TINJAUAN PENERAPAN SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 PADA PT

TINJAUAN PENERAPAN SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 PADA
PT. MUSIM MAS
1*
Endang Haryati 1* Fahmi Sulaiman 3
Program Studi Adminsitrasi Bisnis Politeknik LP3I Medan
2
Program Studi Teknik Industri Politeknik LP3I Medan
Tel: 061-7867311 Fax: 061-7874466
*E-mail: [email protected]
ABSTRAK
Permasalahan yang dibahas adalah mengenai prosedur ISO 9001:2008 pada PT. Musim
Mas bagaimana Penerapan ISO 9001:2008 yang ada di PT. Musim Mas. Metode
pengumpulan data yang digunakan adalah dengan metode observasi, Tujuan dari
penelitian ini adalah untuk mengetahui setiap proses dan tahapan telah dilakukan sesuai
aturan prosedur yang telah ditentukan terhadap sertifikasi ISO 9001:2008. Dalam
Penerapan Pelaksanaan Sertifikasi ISO 9001:2008. Hasil penelitian ini menunjukkan
bahwa Penerapan sertifikasi ISO 9001:2008 pada PT. Musim Mas bisa dikatakan
berjalan dengan baik dan lancar, hal ini dapat dilihat dari kemampuan karyawan dan
Staff atau Manager dalam melaksanakan Penerapan Sertifikasi ISO 9001:2008 dan
mampu melaksanakan Peraturan yang dibuat ISO 9001:2008 didalam Perusahaan yang
dibutuhkan oleh pekerja PT Musim Mas. Meskipun masih terdapat kekurangan
diantaranya kinerja karyawan. Ternyata masih ada karyawan yang tidak mengerti
peraturan tersebut akibat masih ada karyawan yang belum mengikuti Training ISO
9001:2008. Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilaksanakan dapat disimpulkan
bahwa Tinjauan Penerapan Sertifikasi ISO pada PT. Musim Mas meliputi Penerapan
Sertifikasi ISO 9001: 2008, tujuan Sertifikasi ISO 9001:2008 Manfaat ISO 9001:2008,
dan Syarat- Syarat ISO 9001:2008 Kendala yang ada yaitu antara harapan dan
kenyataan terdapat pada faktor kepemimpinan. Oleh karena itu peneliti menyarankan agar
faktor terhadap peningkatan pembuatan keputusan berdasarkan fakta sebagai yang
utama untuk meningkatkan mutu perusahaan dan kinerja perusahaan
Kata Kunci: Penerapan Sertifikasi ISO 9001:2008,Sistem manajemen Mutu
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Keberhasilan sebuah perusahaan untuk mencapai keberhasilan yang terus
meningkat adalah dengan meningkatkan standar ISO 9001:2008. Oleh karena itu,
perusahaan sudah memiliki sertifikasi ISO yang lengkap. Standrart ISO 9001 dimaksudkan
untuk berlaku bagi semua perusahaan dengan berbagai skala dan bidang industri ISO
9001:2008 tidak mensyaratkan cara tertentu tentang bagaimana perusahaan harus
memenuhi persyaratan, melainkan hanya menunjukan mengenai pedoman yang harus
dipenuhi perusahaan. Menurut
Zulkifli Nasution ISO adalah suatu organisasi
internasional yang berwenang untuk menciptakan ketentuan standar yang berlaku di
seluruh dunia. ISO 9001:2008 adalah ketentuan standar yang diakui secara internasional
untuk sertifikasi sistem manajemen mutu(SMM). Kerjasama yang terukur dengan jelas,
evaluasi dan analisa data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai dengan
pelaksanaanya. Prinsip tersebut diterapkan agar benar-benar menuntaskan masalah yang
terjadi di organisasi. ISO 9001 merupakan salah satu manajemen mutu yang berprinsip
pada TQM (Total Quality Manajemen). Sistem ini sangat populer karena penerapannya
mendetail dan sistematis.
