tinjauan faktor-faktor penyebab kerusakan dokumen rekam medis di
advertisement
TINJAUAN FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI FILING RS PANTI WILASA DR CIPTO SEMARANG TAHUN 2016 KARYA TULIS ILMIAH Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar diploma (Amd.RMIK) dari program studi DIII RMIK Oleh : MUHAMMAD AFIF NURUL IHSAN NIM D22.2013.01401 PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2016 i HALAMAN HAK CIPTA © 2016 Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada pada Peneliti ii iii iv v vi HALAMAN PERSEMBAHAN Kupersembahkan Karya Tulis Ilmiah ini kepada : ALLAH SWT yang telah memberikan limpahan berkah & nikmat yang luar biasa kepada ku .... Alhamdulillah Kedua orang tua ku tercinta, Abah & ibuk yang telah memberikan kasih sayangnya yang tak terhingga dan selalu mendoakanku serta menanti keberhasilanku.... We are the best pokoknya ^_^ Kakak dan adikku tersayang ( Azib & Nurul ) serta keluarga besarku terima kasih atas dukungannya ... My Lovely Ratna puspitasari my patner terimakaih untuk motivasi, supportnya, ngomelin kalau pas lagi males megang KTI, konsul KTI, dan ketemu dosen pembimbing .hehehehehe..... Sahabat-sahabat kumpul bareng mas zufron,mas windu,mas rinto, mbak decil, mbak ella terima kasih untuk semangatnya .. Temen-temen angkatan 2013 , khusus kelas D22.66 sukses pokoknya kalian kocak luar biasa ... Temen-temen kos bulu terima kasih doa dan semangatnya ... Dan semua orang yang telahmendoakan terselesainya KTI ini, makasih banyak geeh .. Almamater yang ku banggakan UDINUS ...... vii RIWAYAT HIDUP Nama : Muhammad Afif Nurul Ihsan Tempat, tanggal lahir : Grobogan, 16 Februari 1994 Jenis Kelamin : Laki - laki Agama : Islam Alamat : Jl. Danyang – kuwu, Ds Jetis Nambuhan Rt.03/08 Desa Nambuhan Kec. Purwodadi,Kab. Grobogan Riwayat Pendidikan : SD Negeri 02 Nambuhan tahun 2000 - 2006 SMP IT AMTSILATI Jepara tahun 2007 - 2010 SMK IT AMTSILATI Jepara tahun 2010 - 2013 Program Studi D-III RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2013 – 2016 viii KATA PENGANTAR Puji syukur dipanjatkan oleh peneliti kehadirat Allah SWT, yang atas rahmat-Nya maka penulis dapat menyelesaikan penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini. Dengan judul Tinjauan faktor-faktor penyebab kerusakan dokumen rekam medis di filing RS Panti Wilasa dr.cipto Semarang tahun 2016. Keberhasilan dalam penyusunan ini tidak terlepas dari bantuan dan dukungan berbagai pihak, baik moril maupun materiil. Oleh sebab itu, peneliti ingin menyampaikan rasa terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada : 1. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 2. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ketua Progdi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dan Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan selama penyusunan karya tulis ini. 3. Retno Astuti S, SS, MM selaku Dosen Ketua Penguji 4. Jaka Prasetya, S.Kep, M.Kes selaku Dosen Penguji. 5. Andri Asmorowati, S.KM, selaku kepala Instalasi Rekam Medis RS Panti Wilasa dr.cipto Semarang. 6. Keluarga dan teman-teman semua, terimakasih dukungan dan perhatian serta doanya. 7. Semua pihak yang terkait yang telah membantu dan mendukung dalam penyelesaian KTI ini. Akhirnya, peneliti berharap semoga karya tulis ini bermanfaat bagi semua walapun penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran sangat diharapkan guna kesempurnaannya. Semarang, September 2016 Peneliti ix PROGRAM STUDI DIPLOMA III REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2016 ABSTRAK MUHAMMAD AFIF NURUL IHSAN TINJAUAN FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI FILING RS PANTI WILASA DR.CIPTO SEMARANG TAHUN 2016 xvii + 55 hal + 5 tabel + 3 gambar + 10 lampiran Dokumen rekam medis (DRM) harus dikelola dengan baik, karena mempunyai nilai manfaat yang besarbagi Rumah Sakit, dalam pengelolaannya diperlukan penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan upaya tidak cepat rusak. Berdasarkan survei awal di Filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto terdapat 38 DRM dari 50 DRM yang rusak (76%) DRM rusak seperti cover DRM dan lembar formulir robek, sehingga identitas berupa nomer rekam medis pasien tidak terbaca.Petugas filing di RS tersebut masih kurang pengetahuan dalam pemeliharaan DRM.Tujuan penelitian ini adalah mendeskripsikan faktor-faktor peyebab kerusakan dokumen rekam medis di filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto. Penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan metode observasi dan wawancara dengan Pendekatan cross sectional. Subjeknya adalah 5 petugas filing dan 1 kepala rekam medis.Instrumen penelitian yang digunakan adalah pedoman wawancara dan observasi. Hasil penelitian menunjukkan dari sampel sejumlah 1629DRM didapatkan 50,7% rusak dikarenakan penataan DRM tidak di sesuaikan dengan lebar dan panjang DRM.Pelaksanaan retensi di RS Panti Wilasa Dr.Cipto setiap 5 tahun sekali. Setiap map DRM yang rusak tidak lengkap di ganti dengan baik.Sarana di ruang filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto berdasarkan pengamatan belum memadai, karena sebagian rak filing masih terbuat dari kayu sehingga menyebabkan mudah terjadinya serangan rayap, kurangnya AC dan pencahayaan serta banyak map yang rusak dan belum diganti. Metode penyimpanan di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang menggunakan sistem sentralisasi dengan sistem penjajaran digunakan dengan metode TDF (Terminal Digit Filling). Rekomendasi, sebaiknya diadakan pelatihan tentang pengelolaan pemeliharaan dokumen rekam medis agar petugas filing dapat melakukan pemeliharaan DRM dengan benar.Setiap map DRM yang sudah rusak langsung diganti dengan map DRM yang lebih tebal agar memudahkan petugas filing dalam melakukan pencarian DRM. Kata Kunci Kepustakaan : Petugas Filing, Pemeliharaan, Faktor Penyebab Kerusakan : 15 (1991-2016. x DIPLOMA DEGREE (D-3) OF MEDICAL RECORDS AND HEALTH INFORMATION FACULTY OF HEALTH, DIAN NUSWANTORO UNIVERSITY SEMARANG 2016 ABSTRACT MUHAMMAD AFIF NURUL IHSAN REVIEW CAUSES OF DAMAGE FACTORS TO MEDICAL RECORD DOCUMENTS IN FILING PANTI WILASA DR.CIPTO HOSPITAL, SEMARANG 2016 xvii + 55 pages + 5 Tables + 3 pictures + 10 appendix Medical records document should be properly managed, because it has great benefits value for The Hospital. so that medical records will not get damaged easily. Based on the preliminary survey, there are 38 of 50 medical records documents were broken (76%) in Filing Panti Wilasa dr.Cipto Hospital. A torn in cover and form sheets could cause medical record number unreadable. Filing officers in the Hospital have lack of knowledge about how to maintain medical records document. The purpose of this study was to describe cause of damage factors to medical record documents in filing Panti Wilasa Dr.Cipto Hospital. A descriptive observational study with cross sectional approach were use in this study. Data collection by observation and an interview. Subjects were 5 filing officers and 1 chief of medical records unit. The research instrument used interview and observation guides. The results showed that there were 50.7% of the 1629 document medical records was broken because of the arrangement of document medical records did not adjusted to the width and length of the document the medical record. Retention in Panti Wilasa Dr.Cipto conducted once every 5 years. Each medical records document folder were broken and not replaced properly. Facility in the filing room Panti Wilasa Dr.Cipto insufficient, because some of the filing shelf made from wood, It caused easy occurrence of termite infestation, lack of air conditioning and lighting as well as many folders were broken and has not been replaced. Document storage method used in Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang is a centralized system with Terminal Digit Filling alignment system. We recommend that filing officers should be trained in the maintenance management of medical record documents. Each medical records documents broken folder, be replaced immediately with medical record document folders that are thicker so that easier for officers to search medical record documents in filing section. Keywords: Filing Officer, Maintenance, Cause Of Damage Bibliography: 15 (1991-2016) xi DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL .......................................................................................... i HALAMAN HAK CIPTA ................................................................................... ii HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................ iii HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................. iv HALAMAN KEASLIAN PENELITIAN .............................................................. v PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ................................................. vi HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................... vii RIWAYAT HIDUP ............................................................................................. viii PRAKATA ........................................................................................................ ix ABSTRAK ........................................................................................................ x ABSTRACT ...................................................................................................... xi DAFTAR ISI ..................................................................................................... xii DAFTAR TABEL .............................................................................................. xv DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xvi DAFTAR SINGKATAN ..................................................................................... xvii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang .................................................................................................................... 