bukupetunjuk penggunaan sistem informasi manajemen akreditasi

2015
BUKUPETUNJUK
PENGGUNAAN
SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN
AKREDITASI
Untuk Program Studi
BADAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2/24/2015
Daftar Isi
PENDAHULUAN ..................................................................................................... 1
I.
1.
Tujuan Pembuatan Dokumen .................................................................................. 1
2.
Deskripsi Umum Sistem ......................................................................................... 1
II.
AKUN PROGRAM STUDI.................................................................................. 1
III.
MENU DAN CARA PENGGUNAAN................................................................. 1
Struktur Menu ......................................................................................................... 1
1.
a.
Menu Utama........................................................................................................ 2

Menu Setting Tahun ............................................................................................ 2

Menu Standar Borang ......................................................................................... 4
I.
PENDAHULUAN
1. Tujuan Pembuatan Dokumen
Dokumen user manual Sistem Informasi Manajemen Akreditasi (Si IMA)
ini dibuat dengan tujuan sebagai berikut :
a. Menjelaskan serta sebagai panduan penggunaan Si IMA untuk
Program Studi.
2. Deskripsi Umum Sistem
Sistem Informasi Manajemen Akreditasi (Si IMA) Merupakan Sistem
Informasi yang digunakan untuk menampung dan mengolah data
akreditasi dari tiap-tiap Program Studi. Setiap Program Studi akan
mempunyai akses ke dalam sistem dan bisa me-manajemen data dari
masing-masing Program Studi.
II.
AKUN PROGRAM STUDI
Akun program studi dalam Si IMA ini merupakan akun yang
didaftarkan kedalam sistem sebagai operator Program Studi. Biasanya yg
menjadi operator Program Studi yaitu Ketua Program Studi (Kaprodi).
Nantinya kaprodi bisa login kedalam sistem dengan menggunakan akun
sikadu dari Kaprodi.
III. MENU DAN CARA PENGGUNAAN
1. Struktur Menu
Di dalam Si IMA ini memiliki tampilan awal dashboard sebagai berikut:
1|Page
Gambar 1. Tampilan Dashboard Si IMA
Adapun struktur menu pada Si IMA adalah sebagai berikut:
a. Menu Utama
Menu utama ini merupakan kumpulan dari semua menu yang ada di
sistem ini. Secara umum menu ini dibagi menjadi 2 menu utama yaitu
menu setting tahun dan menu standar borang.
 Menu Setting Tahun
Akreditasi merupakan proses yang berkelanjutan dan tidak bisa
lepas dari data yang telah berlalu. Akreditasi ini masih
membutuhkan data dari beberapa tahun yang lalu, oleh karena itu
adanya menu setting tahun ini berguna untuk mengubah tahun yang
akan di inputkan datanya.
Untuk mengubah tahun caranya yaitu dengan mengklik menu
yang berada di menu utama, kemudian
akan tampil pilihan tahun dari beberapa tahun sebelumnya hingga
tahun sekarang.
2|Page
Gambar 2. Menu Pilihan Tahun
Dari gambar di atas terlihat ada beberapa pilihan tahun, namun ada
satu yang tercetak tebal. Tahun yang tercetak tebal merupakan
tahun aktif yang digunakan dalam sistem untuk menginput data.
Misalkan tahun yang aktif adalah tahun 2012/2013 dan sedang
menginput standar 3, maka data yang tersimpan akan masuk
kedalam data tahun 2012/2103.
Untuk mengganti tahun aktif tersebut, klik tahun yang akan
dijadikan sebagai tahun aktif, maka tahun yang telah dipilih
otomatis akan tercetak tebal dan tahun aktif sudah diganti menjadi
tahun yang baru saja dipilih.
3|Page
Gambar 3. Menu Pilihan Tahun Setelah Dirubah
 Menu Standar Borang
Didalam proses akreditasi yang dilakukan oleh BAN-PT, data-data
yang diperlukan dibagi kedalam 7 standar, oleh karena itu sistem
ini juga dibuatkan 7 menu standar borang ditambah dengan menu
penunjang. Menu penunjang merupakan bagian dari standar borang
yang dibagi kedalam beberapa bagian karena data yang dibutuhkan
terlalu kompleks.
Contoh dari menu penunjang yaitu ada di standar 3. Untuk standar
3 substandar 1 yaitu tentang profiil mahasiswa dan lulusan,
disubstandar ini dibagi lagi menjadi beberapa item seperti: data
mahasiswa
regular,
data
mahasiswa
non-reguler,
prestasi
mahasiswa dan jumlah mahasiswa dalam 7 tahun terakhir. Untuk
memudahkan menginput data dari beberapa item tersebut maka
dibuatlah menu input dari tiap-tiap item tersebut yang disebut
dengan menu data penunjang.
Secara umum data yang ada di sistem ini terbagi menjadi dua, yaitu
text dan table. Data text merupakan data yang keluaran (output)
yang dihasilkan nanti berupa text, bisa berupa narasi ataupun text
4|Page
singkat. Yang berikutnya yaitu data table, data table merupakan
data yang nantinya akan disajikan dalam bentuk table.
1. Data Text
Seperti yang teah dijelaskan sebelumnya, data text merupakan
data yang berupa text, bisa berupa narasi atau text pencek, bisa
juga angka ataupun huruf. Contoh dari data text yaitu
Mekanisme penyusunan Visi, Misi yang terdapat pada standar
1 substandar 1 Visi, Misi, Tujuan dan Strategi, Serta Strategi
Pencapaian.
Gambar 4. Standar 1 Substandar 1 (Data Text)
Untuk memasukan data pada standar tersebut ketikan data atau
masukan pada tempat yang telah disediakan. Data tersebut
haruslah sesuai dengan data yang diminta pada keterangan
yang tertera.
Setelah selesai mengisi langkah selanjutnya yaitu menyimpan.
Untuk menyimpan data carilah tombol
yang berada di
bawah. Setelah klik submit maka akan muncul keterangan di
atas bahwa data yang dimasukan telah tersimpan.
Gambar 5. Keterangan Berhasil Menyimpan Data
5|Page
2. Data Tabel
Data table ini biasanya data yang berasal dari beberapa tahun
yang lalu. Bisa tiga tahun yang lalu atau bahkan 7 tahun yang
lalu.
Contoh dari data table ada di standar 3 substandar 1 tentang
profil mahasiswa.
Gambar 5. Standar 3 (Data Tabel)
Data yang dibutuhkan pada table diatas sangatlah banyak, oleh
karena itu perlu dibagi menjadi beberapa bagian agar lebih
mudah dalam memasukan data, dan menu bagian tersebut ada
pada menu data penunjang standar 3.
Untuk memasukan data pada standar 3 substandar 1 seperti
pada gambar di atas, klik menu data penunjang standar 3.
6|Page
Gambar 6. Menu Data Penunjang Standar 3
Maka akan tampil beberapa submenu yang berkaitan dengan
standar 3. Pada contoh di atas yaitu data tentang mahasiswa
regular, maka klik submenu Data Mahasiswa Reguler.
Gambar 7. Form Isian Data Penunjang Standar 3
7|Page
Masukan data-data yang diminta pada form isian tersebut.
Setelah form terisi semua kemudian klik tombol
menyimpan.
8|Page
untuk