analisis dan perancangan sistem informasi

ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI AKADEMIK
PADA PG-TK HARUN AR-RASYID BANDUNG
Deasy Permatasari, Amran Suatkab
Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM)
Jl. Dipati Ukur 112, Bandung
Email : [email protected]
Abstract
PG-TK Harun Ar-Rasyid is one of the institutions of information systems and data
processing operations still use a manual, all the recording was done in a large book
and sheet files. Specifically Academic Information Systems that are running at the
moment are still common errors from student data management, data processing
division, class assessments, and creating reports. The method used is Watterfall sistem
development. The method of approach used is a structured system, and tools of analysis
is Flowmap, DFD (Data Flow Diagram), and Data Dictionary. With the construction of
a computerized system is expected academic information academic activities on PG-TK
Harun Ar-Rasyid can produce better work and maximum using a centralized data
storage to facilitate the management of information systems academic better.
Keywords : Play Group, Academy, Watterfall, DataFlowDiagram,
Pendahuluan
Latar Belakang
Kehadiran Teknologi Informasi, khususnya Teknologi Komputer, telah membantu
pengembangan sistem informasi yang berbasiskan komputer. Dengan memanfaatkan
teknologi komputer, akan memberikan banyak sekali manfaat diantaranya kemudahan
mengolah, mencari, menyimpan dan melakukan pengambilan (retrieval) terhadap berbagai
data. Didukung dengan perangkat lunak (software) yang tepat,dan sumber daya manusia
(brainware) yang kompeten, perusahaan dapat membangun sistem informasi manajemen
yang handal dan berpengaruh secara signifikan terhadap kinerja perusahaan secara
keseluruhan.
Lembaga Pengembangan SDM dan IPTEK Harun Ar-Rasyid merupakan sebuah
perusahaan yang berfokus pada upaya pengembangan kualitas SDM Indonesia, ilmu
pengetahuan, dan teknologi menuju terbentuknya masyarakat madani.
Salah satu lembaga yang berada dibawah naungan Yayasan Harun Ar- Rasyid ini
adalah PG-TK Harun Ar-Rasyid, merupakan lembaga yang mengelola Taman KanakKanak dan Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD). PG-TK Harun Ar-Rasyid adalah salah satu
lembaga yang sistem informasi dan pengolahan data operasionalnya masih menggunakan
cara yang manual, semua pencatatannya masih dilakukan dalam buku besar dan lembaran
berkas. Khususnya Sistem Informasi Akademik yang sedang berjalan pada saat ini masih
sering terjadi kesalahan mulai dari proses pencatatan pendaftaran siswa, pengelolaan data
siswa, pembagian kelas dan pengolahan data penilaian, serta pembuatan laporan-laporan.
12
Bahkan dalam penyimpanan informasi dan pendokumentasian seringkali terjadi kehilangan
data dikarenakan berkas-berkas dokumen yang menumpuk. Disamping itu pengolahan data
laporan yang sering memakan waktu yang sangat lama sehingga menyebabkan
keterlambatan dalam pengambilan keputusan dan seluruh orangtua murid ingin mengetahui
informasi tentang anak-anaknya di sekolah tersebut tanpa harus memantau ke sekolah
tersebut.
Oleh karena itu dibutuhkan adanya sebuah Sistem Informasi Akademik yang
terintegrasi, dan terkomputerisasi sehinga permasalahan-permasalahan yang ada dalam
Sistem Informasi Akademik yang ada pada saat ini akan terselesaikan. Oleh karena itu
penulis mengambil judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
AKADEMIK PG-TK Harun Ar-Rasyid”. Dengan mengambil judul tersebut penulis
bermaksud membangun suatu sistem informasi yang dapat mempermudah kita untuk
mendapatkan informasi dengan cepat.
Permasalahan
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis mencoba untuk mengidentifikasi
masalah yang berkaitan dengan sistem informasi akademik di PG-TK Harun Ar-Rasyid
Bandung diantaranya sebagai berikut :
1. Pencatatan data pendaftaran, data siswa, data karyawan/guru masih dicatatat dalam
buku dan berkas dan pengolahan data tentang pembagian kelas, pembagian wali kelas,
pembuatan BAP (Berita Acara Pengajaran) dan Laporan-Laporan masih dilakukan
secara manual sehingga dirasakan kurang efektif dan efisien.
