BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen 2.1.1 Pengertian

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Manajemen
2.1.1 Pengertian Manajemen
Apabila membahas pengertian manajemen, banyak para ahli
memberikan
batasan
tentang
manajemen,
diantaranya
pengertian
manajemen yang dikemukakan oleh Terry (2008):
“Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri atas
perencanaan, pengorganosasian, penggerakan, dan pengawasan yang
dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan tertentu dengan
menggunakan manusia dan sumber daya lainnya”.
Pengertian
manajemen
yang
diekmukkan
oleh
George
(2008): “Manajemen adalah suatu fungsi untuk mencapai sesuatu melalui
kegiatan orang lain dengan mengawasi usaha-usaha individu untuk
mencapai tujuan bersama”.
Dari pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa
pengertian manajemen adalah sebagai berikut. “Manajemen adalah suatu
proses di mana proses tersebut untuk mencapai tujuan yang telah
direncanakan atau ditetapkan dan proses tersebut diselenggarakan dengan
seksama dan diawasi atau dipantau agar dapat mencapai sasaran dan
tujuan yang telah ditetapkan secara bersama”.
12
13
2.1.2 Pengertian Manajemen Perkantoran
Dalam istilah manajemen perkantoran terdapat kata kantor.
Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu kantor sebagai
tempat dan kantor sebagai proses, dimana seorang pemimpin beserta
staffnya menjalankan aktivitas-aktivitas usaha pokoknya. Berikut definisi
manajemen kantor menurut pakar manajemen:
Menurut William dan Edwin Robinson (2001) manajemen
perkantoran adalah sebagai suatu fungsi seni ilmu manajemen yang
berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien,
kapan saja, dan di mana pun pekerjaan itu harus dilakukan.
Sementara menurut Terry (2008) manajemen perkantoran adalah
kegiatan-kegiatan yang menyangkut perencanaan, pengoeganisasian,
pengarahan, dan pengendalian terhadap pekerjaan kantor dan orang-orang
yang melalukan pekerjaan itu agar dapat mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun),
mengarahkan
(memberikan
arah
dan
petunjuk),
mengawasi
dan
mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara
tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan.
14
2.1.3 Fungsi Manajemen Perkantoran
Dalam
manajemen
perkantoran
terdapat
berbagai
fungsi
manajemen perkantoran menurut Saiman (2008), sebagai berikut:
a. Perencanaan atau planning adalah menentukan sasaran yang ingin
dicapai dengan tindakan yang harus dilaksanakan, dengan bentuk
organisasi yang tepat untuk mencapainya, dan orang-orang yang
bertanggung
jawab
terhadap
kegiatan-kegiatan
yang
akan
dilaksanakan.
b. Pengorganisasian atau organizing adalah suatu kegiatan pengaturan
pada sumber daya manusia dan sumber daya fisik lain yang dimiliki
perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta
menggapai tujuan perusahaan.
c. Memimpin atau leading adalah seni atau proses mempengaruhi dan
mengarahkan orang lain agar mau berusaha untuk mencapai tujuan
yang hendak dicapai oleh kelompok.
d. Pengawasan atau controlling adalah kegiatan memantau, memeriksa
dan mengoreksi sampai sejauh mana kegiatan yang telah dilaksanakan
sesuai program yang telah ditetapkan.
15
2.1.4 Tujuan Manajemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya
tujuan secara efisien. Agar tujuan dapat dicapai maka perlunya pemahaman
tentang tujuan manajemen menurut Fuad (2008), sebagai berikut:
1. Berikan semua keteramgan yang lengkap bagi yang memrlukan, guna
pelaksanaan dan tugas organisasi secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan yang bermanfaat dan biaya yang
sesuai.
3. Membantu
organisasi/perusahaan,
memilhara
serta
memenuhi
kebutuhannya.
4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan
secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.
5. Membuat catatan secara lengkap, relavan, up to date, akurat, dan dapat
dipertanggung jawabkan.
2.2 Sekretaris
2.2.1 Pengertian Sekretaris
Pada dasarnya sekretaris merupakan sautuan organisasi atau
lembaga yang berstruktur yang terdiri dari beberapa bagian atau seksi yang
melakukan aktivitas atau kegiatan pada bagian atau seksi masing-masing
dengan dibawah koordinator atau kendali seorang sekretaris sebagai
bawahan dari pimpinan. Kegiatan organisasi atau lembaga maupun
16
perusahaan ini tentunya sesuai dengan apa yang menjadi visi dan misi
organisasi ataupun perusahaan, sehingga kegiatan sekretaris tersebut dapat
berupa kegiatan sosial kemasyarakatan maupun kegiatan di bidang
ekonomi.
Pengertian sekretaris menurut Menurut Saiman (2002), sekretaris
adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang
menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu,
memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang
resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang
berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai
kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas
pimpinannya.
