54 BAB IV PEMBAHASAN Dalam bab ini, audit operasional atas

BAB IV
PEMBAHASAN
Dalam bab ini, audit operasional atas fungsi produksi pada PT Dunia Daging
Food Industries yang akan dibahas antara lain adalah:
a)
Tahapan audit yang dilakukan (survei pendahuluan dan evaluasi sistem
pengendalian manajemen) produksi.
b)
Kelemahan-kelemahan
sistem
pengendalian
manajemen
produksi
yang
ditemukan selama proses audit (penelitian).
c)
Merumuskan rekomendasi untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut.
d)
Menyusun prosedur audit untuk tahap pengembangan temuan pada pengujian
rinci (detailed examination).
IV.1
Survei Pendahuluan
Pada perusahaan yang bergerak di bidang industri pengolahan daging ini,
memerlukan persiapan yang matang untuk melakukan proses produksinya.
Tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan permintaan pelanggan akan
produk-produk yang diminati, demi keberlangsungan usaha perusahaan.
Tujuan dari tahap survei pendahuluan yang dilakukan di PT Dunia Daging
Food Industries ini adalah untuk memperoleh pemahaman atas latar belakang
perusahaan, mengumpulkan informasi yang bersifat umum mengenai semua hal
yang berhubungan dengan perusahaan, memperoleh pemahaman prosedur dan
kebijakan yang diterapkan pada produksinya, mengumpulkan berbagai informasi
54
yang diperlukan dalam kegiatan audit operasional yang akan dilakukan, serta
mengetahui secara jelas mengenai gambaran dari aktivitas produksi.
Proses pemeriksaan pada tahap survei pendahuluan ini dilakukan untuk
memperoleh gambaran aktivitas produksi adalah sebagai berikut:
a. Melakukan wawancara dengan berbagai pihak yang berkaitan dengan
produksi, diantaranya plant manager dan supervisor produksi.
Berdasarkan hasil wawancara diketahui informasi yang berkaitan dengan
proses produksi secara keseluruhan dan gambaran umum mengenai
pengendalian intern dalam fungsi produksi perusahaan.
b. Melakukan pengamatan atas kegiatan produksi.
Pemeriksaan dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung pada
lokasi pabriknya di Ciracas, dengan cara mengikuti kegiatan operasional
produksi perusahaan selama beberapa hari. Tujuannya adalah untuk
mengetahui secara fisik proses produksi dan kondisi pabrik yang sebenarnya.
Berdasarkan pengamatan fisik yang dilakukan pada perusahaan, maka dapat
disimpulkan bahwa PT Dunia Daging Food Industries telah memiliki
beberapa fasilitas yang cukup memadai antara lain adalah sebagai berikut :
1. Letak tempat proses produksi dan gudang (cold dan dry) bersebelahan
sehingga alur produksi menjadi efektif dan efisien.
2. Ukuran dan kondisi tempat yang digunakan untuk proses produksi cukup
memadai sehingga proses dapat berjalan lancar.
3. Kantor operasional produksi terletak di depan pabrik sehingga dapat
mengawasi secara langsung kegiatan produksi.
55
c. Memperoleh dan menelusuri tahap-tahap proses produksi.
Pemeriksaan dilakukan dengan memperoleh dan menelusuri tahap-tahap
prosedur yang ada di dalam perusahaan terutama berkaitan dengan proses
produksi. Prosedur-prosedur yang dipelajari dan dipahami antara lain adalah
prosedur perencanaan produksi, prosedur pelaksanaan produksi dan kebijakan
pengendalian produksi.
d. Memberikan kuesioner kepada pihak-pihak yang terkait dengan proses
produksi
untuk
mengetahui
internal
control
perusahaan
khususnya
pengendalian terhadap proses produksi.
e. Mengumpulkan data dan dokumen yang diperlukan.
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memastikan bahwa perusahaan telah
menerapkan praktek manajemen dan mengetahui prosedur apakah telah
berjalan sesuai dengan yang ditetapkan. Dokumen-dokumen yang diperlukan
antara lain adalah:
1. Struktur organisasi PT Dunia Daging Food Industries,
2. Job description tertulis terutama yang terkait dengan bagian produksi
3. Bukti-bukti berupa formulir ataupun dokumen yang berkaitan dengan
prosedur produksi.
f. Mengevaluasi hasil wawancara, pengamatan dan pembagian kuesioner yang
telah dilakukan.
g. Membuat ikhtisar mengenai indikator permasalahan (red flags) yang ditemui.