1 B. Rumusan Masalah ............................................................................................................. 2 C. Tujuan Penelitian ................................................................................................................ 3 D. Manfaat Penelitian.............................................................................................................. 3 xii E. Ruang Lingkup Penelitian ................................................................................................ 4 F. Keaslian Penelitian ............................................................................................................. 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah Sakit.................................................................................................................. 9 B. Rekam Medis .............................................................................................................12 C. Filing .............................................................................................................................17 D. Sistem Penyimpanan Rekam Medis ..................................................................18 E. Pengamanan Dokumen Rekam Medis ..............................................................22 F. Protap Filing ...............................................................................................................24 G. Kerangka Teori ..........................................................................................................25 BAB III METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep ............................................................................................................26 B. Jenis Penelitian ................................................................................................................27 C. Variabel Penelitian ..........................................................................................................27 D. Definisi Operasional ........................................................................................................27 E. Populasi dan Sampel Penelitian .................................................................................29 F. Instrumen Penelitian .......................................................................................................30 G. Pengumpulan Data .........................................................................................................31 H. Sumber Data .....................................................................................................................31 I. Pengolahan Data .............................................................................................................32 J. Analisa Data .....................................................................................................................32 xiii BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum RS Panti Wilasa Dr Cipto Semarang .....................................33 B. Gambaran Umum Unit Rekam Medis .......................................................................38 C. Hasil Pengamatan ...........................................................................................................43 BAB V PEMBAHASAN A. Karasteristik Responden.......................................................................................... 47 B. Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemliharaan DRM .......................................... 48 C. Protap Filing dalam Pemeliharaan DRM ............................................................ 49 D. Pelaksanaan Retensi ................................................................................................ 50 E. Tugas Pokok Petugas Filing ................................................................................... 50 F. Sarana Pemeliharan DRM ...................................................................................... 50 G. Pelaksanaan Pemeliharaan DRM ........................................................................ 51 H. Menjaga Keamanan DRM ....................................................................................... 51 BAB VI PENUTUP A. Kesimpulan ................................................................................................................ 53 B. Saran ........................................................................................................................... 54 DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................................56 xiv DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Keaslian Penelitian ................................................................................................... 5 Tabel 3.1 Definisi Operasional ................................................................................................. 27 Tabel 4.1 Karakteristik Responden ......................................................................................... 43 Tabel 4.1 Sarana di bagian Filing............................................................................................ 43 Tabel 5.1 Karakteristik Responden ......................................................................................... 47 xv DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Gambar Kerangka Teori ............................................................................. 25 3.1 Kerangka Konsep ......................................................................... 26 Gambar 4.1 Struktur Organisasi ....................................................................... 38 xvi DAFTAR SINGKATAN RM : Rekam Medis DRM : Dokumen Rekam Medis RS : Rumah Sakit xvii 1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rekam Medis adalah adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka palayanan kesehatan maka rumah sakit berkewajiban untuk menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis yang berisikan catatan, identitas pasien, pemeriksaan, riwayat penyakit pasien, pengobatan, tindakan dan pelayanan yang diberikan kepada pasien karena rekam medis merupakan bukti yang sah yang dapat dipertanggung jawabkan.(1) Menurut Peraturan Menteri Republik Indonesia No.340 /Permenkes /Per/III/ 2010 tentang rumah sakit, Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan peroragan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. (1) Dokumen rekam medis (DRM) harus dijaga sebaik – baiknya karena dokumen rekam medis bagi rumah sakit adalah sebagai sumber ingatan dan sebagai sumber informasi yang harus dipertanggungjawabkan sebaikbaiknya, maka dari itu diperlukan adanya penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan DRM diperlukan adanya ketentuan pokok kearsipan yaitu 2 tempat, sarana prasarana, pemeliharaan dokumen dari bahaya dan kerusakan.(2) Untuk keamanan isi dari dokumen rekam medis perlu adanya ketentuan peminjaman dokumen rekam medis sehingga dapat diketahui keberadaan dokumen dan siapa peminjamnya. (2) Berdasarkan survei awal di RS Panti Wilasa “Dr.Cipto” bagian unit filing diambil 50 sampel dokumen rekam medis dan dilakukan penelitian terdapat 38 dokumen rekam medis yang rusak atau 76% DRM rusak seperti cover DRM dan lembar formulir robek sehingga identitas dan no rekam medis pasien tidak terbaca. Faktor penyebab masalah yaitu bahan cover DRM yang tipis dan seringnya petugas membalik cover untuk melihat isi DRM sehingga DRM dan covernya menjadi rusak. Selain itu sarana dan prasarana di ruang filing juga bisa menyebabkan terjadinya kerusakan pada DRM seperti masih ada beberapa rak filing yang terbuat dari kayu sehingga mudah diserang rayap. Sumber daya manusia (SDM) di RS Panti Wilasa “Dr.Cipto” juga masih kurang pengetahuan dalam pemeliharaan DRM. Untuk itu peneliti tertarik melakukan penelitian tentang Tinjauan Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Dokumen Rekam Medis di Filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang Tahun 2016. B. Rumusan Masalah Bagaimana faktor-faktor penyebab kerusakan dokumen rekam medis di Filing RS Panti Wilasa dr.cipto semarang tahun 2016. 3 C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mendeskripsikan faktor-faktor penyebab kerusakan dokumen rekam medis di filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang tahun 2016. 2. Tujuan Khusus a. Mendeskripsikan tugas pokok petugas filing dalam pemeliharaan DRM. b. Mendeskripsikan sarana dan prasarana yang ada di ruang filing. c. Mendeskripsikan kebijakan rumah sakit dalam pengelolaan DRM. d. Mendeskripsikan prosedur tetap (protap) filing dalam pengelolaan DRM. e. Mendeskripsikan sistem penyimpanan dokumen rekam medis. f. Mendeskripsikan sistem penjajaran dokumen rekam medis. D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Peneliti Mendapatkan pengalaman tentang penatalaksaan rekam medis khususnya dalam mengetahui faktor-faktor kerusakan dokumen rekam medis dan pemeliharaan pada dokumen rekam medis di ruang filing. 4 2. Bagi Rumah Sakit Sebagai masukan bagi rumah sakit untuk meningkatkan pemeliharaan dalam dokumen rekam medis di bagian filing agar dokumen tidak mudah rusak sehingga pelayanan juga dapat ditingkatkan. 3. Bagi Institusi Pendidikan Sebagai dasar perbandingan antara teori yang diberikan oleh institusi pendidikan dengan kenyataan yang ada di lapangan. E. Ruang Lingkup Penelitian 1. Ruang Lingkup Keilmuan Penelitian ini termasuk dalam ilmu rekam medis dan informasi kesehatan. 2. Ruang Lingkup Materi Materi yang diambil dalam penelitian ini adalah materi factor-faktor kerusakan DRM di Filing RS Panti Wilasa Dr. Cipto. 3. Ruang Lingkup objek dan subjek Objek penelitian adalah factor-faktor kerusakan D RM di Filing dan subjek penelitian yaitu kepala rekam medis dan enam orang petugas Filing RS Panti Wilasa Dr. Cipto.. 