kerangka acuan

Strategic Planning and Action to strengthen climate resilience of Rural Communities in Nusa Tenggara Timor
Province (SPARC)
KERANGKA ACUAN
SELEKSI LEMBAGA SWADAYA MASYARAKAT – CIVIL SOCIETY ORGANIZATION
(LSM-CSO MITRA) MITRA SPARC
DI TIGA KABUPATEN PERCONTOHAN PROVINSI NTT
I. PENDAHULUAN
Program SPARC didukung dari Global Environment Facility (GEF) / Special Climate Change Fund
(SCCF) melalui United Nations Development Programme (UNDP). Sebagai implementing partner di
tingkat nasional adalah Kementrian Lingkungan Hidup dan penanggung jawab di tingkat Provinsi
adalah Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Provinsi NTT. Komponen pada
penguatan dan pengembangan Lembaga dan masyarakat pedesaan yang tahan iklim yang terkait
ketahanan pangan, ketahanan air dan mata pencaharian menjadi target program. Proyek SPARC
diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi pengembangan kebijakan nasional mengenai adaptasi
perubahan iklim dengan target di tiga kabupaten percontohan yaitu Sumba Timur, Manggarai dan
Sabu Raijua. SPARC diharapkan mampu menghasilkan rencana aksi masyarakat di 21 - 40 desa dan
120 kelompok komunitas yang berdasarkan pada risiko iklim yang telah diidentifikasi di masa
mendatang dan penilaian terhadap kerentanannya. Berdasarkan penilaian ini, pengembangan
strategi yang terkait dengan Pengurangan Risiko Bencana (DRR) sebagai dampak iklim berbasis
masyarakat akan disiapkan. Fasilitator lokal yang terlatih akan memandu pelaksanaannya bersama
dengan kelompok masyarakat dalam rangka untuk mengelola risiko perubahan iklim yang
mempengaruhi ketahanan pangan, air dan mata pencaharian. SPARC telah dimulai sejak tahun 2013
dan akan berakhir tahun 2016. Implementasi aksi adaptasi di tingkat kelompok komunitas dimulai
pada tahun 2014.
Untuk tercapainya target implementasi ditingkat komunitas maka diperlukan penguatan kapasitas
ditingkat kelompok masyarakat dan pemerintah kabupaten. Pendampingan bagi kelompok
masyarakat dibutuhkan dalam melaksanakan aksi-aksi adaptasi perubahan iklim serta penguatan
didalam penyusunan rencana kerja yang mendukung ketahanan iklim. Sementara itu, target lokasi
yang tersebar 21 sd 40 desa di tiga kabupaten program membutuhkan pendampingan yang efisien
dan efektif sehingga tujuan untuk penguatan kapasitas kelompok masyarakat dapat dicapai.
Kelompok masyarakat yang terseleksi dan berpartisipasi didalam menerapkan kegiatan aksi adaptasi
perubahan iklim perlu diberikan pelatihan keterampilan teknis dalam managemen organisasi,
keterampilan teknis dalam menerapkan kegiatan aksi ketahanan iklim untuk ketahanan pangan, air
dan mata pencaharian. Untuk itu SPARC membutuhkan lembaga mitra didalam melaksanakan
pendampingan bagi kelompok masyarakat dan penguatan pemerintah daerah (kabupaten) didalam
integrasi program ketahanan iklim kedalam program pembangunan daerah. Lembaga mitra
dimaksud adalah Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) lokal – civil society organization (CSO) lokal
yang bekerja dan memiliki pengalaman dibidang ketahanan iklim serta pemberdayaan masyarakat.
1
1.1. TUJUAN DAN HASIL YANG DIHARAPKAN
Tujuan jangka panjang dari penyelenggaraan program hibah kerjasama antara LSM dengan SPARC
didalam pendampingan penguatan kelompok komunitas adalah terwujudnya masyarakat di lokasi
pilot project yang mampu melakukan tindakan aksi adaptasi perubahan iklim secara partisipatif dan
mandiri, baik dari langkah perencanaan sampai dengan penerapan aksi adaptasi sehingga terwujud
langkah-langkah aksi adaptasi yang berkelanjutan.
