INFORMATION TECHNOLOGY AND INFORMATION SYSTEMS

INFORMATION TECHNOLOGY AND INFORMATION SYSTEMS
Saya sendiri – dan mungkin banyak orang lain – tidak mengetahui bahwa ada
perbedaan mendasar antara information Technology (IT) dan Information
Systems (IS). Baru setelah membaca buku Information, Systems and Information
Systems tulisan Peter Checkland dan Sue Holwell, saya mengerti perbedaannya.
Kerancuan pengertian kedua bidang terjadi karena mulainya perkembangan IS
berdampingan dengan perkembangan IT sehingga banyak orang menyamakan IS
dengan IT, padahal keduanya sama sekali berbeda, walaupun keduanya memang
berhubungan erat. Dasar ilmu IT adalah ilmu teknologi, sedangkan dasar IS
adalah ilmu manajemen, yaitu bagaimana menggunakan informasi untuk memanage suatu organisasi. Pentingnya informasi untuk aktivitas suatu organisasi
sebenarnya sudah lama diketahui dan digunakan sebelum ada komputer.
Salah satu contoh yang luar biasa besar dan tidak banyak diketahui orang adalah
bahwa kemenangan Inggris dalam the Battle of Britain selama perang dunia
kedua adalah karena didukung suatu sistem informasi yang hebat. Angkatan
udara Inggris pada saat itu menghadapi angkatan udara Jerman yang lebih
unggul baik dalam jumlah maupun teknik. Jerman ingin melumpuhkan Inggris
dengan pemboman terus-menerus atas kota London dan bila berhasil akan
menyerbu Inggris dengan pasukan daratnya. Kendala yang dihadapi Inggris
adalah bahwa secara teknis pesawat terbang mereka hanya mampu mengudara
untuk waktu tertentu, sehingga mendeteksi lokasi pesawat udara Jerman
menjadi sangat penting. Maka dirancanglah suatu sistem informasi untuk
mendeteksi kedatangan dan lokasi pesawat terbang Jerman. Sistem unik ini
terdiri atas pos-pos pengawas yang diawaki oleh orang-orang tua, yang selama
24 jam mengeker udara untuk melihat kedatangan pesawat terbang Jerman, dan
apabila melihatnya, penjaga itu cepat-cepat naik sepeda ke kantor pos untuk
menelepon sebuah pusat. Dengan begitu, berdasarkan informasi yang diterima
secara manual, dapat dihitung kapan sebaiknya pesawat Inggris mengudara
untuk menyergap musuh. Berkat keberhasilan sistem informasi ini, pada suatu
hari 57 pesawat terbang Jerman ditembak jatuh, sedangkan RAF (Royal Air
Force) hanya kehilangan 27 pesawat. Sistem informasi ini berhasil tanpa
penggunaan komputer.
Memang, suatu sistem informasi dapat dirancang tanpa menggunakan komputer,
namun kemampuan dan kecepatannya sangatlah terbatas sehingga dianggap
biasa saja dan kurang mendapat perhatian khusus.
Dengan munculnya komputer dan ilmu IT, sistem informasi berubah –
kemampuan dan kecepatannya meningkat secara signifikan – dan IS pun mulai
berkembang berdampingan dengan IT. Sebagai ilmu yang relatif masih muda –
bila dibandingkan dengan ilmu lain seperti fisika – tidak mengherankan bila IT
dan IS masih dalam tahap rancu (confused state). Khususnya IS masih sangat
rancu karena dalam waktu singkat kelihatan bahwa laju perkembangan IT tidak
dapat diimbangi oleh IS. Keadaan ini logis, sebab pada ilmu IS sebagai bagian
dari ilmu manajemen, objeknya adalah manusia, yang pemikiran dan
keinginannya senantiasa berubah dan perkembangan pemikiran IS memerlukan
pengalaman dari dunia nyata serta dialog di antara mereka yang
berkepentingan. Sebaliknya, pada ilmu IT sebagai bagian dari ilmu teknologi,
1
dasarnya adalah bahan hardware seperti microchip, bahkan software pun – yang
merupakan hasil pemikiran manusia – sekadar memanfaatkan kemampuan
hardware.
IT berarti teknologi, dan yang dimaksud biasanya adalah hardware komputer
serta alat telekomunikasi. Tetapi, IT dapat juga diartikan secara lebih luas
sebagaimana diutarakan oleh Zuboff: IT adalah bersatunya berbagai aliran
perkembangan yang meliputi “microelectronics, computer science,
telecommunications, software engineering, and system analysis.” Jika IT mencakup
bidang-bidang seperti itu, maka terjadilah tumpang tindih antara IT dan IS,
sebab IS pun tidak mempunyai batasan yang jelas.
