ii. tinjauan pustaka

II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) merupakan sebuah sistem yang
bertujuan untuk menggabungkan aktivitas yang berhubungan dengan manajemen sumber daya
manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI) ke dalam satu database umum melalui penggunaan
sumber daya perangkat lunak. Tujuan dari HRIS adalah menggabungkan bagian-bagian berbeda
dari manajemen sumber daya manusia, termasuk gaji, produktivitas tenaga kerja, dan lainnya
(Andrews, 2009).
Menurut Marimin, et al. (2006), sistem informasi manajemen sumber daya manusia
adalah prosedur semantik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan
memvalidasi data yang dibutuhkan oleh organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitasaktivitas personalia, dan karakteristik unit organisasi. Sistem informasi ini memungkinkan
organisasi menyimpan data persediaan keahlian-keahlian (skill inventory) dan persediaan
manajemen (manajmen inventory) sesuai dengan kebutuhan SDM.
Secara umum, SISDM dibagi menjadi tiga tipe. Tipe yang pertama adalah SISDM
operasional dimana di dalamnya digunakan untuk aktivitas adminitrasi, seperti payroll dan
administrasi data karyawan (data personal karyawan, deskripsi pekerjaan, dan perekapan cuti).
Tipe kedua merupakan SIDM relasional yang mampu manangani proses manajemen SDM yang
lebih kompleks, misalnya adalah sistem rekrutmen dan seleksi, sistem training dan
pengembangan karyawan, serta sistem manajemen performa. Tipe ketiga adalah SISDM strategis
yang di dalamnya termasuk manajemen kompetensi strategis, manajemen reorientasi, atau
aplikasi penilaian skill professional (Bondarouk, et al., 2004).
Menurut O’Brein (2004) dalam Marimin, et al. (2006), sistem informasi pada umumnya
terdiri dari lima komponen utama, yaitu sumber daya manusia (people resource), sumber daya
perangkat lunak (software resource), sumber daya perangkat keras (hardware resource), sumber
daya data (data resource), dan sumber daya jaringan (network resource). SISDM menggunakan
kelima komponen tersebut untuk melakukan input, proses data, output, penyimpanan, dan
pengendalian aktivitas dalam mengubah sumber daya data menjadi sebuah informasi.
1. Sumber Daya Manusia (People Resource)
Sumber Daya Manusia diperlukan untuk pengelolaan sistem informasi. Secara garis
besar, sumber daya manusia ini dibagi menjadi dua kelompok, yaitu end users atau pengguna
akhir dan spesialis sistem informasi. Pengguna akhir adalah orang-orang yang menggunakan
sistem informasi, sedangkan spesialis sistem informasi adalah orang-orang yang melakukan
pembangunan atau pengembangan sistem informasi yang di dalamnya termasuk analis
sistem, software developer, dan operator.
2. Sumber daya perangkat lunak (Software Resource)
Sumber daya perangkat lunak dapat diartikan sebagai segala hal yang diperlukan
dalam instruksi pemrosesan informasi. Perangkat lunak yang dimaksud bukan hanya berupa
3
program yang secara langsung dapat dioperasikan dan mengendalikan komputer, akan tetapi
juga berupa prosedur yang diperlukan dalam sistem informasi. Perangkat lunak secara umum
dapat dibagi menjadi empat jenis utama, yaitu :
a. Perangkat lunak sistem, seperti sistem operasi (misalnya Ms. Windows dan Linux) yang
mengendalikan dan mendukung bekerjanya komputer. Selain sistem operasi, yang juga
termasuk perangkat lunak sistem adalah sistem utilitas (antivirus, Norton utilities, dll) dan
sistem komunikasi.
b. Perangkat lunak aplikasi, yaitu program yang secara langsung dapat melakukan prosesproses yang ada dalam komputer. Perangkat lunak aplikasi umum seperti spreadsheet,
word processing, dan lain-lain. Perangkat lunak aplikasi khusus yaitu program-program
yang secara spesifik diciptakan untuk aplikasi tertentu.
c. Perangkat lunak bahasa pemrograman, yaitu perangkat lunak yang digunakan dalam
pembuatan program misalnya Visual Basic, COBOL, Fortran, Visual Fox Pro, C++, PHP,
dan lain-lain.
d. Prosedur, yaitu berupa instruksi atau petunjuk operasi bagi pengguna untuk menjalankan
sistem operasi atau langkah-langkah penggunaan sistem operasi atau langkah-langkah
penggunaan sistem atau dokumentasi prosedur atau proses sistem, buku penuntun
operasional (aplikasi) dan teknis.
