modul komunikasi lisan

MODUL KOMUNIKASI LISAN
1
P
uji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas kemurahnNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan contoh modul. Modul ini
dibuat dengan maksud untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Bahan
Ajar Administrasi Perkantoran.
Selamat
bertemu
melalui
modul
berjudul
Menjelaskan
tentang
Komunikasi Lisan. Materi utama yang dibahas dalam modul ini adalah dasardasar komunikasi, peralatan atau mesin kantor dan tata cara menerima panggilan
telephone
Setelah mempelajari modul ini diharapkan pembaca mampu memahami
tentang komunikasi lisan dengan baik dan benar dalam pembelajaran. Selain itu,
Pembaca juga diharapkan dapat menularkan pengetahuannya kepada orang lain.
Semoga modul pembelajaran ini dapat bermanfaat bagi penulis maupun
pembaca. Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu terselesainya modul ini dan mohon maaf apabila terdapat kesalahan
kata maupun tulisan.
Malang, November 2016
Penulis
MODUL KOMUNIKASI LISAN
2
KATA PENGANTAR……………………………………………………. 2
DAFTAR ISI……………………………………………………………… 3
BAB I PENDAHULUAN…………………………………………… 4
A. Latar Belakang………………………………………………….. 4
B. Petunjuk Belajar………………………………………… ………4
C. Ki – Kd – Indokator……………………………………………...6
D. Materi Pembelajaran…………………………………………….7
E. Informasi Pendukung…………………………………………… 8
BAB II PAPARAN ISI MATERI…………………………………… 9
A. Pengertian Dasar-dasar Komunikasi…………………………... 9
1.
Pengertian dan Komponen Komunikasi…………………...9
2.
Faktor-Faktor Komunikasi………………………………..10
3.
Proses dan Media Komunikasi…………………………….12
4.
Jenis dan Prinsip-prinsip Komunikasi……………………16
5.
Etika dan Kepribadian……………………………………..23
6.
Konsep Etiket Kantor………………………………………28
B. Peralatan atau Mesin Komunikasi Kantor…………………….36
1.
Telephone……………………………………………………36
2.
Handphone…………………………………………………..36
3.
Voice Mail……………………………………………………37
C. Tata Cara Menerima Panggilan Telephone……………………38
1.
Keterampilan Mendengar dan Memahami Informasi…....38
2.
Spelling Abjad……………………………………………….43
3.
Telephone Manner…………………………………………..45
BAB III LATIHAN DAN TUGAS…………………………………..48
A. Latihan……………………………………………………………48
B. Praktik……………………………………………………………48
C. Tugas Portofolio………………………………………………….48
BAB IV PENILAIAN………………………………………………...49
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………...50
MODUL KOMUNIKASI LISAN
3
BAB I
A. Latar Belakang
Dalam kehidupan sehari – hari, bahasa dan komunikasi yang baik sangat
diperlukan agar kegiatan yang dilakukan dapat berjalan dengan lancar. Setiap
manusia pasti melakukan komunikasi, baik secara verbal maupun non verbal.
Komunikasi merupakan kebutuhan dasar manusia. Sejak lahir dan selama proses
kehidupannya, manusia akan selalu terlibat dalam tindakan-tindakan komunikasi.
Komunikasi dapat terjadi pada siapa saja, baik antar guru dengan muridnya,
orang tua dengan anaknya, pimpinan dengan bawahannya, antara sesama
karyawan dan lain sebagainya. Melakukan komunikasi merupakan bagian
terpenting dari semua aktivitas, agar timbul pengertian dalam menyelesaikan
tugas masing – masing.
Komunikasi merupakan proses penyampaian ide, pemikiran, pendapat dan
berita ke suatu tempat tujuan serta menimbulkan reaksi umpan balik. Dalam
komunikasi, ada juga komunikasi lisan dan tulisan, komunikasi lisan adalah
komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan dan langsung kepada
lawan bicaranya, sedangkan komunikasi tulisan adalah komunikasi yang
dilakukan melalui tulisan sepertia yang dilakukan dalam surat menyurat melalui
pos, telegram, telegaf, fax, e-mail dan sebagainya. Namun dalam makalah kali ini
tim penulis akan membahas tentang “Komunikasi Lisan”.
B. Petunjuk Belajar
1. Petunjuk umum
Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.
Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan,
tingkat
penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
MODUL KOMUNIKASI LISAN
4
Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur
tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.
Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.
Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke
bahan ajar selanjutnya.
Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.
Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang
ditetapkan
Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu
mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang
sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus
berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.
Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat
penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi atau bagian-bagian
dari bahan ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari
pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum
anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.
2. Untuk Pendidik
Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai
daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan
mempersiapkan penjelasan atau jawaban yang diperlukan.
Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta
didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat
disarankan kepada peserta didik.
Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap
saat terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian,
penghargaan, hadiah kecil, dll).
Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik
harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan
pertanyaan, otomatisasi kantor l, test dan sebagainya yang telah
dipersiapkan terlebih dahulu.
MODUL KOMUNIKASI LISAN
5
Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara
berurutan.
Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada
fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya
jawab dan sebagainya.
Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar
yang telah mereka pelajari.
C. KI – KD - INDIKATOR
Kompetensi Inti
KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan
pro-aktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan
sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa
dalam pergaulan dunia.
KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural
dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan
wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait
fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada
bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk
memecahkan masalah.
KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah abstrak terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
MODUL KOMUNIKASI LISAN
6
Kompetensi Dasar
3.1
Menjelaskan tentang Komunikasi Lisan
Indikator
Setelah melaksanakan proses pembelajaran ini siswa diharapkan mampu:
3.1 Memahami dasar-dasar komunikasi kantor
3.1.1
Memahami tentang pengertian dan komponen komunikasi
3.1.2
Memahami faktor-faktor komunikasi
3.1.3
Menjelaskan proses dan media komunikasi
3.1.4
Menjelaskan tentang jenis dan prinsip-prinsip komunikasi
3.1.5
Menjelaskan cara etika dan kepribadian
3.1.6
Memahami konsep etiket kantor
3.2 Memahami peralatan atau mesin kantor
3.2.1
Menjelaskan tentang Telephone
3.2.1
Memahami tentang Handphone
3.2.2
Memahami tentang Voice Mail
3.3 Memahami tata cara menerima panggilan telephone
3.3.1
Menjelaskan keterampilan mendengar dan memahami informasi
yang diterima
3.3.2
Memahami tentang spelling abjad
3.3.3
Menjelaskan tentang telephone Manner
D. Materi Pembelajaran
3.1 Dasar-dasar komunikasi kantor
3.1.1
Pengertian dan komponen komunikasi
3.1.2
Faktor-faktor komunikasi
MODUL KOMUNIKASI LISAN
7
3.1.3
Proses dan media komunikasi
3.1.4
Jenis dan prinsip-prinsip komunikasi
3.1.5
Cara etika dan kepribadian
3.1.6
Konsep etiket kantor
3.2 Peralatan atau mesin kantor
3.2.1
Telephone
3.2.1
Handphone
3.2.2
Voice Mail
3.3 Tata cara menerima panggilan telephone
3.3.1
Keterampilan mendengar dan memahami informasi yang diterima
3.3.2
Spelling abjad
3.3.3
Telephone Manner
E. Informasi Pendukung
Effendy, Onong Uchjana, Komunikasi Teori dan Praktek, Bandung: Remaja
Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta:Grasindo.Rosdakarya
Cangara, Hafidz,2005, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta:PT RajaGrafindo
Persada
Littlejohn, Stephen W. 2001. Theories of Human Communication. USA:
Wadsworth Publishing.
Mulyana, Deddy. 2001. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: Rosda.
Ruben, Brent D,Stewart, Lea P, 2005, Communication and Human
Behaviour,USA:Alyn and Bacon
Sendjaja,Sasa Djuarsa,1994,Pengantar Komunikasi,Jakarta:Universitas Terbuka.
MODUL KOMUNIKASI LISAN
8
BAB II
A. Pengetahuan Dasar-Dasar Komunikasi Kantor
1.
Pengertian dan Komponen Komunikasi
Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam berinteraksi dengan
orang lain, tanpa komunikasi mustahil ada respon dari orang lain. Komunikasi
membuat seseorang dapat mengembangkan keterampilan berbicara untuk dapat
bersosialisasi dilingkungan tempat kerja, rumah, bahkan sampai di masyarakat.
Dengan komunikasi yang santun, budi bahasa yang baik, senyum yang ikhlas,
ramah dan sopan, juga ringan dalam mengucapkan terima kasih dan permohonan
maaf, akan mewujudkan rasa saling menghormati dan kerja sama yang semakin
erat, sehingga meningkatkan produktifitas kerja karyawan yang dibutuhkan oleh
organisasi atau perusahaan.
Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu communicare yang berarti
memberitahukan. Beberapa pengertian komunikasi menurut beberapa ahli, antara
lain sebagai berikut.
1) Menurut Mc. Farland, komunikasi adalah proses interaksi atau hubungan
saling pengertian satu sama lain antara manusia.
2) Menurut Keith Davis dalam bukunya Human Relation atWork, komunikasi
adalah proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang ke orang lain.
3) Menurut Dr. Phil Astrid Susanto dalam bukunya komunikasi dalam Teori
dan Praktek, komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang
yang mengandung arti.
4) Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komunikasi adalah pengiriman
dan penerimaan pesan antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang
MODUL KOMUNIKASI LISAN
9
dimaksud dapat dipahami. Komunikasi dapat pula berarti hubungan atau
kontak.
5) Dalam Ensiklopedia Administrasi, komunikasi adalah suatu proses
penyampaian ide dari sumber berita ke suatu tempat tujuan.
6) Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, komunikasi adalah penyampaian
warta yang mengandung bermacam-macam keterangan dari seseorang
kepada orang lain.
Berdasarkan beberapa pengertian komunikasi diatas, dapat ditarik kesimpulan
bahwa komunikasi adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta atau pesan
atau berita yang mengandung arti dari satu pihak ke pihak lain dalam usaha
mendapatkan saling pengertian.
2.
Faktor-faktor Komunikasi
a. Kepercayaan (credibility)
Proses komunikasi sangat dipengaruhi oleh faktor kepercayaan dalam hal
ini komunikasi terjadi karena antara komunikator dengan komunikasn saling
mempercayai dan saling memerlukan. Apabila tidak ada kepercayaan maka proses
komunikasi tidak akan berlangsung.
b. Hubungan (context)
Apabila tidak tejadi kontak atau hubungan maka komunikasi tidak akan
terjadi. Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi
lingkungan ketika komunikasi berlangsung.
c. Kepuasan (content)
Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa puas dari kedua belah pihak.
Kepuasan akan tercapai apabila berita atau pesan yang dikirim komunikator dapat
MODUL KOMUNIKASI LISAN
10
diterima dan dimengerti oleh komunikan. Selanjutnya komunikan memberikan
reaksi atau respon kepada komunikator.
d. Kejelasan (clarity)
Faktor kejelasan sangat penting dalam proses komunikasi. Kejelasan itu
meliputi kejelasan isi berita, kejelasan tujuan yang hendak dicapai, dan kejelasan
kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi.
faktor komunikasi
e. Kesinambungan dan konsisten (continuity and consistensy)
Komunikasi dapat berlangsung jika terjadi kesinambungan dan konsistensi
hubungan dari kedua belah pihak. Dalam hal ini komunikasi perlu dilakukan terus
menerus dan konsisten. Selain itu informasi yang disampaikan jangan saling
bertentangan.
f. Kemampuan komunikan (capability of audience)
Kemampuan komunikan sangat menetukan dalam proses komunikasi.