4. Ruang Lingkup Lokasi Lokasi penelitian dilaksanakan di Filing RS Panti Wilasa Dr. Cipto 5. Ruang Lingkup Metode Lingkup metode yang digunakan adalah deskriptif. 6. Ruang Lingkup Waktu Dilaksanakan mulai bulan Mei – Juni 2016. 5 F. Keaslian Penelitian Tabel 1.1 Keaslian Penelitian No 1. Penelitian Judul Mona Aspek Meidya Mustika Metode Observasi Hasil Perbedaan Hasil dari penelitian Perbedaan Keamanan yang didapatkan terletak pada Pada adalah dalam variabel Pengelolaan menjaga keamanan penelitian, Dokumen dan kerahasiaan waktu dan Rekam Medis dokumen rekam tempat di Filing Rawat medis di ruang filing penelitian. Jalan Rumah rawat jalan RSUD variabel Sakit Umum Kota Semarang penelitian Daerah Kota telah menetapkan sebelumnya Semarang beberapa kebijakan yaitu sumber Tahun 2014 dan prosedur daya manusia, tentang peminjaman sarana dan rekam medis,serta prasarana serta tempat kebijakan penyimpanan rumah sakit dokumen rekam tetang sistem medis (filing) dengan keamanan DRM. 6 melarang siapapun masuk selain petugas. 2. Dewi Indah Sari Tinjauan Observasi Hasil dari penelitian Perbedaan pelaksanaan dan ini adalah di RSU terletak pada pemeliharaan Wawancara Ra Kartini Jepara variabel dokumen Tahun penelitian, rekam medis di 2015pemeliharaan waktu dan ruang filing rsu dokumen rekam tempat ra kartini jepara medis meliputi penelitian. tahun 2015 kebijakan Rrumah variabel Sakit dalam penelitian pengelolaan DRM, sebelumnya protap, filing, tupoksi yaitu kebijakan petugas filing, rumah sakit pelaksanaan dalam pemeliharaan DRM. pengelolaan DRM, protap filing serta pelaksanaan pemeliharaan DRM. 3. Endang Sri Lestari Analisis Faktor- Observasi Hasil dari penelitian Perbedaan faktor ini adalah untuk terletak pada Penyebab pemeliharaan DRM variabel 7 Kerusakan fisik petugas hanya penelitian, Dokumen menjaga kebersihan waktu dan Rekam Medis ruangan filing tempat Rawat Inap di dengan disapu dan penelitian. RS PKU dipel setiap hari, variabel Muhammadiyah sedangkan dokumen penelitian Gombong tidak pernah sebelumnya Tahun 2011 dibersihkan secara yaitu faktor- berkala, sudah ada faktor kebijakan tentang penyebab pencegahan kerusakan fisik kerusakan DRM. dokumen rekam medis rawat inap RS PKU Muhammadiyah Gombong 4 Ningsari Tinjauan Aspek Observasi Hasil dari penelitian Perbedaan Keamanan dan dan ini adalah dalam terletak pada Kerahasiaan Wawancara menjaga variabel Dokumen keamanandan penelitian, Rekam Medis kerahasiaan DRM waktu dan untuk untuk persiapan tempat Persiapan akreditasi di bagian penelitian. Akreditasi di filing rawat inap Variabel 8 bagian Filing RSUD Dr. H penelitian Rawat Inap Soewondo Kendal sebelumnya RSUD tahun 2008 telah yaitu sumber Dr.H.Soewondo menetapkan daya manusia, Kendal tahun beberapa prosedur prosedur tetap 2008. tetap antara lain tentang . prosedur menjaga keamanan rekam medis agar DRM, serta tidak mudah rusak sarana dan dan hilang dan prasarana prosedur ruang filing. kerahasiaan rekam medis. 9 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah Sakit 1. Pengertian Rumah Sakit a. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 340/Menkes/PER/III/2010 Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. b. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1204/Menkes/SK/X/2004 tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit, Rumah sakit merupakan sarana pelayanan kesehatan, tempat berkumpulnya orang sakit maupun orang sehat, atau dapat menjadi tempat penularan penyakit serta memungkinkan terjadinya pencemaran lingkungan dan gangguan kesehatan.(13) c. Menurut (World Health Organization) WHO Rumah sakit adalah bagian integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna (komprehensif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pencegahan penyakit (preventif) kepada masyarakat. Rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat penelitian medik. d. Berdasarkan undang-undang No. 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, yang dimaksudkan dengan rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan 10 secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. 2. Tugas Melaksanakan upaya pelayanan kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan peningkatan dan pencegahan serta pelaksanaan upaya rujukan 3. Fungsi Menurut undang-undang no. 44 tahun 2009 tentang rumah sakit,fungsi rumah sakit adalah : a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan seuai dengan standar pelayanan rumah sakit. b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis. c. Penyelenggaaan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatn. d. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahan bidang kesehatan. 11 4. Susunan organisasi dan tatanan kerja Rumah Sakit a. Organisasi RS Disusun dengan tujuan untuk mencapai visi dan misi RS dengan menjalankan tata kelola perusahaan yang baik dan tata kelola klinis yang baik. b. Struktur Organisasi RS Terbentuk berdasarkan azas organisasi yang hemat struktur dan kaya fungsi, yang menggambarkan kewenangan, tanggung jawab dan komunikasi dalam menyelenggarakan pelayanan serta manajemen. c. Organisasi Rekam Medis Keberadaan organisasi rekam medis dalam struktur organisasi rumah sakit tergantung dari klasifikasi rumah sakit baik organisasi RSU (kelas A, B (pendidikan), B (non pendidikan), C, D) dan organisasi RSK (kelas A, B, C) yang diatur dalam Permenkes RI No. 1045/Menkes/PER/XI/2006 tentang pedoman organisasi rumah sakit lingkungan departemen kesehatan. d. Sub Komite Rekam Medis / Panitia Rekam Medis Suatu bagian yang beranggotakan beberapa perwakilan dari beberapa staf medis atau non medis yang mempunyai andil di dalam pengisian berkas rekam medis untuk memberikan pelayanan medis kepada pasien. 12 B. Rekam Medis 1. Pengertian Rekam Medis Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen mengenai identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lainnya yang diterima pasien pada sarana kesehatan, baik rawat jalan maupun rawat inap.(1) Dalam Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) No.269 tahun 2008 tentang Rekam Medis disebutkan bahwa Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.(3) Sebagai rekaman dalam bentuk tulisan atau gambaran aktivitas pelayanan yang diberikan oleh pemberi pelayanan medis atau kesehatan kepada seorang pasien. (4) Selain pengertian di atas, adapun pengertian Rekam Medis adalah rekaman mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk menemukan, membenarkan, diagnosis dan pengobatan pasien serta merekam hasilnya. (5) Pengertian yang terkandung dalam definisi tersebut, dikatakan rekam medis bila berisi keterangan dan catatan serta rekaman tentang pasien 13 secara lengkap meliputi identitas pribadi, identitas sosial dan semua keterangan lainnya yang menjelaskan tentang pasien tersebut. Isi keterangan dan catatan tersebut meliputi : a. Identitas siapa yang melayani dan siapa yang dilayani. b. Pelayanan apa saja yang dilakukan atau diberikan kepada pasien. c. Alasan mengapa pelayanan tersebut diberikan atau sering disebut dengan indikasi medis. d. Bilamana pelayanan tersebut diberikan yang menunjukkan waktu (tanggal, jam dan menit). Bagaimana proses pelayanan tersebut diberikan kepada pasien 2. Tujuan dan Manfaat Rekam Medis Tujuan dilaksanakannya Rekam Medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi rumah sakit agar berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menetukan dalam upaya pelayanan kesehatan yang bermutu di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan Rekam Medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan manfaat Rekam Medis secara umum menurut Depkes RI, 1997 yaitu : a. Sebagai alat komunikasi antar dokter dengan tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian dalam memberikan pelayanan pengobatan, serta perawatan terhadap pasien. 14 b. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. c. Sebagai bukti perkembangan tertulis penyakit atas dan segala tindakan pengobatan pelayanan, selama pasien berkunjung atau dirawat di rumah sakit. d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien. e. Sebagai bahan pembuktian dalam perkara hukum.(1) 3. Kegunaan Rekam Medis Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek,antara lain : a. Aspek Administrasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. b. Aspek Medis Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. c. Aspek Hukum Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas 15 dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyedian bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan. d. Aspek Keuangan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan karena isinya dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran pelayanan di rumah sakit. Tanpa adanya bukti catatan tindakan/pelayanan, maka pembayaran tidak dapat dipertanggung jawabkan. e. Aspek Penelitian Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya mengadung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan. f. Aspek Pendidikan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dari kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan/referensi pengjaran di bidang profesi si pemakai. g. Aspek Dokumentasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumen, karena isinya menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.(9) 16 4. Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang berfungsi menyimpan dokumen rekam medis, penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan, pelindung arsiparsip dokumen rekam medis terhadao kerahasiaan isi data rekam medis, pelindung arsip–arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan.(7) Dalam Permenkes no.269 tentang rekam medis disebutkan bahwa rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib di simpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (Lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. setelah batas waktu 5 (Lima) tahun, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. ringkasan pulang dan persetujuan tindakan harus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut. Penyimpan ringkasan pulang dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk oleh pemimpin sarana pelayanan kesehatan.(1) Dalam Permenkes no.269 pasal 9 tentang rekam medis, rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu dua tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat. Setelah melampaui batas waktu wajib simpan yaitu dua tahun maka dokumen rekam medis dapat dimusnahkan.(1) 17 C. Filing 1. Peran dan Fungsi Filing Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM, mengambil kembali (retriev) DRM untuk berbagai keperluan, menyusutkan (meretensi DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanann kesehatan, memisahkan penyimpanan DRM inaktif dari DRM aktif, membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis, menyimpan DRM yang diabadikan dan membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis. Peran dakan fungsinya dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai penyimpan DRM, penyedia DRM untuk berbagai keperluan, pelindung arsip – arsip DRM terhadap kerahasiaan isi data rekam medis serta pelindung arsip – arsip DRM terhadap bahaya kerusakan (fisik, kima dan biologis). Untuk melindungi terhadap kerahasiaan isi, harus dibuat papan petunjuk bahwa selain petugas rekam medis dilarang masuk. (1) 2. Ketentuan Pokok Bagian Filing a. Tidak satupun rekam medis keluar dari ruang rekam medis tanpa kartu permintaan dan tidak hanya berlaku bagi orang luar tetapi juga bagi petugas rekam medis. b. Seorang yang meminjam atau yang menerima rekam medis berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu. 18 c. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit kecuali atas perintah pengadilan. d. Rekam medis dapat dipinjam oleh dokter atau pegawai rumah sakit kecuali atas perintah pengadilan. e. Rekam medis dapat dipinjam oleh dokter atau pegawai rumah sakit untuk dibawa ke ruang kerja selama jam kerja, maka rekam medis harus dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja. f. Rekam medis yang dipinjam beberapa hari, rekam medis tersebut disimpan dalam tempat sementara di ruang rekam medis. g. Rekam medis yang digunakan oleh beberapa orang perpindahan dari satu orang ke orang lain harus dilakukan dengan mengisi kartu pindah tangan. Kartu pindah tangan berisi tanggal, pindah tangan dari siapa, untuk keperluan apa, dan digunakan oleh dokter siapa.(6) D. Sistem Penyimpanan Rekam Medis Berdasarkan permenkes no.269 tahun 2008 tentang rekam medis, dokumen rekam medis harus disimpan oleh sarana pelayanan kesehatan. Dokumen rekam medis tersebut terkait dengan kepemilikan terhadap rekam medis sebagai dokumen. Hal tersebut sebagai alat bukti bila diemudian hari terjadi tuntutan hukum maka saran pelayanan kesehatan dapat menunjukan proses pelayananannya dengan dokumen rekam medis. Selain itu dokumen rekam medis harus dijaga kerahasiaannya. Karena sifat dokumen rekam medis adalah rahasia pasien.(1) 19 1. Faktor – Faktor Pengaruh Sistem Penyimpanan a. Petugas Dalam penyimpanan dokumen rekam medis sumber daya manusia merupakan faktor yang sangat penting. Semua petugas harus mempunyai kesempatan untuk mengikuti pendidikan yang berkelanjutan yang berguna untuk meningkatkan ilmu pelayanannya. b. Sarana dan Prasarana Unit rekam medis harus mempunyai lokasi yang strategis sehingga pengambilan dokumen rekam medis lancar. Ruang kerja harus memadai, ruang penyimpanan cukup untuk dokumen rekam medis yang masih aktif maupun yang sudah tidak aktif sesuai dengan peraturan yang ada . Ruang penyimpanan yang ada harus menjamin bahwa dokumen rekam medis yang aktif dan inaktif tidak hilang, rusak atau diambil orang yang tidak berhak. Ruang penyimpanan peralatan harus cukup untuk menyimpan catatan medis sehingga mudah diambil jika diperlukandan tersedia buku peminjaman dokumen dan tracer untuk keperluan pengobatan, penelitian dan hukum . Cukupnya peralatan filing, cahaya dan kontrol suhu adalah faktor penting agar dokumen terawat dengan baik. Cahaya harus mencukupi sehingga dapat membantu mengurangi kesalahan.. Pengaturan udara yang semestinya dalam hal kontrol suhu. c. Kebijakan Rumah Sakit 20 Standar kebijakan dan prosedur tetap rumah sakit bersumber dari buku petunjuk dan pedoman tertulis penyelenggaraan rekam medis sebagai dasar pelaksanaan pelayanan rekam medis dari Depkes dan peraturan perundang – undangan yang berkaitan dengan rekam medis dan pedoman tertulis ditetapkan sendiri oleh kepala unit rekam medis. Kebijakan dan prosedurnya antara lain tentang sistem penyimpanan dokumen yang memudahkan pencarian rekam medis, harus ada kebijakan mengenai penyimpanan dan cara penyimpanan rekam medis yang masih berlaku atau tidak ada kebijakan atau peraturan yang ditinjau tiap 3 tahun. 2. Tujuan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Adapun tujuan dari penyimpanan dokumen rekam medis adalah : a. Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan dlam rak filing . b. Mudah mengambil dari tempat penyimpanan. c. Mudah pengembaliannya. d. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian.(2) 3. Prosedur Penyimpanan Prosedur penyimpanan adalah suatu kegiatan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Ada dua macam penyimpanan yaitu : a. Penyimpanan Sentralisasi yang dilakukan 21 Penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan misalnya, dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap menjadi dokumen dalam satu folder. b. Penyimpanan Desentralisasi Penyimpanan dokumen rekam medis terjadi pemisahan antara dokumen rekam medis rawat jalan dengan dokumen rekam medis rawat inap.(2) 4. Prosedur Peminjaman Suatu urutan kegiatan yang ditetapkan untuk menjamin penanganan secara bersama – sama terhadap kegiatan peminjaman dokumen rekam medis antara lain perlu adanya : a. Buku catatan peminjaman dokumen rekam medis Catatan ini digunakan untuk mencatat dokumen – dokumen rekam medis yang dipinjam. b. Tracer Kartu yang dibutuhkan dibagian penyimpanan untuk memudahkan pengembalian dokumen rekam medis yang telah selesai digunakan dan dikembalikan dibagian penyimpanan. c. Pihak-Pihak yang boleh Meminjam Dokumen Rekam Medis Pihak-Pihak yang boleh meminjam dokumen rekam medis : 1. Petugas rekam medis 2. Dokter yang bertanggung jawab 3. Pihak yang berwajib 4. Perawat. 22 E. Pengamanan Dokumen Rekam Medis 1. Pengamanan dari Faktor Fisik a. Ruang penyimpanan jangan terlalu lembab. Supaya tidak terlalu lembab dapat dipasang AC yang dihidupkan selama 24 jam terus menerus. b. AC selain untuk mengatur kelembaban dan temperatur udara juga untuk mengurangi banyaknya debu. c. Ruang harus terang dan sebaiknya menggunakan penerangan alam yaitu sinar matahari. d. Kelembaban ruangan penyimpanan berdasarkan teori sekitar 50% sampai 65% dan suhu udara berkisar antara 18.8ºC sampai 24.24oC. apabila suhu kurang dari normal, maka dalam waktu relatife singkat arisp – arsip akan rusak. e. Dalam hal – hal tertentu periksalah ruangan untuk mengetahui kemungkinan adanya talang atau saluran air dari atap yang bocor. f. Pengamanan dari kemungkinan serangan api atau kebakaran. 1) Menempatkan rak dokumen rekam medis jauh dari tempat penyimpanan barang – barang yang mudah terbakar (barang – barang kimia bahan bakar) 2) Tersedianya tabung pemadam kebakaran. 3) Tidak diperkenankannya merokok bagi siapa saja yang ada di dalam ruangan penyimpanan dokumen rekam medis. 2. Pengamanan dari Faktor Kimiawi Penggunaan tinta yang berkualitas tinggi tidak mungkin luntur, sedangkan penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan 23 merugikan, terutama bila secara sengaja tersentuh air atau tekanan udara yang lembab. Tinta yang terbuat dari bahan getah kayu, menimbulkan reaksi kimia yang merusak kertas. Sebaiknya tinta yang terbuat dari bahan arang hitam tidak menimbulkan aksi – aksi kimia. Selain itu makanan dan minuman juga dapat mempengaruhi kerusakan dokumen rekam medis. Karena apabila makanan atau inuman tersebut menempel ke kertas dokumen rekam medis kertas akan menjadi kotor atau terkena minyak, bahan kimia yang terkandung dalam makanan dan minuman tersebut juga dapat merusak kertas.(12) 3. Pengamanan dari Faktor Biologi a. Usaha untuk mlindungi serangan rayap yang paling tepat adalah dengan mengadakan pencegahan yakni dengan peniadaan penggunaan kayu yang langsung dengan tanah. b. Ngengat yang sering merusak kertas, biasanya terdapat pada dinding yang besar, jika kertas selalu bersentuhan dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas menjadi lembab, akan tetapi sering pula dirusak ngenat. Untuk menghindarinya digunakan rak yang dipasang antara lantai dengan rak 6 inchi,. c. Jamur adalah bukti langsung dari kelembaban karena temperatur udara yang tidak terkontrol. Jamur nampak sebagai lapisan tipis yang keputih – putihan. Kegiatan jamur sangat cepat, karena sebenarnya jamur ini hidup dari pada perekat yang berbeda di kertas. Usaha menghindari adalah menempelkan dokumen rekam 24 medis yang lain di tempat yang kering, terang dan ruangan yang berventilasi.(11) F. Protap Filing Standar kebijakan dari prosedur rumah sakit diperoleh dari buku petunjuk dan pedoman tertulis penyelenggaraan rekam medis sebagai dasar pelayanan pelaksanaan rekam medis dari Depkes dan peraturan perundang – undangan yang berkaitan dengan rekam medis dan pedoman tertulis ditetapkan tersendiri oleh kepal Unit Rekam Medis. Prosedur antara lain tentang sistem pengamanan dan pemeliharaan DRM. Prosedur yang tertulis harus tersedia yang dapat menerima pengolahan rekam medis untuk menjadi acuan bagi setiap petugas rekam medis.