Pada tahap ini, akan dibuat ikhtisar dari permasalahan yang ditemui selama
melakukan penelitian dengan cara memeriksa, melakukan wawancara untuk
56
memperkuat temuan tersebut dan mengamati hasil dari temuan tersebut
apakah ada tindak lanjut dari manajemen atau tidak.
IV.2
Evaluasi atas Sistem Pengendalian Internal Fungsi Produksi
Fungsi produksi merupakan fungsi utama perusahaan sehingga sangat
penting bagi keberlangsungan usaha PT Dunia Daging Food Industries. Oleh
karena itu, pengendalian internal atas fungsi ini harus dilakukan secara ketat.
Pengendalian internal yang kuat dalam fungsi produksi akan mendukung
kegiatan produksi perusahaan berjalan dengan baik dan mencapai efektifitas,
efisiensi dan ekonomis perusahaan.
Pada tahap ini akan dilakukan evaluasi sistem pengendalian internal atas
fungsi produksi guna mendapatkan bukti-bukti dari temuan (red flags) yang ada
sehingga dapat ditetapkan apakah temuan (red flags) tersebut menjadi kelemahan
dengan adanya bukti-bukti pendukung yang memperkuat temuan (red flags) itu.
Data yang berkaitan dengan pengendalian internal atas fungsi produksi
didapatkan juga dengan pembagian kuesioner berupa Internal Control
Questioners untuk lebih mempermudah dan memperjelas pemahaman atas datadata yang terkait.
Jawaban yang diperoleh dari kuesioner tersebut dapat menunjukkan
adanya indikasi kemungkinan lemah atau tidaknya pengendalian atas proses
produksi sehingga kelemahan yang ditemukan akan dievaluasi dan diberi saransaran perbaikan. Perusahaan juga mempunyai kekuatan didalamnya tidak hanya
kelemahannya saja. Adapun kekuatan dan kelemahan yang ditemukan dalam
57
proses produksi di perusahaan berdasarkan hasil dari kuesioner yang dibagikan
ke beberapa bagian adalah sebagai berikut:
Kekuatan :
1. PT Dunia Daging Food Industries memiliki prosedur dan kebijakan
secara jelas dan tertulis untuk menjalankan kegiatan operasional produksi
perusahaan. Hal ini dapat meningkatkan efektivitas perusahaan untuk
mencapai tujuan perusahaan.
2. Perusahaan memiliki perencanaan produksi yang terintegrasi dengan
jadwal-jadwal yang terkait dengan produksi.
3. Perusahaan berusaha agar realisasi produksi tercapai sesuai dengan
rencana produksi yang ditetapkan.
4. Perusahaan memberikan seminar pelatihan internal dan eksternal kepada
Bagian QC untuk meningkatkan kualitas produk.
5. Setiap bahan baku yang diterima Quality Control harus dilakukan
pengecekan terlebih dahulu dengan menguji sampel, dimulai dari
mengecek kondisinya, masa kadaluarsa sampai dengan kuantitas yang
dipesan.
6. Perusahaan telah memberikan kode pada setiap bahan baku yang datang
sehingga mudah ditelusuri distribusi dan proses produksinya.
7. Perusahaan memiliki dokumen wajib untuk per produk yang memuat
spesifikasinya, work instruction dan flow proses pembuatannya.
58
Kelemahan :
1. Perusahaan tidak mempertimbangkan ketersediaan bahan baku pengaman
sebelum proses produksi.
2. Pemantauan terhadap kondisi produk retail terkadang masih belum
efektif.
3. Bagian Produksi terkadang tidak mengikuti prosedur yang seharusnya.
4. Pengecekan kondisi fasilitas produksi tidak dilakukan rutin sebelum
proses dimulai, tapi berdasarkan jam kerja mesin yang disamakan.
