RANGKUMAN SIM BAB 14 Mengelola Rancangan Proyek

RANGKUMAN SIM BAB 14
Mengelola Rancangan Proyek
(Managing Projects)
A. PENTINGNYA MANAJEMEN RANCANGAN PROYEK
Ada tingkat kegagalan yang sangat
tinggi antara proyek-proyek sistem
informasi. Di hampir setiap organisasi,
proyek sistem informasi perlu lebih
banyak waktu dan uang dalam
pelakasanaannya
daripada
pengantisipasian atau system tidak
bekerja sesuai harapan .
PENCAPAIAN PROYEK YANG MUDAH DAN KEGAGALAN SISTEM
Akibat yang ditimbulkan jika pengembangan proyek system tidak dikelola dengan baik,
diantaranya :
1. Biaya yang jauh melebihi anggaran
2. Waktu selip yang tak terduga
3. Kinerja teknis kurang dari yang diharapkan
4. Kegagalan untuk mendapatkan manfaat yang diharapkan
MANAJEMEN PROYEK YANG OBJEKTIF
Proyek adalah serangkaian rencana kegiatan terkait untuk mencapai tujuan bisnis
tertentu. Proyek sistem informasi termasuk pengembangan sistem informasi baru,
peningkatan sistem yang ada, atau upgrade atau penggantian infrastruktur teknologi
informasi perusahaan / IT
Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan
teknik untuk mencapai target tertentu dalam anggaran dan waktu yang ditentukan.
Kegiatan manajemen proyek termasuk perencanaan pekerjaan, menilai resiko,
memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan,
pengorganisasian pekerjaan, memperoleh sumber daya manusia dan material,
menetapkan tugas, mengarahkan, mengendalikan pelaksanaan proyek, melaporkan
kemajuan, dan menganalisis hasil.
Manajemen proyek untuk sistem informasi harus berurusan dengan lima variabel utama:
ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan risiko.
B. MENYELEKSI PROYEK
STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK PROYEK SISTEM INFORMASI
Setiap tingkat manajemen dalam hirarki bertanggung jawab untuk aspek-aspek tertentu
dari proyek sistem, dan struktur ini membantu memberikan prioritas pada sistem proyek
yang paling penting bagi organisasi.
MENYATUKAN PROYEK SISTEM KEDALAM RENCANA BISNIS
Organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung rencana
bisnis mereka secara keseluruhan, yang berisi pernyataan dari tujuan perusahaan dalam
menentukan bagaimana teknologi informasi akan mendukung pencapaian tujuan tersebut.
Laporan menunjukkan bagaimana tujuan umum akan dicapai oleh proyek-proyek sistem
tertentu. Ini mengidentifikasi tanggal target khusus.
FAKTOR KRITIS UNTUK MENCAPAI KESUKSESAN atau Critical Success Factors
(CSFs)
Langkah untuk menyusun rencana system informasi adalah :
INFORMATION SYSTEMS PLAN
1. Tentukan Tujuan dari Rencana
 Ikhtisar isi rencana
 Organisasi bisnis saat ini dan masa depan
 Proses bisnis utama
 Strategi manajemen
2. Strategis Rencana Bisnis Alasan
 Situasi saat ini
 Organisasi bisnis saat ini
 Perubahan lingkungan
 Tujuan utama dari rencana bisnis
 Rencana strategis perusahaan
3. Sistem masa kini
Sistem utama yang mendukung fungsi bisnis dan proses kemampuan infrastruktur
saat ini, diantaranya :
-Perangkat keras
-Perangkat lunak
-Database
-Telekomunikasi dan Internet
 Kesulitan memenuhi kebutuhan bisnis
 Tuntutan masa depan diantisipasi
4. Perkembangan Baru
Proyek sistem baru:
 Deskripsi proyek
 Alasan Bisnis

Peran aplikasi 'dalam strategi
Kemampuan infrastruktur baru yang diperlukan:




