ide
System Project Management
20
Figure 5-7. Sample Mind-Mapping
Approach for Creating a WBS
Information System Project Management
21
The WBS Dictionary and Scope
Baseline
• Banyak tugas WBS tidak jelas dan harus
dijelaskan lebih sehingga orang tahu apa yang
harus dilakukan dan dapat memperkirakan
berapa lama waktu yang dibutuhkan dan berapa
biaya untuk melakukan pekerjaan
• Kamus WBS adalah dokumen yang
menggambarkan informasi rinci tentang setiap
item WBS
• pernyataan lingkup proyek disetujui dan WBS
maupun kamus WBS membentuk dasar ruang
lingkup, yang digunakan untuk mengukur kinerja
dalam tujuan lingkup proyek Information
pertemuan
System Project Management
22
Advice for Creating a WBS and
WBS Dictionary
• Sebuah unit kerja akan muncul hanya pada satu
tempat di WBS
• Isi item pekerjaan WBS adalah jumlah dari item
WBS di bawahnya
• Item WBS adalah tanggung jawab hanya satu
individu, meskipun banyak orang mungkin
bekerja di dalamnya
• WBS harus konsisten dengan cara di mana
pekerjaan sebenarnya akan dilakukan; harus
melayani tim proyek pertama dan tujuan lain
hanya jika praktis
Information System Project Management
23
Advice for Creating a WBS and
WBS Dictionary (continued)
• Anggota tim proyek harus terlibat dalam
pengembangan WBS untuk memastikan konsistensi
dan mematuhinya.
• Setiap item WBS harus didokumentasikan dalam
kamus WBS untuk memastikan pemahaman yang
akurat tentang lingkup pekerjaan termasuk dan
tidak termasuk dalam item
• WBS harus menjadi alat yang fleksibel untuk
mengakomodasi perubahan yang tak terelakkan
ketika benar menjaga kontrol dari konten pekerjaan
di proyek sesuai dengan pernyataan ruang lingkup
Information System Project Management
24
Verifying Scope
• Hal ini merupakan hal yang sangat sulit pada
pembuatan pernyataan ruang lingkup yang baik
dan WBS untuk proyek
• Bahkan lebih sulit untuk memverifikasi lingkup
proyek dan meminimalkan perubahan lingkup
• Scope verification melibatkan penerimaan
formal dari lingkup proyek yang harus
diselesaikan oleh para pemangku kepentingan
• Acceptance sering dicapai melalui inspeksi
pelanggan dan kemudian sign off pada kunci
deliverable
Information System Project Management
25
Controlling Scope
• Scope control melibatkan pengendalian
perubahan lingkup proyek
• Tujuan dari pengendalian lingkup adalah untuk:
– Mempengaruhi faktor – faktor uyang menyebabkan
perubahan lingkup
– Memastikan perubahan diproses sesuai dengan
prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari
pengendalian perubahan yang terpadu
– Mengelola perubahan ketika hal itu terjadi
• Variance adalah perbedaan antara kinerja yang
direncanakan dan aktual
Information System Project Management
26
Suggestions for Improving User
Input
• Mengembangkan proses seleksi proyek yang baik dan
pastikan bahwa sponsor berasal dari organisasi
pengguna
• Memiliki pengguna pada tim proyek dalam peran penting
• Memiliki pertemuan rutin dengan agenda yang
ditetapkan, dan telah pengguna menandatangani kiriman
kunci dipresentasikan pada pertemuan
• Memberikan sesuatu kepada pengguna dan sponsor
secara teratur
• Jangan berjanji untuk memberikan ketika Anda tahu
Anda tidak bisa
• Co-locate pengguna dengan pengembang
Information System Project Management
27
Suggestions for Reducing Incomplete and
Changing Requirements
• Mengembangkan dan mengikuti proses
manajemen persyaratan
• Gunakan teknik seperti prototyping, penggunaan
pemodelan kasus, dan JAD untuk mendapatkan
keterlibatan pengguna yang lebih
• Masukan persyaratan secara tertulis dan
simpan/dijaga sebaik - baiknya
• Membuat database manajemen persyaratan
untuk mendokumentasikan dan mengendalikan
persyaratan
Information System Project Management
28
Suggestions for Reducing Incomplete
and Changing Requirements
(continued)
• Menyediakan tes yang memadai dan
melakukan pengujian di seluruh siklus
hidup proyek
• Review Perubahan dari perspektif sistem
• Tekankan tanggal penyelesaian untuk
membantu fokus pada apa yang paling
penting
• Mengalokasikan sumber daya khusus
untuk menangani perubahan permintaan /
perangkat tambahan
Information System Project Management
29
Using Software to Assist in Project
Scope Management
• Word-processing software helps create several scoperelated documents
• Spreadsheets help to perform financial calculations and
weighted scoring models and to develop charts and
graphs
• Communication software like e-mail and the Web help
clarify and communicate scope information
• Project management software helps in creating a WBS,
the basis for tasks on a Gantt chart
• Specialized software is available to assist in project
scope management
Information System Project Management
30
Chapter Summary
• Project scope management mencakup proses – proses
yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek sesuai
dengan semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya
diperlukan pekerjaan untuk menyelesaikan proyek
dengan sukses
• Main processes include:
–
–
–
–
–
Collect requirements
Define scope
Create WBS
Verify scope
Control scope
Information System Project Management
31