Sistem iso merupakan sarana atau alat untuk mencapai tujuan mutu yang diharapkan
dan mampu menjawab tantangan globalisasi saat ini. Berdasakan penelitian sebelumnya
(Sudaryanto, Rangimun,& Wijayanti, 2013) salah satu permasalahan yang terkait
lemahnya daya saing terhadap produk impor. Hal itu dikarenakan permasalahan persoalan
domestik yang kunjung tidak terselesaikan. Karenanya diperlukannya suatu sistem
manajemen mutu yang mampu menjaga kualitas tersebut dengan menerapkan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008 perusahaan ISO 9001:2008 berjalan dengan baik apabila
perusahaan dan karyawan dapat saling memahami prosedur standart ISO 9001:2008.
Sehingga efesiensi dan efektifitas perusahaan dapat meningkat. Selanjutnya akan muncul
rasa percaya untuk membuka pasar domestik dan luar negeri. Maka PT. Musim Mas sudah
memiliki sertifikasi yang lengkap. Adapun sertifiksi standar ISO 9001:2008 yang ada di
PT Musim Mas adalah: Manajemen penerapan lingkungan (kebersihan),Prosedur kerja
Karyawan, Prosedur sistem manajemen perusahaan
Pada penelitian yang saya amati standar ISO 9001:2008 ini sudah di jalan terlaksana
dengan baik dan benar di perusahaan PT. Musim Mas dan berdasarkan penelitian
sebelumnya yang dilakukan oleh (Sudaryanto, Rangimun,& Wijayanti, 2013) yang
mengatakan bahwa suatu perusahaan agar tetap lebih baik dalam persaigan dunia degan
meningkatkan usaha produktivitas dan kualitas Produk dan sisi mutu maupun lingkungan.
Perumusan Masalah
Adapun permasalahan yang penulis rangkum dalam penelitian adalah Bagaimana
Persyaratan ISO 9001:2008 pada PT. Musim Mas
Batasan Masalah
Dalam proses penelitian terhadap sertifikasi ISO 9001 :2008 ini, penulis membatasi
permasalahan yang akan dibahas adalah:
a.) Penelitian dilakukan pada Ruang lingkup PT. Musim mas
b.) Perencanaan penelitian hanya sebatas tentang Tinjauan sertifikasi ISO di PT.
Musim mas
c.) Tidak melakukan penelitian atau Tanya jawab pada saat jam kerja berlangsung.
Tujuan Penelitian.
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah : Untuk mengetahui setiap proses dan
tahapan telah dilakukan sesuai aturan prosedur yang telah di tentukan terhadap serifikasi
ISO 9001:2008
METODE PENELITIAN
Tempat Penelitian
Penulis melakukan penelitian pada PT. Musim Mas
Metode Analisis Data
Untuk mencapai tujuan penelitian sesuai dengan yang diharapkan dalam
penelitian ini dan untuk diperoleh suatu kesimpulan maka data yang telah terkumpul
akan dianalisis dengan mengamati mengenai kriteria hal-hal yang diperlukan dalam suatu
penyajian. Data yang telah dikumpulkan akan dianalisis dengan menggunakan teknik
deskriptif, deskritif adalah pembanding antara teori Menurut Sugiono (2013:2) [1]
dengan hasil penelitian tentang prosedur atau tinjauan sertifikasi ISO 9001:2008 di PT.
Musim mas
HASIL DAN PEMBAHASAN
Prosedur Sertifikasi ISO 9001:2008 PT. Musim Mas [2]
Dari hasil penelitian yang saya peroleh, hasil data yang ada dalam perusahaan PT.
Musim Mas memiliki persyaratan Pedoman Mutu, kebijakan mutu dan target mutu. Untuk
menghasilkan atau mendapatkan Prosedur Sertifikasi ISO 9001:2008 , ada dua yaitu :
cara untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008 yaitu:
a.) Perusahaan harus menerapkan sistem manajemen mutu minimal dalam 3 bulan.
b.) Perusahaan telah lulus proses audit sertifikasi oleh badan sertifikasi.
