peranan purchasing department terhadap pengadaan barang di

PERANAN PURCHASING DEPARTMENT
TERHADAP PENGADAAN BARANG DI
ATRIA HOTEL AND CONFERENCE
PARAMOUNT SERPONG
Juliana
Universitas Bina Nusantara
Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk
Jakarta Barat 11530, Indonesia
Telp : 021 53 69 69 69,
53 69 69 99
Fax : 021 530 0655
[email protected]
Trias Septyoari Putranto,SST.Par.,M.M
ABSTRAK
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peranan purchasing department dalam
pengadaan barang di ATRIA Hotel and Conference Paramount Serpong. Purchasing merupakan
kegiatan pengadaan
barang yang dibutuhkan untuk setiap department di dalam hotel guna
mencapai tujuan organisasi serta untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional hotel.
Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif, yaitu pengumpulan data
yang dilakukan dengan wawancara dan observasi langsung untuk mengetahui kebenaran data.
Sebanyak 16 responden staff hotel ATRIA Hotel and Conference Paramount Serpong bersedia
diwawancara guna mendapatkan kebenaran data yang akurat dalam penelitian. Untuk pendukung
kelengkapan data, didapatkan dari hasil dokumentasi dan studi pustaka. Hasil yang didapatkan
adalah bahwa prinsip purchasing sangat berpengaruh didalam pengadaan dan pembelian
suatu barang. Purchasing membantu dalam pengadaan dan pembelian untuk kegiatan operasional
hotel dan sistem yang digunakan sudah sesuai dengan standard operational procedure (SOP).
Oleh sebab itu, purchasing harus tetap bisa menjalankan tugasnya dengan teliti dan sesuai
dengan standar yang ditetapkan oleh management hotel dan menggunakan prinsip pembelian
dengan aturan yang berlaku selama pembelian barang terjadi.
Kata kunci : peranan purchasing, purchasing department, pengadaan barang, prinsip
purchasing.
ABSTRACT
The purpose of this study was to determine the role of purchasing department in the procurement
of goods in the atria Paramount Serpong Hotel and Conference. Purchasing is a procurement of
items needed for each department in the hotel in order to achieve organizational goals and to
support the smooth operations of the hotel. The research method used is descriptive qualitative
method, namely data collection through interviews and direct observation to determine the
correctness of data. A total of 16 respondents Atria hotel staff Paramount Serpong Hotel and
Conference agreed to be interviewed in order to get at the truth of accurate data in the study. For
completeness supporting data, obtained from the documentation and literature. The result is that
the principle of purchasing highly influential in the procurement and purchase of goods.
Purchasing assist in procurement and purchasing for hotel operations and systems used are in
accordance with standard operational procedure (SOP). Therefore, purchasing must be able to
carry out their duties with care and in accordance with the standards set by the hotel management
and the use of the principle of purchase with the applicable rules for the purchase of goods.
Keywords: role of purchasing, purchasing department, procurement, purchasing principles.
PENDAHULUAN
Purchasing Department merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah hotel. Purchasing ini sangat penting
untuk dikelola dengan sungguh-sungguh. Karena ruang lingkup dari pembelian tidak hanya sebatas
bagaimana manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme pengadaan barang secara tepat waktu dan
sesuai dengan target harga, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menentukan strategi kemitraan antar
perusahaan yang efektif.
Purchasing Department bersama dengan tugas dan bagiannya haruslah memahami dan mengetahui serta
mengatur kegiatan pengadaan barang secara keseluruhan dengan konsep dan pola perencanaan yang
terkoordinasi secara ramah tamah, sopan dan pelayanan yang memuaskan serta cepat tanggap dalam berbagai
situasi apapun yang dihadapi baik terhadap sesama karyawan maupun tamu hotel.
Dalam penerapannya, secara sekilas fungsi Purchasing terlihat sederhana namun pada kenyataannya terdapat
suatu hal tertentu yang harus diperhatikan, terutama yang berkaitan dengan karakteristik barang yang
dibutuhkan dan faktor internal dan eksternal disekitar hotel. Oleh karena itu, manajemen dalam Pembelian
(Purchasing Management) penting untuk diterapkan dalam sebuah hotel.
Hal-hal yang harus diperhatikan seperti: jumlah dan kualitas barang., sedangkan harga dan waktu pengiriman
merupakan kunci paling penting dalam melakukan pembelian. Alur pembelian terbagi menjadi 3(tiga) yaitu:
1.