(10) 25 G. Kerangka Teori Tupoksi Petugas Filing Sarana dan Prasarana Filing Kebijakan Rumah Sakit Pengelolaan Faktor-faktor dalam DRM di Filing Kerusakan DRM Pengelolaan DRM Protap Filing dalam Pengelolaan DRM Sistem Penyimpanan DRM Gambar 2.1 Kerangka Teori 26 BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Kerangka Konsep Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemeliharaan DRM Protap Filing dalam Pemeliharaan DRM Pelaksanaan Retensi Pemeliharaan DRM Tugas Pokok Petugas Filing Sarana Pemeliharaan DRM Gambar 2.2 Kerangka Konsep 27 B. Jenis Penelitian Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif yaitu menggambarkan data sebagai hasil penelitian. Metode yang digunakan observasi dan wawancara yaitu metode penelitian yang meninjau langsung objek yang diteliti. Pendekatan yang digunakan yaitu cross sectional dengan cara menganalisa variabel – variabel penelitian bersifat sewaktu – waktu untuk memperoleh data yang lebih lengkap dan tepat . C. Variabel Penelitian 1. Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemeliharaan DRM. 2. Protap Filing dalam Pemeliharaan DRM. 3. Pelaksanaan Retensi. 4. Tugas Pokok Petugas Filing. 5. Sarana Pemeliharaan DRM. D. Definisi Operasional Tabel 3.1 Definisi Operasional No Nama Variabel Definisi Operasional Aturan 1. yang menyangkut Kebijakan Rumah Sakit dalam pelaksanaan pemeliharaan DRM Pemeliharaan DRM. di bagian Filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang. 2. Protap Filing dalam Prosedur tetep mengenai tata Pemeliharaan DRM. cara pelaksanaan pemeliharaan 28 DRM di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang. Meliputi 3. Pelaksanaan Retensi. prosedur, sarana dan jadwal retensi DRM di ruang filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang. Tugas pokok yang 4. Tugas Pokok Petugas Filing. petugas pelaksanaan dilakukan filing dalam pemeliharaan dokumen rekam medis. Sarana yang ada di ruang filing 5. Sarana Pemeliharaan DRM. untuk pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis. Upaya yang dilakukan 6. Pelaksanaan Pemeliharaan DRM. menjaga keamanan untuk dokumen rekam medis dari kerusakan. Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis : 1. Dari faktor Fisik : a. Suhu Suhu yang tinggi mengakibatkan kelembaban menurun yang dapat berakibat pada rapuhnya arsip. Suhu yang baik yaitu suhu 7 yang berkisar 18.8ºC sampai b. Kelembaban 24.24oC Kelembaban udara yang tinggi akan mengakibatkan arsip kertas menjadi lembab dan c. Pencahayaan menyebabkan jamur Pencahayaan yang bagus untuk pengarsipan yaitu terhindar dari 29 sinar matahari, sinar ultraviolet dan sinar listrik/lampu secara langsung karena akan membuat arsip kertas menjadi kecoklatan, rapuh dan rusak, juga dapat merusak fisik dan d. Ventilasi tulisan bahan cetak. Tempat yang kering, terang dan berventilasi dapat 2.Dari Faktor Kimiawi yaitu Tinta menghindarkan DRM dari jamur. Sebaiknya tinta yang terbuat dari bahan arang hitam tidak menimbulkan aksi – aksi kimia, jangan tinta yang terbuat dari bahan getah kayu, menimbulkan reaksi kimia yang merusak kertas. 3. Dari Faktor Lingkungan yaitu Rak Filing Tempat penyimpanan Dokumen Rekam Medis baik rawat jalan maupun rawat inap agar tetap tertata rapi. Petugas Filing Orang yang bertugas dalam penyimpanan dan pengambilan Dokumen Rekam Medis. E. Populasi dan Sampel Ridwan (2005) bahwa populasi merupakan objek atau subjek yang berada pada suatu wilayah dan memenuhi syarat-syarat tertentu berkaitan dengan masalah penelitian. Dalam penelitian ini populasinya 30 adalah petugas filing dan kepala rekam medis sejumlah 6 orang, 1 Kepala Rekam Medis dan 5 Petugas Filing. Sampel adalah sebagian atau wakil dari populasi yang di teliti (Arikunto, 2006). Menurut Hidayat (2007), sampel merupakan bagian populasi yang akan diteliti atau sebagian jumlah dari karakteristik yang dimiliki oleh populasi. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah teknik total sampling, yaitu teknik penentuan sampel dengan mengambil seluruh anggota populasi sebagai responden atau sampel (Sugiyono, 2009). Dengan demikian, maka peneliti mengambil sampel dengan total populasi yaitu seluruh petugas filing dan kepala RM di RS Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang. Berdasarkan data kepegawaian jumlah petugas filing dan kepala rekam medis RS Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang adalah 6 , maka jumlah sampel dalam penelitian ini adalah 6 responden.(14) F. Instrumen Penelitian 1. Pedoman Wawancara Instrumen pedoman wawancara digunakan untuk mendapatkan data : a. Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemeliharaan DRM. b. Protap Filing dalam Pemeliharaan DRM. c. Pelaksanaan Retensi. d. Tugas Pokok Petugas Filing. e. Sarana Pemeliharaan DRM. f. Pelaksanaan Pemeliharaan DRM. 2. Instrumen pedoman observasi digunakan untuk mendapatkan data : a. Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemeliharaan DRM. 31 b. Protap Filing dalam Pemeliharaan DRM. c. Pelaksanaan Retensi. d. Tugas Pokok Petugas Filing. e. Sarana Pemeliharaan DRM. f. Pelaksanaan Pemeliharaan DRM. G. Pengumpulan Data 1. Wawancara Peneliti mewawancarai petugas filing tentang upaya pengelolaan penyimpanan DRM, kebijakan dan protap, pelaksanaan pemeliharaan DRM . 2. Observasi Pengumpulan data dengan mengamati objek penelitian secara mendalam tentang pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis, dan kebijakan protap. H. Sumber Data 1. Data Primer Data yang diperoleh dari hasil observasi yaitu pengelolaan dan penyimpanan DRM. Sistem keamanan DRM dan melakukan wawancara dengan petugas filing untuk mendapatkan informasi tentang pelaksanaan pemeliharaan DRM di filing. 2. Data Sekunder Diambil melalui data yang sudah ada yaitu kebijakan dan prosedur tetap tentang pelaksanaan pemeliharaan DRM di filing. 32 I. Pengolahan Data 1. Editing Kegiatan yang dilakukan dengan meneliti kembali data yang dikumpulkan guna mengetahui kesalahan – kesalahan pengumpulan data dalam pengolahan dokumen rekam medis. 2. Analising Menganalisa penyimpanan, pemeliharaan, dan keawetan dokumen rekam medis. 3. Penyajian Memberi nilai pada yang dihasilkan berupa keadaan ruang filing.(10) J. Analisa Data Dalam penelitian ini analisa yang digunakan yaitu analisa deskriptif tentang pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis dengan menguraikan, mengambarkan keadaan yang ada di lapangan guna membandingkan antara teori dengan hasil penelitian.(10) 33 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang 1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Tahun 1948 muncul gagasan untuk mendirikan rumah sakit Kristen oleh pekerja Zending di Semarang yaitu Zr. N.G. de Jonge dan RH. Van Eyk. Kemudian dibentuk panitia pendiri Klinik Bersalin dengan ketua Ds. R. Soehardi Hadipranowo. Tahun 1949, Zr. A.J. Heidema dari Nederland datang akan memimpin klinik yang akan dibentuk. Tanggal 19 Januari 1950 diresmikan Klinik Bersalin Panti Wilasa yang mengandung arti Rumah Sih Kamirahan/Kawilasan. Klinik ini di bawah pengawasan Dr. Thio Kee Tiong. Akhir tahun 1950 ada 13 tempat tidur dan 18 orang karyawan. Kedatangan Dr. G.J. Dreckmeier pada bulan Januari 1952 memperkuat tim Klinik Bersalin Pantiwilasa. Tahun 1959, Dr. J. Bouma Spesialis Kebidanan/Kandungan datang dari Nederland. Tahun 1959, Dr. Oei Kiem Hien datang dari Sumba. Ibu J.T de Jong juga datang dari Nederland menjadi ibu asrama. Dr. A. Hoogerwerf datang dari Netherland menggantikan Dr. J. Bouma. Tahun 1967–1968 Dr. Kwik Tjhiang Poen membantu RB. Panti Wilasa serta aktif dalam bidang KB. Tahun 1969–1973 Dr. B. Kandu memimpin RS Bersalin dan Anak Panti Wilasa. Tanggal 9 November 1969 dilaksanakan peletakan batu 34 pertama kompleks Panti Wilasa baru yang berlokasi di Jalan Citarum 98 Semarang, oleh Bapak Walikota Dati II Kodya Semarang, dengan bantuan dana dari pemerintah Kerajaan Belanda. Tanggal 28 November 1973 Dr. Mangkureno Sadijo memimpin komplek Panti Wilasa di Jl. Dr. Cipto 50 yang rencananya akan digunakan untuk Bagian Penyakit Dalam dan Bedah serta Balai Pengobatan Umum. Sedangkan di tahun yang sama, gedung baru di Jl. Citarum diresmikan sebagai RS Panti Wilasa I yang menangani Bagian Kebidanan/penyakit kandungan dan penyakit anak. Tanggal 19 Januari 1974 merupakan saat bersejarah karena pada saat itu pelayanan di kompleks Jl. Dr. Cipto diresmikan : Rumah Sakit Umum Pantiwilasa Citarum. Tanggal 1 November 1978 adalah pemisahan RS. Panti Wilasa di kompleks Jl. Dr. Cipto 50 menjadi Rumah Sakit Panti Wilasa II, sedangkan kompleks di Jl. Citarum menjadi Rumah Sakit Panti Wilasa. Tahun 1985–1988 Dr. Guno Samekto, Direktur RS Bethesda Yogyakarta, ditetapkan sebagai pejabat Direktur di RS Panti Wilasa II. Tahun 1991 -1994 Jabatan Direktur dipegang oleh Dr. M. Haryanto. Tahun 1994–1997, Dr. Sri Kadarsih Soebroto, MM menjabat sebagai Direktur RS Panti Wilasa II, jumlah tempat tidur 60 dan 90 orang karyawan. Tanggal 1 April 1994 tepat pada permulaan Pembangunan Jangka Panjang RS tahap II, dimulai pula pembangunan dan renovasi RS Panti Wilasa “Dr. Cipto“ terjadi penggantian nama rumah sakit 35 melalui SK Direktur Jendral Pelayanan Medik tanggal 29 Agustus 1995 No. : YM. 02.04.3.5.03831, nama RS Panti Wilasa II diubah nama menjadi RS Panti Wilasa Dr. Cipto, sedangkan nama RS Panti Wilasa I diubah nama menjadi RS Panti Wilasa Citarum. Pada tahun 1966 RS Panti Wilasa Dr. Cipto mendapat penghargaan Penampilan Terbaik Pertama Tingkat Nasional RSU Swasta setara kelas D. Di tahun yang sama jumlah tempat tidur ditingkatkan menjadi 100 tempat tidur sehingga meningkat dari RSU kelas pertama menjadi RSU kelas Madya. Pada periode 1997–2001 kembali Direktur RS Pantiwilasa Dr. Cipto dijabat oleh Dr. Sri Kadarsih Subroto, MM, dan diperpanjang sampai dengan akhir tahun 2003. Akhir tahun 1998 memperoleh Sertifikat Akreditasi Penuh dari Kesehatan Republik Indonesia untuk 5 standar pelayanan. Pada awal tahun 1999 jumlah tempat tidur ditingkatkan secara bertahap menjadi 120 dan karyawan sebanyak 228 orang. Pada tahun 2000 jumlah tempat tidur bertambah menjaddi 125 buah. Pada bulan April 2001, RS Panti Wilasa Dr. Cipto mulai digunakan sesuai Rencana Induk Pemgembangan dengan pembangunan gedung 4 lantai yang akan digunakan untuk Ruang ICU dan Ruang VIP. September 2001, memperoleh Sertifikat Akreditasi Penuh Tingkat Lanjut 12 standar dari Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Pada tanggal 19 Januari 2002, gedung 4 lantai untuk Ruang ICU/CCU/PICU/NICU, Ruang VIP dan aula diresmikan. Bertepatan 36 dengan itu RS Pantiwilasa Dr. Cipto menerima sertifikat Akreditasi Tingkat Lanjut 12 standar yang diserahkan oleh Dirjen Yanmed DepkesRI. Pada tanggal 28 Februari 2003, diresmikan Ruang Helsa dan Ruang Gamma (Gedung 2 lantai yang semula adalah Ruang Gamma). Dengan demikian jumlah tempat tidur menajdi 180 buah. Dengan dioperasionalkan lantai II ini, maka pelayanan Ruang Pasca beRSalin bisa dipusatkan di lantai I (Ruang Helsa). Sedangkan pelayanan Ruang Anak menempati lantai II (Ruang Gamma). Pada bulan Maret 2003 mulai dibangun gedung (Instalansi Pengolahan Air Limbah) IPAL berlantai II yang telah selesai pada tanggal 31 Desember 2003. Uniknya, lantai dasar digunakan untuk parkir kendaraan roda 2, lantai II (atas) untuk “pot bunga raksasa“ sebagai indikator bagi IPAL teRSebut. Akhir tahun 2003, Tim Akreditasi RS Panti Wilasa Dr. Cipto yang diketuai oleh Dr. Yoseph, M.Kes mulai mempersiapkan diri untuk akreditasi 16 standar yang rencananya akan maju pada pertengahan tahun 2004. 