Abstrak Semua data masih di proses dengan menggunakan aplikasi

Abstrak
Semua data masih di proses dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office
Excel 2007 atau 2010. Sehingga data yang tersimpan tidak beraturan dan
membutuhkan waktu yang lumayan lama untuk mencari sebuah data dan juga
keamanannya belum aman. pemerintah daerah dituntut untuk membuat sebuah
prosedur sesuai dengan tugas dan fungsi aparat pemerintah daerah di Setda
Kabupaten Sumedang.
Adapun metode penelitian yang digunakan untuk menyelesaikan berbagai
permasalahan yang terjadi adalah pustaka, observasi, wawancara, analisis data dan
system, perancangan system, pembuatan program, pengujian program,
implementsi program.
Yang dihasilkan dari penelitian ini adalah menghasilkan aplikasi yang dapat
mengarsipkan dengan metode digital document dan dapat mengamankan data.
Dengan adanya aplikasi pengarsipan Digital Document maka dapat
membantu mempermudah dan mempercepat proses pengarsipan data secara
terkomputerisasi. Serta mengamankan dokumen tersebut dari perubahan dan
penggandaan dokumen. Adanya prosedur yang baik dan benar serta diperlukannya
sistem yang sistematis sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan
mudah dan cepat.
Kata Kunci :
Aplikasi, Pengarsipan, Digital, Documen, Pengamanan, Photo
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2014 Pemerintahan Daerah adalah
penyelenggaraan urusanpemerintahan oleh pemerintah daerah dan dewan
perwakilan rakyat daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan
prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan
Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945.
Berdasarkan
Pembentukan
organisasi
Perangkat
Daerah
kabupaten
Sumedang yang ditetapkan dalam Peraturan Daerah Kabupaten Sumedang Nomor
9 Tahun 2014 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten
Sumedang bahwa Sekretariat Daerah dipimpin oleh seorang Kepala dengan
titelatur Sekretaris Daerah, Sekretaris Daerah mempunyai tugas pokok membantu
Bupati dalam menyusun kebijakan umum penyelenggaraan pemerintahan dan
mengkoordinasikan dinas daerah dan lembaga teknis daerah.
Di susunan struktur organisasi Sekretariat Daerah ada Asisten Pembangunan
yang terdiri dari bagian Kesejahteraan Rakyat yang membawahkan beberapa sub
bagian termasuk sub bagian Sosial,Tenaga Kerja, dan Transmigrasi. Adapun salah
satu tugasnya adalah meDigital Dokumen Photo untuk Perubahan Anggaran
Tahun 2014, kegiatan ini untuk membantu memperbaiki tempat-tempat ibadah
seperti mesjid, mushola dan TPA/Madrasah di setiap kecamatan yang memohon
bantuan dana.
1
2
Sistem yang berjalan di Sekretariat Daerah yaitu di bagian Kesra masih
bersifat semi komputer, dimana semua data masih di proses dengan menggunakan
aplikasi Microsoft Office Excel 2007 atau 2010. Sehingga data yang tersimpan
tidak beraturan dan membutuhkan waktu yang lumayan lama untuk mencari
sebuah data dan juga keamanannya belum aman. Apalagi dalam era globalisai ini
prosedur yang efektif dan efesien dinilai sebagai faktor utama dalam penilaian
kualitas sistem tersebut. Maka, pemerintah daerah dituntut untuk membuat
sebuah prosedur /tata cara sesuai dengan tugas dan fungsi aparat pemerintah
daerah dalam bidang Kesejahteraan sosial.
Berdasarkan hal di atas maka penulis merasa tertarik untuk melakukan
penelitian, analisis serta mengusulkan dan merancang alur prosedur di kantor
Pemerintahan Daerah Kabupaten Sumedang dalam bidang Kesejahteraan Rakyat
dengan mengangkat judul “ARSIP DIGITAL DOKUMENTASI PHOTO DI
SETDA KABUPATEN SUMEDANG “.
1.2 Ruang Lingkup
Pembahasan tentang aplikasi pengarsipan Digital Dokumen Photo di
Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang. Agar mencapai sasaran maka ruang
lingkup pembahasan meliputi :
1. Input dari sistem ini adalah berupa Rekap Hibah & Bantuan Sosial,
2. Pembuatan dalam database,
3. Outputnya adalah berupa laporan dan sistem perancangan data Digital
Dokumen Photo,
3
4. Perancangan sistem yang digunakan adalah Visual Basic.
1.3 Rumusan masalah
Berdasarkan Indentifikasi Masalah diatas, penulis merumuskan masalah
tersebut dalam perumusan masalah. Adapun perumusan masalah dalam laporan
penelitian ini adalah:
1. Bagaimana cara merancang sebuah aplikasi pengarsipan Rekap Hibah &
Bantuan sosial
2. Bagaimana usulan prosedur merancang aplikasi pengarsipan Rekap Hibah
& Bantuan sosial serta pengamanannya terjaga
1.4 Tujuan dan Manfaat
1.4.1 Tujuan
Adapun tujuan dalam aplikasi ini adalah untuk mempermudah dan
mempercepat proses pengarsipan data secara terkomputerisasi.
1.4.2 Manfaat
Adapun manfaat dari aplikasi ini adalah sebagai berikut :
1. Dapat mempermudah pengarsipan Digital Dokumen Photo.
2. Mempermudah untuk melakukan proses penginputan, penghapusan, serta
penggantian data apabila terjadi kesalahan dalam memasukkan data
tersebut.
3. Menjaga validasi dan keamanan data Digital Dokumen Photo.
4
1.5 Metodologi Pengembangan Software
1.5.1 Metode Pengumpulan Data
Metodologi pengumpulan data yang digunakan dalam pembuatan
Tugas
Akhir ini yaitu meliputi:
1. Observasi
Mengamati kinerja posedur yang ada di bagian Kesra dan juga
mengamati prosedurnya, hingga akhirnya dapat mengembangkan dan
mengusulkan prosedur yang efektif dan efisien
yang akan
diidentifikasi.
2. Interview (Wawancara)
Melakukan wawancara kepada orang yang berhubungan dengan projek
tersebut di bagian Kesra.
3. Dokumentasi
Mempelajari dokumen-dokumen, file-file dan laporan-laporan yang
berhubungan dengan penelitian yang dilakukan
4. Library Research
Mengumpulkan data dengan membaca, mempelajari buku-buku serta
beberapa teori yang relevan dengan identifkasi masalah.
1.5.2 Metode Perancangan
Dalam perancangan Aplikasi Pengarsipan Rekap Hibah & Bantuan
Sosial Di Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang , metodologi yang digunakan
yaitu Waterfall.Waterfall atau sering juga disebut air terjun adalah sebuah metode
5
dalam pengembangan sistem yang dilakukan untuk membuat pembaruan sistem
yang berjalan. Dalam pengembangannya metode waterfall memiliki beberapa
tahapan yang runtut: requirement (analisis kebutuhan), design sistem (system
design), Coding & Testing, Penerapan Program, pemeliharaan.
a. Requirement (analisis kebutuhan).
Dalam langakah ini merupakan analisa terhadap kebutuhan sistem.
Pengumpulan data dalam tahap ini bisa melakukan sebuah penelitian,
wawancara atau study literatur. Seseorang system analisis akan menggali
informasi sebanyak-banyaknya dari user sehingga akan tercipta sebuah
sistem komputer yang bisa melakukan tugas-tugas yang diinginkan oleh user
tersebut. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement atau bisa
dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user dalam
pembuatan sistem. Dokumen inilah yang akan menjadi acuan system analisis
untuk menterjemahkan kedalam bahasa pemrograman.
b. Design System (design sistem)
Proses design akan menterjemahkan syarat kebutuhan kesebuah
perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat
koding. Proses ini berfokus pada : struktur data, arsitektur perangkat lunak,
representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan
menghasilkan dokumen yang disebut software requirement. Dokumen inilah
yang akan digunakan programmer untuk melakukan aktivitas pembuatan
sistemnya.
c. Coding & Testing (penulisan sinkode program / implemention)
6
Coding merupakan penerjemahan design dalam bahasa yang bisa
dikenali
oleh
komputer.Dilakukan
oleh
programmer
yang
akan
meterjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang
merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu sistem.Dalam
artian penggunaan computer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah
pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah
dibuat tadi. Tujuan testing adalah menemukan kesalahankesalahan terhadap
system tersebut dan kemudian bisa diperbaiki.
d. Penerapan / Pengujian Program (Integration & Testing)
Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah sistem.
