kumpulan makalah perancangan sistem informasi

KUMPULAN MAKALAH
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
,
DENGAN PERANCANGAN BASIS DATA METODA DDA
Oleh : Ignatius A. Sandy dan kawan-kawan
JURUSAN TER'NfK.rfNDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS KATOLIK P ARAHY ANGAN
BANDUNG
2009
SURAT REKOMENDASI
Dengan ini saya mengajukan rekomendasi bahwa laporan penelitian dengan judul :
Perancangan Sistem Informasi Di Toko Sepatu Dengan Menggqnakan Metode IdefO Dan
DIlII ( Studi Kasus Di Toko Sepatu XYZ)
2
6
Perancangan Sistem Informasi Manajemen Untuk Bagian Penjualan, Keuangan, Dan
Personalia (Studi Kasus Garmen XYZ)
Pcrancangan Sistem Informasi Manajemen Untuk Bagian Pembelian Dan Produksi (Studi
Kasus Garmen XYZ)
Perancangan Sis tern Informasi Pabrik Spare Part X Bagian Penjualan, Keuangan, Dan
Gudang Produk Jadi
Perancangan Sis tern Informasi Pabrik Spare Part X Bagian Gudang, Pembelian, dan
Produksi
Perancangan Sistem Informasi Manajemen Pad a Unit Bisnis Dyeilll{ PT KFM
7
Perancangan Sistem Informasi Penjual Motor X X
8
Perancangan Sistem Informasi Manajemen Unit Bisnis POIlilillg Perusahaan X
3
4
5
,,-
Penulis : Ignatius A. Sandy
Dinyatakan layak sebagai karya peneiitian bidang Teknik Industri.
Bandung, 17 luli 2009
Prof. Dr. Ign. Suharto. 1r.,APlJ
Guru Besar Fakultas Tcknologi Industri
Universitas Katolik Parahyangan
DAFTARISI
Perancangan Sistem Infarmasi Di Toko Sepatu Dengan Menggunakan Metode IdejD Dan Dda
( Studi Kasus Di Toka Sepatu XYZ )
Perancangan Sistem Informasi Manajemen Untuk Bagian Penjualan, Keuangan, Dan Personalia
1-6
7-12
(Studi Kasus Gannen XYZ)
Perancangan Sistem Informasi Manajemen Untuk Bagian Pembelian Dan Produksi (Studi
Kasus Garmen XYZ)
13-18
Perancangan Sistem Informasi Pabrik Spare Part X Bagian Penjualan, Keuangan, Dan Gudang
Produk Jadi
19-24
Perancangan Sistem Informasi Pabrik Spare Part X Bagian Gudang, PembeIian, dan Produksi
25-30
Perancangan $istem Informasi Manajemen Pada Unit Bisnis Dyeing PT KFM <
31-38
Perancangan Sistem Informasi Penjual Motor X X
39-46
Perancangan Sistem Informasi Manajemen Unit Bisnis Panding Perusahaan X
47-S?
Kllrnpll!an Makalah Perancangan Sistem Informasi
dcngan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
PERANCANGAN SISTEM INFORM AS I DI TOKO SEPATU
DENGAN MENGGUNAKAN METODE IDEFO DAN DDA
( Studi Kasus di Toko Sepatu XYZ ) .
Ignatius A. Sandy
_
Jurusan Teknik Industri. Universitas Katolik Parahyangar), Bandung 40141
+62-22-2032700, Email: [email protected]
Handy Wijaya
Alumni JUlUsan Teknik Industri Universitas Katofik Parahyangan
JI Ciumbuleuit No 94 Bandung 4014.1
Abstrak. Toko Sepahr XYZ merupakan perusahaan retail yang bergerak di bidang
penjualan produk alas kaki. Toko Sepatu XYZ memiliki beberapa kelemahan yang
mengakibatkan masalah dalam menjalankan aktivitasnya. Masalal} yang muncul yaitu
informasi yang dibutuhkan tidak mudah diperoleh saat dibutuhkan, data yang dibutuhkan
tidak lengkap, tidak tepat waktu dan tidak mudah diakses, tidak ada mekanisme pengendali
dalam aktivitas yang krusial, terjadi pengulangan proses (redundancy) dan stmktur
informasi yang belum jelas. Infonnasi yang baik adalah informasi yang relevan pada waktu
yang tepat secara akurat dan Iengkap.Perancangan sistem infonnasi yang baik dibutuhkan
untuk menyelesaikan masalah - masalah terse but.
Pada penelitian ini dilakukan perancangan sistem informasi dengan menggunakan
metode SDLC (.'iystem Development Life Cycle) yang memiliki beberapa tahapan. Tahapan
- tahapan dalam SDLC yaitu Planning (Pereneanaan ), Analysis (analisis), Design (desain),
Implementation (Penerapan) dan Use (penggllnaan). Penelitian ini dilakukan sampai tahap
Design (desain). Metode lain yang digunakan adaJah metode Integrated Computer-Aided
Manujilcturing Definition 0 (IDEFO), Matriks BSP dan metode DDA (Database Design
Base on Activi(v). Pemetaan sistem awal dan perancangan sistcill llsulan menggunakan
metode IDEFO. Perancangan basis data menggunakan metodc DDA.
HasiI dari peneiitian ini adalah usulan rancangan sistem informasi yang disertai
perbaikan aktivitas di dalam perusahaan. Sistem informasi usulan dapat mcngatasi masalah
- masalah yang tedadi Toko Sepatu XYZ yaitu dalam membuat, menyimpan, mengolah,
mengambil, mcndistribusikan dan menampilkan data menjadi Icbih baik.
I. Latar Belakang Masalalr
Toko Sepatu XYZ adalah salah satu
perna in usaha retail sepatu di Purwakarta. Toko
Sepatu XYZ berdiri sejak tahun 1995. Toko
Sepatu XYZ menjual sepatu dan sandal. Sejak
berdiri Toko Sepatu XYZ dan sampai saat ini
selalu berusaha meningkatkan kualitas dan
meningkatkan kemampuan daya saing sehingga
Toko Sepatll XYZ mampu bertahan dan
mcmiliki citra yang baik dimata masyarakat.
Toko Sepatu XYZ memiliki suatn visi dan
misi yang lI1tmya adalah ingin menjadi
penguasa retail scpatu di Jawa BaraL Toko
Sepatu XYZ memiliki moto pelayanan," For
The Whole Family"
Bisnis utama Toko Sepatu XYZ yaitll
l11enjuaJ sepatu dan sandal. Kegiatan penjualan
yang terjadi di Toko Sepatu XYZ terjadi setiap
hari dengan jllmlah penjualan yang tidak tentu.
Pelanggan utama Toko Sepatu XYZ adalah
masyarakat Purwakarta. Salah satu cara
.,,)
mempertahankan pelanggan yang ada, Toko
Sepatu XYZ membuat suatu program diskon
dan peningkatan pelayanan untuk mencapai
kepnasan bagi pelanggan yang berbelanja.
Dalam memenuhi kebutuhan barang, Toko
Sepatu XYZ melakukan pemesanan barang ke
banyak supplier dari luar kota Purwakarta.
Kegiatan pemesaflan barang bertujuan UI1tuk
memenuhi kebutuhan barang persediaan dan
penjualan. Toko Sepatu XYZ melakukan
pemcsanan dalam jumlah yang tidak selalu
sam a dan frckuensi pemesanan tirl(}k selalu
sama. Pemcsanan barang hanya dilakukan pad a
saat persediaan barang sudah menipis atau
habis. Kcgiatan pemesanan barang dilakukan
dcngan bcbcrapa cara, yaitu dengan cara
menelepon, melalui email, fax, pada saat
launching produk atau langsung pada saat ada
kunjungan salesmain ke Toko Sepatu XYZ.
Beberapa supplier melakukan test market
untuk produk barn, j ika produk baru tersebut
KumpuJan Makalah Perancangan Sistem Informasi
dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
sehingga akan peningkatan daya saing Toko
Sepatu XYZ sebagai organisasi bisnis.
Dengan adanya sistcm infonnasi sebagai
alat pcndukung aktivitas bisnis, maka infonnasi
yang diperlukan akan lebih mudah, lebih cepat
diakses dan· dapat mengurangi waktu yang
dibutuhkan, untuk memproses data yang
dibutuhkan oleh Toko Sepatu XYZ.
tidak lakll, maka pihak Toko Sepatll XYZ
diperbolehkan melakukan return barang.
8eberapa supplier memperbolehkan return
barang sesuai dengan kesepakatan dengan pihak
Sepatu XYZ. Pihak Toko Sepatu XYZ dapat
melakukan return jika barang tersebut cacat
Setiap pengembalian barang dieatat dalam
berupa faktllr pengembalian barang sebagai
bukti bahwa barang telah .diretul'l1 oleh pihak
Toko Sepatu XYZ. Faktur pengembalian barang
tersebut akan diperhitungkan dalam pembayaran
2. Identifikasi dan Perumusan Masalah
Untuk
meningkatkan
pcrfonnansi
perusahaan dalam menghadapi kendala-kendala
yang ada, maka diperlukan sualu sistcm yang
baik dan mampu mendukung jalannya kegiatan
penjualan. Dengan demikian, perumusan
masalah yang tepat adalah sebagai berikut:
a. Apakah pros..es bisnis saat ini yang ada, di
dalam pcrusahaan sudah baik?
b. Bagaimana usulan perbaikan proses bisnis
untuk mengurangi kelemahan yang ada?
c. Bagaimana perancangan sistem informasi
yang tepat untuk mcngatasi masalah -: .
infonnasi yang terjadi di Toko Sepatu XYZ
agar kegiatan- kegiatan dapat lebih efisien?
hutang - piutang.
Barang yang dipesan akan dikirim melalui
kurir atau bersamaan pada saat salesman
melakukan kunjungan ke Toko Sepatu XYZ.
Kegiatan penerimaan barang dan penanganan
persediaap. yaitll barang yang tiba di Toko
Sepalu XYZ akan dieatat dan ditambahkan ke
dalam buku catatan persediaan dengan cara tulis
tangan. Pad a saat penerimaan barang dilakukan
pemeriksaan kualitas dan jumlah. Jika ada
barang yang eaent, maka barang tersebut akan
dikembalikan ke supplier.
Pada saat ini Toko Sepatu XYZ masih
menggunakan pencatatan secara manual dalam
penerapan
sistem
informasi.
Pencatatan
informasi secara manual dilakukan pada kcrtas,
binder dan buku, Informasi sering kurang akurat
at au tidak tcrsedia pada saat yang dibutuhkan.
Contohnya yang terjadi yailu Toko Sepatu XYZ
baru mengetahui perscdiaan yang dimilikinya
telah habi5 ketika ada permintaan.
Ketcrlambatan
mengetahui
p05isi
persediaan yang berlanjut terus menerus akan
mengakibatkan lost sales. Konsumen akan
membcli barang di toko pesaing. Informasi
posisi persediaan diketahui pada saat yang tidak
tepat atau informasi datang terlamba!.
Ada beberapa kelemahan lain yaitu
inforrnasi mengenai keberadaan data history
penjualan, data utang yang tidak dapat diolah
dengan cepat karena pencatatan pada kertas.
Selain itu, data yang berkaitan dengan
karyawan seperti identitas karyawan dan gaj i
bulanan masih rnenggunakan daya ingat dan
catatan pribadi pemilik perusahaan.
Infonnasi yang akurat, Jengkap dan tepat
waktu dapat meningkatkan kualitas pcJayanan
Toko Istana dalum menyediakan barang yang
diminati konsumen dengan baik dan dapat
memberikan informasi dcngan cepat.
Dengan penerapan sistem informasi yang
berbasis komputer (basis data) dapat membantu
T oko Sepatu XYZ dalam menyediakan
informasi yang sesuai dcngan kebutuhan.
Dengan demikian pengelola atau pemilik dapat
menjalankan kegiatan bisnis dengan Jancar
3. !'engolahan Data dan AnaHsis
Mctodc yang digunakan pad a perancangan
sistem informasi di Toko Sepatu XYZ adalah
Siklus Hidup Sistem (System Life C)'CIe- SL(.).
SLC ini merupakan pencrapan pendekatan
sistem
untuk
mengembangkan
dan
menggunakan sistcm berbasis komputcr.
Tahapan yang ada pad a SLC adalah
perencanaan, analisis, rancangan, pcnerapan dan
penggunaan. Dalam penclitian ini, tahapan yang
akan dilakukan adalah tahap pcrcncanaan,
analisis dan rancangan.
3.1. Tahap Pereneanaan
Terdapal 8 langkah dalam tahap
percncanaan pada 'l11etoiogi SLC, akan tetapi
ada beberapa langkah yang tidak dilakukan pada
pcnelitian ini, yaitu membuat studi kelayakan,
mempersiapkan usulan peneJitian sistem,
menyetujui atau mcnolak penelitian proyek dan
menetapkan mckanisrne pengendajian. Adapun
alasan tidak dilakukannya kccmpat Iangkah
terse but karena langkah-Iangkah tersebut
merupakan Iangkah yang bcrinteraksi langsung
dengan pemilik perusahaan maupun karyawankaryawannya.
Misalkan
pada
langkah
menyetujui atau menolak penelitian proyek,
langkah ini merupakan pertimbangan pro dan
kontra dari rancangan sistem dan penentuan
apakah proyek akan diteruskan atau dihentikan.
Sedangkan pada pcnelitian ini, perancangan
sistem informasi dibatasi sampai dcngan
pembuatanJorm dan reports saja
2
KUl1lpulan Makalah Pcrancangan Sistem Infcrmasi
dengan Peraneangan Basis Data Metoda DDA
I3crikut adalah langkah-Jangkah
dilakukan dalam tahap pcrencanaan:
yang
menginginkan proses bisnis pada perusahaan
dapat berjalan seeara efektif dan efisien. .
4. Mengidentifikasikan Kendala-kendala Slstem
Penelitian ini bcrtujuan mengembangkan
raneangan sistcm infor~asi yang tepat untuk
mendukung aktivitas dari subsistem penjuaJan,
subsistem persediaan, subsistem keuangan dan
subsistem pembelian took Sepatl! XYZ. Untuk
mercalisasikan sistem informasi tersebut, akan
dibllat desain form dan reports.
Dengan adanya pergantian dari sistem
berbasis kertas menjadi sistem berbasis
komputer, tentunya diperlukan adaptasi dari
para karyawan. Karyawan khusllsnya. pada
bagian penjualan perlu mempelajan bagallnana
menggunakan program yang telah dirancang.
Kesalahan karena karyawan belum benar-benar,
memahami bagaimana sistem beljalan dan
bagaimana sistem tersebut sebenamya dapat
memberikan keefisienan dalam pekerjaan.
Dengan adanya kendala tersebut, dal~llJ
rnembuat rancangan sistem inform as i) penel{ti
hams dapat membuat rancangan sistem
informasi yang sesllai dcngan proses bisnis yang
telah berjalan. Dengan demikian, karyawan
yang akan menjalankannya dapat lebih
memahami sistcm berbasis komputer dengan
Icbih 1TI1idah karena dasar proses yang
digunakan sebenamya sam a dengan sistem
scbelumnya yang berbasis kerias.
I. Menyadari Masalah
Sa at
ini
disadari
bahwa
terdapat
kelemahan-kelemahan yang mengakibatkan
ketidakefisienan dalam aktivitas perusahaan.
Kegiatan pembaharuan data persediaan baran~
pada TK.Sepatu XYZ teljadi dengan rrekuenSl
yang cukup tinggi tiap harinya sehingga
dibutuhkan kinelja yang baik dari perusahaan.
Pencatatan dengan sistem informasi
berbasis kertas mengakibatkan kurangnya
kecepatan dan ketepatan dalam hal memperoleh
informasi untuk setiap bagian yang terkmt dl
dalam perusahaan) misalnya saat mencari data
mengenai persediaan, data mengcnai jumlah
penjualan p').da suatu peri ode tertentu .. Dengan
tidak adanya sistem informasi yang balk) maka
aliran informasi dapat terhambat sehingga
berpengaruh terhadap aktivitas perusahaan.
2. Mendefinisikan Masalah
Mendefinisikan masalah dilakukan dengan
di
mana
letak
mengidentifikasikan
permasalahannya dan apa yang menjadi
penyebabnya. Berikut adalah masalah yang
van
. o teridentifikasi di dalam pcrusahaan :
1. Informasi mengcnai data perscdiaan aktual
banmg tidak memadai ( uncreated iJ?fOrmafion )
dan Informasi tempat barang tidak terscdia.
2. Perusahaan tidak mengetahui kehilangan
barang karcna PcnjllaJan.
3. Pelayan salah mcmbllngkus barang atall
memberikan barang
4. Terjadi pengulangan proses (Redundansi
Proses) menghitung total penjualan dan
rnembllat rckapitulasi penjuaJan.
5. Kesalahan pemesanan akibat data persediaan
dan data penjuaJan tidak memadai
6. Buku yang berisi data persediaan tidak
pernah sesuai dcngan kondisi aktual (unused
in/ormation)
7. Perusahaan tidak mcncrapkan FIFO (First In
First Out),belum adanya Infbrmasi urutan
prioritas keluar barang
8. Terjadi pengulangan proses dan kesulitan
pembuatan laporan laba rugi.
~
3.2. Tahap Analisis
Terdapat 6
langkah dalam
tahap
pereneanaan, yaitu mcngumumkan penelitian
sistem,
mengorganisasikan
tim
proyek,
mendefinisikan
kebutuhan
informasi,
mendefinisikan
kriteria
kinerja
sistem)
menyiapkan usulan rancangan, menyetujlli atau
menolak rancangan proyek. Dalam penelitian
ini, langkah yang akan dilakukan dalam tahap
anal isis ini adalali mehdefinisikan kebutuhan
infonnasi dan mendefinisikan kriteria kinerja
sistem. Sama halnya dengan alasan pada tahap
perencanaan, terdapat langkah-Iangkah yang
tidak dilakukan OOlam penelitian ini karena
langkah-Iangkah terse but merupakan langkah
yang berinteraksi Iangsung dengan pernilik
perusahaan maupllfl karyawan-karyawmlliya.
Penjabaran
dari
langkah
mendefinisikan
mendefinisikan
kebutuhan inionnasi dan
kriteria kinerja sistem:
3. Mcnentukan Tujuan Sistcm
Tujuan pcnclitian yang iHgill uicapai
dibuat berdasarkan tujuan sistem perusahaan.
Tujuan sistem sendiri adalah untuk memenuhi
kebl!tuhan dalam aktivitas - aktivitas yang ada
di dalam perusahaan dengan sebaik-baiknya
sehingga diharapkan dapat menjadi lebih
efisien. Dalam memenuhi kcbutuhan tersebut,
tentunya harus ada koordinasi yang baik di
antara subsistem - subsistem perusahaan. Sistem
I. Mendefinisikan Kebutllhan lnformasi
Berdasarkan pendefinisian masalah pada
tahap perencanaan, maka dapat diambil
kesimpulan mengenai kebutuhan informasi pada
Perusahaan. Kebutl!han informasi berdasarkan
pendefinisian masalah yang telah dijabarkan :
3
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistem Infonnasi
dcngan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
1. Sistem
informasi yang mudah· llntuk
digunakan dan dapat memberikan informasi
1.
2.
dengan baik.
2. Sistem informasi yang Ollidah untuk
diperbahami.
3. Sistem infonnasi dengan format yang
terstmktur dan baku.
4. Sistem informasi yang memiliki sistem
peng-input-an dan penyimpanan yang tidak
berulang.
5. Sistem informasi yang dapat mencegah
kurangnya input data.
6. Sistcm informasi yang saling terintegrasi di
antara kegiatan-kegiatan pemrosesan order.
7. Sistem informasi yang dapat mengolah data
3.
basis data.
Proses·:
kcbutuhan
informasi
Dengan adanya sistem informasi berbasis
komputer, maka karyawan dan pengelola dapat·
ini berbasis kertas, maka harapannya sistem
informasi bam dapat membantu aktivitas dalam
dengan mudah- mendapatkan informasi yang.
sedang dibutuhkan melalui form darh.feporf·
pencapaian kincrja yang lebih baik.
yang ada pada sistem informasi basis data.
Pencarian informasi tersebut tentunya akan
3.3. Tallap Rancangan
Sebagai tahap raneangan awal, maka
digambarkan penggambaran model Perusahaan
melalui struktur organisasi, uraian jabatan, peta
proses bisnis. Digambarkan juga matriks
Business System
Planning (BSP) yang
menggambarkan hubungan antara fungsi/proses
seJuruh bagian di perusahaan dengan data-data
subjek yang terkait daJam melakukan fungsi
Tujuan
pembuatan
BSP
agar
proses normalisasi akan digunakan sebagai
tersebut dan juga kelemahan pada sistcm saat
terscbut.
dilakukan
dasar dalam pembuatan basis data.
Pencatatan informas pad a kertas yang
selama ini digunakan oleh TK. Sepatu XYZ
terdapat kelemahan-kelemahan seperti yang
telah diuraikan sebelumnya. Perancangan
perangkat lunak dibuat untuk memberikan
kemudahan bagi karyawan serta menghinaari
pennasalahan yang ada.
2. Mcmfefinisikan Kritcria Kinerja Sistem
adanya
normalisasi
penyimpanan data yang terjadi tidak berulang.
Susunan atribut-atribut yang terjadi setelah
seeara tepat dan akurat.
Dcngan
Identifikasi Aktivitas perusahaan.
Identifikasi
Informasi
berdasarkan
aktivitas.
Pengelompokkail Informasi Perusahaan.
Hasil dari metode DDA berupa tabel-tabel
lebih cepat dibandingkan dengan kebiasaan
sebelumnya yaitu mencari data pada kertas.
SeJain itu karyawan juga dapat dengan mudah
memperbaharui data yang scdang diperlukan
dibandingkan jika mereka meneari data melalui
kertas atau buku, kemudian membuat salinan
pembaharuan data-data tcrsebut dari awal.
Sistem informasi berbasis komputer yang
dirancang juga dapat mclakukan pengolahan
data yang selama ini dilakukan seeara
manuaLSeiama ini ban yak waktu yang terbuang
karena adanya aktivitas yang beruJang. Dengan
adalah
menyediakan sistem infonnasi yang terintegrasi
dengan melihat keseluruhan bisnis perusahaan
melalui fungsi-fungsi setiap bagian perusahaan
untuk mendukung kebutuhan informasi bisnis.
Functional areas pada matriks BSP
adanya alat pengolahan data terscbut, maka
pengolahan data pun lebih cepat dan akura!.
menggambarkan
keseluruhan
fungsi-fungsi
yang dimiliki oleh masing-masing bagian di
perusahaan. Functional ares yang digambarkan
Tabel I. Identifikasi Informasi berdasarkan
Ak··
tIvltas A rea PenJua Ian
Aktivitas
terdiri dari 6 area:
1. Area Pembelian : mengatur kegiatan untllk
pcmenuhan perscdiaan.
2. Area Pcnjuaian : mengatur kegiatan untuk
meJayani pcrmintaan peianggan.
3. Area Persediaan : mengatur kegiatan untuk
menyimpan dan mengatur lalulintas barang
dalam pemenuhan kebutuhan aktivita3
Mencrima
Permintaan
Customer
Informasi
Barang (merk, artikcl, warn a, ukuran,
harga ), Retur Penjualan barang (barang
kembali, barang pengganti, penambahan
bayar.tanggal)
~~---.--.-"-~--""
Mengambi!kan
Barang
Membcrikan
Barang
penjualan.
Area Keuangan
mengatur kegiatan
kcuangan untuk seJuruh bagian perusahaan.
Seluruh aktivitas di perusahaan dipetakan
dengan
IDEFO.
suatu
metode
untuk
menggambarkan fungsi atau aktivitas sistern.
4.
Mclakukan
transaksi di
ka~sa
Melakukan
pengecekan
Pembuatan basis data pada penelitian ini
menggunakan metode DDA ( Database Design
based on Activity). Langkah -langkahnya :
"",~njualan
4
PerseJiaan( merk .. jum!ah,kode
simpan,tangga! mnsuk ), pclayan/SPG
(nama ), tangga!, jumlah bar:mg kcluar,
barang kcmbali, barang terjlla!
Barang ( merk, artikcl, warna, ukuran,
harga, jumlah j,
barang (crk, artikcl, warna ukuran, harga
jual, harga beli ), pclayan/SPG ( nama),
Nota Penjualan ( no, nota, ie! penjualan),
tanggal
.... _-----
Nota Pcnjuahm ( id penjualan,total
pcnjuaJan, total barang ), barang
Kumpulan Makalah Perancangan Sistcm Informasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
L Menambahkan
mckanisme
lernbar
kendali keluar barang.
2. Menjadikan Nota penjualan sebagai
control dalam kegiatan mernbungkus
barang.
3. Penambahan informasi tanggal barang
datang dan
tag
berwarna
untuk
penerapan FIFO.
4. Perancangan Sistcm Informasi Basis
Data.
3. Usulan yang diberikan tidk lepas dari
keunggulan dan konsekuensi yang harus
diterima. Keunggulan sistem usulan :
I. Lebih efisien
2. Informasi diharapkan menjadi mudah
diakses
3. Infonnasi diharapkan menjadi lengkap,
tepat waktu, akurat
4. Konsekuensi sistem usulan :
5. Perlu Investasi
6. Perlu pelatihan untuk melatih karyawap
agar lerbiasa dengan sistem baru.
-,./
Identifikasi lnformasi berdasarkan
Tabel 2
Aktivitas Area Pembelian
Mclakukan
aJlalisis
kebutuhan
barang
Memilih
supplier
Melakukan
Pcmcsanan
barang
Mclakukan
Pcncrimaan
barang
Melakukan relur
Pembelian
Nota Pcnjualan(id penjualan,total
pClljualan, total barang), Pcrsediaan
Supplier (llama supplicr, merk, alama!,
tclp, rekcning )
Supplicr, nO,pesan3n, tanggal, barangf
daftar barang
no, pesanan,supplicr, pembelian (
nO.faktur beli, tagihan,NIK pcncrima)
barang ( merk, 3rtikel, warn a ukuran,
harga beli, harga jual )
Id rclur beli, barang,nofaktur
bdi,supplier (nama,tclcpon), nominal
rctuf,ketcranglUl
Tabel 3 . Identifikasi Infonnasi berdasarkan
Aktivitas Are,(Persediaan
--
Mencrima
Barang
Mengeluarkan
Barang
Memperbaharui
data pcrsediaan
Melakukan
Pengecekan
Persediaan
Tanggal, Pcncrimaan Gudang ( Jel
penerimaan,NIK gudang, NIK
pcmbcri,No.fakwr beli) NIK penerima
Tanggal, Pengcluaran Gudang ( INo
penerimaan,N1K gudang, NIK
penerima,No.faktur beli) NIK
penerima
Pembelian , Pengeluaran
Gudang,P~niualaJ1
DAFTAR PUSTAKA
I. Fathansyah,lr.
2002.
Basis
Data,
Informatika, Bandung.
2. Born, Gary.1994. Process Management to
Quality Improvement. ,John-Wiley, England.
3. Indrajit, Richardus Eko. 2002. Konsep dan
--
Persediaan Barang
Tabel 4 . Identifikasi Infonnasi bcrdasarkan
Aktivitas Area Persediaan
<
.. _----_..
Mcngclola hasil
Penjualan dan
biaya
Mcngelola
Pembayaran
_._
hutang
Mcmbuat Japoran
kcuangan
Aplikasi Business Process Reenginecl'ing.,
PT.Gramcdia Indonesia. Jakarta .
4. Jouma!.
1993.
INTEGRATION
supplier, id hUlangj,nuh tempo, slallls
hutang, pcnjualan( tanggal, total
jual,lOtaJ modal ), bukti pembayaran (
tanggaJ, jumlah dibayarkan, supplicr,
no faktur beli ), tlmggal, biaya,retur
pClllbcJian ( id.rctur beli,flominal ).
keterangan
FOR
DEFINITION
MODELING (IDEFO).,
S.
6.
Tabel yang dihasilkan dari pengelompokkan
informasi dapat dilihat pada Lampiran di bagian
akbir makalah.
7.
4. Kcsimpulan
Berdasarkan
penelitian
yang
tclah
dilakukan, maka dapat diambil kcsimpulan yang
menjawab perumusan masalah sebagai berikul:
L Proses bisnis pada Toko Sepatu XYZ mas ill
memiliki bebcrapa kelemahan, kelemahan
{crsebut antara lain:
L Informasi yang tidak memadai yaitu
informasi sulit diakses, tidak lengkap dan
tidak tersedia.
2. Redundansi proses
3. Penlsahaan tidak mcmiliki mekanisme
pengeodaJi pada aktivitas tertentu.
2. Usulan proses bisnis bagi Toko Sepatu XYZ
adalah sebagai berikut :
8.
FUNCTION
Draft
Federal
Information.
MaItin,
James.
1990.
Information
Engineering., Prentice Hall Inc.New Jersey.
McLeod, Raymond. 1999.
Management
Information System, Prentice Hall Inc. New
Jersey.
O'Brien,
James.
1999.
Management
in/ormation System. McGraw-Hill Inc.New
York.
Sandy, Ignatius A. 2009. TERAPAN
KEILMUAN TEKNIK INDUSTRI: Metoda
Perancangan
Basis
Data
DDA.,
Unpar,Bandung.
9. Stoner, James. 1995. Manajemen., Prentice
Hal!. NewJersey.
5
,-,
'.
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistem Informasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Lampiran
Tabel6. Supplier
Tabe15 Barang
Atribut
Atribut
Atribut
Tanggal
Atribut
Tanggal
ma~uk
Merk
Nama Supplier
Tag
Id.Penerirnaan
ArtikcJ
Merk
Merk
No.Faktur Beli
Warna
Alamat
Artikel
Daftar Barang
Ukuran
Te\eoon
warna
NIK Gudang
Harga Jual
No.Rek
ukuran
NIK Pemberi
J-Iarga Bell
~mJah
Tabel 8 Pemesanan
Tabel 7. Karyawan
Tabel
15.Pengeluaran
Gudang
-~
NIK
NO.J)esanan
Nama
id.pesanan
Alamat
kode simpan
--~
Atribut
Atribut
,-
~!na
~~
jumJah
Telepon Gaji
-.-...-..
~
Atribut
Tan,a,aal
Tanggal
No.Faktur Beli
Id.retur beli
Jd.Pernbclian
Merk
Artikc!
~~ ...Artike1
warn a
Warna
ukuran
~~~n
iumlah
No.Pengambiian
mcrk
~~eI
artikei
jumiah
jumlah keluar
NIK Gudan o
jumlah kembali
NIK Pencrilll<t
selisih
_._-
__..
-..
nama karvawan
~
T aI)e 117 B·ray~._
_._--- -...
-.~-
..1:.':!nggaJ
ID Biaya
Nama
Nama Supplier
~~~eelier
NIK Pcncrima
Keterangan
Atribut
Tan~gal
~.turjual
merk
merk
artike!
wanla
..