Dalam hal ini pengiriman berita atau pesan perlu disesuaikan dengan tingkat
pengetahuan dan pengalaman pihak penerima berita. Oleh karena itu, komunikator
harus menghindari penggunaan istilah-istilah yang sukar dipahami oleh
komunikan.
g. Saluran pengiriman berita (channels of distribution)
Saluran atau sarana yang dipergunakan dalam pengiriman berita merupakan
faktro yang penting dalam berkomunikasi. Agar proses komunikasi dapat
berlangsung, perlu dipakai saluran atau media komunikasi yang sudah biasa
digunakan oleh masyarakat umum. Media yang biasa digunakan masyarakat
umum adalah media cetak dan media elektrik.
MODUL KOMUNIKASI LISAN
11
3.
Proses dan Media Komunikasi
Proses komunikasi terbagi menjadi 2 (dua) tahap, yaitu proses komunikasi
secara primer dan proses komunikasi secara sekunder.
a. Proses Komunikasi Secara Primer
Pengertian proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian
pikiran dan perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang
(simbol) sebagai media. Lambang yang dipergunakan sebagai media primer dalam
proses komunikasi ialah bahasa, gambar, isyarat, warna dan lain sebagainya yang
secara langsung mampu menerjemahkan pikiran dan perasaan komunikator
kepada komunikan. Bahasa merupakan yang paling banyak digunakan untuk
menerjemahkan pikiran seseoarang kepada orang lain. Kial, isyarat, gambar,
warna dan lain sebagainya, hanya dapat mengomunikasikan hal-hal tertentu saja
(sangat terbatas). Pikiran atau perasaan seseorang baru akan diketahui oleh orang
lain dan ada dampaknya kepada orang lain apabila ditransmisikan dengan
menggunakan media primer, yaitu lambang lambang. Pesan yang disampaikan
oleh komunikator kepada komunikan terdiri atas isi (the content) dan lambang
(symbol).
Seperti yang dipaparkan di atas, media primer atau lambang yang paling
banyak digunakan dalam komunikasi adalah bahasa. Akan tetapi, tidak semua
orang pandang mencari kata-kata yang sesungguhnya. Sebuah perkataan belum
tentu mengandung makna yang sama bagi semua orang. Kata-kata mengandung
dua jenis pengertian, yaitu pengertian denotatif dan pengertian konotatif.
Perkataan dalam Pengertian Denotatif adalah yang mengandung arti sebagaimana
tercantum dalam kamus (dictionary meaning) dan diterima secara umum oleh
kebanyakan orang dengan kebudayaan dan bahasa yang sama. Perkataan dalam
Pengertian Konotatif adalah yang mengandung pengertian emosional atau
mengandung penilaian tertentu. Contohnya : Perkataan “Demokratis”. Pengertian
denotatif demokrasi adalah pemerintahan rakyat. Dalam pengertian konotatif
istilah ini tidak sama bagi seorang Rusia, bagi seorang Amerika dan bagi Seorang
Indonesia. Masing-masing mempunyai pandangan, pendapat dan anggapan
MODUL KOMUNIKASI LISAN
12
tertentu terhadap perkataan demokrasi tersebut. Demikianlah sebuah ilustrasi yang
menunjukkan betapa pentingnya bahasa dalam proses komunikasi.
b. Proses Komunikasi Secara Sekunder
Pengertian Proses Komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian
pesan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan alat atau sarana
sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama. Seorang
komunikator menggunakan media kedua dalam melancarkan komunikasinya
karena komunikan sebagai sasarannya berada di tempat yang relatif juga atau
jumlahnya banyak. Surat, telepon, majalah, surat kabar, radio, televisi dan banyak
lagi adalah media kedua yang sering dipergunakan dalam komunikasi.
Pada umumnya memang bahasa yang paling banyak digunakan dalam
komunikasi karena bahasa sebagai lambang mampu mentransmisikan pikiran,
pendapat, ide dan lain sebagainya, baik mengenai hal yang abstrak maupun yang
konkret; tidak saja mengenai hal atau peristiwa yang terjadi pada saat sekarang,
akan tetapi juga pada waktu yang lalu atau masa yang akan datang. Kebanyakan
media merupakan alat atau sarana yang diciptakan untuk meneruskan pesan
komunikasi dengan bahasa. Telepon,
surat, radio merupakan media untuk
menyambung atau menyebarkan pesan yang menggunakan bahasa.
Para ahli komunikasi mengatakan bahwa keefektifan dan efisiensi
komunikasi bermedia hanya dalam menyebarkan pesan-pesan yang bersifat
informatif. Menurut mereka, yang efektif dan efisiensi dalam menyampaikan
pesan persuasif adalah komunikasi tatap muka, karena kerangka acuan (frame of
reference) komunikan dapat diketahui oleh komunikator. Dalam proses
komunikasinya, umpan balik berlangsung seketika, artinya komunikator
mengetahui tanggapan atau reaksi komunikan pada saat itu juga. Hal ini berlainan
dengan komunikasi bermedia. Dengan menggunakan media massa, tidak
memungkinkan komunikator mengetahui kerangka acuan khalayak yang menjadi
sasaran komunikasinya, sedangkan dalam komunikasinya, umpan balik tersebut
berlangsung tidak pada saat itu.
Karena proses komunikasi sekunder ini merupakan sambungan dari
komunikasi primer untuk menembus dimensi ruang dan waktu. Dalam mengatur
lambang-lambang untuk memformulasikan isi pesan komunikasi, komunikator
MODUL KOMUNIKASI LISAN
13
disini harus memperhitungkan ciri-ciri atau sifat-sifat media yang akan
digunakannya. Penentuan media yang dipergunakan sebagai hasil pilihan dari
sekian banyak alternatif perlu didasari pertimbangan mengenai siapa komunikan
yang akan dituju.
Semua fungsi manajer melibatkan proses komunikasi. Proses komunikasi
dapat dilihat pada skema dibawah ini :
Diagram Proses Komunikasi
a. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi
Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan
kepada seseorang dengan harapan
dapat dipahami oleh orang yang menerima
pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan
disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau
non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.
Materi pesan dapat berupa :
Informasi
Ajakan
Rencana kerja
Pertanyaan dan sebagainya
b. Simbol/ isyarat
Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga
pesannya dapat dipahami oleh orang lain.
MODUL KOMUNIKASI LISAN
14
Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata,
gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan
penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku
atau menunjukkan arah tertentu.
c. Media/penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar,
papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi
oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.
d. Mengartikan kode/isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka
si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut,
sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.
e. Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim
meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud
oleh pengirim.
f. Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima
pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim
pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini
penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah
diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan
oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang
disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung
yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan
apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak
Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi
balikan
terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan
menggambarkan perilaku penerima pesan
sebagai reaksi
dari pesan
yang
diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat
menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan
serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.
MODUL KOMUNIKASI LISAN
15
g. Gangguan
Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi
mempunyai pengaruh dalam
proses komunikasi, karena pada setiap situasi
hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah
hal yang
merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan
pesan yang diterimanya.
4.
Jenis dan Prinsip-prinsip Komunikasi
1. Jenis Komunikasi
Terdapat jenis-jenis komunikasi di lingkungan sekitar, berbagai jenis
komunikasi meliputi komunikasi menurut lawan berbicara, komunikasi menurut
jumlah, komunikasi menurut tujuannya, komunikasi langsung dan tidak langsung,
dan komunikasi internal.
a. Komunikasi Menurut Lawan Bicara
Maksudnya adalah jenis komunikasi berdasarkan kepada pihak yang diajak
berkomunikasi. Berdasarkan lawan bicara jenis komunikasinya dibagi atas:
Komunikasi Pribadi, merupakan komunikasi antar person, misalnya
dua orang yang saling berbicara, dua orang yang saling bertelepon.
Komunikasi Umum, komunikasi umum meliputi satu orang kepada
banyak orang, contohnya guru kepada siswanya, ataupun banyak
orang terhadap satu orang, contohnya hakim kepada terdakwa.
b. Komunikasi Menurut Jumlah
Komunikasi menurut jumlah dibagi atas dua bagian yaitu sebagai berikut:
Komunikasi Perorangan
Komunikasi kelompok antar badan dengan badan atau organisasi dengan
organisasi
MODUL KOMUNIKASI LISAN
16
c. Komunikasi Menurut Tujuannya
Komunikasi menurut tujuannya adalah komunikasi berdasarkan maksud
dan tujuan melakukan komunikasi. Terdiri dari berbagai segi diantaranya
sebagai berikut:
 Memberi perintah atau instruksi
1. Nasehat
2. Saran
3. Berpidato
4. Berunding
5. Musyawarah
6. Pertemuan
7. Wawancara
8. dan lain sebagainya
 Komunikasi Langsung dan Tidak Langsung
1. Komunikasi langsung, adalah komunikasi yang dilakukan langsung
bertatap muka tanpa melalui perantara, contohnya penjual dan
pembeli di pasar yang saling berhadapan.
2. Komunikasi Tidak Langsugn, adalah komunikasi yang dilakukan
melalui perantaraan media penghubung seperti telephone, surat,
internet dan media lainnya.
 Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah komunikasi yang dilakukan pada
lingkungan organisasi atau perusahaan sendiri. Komunikasi
internal dapat dibagi menjadi berikut:
a. Komunikasi
Vertikal
(tegak), komunikasi
vertikal
adalah
komunikasi dari atasan pada bawahannya, maupun sebaliknya.
b. Komunikasi Horizontal, adalah komunikasi antara pegawai dengan
pegawai lainnya pada level yang sama.
2. Prinsip-Prinsip Komunikasi
Prinsip-prinsip komunikasi seperti halnya fungsi dan definisi komunikasi
mempunyai uraian yang beragam sesuai dengan konsep yang dikembangkan oleh
masing-masing pakar. Istilah prinsip oleh William B. Gudykunst disebut asumsi-
MODUL KOMUNIKASI LISAN
17
asumsi komunikasi. Larry A.Samovar dan Richard E.Porter menyebutnya
karakteristik komunikasi. Deddy Mulyana, Ph.D membuat istilah baru yaitu
prinsip-prinsip komunikasi.
Terdapat 12 prinsip komunikasi yang dikatakan sebagai penjabaran lebih
jauh dari definisi dan hakekat komunikasi yaitu :
a. Komunikasi adalah suatu proses simbolik
Komunikasi adalah sesuatu yang bersifat dinamis, sirkular dan tidak
berakhir pada suatu titik, tetapi terus berkelanjutan. Salah satu kebutuhan pokok
manusia, seperti dikatakan oleh Susanne K. Langer, adalah kebutuhan simbolisasi
atau penggunaan lambang. Manusia memang satu-satunya hewan yang
menggunakan lambang, dan itulah yang membedakan manusia dengan makhluk
lainnya. Ernst Cassier mengatakan bahwa keunggulan manusia atas makhluk
lainnya adalah keistimewaan mereka sebagai animal symbolicum. Lambang atau
simbol adalah suatu yang digunakan untuk menunjuk sesuatu lainnya, berdasarkan
kesepakatan sekelompok orang. Lambang meliputi kata-kata (pesan verbal),
perilaku non-verbal, dan objek yang maknanya disepakati bersama, misalnya
memasang bendera dihalaman rumah untuk menyatakan penghormatan atau
kecintaan kepada negara. Kemampuan manusia menggunakan lambnag verbal
memungkinkan perkembangan bahasa dan menangani hubungan antara manusia
dan objek ( baik nyata ataupun abstrak) tanpa kehadiran manusia dan objek
tersebut.