IV.3
Laporan atas Temuan Permasalahan dan Rekomendasi Perbaikan
Beberapa temuan yang dapat dibuktikan dari hasil evaluasi atas sistem
pengendalian internal fungsi produksi pada PT Dunia Daging Food Industries
adalah sebagai berikut:
1. Terjadi kekurangan bahan baku yang dibutuhkan pada saat proses produksi.
Kondisi:
Dari hasil sampling, ditemukan adanya kekurangan bahan baku yang
dibutuhkan pada saat proses produksi akan dilakukan seperti tampak pada
tabel di bawah ini:
Tgl
18/3/09
Jenis
Produk
Cheesy
Produksi
6 batch
Jenis
Bahan
Baku
Keju
Kebutuhan
Bahan
Baku
20 Kg
Kekurangan
Bahan Baku
8 Kg
Keju
30 Kg
10 Kg
Chicken PD
24/4/09
Cheesy Beef 10 batch
Premium
59
Keterangan : 1 batch = 30 Kg atau 40 Kg
Kriteria:
Seharusnya, bahan baku untuk keperluan produksi selalu tersedia
dengan cukup sehingga tidak terjadi kekurangan saat dibutuhkan.
Sebab:
Kekurangan bahan baku ini terjadi karena adanya tambahan kuantitas
pesanan dari pelanggan pada saat proses berlangsung. Sedangkan perusahaan
memiliki keterbatasan tempat penyimpanan sehingga hanya tersedia
persediaan untuk produksi per minggu ditambah dengan buffer stock
(persediaan pengaman berisi bahan baku daging untuk produksi minggu itu)
yang ditetapkan berdasarkan pesanan tanpa adanya estimasi permintaan
tambahan kuantitas sebelumnya. Untuk perencanaan produksi, Bagian PPIC
menetapkan jumlah yang akan diproduksi untuk satu bulan berikutnya
berdasarkan pesanan pelanggan dan kemudian Bagian Purchasing membeli
bahan baku untuk produksi per minggu. Sehingga bila terjadi tambahan
produksi secara mendadak akan terjadi kekurangan di salah satu bahan
bakunya.
Akibat:
Akibatnya Bagian Produksi harus menunggu bahan baku yang
dibutuhkan tersebut sampai Bagian Purchasing membelinya. Selain itu,
biasanya bahan baku yang dibutuhkan tersebut baru akan diantar oleh
pemasoknya saat sore hari sehingga penyelesaian produk menjadi terlambat.
Mengingat proses produksi dilakukan perusahaan tidak hanya untuk satu
60
jenis produk tetapi multi produk, dan proses produksi dilakukan dengan
menggunakan
batch
system
secara
sequential
(berurutan),
maka
keterlambatan produksi satu jenis produk akan mengakibatkan keterlambatan
produksi jenis produk yang lain. Dengan demikian, jadwal produksi secara
keseluruhan menjadi terganggu. Hal ini terus berlangsung apabila ada
tambahan kuantitas pesanan yang datang di luar jadwal produksi normal yang
telah ditetapkan sebelumnya, maka akan selalu terjadi kekurangan di salah
satu bahan. Hal ini menimbulkan ketidakefisienan dalam waktu.
Rekomendasi:
Sebaiknya dalam merencanakan produksi, perusahaan melakukan
analisis mengenai rata-rata produksi yang dilakukan tiap bulan termasuk
estimasi permintaan tambahan di luar jadwal produksi yang ada. Berdasarkan
hasil evaluasi tersebut, dapat diketahui jumlah buffer stock (persediaan
pengaman) yang harus disediakan di gudang. Dengan demikian, proses
produksi akan dapat berjalan dengan lancar walaupun ada tambahan kuantitas
pesanan secara mendadak di luar rencana produksi sehingga akan dapat tetap
tertangani dengan baik. Selain itu, Bagian Gudang sebaiknya melakukan
pengecekan secara mingguan terhadap jumlah semua persediaan dan
membuat laporan yang harus disediakan di gudang untuk diketahui Bagian
Purchasing sehingga Bagian Purchasing membeli untuk persediaan. Dengan
demikian, dapat diketahui kekurangan bahan baku yang harus ada sebelum
proses produksi berjalan, karena kekurangan persediaan akan merugikan
perusahaan dan penyelesaian produk menjadi tidak tepat waktu.