Setelah melakukan analisa, design dan pengkodean maka sistem yang sudah
jadikan digunakan oleh user.
e. Pemeliharaan (Operation & Maintenance)
Perangkat lunak yang susah disampaikan kepada pelanggan pasti akan
mengalami perubahan. Perubahan tersebut bisa karena mengalami kesalahan
karena perangkat lunak harus menyesuaikan dengan lingkungan (periperal
atau system operasi baru) baru, atau karena pelanggan membutuhkan
perkembangan fungsional.
1.5.3 Metode Pembuatan
Aplikasi ini dibuat menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0, My SQL
untuk menyimpan database, My SQL connector odbc 5.1.1.3 win32 berguna
sebagai perantara antara Microsoft Visual Basic 6.0 dengan My SQL dan
crystal report untuk membuat laporan.
7
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan dalam pembuatan Tugas Akhir ini
sebagai berikut :
BAB 1 PENDAHULUAN, memuat latar belakang masalah, ruang lingkup,
rumusan maslah, tujuan dan manfaat, metodologi dan sistematika penulisan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA, bab ini berisikan kerangka teori yang
memuat teori – teori yang menunjang dalam laporan Tugas Akhir ini. Dan juga
kerangka pikir yang memuat hasil teori dan temuan yang dikemukakan pada sub
bagian di atas maka harus dapat menyusun suatu peta hubungan antar variabel
atau teori yang telah dibahas.
BAB 3 HASIL DAN PEMBAHASAN, Bab ini menjelaskan dan membahas
inti dari penelitian yang dilakukan oleh mahasiswa. Pembahasan akan terkait
dengan peminatan dan topik yang diambil. Namun secara umum terdiri dari hasil
temuan yang berisikan analisis profil, analisis sistem yang sedang berjalan,
analisis kebutuhan user, permasalahn yang dihadapi dan usulan sistem baru.
Pembahasan berisikan perancangan data, perancangan arsitektur, perancangan
antarmuka, perancangan prosedur (algoritma), pembuatan kode & testing dan
implementasi.
8
BAB 4 SIMPULAN DAN SARAN, berisi kesimpulan yang didapatkan dari
analisis mengenai keterkaitan dengan tujuan pembuatan aplikasi serta saran –
saran yang berkaitan dengan penggunaan aplikasi dan atau pengembangan
aplikasi di masa yang akan datang yang diperlukan dalam mendapatkan hasil yang
baik.
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Kerangka Teori
2.1.1 Sistem aplikasi
Sistem aplikasi memiliki banyak pengertian, tapi semuanya itu
mengarah pada maksud yang sama. Untuk lebih jelas, maka pengertian
dapat dilihat dari arti masing-masing unsur pembentuknya, yang dapat
dilihat dibawah ini.
a. Sistem
Berikut ini pengertian sistem menurut para ahli diantaranya :
1. Dikutip dari buku Bambang Hartono (2013:10). Menurut Bonita J.
Campbel (1979) dalam buku Understanding Information System:
Foundations for controlmenegaskan bahwa sistem adalah “any
group of interrelated components or parts which function together
to achieve goal” (Sehimpunan bagian-bagian atau komponen yang
saling berkaitan dan secara bersama-sama berfungsi atau bergerak
untuk mencapai suatu tujuan).
2. Menurut Tata Sutabri (2012:6) pada buku Analisis Sistem Informasi,
pada dasarnya sistem adalah sekelompok unsur yang erat
hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu.
8
10
3. Menurut McLeod (2004) dikutip oleh Yakub dalam buku Pengantar
Sistem
Informasi
(2012:1)
mendefiniskan
sistem
adalah
Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang
sama untuk mencapai tujuan. Sistem juga merupakan suatu jaringan
kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, terkumpul
bersamasama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan
tertentu.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat
ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau sub
sistem-sub sistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu
tujuan.
b. Aplikasi
Terdapat beberapa teori yang mendefinisikan aplikasi seperti yang
di kemukanan oleh beberapa ahli, di antaranya adalah
1. Menurut Pranama (2012) aplikasi adalah satu unit perangkat lunak
yang dibuat untuk melayani kebutuhan akan beberapa aktivitas
seperti system perniagaan,
game, pelayanan
masyarakat, periklanan, atau semua proses yang hampir dilakukan
manusia.
2. Menurut Yuhefizar (2012) aplikasi merupakan program yang
dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pengguna dalam
menjalankan pekerjaan tertentu.
3. Menurut Eko (2011) aplikasi merupakan proses atau prosedur
aliran data dalam infrastruktur teknologi informasi yang dapat
dimanfaatkan oleh para pengambil keputusan yang sesuai dengan
jenjang dan kebutuhan (relevan)
11
Jadi aplikasi merupakan sebuah program yang dibuat dalam sebuah
perangkat lunak dengan computer untuk memudahkan pekerjaan atau
tugastugas seperti penerapan, penggunaan dan penambahan data yang
dibutuhkan
Jadi kesimpulannya Sistem Aplikasi merupakan program yang ada
dalam komputer yang bertugas untuk menyelesaikan kebutuhan atau tugas
yang spesifik/khusus.
2.1.2 Arsip
Berikut ini pengertian Arsip menurut para ahli diantaranya :
1. Menurut
Undang-undang
2009. Arsip
No.
43
Tahun
adalahrekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2. Menurut Sedarmayanti (2008: 32) istilah arsip meliputi: Kumpulan
naskah atau dokumen, Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan
naskah atau dokumen, Organisasi atau lembaga yang mengelola
dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
3. Agus Sugiarto (2005: 5)Arsip adalah Kumpulan Dokumen yang
disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali.
12
Pengertian Arsip dapat disimpulkan, bahwa Arsip adalah suatu
kumpulan Dokumen penting yang disimpan secara teratur agar setiap kali
diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Pengarsipan
Menurut R. Subroto (dalam bukunya Kearsipan dan
Dokumentasi), kearsipan
pencatatan,
adalah aktivitas
penerimaan,
penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusuran,
dan pemusnahan arsip.
2.1.3 Bantuan sosial
Menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 32 tahun 2011
tentang Pedoman Pemberian Hibah dan Bantuan Sosial yang bersumber
dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah,Bantuan sosial (bansos)
adalah pemberian bantuan berupa uang/barang dari pemerintah daerah
kepada individu, keluarga. kelompok dan/atau masyarakat yang sifatnya
tidak secara terus menerus dan bersifat selektif, yang bertujuan untuk
melindungi dari kemungkinan terjadinya resiko sosial. Pemberian bansos
ini dari keuangan daerah (APBD) diperbolehkan berdasarkan PP 58 Tahun
2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah dan permendagri 13 Tahun
2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah, yang telah diubah
beberapa kali terakhir dengan Permendagri 21 Tahun 2011. Kedua
peraturan tersebut tidak mensyaratkan calon penerima bansos sudah
tercantum dalam
APBD yang telah dibahas dan ditetapkan tahun sebelumnya.
13
2.1.4 Database (Basis data)
Berikut beberapa pengertian dari beberapa ahli diantaranya:
1. Basis data (database) menurut Yakub (2012:51-53) diarikan
sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul.
Prinsip utama basis data adalah pengaturan data dengan tujuan
utama fleksibilitas dan kecepatan dalam pengambilan data kembali.
Adapun tujuan basis data diantaranya sebagai efisisensi yang
meliputi speed, space & accurancy, menangani data dalam jumlah
besar, kebersamaan pemakaian, dan meniadakan duplikasi.
2. Menurut Kustiyaningsih (2011:146), “Database adalah Struktur
penyimpanan data. Untuk menambah, mengakses dan memperoses
data yang disimpan dalam sebuah database komputer, diperlukan
sistem manajemen database seperti MYSQL Server”.
3. Menurut Anhar (2010:45), “Database adalah sekumpulan
tabeltabel yang berisi data dan merupakan kumpulan dari field atau
kolom. Struktur file yang menyusun sebuah database adalah Data
Record dan Field”.
Berdasarkan beberapa pendapat para ahli yang dikemukakan di atas
dapat ditarik kesimpulan bahwa database adalah sekelompok data yang
mempunyai ciri-ciri khusus dan dapat dikelola sedemikian rupa sehingga
bisa menghasilkan sebuah format data yang baru.
2.1.5 Visual basic
Berikut beberapa pengertian menurut para ahli diantaranya :
14
1. Menurut Kusrini (2007:171) Visual Basic adalah salah satu bahasa
pemrograman
komputer.
Bahasa
pemrograman
adalah
perintahperintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan
tugas-tugas tertentu. Visual Basic merupakan salah satu development
tool, yaitu alat bantu untuk membuat berbagai macam program
komputer, khususnya yang menggunakan sistem operasi windows.
