pengembangan sistem informasi pelaporan monitoring
advertisement
1 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PELAPORAN MONITORING DAN EVALUASI BADAN PERENCANAAN PEBANGUNAN DAERAH KABUPATEN BENGKULU UTARA BERBASIS WEB ¹Dodi Wahyugi ¹Jl. Lembah No.2A Kelapa Dua Cimanggis Depok [email protected] ABSTRAK Pengembangan sistem pelaporan dan monitoring yang terkomputerisasi dan berbasis web pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bengkulu Utara dibutuhkan untuk menggantikan sistem yang lama dimana masih manual / proses surat menyurat dengan menggunakan tahapan-tahapan dalam metode System Development Life Cycle (SDLC) dimana pengembangan sistem informasi ini diharapkan nantinya akan meningkatkan kualitas serta pengendalian monitoring dan evaluasi, transparansi, dan membantu pembuat kebijakan dalam mengambil langkah-langkah kebijakan terhadap pelaksanaan pembangunan di Kabupaten Bengkulu Utara. Kata Kunci: BAPPEDA, SKPD, SDLC, Monitoring dan Evaluasi, Sistem Informasi. PENDAHULUAN Dalam rangka pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Perencanaan Pembangunan Daerah, dipandang perlu suatu sistem informasi pelaporan monitoring dan evaluasi dalam upaya meningkatkan kualitas operasional suatu program dan berkontribusi penting dalam memandu pembuat kebijakan di seluruh strata organisasi pemerintah. 2 Dengan adanya sistem informasi pelaporan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pembangunan pada BAPPEDA Kab. Bengkulu Utara yang relevan untuk pembuat kebijakan dapat membantu menata seperangkat prioritas, mengarahkan alokasi sumber dana, memfasilitasi modifikasi dan penajaman struktur program dan aktivitas serta memberi sinyal akan kebijakan penataan ulang personil dan sumber daya yang dimiliki. TINJAUAN PUSTAKA Evaluasi oleh Bappeda meliputi Penilaian terhadap pelaksanaan proses perumusan dokumen rencana pembangunan daerah, dan pelaksanaan program dan kegiatan pembangunan daerah; dan Menghimpun, menganalisis dan menyusun hasil evaluasi Kepala SKPD dalam rangka pencapaian rencana pembangunan daerah (PP 8 Tahun 2008 Bab 6 Pasal 48 ayat 2). Monitoring dan evaluasi dalam pelaksanaan pembangunan memerlukan data dan informasi yang tepat waktu, akurat, relevan dan lengkap. Kegiatan monitoring diperlukan untuk mencatat perkembangan kondisi pelaksanaan pembagunan, memantau proses dan kemajuan pelaksanaan kebijakan secara terus-menerus, mengidentifikasi masalah dan penyimpangan yang muncul, merumuskan pemecahan masalah, dan membuat laporan kemajuan secara rutin dalam kurun waktu yang pendek. Menurut Jogiyanto (2001) suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Menurut Gordon B. Davis & Margrethe. H Olson (1984) Sistem Informasi Manajemen adalah sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fumgsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. 3 Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi berdasarkan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycles / SDLC). METODE PENELITIAN Penelitian serta pengembangan sistem ini dilakukan di BAPPEDA Kabupaten Bengkulu Utara yang berlokasi di Jalan Jenderal Sudirman No.1 Arga Makmur Bengkulu Utara, yang di bantu oleh perangkat kerja organisasi dan koresponden lainnya. Tahap awal dilakukan penelitian kepustakaan untuk mempelajari literaturliteratur yang berhubungan dengan proses perancangan dan pemodelan sistem informasi serta pembuatan web. Kemudian dilanjutkan dengan studi lapangan yang dilakukan dengan beberapa langkah, yaitu menentukan