hubungan peralatan pendukung sistem pada contoh - E

HUBUNGAN PERALATAN PENDUKUNG SISTEM PADA CONTOH KASUS PERANCANGAN SISTEM
PENGOLAHAN DATA ORDER PAKAIAN BERBASIS KOMPUTER
PADA BINATU ”KSH”
Oleh : Kusumahati
ABSTRAK
Peralatan pendukung yg dibutuhkan untuk perancangan sistem diantaranya
adalah : Diagram Alir Data (DAD atau Data Flow Diagram/DFD), Kamus data (Data
Dictionay),
Normalisasi dan Pengkodean atau pengggunaan struktur kode. Pada
penulisan ini akan dibahas mengenai hubungan antara peralatan pendukung dalam
perancangan sistem dengan mengambil satu contoh sistem pengolahan data order
pakaian berbasis komputer pada binatu ”KSH” dengan tujuan untuk memberikan
gambaran sejauh mana hubungan antara peralatan pendukung seperti DAD, Kamus
data, Normalisasi dan pengkodean, dalam perancangan sistem. Selama ini diketahui
bahwa hubungan antara DAD dengan kamus data dilihat berdasarkan dokumen yang
mengalir pada DAD yang dijadikan sumber dalam pembuatan kamus data. Sedangkan
hubungan antara DAD, Kamus data dengan normalisasi adalah bahwa normalisasi
dibentuk berdasarkan dokumen output yang terdapat pada DAD maupun kamus data.
Untuk pengkodean, struktur kode yang dibentuk dilihat berdasarkan kunci-kunci yang
terdapat pada normalisasi.
Kata Kunci : Diagram Alir Data, Kamus Data, Normalisasi dan Pengkodean.
I . PENDAHULUAN
Salah satu dari sekian banyak definisi
tentang sistem menyebutkan bahwa sistem
adalah kumpulan elemen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu[Jogiyanto, hal. 2]. Elemen yang
dimaksudkan disini dapat diartikan sebagai
bagian dari sistem yang antara lain terdiri
dari input sistem, output sistem, batasan
sistem, dan sebagainya. Didalam suatu
sistem terutama sistem buatan manusia ada
kalanya sistem menjadi usang, dengan kata
lain sistem tersebut perlu diperbaiki atau
diganti dengan sistem baru yang tentunya
lebih baik dari pada sistem yang lama.
Cara
yang
dapat
dilakukan
untuk
mengganti sistem yang lama dengan sistem
yang baru disebut pengembangan sistem.
Sedangkan pembangunan sistem dilakukan
untuk membuat sistem yang baru atau
dengan mengganti pengolahan data pada
sistem lama yang masih menggunakan
cara manual dengan sistem komputerisasi
yang
menggunakan
bahasa
pemrograman.
Cara
manual
yang
dimaksudkan disini adalah seperti mencatat
data dalam dokumen dasar dengan tulisan
tangan
atau
menggunakan
aplikasi
komputer biasa seperti Microsoft Word,
Microsoft
Excel,
dan
sebagainya.
Pembangunan sistem untuk membuat
sistem yang baru seperti itu biasanya
diistilahkan dengan “Komputerisasi Sistem”.
Terlepas dari istilah pembangunan
atau
pengembangan
sistem
pada
dasarnya peralatan pendukung yang
dibutuhkan untuk perancangan sistem
diantaranya adalah: Diagram Alir Data
(DAD atau Data Flow Diagram/DFD), Kamus
data (Data Dictionay),
Normalisasi dan
Pengkodean atau pengggunaan struktur
kode.
1.1
Diagram Alir Data
Menurut Jogiyanto (Hal. 700] Diagram
Alir Data merupakan diagram yang
mengunakan notasi-notasi atau simbolsimbol untuk menggambarkan arus data
dalam sistem.
Notasi-notasi atau simbol-simbol yang
digunakan adalah :
a. Kesatuan Luar (Eksternal Entity).
Bentuk bujur sangkar dan merupakan
lingkungan luar sistem yang dapat
berupa orang ataupun organisasi yang
memberikan input maupun menerima
output dari kesatuan dalam sistem
(Internal entity).
b. Arus Data (Data Flow).
Berupa
simbol
panah
dan
menggambarkan arus data berupa
dokumen maupun informasi yang
mengalir antar proses dengan proses
maupun dengan simpanan data dan
kesatuan luar.
c. Proses (Process).
Disimbolkan dengan lingkaran dan
mengambarkan proses atau cara kerja
sistem.
d. Simpanan Data (Data Strore).