17 Januari 2004, dilakukan pelantikan dan serah terima jabatan Direktur dari Dr. Sri Kadarsih Soebroto, MM kepada Dr. Yoseph Candra M.Kes untuk periode 2004–2008. 2. Motto, Visi, Misi Rumah Sakit a. Motto Melayani dengan cinta kasih, mengutamakan kualitas pelayanan. 37 b. Visi 1) Rumah sakit bermutu pilihan masyarakat. 2) Rumah sakit bermutu sebagai rumah sakit yang mampu memberikan pelayanan kesehatan sesuai standar pelayanan medis keperawatan dan menunjang secara professional untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. 3) Rumah sakit pilihan masyarakat sebagai rumah yang mampu menjadi rujukan masyarakat yang memiliki pelayanan kualitas, penuh cinta kasih yang tulus, hangat, dan bersahabat. c. Misi 1) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia 2) Meningkatkan mutu sistem pelayanan 3) Meningkatkan kepuasan pelanggan 4) Meningkatkan produktivitas dan efisiensi d. Jenis Pelayanan Rumah Sakit 1) Pelayanan Rawat Jalan 2) Pelayanan Rawat Inap 3) Pelayanan Gawat Darurat 4) Pelayanan Penunjang Hemodialisa 38 B. GAMBARAN UMUM UNIT REKAM MEDIS 1. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis DIREKTUR SUB KOMITE REKAM MEDIS WAKIL DIREKTUR KOORD KEPALA INSTANSI PENUNJANG REKAM MEDIS KEPALA INSTALANSI REKAM MEDIS BAGIAN PENERIMAAN TPPRJ INFORMASI KESEHATAN DAN MEDIK LEGAL REPORTING / PELAPORAN TPPRI ASURANSI PENGELOLAAN Adm REKAM MEDIS ASSEMBLIN G DAN INPUT / INDEKSING PEMBUATAN FILLING TPPGD BALASAN 39 2. Tugas Pokok Dan Fungsi Unit Rekam Medis. a. Prosedur Pelayanan Rekam Medis di Bagian Pencatatan Data Rekam Medis (TPPRJ, TPPRI, TPPGD, IPP, URJ, URI, UGD) 1) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) a) Menyediakan catatan dan dokumen RM baru b) Memberi informasi yang lengkap kepada pasien dan keluarganya tentang pelayanan di rumah sakit c) Melakukan pendaftaran pasien secara komputerisasi yaitu: 1. Pencatatan identitas dengan jelas dan benar 2. Mencari nomor RM lama dengan komputerisasi bagi pasien kunjungan lama yang tidak membawa KIB 3. Mendistribusikan dokumen RM ke IRJ 4. Membuat KIB 5. Melakukan registasi pasien rawat jalan 6. Membuat buku catatan penggunaan nomor RM dan buku pengendalian pemakaian dokumen RM 7. Membuat laporan kegiatan urusan penerimaan pasien rawat jalan setiap bulan kepada kepala urusan rekam medis 8. Bertanggung jawab masalah ketertiban, keamanan dan kebersihan di bagian penerimaan pasien rawat jalan 9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh atasan. 40 2) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) a) Menerima dan mendaftar pasien dari IRJ dan IGD yang akan dirawat inap b) Menyediakan dokumen RM yang sesuai dengan ruangan yang dituju atau sesuai dengan admission note. c) Menyediakan informasi tentang : 1. Nama pasien-pasien yang dirawat inap sesuai dengan ruangan dan kelas perawatannya 2. Tarif rawat inap 3. Pelayanan BPJS. 4. Informasi lain yang diperlukan oleh berbagai pihak d) Membuat laporan kegiatan urusan penerimaan rawat inap setiap bulannya kepala kepala urusan RM. e) Bertanggung jawab terhadap masalah ketertiban, keamanan dan kebeRSihan serta inventarisasi barang di bagian penerimaan pasien rawat inap f) Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh atasan. b. Prosedur Pelayanan Rekam Medis di Bagian Pengolahan Data Rekam Medis (Assembling, Koding/Indeksing, Filling, Analising/Reporting) 1) Assembling a) Mengalokasikan dan dokumen Rekam Medis mengendalikan penggunaan 41 b) Memeriksa kelengkapan dokumen RM dan menyerahkan dokumen yang tidak lengkap ke kepala ruangan untuk dilengkapi c) Menulis nomor RM pada formulir yang belum terisi nomornya d) Melepas formulir yang tidak terpakai dan merakit kembali e) Mengurutkan jenis formulir sesuai nomor formulirnya atau riwayat pelayanan pasien f) Menjaga ketertiban, keamanan, dan kebersihan di lingkungan urusan assembling g) Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh atasan 2) Koding/Indeksing a) Memberi kode diagnosis penyakit berdasarkan ICD-10 b) Membuat indeks pernyakit, operasi, kematian, dan indeks dokter kemudian disimpan menurut abjad c) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh atasan. 3) Filing a) Menerima dan mancatat dokumen RM pasien pulang b) Menyimpan dokumen yang sudah lengkap dengan metode angka akhir dan diurutkan sesuai nomor urut c) Mengambil dokumen RM untuk keperluan pelayanan dan keperluan lainnya 42 d) Melakukan retensi dokumen RM menjadi dokumen aktif dan non-aktif e) Melayani peminjaman dokumen RM f) Mengusulkan pemusnahan dokumen RM g) Membuat laporan kegiatan kepada urusan filing setiap bulannya kepada kepala RM h) Bertangung jawab masalah ketertiban, keamanan pada bagian filing i) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh atasan. 4) Analising/Reporting a) Mengumpulkan data RM sensus harian (rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat) dan buku laporan (instalasi pemeriksaan penunjang dan kebidanan & kandungan) b) Mengolah dan menabulasi data RM yang diperlukan untuk pelaporan c) Menyusun laporan bulanan, triwulan dan tahunan data RM, sesuai dengan : 1. Petunjuk pelaporan dari Depkes RI 2. Petunjuk pelaporan dari Depkes RI d) Menjaga ketertiban, keamanan dan kebeRSihan di lingkungan urusan analisis dan pelaporan. e) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan. 43 C. HASIL PENGAMATAN 1. Karakteristik Responden Kepala Rekam Medis dan Petugas Filing. Tabel 4.1 Presentase Karakteristik Responden Bagian Filing Kepala Rekam Medis dan Petugas Filing di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang ∑ (%) 1 3 1 20 % 60% 20% Pendidikan a. SMA 5 100 % Masa Kerja a. 0-5 tahun b. 6-10 tahun 2 3 40 % 60 % No Karakteristik Responden 1 Umur a. 20-29 tahun b. 30-39 tahun c. 40-49 tahun 2 3 Berdasarkan tabel 4.1 sebagian besar petugas filing berumur 30-39 tahun (60%), dengan pendidikan terakhir SMA (100%), dan dengan masa kerja 6-10 tahun (60%). Tabel 4.2 Sarana yang ada di bagian filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang No. Nama Sarana 1. Tracer 2. Bon Pinjam (Buku ekspedisi) 3. DRM (Dokumen Rekam Medis) 4. Rak Penyimpanan 5. AC 6. Kursi 7. Meja 44 2. Tugas Pokok Petugas Filing Berdasarkan hasil wawancara dengan 5 orang petugas filing di bagian filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang. Metode penyimpanan DRM menggunakan sistem sentralisasi (rawat jalan dan rawat inap jadi satu). Sistem penjajaran digunakan dengan metode TDF (Terminal Digit Filling). Tugas pokok petugas filing adalah petugas filing menerima dokumen rekam medis yang sudah lengkap dari fungsi assembling. Mengelompokkan nomor rekam medis berdasarkan angka akhir nomor rekam medis, menjajarkan dokumen rekam medis berdasarkan Terminal Digit Filling (metode angka akhir), menyimpan dokumen rekam medis pada rak yang sesuai nomor rekam medis, melayani peminjaman dokumen rekam medis dengan bon pinjam, menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis dan memelihara dokumen rekam medis dengan baik sesuai protap yang ada namun pada kenyataanya masih ada beberapa DRM yang tercecer tidak langsung dimasukan ke dalam rak setelah dari assembling, setiap melakukan peminjaman tidak ditulis terlebih dahulu di dalam buku ekspedisi. 3. Sarana Pemeliharaan DRM Berdasarkan hasil pengamatan di ruang filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang sarana dalam pemeliharaan DRM belum memadai, sebagian rak filing masih terbuat dari kayu tipis sehingga menyebabkan mudah terjadinya serangan rayap dan 45 mudah patah, kurangnya AC dan pencahayaan yang menyebabkan map DRM menjadi kering dan kuning. 4. Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemeliharaan DRM Berdasarkan hasil pengamatan keadaan di ruang filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang belum bisa dikatakan rapi dalam menata DRM karena lebar dan panjang sub rak tidak sesuai dengan tebal dan panjang sub rak sehingga menyebabkan terjadi kerusakan pada DRM dan map DRM, di samping itu suhu dan pencahayaan diruangan filing pun tidak sesuai standar, karena suhunya kurang dingin dan di sudut sudut ruangan pencahayaannya kurang. 