Untuk mencapai tujuan jangka panjang tersebut, maka dalam jangka pendek program kerjasama ini
ditujukan untuk memberikan pendampingan kepada kelompok masyarakat di tingkat desa dalam
implementasi program dan membangun sinergi serta melakukan integrasi program berbasis
masyarakat kedalam program pemerintah daerah dan lembaga lainnya melalui proses
perencanaan. Disamping itu diharapkan juga terjadinya proses pembelajaran di tingkat komunitas
untuk memahami kondisi-kondisi yang terjadi sebagai dampak dari perubahan iklim serta mampu
melakukan interpretasi dan tindakan melalui pembelajaran dari dibentuknya posko iklim di target
pilot project.
1.2. Output yang diharapkan dari program hibah LSM/CSO











Tersusunnya proposal kegiatan aksi adaptasi pada 120 kelompok komunitas di tiga kabupaten
target atau 40 kelompok komunitas di masing-masing kabupaten target (Kab. Sabu Raijua,
Kab. Manggarai dan Kab. Sumba Timur) dibidang pangan, air dan mata pencharian.
Dikuatkannya kapasitas kelompok-kelompok komunitas pelaksana percontohan aksi adaptasi
di desa-desa target di tiga kabupaten atau 7 sd 10 desa di masing-masing kabupaten target
dan dibentuknya kelompok-kelompok tersebut jika belum ada kelompok komunitas yang akan
melaksanakan aksi adaptasi.
Terfasilitasinya partisipasi kelompok-kelompok komunitas target untuk memiliki kemampuan
dalam penyusunan proposal, managemen keuangan, pelaporan kegiatan, dan implementasi
program aksi adaptasi perubahan iklim.
Adanya monitoring secara berkesinambungan pada kelompok-kelompok masyarakat yang
menerima hibah ataupun program aksi adaptasi dari pemerintah daerah dan lembaga lainnya
Adanya laporan bagi pelaksanaan kegiatan dan pengelolaan keuangan serta laporan
implementasi kegiatan teknis kelompok masyarakat penerima hibah ke pada proyek dan
pemerintah daerah.
Terbentuknya 12 (dua belas) posko iklim di desa target pilot project di tiga kabupaten atau
minimal 4 posko iklim di masing-masing kabupaten.
Terwujudnya kemampuan kelompok komunitas didalam mengenali dan memahmi potensi
wilayah, ancaman bencana yang ada sebagai dampak iklim, kerentanan, serta menganalisis
kondisi iklim dan risiko bencana untuk selanjutnya memiliki kemampuan merumuskan
rencana aksi adaptasi komunitas dalam pengurangan risiko dampak.
Terbentuknya forum multistakeholder ketahanan iklim di tingkat desa target di masingmasing kabupaten
Adanya sinergi rencana dan implementasi aksi adaptasi perubahan iklim dengan programprogram pemerintah daerah (provinsi dan kabupaten) serta lembaga lainnya.
Terbangunnya jaringan kerjasama dan partisipasi antar lembaga serta Lembaga desa, lembaga
agama dan adat ditingkat desa dan kabupaten dengan kelompok-kelompok masyarakat
pelaksana aksi adaptasi didalam tujuan penguatan kelompok-kelompok komunitas.
Terintegrasiya program adaptasi perubahan iklim kedalam perangkat perencanaan
desa/kelurahan melalui mekanisme rembug dan musrenbang desa.
2

Terdokumentasikannya kegiatan-kegiatan aksi adaptasi yang dilaksanakan oleh kelompokkelompok masyarakat.
II.LINGKUP KERJA LSM/CSO
Untuk mencapai hasil yang diharapkan seperti tersebut di atas, maka secara umum ruang
lingkup kegiatan penyelenggaraan program akan mencakup kegiatan berikut:
1. Kegiatan-kegiatan yang mengarah pada fasilitasi penyusunan rencana kerja (proposal)
kelompok komunitas, pengelolaan keuangan kelompok (grant) serta upaya peningkatkan
kesadaran dan pengetahuan masyarakat terhadap potensi ancaman bencana karena dampak
iklim di wilayahnya, dan pengembangan sikap dan perilaku yang mendukung berkembangnya
upaya tindak aksi adaptasi ketahanan iklim.