Disimbolkan dengan sepasang garis
horizontal paralel yang tertutup pada
ujung
sebelah
kirinya
dan
menggambarkan
simpanan
data
berupa dokumen maupun file didalam
komputer.
Selain
notasi
atau
simbol
yang
disebutkan diatas, penggambaran DAD
(Diagram Alir Data) memiliki tiga tahap yaitu
diagram konteks, diagram nol, dan bila
diperlukan maka dapat dibentuk diagram
detail
dengan
syarat
bahwa
penggambaran tersebut harus sesuai
dengan aturan main atau aturan yang
berlaku dalam pembuatan DAD seperti :
a. Kesatuan Luar (Eksternal Entity) tidak
boleh berhubungan langsung dengan
Kesatuan Luar (Eksternal Entity).
b. Kesatuan Luar (Eksternal Entity) tidak
boleh berhubungan langsung dengan
Simpanan Data (Data Strore).
c. Simpanan Data (Data Strore) tidak
boleh berhubungan langsung dengan
Simpanan Data (Data Strore).
d. Setiap Proses (Process) harus memiliki
Arus Data (Data Flow) masuk dan Arus
Data (Data Flow) keluar.
1.2
Kamus Data (Data Dictionary).
Menurut Jogiyanto [Hal. 725] kamus
data merupakan katalog data dan
kebutuhan informasi dari suatu sistem
informasi. Kamus data berisi tentang : Nama
arus data yang mengalir dalam DAD, nama
lain dari data (Alias), bentuk data, serta arus
data yang mengalir dari tujuan ke sumber
data. Selain itu kamus data juga berisi
penjelasan tentang makna arus data,
periode kapan terjadinya arus data, volume
rata-rata dan puncak arus data dan
bagaimana bentuk struktur data dari arus
data tersebut. Hubungan antara data di
DAD
dengan
kamus
data
dapat
digambarkan sebagai berikut :
c.
d.
e.
Gambar 1.1 Hubungan Antara DAD dengan
Kamus Data.
1.3
Normalisasi
Salah satu dari sekian bayak definisi
tentang normalisasi menurut Al-Bahra [Hal.
174] adalah suatu proses pengelompokan
data ke dalam bentuk tabel atau relasi
atau file untuk menyatakan entitas dan
hubungan mereka sehingga terwujud satu
wujud database yang mudah untuk
dimodifikasi.
Pembentukan
normalisasi
dilihat
berdasarkan dokumen keluaran (output)
yang
dapat
mewakili
terbentuknya
database dalam suatu sistem.
Normalisasi dibentuk dalam beberapa
langkah atau tahap yang terdiri dari :
a. Bentuk tidak normal (Unnormalized
form/UNF).
Merupakan langkah awal terbentuknya
normalisasi dengan mengambil data
dari dokumen keluaran (output) yang
dapat mewakili. Bentuk ini tidak memiliki
format tertentu sehingga data diambil
apa adanya dan masih terdapat
duplikasi data atau elemen data yang
berulang.
b. Bentuk normal ke satu (First normal
form/1 NF).
f.
g.
Bentuk tidak normal yang masih memiliki
duplikasi data, pada normal ke satu ini
diubah menjadi bentuk yang tidak
memiliki elemen data yang berulang.
Selain
itu
dapat
pula
dengan
memberikan kunci kandidat.
Bentuk normal ke dua (Second normal
form/2 NF).
Tahap
ini
dilakukan
dengan
menghilangkan ketergantungan parsial
dengan melihat kunci kandidat pada
normal
ke
satu.
Bila
terdapat
ketergantungan transitif maka tahap
pembentukan normalisasi dilanjutkan ke
tahap normal ke tiga.
Bentuk normal ke tiga (Third normal
form/3 NF).
Tahap
ini
dilakukan
untuk
menghilangkan ketergantungan transitif
berdasarkan data yang terdapat pada
normal ke dua.
Bentuk
Boyce-codd
(Boyce-codd
normal form/BCNF).
Tahap
ini
dilakukan
untuk
menghilangkan kunci kandidat yang
bukan merupakan determinan.
Bentuk normal ke empat (Fourth normal
form/4 NF).
Pada
tahap
ini
ketergantungan
multivalue yang bukan merupakan
ketergantungan
fungsional
sudah
dihilangkan.
Bentuk normal ke lima (Five normal
form/5 NF).
Ini
merupakan
tahap
terakhir
ketergantungan multivalue yang bukan
merupakan ketergantungan fungsional
sudah dihilangkan.