2. Menurut Suhata, (2005:3) Visual Basic 6.0 merupakan salah satu
bahasa pemrograman yang dapat digunakan untuk menyusun dan
membuat program aplikasi pada lingkungan sistem operasi windows”.
Program aplikasi dapat berupa program database, program grafis, dan
lain sebagainya. Di dalam visual basic 6.0 sudah terdapat
kompenenkompenen yang sangat membantu pembuatan program
aplikasi.
3. Menurut Wikipedia Microsoft Visual Basic (sering disingkat sebagai
VB
saja)
merupakan
sebuah
bahasa
pemrograman
yang
menawarkanIntegrated Development Environment (IDE) visual untuk
membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft
Windows dengan menggunakan model pemrograman (COM).
Jadi kesimpulan beberapa pengertian diatas bahwa Visual Basic
adalah salah satu aplikasi untuk membuat sistem informasi database dengan
menggunakan model pemrograman (COM).
2.1.6 Sekretariat Daerah
Berdasarkan Pembentukan organisasi Perangkat Daerah kabupaten
Sumedang yang ditetapkan dalam Peraturan Daerah Kabupaten Sumedang
Nomor 9 Tahun 2014 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah
15
Kabupaten Sumedang bahwa Sekretariat Daerah dipimpin oleh seorang
Kepala dengan titelatur Sekretaris Daerah, Sekretaris Daerah mempunyai
tugas pokok membantu Bupati dalam menyusun kebijakan umum
penyelenggaraan pemerintahan dan mengkoordinasikan dinas daerah dan
lembaga teknis daerah.
2.1.7 MySQL
Beberapa pengertian MySQL menurut para ahli:
1. Menurut Arief (2011:152) “MySQL adalah salah satu jenis database
server yang sangat terkenal dan banyak digunakan untuk membangun
aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan
pengolahan datanya”.
2. Menurut Raharjo (2011:21), “MySQL merupakan RDBMS (atau
server database) yang mengelola database dengan cepat menampung
dalam jumlah sangat besar dan dapat di akses oleh banyak user”.
3. Menurut Kadir (2008:2), “MySQL adalah sebuah software open
source yang digunakan untuk membuat sebuah database.”
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik
kesimpulan bahwa MySQL adalah suatu software atau program yang
digunakan untuk membuat sebuah database yang bersifat open source.
2.1.8 Crystal Report
Beberapa pengertian Crystal Report menurut para ahli:
1. Menurut Andri Kuniyo dan Kusrini (2007:264) dalam bukunya yang
berjudul Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual
Basic & SQL Server, menjelaskan bahwa: “Crystal report merupakan
program yang dapat digunakan untuk membuat, menganalisis dan
16
menterjemahkan informasi yang terkandung dalam database atau
program ke dalam berbagai jenis laporan yang sangat flexibel”.
2. Menurut Madcom (2003:40) dalam bukunya yang berjudul Program
Aplikasi Terintegrasi Inventory Hutang dan Piutang dengan Visual
Basic 6.0 dan Crystal Report, menyebutkan bahwa: “crystal report
merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terpisah dari
program Microsoft Visual Basic 6.0, tetapi keduanya dapat
dihubungkan (linkage)”.
3. Menurut (Peck, 2003, p16) Crystal Report adalah database report
writer , salah satu kebutuhan utama untuk merancang laporan yang
terhubung dengan suatu database.
Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa crystal
report merupakan program yang digunakan untuk membuat laporan yang
terdapat di dalam database.
17
2.2 Kerangka Pikir
Proses Analysis :
Input analysis :
Data rekap
hibah & bantuan
sosial dari
Kecamatan di
Sumedang
Problems :
1. Bagaimana cara
Metode Analisis wawancara ataupun
observasi
Digunakan untuk menganalisis sistem yang
akan digunakan diperusahaan tersebut,
dikarenakan cara mengarsipkan data
tersebut menggunakan Microsoft Excel dan
keamanannya belum aman.
Output Analysis:
Berupa laporan
merancang sebuah
aplikasi pengarsipan
Rekap Hibah & Bantuan
Sosial
2. Bagaimana usulan
prosedur merancang
aplikasi pengarsipan
Rekap Hibah & Bantuan
Sosial serta
Mengatasi :
1. Adanya prosedur yang baik
dan benar serta
diperlukannya sistem yang
sistematis sehingga apabila
arsip tersebut diperlukan
dapat dengan mudah dan
cepat.
Outcome
Analysis
pengamanannya terjaga
2. Prosedur yang baru serta
perlu adanya database, agar
tersimpan dengan baik dan
membuat form Login agar
tersimpan dengan aman.
Desain Baru
(Aplikasi Pengarsipan Rekap
Hibah & Bantuan sosial)
18
Rancangan proses :
1. Membuat Flowmap
2. Membuat Diagram Konteks
3. Membuat DFD
4. Membuat ERD
Perancang aplikasi :
1. Visual Basic
2. Mysql
3. Mysql Connector odbc
5.1.13 win32
4. Crystal Report 8.0
5. Xampp
5. Membuat Arsitektur Menu
6. Membuat Aplikasi
Kerangka Pemikiran yang tergambar di atas dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Mempunyai permaslahan seperti :
-
Bagaimana cara merancang sebuah aplikasi pengarsipan Rekap Hibah
& Bantuan Sosial
-
Bagaimana usulan prosedur merancang aplikasi pengarsipan Rekap
Hibah & Bantuan Sosial serta pengamanannya terjaga
2. Input Analisis tersebut adalah data rekap hibah bantuan sosial dari
kecamatan-kecamatan yang ada di Sumedang.
3. Dari input analisis yang demikian itu dilakukan proses analisis dengan
menggunakan metode Analisis wawancara ataupun observasi yaitu
digunakan untuk menganalisis sistem yang akan digunakan diperusahaan
tersebut, dikarenakan cara mengarsipkan data tersebut menggunakan
Microsoft Excel dan keamanannya belum aman.
4. Output Anlisis dapat berupa laporan diantaranya laporan rekap hibah &
bansos secara keseluruhan dan rekap hibah & bansos per kecamatan.
5. Outcomes Analisis adalah mengatasi permasalahan tersebut dengan cara:
19
-
Adanya prosedur yang baik dan benar serta diperlukannya sistem yang
sistematis sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan
mudah dan cepat.
-
Prosedur yang baru serta perlu adanya database, agar tersimpan dengan
baik dan membuat form Login agar tersimpan dengan aman.
6. Setelah itu merekomendasi untuk membuat Aplikasi Pengarsipan Rekap
Hibah & Bantuan Sosial.
7. Perancangan aplikasinya diantaranya dengan menggunakan Visual Basic,
Mysql, Mysql Connector odbc 5.1.13 win32, Crystal Report 8.0 dan
Xampp.
8. Rancangan proses berupa membuat Flowmap, membuat Diagram
Konteks, membuat DFD, membuat ERD, membuat arsitektur menu dan
membuat
Aplikasi.
BAB 3 HASIL DAN
PEMBAHASAN
3.1 Hasil Temuan
3.1.1 Analisis Profile
Dinas Sekretariat Daerah kabupaten Sumedang beralamat di Jl. Prabu
Gajah Agung No.9. Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Sumedang
Nomor 9 tahun 2014 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah
Kabupaten Sumedang, Bagian Kesejahteraan Rakyat Setda Kabupaten
Sumedang merupakan pelaksana dari unsur Sekretariat Daerah.
Dalam melaksankan tugasnya, Bagian Kesejahteraan Rakyat Setda
Kabupaten Sumedang tidak terlepas dari Visi dan Misi Sekretariat Daerah
itu sendiri. Adapun Visi Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang
Kabupaten Sumedang Tahun 2014 – 2019 adalah : “ Terwujudnya
Sekretariat Daerah yang Profesional, Transparan dan Akuntabel Dalam
Kerangka Reformasi Birokrasi
Guna Mewujudkan Sumedang Yang
Sejahtera, Nyunda, Maju, Mandiri Dan Agamis Tahun 2018”
Sebagai penjabaran dari Visi yang ditetapkan diatas, pernyataan misi
mencerminkan tentang segala sesuatu yang akan dilaksanakan untuk
mencapai misinya. Adapun Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang
Tahun 2014 – 2018 yaitu:
1.
Mewujudkan penyelenggaraan tata kelola pemerintahan yang efektif,
transparan dan akuntabel.
19
20
2.
Meningkatkan sinergitas dan kualitas perumusan kebijakan, fasilitasi,
koordinasi dan pengendalian pelaksanaan pembangunan daerah.
3.
Mewujudkan aparatur pemerintah daerah yang profesional dan
kompeten dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah.