3. Sumber Daya Perangkat Keras (Hardware Resource)
Perangkat keras merupakan istilah menyeluruh untuk semua bagian fisik komputer,
perangkat keras bukan hanya berupa mesin, akan tetapi juga termasuk media data. Perangkat
keras secara umum dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu:
a. Sistem komputer yang keberadaanya terdapat di dalam CPU seperti mikroprosesor dan
berbagai macam perlengkapan atau terminal untuk interkoneksi.
b. Periperal komputer, yaitu peralatan yang dipergunakan untuk melakukan input data atau
perintah (keyboard dan mouse), menampilkan output informasi (video screen dan
printer), serta untuk penyimpanan data seperti magnetic atau optical disk.
4. Sumber Daya Data (Data Resource)
Sumber daya data merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses
lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. Data yang dimaksud biasanya dapat diorganisasi,
disimpan, dan diakses dengan berbagai teknologi manajemen data dalam bentuk database
dan knowledge base. Database yaitu data yang telah diorganisasi dan diproses, sedangkan
knowledge base yaitu data yang berisi mengenai fakta-fakta yang ada dan aturan-aturan
(rules) yang memungkinkan untuk penarikan kesimpulan. Knowledge base dalam SISDM
dapat berupa aturan-aturan kepegawaian seperti aturan kenaikan pangkat, promosi jabatan,
pemberhentian, dan lain-lain.
5. Sumber Daya Jaringan (Network Resource)
Sumber daya jaringan merupakan salah satu komponen yang menyusun sistem
informasi. Sumber daya jaringan menekankan pada teknologi komunikasi dan jaringan yang
4
merupakan bagian dari sumber daya yang penting dalam sisten informasi. Sumber daya
jaringan terdiri dari.
c. Media komunikasi, misalnya kabel UTP, coaxial, fiber optic, dan cellular.
d. Pendukung jaringan, berupa berbagai perangkat keras, perangkat lunak, dan data
teknologi yang diperlukan untuk mendukung penggunaan dan operasi sebuah jaringan
komunikasi. Misalnya, processor komunikasi seperti modem dan internetwork processor,
perangkat lunak pengendali komunikasi seperti Network Operating System (NOS) dan
Internet Browser Package.
2.2. Analisis dan Desain Sistem Informasi
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu informasi yang utuh ke
dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikan. Proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu
prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan pemecahan masalah yang
timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru (Sutabri, 2004).
Analisa sistem merupakan suatu cara yang ditempuh untuk menganalisa data yang
diperoleh dalam suatu proses guna menghasilkan suatu keluaran yang diinginkan (McLeod,
1999). Menurut Kadir (2003), terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis
sistem yaitu sebagai berikut:
a. Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah yang dihadapi yang kemudian akan dijadikan
sistem informasi, meliputi penyebab masalah, titik keputusan, dan personil-personil kunci.
b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. Kegiatan ini meliputi menentukan
jenis penelitian, merencanakan jadwal penelitian, mengatur jadwal wawancara, mengatur
jadwal observasi, mengatur jadwal pengambilan sampel, membuat penugasan penelitian,
membuat agenda wawancara, dan mengumpulkan hasil penelitian
c. Analyze, yaitu menganalis sistem yang akan dibangun baik menganalisis kelemahan sistem
maupun kebutuhan informasi pemakai atau manajemen
d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis yang bertujuan untuk melaporkan bahwa
analisis telah selesai dilakukan, meluruskan kesalahpengertian mengenai apa yang telah
ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen, meminta
pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen, dan meminta persetujuan kepada
pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.
Tahap analisis sistem dilakukan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap
analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini
akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya (Jogiyanto, 2001). Analisis sistem
merupakan kegiatan dimana seorang analis mendefinisikan sistem aktual yang berjalan
sebelumnya dan apa yang diinginkan pengguna untuk sistem yang baru. Analisis sistem terdiri
dari proses menetapkan kebutuhan dan menyusun kebutuhan sistem. Analisis sistem kemudian
dilanjutkan dengan menrancang atau mendesain sistem yang akan dibangun dimana tahapan ini
terdiri dari dua aktivitas penting, yaitu perancangan antarmuka pengguna dan perancangan
database (Valacich, et al., 2012).