2.2.2 Tugas Sekretaris
Tugas sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris
tersebut. Bagi organisasi atau lembaga yang besar, selain seorang
sekretaris bertanggung jawab terhadap pimpinannya sekretaris juga
bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan
bawahannya. Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah meliputi hal-hal
sebagai berikut, Saiman (2002):
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
3. Menerima tamu-tamu pimpinan.
17
4. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan
teman relasi maupun kegiatan lainnya.
5. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
6. Menangani surat masuk dan surat keluar.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan
kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
2.2.3 Peranan Sekretaris
Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan
jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga atau pun
kantor. Ada pun peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai
berikut Saiman (2002):
1. Peranan sekretaris terhadap atasan
a. Sebagai perantara atau saluran kominikasi dan pembinaan hubungan
yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam
memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam
pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
18
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan
cerminan pimpinan bagi bawahan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan, tampak dalam :
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil
yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan
kecakapan dan kemampuan.
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga
pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan.
d. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih
mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai
bawahan.
2.2.4 Syarat-syarat Sekretaris
Apabila kita mencermati perkembangan ilmu pengetahuan maupun
perkembangan kegiatan organisasi dan perusahaan swasta dewasa ini,
maka menjadi seorang sekretaris yang profesional merupakan suatu
tantangan dan sekaligus juga peluang yang baik bagi tenaga-tenaga
sekretaris, karena menjadi seorang sekretaris bukanlah suatu hal yang
mudah, tetapi harus dicapai dengan kemampuan yang tinggi. Adapun
19
syarat-syarat untuk menjadi seorang sekretaris sebagai berikut, Saiman
(2002):
1. Syarat kepribadian yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seorang sekretaris
seperti sifat yang penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan yang baik,
ramah, pandai bergaul, serta dipercaya memegang teguh rahasia.
2. Syarat pengetahuan umum yaitu memiliki pengetahuan tentang
perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan
perkerjaan kesekretariatan.
3. Syarat pengetahuan khusus yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai
jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia bekerja.
4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan adalah kemampuan seorang
sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretariatannya,
meliputi kemampuan mengetik, koresponden, dan kearsipan.
5. Syarat praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari
seperti menerima tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan
pimpinan atau kepala kantor atau perusahaan.
2.2.5
Macam-macam Sekretaris
Pembagian sekretaris telah berkembang sangat pesat, hal ini
tentunya sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan sebuah kantor atau
organisasi perusahaan, sehingga untuk mengetahui macam–macam
sekretaris di perlukan pemahaman yang memadai. Macam–macam
sekretaris antara lain sebagai berikut, Saiman (2002) :
20
1. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan
sebagai mediator atau perantara pimpinan dengan tamu pimpinan.
Pekerjaan yang diberikan kepada sekretaris pribadi di pertanggung
jawabkan langsung pada pimpinan yang dibantunya.
2. Sekretaris Manajer
Sekretaris manajer atau eksekutif sekretaris yang berfungsi sebagai
pimpinan dalam tugasnya dan juga sekaligus sebagai pembantu
pimpinan, biasanya tempat kerjanya tidak hanya satu dan memiliki staf
– staf lagi. Dan sekretaris manajer atau eksekutif ini, bertanggung jawab
terhadap kelancaran pekerjaan dari bagian – bagian atau seksi – seksi
tertentu dalam suatu perusahaan.
3. Sekretaris Muda (Junior)
Menurut Prof. Drs. S. Wojowasito sekretaris muda yaitu seorang
sekretaris yang memiliki kemampuan atau kecakapan yang lebih rendah
yang lebih rendah dari jabatan sekretaris senior.
21
4. Sekretaris Senior
Sekretaris senior yaitu sekretaris yang memegang tugas dan fungsi
sekretaris eksekutif atau organisasi. Sekretaris senior menjadi
pemegang sekretaris eksekutif, hal ini karena tingkat pengalaman dan
kemampuannya yang baik sangat di perlukan dalam melakukan
manajemen tugas – tugas karyawan secara profesional, sehingga
pekerjaan dapat berjalan denga baik dan sekretaris senior dapat
bertanggung jawab dengan pimpinannya.
2.2.6 Fungsi Sekretaris
Fungsi sekretaris dilihat dari ruang lingkup tugasnya dibagi dua,
yaitu menurut Rositaputriani (2011):
1. Fungsi Primer
Fungsi primer sekretaris adalah memberikan jasa atau pelayanan jasa
administrarif
yang
menunjang
kegiatan
operasional
organisasi/perusahaan melalui keterampilan, meliputi pengetikan,
penanganan
telepon,
pengelolaan
surat
dan
arsip
lainnya,
penanganan agenda, dan lain-lain.
2. Fungsi Sekunder
Fungsi sekunder sekretaris adalah turut menjamin kelancaran
kegiatan organisasi/perusahaan serta bertanggung jawab atas
aktivitas rutin kantor dengan memanfaatkan beberapa pengetahuan,
22
misalnya keuangan, hubungan antar manusia, komunikasi, bisnis
perusahaan, dan lain-lain.