Tujuan Audit Dalam Perusahaan
a.) Memastikan keadaan (reliability) dan integeritas laporan keuangan dan
operasional.
b.) Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan peraturan (internal dan
eksternal).
c.) Memastikan bahwa sistem pengamanan aset perusahaan (safeguarding asset)
berjalan dengan baik.
d.) Kegiatan operasional berjalan unit usaha telah dijalanka secara efektif,efisien
dan ekonomis.
e.) Kegiatan promosi berjalan efektif dan menunjang pencapaian target penjualan.
f.) Barang telah didistribusikan dengan baik sehinga selalu tersedia di outlet.
Sedangkan tujuan audit pada PT. Musim Mas adalah memastikan Suatu
perusahaan sudah menetapkan Prosedur yang telah di tentukan dalam organisasi di PT.
Musim Mas
Gambar 1Model Sistem Manajemen Mutu Berdasarkan Proses Pada PT. (Musim mas)
Melalui kepemimpinan dan tindakan, dimana orang dapat berperan sepenuhnya .
dan sisitem manajemen mutu dapat dioperasikan secara efektif sebagai berikut:
a.)
b.)
c.)
d.)
Menetapkan dan Memelihara kebijakan mutu dan sasaran mutu organisasi
Mempromosikan Kebijakan mutu dan sasaran Mutu .
Memastikan Fokus pada Pelanggan di seluruh organisasi
Memastikan bahwa proses yang sesuai diterapkan dan memungkinkan persyaratan
pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan dipenuhi dan sasaran mutu.
e.) Memastikan bahwa suatu sistem manajemen mutu yang efektif dan efisien telah
ditetapkan
f.) Memastikan tersedianya sumber daya yang diperlukan
g.) Meninjau sistem manajemen Mutu
h.) Memutuskan tindakan yang berkenanaan dengan kebijakan mutu dan sasaran mutu
i.) Memutuskan tindakan perbaikan sistem manjemen mutu.
Lamanya audit biasanya ditentukan oleh bidang industri perusahaan atau organisasi
biasanya audit dilakukan dalam 2 tahap yaitu:
a. Untuk mereview dan memeriksa pemenuhan persyaratan dokumentasi
b. Untuk proses Sertifikasi kelayakan persyaratan dokumentasi
PT. Musim Mas dinyatakan lulus dan di terima sertifkasi ISO 9001:2008 bila saat
proses audit sertifikasi ditemukan beberapa temuan maka perusahaan diwajibkan
memberikan bukti hasil perbaikan sebelum proses pencetakan sertifikasi selesai dan dalam
penelitian tersebut, dalam Proses audit ternyata tidak ada temuan yang menyangkut dalam
Proses audit tersebut.
Penyerahan sertifikasi dalam negri berkisar satu atau dua minggu setelah
perusahaan dinyatakan lulus. Sedangakan sertifikat luar negeri berkisar antara dua minggu
sampai 1 bulan setelah dinyatakan lulus proses audit. Lama berlakunya sertifikasi ISO
9001:2008 adalah 3 tahun, dan dalam masa berlakunya setiap 6 bulan sekali atau satu
tahun sekali badan sertifikasi akan melakukan proses audit tahunan sedangkan setelah
masa waktu berlaku hampir habis maka audit akan dilakukan sama seperti di awal audit.
Biaya yang dikeluarkan dalam proses sertifikasi ISO 9001:2008 di bandingkan dengan
suatu perusahaan yang tidak menggunakan konsultan dalam proses pelaksanaan sertifikasi
biaya akan lebih relatif karena tidak ada biaya konsultasi dalam proses sertifikasi.
