tinjauan atas planning, replenishment (skenario) dan activities
advertisement
JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 TINJAUAN ATAS PLANNING, REPLENISHMENT (SKENARIO) DAN ACTIVITIES INVENTORY CONTROL Divianto Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang Abstract The purpose of this article is to provide a description regarding inventory control and its methods are often used in solving supply problems. Inventory management (inventory control), or also called as inventory management or control inventory levels are activities related to planning, implementation, and supervision of the determination of material needs such that on one hand the operating requirements can be met on time and on the other hand material inventory investment could be reduced optimally. Therefore it is expected that this article helpful in understanding the problems in the supply and implementation of each supply method that can help menjwab two important questions ie how much is ordered (how much to order) and when ordered (Pls to order). Keywords : Inventory, Control PENDAHULUAN Di Era dimana pelayanan pelanggan menjadi faktor penentu keberhasilan perusahaan, pengontrolan dan optimasi persediaan menjadi sangat penting untuk dilakukan. Oleh karena itulah perencanaan dan inventory control harus disesuaikan dengan tingkat kebutuhan produksi dan permintaan pelanggan. Bagi perusahaan utamanya yang banyak menanamkan modal kerja dalam persediaan, efektifitas proses ordering dan carrying harus pula mendapat perhatian yang cukup agar memberikan penghematan biaya yang lebih signifikan. Dengan demikian pengendalian dan optimasi persediaan ini akan membantu meningkatkan daya saing perusahaan secara keseluruhan. Misalnya, tak dapat dibayangkan, berapa besar kerugian yang akan ditanggung perusahaan, jika terjadi kerusakan mesin, sementara suku cadang (spare part) mesin tidak tersedia di gudang, dan harus menunggu kedatangan dari supplier selama dua minggu, satu bulan, atau dua bulan? Pengendalian persediaan suku cadang merupakan tugas manajemen logistik dalam suatu perusahaan, untuk memberi dukungan dalam hal pengadaan barang bagi seluruh keperluan pemeliharaan peralatan yang digunakan dalam proses produksi. Pengendalian suku cadang sangat penting dalam hal : penentuan keputusan suatu barang diperlukan, termasuk perlu atau tidaknya melakukan penyimpanan, kepada siapa pembelian dilakukan, kapan dilakukan pemesanan, apa dan berapa yang dipesan, tingkat dan jaminan mutu suku cadang yang diperlukan, anggaran suku cadang, dan sebagainya. Bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi merupakan macam-macam bentuk dari persediaan dan persediaan mewakili sebagian besar dari investasi perusahaan yang 78 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 harus dikelola dengan baik untuk memaksimalkan keuntungan. Persediaan berhubungan dengan: mencari perimbangan antara jumlah persediaan yang benar tetapi tidak terlalu banyak, meningkatkan turnover persedian tanpa mengorbankan tingkat pelayanan, menjaga persediaan terendah tetapi tidak membahayakan kinerja perusahaan, memelihara bermacam-macam persediaan yang sangat luas tetapi tidak menghabiskan dengan cepat sehingga persediaan menjadi menipis, mempunyai persedian yang mencukupi tanpa itemitem yang usang atau tidak terpakai, selalu mempunyai persediaan yang diinginkan tetapi tidak dengan item yang lambat. Jadi dapat dikatakan bahwa persediaan (inventory) adalah salah satu asset yang sangat mahal dalam suatu perusahaan (biasanya sekitar 40% dari total investasi). Dimana pada satu sisi, manajemen menghendaki biaya yang tertanam pada persediaan itu adalah minimum, namun sebaliknya di lain pihak seringkali konsumen mengeluh karena kehabisan persediaan. Manajemen harus mengatur agar perusahaan berada pada suatu kondisi dimana kedua kepentingan tersebut dapat terpuaskan. Oleh karena setiap perusahaan memiliki jenis inventory tersendiri maka perusahaan membuat perencanaan dan sistem pengendalian sedemikian spesifik. Seperti yang kita ketahui bahwa laba yang maksimal dapat dicapai dengan meminimalkan biaya berkaitan dengan persediaan. Namun meminimalkan biaya persiapan dapat dengan memesan atau memproduksi dalam jumlah yang kecil, sedangkan untuk meminimalkan biaya pemesanan dapat dicapai dengan melakukan pesanan besar dan jarang. Jadi meminimalkan biaya penyimpanan mendorong jumlah persediaan yang sedikit atau tidak ada, sedangkan meminimalkan biaya pemesanan harus dilakukan dengan melakukan pemesanan persediaan dalam jumlah yang relatif besar sehingga mendorong jumlah persediaan yang besar. Alasan yang kedua yang mendorong perusahaan menyimpan persediaan dalam jumlah yang relatif besar adalah masalah ketidakpastian permintaan. Jika permintaan akan bahan atau produk lebih besar dari yang diperkirakan, maka persediaan dapat berfungsi sebagai penyangga, yang memberikan perusahaan kemampuan untuk memenuhi tanggal penyerahan sehingga pelanggan merasa puas. Secara umum alasan untuk memiliki persediaan adalah sebagai berikut: 1. Untuk menyeimbangkan biaya pemesanan atau persiapan dan biaya penyimpanan. 2. Untuk memenuhi permintaan pelanggan, misalnya menepati tanggal pengiriman. 3. Untuk menghindari penutupan fasilitas manufaktur akibat: - Kerusakan mesin - Kerusakan komponen - Pengiriman komponen yang terlambat 4. Untuk menyanggah proses produksi yang tidak dapat diandalkan. 5. Untuk memanfaatkan diskon 6. Untuk menghadapai kenaikan harga di masa yang akan dating. Arti dan Peranan Persediaan Pengertian persediaan berdasarkan beberapa sumber antara lain: 1. Menurut Prawirosentono (2001:61), persediaan adalah aktiva lancar yang terdapat dalam perusahaan dalam bentuk persediaan bahan mentah (bahan baku / raw material, bahan setengah jadi / work in process dan barang jadi / finished goods). 2. Merujuk pada penjelasan Herjanto (1999), persediaan dapat diartikan sebagai bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, dan 79 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control 3. 4. 5. 6. VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin. Persediaan merupakan suatu hal yang tidak dapat dihindari. Persediaan adalah bagian utama dari modal kerja, merupakan aktiva yang pada setiap saat mengalami perubahan (Gitosudarmo,2002:93). Soemarsono (1999:246), mengemukakan pengertian persediaan sebagai barangbarang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali atau digunakan dalam kegiatan perusahaan. Inventory atau persediaan barang sebagai elemen utama dari modal kerja merupakan aktiva yang selalu dalam keadaan berputar, dimana secara terus-menerus mengalami perubahan. (Riyanto,2001:69). Sedangkan menurut PSAK No.14 Paragraf 3, menyatakan pengertian persediaa adalah aktiva : a. Tersedia untuk dijual dalam usaha kegiatan normal. b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) Fungsi-Fungsi Persediaan Fungsi-fungsi persediaan penting artinya dalam upaya meningkatkan operasi perusahaan, baik yang berupa operasi internal maupun operasi eksternal sehingga perusahaan seolah-olah dalam posisi bebas. Fungsi persediaan pada dasarnya terdiri dari tiga fungsi yaitu: 1) Fungsi Decoupling Fungsi ini memungkinkan bahwa perusahaan akan dapat memenuhi kebutuhannya atas permintaan konsumen tanpa tergantung pada suplier barang. Untuk dapat memenuhi fungsi ini dilakukan cara-cara sebagai berikut : a) Persediaan bahan mentah disiapkan dengan tujuan agar perusahaan tidak sepenuhnya tergantung penyediaannya pada suplier dalam hal kuantitas dan pengiriman. b) Persediaan barang dalam proses ditujukan agar tiap bagian yang terlibat dapat lebih leluasa dalam berbuat. c) Persediaan barang jadi disiapkan pula dengan tujuan untuk memenuhi permintaan yang bersifat tidak pasti dari langganan. 