PERPUSTAKAAN DALAM PERSPEKTIF PUBLIC RELATIONS

PERPUSTAKAAN DALAM PERSPEKTIF PUBLIC RELATIONS
Maksum
Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian
Jalan Ir. H. Juanda No. 20, Bogor 16122
Telp. (0251) 8321746, Faks. (0251) 8326561, Email: [email protected]
ABSTRAK
Fungsi utama penyelenggaraan perpustakaan adalah pelayanan.
Dalam menjalankan fungsi pelayanan tersebut, public relations (PR)
memiliki peran yang sangat penting. PR berfungsi sebagai pendukung manajemen, membangun citra perpustakaan, dan sebagai
komunikator. Artikel ini mengetengahkan prinsip-prinsip PR yang
perlu diimplementasikan pada perpustakaan dan berbagai upaya
yang perlu dilakukan untuk meningkatkan pelayanan dan
membangun pencitraan perpustakaan.
ABSTRACT
Library in Public Relations Perspective
Library service is the main function of a library. Public relations
(PR) is one of factors determining the function. PR has functions as
management support, building library image, and as communicator.
This article sheds light on PR principles that should be implemented
at library and several efforts which should be conducted in improving
library service and library image.
Keywords: Library, public relations, communication, library
service, library image
PENDAHULUAN
Dalam bisnis, organisasi atau kehidupan umum, kemampuan membuat orang lain untuk bertindak sering bergantung pada kemampuan seseorang menyampaikan
gagasan secara persuasif dan meyakinkan (Macnamara
1998). Komunikasi efektif merupakan tujuan dari proses
komunikasi. Segala bentuk atau metode komunikasi
seperti hubungan masyarakat (humas) atau public relations (PR), jurnalistik, periklanan, dan pameran dituntut
untuk menciptakan komunikasi yang efektif dan mensyaratkan adanya pertukaran informasi atau pesan serta
kesamaan makna antara komunikator dan komunikan.
Tubb dan Moss (2000) memberikan batasan komunikasi
efektif sebagai terciptanya pengertian, kesenangan,
pengaruh pada sikap, hubungan yang semakin baik, dan
Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 18, Nomor 2, 2009
perubahan perilaku. Dalam suatu proses komunikasi, jika
khalayak atau publik tidak mengerti pesan yang disampaikan oleh komunikator maka proses komunikasi
tersebut dinyatakan gagal. Kegagalan tersebut disebut
sebagai kegagalan proses komunikasi primer (Kriyantono
2007). Bila kegagalan terjadi setelah proses komunikasi
maka kegagalan tersebut disebut sebagai kegagalan
proses komunikasi sekunder, yang dapat menyebabkan
hubungan antara komunikator dan komunikan menjadi
renggang.
Public relations adalah salah satu bentuk komunikasi yang bertujuan menciptakan kerja sama dan hubungan yang harmonis antara suatu lembaga/perusahaan dengan publik, baik publik internal maupun eksternal. PR didefinisikan sebagai manajemen komunikasi
antara suatu organisasi dan publiknya (Davis 2003).
Secara detail, PR didefinisikan sebagai komunikasi yang
dilakukan oleh suatu organisasi dengan orang-orang
yang berkepentingan guna mendapatkan perhatian
mereka dengan menggunakan cara-cara yang menguntungkan. Dengan demikian, kedudukan PR dalam suatu
lembaga atau perusahaan adalah sebagai suatu organisasi yang berfungsi sebagai metode untuk membangun
kepercayaan publik.
Dalam era globalisasi, keberadaan PR dalam suatu
perpustakaan sangatlah tepat untuk mulai dipikirkan dan
diberdayakan dalam upaya membangun hubungan yang
harmonis dengan pengguna dan untuk pencitraan
(image) perpustakaan. Kedudukan PR dapat sebagai
suatu organisasi (state of being) dan metode komunikasi
(methods of communication). Kedudukan PR sebagai
suatu organisasi dan metode komunikasi sudah saatnya
dikembangkan di perpustakaan, karena fungsi utama
perpustakaan adalah pelayanan publik yang memerlukan manajemen pelayanan yang bermutu. Dalam
menjalankan fungsi pelayanan yang bermutu tersebut,
PR berperan sebagai penggerak semua subsistem yang
ada, termasuk yang terkait dengan perencanaan perpustakaan, pengadaan materi informasi atau bahan
31
pustaka, pengolahan bahan pustaka, dan pelayanan
perpustakaan. Davis (2003) menyatakan, para praktisi
PR berperan menghubungkan organisasi dengan publik
eksternal dan individu, membantu subsistem lain dalam
organisasi untuk berkomunikasi langsung dengan
dunia luar, dan berkomunikasi satu sama lain. Dengan
demikian, PR dapat ditemukan pada waktu dan kapan
saja pada hampir semua bagian dalam organisasi, baik
yang berukuran besar maupun kecil.