2. Karena pembuatan pelaporan masih secara manual sehingga berdampak pada
keterlambatan pengambilan keputusan bagi Kepala Sekolah.
3. Penyimpanan masih dalam bentuk arsip/berkas sehingga memudahkan terjadinya
kehilangan
data-data .
Tujuan Penulisan
Tujuan dari analisis dan perancangan Sistem Informasi Akademik pada PG-TK
Harun Ar-Rasyid ditujukan untuk membantu pihak sekolah dalam melakukan
pengolahan data akademik yang efektif dan efisien , sehingga dapat dihasilkan
informasi (output) yang lebih baik dan maksimal dengan menggunakan sistem informasi
yang terintegrasi dan penyimpanan data yang tersentralisasi dalam sebuah Database
sehingga dapat memudahkan kegiatan pengaksesan, perhitungan, pencarian dan
pembuatan laporan dengan menggunakan teknologi komputer sehingga sistem informasi
Akademik pada PG-TK Harun Ar-Rasyid dapat terkelola lebih baik lagi.
Landasan Teori
Sistem
Konsep Sistem
Terdapat beberapa definisi tentang sistem yaitu:
1. Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berelasi dan be-kerjasama untuk
mencapai tujuan dengan menerima masukan dengan menghasilkan keluaran melalui
proses transformasi. (O’Bryan, 2008).
2. Sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai
tujuan tertentu. (Jogiyanto, 2009).
13
3. Sistem sebagai suatu sekumpulan objek, ide, berikut saling keterhubungannya (interrelasi) dalam mencapai tujuan atau sasaran bersama. (Prahasta, 2007).
4. Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerjasama untuk
mencapai tujuan tertentu. (Ladjamudin, 2005).
Informasi
Konsep Informasi
1. Menurut O’Bryan(2002) informasi adalah data yang telah diubah menjadi bentuk
yang memiliki arti dan berguna dalam konteks tertentu bagi pemiliknya.
2. Menurut McLeod (2001) adalah data yang telah diproses, atau data yang telah
memiliki arti.
Dari beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil
dari pengolahan data dalam suatu sistem, yang bermanfaat bagi penerimaanya, sehingga
dapat digunakan untuk bertindak atau mengambil keputusan, sesuai dengan konteks
informasi yang diterima dan tujuan sistem.
Adapun fungsi-fungsi informasi sebagai berikut :
1. Untuk meningkatkan pengetahuan bagi pemakai
2. Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan
3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dalam suatu hal.
Sistem Informasi
Konsep Sistem Informasi
1. Menurut O’Bryan (2002), sistem informasi adalah kombinasi yang terhubung
anatara pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber
datayang mengumpulkan, mentransformasi, dan menyebarkan informasi dalam suatu
organisasi.
2. Menurut Laudon (2005), sistem informasi adalah komponen yang saling
berhubungan, yang mengumpulkan atau menam[ilkan, memproses, menyimpan dan
mendistribusikan informasi ntuk mendukung pengambilan koordinasi dan kontrol di
dalam organisasi.
3. Adapun menurut Prahasta (2007) sistem informasi adalah kesatuan formal yang
terdiri berbagai sumberdaya fisik maupun logika.
Metode Penelitian
Alat Bantu Analisis
1. Flow Map
Flowmap atau bagan alir adalah bagan yang menunjukan aliran di dalam program atau
prosedur sistem secara logika. Flowmap ini berfungsi untuk memodelkan masukan,
keluaran, proses maupun transaksi dengan menggunakan simbol-simbol tertentu.
Pembuatan flowmap ini harus dapat memudahkan bagi pemakai dalam memahami alur
dari sistem atau transaksi.
2. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan
ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang
menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi
gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat
14
digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak
boleh ada store dalam diagram konteks.
3. DFD (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram (DFD) atau diagram alir data adalah sebuah teknik grafis yang
menggambarkan aliran informasi dan tranformasi yang diaplikasikan pada saat data
bergerak dari input menjadi output, [ Pressman, 2002]. DFD dapat digunakan untuk
menyajikan sebuah sistem atau perangkat lunak pada setiap tingkat abstraksi.
4. Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap
dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang
sama tentang input, output, dan komponen data store. Kamus data atau data dictionary
dapat juga disebut dengan istilah system data dictionary adalah suatu data katalog fakta
tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data yang
mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan dengan
lengkap dan terstruktur. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam tahap analisis
dan perancangan suatu sistem.
Pada tahap analisis, kamus data merupakan alat komunikasi antara user dan analis
sistem tentang data yang mengalir di dalam sistem, yaitu tentang data yang masuk ke
sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan olehus er. Sementara itu, pada tahap
perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input, laporan dandatabas .
Pembentukan kamus data didasarkan atas alur data yang terdapat pada DAD. Alur data
pada DAD ini bersifat global, dalam arti hanya menunjukan nama alur datanya tanpa
menunjukan struktur dari alur data itu. Untuk menunjukan struktur dari alur data secara
terinci maka dibentuklah kamus data yang didasarkan pada alur data di dalam DAD.
Kamus data atau data dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas
tentang data yang dicatatnya.
5. Perancangan Basis Data
Perancangan basis data untuk sistem informasi pendaftaran pasien rawat jalan ini
menggunakan pemodelan database relasional. Perancangan basis data ini dimaksudkan
untuk menjelaskan hubungan antar entity yang ada didalam sistem. Entity relasional
berisi komponen-komponen himpunan entity dan himpunan relasi yang masing–masing
dilengkapi dengan atribut–atribut yang merepresentasikan seluruh fakta yang
ditinjau.Perancangan basis data diperlukan agar kita bisa memiliki basis data yang
kompak dan efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan
dan mudah dalam pemanipulasian ( tambah, ubah, hapus ) data. Dalam merancang basis
data kita dapat melakukannya dengan:
1. Menerapkan normalisasi terhadap struktur tabel yang telah diketahui
2. Membuat model entity relasionalship
Perancangan basis data seringkali diasosiasikan dengan pembuatan model Entity
Relationalship dimana kelompok-kelompok data dan relasi antar kelompok data
tersebut diwujudkan dalam bentuk diagram.
a. Normalisasi
Normalisasi adalah sebuah teknik untuk mengoptimasi rancangan database relasional
dan membebaskan rancangan tersebut dari keganjilan dan persoalan yang
potensial.secara sederhana, normalisasi dapat melibatkan pemecahan data dalam tabel
15
ke dalam tabel yang lebih kecil sampai tiap atribut dalam tiap tabel hanya bergantung
pada (beberapa) kunci dalam tabel tersebut.
Adapun bentuk–bentuk normal pada database adalah sebagai berikut:
Kriteria tersebut diantaranya:
1. Bentuk Normal Tahap Pertama (1NF)
Bentuk 1NF terpenuhi jika, sebuah table tidak memiliki atribut bernilai banyak atau
lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama.
2. Bentuk Normal Tahap Kedua (2NF)
Bentuk 2NF terpenuhi jika pada sebuah table, semua atribut yang tidak termasuk key
primer memiliki ketergantungan fungsional pada key primer secara utuh.
3. Bentuk Normal Tahap Ketiga (3NF)
Bentuk 3NF terpenuhi jika, untuk setiap KF dengan notasi X
A, dimana A
mewakili semua atribut tunggal didalam table yang tidak ada dalam dalam X. maka X
haruslah superkey pada table tersebut atau A merupakan bagian dari key primer dari
table tersebut.
4. Boyce-Code Normal Form (BCNF)
BCNF terpenuhi jika, pada normalisasi sudah menghasilkan table–table yang
berkualitas baik.
b. Relasi Tabel
Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang
berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat
mencakupi 3 (tiga) macam hubungan yaitu :
1. One-To-One (1 – 1)
Mempunyai pengertian Setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu
baris data pada tabel ke dua.
2. One-To-Many (1 – n)
Mempunyai pengertian Setiap baris data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu
baris atau lebih data pada tabel ke dua.
3. Many-To-Many ( n – n )
Mempunyai pengertian Satu baris atau lebih data pada tabel pertama bisa dihubungkan
ke satu atau lebih baris data pada tabel ke dua.