2) Fungsi Economic Lot Sizing Tujuan dari fungsi ini adalah pengumpulan persediaan agar perusahaan dapat berproduksi serta menggunakan seluruh sumber daya yang ada dalam jumlah yang cukup dengan tujuan agar dapat menguranginya biaya perunit produk. Pertimbangan yang dilakukan dalam persediaan ini adalah penghematan yang dapat terjadi pembelian dalam jumlah banyak yang dapat memberikan potongan harga, serta biaya pengangkutan yang lebih murah dibandingkan dengan biayabiaya yang akan terjadi, karena banyaknya persediaan yang dipunyai. 3) Fungsi Antisipasi Perusahaan sering mengalami suatu ketidakpastian dalam jangka waktu pengiriman barang dari perusahaan lain, sehingga memerlukan persediaan pengamanan (safety stock), atau perusahaan mengalami fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan sebeumnya yang didasarkan pengalaman masa lalu akibat pengaruh musim, sehubungan dengan hal tersebut perusahaan sebaiknya mengadakan seaseonal inventory (persediaan musiman) (Asdjudiredja,1999:114). 80 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 Selain fungsi-fungsi diatas, menurut Herjanto (1997:168) terdapat enam fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan antara lain: 1. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan. 2. Menghilangkan resiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan. 3. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi. 4. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan sulit bila bahan tersebut tidak tersedia dipasaran. 5. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan potongan kuantitas (quantity discount). 6. Memberikan pelayanan kepada langganan dengan tersediaanya barang yang diperlukan. Menurut Baroto (2002), timbulnya persediaan disebabkan oleh: 1. Mekanisme pemenuhan atas permintaan. Permintaan terhadap suatu barang tidak dapat dipenuhi seketika bila barang tersebut tidak tersedia sebelumnya. Untuk menyiapkan suatu barang diperlukan waktu untuk pembuatan dan pengiriman, sehingga hal ini dapat teratasi dengan pengadaan persediaan. 2. Keinginan untuk meredam ketidakpastian. Ketidakpastian terjadi akibat permintaan yang bervariasi dan tidak pasti dalam jumlah maupun waktu kedatangan, waktu memproduksi barang yang cenderung tidak konstan, dan waktu tenggang (lead time) yang cenderung tidak pasti karena banyak faktor tidak dapat dikendalikan. Ketidakpastian ini dapat diredam dengan mengadakan persediaan. 3. Keinginan melakukan spekulasi yang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan yang besar dari kenaikan harga di masa mendatang. Persoalan persediaan yang timbul adalah bagaimana caranya mengatur persediaan, sehingga setiap kali ada permintaan, permintaan tersebut dapat segera dilayani dengan jumlah biaya yang minimum. Apabila jumlah persediaan lebih besar dibanding permintaan, hal ini dapat menimbulkan dana besar menganggur yang tertanam dalam persediaan, meningkatnya biaya penyimpanan, dan resiko kerusakan barang yang lebih besar. Namun, jika persediaan lebih sedikit dibanding permintaan, akan menyebabkan kekurangan persediaan (stock out) yang berakibat proses produksi berhenti, tertundanya keuntungan, bahkan dapat berakibat hilangnya pelanggan. Pengendalian persediaan merupakan serangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan tingkat persediaan yang harus tersedia, kapan pesanan untuk menambah persediaan harus dilakukan, dan berapa besar pesanan harus diadakan. Sistem ini menentukan dan menjamin tersedianya persediaan yang tepat dalam kuantitas dan waktu yang tepat. Prinsip-Prinsip Pengendalian Menurut Matz (1994:230), sistem dan tehnik pengendalian persediaan harus didasarkan pada prinsip-prinsip berikut: 81 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 1. Persediaan diciptakan dari pembelian (a) bahan dan suku cadang, dan (b) tambahan biaya pekerja dan overhead untuk mengelola bahan menjadi barang jadi. 2. Persediaan berkurang melalui penjualan dan perusakan. 3. Perkiraan yang tepat atas skedul penjualan dan produksi merupakan hal yang esensial bagi pembelian, penanganan, dan investasi bahan yang efisien. 4. Kebijakan manajemen, yang berupaya menciptakan keseimbangan antara keragaman dan kuantitas persediaan bagi operasi yang efisien dengan biaya pemilikan persediaan tersebut merupakan faktor yang paling utama dalam menentukan investasi persediaan. 5. Pemesanan bahan merupakan tanggapan terhadap perkiraan dan penyusunan rencana pengendalian produksi. 6. Pencatatan persediaan saja tidak akan mencapai pengendalian atas persediaan. 7. Pengendalian bersifat komparatif dan relatif, tidak mutlak. Oleh karena itu, Matz (1994:229) berpendapat bahwa pengendalian persediaan yang efektif harus: a. Menyediakan bahan dan suku cadang yang dibutuhkan bagi operasi yang efisien dan lancar. b. Menyediakan cukup banyak stock dalam periode kekurangan pasokan (musiman, siklus atau pemogokan), dan dapat mengantisipasi perubahan harga. c. Menyiapkan bahan dengan waktu dan biaya penanganan yang minimum serta melindunginya dari kebakaran, pencurian, dan kerusakan selama bahan tersebut ditangani. d. Mengusahakan agar jumlah persediaan yang tidak terpakai, berlebih, atau yang rusak sekecil mungkin dengan melaporkan perubahan produk secara sistematik, dimana perubahan tersebut mungkin akan mempengaruhi bahan suku cadang. e. Menjamin kemandirian persediaan bagi pengiriman yang tepat waktu kepada pelanggan. f. Menjaga agar jumlah modal yang diinvestasikan dalam persediaan berada pada tingkat yang konsisten dengan kebutuhan operasi dan rencana manajemen. Sistem Pengendalian Persediaan Penentuan jumlah persediaan perlu ditentukan sebelum melakukan penilaian persediaan. Jumlah persediaan dapat ditentukan dengan dua sistem yang paling umum dikenal pada akhir periode yaitu: a) Periodic system, yaitu setiap akhir periode dilakukan perhitungan secara fisik agar jumlah persediaan akhir dapat diketahui jumlahnya secara pasti. b) Perpectual system, atau book inventory yaitu setiap kali pengeluaran diberikan catatan administrasi barang persediaan. Dalam melaksanakan panilaian persediaan ada beberapa cara yang dapat dipergunakan yaitu: 82 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 a. First in, first out (FIFO) atau masuk pertama keluar pertama Cara ini didasarkan atas asumsi bahwa arus harga bahan adalah sama