5
Analisis dan desain sistem menggunakan pendekatan berorientasi objek dapat
menawarkan sebuah pendekatan yang mendukung metode yang logik, cepat, serta teliti untuk
menciptakan sistem baru yang responsif. Teknik ini dapat bekerja dengan baik dalam keadaan
dimana sistem informasi yang rumit menjalani pemeriksaan terus menerus, penyesuaian, dan
perancangan ulang (Kendall dan Kendall, 2003).
2.3. Unified Modeling Language (UML)
Menurut Kendall dan Kendall (2003), UML adalah suatu bahasa testandarisasi yang
digunakan dalam analisis dan desain sistem berorientasi objek. Perlengkapan UML meliputi
diagram-diagram yang memudahkan seorang analis untuk memvisualisasikan konstruksi sistem
berorientasi objek. UML merupakan alat yang sangat baik untuk meningkatkan kualitas analisis
dan perancangan suatu sistem sehingga dapat menciptakan suatu sistem yang bekualitas tinggi.
Bennett, et al., (2001) menambahkan bahwa UML adalah bahasa visual yang menyediakan cara
bagi orang untuk menganalisis dan mendesain sebuah sistem berorientasi objek yang bertujuan
untuk menvisualisasi, konstruksi, dan dokumentasi proses pembuatan sistem. Keunggulan utama
yang dimiliki pemodelan ini adalah kemampuannya dalam memodelkan menyerupai kehidupan
nyata, sehingga sistem yang dihasilkan mempunyai kelebihan sebagai berikut:
1. Mempunyai sifat lebih natural, karena umumnya manusia berfikir dalam bentuk objek
2. Pembuatan sistem memakan waktu lebih cepat
3. Memudahkan dalam proses pemeliharaan sistem, karena jika ada kesalahan, perbaikan hanya
dilakukan pada bagian tersebut, tidak perlu mengurutkan dari awal
Menurut Nugraha (2002), pada dasarnya UML memuat diagram-diagram pemodelan
sistem yang terdiri dari diagram-diagram sebagai berikut dimana dalam prakteknya tidak semua
diagram harus dibuat melainkan disesuaikan dengan kebutuhan dan kompleksitas sistem yang
akan dikembangkan:
1. Usecase diagram (diagram kasus)
2. Class diagram (diagram kelas)
3. Object diagram (diagram objek)
4. Statechart diagram (diagram status)
5. Activity diagram (diagram aktivitas)
6. Sequence diagram (diagram urutan )
7. Component diagram (diagram komponen)
8. Deployment diagram (diagram penggunaan)
9. Collaboration diagram (diagram kolaborasi)
Menurut Kendall dan Kendall (2011), Unified Modeling Language merupakan bahasa
terstandarisasi yang digunakan untuk memodelkan suatu sistem dan memecah suatu sistem
berorientasi objek menjadi sebuah model kasus (usecase) dengan pendekatan Object Oriented
Programming (OOP). Pengembangan sistem berbasis UML ini terdiri dari fase identifikasi
masalah, fase analisis sistem, dan fase perancangan sistem seperti yang terlihat pada Gambar 1.
6
Gambar1. Tahapan pengembangan UML (Kendall dan Kendall, 2011)
Pada fase pertama dilakukan penggambaran diagram kasus dimana dilakukan identifikasi
pengguna dan proses-proses utama yang dilakukan oleh pengguna. Setelah itu dapat dilanjutkan
dengan menuliskan skenario kasus yang menggambarkan langkah-langkah skenario penggunaan
sistem. Pengembangan diagram kasus kemudian dilanjutkan dengan menggambar diagram
aktivitas, diagram urutan, dan diagram kelas. Diagram status dibuat setelah pembuatan diagram
kelas dimana diagram keadaan ini sangat berguna untuk modifikasi diagram kelas. Dengan
UML, seorang analis sistem dapat membuat suatu model yang luar biasa. Semakin lengkap
informasi yang digunakan untuk mengembangkan UML, maka akan semakin baik sistem yang
dihasilkan (Kendall dan Kendall, 2011).
2.3.1. Diagram Kasus
Diagram kasus adalah diagram yang menggambarkan fungsionalitas sistem dilihat
dari sisi pengguna. Penekanan dalam diagram ini adalah apa yang diperbuat sistem, bukan
bagaimana sistem bekerja. Sebuah diagram kasus merepresentasikan sebuah interaksi
antara pengguna dengan sistem atau kebutuhan pengguna terhadap sistem. Notasi yang
digunakan dalam diagram kasus antara lain adalah usecase, actor, association, dan system
boundary box. Usecase melambangkan sebuah pekerjaan tertentu, misalnya login ke
sistem, membuat sebuah daftar belanja, dan sebagainya. Pengguna atau sebuah aktor
(actor) adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sistem untuk
melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu. Diagram kasus dapat sangat membantu bila kita
sedang menyusun kebutuhan sebuah sistem, mengkomunikasikan rancangan dengan
7
klien, dan merancang kegiatan untuk semua bagian yang ada pada sistem (Kendall dan
Kendall, 2003).