Alur permintaan yang dilakukan setiap outlet atau departemen.
2.
Alur pembelian yang dilakukan bagian pembelian.
3.
Alur pembayaran yang dilakukan oleh Keuangan.
Proses Purchasing adalah tindakan-tindakan yang dilakukan secara berurutan dalam kegiatan pembelian, atau
kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan oleh bagian pembelian untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh
departemen lainnya.
Material atau barang-barang merupakan daerah kehidupan suatu hotel, dimana barang tersebut dapat berupa
bahan baku yang nantinya akan diolah menjadi produk yang siap diberikan kepada konsumen. Tanpa adanya
manajemen yang baik dalam mengelolah pembelian barang ini maka akan berdampak serius bagi suatu hotel.
Barang-barang tersebut harus tersedia dengan standar mutu yang sudah ditetapkan kualitasnya, sesuai dengan
jumlah yang dibutuhkan dan dengan harga yang sesuai atau layak.
Fungsi Purchasing dikatakan fungsi strategis dalam hotel karena mempunyai fungsi peranan penting dalam
suatu hotel dan merupakan fungsi yang juga dapat mempengaruhi keuntungan dari suatu hotel.
Didalam Purchasing Department pasti terdapat suatu permasalahan yang pernah dialami oleh seorang
purchasing. Beberapa masalah tersebut diantaranya adalah :
1.
Barang pesanan hotel yang datangnya terlambat.
2.
Barang yang dipesan oleh pihak hotel berbeda dengan yang dibawa oleh supplier.
3.
Bagian department lain sering meminta barang secara mendadak ke bagian purchasing.
Dalam menyusun Tugas Akhir yang berjudul “PERANAN PURCHASING DEPARTMENT TERHADAP
PENGADAAN BARANG DI ATRIA, HOTEL AND CONFERENCE PARAMOUNT SERPONG”,
penulis mencoba untuk menguraikan dan mengemukakan tentang ATRIA Hotel and Conference Paramount
Serpong dibagian Purchasing.
METODE PENELITIAN
Desain Penelitian
Penelitian ini merupakan studi yang meneliti tentang peranan purchasing department terhadap pengadaan
barang di ATRIA Hotel and Conference Paramount Serpong. Berdasarkan permasalahan di atas, maka metode
yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif.
Penelitian deskriptif menurut Zulganef (2008) adalah penelitian yang bertujuan menggambarkan suatu kondisi
atau fenomena tertentu, tidak memilah-milah atau mencari faktor-faktor atau variabel tertentu. Sedangkan
penelitian deskriptif menurut Sugiyono (2009) yaitu penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai
variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih (independen) tanpa membuat perbandingan atau dengan
menghubungkan antara variabel yang satu dengan variabel yang lainnya.
Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data dan informasi yang diperlukan dalam penelitian ini menggunakan
metode – metode
sebagai berikut :
1.
Wawancara
Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengajukan pertanyaan secara langsung
kepada pihak-pihak yang terkait, antara lain kepala bagian dari departemen masing-masing dan juga kepada
para karyawannya dalam rangka memperoleh penjelasan atau informasi sehingga data yang diperoleh
terjamin keakuratannya. Wawancara dilakukan dalam bentuk, yaitu wawancara terstruktur. Wawancara
terstruktur adalah wawancara yang dilakukan dengan mengajukan beberapa pertanyaan dari masalah yang
diambil dan pertanyaan yang telah disusun sebelumnya.
2.
Studi pustaka
Teknik ini digunakan untuk mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan tema penelitian. Yaitu
dengan cara menghimpun, mempelajari, dan meneliti buku-buku yang berhubungan dengan objek penelitian.
Dan juga sumber-sumber lain yang berkaitan dengan masalah yang akan di teliti sebagai acuan referensi.
3.
Observasi
Dalam penelitian ini teknik observasi digunakan untuk memperkuat data, terutama aktivitas interaksi antara
kepala bagian dari departemen masing-masing dan juga kepada para karyawannya. Dengan demikian hasil
observasi ini sekaligus untuk mengkonfirmasikan data yang telah terkumpul melalui wawancara dengan
kenyataan sebenarnya.