Komunikasi
Komunikasi mengacu pada tindakan, oleh satu orang
atau lebih, yang mengirim dan menerima pesan yang
terdistorsi oleh gangguan (noise), terjadi dalam suatu
konteks tertentu, mempunyai pengaruh tertentu, dan ada
kesempatan untuk melakukan umpan balik (Devito 1997).
Dari definisi tersebut, terdapat delapan variabel komunikasi, yaitu tindakan (action), pengirim pesan (communicator), penerima pesan (communicant), pesan yang
disampaikan (message), gangguan atau hambatan
(constraints), lingkungan (contects), pengaruh (effect),
dan umpan balik (feed back).
Komunikasi hanya dapat terjadi bila komunikator
dan komunikan memberi makna yang sama terhadap
pesan atau lambang-lambang yang dinyatakan dalam
bentuk ucapan, tulisan atau isyarat. Namun demikian,
komunikasi sering tidak terjadi atau terputus karena
adanya gangguan. Gibson et al. (1994) menyatakan
terdapat 10 hambatan dalam komunikasi efektif, yaitu
kerangka acuan dan kerangka pengalaman yang berbeda antara komunikator dan komunikan, penyimakan
selektif, kata putus nilai, kredibilitas sumber, masalah
semantik, penyaringan, bahasa kelompok, perbedaan
status, tekanan waktu, dan beban layak komunikasi.
Gangguan komunikasi dapat pula terjadi karena kondisi
lingkungan fisik dan lingkungan sosial-psikologis.
Dalam komunikasi, konteks sedikitnya memiliki tiga
dimensi, yaitu dimensi fisik, dimensi sosial-psikologis,
dan dimensi temporal. Tempat komunikasi berlangsung
disebut konteks atau lingkungan fisik. Pada dimensi ini,
metode komunikasi yang digunakan mempunyai pengaruh tertentu terhadap isi dan bentuk pesan yang
disampaikan. Seseorang yang memainkan gitar di ruang
baca perpustakaan, misalnya, akan ditegur petugas
karena mengganggu orang lain yang sedang membaca
buku atau belajar. Dimensi sosial-psikologis melibatkan
hubungan status, etika, dan budaya di antara orangorang yang terlibat dalam komunikasi. Komunikasi yang
32
diperbolehkan dalam suatu pesta, misalnya, tidak sesuai
dilakukan di ruang baca atau ruang tunggu rumah sakit.
Dimensi temporal mencakup waktu dalam hitungan
tertentu saat komunikasi berlangsung. Sebagai contoh,
bagi seseorang, pagi hari bukanlah waktu yang tepat
untuk mengobrol, namun bagi yang lain mungkin
merupakan waktu yang ideal.
Ketiga dimensi komunikasi tersebut saling berinteraksi dan mempengaruhi. Perdebatan antara petugas
dan pengguna perpustakaan di ruang baca (dimensi
fisik), misalnya, dapat disebabkan petugas tidak dapat
menyediakan fotokopi artikel yang dipesan pengguna
secara tepat waktu (dimensi temporal), sehingga
menghilangkan kepercayaan pengguna kepada petugas
perpustakaan (sosial-psikologis). Kondisi ini selanjutnya akan berdampak pada munculnya citra negatif
terhadap kelembagaan perpustakaan tersebut.
Public Relations
Public reations (PR) didefinisikan sebagai metode
komunikasi yang bertujuan menciptakan saling pengertian dan kerja sama di antara semua publik yang
berkepentingan guna memperoleh keuntungan dan
kepuasan bersama. Sebagai salah satu metode komunikasi, PR mempunyai ciri khas yaitu menciptakan dan
memelihara hubungan baik dengan publik, baik publik
internal maupun eksternal. Komunikasi yang dilakukan
oleh PR bersifat dua arah (two way communication)
dengan tujuan untuk pencitraan suatu perusahaan/
lembaga (corporate image). Fungsi PR dalam manajemen
suatu lembaga/perusahaan adalah sebagai pendukung
manajemen, membangun citra perusahaan/lembaga, dan
sebagai komunikator.