3.1.2 Analisis sistem yang sedang berjalan
a. Prosedur Rekap Hibah & Bantuan sosial
Prosedur yang berjalan pada rekap hibah & bantuan sosial adalah
sebagai berikut :
1. Pemohon menyerahkan proposal ke Bagian TU Setda Kabupaten
Sumedang.
2. Bagian TU Menginput Proposal dan menyimpan Table proposal Masuk (
File Doc ) serta input juga Tabel Anggaran Pendapatan dan Belanja
Daerah ( APBD ) , kemudian menyerakannya ke Bagian Kesra.
3. Bagian Kesra Menginput table rekomendasi serta menyimpannya dan
menginput table APBD.
4. Proses pencairan dimulai, dimana Pemohon menyerahkan proposal ke
Bagian Kesra
5. Bagian Kesra melakukan pencarian proposal dengan softcopy file
rekomendasi ( Microsoft Excel ) dan APBD ( Microsoft Excel )
6. Setelah proposal dicocokan dengan 2 file tersebut, jika sesuai akan
diproses, jika tidak proposal akan dikembalikan ke pemohon
7. Bagian Kesra melakukan checklist kelengkapan proposal sesuai dengan
dokumen check list yang telah ada, jika lengkap akan dibuatkan Naskah
Perjanjian Hibah Daerah ( NPHD ), jika tidak akan dikembalikan lagi
kepada pemohon . NPHD diberikan kepada pemohon dan diarsipkan.
24
-
Daftar Entitas
-
Pemohon
-
Bagian TU
-
Bagian Kesra
-
Document
-
Laporan rekapan Hibah dan Bantuan Sosial untuk Perubahan
Anggaran Tahun 2014,
-
Data
-
Data rekapan Hibah dan Bantuan Sosial untuk Perubahan
Anggaran
Tahun 2014
No
1.
Entitas
Pemohon
Tabel 3.1 Table Kegiatan Entitas
Kegiatan
1. Mengajukan Proposal Bantuan
Sosial
6. Menyerahkan proposal kembali
saat proses pencairan dimulai
2.
Bagian TU (Tata
Usaha)
2. Menginput proposal dan
menyimpan table proposal masuk
(File doc)
3. Menginput Tabel Anggaran
Pendapatan dan Belanja
Daerah(APBD) berupa file Excel
25
3.
Bagian Kesra
4. Menginput kembali table
rekomendasi dan menyimpannya
berupa file Excel
5. Menginput table APBD berupa
file Excel
7. Melakukan pencarian proposal
dengan softcopy rekomendasi dan
APBD berbentuk Excel.
8. Setelah proposal dicocokan
dengan 2 file tersebut, jika sesuai
akan diproses, jika tidak akan
dikembalikan ke pemohon.
9. Melakukan checklist kelengkapan
proposal sesuai dengan dookumen
check list yang telah ada, jika lengkap
akan dibuatkan Naskah Perjanjian
Hibah Daerah ( NPHD ) dan NPHD
diberikan kepada pemohon dan
diarsipkan, jika tidak akan
dikembalikan lagi kepada pemohon.
10. Dokumen yang diarsipkan berupa
data Digital Dokumen Photo.
26
27
b. Flowmap berjalan Rekap hibah & bantuan sosial
Gambar 3.2 Flowmap berjalan
28
c. Diagram Konteks
Proposal
Bagian
TU
Proposal
Proposal TU
Proposal
Pencairan
Pemohon
Lembar Proposal
Masuk
0
Dokumen tdk
lengkap
APLIKASI
BANSOS
NPHD
Lembar Proposal
Masuk
Proposal
Pencairan
Dokumen lengkap
Rekomendasi
Kesra
APBD Kesra
Bagian
Kesra
NPHD
Rekap Hibah
Bansos
Gambar 3.3 Diagram Konteks
3.1.3 Analisis kebutuhan user
Analisis kebutuhan user pada aplikasi ini menggunakan metode
terstruktur yaitu diagram konteks, data flow diagram (DFD) dan entitas
relationship diagram (ERD).
3.1.4 Permasalahan yang Dihadapi
Dalam penginputan data di sebuah instansi pemerintahan sering kali
menjadi satu masalah utama dalam hubungan petugas, yaitu pencarian berkas
yang sulit, database tidak beraturan dan belum aman keamanan. Sistem yang
sedang berjalan di SETDA yaitu di bagian Kesra masih belum optimal,
dimana semua data masih di proses dengan menggunakan aplikasi Microsoft
Office Excel 2007 atau 2010. Sehingga data yang tersimpan tidak beraturan
29
dan membutuhkan waktu yang lumayan lama untuk mencari sebuah data dan
juga keamanannya belum aman.
3.1.5 Usulan sistem baru / Perbaikan sistem lama
a. Prosedur Rekap Hibah & Bantuan Sosial
Prosedur yang berjalan pada rekap hibah & bantuan sosial adalah
sebagai berikut :
1. Pemohon menyerahkan proposal ke Bagian TU Setda Kabupaten
Sumedang.
2. Bagian TU Menginput Proposal dan menyimpan Table proposal Masuk (
File Doc ) serta input juga Tabel Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah
( APBD ) , kemudian menyerakannya ke Bagian Kesra.
3. Bagian Kesra Menginput table rekomendasi serta menyimpannya dan
menginput table APBD.
4. Proses pencairan dimulai, dimana Pemohon menyerahkan proposal ke
Bagian Kesra
5. Bagian Kesra melakukan pencarian proposal dengan softcopy file
rekomendasi ( Microsoft Excel ) dan APBD ( Microsoft Excel )
6. Setelah proposal dicocokan dengan 2 file tersebut, jika sesuai akan
diproses, jika tidak proposal akan dikembalikan ke pemohon
30
7. Bagian Kesra melakukan checklist kelengkapan proposal sesuai dengan
dokumen check list yang telah ada, jika lengkap akan dibuatkan Naskah
Perjanjian Hibah Daerah ( NPHD ), jika tidak akan dikembalikan lagi
kepada pemohon . NPHD diberikan kepada pemohon dan diarsipkan.
8. Dalam proses pengarsipan, bagian kesra login terlebih dahulu ke sistem
tersebut setelah itu inputkan data – data rekapan hibah dan bantuan sosial
di database kemudian sambungkan dengan crystal report untuk membuat
laporannya.
-
Daftar Entitas
-
Pemohon
-
Bagian TU
-
Bagian Kesra
-
Dokumen
-
Laporan rekapan Hibah dan Bantuan Sosial untuk Perubahan
Anggaran Tahun 2014,
-
Laporan rekapan Hibah dan Bantuan Sosial untuk Perubahan
Anggaran Tahun 2014 per-Kecamatan
-
Data
-
Data rekapan Hibah dan Bantuan Sosial untuk Perubahan
Anggaran
Tahun 2014,
31
No
1.
Entitas
Pemohon
Tabel 3.2 Table Kegiatan Entitas
Kegiatan
1. Mengajukan Proposal Bantuan
Sosial
6. Menyerahkan proposal kembali
saat proses pencairan dimulai
2.
Bagian TU (Tata
Usaha)
2. Menginput proposal dan
menyimpan table proposal
masuk (File doc)
3. Menginput Tabel Anggaran
Pendapatan dan Belanja
Daerah(APBD) berupa file Excel
3.
Bagian Kesra
4. Menginput kembali table
rekomendasi dan menyimpannya
berupa file Excel
5. Menginput table APBD berupa
file Excel
32
7. Melakukan pencarian proposal
dengan softcopy rekomendasi
dan APBD berbentuk Excel.
8. Setelah proposal dicocokan
dengan 2 file tersebut, jika
sesuai akan diproses, jika tidak
akan dikembalikan ke pemohon.
9. Melakukan checklist
kelengkapan proposal sesuai
dengan dookumen check list
yang telah ada, jika lengkap
akan dibuatkan Naskah
Perjanjian Hibah Daerah
(NPHD) dan NPHD diberikan
kepada pemohon dan diarsipkan,
jika tidak akan dikembalikan
lagi kepada pemohon
10. Dokumen yang diarsipkan
berupa data Digital Dokumen Photo.
11. Dalam proses pengarsipan, bagian
kesra login terlebih dahulu ke sistem
tersebut setelah itu inputkan data –
data rekomendasi bantuan sosial di
database kemudian sambungkan
dengan crystal report untuk membuat
laporannya.