dengan arus penggunaan bahan. Dengan demikian bila sejumlah unit bahan dengan harga beli tertentu sudah habis dipergunakan, maka penggunaan bahan berikutnya harganya akan didasarkan pada harga beli berikutnya. Atas dasar metode ini maka harga atau nilai dari persediaan akhir adalah sesuai dengan harga dan jumlah pada unit pembelian terakhir. b. Last in, first out (LIFO) atau masuk terakhir keluar pertama Dengan metode ini perusahaan beranggapan bahwa harga beli terakhir dipergunakan untuk harga bahan baku yang pertama keluar sehingga masih ada (stock) dinilai berdasarkan harga pembelian terdahulu. c. Rata-Rata Tertimbang (weighted average) Cara ini didasarkan atas harga rata-rata perunit bahan adalah sama dengan jumlah harga perunit yang dikalikan dengan masing-masing kuantitasnya kemudian dibagi dengan seluruh jumlah unit bahan dalam perusahaan tersebut. d. Harga Standar Besarnya nilai persediaan akhir dari suatu perusahaan akan sama dengan jumlah unit persediaan akhir dikalikan dengan harga standar perusahaan. Menurut Assauri (1998), tujuan pengendalian persediaan dapat dinyatakan sebagai usaha untuk: 1. Menjaga jangan sampai terjadi kehabisan persediaan. 2. Menjaga agar penentuan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar sehingga biaya yang timbul tidak terlalu besar. 3. Menghindari pembelian secara kecil-kecilan, karena akan berakibat biaya pemesanan menjadi besar. Dengan kata lain, tujuan pengendalian persediaan adalah untuk memperoleh kualitas dan jumlah yang tepat dari barang yang tersedia pada waktu dibutuhkan dengan biaya yang minimum untuk keuntungan atau kepentingan perusahaan. Masalah inventory control merupakan salah satu masalah penting yang dihadapi perusahaan, pada kebanyakan perusahaan inventory merupakan bagian besar yang tercantum dalam neraca. Inventory yang terlalu besar atau terlalu kecil dapat menimbulkan masalah-masalah yang pelik. Inventory Control yang efektif dapat memberikan sumbangan kepada keuntungan perusahaan. Pertanyaan pokok yang sering harus dijawab adalah sebagai berikut: 1. Berapa unit yang harus dipesan atau diproduksi pada suatu waktu tertentu ?, 2. pada jumlah berapa inventory sudah harus dipesan atau diproduksi?, dan 3. Jenis Inventory yang mana memerlukan perhatian khusus? Tugas Inventory Control adalah menyediakan Inventory yang diperlukan untuk menjamin kelangsungan operasi perusahaan pada tingkat biaya minimal (Total Cost minimum). Tujuan Inventory Control dalam hubungannya dengan pihak-pihak yang terkait dengan persediaan adalah: 1. dengan kepentingan manajer pembelian, orientasi keputusan pembelian material pada jumlah besar untuk memperoleh discount/potongan dari supplier, 2. dengan kepentingan manajer produksi, orientasi keputusan pembelian material pada jumlah besar untuk menjamin kelancaran proses produksi, 3. dengan kepentingan manajer keuangan, orientasi keputusan pembelian material pada jumlah besar untuk memperoleh discount/potongan dari supplier, dan 4. dengan kepentingan manajer 83 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 produksi, orientasi keputusan pembelian material pada jumlah kecil untuk efisiensi penggunaan dana. Jadi Inventory Control merupakan hal yang mendasar dalam penetapan keunggulan kompetitif jangka panjang. Mutu, rekayasa, produk, harga, lembur, kapasitas berlebih, kemampuan merespon pelanggan akibat kinerja kurang baik, waktu tenggang (lead time), dan profitabilitas secara keseluruhan adalah hal-hal yang dipengaruhi oleh tingkat persediaan. perusahaan dengan tingkat persediaan yang lebih tinggi dari pesaing cenderung berada dalam posisi kompetitif yang lemah. kebijakasanaan Inventory Control telah menjadi sebuah senjata untuk memenangkan kompetisi. Oleh karena itu, peran Inventory Control adalah merekonsiliasikan kepentingan-kepentingan ke dalam kebijakan persediaan yang dapat diterima oleh berbagai kepentingan demi untuk mencapai tujuan perusahaan. Komponen Biaya Persediaan (Inventory Cost) Pada dasarnya biaya persediaan merupakan keseluruhan biaya operasi atas sistem persediaan baik pengeluaran maupun kerugian yang diakibatkan adanya persediaan. Merujuk pada penjelasan Nasution (2003), biaya persediaan terdiri dari biaya pengadaan, biaya penyimpanan, dan biaya kekurangan persediaan. 1. Biaya Pengadaan (Procurement Cost) Biaya pengadaan dibedakan atas 2 jenis berdasarkan asal-usul barang, yaitu biaya pemesanan / pembelian (ordering cost / purchasing cost) jika barang yang diperlukan diperoleh dari pihak luar (supplier) dan biaya pembuatan (setup cost) jika barang yang diperlukan diperoleh dengan memproduksi sendiri. a. Biaya Pemesanan / Pembelian (Ordering Cost / Purchasing Cost) Biaya ini merupakan semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari luar. Biaya ini meliputi biaya untuk menentukan pemasok (supplier), pembelian barang, pengetikan pesanan, pengiriman pesanan, biaya pengangkutan, biaya penerimaan, dan sebagainya. Biaya ini diasumsikan konstan untuk setiap kali pemesanan. b. Biaya Pembuatan (Setup Cost) Biaya pembuatan adalah semua pengeluaran yang timbul dalam mempersiapkan produksi suatu barang. Biaya ini timbul di dalam pabrik yang meliputi biaya menyusun peralatan produksi, menyetel mesin, mempersiapkan gambar kerja, dan sebagainya. 2. Biaya Penyimpanan (Holding Cost /Carrying Cost) Biaya simpan adalah semua pengeluaran yang timbul akibat menyimpan persediaan. Biaya ini meliputi: a. Biaya Memiliki Persediaan (Biaya Modal) Penumpukan barang di gudang berarti penumpukan modal, dimana modal perusahaan mempunyai ongkos (expense) yang dapat diukur dengan suku bunga bank. Biaya memiliki persediaan diukur sebagai persentase nilai persediaan untuk periode waktu tertentu. b. Biaya Gudang Barang yang disimpan memerlukan tempat penyimpanan sehingga timbul biaya gudang. Jila gudang dan peralatannya disewa maka biaya gudangnya merupakan biaya sewa. Sedangkan jika perusahaan mempunyai gudang sendiri maka biaya gudang merupakan biaya depresiasi. 84 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 c. Biaya Kerusakan dan Penyusutan Barang yang disimpan dapat mengalami kerusakan dan penyusutan karena beratnya berkurang ataupun jumlahnya berkurang karena hilang. Biaya kerusakan dan penyusutan biasanya diukur dari pengalaman sesuai dengan persentasenya. d. Biaya expired Barang yang disimpan dapat mengalami penurunan nilai karena perubahan teknologi dan model seperti barang-barang elektronik. Biaya expired biasanya diukur dengan besarnya penurunan nilai jual dari barang tersebut. e. Biaya Asuransi Barang yang disimpan diasuransikan untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan seperti kebakaran. Biaya asuransi tergantung jenis barang yang diasuransikan dan perjanjian dengan perusahaan asuransi. f. Biaya Administrasi dan Pemindahan Biaya ini dikeluarkan untuk mengadministrasi persediaan barang yang ada, baik pada saat pemesanan, penerimaan, maupun penyimpanan barang, serta biaya untuk memindahkan barang dari dan ke dalam tempat penyimpanan, termasuk upah buruh dan biaya peralatan