BAB II

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1
Pengertian Sistem
Pengertian sistem menurut Hall ( 2011 : 6 ),
“Sistem adalah
kelompok kelompok dari dua atau lebih komponenatau subsistem yang
saling berhubungan dan berfungsi dengan tujuan yang sama”.
Sedangkan menurut Mulyadi ( 2010:3 ) pengertian sistem adalah :
“Sistem merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan satu
dengan lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan
tertentu. Sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali satau
secara rutin terjadi”.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah
prosedur atau susunan yang saling berhubungan antara bagian satu dengan
bagian yang lain dan antara komponen yang satu dengan yang lain telah
dikordinasikan sedemikian rupa untuk melaksanakan suatu fungsi demi
mencapai tujuan dan rutin yang terjadi.
14
2.2 Pengertian Sistem informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu subsistem SIM yang
menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang
diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi.
Sistem akuntansi adalah sesuatu yang sangat penting dalam suatu
perusahaan. Karena informasi akuntansi merupakan bagian utama dari
informasi yang diperlukan oleh semua pengguna, para akuntan berada di
posisi yang baik untuk meningkatkan nilai dari pelayanan merekan dengan
memperluas fokus mereka dan mempertimbangkan keseluruhan proses
bisnis.
Sistem akuntansi menurut Bodnar dan Hoopwod ( 2007:1 ) adalah
“organisasi formulir, catatan, laporan yang dikordinasikan sedemikian
rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh
manajemen guna memudahkan pengolahan perusahaan”.
Sistem akuntansi menurut Rama & Jones ( 2008:5 ) adalah “Sistem
informasi akuntansi juga dapat dikatakan suatu subsistem sistem
informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan
keuangan seperti halnya informasi lain yang diperoleh dari pengolahan
rutin transaksi akuntansi”.
15
Sistem Akuntansi menurut Warren dkk, ( 2009 : 223 ) adalah
“Metode
dan
merangkum,
prosedur
serta
untuk
melaporkan
mengumpulkan,
informasi
mengelompokan,
keuangan
dan
operasi
perusahaan”.
Sistem-sistem akuntansi yang dirancang dan dipasang bukan hanya
untuk menghasilkan saldo-saldo buku besar untuk menghasilkan laporan
keuangan tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen dan
informasi operasional yang tidak berkaitan dengan akuntansi.
Sistem akuntansi terdiri dari tiga subsistem utama yaitu :
a. Sistem Pemrosesan transaksi
Adalah yang mendukung operasi bisnis setiap hari dengan
sejumlah dokumen dan pesan-pesan untuk para pemakai seluruh
organisasi.
b. Sistem pelaporan buku besar/ keuangan
Adalah yang menghasilkan laporan keuangan tradisonal seperti
laba rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak dan dan laporan laporan
lainnya yang ditetapkan oleh hukum.
16
c. Sistem pelaporan Manajemen
Adalah yang sediakan manajemen internal dengan pelaporan
keuangan dengan tujuan khusus dan informasi yang diperlukan untuk
pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan, varians dan laporan
pertanggung jawaban.
Tujuan pengembangan sistem akuntansi pada perusahaan adalah
sebagai berikut :
a.
Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan
usaha.
b.
Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem
yang sudah ada, baik mengenai mutu ketepatan penyajian
maupun struktur informasinya.
c.
Untuk
memperbaiki
pengendalian
akuntansi
dan
pengecekan intern yaitu untuk memperbaiki tingkat
keandalan informasi akuntansi dan untuk menyediakan
catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan
perlindungana kekayaan perusahaan
d.
Untuk mengurangi biaya dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
17
Jadi dari penjelasan diatas bahwa sistem informasi akuntasi adalah
kumpulan sumber daya yang dirancang untuk menyediakan data bagi
beragam
pengambilan
keputusan
kewenangan mereka.
18
sesuai
dengan
kebutuhandan
2.3 Deskripsi Kas
Kas merupakan harta yang paling likuid dan media pertukaran
baku dan dasar bagi pengukuran akuntansi untuk semua pos lainnya. Kas
umumnya diklasifikasikan sebagai harta lancar, kas terdiri dari uang logam,
uang kertas dan dana yang tersedia dalam deposito di bank. Kas berfungsi
sebagai alat tukar dan juga sebagai alat pengukur dimana segala harta dan
kewajiban dinyatakan dalam bentuk nilai kas dalam laporan keuangan.
Menurut PSAK 2 ( Revisi 2009 ) kas setara kas :
“Kas terdiri atas saldo kas (cash on hand) dan rekening giro
(demand deposits). Sedangkan Setara kas (cash equivalent) adalah investasi
yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat
dijadikan kas dalam jumlah yang dapat ditentukan dan memiliki risiko
perubahan nilai yang tidak signifikan”.