Dari pembentukan normalisasi akan
dihasilkan suatu bentuk spesifikasi file yang
merupakan isi dari database. Biasanya
jumlah tabel yang terdapat pada bentuk
normalisasi adalah sama dengan jumlah file
dalam database. Selain tahapan diatas,
normalisasi juga memiliki beberapa jenis
kunci yang berfungsi untuk mengidentifikasi
record atau baris dalam sebuah relasi
secara unik. Kunci-kunci tersebut adalah :
a. Kunci kandidat (candidate key).
Merupakan
atribut
yang
menjadi
determinan
dan
dapat
dijadikan
identitas record sebelum menjadi kunci
utama.
b. Kunci Utama (primary key).
Kunci kandidat yang telah dapat
mengidentifikasi record secara unik.
c. Kunci alternatif (alternate key).
Merupakan kunci kandidat yang tidak
digunakan sebagai kunci utama.
d. Kunci penghubung atau kunci tamu
(foreign key).
Atribut bukan kunci pada sebuah relasi
yang juga menjadi kunci utama di relasi
yang lain.
1.4
Pengkodean.
Dalam suatu pengolahan data,
pembuatan kode biasanya bertujuan untuk
mengklasifikasikan
data,
memudahkan
dalam memasukkan data ke komputer
serta untuk mengambil informasi yang
berhubungan dengannya. Kode yang
dibuat sebaiknya harus mudah diingat, unik,
fleksibel, efisien, konsisten, standar, tidak
mengandung spasi dan karakter yang mirip
seperti o (huruf o) dan 0 (angka nol) serta
memiliki panjang yang sama untuk satu tipe
kode.
Kode memiliki beberapa bentuk yang
berbeda-beda seperti :
a. Kode Mnemonik.
Seperti JKT dan JGY untuk kode kota
Jakarta dan Jogya.
b. Kode Urut.
Seperti 001 dan 002 untuk kode kas dan
piutang dagang.
c. Kode Blok.
Misalnya 1000-1999 untuk kelompok
aktiva tetap.
d. Kode Grup.
Misalnya 199710249, 4 digit pertama
tahun, 2 digit bulan dan 3 digit terakhir
untuk nomor urut.
e. Kode Desimal.
Misalnya 00 untuk aktiva tetap, 00100
kas, 00200 piutang dagang, dan
sebagainya.
II. HUBUNGAN PERALATAN PENDUKUNG
DALAM PERANCANGAN SISTEM.
Pada Bab II ini akan dibahas mengenai
hubungan antara peralatan pendukung
dalam
perancangan
sistem
dengan
mengambil satu contoh sistem pengolahan
data order pakaian berbasis komputer
pada binatu ”KSH” .
2.1 Diagram Alir Data.
Diagram alir data dibuat berdasarkan
prosedur yang ada didalam sistem
berdasarkan aturan main atau aturan yang
berlaku dalam pembuatan DAD. Untuk
kasus sistem pengolahan data order
pakaian berbasis komputer pada binatu
”KSH”, prosedur sistem dapat dijelaskan
sebagai berikut :
a. Prosedur Menerima Order Pakaian.
Bagian pelayanan menerima order
pakaian
dari
pelanggan
dengan
melihat atau mengecek order pakaian
dan melakukan entry data order
dengan melihat data master pakaian
serta mencetak nota order untuk
pelangan dan bagian pencucian.
b. Prosedur Distribusi Pakaian.
Pakaian yang sudah bersih, oleh bagian
pencucian
diberikan
ke
bagian
pelayanan dengan menyertakan nota
order-nya (nota order oke), selanjutnya
bagian
pelayanan
melakukan
pengecekan terhadap nota order oke
dan data order.
c. Prosedur Pembayaran.
Pelanggan yang akan mengambil
pakaian harus membawa nota order
untuk dicocokkan dengan pakaiannya,
kemudian membayar jasa binatu sesuai
dengan
jumlah
order
pakaian.
Pelanggan akan menerima pakaian
yang sudah bersih dan nota order oke.
Selanjutnya bagian pelayanan akan
meng-entry data pembayaran.
d. Prosedur Pembuatan Laporan.
Laporan untuk Pimpinan dibuat oleh
bagian
pelayanan
setiap
bulan
berdasarkan data order pakaian dan
data pembayaran yang di entry setiap
hari.
Bentuk DAD dari sistem tersebut diatas
digambarkan dalam tiga tahap (level) yaitu
level nol (konteks), level satu (nol) dan level
dua (detail) seperti berikut:
Gambar 2.1 Diagram Alir Data Level Nol
(Diagram Konteks).