Sampel
Pengertian sampel menurut Sugiyono (2009) adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh
populasi tersebut. Metode penarikan sampel yang digunakan adalah metode probability sampling, yang
artinya adalah bahwa sampel di ambil secara acak. Jenis pengambilan sampel yaitu pengambilan sampel yang
dilakukan secara acak sederhana (simple random sampling), yang artinya adalah setiap sampel dalam populasi
memiliki probabilitas yang sama untuk dipilih. Sampel yang peneliti ambil atau gunakan yaitu dengan
mewawancarai staff ATRIA Hotel and Conference Paramount Serpong sebanyak 16 orang responden.
HASIL DAN BAHASAN
Analisa Permasalahan Yang Terjadi Didalam Purchasing (Pembelian)
Permasalahan yang terjadi didalam purchasing atau pembelian yaitu:
1.
Permintaan pembelian
Secara umum didalam permintaan pembelian tidak boleh sembarangan, karena bagian yang meminta barang
ke bagian purchasing harus mengikuti prosedur yang ada atau mengikuti standard operational procedure
yang ada di bagian purchasing. Jika ada department yang ingin memesan barang ke bagian purchasing,
mereka harus mengisi form purchase requisition terlebih dahulu, kemudian purchasing akan mencari harga
yang paling murah diantara 3 supplier yang dipilih oleh bagian purchasing, jika purchasing telah menentukan
supplier yang mana akan dipilih dengan harga yang paling murah, maka purchasing akan membuat dan
mencetak purchase order, kemudian mengirimkannya ke supplier. Supplier yang telah di kirimkan purchase
ordernya oleh pihak hotel, maka supplier tersebut harus membawakan barang yang dipesan sesuai dengan
jumlah barang yang diperlukan. Sedangkan untuk department kitchen, mereka harus membuat daily market
list jika mereka ingin membeli atau memesan bahan-bahan makanan yang akan dipergunakan untuk membuat
masakan. Akan tetapi permintaan pembelian ini tidak sepenuhnya berjalan dengan lancar, karena terdapat
beberapa alasannya yaitu :
i.
Bahan makanan atau sayuran yang dipesan oleh kitchen jumlahnya yang tidak sesuai dengan yang diminta,
seperti sayur kailan, kitchen minta 2 kg, tapi supplier mengirimnya 1,7 kg, sayur kol putih, kitchen minta 3
kg, dikirimnya 2,5 kg.
Supplier sayuran tidak bisa memenuhi permintaan kitchen, karena persediaan sayuran yang dipunya oleh
supplier tersebut sudah habis, sehingga supplier mengirim sayuran tidak memenuhi permintaan dari kitchen.
Jika supplier sayuran tersebut mau membeli kekurangannya dipasar, maka supplier dapat mengirimkan
sayuran yang dibutuhkan oleh kitchen sesuai dengan jumlah yang dimintanya.
ii.
Bahan makanan yang dikemas dalam kardus atau dalam pack, seperti mushroom champignon dalam kaleng,
dikirim oleh supplier dan menemukan ada beberapa kaleng yang penyok atau rusak.
Bagian penerima barang tidak mengecek secara keseluruhan barang yang ada didalam kemasan, sehingga
menemukan ada bahan makanan dalam kaleng yang penyok atau rusak ketika bahan makanan yang didalam
kaleng mau digunakan. Sebaiknya bagian penerima barang mengecek secara keseluruhan bahan makanan
yang ada didalam kemasan, agar ketika mau digunakan tidak ada yang penyok ataupun rusak, serta tidak
merusak kualitas dari makanan tersebut.
iii.
Creamer atau brown sugar yang dikirim oleh supplier, terdapat sudah tidak layak digunakan lagi karena
kualitas barangnya jelek atau tidak bagus.
Bagian penerima barang tidak mengecek secara teliti dan bagian yang meminta barang seperti department
housekeeping tidak mengecek ulang barang yang dipesannya, sehingga ketika barang tersebut sudah
diletakkan didalam kamar tamu hotel dan ada tamu hotel yang komplen karena creamer atau brown sugar
sudah tidak layak digunakan lagi atau kualitas barangnya sudah jelek. Sebelum creamer atau brown sugar
diletakkan didalam kamar tamu hotel, sebaiknya bagian housekeeping juga mengecek ulang agar tidak terjadi
masalah dengan tamu karena menyiapkan creamer atau brown sugar dengan kualitas yang jelek.
iv.