33
34
b. Flowmap usulan Rekap Hibah & Bantuan sosial
Gambar 3.4 Flowmap usulan
35
c. Diagram Konteks
Proposal
Bagian
TU
Proposal
Proposal TU
Proposal
Pencairan
Pemohon
Lembar Proposal
Masuk
0
Dokumen tdk
lengkap
APLIKASI
BANSOS
NPHD
Lembar Proposal
Masuk
Proposal
Pencairan
Rekomendasi
Kesra
APBD Kesra
Dokumen lengkap
Bagian Laporan Rekap
Kesra Hibah Bansos
NPHD
Login
Rekap Hibah
Bansos
Gambar 3.5 Diagram Konteks
36
d. Driagram Nol
1
Pemohon
Proposal
Input
Proposal
Proposal
Pencairan
Rekomendasi TU
Rekomendasi
Kesra
2
Proses Pencairan
bagian
TU
Rekomendasi
TU
Penginputan
data
3
Proposal
Pencairan
Proposal
Proposal TU
Inputan
Data
APBD Kesra
Proposal
Pencairan
APBD TU
APBD TU
4
Dokumen tdk
lengkap
bagian
Kesra
APBD TU
Pencarian
Database
Proses
Validasi
Dokumen lengkap
NPHD
5
NPHD
Cetak
Data
6
Login
Admin
Login
Petugas
Admin
7
Rekap Hibah Bansos
Rekap Hibah
Bansos
Cetak
laporan
Rekap Hibah
Bansos
Gambar 3.6 Diagram Level 0
Laporan rekap
Hibah Bansos
laporan Rekap
Hibah Perkecamtan
37
e. Entitas Relationship Diagram (ERD)
Pemohon
Id_Pemohon
Nama_Pemohon
memberikan
Proposal
No_Surat
Perihal
Dari
diberikan
Diserahkan
NPHD
No_Proposal
Perihal
Dari
laporan Rekap Hibah bansos
No
Tanggal_Surat
Nomor_Surat
Dari
Perihal
Keterangan
Bagian TU
id_Bagian TU
Nama_pegawai
menerima
Bagian Kesra
Id_bagian Kesra
Nama_pegawai
Dibuat
membuat
Gambar 3.7 Entitas Relationship Diagram (ERD)
38
3.2 Pembahasan
3.2.1 Perancangan Data
Untuk membangun Aplikasi Pengarsipan Digital Dokumen Photo
dibuatlah databasenya yaitu dbbansos dengan tabel – tabel sebagai berikut :
Tabel 3.3 Pengguna
Type data
Size
No
Nama Field
1.
Username
Varchar
20
2.
Password
Varchar
10
Keterangan
Keterangan : Tabel diatas merupakan rincian field-field dari tabel
Pengguna. Tabel pengguna ini merupakan yang memberikan hak akses
untuk admin agar bisa mengakses ke halaman utama aplikasi pengarsipan
Digital Dokumen Photo.
Table 3.4 Bansos
No
Nama Field
Type
Size
Keterangan
1.
No
Varchar
11
Primary Key
2.
Tanggal
Date
-
General Date
3.
No surat
Varchar
50
4.
Dari
Varchar
150
5.
Perihal
Varchar
30
6.
Keterangan
Varchar
20
Keterangan : Tabel diatas merupakan rincian field-field dari tabel
tbl_bansos. Tabel tbl_bansos ini merupakan Digital Dokumen Photo yang
ada didalam database bansos. Kemudian didalam tabel ini terdapat Nomor
yang merupakan kunci.
39
3.2.2 Perancangan Arsitektur
Perancangan arsitektur ini berisi tentang pembahasan rancangan
arsitektur menu dari Aplikasi Pengarsipan Rekap Hibah & Bantuan sosial
Sekretariat Daerah di Kabupaten Sumedang. Dari arsitektur menu ini, akan
terlihat menu apa saja yang akan muncul dalam aplikasi Pengarsipan Rekap
Hibah & Bnatuan sosial ketika sudah jadi.
Aplikasi Rekap
Hibah dan Bantuan
sosial
Klik
Halaman
Utama
Klik
Form Login
Klik
Klik
Menu Utama
Klik
Klik
Pengarsipan
data
Klik
Klik
Pengarsipan data
Hibah & bansos
Laporan rekap
hibah & bansos
Sumber
Informasi
Klik
Laporan rekap
hibah & bansos
perKecamatan
Gambar 3.8 Arsitektur Menu
Keluar
40
3.2.3 Perancangan Antarmuka
Perancangan antarmuka merupakan rancangan tampilan aplikasi rekap
hibah & bantuan sosial di Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang untuk
input dan report atau laporan.
a. Perancangan Tampilan
-
Halaman Utama Aplikasi
S
ELAMAT
DATANG DI APLIKASI PENGARSIPAN REKAP
H
BAH DAN BANTUAN SOSIAL DI SEKRETARIAT DAERAH
I
KABUPATEN SUMEDANG
LOGO
LOADING
Create By Yunita Ghina F
dd-mm-yyyy
hh-mm-ss
Gambar 3.9 Perancangan form halaman utama
Gambar diatas merupakan Perancangan tampilan Menu halaman Utama
aplikasi pada Digital Dokumen Photo. Fasilitas ini digunakan untuk masuk
ke form login dengan menunggu loading.
41
42
Form Login
PEMERINTAHAN KABUPATEN SUMEDANG
LOGO
SEKRETARIAT DAERAH
Jl. Prabu Gajah Agung No.9 Telp. (0261) 201313 Fax. (0261) 202001, (0261) 201606
SUMEDANG 45352
USERNAME
GAMBAR
PASSWORD
BATAL
LOGIN
Gambar 3.10 Perancangan form login
Gambar diatas merupakan Perancangan tampilan Login Admin pada
Aplikasi Pengarsipan Digital Dokumen Photo. Fasilitas ini digunakan
untuk hak akses admin dengan mengisi username dan password yang
benar.
-
Informasi Berhasil dan Tidak
INFORMASI
INFORMASI
USERNAME ATAU PASSWORD SALAH
SELAMAT ANDA BERHASIL
OK
Gambar 3.11 Perancangan Informasi Login
OK
43
Gambar diatas merupakan perancangan informasi yang kiri jika mengisi
username dan password dengan benar dan yang kanan jika salah satu
mengisi dengan salah
Menu Utama
PEMERINTAHAN KABUPATEN SUMEDANG
MENU UTAMA APLIKASI PENGARSIPAN
REKAP HIBAH DAN BANTUAN SOSIAL
SEKRETARIAT DAERAH
Jl . Prabu Gajah Agung No
. 9 Telp . ( 0261 ) 201313 Fax .
( 0261 ) 202001 , ( 0261 ) 201606
SUMEDANG 45352
LOGO
KELUAR
SUMBER INFORMASI
PENGARSIPAN DATA
GAMBAR
Create By Yunita Ghina F
dd - mm - yyyy
hh - mm - ss
Gambar 3.12 Perancangan form menu utama
Gambar diatas merupakan perancangan tampilan Menu Utama pada
Aplikasi Pengarsipan Digital Dokumen Photo.
-
Input data
PENGARSIPAN REKAP HIBAH DAN
BANTUAN SOSIAL
PERIHAL
NOMOR
v
TANGGAL
NO SURAT
KETERANGAN
v
Pencarian Berdasarkan Kecamatan
SIMPAN
DARI
UBAH
NO
TANGGAL
NO SURAT
DARI
PERIHAL
KETERANGAN
HAPUS
KELUAR
Gambar 3.13 Perancangan form input data
Gambar diatas merupakan perancangan form input data pada Digital
Dokumen Photo. Terdapat tabel dengan field : Nomor, Tanggal, Nomor
44
surat, Dari, Perihal dan Keterangan. Terdapat juga menu, yaitu Simpan,
Cari , Ubah, Hapus dan Keluar. Untuk Pencarian tinggal ketik nomor
setelah itu akan muncul data yang kita cari.
Informasi Berhasil tersimpan dan diubah
INFORMASI
INFORMASI
DATA BERHASIL TERSIMPAN
DATA BERHASIL DI UBAH
OK
OK
Gambar 3.14 Perancangan Informasi berhasil tersimpan dan diubah
Gambar diatas merupakan perancangan gambar informasi berhasil
tersimpan diubah data Digital Dokumen Photo.
-
Konfirmasi Terhapus
KONFIRMASI
INFORMASI
ANDA YAKIN AKAN MENGHAPUS DATA INI
Yes
?
DATA BERHASIL DI HAPUS
No
OK
Gambar 3.15 Perancangan Konfirmasi terhapus
Gambar diatas merupakan perancangan jika akan menghapus data pada
data Digital Dokumen Photo.
-
Konfirmasi Keluar
KONFIRMASI
INFORMASI
45
-
TERIMA KASIH TELAH MENGGUNAKAN
APLIKASI INI
ANDA YAKIN AKAN KELUAR DARI APLIKASI INI?