~ ..
warna
ukuran
ukuran
~
~---
j~.JE..I.~!.~~.~. __ .~_
Totaljual Tolal BaTang
~'!lina\
Tabe\ 12.Retur Penjualan
B arang
Atribut
NO.Nota Jua\
' -..
Bja~a
Keterangan
Tangga\
-._--.~~
--.~
~~~!~~"'.
Nominal retuf
...
_.._-
T abc118 H utang
"'---~
Atribllt
....
Keterangan
Total Modal
6
....
-
ukuran
warna
Nominal retur
--
.-:31 ,
ukunm
Tagihan
......
<
ketcranoan
.
-.
,
Tanggal
No.Pengeluaran
NO.faktur beli
Pe~alan
--
Atribut
merk
Jurnlah
Tabe! II.Nota
<
~~na
Nama Supplier
fabel 1O.RetUT I,embelldll
B arang
-Atribut
, 9 Pembelian
Tabel
Tabel16.1embar Kendali
Keluar barang
Tangga!
artikel
Posisi
Atribut
f--_.-
merk
e-==-.-----.
Jellis Kelamin
-
Tabel14.Penerimaan
Gudang
Tabel 13.
Pcrscdiaan
Atribut
ID Hutang
Tanggai faktur
nama supplier
No.faktur beli
Tagihan
--
Kumpulan Maka!ah Pcrnncnngan Sistcm Informasi
dcngan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNTUK
BAGIAN PENJUALAN, KEUANGAN, DAN PERSONALIA
(STUDI KASUS GARMEN XYZ)
Ignatius A. Sandy
Jumsan Teknik Industri, Universitas Katolik Parahyangan'; Bandung 40141
+62-22-2032700, Email: [email protected]
Joana Amdanni
Alumni Jurusan Teknik lndustri Universitas Katolik Parahyangan
JI Ciumbuleuit No 94 Bandung 40141
Abstrak. Garment XYZ merupakan perusahaan yang bergerak di bidang garmen yang
secant khuslIs memproduksi baju (lflHk, Garment XYZ memiliki konsumen yang berada di
daera.k Bandung maupun di luar kota Bandung. Dalam menjalafikan aktivitas bisnis
perusahaan, informasi sangat penting. lnformasi dibutuhkan untuk mendukung aktivitas
bsinis dalam perusahaan.
Saat ini, sistem informasi dalam Garment XYZ masih berbasis kertas. Selain itu,
infonnasi yang dibutuhkan dikirimkan dengan cara manual antar bagian, Seiring dengan
semakin berkembangnya pemsahaan, jumlah data yang harus dioJah pun semakin banyak,
Tanpa adanya pengoraganisasian data yang baik, banyak informasi yang mCllumpuk, sulit
ditemukan, dan sulit diolah sehingga menghambat aliran informasi dalam pemsahaan.
Terhambatnya aliran informasi ini dapat mengganggu aktivitas bisnis perusahaan.
Untuk mengurangi masalah yang terjadi dalam Garment XYZ, dilakukan
perancangan sistem informasi usulan dengan menggunakan metode SDLC (System
Development Life Cycle). Metode ini mcmiliki lima tahapan, yaitu perencanaan.
perancangan, anal isis, penerapan, dan penggunaan. Rancangan sistem infonnasi dimulai
dengan perbaikan proses bisnis, membuat maktriks BSP (Business System Planning), dan
membuat DDA (Desain Database berdasarkan Aktivitas). Untuk mendukung sistem
informasi usulan, dibuat pula perancanganform dan report.
Rancangan sistem informasi yang lebih terstruktur dan terkomputerisasi ini akan
memperbaiki aliran infTomasi daIam perusahaan. Diharapkan agar sistem informasi yang
dirancang dapat mcmpermudah perusahaan dalam mclakukan penginputan, penyimpanan,
pengolahan, dan pencarian data yang dibutuhkan.
1. Latar Belakang Mas.lah
Garment XYZ perusahaan yang bergerak
Pakaian
dalam
bidang
industri
garment.
diproduksi sesuai dengan pesanan customer
(make-to-order). Garment XYZ terdiri dad bagian
penjualan, keuangan, personalia, pembeiian, dan
produksi. Aktivitas-aktivitas yang terjadi pada
Garment XYZ adalah pembuatan desain prod uk,
penawaran sampel, pencrimaan order, pembelian
bahan baku, penerimaan bahan baku, penjadwaJan
produksi, proses prodllksi, penagihan piutang,
pembayaran hutang dagang, dan peneatatan data
kary.wan serta penentllan gajL
Permasalahan yang sedang terjadi dalam
perusahaan adalah mengenai aliran informasi
dalam perusahaan yang belum Ian ear. Selain itl!,
hampir seillmh peneatatan masih belum dilakukan
seeara terkomputerisasi. Penyimpanan arsip-arsip
seeara manual menycbabkan data tercecer, sulit
ditemukan dan sulit diolah. Hal ini menimbulkan
berbagai permasalahan seperti hilangnya data yang
dibutuhkan, lambaulya pel1ukaran informasi antar
bagian dalam pcrusahaan, terjadi penginputan data
yang sarna secara berulang, data kurang lengkap,
dan kesuJitan dalam rncmperoleh informasi.
Perrnasalahan-permasalahan
tcrsebut
tentunya akan sangat rnerugikan perusahaan. Olch
karena itu, dibutuhkan pembenahan sistem
informasi
dalam
perusahaan
yang
dapat
mengurangi permasaiahan yang tirnbul daIam
perusahaan tersebut.
Dengan
dilakukannya
pembenahan sistem informasi, maka proses
pengolahan data dalam perusahaan dapat
dipercepat sehingga informasi dapat diterima
secara cepat dan akurat.
2. Identifikasi dan Perumusan Masalah
Untuk menghadapi permasalahan yang ada,
diperlukan suatu proses bisnis dan sistem
7
" '.
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Infon11asi
dengan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
informasi yang baik daJam perusahaan. Dcngan
demikian, diperoJeh perumusan masalah scbagai
berikut :
a. Bagaimana dan apa kelemahan proses bisnis
pada sistem bagian penjualan, keuangan dan
personalia pada Gannent XYZ saat ini?
b. Bagaimana usulan proses bisnis pada sistem
yang sesuai untuk diterapkan pada bagian
penjualan, keuangan, dan person alia Garment
XYZ?
e. Bagaimana peraneangan sistem informasi yang
sesuai untuk diterapkan pada bagian penjualan,
keuangan, dan personalia Garment XYZ?
Pada saat piutang harus ditagih, atau
hutang harus dibayar, bagian keuangan akan
meneari faktur penjualan atau pembelian dan
maklun dari map-map yang ada. Kemudian,
bagian keuangan ham smemberi tanda bahwa
pembayaran atas piutang telah lunas, atau hutang
telah dibayar.
Bagian keuangan juga bertugas untuk
membuat iaporan keuangan perusahaan. Laporan
ini berisi seluruh transaksi yang telah dilakukan
oleh perusahaan, tennasuk penjualan, pembelian,
maklun, pembayaran gaji karyawan, maintenance,
dan lain-lain;
3. Bagian Personalia
Bagian personalia melakukan rekrutmen,
seleksi, dan penempatan karyawan dalam
perusahaan. Pencatatan data diri karyawan
disimpan dalam bagian personalia.
Bagian personalia menerima permintaan
tenaga kerja Iambur dari bagian peroduksi. Bagial1'
personalia akan menearikan karyawan yang bisa. '.
melakukan Iembur, kemudian meneatat dara diri'"
karyawan yang bersedia.
Bagian personalia juga bertugas unnlk
membuat rekapitulasi presensi karyawan dan
menghitung
gaji
karyawan
berdasarkan
rekapitulasi presesni tersebut. Perhitungan aj i
karyawan menghasilkan slip gaji karyawan yang
akan diserahkan kc bagian keuangan.
3. Pengolahan Data dan Analisis
Untuk merancancang sistem informasi di
Garment XYZ, metode yang digunakan adalah
metode -System development life cycle (SDLC).
Metode ini terdiri dari lima tahap yaitu tahap
pereneanaaIl, analisis, perancangan, penerapan,
dan penggunaan.
3.1. Tahap Perencanaan
Dalam tahap ini dilakukan peninjauan
perusahaan seeara umum, melalui struktur
organisasi, deskripsi pekcljaan dan proses bisnis
perusahaan.
I. Bagian Penjualan
Bagian
penjualan
bertugas
untuk
menawarkan desain produk dan harga jual pada
konsumen. Konsumcn yang tcrtarik biasanya akan
memesan sampel produk. Bagian penjuaJan
menyiapkan sampel yang diterima dari bagian
produksi untuk ditunjukkan pad a konsulllen.
Konsumen yang menyukai sampel, akan
memesan. Bagian penjualan meneatat pesanan dan
data diri konsumen dalam slip order (untuk
konsumen dalam kota) atau dalam buku penjualan
(untuk konsumen dalam kota). Slip order atau
informasi order diberikan ke bagian produksi.
Bagian penjualan juga menerima retur
produk dari konsumen. Bagian penjualan mencatat
jenis dan jumlah retur, dan membcrikan informasi
ini pada bag ian produksi. Kemudian, produk yang
diretur dikembalikan ke bagian produksi.
2. Bagian Keuangan
Bagian kellangan mcnerima slip order atau
infonnasi order dari bagian pcnjualan. Data dalam
slip order dieatat dalam buku statns piutang
kUliSUllItll JalalI! kola, sedallgkan informasi order
daeatat dalam buku status piutang konsumen Iuar
kota. Dari data terse but, bagian keuangan
membuat dua rangkap faktur penjualan.
Bagian keuangan bertngas untuk membayar
piutang dagang perusahaan. Bagian keuangan
menerima faktur pembelian dan faktur maklun,
dan meneatat data pcmbelian dan maklun dalalll
buku status hutang. Faktur pembelian dan maklun
ini disimpan dalam map tcrtcntu.
3.2. Tahap Analisis
Analisis terhadap proses bisnis Garment
XYZ dilakukan berdasarkan dua kriteria, yaitll
kriteria logical analysis selia kriteria perubahan
bentuk proses.
1. Berdasarkan Logical Analysis
Pada bagian penjualan ditemukan masalah
adanya zmcreated information. Masalah ini terjadi
ketika bagian penjualan mcmbutuhkan informasi
mengenai kapasitas produksi, selia status
pengerjaan order dan bagian produksi, infonnasi
ini tidak tersedia. Setiap informasi ini dibutuhkan,
bagian penjualan tidak dapat memperoleh
informasi tersebut seeara langsung. Bagian
penjualan harus .bertanya berkali-kali pada bagian
produksi.
Pada bagian keuangan ditemukan adanya
incornpatible in/ormation. Hal ini terjadi karena
ada satu informasi yang diproses di dua tempat
berlainan. Dalam hal ini, informasi nilai total
pelllbelian. Bagian pembelian membuat Iaporan
pembelian berdasarkan tanggal jatuh tempo yang
terdapat dalam faklur pembelian. Bagian keuangan
juga membuat Iaporan pcmbelian, tetapi dasar
yang digunakan bcrbeda. Da,ar yang digunakan
adalah tanggal pembayaran hutang dilakukan.
Oleh
karena
itu,
seringkali
ditemukan
8
Kumpulan Makalah Perancangan Sistcm Infol"lnasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Perbaikan proses bisnis untuk bagian pcnjuaJan,
keuangan, dan personalia adalah :
1. Bagian
penjuaJan
menerima
informasi
kapasitas produksi dankartu proses dari bagian
produksi.
2. Aktivitas meny.iapkan sampel dihilangkan.
3. Bagian penjualan melakukanft!llow up sampe!.
4. Bagian keuangan membuat laporan pembelian
yang mencantumkan harga barang yang dibelL
5. Aktivitas memeriksa kecocokan laporan
pembelian dihilangkan.
6. Bagian
personalia menenma informasi
mengenai karyawan yang hadir pada jam
lembur.
7. Bagian Personalia mencatat data penempatan
karyawan pada data diri karyawan.
Langkah selanjutnya adalah penggambaran,
matriks Business System Planning (SSP) yang
menggambarkan hubungan fungsilproses tiap
bagian pcrusahaan dengan entitas yang terkait.
Kemudian dilakukan perancangan basis
data. Peraneangan basis data dilakukan denglln
met ode Desain Database Berdasarkan Aktivitas
(DDA) yang terdiri dari tiga Jangkah, yaitu
identifikasi aktivitas, identifikasi informasi untuk
sctiap aktivitas, dan pengelompokan.
Tabel 1. Identifikasi Informasi Berdasarkan
Aktjvi~~.~agian Peniualan
Desain (kode desain,
produk),
nama
Spesjjjkasi
(range
Mcnawarkan
Desain umur,
ukuran),
Karyawan
(NIK,
Produk dan Harga lual
nama),
Konsumen
(nama alamat, no, tip),
Harga, Kaliu Proses
Sampel (kode sam pel,
nama
produk),
Menunjukkan Sampel
Karyawall
(NIK,
(Kons. Dalam Kota)
nama),
Kosumen
(nama alamat, no, tip)
Sampel (kode sampel,
nama
produk),
Mengirimkan Sampel
Karyawan
(NIK,
(Kons. Luar Kota)
nama),
Kosumen
(nama alan.'at, no, tiD)
Sampel (kode sam pel,
nama
produk),
Karyawan
(NIK,
Follow Up Sam pel
nama),
Kosumen
(nama alamal, no, tip)
_..
Order (no.order,
tanggal pemesanan).
Menerima Order
Karyawan (NIK,
nama), Kosumen
(nama alamat,no,J~
Order
(no.order,
Membuat Slip Order
tanggal pemesanan),
Kosumen
- ...
..-...(nama
- ...
kctidaksesuaian nilai total dari kcdua laporan
terscbut.
Pada bagian personalia, terdapat uncreated
iliformation,yaitu pada saat bagian produksi
melakukan lembur. Bagian personalia tidak
menerima informasi dari kepaJa bagian produksi
mengenai siapa saja yang hadir atau tidak hadir
dalam lembur tersebut, sehingga bisa teljadi
kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan.
Selain itu, dalam bagian personalia juga
terdapat unused information, dalam hal ini laporan
penempatan
karyawan.
Bagian
personalia
membuat laporan ini hanya untuk peneatatan.
Informasi ini tidak pernah diolah lebih lanjut, atau
digunakan pada bagian lain dalam perusahaan.
2. Berdasarkan Perubahan Bentuk Proses
Dalam. bagian penjualan, terdapat satu
proses yang perlu dihilangkan, yaitu proses
menyiapkan sampe!. Masalah dalam proses ini
yaitu, bagian penjualan harus meneoeokan sampel
dcngan catatan mengenai desain yang yang
sampelnya diinginkan oleh konsumen, Proses ini
memakan waktu yang eukup lama terutama ketika
banyak konsumen yang meminta sampe!. Apalagi
jika setiap konsumen memesan sam pel untuk
beberapa jenis produk.
Dalam bag ian keuangan terdapat satu
proses yang perlu dihilangkan, yaitu yaitu proses
mcncocokan nilai total pembayaran hutang yang
terdapat dalam laporan pembelian pembelian dari
bagian produksi dengan catatan pembelian dalam
buku status hutang.
Selain itu, juga dibutuhkan beberapa proses
yang perlu ditambahkan dan disatukan pad a
bagian penjuaJan, keuangan, dan personalia.
Selain dalam proses bisnis terdapat juga
masalah kebutuhan infonnasi. Garment XYZ
membutuhkan sistem informasi yang dapat
mendukung jalannya proses bisnis di setiap
bagiannya. Perusahaan membutuhkan sistem
informasi sebagai berikut :
1. Sistem Informasi yang dapat menemukan dan
memberikan informasi yang diperlukan dengan
eepat.
2. Sistem infomlasi yang dapat mengolah data
menjadi informasi yang akurat.
3. Sistem informasi yang terintegrasi antar bagian
4. Sistem informasi yang memiliki sistem
penginputan dan pcnyimpanan data yang tidak
berulang
5. Sistem Informasi yang dapat mendukung
penyediaan laporan yang dibutuhkan
3.3. Tahap Pcraneangan
Tahap peranc?ogan dimulai dengan
membuat perancangan proses bisinis usulan untuk
memperbaiki proses bisinis yang telah ada.
-.,,~
9
Kumpulan Makalah Perancangan SisteJll Iniol'lllasi
dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
-
-------
~~"-------------
alamat,
no,
---
rcc---
Hutang Maklun
tip),
"7------------------~-
Deadine,
Karyawan
(NIK, nama)
(no.order,
Mencatat Data Dad Order
Slip Order
tanggal
(no_order,
Order
tanggal
pemesanan ),
Kosumen
(nama
Menerima Order
tip),
no,
alamat,
Produk (kode produk,
iumlah)
Order
(no.order,
tanggal
pemesanan),
Kosumcn
(nama
Mencatat Data
tIp),
alamat,
no,
Produk (kode prod uk,
/"
iumlah l, Harrra
no f.1ktur penjualan,
Menerirna
Produk Produk (kode prod uk,
yang Diretur
jumlah),
Karyawan
(NIK, nama)
Produk (kode produk,
Mencatat
Data jumlah),
Kosumen
Retur Produk
(nama alamat, no, tip),
Melakukan
Pembayaran Hutang
Menghitung
Total Pendapatan
Menghitung
<
Total Pengeluaran
Mcmbuat
Laporan Keuangan
Membayar
Karyawan
---
Haroa
Mengirimkan Produk
yang diretur Ke Bagian
Produksi
Tabel
2.
Aktiv!.~as
Identifikasi
Tabel
(NII5L!"~ama)
Infonnasi
Bagian Kel!~1 )all
Membuat
Penjualan
Faktur
Melakukan
Penagihan Piutang
Membuat
Faktur Pembelian
Idcntifikasi
Melakukan
~~.~m_. __ ...... _. _ _~
Melakukan
Pekerja
Informasi
total
Berdasarkan
Kebutuhan
-E,~~_~.~~!tan Pek~a
Berdasarkan
NO.faktur penjuaJan, tgl
pengiriman, tgl jatuh
tempo, Produk (kode
prodk, jumlah), harga,
Karyawan,
Bagi~n (kade, na~!@2
Seleksi
Pelamar (nama, alamal)
.. _.
Mencatat Data Peker" a-~KC"a-a"w"a"n-;C(N=IKC;-,"n"an","a,""1
Memeriksa
Data Karyawan (NIK, nama)
Peker" a
I-'-'''''''.IL''--c--~~--I"CC------~=-,
total harga, Konsumen
Menempatkan Pekerja
Karyawan
(NIK,
nama alamat, no tl L__ _
nama), Bagian (kode,
Karyawan
(NIK,
nama
No_faktur
nama),
Melakukan Pelatihan
Karyawan
(NIK,
,
penjualan, tgl jatuh
nama), Bagian (kode,
tempo, piutang (kode
nama
status piutang, status
Membuat
Karyawan
(NIK,
iutang
Rekapitulasi Presensi
nama), bulan, tabun,
No_ Faktur Pembelian,
.am mas uk, jam keh~~.
Supplier
(nama,
Memperhitungkan
Karyawan
(NIK,
alamat), Barang (nama,
Kehadiran Pekerja
nama),
peri ode,
jumlah), Bahan Baku
)fesensi, cuti, Jcmb]:!.!:.. __
(nama, jumlah), tgJ
Membuat Slip Gaji Slip Gaji (no_slip gaji,
.
diterima, total har"'~
No_
Mencatat Data Dari
Laporan Maklun
Gaji
~ktivitas Bagi"~!~'pcrsonalia
-
tempo,
Pengeluaran, KtitYawan
(NIK, namai
Karyawan
(NIK,
nama),
Slip
Gaji
(no_slip gaji, period e)
Produk (kode prod uk,
Karyawan
jumlah),
3_
jatuh
hutan o
- ---No_
Faktur,
Supplier/Vendor (nama,
jatuh
alamat),
tgl
tempo, hutang (kode
status H utang, status
hutano)
(kode
Penjualan
penjualan, no_faktur),
tgl, Konsumen (nama,
alamat),
Karyawan
(NIK,
nama), total
nendanatan
Pembelian(kode
pembelian, no.faktur),
Pcngcluaran
Lain
(kode,
nama),
(NIK,
Karyawan
nama),
total
,pengeluaran
Total Pendapatan, Total·_
Produk (kode prod uk,
jumlah),
Harga,
Faktur
Pekerja
maklun,
Vendor Maklun (nama,
periode),
Karyawan
(NIK, nama), Total
Gaji (gaji pokok, gaji
lembur
alamat), jumlah, tgl
diterima,
tgl
jatuh
1~_________i~t-,;e...
m'l"c02-,~to:"t:"a,-1~h~ar~a'-:"C""--I
Setelah tabel-tabel yang akan membentuk
Memeriksa Status
No_ Faktur Pembclian, basis data telah terbentuk, dibuat rancangan lIser
, tang Pem b e I"Ian
tgI
jatuh tempo, total inter'ixe
berupa form dan report. Perancangan
Iou
hutan
J'
----+~'-""~c-~
,--~-I form dan report dibuat untuk menghubungkan
Memeriksa St~!.~~, ___ No. Faktur Ma_~lu~J
pengguna dengan sistcm yang telah dibuat. TabcI-
10
Kumpuian Makalah Pcrancan?an Sistcm Inforrnasi
dengan Pcrancangan BaSIS Data Metoda DDA
e. Pembuatan laporan untuk memantau
perkembangan perusahaan mcmbutuhkan
waktu yang lama, dan usaha yang besar.
2. Usulan yang cocok lintuk diterapkan pada
bagian penjuaJan, keuangan, dan personalia
adalah:
a, Bagian penjualan menerima informasi
kapasitas produksi dan kartu proses dari
bagian produksi.
b, Aktivitas
menghilangkan
sampel
dihilangkan, aktivitas ini akan dilakllkan
oleh bagian produksi.
c, Bagian penjualan melakukan jollow up
sampeL
laporan
d. Bagian
keuangan
membuat
pembelian yang mencantumkan harga
barang yang diheli,
c. Aktivitas memeriksa kecocokan iaporan
pembelian dihilangkan,
f. Bagian personalia menerima informasi
mengenai karyawan yang hadir pada sa~t
Iembur dengan membuat daftar sun!t
perintah kerja Iembur.
mencatat
data
g, Bagian
personalia
penempatan karyawan pada data diri
karyawan,
3. Rancangan
sistem
informasi
untuk
menyelesaikan
masalah
yang
dihadapi
Garment XYZ dapa! dilakukan dcngan
merancang basis data scrta form dan report.
tabel hasil pengelompokan dapat dilihat pada
Lampiran. Dengan dirancangnya sistem informasi
tersebut, permasalahan yang sebelumnya telail
dibahas dapat diselesaikan,
4. Kesimpulan
Dari penelitian yang telah dilakukan, dapat
diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Garment XYZ tcrdiri dari lima bagian utama,
yaitu
penjualan,
keuangan,
produksi,
pembelian, dan personalia, Kelemahan proses
bisnis dalam sistem pcnjualan, kcuangan, dan
persanalia Garment XYZ adalah :
a, Informasi kegiatan produksi dan status
pengerjaan order yang dibutuhkan oleh
bagian penjualan, tidak tersedia,
b, Teljadi perbedaan nilai total pembayaran
llUtang/ dagang dalam Iaporan pembelian
yang dibuat oleh bagian keuangan dan
pembelian,
,
c, Bagian
personalia
tidak
menenma
informasi mengenai nama-nama karyawan
yang hadir pada saat Iembur.
d. Bagian
personalia
membuat
laporan
penempatan karyawan yang tidak pernah
diproses Iebih Ianjut, atau digunakan oleh
bagian lain dalam perusahaan.
c. Terdapat
proses-proses
yang
dihilangkan,
disederhanakan,
disatukan
daJam
bag ian
perlll
atall
penjuaJan,
kcuangan, dan personaiia.
Kclcmahan aliran informasi yang ditemukan
dalam Garment XYZ yaitll ;
a, Proses untuk mcmcrnukan dan menerima
informasi lambat.
b. Data yang diterima tidak seluruhnya dapat
diolah menjadi informasi yang akurat.
c. Sisten1 infonnasi yang beJum terintegrasi
antara bagian penjualan, keuangan, dan
personalia Garment XYZ,
d. Sistem penginputan data masih berulang.
e. Pembuatan laporan untuk memantau
perkembangan perusahaan membutuhkan
waktu yang lama, dan usaha yang besar.
Kelemahan pacta aliran informasi Garment
XYZ adalah:
a. Proses untuk mememukan dan menerima
informasi lambat.
b. Data yang diterima tidak seIlImhnya dapat
diolah menjadi informasi yang akurat.
c. Sistem informasi yang belum terintegrasi
antara bagian penjualan, keuangan, dan
personalia Garment XYZ,
d, Sistem penginputan data masih berulang,
DAFTAR PUSTAKA
1. Alter, Steven. 1999. In/ormation Systems: A
Management Perspective. 3!d ed. New York:
Addison-Wesley,
2, Born, Gary, 1994, Process Management to
Quality Improvement, England: John Wiley &
Sons Ltd.
3, Eko Indrajit, Richardus dan Richardus Djoko
Pranoto, 2002, Kqnsep<Dan Aplikasi Business
Process Reengineering, Jakarta: PT Gramedia
Widiasarana.
4, Jr Mcleod, Raymond, 1995, Management
PrenticeIn/ormation Systc:.m. New Jersey
Hall Inc.
5, Ladjamudin, Bin, AI-Bahra, 2005. Analisis
dan Desain Sistem In/ormasi. Yogyakarta
Graha limll,
6. Martin, James. 1990. Information Engineering
Book II .- Planning and Analysis, New Jersey:
Prentice-Hall Inc,
7, Sandy,
Ignatius
A.
2009.
TERAPAN
KEILMUAN TEKNIK INDUSTRI : Metoda
Perancangan Basis Data DDA., Dnpar,
Bandung,
II
Kumpu!an Makalah Perancangan Sistem lnformasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Lampiran
Tabc!l. Dcsain Produk
kode faktur pemb~
tanggal diterima
nama supplier
alama! supplier
no tclD
Tabc! 2. Sam pel
Atribut
kode sam lei
Tabel3. Slip Smnpcl
Alribut
kode sliD sampcl
.".~.2.~!::"P.E.od 1I k
nama konsumcn
<llama! konslllllcll
/
-
!10'tc!cpon
Tabcl4. Konsumen
Atribllt
~.dc konsumcn
nama konsumen
-iiTiinlai konstl!11cll
kota
--
no Icle lOll
Atribut
kode status hulan '
status hut~!!g__
Tabel 16. Laporan Pe;lgeluaran
Atribut
pengcluaran
-bulan
tahun
pernbelian baran"
pcmbe!ian bahan baku
maklun
'a'j karyawan
maintenance
_.....
kotc:
!aill~lain
Atribut
kode faktur oembelian
r!~gal diterima
nama supplier
.J~~___
e-mail
Tabel 5. Order
total
..\Iribul
kode order.
-.__
_.Ji!!$~.QClllS~'!!!i!!!...........
kode kOllsumcn
konsurTIcn
<llama! kODSumen
~-!l{~tcTC'i;o;l
h:odc [lroduk
Atrihut
kode pcndapatan
bulan
no lelp
_.
tallR"ul '"tuh ~ell?.rr2...........
kode bahan baku
nama bahan baku
iumlah
._.... _.
harfLa
total
,\tribut
.}]arga / lusin
Tabel 6. Rctur Produk
Alrib~_ut_
--
, iumlah
kode faktur )cniualan
nama konsumcn
alama! konsumen
kode produk
nama produk
umlah
harga I pes
total harga
~!!.~gga' pcnoiriman
tanggai jatuh tempo
kode status liulang
Tabel 19. Karyawan
,\tribut
NIK
alama! konsumen
kode produk
---~
~~tryawa!l
karyawan
jcnis kclamin
tCtn!2at lailtr
Atrihllt
tarlJ.u~allahir
kode suDol ier
nama supplier
alama! supplicr
no tclepon
no rckening
no Ielepon
tanggal ma<;uk
kode bagian
Pendidikan
status ker"a
12
NIK
nailla karyawan
kode bagiarl
am m<lsuk
,
Tabcl22. Presensi Pulang
,\tdbut
kode presensi
~11
hari
tarwgal
~<.,
-I
NIK
nama karvawan
kode bagian
j.~~_pulang.
Tabcl23. Gaji
kode s kl
tarl al
NIK
nama ka awan
kodc ba ian
lama lembur
ketcran an lembur
Tabel 25. Slip Gaji
Atribut
kodc sliD ga·i
_..Qcriode
tanggal
c-U!K
--
Ilarlla karyawan
kode bagian
Eilli pokok
gaii Icmbur
LlC!.!a! gaii
alanl~t
Tabe! 12. SlIpplier
Atribut
kode Dresensi datang
hari
tanggal
A~l~.!:!!. ___.
Atribut
kode pelamar
nama pelamar
alamal pclamarjcnis kclamin
temDat lahir
tanggallahir
no telepoll
status
pendidikan
Tabel 1J. Faktur Penjualan
jumlah
Tabel21. Presensi Datang
TabeJ 24. SPKL
Tabel 18. Pelamar
~~harga
llama karvawan
awal
tanggal akhir
ketcrangan
\tribut
kode gaii
kodc bagian
"aji pokok
tahun
status hUlang
.~~~. produk
~---~-
Tabell7. Laporan Pendapatan
~!.~El?I~. _____
Atribut
kode cuti
kode bagian
-.!~Dggal
Tabell5. Status HI/tang
Tabel 10. Faktur Pembelian
Bahan Baku
Tabcl 20. Cuti
NIK
Atribut
kode status it/tan
status iutan
Atribut
kode faktur maklun
langgal diterima
nama maklun
alamat maklun
no teloon
tanggal iatuh tempo
jumlah
total harga
status hutan '
i,llrnlah sam pel
kade relur
jumlah
harga
total harga
status hUlang
Tabel 9. Faktur Maklun
tanaoal
~-
Tabel14. Status Piutang
nama haran'
nama roduk
;l<lIl1<l
Atribut
kodc maklull
nama maklun
alamal maklun
no tlepeon
no rekening
Atribu!
nama ,roduk
har 'a / Ius In
kola
Tabe! 13. Vcndor Maklu/1
Tabel 8. Faktur Pcmbclian
Barang
Atribut
kode dcsain
----
~-
Tabcl26. Bagian
Atribut
kode baoian
nama bagian
jumlah
karyawan
---
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
UNTUK BAG IAN PEMBELIAN DAN PRODUKSI
(STUDl KASUS GARMEN XYZ)
Ignatius A. Sandy
Jurusan Teknik Industri. Universitas Katolik Parahyangan, Bandung 40141
+62-22-2032700, Email: [email protected]
Yudy
Alumni Jurusan Teknik Industri Universitas Katolik Parahyangan
JI Ciumbuleuit No 94 Bandung40141
Abstrak. Garmen XYZ merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang
industri garment. Pelllsahaan ini memproduksi berbagai jenis pakaian anak. Saat ini tidak
ada ~istem informasi yang mendukung operasional harian jika satu departemen
membutuhkan beberapa informasi harian, tidak ada infonnasi yang menyediakan ketika
dibutuhkan. Pel1lsahaan ini sering terjadi kehilangan data, terjadinya pencatatan yang
berulang, penyimpanan data yang tidak teratur, ketidaklengkapan data yang dicantumkan,
dan distribusi data antar bagian tidak sampai merupakan beberapa masalah yang terdapat
pada sistem informasi di Garmen XYZ. Hal ini menyebabkan Garmen XYZ sangat sulit
dalam menjalankan proses bisnis perusahaan, khususnya pacta bagian produksi dan bagian
pembelian
Berdasarkan kebutuhan sistcm informasi yang mampu mengatasi permasaiahan yang
dihadapi perusahaan sekarang, maka dilakukan peraneangan sistem infonnasi usulan pada
Garmen XYZ dengan mcnggunakan metode SDLC (System Development Lffe Cycle).