permasalahan yang akan dibahas dari beberapa pilihan yang terdapat dilapangan. Kemudian mempelajari proses pelaporan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pembangunan yang sedang berjalan di BAPPEDA Kabupaten Bengkulu Utara untuk dianalisis dan juga melakukan interview serta wawancara langsung untuk mendapatkan informasi, referensi dan pendapat dari aparatur yang terkait. Dilanjutkan dengan tahapan pengembangan yaitu; perencanaan , analisis sistem, perancangan sistem dan implementasi. HASIL DAN PEMBAHASAN Perancangan sistem informasi pelaporan monitoring dan evaluasi ini, akan dikembangkan dengan berbasis web, dengan menggunakan pemodelan proses yang nantinya menjadi tolak ukur keberhasilan pengembangan sistem. Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan 4 bagaimana data berpindah diantara aktivitas-aktivitas tersebut dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Gambar 1 Diagram Konteks Pengembangan Sistem Monitoring dan Evaluasi BAPPEDA Kab.Bengkulu Utara berbasis web. Pada gambar 1 merupakan diagram konteks dari pengembangan sistem informasi pelaporan monitoring dan evaluasi, dimana terdapat tiga entitas yaitu entitas SKPD, BAPPEDA dan Masyarakat. Entitas SKPD bertindak sebagai yang memberi data/informasi sekaligus yang menerima data/informasi (hasil laporan monitoring dan evaluasi), dimana sebagai pemberi data/informasi entitas SKPD melakukan input data laporan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pembangunan di SKPD nya per periode sesuai dengan program dan kegiatan. Kemudian sebagai penerima data/informasi entitas SKPD dapat menggunakan suluruh informasi data-data SKPD nya untuk dimanfaatkan sebagai fungsi pengendalian pelaksanaaan pembangunan internal di SKPD nya masing-masing oleh Kepala SKPD/ Pejabat Pengguna Anggaran. Entitas BAPPEDA bertindak sebagai administrator sistem sekaligus sebagai yang menerima data/informasi (hasil laporan monitoring dan evalausi). Sebagai administrator sistem entitas BAPPEDA dapat melakukan perubahan terhadap seluruh data-data laporan yang ada didalam database sistem sesuai dengan kebutuhan dan 5 koordinasi yang ada, sedangkan sebagai penerima data/informasi entitas BAPPEDA melakukan fungsi pengendalian pelaksaanaan pembangunan lewat informasi laporan monitoring dan evaluasi yang ada di dalam sistem. Sedangkan entitas Masyarakat betindak sebagai salah satu tujuan informasi dalam bentuk transparansi pemerintah terhadap pelaksaanaan pembangunan kepada masyarakat, dengan cara msayarakat dapat melihat langsung laporan yang ada didalam sistem dengan cara mengakses website lewat jaringan internet. Gambar 2 Diagram Zero Pengembangan Sistem Monitoring dan Evaluasi BAPPEDA Kab.Bengkulu Utara berbasis web. Pada proses ini entitas SKPD memberikan data mengenai profile SKPDnya kemudian sistem memeriksa data SKPD tersebut, Setiap SKPD memiliki indentifikasi unik masing-masing didalam tabel tbl_skpd.. Selanjutnya entitas SKPD memberikan data-data laporan sesuai dengan permintaan sistem kemudian sistem memberikan report laporan monitoring dan evaluasi SKPD nya sesuai dengan data-data laporan yang telah masuk kedalam database tabel tbl_laporan. 