Di Indonesia, PR masih kurang berkembang karena
pemahaman dan persepsi masyarakat terhadap PR yang
lemah, terbatas, dan berbeda. Akibatnya keberadaan PR
dalam suatu lembaga atau perusahaan belum profesional dan proporsional. Peran PR akan makin penting
dalam era globalisasi. Lembaga pemerintah atau perusahaan yang tidak memanfaatkan PR sebagai suatu
organisasi maupun strategi komunikasi akan tertinggal
karena tidak menguasai cara memperoleh atau menghimpun dan menyebarkan informasi. PR merupakan
jembatan untuk membangun hubungan yang harmonis
di antara publik dalam suatu lembaga atau perusahaan.
Apabila hubungan antarkaryawan, antarpimpinan, atau
antara pimpinan dan karyawan berlangsung harmonis, kondusif, dan menyenangkan maka akan timbul
Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 18, Nomor 2, 2009
pengakuan (self belonging) terhadap lembaga atau
perusahaan tersebut. Jika hal ini terjadi maka publik
yang ada dalam lembaga atau perusahaan tersebut
akan menjalankan fungsi dan tugasnya masing-masing
dengan baik, dan menganggap pekerjaan bukan sebagai
suatu kewajiban, tetapi lebih dari itu yaitu sebagai
seni. Keadaan tersebut tentu akan berdampak positif
terhadap kinerja lembaga/perusahaan dalam menghasilkan produk atau jasa yang ditargetkan. Oleh karena itu,
komunikasi dan PR memiliki peran yang sangat penting,
termasuk dalam dunia perpustakaan.
Selain menciptakan hubungan yang harmonis serta
membangun kepercayaan publik dan citra positif, PR
juga berperan dalam mengembangkan jasa dan produk
yang dipasarkan, periklanan, serta membangun kembali
opini yang negatif melalui penjelasan atau pembelaan
terhadap pandangan yang kurang baik dari publik
dengan cara menyajikan berbagai data, fakta, dan
informasi yang sebenarnya. Karena peran dan fungsinya tersebut, Seidel dalam Meinanda (1980) mendefinisikan PR sebagai proses manajemen yang kontinu
untuk memperoleh kemauan/kehendak yang baik dan
pengertian dari para pelanggan, pegawai, dan publik
umum. Kegiatan PR ke dalam mengadakan analisis dan
perbaikan terhadap diri sendiri, sedangkan keluar adalah mengadakan pernyataan-pernyataan.
Effendy (1989) mengemukakan ciri-ciri PR sebagai
berikut:
1. PR merupakan kegiatan komunikasi dalam suatu
organisasi yang berlangsung dua arah secara timbalbalik (two way traffic reciprocal communication).
Hal tersebut menunjukkan bahwa komunikasi merupakan penyebaran informasi, berlangsung dalam
bentuk opini publik, dan perpustakaan harus melakukan pengkajian, apakah informasi yang disebarkan
kepada pengguna diterima, dipahami, dan dimanfaatkan. Evaluasi perlu dilakukan sebagai bahan perencanaan kegiatan yang akan datang.
2. Fungsi PR melekat pada proses manajemen. Eksistensi PR sebagai kelembagaan komunikasi dalam
perpustakaan berfungsi untuk menunjang upaya
manajemen dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.
Prosesnya berlangsung melalui tahap perencanaan
(planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), dan pengendalian (controlling),
serta dilengkapi dengan rumus Six M (Man, Materials, Machines, Methods, Money dan Markets). Dalam
hal ini, kegiatan PR difokuskan untuk menangani
komunikasi antarmanusia yang ada di dalamnya.
Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 18, Nomor 2, 2009
3. Sasaran kegiatan PR adalah publik, baik internal
maupun eksternal, untuk menciptakan dan memelihara hubungan yang harmonis antara lembaga dan
publik di dalam dan di luar.