2.3.2. Diagram Aktivitas
Diagram aktivitas menggambarkan berbagai aliran aktivitas dalam sistem yang
sedang dirancang, bagaimana masing-masing aliran berawal, keputusan yang mungkin
terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Diagram aktivitas juga dapat menggambarkan
proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Diagram aktivitas tidak
menggambarkan keadaan internal sebuah sistem dan interaksi antar subsistem secara
eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur-jalur aktivitas secara umum.
Perbedaan diagram aktivitas dengan diagram kasus adalah diagram aktivitas
menggambarkan proses yang berjalan, sementara diagram kasus menggambarkan
bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan aktivitas. Simbol yang digunakan
dalam diagram ini menggunakan segiempat dengan sudut membulat untuk
menggambarkan aktivitas. Simbol decision berbentuk belah ketupat dan digunakan untuk
menggambarkan pilihan pada kondisi tertentu. Untuk mengilustrasikan proses-proses
paralel (fork dan join) digunakan titik sinkronisasi yang dapat berupa titik, garis
horizontal atau vertikal. Diagram aktivitas dapat dibagi menjadi beberapa object swimlane
untuk menggambarkan objek yang bertanggung jawab untuk aktivitas tertentu (Kendall
dan Kendall, 2011).
2.3.3. Diagram Kelas
Menurut Barclay dan Savage (2004), kelas adalah sebuah spesifikasi yang jika
diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan
dan desain berorientasi objek. Kelas menggambarkan keadaan (atribut atau properti) suatu
sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda
atau fungsi). Diagram kelas menggambarkan struktur dan deskripsi kelas, package dan
objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lainlain. Kelas memiliki tiga area pokok, yaitu nama (stereotype), atribut, dan metode. Atribut
dan metoda dapat memiliki salah satu sifat berikut :
 Private, tidak dapat dipanggil dari luar kelas yang bersangkutan
 Protected, hanya dapat dipanggil oleh kelas yang bersangkutan dan anak-anak yang
mewarisinya
 Public, dapat dipanggil oleh siapa saja
Menurut Nugraha (2002), kelas dapat merupakan implementasi dari sebuah
interface, yaitu kelas abstrak yang hanya memiliki metoda. Interface tidak dapat langsung
diinstansiasikan, tetapi harus diimplementasikan dahulu menjadi sebuah kelas. Hubungan
antarkelas dapat terdiri dari:
1. Asosiasi, yaitu hubungan statis antar kelas. Umumnya menggambarkan kelas yang
memiliki atribut berupa kelas lain, atau kelas yang harus mengetahui eksistensi kelas
lain. Panah navigasi menunjukkan arah query antar kelas.
2. Agregasi, yaitu hubungan yang menyatakan bagian.
8
3. Pewarisan, yaitu hubungan hirarkis antar kelas. Kelas dapat diturunkan dari kelas lain
dan mewarisi semua atribut dan metoda kelas asalnya dan menambahkan
fungsionalitas baru, sehingga ia disebut anak dari kelas yang diwarisinya. Kebalikan
dari pewarisan adalah generalisasi.
2.3.4. Diagram Status
Diagram status menggambarkan transisi dan perubahan status (dari satu keadaan
ke keadaan lainnya) dari suatu objek pada sistem sebagai akibat dari stimuli yang
diterima. Pada umumnya diagram status menggambarkan kelas tertentu (satu kelas dapat
memiliki lebih dari satu diagram status). Dalam UML, status digambarkan berbentuk
segiempat dengan sudut membulat dan memiliki nama sesuai kondisinya saat itu. Transisi
antar status umumnya memiliki kondisi pelindung yang merupakan syarat terjadinya
transisi yang bersangkutan, dituliskan dalam kurung siku. Aksi yang dilakukan sebagai
akibat dari event tertentu dituliskan dengan diawali garis miring. Titik awal dan akhir
digambarkan berbentuk lingkaran berwarna penuh dan lingkaran berwarna setengah
(Nugraha, 2002).