Terjadinya overlapping dan kait-mengait antara ilmu komputer, teknologi
komputer, manajemen dan teori-teori mengenai organisasi, menyebabkan
bidang IS penuh kerancuan dan membingungkan, tidak hanya bagi mereka yang
baru mulai mempelajari sistem informasi tetapi juga yang sudahmenekuninya .
IS: yang paling perlu diperhatikan
Biasanya yang paling perlu diperhatikan oleh bidang IS adalah penyediaan data
dan informasi secara teratur dalam suatu organisasi dengan menggunakan IT,
yaitu informasi yang diperlukan untuk aktivitas organisasi dan para anggotanya,
aktivitas yang berubah terus-menerus. Jadi, pekerjaan bidang IS mempunyai
akibat dan pengaruh terhadap aktivitas pekerjaan sehari-hari. Inilah konsep
yang paling dasar dalam bidang IS. Tetapi, konsep ‘penyediaan data’ itu dapat
diperluas tanpa distorsi hingga meliputi ‘pengiriman data/informasi’ antara
organisasi atau antara kelompok. Topik yang kedua ini semakin penting karena
adanya perkembangan dalam bidang teknologi komputer dan telekomunikasi.
Ini semua ada implikasinya. Orang yang ingin mendalami bidang IS harus
menentukan pandangannya mengenai dua elemen dasar yang terkandung dalam
konsep ini. Pertama mereka harus menyadari apa arti ‘informasi’ dan ‘sistem
informasi’, dan kedua mereka harus mendasari pengertian itu dengan suatu
gagasan yang secara logis berkaitan, yaitu apa arti ‘suatu organisasi’. Selain
kedua elemen dasar ini, perlu juga dipikirkan faktor perubahan terus-menerus
yang dihadapi – baik perubahan di bidang teknologi IT maupun pada manusia
yang melakukan akivitas. Oleh sebab itu, penyediaan informasi dalam suatu
organisasi harus dipandang sebagai sesuatu yang berkembang dan berubah
terus-menerus. Ini semua perlu dipelajari bila ingin merancang suatu sistem
informasi.
Untuk mengatasi pengertian mengenai elemen ‘informasi’ dan ‘sistem informasi’,
tim universtas Lancaster mencetuskan suatu teori yang menjelaskan perbedaan
antara: data, informasi dan knowledge, bahkan diselipkan sebuah istilah baru
‘capta’ sehingga urutannya menjadi data, capta, informasi dan knowledge.
Berikut penjelasan teori ini.
Dari data ke capta
2
Tidak banyak – bahkan boleh jadi tidak ada – yang mengetahui istilah ‘capta’
sehubungan dengan istilah ‘data’ dan ‘informasi’, tetapi kemungkinan besar para
praktisi bidang IS sudah menggunakannya. Pola pemikirannya adalah bahwa
‘data’ mewakili begitu banyak fakta – data warehousing – mengenai kejadiankejadian, objek-objek atau manusia, yang kebanyakan tidak berhubungan satu
sama lain. Sedangkan ‘capta’ merupakan data yang diseleksi dan disusun
berdasarkan kriteria-kriteria tertentu. Misalnya, ada data penjualan di seluruh
S&D. Data itu sekarang disusun berdasarkan penjualan di setiap cabang, atau
berdasarkan penjualan pada masing-masing trade channel. Inilah capta, data
yang diperkaya karena disusun berdasarkan kategori tertentu.
Dari capta ke informasi dan knowledge
Setelah melakukan seleksi yang memperkaya data dengan menjadikannya capta,
kita akan menghubungkan capta ini dengan hal-hal lain yang berarti atau
bermakna (meaningful facts), misalnya untuk membandingkan angka penjualan
Palembang – capta – dengan target Rofo-nya. Dengan melihat capta dalam
konteks pencapaian Rofo, terjadilah perubahan dari capta menjadi sesuatu yang
lebih bernilai atau bermakna, sehingga wajar bila diberi nama lain: ‘informasi’.
Selanjutnya, berbagai informasi tertentu dapat dihubungkan satu dengan yang
lain menjadi struktur-struktur besar yang terdiri atas aneka ragam informasi.