61
2. Terjadi jumlah retur produk sosis retail yang tidak biasa dari daerah
pemasaran Bandung dan Surabaya.
Kondisi:
Pada bulan Maret 2009, terjadi jumlah retur produk retail yang tidak
biasa berupa sosis ayam harga ekonomis (produk baru) yang direncanakan
untuk dijual dari daerah pemasaran Bandung sebanyak 513.36 Kg dan
Surabaya sebanyak 1.019.8 Kg dengan total senilai Rp 49.338.718. Produk
ini merupakan satu-satunya produk retail perusahaan yang baru dan dijual
keluar Jabodetabek. Produk yang diretur tersebut menumpuk di depan
gudang dry store untuk kemudian dijual sebagai makanan ternak.
Kriteria:
Seharusnya semua produk yang dihasilkan dapat terjual di semua
daerah pemasaran sesuai dengan apa yang telah direncanakan dalam Laporan
Rencana Penjualan (Product Sales Plan).
Sebab:
Hal yang menyebabkan terjadinya pengembalian (retur) yang besar
tersebut adalah kurangnya pemantauan dan pengecekan terhadap kondisi
produk retail tersebut sebelum pengiriman ke masing-masing daerah
pemasaran sehingga produk mengalami cacat (perubahan warna atau rasa)
setelah tiba di tempat tujuan. Sebelum dilakukan pengiriman, seharusnya
dilakukan pengecekan sampel produk untuk mengetahui kondisinya
mengingat tempat penyimpanan yang dimiliki saat itu mengalami naik turun
suhu yang mempengaruhi kondisi produk di dalamnya.
62
Akibat:
Akibatnya, produk dikembalikan dan perusahaan menderita kerugian
sebesar Rp 34.007.118 yaitu:
Harga Produksi Barang
Ongkos Angkut (Bdg & Sby)
Harga Produksi Barang yang diretur
Harga Jual Barang yang diretur
Kerugian
45.684.718
3.654.000
49.338.718
(15.331.600)
34.007.118
Sumber: diolah dari berbagai sumber
Rekomendasi:
Manajemen sebaiknya melakukan pemantauan dan pengecekan yang
ketat terhadap kondisi setiap produk yang diproduksi sebelum barang dikirim
mengingat tempat penyimpanan yang dimiliki mengalami naik turun suhu
pada saat itu. Pemantauan bisa dilakukan dengan melakukan pengambilan
sampel untuk mengetahui kondisi produk sebelum produk dikirim.
3. Terjadi penyimpangan prosedur pembelian yang dilakukan oleh Bagian
Produksi.
Kondisi:
Pada bulan Maret 2009, Bagian Produksi membeli langsung minyak
goreng sebanyak 5 drum (300 liter) ke toko eceran tanpa melalui Bagian
Purchasing. Ternyata minyak tersebut ditempatkan dalam drum bekas bahan
kimia yang belum dibersihkan. Dari hasil proses trial produk dan uji
organoleptik (uji bakteri), Bagian QC memberikan rekomendasi untuk tidak
63
menggunakan karena minyak tersebut dianggap berbahaya untuk dikonsumsi
oleh konsumen.
Kriteria:
Seharusnya pembelian bahan baku dilakukan oleh Bagian Purchasing
dengan menggunakan tempat (drum) yang khusus untuk menyimpan bahan
baku yang dibeli.
Sebab:
Hal ini disebabkan Bagian Produksi melakukan penyimpangan dari
prosedur yang ada dengan melakukan pembelian sendiri agar bahan yang
dibutuhkan cepat diperoleh. Selain itu, mengenai penggunaan drum untuk
penyimpanan tidak dikomunikasikan oleh Bagian Produksi kepada Bagian
Gudang sehingga terjadi kesalahan penyimpanan.
Akibat:
Akibatnya, bahan baku yang sudah dibeli hanya dapat digunakan
sampai proses trial produk. Sedangkan, sisa bahan baku tidak dapat
digunakan
untuk
proses
produksi
utama.
Hal
ini
menimbulkan
ketidakefisienan pemanfaatan bahan baku yang sudah dibeli.
Rekomendasi:
Sebaiknya seluruh unit, khususnya Bagian Produksi harus mematuhi
prosedur yang ada. Pembelian hanya dilakukan oleh Bagian Purchasing dan
penanganan bahan baku dikomunikasikan dengan Bagian Gudang.