handling. Dalam manajemen persediaan, terutama yang berhubungan dengan masalah kuantitatif, biaya simpan per unit diasumsikan linier terhadap jumlah barang yang disimpan (misalnya Rp/unit/tahun). Prinsip-Prinsip Dasar Inventory Control Rumusan-rumusan tentang definisi persediaan telah banyak dikemukakan oleh para ahli, namun pada prinsipnya persediaan adalah sumber daya menganggur (idle resources) yang menunggu proses lebih lanjut. Menurut Groebner dalam Introduction to Management Science (1992), persediaan merupakan komponen material atau produk jadi yang tersedia di tangan, menunggu untuk digunakan atau dijual. Sedangkan menurut Riggs (1976), persediaan adalah bahan mentah, barang dalam proses (work in process), barang jadi bahan pembantu, bahan pelengkap, komponen yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Jadi dapat dikatakan persediaan adalah segala sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Selain itu persediaan juga dapat dinyatakan sebagai sumber daya menganggur (iddle resources) yang menunggu proses lebih lanjut dan yang dimaksud dengan proses lebih lanjut tersebut adalah berupa kegiatan produksi pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi pangan pada sistem rumah tangga. Pengertiaan lainnya menyatakan bahwa persediaan adalah rangkaian proses pengelolaan keseluruhan sumber daya perusahaan yang dibutuhkan dalam menghasilkan barang atau jasa yang akan ditawarkan kepada konsumen. Menurut Dessler (2004) “Operations Management is the process of managing the resources that are needed to produce organization’s goods and services”. Adapun prinsip-prinsip dasar inventory management antara lain adalah sebagai berikut: - Persediaan adalah setiap sumberdaya yang disimpan (stored resource) yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan pelanggan pada saat ini atau masa depan.. - Bagi banyak perusahaan, persediaan mencerminkan sebuah investasi, dan investasi ini sering lebih besar daripada yang seharusnya karena perusahaan lebih mudah 85 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 untuk memiliki persediaan just-in-case (berjaga-jaga kalau ada apa-apa) daripada pesediaan just-in-time (persediaan seperlunya). - Setiap manajer operasi harus menyadari bahwa inventory control yang baik sangat penting. Perusahaan dapat mengurangi biaya dengan mengurangi tingkat persediaan di tangan, sebaliknya konsumen akan merasa tidak puas bila suatu produk stoknya habis - Perusahaan harus mencapai keseimbangan antara investasi persediaan dan tingkat layanan konsumen. Jenis Persediaan Dan Faktor Yang Mempengaruhi Tingkat Persediaan Dalam Inventory Planning Macam inventory, tergantung jenis perusahaan (bahan baku, barang dalam proses, barang jadi, suku cadang dan lain-lain). Dimana pada perusahaan manufaktur umumnya mempunyai 3 (tiga) jenis inventory,yaitu: 1. Bahan baku/material, 2. Barang dalam proses (barang setengah jadi), dimana inventory untuk barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan oleh tuntutan proses produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent demand inventory), 3. Barang jadi yang biasanya tergantung pada permintaan pasar (independent demand inventory). Pengklasifikasian persediaan pun juga dapat dilakukan dengan membagi persediaan ke dalam beberapa jenis yaitu: 1. bahan mentah dan komponen-komponen yang dibeli, 2. barang dalam proses (work in process, WIP), 3. bahan pemeliharaan, perbaikan dan operasi (maintenace, repair and operation, MRO), dan 4. barang jadi. Sedangkan, dalam sistem manufaktur, persediaan terdiri dari bentuk-bentuk sebagai berikut: a. Bahan mentah (raw materials), yaitu barang-barang berwujud yang merupakan input awal dari proses transformasi menjadi produk jadi. b. Komponen yaitu barang-barang yang terdiri atas bagian-bagian (parts) yang diperoleh dari perusahaan lain atau hasil produksi sendiri untuk digunakan dalam pembuatan barang jadi atau barang setengah jadi. c. Barang setengah jadi (work in process), merupakan barang-barang keluaran dari tiap operasi produksi atau perakitan yang telah memiliki bentuk lebih kompleks daripada komponen, namun masih perlu proses lebih lanjut untuk menjadi barang jadi atau barang setengah jadi bisa disebut barang yang berbentuk peralihan antara bahan baku dengan produk setengah jadi. d. Barang jadi (finished good), merupakan hasil akhir proses transformasi yang siap dipasarkan kepada konsumen. e. Bahan pembantu (supplies material) adalah barang-barang yang diperlukan dalam proses pembuatan atau perakitan barang, namun bukan merupakan komponen barang jadi. Bahan penolong dapat berupa: bahan bakar, pelumas, listrik dan lainlain. Secara umum besar-kecilnya inventory tergantung pada beberapa faktor :1. Lead time, yaitu lamanya masa tunggu material yang dipesan datang, 2. Frekuensi penggunaan bahan selama satu periode, frekuensi pembelian yang tinggi menyebabkan jumlah inventory menjadi lebih kecil untuk satu periode pembelian, 3. Jumlah dana yang tersedia, dan 4. Daya tahan material. Secara khusus faktor-faktor yang mempengaruhi persediaan adalah: 86 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 - Bahan baku, dipengaruhi oleh: perkiraan produksi, sifat musiman produksi, dapat diandalkan pemasok, dan tingkat efisiensi penjadualan pembelian dan kegiatan produksi. - Barang dalam proses, dipengaruhi oleh lamanya produksi yaitu waktu yang dibutuhkan sejak saat bahan baku masuk ke proses produksi sampai dengan saat penyelesaian barang jadi. - Barang jadi, inventory ini sebenarnya merupakan masalah koordinasi produksi dan penjualan. Sedangkan kriteria keputusan inventory, agar dapat diterima semua pihak yang terkait adalah: 1. dapat menjamin kelancaran proses produksi, 2. dapat dijangkau oleh dana yang tersedia, dan jumlah pembelian optimal. Tujuan melakukan inventory secara umum adalah sebagai berikut: 1. Menghilangkan pengaruh ketidakpastian (misal: safety stock) 2. Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian 3. Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan inventory adalah sebagai berikut: 1. Struktur biaya persediaan. a. Biaya per unit (item cost) b. Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost) - Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order) - Biaya pengiriman pemesanan - Biaya transportasi - Biaya penerimaan (Receiving cost) - Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost): surat menyurat dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan. c. Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost) - Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital). - Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan. d. Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence, deterioration and loss). e. Biaya akibat kehabisan persediaan (Stock out cost) 2. Penentuan berapa besar dan kapan pemesanan harus dilakukan. Gambar di bawah ini adalah proses produksi dari perusahaan yang umum yang dimulai dari masukan kemudian ke konversi dan terakhir berubah dalam bentuk keluaran. 