Yes
No
OK
Gambar 3.16 Perancangan Konfirmasi Keluar
Gambar diatas merupakan perancangan konfirmasi jika akan keluar dari
aplikasi tersebut dan ucapan terimakasih telah menggunakan aplikasi
tersebut.
Sumber informasi
PEMERINTAHAN KABUPATEN SUMEDANG
SEKRETARIAT DAERAH
LOGO
Jl. Prabu Gajah Agung No.9 Telp. (0261) 201313 Fax. (0261) 202001, (0261) 201606
SUMEDANG 45352
LAPORAN REKAP HIBAH DAN BANTUAN SOSIAL TAHUN ANGGARAN 2014
LAPORAN REKAP HIBAH DAN BANTUAN SOSIAL TAHUN ANGGARAN 2014
PER KECAMATAN
CETAK
V
KELUAR
Gambar 3.17 Perancangan form sumber informasi
Gambar diatas merupakan perancangan form sumber informasi yang
digunakan untuk membuat laporan yang dibutuhkan. Ada Laporan Digital
Dokumen Photo dan Laporan Digital Dokumen Photo per Kecamatan.
46
-
47
Output
- Perancangan Laporan Rekap Hibah & Bantuan Sosial
PEMERINTAHAN KABUPATEN SUMEDANG
SEKRETARIAT DAERAH
LOGO
Lampiran
Nomor
NO
Jl. Prabu Gajah Agung No.9 Telp. (0261) 201313 Fax. (0261) 202001, (0261)
201606
SUMEDANG 45352
: Laporan Rekap Hibah dan Bantuan sosial Tahun Anggaran 2014
:
TANGGAL
NO SURAT
DARI
PERIHAL
KETERANGAN
SUMEDANG,
Mengetahui,
Kepala Bidang Kesejahteraan Rakyat
Agus Suherman, S.Sos.,M.Si
NIP 196908091991011001
Kepala Sub Bagian Sosial, Tenaga Kerja
dan Transmigrasi
H. Rusyana,S.Sos., MAP
NIP 197108141997031003
Gambar 3.18 Perancangan laporan Digital Dokumen Photo
Perancangan Laporan Rekap Hibah & Bantuan Sosial Per
48
Kecamatan
PEMERINTAHAN KABUPATEN SUMEDANG
SEKRETARIAT DAERAH
LOGO
Jl. Prabu Gajah Agung No .9 Telp. (0261) 201313 Fax. (0261) 202001, (0261)
201606
SUMEDANG 45352
Lampiran
Nomor
Kecamatan
NO
: Laporan Rekap Hibah dan Bantuan sosial Tahun Anggaran 2014 Per Kecamatan
:
:
TANGGAL
NO SURAT
DARI
PERIHAL
KETERANGAN
SUMEDANG,
Mengetahui,
Kepala Bidang Kesejahteraan Rakyat
Agus Suherman, S.Sos.,M.Si
NIP 196908091991011001
Kepala Sub Bagian Sosial, Tenaga Kerja
dan Transmigrasi
H. Rusyana,S.Sos., MAP
NIP 197108141997031003
Gambar 3.19 Perancangan laporan Digital Dokumen Photo per Kecamatan
Untuk Perancangan laporan Digital Dokumen Photo Tahun Anggaran
2014 & laporan Rekap Hibah dan Bantuan Soaial Tahun Anggaran 2014 per
Kecamatan tampilan nya sama, tetapi untuk membedakannya jika laporan
pertama itu untuk Digital Dokumen Photo keseluruhan sedangakan untuk
laporan yang ke kedua itu hanya memilih Kecamatan.
b. Perancangan Antarmuka
49
-
Halaman Utama Aplikasi
Gambar 3.20 Form Halaman Utama
Gambar diatas merupakan tampilan Menu halaman Utama aplikasi pada
Digital Dokumen Photo. Fasilitas ini digunakan untuk masuk ke form
login dengan menunggu loadingan.
50
Login
Gambar 3.21 Form Login
Gambar diatas merupakan tampilan Login Admin pada Aplikasi
Pengarsipan Digital Dokumen Photo. Fasilitas ini digunakan untuk hak
akses admin dengan mengisi username dan password yang
benar.
-
Informasi Berhasil dan Tidak
Gambar 3.22 Berhasil dan tidak
Gambar diatas merupakan informasi yang kiri jika mengisi username dan
password dengan benar dan yang kanan jika salah satu mengisi dengan
salah
51
Menu Utama
Gambar 3.23 Menu utama
Gambar diatas merupakan tampilan Menu Utama pada Aplikasi
Pengarsipan Digital Dokumen Photo.
52
Input Data
Gambar 3.24 Input Data
Gambar diatas merupakan form input data pada Digital Dokumen Photo.
Terdapat tabel dengan field : Nomor, Tanggal, Nomor surat, Dari,
Perihal dan Keterangan. Terdapat juga menu, yaitu Simpan, Cari , Ubah,
Hapus dan Keluar. Untuk Pencarian tinggal ketik nomor setelah itu akan
muncul data yang kita cari.
- Pencarian data rekap hibah bantuan sosial
Gambar 3.25 Pencarian data
53
Gambar diatas merupakan tampilan untuk pencarian data, jika suatu saat
ada yang salah dalam penyimpanannya.
Informasi Berhasil tersimpan dan di ubah
Gambar 3.26 Informasi tersimpan dan di ubah
Gambar diatas merupakan gambar informasi berhasil tersimpan diubah
data Digital Dokumen Photo.
-
Konfirmasi terhapus
Gambar 3.27 Konfirmasi terhapus
Gambar diatas merupakan jika akan menghapus data pada data Digital
Dokumen Photo.
-
Konfirmasi Keluar
54
Gambar 3.28 Konfirmasi Keluar
Gambar diatas merupakan konfirmasi jika akan keluar dari aplikasi
tersebut dan ucapan terimakasih telah menggunakan aplikasi tersebut.
Sumber informasi
Gambar 3.29 Sumber Informasi
Gambar diatas merupakan form sumber informasi yang digunakan untuk
membuat laporan yang dibutuhkan. Ada Laporan Digital Dokumen Photo
Tahun Anggaran 2014 dan Laporan Digital Dokumen Photo Tahun Anggaran
2014 per Kecamatan.
55
-
56
Output
-
Laporan Digital Dokumen Photo
Gambar 3.30 Laporan Digital Dokumen Photo
57
Laporan Digital Dokumen Photo per Kecamatan
Gambar 3.31 Laporan Digital Dokumen Photo per Kecamatan
Untuk Perancangan laporan Digital Dokumen Photo dan laporan Rekap
Hibah Dan Bantuan Soaial per Kecamatan tampilan nya sama, tetapi untuk
membedakannya jika laporan pertama itu untuk Digital Dokumen Photo
keseluruhan sedangakan untuk laporan yang ke kedua itu hanya memilih
58
Kecamatan.
3.2.4 Perancangan Prosedur (algoritma)
Perancangan yang dilakukan dalam aplikasi ini dibuat dengan notasi
algoritma (pseudo code).