Peralatan makan untuk bagian kitchen, seperti chainware dan dinnerware yang dikirim oleh supplier dalam
jangka waktu yang cukup lama yaitu hampir 3 minggu atau sebulan.
Supplier peralatan makan seperti chainware mengirim pesanan hotel dengan jangka waktu yang lama, karena
stock persediaan barang yang diminta oleh hotel sudah habis atau tidak cukup, sehingga supplier tersebut
harus memproduksikan barang yang diminta oleh hotel dengan waktu yang lumayan lama. Jika purchasing
mempunyai supplier lagi khusus untuk peralatan makan yang dipesan oleh kitchen, maka purchasing tidak
akan menunggu waktu yang lumayan lama untuk mendapatkan barang pesanan kitchen.
v.
Daily Market List yang dibuat oleh kitchen untuk memesan bahan-bahan makanan masih mengalami masalah
dan kitchen masih ada yang meminta barang secara mendadak ke bagian purchasing.
Daily market list yang dibuat oleh kitchen paling lambat diterima oleh bagian purchasing jam 12 siang sesuai
dengan SOP purchasing, tetapi kitchen selalu memberikan daily market list ke bagian purchasing selalu telat,
bahkan sampai jam 3 atau 4 sore. Jika bagian kitchen memberikan daily market list ke bagian purchasing
sesuai dengan SOP purchasing, maka purchasing bisa melakukan order atau pembelian kepada masingmasing supplier yang menjual bahan-bahan makanan dan jika ada barang yang dibutuhkan secara mendadak,
bagian purchasing bisa langsung menanganinya atau mengatasinya, serta purchasing bisa langsung bisa
menghubungi supplier yang bersangkutan.
2.
Pemilihan pemasok
Hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pemilihan pemasok atau supplier selain harga,
juga
ketetapannya dalam hal kualitas dan waktu pengirimannya, serta dapat dipercaya atau tidak melakukan kolusi
dengan pihak hotel dan bekerjasama dengan baik, sehingga hubungan tak hanya untuk jangka pendek saja.
Rasa saling percaya dalam suatu hubungan adalah hal yang penting karena dengan rasa saling percaya kedua
belah pihak antara pihak supplier dengan pihak hotel dapat saling mengandalkan dan hubungan kerjasama
yang baik dapat terbentuk, yang tentu dapat memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak.
Saat memilih supplier ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangan. Faktor-faktor yang dipertimbangkan
ketika memilih supplier adalah :
1. Harga : faktor ini biasanya merupakan faktor utama, apakah terdapat penawaran diskon atau tidak.
2. Kualitas : suatu perusahaan atau hotel akan membelanjakan lebih besar biayanya untuk mendapatkan
kualitas barang yang terbaik.
3. Pelayanan : pelayanan yang khusus kadang kala dapat menjadi hal yang penting dalam pemilihan supplier.
Penggantian atas barang yang rusak, petunjuk cara penggunaan, perbaikan peralatan dan pelayanan yang
sejenis, dapat menjadi kunci dalam pemilihan satu supplier daripada yang lain.
4. Lokasi : lokasi supplier dapat mempunyai pengaruh pada waktu pengiriman, biaya transportasi dan waktu
saat ada orderan atau pesanan yang mendadak.
5. Kebijakan persediaan supplier : jika supplier dapat memelihara kebijakan persediaannya dan menjaga
spare part yang dimilikinya, hal ini dapat membantu dalam kasus kebutuhan bahan baku yang mendadak.
6. Fleksibilitas: niat yang baik dan kemampuan supplier dalam merespon perubahan permintaan dan
memenuhi perubahan desain pesanan dapat menjadi faktor yang penting dalam pemilihan supplier
Didalam pemilihan supplier ini harus membandingkan harga, kualitas barang dan waktu pengiriman barang.
