Laporan Workshop Kajian Kelayakan Proyek TI

Laporan Workshop Kajian Kelayakan Proyek TI
LAPORAN
WORKSHOP KAJIAN KELAYAKAN PROYEK TI
1. Dasar
Surat tugas nomor ST-71/IV/2013
2. Peserta dari PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero)
1. Pascalis Djoko Subroto
2. Wisnuaji Gagat Priambada, S.Kom
3. Waktu dan Tempat
Hari
: Kamis
Tanggal
: 25 April 2013
Waktu
: 08.30 – Selesai
Tempat
: Gedung Kementerian BUMN Lantai 17
Jl.Merdeka Selatan No 13 Jakarta
4. Pemberi Materi
- Judi Rifajanto, keynote speaker (Direktur Strategi Pengembangan Bisnis &
Manajemen Risiko PT Garuda Indonesia)
- Alip Priyono (VP IT Strategy Governance PT. Telkom Indonesia)
- Wahyudi (Staf Ahli TI Direktur SDM & IT PT KAI)
- Dr. Ir Benny Ranti, M.Sc (praktisi TI, Dosen Magister Teknologi Informasi UI
dan pakar Tata Kelola TI)
5. Tujuan
a. Memahami cara melakukan kajian kelayakan proyek TI
b. Memahami cara menghitung benefit dan nilai ekonomis dari sebuah investasi
proyek TI
c. Menambah pengetahuan terkait proyek TI yang berjalan di perusahaan yang
lebih maju.
PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero)
1
Laporan Workshop Kajian Kelayakan Proyek TI
6. Materi Seminar
a. Kajian Kelayakan Proyek TI oleh Judi Rifajanto (keynote speaker)
 Saat ini perusahaan manapun tidak dapat dipisahkan dari peran TI apabila
hendak memajukan perusahaannya.
 Untuk mendukung Good Corporate Governance pun memerlukan TI.
 Secara sederhana dapat dijelaskan:
Good Corporate Governance memerlukan Good IT Governance. Good IT
Governance membutuhkan Investasi. Dan agar Investasi dapat efektif dan
efisien, maka perlu dilakukan studi kelayakan dan manajemen proyek yang
tepat.
b. IT Investment Valuation Practices dan Studi Kasus Kajian Kelayakan
Aplikasi Nota Dinas PT Telkom oleh Alip Priyono
 Proyek Nota Dinas sudah dimulai sejak tahun 1998 hingga saat ini.
 Kendala awal penerapan Sistem Nota Dinas adalah keengganan beberapa
pihak manajemen untuk mempelajari hal baru. Oleh karenanya, penerapan
Sistem apapun memerlukan komitmen Manajemen terlebih dahulu (TopDown). Hal tersebutlah yang mendasari mengapa perlu adanya Steering
Committee IT yang terdiri dari Direksi, Pejabat TI dan User (Pejabat yang
terkait dengan proses bisnis)
 Keuntungan yang diperoleh dengan penerapan Sistem Nota Dinas adalah
efisiensi kertas. Namun apabila hanya dilihat dari nilai penghematan kertas,
Sistem Nota Dinas tidak memberikan kontribusi signifikan bagi perusahaan.
Oleh karenanya, perlu dilihat benefit lain yang lebih besar, yaitu kecepatan
pengambilan keputusan, efektivitas dan efisiensi kerja:
Proses pembuatan surat hingga disposisi (approval) Direksi yang awalnya
memakan waktu 1-2 hari, saat ini cukup 1-3 jam saja. Disamping itu, sebelum
adanya Sistem Nota Dinas semua surat baru dapat diproses apabila pejabat
terkait sedang berada di kantor, namun saat ini di manapun dan kapanpun
pejabat terkait dapat melakukan approval surat yang masuk.
 Biaya investasi TI tidaklah sedikit, namun manfaat yang didapat juga tidak
sedikit.
PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero)
2
Laporan Workshop Kajian Kelayakan Proyek TI
 Investasi TI memerlukan rencana jangka panjang (master plan) karena hasil
dari investasi itu pun baru terlihat dan terasa beberapa waktu kemudian.
c. Studi Kasus Kajian Kelayakan Rail Ticketing System PT KAI
 Penerapan IT pasti akan berimbas kepada inovasi-inovasi lain dan perbaikan
lainnya. Misal: dengan digunakannya Sistem Tiket online KAI, otomatis
mengharuskan dilakukannya restrukturisasi birokrasi, perbaikan infrastruktur,
penambahan-penambahan layanan lainnya seperti bekerja sama dengan
berbagai pihak sebagai Agen (Indomart, PT Pos dan lainnya).