- Pengarsipan data
Private Sub Form_Load()
TXTNO.Text = ""
TXTTANGGAL.Value = CDate(Date)
TXTNOSURAT.Text = ""
TXTDARI.Text = ""
TXTPERIHAL.Text = ""
CMBKETERANGAN.Text = ""
OBSIMPAN.Enabled = True
OBUBAH.Enabled = False
OBHAPUS.Enabled = False
OBKELUAR.Caption = "KELUAR"
ADODATA.Recordset.MoveLast
Call BuatNo
TXTNO.Text = NoBaru
End Sub
3.3 Pembuatan Kode & Testing
59
Pembuatan kode dan testing merupakan hasil penerjemah dari perancangan
prosedur ke dalam bahasa pemrograman berikut dengan perintah-perintah yang
terdapat dalam aplikasi pengarsipan Digital Dokumen Photo. Berikut uraian kode
dalam aplikasinya adalah sebagai berikut :
a. Login
Private Sub OBKELUAR_Click()
Unload Me
End Sub
Private Sub OBLOGIN_Click()
ADOLOGIN.RecordSource = _
"SELECT * FROM PENGGUNA WHERE USERNAME='" _
& TXTUSERNAME.Text & "' AND PASSWORD='" _
& TXTPASSWORD.Text & "'"
ADOLOGIN.Refresh
With ADOLOGIN.Recordset
If Not .EOF Then
If TXTUSERNAME.Text = !UserName _
And TXTPASSWORD.Text = !Password Then
Unload Me
F_MENU.Show
MsgBox "SELAMAT ANDA BERHASIL MASUK", , "INFORMASI"
Else
MsgBox "USERNAME ATAU PASSWORD SALAH", _
, "INFORMASI"
60
TXTUSERNAME.Text = ""
TXTPASSWORD.Text = ""
End If
Else
MsgBox "DATA TIDAK DITEMUKAN", , "INFORMASI"
End If
End With
End Sub
b. Menu Utama
Private Sub Image2_Click()
F_ARSIP.Show 1
End Sub
Private Sub Image3_Click()
F_INFORMASI.Show 1
End Sub
Private Sub Image4_Click()
Form_Load
keluar = MsgBox("Apakah Anda ingin keluar dari Aplikasi ini? ",
vbQuestion + vbYesNo, "Konfirmasi")
If keluar = vbYes Then
Unload Me
MsgBox “TERIMA KASIH SUDAH MENGGUANAKAN APLIKASI INI
“, , INFORMASI
Else keluar =
vbNo End If
End Sub
1. Pengarsipan Data
Dim no, NoBaru As String
Dim i, baris, total, stok As Integer
Sub BuatNo()
ADODATA.RecordSource = "SELECT * FROM tbl_bansos ORDER BY
no"
61
ADODATA.Refresh
With ADODATA.Recordset
If .BOF Then
NoBaru = "H.001"
Exit Sub
Else
.MoveLast
no = !no no =
Val(Right(no, 3)) no
= no + 1
End If
NoBaru = "H." + Format(no, "000")
End With
End Sub
-
Simpan
Private Sub OBSIMPAN_Click()
If TXTNO.Text = "" Or _
TXTTANGGAL.Value = "" Or _
TXTNOSURAT.Text = "" Or _
TXTDARI.Text = "" Or _
TXTPERIHAL.Text = "" Or _
CMBKETERANGAN.Text = "" Then
MsgBox "Data masih ada yang kosong!", vbInformation + vbOKOnly,
"Peringatan"
Else
With ADODATA.Recordset
62
.AddNew
!no = TXTNO.Text
!tanggal = TXTTANGGAL.Value
!no_surat = TXTNOSURAT.Text
!dari = TXTDARI.Text
!perihal = TXTPERIHAL.Text
!keterangan = CMBKETERANGAN.Text
.Update
End With
Form_Load
MsgBox "DATA BERHASIL TERSIMPAN ", , "INFORMASI"
End If
End Sub
- Ubah
Private Sub OBUBAH_Click()
If TXTNO.Text = "" Or _
TXTTANGGAL.Value = "" Or _
TXTNOSURAT.Text = "" Or _
TXTDARI.Text = "" Or _
TXTPERIHAL.Text = "" Or _
CMBKETERANGAN.Text = "" Then
MsgBox "Data masih ada yang kosong!", vbInformation + vbOKOnly,
"Peringatan"
Else
With ADODATA.Recordset
!no = TXTNO.Text
63
!tanggal = TXTTANGGAL.Value
!no_surat = TXTNOSURAT.Text
!dari = TXTDARI.Text
!perihal = TXTPERIHAL.Text
!keterangan = CMBKETERANGAN.Text
.Update
End With
Form_Load
MsgBox "DATA BERHASIL DIUBAH ", , "INFORMASI"
End If
End Sub
- Hapus
Private Sub OBHAPUS_Click()
If TXTNO.Text = "" Then
MsgBox "Data belum dipilih!", vbInformation + vbOKOnly, "Peringatan"
Else
hapus = MsgBox("Anda yakin akan menghapus data ini?", vbQuestion +
vbYesNo, "Konfirmasi") If hapus = vbYes Then
With ADODATA.Recordset
.Delete
End With
Form_Load
Else
Exit Sub
End If
End If
64
End Sub
- Keluar
Private Sub OBKELUAR_Click()
If OBKELUAR.Caption = "KELUAR" Then
Unload Me
Else
Form_Load
End If
End Sub
- Pencarian
Private Sub TXTPENCARIAN_Change()
ADODATA.RecordSource = "select * from tbl_bansos where dari like '%"
_
& TXTPENCARIAN.Text & "%'"
ADODATA.Refresh
End Sub
- Form_load
Private Sub Form_Load()
TXTNO.Text = ""
TXTTANGGAL.Value = CDate(Date)
TXTNOSURAT.Text = ""
TXTDARI.Text = ""
TXTPERIHAL.Text = ""
CMBKETERANGAN.Text = ""
OBSIMPAN.Enabled = True
OBUBAH.Enabled = False
65
OBHAPUS.Enabled = False
OBKELUAR.Caption = "KELUAR"
ADODATA.Recordset.MoveLast
Call BuatNo
TXTNO.Text = NoBaru
End Sub
- Datagrid
Private Sub DataGrid1_Click()
TXTNO.Text = ADODATA.Recordset!no = TXTNO.Text
TXTTANGGAL.Visible
TXTTANGGAL.Visible
TXTNOSURAT.Text
TXTNOSURAT.Text
=
=
ADODATA.Recordset!Tanggal
=
ADODATA.Recordset!No_Surat
=
TXTDARI.Text = ADODATA.Recordset!Dari = TXTDARI.Text
TXTPERIHAL.Text
TXTPERIHAL.Text
=
ADODATA.Recordset!Perihal
CMBKETERANGAN.Text = ADODATA.Recordset!Keterangan =
CMBKETERANGAN.Text
OBSIMPAN.Enabled = False
OBUBAH.Enabled = True
OBHAPUS.Enabled = True
OBKELUAR.Caption = "KELUAR"
With ADODATA.Recordset
TXTNO.Text = .Fields("NO")
TXTTANGGAL.Visible = .Fields("TANGGAL")
TXTNOSURAT.Text = .Fields("NO_SURAT")
TXTDARI.Text = .Fields("DARI")
=
66
TXTPERIHAL.Text = .Fields("PERIHAL")
CMBKETERANGAN.Text = .Fields("KETERANGAN")
TXTNO.SetFocus
End With
End Sub
2. Sumber Informasi
a. Cetak
Private Sub BOCETAK_Click()
If OsenXPOptionButton1.Value = True Then
With CR1
.ReportFileName = App.Path & "\LAPORAN13.RPT"
.RetrieveDataFiles
.Action = 1
End With
ElseIf OsenXPOptionButton2.Value = True Then
With CR2
.ReportFileName = App.Path & "\LAPORAN12.RPT"
.SQLQuery = "SELECT tbl_bansos1.dari From tbl_bansos as
tbl_bansos1
where tbl_bansos1.dari
LIKE '%"
&
CMBKECAMATAN.Text & "%'"
'.ReplaceSelectionFormula "{TBL_BANSOS.DARI} LIKE '%" &
CMBKECAMATAN.Text & "%'"
.Formulas(0) = "kec='" & CMBKECAMATAN.Text & "'"
.RetrieveDataFiles
.Action = 1
End With
End If
End Sub
b.
Keluar
Private Sub BOKELUAR_Click()
End
End Sub
69
71
73
Berikut merupakan uraian perintah dalam aplikasi beserta dengan uraian kegiatannya :
Tabel 3.5 Dokumentasi Tombol dalam Aplikasi
No
1.
2.
3.
Nama Menu
Halaman Utama
Form Login
Menu utama
Nama Tombol
1) Masuk
Tombol yang digunakan
untuk masuk ke dalam
menu Login.
2) Keluar
Tombol yang digunakan
untuk keluar dari Aplikasi.
1) Login
Tombol yang digunakan
untuk masuk ke dalam
aplikasi jika username dan
password
sesuai
dengan yang ada
coding.
2) Batal
Tombol yang digunakan
untuk keluar dari menu
Login.
Tombol yang digunakan
untuk masuk ke dalam
proses penginputan data.
1) Pengarsipan
data
2) Sumber
informasi
4.
Form Data
Keterangan
Tombol yang digunakan
untuk masuk ke dalam form
laporan.
1) Simpan
Tombol yang digunakan
untuk menyimpan data
tersebut.
2) Ubah
Tombol yang digunakan
untuk mengubah data.
3) Hapus
Tombol yang digunakan
untuk menghapus data.
74
5.
Laporan
4) Pencarian
Tombol yang digunakan
untuk mencari data yang
akan
di
ubah
atau
kecamatan yang akan
dipilih
5) Keluar
Tombol yang digunakan
untuk keluar dari menu
pengarsipan data.
1) Laporan
Tombol yang digunakan
untuk mencetak data secara
keseluruhan.
2) Laporan per
Kecamatan
Tombol yang digunakan
untuk mencetak data secara
per Kecamatan.