2.4. Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia menurut Simamora (2004) adalah pendayagunaan,
pengembangan, pemberian balas jasa, dan pengelolaan individu anggota organisasi atau
kelompok karyawan. Selain itu manajemen sumber daya manusia didefinisikan sebagai ilmu dan
seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu
terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. Unsur utama dalam manajemen
sumber daya manusia adalah manusia yang merupakan tenaga kerja perusahaan. Pada dasarnya
manajemen sumber daya manusia adalah suatu pendekatan yang strategis terhadap keterampilan,
motivasi, pengembangan, dan manajemen pengorganisasian sumber daya manusia.
2.4.1. Seleksi
Salah satu kunci utama dalam menciptakan SDM profesional adalah terletak pada
proses rekrutmen, seleksi, training, dan development calon tenaga kerja. Maka dari itu,
perusahaan-perusahaan kini berusaha mengembangkan tenaga kerja potensial secara
maksimal untuk kepentingan bisnis baik jangka panjang maupun jangka pendek. Seleksi
adalah serangkaian kegiatan dengan menggunakan formulir data riwayat hidup,
wawancara, pengujian ketrampilan, dan mencocokan informasi dari referensi untuk
mengevaluasi dan menyaring calon karyawan bagi manajemen. Seleksi juga merupakan
kegiatan untuk menentukan dan memilih tenaga kerja yang memenuhi kriteria yang telah
ditetapkan perusahaan serta memprediksi kemungkinan keberhasilan atau kegagalan
individu dalam pekerjaan yang akan diberikan padanya (Sastrohadiwiryo, 2002). Dalam
menyeleksi karyawan baru, bagian HR biasanya menyaring pelamar melalui serangkaian
wawancara dan tes (Fauzan, 20005).
Menurut Taylor (2008), proses seleksi merupakan rangkaian tahap-tahap khusus
yang digunakan untuk memutuskan pelamar mana yang akan diterima menjadi karyawan
9
di perusahaan. Proses tersebut dimulai dari pelamar melamar kerja dan diakhiri dengan
keputusan penerimaan. Proses seleksi merupakan langkah-langkah yang harus dilalui
pelamar sampai akhirnya memperoleh keputusan diterima atau ditolak sebagai karyawan
baru. Proses seleksi berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Beberapa
alat ukur seleksi karyawan dapat dievaluasi dalam hal validitasnya. Validitas kriteria
(criterion validity) penting agar keefektifitasan suatu alat ukur seleksi dapat diketahui
terkait pekerjaan tertentu, meskipun kriteria lainnya seperti lama waktu bekerja atau
kemampuan menyelesaikan kursus pelatihan dapat digunakan. Validitas kriteria untuk
beberapa alat ukut seleksi dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Validitas kriteria untuk beberapa alat ukur seleksi
Validitas
Baik (0,5 ke atas)
Sedang (0,30-0,49)
Rendah/Nol (0,29 ke
bawah)
Alat Seleksi
Sampel-sampel kerja
Tes kemampuan
Wawancara terstruktur (baik didasarkan pada
CV maupun kompetensi perilaku)
Beberapa metode obyektif dari penyaringan
kertas pelamar, sebagi contoh biodata, evaluasi,
pelatihan dan pengalaman, blanko aplikasi
penting
Wawancara tidak terstruktur
Kesenangan/hobi
Pendidikan
Daftar kepribadian
Graphology
Sumber : (Taylor, 2008)
2.4.2. Pelatihan
Setelah pegawai diterima melalui proses seleksi, seringkali kemampuan pegawai
tersebut belum sesuai dengan yang diharapkan, yang berkaitan dengan tuntutan
produktivitas, sehingga perlu dilakukan pelatihan. Pegawai yang telah bekerja pun perlu
mengikuti pelatihan karena adanya tuntutan pekerjaan yang dapat berubah akibat
perubahan lingkungan kerja, strategi dan lain-lain. Menurut Harianja (2007), pelatihan
merupakan usaha terencana dari perusahaan untuk meningkatkan pengetahuan,
ketrampilan, dan kemampuan pegawai. Mengingat pentingnya pelatihan, maka bagian HR
harus dapat merencanakan program pelatihan yang efektif bagi karyawan.
Menurut (Harianja, 2007), terdapat beberapa proses yang harus dilakukan dalam
upaya mengembangkan program pelatihan dan pengembangan karyawan yang efektif,
yaitu:
a) Need analysis atau need assessment.