5. Protap Filing dalam Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis Di RS Panti Wilasa “Dr.Cipto” Semarang banyak DRM yang rusak akibat lebar dan tinggi sub rak yang tidak sesuai dengan tinggi dan lebar dokumen rekam medis. Disini peneliti meneliti DRM 1 sub rak dengan total 1.629 DRM dan 827 DRm rusak, dengan rumus penghitungan : DRM = x 100% = . Prosedur tetap yang terdapat dalam pelayanan rekam medis di ruang filing yaitu : a. Penyimpanan dokumen rekam medis secara sentralisasi yaitu ruang penyimpanan rawat inap dan rawat jalan jadi satu. 46 b. Setiap petugas filing yang baru dilarang mengembalikan dokumen rekam medis hingga minimal 3 bulan. c. Penyimpanan dokumen aktif dan in-aktif terpisah. d. Digunakan rak penyimpanan dokumen rekam medis. e. Tracer digunakan sebagai petunjuk dokumen rekam medis yang keluar. f. Setiap ada dokumen rekam medis yang keluar dicatat dalam bon peminjaman. 6. Pelaksanaan Retensi Berdasarkan hasil pengamatan di filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang sudah pernah dilakukan retensi yaitu setiap 5 tahun sekali. 7. Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis Berdasarkan hasil pengamatan pelaksanaan pemeliharaan DRM di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang belum sepenuhnya dilakukan dengan baik, karena ada sebagian map yang rusak dan belum diganti. 47 BAB V PEMBAHASAN A. Karakteristik Responden Kepala Rekam Medis dan Petugas Filing Tabel 5.1 Karakteristik Responden Bagian Filing Kepala Rekam Medis dan Petugas Filing di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang No Nama Jabatan Umur Pendidikan Lama Terakhir Kerja 1. Petugas AS Kepala 35 th Sarjana 14 th Rekam Medis Kesehatan Masyarakat 2. Petugas P Petugas Filing 38 th SMA 7 th 3. Petugas X Petugas Filing 48 th SMA 7 th 4. Petugas B Petugas Filing 35 th SMA 2 th 5. Petugas A Petugas Filing 33 th SMA 3 th 6. Petugas T Petugas Filing 27 th SMA 9 th Sumber : Hasil Wawancara dengan Kepala Rekam Medis dan Petugas Filing. Semakin cukup umur, tingkat kematangan dan kekuatan seseorang akan lebih matang dalam berfikir dan bekerja. Makin tua umur seseorang makin konstruktif dalam mengatasi masalah dalam pekerjaan. Alat ukur umur dibedakan berdasarkan umur muda ≤ 39 tahun dan umur dewasa ≥ 39 tahun. (15) Dari hasil pengamatan didapatkan prosentase tertinggi yaitu sejumlah 60% petugas berumur 30-39 tahun maka dikatakan jika petugas filing masih berumur muda sehingga kemungkinan bisa berdampak pada kurang terampilnya dalam memberikan pelayanan dan bekerja. Sebanyak 5 petugas filing berpendidikan SMA dengan jumlah prosentase 100%. Dengan pendidikan SMA maka belum sesuai dengan standar yang ada, karena standar yang seharusnya harus 48 berpendidikan akhir DIII Rekam Medis jika sudah sesuai maka kualitas kinerjanya akan baik. Karena makin tinggi tingkat pendidikan seseorang, makin mudah menerima informasi sehingga makin meningkat pula kinerjanya.(15) Masa kerja 3 petugas filing dari 5 petugas filing didapatkan dalam jangka waktu 6-10 tahun dengan jumlah prosentase sebanyak 60%. Perbedaan kelompok masa kerja dibedakan berdasarkan masa kerja baru ≤14 tahun dan masa kerja lama ≥14tahun. Jika semakin lama seseorang bekerja maka semakin baik pula dalam memberikan pelayanan.(15) Menurut pengamatan, rata-rata masa kerja responden ≤14 tahun maka dikelompokkan sebagai petugas dengan masa kerja baru sehingga hal teRSebut kemungkinan berdampak pada pemeliharaan dan tugas sebagai petugas filing. B. Kebijakan Rumah Sakit dalam Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis Berdasarkan hasil wawancara kebijakan kepala rekam medis di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang, kegiatan yang dilakukan dalam pengelolaan untuk menjaga keamanan dri kehilangan atau kerusakan oleh orang yang tidak bertanggung jawab dan pemeliharaan dokumen rekam medis dari kerusakan dan kotor menata DRM dengan rapi, menjaga kebeRSihan DRM dan menempatkan DRM sesuai dengan tempatnya, tidak sembarangan dalam meletakkan DRM serta menjaga rekam medis dari kerahasiaan, sedangkan keadaan di ruang filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang belum bisa dikatakan rapi dalam menata DRM 49 karena lebar dan panjang sub rak tidak sesuai dengan tebal dan panjang sub rak sehingga menyebabkan terjadi kerusakan pada DRM. Kebijakan yang terdapat di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang tentang pemeliharaan Dokumen Rekam Medis keputusan direktur RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang yaitu : a. Selain petugas rekam medis dilarang masuk ke ruang filing. b. Selain petugas rekam medis dilarang mengambil atau membawa dokumen rekam medis baik milik pribadi ataupun milik pasien di ruang penyimpanan. c. Setiap peminjaman harus melalui petugas filing dan dicatat dalam bon peminjaman. d. Menjaga kerapian serta pemeliharaan dokumen rekam medis dan menyediakan alat pemadam kebakaran untuk menjaga dokumen rekam medis dari kerahasiaan. C. Protap Filing dalam Pemeliharaan DRM Berdasarkan hasil wawancara dengan 5 petugas filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang dalam pemeliharaan dokumen rekam medis yaitu setiap petugas filing yang baru tidak boleh mengembalikan DRM, sistem penyimpanan dan penggunaan tracerpun sudah sesuai dengan teori yaitu menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi dan tracer di gunakan sebagai penanda suatu dokumen sedang di pinjam. Berdasarkan hasil penelitian jumlah DRM yang rusak adalah 50 50,7 % ini menunjukan bahwa pemeliharaan DRM di RS Panti Wilasa Dr.Cipto sangatlah kurang. Hal ini di sebabkan lebar dan tinggi sub rak yang tidak sesuai dengan ukuran DRM dan seringnya cover DRM yang di bolak balik oleh petugas. D. Pelaksanaan Retensi Di ruang filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang sebelumnya sudah pernah dilakukan retensi yaitu 5 tahun sekali dan sudah sesuai dengan teori yang ada. E. Tugas Pokok Petugas Filing Berdasarkan hasil pengamatan tugas pokok petugas filing di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang dalam pemeliharaan dan menjaga keamanan DRM sudah sesuai dengan kebijakan yang ada, yaitu DRM pasien pulang yang sudah di assembling dan koding diberikan map lalu disimpan kedalam rak file sesuai dengan nomor rekam medisnya. Jika ada dokter yang ingin meminjam DRM untuk kebutuhan pasien, diambilkan DRMnya dan digantikan dengan tracer kemudian menulis di buku bon pinjam. F. Sarana Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis Sarana dalam pemeliharaan DRM yang terdapat di ruang filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang belum sesuai dengan teori karena belum sepenuhnya memadai, sebagian rak filing masih terbuat dari 51 kayu sehingga memudahkan terjadinya serangan rayap, tidak ada pemadam kebakaran di dalam ruangan. G. Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang dapat disampaikan bahwa pemeliharaan dan pengelolaan dokumen rekam medis dilakukan secara berkala dalam waktu satu tahun sekali untuk menjaga dokumen rekam medis dari kerusakan, kotor dan kehilangan. Pemeliharaan dokumen rekam medis bertujuan untuk menjaga dokumen rekam medis dari kerusakan atau kotor, selain itu dokumen rekam medis milik pasien wajib disimpan dan dipelihara di Rumah Sakit. Pemeliharaan dokumen rekam medis di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang dilaksanakan berdasarkan prosedur tetap Rumah Sakit adalah : 1. Mengganti map yang telah rusak dengan yang baru. 2. Mengganti dokumen rekam medis yang sudah penuh. 3. Menjaga kebeRSihan agar tidak terjadi kerusakan. H. Menjaga keamanan dokumen rekam medis. Berdasarkan hasil wawancara mengenai pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis sebagian besar belum sesuai dengan teori yaitu terdapat beberapa map yang rusak tidak diganti dengan yang baru padahal menurut teori sebaiknya diganti dengan yang baru agar mudah terbaca dan menggunakan map folder yang lebih tebal agar dokumen rekam medis tidak mudah rusak, ada 52 beberapa rak filing yang terbuat dari kayu sehingga menyebabkan mudah terjadi serangan rayap. Adapun temperatur suhu di ruangan filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang belum memadai sehingga menyebabkan banyaknya debu, map DRM kering dan juga menyebabkan kelembaban dan kerusakan dokumen rekam medis, berdasarkan teori sebaiknya kelembaban suatu ruangan penyimpanan yaitu sekitar 50% sampai 65% dan suhu udara berkisar antara 18.8oC sampai 24.24oC apabila suhu kurang dari normal maka dalam waktu relatif singkat dokumen rekam medis akan mudah rusak 53 BAB VI PENUTUP A. Kesimpulan 1. Kebijakan dalam pemeliharaan dokumen rekam medis di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang sebaiknya setiap melakukan penataan DRM di sesuaikan dengan lebar dan panjang sub rak yang ada, agar dalam penataannya rapi, dan DRM ataupun map DRM tidak rusak. 2. Protap bagian filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang menjaga isi dokumen rekam medis dengan cara setiap petugas filing yang baru tidak boleh mengembalikan DRM, agar letak DRM tersusun dengan benar 3. Pelaksanaan retensi di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang sudah sesuai dengan teori yaitu setiap 5 tahun sekali. 4. Tugas pokok petugas filing di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang berdasarkan pengamatan belum dilakukan dengan baik, karena setiap map DRM yang rusak belum di ganti dengan baik. 5. Sarana di ruang filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang berdasarkan pengamatan belum belum memadai, sebagian rak filing masih terbuat dari kayu sehingga menyebabkan mudah terjadinya 54 serangan rayap, kurangnya AC dan pencahayaan serta banyak map yang rusak dan belum diganti. 6. Pelaksanaan pemeliharaan DRM di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang berdasarkan pengamatan belum sepenuhnya dilakukan dengan baik, karena masih banyak map DRM yang rusak belum diganti. 