Lambang adalah salah satu kategori tanda. Hubungan antara tanda dengan
objek dapat juga direpresentasikan oleh ikon dan indeks, namun ikon dan indeks
tidak memerlukan kesepakatan. Ikon adalah suatu benda fisik (dua atau tiga
dimensi) yang menyerupai apa yang direpresenasikannya. Representasi ini
ditandai dengan kemiripan. Misalnya patung Soekarno adalah ikon Soekarno, dan
foto pada KTP Anda adalah ikon Anda.
Berbeda dengan lambang dan ikon, indeks adalah tanda yang secara
alamiah mempresentasikan objek lainnya. Istilah lain yang sering digunakan
untuk indeks adalah sinyal (signal), yang dalam bahasa sehari-hari disebut juga
gejala (symptom). Indeks muncul berdasarkan hubunagn antara sebab dan akibat
yang punya kedekatan eksistensi. Misalnya awan gelap adalah indeks hujan yang
MODUL KOMUNIKASI LISAN
18
akan turun, sedangkan asap itu disepakati sebagai tanda bagi masyarakat untuk
berkumpul misalnya, seperti dalam dalam kasus suku primitif, maka asap menjadi
lambang karena maknanya telah disepakati bersama.
b. Setiap perilaku mempunyai potensi komunikasi
Setiap orang tidak bebas nilai, pada saat orang tersebut tidak bermaksud
mengkomunikasikan sesuatu, tetapi dimaknai oleh orang lain maka orang tersebut
sudah terlibat dalam proses berkomunikasi. Gerak tubuh, ekspresi wajah
(komunikasi non verbal) seseorang dapat dimaknai oleh orang lain menjadi suatu
stimulus. Kita tidak dapat tidak berkomunikasi (We cannot not communicate).
Tidak berarti bahwa semua perilaku adalah komuniaksi. Alih-alih, komunikasi
terjadi bila seseorang memberi makna pada perilaku orang lain atau perilakunya
sendiri. Cobalah Anda minta seseorang untuk tidak berkomunikasi. Amat sulit
baginya untuk berbuat demikian, karena setiap perilakunya punya potensi untuk
ditafsirkan. Kalau ia tersenyum, ia ditafsirkan bahagia; kalau ia cemberut, ia
ditafsirkan ngambek. Bahkan ketika kita berdiam diri sekalipun, ketika kita
mengundurkan diri dari komunikasi dan lalu menyendiri, sebenarnya kita
mengkomunikasikan banyak pesan. Orang lain mungkin akan menafsirkan diam
kita sebagai malu, segan, ragu-ragu, tidak setuju, tidak perduli, marah, atau
bahkan sebagai malas atau bodoh.
c. Komunikasi punya dimensi isi dan hubungan
Setiap pesan komunikasi mempunyai dimensi isi dimana dari dimensi isi
tersebut kita bisa memprediksi dimensi hubungan yang ada diantara pihak-pihak
yang melakukan proses komunikasi. Percakapan diantara dua orang sahabat dan
antara dosen dan mahasiswa di kelas berbeda memiliki dimesi isi yang berbeda.
Dimensi isi disandi secara verbal, sementara dimensi hubungan disandi
secara nonverbal. Dimensi isi menunjukkan muatan (isi) komunikasi, yaitu apa
yang dikatakan. Sedangkan dimensi hubungan menunjukkan bagaimana cara
mengatakannya yang juga mengisyaratkan bagaimana hubungan para peserta
komunikasi itu dan bagaimana seharusnya pesan itu ditafsirkan. Sebagai contoh,
kalimat “Aku benci kamu” yang diucapkan dengan nada menggoda mungkin
sekali justru berarti sebaliknya. Dalam komunikasi massa, dimensi isi merujuk
pada isi pesan, sedangkan dimensi hubungan merujuk kepada unsur-unsur lain,
MODUL KOMUNIKASI LISAN
19
termasuk juga jenis saluran yang digunakan untuk menyampaiakn pesan tersebut.
Pengaruh suatu berita atau artikel dalam surat kabar misalnya, bukan hanya
bergantung pada isinya, namun juga siapa penulisnya, tata letak (lay-out)-nya,
jenis huruf yang digunakan, warna tulisan dan sebagainya. Pesan yang sama dapat
menimbulkan pengaruh berbeda bila disampaikan orang berbeda. Biasanya artikel
yang ditulis orang yang sudah dikenal akan dianggap lebih berbobot bila
dibandingkan dengan tulisan orang yang belum dikenal. Bila dimengerti maka
redaktur surat kabar atau majalh akan lebih memprioritaskan tulisan orang-orang
yang sudah dikenal sebelumnya.
d. Komunikasi itu berlangsung dalam berbagai tingkat kesengajaan
Setiap tindakan komunikasi yang dilakukan oleh seseorang bisa terjadi
mulai dari tingkat kesengajaan yang rendah artinya tindakan komunikasi yang
tidak direncanakan (apa saja yang akan dikatakan atau apa saja yang akan
dilakukan secara rinci dan detail), sampai pada tindakan komunikasi yang betulbetul disengaja (pihak komunikan mengharapkan respon dan berharap tujuannya
tercapai). Kesengajaan bukanlah syarat untuk terjadinya komuniaksi. Meskipun
kita sama sekali tidak bermaksud menyampaikan pesan kepada orang lain,
perilaku kita potensial ditafsirkan orang lain. Kita tidak dapat mengendalikan
orang lain untuk menafsirkan atau tidak menafsirkan perilaku kita. Membatasi
komunikasi sebagai proses yang disengaja adalah menganggap komuniaksi
sebagai instrumen seperti dalam persuasi.
Naiat atau kesengajaan bukanlah syarat mutlak bagi seseorang untuk
berkomunikasi.
Dalam
komunikasi
antara
orang-orang
berbeda
budaya
ketidaksengajaan berkomunikasi ini lebih relevan lagi untuk kita perhatikan.
Banyak kesalahpahaman antarbudaya sebenarnya disebabkan oleh perilaku
seseorang yang tidak disengaja yang dipersepsi, ditafsirkan, dan direspons oleh
orang lain dari budaya lain. Misalkan dalam tindakan menyentuh wanita di Arab
Saudi yang diperkenalkan kepada Anda, yang sebenarnya tidak Anda sengaja,
dapat menyampaiakn pesan negatif yang menghambat pertemuan tersebut.
e. Komunikasi terjadi dalam konteks ruang dan waktu
Pesan komunikasi yang dikirimkan oleh pihak komunikan baik secara
verbal maupun non-verbal disesuaikan dengan tempat, dimana proses komunikasi
MODUL KOMUNIKASI LISAN
20
itu berlangsung, kepada siapa pesan itu dikirimkan dan kapan komunikasi itu
berlangsung. Makna pesan juga bergantung pada konteks fisik dan ruang
(termasuk iklim, suhu, intensitas cahaya, dan sebagainya), waktu, sosial dan
psikologis. Topik-topik yang lazim dipercakapkan di rumah, tempat kerja, atau
tempat hiburan seperti “lelucon,” “ acara televisi,” “mobil,” “bisnis,” atau
“perdagangan” terasa kurang sopan bila dikemukakan dimasjid.
Waktu juga mempengaruhi makna terhadap suatu pesan. Dering telepon
pada tengah malam atau dini hari akan dipersepsi lain bila dibandingkan dengan
dering telpon pada siang hari.Dering telepon pertama itu mungkin berita sangat
penting (darurat) , misalnya untuk mengbarkan orang sakit, kecelakaan atau
meninggal dunia atau upaya orang jahat untuk mengetes apakah dirumah ada
orang atau tidak.
f. Komunikasi melibatkan prediksi peserta komunikasi
Tidak dapat dibayangkan jika orang melakukan tindakan komunikasi di
luar norma yang berlaku di masyarakat. Jika kita tersenyum maka kita dapat
memprediksi bahwa pihak penerima akan membalas dengan senyuman, jika kita
menyapa seseorang maka orang tersebut akan membalas sapaan kita. Prediksi
seperti itu akan membuat seseorang menjadi tenang dalam melakukan proses
komunikasi.
Ketika orang-orang berkomunikasi, mereka meramalkan efek perilaku
komunikasi mereka. Dengan kata lain, komunikasi juga terikat oleh aturan atau
tatakrama. Artinya , orang-orang memilih strategi tertentu berdasarkan bagaimana
orang yang menerima pesan akan merespons. Prediksi ini tidak selalu disadari dan
sering berlangsung cepat. Kita dapat memprediksi perilaku komunikasi orang lain
berdasarkan peran sosialnya.
g. Komunikasi itu bersifat sistemik
Dalam diri setiap orang mengandung sisi internal yang dipengaruhi oleh
latar belakang budaya, nilai, adat, pengalaman dan pendidikan. Bagaimana
seseorang berkomunikasi dipengaruhi oleh beberapa hal internal tersebut. Sisi
internal seperti lingkungan keluarga dan lingkungan dimana dia bersosialisasi
mempengaruhi bagaimana dia melakukan tindakan komunikasi. Setiap individu
adalah suatu sistem yang hidup (a living system). Organ-organ dalam tubuh kita
MODUL KOMUNIKASI LISAN
21
saling berhubungan. Kerusakan pada mata dapat membuat kepala kita pusing.
Bahkan unsur diri kita yang bersifat jasmani juga berhubungan dengan unsur kita
yang bersifat rohani. Kemarahan membuat jantung kita berdetak lebih cepat dan
berkeringat. Setidaknya dua sistem dasar beroperasi dalam transaksi komunikasi
itu: Sistem Internal dan Sistem Eksternal. Sistem internal adalah seluruh sistem
nilai yang dibawa oleh individu ketika ia berpartisipasi dalam komunikasi yang ia
cerap selama sosialisasinya dalam berbagai lingkungan sosialnya (keluarga,
masyarakat,setempat, kelompok suku, kelompok agama, lembaga pendidikan,
kelompok sebaya, tempat kerja, dan sebagainya). Berbeda dengan sistem internal,
sistem eksteernal terdiri dari unsur-unsur dalam lingkungan di luar individu,
termasuk kata-kata yang ia pilih untuk berbicara, isyarat fisik peserta komunikasi,
kegaduhan di sekitarnya, penataan ruangan, cahaya, dan temperatur ruangan.
Elemen-elemen ini adalah stimuli publik yang terbuka bagi setiap peserta
komunikasi dalam setiap transaksi komunikasi.
h. Semakin mirip latar belakang sosial budaya semakin efektiflah komunikasi
Jika dua orang melakukan komunikasi berasal dari suku yang sama,
pendidikan yang sama, maka ada kecenderungan dua pihak tersebut mempunyai
bahan yang sama untuk saling dikomunikasikan. Kedua pihak mempunyai makna
yang sama terhadap simbol-simbol yang saling dipertukarkan. Komunikasi yang
efektif adalah komunikasi yang hasilnya sesuai dengan harapan para pesertanya
(orang-orang yang sedang berkomunikasi). Dalam kenyataannya, tidak pernah ada
dua manusia yang persis sama, meskupun mereka kembar yang dilahirkan dan
diasuh dalam keluarga yangsama, diberi makanan yang sama dan di didik dengan
cara yang sama. Namun adanya kesamaan sekali lagi akan mendorong orangorang untuk saling tertarik dan pada gilirannya karena kesamaan tersebut
komunikasi mereka menjadi lebih efektif.
i. Komunikasi bersifat nonsekuensial
Proses komunikasi bersifat sirkular dalam arti tidak berlangsung satu arah.