Analisis kebutuhan adalah penentuan kebutuhan pelatihan dan pengembangan
yang akan dilakukan. Kegiatan ini sangat penting yang dilakukan dengan melalui tiga
10
langkah, yaitu analisis kebutuhan perusahaan, analisis tugas, dan analisis kebutuhan
pegawai. Analisis kebutuhan perusahaan yaitu mengidentifikasi strategi perusahaan,
lingkungan perusahaan, atau departemen. Misalnya, departemen akunting akan
memerlukan training tentang akuntansi dan finansial, dan departemen HR akan
membutuhkan training mengenai assessment center, dan sebagainya. Analisis tugas
yaitu menganalisis tugas-tugas yang harus dilakukan dalam setiap jabatan yang dapat
dipelajari dari perilaku jabatan, dan informasi mengenai uraian tugas, persyaratan
tugas, dan standar untuk bekerja dapat dilihat di dokumen job description perusahaan.
Setelah itu ditentukan pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan
untuk melakukan tugas-tugas tersebut secara efektif sesuai dengan jabatan yang
didudukinya. Analisa pegawai perusahaan merupakan analisa mengenai apakah ada
pegawai yang kurang dalam kesiapan melakukan tugas-tugas atau kurang di dalam
kemampuan, ketrampilan, dan pengetahuan yang dapat diketahui dari penilaian
kinerja, observasi, maupun kuesioner. Bilamana diidentifikasi terdapat kesalahan
akibat ketidaktahuan maka dengan begitu perlu dilakukan pelatihan untuk pegawai
yang bersangkutan.
b) Menentukan sasaran dan materi program pelatihan.
Tujuan pelatihan perlu dirumuskan secara spesifik dalam arti apakah
perubahan perilaku atau perubahan pengetahuan yang ingin dicapai setelah pelatihan
dilakukan, misalnya kemapuan untuk menggunakan komputer, kemampuan untuk
menggunakan sebuah peralatan baru, dan lain-lain. Selanjutnya berdasarkan tujuan
tersebut ditentukan materi dan isi pelatihan yang menyangkut topik yang harus
diketahui dalam upaya pencapaian tujuan.
c) Menentukan metode pelatihan dan prinsip-prinsip belajar yang digunakan
Setelah merumuskan sasaran dan materi program, dilakukan pemilihan metode
pelatihan. Metode pelatihan yang dapat dipakai bisa dalam bentuk on the job training,
yaitu dilakukan pada waktu jam kerja berlangsung, baik secara formal maupun
informal, dan off the job training, yaitu pelatihan yang dilakukan secara khusus di luar
jam kerja. Contoh dari on the job training antara lain adalah coaching, job rotation,
dan job instruction training, sedangkan off the job training contohnya ialah video
presentation, lecture, case study, program learning, dan action learning.
d) Mengevaluasi program pelatihan
Dalam pelaksanaan pelatihan juga perlu dilakukan evaluasi. Evaluasi pelatihan
dilihat dari efek pelatihan dikaitkan dengan reaksi peserta terhadap isi dan proses
pelatihan, pengetahuan yang diperoleh mealui pengalaman latihan, perubahan
perilaku, dan perbaikan pada organisai.
11
2.4.3. Penilaian Kinerja
Penilaian kinerja merupakan suatu proses dalam perusahaan dalam menilai kinerja
pegawainya. Tujuan dilakukannya penilaian kinerja secara umum adalah untuk
memberikan umpan balik kepada pegawai dalam upaya memperbaiki tampilan kerjanya
dan upaya meningkatkan produktivitas organisasi, dan secara khusus dilakukan dalam
kaitannya dengan berbagai kebijakan terhadap pegawai seperti tujuan promosi, kenaikan
gaji, pendidikan, dan pelatihan. Sehingga, penilaian kinerja dapat menjadi landasan untuk
menilai sejauh mana kegiatan manajemen SDM seperti perekrutan, seleksi, penempatan,
dan pelatihan dilakukan dengan baik, dan apa saja yang akan dilakukan kemudian seperti
dalam penggajian, perencanaan karier, dan lain-lainnya yang tentu saja merupakan
kegiatan yang sangat penting dalam manajemen sumber daya manusia.
Menurut Harianja (2007), metode rating scale adalah penilaian yang didasarkan
pada suatu skala, dari sangat memuaskan, memuaskan, cukup, sampai kurang
memuaskan, pada standar-standar kinerja seperti inisiatif, tanggung jawab, hasil kerja
secara umum, dan lain-lain. Penilaian dilakukan oleh seorang penilai yang biasanya
atasan langsung dan dilakukan secara subyektif. Untuk memudahkan pengelompokkan
pegawai yang baik atau buruk, skala tersebut diberi nilai misalnya amat baik diberi nilai
5, baik diberi nilai 4, sedang diberi nilai 3, cukup diberi nilai 2, dan kurang diberi nilai 1.