Bukti-Bukti Audit
Kumpullan Selama tahapa audit lapangan, Auditor Internal harus mengumpulkan
bukti yang sesuai dengan fakta, nilai/jumlahnya material dan relevan untuk mendukung
opini, simpulan dan rekomndasi yang diberikan.
Secara umum, bukti audit dapat dikelompokan menjadi 4 (empat), yaitu:
1. Bukti Fisik/Physical:
Hasil Observasi, pemotretan
2. Kesaksian/Testimonial:
Hasil interview, pernyataan/pengakuan.
3.) Bukti tertulis/Dokumentary
Surat-surat, Dokumen Kontrak, Catatan pembukuan.
4.) Hasil Analisis/Analytical
Hasil analisis yang dilakukan atas data/informasi.
Sedangkan Pada PT. Musim Mas Bukti- Bukti audit di kumpulkan dengan hasil
tertulis dan kesaksian dalam proses pengauditan.Sewaktu bukti pendukung yang ditemukan
selama audit dikatakan memiliki kualitas yang cukup untuk dapat dikatagorikan sebagai
bukti audit jika memenuhi 3 (tiga) Kriteria sebagai berikut:
a.) Sufficiency
Bukti audit harus berupa fakta yang ditemukan di lapangan
b.) Competence
Bukti audit dapat diandalkan dan dipertanggug jawabkan
c.) Relevance
Bukti audit harus memiliki hubungan /keterlibatan secara logis dengan
permasalahan yang dikemukakan.
Sedangkan dalam Hasil Penelitian PT. Musim Mas Memiliki Kreteria Yang
Competence dalam Melaksanakan proses ISO 9001:2008.
Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
Persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 merupkan stadard yang
berfokus pada proses dan pelanggan, pemahaman terhadap persyaratan dari ISO 9001:2008
membantu perusahaan dalam menetapkan dan mengembangkan sistem manajemen mutu
untuk memenuhi kepuasan pelanggan.
1. Lingkup ( Umum)
a) Aplikasi, tanggung jawab organisasi dalam dalam menyediakan produk
yang memenuhi persyaratan pelanggan, peraturan perundang-undangan
dan regulasi yang berlaku
b) Acuan Normatif, Dokumen yang diacu tidak dapat diabaikan untuk
pemakaian dokumen ini.
2. Sisitem Manajemen Mutu
a) Persyaratan umum, menentukan proses yang diperlukan untuk sistem
manajemen mutu dan aplikasinya
b) Menetapkan kreteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan
bahwa baik operasi maupun kendali proses-proses tersebut
c) Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan
untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses tersebut.
3. Persyaratan dokumentasi
a) Manual Mutu, Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem
manajemen mutu atau mengacu kepada prosedur tersebut.
b) Pengendalian Dokumen, menyetujui kecukupan dokumen sebelum
diterbitkan
c) Pengendalian Rekaman, untuk memberikan bukti kesesuaian dengan
persyaratan dan beroperasinya secara efektif.
4. Tanggung Jawab Manajemen
a) Komitmen manajemen, Menetapkan kebijakan Mutu, Memastikan sasaran
mutu yang ditetapkan, memastikan tersedianya sumber daya
b) Fokus Pelanggan, memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan
dan dipenuhi dengan sasaran untuk meningkatkan kepuasan pelanggan
c) Kebijakan mutu, mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan
terus menerus memperbaiki keefektifan sisitem manajemen mutu.
5. Realisasi Produk, sasaran dan persyaratan mutu bagi produk
Sedangakan Hasil Penelitian Persyaratan Sistem Manajemen pada PT. Musim Mas
adalah:
1. Persyaratan Umum , dengan menetapkan dan mendokumentasikan sistem
manajemen mutu secara berkesinambungan dengan meningkatkan efektifitas
sesuai dengan persyartan standar internasional.
2. Persyaratan Dokumentasi , tidak diperbolehkan menggunakan tipe-ex untuk
koreksi record apapun dan pensil tidak boleh digunakan untuk mengisi atau
mengoreksi record.