4. Dalam operasionalnya, PR harus membina hubungan
yang harmonis dan mencegah terjadinya hambatan
psikologis. Oleh karena itu, PR harus memiliki sikap
menyenangkan (favorable), itikad baik (goodwill),
toleransi (tolerance), saling pengertian (mutual
understanding), saling mempercayai (mutual confidence), saling menghargai (mutual appreciation), dan
citra baik (good image).
PUBLIC RELATIONS DALAM PERPUSTAKAAN
Perpustakaan mempunyai tugas dan fungsi menghimpun,
mencari, mengolah, dan menyediakan informasi serta
menyebarkan informasi tersebut kepada masyarakat.
Kegiatan mencari informasi tersebut berhubungan
dengan orang lain sehingga diperlukan komunikasi
melalui PR. Pada perpustakaan digital dan online,
hubungan dengan publik tetap harus dibangun dan
dipelihara dengan baik melalui komunikasi tatap muka.
PR di perpustakaan berdiri sebagai koordinat,
sebagai perpanjangan tangan dari organisasi untuk
mengkomunikasikan citra positif perpustakaan kepada
masyarakat. Pada perpustakaan, kegiatan PR berkaitan
dengan upaya mempromosikan program perpustakaan,
layanan yang tersedia, dan sumber daya informasi yang
dimiliki. Upaya yang dilakukan oleh praktisi PR perpustakaan harus terintegrasi dengan rencana strategis
perpustakaan. Kegiatan PR dirancang untuk mengerahkan seluruh potensi yang dimiliki guna memperkenalkan dan memberikan pemahaman tentang manfaat
layanan perpustakaan. Upaya yang dilakukan praktisi
PR perpustakaan tersebut adalah menetapkan standar
operasional untuk mencapai target dengan cara: (1)
memperkenalkan layanan perpustakaan terbaik dan
tersedianya petugas terlatih; (2) merancang program
dengan menggunakan pendekatan publisitas, misalnya
tampilan visual yang menarik serta media elektronik; dan
(3) mengevaluasi citra publik mengenai layanan perpustakaan, staf, program, kebijakan dan prosedur pelayanan serta aktivitas PR kepada publik (Yulianti 2008).
Berbagai aktivitas PR perlu diimplementasikan pada
perpustakaan unit kerja Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian (Badan Litbang Pertanian) yang telah
dibangun dalam konteks perpustakaan digital. Untuk itu,
33
pengelola perpustakaan unit kerja Badan Litbang
Pertanian bersama-sama dengan Pusat Perpustakaan
dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA) perlu
melakukan: (1) analisis situasi kelembagaan, (2) menentukan tujuan kegiatan PR perpustakaan, (3) menentukan
target publik yang hendak dicapai, (4) menentukan
program yang jelas dengan strategi yang tepat, (5)
mengalokasikan anggaran, dan (6) melakukan pengukuran dan evaluasi program yang dikembangkan serta
analisis ulang terhadap sumber daya perpustakaan yang
dimiliki.
Terkait dengan upaya tersebut, cara yang dapat
dilakukan oleh pengelola perpustakaan unit kerja Badan
Litbang Pertanian adalah:
1. Membangun kesadaran di antara para pembuat
kebijakan mengenai pentingnya informasi dan peningkatan mutu layanan perpustakaan guna mempercepat akses informasi di perpustakaan.
2. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan petugas perpustakaan dalam berbagai kegiatan.
3. Membangun apresiasi dan opini publik yang positif
mengenai peran penting perpustakaan sebagai sumber dan sarana pencarian informasi, sumber dan
sarana belajar, sumber dan sarana penelitian, dan
sarana hiburan.
4. Meningkatkan pengertian yang lebih baik pada
publik tertentu mengenai pengembangan perpustakaan, antara lain melalui sosialisasi arah dan kebijakan pengembangan perpustakaan, produk dan
layanan yang disediakan, prosedur dan tata cara
pencarian informasi.
5. Membangun rasa kebersamaan di antara para
pengelola perpustakaan bahwa perpustakaan dapat
berkontribusi dalam meningkatkan citra lembaga/unit
kerja.
6. Mempelajari dan mengimplementasikan prinsipprinsip PR secara baik dan benar, serta komunikasi
yang efektif dalam setiap kesempatan.