2. Kegiatan-kegiatan yang mengarah pada fasilitasi dan pendampingan untuk implementasi
rencana aksi adaptasi perubahan iklim dibidang pangan, air dan mata pencaharian dalam
upaya pengurangan kerentanan dan menumbuhkan ketahanan iklim.
3. Kegiatan-kegiatan yang mengarah pada upaya peningkatan kapasitas kelompok masyarakat
dan masyarakat desa umumnya, kelembagaan masyarakat dan pemerintahan desa untuk
mengurangi risiko iklim
4. Kegiatan-kegiatan yang mengarah pada upaya pengintegrasian pengurangan risiko iklim ke
dalam pembangunan demi keberlanjutan;
5. Kegiatan-kegiatan yang mengarah pada upaya penyusunan rencana dan aturan, baik pada
tingkat komunitas maupun desa, di antaranya adalah rencana aksi komunitas, aturan dan
kesepakatan masyarakat, peraturan desa (Perdes), rencana penanggulangan resiko iklim,
dan RPJMDes.
III.OUTPUT LSM/CSO
a. Kegiatan tahap I bulan 0 – ke 3 meliputi :
1. Kajian potensi dan kebutuhan desa dalam usaha mengatasai ancaman iklim dan kerentanan
yang dibuat secara partisipatif bersama komunitas (berisi cerita dan foto).
- Peta desa yang dibuat oleh masyarakat yang menggambarkan potensi desa, sumber
mata pencaharian, lokasi terancam iklim, lokasi komunitas terdampak, lokasi
masyarakat miskin/marginal, aksi adaptasi. Peta desa menjadi acuan bersama dalam
penyusunan proposal.
- Pembuatan media peningkatan kesadaran masyarakat mengenai ancaman iklim dan
aksi adaptasinya.
2. Fasilitasi penyusunan proposal kelompok komunitas secara partisipatif
- Sosialisasi tingkat desa mengenai program dan ajakan membuat proposal kegiatan
o Dijelaskan mengenai ancaman iklim dan kerentanan yang dihadapi oleh desa
(Referensi: hasil kajian SPARC/CCROM peta resiko iklim, grafik jaring labalaba ttg kerentanan sosial-ekonomi).
o Kegiatan yang dilakukan adalah untuk mengurangi resiko iklim (ancaman
iklim dan kerentanan sosial ekonomi)
o Kegiatan ini tidak ditujukan untuk dana simpan pinjam atau dana bergulir
o Kelompok yang tertarik dapat mendiskusikan dengan anggota kelompoknya
untuk usulan kegiatan
- Pembentukan kelompok komunitas
- Pembentukan Kemas Proklim di tingkat desa sebagai lembaga payung proposal
kegiatan
3
-
Perumusan masalah, prioritas kegiatan dan rencana kegiatan melalui konsultasi
dengan komunitas dan tim teknis/SKPD.
Penyusunan rencana kerja dan anggaran proposal kegiatan komunitas.
Bersama komunitas menuliskan proposal yang sensitif gender dan mengatasi resiko
iklim
Memfasilitasi proses review proposal komunitas yang dilakukan oleh Tim
Teknis/SKPD dan SPARC-DC sampai dihasilkannya proposal final dari komunitas dan
proposal desa dibawah koordinasi Kemas Proklim.
b. Kegiatan tahap II bulan ke-4 s.d bulan ke-7.
3. Penguatan kelompok komunitas
- Pelatihan management keuangan kelompok komunitas dan desa (Kemas ProKlim)
- Pelatihan pengorganisasian kelompok
- Pelatihan monitoring kegiatan dan pelaporan kegiatan
- Fasilitasi implementasi kegiatan komunitas
- Dengan dukungan Tim Teknis/SKPD melakukan penguatan kemampuan teknis
(operasional dan perawatan) dan pemasaran produk sesuai dengan kebutuhan
komunitas, fasilitasi pembentukan Pusat informasi iklim dan bencana serta fasilitasi
pelaksanaan Sekolah Lapang Iklim.