Memilih supplier bisa dilakukan lebih dari satu, karena jika ada dari pihak hotel yang meminta barang secara
mendadak, purchasing bisa langsung meminta kepada supplier yang mempunyai stock persediaan barang
yang cukup banyak. akan tetapi, purchasing juga harus mengetahui harga, kualitas dari barang yang
dimintanya dan lokasi dari supplier tersebut. Karena jika lokasi supplier sangat jauh atau lumayan jauh dari
hotel, maka waktu pengiriman barangnya akan terhambat atau lama, sedangkan barang yang dibutuhkan
sangat diperlukan secepatnya oleh bagian yang meminta barang. Oleh karena itu, purchasing harus lebih teliti
lagi dalam memilih supplier, terutama ketika department lain meminta barang secara mendadak. Purchasing
harus mempunyai atau memilih kurang lebih 2 atau 3 supplier yang lokasinya tidak terlalu jauh dengan hotel
atau lokasi yang dekat dengan hotel, karena akan mempermudah purchasing ketika membutuhkan barang
secara mendadak dan waktu pengiriman barangnya tidak terlalu lama, tapi harus tetap mengutamakan harga
dan kuaitas dari barang yang diminta.
3.
Penempatan order pembelian
Penempatan order pembelian ini adalah harus melalui bagian penerima barang terlebih dahulu untuk dilihat
dan diperiksa, apakah jumlah barang yang dikirim sesuai dengan yang diminta atau tidak, kualitas barangnya
bagus atau tidak., sayuran yang dikirim masih segar atau sudah layu, barang yang didalam kemasan atau
dalam kaleng ada yang rusak atau tidak. Jika bagian penerima barang sudah selesai memeriksa barang yang
datang, maka bagian penerima barang akan menghubungi bagian yang meminta barang tersebut untuk diambil
dan diperiksa kembali, agar tidak mengalami kesalahan atau kerusakan pada saat mau dugunakan.
4.
Penerimaan barang
Penerimaan Barang adalah menerima fisik barang dari pabrik atau distributor yang disesuaikan dengan
dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan
barangnya. Didalam aktifitas penerimaan barang terdapat 3 hal yang tidak dapat dipisahkan yaitu:
1.
Fisik barang yang diterima
2.
Dokumentasi
3.
Cara penanganan barang
1.
Fisik
Barang
Yang
Diterima
Adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang bukan
berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai. Bukan hanya fisik
barangnya saja yang dilihat, tetapi juga harus dilakukan pengecekan secara keseluruhan atas kondisi barang
atau kemasan, tanggal kadaluarsa barang dan kualitas barangnya.
Fisik dari barang yang diterima harus benar-benar diperiksa secara teliti, agar tidak mengalami masalah.
Seperti sayuran untuk kitchen, bagian penerima barang harus mengecek dan melihat kualitas dari sayuran
tersebut, apakah masih segar atau tidak, kalau sayurannya sudah tidak segar lagi dan layu, maka bagian
penerima barang dapat menolak sayuran yang dikirim oleh supplier sayuran tersebut, serta bagian penerima
barang juga harus teliti dalam mengecek makanan dalam kemasan terutama kemasan dalam kaleng, apakah
tanggal kadaluarsa di kemasan kaleng tercantum dengan jelas atau tidak, jika tanggal kadaluarsanya tidak
tercantum dengan jelas, bagian penerima barang dapat mengembalikan kaleng tersebut dengan menggantikan
kaleng yang lebih jelas tanggal kadaluarsanya, agar makanan yang disajikan untuk tamu hotel tidak
mengalami masalah atau keracunan gara-gara tanggal kadaluarsanya tidak jelas.
2.Dokumentasi
Dokumen pemesanan adalah barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang
yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama
dengan barang yang dikirimkan. Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan
dicocokan dengan barang yang dikirimkan, seperti surat jalan, faktur atau nota. Akan lebih baik jika dokumen
pemesanan purchase order dilampirkan juga.
Didalam penerima barang dokumentasi sangat penting, seperti faktur atau surat jalan dari perusahaan atau
supplier yang mengirim barang, karena untuk mencocokan barang yang diminta dengan barang yang dikirim
oleh supplier jumlahnya sudah sesuai atau tidak dan barang yang kirim sama dengan barang yang diminta
atau tidak, serta untuk mengetahui barang apa saja yang dikirim oleh supplier. Karena jika tidak ada faktur
atau surat jalan dari perusahaan atau supplier yang mengirim barang, maka bagian penerima barang tidak
akan tahu barang apa saja yang sudah datang dan diterima.
3.Cara Penanganan Barang
Cara penanganan barang adalah kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tersebut diterima.
Apakah perlu ditangani pada suhu atau temperatur khusus. Secara umum penerimaan barang yang baik saja
masih memungkinkan terjadinya kerusakan atau kesalahan barang, terlebih jika pada saat penerimaan barang
ditangani dengan cara yang tidak benar, dijamin kerusakan atau kesalahan atas barang tersebut pasti terjadi.