3. Manajemen Sumber daya, Personal harus kompeten dalam bidang
pendidikan,pelatihan, keahlian dan pengalaman. Apabila ditemukan adanya
tumpahan produk ataupun kebocoran oli forklif di lantai warehouse, akan
dilakukan pembersihan segera dan ini termasuk salah satu cara menjaga
lingkungan kerja dan juga sesuai dengan persyaratan GMP.
4. Realisasi Produk
a.) Proses Produksi, proses yang dihasilkan harus sesuai dengan spesifikasi
produk atau spesifikasi yang diberikan oleh pelanggan dengan melakukan
monitoring dan inspeksi pada saat proses berjalan
b.) Pembelian, pembelian semua bahan baku atau pengemas harus sesuai dengan
spesifikasi yang telah dibuat. Informasi pembelian haruslah lengkap dengan
persyaratan-persyaratan yang diperlukan dan dilakukan pada saat kedatangan
untuk memastikan barang yang masuk sesuai dengan persyaratan.
a. Bahan mentah, bahan mentah yang masuk setelah ditimbang akan
dilakukan pengambilan sample. Apabila hasilnya sesuai dengan
spesifikasi yang telah ditetapkan, barulah Laboratorium mengeluarkan
surat izin bongkar dan bahan mentah tersebut boleh dibongkar.
b. Bahan kimia dan bahan pengemasan, bahan kimia dan pengemasan
yang masuk akan dibongkar di packaginng store, setelah diambil
sample, barang akan ditaruh terlebih dahulu di area karantina.
c. Kalibrasi, Peralatan yang digunakan dalam proses produksi ataupun
yang digunakan dalam proses verifikasi haruslah layak digunakan
yaitu dengan melakukan dengan melakukan kalibrasi alat secara
berkala. Kalibrasi harus dilakukan oleh personil yang berkompetensi
dalam bidangnya dan status kalibrasi harus terlihat.
Prinsip- Prinsip Prosedur Manajemen Mutu
Keberhasilan untuk memimpin dalam suatu organisasi diperlukan pengarahan
dalam organisasi tersebut secara trasparan, keberhasilan dapat di raih dalam pemeliharaan
sistem manajemen yang dibuat untuk memperbaiki kinerja dalam perusahaan dan semua
pihak yang berkepentingan,
Prinsip Prosedur Manajemen sebagai berikut :
a. Fokus pada pelangan , Memahami kebutuhan pelanggan ,serta berusaha
memenuhi harapan pelanggan
b. Kepemimpinan, pemimpin memilki tujuan dan arahan dalam suatu organisasi
pencapain sasaran organisasi
c. Keterlibatan Orang ,semua orang yang bekerja dalam perusahaan memiliki
tingkatan dalam suatu organisasi dan memungkinkan kemampuanya dapat
dipahami untuk manfaat organisasi
d. Pendekatan proses, hasil yang diingginkan akan lebih baik bila suatu kegiatan
dikelola dari sumber daya sebagai suatu proses yang terkait.
e. Pendekatan sistem pada mamajemen, memahami dalam pengelolahan proses
sebagai suatu sistem memberikan sumbangan untuk tercapainya sasaran dalam
suatu organisasi.
Dalam hasil penelitian prinsip manajemen mutu
Dalam Hasil penelitian prinsip dan tujuan Manajemen Mutu PT. Musim Mas adalah:
1. Mencapai kebutuhan pelanggan kurang dari:
a.) 0.60% dari total kebutuhan yang di akui untuk fatty acid/Glycerine Oil
b.) 50% untuk Fatty Alkohol dan Soaps/ Amides/Esters Division
c.) 1% untuk fatty Alkohol dan Specialty Fats Division
dari total pengumpulan pertahun
2. Mencapai tingkat pemenuhan mutu lebih dari:
a.) 99.5% untuk Soaps/Amides/Esters Division
b.) 99.7% untuk Fatty Acid/Glycerine and fats Devision
c.) 100% untuk Fatty Alkohol Division
Untuk semua produk ahkhir pertahun.