Metode rating scale atau yang popular disebut dengan metode skala peringkat,
merupakan metode yang banyak digunakan antara lain karena kemudahannya dalam
digunakan dan disiapkan. Akan tetapi metode ini mempunyai kelemahan utama yang
terletak pada subyektifitas penilaian. Kelemahan lain terletak pada kenyataan bahwa
faktor-faktor yang dinilai belum tentu berkaitan langsung dengan tugas pekerjaan
seseorang (Siagian, 2008).
Sebagai bentuk umpan balik penilaian kinerja karyawan, sebaiknya dilakukan
evaluasi penilaian kinerja setelah hasil nilai kinerja diketahui. Evaluasi penilaian kinerja
ini merupakan pemberian umpan balik kepada karyawan yang telah dinilai dalam upaya
memberi masukan tentang aspek-aspek yang harus diperbaiki. Menurut Harianja (2007),
terdapat empat pendekatan yang dapat dilakukan untuk evaluasi kinerja, yaitu:
 Evaluation interview
Pendekatan ini adalah memberikan umpan balik tentang kinerja masa lalu dan
potensi masa depan. Ini dilakukan dengan menggambarkan hasil penilaian sebelumnya
dan mengidentifikasi perilaku-perilaku tertentu yang harus diulangi dan dihilangkan.
 Tell and sell approach
Pendekatan ini mengambarkan keadaan kinerja pegawai dan meyakinkan
pegawai untuk berperilaku lebih baik.
12
 Tell and listen method
Pendekatan ini memberikan kesempatan kepada pegawai untuk memberikan
alasan, mempertahankan apa yang sudah dilakukan, dan mencoba mengatasi reaksi ini
dengan membimbing pegawai untuk berperilaku lebih baik.
 Problem solving approach
Pendekatan ini mengidentifikasi berbagai masalah yang dihadapi pegawai dalam
pekerjaannya mealui pelatihan, coaching, dan konseling.
2.4.4. Kompensasi (payroll)
Kompensasi merupakan sesuatu yang diterima karyawan sebagai pengganti
kontribusi jasa mereka pada perusahaan. Pemberian kompensasi merupakan salah satu
pelaksanaan fungsi manajemen SDM yang berhubungan dengan semua jenis pemberian
penghargaan individual sebagai pertukaran dalam melakukan tugas keorganisasian.
Kompensasi finansial terdiri dari kompensasi langsung dan kompensasi tidak langsung.
Kompensasi langsung terdiri dari pembayaran karyawan dalam bentuk upah, gaji, bonus,
atau komisi. Kompensasi tidak langsung atau benefit, terdiri dari semua pembayaran yang
tidak tercakup dalam kompensasi finasial langsung meliputi liburan, berbagai macam
asuransi, jasa seperti perawatan anak atau kepedulian keagamaan, dan sebagainya (Rivai,
2004).
Menurut (Harianja, 2007), metode job ranking adalah metode yang digunakan
untuk menilai tingkat kepentingan secara umum dari suatu pekerjaan dibandingkan
dengan yang lain atau mengurutkan pekerjaan menurut tingkat kepentingannya dengan
cara mempelajari informasi analisis jabatan, yaitu job description, job specification, dan
job performance, kemudian secara subyektif ditentukan pekerjaan mana yang lebih
penting dibandingkan dengan yang lain. Misalnya, posisi manajer mempunyai tingkat
kepentingan yang lebih tinggi dibandingkan dengan staf dilihat dari tingkat tanggung
jawab dan beban kerjanya, maka secara subyektif gaji manajer lebih tinggi dari gaji staf.
Metode lain yang lebih valid dapat digunakan adalah metode point system
(Harianja, 2007). Metode ini dilakukan dengan cara menentukan poin atau angka untuk
faktor-faktor yang dapat dikompensasi. Faktor yang dapat dikompensasi tersebut
kemudian dipecah menjadi bentuk subfaktor yang lebih rinci kemudian ditentukan level
dan poin dari masing-masing faktor seperti yang diperlihatkan pada Tabel 2.
13
Tabel 2. Contoh penentuan faktor yang dapat dikompensasi dan poinnya
Faktor yang dikompensasi
Tanggung jawab terhadap :
a) Klien
b) Peralatan/bahan
c) Perbaikan
d) Keamanan
Skill:
1. Pendidikan
2. Pengalaman
Tingkat usaha :
1. Usaha fisik
2. Usaha mental
Kondisi kerja :
1. Tidak menyenangkan
2. Risiko bahaya
Jumlah poin
Sumber : Harianja (2007).