Seeam umum mctodc ini terdiri dari lima tahap, yaitu tahap perencanaan, anal isis,
pcrancangan, pcnerapan, dan penggunaan.
Perancangan sistem informasi usulan untuk PT. Small Garden dimulai dengan
pembuatan matriks BSP, proses bisnis usulan, beberapa desain database dan nonnalisasL
Sebagai pcndukung tcrhadap ditcrapkannya sistem informasi usulan, dibuat pula user
intet/ace dari perangkat lunak dan SOP (,)'tandard Operation Procedure), Dengan
mcrancang sistcm informasi usulan yang Icbih terstruktur dan terkomputerisasi, diharapkan
dapat menyclesaikan masalah aliran informasi yang terjadi di Garmen XYZ. Sistem
informasi usulan akan menyediakan informasi bagi perusahaan dalam pengambilan
keputusan. Sistem informasi usulan juga akan mempennudah perusahaan dalam melakukan
penginputan, penyimpanan data dan pencarian data yang dibutuhkan
1. Latar Belakang Masalah
Gannen XYZ adalah perusahaan ini
bergerak dalam industri garment, memproduksi
berbagai jenis pakaian anak khususnya pakaian
anak umur 2 tahun sampai 5 talmn.
Proses pencatatan yang dilakukan oleh
Garmen XYZ sebagian besar masih bersifat
manual dengan menggunakan banyak lembar
dokumen atau buku. Proses pencatatan yang
manual sering mcngakibatkan proses pencatatan
berulang - ulang dan memakan banyak waktu
dalam prosesnya misalkan untuk mencatat
persediaan bahan baku sekarang yang ada di
gudang memakan waktu 5 - IO menil.
Dalam proses cross check bah an baku
yang tersedia sekarang atau data / arsip yang
dibutuhkan untuk setiap departemen. Karena
terdapat ban yak dokumen atau buku yang
13
digunakan,
membuat
pihak
pemsahaan
kesulitan menemukan arsip yang akan dieari
d.n menemukan infonnasi yang dibutuhkan.
Hal 101 menyebabkan kesulitan dalam
mendapatkan
infonnasi
antar
bagian
perusahaan. Antar bagian perusahaan tidak
mendapatkan informasi secara cepat karena
informasi yang dibutuhkan harus dicari dari
arsip - arsip yang tcrsimpan dalam buku at au
dokumen. Contohnya adalah kesulitan dalam
mengetahui jumlah stock bahan baku dari
bagian produksi schingga bagian pembelian
hal1ls menunggu inform.si dari bagian produksi.
2. Idcntifikasi & Perumusan Masalah
Aktivitas yang terjadi antar bagian di
Garmen XYZ saling terkait satu dengan yang
lainnya. Prod uk yang ditawarkan telah
diperhitungan oleh bagian produksi. Pesanan
dengan bagian produksi sehingga jadwal
produksi yang dibuat dapat disesuaikan.
Tentunya masalah - masalah tersebut
mengganggu kelangsungan proses pembelian
bahan baku dan proses produksi yang dijalankan
oleh perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan
perancangan.; sistem infonnasi yang mampu
mengakomodasi kebutuhan aliran informasi
yang menghubungkan antar bagian yang ada
dalam perusahaan. Masalah yang akan
diselesaikan adalah masalah yang berhubungan
dengan
proses
bisnis.
Masalah
yang
berhllbungan dengan proses bisnis tersebut akan
dianalisis berdasarkan 2 sumber yaitu sumber
Gary Born dan Eko Indrajit. Masalah seperti
bottleneck dan pekerjaan rangkap tidak akan
dibahas pada peneiitian ini karena masalan masalah tersebllt tidak berhubunngan dengan
proses bisnis perusahaan.
Berdasarkan latar belakang dan identifikask
masalah di atas, maka diperoleh pemnmsan .
::
., .
masalah sebagai berikllt :
I.
Apakah
kelemahan-kelemahan
yang
terdapat pada proses bisnis dalam sistem
pada bagian pembelian dan produksi di
Garmen XYZ saat ini ?
2.
Bagaimana usulan - usulan proses bisnis
yang tepat dalam sistem pada bag ian
pcmbelian dan produksi di Garmen XYZ
dalam mengatasi kelemahan ~ kelemahan
pada sistcm saat ini ?
3.
Bagaimana perancangan sistem informasi
bagian pcmbclian dan produksi yang
sesuai untllk diterapkan pada Garmen
XYZ?
yang ditcrima akan dijadwalkan lIntuk
diprodllksi olch bagian produksi. Ragian
pcmbelian akan melakukan pembelian sesuai
dengan bah an baku yang diperlukan dan bahan
baku yang tersedia di gudang. Ragian keuangan
akan melakukan pembayaran pembelian yang
dilakukan bagian pembelian dan menagih
pilltang dagang kcpada konsumen. Pencatatan
data dilakukan dengan tlliisan tangan pada
sebuah dokumen. Tidak ada format yang jelas
pada dokumen tersebut sehingga terdapat
kekurangan dalam pencatatan data. Sementara,
data dad satu bagian digunakan oleh bagian
lain. Hal ini akan mengakibatkan aktivitas di
bagian lain terharnbat karena membutllhkan
data terscbut.
Pada., saat ini Garmen XYZ menghadapi
/
beberapa pcrmasalahan sehubungan dengan
sistem informasi perusahaan yang dijalankan,
terutama pada bagian pembelian dan produksi.
Masalah yang ditemui pada bagian pembelian
adalah harga beli bahan baku yang harus selaltl
update. Barga beli digunakan dalam penentuan
harga jual prod uk. Bila terjadi kenaikan harga
beli bahan baku, bagian pembelian harus segera
mungkin memberitahukan hal tcrsebut kepada
bagian produksi. Dengan demikian bag ian
produksi akan memperhitungkan harga jual dari
sllatu produk dcngan mcnggllnakan harga beli
bahan baku yang tcrbaru. Hal ini dapat
mcrugikan pcrusahaan jika Jalam penentuan
harga bell bahan baku yang tidak update.
Scdangkan pada bagian produksi terdapat
kesulitan dalam pcnentuan jumlah bahan baku
yang akan dibutuhkan. Bagian produksi harus
menentukan bahan baku secara pasti sehingga
tidak terjadi kekurangan. Sedangkan bagian
pembelian harus menunggu laporan dari bagian
produksi dan mengecek bahan baku sisa yang
ada di gudang karen a pada saat itu bagian
pembelian akan melakukan proses pembelian,
bagian pembelian tidak tahu berapa banyak
kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan.
Sehingga
segala
sesuatu
akan
terjadi
keterlambatan baik pada penjadwalan produksi
ataupun keterlambatan dalam menyelesaikan
order pada waktu yang telah ditentukan.
SeJain masalah diatas terdapat masalah
lain yaitu penentuan jadwaJ produksi yang tepal.
Dengan ada jadwal produksi yang tepat maka
tidak akan keterlambatan penyelesaian prod uk
jadi. Sehingga konsurnen tidak akan menunggu
barang yang dipesan. Keterlambatan produk jadi
ini dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu
banyaknya produk yang di rework ataupun
tingkat kerumitan pad a model prod uk. Maka
harus ada pcnycsllaian antara bag ian desain
3. Pengolahan Data dan Analisis
Metode pcrancangan sistem informasi
yang digunakan pada Garmen XYZ adalah
System Development Life Cycle (SDLC).
Tahapan yang ada pada SDLC adalah
perencanaan , analisis, perancangan, penerapan
dan penggunaan. Dalam penelitian ini, tahapan
yang akan digunakan sampai dengan tahap
penerapan.
3.1
Tahap Perencanaan
Tahap pereneanaan pad a metode SDLC
tcrdiri dari 8 Jangkah, akan tetapi terdapat
beberapa langkah yang tidak dilakukan pada
penelitian ini, yaitu membuat studi kelayakan,
mempersiapkan usulan penelitian sistem,
menyetujui atau menolak penelitian proyek dan
mcnetapkan mekanisme pcngendalian. Alasan
keempat langkah tersebut tidak dilakukan
karena langkah - langkah terscbut harus
berinteraksi dengan perusahaan.
Berikut adalah langkah - langkah yang
dilakukan dalam tahap perencanaan :
14
kinerja sistem , menyiapkan usulan rancangan,
menyetujui atau menolak rancangan proyek.
I.
Mendefinisikan Kebutuhan Informasi
Kebutuhan informasi perusahaan diperoleh
analisis
proses
bisnis.
Agar
dapat
menyelesaikall masalah yang ada, maka sistem
informasi yang diraneang perlu memiliki
kriteria berikut :
1. Sistem informasi harus dapat menemukan
dan
memberikan
informasi
yang
dibutuhkan dengan eepat.
2.
Sistem informasi harus memiliki format
yang sudah terstruktur.
3.
Sistem infomlasi harus dapat memberikan
feedback yang membantu proses bisnis
perusahaan.
4. Sistem informasi hams dapat menerima
informasi darI semua bag ian.
/
5.
Sistem inforlllasi harus mendukung proses
pembaharuan data terkini.
6.
Sistem inforlllasi dapat Illendukung
penyediaan informasi yang dibutuhkall,,!
7.
Sistem informasi dapat memlmmasi
peneatatan dan penyimpanan data yang
berulang
1.
Menyadari MasaJah
Pada sa at ini disadari bahwa terdapat
kelemahan proses bisnis yang terdapat pada
sistem bag ian pembelian dan produksi di
Garmen XYZ. Kelemahan - kelemahan tersebut
akan mengganggu kegiatan di Garmen XYZ.
Proses peneatatan yang dilakukan oleh
Gannen XYZ sebagian besar masih bersifat
manual dengan menggunakan ban yak lembar
dokumen atau buku. Proses peneatatan yang
manual sering mengakibatkan proses peneatatan
berulang - ulang dan memakan banyak waktu
dalam prosesnya. Hal ini menyebabkan sistem
informasi yang lambat dan ketepatan dalam
memperoleh informasi, misalkan ketika bagian
untuk meneatat persediaan bahan bakn sekarang
yang ada di gudang memakan waktu 5 ~ 10
menit dalafu proses cross check bahan baku
yang tersedia sekarang atau data / arsip yang
dibutuhkan untuk setiap departemen.
2.
Mendefinisikan Masalah
Mendefinisikan masalah dilakukan dengan
meneari akar permasalahan dan faktor - faktor
penyebab pennasalah tersebut Berikut adalah
masalah - masalah yang teridentifikasi di dalam
perusahaan :
a.
Bagian produksi
I. Maintenance mesin yang masih
berdasarikan Iaoran lisan bukan
berdasarkan jadwal maintenance
2. Penumpukan order akibat order yang
masuk tidak diprioritaskan pada saat
penjadwalan
3. Kesalahan dalam penentuan harga juaJ
produk
4. Tidak ada informasi mengenai posisi
order konsumen
b.
Bagian Pembelian
L Informasi bahan baku sisa yang
diberikan bag ian produksi tidak
digunakan
2. Pemilihan supplier yang tepat akibat
dari banyaknya bahan baku eaeat yang
diterima oleh perusahaan
3.
Menentukan Tujuan Sistem
Tujuan peneiitian yang ingin dicapai
dibuat berdasarkan tujuan sistem perusahaan
yaitu menjalankan bisnis perusahaan menjadi
lebih baik daripada sebelumnya. Sistem
pemsahaan
menginginkan
proses
bisnis
perusahaan berjalan seeara efisien dan efektif.
2. Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem
Dengan adanya kebutuhan informasi dan
kelemahan pad a sistem pada saat ini yang
bcrbasiskan kertas, maka dirancang sistcm
informasi yang berbasiskan komputerisasi yang
dapat membantu perusahaan dalam menjalankan
aktivitas bisinisnya.
3.3 Tahap Perancangan
Tahap perancangan dimulai dengan
menggambarkan matriks Business System
Planning (BSP). Pemetaan proses bisnis adalah
llntllk mengetahui aliran data antar rnasingmasing proses. Pcmetaan peta proses bisnis
dipetakan dengan menggunakan IDEFO.
Peraneangan selanjutnya adalah DDA
(Disain Database berdasarkan Aktivitas). DDA
adalah salah satu met ode perancangan basis data
dengan menekankan aktivitas yang terjadi di
suatu perusahaar1.
Tabel L Identifikasi Informasi berdasarkan
, B'wian
Aktivitas
Produksi
"t>"
,,~
Aktivitas
Menerima Bahan
Baku
Mencatat Jumlah
Bahan Baku yang
Ma<;uk dan Keluar
Mcncrima Produk
Jadi
Mencatat Produk
Jadi yang Masuk dan
Kc!uar
3.2 Tahap Analisis
Dalam tahap anal isis terdapat 6 langkah
yaitu
mengumumkan
penelitian
sistem,
mengorganisasikan tim proyek, mcndefinisikan
kebutuhan informasi, mendefinisikan kriteria
Informasi
TaneBA!, kni>:: R<lh:'ltl H:'Iku
{kodc bahan baku, nama bahan
baku, Jumlah
Karyawan (no induk karyawan,
nama karyawan), Bahan Baku
(nama bahan baku)
Tanggal, Produk (kodc
IJroduk): Jumlah
Karyawan (no induk karyawan,
nama karyawan), Produk (kode
produk), Tanggal Masuk,
Tanggai Keluar
--
15
Memprio~tas
Jenis Baju, Model Baju, l~~
Baiu
Karyawan (no induk karyawan,nama karyawan) Jcnis Bahan
Baku (nama bahan baku
Produk (kode produk),
Karyawan (no induk karyawaJl,
nama karyawan), Jenis Bahan
Baku (kode ballan baku),
Desain&Spesifikasi (kode
desain, ukuran)
Dcsain&Spcsifikasi (kodc
dcsain), Karyawan(no induk
karayawan, nama karyawan)
Mesin (jumlah Illes in),
Karyawan (no induk karyawan,
nama karyawan), Jumlah
Karyawan
Order (kode order), Deadlinc,
Jumlah, Karyawan (no induk
karyawan, nama karyawaJJ)
Ordcr yang Masuk
Membuat
PenjadwaJan
Produksi
Karyawan (no induk karyawan,
nama karyawan), Prod uk (kodc
produk), No Jadwal, Orde
Melakuk,UJ Survey
Pa<;ar
Membuat Desain
Produk
Membuat Sampcl
Produk
Menghitung Barga
Jual
Menghitung
Kapasitas Produksi
Menerima Daftar
Order yang Masuk
(kode order)
Mengambil &
Illencatat
penggunaan Bahan
Baku di Gudang
Memotong Bahan
Sesuai Pola
MenyabloniMclllbor
dir Bahan Sesuai
Desain
Menjahit BagianBagian Bahan
Melakukan
Pemcriksaan
Mclakukan Proses
Sctrika dan
Pengepakan
Mengambil Produk
Jadi yang akan
Dikirim
Memeriksa Jumlah
Barang Jadi yang
akan Dikirim
TanggaJ Pengambilan, Jenis
Bahan Baku, JUllliah
Tabel 2_ Identifikasi Infonnasi berdasarkan
Ak-tlVJtas B agtan Pem be I-Jan
Aktivitas
Pencntuan Jumlah
Bahan Baku yang
akan Dipesan
Memilih Supplier
yang Mempunyai
Kualitas
Membeli Bahan
Baku, Mesin
Produksi dan Barang
Membuat Laporan
Pcmbc!ian
Penerimaan &
Pcmcriksaan Bahan
Baku, Mesin
Produksi dan BaraJ1g
Menghubungi
Supplier
Bers,UJgkutan
-
Mencatat Bahan
Baku yang
Dikembalikan
----_.
Mcngembalikan
Bahan Baku
Order (kodc order), Karya\.van
(no induk karyawan, nama
karyawan), Produk (kode
produk), Tanggal Mulai,
Tanggal Se!csai
-
Informasi
Jenis Bahan Baku (no hahan
baku), Karyawan (no induk
karyawan, nama karyawan)
Supplier (kode supplier, nama
supplicr, alamat supplicr, tip
supplicr), Kualitas, Diskon
No Faktur Pembelian, Tanggal
Pembelian, Jenis Bahan Baku
(kode bahan baku), Karyawan (no
induk karyawcm, nama
karyawan), Jumlah
No Faktur Pembclian, Karyawan
(no induk karyawan, nama
karyawan), Harga
No Faktur Pembelian, Jumlah
Tanggal Pencrimaan, Karyawan
(no induk kmyawan, nama
,
karvawan)
Supplier (kode supplier, nama
supplier, alamat supplier, tip
,supplier), Karyawan (no induk
karvawan, nama karvawan)
-,
Jenis Bahan Baku (no bah.~
baku), Karyawan (no induK
kmyawan, nama karyawan),
Jumlah
No Retur Pembelian, Supplier
(kode supplier, llama supplier,
al<lmat supplier, tIp supplier),
Karyawan (no induk karyawan,
Ilallla karyawan), Tanggal
Pengcmbalian, Jumlah
Dari tabel-- tabcl tcrscbut perin dilakukan
proses nonnalisasi agar menjadi tabel - tabel
yang lcbih baik, Pembuatan tabel nonnalisasi
digunakan untuk pembuatan Form dalam
rancangan sistem informasi usulan, Tabel-tabel
ini memuat atribut yang dibutuhkan dan sudah
normal sehingga atribut yang digunakan tidak
beruiang,
Jumlah, Produk (kode produk),
Order (kodc Order)
Jumlah, Produk (kode produk),
Order (kodc Order), KarYJ.wan
(no induk karyawan, nama
karyawan)
Melakukan
No Faktur Penjualan, Surat
Pengiriman Barang
Jalan, Karyawan (no induk
Jadi
karyawan, nama karyawan),
Konsumen (kode konsumen,
nama konsumen, alamat
- konsumcn, tip konsumen)
No Maintenance, Karyawan
Membuat Jadwal
Maintcnance
(no induk karyawan, nama
------- _ ka!y~:~1Jl) _......_~,.. _." ... _____ ._ .--_....
Mc1akubm
Mesin (kode mesin, jenis
Maintenance Sccara
mesin), Tanggal, Karyawan (no
Berkala
induk karyawan, nama
karyawan)
Membuat Laporan
No Maintenance, Karyawan
Maintenance
(no induk karyawan, nama
karyawan)
3.4 Tahap Peuerapan
Tahap terakhiF yaitu penerapan rancangan
sistem informasi yang diusulkan, Segera setelah
penerapan sistem ini dijalankan di perllsahaan,
dilakukan penelaahan lebih lanjnt terhadap
sistcm inforroasi terscbut untuk kemudian
tcrmasuk kc dalam tahapan seianjutnya, yaitu
tahap pcnggunaan di mana dilakukan aktivitas
pcninjauan dan pcmeliharaan terhadap sistem
bam yang dijalankan
4,
Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang telah
dilakukan, maka dapat disimpulkan beberapa
hal, yaitu :
I. Kelemahan-kelemahan
yang
telah
diidentifikasi pada proses bisnis
dalam
sistem pada bagian produksi dan pembelian
Garmen XYZ saat ini adalah :
a. Kctcrlambatan penyelesaian order.
16
b. Tidak ada feedback informasi mcngcnai
harga beli bahan baku yang baru dari
bagian pembelian.
c. Tidak ada informasi yang menyediakan
mengenai posisi order.
d. Tidak menggunakan informasi yang ada
seperti menggunakan data bahan baku
sisa yang disediakan oleh bagian gudang.
e. Terjadinya pencatatan dan penyimpanan
data yang berulang.
2. Rancangan sistem usulan untuk mengatasi
kelemahan-kelemahan proses bisnis pada
sistem bagian pembelian dan produksi di
PT.SmaJl Garden dilakukan antara lain
dcngan:
a. Pembuatan Peta Proses Bisnis Usulan
untuk 1]1enggambarkan proses, dan aliran
data yang terjadi antar subsistem dapat
dilihat di bab IV.
b. Pembuatan
Standard
Operating
Procedure sebagai pedoman karyawan
daJam melakukan suatu aktivitas bisnis
di dalam perusahaan dapat dilihat di
Iampiran C.
3. Perancangan user interface dari perangkat
Iunak yang digunakan untuk memberikan
gambaran sistem informasi usulan yang akan
diterapkan di Garmen XYZ. Uver intel/ace
ini dibuat dengan menggunakan program
Visual Basic 6.0 dapat dilihat di bab V.
DAFTAR PUSTAKA.
1. Alter, Steven. 1999, Information Systems: A
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
17
Management Perspective, 3rd ed., AddisonWesley Educational Publishers Inc., New
York.
Born Gary. )994. Process Management to
Quality Improvement, John-Wiley. England.
Eko Indrajit, Richardus. 2002. Konsep dan
Aplikasi Business Process Reengineering.,
PT. Gramedia Indonesia., Jakarta
Gordon, Steven, Judith R. Gordon (2004)
Information
Systems
A Management
Approach 3rd ed, John Wiley & Sons, Inc.
Jr Mcleod, Raymond. 1995, Management
Information System, Prentice-Hall Inc.,New
Jerscy.
Ladjamudin, Bi~, AI-Bahra.2005, Analisis
dan Desain Sitem Informasi, Graha IImu.,
Yogyakarta
Martin,
James.
1990,
Information
Engineering. Book 11
Planning AjJd
Analysis, Prentice-Hall Inc., New Jersey
Sandy, Ignatius A. 2009, Terapan Keilmuan
Teknik Industri : Metoda Perancangan Basis
Data DDA., Unpar, Bandung
Stoner, James. 1995, Manajemen Jilid I edisi
bahasa indonesia, Prentice-Hall Inc., New
Jersey.
Bahan Baku
Nama Field
, Masu'
I
rangg,
Produk
Nama Field
Kode Produk
Nama Produk
lumlah Produk Masuk
Jum!ah Produk Kcluar
Tan al
Dcsain Produk
Nama Field
Kode Desain
Nnma Produk
Har al cs
/"
Spcsitikasi Produk
Nama Field
Kode Desain
NamaProduk
Ran e Umur
Ukuran
Sampel
Nama Field
Korle Sam e!
Nama Produk
Harga lua!
Nama Field
Kade Produk
~Kode Bahan Baku
Nallla Balianl3aku
Harga Bahan Baku
. 1m.! Bahan Baku iltlkai ..
Kartu Pro'sc'S
Nama Field
Kode Order
Posisi
lumlah Pesanan
Jumlah Proses
TangRal
Kapasitas Produksi
Nama Field
Kode Produk
lumlah Mesin
1umlah Kar awan
Total Ka asita~
JadwaJ Produksi
Nama Fielr/--Tanggal
Kade ladwal
Kode Order
.•.
Deadline
Prioritas Order
Maintenance
Nama Field
No Maintenance
No Mesin
Nama Mesin
Jumlah Mesin
)enis Kerusakan
Tan al
Kebutuhan Bahan Baku
Nama Field
Kode Order
Kode Produk
Jumlah Produk
Deti! Kebutuhan Bahan
Baku
Nama Field
Kode Produk
Jumlah Produk
Kode Bahan Baku
Nama Bahan Baku
lml Sisa Bahan Baku
Jm! butuh Bahan Baku
JmI Bahan Bakupesan
Laporan Maintenance
Nama Field
No Maintenance
No Mesin
Nama Mesin
Bia a Pcrbaikan ,
Tan al
Pembelian Bahan Baku
Nama Held
Kode Pembelian
Kode Supplier
Nama Su lier
TI . Su lier
Tan oo,ll
Maklun
Nama Field
Kode Maklun
Nama Maklun
Kode Produk
lumlah Produk
Tal}ggal Maklun
Produksi
Nama Field
Kode Ba"ian
Kodc Order
-Deadlinc
Tangga! Masuk
JJ!!.~glli!L~~ls.~~!L.~"_" __
Deti!
DetLUJi!!Ji:~a~J~ua~I~,.,_ _-,
Nama Field
Kode Proii'd"l"lk'-_ _ _--I
Har"a I Pes
Penoiriman Produk
Nama Field
Kode Sural Jalm} Produk
Kode Order
Kode Produk
Jumlah Produk
Pr
-~ama
Field---
Korle Pembe!ian
Kode Bahan Baku
Nama Bahan B;lku
Waf/HI
Jtllnlah Bahan Baku
j-Iarga Pcn;f;efl;m"'-'--"~'-"~
1
Surat Jalan
Pcngembalian
Nama Field
Kode Surat Jalan
Pel1gt!mbaiian
Kode Pen.s.embalian
Kode Su lier
Nama Su lier
Alamat Su lier
Tanggal Jalan
--
PembcIian Barang
Nama Held J
Kode Pembelian
-Nama 13aranii-'-~~-Jumlah Baran
Harga
Tan al
"i
Pembelian MesinProduksi
Nama Field
Kode Pcmbelian
No Mesin
Nama Mesin
Jumlah Mesin
Har'a
_~.i!!lgg~!L _ _ _ _ _
,
Ihncrimaa
1 Bahan Bak·U
Nama Held
Kode Pcmbelian
Tanugal Pcnerimaaii _._....
Kode Bahan Baku
.
Warn a
-Bcrat
Jumlah Bahan Baku
"
,
Nam'Fieid
SUDolier
Nama-prad
Kode Supplier
Nama Supplier
Alamat Supplier
No Rekening
1'1 . Supplier
~'rodU~
lumlah '::acat
Surat lalan Maklun
Nama Field
Kode Maklun
Nama Maklun
Alamat Maklun
"~ranggal lalan
Kode Surat lalan Mak!un
Kode Produk
Jumlah Prod uk
rL~a~pco~r~a~n~P~c~nl~b~c~h~an~._.__ _
Nama Field
Kode Pembeliml
Kode Supplj.~!:..._. ___ _
Tanggal
" ..
Detil Laporan
Pembelian
r=-'''~Ni~aC:m:Cac-''F=''''e''lt71----'
Kode Pcmbe!lan
Harga Pembe!ian
lumlah Pembe!ian
Total
Sura! JaJan Produk
Nama Field
'Kode Surat Jalan Produk
KOdCiliaer~~'-~"-'-"---
Kode Konsumen
Pengembalian l3ahan
Baku
Nama Field
Kode Pen embalian
Kode Su lier
. Nama KorlstlnlCn
1.umlah Produk
Delil Pembelian Bahan
Baku
Detil Pengembalian
Bahan Baku
Nama Field
Kodc Pengembalian
Kode Bahan Baku
Nama Bahan Baku
Jumlah Bahan Baku
Alamat Konsumen
Tanggal Jalan
18
Penerimaan l3arang
Nama Field
Kode Pembclian
Tanggal Pcnerimaan
Nama Barang
Jumlah Barang
Penerimaan Mesin
Produksi
Nama Field
Kode Pembelian
TanggaJ Penerimaan
No Mesin
"N1Hl1a Mesin
-Jiimlah Mcsin
Kumpulan Makalah Perancangan Sistcl11 Informasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PABRIK SPARE PART X
BAGIAN PENJUALAN, KEUANGAN, DAN GUDANG PROD UK
JADI
Ignatius A. Sandy
Jurusan Teknik Industri. Universitas Katolik Parahyangan. Bandung 40141
+62-22-2032700, Email: [email protected]
Titus Sena Aricf
Alumni Jurusan Teknik Industri Universitas Katolik Parahyangan
JI Ciumbuleuit No 94 Bandung 40141
Abstrak. Pertumbuhan pasar sepeda motor selalu meningkat pesat setiap tahunnya. Maka
dari itu banyak pula bermunculan produsen aksesoris sepeda motor yang menghasilkan
produk sebagai wujud personalisasi para pemiliknya. Salah satu produsen aksesoris di kota
Bandulfg adalah Pabrik Spare Part X. Dalam menjalankan bisnisnya, 'Pabrik Spare Part X
mengalami berbagai masalah. Masalah yang dihadapi oleh perusahaan antaran lain
pencatatan dilakukan secara manual tanpa format yang baku sehingga ada data yang tidak
tercatat, sulitnya mencari data pada perusahaan, catatan berulang karena tidak saling
terintegrasi, perusahaan kesulitan dalam menghitung pendapatan dan pengeluaran
perusahaan, tidak adanya catatan produk jadi yang dimiliki oleh perusahaan, dan data tidak
diarsipkan dengan baik. Semua permasalahan tcrscbut sangat merugikan bagi perusahaan.
Pennasalahan tersebut perlu diselesaikan dcngan perancangan sistem informasi
usulan. Sistem informasi usulan membuat aliran infonnasi perusahaan lebih teratur dan
lebih lancar. Pcrancangan sistcm uSlIlan diIakukan dcngan memetakan sistcm awal yang
dimiliki oleh pcrusahaan terlebih dahllill. Perancangan sistem informasi menggunakan tools
matriks BSP, IDEFO, dan DDA. Perancangan sistem informasi us ulan juga mcncakup
pembuatan fonn dan report yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam menjalankan
bisnisnya.
Pcnclitian ini mcnghasilkan sebuah sistcm usulan bagi perusahaan. Sistem informasi
usulan yang dirancang mampu mengatasi masalah yang dihadapi oleh perusahaan saat ini
dengan baik. Sistem usulan diharapkan dapal mcmpcrmudah perLlsahaan dalam melakukan
proses bisnisnya dan mcningkatkan pcrfonnansi pcrusailaan. Dengan sistem usulan
tcrkomputerisasi, diharapkan aliran data akan scmakin Ian car, aman, dan mudah untuk
diperolch.
..)
Pabrik Spare Part X memiliki beragam
produk aksesoris motor, dimana produk aksesoris
yang paling utama adalah knalpot sepeda motor.
Produk ini memiliki beberapa jenis dan bentuk
scsuai tipe motor yang ada, dimana produk
knalpot yang dihasilkan mempakan knalpot
racing yang dapat meningkatkan performa
sepeda motor yang menggunakannya. Produk
knaJpot juga memiliki variasi bentuk dan ukuran
sesuai dcngan keinginan konsllmen.
Pcrusahaan Pabrik Spare Part X
melakukan diversifikasi produk berdasarkan
pcnnintaan pasar. Produk utama perusahaan ini
tetap berupa knalpot motor dari berbagai tipe
motoL Saat ini perusahaan sedang melakukan
produksi untuk produk knalpot motor, setang
motor, dan dop kna1pot. Untuk memperJuas
pasar, perusahaan mempekerjakan 2 orang sales.