- Melakukan monitoring implementasi kegiatan bersama dengan Tim Teknis/SKPD dan
SPARC-DC.
c. Kegiatan tahap III bulan ke-8 s.d bulan ke-11.
4. Pembuatan bahan komunikasi/sosialisasi komunitas:
- Media sosialisasi hasil aksi adaptasi
- Dokumentasi Cerita Sukses/Ringkasan Capaian per bulan
5. Advokasi kebijakan Adaptasi Perubahan Iklim di tingkat desa
- Integrasi perencanaan adaptif iklim kedalam RPJMDes, Musrenbangdes.
- Pembuatan kebijakan desa yang mendukung kegiatan adaptasi perubahan iklim.
- Integrasi adaptasi PI dengan Kegiatan Pengurangan Resiko Bencana tingkat
komunitas/desa.
d. Kegiatan tahap IV bulan ke-12.
Laporan final kegiatan diseluruh desa dampingan.
IV.KERANGKA WAKTU
Kerjasama yang diusulkan adalah untuk masa kegiatan 12 bulan. Perpanjangan pelaksanaan
kegiatan hanya dapat dilakukan setelah memberitahukan secara tertulis dan disetujui oleh UNDP
dan tidak memiliki implikasi terhadap penambahan anggaran (no cost extention). Program
kerjasama SPARC dengan LSM/CSO direncanakan selama 2 tahun dan perpanjangan tahun kedua
dapat dilanjutkan setelah dilakukan evaluasi kinerja di tahun pertama.
4
V.TIM SELEKSI
Tim seleksi LSM/CSO adalah tim seleksi dari Bappeda Prov.NTT. Dalam melakukan review
administrasi dan proposal, tim seleksi dapat menyertakan staff teknis atau tenaga ahli dari institusi
terkait, sesuai dengan substansi dalam proposal.
VI. TAHAPAN KEGIATAN SELEKSI
Waktu
Seleksi LSM/CSO akan dilakukan dalam kurun waktu 3 sd 21 November 2014 di kota provinsi dan jika
dibutuhkan dapat melakukan identifikasi serta observasi ke kabupaten target program.
Kegiatan
Identifikasi LSM dan penyampaian informasi/Pengumuman
kepada LSM
Penyerahan dokumen oleh LSM/CSO, review dan seleksi
administrasi dan kelengkapan LSM/CSO
Penyampaian hasil seleksi administrasi kepada LSM/CSO
Pertemuan,workshop penyusunan proposal
Penulisan proposal
Review proposal
Pertemuan hasil review proposal
Perbaikan proposal
Proposal final
Waktu
10-18 November 2014
25 - 27 November 2014
28 November 2014
1 Desember 2014
2 - 7 Desember 2014
8 Desember 2014
10 Desember 2014
10 - 11 Desember 2014
12 Desember 2014
Tim seleksi dapat melakukan perubahan atau perpanjangan waktu untuk tahapan dan jadwal
proses seleksi dengan memperhatikan kondisi yang terjadi.
PENYERAHAN DOKUMEN
Dokumen dikirimkan melalui kurir atau secara langsung kepada :
Ketua Tim Seleksi Kerjasama LSM/CSO mitra SPARC
d/a Kantor Bappeda Provinsi NTT. Lt II Jalan Polisi Militer 2
Kupang, Nusa Tenggara Timur
Dokumen yang telah distempel dan ditandatangani dapat juga diajukan dalam format PDF dan
dikirim melalui email ke : [email protected] dan [email protected]
Dokumen diterima paling lambat tanggal 26 November 2014 (stempel pos)
VII.PEDOMAN PENILAIAN SELEKSI
5
Tahapan Kegiatan Seleksi
Dalam kegiatan seleksi LSM/CSO akan dilakukan tahapan kegiatan seperti berikut :
a. Seleksi kelengkapan administrasi dan concept note
Seleksi pada tahapan pertama adalah seleksi perlengkapan administrasi dan penilaian terhadap
concept note. Persyaratan administrasi yang dinilai meliputi :
1. Nama LSM/CSO dan Domisili CSO/LSM adalah CSO/LSM yang berasal dari : kabupaten dan
provinsi, dimana lokasi kegiatan akan dilaksanakan. Apakah LSM/CSO memiliki kantor
dilokasi kabupaten target program (Kab. Sumba Timur, Sabu Raijua dan Manggarai).