Target atau sasaran yang perlu mendapat perhatian
pengelola perpustakaan unit kerja Badan Litbang Pertanian antara lain adalah pustakawan/petugas perpustakaan, pengguna potensial, pengguna umum, pengambil kebijakan, sponsor, organisasi perpustakaan,
organisasi profesi, perencanaan, ketatausahaan, pemerintah, dan lembaga pelayanan informasi. Beberapa
program perpustakaan yang perlu direncanakan untuk
menumbuhkan kepercayaan sasaran adalah: (1) melakukan kampanye peduli perpustakaan melalui pendekatan individual; (2) memanfaatkan kesempatan dalam
34
program-program komunikasi/diseminasi; dan (3) membangun kerja sama dengan pihak lain dalam kompetisi
pustakawan teladan, menyeponsori mahasiswa di perguruan tinggi, memberikan Best Student Award pada
pelatihan, menuliskan kisah di media pers, televisi, dan
radio.
Prinsip dasar PR yang perlu mendapat perhatian
pengelola perpustakaan unit kerja Badan Litbang
Pertanian dalam membangun dan mempertahankan
hubungan dengan publik adalah:
1. Meyakinkan peneliti tentang pentingnya manfaat
perpustakaan bagi penelitian dan pengembangan.
2. Meyakinkan pengguna dengan cara meminta pendapat pihak ketiga tentang perpustakaan atau
layanan yang diberikan kepada pengguna.
3. Menghindari terlalu banyak berargumen, tetapi
menunjukkannya dengan bukti yang nyata.
4. Kreatif dalam menciptakan hubungan dengan publik
atau pengguna, antara lain dengan: (a) meluangkan
waktu untuk melihat sudut pandang pengguna; (b)
menguraikan manfaat jasa pelayanan dengan jelas; (c)
mempertimbangkan solusi yang paling baik; (d)
memanfaatkan keberadaan berita; (e) meluangkan
waktu untuk berjalan-jalan di toko buku; (f) memperhatikan ruang tamu institusi pelayanan; (g)
meluangkan waktu untuk mengunjungi pameran; dan
(h) mendengar/menonton/membaca berita di media
massa.
5. Membangun pemikiran manajemen untuk mencapai
sukses.
6. Menggunakan modal intelektual untuk mencapai
keberhasilan dan mempromosikan hasilnya.
7. Memelihara hubungan dengan pers, karena media
cenderung memberitakan hal yang sensasional.
8. Mencari sponsor yang dikenal untuk mendukung kegiatan perpustakaan guna meraih manfaat bersama.
Pengembangan PR dalam berbagai kegiatan perpustakaan di Indonesia masih berjalan dalam sisi tradisional
dan seadanya. Oleh karena itu, perlu adanya institusi
yang mengembangkan PR di perpustakaan. Pemerintah
pun, dalam hal ini Perpustakaan Nasional Republik
Indonesia, belum mengeluarkan langkah-langkah konkret untuk hal ini. Salah satu solusi terbaik adalah
perpustakaan yang telah memiliki sumber daya perpustakaan yang mapan mulai menerapkan PR tidak hanya
sebagai metode komunikasi, tetapi juga melekat sebagai
suatu organisasi. Perpustakaan yang belum mapan
dapat memanfaatkan prinsip-prinsip PR sebagai metode
komunikasi yang melekat pada masing-masing individu
Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 18, Nomor 2, 2009
pengelola perpustakaan. Jika peran PR benar-benar
telah menyentuh dan berada dalam berbagai aktivitas
perpustakaan, diharapkan di masa mendatang program
PR perpustakaan akan menjamin keberlangsungan dan
kesuksesan perpustakaan. Perpustakaan yang telah
didukung kegiatan PR yang mapan diharapkan dapat
bekerja sama dan memberikan bimbingan kepada perpustakaan yang belum mapan. PR yang baik akan
mampu membangun citra positif serta menyampaikan
visi dan misi unit kerjanya dengan baik pula.