Level 1
Level 2
Level 3
Level 4
25
20
5
20
50
40
20
40
75
60
35
60
100
80
50
80
45
25
90
50
135
75
180
100
25
35
50
70
75
105
100
105
20
20
40
40
60
60
80
80
1000
Berdasarkan penjumlahan poin untuk berbagai tingkat itulah ditentukan besar
kecilnya gaji yang diberikan kepada karyawan yang melakukan kegiatan tertentu. Dengan
demikian diharapkan bahwa sistem kompensasi yang diberlakukan telah mencerminkan
segi keadilan dan diharapkan dapat menimbulkaan semangat kerja yang tinggi bagi
karyawan.
2.5. Penelitian Terdahulu
Fauzan (2005) melakukan penelitian di bidang Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
dengan mengangkat kasus berupa permasalahan manajemen sumber daya manusia yang ada di
PT. Bumi Teknokultura Unggul, Tbk. Permasalahan yang ada adalah sedikitnya staf yang
bekerja di Corporate HRD perusahaan ini, yaitu hanya satu orang staf dan satu orang manajer.
Kurangnya jumlah sumber daya manusia pada Corporate HRD ini dinilai kurang dapat
memenuhi kebutuhan pengelolaan tenaga kerja yang berjumlah besar. Dalam beberapa kasus
juga ditemukan bahwa alur informasi manajemen sumber daya manusia belum terbentuk secara
terintegrasi dan terkomputerisasi. Ketidakintegrasian ini dapat dilihat dari tidak terhubungnya
alur informasi antar aktivitas manajemen sumber daya manusia, dimana masing-masing aktivitas
berdiri sendiri. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem yang dapat mengolah dan memberikan
data yang cepat dan akurat sehingga mampu membantu pengelolaan sumber daya manusia di
perusahaan. Pengerjaan sistem ini menggunakan metode Structured Rapid Prototyping, yang
merupakan kombinasi dari daur hidup pengembangan sistem atau System Development Life
Cycle (SDLC) dan refinery prototyping. Hasil analisa sistem ini disajikan dalam bentuk Diagram
Arus Data (DAD) dan sistem yang dikembangkan berupa program aplikasi database yang
terintegrasi dengan menggunakan Visual FoxPro.
14
Harahap (2009) melakukan penelitian dalam bidang penilaian kinerja karyawan di
Seameo Biotrop Bogor. Selama ini dalam menilai kinerja pegawai yang dilakukan di Seameo
Biotrop masih terbatas pada sistem yang sudah ada, dimana sistem tersebut bersifat stand alone
pada beberapa komputer saja dan tidak user friendly. Oleh karena itu sangat dibutuhkan suatu
media yang bersifat dinamis dan dapat dijangkau oleh siapapun, untuk itu perlu dibangun suatu
sistem berbasis web bagi Seameo Biotrop yang mampu memberikan informasi nilai kinerja yang
terintegrasi dengan sistem yang terautomasi sehingga mampu mendatangkan manfaat yang lebih
bagi pengguna (user) dalam hal ini unit personalia, kepala unit dan wakil direktur. Sistem yang
dikembangkan bertujuan untuk mengolah nilai kinerja, menampilkan nilai pegawai, daftar
absensi, daftar kehadiran harian, daftar kehadiran bulanan, grafik nilai dan grafik kehadiran.
Output yang diharapkan dapat digunakan sebagai penunjang keputusan manajerial di Seameo
Biotrop.
Penelitian sejenis dalam bidang manajemen sumber daya manusia dilakukan pula oleh
Apriell (2009) di PT. Cipta Power Service (CPS) Jakarta. PT. CPS mencoba
mengkomputerisasikan semua sistem yang ada di perusahaan. Salah satu sistem yang ingin
dikembangkan perusahaan adalah sistem penggajian karyawan. Sistem penggajian karyawan
pada PT. CPS masih kurang efektif dan efisien karena proses penggajian yang telah ada di PT.
CPS masih dilakukan secara manual yaitu mulai dari pembayaran gaji pokok, uang lembur
hingga penanganan laporan. Sistem informasi yang dibuat disebut dengan payroll system dimana
sistem ini menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan basis data MySQL.
Penelitian ini hanya membahas tentang penggajian karyawan dan tidak dilakukan perhitungan
efektifitas dan efisiensi kerja dan juga tidak terdapat hubungan langsung antara sistem dengan
bank terkait dengan pembayaran gaji karyawan.
15