Sales ini bekerja di dalam dan luar kota
Bandllng.
I. Latar Belakang Masalah
Pertumbuhan populasi sepeda motor saat
ini begitu pesat. Sepeda motor dapat menjawab
kebutuhan akan kendaraan bermotor yang Iincah,
irit bahan bakar, serta memiliki harga yang
cukup terjangkau. Pertumbuhan populasi juga
berdampak bagi produsen sepeda motor dan
produsen pendukung perJengkapannya.
lumlah sepeda motor yang sangat besar
ini merupakan sebuah pangsa pasar yang harus
dimanfaatkan semaksimal Jllllngkin. Maka dari
itu banyak pula bermllncuIan prodllsen aksesoris
sepeda motor yang menghasilkan produk sebagai
wujud personalisasi para pemiliknya.
Salah satu produsen aksesoris di kota
Bandung adalah Pabrik Spare Part X. Pcrusahaan
ini menghasilkan beragam jenis aksesoris sepeda
motor, dimana produk yang diunggulkan oleh
perusahaan ini adalah knalpot sepeda motor.
19
Kurnpulan Makalah Perancangan Sistem Informasi
dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Perusahaan Pabrik Spare Part X
rnenggunakan sistem produksi make to order,
tetapi j ika semua order sudah terpenuhi,
perusahaan menggunakan sistem make to stock
untuk produk-produk tertentu yang paling laku.
Perusahaan Pabrik Spare Part X masih
menggunakan metode pengelolaan dengan sistem
tradisional atau kekeluargaan sehingga dapat
menyulitkan dalam perkembangan perusahaan
selanjutnya. Hal tersebut dapat dilihat dari aliran
informasi yang tidak jelas dan tidak elisien serta
dapat dilihat juga pada struktur kekuasaan dan
pengambilan keputusan yang berpusat hanya
pada satu orang saja.
Selain itu ketidak lengkapan form dan
informasi yang seharusnya disimpan oleh
perusahaal} sehingga menimbulkan banyak
kerugian/bagi perusahaan. Kerugian yang dapat
dialami perusahaan dapat berupa keterlambatan
pengiriman pesanan prod uk, kesalahan jumlah
produk yang dikirim, kekurangan bahan baku,
kehilangan produk, dan sebagainya.
Pennasalahan lain yang tidak kalah
penting adalah tidak adanya pencatatan kondisi
keuangan perusahaan. Untuk mengetahui omzet
perusahaan, dilakukan dengan menghitung
pesanan satu persatu. Hal inl sangat tidak efisien
dan rentan terhadap kesalahan.
Seringkali perusahaan juga mengalami
kerugian karena tidak seimbangnya kondisi
keuangan perusahaan, dimana ban yak pelanggan
yang tidak membayar atau membayar pesanan
dengan cara menyicil.
Tidak adanya pencatatan yang baik dapat
menyebabkan perusahaan kehilangan uang yang
tidak sedikit karena hutang pelanggan yang tidak
dibayar,
sedangkan
perusall3an
tidak
mengetahuinya.
Berbagai kekurangan yang dimiliki oleh
perusahaan saat ini dapat diminimasi dengan
merancang sistem informasi baru bagi
perusahaan. Dengan membah aliran infonnasi
dan
memperbaikinya,
maka
diharapkan
perusahaan akan semakin kompetitif saat
bersaing dengan perusahaan lain.
J.
2.
3.
Bagaimana sistem yang berlaku pada
Pabrik Spare Part X saat ini dan apa saja
kelemahan-kelemahannya?
Bagaimana uSliian sistem yang tepat bagi
Pabr;k Spare Part X?
Bagaimana us ulan sistem informasi yang
tepat bagi Pabrik Spare Part X untuk
meminimasi masalah-masalah yang ada?
3. Pengolahan Data dan Analis;s
Pengolahan data dilakukan dengan
menggunakan met ode System Development Life
Cycle (SDLC). Tahapan pada metode SDLC
adalah perencanaan, anaiisis, perancangan,
implementasi, dan penggunaan. Pada penelitian
1111,
tahap yang dilakukan banya tahap
perencanaan, anal isis, dan perancangan saja.
3.1 Tahap Pereneanaan
Tahap awal pengolahan data adalah
dengan menggambarkan sistem awal yang·
dimiliki oleh perusahaan. Aktivitas bisnis.
perusahaan dapat diketahui melalui Peta ·.?'roses:
Bisnis. Pada perusahaan Pabrik Spare Part X,
pcmsahaan dibagi menjadi enam area bin is.
Enam area bisnis terse but adalah
penjualan, keuangan, gudang produk jadi,
gudang produk jadi, pembelian, dan produksi.
Pada penelitian ini, penelitian difokuskan hanya
pada bagian penjualan, keuangan, dan gudang
produk jadi saja.
.
Pada sistem awal ini, disadari bahwa
terdapat ban yak masalah yang sedang dihadapi
oleh perusahaan. Masalah-masalah tersebut
membuat perusahaan kurang efisien dalam
menjalankan bisnisnya dan sangat merugikan
perusahaan.
Dalam melakukan proses bisnisnya,
perusahaan mengalami berbagai masalah yang
dihadapi pada bagian penjualan, keuangan, dan
gudang produk,jadi.,Berikut ini adalah masalahmasalah yang dihadapi oleh perusahaan:
I. Pencatatan dilakukan secara manual tanpa
format yang baku dan informasi yang
penting tidak tercatat
2. Data penjualan dan nota penjualan sui it
dicari
3. Catatan penjualan sales susah dimengerti
4. Catatan yang berulang karena tidak
terintegrasi satu sarna lain
5. Sulitnya menghitung pendapatan dan
pengeluaran perusahaan
6. Tidak adanya catatan produk jadi yang
dimiliki oleh perusahaan
7. Data Konsumen Tidak diarsipkan dengan
Baik
Seluruh
masalah
tersebut
sangat
merugikan bagi pemsahaan dim ana terdapat
2. Idenlinkas; dan Perumusan Masalah
Permasalahan yang dialami oleh Pabrik
Spare Part X cukup kompleks dan harus
dilakukan perancangan slstem informasi yang
terpadu sehingga pencarian informasi dapat
dengan mudah untuk dilakukan dan masalah
yang dihadapi oleh perusahaan dapat tera,asi.
Berdasarkan berbagai masalah yang
terdapat di Pabrik Spare Part X, maka perumusan
masalah yang tepat bagi perusahaan adalah:
20
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Informasi
dengan Peraneangan Basis Data Metoda DDA
2.
ban yak waktu dan sumberdaya yang terbuang
sia-sia.
3.2 Tahap AnaHsis
Berdasarkan masalah yang dihadapi oleh
perusahaan, maka dibuatiah kriteria sistem
informasi yang tepat bagi perusahaan yang dapat
3.
Sistem informasi yang dapat membuat
semua data saling terintegrasi satu sama lain
Sistem informasi yang mampu menyediakan
laporan
pendapatan
dan
pengeluaran
I
fungsi, aktivitas, dan aliran infonnasi yang
terjadi pada perusahaan.
Perbaikan
bagi
Sistem informasi yang dapat menyajikan
catatan persediaan produkjadi yang dimiliki
oleh perusahaan
perusahaan
dapat
dilakukan dengan memperbaiki proses bisnis
yang dirniliki oleh perusahaan. Sistem lisulan
kemudian digambarkan kcmbali dalam bentuk
IDEFO agar lcbih mlldah dimcngerti.
Perbaikan
sistem
informasi
bagi
pcrusahaan dilakukan dengan melakukan
perancangan basis data, norrnalisasi, pcmbuatan
form dan pcmbuatan report.
Pada penelitian ini, pcrancangan basis
data dilakukan dengan menggunakan mctode
Sistem informasi yang dapat menyimpan
data konsumen dengan baik.
Dcngan bcrbagai kelemahan yang dihadapi oleh
perusahaan saat ini dan berdasarkan kebutuhan
sistem informasi bagi perusahaan, maka
dirancanglah sistcm informasi terkomputerisasi
untuk mengurangi kelemahan sistem pencatatan
manual berbasis kcrtas.
Dengan rancangan IIll, diharapkan
performansi perusahaan dapat meningkat dan
DDA (Desain Database berdasarkan Aktivitas).
Metode ini memeiliki beberapa langkah sebagai
berikut:
I. Identifikasi Aktivitas
Tahapan pertama metode DDA adalah
mengidentifikasikan seluruh aktivitas yang ada
pada perusahaan. Metode ini dapat lebih mudah
perusahaan dapat menjalankan bisnisnya dengan
lebih efisien.
3.3 Tahap Perancangan (Desain)
Tahap
awal
perancangan
pengiriman
Penggambaran aktivitas yang terjadi
dilakukan pada perusahaan dilakukan dengan
metode !DEFO. Metode !DEFO merupakan suatu
met ode yang digunakan untuk menggambarl<.im
perusahaan
7.
dan
membutuhkan infor~asi.
menyederhanakan catatan perfonnansi sales
6.
penyimpanan
produk jadi kepada konsumen.
4. Area Gudang Bahan Baku: mengatur segala
aktivitas penyimpanan bahan baku yang
dimiliki perusahaan
5. Area Pembelian: mengatur pembelian bahan
baku yang dibutuhkan untuk proses produksi
6. Area Produksi: mengatur aktivitas produksi
pada perusahaan
Matriks BSP akan memetakan hubungan
antara aktivitas dan entitas berdasarkan fungsi C
(creale) atau R (read). Creale berarti membuat
informasi, sedangkan read berarti membaca atau
dihadapi oleh perusahaan saat ini.
yang
Kebutuhan
sistem
informasi
dibutuhkan oleh perusahaan adalah:
1. Sistem informasi yang dapat membuat
forn\at yang baku dalam pencatatan dan
dapat menyimpan semua informasi penting
yang dibutuhkan.
2. Sistem informasi yang dapat menyimpan
data perusahaan dengan baik
3. Sistem /
informasi
yang
dapat
5.
Area Gudang Produk Jadi: mengatur segala
kegiatan
menyelesaikan atau meminimasi masalah yang
4.
Area Kcuangan: mengatur segaln kegiatan
penerimaan dan pengeillaran uang /
kel.langan perusahaan
adalah
penggambaran model perusahaan. Penggambaran
karena seharusnya para manajer sudah memiliki
daftar aktivitas yang seharusnya dilakukan oleh
perusahaan.
dapa! dilakukan dengan membuat matriks BSP
(Bllsiness Systems Planning). Matriks BSP
menggambarkan hubungan yang terjadi antara
fl.lllgsilproses bisnis perusahaan dan entitas atau
2.
subjck yang terkait dengan fungsi tersebut.
BSP
adalah
Tujuan
pembuatan
Identifikasi lnfonnasi
Tahapan kedua metode DDA adalah
mengidentifikasikan informasi I.Intuk setiap
aktivitas yang ada pad a pcrusahaan. Pada setiap
aktivitas dilakukan identifikasi informasi apa
mcnycdiakan rencana sistcm informasi yang
terintegrasi dengan reneana bisnis dan membantu
manajemen dalam menetapkan prioritas-prioritas
sistem informasi.
saja yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas
tersebut.
Tabel I. ldentifikasi lnformasi Aktivitas Hagian
Matriks BSP yang dimiliki oleh Pabrik
Spare Pm1 X memiliki enam area bisnis, yaitu:
1. Area
Penjualan:
mengatur
kegiatan
peJ~jualan dan pemesanan produk dari
konsumen dan sales
Penjualan
Aktivitas
L
21
lnformasi·
=:J
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem lnf(mnasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Menerima
Pesanan
Memeriksa
Barang Retur
Memisahkan
Bafan o Retur
MembU'<it Nota
Penjualan
Membuat Daftar
Pesanan untuk
Bagian Produksi
Menagih
Pembayaran
Pesanan
Daftar pcsanan(No pc san an,
kode produk, jumlah,
deadline, kode konsumen),
Konsumen (kode konsumen,
nama, alamat, telp), Sales
(Kode sales, Nama, alamat,
no telp)
Barang retur (kode retur,
kode prod uk, jumlah, kode
konsumen), Hasil Periksa
retur (kode periksa, kode
retur, kode produk, jenis
retur)
Hasil Periksa Retuf, Retur
Produk, Retur Produk cacat
Daftar Pesanan, konsumen,
Nota Penjualan (No Nota,
No pesanan, kode
konsumen, kode produk,
jumlah, tanggal, total harga)
Daftar Pesanan, Daftar
produksi Pesanan (Kode
DPP, No Pesanan, Kode
" Produk, jumlah, deadline)
Nota Penjualan, Nota
Tagihan, Pembayaran
taoihan
I
Membuat daftar
pengeluaran
Membuat
Laporan
Penerimaan dan
Pengeluaran
Perusahaan
.
~,
~
,~
~
~
Nota jasa pernekcl, daftar
pembeiian, pembayaran ke
supplier, daftar pembayaran
. (Kode pembayaran, kode
Supplier, total pembavaran)
Daftar gaji, Daftar
Pembayaran, Daftar
Pengeluaran
Catatan Pembayaran
Konsumen, Catatan
Performansi Sales, Daftar
Pengeluaran, Laporan
Pemasukan dan Pengeluaran
Perusahaan
Tabel 3. Identifikasi Informasi Aktivitas Bagian
Gudang Prod uk Jadi
Aktivitas
Informasi
Produk Jadi (Kode Produk,
Nama, tipe motor), Retur
Produk, Catatan Barang '"
Menyimpan
Produk Jadi
Masuk, Catatan Baping ".
Keluar, Catatan Persediaan
Produk Jadi
Menjadwalkan
Catatan Persediaan Produk
Jadi, Nota Penjualan,
Pengiriman
1adwal
Pengiriman Produk
Produk
f-~
Catatan Persediaan Prod uk
Pencatatan
Jadi, Nota Penjualan,
Barang yang
Catatan Pengambilan
DiambillDikirim
~ . _____ )~arang
Pembuatan Surat
1adwal Pengiriman Produk,
1alan
Nota Penjualan, Surat 1alan
i----c""---""
Mengirim
Surat lalan, Nota Penjualan,
Produk Jadi
Prod uk Jadi
Tabel 2. Identifikasi Inforrnasi Aktivitas Bagian
,
Keuano-an
Aktivitas --...
Infonnasi
Daftar Pesanan,
Pembayaran konsumen,
catatan pembayaran
Mencatat
konsumen (Kode PK, No
Pembayaran
Nota Penjualan, jumlah
Kosumcn
pembayaran, kode
konsumcn, metode
nembayaran, kekurangan)
Daftar Pesanan, Catatan
Mcncatat
Pengambilan Barang,
pengarnbilan
Catatan Pengeluaran Sales
barang dan
(Kode PS, kode sales, kode
pengeluaran dari
CPB, No" Nota Penjualan,
sales
No Nota Tagihan, biaya dan
huta~_~ _ _
Catatan Pengeluaran Sales.
Pesanan sales, pernbayaran
Mencatat
sales, Pembayaran t.agihan,
Pembayaran dan
Catatan Perforrnansi Sales
Penentuan plus
(No CPS, Kode sales, Kode
minus sales
PS, Pemasukan, Plus/minus
sales)
Daftar Kerja Karyawan
Menghitung dan (NIK, Kode Produk, jumlah,
Membayar Gaji
tanggal), Daftar Gaji (Kode
Karyawan
daftar gaji, NIK, jumlah
gaji)
_
..
... ..- ....... .... ...~~
Membayar
Pembelian dan
biaya produksi
~~-~~-""~"~""-~"~---
"--"~
3.
Pengeiompokkan Informasi
Pada tahapan ketiga ini, setiap informasi
dikelompokkan. Hasil pengelompokkan berupa
tabel-tabel yang membentuk basis data" Tabel ini
merupakan keluaran' dari metode DDA" Pada
setiap informasi, diidentifikasikan atribut-atribut
apa saja yang membentuk sebuah informasi.
Tabel hasil pengelompokkan infonnasi dapat
dilihat pada lampiran di bagian akhir makalah
inL Basil akhir metode DDA adalah tabel~tabel
yang menghasilkan basis data. Tetepi, tidak
sCl11ua tabel dalam bentuk normal, sehingga
diperlukan proses nonnalisasi terhadap tabeltabel hasil DDA tersebuL
Bentuk normal yang digllnakan adalah
bentuk normal pertama (INF), bentllk normal
kedua (2NF) dan bentuk normal ketiga (3NF)"
Bentuk normal diperlukan untuk mencegah
timbulnya anornali-anomali yang mungkjn
terjadi pada data"
Setelah melakukan perancangan basis
data, rnaka dilakukanlah perancangan form dan
~.-
22
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Informasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
a. Pencatatan dilakukan secara manual tanpa
format yang haku dan informasi yang
penting tidak terca!al
b. Data penjualan dan nota penjualan sulit
dicari
c. Catatan penjualan sales ,usah dimengerti
d. Catatan yang berulang karena tidak
terintegrasi satu sarna lain
e. Sulitnya menghitung pendapatan dan
pengeluaran perusahaan
f. Tidak adanya eatatan produk jadi yang
dimiliki oleh perusahaan
g. Data Konsumen Tidak diarsipkan dengan
Baik
2. Usulan sistem yang tepat bagi perusahaan
adalah dengan memperbaiki proses bisnis
perusahaan dan melakukan pemodelan ulang
dengan bantua~ IDEFO. Perbaikan proses·
bisnis meliputi:
a. Penambahan aktivitas pembuatan laporan
pemasukan dan pengeluaran perusahaan.
b. Penggabungan aktivitas menghitung .dllll
membayar gaji dan aktivitas membayal'
pembelian bahan baku dan biaya produksi
ke
dalam
aktivitas
menghitung
pengeluaran perusahaan
e. Mengganti aktivitas menyimpan produk
jadi menjadi aktivitas menyimpan dan
meneatat produk jadi.
d. Mengubah aJiran informasi retur sales
yang pada sistem awal diterima oleh
bagian pcnjualan mcnjadi diterirna oleh
bagian gudang produk jadi.
3. Usulan sistem informasi yang tepat bagi
perusahaan adalah perancangan sistem
informasi yang diharapkan dapa! mengatasi
permasaiahan
yang
dihadapi
olch
perusahaan
dengan
baik
melalui
peraneangan basis data, form, dan report.
Form dan report yang dibuat dapat lebih
jelas dilihat pada gab V skripsi ini.
report bagi perusahaan. Pembuatan form
bertujuan agar pemasukan data dapnt Icbih
mudah dimcngerti dan lebih cepat.
Penggunaan
sistem
informasi
terkomputcrisasi dengan pt:llggunaan form digital
akan membuat pencarian dan penyimpanan data
dapat dilakukan dengan mudah. Dengan form
digital, maka form akan memiliki format yang
baku sehingga akan menghindari kesalahan dan
ketidaklengkapan pencatatan. Report pada
awalnya tidak dimiliki olch perusahaan. Report
ini berfungsi sebagai laporan mengenai suatu
aktivitas. Tidak adanya report membuat
perusahaan kesulitan dalam mencari suatu data
dan mencari 1l1formasi yang dibutuhkan.
Perancangan report diharapkan dapat membantu
perusahaan <}alam melakukan aktivitas bisnisnya.
.
Sistem usulan dibuat untuk memrerhaiki
sistem awal sehingga dapat mengurangi masalah
yang dihadapi oleh perusahaan. Pabrik Spare
Part X mcngalami berbagai masalah pada bagian
penjualan, keuangan, dan gudang produk jadi.
Sistem usulan diharapkan dapat mengatasi
masalah yang dihadapi oleh perusahaan saat ini.
Sistcm usulan ini dapat mcnyelcsaikan
masalah yang dihadapi oleh perusahaan dengan
baik sehingga dapat meningkatkan kincrja
perusahaan agar Iebih efisien. Perancangan
sistcm pasH memiliki sisi positif dan sisi negatif.
Tidnk ada sistem yane sempurna, sehingga pasti
setiap sistcl1l yang dinmcang memiliki
kelernahan dibalik kelcbihan yang dimilikinya.
Walaupun
dcmikian,
kekurangan
dapat
diminimasi dan kelebihan dapat ditambahkan.
Kelebihan sistem usulan ini adalah:
I. Sistem Us ulan lebih mudah untuk digunakan
2. Pcncarian data dilakukan dengan cepat dan
mudah
3. Sistem usulan menghasilkan data dan
perhitungan yang lebih teliti dan akurat
4. Sistem usulan dapat menyimpan data lebih
baik dan lebih aman
5. Sistem usulan dapat mengatasi mnsnlah yang
dihadapi oleh perusahaan saat ini
6. Sistem Usulan memungkinkan pemilik
perusahaan untuk memantau
kondisi
perusahaannya dengan lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
I. Alter, Steven. 1992. Information Systems: A
ManagemenrPerspeclive. San Francisco:
Benjamin Cummings Publishing Co.
2. Born, Gary. 1994. Process Management to
Quality Improvement. Chichester: John
Wiley & Sons.
3. Martin,
Jumes.
IY90.
In/ormation
Engineering, Book II : Planning And
Analysis.Prentiee-HaU Inc., New Jersey.
4. Sandy, Ignatius A. 2009. Terapan Keilmuan
Teknik Industri: Metode Perancangan Basis
Data DDA. Bandung: UNPAR.
4. Kcsimpulan
Berdasark(lTl hasil pcnelitian dan
pengolahan data, dapat disimpulkan beberapa hal
sebagai berikut:
I. Sistem yang berlaku pada perusahaan saat
ini berupa sistem tradisional dirnana semua
dilakllkrtn
secara
manual.
aktivitas
Kclemahan sistem saat ini adalah
23
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistem Informasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Lampiran Pengelompokkan Informasi
I Da fi af Pesanan
-0,:
Atribut
No Pesanan
Kode Konsumen
Nama
Tanggal
Deadline
Kade Produk
Nama Produk
Jllllllah Produk
Jlargaipcs
Diskon
2 Konsulllen
Atribut
Kade Konslllllen
Nama Konsllll1en
Alamat Konsumcn
Kota
Kode Pas
te1enon konsumcn
HP
3 Sales
Atribut
Kade Sales
Nama Sales
Alamat Sales
Kola
Kode Pos
No. telp Sales
,,,--
I3.Catalan Pengeluaran
Sales
-.Atribut
Kode PS
Tanggal
Kode Sales
KodeCPB
Total Nitai Baran Diambil
No. Nota Peniualan
Total Hama
Biava dWl hutWlg
No Nota Tagihan
Jumlah TaQihan
Total Pcneeluaran Sales
8 Nota Pcnrua[an
Atribut
No. Nota Peniualan
No. Pesanan
~~al
Kode Konsumen
Nama Konsumen
Almnat Konsumen
Kode Produk
Nama Produk
Jumlah Pfoduk_._"_
Hanraincs
~)h~J'ga
9.Danar Prodllksi
Pesanan
~~ut
Kode DPP
No. Pesanan
Kode Prod uk
Jumlah Produk
Deadline
J 4.Catatwl Performansi
. a Ies
S
<
Atribut
No. CPS
Tanggal
Kode Sales
NWlla Sales
Pembavaran Sales
Kode Retur Sales
Total Retur
No.Nota Tacihan
Jumlah Tii·gihan kembali
Kode Produk Pesanwl
-1~.mlah Produk Pcsanan
Tolal Nilai Pcsanan Bam
Total PemasukM Sales
Kade
_.... _._._.
.-.. PS
...
...-..
.Jolal Pengeluaran Sales
Plus/minus Sales
._-
10 Nota Tagihan
Atribut
No. Nota Tagihan
Tanggal
Kodc Konsumen
Nama Konsurnen
Alamat Konsumen
Kola
~'-J~·l'""Ci"OKonSltmcn
--.~
_~5?.:.~.t.~U~~!~iua~!.......
;~·ota! I~g~
___ _
,.~,--
~~--
Tanggal Jatuh
Kode Hoduk
5.Daftar Safang Rctllr
Atribut
Kade ReWr
Tanggai
Kode Kansllmen
Kode oroduk
Jllmlah
6 Relur Sales
Atribut
Kodc Rctur Sales
Tanggal
Kode Sales
Kade CPS
r~ode Produk
JUllllah
Total Rctur
7 H I Pk
en so Ret Uf
Atribut
Kode Pemeriksaan
Kode ReWr
Tanggal
Kode Prodllk
Jurnlah Produk
Jenis Relur
""
~G..~.
IS.Danar Gaii
Atribut
__ _
11.Calatwl Pt::rnbayaran
Konsutll'l1
Alriblll
---Kodc PK
No. N0.!l!E~!.~ju~~.L_
Kode KonSllfllen
Jumlah Pcmbayaran
Melode
Pembavaran
Ketcranean
Jmnlah Belum
~?~.~Q~~~Q€lli __
NIK
,
.J2.~~yl~
Nama Karvawan
Kode Kcr" a Karyawan
Gaii K.arvawan
Jumlah Gaji
16.Daftar Pembayaran
Atribut
Kodc Pembavaran
~~
Kode Sunnlier--
____ ___
Nama Suoolier
Kodc Pembelian
Kode Pernekcl
~~ Pembaxaran""
12.CatatWl Pengwnbil;m
~.~~~1L ___ ~ __
-Atrihut
- - -..
~-,-
Kodc CPB
..
~~."-.--~.
~~~-----i
17 Dallar Pen"cluaran
Atribut
-.---.--"~
Kode Sales __.__ ... _---_._-_.
·--No.·Peii;;-e]llaJan""·--
Kode Produk
.__
Jurnlah Produk _~
Bargaipcs
Total Nilai Sarang
Diambil
Kode Pembavaran
Jumlah Pembavaran
Kode Daftar Gaji
Jumlah Gaii
Total PeJllleluaran
_~eterangan
24
IS.Lap. Pemasukwl dan
Pengeluaran
Atribut
No Laporan
Korle PK
Total PClllbayaran
No. CPS
Total Pembayaran
sales
Total Pemasukan
No. Penf!cluaran
Total Pengeluaran
19.Catatatl Baratlg Mas uk
Atribut
,
Tan.2J!al
KodcBM
Kode Produk
Jumlah
20.Catatan Barang Kelu ar
Atribut
... .;
Tanggal
KodeBK
Kode Karvawan
Kode Produk
Jumlah
~
21.Catat(lll. Perscdimm
Produk Jadi
~-t'
~..:C!)PJ
._--
Kode Produk
Nama Produk
Jumlah Produk
22.JadwaJ Pengiriman
Produk
Atribut
Kode JadwaJ
No Nota Peniuialan
Tanggal Pengiriman
23 SUrat Jalan
Atribut
No. Surat Jalan
Kode Jadwal
Tanggal
Kode Konsumcn
Natna Konsumen
Alamal konsumen
Kota
Kode Pas
No. Nota Pen·uaJwl
Kodc Produk
Jumlah Produk
NIK Pengirim
Nama Pengirim
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistem lnformasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DI PABRIK SPARE PART X
P ADA BAGIAN GUDANG, PEMBELIAN, DAN PRODUKSI
Ignatius A. Sandy
Jurusan Teknik Industri. Universitas KatoIik Parahyangan, Bandung 40 141
+62-22-2032700. Email: [email protected]
Donny Wibisana
Alumni Jurusan Teknik Industri Universitas Katolik Parahyangan
JI Ciumbuleuit No 94 Bandung 40141
Abstrak. Pabrik Spare Part X adalah perusahaan keluarga yang memproduksi beragam tipe
knalpot untuk sepeda motor 4 tak. Dalam penelitian ini yang dibahas hanya pada bagian
gudang bahan baku. pembelian. dan produksi saja. Dalam menjalankan proses bisnisnya,
Pabrik Spare Part X mengalami beberapa masalah yang berhubungan dengan kelanearan
alira~. informasi. Masalah yang muneul yaitu peneatatan sistem manual yang kurang
terkoordinasi dengan baik, tidak dimilikinya beberapa eatatan penting, kehabisan
persediaan ketika bahan baku dibutuhkan, eatatan-catatan penting sulit ditemukan, adanya
peneatatan berulang, penipuan oleh karyawan, dan kesulitan mengetahui tipe produk.
Perbaikan proses bisnis dan perancangan sistem informasi yang baik dibutuhkan untuk
menyelesaikan masalah-masalah tersebut.
Peraneangan perbaikan proses bisnis dilakukan dengan menggunakan tool IDEFO.
Untuk perancangan sistem informasi us ulan menggunakan metode SDLe (System
Develpoment Life Cycle). Tahapan dalam metode SDLC adalah Planning (Pereneanaan),
Analysis (Anal isis), Design (Peraneangan), Implementation (Penerapan), dan Use
(Penggunaan). Tools yang digunakan adalah matriks BSP (Busssines System Planning),
DDA (Disain Database berdasarkan Aktivitas). Setelah itu dilakukan peraneanganform dan
report yang merupakan tahap akhir dari perancangan sistem infonnasi.
Hasil dad perancangan sistem informasi uSlilan dapat digunakan untuk mengatasi
masalah-masalah yang terjadi di Pabrik Spare Part X. Melailli sistem informasi usulan ini,
sistem informasi di perusahaan diharapkan dapat menjadi lebih terkoordinasi dan
terkompllterisasi. Jadi dengan sistem informasi usuian diharapkan pencatatan,
penyimpanan, pen car ian, dan penyampaian infonnasi akan lebih mudah dilakukan.
J. Latar Belakang Masalah
Pabrik Spare Part X merupakan salah satu
pabrik yang berada didalamnya. Pabrik ini
memproduksi beragam tipe knalpot untuk sepeda
motor 4 tak, mulai dari knalpot sport hingga
knalpot racing. Sistem produksi yang digunakan
oleh perusahaan adalah sistem make to order.
Pesanan yang didapat oleh perusahaan sebagian
besar berasal dari penjualan sales, dan dari toko
banyaknya barang cacat, menumpuknya barang
di dalam aliran produksi (WIP), kesalahan
pemesanan barang, kesulitan dalam pengaturan
operator. Masalah-ma~alah ini tidak berhenti
sampai di sini saja, tetapi akan menjadi pemieu
terjadi masalah lainnya yang lebill kompleks jika
tidak segera diatasi.
Perusahaan saat ini sedang melakukan
perbaikan terus menerus. Perbaikan ini dilakukan
karena perusahaan yang sejenis semakin banyak,
serta kualitas produknya yang tidak kalah
lilt
dilakukan
agar
bersaing.
Perbaikan
perusahaan dapat berkembang menjadi lebih
besar, dan mampu menjadi pemimpin pasar. Jika
perusahaan tidak eepat tanggap pada kondisi
yang ada, maka perusahaan akan semakin
tertinggal dan lama-lama hilang dari pasaran.
Semakin berkcmbangnya keinginan pasar,
perusahaan juga harus mcngimbanginya dengan
sistem yang ada. Sistem yang digunakan menjadi
penentll dari pelaksanaan proses bisnis yang
berlangsung di dalamnya. Pad a saat ini
iangganan yang langsung berhubungan dengan
perusahaan. Selain
itu,
perusahaan juga
menerima pesanan pcrorangan dengan jumlah
minimal pemesanan yang dibatasi.