PENCITRAAN PERPUSTAKAAN
Kepuasan pengguna dalam mendapatkan informasi
merupakan tujuan utama layanan perpustakaan. Petugas
perpustakaan harus mampu menunjukkan perhatian,
berbicara dari sudut pandang pengguna, serta bersimpati
dan berempati kepada pengguna. Hal ini dapat dilakukan
dengan cara: (1) meningkatkan kualitas layanan dengan
memperhatikan aspek komunikasi, psikologi, dan perilaku
dalam memberikan layanan, atau mengubah paradigma
senang dilayani menjadi gemar melayani; (2) mengelola
lingkungan kerja sehingga nyaman, bersih dan informatif, membuat informasi tertulis yang mudah dibaca,
menciptakan kenyamanan ruang baca dan ruang penelusuran, mengupayakan ketersediaan fasilitas yang
memadai, dan sebagainya; (3) memperhatikan kebutuhan,
keluhan, dan harapan pengguna; (4) menyelaraskan apa
yang dikatakan dengan cara mengatakannya, antara lain
dengan memperhatikan gaya bicara melalui nada, tekanan
dan kecepatan suara, bahasa tubuh, mimik dan pandangan mata; (5) mengenal karakteristik pengguna, seperti
profesi, pendidikan, dan status sosial.
Maksum (2009) mengemukakan beberapa teknik
komunikasi yang dapat diterapkan untuk meningkatkan
layanan dan pencitraan perpustakaan sebagai berikut:
1. Melayani bukan berarti menaati semua perintah,
namun harus memberi keteladanan, mampu dan siap
memberikan informasi, berbicara sopan, santun, jelas
dan informatif didukung data dan fakta, mampu menunjukkan kewibawaan, kesiapan di tempat, berpenampilan rapi, dan meyakinkan.
2. Mampu memberikan layanan yang standar, memahami keinginan dan harapan pengguna serta mensintesisnya, berbicara dengan jelas dan terukur,
menunjukkan perhatian terhadap sudut pandang
pengguna, berempati, menjadi pendengar yang baik
dan aktif, dan mampu membuat pengguna tersenyum.
Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 18, Nomor 2, 2009
3. Memahami keluhan pengguna sebagai tantangan
untuk melakukan pembenahan dan perbaikan pelayanan. Berbagai keluhan pengguna seperti kurangnya fasilitas layanan, ketidaknyamanan ruang baca,
tidak tersedianya koleksi yang dicari, atau akses
jaringan online yang lambat harus dapat diatasi
dengan sumber daya yang ada, pengertian, dan
dukungan semua pihak. Semua informasi tentang
keinginan pengguna dikumpulkan dengan melakukan
pengkajian pengguna.
4. Perpustakaan harus berorientasi pengguna. Cara
yang dapat dilakukan adalah dengan mengubah
paradigma lama yang berorientasi konvensional ke
paradigma baru yang berorientasi digital.
5. Memperbaiki mutu layanan melalui komunikasi,
membuat program dan perencanaan yang matang,
meningkatkan kemampuan sumber daya manusia
melalui pendidikan formal dan nonformal, meningkatkan ketersediaan fasilitas dan informasi yang
memadai, menciptakan lingkungan kerja yang kondusif, serta membuat acuan yang jelas bagi kebutuhan pengguna dan pengelola, antara lain dengan
menerbitkan dan menerapkan Standar Operasional
Prosedur (SOP), Pedoman Umum, Petunjuk Teknis,
dan Petunjuk Pelaksanaan.
6. Menjalin kemitraan secara berkelanjutan dengan
pengguna. Hal ini dapat dilakukan dengan cara
memberikan informasi terbaru dan terseleksi dalam
bentuk daftar isi, abstrak, atau daftar koleksi terbaru
dengan memanfaatkan media komunikasi, seperti
telepon, faksimile atau e-mail. Sebaliknya petugas
perlu mendapat masukan dari pengguna dalam upaya
memperbaiki dan menyempurnakan layanan perpustakaan. Kemitraan yang dibangun harus menjadi
media transaksi komunikasi dan informasi yang
saling memberi dan menguntungkan.
7. Dalam teori human relations, komunikasi hendaknya
diarahkan bukan pada pribadi orang yang diajak
bicara, tetapi pada faktor-faktor kejiwaan yang ada
dalam dirinya, seperti watak, sifat, perangai, kepribadian, sikap, dan tingkah laku. Sukses dan kebahagiaan seseorang bergantung pada sikap dan tindakan
orang lain, dan sikap dan tindakan orang lain
tersebut bergantung pada sikap dan tindakan orang
tersebut. Oleh karena itu, kesan pertama dalam
berkomunikasi akan menentukan sikap dan tindakan
selanjutnya. Jika kesan pertama itu positif atau
menyenangkan maka sikap dan tindakan orang
terhadap kita akan positif dan menyenangkan pula.