6 Entitas BAPPEDA mendapatkan report laporan seluruh SKPD yang ada di databse tbl_laporan dari sistem. Selain itu entitas BAPPEDA juga dapat merubah seluruh data-data laporan SKPD yang ada di database tbl_laporan. Dan entitas Masyarakat juga mendapatkan report laporan monitoring dan evaluasi rekapitulasi dari sistem. Gambar 3 Diagram Level – 1 / Rinci Proses 2.0 Pengembangan Sistem Monitoring dan Evaluasi BAPPEDA Kab.Bengkulu Utara berbasis web. Pada proses ini entitas SKPD memberikan data laporan ke sistem, kemudian sistem melakukan pengecekan data terhadap data laporan yang diberikan. Setelah proses pengecekkan data laporan dilewati maka pada proses ini maka sistem memasukkan data laporan ke dalam tbl_laporan. Selanjutnya data laporan akan diberikan kepada entitas SKPD, entitas BAPPEDA dan entitas Masyarakat dalam bentuk report laporan monev. 7 Kemudian dilakukan normalisasi dari perancangan sistem informasi pelaporan monitoring dan. Pada tahap normalisasi ini attribut yang di tebalkan dan digaris bawahi adalah primary key dari tabel tersebut. Sedangkan attribut yang di miringkan adalah foreign key dari tabel lain. Tabel 1 Normalisasi 2 NF Pengembangan Sistem Monitoring dan Evaluasi BAPPEDA Kab.Bengkulu Utara berbasis web. Pada bentuk 1 NF ini memiliki 2 file database yakni tbl_skpd yang terdiri dari field-field, norek_skpd, nama_skpd. File kedua yaitu tbl_laporan yang terdiri dari field-filed, id_laporan, norek_skpd, periode, tahun, lokasi, dpa, kontrak, target_fisik, target_uang, real_fisik, real_uang, real_persen, sisadana, permasalahan, saran, kritik, nama_program, norek_program, nama_program, norek_kegiatan. 8 Tabel 1 Normalisasi 2 NF Pengembangan Sistem Monitoring dan Evaluasi BAPPEDA Kab.Bengkulu Utara berbasis web. Pada bentuk 2 NF ini terdiri dari 4 file database yakni file tbl_skpd yang terdiri dari field-field, norek_skpd, nama_skpd. File kedua yaitu tbl_laporan yang terdiri dari filed-field, id_laporan, norek_skpd, periode, tahun, lokasi, dpa, kontrak, target_fisik, target_uang, real_fisik, real_uang, real_persen, sisadana, permasalahan, saran, kritik. File ketiga yaitu tbl_program yang terdiri dari filed-field, id_program, nama_program, norek_program. File keempat yaitu tbl_kegiatan yang terdiri dari field-field, id_kegiatan, id_program, nama_kegiatan, norek_kegiatan. 9 Gambar 4 Entity Relationship Diagram Pengembangan Sistem Monitoring dan Evaluasi BAPPEDA Kab.Bengkulu Utara berbasis web. Pada Entity Relationship Diagram diatas dapat dijelaskan bahwa Entiti SKPD mempunyai relasi dengan entiti LAPORAN yang memliki, relasi dimaksud berderajat M to M di dalam atribut norek_skpd. Entiti LAPORAN memiliki relasi dengan entiti KEGIATAN dimana terdapat hubungan relasi berderajat 1 to M di dalam atribut id_kegiatan. Entiti KEGIATAN memiliki relasi dengan entiti PROGRAM dimana terdapat relasi berderajat M to 1 di dalam atribut id_program. 10 Gambar 5 Rancangan interface menu skpd / input laporan SKPD / proses laporan / form laporan Pengembangan Sistem Monitoring dan Evaluasi BAPPEDA Kab.Bengkulu Utara berbasis web. Pada Gambar 5 menampilkan rancangan interface menu skpd / input laporan skpd/ proses laporan / form laporan. Pada halaman ini disediakan form isian data-data laporan monitoring dan evalausi yang di butuhkan oleh sistem dari user skpd untuk selanjutnya di olah oleh sistem menjadi laporan monitoring dan evaluasi. Pada form yang tersedia user skpd memilih nama program dan kegiatan, menginputkan lokasi kegiatan, nilai DPA dan nilai kontrak (jika ada), target fisik, permasalahan, kritik, saran, realisasi fisik, realisasi keuangan. Berdasarkan data-data yang di inputkan user skpd maka sistem secara otomatis mendapatkan nilai terget keuangan, realisasi persen dan sisa dana. Selanjutnya user skpd setelah selesai menginput bisa memilih submenu submit