Melibatkan respon atau tanggapan sebagai bukti bahwa pesan yang dikirimkan itu
diterima dan dimengerti.
j. Komunikasi bersifat prosesual, dinamis dan transaksional
MODUL KOMUNIKASI LISAN
22
Konsekuensi dari prinsip bahwa komunikasi adalah sebuah proses adalah
komunikasi itu dinamis dan transaksional. Ada proses saling memberi dan
menerima informasi diantara pihak-pihak yang melakukan komunikasi.
k. komunikasi bersifat irreversible
Setiap orang yang melakukan proses komunikasi tidak dapat mengontrol
sedemikian rupa terhadap efek yang ditimbulkan oleh pesan yang dikirimkan.
Komunikasi tidak dapat ditarik kembali, jika seseorang sudah berkata menyakiti
orang lain, maka efek sakit hati tidak akan hilang begitu saja pada diri orang lain
tersebut.
l. Komunikasi bukan panasea untuk menyelesaikan berbagai masalah
Dalam arti bahwa komunikasi bukan satu-satunya obat mujarab yang dapat
digunakan untuk menyelesaikan masalah. Banyak persoalan dan konflik antar
manusia disebabkan oleh masaalh komunikasi. Namun komunikasi bukanlah
panasea (obat mujrab) untuk menyelesaikan persoalan atau konflik itu, karena
konflik atau persoalan tersebut mungkin berkaitan denagn masalah struktural.
5. Etika dan Kepribadian
1. Etika Terhadap Manusia
a. Etika terhadap orang tua
Sebagai seorang anak yang berbakti kepada orang tua, sudah sepatutnya
kita menyayangi mereka sepenuh hati, menghormati mereka dengan segala
kerendahan hati, serta mematuhi apa-apa yang diperintahkan oleh kedua orang tua
kita. Seorang anak yang berbakti kepada kedua orang tuanya akan terlihat dari
bagaimana tingkah lakunya terhadap kedua orang tua nya. Sopan santun dan tata
krama dalam berkomunikasi dengan kedua orang tua harus terjaga dan terbina
b. Etika terhadap anak-anak
Anak adalah anugrah Sang Maha Pencipta, jadi sudah semestinya dijaga,
diayomi, dan dibimbing ke jalan yang benar. Dijaga, artinya melindungi anak dari
segala hal-hal yang dapat merusak mereka. Diayomi, artinya mengasihi dan
menyayangi mereka sepenuh hati, mendengarkan cerita dan keluh kesah mereka
mengenai apapun sepanjang hari. Yang terakhir dibimbing, artinya memberikan
MODUL KOMUNIKASI LISAN
23
saran dan arahan ke jalan yang benar terutama dalam hal pergaulan sehingga
mereka tidak tersesat.
c. Etika terhadap saudara
Etika seorang manusia terhadap saudaranya tidak jauh berbeda dengan
etika antara kakak dan adik, ayah dan anak, atau sebaliknya. Saling menghormati,
mengasihi dan menyayangi sesama saudara. Memperlakukan mereka seolah
mereka adalah bagian tubuh kita.
d. Etika terhadap suami istri
Sepasang suami istri agaknya juga memiliki etika tersendiri. Etika-etika ini
didasari atas rasa saling percaya, cinta, dan kasih sayang. Ketika tiga rasa ini telah
tertanam dihati pasangan masing-masing, maka perilaku dan tutur kata yang
lembut akan metercipta dengan sendirinya.
e. Etika terhadap sanak kerabat
Memperlakukan saudara sama halnya dengan memperlakukan orang tua
kita. Menghormati, patuh terhadap mereka terutama mereka yang lebih tua dan
menyayangi yang lebih muda. Rasa sayang dan hormat dapat ditunjukan dengan
menengok mereka yang sedang sakit, menyatakan berbelasungkawa bagi mereka
yang terkena musibah, dan tetap bersikap lembut meskipun kita diperlakukan
tidak baik.
f. Etika terhadap muslim lainnya dan hak-hak muslim atas dirinya
Dengan sesama muslim, kita juga memiliki etika tersendiri misalnya,
saling memberikan salam ketika bertemu, mendoakan ketika terkena musibah,
menjenguk ketika sakit, melayat jenazah apabila telah meninggal, memenuhi janji
terhadapnya, memberikan nasehat kepadanya ketika ia berada dalam suatu
persoalan, memberikan bantuan dan pertolongan, tidak menyakiti, selalu bersikap
MODUL KOMUNIKASI LISAN
24
rendah diri, tidak mendiamkan lebih dari 3 hari, tidak menggunjing, mengumpat,
atau memfitnahnya, tidak mencaci, tidak dengki, tidak menipunya, bergaul dengan
akhlak yang baik, menghormati yang tua dan menyayangi yang muda,
memperlakukan dengan adil, serta memaafkan kesalahannya.
g. Etika terhadap orang kafir
Selain terhadap sesama muslim, dengan orang kafirpun kita memiliki
etika. Setiap etika terhadap kaum kafir tergantung pada keadaan. Misalnya, tidak
menyutujui dan ridho terhadap kekafirannya, membenci mereka karena kebencian
Allah, menikahkan wanita mukmin dengan pria kafir, tidak mendahuluinya
memberikan salam, serta tidak mengambil mereka sebagai pemimpin. Namun
sebaliknya, dalam keadaan tertentu orang kafir juga mesti diperlakukan dengan
baik misalnya, bersikap adil ketika dia tidak menyakiti seorang muslim,
menyayanginya dengan kasih sayang yang bersifat umum, tidak mengganggu
hartanya, darahnya dengan kehormatannya jika ia bukan termasuk yang
memerangi, boleh saling memberikan hadiah, serta mendoakan jika ia bersin.
h. Etika terahadap hewan
Hewan juga merupakan makhluk hidup yang patut kita jaga dan kita
lindungi dengan penuh cinta kasih yaitu dengan memberikan makan dan minuman
padanya jika lapar atau haus, mengasihi dan menyayanginya, menenangkan ketika
hendak menyembelihnya atau membunuhnya, tidak menyiksanya dengan cara
apapun, boleh hewan yang berbahaya atau menyiksanya, boleh memberi ciri atau
menandai pada telinga binatang ternak, mengetahui hak Allah pada hewan-hewan
tersebut dengan menunaikan zakatnya, serta tidak menyibukan diri dengan hewanhewan tersebut dari beribadah kepada Allah.
2. Etika Ukhuwah Karena Allah, Mencintai, Karenanya, Dan Benci Karenanya,
Serta Hak-Hak Ukhuwah (Persaudaraan)
Setiap muslim dengan keimanannya kepada Allah, dia tidak mencitai selain
apa yang dicintai Allah dan Rasul-Nya dan tidak membenci selain apa yang
dibenci Allah dan Rasul-Nya. Ketika kita mencintainya Allah maka perlakukanlah
sebagaimana memperlakukan saudara kita sendiri. Namun sebaliknya, ketika kita
membencinya
karena
Allah
maka
perlakukannlah
sebagaimana
kita
memperlakukan orang kafir.
MODUL KOMUNIKASI LISAN
25
3. Etika Duduk Di Ruang Pertemuan
Dalam sebuah petemuan sudah seharusnya kita mejaga tingkah dan perilaku
kita muali cara kita hendak duduk, saat duduk, maupun berbincang-bincang.
a. Apabila hendak duduk
Memberikan salam kepada yang sedang duduk terlebih dahulu, kemudian
duduk ditempat sesudah tempat yang paling akhir diduduki., dan tidak duduk
diantara dua orang kecuali dengan izin keduanya.
b. Apabila sedang duduk
sudah seharusnya beretika, duduk dengan tenang, tidak menjalin antara jari
jemarinya, tidak bermain dengan jenggot dan cicinnya, tidak mencongkel
makanan di sela-sela giginya, atau memasukkan jarinya dalam hidungnya
(mengupil), atau banyak meludah dan beriak, atau banyak bersin dan menguap,
sedikit geraka, dan hendaknya perkataan tersusun rapi, tenang dan hati-hati.
c. Apabila berbicara
Hendaknya memilih kata-kata yang benar, tidak banyak berbicara, serta
jauhilah banyak bercanda dan berdebat, tidak berbicara dengan membanggabanggakan dirinya, mendengarkan orang lain berbicara, tidak terlalu mengagumi
pembicaraannya, tidak memotong pembicaraannya, serta meminta untuk
mengulangi pembicaraannya.
4. Etika Makan Dan Minum
Ketika akan melakukan aktivitas makan dan minum, kita harus tahu bahwan
makan dan minum juga memiliki etika tersendiri.
a. Etika sebelum makan
Membaguskan makanan dan minumnya, berniat dengan makan dan
minumnnya agar kuat beribadah, mencuci tangannya sebelum makan dan minum,
MODUL KOMUNIKASI LISAN
26
duduk dengan tawadhuk, ridha dengan makanan seadanya, dan makan bersama
orang lain.
b. Etika ketika makan
Memulainya dengan membaca ”Bismillah”, menutupnya dengan membaca
Alhamdulillah, menurut Islam makan dengan tiga jari tangan kanan,
membaguskan kunyahan, apabila ada sedikit makanan yang jatuh dari suapan
maka diambil, dibersihkan kotorannya kemudian dimakan, tidak meniup pada
makanan yang panas, menghindari kenyang yang berlebihan, memberikan
makanan atau minuman kepada yang lebih tua dari orang-orang yang duduk ikut
makan, tidak memulai makan dan minum sebelum dipersilahkan oleh orang lebih
tua atau yang memiliki kedudukan lebih tinggi, ramah dengan temannya saat
makan, tidak memandangi temannya saat makan, tidak melakukan hal-hal yang
menjijikan menurut kebiasaan orang lain, serta mengutamakan orang fakir saat
makan.
c. Adab-adab setelah makan
Berhenti makan sebelum kenyang, mengambil makanan yang berjatuhan
ketika sedang makan, membersihkan sela-sela giginya dan berkumur untuk
membersihkan mulutnya, dan mengucapkan Alhamdulillah setelah makan atau
minum
5. Etika Bertamu
Seorang muslim tahu akan kewajiban untuk memuliakan tamunya dan
menghargainya.
a. Dalam hal undangan
Mengundang
orang-orang
yang
bertakwa
untuk
bertamu,
tidak
mengkhususkan orang-orang kaya dalam undangan, tidak berbangga diri dan
MODUL KOMUNIKASI LISAN
27
sombong dalam mengundang tamu, dan tidak mengundang orang yang dia ketahui
susah untuk hadir
b. Etika memenuhi undangan
Memenuhi undangan dan tidak terlambat menghadirinya kecuali karena
suatu alasan, tidak memenuhi orang kaya atau orang fakir dalam memenuhi
undangan, tidak membedakan jarak dalam memenuhi undangan, tidak terlambat
hanya karena berpuasa, dan memenuhi undangannya dengan niat memuliakan
saudaranya yang muslim.
c. Etika menghadiri undangan
Tidak lama-lama berada dirumah yang mengundang, apabila masuk maka
dia tidak boleh menonjolkan diri di dalam majelis, bersegeralah menghadirkan
makanan untuk tamu, tiga boleh tergesa-gesa membereskan makanan yang
disajikan untuk tamu, menghadirkan hidangan untuk tamu sesuai dengan
kemampuannya, janganlah bertamu kepada seseorang lebih dari tiga hari,
mengantarkan tamu hingga kedepan rumah ketika hendak pergi, hendaknya orang
yang bertamu pergi dengan senang hati, serta memiliki tempat untuk istirahat
tamunya.