Gambar 2.3 Diagram Alir Data Level Dua
(Diagram Detail dari Proses 1.0)
2.2
Gambar 2.2 Diagram Alir Data Level Satu
(Diagram Nol)
Kamus Data.
Kamus data merupakan katalog
data dan kebutuhan informasi yang berisi
tentang : Nama arus data, nama lain dari
data (Alias), bentuk data, arus data yang
mengalir, penjelasan, periode, volume ratarata dan puncak dari arus data serta
struktur data dari arus data dalam DAD.
Berikut ini contoh kamus data yang diambil
dari dokumen Input dan dokumen Output
yaitu Data Order Pakaian dan Laporan
Order. Nota order yang merupakan
dokumen input dan output tidak diambil
karena isi datanya sama dengan data
order pakaian.
Gambar 2.4 Desain Form Order Pakaian.
Gambar 2.5 Desain Laporan Order Pakaian.
2.3
Normalisasi
Pada contoh kasus sistem pengolahan
data order pakaian berbasis komputer
pada binatu ”KSH”, normalisasi yang
dibentuk sampai pada tahap normal ketiga
(3NF). Data selengkapnya adalah sebagai
berikut :
a. Bentuk tidak normal (Unnormalized
form/UNF).
Data pada bentuk tidak normal ini
diambil dari dokumen nota order dan
laporan
order
pakaian
sehinga
terbentuk tabel seperti berikut :
d. Bentuk normal
form/2 NF).
ketiga
(Third
normal
Gambar 2.6 Normalisasi Bentuk Tidak
Normal.
b. Bentuk normal
form/1 NF).
kesatu
(First
normal
Gambar 2.9 Normalisasi Bentuk ketiga.
2.4
Keterangan kunci :
* Kunci Kandidat (candidate key).
Gambar 2.7 Normalisasi Bentuk kesatu.
Pengkodean
Kode
yang
terdapat
pada
pengolahan data ini adalah kode_pakaian
dan no_order. Penulis membentuk kodekode tersebut menggunakan bentuk kode
grup dengan struktur sebagai berikut :
a. Kode Pakaian
c. Bentuk normal kedua (Second normal
form/2 NF).
Gambar 2.8. Normalisasi Bentuk kedua.
Tabel 2.1 Contoh Data Pakaian.
DAD
dijadikan
sumber
dalam
pembuatan kamus data.
c. Sedangkan hubungan antara DAD,
Kamus data dengan normalisasi adalah
bahwa
normalisasi
dibentuk
berdasarkan dokumen output yang
terdapat pada DAD maupun kamus
data.
d. Pengkodean
dibentuk
berdasarkan
kunci-kunci
yang
terdapat
pada
normalisasi.
b. No_Order
3.2 Saran.
Berkaitan dengan kesimpulan diatas
maka penulis menyarankan :
a. Dalam merancang suatu sistem perlu
diperhatikan kebutuhan pengolahan
datanya
terutama
peralatan
pendukung sistemnya.
b. Sebaiknya dibedakan atau diidentifikasi
sebelumnya antara dokumen input dan
dokumen output.
c. Dalam
pembentukan
normalisasi
hendaknya dilihat juga bagaimana
relasi antar tabelnya.
d. Untuk memudahkan pengolahan data
hendaknya
pengkodean
dibentuk
dengan menggunakan struktur kode
grup.
III.
3.1
PENUTUP.
Kesimpulan.
Dari
penulisan
makalah
yang
berkaitan hubungan peralatan pendukung
dalam perancangan sistem dalam kasus
sistem pengolahan data pada binatu “KSH”
dapat
diambil beberapa kesimpulan
sebagai berikut :
a. Antara peralatan pendukung seperti
DAD, Kamus data, Normalisasi dan
pengkodean,
dalam
perancangan
sistem memiliki hubungan yang erat .
b. Kaitan atau hubungan antara DAD
dengan kamus data adalah bahwa
setiap dokumen yang mengalir pada
DAFTAR PUSTAKA
Al-Bahra. 2004. Konsep Sistem Basis Data
dan Implementasinya. Graha Ilmu.
Yogyakarta.
H.M, Jogyanto. 2001. Analisa dan Desain
Sistem. Andi. Yogyakarta.
Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data.
Andi. Yogyakarta.
Tosin, rijanto. 1999. Kursus Kilat 24 Jurus
Microsoft Access 2000. Dinastindo.
Jakarta.
Whitten, Jeffery L. 2004. Metode Desain &
Analisis Sistem. Edisi 6 Internasional).
Mc. Graw Hill.