2. Aspek pengalaman yang dimiliki dalam bidang pelayanan masyarakat. CSO/LSM yang
memiliki pengalaman minimal 5 tahun dalam pendampingan masyarakat dan 2 tahun
dibidang adaptasi perubahan iklim.
3. Pengalaman kerjasama dengan lembaga/organisasi/institusi pemerintah dan atau dengan
lembaga internasional.
4. Aspek pengalaman melakukan kegiatan diwilayah kerja target kabupaten. CSO/LSM yang
memiliki pengalaman minimal dua tahun diwilayah kerja target (kabupaten).
5. Aspek legalitas yang dibuktikan dengan adanya Akta Notaris dan terdaftar secara hukum.
6. Existensi organisasi yang dibuktikan dengan adanya struktur organisasi dan AD/ART
7. Kepemilikan rekening bank atas nama organisasi
8. Memiliki tenaga akhli dibidang pemberdayaan masyarakat, pertanian, ketahanan pangan,
sistem irigasi, mata pencaharian dan lingkungan
9. Memiliki tenaga lapangan yang akan ditempatkan di lokasi kegiatan berbasis desa.
Penilaian terhadap Concept note
Concept note yang disusun dapat memberikan gambaran secara singkat tentang strategi
pendampingan bagi kelompok masyarakat dalam melaksanakan aksi adaptasi perubahan iklim
dan penguatan pemerintah daerah (kabupaten) didalam integrasi program ketahanan iklim
kedalam program pembangunan daerah (seperti output yang diharapkan dalam poin III).
b. Penyampaian format proposal
Setelah terseleksi LSM/CSO berdasarkan penilaian concept notes dan persyaratan administrasi
maka akan dilanjutkan dengan pertemuan penjelasan tujuan dan target lokasi program serta
format proposal kepada LSM/CSO yang telah terseleksi.
c. Pertemuan negosiasi target program dan rencana kerja
LSM/CSO yag terseleksi diberikan waktu selama 15 hari untuk menyusun proposal program dan
kemudian dilanjutkan dengan pertemuan pembahasan atau review isi dan rencana kerja proposal.
LSM/CSO yang telah terseleksi mempresentasikan proposal dan tim pengadaan serta tim teknis
yang disertakan dalam review membeirkan masukan serta negosiasi terhadap budgeting.
a) Kesesuaian program yang diusulkan dengan rencana prioritas kegiatan mengacu pada list
opsi adaptasi di dsa target
b) Struktur rencana anggaran belanja yang proposional antara biaya operasional administrasi
dengan biaya program seperti yang disyaratkan
c) Program yang diusulkan merupakan program yang berkaitan dengan pendampingan untuk
penguatan kelompok masyarakat dalam melaksanakan aksi adaptasi perubahan iklim dan
sistem perencanaan serta informasi ditingkat desa, dan penguatan integrasi program dalam
perencanaan daerah.