6. Konsep Etiket Kantor
Dalam pergaulan di kantor, etiket sangat mutlak diperlukan. Etiket yang
berlaku di kantor sangat banyak sekali. Seorang Public Relations harus menguasai
dan memahami tentang etiket kantor tersebut. Sebagai pedoman dalam pergaulan
kantor, seorang Public Relations harus menghindari hal-hal yang bertentangan
dengan etika kantor, antara lain:
1. Membentuk kumpulan atau golongan yang secara sadar menentang rekanrekan yang tidak sepaham dengan kumpulan/golongannya.
2. Sering tidak masuk kerja dengan berbagai alas an sehingga mengganggu
serta menghambat aktivitas kerja.
3. Sering terlambat datang dan cepat-cepat pulang sebelum jam kantor.
4. Terlalu sering menggunakan telepon kantor untuk kepentingan pribadi.
5. Bersifat menjilat ke atas dan menekan ke bawah.
6. Menunda pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan.
MODUL KOMUNIKASI LISAN
28
7. Menggunakan fasilitas kantor tanpa ijin.
8. Kurang hemat dalam menggunakan alat-alat.
Selain hal-hal yang telah dijelaskan di atas, seorang Public Relations perlu
juga memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan etiket kantor, seperti:
a. Etiket Berkenalan
Seorang Public Relations tidak lepas dari pergaulan sosial. Semua
hubungan yang harmonis terjadi melalui proses perkenalan. Pertemuan pertama
akan melahirkan kesan/image tertentu pada masing-masing individu.
Hal yang wajib dilakukan saat berkenalan:
Ucapkan nama dengan jelas
Lakukan kontak mata
Jabat tangan dengan erat
b. Etiket Berpakaian
Untuk seorang Public Relations, cara berpakaian itu sangat penting.
Karena cara berpakaian seseorang itu mencerminkan dirinya sendiri. Hal-hal yang
harus diperhatikan seorang Public Relations dalam berpakaian adalah:
Hendaklah rapi, bersih dan sederhana.
Ketika memakai pakaian, hendaklah disesuaikan dengan tempatnya.
Pakaian yang kita pakai adalah pakaian yang sopan, tidak terlalu sempit
dan tidakmenunjukkan aurat kita.
c. Etiket Bertelepon
Kegunaan telepon di sebuah kantor sangat begitu penting. Dengan telepon,
kita dapat memperoleh informasi penting dari luar dan juga sebaliknya. Kita dapat
memberikan informasi ke luar secara lisan tanpa perlu bertatap muka. Untuk
seorang Public Relations, kegunaan telepon sangat dibutuhkan sekali. Oleh karena
MODUL KOMUNIKASI LISAN
29
itu, seorang Public Relations harus mengetahui beberapa hal mengenai etiket
bertelepon. Etiket bertelepon tersebut antara lain:
1) Saat Menerima Telepon
Angkatlah segera ketika telepon berdering. Jangan biarkan pesawat
telepon berdering hingga lebih dari tiga kali.
Ucapkan salam kepada setiap penelepon dan jangan lupa sebutkan nama
perusahaan dengan jelas. Bila perusahaan mempekerjakan seorang
operator untuk menerima vtelepon, tetap angkat telepon dengan nada
ramah.
Tersenyumlah dengan ramah.
Ketahui nama atau identitas penelepon dengan segera menanyakannya.
Dengarkan dengan baik informasi yang disampaikan penelepon
Tentukan waktu yang tepat jika kita akan menghubungi penelepon kembali
(bila diperlukan).
Ucapkan terima kasih setiap selesai pembicaraan.
Biarkan penelepon menutup teleponnya terlebih dahulu. Sesudah itu, Anda
bisa menutup telepon dengan tenang.
2) Saat Menelepon
Tulislah nomor telepon dan poin-poin yang akan kita sampaikan di
selembar kertas.
Tunggu nada dering sampai enam-tujuh kali sebelum memutuskan untuk
menutup pesawat telepon.
Segera perkenalkan diri pada si penerima telepon. Setelah itu beritahu
dengan jelas orang yang kita tuju.
Sebelum mulai membicarakan hal-hal pokok, tanyakanlah dahulu apakah
orang yang kita ajak bicara tidak berkeberatan dan punya waktu untuk
berbicara dengan kita.
Lakukan pembicaraan sesingkat dan sejelas mungkin.
3) Menerima Telepon Untuk Orang Lain.
Segera sambungkan atau berikan kepada yang berkepentingan dan
tanyakan keterangan penelepon, misalnya siapa dan dari mana.
MODUL KOMUNIKASI LISAN
30
Katakan pada penelepon untuk menunggu sebentar dan informasikan
kepadanya bahwa telepon akan dialihkan.
Beritahu orang yang dituju bahwa ada telepon untuknya. Jangan lupa beri
keterangan diri si penelepon.
Bila yang dituju sedang tak ada di tempat atau sedang bicara, informasikan
pada si penelepon dan tawarkan bantuan atau tanyakan apakah penelepon
memiliki pesan untuk disampaikan pada orang yang ditujunya. Jangan
lupa untuk mengkonfirmasi kebenaran pasan yang kita catat kepadanya.
Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama. Usahakan agar dia
menunggu selama tak lebih dari tiga puluh detik saja.
Jangan mentransfer telepon lebih dari dua kali.
d. Etiket Membina Hubungan Dengan Rekan Kerja.
Untuk meraih sukses, seorang Public Relations haruslah membina
hubungan yang harmonis dengan rekan kerja. Hal ini dapat dilakukan dengan:
Junjunglah tata karma
Bertemanlah dengan banyak orang, baik wanita maupun pria
Bila kita diminta memberi pandangan atau mengkritik pekerjaan seorang
rekan kerja, lakukanlah secara objektif dan jangan menilai karena hal-hal
yang bersifat pribadi.
Bergaullah sesuai dengan kepribadian dan nurani. Jangan ikut-ikutan tidak
suka pada seseorang hanya karena ingin bergabung dengan kelompok
tertentu.
Tidak perlu bertengkar hanya karena berbeda pendapat
e. Etiket Bertamu dan Menerima Tamu
Seorang Public Relations harus mengetahui dan menguasai etiket bertamu
dan menerima tamu pada jam kerja.
1) Buatlah temu janji
Sebelum bertemu dengan klien, buatlah perjanjian terlebih dahulu.
Usahakan untuk tidak membuat perjanjian-perjanjian di jam-jam kerja yang sibuk.
Berkompromilah untuk menetapkan waktu temu yang menyenangkan bagi kedua
belah pihak.
Konfirmasi Ulang sebelum bertemu
MODUL KOMUNIKASI LISAN
31
Cek tempat pertemuan
Pembicaraan singkat, jelas dan padat
Pehatikan penampilan
Jaga sikap
f. Etiket Bersikap di Depan Umum
Seorang Public Relations harus selalu siap untuk tampil di depan umum.
Sikap seorang Public Relations haruslah benar-benar meninggalkan kesan yang
baik, karena sikap seorang Public Relations merupakan citra dari sebuah
perusahaan. Berikut ini adalah beberapa etiket yang berlaku jika kita bersikap di
depan umum.
1) Berjalan di Tempat Yang Ramai
Berjalanlah di sisi kiri. Bila ingin mendahului orang yang berada di depan,
bergeraklah dari sisi sebelah kanannya.
Biasanya pria berjalan di sisi yang melindungi wanita.
Jika membawa tas, maka tas dibawa di sebelah kiri
Saat menyebrang, pria menjadi pembuka jalan atau pelindung wanita.
2) Naik Turun Tangga
Biasanya pria naik terlebih dahulu atau sejajar dengan wanita.
Saat turun tangga wanita berjalan terlebih dahulu atau sejajar dengan
wanita. Dengan begitu, pria terlihat seperti melindungi wanita.
3) Keluar Masuk Lift
Tunggulah di samping kiri lift, jangan menghalangi orang yang akan
keluar dari lift.
Beri kesempatan kepada orang-orang yang akan keluar dari lift terlebih
dahulu.
Saat masuk lift, wanita masuk terlebih dahulu dan pria memegangi pintu
lift.
Segera bergerak merapat ke dinding atau ke belakang saat memasuki lift.
Bila dekat dengan tombol untuk menentukan tujuan, tanyakan secara
sopan lantai yang dituju penumpang lain tekankan tombol tujuan.
Tas dan ransel diletakkan ke arah bawah ketika kita akan menaiki dan
turun dari lift.
MODUL KOMUNIKASI LISAN
32
Bila sudah mendekati lantai yang Anda tuju, mendekatlah ke pintu.
Saat keluar dari lift, wanita keluar terlebih dahulu dan pria memegangi
pintu lift.
4) Berkendaraan di Jalan Raya
Sisi kiri jalan untuk kendaraan yang lambat, dan sisi kanan jalan untuk
mendahului.
Selalu memberi aba-aba.
Taati peraturan lalu lintas.
Jangan buang sampah sembarangan.
g. Etiket Berbicara di Depan Umum
Ketika seorang Public Relations berbicara di depan umum, maka hal-hal yang
harus diperhatikan adalah:
1) Kuasai topik dengan baik
2) Sesuaikan volume suara saat berbicara dan perhatikan juga nada suara.
Nada yang monoton tentu akan membuat bosan pendengar.
3) Sesuaikan kecepatan dan gaya bicara.
4) Tataplah semua yang hadir dengan senyum seperlunya. Jangan hanya
menatap satu orang atau satu titik saja.
5) Lakukan persiapan mental dan latihan, karena hal ini akan mengurangi
demam panggung.
6) Perhatikan penampilan fisik. Penampilan yang rapi dan bersih akan
memberik kesan yang baik.
h. Etiket Tampil di Depan Media
Biasanya seorang Public Relations sering mewakili perusahaan untuk
diwawancara oleh sebuah media, baik itu media cetak maupun media elektronik.
Hal-hal yang harus diperhatikan seorang Public Relations saat tampil di media
adalah:
1) Ketahui garis besar topik yang akan dijadikan bahan wawancara. Pelajari
pertanyaan-pertanyaan yang hendak dilakukan oleh pewawancara. Dengan
begitu, kita bisa memberikan jawaban yang cermat dan akurat.
MODUL KOMUNIKASI LISAN
33
2) Ketahui latar belakang media yang akan mewawancarai kita. Misalnya
akan diwawancarai oleh sebuah majalah, setidaknya kita harus tahu
majalah tersebut seperti apa dan membahas masalah apa.
3) Tidak perlu cemas dan menaruh rasa curiga yang berlebihan. Semua yang
diawali dengan niat baik akan berakhir dengan baik.
4) Sediakan waktu yang cukup, ketika kita akan diwawancara oleh media.
5) Tentukan tempat yang tenang untuk melakukan wawancara.
6) Bersikaplah yang wajar, jangan terlalu ramah tapi jangan terlalu pendiam.