atau reset untuk mengulang baru. 11 Pada tahap akhir adalah implementasi sistem informasi pelaporan monitoring dan evaluasi BAPPEDA Kab. Bengkulu Utara berbasis Web, akan di gambarkan proses user SKPD memulai menggunakan sistem sampai dengan keluar dari sistem, yang akan diperlihatkan lewat gambar sebagai berikut : Gambar 6 Tampilan Proses Log In SKPD Gambar 7 Tampilan Proses Update data Profile SKPD 12 Gambar 8 Tampilan Proses Preview Laporan SKPD Gambar 9 Tampilan Proses Input Laporan SKPD 13 Gambar 10 Tampilan Proses Edit Laporan SKPD KESIMPULAN DAN SARAN Dalam penelitian ini penulis mencoba membuat pengembangan sistem monitoring dan evaluasi dari sistem lama yang masih manual menjadi terkomputerisasi dengan cara mengembangkan sebuah web database menggunakan PHP dan MySQL serta pemanfaatan internet sebagai jaringan komunikasi. Dimana nantinya diharapkan dapat mempercepat dan mempermudah proses penyampaian dan penerimaan laporan, memaksimalkan akurasi laporan dan sebagai sarana akses informasi kepada masyarakat terhadap laporan monitoring dan evaluasi pembanguan daerah di Kabupaten Bengkulu Utara sehingga diharapkan dapat meningkatkan kualitas pengendalian terhadap pelaksanaan pembangunan dengan pemantauan secara periode oleh BAPPEDA Kabupaten Bengkulu Utara dan dapat membantu pembuat kebijakan pembangunan di daerah. dalam mengambil langkah-langkah kebijakan 14 Setiap pengembangan sistem informasi yang baru pasti selalu terdapat ketidaksempurnaan sistem, begitu juga dengan pengembangan sistem pelaporan monitoring dan evaluasi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Bengkulu Utara ini sehingga kedepan masih perlu perbaikan-perbaikan yang bisa mengoptimalkan sistem ini sesuai dengan kebutuhan. DAFTAR PUSTAKA Aji Supriyanto, 2005; Pengantar Teknologi Informasi, Edisi Pertama Salemba Infotek Jakarta. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kab.Bengkulu Utara, 2007; Dokumen Data Rapat Koordinasi Daerah Kabupaten Bengkulu Utara Triwulan III Tahun 2007, BAPPEDA Kab. Bengkulu Utara. Febriani, Noverdi Poetra Pratama, 2008; Jurnal Aplikasi Pengajaran Virtual terhubung menggunakan PHP dan MYSQL, UG Jurnal Publikasi Ilmiah Universitas Gunadarma, (Vol.2 No.3 Tahun 2008). Gordon B. Davis & Margrethe. H Olson, 1984; Management Information System : Conceptual Foundation Structure and Development, International Edition McGraw-Hill, Singapore. http://www.progriptek.ristek.go.id/monev/..., 2008; Panduan Monitoring Evaluasi Riset Unggulan Terpadu. Kementerian Riset dan Teknologi. dan http://www.bappenas.go.id/..., 2008 ; Bab IV Sistem Monitoring dan Evaluasi, Strategi Nasional Penanggulan Kemiskinan, Badan Perencanaan Pembangunan Nasional. Izac Benbasat, Robert W.Zmud, Jurnal The Identity Crisis within the IS Discipline : Defining and Communicating the Discipline’s Core Properties, MIS Quarterly (27:2:2003). Jogiyanto. HM, 2001; Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi Kedua Andi Offset Yogyakarta. Litbang BAPPEDA Kab. Bengkulu Utara, 2007; Bengkulu Utara Dalam Angka, BAPPEDA Kab. Bengkulu Utara. 15 Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 : Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Perencanaan Pembangunan Daerah, Pemerintah Republik Indonesia. Raymond Mcleod, Jr.; 1995; Management Information System A Study of Computer-Based Information System 6th, edition Prentice-Hall inc, New Jersey. Universitas Gunadarma, 2002; Pedoman Penulisan Tesis, Program Pasca Sarjana Universitas Gunadarma Jakarta.