87 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 Gambar 1. Sistem Produksi Perusahaan Sedangkan aliran inventory dari vendor sampai ke tangan customer, seperti dijelaskan dalam gambar di bawah ini: Gambar 2. Aliran Inventory Bahan dalam proses Vendor (Pemasok) Bahan mentah Barang dalam proses Barang jadi Customer (Pelanggan) Barang dalam proses Pendeskripsian titik-titik persediaan dalam suatu sistem produksi distribusi secara umum dapat dilihat pada gambar di bawah ini: Gambar 3. Titik-titik Persediaan Elemen Harga Pokok Bahan Baku Empat kelompok biaya yang mempengaruhi harga pokok persediaan bahan baku, yaitu: 1. Harga Faktur Harga faktur adalah harga yang disetujui antara perusahaan dengan pemasoknya. Potongan pembelian akan mengurangi harga faktur, sedangkan biaya angkut yang ditanggung perusahaan diperlakukan sebagai tambahan harga faktur. 88 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 2. Biaya Pemesanan Bahan Baku Biaya ini disebut procurement cost atau ordering cost yaitu biaya yang dikeluarkan dalam melaksanakan pembelian bahan baku. Biaya ini dikelompokkan menjadi dua yaitu biaya pemesanan tetap dan biaya pemesanan variabel. 3. Biaya Penyimpanan Bahan Baku Biaya ini disebut storage cost atau carrying cost yaitu biaya yang dikeluarkan dalam melaksanakan kegiatan penyimpanan bahan agar siap dipakai di dalam kegiatan produksi. Biaya ini dikelompokkan menjadi dua yaitu biaya penyimpanan tetap dan biaya penyimpanan variabel. 4. Biaya ketidakcukupan Bahan Baku Biaya ini timbul akibat adanya persediaan bahan baku yang tidak mencukupi untuk memenuhi kebutuhan produksi. Biaya ini meliputi: kerugian hilangnya penjualan, tambahan biaya angkut karena dibeli secara mendadak, tuntutan dari pelanggan karena keterlambatan, dan tambahan biaya karena tidak teraturnya proses produksi. Hubungan antara Tingkat Persediaan dan Total Biaya Persediaan Persoalan utama yang ingin dicapai oleh pengendalian persediaan adalah meminimumkan total biaya operasi perusahaan. Hal ini berkaitan dengan berapa jumlah komoditas yang harus dipesan dan kapan pemesanan itu harus dilakukan. Keputusan mengenai besarnya persediaan menyangkut dua kepentingan yaitu kepentingan pihak yang menyimpan dengan pihak yang memerlukan barang. Keputusan itu bisa dikategorikan menjadi dua yaitu: a. Waktu pada saat pemesanan barang masuk konstan (fixed) dan jumlah barang yang dipesan harus ditentukan. b. Jumlah pesanan (order quantity) dan waktu pesanan harus ditentukan. Pendekatan terhadap kedua keputusan ini, salah satunya adalah dengan memesan dalam jumlah yang besar untuk meminimumkan biaya pemesanan. Cara lain adalah memesan dalam jumlah kecil untuk memperkecil biaya pemesanan. Tindakan yang paling baik dinyatakan dengan mempertemukan dua titik ekstrim yaitu memesan dalam jumlah yang sebesar-besarnya dan memesan dalam jumlah yang sekecilkecilnya. Sebagai ilustrasi, gambar 4. dapat memperlihatkan hubungan antara tingkat persediaan dan total biaya. Gambar 4. Hubungan antara Tngkat Persediaan dan Total Biaya 89 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 Pada gambar 4. terlihat bahwa jika Q semakin besar, berarti pemesanan akan semakin jarang dilakukan, sehingga biaya pemesanan (ordering cost) yang menjadi beban juga akan semakin kecil. Sebaliknya jika Q semakin kecil, berarti pemesanan akan semakin sering dilakukan, sehingga biaya pemesanan yang dikeluarkan juga akan semakin besar. Akibatnya jika Q semakin besar (bergeser ke kanan), maka kurva ordering cost semakin menurun. Biaya penyimpanan (holding cost) digambarkan sebagai sebuah garis lurus yang dimulai pada tingkat persediaan nol (Q = 0). Hal ini disebabkan karena komponen ini secara langsung tergantung tingkat persediaan rata-rata. Semakin besar jumlah barang yang dipesan akan mengakibatkan semakin besar tingkat persediaan rata-rata, sehingga biaya penyimpanan juga akan semakin besar. Akibatnya semakin besar tingkat persediaan rata-rata, maka grafik holding cost semakin meningkat. Dari gambar 4. terlihat bahwa antara holding cost dan ordering cost berhubungan terbalik dimana jumlah keduanya akan menghasilkan kurva total inventory cost yang convex. Jadi tinggi (jarak) kurva total inventory cost pada setiap titik Q merupakan hasil penjumlahan tinggi (jarak) kedua komponen biaya tersebut secara tegak. Solusi optimal dari fungsi tujuan akan ditemukan pada saat total inventory cost minimum. Replenishment (Skenario) dan Metode-Metode dalam Inventory Control Pendekatan untuk menganalisis persediaan suatu perusahaan terdiri dari beberapa model, yaitu dengan model Economic Order Quantity (EOQ), Titik pemesanan kembali (Reorder Point) dan Jumlah cadangan pengaman (Safety Stock) yang diperlukan, serta Just In Time (JIT). Hal ini kemudian memunculkan 2 (dua) metode dasar pengendalian persediaan yang bersifat probabilistik, yaitu: 1) Metoda P, yang menganut aturan bahwa saat pemesanan bersifat reguler mengikuti suatu perioda yang tetap (mingguan, bulanan, dan sebagainya), sedangkan kuantitas pemesanan akan berulang-ulang. 2) Metoda Q, yang menganut aturan bahwa jumlah ukuran pemesanan (kuantitas pemesanan) selalu tetap untuk setiap kali pemesanan, sehingga saat pemesanan dilakukan akan bervariasi. Tujuan dari semua metode-metode persediaan adalah untuk meminimalkan biaya persedaiaan (minimize inventory cost), termasuk biaya penyimpanan (carrying & ordering costs) dan biaya pemasangan/pemesanan (setup/ordering costs). Biaya penyimpanan digudang, meliputi biaya asuransi, staf tambahan, dan bunga, biaya pemasangan berhubungan dengan waktu pasang, dan biaya pemesanan berupa biaya pasokan, formulir, proses pesanan, dan tenaga kerja. Adapun model persediaan antara lain: 1. Model Deterministik Model Deterministik adalah model persediaan yang menganggap nilai-nilai parameter telah diketahui dengan pasti. Model deterministik dibedakan menjadi dua yaitu: a. Deterministik Statis. Pada model ini total permintaan setiap unit barang untuk tiap periode diketahui dan bersifat konstan, dimana laju permintaan adalah sama untuk tiap periode. 90 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 b. Deterministik Dinamik. Pada model ini total permintaan satiap unit barang untuk tiap periode diketahui dan bersifat konstan, tetapi laju permintaan dapat bervariasi dari satu periode ke periode lainnya. 