6
d)
Justifikasi bidang kegiatan yang diusulkan yang dituangkan dalam proposal sesuai dengan
bidang program kegiatan yang akan dikerjakan yang meliputi aspek substansi proposal, latar
belakang, kajian masalah, hasil yang akan diharapkan, pendekatan, pengorganisasian,
kelompok penerima manfaat, kerangka kerja (work plan), jadwal, rencana anggaran belanja,
dsb, sesuai dengan format yang disarankan
e) latar belakang
f) identifikasi atau gambaran detail, situasi dan kondisi lokasi wilayah kerja terkait dengan
bidang kegiatan yang akan dikerjakan
g) kajian masalah yang terjadi sesuai dengan bidang kegiatan yang dikerjakan
h) tujuan kegiatan
i) hasil yang diharapkan
j) pendekatan yang akan dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan
k) kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan dan tahapan kegiatannya
l)
m)
n)
o)
p)
q)
target penerima manfaat dan gambaran detail yang akan menerima manfaat serta target
kuantitatif dan kualitatif
resiko kegagalan yang mungkin akan dihadapi karena kendala ditingkat implementasi
pola pemantauan dan evaluasi kegiatan
rencana anggaran biaya
jadwal pelaksanaan
kerangka kerja
d. Finalisasi dan persetujuan proposal
LSM/CSO yang terseleksi melakukan perbaikan terhadap proposal yang telah direview dan
dilakukan persetujuan oleh tim seleksi dengan membuat berita acara.
e. Pembuatan MoU dan Kontrak Kerjasama
Proposal yang telah disepakati didukung dengan naskah kerjasama dan kontrak kerja pelaksanaan
kegiatan.
7
LAMPIRAN PENILAIAN SELEKSI ADMINISTRASI
1. IDENTITAS ORGANISASI
Nama LSM/CSO
Tahun berdiri/dibentuk
Alamat kantor
Nomor telp kantor/fax
Alamat Email kantor
Nomor akte notaris
Nama Direktur
Nomor HP direktur
Alamat Email direktur
:
:
:
:
:
:
:
:
:
2. KEABSAHAN DAN STRUKTUR ORGANISASI
Indikator dan dokumen
1.Copy akte notaris
2.Surat keterangan berkantor /memiliki kantor
di Kabupaten target (Kab.Sumba Timur atau
Manggarai atau Sabu Raijua) dari
kelurahan/desa/kecamatan
3.Copy struktur organisasi (dilegalisasi
pendiri)
4.Copy CV tenaga ahli yang dimiliki (sesuai
dengan kebutuhan (pertaninan, ketahanan
pangan, ketahanan air/irigasi, mata
pencaharian, penguatan masyarakat dan
lingkungan)
5.Copy AD/ART organisasi
6.Copy rekening bank
7.Copy CV tenaga lapangan tingkat desa
Ya/tersedia
Tidak
Keterangan
Keterangan : Diberikan tanda rumput () pada kolom “ya” atau “tidak”.
3. PENGALAMAN ORGANISASI
Nama/Judul
Kegiatan
Lembaga
Donor/Instansi
(kerjasama)
Tahun
Kerjasama
Anggaran
(Rp)
Jumlah
staff/tim
(orang)
Lokasi
Target
penerima
manfaat
Catatan : Setiap kegiatan kerjasama dilengkapi dengan copy laporan akhir
8
4. CONCEPT NOTE
(Gambaran singkat organisasi dan konsep pendampingan penguatan kelompok masyarakat dalam
melaksanakan aksi adaptasi perubahan iklim, max 10 halaman).
1. Latar belakang organisasi, visi, misi (aspek internal)
2. Menguraikan masalah singkat yang dituangkan sesuai dengan analisis situasi dan kondisi
terkait dengan ketahanan iklim
3. Tujuan yang akan dicapai dari kegiatan untuk memecahkan masalah yang terjadi
4. Sasaran yang ingin dicapai
5. Pola pendekatan/metoda yang akan dilakukan sesuai dengan jenis kegiatan yang akan
dilaksanakan
6. Tahapan kegiatan dituangkan untuk mencapai tujuan
7. Menguraikan hasil yang diharapkan dari setiap kegiatan (kualitatif dan kuantitatif)
8. Menguraikan dampak kegiatan yang akan terjadi
9. Menguraikan penerima manfaat ,karakterisasinya, golongan atau kelompok, jenis kelamin
10. Menguraikan pola pengawasan dan pemantauan, baik pada saat pelaksanaan kegiatan
maupun pasca kegiatan
11. Menguraikan Aspek resiko dan penanggulangannya
12. Menguraikan struktur tim yang akan terlibat/dibutuhkan
9