35
8. Green (1998) dalam buku The Magic of Public
Speaking menjelaskan bahwa keberhasilan seseorang tampil di depan orang banyak ditentukan oleh
pandangan pertama audience dalam 7 detik pertama.
Perhatian adalah langkah pertama untuk meraih
keberhasilan. Hal ini berlaku bagi petugas perpustakaan ketika menerima pengguna.
9. Pengguna perpustakaan akan memberi respons yang
baik terhadap petugas apabila petugas memberikan
perhatian padanya. Oleh karena itu, agar pengguna
memberikan respons yang positif, petugas harus
mampu memberikan perhatian sehingga pengguna
berminat membaca atau mencari informasi. Dalam
konteks seperti itu, petugas perpustakaan dituntut
untuk memotivasi atau mendorong pengunjung
untuk bertindak.
10. Memasarkan berbagai produk dan layanan yang
dimiliki perpustakaan kepada masyarakat, seperti
buku, majalah ilmiah, brosur, leaflet, referensi/
rujukan, CD-ROM, VCD/DVD, dan jurnal elektronis
online melalui berbagai kegiatan seperti pameran,
sosialisasi, seminar, pembuatan iklan, poster dan
demonstrasi. Tujuannya adalah agar masyarakat
mengetahui, memahami, dan memanfaatkan produk
dan jasa perpustakaan. Untuk memasarkan produk
dan jasa tersebut dapat dilakukan melalui periklanan
dan promosi oleh pihak PR. Langkah-langkah yang
dapat dilakukan adalah: (1) mengidentifikasi stakeholder melalui wawancara dan diskusi terfokus; (2)
menetapkan materi atau produk yang akan dipasarkan, misalnya produk, jasa dan profil perpustakaan;
dan (3) menetapkan media atau saluran promosi yang
akan dipilih.
KESIMPULAN
Public relations (PR) merupakan salah satu metode
komunikasi antara suatu lembaga dengan publiknya
36
untuk menciptakan hubungan yang harmonis dan saling
menguntungkan. Fungsi utama penyelenggaraan perpustakaan adalah layanan. Dalam menjalankan fungsi tersebut, peran PR merupakan salah satu faktor yang
menentukan. Peran dan fungsi PR sudah saatnya dikembangkan di perpustakaan, karena tujuan utama penyelenggaraan perpustakaan adalah layanan dan kepuasan
pengguna.
DAFTAR PUSTAKA
Davis, A. 2003. Everything You Should Know About Public
Relations. Panduan Lengkap Tentang PR. Jakarta: Gramedia.
Devito, J.A. 1997. Human Communication. Alih Bahasa
Komunikasi Antar Manusia Edisi Kelima. Jakarta:
Professional Books.
Effendy, O.U. 1989. Human Relations dan Public Relations dalam
Management. Bandung: Mandar Maju.
Green, G. 1998. The Magic of Public Speaking. Penang: Academy
of Public Speaking.
Gibson, J.L., J.M. Ivanisevich, dan J.H. Donnelly. 1994.
Organisasi: Perilaku, struktur, proses. Jilid 2 Edisi Kelima.
Alih Bahasa oleh S. Soekrisno dan A. Dharma. Jakarta:
Erlangga.
Maksum. 2009. Pencitraan dan Pemasaran Perpustakaan dengan
Peluru Emas Komunikasi. Disampaikan pada Apresiasi
Peningkatan Kompetensi Pustakawan Departemen
Pertanian, STPP Malang, 25-27 Mei 2009.
Macnamara, J. 1998. Panduan Presentasi Modern. Judul asli The
Modern Presenters Handbook. Alih bahasa oleh A.G.
Hermanto. Kentindo Soho. Jakarta.
Meinanda, T. 1980. Tanya Jawab Dasar-Dasar Public Relations.
Bandung: Armico.
Kriyantono, R. 2007. Teknik Praktis Riset Komunikasi:
Disertai contoh praktis riset media, public relations,
advertising, komunikasi organisasi, komunikasi pemasaran. Cetakan Kedua. Jakarta: Kencana Prenada Media
Group.
Yulianti. 2008. Public Relations Perpustakaan. Mengapa Tidak.
Bandung: Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi,
Universitas Padjadjaran.
Tubbs, S.L. and S. Moss. 2000. Human Communication, D.
Mulyana (Ed.). Bandung: Remadja Rosdakarya.
Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 18, Nomor 2, 2009