Masalah yang banyak terjadi dalam
perusahaan adalah masalah yang berhubungan
dengan pencatatan, penyimpanan, pencarian, dan
pen yampa ian informasi. Selain itu sering juga
terjadi masalah lain seperti keterlambatan
pengiriman pesanan, kesalahan jumlah produk
yang
dikirim,
kekurangan bahan
baku,
menumpuknya
produk jadi
di
gudang,
kehilangan bahan baku, banyaknya pengerjaan
ulang produk, kesalahan pencatatan keuangan,
25
Kumplilan Makalah Perancangan Sistenl Inforrnasi
dengan Peranc3ngan Basis Data Metoda DDA
perusahaan Pabrik Spare Part X masih
menggunakan metode pcngclolaan dengan sistem
kekeluargaan, sehingga dapat menyulitkan dalam
perkembangan perusahaan selanjutnya.
Sistem kekeluargaan yang dimaksud
adalah kekuasaan dan pengambilan keputusan
hanya berpusat pada sa!u orang saja. Sistem yang
ada saat ini dapat digunakan untuk mengelola
bisnis yang masih berskala kecil, tetapi jika
perusahaan berkembang dan menjadi perusahaan
besar, maka sistem saat ini akan sulit untuk
digunakan lagi.
masalah ini lama-kelamaan dapat menghambat
perkembangan perusahaall.
Masalah yang teridentifikasi di dalam
perusahaan adalall sebagai berikut :
J. Pencatatan cara manual (pencatatatan di atas
buku eatatan dan selembar kertas) yang
kurang terkoordinasi dengan baik. Hal yang
dapat terjadi dari pencatatan sistem manual
yang kurang terkoordinasi dengan baik
adalah kesalahan dalam menafsirkan isi
catatan dan terdapat banyak informasi
penting yang bel um d ieatat
2. Tidak dimilikinya beberapa catatan penting
Catatan yang belum dimiliki perusahaan
adalah catatan barang cacat dan catatan retur
pembeiian. Tanpa adanya catatan-catatan ini
sulit untuk roengethui jumlah barang cacat
yang terjadi rnasih dalam batas wajar atau
sudah melebilli. Serta sui it mengetahui
kualitas supplier.
3. Kehabisan persediaan ketika bahan .. baku ...
dibutuhkan. Masalah ini tejadi karena" cara';
untl!k mengetahui persediaan mernboroskan
waktu dan tenaga. Maksudnya petugas harus
menghitung satu persatu jumlah dari setiap
jenis bahan baku. Pengeeekan persediaan
dilakukan pada saat ada bahan yang kllrang
ketika dibutuhkan bagian produksi. Tanpa
pengecekan
perscdiaan
seeal'a
berkala
menyebabkan pcrsediaan tidak tcrkontrol.
4. Catatan~catatan pcnling sulit ditemukan
Pencatatan pada selembar kertas yang
disimpan scmbarangan membuat suJitnya
ditemukan catatan, karcna terselip dengan
catatan lainnya atau bisa saja terbuang.
Sedangkan pcneatatan pada buku catatan
yang berisi macarn-maeam catatan tanpa
fom1at yang baku menyebabkan lamanya
menemukan catatan.
S. Adanya penc~tatan.bcrulang
6. Penipuan oleh karyawan dalam meminta gaji.
Pembayaran gaji karyawan berdasarkan
jumlah prod uk yang dibuat pcr minggunya.
Informasi jurnJah yang dibuat ini diberikan
seeara lisan' oleh karyawan. Biasanya
karyawan selalu menyebutkan jumlah sesuai
target. Mcskipun di Japangan target belum
terpenuhi.
7. Kcsulitan menepl<lhui tipe produk. Knalpot
yang dibuat di Pabrik Spare Part X ini
jenisnya beragam, dan juga untuk beragam
jenis motor. Serta tidak mudah untuk
dibedakan karen a bentuk dan ukuran pipa
hampir sama, terutam untuk knaJpot dengan
tipe sarna namun untuk jenis motor yang
berbeda.
Masalah-rnasalah
ini
hanls
segera
diselesaikan
agar tidak
menjadi
pcmicu
2. Identifikasi dan Perumusan Mas_lalt
Permasalahan yang terjadi di Pabrik
Spare Part X eukup kompleks dan perlu
dilakukan perbaikan pada proses bisnisnya, serta
mciakukaI) pengaturan aliran informasi agar
kinerja / perusahaan
dapat
ditingkatkan.
Berdasarkan permasalahan yang terjadi di Pabrik
Spare Part X, maka dapa! diambil perumusan
masalah sebagai berikut :
I. Bagaimana sistem yang berlaku di Pabrik
Spare Part X pada bagian pembelian, gudang
bahan baku, dan produksi saat ini, serta apa
kelemahannya?
2. Bagaimana usulan perbaikan proses bisnis
yang dapat digunakan bagian pembelian,
gudang bahan baku, dan produksi di Pabrik
Spare Part X?
3. Bagaimana usulan perancangan sistcm
informasi yang mampu mengatasi kelernahan
sistern informasi bag ian pembelian, gudang
bahan baku, dan produksi di Pabrik Spare
Part X?
3. Pengolahan Data dan An_lisis
Metode
yang
digunakan
dalam
peraneaugan sistem informasi di Pabrik Spare
Part X ini adalah SDLC (System Development
Life Cycle), terdiri dari pereneanaan, analisis,
peraneangan, penerapan, dan penggunaan.
3.1.Tahap Pereneanaan
Dalam tahap pereneanaan ini dilakukan
pemetaan dari proses bisnis yang terjadi di
perusahaan. Berdasarkan peta proses bisnis ini
dapat digambarkan hubungan dan proses bisnis
yang terjadi dari tiap sub sistem yang ada di
perusahaan. Pada saat ini perusahaan memiliki 6
area bisnis, yaitl! penjualan, kcuangan, gudang
prod uk jadi, gudang bahan baku, pembelian, dan
produksi. Keenam area bisnis Inl saling
berhubungan untuk menjalankan proses bisnis
perusahaan.
Dalam penelitian ini hanya akan dibahas 3
area bisnis, yaitu gudang bahan baku, pembelian,
dan produksi. Dalam ketiga area bisnis ini
disadari
terdapat
masalah-masalah
yang
berhubungan dengan aliran informasi. Masalah-
26
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem lnfonnasi
dcngan Perancangan Basis Data Mctoda DDA
menjadi dua keiompok, yaitu kelompok
informasi ten tang pelaku atau benda dan
atribut.
Tabel 1. Identifikasi Informasi bagian Pembelian
terjadinya permasalahan lain yang lebih
kompleks.
3.2.Tahap Analisis
Berikut merupakan hal-hal yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan masalah :
I. Sistem informasi yang memiliki format baku
2. Sistem informasi yang menyajikan informasi
yang dibutuhkan secara lengkap
3. Tambahan informasi persediaan bahan baku
4. Sistem informasi yang mampu rnenyimpan
catatan dengan rapi
5. Sistem informasi yang mampu terintegrasi
satu dengan yang lain
6. Tambahan informasi grup yang mengerjakan
7. Tambahan informasi keterangan produk
Disebabkan banyaknya masalah yang
bcrhubungan dengan aliran informasi, maka
dibutuhkan /perancangan sistem informasi yang
baik. Sistem informasi yang memungkinkan
untuk mengatasi permasalahan adalah sistem
informasi
terkomputerisasi.
Dengan
ini
dihararkan
pengclolaan
infonnasi
lebih
terkoordinasi, sehingga dapat meningkatkan
produktivtas perusahaan.
3.3.Tahap perancangan
Dalam tahap perancangan ini dilakukan
perbaikan proses bisnis dan perancangan sistern
informasi. DaJam usulan perbaikan proses bisnis
ini dilakukan perbaikan berupa pcnambahan
proses, pcngurangan proses, dan pcnggabungan
proscs. Pcrbaikan proses bisnis ini diharapakan
mampu mcngatasi masalah yang ada, serta
mcmbuat proses bisnis mcnjadi lebih baik.
Dalam perbaikan proses bisnis ini dilakukan
pemetaan aktivitas menggunakan too/ IDEFO.
Setelah dilakukan perbaikan terhadap
proses bisnis, selanjutnya dilakukan pcrancangan
sistcm informasi usulan. Dalam melakukan
pcrancangan sistem informasi usulan ini ada
beberapa tahapan yang harus dilakukan, yaitu
membuat matriks proses··entitas (Matriks BSP),
pembuatan basis data dengan metode DDA,
normalisasi data, pembuatan kamus data, dan
terakhir membuatform dan report.
Setelah diketahui aktivitas dan entitas
yang ada dalam proses bisnis, sclanjutnya
dilakukan perancangan basis data. Pcrancangan
basis data akan menggunakan mctode DDA
Aktivitas),
(Disain Database bcrdasarkan
Metode DDA dibagi mcnjadi 3 langkah utama,
yaitu:
I. Identifikasi aktivitas
Dilakukan penjabaran senma aktivitas scharihari yang terjadi di perusahaan.
2. Identifikasi informasi
Mengidcntifikasikan informasi untuk setiap
aktivitas yang ada di perusahaan. Informasi
yang terkait pada aktivitas dapat dibagi
Mcncari
Supplier Yang
menycdiakan
Barang
Memilih
Supplier Yang
Paling Sesuai
Membeli
Mesin dan
Peralatan
Produksi
Membeli
Bahan Baku
KPP, Tanggal Pennintaan, Nama
barang, iumlah
No.Supplier, Nama Supplier, alamat,
no. tc!eoon, no. rekening
KPP, Tanggal Permintaan, Nama
banmg, jumlah
No.Supplier, Nama Supplicr, alamat,
no. tcicpon, no. rekening
Kode Pembelian, Tanggal pcmbelian,
Jumlah pembelian
..-
No.Supplier, Nama Supplier, alamat,
...E..~. tlflepon, no. rekenitlg
ID Karyawan, nama, alamat
Kode mesin, nama mesin
Kode Pembelian, Tanggal pembclian,
lumlah pcmbelian
ID Karyawan, nama, alamat
Mcncrima dan
Mencocokan
Kesesuaian
Deogan
Pesanan
/
-
No.Supplier, Nama Supplier, alamat,
no. tclepon, no. rckening
KBB, nama barang
Kode Pembelian, Tanggal pembelian,
lumlah pembelian
KBB, nama, merek
Mcmeriksa
Kondisi
Barang
ID Karyawan, nama, alamat
No.Supplier, Nama Supplier, alamat,
._!.'!5~_~.~~llOn, no. n::kening
KBB, nama, mcrek
ID Karyawan, nama, alamat
Membuat
Catatan relur
Mcnerima
Nota
Pemhelian
No.Supplier, Nama Supplier, alamal,
no. tclcpon, no. rekening
Kode PemheJian, TanggaJ pembelian,
lumlah pembelian
KBB, nama, merek
No.Supplicr, Nama Supplier, alamat,
no. lelepon, no. rekening
Kodc Pcmbelian, Tanggal, Jumlah
Dcmbclian, Total harga
ID Karyawan, nama, aJamat
No.Supplier, Nama Supplier, alamal,
no. Iclepon, no. rckcning
Tabel 2. Identifikasi Informasi bagian Gudang
Bahan Baku
Aktivitas
Menyimpan
Bahan Baku
Memcnuhi
Kcbutuhan
Bahan Baku
'--_._-
27
Atribut
KBB, nama barang
lD Karyawan, nama, alamat
.-
KBB, nama barang
KPB, TanggaJ Pennintaan, Nama ba~~
iumlah
lD Karyawan, nama, alamat
--------
-
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem lnformasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
, Produksi
, banian
(
T b 13 Id enll
(fka·
,51 InDlrmasi
dimaksudkan agar pencatatan dapat dilakukan
pada format yang baku. Form usulan ini perlu
memakai komputer untuk menggunakannya.
~_~_.
Mcmpcrkiraka
n lumlah
Kcbutuhan
Nama Produk,jumlah produk
ID Karyawan, nama, alam3t
Bahan Baku
KBB, nama, merck
Membagi
Pekerjaan Pada
No grup karyawan, 10 Karyawan,
GTU) Keria
kualitas
Hal yang dapat terjadi dari peneatatan
sistem manual yang kurang terkoordinasi dengan
baik adalah kesalahan dalam menafsirkan isi
catatan dan terdapat banyak informasi penting
yang belum dicata!. Masalah ini dapat diatasi
..-
Kode mesin, nama Illcsin
Mclakukan
Proses
Produksi
dcngan adanya penmc(lnr;an sistcm informasi
terkomputerisasi.
Dengan sistem informasi terkomputerisasi
Kade produk, nama produk, nama
motor
tidak perin lag; dilakukan pencMatan mannal di
dalam buku catatan atau pada selembar kertas.
Penginputan data juga akan menjadi lebih rapi
karena penulisan dilakukan pada form yang
berbeda untuk kebutuhan yang berbeda. Bentuk
tulisan juga dapat, disarnakan sehingga jadi Ie~ih
rapi dan mudah dibaca. Tidak akan ada lagi
masalah pengisian data yang kurang lengkap
karena sudah ada forat yang baku untuk setiap .
penulisan.
Dengan disimpannya dala di dalam·
KBB, nama, merck
Kode mesin, nama mcsin
No gmp karyawan, lD Karyawan,
kualitas
MclakuklU}'
Sub kontrak
Proses
Pernekel
Mcrakit
Produk
Mencatat
pemeriksaan,
mcnginpul
danar kerja,
dan
membungkus
~.---
Mcmbtri
Label Produk
3.
Kade prod uk, nama produk, llama
motor
ID Karyawan, nama, alamat
No.Pabrik, Nama pabrik, Alamat , No.
tcJepon, No. rekening
No grup karyawan, lD Karyawan,
kualitas
Kade prod uk, nama produk, nama
kompllter, penyimpanan data akan Ichih rari, dan
mudah untuk di cari. Untuk mencari data yang
dibutuhkan perusahaan dapat menemukannya
pada laporan yang bersangkutan. Selain itu tidak
perlu lagi dilakukan pencatatan ulang, karena
motor
Kade prod uk, nama produk, llama
motor
No grup karyawan, ID Karyawan,
_~'-0lilas ___
. . __
Kodc rework, kodc produk, JCJllS cacat,
langoal
sudah dirancang basis data pcrusahaan.
Sistem informasi u5ulan ini dirancang
agar bisa mengatasi permasalah yang tclah
disebutkan pada bagian sebelumnya. DaJam
perancangan form dilakukan pembuatan form
retur pembelian, jonn pcmcriksaan prod uk, form
rework. Dengan adanya pencatatan mengenai
retur pembclian, perusahaan dapat mcngctahui
JD Karyawan, nama, alumal
Kodc produk, nama produk, nama
motor
Pengeiompokan lnfonnasi
Dilakukan pengelompokan
informas;
yang lelah diidenlifikasikan pada lahap kedua.
Basil pengelompokan informasi ini berupa tabeltabel basis data. Tabel yang dihasilkan dari
pengelompokan informasi dapat dilihat pada
lampiran pada bagian akhir makalah.
Tabel-tabel yang ada tidak semuanya
merupakan tabel yang sudah langsung nonnal.
Oleh sebab itu perlulah dilakukan normalisasi
terlebih dahulu untuk beberapa tabel. Dengan
dilakukan normalisasi data, selanjutnya tabeltabel yang ada dapat digunakan untuk pembuatan
kualitas
berdasarkan
jumlah
dan
l)eIlgan aLlanya form
pemeriksaan produk dan form rework dapat
diketahui jumlah produk cacat yang terjadi masih
wajar atau melebihi batas. Serta dapat diketahui
kualitas karyawan berdasarkan jumlah barang
cacat yang dibuat.
Untuk
permasalahan
kehabisan
persediaan bahan baku darat diselcsaikan dengan
cara mencatat hahan yang masuk dan keluar.
Dengan pencatatan ini selanjutnya dapat lebih
mudah diketahui persediaan. Jumlah pcrsedian
akan otomatis berubah ketika ada pencatatan
bahan masuk dan keluar. Pctugas harus selalu
basis data.
Kamus data pada prinsipnya digunakan
sebagai alat komunikasi yang dibedkan kepada
melihat laporan persediaan setiap ada bah an yang
keluar. Jadi ketika ada bah an yang berada
dibawah safety slock dapat secepatnya dilakukan
pennintaan pembelian.
pemakai sistem informasi mengenai data-data
yang ada. Dengan kamus data maka dapat
diketahui tipe variabel atribut dari suatu tabel
beserta
jangkauan/panjang
karakter
juga
Dengan dicatatnya kerja karyawan, maka
perusahaan dapat mengetahui jenis dan jumlah
keterangan mengenai primmy key.
Setelah melakukan
supplier
frekucnsi retul" barang.
perancangan basis
produk
data, maka dilakukanlah perancangan form dan
report bagi perusahaan. Pernancang form ini
yang
dibuat
secara
pasti.
Dalam
pencatatan kerja karyawan, produk yang eaeat
tidak dicatat sebagai produk jadi. Dcngan eara ini
28
Kumpuian Makalah Pcrancangan Sistem Informasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
diharapkan karyawan dapat membuat produk
dengan lebih baik dan tidak lagi melakukan
penipuan jumlah produk yang dibuat.
Pembuatan label produk dapat lebih
memudahkan dalam mengetahui tipe produk.
Dalam label produk ini diberikan infonnasi
mengenai tipe knalpot dan jenis motomya. Label
ini ditempelkan pada produk setelah produk
dibungkus. Jadi masalah kesalahan pengiriman
produk pada konsumen dapat diminimasi.
2.
3.
4. Kesimpulan
Kesimpulan
yang
diperoleh
dari
penelitian ini adalah sebagai berikut :
I. Sistem yang berlaku di Pabrik Spare Pm1 X
adalah
sistem
manual
yang
kurang
terkoordinasi
dengan
baik.
Adapun
kelenmhan-kelemahannya sebagai berikut :
a. Pencatatan sistem manual pada buku
catatan dan selembar kertas yang
kurang terkoordinasi dengan baik.
b. Tidak dimilikinya beberapa catatan
penting.
c. Sering terjadi kehabisan persediaan
bahan baku.
d. Catatan penting sulit ditemukan.
e. Terjadi pencatatan berulang.
f Adanya penipuan oleh karyawan.
g. Kesulitan untuk mcngctahui tipe
produk.
2.
I. Alter, Steven, 1992, Information System A
Alanagement Perspective, The
,;/
Benjamin/Cumming Publishing CompanY;'
Inc., United State of America.
2. Eko Indrajit, Richardus. 2002. Konsep dan
Aplikasi Bussiness Process Reengineering.,
PT. Oramedia Indonesia. Jakarta.
3. Jr McLeod, Raymond. 1995, Management
In/ormation System, Prentice-Hall Inc., New
Jersey.
4. O'Brien,
James.
1999.
Management
h?!ormation Systems, lh ed., The McGraw~
Hill Companies, Inc., New York.
5. Sandy, Ignatius A. 2009. TERAPAN
KEILMUAN TEKNIK INDUSTRI: Metoda
Perancangan Basis Data DDA., Unpar,
Bandung
6. Sanjaya, Hartin, 2008, Perancangan Sistem
In/ormasi Di Bengkel Lancar Motor Pada
Bagian Penjualan Spare Part Dan Jasa
Service Motor,·UNp..AR, Bandung.
7. Setiawan, Oke, 2007, Perancangan Sistem
In/annasi Manajemen di Situ Aksan Plastik,
UNPAR, Bandung.
aktivitas
mcnginput data bahan masuk
2.
Usulan· perancangan sistem informasi
yang memungkinkan untuk mengatasi
kelemahan adalah sistem informasi
terkomputerisasi.
Usulan
sistem
informasi dilakukan dengan pembuatan
matriks proses-entitas, perancangan
basis data dengan metode DDA,
normalisasi data, perancangan form dan
report. Usulan ini diharapkan akan
dapat memudahkan dalam pencatatan,
penyimpanan,
pencarian,
dan
penyampai?n informasi.
DAFTAR PUSTAKA
Usulan perbaikan proses bisnis yang
dapat digunakan adalah sebagai bcrikut
A. Oudang bahan baku
1. Menggabungkan
mencatat pemeriksaan dan
membungkus.
Menambah aktivitas memberi
label pada prod uk.
dengan mcnyimpan bahan
baku.
Menggabungkan
aktivitas
menginput data bahan keluar
dengan memenuhi kebutuhan
bahan baku.
B. Produksi
1. Menggabungkan
aktivitas
menginput dafiar kerja dengan
29
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistem lnformasi
dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Lampiran
Tabel4 Bahan Baku
Atribut
KBB
Nama Bahan
Baku
Merck
Harga Beli
Satuan
Tabel 5. Bahan
Masuk
Atribut
KBM
KBB
Jumlah
Tanggal
ID Karyawan
Supplier
Tabel 6. Bahan
Keluar
Atribut
KBK
KBB
Jumlah
Tanggal
ID Karyawan
Tabel 7. Permintaan
Pembelian
---Atribllt
KPP
KBB
Tanggal
Permintaan
Jumlah
ID Karyawan
uppJler
Tbl8S
a e
r
Atribut
No.Suvvlier
Nama Supplier
-. Alamat
No.Rekening
No.Tel"I'.on
Fax
HP
Tabel9 Pembelian
Atribllt
Kode Pembelian
KBB
Jumlah
Tanggal Beli
Jadwal datang
No.Supplier
Harga Satuan
Tabel13.Permintaan
, Baku
Bahan
Atribllt
KPB
KBB
Jumlah
Tanggal Permintaan
Deadline Pengiriman
ID Karyawan
Total Pembelian
c.lD Karya wan
Tabel 14.Penge~aan
Pesanan
Atribut
Kode Pen~erjaan
Kode Pesanan
Deadline
Penyelesaian
No.GlUp Karyawan
rIcnis Produk
lumlah
•.-
Tabel 10.
Pemeriksaan
Pembelian
Atribut
KCP
Kode Pembelian
KBB
Nama Bahan Baku
Jumlah Barang
Baik
Jumlah Barang
Cacat
Keteral~gan _ _
ID Karyawan
I--T3Qgg~L~
Tabel I I. -----_
Mesin .•
,..-:--_...
Tabell 5 K afy'?wan
Atribllt
ID Karvawan
Nama
Alamat
lumlah Anak
-_._NO.TeleDon
HI'
_-
Atribut
Kode Mesin - - Nama Mesin
Merek
Tanggal Pembelian
Tabel 16. Grup
Ka~wan
r" .
Atribllt
No.Grlll1
Karvawan
ID Karyawan
Nama
Kualitas
Tabel 12. Retur
Pembelian
Atribut
Kode Retur
Kode Pembelian
KBB
lumlah
r]!Jrl,ggal
Tabel19.Sub
Kontrak Pemekel
=,
.
____~
Tabel 17. Produk
Jadi
Atribllt
Kode Produk
Nama Prod uk
Nama Motor
Barga Satuan
""--_.
~pUer
Knrynwnn - Penerima
If)
30
Tabel 18. Pabrik
Pemekel
Atribut
No.Pabrik
Nama Pabrik
Alamat
No.Rekening
No.Telepon
Fax
HP
.
--
Atribut
Kode Subkontrak
Kode Produk
Jumlah
Tanggal Kirim
Deadline .,;;
Penyelesaian
ID Karyawan
Penerima
No Pabrik
--Tabel20_
Pemeriksaan
Produk
.•.Atribllt
___
Kodc Pcmeriksa~~. _
I-Kode Produk
Jumlah Barang Baik
lumlah Barang
Caeat
ID Karyawan
Tanggal
Tabel 21 Rework
Atribut
Kode Rework
Kode Produk
No.Grup Karyawan
Kcteranoan Cacat _...
Deadline selesai
Tabel22. Kerja
Karyawan
Atribut
KKK
No.Grup Karyawan
Kode Produk
lumlah
Minggu
Kllmpulan Makalah Perancangan Sistem Informasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PADA UNIT BISNIS DYEING PT KFM
Ignatius A. Sandy
Jurusan Teknik Industri, Universitas Katolik Parahyangan, Bandung 40141
+62-22-2032700, Email: [email protected]
Petrus Willy
Alumni Jurusan Teknik Industri Universitas Katolik Parahyangan
JI Ciumbuleuit No 94 Bandung 40141
Abstrak. PT KFM adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang garmen.
Perusahaan ini masih menggunakan cam manual, yaitu dengan menggunakan lembaran
kertas dan software pengolah tabel dalam menjalankan proses bisnisnya sehingga sering
terjadi masalah dalam penealatan data. Selain itu, aliran informasi yang kurang baik dalam
merespon order konsumen juga mengakibatkan keterlambatan dal~m pcmcnuhan order
konsomen. Peraneangan sistem informasi yang baik dibutuhkan untuk menyelesaikan
masalah-masalah terse but
Pada penclitian ini dilakukan peraneangan sistem informasi dengan metode SLC
(System Life Cycle) yang memiliki beberapa tahapan. Tahapan-tahapan dalam SLC adalah
perencanaan, anal isis, desain, penerapan dan penggunaan. Pada penelitian ini hanya
dilakukan sampai tahap desain saja. Perancangan sistem informasi di PT KFM dimulai
dengan mengidentifikasi proses bisnis awal dengan menggunakan diagram lOEFO.
Perancangan sistcm informasi menggunakan metode DDA dan pembuatan matriks ESP.
Hasil dari perancangan ini adalah sebuah usulan sistem infonnasi berbasis komputer
yang disertai perbaikan aktivitas untuk mengatasi masalah-masalah di PT Kencana Fajar
Mulia. Usulan ini diharapkan dapat memberikan kemudahan bagi PT KFM untuk
mendapatkan informasi dengan cepat, tepat, dan akurat.
Pada saat 1Il1 PT KFM dalam
menjalankan
proses
bisisinya
belum
menerapkan sistem informasi yang baik pada
perusahaan. Pencatatan masih dilakukan secara
manual atau menggunakan software pengolah
tabeL Hal ini akan menyebabkan beberapa
masalah pada perusahaan.
Masalah yang dapat muncul pada
perusahaan adal~h sltlitnya menemukan data
yang dibutuhkan, hilangnya data, pertukaran
informasi antar bagian perusahaan menjadi
lama, sulit dalam mengolah data, dan input yang
bemlang. Dalam mengurangi masalah-masalah
tersebut dibutuhkan sistcm informasi yang baik
agar proses bisnis perusahaan dapat berjaJan
denganlebih efektif dan efisien.
Sistem informasi menjadi suatu hal yang
penting karena setiap bag ian dari pcrusahaan
membutuhkan informasi unl'llk menjaiankan
pekerjaannya. Informasi yang dibutuhkan ini
bisa didapatkan dari Iuar perusahaan maupun
dari dalam pemsahaan itu sendiri. Dengan
semakin baiknya sistem informasi pcrusahaan
maka proses bisnis perusahaan pun akan
meningkat.
Sistcm informasi yang baik diperlukan
perusahaan karen a dalam dunia usaha sekarang
1.I Latar BclalulIIg Masalah
PT KFM adalah sebuah perusahaan
mallufaktur yang bergerak di bidang garmen.
Perusahaan ini rnemiliki beberapa bagian usaha
yaitu processing. dyeing, printing, dan finishing.
Tetapi bagian usaha yang akan diamati adalah
bagian dyeing. Produk yang dihasilkan dari
bagian lIsaha dyeing ini adalah kain berwarna.
Adapun proses bisnis perusahaan saat ini
adalah, pertama perusahaan menerima order
dari konsumen. Konsumen memberikan contoh
warna produk yang akan dibuat pada
perusahaan. Kemudian perusahaan membuat
beberapa alternatif warna yang mcnyerupai
warna yang diberikan konsumen. Alternatif
warna tersebut selanjutnya diajukan kepada
konsllmcn. Konsumen memilih yang sesuai.
Perusahaan melakukan pencatatan data
Jengkap mengenai konsumen, dan kontrak
produksi (sales order) setelah ada persetujuan
dari konsumen. Perusahaan akan melakukan
prodllksi sesuai dengan pilihan warna yang
disetlljui konsumen. Ketika produksi telah
selesai, perllsahaan akan mengirimkan barang
pada
konsumen.
Pembayaran
dilakukan
beberapa waktu sesuai dengan kesepakatan pada
sales order.
31
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Informasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
ini dibatasi hanya sampai tahap perancangan
saja sehingga Jangkah ini tidak dapat dilakllkan.
ini informasi yang, cepat, tepat dan akurat akan
menambah nilai lebih perusahaan di mata
konsumennya.
Sistem
inforrnasi
akan
menunjang proses bisnis perusahaan sehingga
akan rneningkatkan efektifitas dan efisiensi
1.
Pada proses bisnis saat ini disadari ada
beberapa masalah yang terjadi dalam
perusahaan. Perusahaan perlu melakukan
perbaikan untuk mengatasi permasalahan
perusahaan tersebut. Saat ini perusahaan masih
menggunakan sistem pencatatan manual yaitu
perusahaan dalam setiap proses yang dijalankan
perusahaan.
2. Idenlifikasi dan Perumusan Masalah
Untuk
meningkatkan
perforomansi
perusahaan dalam menghadapi kendala-kendala
menggunakan kertas. Sistem seperti 1J11
mengakibatkan terjadinya aliran informasi yang
lambat.
Misalnya
ketika
suatu
bagian
membutuhkan sebuah informasi data penjualan
yang ada, maka diperlukan suatu system yang
baik
dan
mampu
mendukung
jalannya
perusahaan. Dengan demikiall, perumusan
masalah yang tepat adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana proses bisnis yang berlangsung
bulanan maka bagian tcrsebut harus mencari
satu per satli data penjualan pada bulan tersebut
dan melakukan rekapitulasi.
Aliran informasi yang
di PT KFM sa at ini dan apakah kelemahankelem~hannya?
2.
Bagairnana rancangan proses bisnis usulan
untuk mengatasi kelemahan-kelemahan
lancar.
2.
Mendefinisikan Masalah
Pad a sistem awal PT KFM ada beberapa
kesalahan
yang
dapat
diidentifikasikan.
Kesalahan ini didapatkan dari hasil wawancara
3. Pengolahan Data dan Analisis
Metodologi yang digunakan dalam
penclitian ini adalah SYstem Development Life
terhadap pcrusahaan dan hasil pengamatan
peneliti. Kesalahan tcrscbut adalah :
a. Bagian A1arketing mencntukan deadline
berdasarkan perkiraan
b. Bagian A1arketing salah memberikan harga
c. Bagian gudang mengeluarkan barang secara
acak yang rncnyebabkan barang di gudang
C).c/e (SDLC). Dalam SDLC terdapat 4 tahapan
yaitu, perencanaan, anal isis, perancangan, dan
penerapan.
3.1 Tahap Pcrencanaan
Tahap pertama daJam metodologi SLC
adalah lahap
pereneanaan.