Hasil dan Pembahasan
Perancangan Prosedur yang diusulkan
Prosedur pendaftaran murid baru yang diusulkan PG-TK Harun Ar-Rasyid :
1. Bagian Kordinator akademik / panitia memberikan formulir pendaftaran kepada
orang tua calon siswa
1. Orang tua mengisi form pendaftaran beserta persyaratan yan ditentukan.
Orang tua murid menyerahkan formulir pendaftaran yang sudah terisi
2. Panitia / bagian kordinator akademik akan melakukan pengecekan pada formulir
pendaftaran yang sudah disi.
3. Jika formulir pendaftaran belum lengkap, maka formulir pendaftaran akan
dikembalikan dan dilengkapi kembali oleh orang tua siswa
4. Jika lengkap bagian kordinator akademik akan menginputkan data siswa kedalam
sistem.
16
5. Panitian / koordinator akademik akan mencetak laporan dan penerimaan mahasiswa
baru dan dan mengarsipkan formulir pendaftaran dari orang tua murid.
Prosedur pengolahan data guru
1. Bagian koordinator akademik akan memberikan formulir identias kepada guru
2. Guru mengisi form tersebut dan mengembalikan dormulir tersebut kepada bagian
koordinator akadmeik
3. Bagian kordinator akademik akan memriksa kelengkapan data guru, jika tidak maka
form akan di kembalikan dan diisi kembali oleh guru
4. Jika lengkap, bagian kordinator akademik akan melakukan penginput data guru ke
dalam sistem
Prosedur pembuatan BAP
1. Guru menginputkan berita acara pembelajaran ke sistem
2. Guru mencetak BAP
3. Menyerahkan BAP kepada Kordinator akademik / kepala sekolah.
Flowmap Sistem Informasi Akademik yang diusulkan
Orang Tua
Kor. Akademik
Formulir
Pendaftaran
Formulir
Pendaftaran
Guru
Kepala Sekolah
Mengisi
Formulir
Form. Pendaftaran
terisi
Form. Pendaftaran
Form. Pendaftaran
terisi
tidak
lengkap
ya
Form. Pendaftaran
terisi
Input data
siswa
DB
Menceta
k
Laporan
Laporan
Penerimaan Siswa
Baru
Laporan
Penerimaan Siswa
Baru
Gambar 1. Flowmap Pendaftaran Siswa Yang Diusulkan
17
Guru
Kor. Akademik
Form Identitas
Guru
Form. Identitas
Guru
Kepala Sekolah
Mengisi
Formulir
Form Identitas
terisi
Form Identias
Guru
Form Identitas
terisi
tidak
lengkap
ya
Form Identitas
Guru
Input data
indentitas
guru
DB
Gambar 2. Flowmap Pengolahan Data Guru Yang Diusulkan
18
Guru
Kor. Akademik
Kepala Sekolah
Input data
berita acara
pembelajara
n
DB
Mencetak
BAP
BAP
Form. BAP
Gambar 3. Flowmap Pembuatan BAP yang diusulkan
Diagram Konteks
Kor. AKADEMIK
DATA SISWA
GURU
DATA BAP
DATA PENILAIAN
SISTEM INFORMASI
AKADEMIK PG-TK
Harun Ar-Rasyid
DATA SIWA
KEPALA SEKOLAH
Gambar 4. diagram konteks yang diusulkan
19
Data Flow Diagram
Data Form Pendaftaran
1.1
Memerikssa Form
Pendaftaran
Data Form Pendaftaran
1.2
Input Data
Pendaftaran
Kordinator Akademik
DB
Data Form Pendaftaran
Data
Penerimaan
Siswa Baru
Kepala Sekolah
1.3
Membuat Laporan
Penerimaan Siswa
Baru
Gambar 5. DFD Level 2 Pendaftaran siswa baru yang diusulkan
Guru
Form Identitas
Guru
Data Form Identitas Guru
2.1
Memberikan
Formulir Identias
Guru
Data Form
Identitas Guru
2.2
Input Data Guru
Data Form
Identitas Guru
DB
Form Identitas
Guru
Kordinator Akademik
Data Identitas Guru
Gambar 6. DFD level 2 olah data guruyang diusulkan
Data BAP
DB
3.1
Input Data BAP
3.2
Mencetak BAP
Data BAP
Kordinator Akademik
Data BAP
Gambar 7. DFD pengolahan BAP yang diusulkan
20
1
2
3
4
Kamus Data
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari
suatu sistem informasi yang lengkap. Keterangan lebih lanjut tentang struktur data suatu
arus data di DFD secara lebih terperinci dapat dilihat di kamus data.