Jenis –Jenis Dokumen yang dipakai PT. Musim Mas dalam Sisitem Manajemen Mutu
a. Pedoman Mutu , pedoman yang di simpan informasi secara baik dan jelas,
baik internal maupun eksternal mengenai sistem manajemen mutu
organisasi
b. Rencana Mutu, sistem manajemen mutu di terapkan pada produk, proyek,
atau kontrak
c. Sertifkasi, Sertifikasi yang menyatakan persyaratan dokumentasi
d. Panduan, yang memberi saran atau rekomendasi terhadap perusahaan
ISO 9001:2008 adalah Standar internasional untuk sistem manajemen mutu atau
kualitas. ISO 9001:2008 menetapkan persyaratan dan rekomendasi untuk penilaian dari
suatu sistem manajemen mutu. ISO 9001:2008 (Amin Widjaja Tunggal, 2015;108) [3]
bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan yang harus
dipenuhi oleh sebuah produk ( barang atau jasa) melainkan ISO 9001:2008 hanya
merupakan standar sistem manajemen kualitas, namun bagaimana pun diharapkan juga
bahwa produk yang dihasilkan dari sistem manajemen berkualitas internasional, sudah
pasti akan berkualitas baik (standar). ISO 9001:2008 adalah merupakan prosedur
terekomendasi dan praktek- praktek standar untuk manajemen sistem, yang bertujuan
menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (Mulyasa, 2013:33-34) [4]
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil penelitian yang saya lakukan di lapangan, penerapan
Sertifikasi ISO 9001: 2008 PT. Musim Mas sama dengan yang ada. Pada Penerapan
Sisitem manajemen Mutu ISO 9001:2008 dalam rangka meningkatkan daya saing
UMKM. Yang memiliki permasalahan yang terkait lemahnya daya saing terhadap produk
impor. Hal itu dikarenakan permasalahan persoalan domestik yang kunjung tidak
terselesaikan. Karenanya diperlukannya suatu sistem manajemen mutu yang mampu
menjaga kualitas tersebut dengan menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
perusahaan. ISO 9001:2008 berjalan dengan baik apabila perusahaan dan karyawan dapat
saling memahami prosedur standart ISO 9001:2008.(Sutrisno, 2013:145) [5] Untuk
meraih potensi pasar dikawasan ASEAN (Badan Standarisasi Nasional,2013) dalam hal
peningkatan daya saing, produk UMKM harus memiliki standar mutu yang sesuai dengan
keinginan pelanggan agar mampu bersaing ditengah era MEA. Oleh sebab itu, penerapan
sisitem mamanjemen mutu ISO 9001:2008 dapat menjadi salah satu solusi untuk
menjamin mutu produk yang berdaya saing dan kualitas produk yang di hasilkan atau
kualitas produksi maupun jasa yang harus memenuhi kepuasan atau harapan pelanggan.
DAFTAR PUSTAKA
Sugiono.Esterberg: Metode Penelitian Observasi Cetakan Ke-19, Oktober (2013)
Penerbit Alfabeta,CV. Bandung
PT. Musim Mas: Peranan ISO 9001:2008, pengertian Manajemen Mutu Prosedur
Prosedur Sertifikasi ISO 9001:208, Medan
Amin Widjaja Tunggal,Ak, CA, CPA, MBA: Memahami Internal Dan Operational
Auditing. Cetakatan Harvarindo, (Halaman 21-56.2015)
Mulyasa.(2013:33-34).Pengertian Sertifikasi, Sertifikasi Profesi. July 16.(2012) Pustaka
Rakyat Sosial.
Sutrisno Hadi Dalam Sugiono.(2013:145), Observasi Sertifikasi ISO 9001:2008).