75
3.4 Implementasi
Tahap implementasi merupakan tahap melakukan sistem supaya siap
dioperasikan dan dapat dipandang sebagai usaha untuk mewujudkan sistem yang
telah dirancang. Langkah – langkah dalam tahap implementasi adalah urutan
kegiatan awal sampai akhir yang harus dilakukan dalam mewujudkan sistem –
sistem yang telah dirancang. Adapun hasil dari tahap implementasi ini adalah
suatu sistem pengolahan data yang dapat berjalan dengan baik. Langkah-langkah
tahap implementasi sistem :
a. Menerapkan rencana implementasi, rencana implementasi dimaksudkan
untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap
implementasi.
b. Melakukan kegiatan implementasi,yang dilakukan dengan dasar kegiatan
yang telah direncanakan dalam rencana implementasi. Kegiatan-kegiatan
dalam tahap implementasi ini adalah sebagai berikut :
1. Pemilihan dan pelatihan personil
Adapun kebutuhan Personil dalam pembuatan Aplikasi Pengarsipan
Rekap Hibah & Bantuan sosial ini adalah admin harus mempunyai
keterampilan dalam mengelola atau menangani komputer dan
mengoperasikan sistem.
2. Pemilihan tempat dan instalasi perangkat lunak,perangkat keras
76
- Kebutuhan Hardware
1) Laptop/pc merupakan perangkat pokok yang harus ada didalam
proses pengolahan data. Adapun spesifikasi minimal komputer
yang dapat digunakan adalah sebagai berikut:
- Processor : Pentium IV 300 MHz
- Motherboard : kecepatan setara 3.00 Ghz untuk dual core
- RAM : 2 Ghz
- Harddisk : 160 GB
- NIC/LAN CARD : 10/100 Mbps
- Drive : DVD/CD writer
- Battery : 6-cell Li-ion
- OS : Windows 7, 32bit, Windows Xp - Spesifikasi lain:
optional.
2) Printer
laporan
diperlukan.
- Kebutuhan Software
merupakan
yang
perangkat
untuk mencetak
77
Dalam membuat perancangan aplikasi ini menggunakan beberapa
program, diantaranya yaitu :
a.
XAMPP 1.7.3 sebagai Database Mysql.
b. Microsoft Visual Basic 6.0 untuk membuat program aplikasi.
c.
Sistem Operasi Windows 7 dan Windows 8 memiliki bit 32.
d. Mysql connector odbc 5.1.13 win32 untuk menghubungkan visual
basic dengan database mysql. Setelah itu data tersebut dapat tersimpan
di database mysql.
e.
Crystal Report untuk membuat laporan atau report.
3. Pemrograman dan pengetesan program
Pemrograman adalah suatu tindakan untuk mengorganisasikan dan
membuat kode-kode program supaya program mudah dimengerti dan
dimodifikasi. Dan pengetesan program bertujuan supaya program yang
dibuat harus bebas dari kesalahan-kesalahan sebelum diterapkan. Agar tidak
terjadinya kesalahan maka diantaranya
1) Pemilihan bahasa Pemrograman
Dalam membuat program Aplikasi Pengarsipan Rekap Hibah & Bantuan
sosial menggunakan visual Basic 6.0 Alasannya adalah karena software ini
memiliki kelebihan mempermudah dalam membuat interface dan dalam
pengkodean.
2) Pembuatan Program Aplikasi
78
Kegiatan pembentukan program aplikasi terdiri dari pembentukan
program-program dan bentuk modul-modul program.
3) Pengetesan Program
Menyiapkan database secara tepat disesuaikan dengan software
aplikasi/program yang digunakan. Melakukan pengujin terhadap program
apakah sudah berjalan dengan baik untuk berlanjut pada tahap selanjutnya.
c.
Pengetesan system
Melakukan pengujian atau pengetesan awal sistem untuk mengetahui apakah
sistem tersebut sudah berjalan atau beroperasi dengan. Jika ternyata belum, maka
harus dilakukan perbaikan ulang.
d.
Konversi system
Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap
mulai untuk dapat digunakan. Beberapa pendekatan untuk konversi sistem adalah
sebagai berikut.
a) Konversi langsung adalah langsung mengganti sistem yang lama dengan
sistem yang baru
b) Konversi paralel adalah dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang
baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama suatu periode waktu
tertentu.
c) Konversi Percontohan adalah biasanya dilakukan bila beberapa sistem yg
sejenis akan diterapkan pada beberapa area yg terpisah.
79
d) Konversi bertahap adalah menerapkan masing-masing modul sistem yg
berbeda secara urut.
Kesimpulannya adalah pendekatan untuk konversi sistem pada aplikasi ini
adalah Konversi paralel, alasannya adalah karena sistem ini dilakukan dengan
mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama
suatu periode waktu tertentu.
e.
Tindak lanjut implementasi, Analis sistem melakukan pengetesan
penerimaan sistem menggunakan data sesungguhnya dalam kurun waktu
tertentu. Melakukan rapat penerimaan sistem maksudnya diterima atau
tidak (harus diperbaiki lagi). Jika sudah disetujui, selanjutnya penyerahan
system. Dan tugas analis selesai sampai disini.
f.
Jadwal Kegiatan Implementasi sistem
Tabel 3.7 Jadwal Kegiatan Implementasi sistem
80
No.
Bentuk Kegiatan
Waktu Kegiatan Per-Minggu
April
1.
Pemilihan dan Pelatihan Personil
2.
Persiapan tempat dan instalasi
perangkat lunak, perangkat keras
3.
Pemrograman dan pengetesan
program
4.
Pengujian atau pengetesan sistem
5.
Konversi Sistem
Mei
BAB 4
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang telah dipaparkan pada bagian sebelumnya, maka
dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Dengan adanya aplikasi pengarsipan Rekap Hibah & Bantuan Sosial maka
dapat membantu mempermudah dan mempercepat proses pengarsipan data
secara terkomputerisasi. Serta mempermudah untuk melakukan proses
penginputan, penghapusan, serta penggantian data apabila terjadi kesalahan
dalam memasukkan data tersebut.
2. Adanya prosedur yang baik dan benar serta diperlukannya sistem yang
sistematis sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah
dan cepat.
3. Prosedur yang baru adanya penambahan database, agar tersimpan dengan
baik dan membuat form Login agar tersimpan dengan aman.
4. Bahasa Pemrograman Visual Basic dapat mengentrikan data dengan cepat,
menghasilkan data yang akurat dan tepat waktu serta menghasilkan dua
laporan yaitu laporan rekap hibah & bantuan sosial secara keseluruhan dan
laporan rekap hibah & bantuan sosial per Kecamatan.
71
72
4.2 Saran
Agar penerapan sistem dapat berjalan dengan baik, maka pihak pengelola
sistem perlu mempersiapkan :
1. Sistem yang sedang berjalan berbasis dekstop kedepannya diarahkan berbasis
web sehingga semua pihak yang terlibat dapat berinteraksi secara langsung.
2. Perlu meyakinkan semua unsur yang terkait yang terlibat dalam pemakaian
sistem komputerisasi bahwa sistem komputerisasi tersebut dapat membantu
dalam pengarsipan data untuk mempermudah pekerjaan yang mereka hadapi.
DAFTAR PUSTAKA
Adian Susanto, 2011, Bab_2_Landasan_Teori,
http://adiansusanto.blogspot.co.id/2011/12/bab-ii-landasan-teori.html
Boyke dkk, 2011, bab_2, http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/700/jbptunikompp-gdl-boykefitri34970-7-unikom_b-i.pd
f
Dirgaharyaputra,
2015,
Definisi_Database_Menurut
Para_ahli,
https://dirgaharyaputra.wordpress.com/2015/11/27/definisi-database-menurut-para-ahli/
Eltri novia, 2011, bab_2, http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/644/jbptunikompp-gdl-eltrinovia32181-8-unikom_e-i.pdf
Eprints,
2013,
bab2,
http://eprints.ung.ac.id/1073/3/2013-2-63411-932310080-bab210012014101735.pdf
Evie yulian, , 2011, bab_2, http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/709/jbptunikompp-gdl-evieyulian35443-6-unikom_e-i.pd
f
Infodan
Pengertian,
2015,
pengertian-crystal-report-menurut-para
http://infodanpengertian.blogspot.co.id/2015/04/pengertian-crystal-report-menurut-para.html
Kusnan,
2010,
Bab_II,
http://library.upnvj.ac.id/pdf/5FED3AK/0810102010/BAB%20II%20KUSNAN%20UPNVJ. pdf
Pubon, 2013, Pengertian_Sistem_Aplikasi, http://pubon.blogspot.co.id/2013/02/pengertian-sistemaplikasi.html
Rayindra, 2014,Bab 2, http://rayindra.ilearning.me/2014/06/22/bab-2/