Perangkat keras
Perangkat lunak
Database
Telekomunikasi dan Internet
5. Strategi Manajemen
 Rencana akuisisi
 Tonggak dan waktu
 Penataan kembali organisasi
 Reorganisasi internal
 Kontrol manajemen
 Inisiatif pelatihan utama
 Strategi personil Rencana
6. Pelaksanaan
 Kesulitan diantisipasi dalam pelaksanaan
 Laporan kemajuan
7. Persyaratan Anggaran
 Persyaratan
 Potensi penghematan
 Pembiayaan
 Siklus akuisisi
Pendekatan CSF bergantung pada wawancara dengan manajer untuk mengidentifikasi
CSF mereka. CSF individu dikumpulkan untuk mengembangkan CSF untuk seluruh
perusahaan. Sistem kemudian dapat dibangun untuk memberikan informasi tentang
CSF ini.
ANALISIS PORTOFOLIO
Analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi sistem proyek alternatif.
Analisis portofolio menyediakan semua informasi organisasi sistem proyek dan aset,
termasuk infrastruktur, dan kontrak outsourcing.
Perusahaan harus memeriksa portofolio mereka dari proyek-proyek dalam hal potensi,
keuntungan dan kemungkinan risiko.
MODEL SKOR
Sebuah model scoring berguna untuk memilih proyek dimana banyak kriteria perlu
dipertimbangkan. Lalu memberikan bobot untuk berbagai fitur sistem dan kemudian
menghitung jumlah tertimbang. Perusahaan harus memutuskan antara dua alternatif
perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) sistem.
C. MEMBANGUN NILAI BISNIS SISTEM INFORMASI
BIAYA SISTEM INFORMASI DAN MANFAAT
BIAYA





perangkat
keras
telekomuni
kasi
perangkat
lunak
layanan
personil
MANFAAT BERWUJUD
(TABUNGAN BIAYA)








peningkatan
produktivitas
Biaya operasional yang
lebih rendah
mengurangi tenaga kerja
Biaya komputer rendah
Biaya
penjual
lebih
rendah
Biaya administrasi dan
profesional yang lebih
rendah
Mengurangi
tingkat
pertumbuhan beban
Biaya fasilitas berkurang
MANFAAT TAK BERWUJUD














Pemanfaatan
aset
ditingkatkan
Peningkatan
kontrol
sumber daya
Peningkatan
perencanaan organisasi
Peningkatan fleksibilitas
organisasi
Informasi lebih tepat
waktu
Lebih banyak Informasi
Peningkatan
pembelajaran organisasi
Persyaratan
mencapai
hukum
Ditingkatkan goodwill
karyawan
Peningkatan kepuasan
kerja
Peningkatan
pengambilan keputusan
peningkatan operasi
Kepuasan klien yang
lebih tinggi
Citra perusahaan yang
lebih baik
PENGANGGARAN MODAL UNTUK SISTEM INFORMASI
Model penganggaran modal adalah salah satu teknik yang digunakan untuk mengukur
nilai investasi dalam modal jangka panjang proyek-proyek investasi.
Model penganggaran modal utama untuk mengevaluasi proyek-proyek IT adalah:
Metode payback, tingkat akuntansi pengembalian investasi atau rate of return on
investment (ROI), nilai masa kini, dan internal rate of return (IRR)
BATAS DARI MODEL KEUANGAN
Fokus tradisional pada aspek keuangan dan teknis dari Sistem Informasi cenderung
mengabaikan dimensi sosial dan organisasi sistem informasi yang dapat mempengaruhi
biaya yang sebenarnya dan manfaat dari investasi. Keputusan investasi 'sistem informasi
perusahaan tidak mempertimbangkan biaya gangguan organisasi yang disebabkan oleh
sistem baru, seperti biaya untuk pelatihan, dampak dari penggunaan sistem baru terhadap
produktivitas, atau manajer perlu banyak waktu untuk mengawasi perubahan sistem yang
baru. Seringkali diabaikan dalam analisis keuangan tradisional (Ryan, Harrison, dan
Schkade, 2002).
D. MENGELOLA RESIKO PROYEK
DIMENSI RESIKO PROYEK
1. Ukuran proyek
2. Struktur proyek
3. Pengalaman akan teknologi
MERUBAH MANAJEMEN DAN KONSEP DARI IMPLEMENTASI
Implementasi mengacu pada semua kegiatan organisasi bekerja, termasuk mengadopsi,
manajemen, dan mencari inovasi, seperti sistem informasi baru. Dalam proses
implementasi, analis sistem adalah mengubah agen.
Proyek Sistem Informasi memiliki resiko gagal ketika partisipasi pengguna yang tidak
benar dalam proses pengembangan sistem, kurangnya dukungan manajemen, dan
manajemen yang buruk saat proses implementasi. Ada tingkat kegagalan yang sangat
tinggi di antara proyek yang melibatkan rekayasa ulang proses bisnis, aplikasi
perusahaan, dan merger dan akuisisi karena mereka membutuhkan perubahan organisasi
yang luas.
SUMBER :
Chapter 14 : Managing Projects. Laudon, Kenneth C., and Jane P. Laudon. Management
information systems : managing the digital firm. Boston: Prentice Hall, 2012. Print.