Manajemen Perkantoran Organisasi Publik i

Manajemen Perkantoran Organisasi Publik i
ii
Manajemen Perkantoran
Manajemen Perkantoran Organisasi Publik iii
iv
Manajemen Perkantoran
MANAJEMEN PERKANTORAN, oleh Rahmawati
Hak Cipta © 2014 pada penulis
GRAHA ILMU
Ruko Jambusari 7A Yogyakarta 55283
Telp: 0274-889398; Fax: 0274-889057; E-mail: [email protected]
Buku ini diterbitkan atas kerjasama dengan Fisip Untirta Press
Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memper­banyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, secara
elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan
teknik perekaman lainnya, tanpa izin tertulis dari penerbit.
ISBN: 978-602-262-180-5
Cetakan ke I, tahun 2014
Manajemen Perkantoran Organisasi Publik v
KATA PENGANTAR
Bismillahirahmanirrohim
P
uji syukur kehadiratAllah SWT atas limpahan rahmat dan karunianya akhirnya
buku Manajemen Perkantoran Organisasi Publik ini dapat terselesaikan.
Membahas tentang Manajemen atau administrasi Perkantoran masih banyak
yang merujuk pada Manajemen Perkantoran pada organisasi private, sementara
untuk organisasi publik sendiri masih terbatas.Buku ini lahir mencoba untuk
menjembatani dan menggabungkan manajemen perkantoran yang dapat digunakan
baik pada organisasi publik maupun private.
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan, makna manajemen
perkantoran tidak hanya terbatas pada ruangan kantor yang bersifat kaku dan diisi
oleh banyak pegawai dengan prosedur, metode dan peralatan kantor yang bersifat
kaku. Makna kantor saat ini lebih fleksibel dan dinamis. Penyusunan materi dalam
buku ini selain dipengaruhi oleh pengalaman penulis yang pernah bekerja di swasta
juga mengikuti perkembangan manajemen perkantoran yang sangat dipengaruhi
oleh kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang berkembang sangat
cepat.
Buku ini membahas tentang konsep pekerjaan perkantoran, komunikasi
organisasi serta tata cara membuat surat dinas atau resmi. Selain itu dibahas pula
tentang manajemen kearsipan dan tata cara pembuatan laporan manajerial. Serta
dibahas pula tentang layout perkantoran, lingkungan perkantoran dan pengawasan
pekerjaan kantor.
vi
Manajemen Perkantoran
Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
penerbitan buku ini terutama kepada Penerbit Graha Ilmu.
Akhir kata, besar harapan penulis semoga buku ini berkontribusi pada
kajian manajemen perkantoran pada organisasi publik maupun private dan
dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi pengembangan ilmu
pengetahuan.
Serang, Oktober 2013
Rahmawati, S.Sos, M.Si
Manajemen Perkantoran Organisasi Publik vii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
v
vii
BAB I
MANAJEMEN PERKANTORAN
Pengertian dan Fungsi Kantor
Pengertian Manajemen Perkantoran
Manajer Administrasi Perkantoran
Penutup
1
2
4
5
7
BAB II
ORGANISASI PERKANTORAN
Prinsip Organisasi
Struktur Organisasi
Pengorgansasian Pekerjaan Kantor
Sekretaris dan Kesekretariatan
Penutup
9
9
10
13
15
16
BAB III PERENCANAAN PEKERJAAN PERKANTORAN
Pengertian dan Ruang Lingkup Office Work
Peranan Pekerjaan Kantor
Perencanaan Pekerjaan Kantor
Langkah-langkah Perencanaan Pekerjaan Kantor
Prinsip dan Langkah Membuat Prosedur Perkantoran
17
17
19
21
23
25
BAB IV KOMUNIKASI PERKANTORAN
Pengertian dan Fungsi Komunikasi
Mendengarkan
Kiat Meningkatkan Kemampuan Mendengarkan
Hambatan Komunikasi dan Kiat Mengatasinya
Penutup
27
27
30
31
32
32
BAB V
33
33
35
36
42
MEMBUAT SURAT RESMI / DINAS
Syarat-syarat Surat Resmi/Dinas
Surat Dinas
Membuat Surat Dinas/Resmi
Penutup
viii
Manajemen Perkantoran
BAB VI TATA CARA PEMBUATAN LAPORAN
Pengertian Laporan
Fungsi dan Syarat Laporan
Jenis-jenis Laporan
Penutup
47
48
49
51
52
BAB VII MANAJEMEN KEARSIPAN
Pengertian Arsip
Jenis-jenis Arsip
Sistem Penyimpanan Dokumen/arsip
Metode Pengarsipan
Penutup
53
53
55
57
58
61
BAB VIII LAYOUT PERKANTORAN Layout Perkantoran
Prinsip Layout yang Efektif
Penutup
63
63
66
68
BAB IX LINGKUNGAN PERKANTORAN
Sistem Pencahayaan
Warna Suara dan Udara
Penutup
71
72
73
75
76
BAB X
79
79
81
82
83
PENGAWASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Proses Supervisi
Pengawasan Kualitas dan Turun Naiknya Pekerjaan Kantor
Pengawasan Kuantitas – Prosedur Perkantoran
Penutup
DAFTAR PUSTAKA
85
--o0o--
Manajemen Perkantoran
BAB I
1
MANAJEMEN PERKANTORAN
S
etiap individu pasti menjadi bagian dari organisasi. Coba saya tanya, adakah
dari Anda yang tidak menjadi bagian dari organisasi??. Bisa kita bayangkan,
jika seseorang atau individu tidak mau menjadi bagian dari sebuah organisasi.