 Rail Ticketing System ini dibangun bersama dengan vendor pengembang (PT
Telkom) dengan bahasa pemrograman Perl dan Database Oracle SE.
 Dalam proyek ini, IT PT KAI melakukan manajemen proyek terhadap Sistem
yang dibangun oleh vendor (PT Telkom) sehingga hasilnya sesuai dengan
kebutuhan dan kajian kelayakan proyek.
 Proyek Rail Ticketing System ini dikembangkan secara staging (berkala) sejak
2011 namun memiliki rencana jangka panjang hingga 2015. Pengembangan
Sistem secara big bang (sekaligus) justru sering gagal. Oleh karenanya harus
dilakukan secara staging (berkala) dengan tetap mengacu kepada rencana
jangka panjang.
 Kemajuan PT KAI dalam hal TI ditentukan oleh komitmen jajaran Direksi
yang mendukung pengembangan TI.
 Untuk sebagian besar proyek TI di PT KAI menggunakan Opex sebagai
pembiayaannya karena dinilai lebih ekonomis.
 Dalam pengelolaan TI, perencanaan adalah hal wajib. Sehingga perlu adanya
Master Plan TI, kajian kelayanan proyek dan manajemen proyek yang tepat.
 Dalam pengembangan TI yang baik, 3 aspek utama harus maju bersama-sama.
Yaitu aspek proses bisnis perusahaan, SDM (awareness dan komitmen) dan
teknologi.
d. Manajemen Investasi dan Kajian Kelayakan Proyek TI oleh Dr. Ir. Benny
Ranti, M.Sc
 Dalam pengukuran tingkat maturity penerapan IT di sebuah perusahaan tidak
dapat disamaratakan menggunakan framework tertentu (COBIT, ITIL,
PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero)
3
Laporan Workshop Kajian Kelayakan Proyek TI
TOGAF
dan
lainnya)
karena
masing-masing
perusahaan
memiliki
karakteristik yang berbeda.
 Solusinya, ambil saja beberapa poin dari framework tersebut yang sesuai
karakteristik perusahaan untuk dijadikan sebagai acuan dalam menghitung
maturity.
 Metode sederhana mencari prioritas proyek IT:
1) Identifikasi motif paling besar mengapa proyek tersebut perlu dilakukan.
2) Kaji dampak signifikan terhadap perusahaan secara financial.
3) Detilkan dampak tersebut menggunakan Tabel Generik Ranti sebagai alat
bantu.
 Sebelum menentukan Rencana Jangka Panjang TI, perlu ditentukan terlebih
dahulu Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP). Tanpa RJPP yang benar,
pengembangan TI tidak akan berjalan baik.
 Penyusunan RJPP sebaiknya berbasis Value, bukan hanya berbasis Cost &
Critical Success Factor (CSF).
 Salah satu cara sederhana menghitung nilai rupiah manfaat intangible yang
didapat dari sebuah proyek yang sedang dianalisa adalah dengan mengadakan
Forum Group Discussion dengan pihak-pihak (karyawan) yang expert dalam
bidang tersebut sehingga dapat ditarik kesimpulan akhir melalui metode
Expert Judgement.
7. Saran & Rencana Tindak Lanjut
Setelah mengikuti rapat koordinasi TI tersebut, dapat dirancang rencana tindak
lanjut untuk perusahaan sebagai berikut:
a. Saat ini sebenarnya sudah dilakukan kajian dalam setiap usulan pengembangan
TI. Umumnya, kajian yang dilakukan kombinasi metode Expert Judgement dan
Analogy walau tidak seluruh langkah dilakukan. Setelah mengikuti workshop
ini, untuk selanjutnya kajian yang dilakukan akan dilengkapi dengan
penghitungan manfaat dan nilai ekonomis dari suatu proyek.
b. Menggunakan Tabel Generik Ranti sebagai alat bantu mengidentifikasi manfaat
proyek yang akan dilaksanakan/diusulkan. Tabel tersebut lebih mudah dipahami
dan digunakan karena dirumuskan oleh Benny Ranti setelah meneliti kondisi TI
perusahaan dari berbagai sektor bisnis.
PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero)
4
Laporan Workshop Kajian Kelayakan Proyek TI
c. Menyelaraskan Master Plan TI yang akan disusun dengan RJP Perusahaan yang
ada, sehingga investasi TI dapat menghasilkan manfaat untuk mendukung
tujuan perusahaan.
PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero)
5