Mekanisme Penyampaian Laporan Pelanggaran 1

Mekanisme Penyampaian Laporan Pelanggaran
1. Infrastruktur Penyampaian Laporan
Perusahaan menyediakan saluran khusus bagi Pelapor yang akan menyampaikan
pengaduan/laporan pelanggaran, antara lain yaitu:
a.
b.
c.
d.
Telepon dan SMS : 0812-7213-8396
Situs Aplikasi WBS : www.ptpn6.com
Email: [email protected]
Surat resmi yang ditujukan kepada Komite Pengelola WBS, dengan cara diantar
langsung, atau melalui pos dengan alamat :
Komite Pengelola WBS PT. Perkebunan Nusantara VI
Jl. Lingkar Barat I RT 20, Kenali Asam Bawah
Kota Baru, Jambi - 36128
2. Kewenangan Penanganan Pelaporan Pelanggaran
a. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh karyawan Perusahaan, maka laporan
pelanggaran disampaikan kepada Komite Pengelola WBS
b. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh anggota Direksi, atau orang yang mempunyai
hubungan khusus dengan anggota Direksi, maka laporan pelanggaran disampaikan
kepada Komisaris Utama melalui Komite Pengelola WBS. Penanganan lebih lanjut
diserahkan kepada Dewan Komisaris dan bila diperlukan investigasi, dapat
menggunakan investigator/auditor eksternal yang independen.
c. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh anggota Dewan Komisaris maka laporan
pelanggaran tersebut diserahkan kepada Direktur Utama. Penanganan lebih lanjut
atas laporan pelanggaran tersebut dilakukan oleh Direksi, dan bila diperlukan
investigasi, dapat menggunakan investigator/auditor eksternal yang independen.
d. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh administrator dan/atau Komite Pengelola
WBS, maka laporan pelanggaran tersebut diserahkan langsung kepada Direktur
Utama. Penanganan lebih lanjut atas laporan pelanggaran tersebut dilakukan oleh
Direksi, dan bila diperlukan investigasi, dapat ditindaklanjuti Satuan Pengawas Intern
(SPI).
e. Dalam hal pelanggaran dilakukan secara bersama-sama oleh anggota Dewan
Komisaris, anggota Direksi dan Komite Pengelola WBS, maka laporan pelanggaran
tersebut dapat diserahkan kepada penegak hukum yang berwenang seperti Polisi,
Kejaksaan, Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), Komisi Pengawas Persaingan Usaha
atau Penyidik Pegawai Pemerintah.
3. Mekanisme Penyampaian Laporan
Mekanisme penyampaian pelaporan pelanggaran oleh Pelapor pada dasarnya dilakukan
melalui jalur formal yaitu melalui Atasan Langsung secara berjenjang, direktorat dan fungsi
terkait, namun apabila Pelapor memandang sarana pengaduan tersebut tidak efektif atau
ada keraguan dan/atau pihak-pihak yang ada pada jenjang tersebut terlibat di dalam objek
pelaporan, maka Pelapor dapat menyalurkan pelaporan pelanggaran melalui Komite
Pengelola WBS.
4. Kekebalan Administratif
Perusahaan berkomitmen untuk mengembangkan budaya yang mendorong karyawan untuk
berani melaporkan tindakan pelanggaran yang diketahuinya. Hal ini dilakukan dengan
memberikan kekebalan atas sanksi administratif kepada para Pelapor yang beritikad baik.
Kebijakan tersebut diatas dapat diberikan kepada Pelapor yang belum pernah melakukan
pelanggaran berat, atau bila dia terpaksa terlibat dalam pelanggaran berat, tetapi dengan
itikad baik melaporkan adanya pelanggaran tersebut. Kekebalan terhadap sanksi
administratif ini hanya berlaku internal perusahaan.
5. Komunikasi dengan Pelapor
a. Komunikasi dengan Pelapor akan dilakukan melalui Komite Pengelola WBS. Dalam
komunikasi ini Pelapor juga akan memperoleh informasi mengenai penanganan kasus
yang dilaporkannya, apakah dapat ditindaklanjuti atau tidak termasuk status
penanganan laporan bila laporan ditindaklanjuti.
b. Bila Pelapor adalah karyawan perusahaan, maka perusahaan memberikan informasi
perkembangan penanganan hasil pelaporan pelanggaran tersebut. Pemberian
informasi ini dilakukan dengan mengingat asas kerahasiaan antara Pelapor dengan
perusahaan. Pembocoran sifat kerahasiaan ini oleh Pelapor akan menghapuskan
kewajiban perusahaan atas jaminan kerahasiaan yang diberikan kepadanya dan dalam
kasus tertentu dapat mengakibatkan hilangnya perlindungan kepada Pelapor.
c. Dalam hal Pelapor adalah pihak Eksternal dan bukan karyawan perusahaan, kebijakan
komunikasi dengan Pelapor ini dapat diberikan kepadanya. Hal ini berlaku bila ia
bersedia menandatangani kesepakatan tertulis tentang kerahasiaan informasi baik
yang ia terima dari perusahaan, maupun yang disampaikan kepada perusahaan.