Jus buah, ayam, tenderloin, sirloin, lamb rack, telur, ice cream dan yogurt memerlukan kondisi atau
temperatur yang khusus untuk menjaga kualitas dari barang tersebut. Karena jika barang makanan yang
diterima tidak ditangani dengan cara yang benar, maka akan merusak kualitas dari makanan tersebut dan
barang makanan yang diterima akan tidak kelihatan segar lagi.
5.
Pencatatan transaksi pembelian
Setiap melakukan transaksi harus didukung dengan bukti transaksi sehingga tidak ada pencatatan tanpa bukti
transaksi. Bukti transaksi suatu perusahaan secara garis besar dibedakan antara bukti intern dan bukti ekstern.
a.
Bukti
intern
Adalah bukti transaksi yang dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga yang
dijadikan sumber dan dokumen pencatatan oleh perusahaan biasanya lembar kedua (copy). Sementara lembar
satu (asli) diserahkan kepada pihak luar yang terkait.
b.
Bukti
ekstern
Adalah bukti transaksi yang diterima perusahaan dari pihak luar yang membuat dan mengeluarkan bukti
transaksi yang bersangkutan.
Bukti Transaksi meliputi :
Kuitansi
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Oleh karena itu kuitansi dibuat
dan ditandatangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan
pembayaran. Bagi suatu perusahaan, kuitansi yang diterima dari pihak lain merupakan bukti pembayaran
(pengeluaran kas) kepada pihak yang bersangkutan. Sementara kuitansi yang diserahkan kepada pihak lain
merupakan bukti penerimaan kas (uang) dari pihak yang bersangkutan. Kuitansi harus dibuat sekurang-kurangnya dalam rangkap 2 (dua). Lembar pertama (lembar asli) harus dibubuhi materai sesuai dengan
ketentuan undang-undang yang berlaku, lembar tersebut untuk diserahkan kepada pihak pembayar. Lembar
kedua (copy) digunakan sebagai sumber dan dokumen pencatatan akuntansi.
Cek
Salah satu usaha yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan pengawasan terhadap kas adalah
menyetorkan semua kas (uang tunai atau cek) yang diterima ke bank, disimpan dalam bentuk giro. Dalam hal
demikian, perusahaan mempunyai rekening simpanan pada bank yang sewaktu-waktu dapat diambil (ditarik)
atau
dibayarkan
kepada
pihak
lain
dengan
menggunakan
cek
atau
bilyet
giro.
Cek pada dasarnya merupakan surat perintah kepada bank dari orang yang menandatanganinya, untuk
membayarkan sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau kepada orang yang namanya
ditulis dalam cek. Apabila di dalam lembaran cek ditulis nama orang kepada siapa pembayaran harus
dilakukan, cek yang bersangkutan hanya bisa diuangkan ke bank oleh orang yang namanya ditulis dalam cek.
Tetapi jika di dalam lembaran cek setelah kata kepada
ditulis kata tunai atau cash atau pembawa, cek
yang bersangkutan dapat diuangkan ke bank oleh siapa saja. Lembaran cek umumnya terdiri atas lembar
utama dan struk. Lembar utama untuk diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, sementara struk
cek setelah diisi dengan data yang sarna dengan data pada lembar utama digunakan sebagai bukti tambahan
yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran. Seperti halnya pada kuitansi, penarikan cek dibebani bea
materai yang pelaksanaannya langsung dibebankan oleh bank kepada penarik cek (nasabah).
Bilyet Giro
Selain penggunaan cek, dalam dunia usaha sering ditemukan penggunaan bilyet giro sebagai alat pembayaran.
Bilyet giro merupakan surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan, untuk
memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nya ke dalam rekening yang namanya tertulis dalam bilyet
giro pada bank yang sama atau pada bank lain. Dengan demikian pihak penerima tidak bisa menguangkan
bilyet giro kepada bank yang bersangkutan, tetapi harus menyetorkan kepada bank tempat rekeningnya
sebagai tambahan simpanan. Penggunaan bilyet giro dalam lalu lintas pembayaran, dianggap lebih praktis dan
memudahkan administrasi pada bank-bank yang bersangkutan.
Faktur
Faktur (Invoice) adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan barang dengan pembayaran kredit. Faktur
dibuat oleh pihak penjual dan diserahkan kepada pihak pembeli bersama-sama dengan barang yang dijual.