Mengapa menjadi bagian dari sebuah organisasi itu begitu penting bagi manusia?
Karena sejak dari kandungan sampai meninggal dunia pun, sebenarnya kita selalu
berada dalam sebuah organisasi. Bicara tentang organisasi tentunya kurang pas
jika tidak mendiskusi tentang apa saja yang dilakukan dalam organisasi. Hal ini
dapat dikaitkan dengan pengertian administrasi dan manajemen. Bahkan dalam
mata kuliah Pengantar Ilmu Administrasi Negara sendiri, kita pada awalnya
diperkenalkan dengan konsep administrasi, manajemen dan organisasi. Lalu, apa
hubungannya dengan manajemen perkantoran yang akan dibahas dalam buku ini?
Tentu saja sangat berhubungan, apalagi Anda menjadi pengurus sebuah organisasi,
baik organisasi besar maupun organisasi kecil.
Administrasi secara sederhana dapat diartikan sebagai kegiatan tulis menulis
atau catat-mencatat. Atau orang lebih mengenalnya dengan sebutan “Tata Usaha”.
Tentunya kegiatan catat-mencatat atau tata usaha itu tidak bisa dilakukan di
sembarang tempat atau apa pun yang menurut pengamatan Anda bahwa kegiatan
itu dapat disebut sebagai kegiatan tulis menulis. Jika Anda sekarang ada yang
sedang melakukan aktivitas tersebut, apakah kemudian dapat disamakan artinya
dengan kegiatan administrasi atau tata usaha? Tentunya tidak bukan. Kegiatan
tata usaha atau tulis menulis tersebut haruslah berada pada suatu tempat atau
lokasi yang sering kita sebut sebagai sebuah “kantor”. Oleh karena itu, kita harus
memahami dulu konsep-konsep tentang administrasi perkantoran dan kantor itu
sendiri.
2
Manajemen Perkantoran
Pengertian dan Fungsi Kantor
Dalam bab ini Anda perlu memahami pengertian kantor, sebelum memahami
manajemen perkantoran dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran.
Perkantaan kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” dan sering
dipadankan dengan perkataan “office” dari Bahasa Inggris. Prajudi dalam Soetrisno
( 2009:3) menjelaskan pengertian “kantor” yang bisa berarti :
1. Ruang atau kamar kerja atau ruang tulis
2. Markas atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya
menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi
4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.
1.
2.
3.
Sedangkan perkataan “office” bisa berarti :
Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function)
Jabatan
Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan
aktivitas usaha pokoknya
4. Jasa pelayanan
5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu
6. Tempat, gedung yang dipakai sebagai suatu tempat kerja tata usaha.
Sementara definisi kantor menurut J. C Denyer adalah setiap tempat, di mana
biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada
tempat tersebut. Dan menurut Moekijat, kantor adalah tempat di mana pekerjaan
tata usaha dilakukan.
Dari beberapa pengertian kantor di atas, yang kemudian berkembang di
Indonesia dengan perkataan kantor lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan
dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hal ini yang dimaksud
dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan
dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi.
Di samping pengertian kantor dalam arti “tempat” atau ruangan dan
kantor dalam arti “proses” seperti di atas, kantor juga sering diartikan sebagai
sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administrative atau tepatnya
kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Sebagai contoh, banyak
perusahaan-perusahaan besar yang kegiatan proses produksinya berlangsung di
suatu daerah, tetapi kantornya utamanya bisa berada di Jakarta atau di tempat
yang berbeda. Atau perusahaan-perusahaan multinasional yang memiliki cabang
di beberapa Negara, tetapi kantor pusatnya hanya berada di satu Negara.
Jadi, dari paparan di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian kantor dapat
dilihat sebagai arti tempat, yang biasa disebut dalam arti statis. Pengertian kantor