7. Metode penyimpanan di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang menggunakan sistem sentralisasi (rawat jalan dan rawat inap jadi satu) dengan sistem penjajaran digunakan dengan metode TDF (Terminal Digit Filling). B. Saran a. Dilakukan sosialisasi dan pelatihan terhadap petugas filing dalam pengelolaan pemeliharaan DRM agar petugas filing tidak kurang pengetahuan dalam memelihara dan menjaga DRM sehingga petugas dapat melakukan pemeliharaan DRM dengan benar sesuai dengan protap yang ada dan tidak menyebabkan mudah terjadinya kerusakan terhadap DRM. b. Mengajukan permohonan terhadap direktur rumah sakit untuk memperbaiki sarana yang ada di ruang lain, seperti mengganti rak filing yang masih terbuat dari kayu, map DRM yang sudah rusak 55 sebaiknya langsung diganti dengan map DRM yang lebih tebal agar memudahkan petugas filing dalam melakukan pencarian DRM dan tidak mudah rusak. 56 DAFTAR PUSTAKA 1. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Permenkes No. 269/ Menkes/ Per/ XII/ 2008 tentang Rekam Medis. Jakarta : Departemen Kesehatan Republik Indonesia.2008. 2. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta : Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, 2006. 3. Surat keputusan Direktorat Jendral Pelayanan Medik N0.87 Tahun 1991 tentang penyelenggaraan rekam medik 4. Konsil Kedokteran Indonesia. Manual Rekam Medis Edisi I. Jakarta. 2006 5. Direktorat Jendral Pelayanan Medik. Pedoman Catatan Medik, Jakarta,1997 6. Meleod, Raymind. Sistem Informasi Manajemen, Jilid Satu, Edisi Bahasa Indonesia, Jakarta, PT Bhuana Ilmu Populer, 1995 7. N Billy, Hukum Kesehatan Rekam Medik Elektronik, 2008 8. Wursanto. Kearsipan 1 Karisan, Yogyakarta 1980 9. Protap RS Panti Willasa Dr. Cipto. 2014. 10. Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta. 1992 11. Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta : Gava Media,2005 12. Lubis, Anggita Nita. Gambaran Pengetahuan Rekam Medis FKM UI, Jakarta, 2009 57 13. Pengertian Rumah Sakit Menurut Keputusan Menteri Kesehatan. 2013. tanggal akses 28/4/2016 17:15. http://smartplusconsulting.com/2013/09/pengertian-rumah-sakit-menurutkeputusan-menteri-kesehatan-ri/. 2013. 14. Notoatmodjo, S. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. 2010. 15. Sarwono. S, Sosiologi Kesehatan, UGM, Yogyakarta, 1993. 16. Mona lisa. Aspek Keamanan Pada Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Filing Rawat Jalan Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang Tahun 2014 17. Dewi Indah Sari. Tinjauan pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis di ruang filing rsu ra kartini jepara tahun 2015. 18. Endang Sri Lestari. Analisis Faktor-faktor Penyebab Kerusakan fisik Dokumen Rekam Medis Rawat Inap di RS PKU Muhammadiyah Gombong Tahun 2011 19. Ningsari. Tinjauan Aspek Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis untuk Persiapan Akreditasi di bagian Filing Rawat Inap RSUD Dr.H.Soewondo Kendal tahun 2008. PEDOMAN WAWANCARA TINJAUAN FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI FILING RS PANTI WILASA DR CIPTO SEMARANG TAHUN 2016 FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG Responden : Kepala Rekam Medis Nama : Umur : Pengalaman Kerja di Unit RM : tahun 1. a. Apakah ada kebijakan tentang pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis ? b. Bagaimana isinya ? c. Apakah dilakukan seluruhnya ? 2. a. Bagaimana pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis tersebut? b. Apakah sudah sesuai dengan kebijakan ? 3. a. Apakah ada protap mengenai pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis ? b. Bagaimana isinya ? c. Apakah dilakukan seluruhnya ? 4. a. Apakah sebelumnya sudah pernah dilakukan retensi ? b. Jika sudah pada tahun berapa dilakukan retensi ? 5. a. Bagaimana tugas pokok petugas filing di RS Panti Wilasa dr. Cipto Semarang? b. Apakah petugas filing sudah sepenuhnya bertanggung jawab dalam pemeliharaan dokumen rekam medis ? 6. a. Bagaimana tingkat keamanan dokumen rekam medis ? b. Apakah disediakan bon pinjam dalam peminjaman dokumen rekam medis ? 7. Bagaimana upaya bila ada kerusakan kecil pada : a. DRM b. Map 8. Bagaimana sarana dalam pemeliharaan dokumen rekam medis ? apakah sudah memadai ? 9. Apakah ada faktor-faktor penyebab kerusakan DRM di RS Panti Wilasa dr. Cipto Semarang ? PEDOMAN WAWANCARA TINJAUAN FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI FILING RS PANTI WILASA DR CIPTO SEMARANG TAHUN 2016 FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG Responden : Petugas Filing Nama : Umur : Jenis Kelamin : Pengalaman Kerja di Unit RM : tahun 1. Apakah sarana dalam pemeliharaan dokumen rekam medis sudah memadai ? 2. Apakah pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis sudah sesuai dengan protap yang ada ? 3. Apakah sudah pernah dilakukan retensi sebelumnya ? 4. Siapa yang bertanggung jawab bila terdapat dokumen rekam medis yang rusak ? 5. Usaha apa sajakah yang dilakukan untuk menjaga dokumen rekam medis agar tidak rusak ? 6. Apa saja kendala dakam menjaga dokumen rekam medis ? 7. Apakah disediakan bon pinjam dalam peminjaman dokumen rekam medis? PEDOMAN OBSERVASI 1. Peneliti mengamati tentang pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis 2. Peneliti mengamati sarana prasarana di ruang filing 3. Peneliti mengamati tugas pokok petugas filing 4. Peneliti membandingkan pelaksanaan pemeliharaan dokumen sudah sesuai dengan protap apa belum 5. Peneliti mengamati apakah sudah pernah dilakukan retensi sebelumnya atau belum 6. Peneliti mengamati tentang faktor-faktor penyebab kerusakan dokumen rekam medis yang meliputi suhu, kelembaban, pencahayaan dan ventilasi HASIL WAWANCARA KEPALA REKAM MEDIS Nama : Mrs. A Umur : 35 Th Jenis Kelamin : Perempuan Lama Kerja : 14 Th 1. a) Ada b) Prosedur tetap yang terdapat dalam pelayanan rekam medis di ruang filing yaitu : a. Penyimpanan dokumen rekam medis secara sentralisasi yaitu ruang penyimpanan rawat inap dan rawat jalan jadi satu. b. Setiap petugas filing yang baru dilarang mengembalikan dokumen rekam medis hingga minimal 3 bulan. c. Penyimpanan dokumen aktif dan in-aktif terpisah. d. Digunakan rak penyimpanan dokumen rekam medis. e. Tracer digunakan sebagai petunjuk dokumen rekam medis yang keluar. f. Setiap ada dokumen rekam medis yang keluar dicatat dalam bon peminjaman. 2. Sudah menjalankan 3. Sudah 3x 4. Yang bertanggung jawab terhadap DRM yang rusak secara umum yaitu Direktur Rumah Sakit tetapi secara khusus yaitu kepala Rekam medis dan Petugas filing. 5. Usaha untuk menjaga DRM agar tidak rusak yaitu : a. Terhindar dari banjir b. Tidak dimasuki tikus c. Memantau setiap bulannya dan dilakukan penyemprotan anti rayap 6. Kendala dalam menjaga DRM yaitu pada saat pelayanan DRM sering dilipat-lipat cover depannya oleh petugas. 7. Ada tracer dan buku peminjaman untuk peminjaman DRM. HASIL WAWANCARA PETUGAS FILING Nama : Petugas A Umur : 33 Th Jenis Kelamin : Laki-laki Lama Kerja : 3 Th 1. Sudah memadai, Sekitar 80% - 85% 2. Sudah menjalankan 3. Sudah 3x 4. Yang bertanggung jawab terhadap DRM yang rusak secara umum yaitu Direktur Rumah Sakit tetapi secara khusus yaitu kepala Rekam medis dan Petugas filing. 5. Usaha untuk menjaga DRM agar tidak rusak yaitu : d. Terhindar dari banjir e. Tidak dimasuki tikus f. Memantau setiap bulannya dan dilakukan penyemprotan anti rayap 6. Kendala dalam menjaga DRM yaitu pada saat pelayanan DRM sering dilipat-lipat cover depannya oleh petugas. 7. Ada tracer dan buku peminjaman untuk peminjaman DRM. HASIL WAWANCARA PETUGAS FILING Nama : Petugas B Umur : 35 Th Jenis Kelamin : Laki-laki Lama Kerja : 2 Th 1. Sudah memadai, Kendala lainnya pada penyimpanan inaktif belum memadai. 2. Sudah 3. Sudah 3x 4. Yang bertanggung jawab terhadap DRM yang rusak secara umum yaitu Direktur Rumah Sakit tetapi secara khusus yaitu kepala Rekam medis dan Petugas filing. 5. Usaha untuk menjaga DRM agar tidak rusak yaitu : g. Terhindar dari banjir h. Tidak dimasuki tikus i. Memantau setiap bulannya dan dilakukan penyemprotan anti rayap 6. Kendala dalam menjaga DRM yaitu biasanya DRM hilang, rusak(biasanya rusak karena simpan pinjam DRM). 7. Ada tracer dan buku peminjaman untuk peminjaman DRM. HASIL WAWANCARA PETUGAS FILING Nama : Petugas F Umur : 38 Th Jenis Kelamin : Laki-laki Lama Kerja : 7 Th 1. Sudah memadai, Sekitar 80% - 85% 2. Sudah menjalankan 3. Sudah 3x 4. Yang bertanggung jawab terhadap DRM yang rusak secara umum yaitu Direktur Rumah Sakit tetapi secara khusus yaitu kepala Rekam medis dan Petugas filing. 5. Usaha untuk menjaga DRM agar tidak rusak yaitu : j. Terhindar dari banjir k. Tidak dimasuki tikus l. Memantau setiap bulannya dan dilakukan penyemprotan anti rayap 6. Kendala dalam menjaga DRM yaitu pada saat pelayanan DRM sering dilipat-lipat cover depannya oleh petugas. 7. Ada tracer dan buku peminjaman untuk peminjaman DRM. HASIL WAWANCARA PETUGAS FILING Nama : Petugas T Umur : 29 Th Jenis Kelamin : Laki-laki Lama Kerja : 9 Th 1. Sudah memadai, Kendala lainnya pada penyimpanan inaktif belum memadai. 2. Sudah 3. Sudah 4. Yang bertanggung jawab terhadap DRM yang rusak secara umum yaitu Direktur Rumah Sakit tetapi secara khusus yaitu kepala Rekam medis dan Petugas filing. 5. Usaha untuk menjaga DRM agar tidak rusak yaitu : m. Terhindar dari banjir n. Tidak dimasuki tikus o. Memantau setiap bulannya dan dilakukan penyemprotan anti rayap 6. Kendala dalam menjaga DRM yaitu biasanya DRM hilang, rusak(biasanya rusak karena simpan pinjam DRM). 7. Ada tracer dan buku peminjaman untuk peminjaman DRM. HASIL WAWANCARA PETUGAS FILING Nama : Petugas P Umur : 38 Th Jenis Kelamin : Laki-laki Lama Kerja : 7 Th 1. Hampir memadai, Karena tempat DRM untuk In aktif belum ada dan ruang filingnya kecil. 2. Sudah sesuai dengan protap yang ada 3. Sudah 3 kali melakukan retensi terakhir awal tahun 2016. 4. Yang bertanggung jawab terhadap DRM yang rusak secara umum yaitu Direktur Rumah Sakit tetapi secara khusus yaitu kepala Rekam medis dan Petugas filing. 5. Usaha untuk menjaga DRM agar tidak rusak yaitu : p. Dengan penambahan rak filing q. Pengantian Map r. Penambahan Ac 6. Kendala dalam menjaga DRM yaitu biasanya DRM hilang sementara akibat pengembalian dari ruangan rawat inap telat 7. Ada bon pinjam untuk peminjaman DRM berupa buku ekspedisi