Bagi pihak pembeli, faktur yang diterima dari pihak penjual merupakan faktur pembelian yang digunakan
sebagai bukti transaksi pembelian barang. Bagi pihak penjual, faktur yang dikirimkan kepada pihak pembeli
merupakan faktur penjualan. Lembar kedua (copy) dari faktur yang bersangkutan digunakan sebagai bukti
transaksi penjualan barang.
Bentuk faktur yang digunakan oleh suatu perusahaan akan berbeda dengan faktur yang digunakan oleh
perusahaan lainnya. Walaupun demikian biasanya faktur memuat informasi mengenai nama dan alamat pihak
penjual, nomor faktur, nomor pesanan, tanggal pengiriman, nama dan alamat pembeli, syarat pembayaran dan
keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan dan jumlah harga.
Nota Kontan
Nota kontan dipergunakan sebagai bukti transaksi pembelian atau penjualan yang dilakukan secara tunai.
Seperti halnya faktur, nota kontan dibuat sekurang-kurangnya dalam dua rangkap. Lembar pertama (asli)
diserahkan kepada pembeli, lembar kedua digunakan sebagai sumber dan dokumen pencatatan transaksi.
Pencatatan transaksi pembelian adalah bukti transaksi yang telah dilakukan oleh pihak hotel ke supplier
maupun dari pihak supplier ke hotel. Pencatatan bukti transaksi ini sangatlah penting, karena mengenai
pembayaran dari pihak hotel ke supplier dalam jumlah uang yang tidak terlalu sedikit. Selain itu juga, sebagai
tanda bukti pengiriman barang yang selama ini dikirim oleh pihak supplier ke hotel, sehingga pihak hotel bisa
mengetahui berapa jumlah uang yang harus dibayar kepada pihak supplier.
SIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
1.
Sistem yang dibuat untuk purchasing department sudah terancang dan terlaksana dengan aturan yang
digunakan dengan standar management, sehingga kegiatan operasional hotel dapat berjalan dengan lancar.
2.
Peranan purchasing sangat penting, karena sangat membantu dan mempermudah didalam penyediaan dan
pengadaan barang untuk keperluan operasional dan penyelesaian setiap pekerjaan yang menemui kendala
pembelian suatu barang. Peranan purchasing tidak hanya sebagai pengadaan barang tetapi sebagai penentu
dan pembanding harga yang terdapat dipasaran yang nantinya akan dipakai untuk keperluan operasional hotel,
maupun sebagai jembatan kepada supplier jika barang yang dipesan atau dibeli mengalami kendala atau
masalah ketika digunakan.
3.
Prinsip purchasing sangat berperan penting, karena didalam prinsip purchasing meliputi antara lain, harga
yang terjangkau, kualitas barang yang bagus, waktu pengiriman barang yang tidak terlambat, jumlah barang
yang diperlukan atau dibutuhkan selalu tersedia setiap saat, tempat yang terjangkau dan juga sumber yang
tepat.
4.
Masih ada department lainnya yang meminta barang secara mendadak ke purchasing department,
dikarenakan department yang meminta barang kurang teliti dalam menyiapkan barang keperluan yang mereka
butuhkan untuk kegiatan operasional hotel.
5.
Masih ada supplier yang mengirim barang untuk keperluan operasional hotel dengan jumlah barang yang
tidak sesuai dengan yang diminta, dikarenakan stock persediaan barangnya sudah habis.
6.
Bagian penerima barang kurang teliti dan tidak secara keseluruhan dalam mengecek barang, terutama barang
yang dikemasa dalam kaleng, karena department lain menemukan bahan makanan dalam kaleng yang sudah
penyok atau rusak.
7.
Bagian kitchen masih telat dalam memberikan daily market list untuk bagian purchasing yang diterima paling
lambat jam 12 siang.
8.
Terdapat jenis bahan makanan yang memerlukan cara penanganan yang baik untuk menjaga kualitas makanan
agar tetap segar dan kualitas makanannya tidak rusak.
9.
Barang yang sudah di periksa oleh bagian penerima barang, terkadang tidak diperiksa lagi oleh bagian yang
meminta barang.
10. Faktur, surat jalan dan nota merupakan bukti transaksi pembelian yang sangat penting.
11. Dalam memesan barang purchasing selalu mengutamakan harga, kualitas barang dan waktu pengiriman
barang.
Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka saran yang dapat penulis ambil adalah
1.
sebagai berikut:
Purchasing department harus dapat dengan cermat dan teliti lagi dalam menjalankan tugasnya, serta harus
mengikuti aturan dan sistem yang berlaku, agar proses penyediaan barang atau pengadaan barang untuk
department lain tidak menjadi terganggu.
2.
Purchasing harus bisa memberitahu atau mempertegaskan kepada department lainnya untuk tidak terbiasa
membeli barang secara mendadak, apalagi barang yang dibeli itu adalah untuk kegiatan operasional hotel
yang sedang berjalan, serta department lainnya harus lebih teliti lagi dalam mempersiapkan kebutuhan yang
mereka perlukan, agar tidak mendadak dalam pembelian barang.
3.
Purchasing department harus selalu menjadi pengingat bagi department lainnya, jika stock persediaan barang
dari department tersebut sudah mau habis, seperti housekeeping dan engineering.
4.
Purchasing harus selalu dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh department lain tentang barang
pesanan mereka, serta purchasing dan receiving harus lebih bertanggungjawab lagi terhadap barang yang
telah dipesan oleh department lainnya, agar tidak mangalami kerusakan pada barang pesanan tersebut.
5.
Jika supplier mengirim barang dalam jumlah yang tidak sesuai dengan yang diminta oleh pihak hotel,
sebaiknya supplier berusaha untuk membeli kekurangannya dipasar terdekat, agar barang yang diminta oleh
hotel sesuai dengan jumlahnya.
6.
Bagian penerima barang sebaiknya mengecek barang keperluan operasional hotel, terutama bahan makanan
yang dikemas dalam kaleng diperiksa secara keseluruhan, agar tidak ada kaleng yang penyok atau rusak,
sehingga tidak akan merusak kualitas dari makanan kaleng tersebut.
7.
Bagian kitchen harus bisa mengikuti SOP dari purchasing yaitu mengirim daily market list paling lambat jam
12 siang, agar bahan-bahan makanan yang sangat diperlukan untuk esok harinya supplier masih bisa
mencarinya dan bahan-bahan makanan yang diperlukan secara mendadak bisa dikiriman oleh supplier yang
bersangkutan.
8.
Jika ada bahan makanan yang membutuhkan penanganan secara baik, sebaiknya pihak supplier
memberitahukan kepada pihak yang meminta barang, agar kualitas bahan makanan bisa tetap terjaga dan
dilakukan dengan penanganan yang sungguh-sungguh.
9.
Bukan hanya penerima barang saja yang harus mengecek barang, tetapi bagian yang meminta barang juga
harus ikut mengecek barang yang dimintanya, supaya tidak terjadi masalah atau kesalahan ketika hendak mau
dipergunakan.
10. Penerima barang harus menjaga faktur atau surat jalan yang diberikan oleh pihak supplier, supaya ketika
penerima barang mau menginput data atau memasukkan data barang yang dikirim tidak mengalami masalah
dalam hal jumlah barang yang diterima dan harga barang.
11. Barang yang dikirim oleh supplier untuk keperluan operasional hotel harus dilihat dari segi kualitas barang
yang dikirim bagus atau tidak, jumlah barang yang diminta sesuai atau tidak dan waktu pengirimannya
membutuhkan waktu yang lama atau tidak. Karena jika kualitas barang jelek dan tetap diterima, maka akan
ada masalah dengan pihak tamu hotel yang nantinya akan membuat penilaian hotel menjadi jelek dimatanya.
Selain itu harga barang sesuai dengan dipasaran atau lebih mahal, karena jika harga barang lebih mahal, maka
akan membuat hotel menjadi rugi. Sedangkan waktu pengiriman barang harus datang tepat waktu, tidak boleh
terlambat, terutama untuk supplier yang mengantarkan sayuran ke hotel, karena sayuran akan diolah menjadi
masakan atau makanan yang nantinya akan disajikan untuk tamu hotel.
RIWAYAT PENULIS
Juliana lahir di kota Jakarta pada tanggal 12 Juli 1989. Penulis menamatkan pendidikan D4 di Universitas
Bina Nusantara yang beralamat di Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat dalam bidang
Fakultas Ekonomi dan Komunikasi Jurusan Hotel Management pada tahun 2013.