64
4. Pemeliharaan terhadap beberapa fasilitas produksi yang digunakan untuk
kegiatan operasional masih kurang memadai.
Kondisi:
Pada bulan April 2009, berdasarkan Maintenance Log Book (Laporan
Pemeliharaan) tercatat terjadi kerusakan beberapa mesin yang sudah tua yaitu
pada mesin-mesin berikut ini:
•
Mesin strapping kondisinya tidak dapat beroperasi karena mati total
pada 4 April 2009 dan membutuhkan penggantian spareparts.
•
Mesin burger forming kondisi motor hidroliknya tidak dapat berjalan
pada 4 April 2009 dan membutuhkan penggantian spareparts.
•
Mesin sausage filler kondisi vacuum-nya kurang bagus sehingga harus
diperbaiki pada 10 April 2009.
•
Mesin mixer & mincer kondisi pisau sering patah dan rusak pada 10
dan 16 April 2009 sehingga perlu ada penggantian spareparts.
Kriteria:
Seharusnya mesin yang digunakan untuk kegiatan operasional seharihari mendapat pemeliharaan yang baik agar proses produksi berjalan dengan
lancar.
Sebab:
Hal
ini
disebabkan
jadwal
pemeliharaan
mesin
ditentukan
berdasarkan jam kerja mesin (400-500 jam) yang terlalu lama. Sementara
beberapa mesin yang dimiliki sudah tua dan memerlukan pemeliharaan
ekstra.
65
Akibat:
Akibatnya proses produksi menjadi terganggu selama perbaikan
mesin dan penggantian spareparts dilakukan. Selain itu, juga mengakibatkan
proses produksi dilakukan dalam tiga shift (jam normal operasi perusahaan
sebanyak dua shift) dengan menggunakan sisa mesin yang bisa dioperasikan.
Hal ini menimbulkan ketidakefisienan penggunaan waktu penyelesaian
produk. Mengingat setelah proses produksi selesai, perlu adanya pembekuan
dalam blast freezer sebelum dilakukan pengepakkan dengan karton. Jadi,
proses pengepakkan yang seharusnya dilakukan pagi hari, baru dapat
dilakukan pada siang harinya.
Rekomendasi:
Untuk itu Bagian Teknisi sebaiknya melakukan jadwal pemeliharaan
atau perawatannya ekstra untuk mesin yang sudah tua. Selain itu, jika
memungkinkan perusahaan perlu mempertimbangkan untuk melakukan
peremajaan atas mesin-mesin produksinya.
IV.4
Prosedur Audit untuk Tahap Audit Rinci
Prosedur audit merupakan langkah-langkah rinci dan sistematis yang
dilakukan oleh auditor dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bahan bukti
untuk menilai efisiensi, efektif dan ekonomis yang berkaitan dengan fungsi
produksi pada PT Dunia Daging Food Industries.
66
Mengingat keterbatasan penulis yang tidak mungkin untuk melakukan
audit pada tahap audit terinci, maka berikut ini akan disusun prosedur audit untuk
tahap audit terinci sebagai berikut:
IV.4.1 Pemeriksaan atas Perencanaan Produksi
Tujuan Pemeriksaan:
Untuk menilai apakah prosedur perencanaan produksi yang ditetapkan
manajemen puncak telah cukup memadai sehingga memungkinkan perencanaan
produksi yang efektif, efisien dan ekonomis.
Prosedur audit:
1. Mengevaluasi
prosedur perencanaan produksi dan mengidentifikasikan
akibat dari kelemahan dalam prosedur tersebut.
2. Analisa apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai buffer stock.
3. Telusuri apakah Bagian Purchasing menganalisis rata-rata produksi per
bulan
4. Telusuri apakah Bagian Purchasing melakukan estimasi permintaan di luar
jadwal produksi.
5. Telusuri apakah Bagian Gudang melakukan pengecekan persediaan
pengaman yang ada di Gudang dan memberikan laporannya ke Bagian
Purchasing.
6. Memeriksa dalam Internal Transfer (IT) yang dipilih secara sampling
apakah terdapat kekurangan bahan baku yang ditransfer
saat proses
produksi.