2. Model Probabilistik (Stokastik) Model probabilistik adalah model persediaan yang menganggap bahwa nilai-nilai parameter merupakan nilai-nilai yang tidak pasti, dimana nilai parameter tersebut merupakan variabel random. Model probabilistik dibedakan menjadi dua yaitu: a. Probabilistik Statis. Pada model ini variabel permintaan bersifat random dan distribusi probabilistik dipengaruhi oleh waktu setiap periode. b. Probabilistik Dinamik Pada model ini variabel permintaan bersifat random, dimana distribusi probabilistik dipengaruhi oleh waktu setiap periode dan dapat bervariasi dari satu periode ke periode lainnya. Metode-Metode Inventory Control 1. Economic Order Quantity (EOQ) Pendekatan yang umum digunakan untuk manajemen persediaan adalah dengan EOQ (Economic Order Quantity Model) dan yang terbaru dengan metode MRP model (mengenai model-model manajemen persediaan dibahas lebih rinci di mata kuliah manajemen operasional dan manajemen persediaan). Metode ini pertama kali dicetuskan oleh Ford Harris pada tahun 1915, tetapi lebih dikenal dengan nama metode Wilson karena dikembangkan oleh Wilson pada tahun 1934. Metode ini digunakan untuk menghitung minimasi total biaya persediaan berdasarkan persamaan tingkat atau titik equilibrium kurva biaya simpan dan biaya pesan. Biaya pemesanan variabel dan biaya penyimpanan variabel mempunyai hubungan terbalik, yaitu semakin tinggi frekuensi pemesanan maka semakin rendah biaya penyimpanan variabel dan agar biaya pemesanan variabel dan biaya penyimpanan variabel dapat ditekan serendah mungkin, maka perlu dicari jumlah pembelian yang paling ekonomis. Metode ini digunakan untuk menentukan jumlah pembelian bahan baku yang optimal yaitu jumlah yang harus dipesan dengan biaya yang paling rendah (ekonomis), ada dua keputusan dasar dalam EOQ, yaitu: 1. Berapa jumlah bahan baku yang harus dipesan pada saat bahan baku tersebut perlu dibeli kembali (Replenisment Cyle) dan 2. Kapan perlu dilakukan pembeliaan kembali (Reorder point). Metode persediaan EOQ mempunyai beberapa asumsi: 1. permintaan konstan (constant demand) dan tenggang waktu (lead time) diketahui, 2. persediaan diterima dengan segera (instantaneous), 3. tidak ada diskon, 4. tidak ada kehabisan stok (stockout) atau kekurangan (shortage), dan 5. biaya variabel yang muncul hanya biaya pemesanan dan penyimpanan. Jadi dengan asumsi tersebut, grafik penggunaan persediaan sepanjang waktu berbentuk seperti “gigi ikan hiu” (sawtooth shape; Grafik dapat dilihat pada buku standar, misalnya Render & Stair, 2000). EOQ mempertimbngkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan persediaan. 91 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 Rumus Economic Order Quantity (EOQ): 2.D.Co EOQ Cc Frekuensi pemesanan = D/EOQ Reorder point = Lt x d Total biaya (TC) = EOQ/2 (Cc) + D (Co) Tiga macam biaya yang berhubungan dengan inventory yaitu: 1. Ordering cost (biaya pesan dan pemasaran) Contohnya: biaya pemesanan, set up cost, biaya pengiriman dan penangannya (bongkar-muat), potongan harga karena jumlah pembelian besar. 2. Carrying cost (biaya penyimpanan) Contohnya: biaya gudang, asuransi, pajak kekayaan, biaya modal, penyusutan 3. Biaya persediaan pengaman, contohnya: kehilangan penjualan, kehilangan kepercayaan pelanggan, gangguan jadwal produksi. Gambar 5. Economic Order Quantity 92 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 Gambar 6. Cost as Function of Order Quantity Costs as Functions of Order Quantity $Cost Inventory Cost versus Order Quantity C Total Minimum Cost ost t y Cos Carr Order Cost Optimal Quantity Quantity Noorlaily F/FE Unair 15 Gambar 7. Sawtooth Inventory Curve 2. Reorder Point (ROP) Pembelian bahan baku yang sudah ditetapkan dalam EOQ agar tidak menggangu kelancaran kegiatan produksi, maka diperlukan waktu pemesanan kembali bahan baku. Faktor-faktor yang mempengaruhi titik pemesanan kembali adalah: 1. Lead time, yang merupakan waktu yang dibutuhkan antara bahan baku dipesan hingga sampai di perusahaan. lead time ini akan mempengaruhi besarnya bahan baku yang digunakan selama lead time, semakin lama lead time maka akan semakin besar bahan yang diperlukan selama masa lead time. 2. Tingkat pemakaian bahan baku rata-rata persatuan waktu tertentu. 3. Persediaan pengaman (safety stock) yaitu jumlah persediaan bahan minimum yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk menjaga kemungkinan keterlambatan datangnya bahan baku sehingga tidak terjadi stagnasi. 93 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 Jadi, ROP adalah tingkat persediaan dimana pemesanan harus dilakukan agar barang dapat datang tepat pada waktunya. ROP = L x Q Keterangan: L = lead time Q = pemakaian rata-rata (per hari, per minggu, atau per bulan) Gambar 8. The Reorder Point Curve The Reorder Point (ROP) Curve Inventory Level (Units) ROP = (Demand per day) x (Lead time for a new order, in days) = d x L Q* Slope = Units/Day = d ROP (Units) Lead Time (Days) L Noorlaily F/FE Unair 24 Gambar 9. Hubungan EOQ dengan ROP Pada Kondisi yang Pasti Hubungan EOQ dengan Reoder point pada kondisi yang pasti Persediaan Maksimum = EOQ EOQ EOQ EOQ ROP ROP ROP Lt Lt Lt Pengembangan model EOQ untuk keadaan yang tidak pasti dalam menghadapi kondisi yang tidak pasti, maka penerapan model EOQ perlu dikembangkan dengan memperhitungkan persediaan pengaman. - Jumlah persediaan maksimum = EOQ + persediaan pengaman - Total biaya persediaan: TC = EOQ/2 (Cc) + D (Co) + Jumlah persediaan pengaman (Cc) 94 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 Gambar 10. Hubungan EOQ dengan ROP Pada Persediaan Pengaman Hubungan EOQ dengan ROP dan PersediaanPengaman Persediaan Maksimum = EOQ + Persed. Pengaman EOQ EOQ ROP EOQ ROP ROP Persediaan pengaman 3. Safety Stock Safety Stock dapat ditaksir dengandengan cara yang relatif lebih teliti yaitu dengan metode sebagai berikut: 1. Metode perbedaan pemakaian maksimum dan rata-rata metode ini dilakukan dengan menghitung selisih anatara pemakaian maksimum dengan pemakaian rata-rata dalam jangka waktu tertentu (misalnya per minggu), kemudian selisih tersebut dikalikan dengan lead time. Safety Stock = (pemakaian maksimum - pemakaian rata-rata) lead time 2. Metode statistika digunakan untuk menetukan besarnya safety stock dimana dengan metode ini kita dapat menggunakan program komputer seperti dengan menggunakan program SPSS untuk mencari Least Square Method (metode kuadrat terkecil) 4. Just in Time (JIT) Menurut JIT ada beberapa faktor yang menyebabkan Inefisiensi dalam inventory yakni sebagai berikut: 1. Overproduction, 2. Waiting, 3. Transportation, 4. Processing, 5. Motion, 6. Stock, dan 7. Defective Products. JIT merupakan pendekatan untuk meminimalkan total biaya penyimpanan dan persiapan yang sangat berbeda dari pendekatan tradisional. pendekatan tradisional mengakui biaya persiapan dan kemudian menetukan kuantitas pesanan yang merupakan saldo terbaik dari dua kategori biaya. sebaliknya di lain pihak, JIT tidak mengakui biaya persiapan tetapi sebaliknya JIT mencoba menekan biaya-biaya ini sampai nol. Jika biaya penrsiapan tidak menjadi signifikan maka biaya tersisa yang akan diminimalkan adalah biaya penyimapanan, yang dilakukan dengan menggurangi persediaan sampai ke tingkat yang sangat rendah. pendekatan inilah yang mendorong untuk persediaan nol dalam sistem JIT. kebanyakan penghentian produksi terjadi karena salah satu dari tiga alasan yakni kegagalan mesin, kerusakan bahan, dan ketersediaan bahan baku, sehingga memiliki persediaan merupakan salah satu pemecahan masalah tradisonal atas semua masalah tersebut. pihak-pihak yang mendukung pendekatan JIT berpendapat bahwa persediaan yang banyak tidak akan memecahkan masalah tetapi hanya menyamarkan atau menutupi masalah. JIT dapat 95 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 memecahkan ketiga masalah ini dengan menekankan pada pemeliharaan total dan pengendalian mutu total serta membina hubungan baik dengan pemasok. 