Pada tahap
percncanaan tcrdapat 8 langkah. Kedelapan
ban yak yang kadaluarsa
d. Bagian gudang tidak mengetahui jumIah
langkah tersebut adaJah menyadari masalah,
mendcfinisikan masalah, menentukan tujuan
mengidentifikasi
bahan baku tersedia di gudang yang belum
digunakan oleh pesanan lain
e. PPIC tidak mendapatkan informasi jadwal
kcndala-kendala
sistern,
mcmbuat
studi
kelayakan,
mempersiapkan usulan penelitian sistem,
perawatan mesin.
f. Bagian personalia kesulitan dalam mengingat
akhir kontrak karyawan
3. Menentukan Tujuan Sistem
menyetujui atau mcnolak penelitian proyek, dan
menetapkan mekanisme pengendalian
tidak
Dari 8 langkah terdapat 4 langkah yang
dilakukan. Langkah-Iangkah tersebut
Sistem yang akan dirancang bertujuan
untuk mengatasi 'kekurangan yang ada saat jnL
Selain itu tujuan lain dari sistem adalah untuk
menyediakan informasi secara tepat, cepat, dan
akurat serta memudahkan setiap bagian
mcmpcroleh informasi yang dibutuhkan. Dalam
memenuhi tujuan sistem tersebut maka setiap
bagian dalam sistem harus bekcrja secara baik
adalah
rnernbuat
studi
keJayakan,
mcmpersiapkan usulan peneiitian sistem,
menyctujui atau menolak penelitian proyck dan
menetapkan mekanisme pengendalian. Langkah
studi kelayakan tidak dilakukan karena
penelitian yang dilakukan hanya bertujuan
untuk mcrancang sebuah sistem informasi
tanpa
mempertimbangkan
hal-hal
balk
yang baik diperlukan umuk mengatasi masalah
tersebut. Dengan sistem infonnasi yang i,Jaik
maka aliran infonnasi diharapkan dapat ·Jebih
Bagaimana rancangan sistem infonnasi
yang tepat untuk mengatasi masalah
informasi yang tGIjadi di PT Kencana Fajar
Mulia?
sistem,
tidak
berpengaruh terhadap kelancaran aktivitas
perusahaan. Oleh karena itu sistem infofmasi
proses bisnis PT KFM saat ini?
3.
Menyadari Masalah
4.
lainnya
Mengidentifikasikan
sistem
Penggantian
seperti biaya.
Langkah lainnya juga lidak dilakukan
langkah-Iangkah
tersebut
harus
karen a
sistem
Kcndala-kendala
dari
sistem
berbasiskan kertas menjadi sistem berbasiskan
komputer tentu saja memerlukan
berinteraksi langsung dengan karyawan yang
adaptasi
karyawan. Pelatihan karyawan diperlukan untuk
bekerja pada perusahaan. Pada penelitian kali
memperkenalkan karyawan dengan sistem yang
32
Kumpulan Makalah Perancangan Sistcm Informasi
Jcngan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
Usulan perbaikan proses bisnis perusahaan
dilakukan dan dipetakan dengan menggunakan
diagram IDEFO. IDEFO merupakan scbuah
diagram untuk menggambarkan sebuah fungsi
atau proses tertentu.
Pembuatan ·basis data kemudian dilakukan
dalam
penelitian
IIlI.
Penelitian
IIlI
menggunakan metode DDA (Database Design
Based on Activity). Ada beberapa tahapan yang
dilakukan dalam metode DDA :
I. Identifikasi Aktivitas Perusahaan
2. Identifikasi Informasi berdasarkan aktivitas
perusahaan
3. Pengelompokkan informasi
Hasil dari metode DDA illi adalah tabel
basis data. Tabel yang dihasiIkan dalam metode
DDA bukan merupakan sebuah tabel normal"
oleh karena itu perIu dilakukan proses
nomlalisasi. Proses normalisasi dilakukan untuk
membuat tabel menjadi lebih baik.
Sistem informasi berbasiskan komputer
memiliki beberapa keunggulan dibandingk~n
dengan cara manual. Yang pertama adalah
diharapkan dapat menyediakan informasi yang
dibutuhkan dalam waktu yang singkat. Dengan
sistem
informasi
berbasiskan
komputer,
pertukaran informasi antar bagian diharapkan
dapat menjadi lebih cepat. Hal ini terjadi karena
pertukaran informasi tidak hams rnenggunakan
kertas lagi tetapi dapat melalui komputer.
PT KFM memiliki beberapa bagian yang
saling terintegrasi satu sarna lainnya. Pada saat
ini PT KFM masih menggunakan eara manual
dalam pertukaran informasi antar bagiannya.
Hal ini tentu saja tidak efisien karena
pen yampa ian
informasi
antar
bagian
membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak
sedikit.
Dengan
adanya
sistem
infomlasi
berbasiskan komputer. pertukaran informasi
pada PT KFM diharapkan akan semakin cepat.
Pertukarall
informasi
dilakukan
dengan
menggunakan komputer. Informasi yang
diblltuhkan oleh satu bagian diharapkan akan
lebih cepat tersampaikan dibandingkan dengan
menggunakan eara manual.
Sistem informasi berbasiskan komputer
mernungkinkan
pengolahan
data
secara
komputcrisasi. IIal Inl dapat mcmLantu
mengurangi kesalahan pengolahan data dcngan
sistem manual karena semua pengolahan data
dapat dilakukan oleh komputer
Keunggulan lainnya adalah kemudahan
pellggunaan data. Data yang sudah disimpan
oleh suatu bagian dapat dengan mudah diakses
dan digunakall oleh bagian laillnya. Data juga
akan lebih cepat diakses sehingga diharapkan
baru. Proses adaptasi ini tidak dapat dilakukan
langsllng secara keseluruhan tetapi harus
dilakukan secara bertahap.
3.2 Tahap Analisis
Dalam tahap analisis ada 6 langkah, yaitu
mengumumkan
peneiitian
sistem,
mengorganisasikan tim proyek, mendefinisikan
kebutuhan informasi, mendefinisikan kriteria
kinerja sistem, menyiapkan usulan rancangan,
dan menyetujui atau menolak rancangan proyek.
Pada tahap ini hanya 2 langkah yang dilakukan
yaitu mendefinisikan kebutuhan informasi dan
mendefinisikan kriteria kinerja sistem. Keempat
tahap lainnya tidak dilakukan karena langkah
tersebut harus dilakukan dengan berinteraksi
langsung dengan pihak perusal13an dan
karyawan. /
I. Mcndefinisikan Kebutuhan Informasi
Ada beberapa alasan yang membuat PT
KFM membutuhkan sistem informasi
dalarn
menunjang
proses
bisnis
perusahaannya.
Kebutuhan-kebutuhan
tersebut
diidentifikasikan
dari
permasalahan-permasalahan
dalam hal
yang berkaitan dengan sistem informasi .
Kebutuhan terse but antara lain:
a) Sistem
informasi
yang
saling
terintegrasi
b) Input informasi yang akurat
c) Penyarnpaian informasi secara akurat
d) Pengolahan informasi cepat
e)
f)
2.
Penyampaian informasi cepat
Pengumpulan informasi cepat dan
mudah
Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem
Kriteria kincrja sistem yang diinginkan
dalam perancangan sistcm informasi
berbasiskan
komputer
IIll
adalah
penyediaan informasi yang cepat, tepat dan
akurat. Dengan kriteria ini maka diharapkan
tujuan dari sistem juga akan ikut tercapai.
3.3 Tahap Rancangan
Pada tahap rancangan awal, digambarkan
struktur organisasi pcrtlsahaan, deskripsi
pekerjaan, dan peta proses bisnis dengan
diagram IDEFO. Kemudian digambarkan juga
matriks Bussiness System Planning (BSP).
Matriks ini menggambarican hubungnn ontom
proses perusabaan dan data yang terkait dalam
melakukan proses tersebut.Matrix illi juga dapat
menunjukkan hubungan satu fungsi dengan
fungsi lainnya. Bahkan dapat pula melihat
integrasi dari beberapa bagian perusahaan.
Dengan adanya matriks ini dapat membantu
dalam membuat sistem informasi suatu
perusahaan.
33
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Informasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
dapat mcngurangi waktu yang dibutuhkan
mengumpulkan data.
Salah satu contoh kemudahan akses
penggunaan data adalah ketika bagian keuangan
akan
menghitung
besarnya
pendapatan
perusahaan.
Bagian
keuangan
dapat
menggunakan data laporan penjualan yang telah
dibuat oleh bagian marketing, kemudian bagian
keuangan dapat merekapitulasi data terscbut.
Rekapitulasi data juga dapat dibantu oleh sistem
informasi perusahaan. Dengan cara seperti ini
bagian keuangan diharapkan dapat dengan
I11udah dan cepat mcmperoieh informasi
pendapatan perusahaan.
Tabel I. Identifikasi Informasi Aktivitas Area
Markelmg
_
Informasi
,,--_...,.
Pcrscdiaan
Harang Caeal (Kode
Mcnawarkan banmg
Barang Caeat, Jenis Barang Caeal,
kepada konsumen
Warn a Barang Cacal, Jumlah
Barang Caeat),Konsumen {ld
Konsumcll, Nama Konsurnen,
Alamal Konsumcn, Nomor Tclcpon
Menerima pesanan dari
Konsull1en),Contoh Kaill (Kode
konsumen
Contoh Kain),Colltoh Warn a (Kode
Contoh Wama),Pesanan dari
Konsumen (Kodc Pcsanan, knis
Kaill, Jumlah Pcsanan)
..•
-AlternatifKain (Kode Altcrnatif
Kaill, Kode Contoh Kain),Alternatif
Warn a (Kode AlternmifWarna,
Kodc Contoll Warll<~ Kode
Resep),Pcsanan daTi Konstllllen
Melakukrul ncgosiasi
(Kode Pesanan, Jenis Krlin, JUJl11ah
awal dcngan konSlllllen
Pesanan),Konsumen (lei Konsurnen,
Nama Konsumen),Kontrak Ordcr
Sementara (Kodc Kontrak Order,
__.
TanE~al Deadline.).
Alternatif Deadline (AI!crnatif
Deadline), Konsulllcn (ld
KOllsumen, Nama Konsumen,
Nomor Teiepon), Pesanan (Kodc
Mciakukan kesepakatan
Pesanan, Jenis K~lin, JumJah
dengan konsumen
Pcsanan),Kontrak Order (Kode
Kontrak Order, Tanggai
Deadline},Detail Pe.?.:Ylan
Kontrak Order (Kodc Kontrak
Order, Total, Tanggal PClllbayaran
Pilltang),Konsumcn (Id konsumen,
Nama Konsumen),Laporan
Membuat laporan
pengiriman barang (Kode Laporan
pcnjualan
Pcngiriman Brlrang, Barang yang
dikirimkan,Jumlah Barang,
.. _~___.__~·_ranggal PE}}Eiriman) _,., __ ,_,,_..
.. Ak9vitas
_
Tabel 2. Identifikasi Informasi Aktivitas Area
Produksi
.'"Aktivilas
Bagian Laboratorium
Mcmbuat altematif
warna dan alternatifkain
.
Memeriksa status
produksi
..
Infonnasi
Contoh Kain (Kode ConiO~
Kain),Contoh Warna (Kode Contoh
Warna),AllcmatifKain (Kode
Altematif Kain),Altcrnatif Warna
(Kode Altematif Warna),Rcscp
Warna (Kade Reser Warna)
Laporan Produksi Aktual (Tanggal
Laporan Produksi Aktual, Kode
Ordcr ~roduksi),Rencana Produksi_
34
(TWlggal Rencana Produksi, Kode
Order Produksi, Korle Mesin},Status
Produksi
Laporan Barang Rework (Kode
Laporan, Jumlah Barang Rework,
Kode Resep Warna,Jadwal
Maintanance (Kode Jadwal,
Tanggai Maintananee, Kode
Membuat rencana
Mesin),Detail Pesanan (Kode Resep
produksi
Warna, Kode Pesanan, Jumlah
Pesanan, Jenis Kain),Reneana
Produksi (Tanggal Rencana
Produksi, Jumlah Produksi, Kode
Mesin),Status Produksi
Rencana Produksi (Tanggai
Rencana Prodllksi, Jumlah
Menurunkan order
Produksi, Kode Mesin),Order
produksi
Produksi (Kode Order Produksi)
Bahan Baku, Detail Pesanan (Kode
Detail Pesanan, Jenis Kain, Jumlah
I'esanan), Resep Warna (\Varna
,
yallg digunakan, Warna Tambahan),
Rcncana Produksi (Tanggal
Membuat perencanaan
Reneana Produksi, Jumlah
bahan baku
Produksi), Keblltuhan Bahar!
Baku,Reneana Pcnyaluran Bahary
Baku (Tanggai Renean~, Penyaliiran
Bahan Baku, ]enis Bahan Baku,
Jumlah Bahan Baku)
Rencana Penyaluran Bahan Baku
(Tanggal Rencwla Penyaluran
BatHm Baku, Jenis Bahan Baku,
Jumlah Bahan Baku),Resep Wama
(Kode Resep, Wanta yang
Mc!akukan proses dyeing
digunakan, Jumlah),Ordcr Produksi
(Tanggal Order Produksi, Jumlah
Produksi, Kodc tv1csin),l3arang
Re~:_::0.~ _ _ .__: _
I---------...---~.- __
Banmg ladi (Kode Barang Jadi,
Jumlah Barang Jadi, Kodc
Pesanan),Barang Caeat (Kode
Barang Caeat, Jumlah Barang
Memeriksa hasH
Caeat, Jenis Kain, Warna
produksi (QC)
Kain),Laporan Barang
Rework,Detaii Pesanan (Kode
Detail Pesanan, Jumlrlh Pesanan,
Warn a)
Aitematif Deadline,Kontrak Order
Sementara (Kodc Kontrak Order
,
Sementar, Jenis Kain, Jumlah
Menyetujui orefer
Pesanan),Rencana Prorluksi
(Tanggal Reneana Produksi, Jumlah
Produksi)
Tabel 3. Identifikasi Informasi Aktivitas Area
Persediaan
Aktivita<:
-~~.
Mcnerima barang dari
Supplier
Memeriksa barang yang
diterima
Informrlsi
Bahan Baku dipesan (Jumlah Ballan
Baku),Surat Jalan dari Supplier
(Kode Surat Jaian, Jenis Sarang.
lumlah Barang),Laporan Pemhelian
(Kode Laporan Pembeiian, Jenis
Barang, Jumlah Sarang),Retur
Produk Jadi (Jumlah Retur),Bon
Retur Produk Jadi (Kode Bon,
Jumlah Retur, .l~nis Barang)
Laporan Pembclian (Kodc Laporan
I'cmbelian, Jenis Sarang, Jumlah
Barang),Barang yang diterima
(JlImlah Barang),l3arang Rework
(Jumiah Barang ~~ework),Brlrang
KumpuJan Makalah Pcrancangan Sistcm Infonnasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Melakukan rctur barang
yang lidak sesuai kcpada
Supplier
Melakukan pcnyimpanan
barang di gudang
Mcnerima pcrmintaan
bahan baku
1--,
Mcrneriksa ketcrscdiaan
bahan baku,tli gudang
Memeriksa barang yang
akan dikeluarkan dad
gudang
Mcngcluarkan barang
dari gudang
~.-
..
Caeal (Jumlah Harang
Cac<lt),l3arang Scsuai (Jumlah
Barang Scsuai)
Barang Cacat (JlImlah Barang
Cacat),Retur Barang (Jumlah Retur
Barang),Bon Rctur barang,Laporan
Rctllr Baran(!"
Barang Sesllai (Jumlah Barang
Sesuai),Bon Penerimaan Barang
(Kodc Bon, Jumlah Barang, Jenis
Barang),Pcrscdiaan Bahan Baku
(Kode Bahan Baku, Jumlah Bahan
Baku, Tan •• al)
Kebutuhan Bahan Baku (Kodc
Kcbutuhan Bahan Baku, Jcnis
Bahan Baku, Jumlah Bahan
Baku),Detail Kebutuhan Bahan
Baku
Persediaan Bahan Baku (Kode
Bahan Baku, Jumlah Bahan
Baku),Dctail Bahan Baku,Data
KekuraJlgan Bahan Baku (Kodc
Bahan Baku, Jumlah Bahan
Baku),Bahan Baku yang tersedia
Persediaan Bahan Baku (Kode
Bahan Baku, Tanggal
Penyimpanan),Bahan Baku yang
tersedia (Jumlah Bahan
Baku),Kcbutuhan Bahan Baku
(Kode Bahan Baku, Jumlah Bahan
Baku),Bahan Baku yang
dikcluarkan (Kode Bahan Baku,
Jumlah Bahan Baku yang
dikeluarkan)
Bahan Baku yang dikcluarkan
(Kode Bahan Baku, Jumlah Bahan
Baku),Pcrscdiaan Bahan Baku
(Kodc Bahan Baku, Jumlah Bahan
Baku),I3ahan Baku (Jumlah Bahan
Baku)
....
barang Jadi (Jumlah Barang
Jadi},Barang Cacal (JurnJah Barang
Cacal),Pcrsediaan Barang Cacat
(Kodc Barang Cacat, Jumlah
Barang Cacat),Barang pesana~ll)
(Kode Pesanan, Jumlah Pcsanan
Detail Pcsanan (Kode Pesanan,
Jumlah Pcsanan, Jcnis Kain),Dala
Konsumen (Kodc Konsull1cll,
Alamat Konsumcn),Pcsanan 13arang
Caeat (Kode Pcsanan SaTang Cacat,
Jumlah Pesanan),Barang Pcsanan
(Kode Barang, Jumlah
Barang),Surat Jalan (Nomor Sura!
Jalan, Kode Pesanan, Alamat
Konsumcn, Kode Supir, Nama
Supir, Jumlah Bara~~)
Surat Jalan (No suratjalan, Kodc
Konsumcn, Alamat KOllsllmcn,
Kode Sopir),Barang Pcsanan (Kode
13nmng, Jumlah nit] iiHg),LajJOlau
Pcn2.iriman Baran o
Mcngcluarkan barang
jadi yang dipesan dari
gudang
c-~
Mclakukan pengiriman
barang kcpada konsllmcil
'-~-~-----~~
Tabel 4, Identifikasi lnfonnasi Aktivitas Area
Pembelian
___
Melakukan pcmilihan
Supplier
Mclakukan pcmbelirul
barang
Membuat laporan
pcmbcJian.
,
Tabel 5, ldentifikasi Aktivitas Area Keuangan
Aktivilas
Mclakukan pcmbayaran
~-
Menyimpan scmcntara
barang hasil produksi
~~
Baku),Dctail BanUl" Yang dipesan
Dafiar Supplier (Kode Supplier,
Nama Supplier, Alamat Supplier,
Nomor 'felcpon
Suppl ie r), Kon finnasi
Supplicr,Dafiar Barallg yang
dipesan (Kodc Daftar BaraJlg, Kodc
BanUlg, Jumlah Barang),Detail
barang yang dipesan
Daftar Supplier (Kode supplier,
Nama Supplier, Alamat
Supplier, NOnlor Tdepoll
Supplier),Daftar Barang Yrulg
dipesan (Kodc Daftar Barang, Kodc
Barang, Jumlall Barang),~;der
Pembelian (Kode Order
Ordcr Pembclian (Kode order,
Barang yang dibeli, Jumlah), Bon
Pcnerimaan Barang (Kode Bon,
Barang yang diterima, Jumlah
TJarang),Supplier (Kode, Nama,
Alamat)
Aktivi{a<;
.~c~~
__
Melakukan penentuan
pcmbclian bahan baku
__
c
Membuat laporart
keuangan
Tabel6 ldentifikasi Aktivitas Area Personalia
~
Aklivit,l,)
___
35
~-
lnformasi
~~-
Mempekerjakllil
karyawan
lnfonnasi
~~~:
~
Data Kekurangan Bahan Baku
(Kode Kekurangan Bahan Baku,
Kode Bahan Baku, lumlah Bahan
Baku),Perscdiaan Bahan Baku
(Kode BahaCl Baku, Jumlah Bah~__
-+~
Mcnerima pcndapatilll
Informasi
Laporall pembclian (Kode'Laporan'
Pembelian, Total Pemb~lrall),Bon
Penerimaan Barang (No Bon, Total
Harga Barang),Jumlah Gaji dan
Bonus Karyawllil (Tanggal
Laporan),Data Karyawan (No
Karyawan,Nama Karyawan),Biaya
Operasional (Total Biaya
Opcrasional),Bon Rctur Produk Jadi
(No Bon, Total Harga),Pcmbayaran
HUlang (Tangga! Jatuh Tempo,
Tota! J-lutang),Laporan Pengeluaran
(Kode Laporan, To~al Pcngcluaran)
Laporan Pcnjualan (Kode Laporan
Pcnjualan, Total
Pcnjualan),Laporan Pengiriman
8arang (Kode Laporan Pengiriman,
Totall-larga, Tanggal Jatuh Tempo
Piutang),Kontrak Ordcr (Kode
Kontrak, Jumlall Pesanan, Jcnis
Barang),Pendapatan (Tanggal
Pendapatan, Jumlah
Pendapalilll),Tagihan Piutang
(fanggal Piutang, lumJah
Piutrulg),Laporan Penerimaan
(Tanggal Laporan Penerimaan,
Jumlah Penedmaan)
Laporan Pcnerimaan (No Laporall
Pcnerimaan, Jumlah
Pencrimaan),Laporan Pengeluaran
(No Laporan Pengcluaran, Jumlah
PcngcJuaran),Laporan Keuangan
(NoLapor~ClKcuangru_l)____
Melakukan evalua<;i
tcrhadap kruyawan
Data Kruyawan (Kodc Karyawan,
Nama Kruyawan, Alamat
Karyawan, No Tclepon Karyawan,
Tanggal Habis Kontrak),Kebuluhan
Pekcrja
Data Karyawan (Kode Kruyawan,
Nama Karyawan, Alamat
Karyaw<ln, No Tclcpon Karyawan,
Tanggal Habis Kontrak),Kehadirall
~Karyawan (Ta.E!Jl3al, Kehadiran,
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Inforrnasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Mcnghitung besamya
gaji dan bonus
Membuat jadwal dan
shift kerja
Lcmbur),Kcbutuhan Pckcrja
Data Karyawan (Kade Karya\.van:Nama Karyawan, Alamat
Karyawan, No Tclepon Karyawan,
Tanggal Habis Kontrak),Hasil
Evaluasi,Jumlah Gaji dan Bonus
Karyawan
Data Karyawan (Kode Karyawan,
Nama Karyawan, Alamal
Karyawan, No Tclepon Karyawan),
Kebutuhan Pekcrja
"I abel
yang dlhasllkan dan pengelompokkan
informasi dapat dilihat pada Lampiran di bagian
akhir makalah
4. Kesimpulan
1. Saat ini proses bisnis di PT KFM dibagi
menjadi 6 bagian utama yaitu :
a. Marketing
b. llPIC dan Produksi
e. Pembelian
d. Persediaan
e. Personalia
f. Keuangan
Ada
beberapa
kelemahan
yang
diidetifikasikan dalam PT Keneana Fajar
Mulia.
Kelemahan-kelemahan tersebut
adalah:
a, Bagian
Marketing
menentukan
deadline berdasarkan perk iraan.
b. Bagian Marketing salah memberikan
harga.
c. Bagian gudang mengeluarkan barang
secara acak yang menyebabkan barang
di gudang banyak yang kadaluarsa
d. Bagian gudang tidak mengetahui
jumlah bahan baku tersedia di gudang
yang belum digunakan oleh resanan
lain
e. PPIC tidak mendapatkan informasi
jadwal pemeriksaan mesin
f. Bagian personalia kesulitan dalam
mengingat akhir kontrak karyawan.
2. Rancangan proses bisnis usulan untuk
memperbaiki kelemahan-kelemahan yang
ada dilakukan antara lain dengan :
a. Memperbaiki proses bisnis perusahaan
melalui
penggambaran
aktivitasaktivitas perusahaan dalam diagram
IDEFO.
b. Perancangan tampilan form dan report
scbagai usulan untuk sistem informasi
perusahaan.
3. Sistem infonnasi usulan yang diraneang
diharapkan dapat memenuhi kebutuhan
sistem informasi perusahaan, yaitu :
a. Pengumpulan informasi cepat dan
mudah.
b. Penyampaian informasi menjadi cepat.
36
c.
d.
e.
Pengoiahan infonnasi Jebih mudah dan
cepat.
Penyampaian informasi secara akurat.
Input informasi yang akurat.
DAFTAR PUSTAKA
I. Alter, Steven. 1992, Information Systems: A
Management
Perspective,
Benjamin/Cummings Publishing Co., San
Francisco.
2. Born, Gary. 1994, Process Management to
Quality Improvement, John Wiley & Sons
Ltd., England.
3. Eko Indrajit, RichardtlS. 2002. Konsep dan
Ap/ikasi
Business
Process
Reenginering.,PT. Gramedia Indonesia.
Jakarta.
4. JR McLeod:Raymond.2004, Management
In/ormation System, 9!h ed.,Macmillan
Publishing Company, New York.
5. Laudon, Kenneth C., 1999, Management'
Information System, 7111 ed., Prentice,)-fall -..
Inc., New Jersey.
.'
6. Martin, James. 1990, Information
Engineering, Prentice Hall International
Edition, inc., USA ..
7. Sandy, Ignatius A. 2009. TERAPAN
KEILMUAN TEKNIK INDUSTRl: Metode
DDA., Unpar. Bandung.
8. Senn, James A. 1989, Analysis and Design
of Information Systems, McGraw-Hill,
Singapore.
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistclll Informasi
dengan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
Lampiran
'at
Order Produksi
Tabe! 3 Contoil Kain
Jel1lS
am
--
Kode Pesanan
Tabe! 4 Contoll Warna Kalil
KoaeWiirna am
Conto 1
arna
KOOC"Pcsarl<lll
Tabel 5 Pes allan
~~i~~~an~\Ll .
Jents I\.am
• UTl1 a
esanan
hO e ) onsumen
Km e :onto 1 Kaln
LJ5QQ¥ !Y.;UD a a1M
-labet 26 Reh" ProdukTam
'-
lal~~: 6 Pcsanan Barang
""", Barang
K de p"anan
r
Tabe! 7 AlternatifKain
Km c Cnnto 1 alll
Tabel 16 Rencana Produksi
()( e C}lCana ro U 'SI
anaga
o C CSlIl
ode Octad Pcsan"illl
Ko e esc) arna
um a I csanan
Tabe] 27 Laporan RetuT
Barang
KO.ELe L<l Han Retur aran
R~uhll
cncan<~..)c csa!
• umlah TIarang
-RCtCriilgaii=~=""--
-.=--
Tabe! 28 Bon Retur Baran
o c 30n ChiT aran
an l<'a
Tane! 18 \Varna
! anagal Dcadhnc Scmcnlam~csanall
elliS
'0
e
a6cl 19 Pewarna
am
arna
Tambahan
uant!ta:~X~f.~X@.!l._____
Tabe! 10 AIternalifDead!inc
() contra'
~oacFC\Yarna
arna
r cr
Scmcntara
Alternatli IJca me
Tabe! I J Konlrak Order
Kode KontraI{'fr{ cr
! allaRal ~a' r cr
~o( c Konsumcn
tVJcpewarna lamb~
ama
Tabel 20 Mesin
o e csm
JCIlIS
eSlil
a )aSltas
eSIIl
,aporan
csanan
ama
Tab.e! 22 ladwal
r
~
i,'::~,¥,~' Jalull Tempo
37
KumpuJan Makalah Perancangan Sistcm Informasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Tabel 3 J RetuT Produk Jadi
, ode Retur Proouk lidl
anI.'. 'a )cncnmaan
ems man'
um a
elcran an
ama onsucmn
CJ2 Laporan Retur
Tabel 42 Data Kekurangan
Bahan Baku
~Kode Dat~.:--eKurangan
Bahan Baku
(He
alan
a'll
Jcms
tan
'U
ll:ll a 1 c'man an
o c eta! csanan
Tabcl43 Barang yang
Di }csan
o e esanan
anI!. ·al
o c a Hut
ems aym
'U
'U
Tabel 35 Pcrscdiaan Bnhan
Baku
lim a 1 a Jan a 'U
1l1lt:i"gal Ke uar
o rut
Tabel38 Penflcluamn
Baran dari LJudan
c aran
um a 1 arang
ode Octad Pcsanan
an!!a en e llarali
o e 'mat a an
'0
...2........!!!_,___ .... _ _
Pcmcriksaan
label 47 Karyawan
Kodc Karvawan
ama a 'awan
A ama Karyawan
anglli!I.L-.~ IT
a awan
'Fo~lor lClc on a awall
~gmn
Attlal
ontr '
I-labls Kontrak
38
TabeJ 57 Bahan Baku
mc a an
'U
Cms ,1an ,'U
arll~~
Kllll1plllan Makalah Perancangan Sistem Jnformasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Menghitung besarnya
gaji dan bonus
Mcmbuatjadwal dan
shift kcrja
Lcmbur),Kcbutuhan Peke/in
Data Kruyawan (Kode Karyawan,
Nama Karyawan, Alamat
Karyawan, No Tclepon Karyaw<Ul,
Tanggall-labis Kontrak),Ha~jl
Evaluasi,1umlah Gaji dan Bonus
Karyawan
Data Karyawan (Kode Karyawan,
Nama Karyawan, Alarnat
Karyawan, No Tclcpon Karyawan),
Kebutuhan Pckeria
Tabel yang dlhasllkan dan pengelompokkan
infonnasi dapat dilihat pada Lampiran di bagian
akhir makalah
3.
d.
e.
Pengolahan informasi lebih mudah dan
cepat.
Penyampaian informasi secara akurat.
Input informasi yang akurat.
DAFTAR PUSTAKA
I. Alter, Steven. 1992, Information Systems: A
Management
Perspective,
Benjamin/Cummings Publishing Co., San
Francisco.
2.
4. Kesimpulan
I. Saat ini proses bisnis di PT KFM dibagi
menjadi 6 bagian utama yaitu :
a. Marketing
b. ~PIC dan Produksi
c. Pembelian
d. Persediaan
2.
c.
3.
Born, Gary. 1994, Process Management to
Quality Improvement, John Wiley & Sons
Ltd., England.
Eko Indrajit, Richardus. 2002. Konsep dan
Aplikasi
Business
Process
Reenginering., PT. Gramedia Indonesia.
Jakarta.
4.
e. Personalia
f
Keuangan
Ada
beberapa
kelemahan
yang
diidetifikasikan dalam PT Kencana Fajar
Mulia. Kelemahan·kelemahan tersebut
adalah:
a. Bagian
A1arketing
menentukan
deadline berdasarkan perkiraan.
b. Bagian Marketing salah memberikan
harga.
c. Bagian gudang mengeluarkan barang
secara acak yang menyebabkan barang
di gudang banyak yang kadaluarsa
d. Bagian gudang tidak mengetahui
jumlah bahan baku tersedia di gudang
yang belum digunakan oleh pesanan
lain
e. PPlC tidak mendapatkan informasi
jadwal pemeriksaan mesin
f. Bagian personalia kesulitan dalam
mengingat akhir kontrak karyawan.