Struktur-struktur semacam ini bertahan lebih lama bila dibandingkan dengan
informasi yang hanya diperlukan sementara. Misalnya, inventory level bulan
April dibandingkan dengan target inventory level maksimum 14 hari. Ini
merupaan informasi. Adapun eksekusi DRP (distribution resource planning) –
sesuai dengan definisi ‘eksekusi’ – memerlukan berbagai macam informasi yang
disusun menjadi struktur besar, tanpa itu DRP tidak dapat dilaksanakan dengan
sukses. Struktur besar ini selain menambah nilai juga bertahan lebih lama, dan
disebut dengan istilah ‘knowledge’.
3
Gambar 4.1. memperlihatkan bagaimana data mengalami tiga perubahan
sehingga menjadi knowledge. Dalam proses ini penting digarisbawahi adanya
tiga perbedaan yang terjadi karena dilakukannya hal-hal sebagai berikut: seleksi
data; penambahan arti pada data yang diseleksi; dan membangun strukturstrukur besar terdiri atas data yang berarti. Perlu juga dikemukakan penggunaan
istilah data, capta, informasi dan knowledge untuk menjelaskan keempat produk
dari tiga pembedaan tersebut.
Dalam analisis mengenai data, capta, informasi dan knowledge itu aspek yang
paling penting adalah bahwa yang melakukan ketiga pembedaan itu (yang
menciptakan informasi) adalah manusia – bukan mesin. Orang yang menyusun
data menjadi capta yang lebih bermakna itu tentu saja mempunyai maksud agar
capta itu sesuai dengan kategori-kategori informasi yang akan bermakna bagi
aneka macam orang. Tetapi, memberi makna pada data yang diproses itu
merupakan kemampuan manusia, dan pemberian makna tertentu boleh jadi unik
untuk seseorang. Penyusun informasi tidak dapat menjamin bahwa pemberian
makna itu akan dapat diterima oleh semua pihak.
Oleh sebab itu, ‘information systems’ atau ‘management information systems’
benar-benar tidak dapat memberikan informasi dengan makna yang seragam
untuk semua pihak (unequivocal information). Yang dapat dilakukan oleh IS atau
MIS adalah memproses capta (data yang sudah diseleksi) menjadi bentukbentuk berguna yang dapat menentukan (mengimplikasikan) kategori-kategori
informasi tertentu.
The cancept ‘information system’
Berdasarkan penjelasan sebelumnya mengenai ‘bagaimana data diubah menjadi
knowledge’ yang penggunaannya adalah untuk ‘purposeful action’, ‘IS support’
dapat dijabarkan secara sederhana dalam gambar sebagai berikut.
Elemen 1-5 adalah:
1. Individu atau kelompok dalam organisasi yang memerlukan knowledge
untuk purposeful action;
2. Perceived world – data-rich (dunia yang dipersepsi – kaya akan data);
4
3. Debat atau wacana tentang:
4. Data, capta, informasi dan knowledge.
5. Gabungan keinginan dan kompromi;
6. Jelas
7. Jelas
Di depan telah diberikan penjabaran mengenai konsep ‘information’ dan
‘information systems’ (IS) sebagai sistem pendukung – the system which serves –
yang menunjang aktivitas-aktivitas dalam suatu sistem – the system which is
served. Selanjutnya, konsep IS dapat dijabarkan sebagai satu sistem yang terdiri
atas dua sistem sebagai berikut.
Pada gambar 4.7. terdapat dua sistem: pertama ‘the system which serves’, dalam
kasus ini IS; dan kedua ‘the system which is served’, yaitu organisasi yang
menurut Checkland dan Holwell tidak ada deskripsinya yang jelas. Konsep yang
jelas mengenai organisasi diperlukan sebagai konteks, sebab tanpa konteks yang
jelas akan timbul pertanyaan ‘sistem itu melayani siapa?’ [dan layanan apa yang
dibutuhkan dan diinginkan oleh sistem yang dilayani?] Dari puluhan buku yang
telah saya baca, saya pun tidak menemukan deskripsi jelas mengenai organisasi.
Baru setelah membaca The New St. Gallen Management Model pada akhir tahun
2008, saya temukan diskripsi yang jelas mengenai organisasi.
Di sini pandangan jauh ke depan Hans Ulrich patut dihargai sebab pada tahun
1950-1960-an Ulrich sudah mengatakan perlunya konsep menyeluruh mengenai
organisasi, sebab bila konsep itu tidak ada, akan timbul kendala yang sama, yaitu
manajemen tanpa konteks. Oleh sebab itu, setelah kita berhasil mendesain
sistem S&D yang holistis, kita dapat mendesain sistem IS karena kedua elemen
dasar – pengertian mengenai ‘informasi’ dan ‘sistem informasi’ maupun
mengenai ‘organisasi’ – sudah jelas.
5