Nama
: Data Form Pendaftaran
Arus
:
Data
: Proses 1.1 , 1.2 , 1.3
Alias
: Nama, Jenis Kelamin, Tempat Lahit, Tanggal Lahir, Alamat, Jalan,
Alur
Kelurahan, Kecamatan, Kota, Telepon, Hp, Agama, Keadaan Jasmani,
Data
Bahasa Sehari-Hari, Latar Belakang Pendidikan sebelumnya.
Atribut
Identitas Ayah : Nama, Tempat Lahit, Tanggal Lahir, Alamat, Jalan,
Kelurahan, Kecamatan, Kota, Telepon, Pendidikan Terakhir, Jenis
Pekerjaan, Penghasilan , Jumlah Tanggungan
Identitas Ibu : Nama, Tempat Lahit, Tanggal Lahir, Alamat, Jalan,
Kelurahan, Kecamatan, Kota, Telepon, Pendidikan Terakhir, Jenis
Pekerjaan, Penghasilan , Jumlah Tanggungan.
Nama
: Data Form Identitas Guru
Arus
: Data
: Proses 2.1 , 2.2 , 2.3
Alias
: NIP, nama, tempattanggal lahir, telepon, hp, alamat
Alur
Data
Atribut
Nama
: Data BAP
Arus
: Data
: Proses 3.1 , 3.2
Alias
: Nama guru, kelas, tanggal, materi, aktivitas, catatann khusus, jumlah
Alur
kehadiran siswa.
Data
Atribut
Nama
: Data Penilaian
Arus
: Data
: Nama guru, kelas, tanggal, nama anak, kegiatan, nilai, catatan khusus,
Alias
keterangan
Atribut
Simpulan
Simpulan
Dengan membangun sebuah sistem informasi akademik pada PG-TK Harun Ar-rasyid
yang meliputi entry pendaftaran data siswa, data karyawan/guru, penilaian harian,
penilaian bulanan dan pembuatan BAP, maka kesimpulan dari penelitian ini adalah :
1. Data pendaftaran, data siswa, data karyawan/guru dan pengolahan data tentang
pembagian kelas, pembagian wali kelas, pembuatan BAP (Berita Acara Pengajaran) dan
Laporan-Laporan yang telah terkomputerisasi diharapkan dapat membantu pihak
Administrasi dalam melakukan pengolahan data sehingga dapat lebih efektif dan
efisien.
21
-
2. Pembuatan pelaporan dalam sistem informasi akademik yang terintegrasi diharapkan
dapat lebih cepat dihasilkan, sehingga berdampak pada pengambilan keputusan bagi
Kepala Sekolah yang lebih tepat dan akurat.
3. Digunakannya database sebagai pusat penyimpanan data dan informasi akan
memudahkan dalam proses pengaksesan, pencarian dan pencetakan laporan dan
mencegah terjadinya kehilangan data dan informasi .
kegiatan akademik pada PG-TK Harun Ar-rasyid dapat dilakukan secara terstruktur dan
informatif, sehingga dapat dihasilkan proses kerja yang lebih baik dan maksimal dengan
menggunakan penyimpanan data yang tersentralisasi yang dapat memudahkan kegiatan
penambahan data, pencarian , publishing data dan keamaan data-data tersebut.
Daftar Pustaka
Benny Hermawan, 2004, Menguasai Java 2 & Object Oriented Programming,
Yogyakarta, Andi Offset
Miftakhul Huda, 2002, Membuat Aplikasi Mini/Supermarket dengan Java, Jakarta,
Elex Media Komputindo
Yasmi Afrizal , Wahyuni, 2011, Rekayasa Perangkat Lunak, Bandung,
Digital Library UNIKOM http://elib.unikom.ac.id
PG-TK Harun Ar-Rasyid http://harun-arrasyid.com
22