7) Berpakaian dan berdandan yang sopan, rapi dan netral-netral.
8) Jaga sopan santun dan perhatikan tutur kata. Image seorang Public
Relations dan perusahaan yang kita wakili sangat bergantung pada sikap
kita saat diwawancara.
9) Perhatikan ekspresi. Jangan terlalu banyak mengumbar senyum ketika
berbicara tentang hal-hal yang serius.
i. Etiket Dalam Memanfaatkan Fasilitas Perusahaan
Seorang Public Relations biasanya selalu mendapatkan fasilitas-fasilitas yang
lebih di kantornya dibanding dengan karyawan/staff yang lainnya. Seorang Public
Relations harus menyikapi hal ini dengan cermat dan hal-hal yang harus dilakukan
seorang Public Relations dalam memanfaatkan fasilitas perusahaan tersebut
adalah:
1) Ketahui hak dan kewajiban Kita dengan jelas. Jangan sampai
menyalahgunakan karena ketidaktahuan.
2) Gunakan Fasilitas perusahaan untuk keperluan perusahaan. Misalnya,
tidak etis menggunakan kendaraan perusahaan untuk bertamasya dengan
keluarga dengan tanggungan bensin dari perusahaan. Kalau memang
sekali-sekali kita memerlukannya, mintalah izin perusahaan dan ikuti
prosedur yang berlaku.
3) Rawat Fasilitas kantor secara baik-baik.
4) Jangan meremehkan fasilitas kantor seperti toilet, ruang duduk, dan hal-hal
sejenis.
j. Etiket Bisnis
MODUL KOMUNIKASI LISAN
34
Etiket bisnis merupakan tata cara berbisnis yang sopan dan santun sehingga
kehidupan bisnis akan berjalan dengan menyenangkan dan efisien karena
terciptanya suasana saling menghargai. Seorang Public Relations harus
mengetahui, menguasai dan menerapkan etiket bisnis ini dalam kegiatan
humasnya.
Yang perlu diperhatikan oleh seorang public relations untuk berbisnis sesuai
dengan etika adalah:
1) Kendalikan diri. Jangan menghalalkan segala cara seperti berbuat
kecurangan,korupsi, mengambil hak orang lain, mencari jalan pintas yang
tidak pantas, atau menyuap untuk memperlancar bisnis.
2) Sadarlah akan tanggung jawab sosial kita. Pedulikanlah kepentignan
masyarakat dan sumber daya alam.
3) Ciptakan persaingan yang sehat. Jalinlah kerja sama yang erat antara
pelaku bisnis yang kuat dengan golongan menengah ke bawah.
4) Bersikap transparan. Dengan demikian prasangka buruk dapat dihindari.
5) Konsisten dan konsekuen dengan hukum yang berlaku dan aturan main
yang telah disepakati bersama.
6) Bersikap
peka
dan
bertoleransilah
dengan
orang
lain.
Jangan
mengorbankan kepentingan dan perasaan orang lain demi meraih
keuntungan sebesar-besarnya.
7) Bila memiliki mitra bisnis jangan bohongi mitra kita dengan berbagai
dalih untuk mengenyakannya dari sisi kita.
8) Jangan menusuk teman dari belakang. Sikap yang seperti ini akan
menghancurkan bisnis kita.
B. Peralatan atau Mesin Komunikasi Kantor
Alat komunikasi kantor merupakan salah satu peralatan yang sangat
dibutuhkan pada saat ini. Peralatan ini memudahkan tiap pegawai berkomunikasi
dengan pegawai lainnya. Atau perusahaan berkomunikasi dengan perusahaan
lainnya.
Karena vitalnya fungsi alat komunikasi ini, sering sekali kantor memiliki
lebih dari satu jenis alat komunikasi. Hal ini karena perusahaan tidak ingin
MODUL KOMUNIKASI LISAN
35
kehilangan pelanggan hanya karena komunikasi tidak lancar. Begitu juga
pimpinan terhadap para karyawan. Jenis peralatan komunikasi kantor semakin
berkembang pesat, seiring berkembangnya kemajuan teknonologi, jika dahulu
komunikasi menggunakan sarana surat sebagai tulang punggung mengirim berita,
surat telah beralih fungsi menjadi surat elektrik (e-mail). Lalu apa saja alat
komunikasi kantor pada masa kini?
Berikut ini beberapa peralatan komunikasi pada kantor:
1.
Telephone
Telepon merupakan alat komunikasi kantor yang sering digunakan untuk
menghubungi relasi atau langganan di luar perusahaan tersebut. Penggunaan
telepon sangat massive digunakan karena majunya perkembangan teknologi pada
saat ini.
telepon
2.
Handphone
Handphone atau telepon genggam merupakan generasi baru dari telepon, jika
telepon hanya digunakan pada kantor atau rumah (karena sifatnya menggunakan
kael telepon), maka untuk mengantisipasi kegiatan pegawai yang semakin sibuk
bahkan sampai ke luar ruangan, maka alat komunikasi portable yang bebas
digunakan dimana pun mutlak diperlukan.
Untuk mengatasi hal tersebutlah Handphone menjadi alat komunikasi andalan
sampai saat ini.
MODUL KOMUNIKASI LISAN
36
3.
Voice Mail
Adalah media transmisi (pergerakan informasi melalui sebuah media
telekomunikasi) data yang menggunakan kabel telephone sebagai alat
transmisinya. Alat ini mengirimkan informasi berbentuk suara. Contoh, mailbox
dalam telephone rumah. Apabila saat ditelphone tidak menjawab hingga beberapa
saat. Maka mesin telephone akan memberikan pilihan kepada si penelephone agar
meninggalkan pesan, atau menelephone lagi lain kali. Namun untuk telephone
rumah di Indonesia, agar dapat memiliki fasilitas ini, kita harus mendaftar kepada
PT.Telkom atau operator Indonesia lainnya terlebih dahulu.
Voice-mail (juga dikenal sebagai pesan suara atau bank suara) adalah sistem
berbasis komputer yang memungkinkan pengguna dan pelanggan untuk bertukar
pesan suara pribadi, untuk memilih dan memberikan informasi suara, dan untuk
memproses transaksi yang berhubungan dengan individu, organisasi, produk dan
jasa, menggunakan telepon biasa. Istilah ini juga digunakan secara lebih luas
untuk menunjukkan setiap sistem menyampaikan pesan suara telekomunikasi
disimpan, termasuk menggunakan mesin penjawab . Kebanyakan ponsel
menawarkan layanan voice-mail sebagai fitur dasar, dan banyak garis tanah
telepon dan perusahaan PBXs termasuk voice-mail.
Dengan menggunakan cellular feature Voice Mail, mempunyai beberapa
keuntungan seperti diantaranya adalah :
1) Dengan kita menggunakan cellular feature Voice Mail maka Voice Mail
Box pada cellular kita bisa menampung pesan-pesan yang belum didengar
MODUL KOMUNIKASI LISAN
37
ataupun sudah didengar dan disertai dengan
durasi yang maksimum.
Biasanya pesan yang sudah pernah kita dengarkan hanya bisa disimpan
dalam jangka waktu yang lebih sedikit dibandingkan bila pesan tersebut
belum pernah diperdengarkan. Semua pesan – pesan itu akan tertampung
dalam Voice Mail Box dan jangka waktu penyimpanan tergantung dari
operator cellular yang kita pakai.
2) Keuntungan yang lainnya yaitu apabila kita sedang menerima panggilan
telepon kemudian ada telepon lain masuk sedangkan kita tidak dapat
mengangkat dalam waktu bersamaan maka kita dapat menggunakan
pengalihan panggilan sehingga pengguna selular lain yang menghubungi
kita dapat meninggalkan pesan dan masuk ke dalam Voice Mail Box,
Voice mailbox dapat diartikan sebagai salah satu fasilitas untuk mengalihkan
panggilan ke kotak suara dalam kondisi tertentu, misal ketika handphone yang
kita miliki dalam keadaan mati/no signal, ketika itu sedang melakukan panggilan,
maupun tanpa kondisi artinya semua panggilan langsung dialihkan ke mailbox.
Sistem akan menyimpan rekaman tersebut kemudian memberikan notifikasi
kepada user bahwa yang bersangkutan menerima pesan suara serta instruksi untuk
memutarnya.
Sangat disayangkan saat ini jarang sekali yang memanfaatkan fitur ini.
Kebanyakan orang langsung mematikan telepon ketika masuk ke mailbox. Dan
begitu pun orang yang menerima mailbox jarang sekali yang memutarnya.
Kebanyakan orang merasa rugi karena memotong pulsa dan tidak ada tahu
manfaatnya.
C. Tata Cara Menerima Panggilan Telephone
1. Keterampilan Mendengar Dan Memahami Informasi Yang Diterima
Interpersonal Skill (keterampilan interpersonal) sebagai kemampuan seseorang
secara efektif untuk berinteraksi dengan orang lain maupun dengan rekan kerja,
seperti pendengar yang baik, menyampaikan pendapat secara jelas dan bekerja
dalam satu tim. Pakar lain mengatakan bahwa interpersonal skill adalah
kecakapan atau keterampilan yang dimiliki oleh seseorang dalam hubungannya
MODUL KOMUNIKASI LISAN
38
dengan orang lain, kecakapan atau keterampilan untuk berkomunikasi baik verbal
maupun non verbal.
Ahli
lainnya
mengatakan
bahwa
interpersonal
skill
(keterampilan
interpersonal) adalah suatu keterampilan untuk mengenali dan merespon secara
layak perasaan, sikap dan perilaku, motivasi serta keinginan orang lain. Bagimana
seseorang mampu membangun hubungan yang harmonis dengan memahami dan
merespon manusia atau orang lain. Adapun beberapa interpersonal skill
(keterampilan interpersonal), antara lain:
a. Keterampilan listening (mendengarkan)
Salah satu komponen dari proses komunikasi adalah bagian menerima pesan,
salah satunya ialah mendengarkan. Mendengarkan bukan secara harfiah
menggunakan alat pendengaran (telinga) , tetapi memiliki arti yang lebih luas
dengan penggunaan alat penerimaan pesan lainnya. Berikut ini ada empat alasan
utama mengapa orang perlu mendengarkan :
Untuk memahami dan memperoleh informasi
Orang yang menguasai informasi memiliki kesempatan yang lebih besar
untuk sukses, baik secara pribadi maupun konteks professional, sebab, di
era sekarang, menguasai informasi berarti menguasai sumber daya.
Memahami perintah, memahami pesan, memahami kebutuhan orang lain,
menggali lebih banyak informasi dibutuhkan sebagai modal agar dapat
berkomunikasi serta menjadi kemampuan utama untuk dapat berhasil
dalam setiap pekerjaan.