Rancangan proses bisnis usulan untuk
memperbaiki kelemahan·kclemahan yang
ada dilakukan antara lain dengan :
a. Memperbaiki proses bisnis perusahaan
melalui
penggambaran
aktivitasaktivitas perusahaan daJam diagram
IDEFO.
b. Perancangan tampilan jbrm dan report
st:bagai usulan untuk sistem informasi
perusahaan.
Sistem informasi usulan yang dirancang
diharapkan dapat memenuhi kebutuhan
sistem informasi pemsahaan, yaitu :
a. Pengumpulan informasi cepat dan
mudah.
b. Penyampaian informasi menjadi cepat.
5.
6.
7.
8.
36
JR McLeod;Raymond.2004, Management
in/ormation S)Jstem, 9 tll ed.,Macmillan
Publishing Company, New York.
Laudon, Kenneth C., 1999, Management'
In/ormation System, ill ed., Prentice",Ball
Inc., New Jersey.
.. /
Martin, James. 1990, Information
Engineering, Prentice Hall International
Edition, inc., USA ..
Sandy, Ignatius A. 2009. TERAPAN
KEILMUAN TEKNIK INDUSTRI : Metode
DDA., Unpar. Bandung.
Senn, James A. 1989, Analysis and Design
(?f information S)'Stems, McGraw-Hill,
Singapore.
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Informasi
dcngan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
Laporao RetuT
Tabel 42 Data Kekuraogan
Bahan Baku
Tabel 34 Penerimaan Barang
~~~ne 1::300 Pencnmaan
Bara0f;
ode,mgrao Pcntbchan
an ga
oe u
~91~:.H~t~.~ckurangan
Bahan Baku
o e alan a'u
elltS
lan,'U
u:-n 1 e urangan
o e )ctal csanan
ler
anta l_lp"'pl!er
~ooc,~~)at )alan Illan
Supplier
ellis aran
llln
1
Man
- arga aran
arga
~,
--
-
135 PCTsediaan Bahan
38
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistcm infonnasi
dcngan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUAL MOTOR X X
Ignatius A. Sandy
Jumsan Teknik Industri, Universitas Katolik Parahyangan, Bandung 40141
+62-22-2032700. Email: [email protected]
Ricky Christian
Alumni Jurusan Teknik Industri Universitas Katolik Parahyangan
11 Ciumbuleuit No 94 Bandung 40141
Abstrak. Dunia persaingan yang ketat membuat Penjual Motor X X hams mcngembangkan daya
saing dalam pasar. Kota Bandung adalah salah satu kota yang memiliki pasar sepeda motor yang
sangat bcsar. Penjual Motor X X Asia Afhka merupakan satu-satunya cabang Penjuai Motor X X
yang menjual sepeda motor di Kota Bandung. Penjual Motor X X Asia Afrika harus dapat
menjhiankan proses bisnis sebaik-baiknya, untuk dapat mcmenuhi pasar kota Bandung yang besar.
Untuk memahami sistem Penjual Motor X X seeara keseluruhan digambarkan peta
Integrated Computer-Aided Manufacturing Definition (IDEFO) dari sistem yang digunakan saat
ini. Melalui peta IDEFO tersebut dilakukan identifikasi dari kelemahan-kelemahan yang ada di,
sistem Penjual Motor X X saat inL Peraneangan sistem usulan dilakukan dengan harapan dapar"
menghilangkan kelemahan~kelemahan tersebut. Selanjutnya akan dirancang sistem informasi bagi
Penjual Motor X X. Perancangan sistem informasi berdasarkan metode System Development Life
Cycle (SDLC) dan dilakukan hingga tahap design. Untuk perancangan basis data dalam penelitian
ini digunakan metode Database Design based on Activity (DDA). Dalam perancangan protype
aplikasi sistem infonnasi Penjuai Motor X X digunakan software Borland Delphi 7.0 dan
Microsoft Access untuk basis data.
Berdasarkan penelitian ini, dihasilkan sistem usulan bagi Penjual Motor X X yang
diharapkan dapat menghilangkan kelemahan-kelemahan dari sistcm saat ini. Sistem us ulan
terscbut digambarkan dalam bentuk peta IDEFO. Sclain itu, dihasilkan protypc dad aplikasi Sistem
Informasi yang diusulkan kepada perusahaan. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi acuan
dalam penggunaan sistem informasi pad a Penjual Motor X X cabang Asia Afrika Bandung.
Penjual Motor X X telah melayani
pcnjualan kendaraan jenis motor sejak 1984. Saat
ini Penjual Motor X X melayani pembelian motor
baik secara tunai, maupun kredit. Penjual Motor X
X cabang Asia Afrika Bandung memiliki rata-rata
penjualan sepeda' motOr 200-500 llnit per bulan.
Konsumen pembeli sepeda motor tersebut datang
dari segal a penjuru Kota Bandung.
Saat im, data penjualan perusahaan
disimpan dalam .bentuk kertas. Hal ini berarti
didapatkan sekitar 200-500 kertas peujllalan per
bulan. Hal tersebut mcnyebabkan Penjual Motor
X X cabang Asia Afrika Bandung suEt dalam
rnengolah data penjualan. Data penjualan tcrsebut
sebenarnya dapat diolah mcnjadi informasl yang
berharga. Salah satunya adalah informasi
pendapatan perusahaan, namun hal tcrsebut sangat
sulit dan menghabiskan waktu yang banyak.
Dapat dikatakan bahwa informasi dalam
perusahaan Penjual Motor X X saat ini kurang
baik. Informasi yang dihasilkan kurang mcmadai
1.
Latar Belakang
Penjual Motor X X adalah sebuah
pcrusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan
kendaraan tipe sepeda motor dan juga melayani
service untuk sepeda motor tersebut. Dunia
persaingan yang ketat membuat Penjual Motor X
X hanls mengembangkan daya saing daJam pasar.
Penggunaan kendaraan bemlOtor jenis sepeda
motor yang banyak digunakan di Indonesia,
membuat Penjual Motor X X memiliki banyak
konsumcn yang terse bar dalam seluruh Indonesia.
Kota Bandung adalah salah satu kota yang
memiliki pasar penjualan sepeda motor yang
sangat besar. Pcnjual Motor X X cabang Asia
Afrika Dandung auahtll salu-salunya cabang
Penjual Motor X X di Kota Bandung yang
menjual sepeda motor. Penjual Motor X X cabang
Asia Afrika Bandung harus dapat menjalankan
proses bisnisnya dengan baik untuk memenuhi
pasar kota Bandung.
39
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistcm Informasi
dengan Perancangan Basis Data Mctoda DDA
tertinggi dalam struktur organisasi. KepaJa cabang
memimpin bcberapa kepala bagian dan dibantu
oleh wakilnyadalam pelaksanaan tugasnya.
untuk beberapa aktivitas rnanajcmen perusahaan.
Beberapa informasi dalam perusahaan tidak
pernah dibuat. Hal tersebut disebabkan tidak ada
penyimpanan dan pengolahan data yang baik.
Beberapa
infonnasi
disimpan
oleh
perusahaan, namun ban yak informasi yang tidak
akurat. Penyimpanan infomlasi yang tidak akurat
diakibatkan terjadi kesalahan oleh pekerja. Human
errors ini sclalu ada dalam setiap perusahaan,
namun diharapkan dapat dikurangi dengan
melakukan otomatisasi dalam proses-proses bisnis
perusahaan.
1~~1
.
.1
J
11
If,:1
[i
I \"",,1
itr~"I~~J'-[-.·.·.~. ·.•m.·~.·.;.-.'.=I-I.·1~.:.~.-I- -
I
2.
Identifikasi Sistem Sekal'ang
Pada langkah awal akan dilakukan
identifikasl sistcl11 yang digunakan Penjual Motor
X X saat ini. Identifikasi sistem sekarang dimulai
dengan memahami sejarah perusahaan, struktur
organisasi perusahaan, job description setiap
jabatan, Critical Succes Factor, bcserla pemetaan
sistem awal Penjual Motor X X menggunakan
metode !DEFO. Selanjlltnya akan dilakukan
anal isis mengenai kelemahan-kelemahan yang ada
pada sistem saat ini ..
i iIW.\i I~b
_~M;"I.ll~
•., ·1-
}
.
I
!_~~~ J
I
I
! '~
::: I
··-I···.··.·.=.-J.··.'.··..
I
PII'~j
I
I '
I I
Itm_-_:J
~,;r~l
r-s!:I[li 1';'-lI-ci£-'lr""ll~ wLit
~~~ ~~ ~~~~J 1_~~~l!~~q_~Jl~6!!VtlWl$i1 L:_JL_~!~!>t1 j
Gambar I St~~-ktu-r-O"~ga-nisasi Pe~-~~~h·~~·
Pemetaan Sistem Sekarang dengan IDEFO
Untuk dapat memahami sistem awal
Penjllal Motor X X dengan lebih baik, maka
dilakukan pemetaan menggunakan metode
!DEFO. Pemetaan menggllnakan metode !DEFO
Context
dimulai
dengan
menggambarkan
sistem.
Context Diagram
Diagram dari
memetakan sistem dengan melihat sistem secara
keseluruhan. Dalarn Context Diagram ini
tcrgambarkan
hubungan
sistem
dengan
komponen-komponen di Illar sistem.
Pada penclitian ini, sistem yang diamati
adalah sistern informasi penjualan sepeda motor
Penjual Motor X X. Pada ontext Diagram, dapat
dilihat masukan, proses dan keluaran dari sistem
seeara keseluruhan. Input dari sistem yang diamati
ini adalah berupa market penjualan sepeda motor)
karyawan, dan produk sepeda motor yang akan
dijual bescrta 'keterangan-keterangan mengenai
produk tersebut. Seluruh input tersebut akan
diproses dalam sistem informasi pcnjualan sepeda
motor Penjual Motor X X menjadi output yang
rnemiliki nilai tambah.
Dalam Context Diagram InI, tidak
tergambarkan aliran informasi didalam sistem.
Hal ini disebabkan Context Diagram mclihat
Untuk dapat
sistem sebagai suatu kesatuan.
mengetahui aUran informasi dalam sistem pcrlu
dilakukan proses breakdown. Proses breakdown
adalah proses mernccah suatu aktivitas menjadi
beberapa aktivitas yang lebih deti!. Dcngan
memiliki aktivitas-aktivitas yang lcbih detil dari
sebeJumnya, maka dapat terlihat aliran informasi
yang lebih deti! pula.
Sejarah Perusahaan
Pad a tahun 1972, PT. Astra International
rncnuqjuk Bapak Raphael Adi Rachmat sebagai
distributor resmi sepeda motor Honda di wilayah
lawn BaraL Bapak Raphael Adi Rachmat merasa
PD. Matras tidak sanggup untuk melayani
penjualan produk yang begitu banyak. Kemudian
bcliau mcndirikan PD. Daya untuk pcnjualan
sepeda motor honda, sedangkan PD. Matras untuk
menjual produk seperti : ali, aki, !>pareparts dan
sebagainya.
Sejak saat itu, PD. Oaya menguasai pasar
penjualan sepeda motor honda pada tahun 1970~
an. Pada tahun 1984, PD. Oaya berganti nama
menjadi PT. Daya Adira Mustika dengan
men am bah bidang usahanya menjadi tiga buah,
yaitll HI (penjualan sepeda motor honda), H2
(service sepeda motor honda), H3 (penjualan
!>parepart sepeda motor honda). PT. Daya Adira
Mustika lebih dikenal dengan nama Daya Motor
pada saat itu. Kemudian Daya Motor berkcmbang
dan mulai menguasai pasar pcnjualan sepeda
motor honda di luar jawa barat.
Stnlktur Organisasi PCl'usahaan
Bentuk struktur organisasi yang digunakan
dalam Penjual Motor X X cabang Bandung adalah
bentuk struktur fungsionaL Setiap jabatan dibagi
dan dikelompokkan menurut fungsinya dalam
perusahaan. Kepala cabang memiliki kedudukan
40
Kumpulan Makalah Perancangan Sistcm Informasi
dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
-- --
~.---- ~
-.....,..""
6.
~·~II·C-I:::-I~II =-1~
lLnLiIJ. . LLI.I~
7.
3.
...
~
~~~
Sistem Infonnasl PenJLlalan Sepeda Motor
Ii
Perbaikan Proses Bisnis Perusahaan
Kelemahan-kelemahan
yang
telah
diidentifikasikan menjadi dasar dalam perbaikan
proses bisnis. Perbaikan proses bisnis ini
dilakukan dengan merancang sistem usulan untuk
setiap area bisnis. Sistem usulan pada setiap area
bisnis tersebut akan digabung menjadi sistem
usulan keselumhan penjualan sepeda motor
Pelljual Motor X X.
KelemahaIf pertama dari area bishis
penjualan sistem sekarang adalah adanya data
konsumen yang disimpan namun tidak pernah
digunakan, Data konsumen merupakan data yang
sangat berharga datam perusahaan. Data ini ,gapat
digunakan untuk bagian pemasaran daram
memasarkan produk. Hal ini diharapkan dapat
menghasilkan konsumen yang setia pada
perusahaan.
Data konsumen pada perusahaan dapat
digunakan juga untuk mcnjaga hubungan baik
dengan para konsumen. Hal tersebut merupakan
teknik pemasaran produk yang cukup efektif
Salah satu contoh teknik pemasaran yang dapat
digunakan adalah pemberian diskon kcpada
konsumcn yang merayakan hari ulang tahun.
Kelemahan kedua dari area bisnis
penjualan adalah adanya informasi yang
dibutuhkan namun tidak pemah dibuat atau
dihasilkan. Informasi tersebut adalah informasi
loss customer, Hal ini termasuk ke dalam
information errors jenis uncreated information.
Infomlasi loss customer sangat penting dalam
perusahaan untuk proses perusahaan.
Loss custom/i· adalah konsumen yang
hilang dalam sistem. Konsumen terse but hilang
dalam sistem dapat disebabkan oleh berbagai hal
seperti penolakan kredit, kehabisan stok, atau
tidak tertarik dengan produk sepeda motor yang
tersedia. Konsumen yang hilang sangat merugikan
bagi perusahaan.
Untuk dapat merebut kembali konsumen
yang hilang kembali, diperlukan informasi yang
tepat, akurat, dan lengkap. Infonnasi mengenai
loss customer hams dapat dibuat eleh perusahaan.
Pemasaran dapat menggunakan infermasi terse but
untuk melakukan penawaran kepada konsumen
tersebut. Hal Inl diharapkan dapat menarik
kembali konsumen yang telah hilang.
'r"i""
- _J1~~:=::..
--~
Informasi yang tersedia dalam kartu stok
tidak akurat, akibat ball yak terjadinya
human errors.
Sulitnya melakukan perhitungan komisi
untuk para eRO
'1:'1....,. ... " ...
__
1._"
Gambar 2 IDEFO Sistem Sekarallg
Sistem informasi pcnjualan sepeda motor
Pelljual Motor X X akall dilakukan proses
breakdown menjadi lima buah area bisnis, yaitu
Keuangan, Penjualan, Pembelian, Gudang dan
Personalia. Setiap area bisnis tersebut memiliki
proses yang berbeda-beda dalam sistem. Sebagai
contah, area bisnis keuangan adalah area yang
menjalankan proses-proses keuangan seperti
pembagian gaji, perhitungan pendapatan dan
pcngeiuaran, dan sebagainya. Berbeda dcngan
area bisnis penjuaian yang menjalankan proses
penjualan sepeda motor dan berhubungan dcngan
konsurnen.
Berdasarkan pemetaan dan anal isis sistcm
awal perusahaan menggunakan metode IDEFO,
dapat diidentifikasikan bcberapa kelemahan
sistem awal pemsahaan, Berikut ini adalah hasil
identifikasi kelemahan sistem awal perusahaan :
I. Sulitnya
melakukan
perhitullgan
pendapatan pengeluaran.
2. Adanya informasi data konsumen yang
telah disimpan, namun tidak pernah
digunakan oleh bagian lain (unused
iriformation).
3, Proses pemasaran memerlukan informasi
konsumen yang hilang (Loss Customelj,
namun informasi terscbut tidak pernah
dibuat (uncreated information),
4, Sulitnya menentukan leasing mana yang
harus diajukan lebih dahulu, akibat
informasi keberhasilan dan kegagaJan
penerimaan kredit tidak pernah dibuat.
5. Sulitnya menentukan jumlah sepeda
motor yang harus dipesan, akibat
informasi
penjualan
historis tidak
memadai.
41
Kumpulan Makalah Perancangan Sistcm Informasi
dengan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
Metode perancangan basis data yang
digunakan pada pcnelitian ini adalah Database
Design based on Activity (DDA). Metode ini
mengumpulkan
seluruh
informasi
yang
dibutuhkan pada setiap aktivitas yang tcrjadi
daJam perusahaan. Keuntungan dad metode ini
adalah dapat mengidentifikasikan kebutuhan
informasi secara lcngkap dalam perusahaan.
Langkah pertama dari metode DDA adalah
melakukan identifikasi seluruh aktivitas yang
tcrjadi dalam perusahaan. Didapatkan 27 buah
aktivitas hasil identifikasi sistem yang digunakan
pad a perusahaan. Aktivitas~ aktivitas terse but
adalah :
I.
eRO memberi penjelasan mengenai produk
kepada konSllmen yang hendak membeli
sepeda motor.
2.
CRO memeriksa stok sepeda motor yang
dipesan oleh konsllmen.
3.
Konsumen akan ditawari inden "'m6tor
apabila stok tidak tersedia.
4.
Konsumen memilih cara pembayaran tunai
atau kredit.
5.
Konsumen dapat melakukan penitipan uang
muka sebagai tanda jadi, apabila konsumen
ingin melunasi pcmbayaran di kemudian
hari.
6.
eRO mencmani konsumen memilih sepeda
motor yang diinginkan
7.
eRO menjual barang kepada konsumen.
8.
Konsumen dapat menukar barang apabila
kerusakan atau kcsalahan diakibatkan oleh
pcrusahaan.
9.
Konsumen kredit memilih jenis kredit yang
eRO
mengumpulkan
diinginkan,dan
persyaratan kredit.
10. eRO melakukan pengajuan kredit ke leasing
11. Jika kredit ,diterima maka proses penjualan
dilanjutkan; apabila ditolak maka eRO
meneoba melakukan pengajuan kepada
leasing lain. Jika tidak berhasil juga,
konsumen dieatat dalam Loss Customer.
12. CRO melakukan pencatatan data konsumen
yang hUang, untuk digunakan pada bagian
pcmasaran.
13. Perusahaan melakukan pemasaran dcngan
menghubungi para konsumen atau membuka
stand pad a event-event khusus.
14. Bagian keuangan membayarkan gaji total
para eRO
15. Semua pcngeluaran harus diJaporkan kcpada
bagian keuangan, seperti
pengeluaran
pembelian
stok
sepeda
motor
dan
pengeluaran pemasaran
Tcknik pcmasaran lain yang dapat
digunakan adalah pemberian voucher kepada
konsumen yang telah melakukan pembelian
sebanyak tiga kali. Data konsumen ini sangat
berguna dalam proses pemasaran produk. Pada
sistem usuIan, proses pemasaran menggunakan
data konsumen sebagai input untuk menghasilkan
konsllmen yang tertarik membeli. Gambar 3
menunjllkkan pcnggunaan data konsumen pada
proses pemasaran dalam pet a IDEFO.
Prosedur
Pemasaran
Mar~et
..
~
Pemasaran
Data Konsum:T sepeda motor
honda
Loss Custo;;e
A
•
eRO
,
Gambar 3 Penggambaran Usulan dalam IDE! 0
Pada sistem usulan dapat terlihat proses
pemasaran sepeda motor menjadi menggunakan
dua buah input. Proses pemasaran tidak hanya
mengandalkan pasar di bandung saja, namun juga
dapat menarik konsumcn dahulu untuk mcmbeli
kembali. Perubahan ini diharapkan dapat
meningkatkan konsumell yang tertarik mcmbeli
sepeda motor di Pel~ual Motor X X.
4.
Perancangan Sistem Informasi Perusahaan
Setelah proses bisnis pada perusahaan telah
diperbaiki, akan dilakukan perancangall sistem
informasi untuk perusahaan. Sistem informasi
merupakan suatu tools yang dapat digunakan
perusahaan untuk meningkatkan kinerja proses
bisnisnya.
Sistem
informasi
menyediakan
informasi yang dibutuhkan secara lebih cepat,
tepat dan akurat bagi perusahaan.
Perancangan Basis Data
Basis d&ta adalah sekumpulan data yang
disimpan bersama , saling berhubungan , dan
dengan redundansi yang minimum (Martin 1990).
Basis
data
memiliki
kclebihan
dalam
penyimpanan data yang aman, tepat dan mudah
diproses. Dengan adanya basis data, informasi
dalam pemsahaan dapat digunakan dengan lebih
baik. Bcrbagai informasi dapat diproses dengan
cepat menjadi sebuah pengetahuan (knowledge)
yang berguna bagi perusahaan.
42
Kumpuian Makalah Perancangan Sistem Infonnasi
dcngan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
16. Bagian
keuangan
membuat
laporan
pendapatan dan pengeluaran
17. Bagian pembelian melakukan pemesanan
sepeda motor kepada PT. AHM
18. Bagian gudang memeriksa sepeda motor
baru yang datang ke gudang, apabila terdapat
cacat maka akan dibuat retur pembelian
19. Bagian pembelian melunasi pembayaran
pesanan ke PT.AHM
20. Bagian gudang rnerneriksa stok yang tersedia
di gudang
21. Bagian mengeluarkan barang jika telah
terjadi penjualan
22. Bagian gudang mengirimkan barang ke
tangan.. konsumen
23. Bagian personalia mclakukan perhitungan
komisi untuk para eRO
Dari 23 buah aktivitas tersebut akan
dilakukan idcntifikasi kebutuhan informasi pada
setiap
aktivitas.
Setiap
aktivitas
dapat
membutuhkan lebih dari satu informasi. Infonnasi
yang dibutuhkan tersebut akan menjadi basis data
dalam sistcm informasi perusahaan. Pada tabel I
dapat dilihat hasi! identifikasi informasi pada
setiap aktivitas dalam perusahaan.
I
3
4
Status Konsumen ( Kredit atau Tunai )
5
Uang Muka, Konsllmen, Karyawan
6
Motor Pesanan, Konsumen, Karyawan
7
Penjualan, Karyawan, Konsumen
Retur penjualan, Penjualan, Karyawan,
Konsumen
Paket Kredit, Persyaratan Kredit,
Karyawan, Konsumen
Leasing, Pengajuan Kredit, Konsurnen,
Karyawan
Pengajuan Kredit (Status), Loss Customer,
Leasing, Konsumen, Karyawan
2
8
9
10
II
12
13
Loss Customer, Konsumen ,Karyawan
Pemasaran, Karyawan, Konsumen, Loss
Customer
14
Karyawan, Gaji Karyawan, Pengeluaran
16
Pendapatan, Pengeluaran
Pesanan( No Pesanan, Produk, Tanggal,
Jumlah, dsb)
Penerimaan Stok, Pemeriksaan Barang,
Barang Caeat, Retur Pembelian
Pembelian (No Pembelian, Tanggal,
Jumlah Dana, dsb)
18
19
20
21
22
23
Stok Sepeda Motor, Karyawan
Stok Sepeda Motor, Pengeluaran Stok,
Karyawan, Penjualan
Surat Jalan, Kendaraan, Penjllaian,
Penggunaan Kendaraan, Karyawan
Penjualan, Karyawan, Komisi,Success
Sales
Normalisasi Basis Data
Basis data yang telah diraneang' harus
dapat dieiptakan dalam bentuk tabel yang normal.
Normal yang dimaksud disini adalah tidak
memiliki anomali-anomali atall kesalahan apabila
basis data digunakan. Aturan-aturan bentuk
normal yang digllnakan dalam penelitian ini
adalah sebagai berikut ;
1. Bentuk Normal Tahap Pertama (1 st Normal
Form,INF)
Bentuk ini terpenuhi apabila suatu basis data
tidak memiliki atribut yang bernilai banyak.
Bentuk ini digunakan agar tidak terjadi insert
anomali.
2. Bentuk Normal Tahap Kedua (2nd Normal
Form,2NF)
Bentuk ini terpenuhi apabila setiap atribut non
key dalam basis data telah secara penuh
tergantung kepada atribut primary key.
3. Bentuk Normal Tahap Ketiga (3rd Normal
Form,2NF) .
Bentuk ini terpenuhi apabila telah memenuhi
bentuk normal 2NF dan tidak memiliki
ketergantungan
transitif.
Ketergantungan
transitif adalah ketergantungan atribut non key
tidak kepada seluruh primary key, apabila
atribllt primaly key Jebih dari satu buah.
Beberapa
tabel
basis
data
hasil
perancangan metode DDA telah memenuhi ketiga
bentuk normal tersebut. TabeJ tersebut adalah
tabel produk, karyawan, leasing, dan sebagainya.
Untuk tabel-tabel yang bel urn rnemenuhi ketiga
bentllk normal tersebut, akan dilakukan proses
dekomposisi.
Informasi
Karyawan, Konsllmen, Produk
Stok Sepeda Motor, Konsumen,
Karyawan
Konsumen Inden, Stok Sepeda Motor,
Konsumen, Karyawan
Pengeluaran, Pembelian,Pemasaran
17
Tabel I Tabeillasilidentifikasi
Informasi
<
<.
<
No
15
Perancangan Form dan Report
43
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Infonnasi
dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Setelah melakukan perancangan basis data,
dilakukan perancangan form dan report pada
aplikasi sistem informasi Penjual Motor X X.
Form digunakan untuk mengurangi kesalahan
yang terjadi dalam memasukkan data ke dalam
basis data. Data yang berada dalam basis data
akan digunakan dalam pembuatan report. Report
dapat berupa bukti pembayaran konsumen, bukti
penerimaan barang, atau rekapitulasi dari data
yang telah disimpan.
Sistem informasi yang dirancang lIntuk
Penjual Motor X X memiliki tujuh buah menu
utama, yaitu prodllk , konsumen, kellangan,
penjualan, pembelian, gudang dan personalia.
Setiap menu hanya dapat diakses oleh pihak-pihak
yang memiliki tugas atau wewenang pada
informa'ii tersebut. Tampilan menu utama Sistem
Informasi Penjual Motor X X dapat dilihat pada
bagian yang memiliki wewenang dalam
melakllkan perubahan data produk.
Pada menu bagian keuangan terdapat dua
buah submenu. Submenu pertama berupa report
untuk data pendapatan dan pengeiuaran dari
perusahaan. Dengan menggunakan aplikasi ini,
perusahaan dapat melihat data pendapatan dan
pengeluaran berdasarkan waktu yang diinginkan.
Pengguna hanya perlu memasukkan tanggal awaI
dan tanggal akhir dari data yang dilihat.
Aplikasi ini juga dapat menggambarkan
pendapatan dan pengeluaran perusahaan per tahun
dalam bentuk grafik. Perllsahaan dapat memilih
untuk melihat grafik tahun yang diinginkan.
Grafik ini dapat digunakan untuk mengetahui
keadaan keuangan perusahaan. Tampilan aplikasi
S.
dilihat
4.
WJ>.~t h~.~)".r ...
n..ri '",,"0.1
1~~K>w'{lon -:y:
m..u" 1. ..«01
3lfl)br.'OO9'::
o~~
TJl.hulI
;a!I[l'
">,
5 Sistem lnformasi Keuangan
Data yang dikmnpulkan tcrsebut akan
dihitung untuk menghasilkan informasi laba atau
rugi perusahaan. Selanjutnya, pcngguna menekan
tombol cetak yang terletak pada posisi kanan atas
aplikasi. Tampilan hasil laporan laba rllgi yang
dapat dicetak dalam bentuk kertas dapat dilihat
padagamrb=a~r~6________________-,
Gambar 4 Menu Utama Sistem Informasi
Menu pertama dad aplikasi sistem
informasi Penjual Motor X X adalah menu
produk. Menu produk terdiri dari submenu input
produk, edit produk dan Iihat prod uk. Ketiga
submenu tersebut memiliki fungsi masing-masing
yang berhubungan dengan data produk.
Submenu Input dan Edit Produk memiliki
fungsi sebagai form untuk Sistem Informasi
Penjual Motor X X. Jika terdapat produk baru,
maka akan dilakukan pengisian data pada form
Input Produk. Form terse but dirancang sesuai
dcngan kebutuhan infomlasi dan mcnccgah dad
kcsalahan pengisian.
Form kedua pada menu produk adalah
form edit produk. Form ini digunakan apabila
terjadi perubahan harga produk, kesalahan
pengisian data produk, dan sebagainya. form ini
juga dapat digunakan untuk menghapus data
produk lama yang telah tidak dijual lagi oleh
pcrusahaan. /<orm ini hanya dapat diakses olch
"''''''''J'' __ '"
..... '''~,..-~
T~..!ei.)'1I
,,=:0=
., '=>X<J
L.b. S.b.lum P.J.'
--.- R.,.. I\SOClXlXI
;;::-~." ..
Gambar 5 Report Laporan Laba Rugi
44
KumpuJan Makalah Perancangan Sistcl11 Informasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
f.
Bagian penjualan rnerupakan area utarna
dalam Penjual Motor X X. Bagian ini memiliki
lebih banyak form dan report dibandingkan
dengan bagian lain. Bagian penjualan seeara garis
besar dibagi menjadi 3 buah submenu yaitu lnden,
penjualan dan kredit. Menu Inden berisi jika
konsumen ingin melakukan aktivitas inden sepeda
motor. Menu Kredit menjalankan seluruh yang
dibutuhkan daJam pengajuan kredit sepeda motor.
Untuk menu penjualan digunakan apabila proses
penjualan telah siap dilakukan.
Dalam menu tagihan leasing. dapat
diketahui tagihan untuk sctiap leasing pada setiap
bulan, Pengguna hanya perlu mengubah bulan dan
tahun sesuai dengan yang diinginkan. Berdasarkan
bulan dan tahun tersebllt, aplikasi akan
menjumlahkan seluruh tagihan leasing untuk
bulan dan tahun tersebut. Berbeda dengan sistem
sebelumnya, sistem llsulan dapat menghasilkan
tagihan leasing dengan cepat dan akurat.
Untukform penjllalan dirancang agar tidak
terjadi pencatatan ulang. Jika konSllmen hendak
melakukan pembelian sepeda motor, maka tidak
perlu dilakllkan kembali peneatatan data
konsumen. ID konslllllen akan dimasukkan
kedalam form dan seeara otomatis data konsumcn
akan muncu!. Hal ini juga dilakllkan apabila
konsumen telah mcmbayar tlang muka, maka
seeara otomatis akan muncu!.
lnfonnasi yang tersedia dalam kartu stok
tidak akurat, akibat banyak
terjadinya
human .errors.
g. Sulitnya melakukan perhitungan komisi
untuk para CRO.