67
7. Telusuri apakah bahan baku diterima tepat waktu.
8. Evaluasi perbedaan antara rencana produksi dengan realisasinya.
9. Diskusikan temuan dan buat hasil audit.
10. Buat simpulan audit.
IV.4.2 Pemeriksaan atas Pelaksanaan Produksi
Tujuan Pemeriksaan:
Untuk menilai apakah pelaksanaan kegiatan pelaksanaan produksi telah
dilaksanakan dengan efisien, efektif dan ekonomis oleh bagian produksi.
Prosedur audit:
1. Mengevaluasi prosedur proses produksi dan mengidentifikasikan akibat
dari kelemahan dalam prosedur tersebut.
2. Evaluasi penyebab penyimpangan prosedur oleh Bagian Produksi.
3. Melakukan observasi atas pelaksanaan kegiatan proses produksi secara
langsung di pabrik.
4. Evaluasi penanganan bahan baku yang dibeli oleh Bagian Produksi.
5. Telusuri kepada Bagian Produksi apakah bahan yang dibeli dapat
dimanfaatkan dalam proses produksi.
6. Diskusikan temuan dan buat hasil audit.
7. Buat simpulan audit.
68
IV.4.3 Pemeriksaan Atas Pengendalian Produksi
Tujuan pemeriksaan:
Untuk menilai apakah pelaksanaan pengendalian produksi telah
dilakukan oleh masing-masing bagian yang berkaitan dan dapat mencapai
efektifitas.
Prosedur audit:
1. Mengevaluasi kebijakan pengendalian produksi dan mengidentifikasikan
apakah terdapat kelemahan dalam kebijakan tersebut.
2. Melakukan observasi pelaksanaan kebijakan pengendalian produksi kepada
bagian-bagian yang terkait dan memastikan mereka telah menaati kebijakan
tersebut.
3. Analisa apakah perusahaan memiliki kebijakan jumlah yang diproduksi
untuk produk baru.
4. Memeriksa apakah dalam Production Plan & Realization terdapat sejumlah
produk yang tidak laku.
5. Telusuri kepada Bagian Gudang apakah produk yang tidak laku telah
diretur dan diterima oleh Bagian Gudang.
6. Evaluasi penyebab produk yang diretur.
7. Evaluasi metode penanganan kualitas produk baru.
8. Memeriksa apakah produk yang diretur tersebut dijual kembali.
9. Diskusikan temuan dan buat hasil audit.
10. Buat simpulan audit.
69
IV.4.4 Pemeriksaan atas Pemeliharaan Peralatan dan Fasilitas Produksi
Tujuan Pemeriksaan:
Untuk menilai apakah pelaksanaan kegiatan pemeliharaan (maintenance)
peralatan dan fasilitas produksi telah dilakukan dengan efektif, efisien dan
ekonomis.
Prosedur audit:
1. Memeriksa apakah perusahaan memiliki kebijakan pemeliharaan peralatan
dan fasilitas produksi yang dituangkan secara tertulis.
2. Mengevaluasi kebijakan pemeliharaan terhadap peralatan dan fasilitas
produksi dan mengidentifikasikan apakah terdapat kelemahan dalam
kebijakan tersebut.
3. Melakukan observasi kegiatan pemeliharaan peralatan dan fasilitas
produksi pada Bagian Teknisi dan memastikan mereka telah menaati
kebijakan tersebut.
4. Melakukan observasi kondisi peralatan dan fasilitas produksi yang
digunakan dalam proses produksi.
5. Melakukan pemeriksaan terhadap Maintenance Log Book apakah jadwal
pemeliharaan tersusun secara rutin dan berkala.
6. Evaluasi perbedaan antara jadwal pemeliharaan dengan realisasinya.
7. Analisa apakah perusahaan menggunakan preventive maintenance atau
predictive maintenance.
8. Melakukan pemeriksaan terhadap Maintenance Log Book mengenai daftar
kerusakan mesin yang terjadi.
70
9. Evaluasi lama kerusakan mesin.
10. Analisa apakah terdapat kerugian akibat tidak dapat berproduksi.
11. Diskusikan temuan dan buat hasil audit.
12. Buat simpulan audit.
71