Analisis terhadap kualitas Informasi
Kemampuan seseorang untuk dapat menganalisis informasi dibutuhkan
agar dapat bertindak tepat. Mendengarkan dan mendapatkan informasi
lebih
banyak
akan
meningkatkan
kualitas
pesan
yang diterima,
kelengkapan data, dan kemampuan mengolah informasi, sehingga simpulan
atau analisis terhadap suatu kondisi atau keadaan dapat diambil
Membangun dan memelihara hubungan
Alasan untuk mendengarkan adalah untuk melakukan komunikasi
interpersonal. Banyak survey telah membuktikan bahwa orang yang
memiliki kemampuan untuk mendengar dengan efektif memiliki hubungan
MODUL KOMUNIKASI LISAN
39
yang lebih baik dengan sesamanya, sebaliknya mereka yang kurang mampu
untuk mendengarkan akan memperburuk hubungan atau setidaknya tidak
dapat membangun hubungan yang lebih baik
Menolong orang lain
Kemampuan mendengarkan wajib dimiliki agar dapat memahami orang
lain dan pada akhinya, dapat menolong orang lain. Pada saat seseoramg
mau mendengarkan dan memberikan perjhatian yang tulus serta serius
kepada permasalahan yang kita sampaikan, hamper sebagian besar
masalah kita telah dapat ditolong, atau minimal dapat memberikan pola
atau prespektif yang baru tentang kita dapat menghadapi masalah yang
kita hadapi.
b. Keterampilan providing feedback (memberikan umpan balik)
Umpan Balik adalah setiap bentuk komunikasi yang disampaikan kepada
seseorang dengan tujuan agar orang tersebut mengetahui dampak perilakunya
terhadap anda atau orang lain.
c. Keterampilan persuading (membujuk)
Persuading (membujuk) adalah komunikasi tatap muka yang dilakukan dengan
sengaja oleh seseorang dengan tujuan agar pihak lain mau mengikuti dengan
sukarela kehendak seseorang.
d. Keterampilan resolving conflicts
adalah kemampuan untuk mengatasi konflik dengan orang lain.
Berikut adalah 10 Cara untuk meningkatkan skill interpersonal anda:
1. Smile
Sedikit orang yang ingin berada di sekitar seseorang yang selalu terlihat tak
bahagia. Lakukan yang terbaik untuk menjadi seseorang yang friendly dan
antusias dengan rekan-rekan kerja anda. Bangun sikap positif dan ceria
mengenai pekerjaan dan mengenai kehidupan. Seringlah tersenyum. Energi
positif yang anda pancarkan akan menarik yang lain kepada anda
2. Jadilah apresiatif
Carilah satu hal positif tentang setiap orang yang anda bekerja sama dan
biarlah mereka mendengarnya. Jadilah murah hati dengan pujian dan katakata yang mengobarkan semangat. Ucapkan terima kasih ketika seseorang
MODUL KOMUNIKASI LISAN
40
menolong anda. Buatlah kolega anda merasa diterima ketika mereka
menelepon atau datang ke kantor anda. Jika anda membiarkan orang lain
mengetahui bahwa mereka dihargai, mereka akan mau memberikan yang
terbaik untuk anda.
3. Perhatikanlah orang lain
Cermatilah apa yang sedang terjadi dalam kehidupan orang lain. Ketahuilah
momen-momen bahagia mereka, dan tunjukkanlah perhatian dan simpati
pada situasi-situasi sulit seperti waktu sakit atau kematian. Buatlah eye
contact dan ingatlah orang dari nama pertama mereka. Tanyakan yang lain
akan opini-opini mereka.
4. Latihlah mendengarkan dengan aktif
Untuk mendengarkan dengan aktif adalah dengan mendemonstrasikan
bahwa anda memang mau untuk mendengar dan mengerti akan pandangan
orang lain. Itu berarti menegaskan kembali, dengan bahasa anda sendiri, apa
yang orang lain telah katakan. Dengan cara ini, anda mengetahui bahwa
anda mengerti apa yang mereka maksudkan dan mereka mengetahui bahwa
respon anda melebihi lip service. Rekan-rekan kerja anda akan menghargai
mengetahui bahwa anda benar-benar mendengarkan dengan apa yang telah
mereka katakan.
5. Bawalah kebersamaan
Ciptakanlah lingkungan yang mengajak orang lain untuk bekerja sama.
Perlakukanlah setiap orang dengan sama, dan jangan bermain “siapa yang
favorit”. Hindari berbicara tentang orang lain di belakang mereka. Tindak
lanjutkan apa yang orang lain sarankan atau minta. Ketika anda membuat
pernyataan atau pengumuman, pastikan bahwa anda telah dimengerti. Jika
rekan-rekan anda melihat anda sebagai seseorang yang solid dan fair,
mereka akan mempercayai anda.
6. Tangani konflik-konflik
Ambillah sebuah langkah mudah untuk membawa kebersamaan, dan
menjadi seseorang yang menangani konflik-konflik ketika akan terjadi.
Pelajari bagaimana menjadi mediator yang efektif. Jika ada rekan-rekan
kerja yang ber-cekcok mengenai permasalahan personal atau professional,
MODUL KOMUNIKASI LISAN
41
aturlah agar kedua pihak duduk bersama dan bantu mengatasi perbedaan
mereka. Dengan mengambil peranan memimpin, anda akan mendapatkan
respek dan kekaguman dari orang sekitar anda.
7. Berkomunikasi dengan jelas
Perhatikanlah apa yang anda katakan dan bagaimana anda mengatakannya.
Seorang komunikator yang jelas dan efektif menghindari salah pengertian
dengan rekan-rekan kerja, kolega-kolega, dan rekan sejawat anda.
Kelancaran verbal anda memproyeksikan gambaran akan intelijensi dan
kedewasaan, tidak peduli berapa pun usia anda. Jika anda tetap
mengeluarkan semua apa yang ada di pikiran anda, orang tidak akan terlalu
menaruh perhatian dengan kata-kata ataupun opini anda.
8. Hiburlah mereka
Janganlah takut untuk menjadi lucu ataupun pandai. Banyak orang yang
mau berada di dekat orang-orang yang bisa membuat mereka tertawa.
Gunakanlah rasa humor anda sebagai alat efektif untuk menurunkan batas
dan menghimpun perhatian orang.
9. Lihatlah dari sisi mereka
Empati berarti menjadi mampu untuk menaruh diri anda dalam sepatu orang
lain dan mengerti apa yang mereka rasakan. Cobalah untuk melihat situasi
dan respon-respon dari perspektif orang lain. Ini bisa terjadi dengan tetap
berhubungan dengan emosi-emosi anda sendiri; orang-orang yang
menghindari perasaan mereka sendiri terkadang menjadi sulit untuk berempati dengan orang lain.
10. Janganlah mengeluh
MODUL KOMUNIKASI LISAN
42
Tidak ada yang lebih buruk dibandingkan seorang pengeluh yang kronis
ataupun perengek. Jika anda harus mengemukakan tentang sesuatu,
simpanlah itu dalam buku harian anda. Jika anda harus mengungkapkan
dengan kata-kata keluhan-keluhan anda, ungkapkan kepada teman terdekat
anda dan keluarga saja, dan jadikanlah singkat. Bagikan itu kepada semua
orang sekitar anda atau yang lainnya dan anda akan mendapatkan reputasi
buruk.
2. Spelling Abjad
Spelling abjad atau pelafalan kata merupakan lanjutan dari keterampilan
mendengar. Pelafalan kata yang benar dimaksudkan agar tidak terjadi salah dalam
pengucapan ketika menangani telepon. Pengucapan kata yang salah tentu akan
menghasilkan makna yang berbeda pula.
Pada saat melakukan percakapan di telepon sering kali terdapat kata-kata yang
tidak dapat dimengerti, hal ini dapat disebabkan karena pengucapan huruf yang
tidak tepat. Pengucapan huruf yang salah pasti akan menimbulkan kerancuan pada
kata yang diucapkan sehingga kalimat yang disusun pun menjadi tidak sempurna.
Pegawai administrasi kantor yang bijak seharusnya terampil dalam melafalkan
kata demi kata agar tidak terjadi kesalahan pada saat pengucapan. Dalam dunia
telekomunikasi internasional pelafalan kata yang baik menggunakan Alfabet
Fonetik NATO.
Alfabet fonetik NATO adalah huruf fonetik atau huruf ejaan NATO yang
banyak dipakai dalam dunia radio-telefoni secara internasional (seperti halnya,
ORARI di Indonesia). Huruf pengeja ini dipergunakan untuk komunikasi suara
baik lewat radiomaupun telepon oleh semua bangsa di dunia untuk menghindari
salah ejaan dalam mendikte suatu suku-kata (terutama jika kata itu bermakna
kritis dan sangat penting).
Alfabet fonetik NATO
MODUL KOMUNIKASI LISAN
43
Berikut daftar Alfabet Fonetik Nato:
A = Alpha
H = Hotel
O = Oscar
V = Victor
B = Bravo/Beta
I = India
P = Papa
W = Whiskey
C = Charlie
J = Juliet
Q = Quebec
X = X-Ray
D = Delta
K = Kilo
R = Romeo
Y = Yankee
E = Echo
L = London
S = Sierra
Z = Zulu/Zero
F = Foxtrot/Fanta
M = Mike/Mama
T = Tango
G = Golf
MODUL KOMUNIKASI LISAN
44
N = November
U = Uniform
3. Telephone Manner
Berikut adalah tata cara bertelepon yang baikm di dalam kantor:
a. Pegang gagang telepon dengan baik. Hal ini penting untuk menghindarkan
suara yang kita keluarkan tidak jelas . Perhatikan juga jarak telepon, jangan
terlalu dekat ataupun terlalu jauh dengan mulut kita.
b. Usahakan nafas kita pada saat berbicara tidak terdengar seperti mendengus di
telepon. Kasihan lawan bicara kita.
c. Ucapkan salam baik pada saat kita menelpon atau menerima telepon, seperti
Selamat Pagi, Selamat Siang, Selamat Sore dsb. Bila menerima telepon di
kantor biasanya kita sebutkan identitas perusahaan, salam, nama dan kalimat
bisa dibantu. Misal: PT Kolang-Kaling, Selamat pagi/siang/sore, dengan Dian
bisa dibantu?
d. Jangan lupa tanyakan identitas penelpon dengan kalimat, boleh tahu dengan
Bapak/Ibu/Mas/Mbak siapa saya berbicara?
e. Gunakan “Smiling Voice” selama pembicaraan berlangsung, bahkan sejak
pertama mengucapakan salam. Bagaimana sich membuat suara kita enak &
empuk didengar dan selalu seperti tersenyum..?ya kuncinya tersenyumlah
selama berbicara dan buat nada suara kita berada pada posisi suara rendah
(jangan melengking) dan menggunakan suara perut
f. Selama pembicaraan jaga kecepatan bicara kita (pitch control) agar tidak
terlalu cepat dan terlalu lambat
g. Simak baik-baik pesan atau kalimat yang diucapkan lawan bicara. Jangan
memotong pembicaraan. Bila perlu mencatat, siapkan selalu alat tulis di dekat
kita.
h. Apabila tidak mengerti, tidak ada salahnya kita melontarkan pertanyaan.
i. Simpulkan hal-hal penting sepanjang pembicaraan sebelum mengakhiri
pembicaraan.
MODUL KOMUNIKASI LISAN
45
j. Akhiri pembicaraan dengan pertanyaan “apakah ada lagi yang bisa saya
bantu?” atau ada hal-hal penting yang terlewat untuk disampaikan. Bila tidak
maka ucapkan terima kasih dan jangan lupa ucapkan kembali salam.
k. Yang menghubungi atau menelpon adalah yang meletakkan / menutup gagang
telepon terlebih dahulu. Hal ini untuk menghindarkan adanya hal penting yang
mungkin belum disampaikan sepanjang pembicaraan dan telepon keburu
ditutup atau berkesan kita mentup/membanting telepon padahal lawan biacara
belum selesai berbicara.