2. Sistem usulan yang dirancang untuk
perusahaan adalah :
a. Penggunaan data konsumen dalam proses
pemasaran
b. Penambahan aktivitas pencatatan Loss
Customer
c. Pcncmpclnn form jikn produk sepeda
motor te1ah dibeli
d. Penggunaan sistem informasi dalam
perusahaar'i
3. Sistem informasi yang cocok digunakan untuk
perusahaan adalah :
.
a. Sistem informasi yang dapat menyediakan
informasi yang cepat, tepat, lengkap· dan
akurat.
b. Sistem informasi menggllnakan komputer
dan basis data yang baik.
DAFTAR PUSTAKA
1. Alter, Steven, 1992, Information System A
111e
A1anagement
Perspective,
Benjamin/Cumming Publishing Company,
Inc., United State of America.
2. Born, Gary, 1994, Process Management to
Quality Improvement, John Wiley & Sons,
Ltd., Chichester.
3. indrajit, Eko,
2002, Bussiness Process
Reengineering, PT Gramedia Widiarsna
Indonesia., Jakarta.
4. Laudon, Kenneth c., 1999, Management
Information System, 7th ed" Prentice Hall Inc.,
New Jersey.
5. Martin, James, 1990, Information Engineering
Book 11: P(annilig and Analysis, Prentice Hall
International, New Jersey.
6. Martin, James, 1990, Information Engineering
Book Ill: Design and Construction, Prentice
Hall International, New Jersey.
7. McLeod, Jr. Raymond, 2001, Management
Information System, Prentice Hall Inc., New
Jersey.
8. Nair, Mohan, 2002, Sistem Informasi Berbasis
Aklivitas, Salemba Empat, Jakarta.
9. Sandy, Ignatius A. 2009. Terapan Keilmuan
5. Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dapat
disimpulkan beberapa kcsimpulan sebagai berikut:
1. Sistem
sekarang
perusahaan
memiliki
beberapa kelemahan. Berikut ini adalah 7 buah
kelemahan yang telah diidentifikasikan :
a. Sulitnya
melakukan
perhitllngan
pendapatan pengeluaran.
b. Adanya informasi data konsllmen yang
tclah disimpan, narnun tidak pemah
digunakan oleh bagian lain (lInlised
information).
c. Proses pcmasaran memerlukan informasi
kOllsumen yang hilang (Loss Customef),
namun inforrnasi tersebut tidak pemah
dibuat (uncreated ir!formation).
d. Sulitnya menentukan leasing mana yang
harus diajukan lebih dahulu, akibat
informasi keberhasilan dan kegagalan
penerimaan kredit tidak pemah dibuat.
e. Sulitnya menentukan jllmiah sepeda motor
yang harus dipesan, akibat informasi
penjualan historis tidak memadai.
Teknik Industri: Metode Perancangan Basis
Data DDA. Bandung: UNPAR.
45
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem lnformasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Lampiran Pengelompokkan Informasi
1 Produk
Atribut
Kode Produk
Nama Produk
Spesifikasi
Harga
2Ka ryawan
Atribut
ID Karyawan
Nama Karvawan
labatan
Alamat
Umur
Status
Gail Pokok
3. Leasing
Atribut
ID Leasing
Nama Leasinl!
Alamat Leasing
No Telepon
4 Konsumen Inden
Atribut
ID Konsumen Inden
Nama Konsumen
Alamat Konsumen
No Televon
Motor Pesanan
Uang Muka
5 Konsumen
Atribut
ID Konsumcn
Nama Konsumcn
Alamat Konsumen
No Televon
Status
6 Siok
Atribut
No Stok
Tanf!Jwl
Kode Prod uk
lumlah Baranf!
7. Peniualan
Atribut
No Peniualan
ID Konsumcn
Kodc Produk
Tan!!.ual Pcniualan
ID Karvawan
8. Rctur Pcniualnn
Atribut
Retur Peili~alan
No Peniualan
Tanggal Relur
Alasan
9 Penga.Juan K re d·,t
Atribut
No Pen 'a'uan
10 Konsumen
ID Leasing
Kode Produk
Tanggal
No Paket
Status
10 Loss Customer
Atrihut
ID
Nama Konsumcll
Alumat
No Telepon
Pcnyebab Kehilangan
II Pcmasaran
Atribut
Kode Pemasaran
Kepa!a Pelaksanaan
Total Dana
Tanggal
Deskripsi
jumJah~Karyawan
12.Ga·j Kyw
Atrihut
No Slip Gail
14.Pengeluaran
Atribut
No Pengcluaran
Tanggal
lum!ah
Total Komisi
19.Pengmman
Barang
Atribllt
No Pengiriman
No Pen' ualan
ID Karyawan
ID Konsumen
Status
ID Kendaraan
"'0 Kendaraan
Atribut
ID Kendaraan
lenlS Kendaraan
Umur Kendaraan
Haraa PembeJian
2 J. Tagihan Leasing
Atribut
No Tagihan
ID Leasing
No Pengaiuan
Tanggal
Total Dana
22.Uanu Muka
Atribut
No Titip::m
No Molor
TaMQ.al Titipan
Jumlah Tilioan
23 MOlor Pesanan
Atrihut
No Motor Pesanan
ID Konsumen
Kode Prod uk
24,Pengaiuan Dana
Atribut
No Pengaiuan
Tan-'!Jwl
lurnlah
Oeskripsi
Status
')5 Penenmaan St 0 k
Atribut
No Penerim::tan
No PcmbeJian
Tanggal
Kode Prod uk
lurnlah Produk
ID Karyawan
-
_
--.!!?....!S:!:l.~~~~'!.~~ .. ..
Kehadiran
Total Gail
Tanggal Gajl
13. Pcndapatan
Atribut
No Penclapalan
T3t:lSg.ai
lumlah
15 Pcsanan
Atribllt
No Pesanan
Tangga! Pesanan
Kode Produk
Jumlah Pesanan
16 Pe m behan
Atrihut
No Pem bel ian
No Pesanan
lumlah Biaya
Kode Produk
lumlah Pcsanan
17 Rclur Pembehan
Atribut
No Retur
No Pembelian
Kode Produk
lumlah Retur
AIa<;an
-.
46
26. Pemcriksaan Brg
Atribut
No Pemeriksaan
10 Karvawan
Kode Produk
lumlah
Tanggal Pemeriksaan
27.Barang Cacat
Atribut
No Pcmeriksaan
ID Karyawan
Kode Produk
No Baran2 Cacat
Jenis Caeat
28 Stok Keluar
Atribut
No PCl1geluaran
ID Karyawan
Kodc Produk
lumlah
Tanuaal
')9 Paka MobIl
Atribut
No PenRgUnaan
ID Karvawan
ID Kendaraan
Tanggal
Waktu
Tujuan
a , re ,
30PktKdt
Atribut
No Paket
Kode Prodllk
Uang Muka
Cieilan Per Bulan
Lama Cieilan
31. Persvaratan }(redil
Atribut
No Persyaratan' Kredit
No Konsumen
Nama Konsumen
Pekeriaan
Penghasilan Per Bulan
Rekening Bank
32S ueeess SI
aes CRO
Atribut
No Success Sales
ID Karyawan
Nama Karyawan
Jumlah Success Sales
-
,
~f£nj~~lan
Tola! Penjualan
Kumpulan Maka!ah Pcrancangan Sistem Informasi
dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNIT BISNIS
PONDING PERUSAHAAN X
Ignatius A. Sandy
Jurusan Teknik Industri, Universitas Katolik Parahyangan, Bandung 40141
+62-22-2032700, Email: [email protected]
Naftali Kurniawan
Alumni Jurusan Teknik Industri Universitas Katolik Parahyangan
Jl Ciumbu1euit No 94 Bandung 40141
Abstrak. Perusahaan X adalah perusahaan manufaktur yang bergcrak dalam scktor industri
kulit dan produk-produk sejenis, dan sektor industri kertas dan prod uk-prod uk berbahan dasar
kcrtas. Sistcm informasi yang diterapkan sekarang oleh Perusahaan 'X dapat membuat suatu
keputllsan yang salah. Pcrusahaan X dapat menetapkan waktu pengantaran produk yang lebih
lama atau lebih awal dari mam1facturing lead time. Total biaya produksi yang harus dibayar
konsumen dapat lebih besar atau Icbih rendah dari total harga pokok penjualan. Komunikasi
yang terjadi antar departemen tcrhambat sebagai akibat dari pcnyampaian informasi sccara
verbal. Hambatan dalam komunikasi terjadi juga dalam bentuk larangan keluarnya suatu
informasi dari suatu departemen. Laporan keuangan dan laporan penjualan limbah memiliki
informasi yang sarna yaitu pendapatan dari penjualan limbah.
Masalah yang terjadi pada perllsahaan X dapat diselesaikan dcngan melakukan
perubahan pad a sistcm informasi. Perancangan sistcm infromasi yang telah dilakukan pad a
penelitian ini mengikuti tahapan system development l~le cycle. Perbaikan awal yang dilakukan
adalah memperbaiki aliran informasi dan proses bisnis Perusahaan X. Matriks BSP yang dibuat
akan menjadi acuan dalam perbaikan sistem informasi. Penggambaran proses bisnis dan aliran
informasi yang terjadi di Perusahaan X menggunakan IDEFO. Atribut yang ada pad a setiap
aktivitas dan hubungannya dengan atribut lain tcrdefinisikan dengan metode DDA (desain
database berdasarkan aktivitas). Sistem informasi lIsulan memiliki aliran informasi dan proses
bisnis yang berbeda dengan sistem awa!. Aliran informasi dan proses bisnis sistem usulan
digambarkan dengan IOEro.
Sistem informasi usulan diharapkan dapat membantll Perllsahaan X untuk
meminimalkan kejadian keterlambatan pemenuhan pcsanan, perbedaan antara manufacturing
leac! time dengan waktu pengantaran, kerugian akibat kewajiban bayar konsurnen lebih rendah
dari harga pokok produksi. Selain itu diharapkan informasi yang mengalir dapat lebih cepat,
tepat, dan mudah.
kulit dan produk-produk sejenis, dan sektor
industri kcrtas dan produk-produk berbahan dasar
kertas. Sifat kegiatan produksi perusahaan adalah
sistem make to order dimana perusahaan hanya
akan menjalanknn produksinya j ika konsumen
memesan.
Perusahaan memiliki bisnis inti dcngan 2
macam kegiatan yaitu kcgiatan ponding dan
pembuatan cover album. Proses produksi untuk
bagian ponding terdiri dari 3 kegiatan yaitu
pengaturan awal mesin agar posisi cetakan sesuai
dengan posisi bahan baku, ponding, dan
pengemasan produkjadi. Bagian pembuatan cover
album tcrdiri dari kegiatan memotong kulit
sintetis, melipat dan merapatkan 3 tepi kulit,
menyisipkan karton tebal, merapatkan tepi kulit
1.1 Latar Belakang Masa1ah
Persaingan bisnis semakin ketat memacu
perusahaan untuk berevolusi atau berevolusi
mengikuti tingkat persaingan bisnis. Persaingan
bisnis yang semakin kctat turut menciptakan
Iingkungan bisnis yang scm akin tidak pasti
sehingga membuat perusahaan harus mampu
mengambil suatu keputusan yang cepat dan tepat.
Perusahaan dapat menggunakan kemampuan
pengambilan keputllsan yang cepat dan tepat
sebagai keunggulan kornpetitif perusahaan.
Pengambilan keputusan yang cepat dan tepat
dapat dilakukan apabila perusahaan memiliki
sistem informasi yang baik.
Perusahaan
X
adalah
perusahaan
manufaktur yang bergerak dalam sektor industri
47
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistem Inform3si
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
kembali, memasang logam atau plastik penyatu,
memasang siku logam, dan mencetak foil di sisi
depan.
Secara
umum,
proses
pengolahan
permintaan konsumen kepada perusahaan melalui
beberapa tahapan sebagai berikut : mencatat data
pesanan konsumen dan identitas konsumen,
pemeriksaan bah an baku dan cetakan yang
diberikan
konsumen,
melaksanakan proses
produksi sesuai permintaan konsumen, inspeksi
pl'Oduk akhir, penyimpanan produk akhir ke
gudang, pengiriman pl'Oduk akhir beserta eetakan
sampai kepada konsumen.
Perusahaan tidak menyediakan bahan baku
dan cetakan karena pihak konsumen selalu
menyediakannya. Konsumen selalu rnemberikan
kuantitas bahan baku lebih banyak dari
pesanannya sebagai toleransi akan adanya produk
cacat. Bahan baku disimpan di dekat mesin yang
akan mengerjakannya. Kuantitas bahan baku di
setiap mesin yang mengerjakannya diusahakan
sarna.
Konsumen akan datang ke bagian
penjuaJan untuk melakukan pemesanan. Identitas
konsllmen, pesanan konsumen akan dieatat oleh
bagian penjuaJan. Infonnasi tanggaJ pengantaran
pl'Oduk, dan total biaya untuk konsllmen akan
disepakati oleh bagian penjuaJan bcrsama
konSlItnen.
Informasi total pembayaran akan diberikan
ke bagian keuangan sebagai masukan dalam
menerima pcmbayaran dari konsumen. Informasi
tanggal pengiriman dan pesanan konsumen akan
dibcrikan ke bagian produksi secara verbal.
Bagian penjualan akan meneatat dan memeriksa
tanggal pengiriman yang sudah dibukukan untuk
melakukan tugas pengirimannya.
Konsumen akan mcmbayar sesuai dengan
kesepakatan total pembayaran ke bagian
keuangan. Bagian keuangan akan memberikan
bukti
pembayaran
sesuai
dengan
jenis
pembayaran yang dilakukan. Bukti pembayaran
yang digunakan ada 3 warna yaitu merah, bim,
dan putih. Konsumen yang membayar uang muka
akan mcndapat bukti pembayaran berwarna
merah, bila konsumen sudah melunasinya, bukti
pembayaran berwarna biru akan diberikan. Bukti
pembayaran berwarna putih akan dijadikan arsip
perusahaan.
Bcrdasarkan informasi yang didapat dari
bagian penjuaJan, bagian produksi akan mulai
membuat pcnjadwalan yang memungkinkan dan
membuat pereneanaan produksi. Bila pesanan
konsumen tidak dapat dipenuhi sampai setelah
tanggal pengantarannya, bagian produksi akan
memberitahukan kepada bagian penjualan, Bagian
penjualan melaporkan adanya keterlambatan
kepada konsumen dan menyepakati tanggal
pengantaran dan total pembayaran yang baru.
Setiap pckerja produksi akan memproses
bahan baku sejumlah dengan kuantitas bahan baku
yang tersedia di mesin produksi. Prod uk jadi
langsung diperiksa kualitasnya oleh pekerja yang
memprosesnya. Produk jadi dikumpulkan dan
diikat kembali sesuai dengan jumlah bahan baku
per ikatan. Beberapa ikatan produk jadi yang
sudah terkumpul akan dikirim ke gudang dan
kepala produksi akan mencatat kuantitas produk
jadi yang sudah fnasuk ke gudang beserta nama
pckerja yang mengerjakannya.
Setiap mesin produksi diawasi oJeh bagian
perawatan. Bagian perawatan akan melakukan
perbaikan dan perawatan bila terjadi kerl!sakan
mesin. Bagian perawatan bertugas \mtuk
mengganti pisau potong di mesin pemotong kertas
dan mengasahnya agar tajam kembali. Bagian
perawatan akan meminta bagian pembelian untuk
membeli suku cadang yang dibutuhkan untuk
perbaikan mesin.
Limbah produksi berupa potongan kertas
akan dikul11pulkan dan disimpan di bagian
keuangan. Setiar minggu, bagian keuangan akan
menjual limbah produksi tcrscbut ke pihak yang
bersedia menerimanya. Di setiap akhir bulan,
bagian kCliangan membuat laporan keuangan dan
laporan penjualan limbah untuk pemilik
perusahaan.
Bagian personalia melakukan perekrutan
karyawan baru bila ada instruksi dari pemilik
perusahaan atall adanya pemberhentian kerja
seorang karyawan lama. Karyawan baru akan
dieatat nama dan daerah tinggalnya. Karyawan
baru akan dilatih untuk beberapa waktu. Nama
karyawan baru diberitahukan oleh bagian
personalia ke kepala produksi juga untuk
mcngenalkan karyawan baru ke bagian produksi.
2. Identifikasi dan Perumusan Masalah
Dari identifikasi masalah yang telah
disebutkan. maka dapat dirumuskan pcrmasalahan
sebagai berikut :
I. Bagaimana sistem informasi manajemen di
perusahaan X pad a saat ini dan kelemahankelemahannya ?
2. Bagaimana rancangan sistem usulan untuk
perusahaan X ?
3. Bagaimana raneangan sistem informasi
manajemen usulan untuk perusahaan X ?
48
Kumpulan Makalah Perancangan Sistcrn Inforrnasi
dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Fase analisis melibatkan pengguna akhir
dan ahli teknologi informasi. Kegiatan pada fase
analisis adalah mengumpulkan, mengerti, dan
mendokumentasikan kebutuhan-kcbutuhan bisnis
untuk sistem informasi usulan.
Kebutuhan-kebutuhan sistem informasi
usulan
dibuat
bcrdasarkan
kekurangan~
kekurangan yang telah diidentifikasi. Kebutuhankebutuhan sistem infromasi usulan adalah sebagai
berikut:
1. Penggunaan informasi terkini dan akural.
2. Menghilangkan
beberapa
proses
yang
merugikan perusahaan.
3. Pembakuan nama produk dan mesin
4. Proses penearilm dan pengolahan yang lebih
mudah, cepat, dan tepal.
3.3 Fase Desain
Fase desain memiliki 2 kegiatan. 2
kegiatan tersebut adaJah mendesain rancang
bangun teknis, dan mendesain model sistem.
1. Mendesain rancang bangun sistem. Setiap
proses dalam suatu sistem akan memilki
hubungan dengan entitas yang diproses atau
yang dihasilkan. Tool yang digunakan untuk
melihat hubungan tersebut adalah matriks
BSP. Matriks BSP menunjukkan juga
hubungan suatu fungsi dcngan fungsi lainnya
antar maupun antara departemen.
2. Mendesain model sistem. Model sistem
diraneang dengan tool lDEFO. lDEFO
membantu dalam hal menunjukkan il1tegrasi
proses bisnis sistem usulan.
3.4 Fasc Pellgcmbangan
Fase ini rnemiliki yaitu membangun basis
data dan program. Perancangan basis data dibantu
dengan tool DDA (Desain Database berdasarkan
Aktivitas).
DDA memiliki 3 tahapan yaitu :
I. Mengidentifikasi aktivitas.
2. Mengidentifikasi informasi setiap aktivitas,
3. Mengelompokkan infromasi-informasi yang
sudah teridentifikasi dna ternormalisasi.
Dengan adanya basis data yang baku,
aliran informasi lebih mudah terkendali, cepat,
tepat, dan mudah. Bcrikut ini adalah 10 aktivitas
Perusahaan X yang tclah teridentifikasi.
Metodologi
yang
digunakan
dalam
penelitian ini adalah SDLC (System Development
Life Cycle). SDLC yang dijabarkan aleh Haag,
Cummings, dan MeCubbrey memiliki 7 fase yaitu
fase perencanaan, fase analisis, fase desain, fase
pengembangan, fase uji eoba, fase implementasi,
dan fase pemeliharaan dan penerapan. Dalam
melakukan penelitian ini, tahapan yang dilakukan
dimulai dari fase perencanaan, analisis, desain,
dan terakhir adalah fase pengembangan.
3.1 Fase Perencanaan
Pada fase perencanaan terdapat 3 kegiatan.
3 kegiatan tcrsebut adalah sebagai berikut :
1. Mendefinisikan sistcm yang dikembangkan
2. Menentukan lingkup kelja
3. Mengembangkan rcncana kerja
Hasil dari fase perencanaan adalah
masalah-masalah seputar sistem informasi yang
terjadi di Perusahaan X. Masalah-masalah yang
ditemukan pada sistem infarmasi Perusahan X
adalah sebagai berikut :
1. Bagian pcnjualan menyepakati tenggat waktu
dan total biaya berdasarkan informasi yang
sudah tidak dapat diandalkan.
2. Bagian penjuaJan tidak memiliki informasi
konsumen.
3. Manajer produksi dapat salah memahami
spesifikasi produk jadi yang dijabarkan bagian
penjualan.
4. Bagian perawatan tidak clapat membuat
laporan kondisi mesin secara rutin.
5. Bagian keuangan memproses informasi yang
sarna yaitu informasi penjualan limbah
sebanyak dua kali setiap akhir bulan.
6. Bagian pcrsonalia tidak memiliki data
karyawan secara tertulis dan terperinci.
Dari masalah-masalah yang ditemukan
tersebut, kebutuhan-kebutuhan sistem informasi
yang
diterapkan
Perusahaan
X
dapat
diidentifikasi. Kekurangan-kekurangan tersebut
adalah sebagai berikut :
1. Penentuan tcnggat waktu pcmenuhan pcsanan
oleh bagian penjualan berdasarkan informasi
yang tidak dapat diandalkan.
2. Penentuan total biaya pemenuhan pesanan
oleh bagian penjualan berdasarkan informasi
yang tidak dapat diandalkan.
3. Terdapat beberapa proses yang merugikan
perusahaan atau konsumen.
4. Kesulitan
menemukan
dan
mengolah
informasi tertentu.
5. Kesulitan membuat catatan atau laporan
manajcmen.
3.2 Fase Analisis
, X
Tabel I Aktivitas Perusahaan
No
49
Aktivitas
I
Perusahaan menerima pesanan dari konsumen
2
Perusahaan menerima pembayaran konsumen
3
Pcrusahaan mencrima bahan baku dan cctakan dari
konsumen
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Informasi
dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
4
5
Pcrusahaan mclakukan produksi ponding. Bila ada
kcrusakan mes!n, pekcrja akan Illelaporkan kc
bagian perawatan. Bila ada keterlambaL:ln, manajer
akan melaror ke penjualan
Bagian Pcnjualan akan melaporkan kelerlalllbatan ke
konsumen dan menycpakati tenggat waktu Jan biaya
Total Biaya Baru
TgL Perawatan
Pcrawatan Mcsin
barn
6
7
8
9
10
6
No
NIK Pelugas
Perbaikan Mesin
Teknisi
Kebutuhan Suku CaJang
~~
Konsumen
Keleranl!an Suku CadmH!
Supplier
...
No. Pcsanan
~
8
Bukli Pembayaran
Produk ladi
Tgl. Pengiriman
9
Jumlah Produk
Jenis Prouuk
..
--Spesifikasi
Produk Jadi
"
Alamat kOtl5Umen
TgL Pcngiriman
Tgl. Bayar
.
~:n!s Pembayaran
NIK
--
Karyawan Baru
iO
Total Pcmbayaran
--
Tangga! Tcrima Barang
Nama Karvawan
Kode Celakan
lum!ah Cdakan
... _-------
-_._-
4. Kesimpulan
Dari penelitian yang telah dilakukan dapat
ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem infonnasi manajemen di Perusahaan X
dinilai kurang baik untuk saat ini. Penilaian
tersebut
didasarkan
pada
kekurangankekurangan
yang
telah
teridentitikasi.
Kekurangan-kekurangan
tersebut
adalah
sebagai berikut :
a. Penentuan tenggat waktu pemenuhan
pesanan oleh bagian penjualan berdasarkan
informasi yang tidak dapat diandalkan.
No. Pcsanan
Prod uk Jadi
Jumlah Produk ladi
----
Jum!ah Produk Cacat
4
Beliw Ke!usakan
rgL Kerusakan
.-c--
No. Mesin yang Rusak
No. Konsumen
Berita kClerlambatan
Tcnggat Waktu Usu!an
Alasan Keterlambatan
5
Kepulusan Konsumen
NIK
Tabel yang dlhasllkan dan keglatan keliga
yaitu mengelompokkan informasi dapat dilihat
pada Lampiran di bagian akhir makalah.
Jumtah Bahan Baku
.~.~.
Nama Karvawan
Alamal Karvawan
Karyawan berhenti
Kodc Bahan Baku
Kelerangan Barang
--
Kcterangan Produk
-
Identitas Pcngirim
Tujuan Anlar
----_.
Nama konsumen
~-----.
No. Pcsanan
-
No. Pesanan
lumlah Produk Jadi
Tenggal Waktu
Pesanan
Tol. Bavar
Total Pembavaran
No. Pesanan
Cetakan
Alamal Supplier
No. Telp Sup!ier
No. Telp korsumcn
I
3
.
Nama Supnlier
7
Alamal konsumen
Bahan Baku
Nama Baran!.!
Tgl. Pembelian
Nama konsumen
1----
Idcntitas Teknisi
I·lama Suoojicr
No. Konsumen
Bukti pcmbayaran
Tgl. Pemeriksaan
No. Mesin yang Diperbaiki
Biava lasa Teknisi
lnformasi
-
Nama PClugas
Petugas Perawatan
Bagian perawatan memeriksa mesin secara bcrkala
dan mcmperbaikinya bila ada kerusakan. Bi1a tidak
sanggup memperbaiki maka bagian perawatan akan
melllanggjllcknisi
Bagian pcmbelian akan mcmbcli suku cadang yang
dincrlukan oleh baQjan oerawalan
Perusailaan mencrima pcmbayaran sisa dari
konsumcn bila ada
Perusahaan mcngambil barang dari gudang
kemudian Illcngirimkmmva ke konsumen
Perusahaan akan merekrut scsuai instruksi pemilik
dan Illcmbcrhenlikan pekeria bila kinerianya buruk
Dan setlap aktlvltas terdapat mformasl
sebagai berikut.
Tabel 2 Infomlasi berdasarkan aktivitas
2
No. Mesin
Kondisi Mesin
Tcnggat Waktu Bam
50
Kumpulan Makalah Perancangan Sistern Informasi
dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
7. Setiawan, Oke, 2007, Perancangan Sistem
Informasi Manajemen di Situ Aksan Plastik,
Universitas Katolik Parahyangan, Bandung.
8. Winardi, 1987, Pengantar Tentang Sistem
Informasi Manajemen, Nova, Bandung.
b. Penentuan total biaya pemenuhan pesanan
oleh
bagian
penjualan
berdasarkan
informasi yang tidak dapat diandalkan.
c. Terdapat beberapa proses yang merugikan
perusahaan atau konsumen.
d. Kesulitan menemukan dan mengolah
infonnasi tertentu.
e. Kesulitan membuat catatan atau laporan
manajemen.
2. Sistcm usulan yang diajukan untuk Perusahaan
X memperbaiki sistem informasi manajemen
Perusahaan X dari sisi proses bisnis dan aliran
informasi. Sistem usulan yang diajukan
menghilangkan beberapa proses yang dinilai
tidak memberi nilai tam bah ke perusahaan
bahkan mcrugikan perusahaan dan konsumcn.
3. Sistem informasi yang ada pada Perusahaan X
diperbaiki dengan mengubah cara komunikasi
beberapa informasi secara verbal verbal
menjadi komunikasi informasi secara tertulis.
Informasi yang tertulis dapat dijadikan arsip
oleh perusahaan. Informasi yang tertulis akan
lebih
mudah
dan
cepat
dalam
penyampaiannya. Pengirim informasi dapat
memberikan
sedikit
penjelasan
bila
Penerima
informasi
yang
dibutuhkan.
membaca dan mendengal' penjeJasan akan
lebih cepat menangkap dan memahami seeal'a
tepat inforrnasi yang sedang disampaikan.
DAFTARPUSTAKA
1. Born, Gary. 1994. Process Management to
Quality Improvement, John Wiley & Sons
Ltd., Chichester.
2. Fogarty, Donald W., 1991, Production and
InventOlY
Management.
South-Western
Publishing Co., Ohio.
3. Gordon, Steven R., 2004, Information Systems
A Management Approach, 31'<1 ed., John Wiley
& Sons, Inc., New Jersey.
4. Haag,
Stephen,
2004,
Management
b;[ormation Systems for the Information Age,
4 ' ed., McGraw-Hili / Irwin, New York.
5. Martin, James, 1990, information Engineering
Book 11 .' Planning and Analysis, Prentice-Hall
International, Singapore.
6. Sandy,
Ignatius
A.,
2009,
"Metoda
Perancangan Basis Data DDA (Disain
Database berdasarkan Aktivitas)", Jurnai
Teknik
Industri
Universitas
Katolik
Parahyangan, Edisi Februari 2009 : 58-62.
51
Kumpuian Makalah Perancangan Sistcm Informasi
dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Lampiran
Konsumen
Atribut
No. Konsumen
Nama konsumen
Alamat Konsumen
No. Telepon
Pesanan
Atribut
No. Pesanan
Tenggat Waktu
Jumlah Produk
Jenis Produk
Spesifikasi Produk
Bukti Pembayaran
Atribut
No. Pesanan
Tgl. Pembayaran
Jenis Pembayaran
Total Pembavaran
Penerimaan Bahan
Baku dan Cetakan
Atribut
No. Penerimaan
Tanggal Penerimaan
Jumlah Bahan Baku
Jumlah Cetakan
Keterangan Barang
Identitas Pengirim
Perawatan Mcsin
Atribut
Tgl. Perawatan
-No. Mcsin
Kondisi Mesin
NIK Petugas
Cetakan
Atribut
Kode c:etakan __ _
Jumlah Cetakan
Produk Jadi
Atribut
No. Pesanan
Jumlah Produk Jadi
Jumlah Produk
Pekerja Pcrawatan
Mesin
Atribut
Tgl. Perawatan
NIK Petugas
~~ita
Kerusakan
Atribut
Tanggai Kerusakan
No. Mesin
Mesin
Atribut
No. Mesin
Kondisi Mesin
Suppller
r
Atribut .
Nama Supplier
Alamat Supplier
No. Telp Supplier
Harga Barang
Karyawan
Atribut
Nama
NIK
Alamat Tinggal
Berita
Keterlambatan
Atribut
.._
No. Konsumen
Tenggat Waktu _ _
Alasan
. __
Pcrbaikan Mcsin __
Atribut
Tgi. Pem~riksaan
.j::!!..KJetugas_
No. Mesin yang
Keputllsan
Konsllmen
-------------,
I-",A"lI"·i",b,,u-'..t_______ _
No. Pesanan
~gat Waktu
Total Biaya Baru_
Teknisi
Atribut
...
Nama
B~ya Jasa
Bahan Baku
Atribut
Kode Bahan Baku
Jumlah Bahan Baku
S2
Kebutuhan Suku
Cd
a ang
Atribut
No. Perintah
Nama Suku CadanK
Keterangan Suku
NIK Petugas
Pembehan Suku
Cadang
Atribut
Tgl. Pembelian
Nama Supplier
Alamat Supplier
No. Telp Suppli\ir
Total Pembeliall
_j
Pengiriman Produk
Jadi
Atribut
No. Pcngiriman
Tgl. Pengiriman
No. Pesanan
Jumlah Produk Jadi
Keterangan Produk
Informasi
Konsumen
--Atribut
No. Pesanan
Nama Konsumen
Alamat Konsumen