5. Analisis ABC Manajer operasi dapat menetapkan manajemen persediaan, meliputi: 1. bagaimana mengelompokkan produk persediaan melalui suatu analisis yang disebut analisis ABC, 2. bagaimana mempertahankan keakuratan catatan persediaan yang ada dan diverifikasi melalui audit berkelanjutan (cycle counting). Jadi dalam bisnis eceran (retail), penyusutan persediaan karena barang rusak, dicuri, atau administrasi yang buruk, merupakan kerugian yang besar. Analisis ABC (model yang tidak berbasis EOQ) dapat digunakan untuk menentukan persediaan apa yang akan dikendalikan (what inventory to control). Analisis ABC membagi persediaan yang ada di tangan dalam tiga kelompok berdasarkan volume tahunan dan unit harga. Analisis ini merupakan penerapan dari Prinsip Pareto, yang menyatakan: “ada beberapa yang penting dan banyak yang sepele”. Pemikiran yang mendasari prinsip ini adalah bagaimana memfokuskan sumberdaya pada bagian “persediaan penting meskipun sedikit” itu dan bukan pada pada bagian persediaan yang banyak tapi sepele. Analisis ABC mengakui adanya fakta bahwa beberapa items persediaan lebih penting dari lainnya. Items kelompok A adalah kritis, items kelompok B adalah penting, dan items kelompok C tidak penting, kalau diukur dengan nilai uang per tahun. 6. Production Order Quantity (POQ) Jika asumsi-asumsi dalam metode EOQ tersebut valid, metode EOQ akan memberikan penyelesaian optimal. Jika asumsi tersebut tidak terpenuhi maka model dasar EOQ tidak dapat diterapkan sehingga diperlukan model yang lebih kompleks, yakni Model production order quantity (POQ) yang disebut juga model production run. Model ini cocok untuk lingkungan produksi yang mengeleminasi asumsi bahwa persediaan diterima segera dan sering disebut model jumlah produksi. 7. Model Diskon Model ini digunakan jika asumsi-asumsi dalam metode EOQ tidak valid. Model diskon karena kuantitas (eoq with quantity discount) yang bertujuan untuk meminimalkan biaya persediaan total, dengan mempertimbangkan biaya meterial aktual. 8. Model Backorder Pada model persediaan ini, pesanan dari pelanggan akan tetap diterima walaupun pada saat itu tidak ada persediaan. Permintaan akan dipenuhi kemudian setelah ada persediaan baru. Pesanan untuk diambil kemudian lazim disebut backorder. Asumsi dasar yang digunakan pada model ini sama seperti model EOQ biasa, dengan tambahan asumsi bahwa penjualan tidak hilang karena stock-out yaitu: a) Barang yang dipesan dan disimpan hanya satu macam. b) Kebutuhan atau permintaan barang diketahui dan konstan selama periode persediaan. c) Biaya pemesanan dan biaya penyimpanan diketahui dan konstan. d) Barang yang dipesan diterima seketika, tidak bertahap. e) Harga barang tetap dan dan tidak tergantung dari jumlah yang dibeli (tidak ada diskon dalam tingkat kuantitas pesanan). 96 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 f) Waktu tenggang (lead time) diketahui dan konstan. Gambar 11. menunjukkan tingkat persediaan sebagai fungsi dari waktu dalam model dengan backorder. Pada gambar 11, bisa dijelaskan bahwa q merupakan jumlah setiap pemesanan, sedangkan s merupakan on hand inventory yang menunjukkan jumlah persediaan barang pada setiap awal siklus persediaan. Gambar 11. Model Persediaan dengan Backorder dimana: a = biaya pengadaan barang tiap unit per satuan waktu. b = biaya kekurangan barang (backorder) tiap unit per satuan waktu. c = biaya penyimpanan barang. r = total permintaan dalam unit, dalam periode T. s = tingkat persediaan maksimum tiap awal periode. q = jumlah pesanan ekonomis tiap periode. t1= periode waktu pemesanan s unit barang. t2= periode waktu pemesanan kembali untuk memenuhi kekurangan sebesar q-s. tq = periode waktu antara dua pemesanan (tq = t1 + t2). r = banyaknya pesanan yang dilakukan selama periode T. q Setiap siklus persediaan terdiri dari dua buah segitiga yang menunjukkan adanya dua tahap. Tahap pertama adalah tahap dimana permintaan konsumen dapat dipenuhi dengan on hand inventory. Tahap ini digambarkan sebagai segitiga besar yang terletak di atas sumbu datar, dengan tinggi s. Sedangkan tahap kedua adalah tahap dimana on hand inventory sudah nol dan konsumen harus memesan untuk dapat diambil setelah tersedia beberapa waktu kemudian. Tahap ini digambarkan sebagai segitiga yang terletak di bawah sumbu datar, dengan tinggi (q - s) yang menunjukkan jumlah barang yang dipesan oleh konsumen tetapi tidak dapat segera dipenuhi (backorder). Biaya pengadaan persediaan (procurement cost) hanya dikenakan pada tahap pertama dari siklus persediaan, yaitu pada segitiga besar yang terletak di atas sumbu datar. Karena tingkat persediaan pada awal pesanan adalah s dan habis setelah waktu t1 dengan s laju yang konstan, maka persediaan rata-rata selama t1 adalah t1 . 2 97 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 Jadi dengan mengalikan biaya pengadaan persediaan (a) dengan persediaan rata-rata, diperoleh: s Biaya pengadaan persediaan rata-rata = a x t1 (1.1) 2 Biaya kekurangan persediaan (shortage cost) dikenakan pada tahap kedua dari siklus persediaan, yaitu pada segitiga kecil yang terletak di bawah sumbu datar. Karena jumlah kekurangan adalah (q - s) dan habis setelah waktu t2 dengan laju yang konstan, maka q s t ). jumlah kekurangan persediaan rata-rata selama t2 adalah ( 2 2 Jadi dengan mengalikan biaya kekurangan persediaan (b) dengan jumlah kekurangan persediaaan rata-rata, diperoleh: q s t ) (1.2) Biaya kekurangan persediaan rata-rata = b ∙ ( 2 2 Dari gambar 11. dapat diperoleh: q s qs r tq t1 t2 T (1.3) s T (q s )T r ,0 s q t1 t2 Pada model persediaan dengan backorder, total biaya persediaan (TC) merupakan gabungan antara biaya pengadaan (procurement cost), biaya penyimpanan (holding cost) dan biaya kekurangan (shortage cost), sehingga dengan menggunakan persamaan (1.1) dan (1.2) maka total biaya persediaan tiap akhir periode waktu perencanaan [0,T] dapat dirumuskan sebagai: (q s) s r TC a. t1 b. t 2 c 2 2 q (1.4) ast r b.(q s )t 2 r cr 1 2q q 2q Dari persamaan (1.4) dapat diketahui bahwa TC merupakan fungsi dari q dan s sehingga TC = F(q,s). Dengan mensubstitusi r pada (1.3) ke (1.4) diperoleh: as 2T b(q s ) 2 T cr F ( q, s ) , q 0, r 0 (1.5) 2q 2q q Dengan mempertimbangkan r, s sebagai variabel dan q diberikan, maka total biaya persediaan F (q, s) dinotasikan sebagai: as 2T b(q s ) 2 T cr Gq(r , s ) , q 0, r 0 (1.6) 2q 2q q Tujuan yang ingin dicapai adalah menentukan nilai q dan s yang dapat meminimumkan F(q, s). Hal ini dapat diperoleh dengan menggunakan aturan derivative 98 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 dari suatu fungsi, sehingga F(q, s) pada (1.5) diturunkan secara parsial terhadap q dan terhadap s, kemudian menyamakannya dengan nol. as 2 b(q 2 s 2 )T cr TC 2 2 (1.7) q 2q 2q 2 q 2asT 2b(q s )T TC (1.8) s 2q 2q Dari persamaan (1.7), TC 0 , maka diperoleh: q as 2T b(q 2 s 2 )T 2cr 0 as 2 2cr b bT 2 as 2cr q2 s2 b bT q2 s2 Dari persamaan (1.8), (1.9) TC 0 , maka diperoleh: s asT bqT bsT 0 q q q S (a + b ) T = bqT bq s ( a b) (1.10) Dari persamaan (1.9) dan (1.10) dapat diperoleh: Jumlah persediaan optimal q = Jumlah backorder optimal s = Total biaya minimum F (q,s) = 9. 