Tata Cara Bertelepon
Telepon adalah salah satu alat untuk berkomunikasi di kantor. Oleh sebab itu,
perlu diperhatikan etika dalam berbicara melalui telepon. Ada beberapa cara yang
harus dilakukan pada saat menerima atau menelepon orang lain.
1) Menerima telepon:
Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon
sesegera mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan
mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu
menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang
ada di sekitar Anda.
Menyebutkan nama instansi dan memberi salam kepada penelepon, misal:
Pointer, selamat pagi. Sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak
terburu-buru.
Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan
menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara?
Ada yang bisa saya bantu?
Dengarkan baik-baik permintaan si penelepon, jangan memotong
pembicaraan.
Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan
segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si
penelepon tersebut kepada orang yang dituju.
Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon
harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat
dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa
MODUL KOMUNIKASI LISAN
46
penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang
yang dimaksud.
Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali
salam selamat pagi/siang /sore.
Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih
dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara
melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang
kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.
Hal-hal yang perlu diperhatikan:
Sikap mau membantu.
Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras
seperti orang sedang marah.
Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.
Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang lain.
Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.
Jangan menguap.
Jangan memotong pembicaraan.
Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda
sedang berbicara di telepon.
Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan
kaku.
Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.
MODUL KOMUNIKASI LISAN
47
BAB III
1. Latihan
1. Uraian
1. Sebutkan Faktor-faktor Komunikasi!
2. Tuliskan dan jelaskan pengertian komunikasi menurut Keith Davis!
3. Bagaimana cara etika yang baik dalam komunikasi?
4. Sebutkan dan Jelaskan Jenis dan prinsip-prinsip komunikasi!
5. Apa yang dimaksud dengan Spelling Abjad!
2. Praktik
Amati tentang berbagai jenis komunikasi yang terjadi di sekolah. Kemudian
dikumpulkan di map merah.
3. Tugas Portofolio
Membuat resume tentang komunikasi lisan!
MODUL KOMUNIKASI LISAN
48
BAB IV
Teknik penilaian:
a.
Aspek sikap
Penilaian Sikap Religius (K.D.1.1)
Aspek yang dinilai
Mengagungkan
Nama
No.
Siswa
Memulai
Mengakhiri
Nama Tuhan
Kegiatan
Kegiatan
Saat Melihat
dengan Doa
dengan Doa
Obyek yang
Jumlah
Nilai
Beragam
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Tidak
1.
2.
3.
4.
5.
Jumlah
Keterangan :
Ya = 1
Tidak = 0
Nilai =
MODUL KOMUNIKASI LISAN
49
Lembar pengamatan Sikap
No
Aspek yang Diamati
1
4
3
2
1
Menunjukkan perilaku aktif dalam kegiatan
proses pembelajaran
2
Menunjukkan rasa peduli dengan
mengajukan pertanyaan-pertanyaan kritis
terhadap masalah-masalah yang
dikemukakan dalam hubungan masyarakat
dalam menangani pekerjaan kantor
3
Menggunakan kata-kata yang tidak
menyinggung perasaan orang lain
4
Selalu tepat waktu dalam menyelesaikan
tugas
Nilai =
SKOR
INDIKATOR
4
Selalu berperilaku sesuai yang diharapkan
3
Sering berperilaku sesuai yang diharapkan
2
Kadang-kadang berperilaku sesuai yang diharapkan
1
Tidak pernah berperilaku sesuai yang diharapkan
b. Aspek pengetahuan
Instrumen penilaian pengetahuan
No
1
Contoh Instrumen
Kunci jawaban
Sebutkan Faktor-Faktor
a. Kepercayaan (credibility)
Komunikasi!
b. Hubungan (context)
c. Kepuasan (content)
d. Kejelasan (clarity)
Skor
10
e. Kesinambungan dan konsisten
(continuity and consistensy)
MODUL KOMUNIKASI LISAN
50
f. Kemampuan
komunikan
(capability of audience)
g. Saluran
pengiriman
berita
(channels of distribution)
2.
Tuliskan dan jelaskan
Menurut Kelth Davis, Komunikasi
pengertian komunikasi
adalah proses jalur informasi dan
menurut Kelth Davis
pengertian dari seseorang ke orang
10
lain.
3
4
Bagaimana cara etika
1. Berkomunikasi dengan kolega
yang baik dalam
2. Menjaga sikap
komunikasi!
3. Menjaga tutur kata
25
Sebutkan dan Jelaskan
Jenis Komunikasi
Jenis dan prinsip-prinsip
Terdapat jenis-jenis komunikasi di
komunikasi!
lingkungan sekitar, berbagai jenis
komunikasi meliputi komunikasi
menurut
komunikasi
komunikasi
lawan
berbicara,
menurut
jumlah,
menurut tujuannya,
komunikasi langsung dan tidak
langsung, dan komunikasi internal.
a. Komunikasi Menurut Lawan
Bicara.
Maksudnya
adalah
25
jenis komunikasi berdasarkan
kepada
pihak
yang
diajak
berkomunikasi.
b. Komunikasi Menurut Jumlah
Komunikasi menurut jumlah
dibagi atas dua bagian yaitu
sebagai berikut:
Komunikasi Perorangan
Komunikasi kelompok antar
badan dengan badan atau
MODUL KOMUNIKASI LISAN
51
organisasi dengan organisasi
c. Komunikasi
Menurut
Tujuannya.
Komunikasi menurut tujuannya
adalah komunikasi berdasarkan
maksud dan tujuan melakukan
komunikasi.
Prinsip-Prinsip Komunikasi
Terdapat 12 prinsip komunikasi
yang dikatakan sebagai penjabaran
lebih jauh dari definisi dan hakekat
komunikasi yaitu :
a. Komunikasi
adalah
suatu
proses simbolik
b. Setiap
perilaku
mempunyai
potensi komunikasi
c. Komunikasi punya dimensi isi
dan hubungan
d. Komunikasi itu berlangsung
dalam
berbagai
tingkat
kesengajaan
e. Komunikasi
terjadi
dalam
konteks ruang dan waktu
f. Komunikasi
melibatkan
prediksi peserta komunikasi
g. Komunikasi
itu
bersifat
sistemik
h. Semakin mirip latar belakang
sosial
budaya
semakin
efektiflah komunikasi
i. Komunikasi
bersifat
nonsekuensial
MODUL KOMUNIKASI LISAN
52
j. Komunikasi bersifat prosesual,
dinamis dan transaksional
k. komunikasi
bersifat
irreversible
5
Apa yang dimaksud
dengan Spelling Abjad!
Spelling abjad atau pelafalan
kata
merupakan
lanjutan
dari
keterampilan mendengar. Pelafalan
kata yang benar dimaksudkan agar
tidak
terjadi
pengucapan
salah
ketika
dalam
30
menangani
telepon. Pengucapan kata yang
salah tentu akan menghasilkan
makna yang berbeda pula.
c.
Aspek keterampilan
Amati tentang berbagai jenis komunikasi yang terjadi disekolah. Kemudian
kumpulkan ke dalam map merah.
Jawab
1. Komunikasi Menurut Lawan Bicara
Maksudnya adalah jenis komunikasi berdasarkan kepada pihak yang diajak
berkomunikasi. Berdasarkan lawan bicara jenis komunikasinya dibagi atas:
Komunikasi Pribadi, merupakan komunikasi antar person, misalnya
dua orang yang saling berbicara, dua orang yang saling bertelepon.
Komunikasi Umum, komunikasi umum meliputi satu orang kepada
banyak orang, contohnya guru kepada siswanya, ataupun banyak
orang terhadap satu orang, contohnya hakim kepada terdakwa.
2. Komunikasi Menurut Jumlah
Komunikasi menurut jumlah dibagi atas dua bagian yaitu sebagai berikut:
Komunikasi Perorangan
Komunikasi kelompok antar badan dengan badan atau organisasi dengan
organisasi
3. Komunikasi Menurut Tujuannya
MODUL KOMUNIKASI LISAN
53
Komunikasi menurut tujuannya adalah komunikasi berdasarkan maksud dan
tujuan melakukan komunikasi. Terdiri dari berbagai segi diantaranya sebagai
berikut:
 Memberi perintah atau instruksi
 Komunikasi Langsung dan Tidak Langsung
 Komunikasi Internal
Skor :
Skor perolehan
91 – 100 : Nilai A
80 – 90
: Nilai B
65 – 79
: Nilai C
40 – 64
: Nilai D
0 – 39
: Nilai E
MODUL KOMUNIKASI LISAN
54
Instrumen Penilaian Keterampilan
Indikator : Menyajikan hasil pengamatan, mengidentifikasi dan mengkomunikasikan hasil diskusi kelompok.
ASPEK PENILAIAN
No.
Merumuskan
Melakukan
Pertanyaan
Pengalaman
Nama Siswa
1
2
3
1
2
Menafsirkan data
3
1
2
3
Mengkomunikasikan
1
2
Jumlah
Nilai
3
1
2
3
4
5
MODUL KOMUNIKASI LISAN
55
Penilaian
Aspek yang dinilai
Merumuskan pertanyaan
Melakukan pengamatan
Menafsirkan data
Mengkomunikasikan
1
2
Tidak merumuskan pertanyaan
Tidak mengamati
Tidak menafsirkan
Secara lisan
3
Perumusan pertanyaan dengan
Perumusan pertanyaan dilakukan
bantuan guru
mandiri (indivudual/ kelompok)
Pengamatan teliti tetapi masih
Pengamatan teliti dan tidak
mengandung interpretasi lain
mengandung interpretasi
Melakukan analisis tetapi tidak
Melakukan analisis mencoba
mengaitkan antar variabel
mengaitkan antar variabel
Lisan dan tertulis
Memadukan secara tertulis dan
lisan
Penilaian : Rumus nilai =
x 100 %
Skor:
0 – 25
nilainya sangat kurang
25 – 50 kurang
50 – 75 cukup
> 75
baik
MODUL KOMUNIKASI LISAN
56
Tugas Portofolio
Membuat resume tentang komunikasi lisan
INSTRUMEN PENILAIAN PORTOFOLIO
Matapelajaran
: Korespondensi
Durasi Waktu
: 4 x 45 menit
Nama Peserta didik
:
Kelas/ Semester
: XI / 1
Laporan
Eksperimen
Waktu
Laporan
Pengamatan
KI/KD/PI
Makalah
No
Kualitas
Rangkumn
MACAM PORTOFOLIO
Jumlah
Score
Nilai
1
2
3
Catatan:
PI = Pencapaian Indikator
Untuk setiap karya peserta didik dikumpulkan dalam satu file sebagai bukti
pekerjaan yang masuk dalam portofolio.
Skor menggunakan rentang antara 0 -10 atau 10 – 100
MODUL KOMUNIKASI LISAN
57
Effendy, Onong Uchjana, Komunikasi Teori dan Praktek, Bandung: Remaja
Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta:Grasindo.Rosdakarya
Cangara, Hafidz,2005, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta:PT RajaGrafindo
Persada
Littlejohn, Stephen W. 2001. Theories of Human Communication. USA:
Wadsworth Publishing.
Mulyana, Deddy. 2001. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: Rosda.
Ruben,
Brent
D,Stewart,
Lea
P,
2005,
Communication
and
Human
Behaviour,USA:Alyn and Bacon
Sendjaja,Sasa Djuarsa,1994,Pengantar Komunikasi,Jakarta:Universitas Terbuka.
MODUL KOMUNIKASI LISAN
58
MODUL KOMUNIKASI LISAN
59