PSAK No. 2, paragraf 6 menjelaskan setara kas sebagai berikut :
Setara kas dimiliki untuk memenuhi komitmen kas jangka pendek,
bukan untuk investasi atau tujuan lain. Untuk memenuhi persyaratan setara
kas, investasi harus dapat segera diubah menjadi kas dalam jumlah yang
diketahui tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan.
Karenanya suatu investasi baru dapat memenuhi syarat sebagai setara
kas hanya segera akan jatuh tempo dalam waktu tiga bulan atau kurang dari
tanggal perolehannya.
19
Menurut Zaki ( 2007:85 ) penegertian kas adalah :
“Kas adalah alat pertukaran dan jasa yang digunakan sebagai
ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling
lancar dalam arti paling paling sering berubah ubah, hampir pada setiap
transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas”.
Menurut Soemarso ( 2008:29 ) menyatakan bahwa:
“Kas adalah segala sesuatu ( baik yang berbentuk uang/ bukan )
yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan
kewajiban pada nilai nominalnya”.
Menurut Sukrisno, ( 2008:145 ) adalah :
“Kas adalah uang dan surat berharga lainnya yang dapat
digunakan setiap saat serta surat berharga lainnya yang sangat lancar,
yang memenuhi syarat yaitu setiap saat dapat ditukar menjadi uang,
tanggal jatuhnya sangat dekat, kecil resiko perubahan nilai yang
disebabkan perubahan tingkat bunga”.
20
2.4. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Sistem pengeluaran kas adalah kesatuan yang melibatkan bagianbagian, formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat
yang saling berkaitan satu sama lain yang digunakan perusahaan untuk
menangani pengeluaran kas.
Secara garis besar pengeluaran kas perusahaan dilakukan melalui
dua sistem yaitu sistem pengeluaran dengan cek dan sistem pengeluaran kas
dengan uang tunai dengan dana kas kecil. Pengeluaran kas yang dilakukan
secara tunai biasanya karena jumlahnya relatif kecil.
Pengeluaran kas dengan cek lebih aman dibanding dengan
pengeluaran kas secara tunai. Adapun pengeluaran kas melalui cek ditinjau
dengan pengendalian intern nya sebagai berikut :
a.
Dengan menggunakan cek atas nama, pengeluaran cek akan diterima
oleh pihak yang tertulis namanya formulir cek akan diterima oleh
pihak yang tertulis namanya dalam formulir cek.
b.
Dengan menggunakan cek, pencatatan transaksi pengeluaran kas
juga akan direkam oleh pihak bank.
c.
Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check
issuer, pengeluaran cek memberi manfaat tambahan bagi perusahaan
dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima
kas dari pihak yang menerima pembayaran.
21
2.4.1. Fungsi Yang Terkait
Menurut Mulyadi, ( 2010:53 ) Fungsi yang terkait dalam sistem
akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah sebagai berikut :
a.
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.
Jika suatu memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk
pembeli jasa dan untuk pembeli jasa dan untuk biaya
perjalan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan
permintaan cek kepada fungsi akuntansi ( bagian utang ).
b.
Fungsi kas
Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi
ini berfungsi bertanggung jawab dalam mengisi cek,
meminta otorisasi atas cek mengirimkan cek kepada
kreditur via pos atau pembayaran langsung kepada kreditur.
c.
Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi
ini
berfungsi
bertanggung
jawab
atas
pencatatan
pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan,
pencatatan
transaksi
pengeluaran
kas
dalam
jurnal
pengeluaran kas atau register cek. Pembuatan bukti kas
keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam
mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen
tersebut.
22
d.
Fungsi Pemeriksaan Intern
Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dan cek, fungsi ini
bertanggung jawab untk melakukan perhitungan kas (Cash
Count)
secara
periodik
dan
mencocokan
hasil
perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi
( rekening kas dalam buku besar ).
Sedangkan Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi
pengeluaran kas dengan dana kas kecil adalah sebagai berikut :
a.
Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek,
memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek
kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan
dana kas kecil.
b.
Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi dalam sistem dana kas kecil bertanggung
jawab atas :
(1).
Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut
biaya dan persediaan
(2).
Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.
23
(3).
Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil
dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
(4).
Pencacatan Pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal
pengeluaran kas kecil.
(5).
Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan
otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek
sebesar
dokumen
tersebut,
fungsi
ini
juga
bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi
kelengkapan dan keaslian dokumen pendukung
yang dipakai sebagai dasar bukti kas keluar.
c.
Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil.
Bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil,
pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari
pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian
kembali dana kas kecil.
d.
Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
e.
Fungsi pemeriksa Intern.
Fungsi ini bertanggung jawab atas perhitungan dana kas
kecil dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan
kas.
24
2.4.2 Formulir Yang Digunakan
Menurut Mulyadi, ( 2010 : 510
dokumen
yang
digunakan
dalam
) mengatakan dokumensistem
pengeluaran
kas
menggunakan cek yaitu :
a. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada
bagian kas sebesar yang mencantumkan dalam dokumen tersebut.
b. Cek
Dari sudut sistem informasi akuntansi, cek merupakan dokumen
yang digunakan untuk memerintah bank melakukan pembayaran
sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya
tercantum pada cek.
c. Permintaan Cek
Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang
memerlukan pengerluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk
membuat kas keluar.
Sedangkan dalam sistem pengeluaran kas ini dakumen yang
digunakan
dalam
sistem
akuntansi
pengeluaran
kas
dengan
menggunakan kas kecil menurut Mulyadi ( 2010 : 534 ) sebagai
berikut :
25
a. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari
fungsi akuntansi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen
tersebut.
b. Cek
Dokumen ini digunakan untuk memerintahkan bank melakukan
sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya
tercantum pada cek.
c. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini digunakan
oleh pemakai dana kas kecil untuk
meminta uang ke pemegang dana kas kecil
d. Bukti Pengeluaran kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk
mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil.
e. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemengang dana kas kecil untuk meminta
kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna
pengisian kembali dana kas kecil.
26
2.4.3 Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Dalam suatu kegiatan transaksi tentunya menggunakan suatu
catatan agar dapat dijadikan sebagai bukti bahwa kegiatan transaksi
benar-benar terjadi. Catatan akuntansi yang digunakan dalam
Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan menggunakan kas kecil
menurut Mulyadi (2010:532) antara lain :
a. Jurnal Pengeluaran Kas
Untuk Mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana
kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil.
b. Register Cek
Untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk
pembentukandan pengisian kembali dana kas kecil.
c. Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil
Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil sekaligus
berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat
pengeluaran dana kas kecil.
27
Sedangkan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem
akuntansi pengeluaran kas menggunakan cek menurut Mulyadi
(2010:513) antara lain :
a. Jurnal Pengeluaran Kas
Digunakan untuk mencatat pengeluaran kas.
b. Register Cek
Untuk Mencatat Pengeluaran kas dengan cek.
28
2.4.4. Prosedur-Prosedur Yang Terkait Pengeluaran Kas
Menurut mulyadi (2010 : 519)
sistem akuntansi
pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan
cek, terdiri dari jaringan prosedur berikut :
a. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
b. Prosedur pembayaran kas
c. Prosedur pencatan pengeluaran kas
Sedangkan dalam sistem dana kas kecil dibagi menjadi tiga
prosedur yaitu:
1. Prosedur pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit
rekening dana kas kecil
2. Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran
dana kas kecil pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan
mengkredit rekening dana kas kecil sehingga setiap saat saldo
rekening akan berfluktuasi
3. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah
sesuai keperluaan dan dicatat dengan mendebit rekening dana
kas kecil sehingga saldo rekening dana kas kecil akan
berfluktuasi dari waktu ke waktu.
29
2.4.5 Diagram Arus Data Pengeluaran Kas
Gambar 2.1
Utang usaha
Daftar Cek
Tinjau kembali
Catatan Utang Dagang
1
2
Perbarui
Utang Usaha
Persiapkan
Pengeluaran Kas
Informasi
Pembayaran
Pemasok
3
Perbarui Buku Besar
Ringkasan
Informasi
Ringkasan
Informasi
Bukukan
Akun Pengendali
Sumber : Hall, (2011 : 330), Sistem Informasi Akuntansi
30
Dari diagram arus data tersebut menunjukan innformasi dasar dan arus
sumber daya sistem pengeluaran kas yaitu terdiri dari tiga sistem proses
pengeluaran kas yaitu :
a. Proses untung dagang mempelajari file utang dagang sampai jatuh
tempo dan mengotorisasi proses pembayaran kas untuk melakukan
pembayaran.
b. Proses pembayaran kas menyiapkan dan mendistribusikan cek kepada
pemasok. Salinan cek-cek teresbut dikembalikan ke utang dagang
sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar, dan akun utang
dagangnya diperbarui untuk memindahkan kewjiban tersebut.
c. Pada akhir periode baik proses pengeluaran kas maupun proses utang
dagang mengirimankan rangkuman ke buku besar. Informasi ini di
rekonsialisasikan di poskan ke akun kontrol kas dan utang dagang.
31