2(a b)cr abT 2bcr a (a b)T 2abcrT ab (1.11) Inventory Control Deterministik Multi Item Multi Item dengan Potongan Harga Berdasar Jumlah Pesanan dan Biaya Pesan Gabungan Dengan mengadaptasi tahap penentuan frekuensi dan jumlah pesanan pada kasus potongan harga untuk item tunggal, tahap penentuan frekuensi dan jumlah pesanan untuk kasus ini dapat disusun sebagai berikut : 1. Menentukan formula yang dapat digunakan untuk menghitung jumlah pesanan ekonomis 2. Berdasarkan data struktur potongan harga yang ada, dibuat struktur kisaran baru yang dapat mewakili karakter potongan harga semua item yang terlibat secara bersama-sama 3. Menghitung jumlah pesanan ekonomis pada semua kisaran jumlah pesanan baru 99 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 yang terbentuk dengan harga yang sesuai, mulai dari kisaran jumlah pesanan terkecil, sampai didapatkan jumlah pesanan ekonomis yang valid (yang berada pada kisaran yang sesuai). 4. Menghitung biaya pengadaan persediaan pada jumlah pesanan ekonomis valid dan pada semua jumlah pesanan price break di atas jumlah pesanan ekonomis valid, dan 5. Memilih di antara hasil-hasil tersebut yang menghasilkan biaya terendah, sebagai keputusan jumlah pesanan. 10. Pengendalian Persediaan Deterministik Multi Item untuk Kecepatan Pemakaian Tetap Kejadian deterministik, yang dipakai sebagai asumsi untuk pembentukan modelmodel pengendalian persediaan deterministik, sebenarnya tidak pernah terjadi. Namun teori ini dapat digunakan untuk mendekati kejadian yang tingkat ketidakpastiannya cukup rendah. Model pengendalian persediaan probabilistik, yang lebih kompleks daripada model deterministik, akan menjadi tidak ekonomis untuk diterapkan bila dipakai untuk memodelkan kejadian yang tingkat ketidakpastiannya cukup rendah. Model biaya pengadaan persediaan multi item telah dikembangkan (Narasimhan dkk., 1985), yang secara umum memiliki bentuk seperti pada persamaan 1. Pada Narasimhan dkk. (1985) persamaan di atas memiliki bentuk yang sedikit berbeda dari bentuk yang ada di sini karena satuan yang digunakan berbeda untuk tiap variabelnya. H iQi TIC = F (C + ci) + + PiDi (1) 2 dengan TIC F C ci Hi Qi Pi Di = = = = = = = = biaya total pengadaan persediaan selama satu periode, frekuensi pemesanan per periode, biaya pesan tetap setiap kali pesan, biaya pesan untuk pemesanan item i, biaya penyimpanan item i per unit per periode, jumlah unit item i setiap kali pesan, harga item i per unit, dan kebutuhan unit item i per periode. Model di atas disusun dengan asumsi-asumsi dasar pengembangan model persediaan deterministik sederhana yaitu : 1. Kecepatan pemakaian persediaan tertentu dan tetap (sehingga dapat dipastikan tidak akan terjadi stock out). 2. Kedatangan pesanan serta merta. 3. Tidak diijinkan adanya back order. 4. Harga item-item yang terlibat tetap, tidak dipengaruhi jumlah pesanan, dan 5. Beberapa item dapat dipesan dan datang sekaligus. Bila setiap item tidak pernah dipesan bersama-sama, maka suku C akan melebur ke ci dan model di atas akan menjadi D HQ TIC = i c i i i Pi D i (2) 2 Qi 100 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 Sebaliknya bila semua item selalu dipesan bersama-sama, suku ci akan melebur ke C dan model di atas akan menjadi H iQi TIC = FC + + PiDi (3) 2 Bentuk model di atas masih dapat dikembangkan atau dispesifikkan lagi sesuai dengan kasus yang dihadapi. Beberapa perumusan pengembangan model di atas dan algoritma penyelesaiannya telah disusun antara lain oleh Brown, Silver, serta Kaspi dan Rosenblatt (Narasimhan, 1985). Brown mengembangkan algoritma penyelesaian iteratif untuk mendapatkan frekuensi pemesanan tiap item yang diawali dengan penetapan suatu frekuensi yang sama untuk semua item, biasanya pada F = 1. Dari contoh kasus yang dikemukakan dapat dibuktikan bahwa meskipun ada biaya pesan tetap C, masing-masing item tidak harus selalu dipesan bersama-sama setiap kali pesan. Hal ini dapat dimengerti karena ada biaya pesan tiap item, ci . Algoritma yang dikembangkan Silver pada dasarnya memiliki tujuan yang sama dengan algoritma Brown, dan merupakan penyederhanaan algoritma Brown dengan menghilangkan prosedur iteratifnya. Kaspi dan Rosenblatt selanjutnya menyempurnakan algoritma Silver dengan penyederhanaan lebih lanjut sehingga praktis untuk jumlah item yang sangat besar. PENUTUP Pengendalian bahan baku yang diselenggarakan dalam suatu perusahaan diusahakan untuk dapat menunjang kegiatan-kegiatan yang ada dalam perusahaan yang bersangkutan. Ketarpaduan dari seluruh pelaksanaan kegiatan yang ada dalam perusahaan akan menunjang terciptanya inventory control system yang baik dalam suatu perusahaan. Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting bagi perusahaan, karena persediaan fisik pada perusahaan akan melibatkan investasi yang sangat besar pada pos aktiva lancar. Pelaksanaan fungsi ini akan berhubungan dengan seluruh bagian yang bertujuan agar usaha penjualan dapat intensif serta produksi dan penggunaan sumber daya dapat maksimal. Dari keseluruhan uraian di atas terlihat bahwa penyusunan model pengendalian persediaan untuk suatu perusahaan dapat dikembangkan dari model-model dasar yang ada namun tetap mempertimbangkan prinsip ekonomis, yaitu trade off antara kemudahan penyusunan dan penerapan model dengan keakuratan hasil sesuai tujuan yang ingin dicapai. DAFTAR PUSTAKA Asdjudirejda, Lili. 1999. Manajemen Produksi. Bandung : Armiko Assauri, Sofyan. 1998. Manajeman Produksi dan Operasi. Edisi Revisi. Jakarta: BPFE UI. Dessler, Gary. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Indeks. Gitosudarmo, Indrio. 2002. Manajemen Keuangan Edisi 4. Yogyakarta: BPFE. 101 JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS) Tinjauan Atas Planning, Replenishment (Skenario) dan Activities Inventory Control VOL. 1 NO. 1 JANUARI 2011 Herjanto, Eddy, 1999. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: PT Gramedia. Herjanto, Eddy. 1997. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Grasindo. IAI. 2009. Standar Akuntansi Keuangan: Jakarta Matz, Adolp dkk.1994. Akuntansi Biaya. Jakarta: Erlangga. Narasimhan, S.L., McLeavey, D.W., Billington, P.J., 1985, Production Planning and Inventory Control, 2 ed., Prentice- Hall International, Inc., New Jersey. Prawirosentono, Suyadi. 2001. Manajemen Operasi : Analisis Dan Studi Kasus. Jakarta : Bumi Aksara. Render, Barry & Ralph M. Stair, Jr. 2000. Quantitative Analysis for Management, 7th Edition, New Jersey: Prentice. Hall International. Riggs, James L. (1976). Producrion System: Planning, Analysis and Control. New York: John Wiley & Sons, Inc. Bedworth. Riyanto, Bambang. 2001. Dasar-dasar Pembelajaran Perusahaan Edisi 4. Yogyakarta: BPFE. Soemarsono, 1999. Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta: Penerbit PT. Rineka Cipta. 102
