MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS Bentuk Dasar

MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS
Tujuan Pembelajaran:
Mampu membedakan komunikasi verbal & non verbal
Mampu menjelaskan terjadinya proses komunikasi
Mampu mengidentifikasikan sebab-sebab munculnya
kesalahpahaman dalam komunikasi
Mampu menjelaskan cara untuk memperbaiki
komunikasi.
Arti :
Komunikasi adalah : “Proses pertukaran informasi
antara individu2 melalui suatu sistem biasa baik melalui
simbol, sinyal maupun perilaku & tindakan.”
Komunikasi Bisnis adalah :”Komunikasi yang
digunakan dalam dunia bisnis, mencakup berbagai
macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal
maupun nonverbal”.
Nurjanah. M.Si
Dosen Komunikasi
UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
1
Bentuk Dasar Komunikasi
Orangnya = komunikator = harus tahu bagaimana
menempatkan kata yg membentuk suatu arti, dan
membentuk situasi menjadi lebih menarik dan
menggairahkan, melalui proses penyampaian pesan
melalui tulisan (written) atau lisan (oral) disertai
bahasa tubuh (gerak isyarat dan tindakan).
Bentuk komunikasi terbagi atas:
1.
Komunikasi Verbal (Verbal communication) : Merupakan
bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain
melalui tulisan (written) dan lisan (oral), misal ; berbicara
& menulis, mendengarkan & membaca , presentasi,
mendengar radio, menonton televisi dsb. Penyampaian
komunikasi secara verbal dianggap lebih leluasa, terutama
yg berhubungan dengan peristiwa lalu.
Intinya: Komunikasi ini bertujuan agar audience
memahami apa yang disampaikan oleh komunikator.
Nurjanah. M.Si
Dosen Komunikasi
UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
2
Komunikasi Lisan
Penyampaian perintah, penjelasan dan bimbingan tugas kepada
bawahan
Presentase bisnis di depan forum atau audience
Berdiskusi dalam suatu tim kerja
Berbagai wawancara kerja
Pembicaraan bisnis melalui telepon atau teleconference
Komunikasi tertulis
Formulir, memorandum, surat penugasan untuk kegiatan perusahaan
Surat telefax, e-maill, telex untuk koresponden dengan pihak ketiga
antar bagian perusahaan.
Laporan formal, sebabai bahan masukan untuk menyusun strategi,
rencana kerja, atau pengambilan keputusan.
Naskah, hands-out, kertas kerja
Sarana promosi, brosur, iklan, spanduk, poster, baliho dsb.
Nurjanah. M.Si
Dosen Komunikasi
UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
3
Pilihan Bentuk Komunikasi
1. Komunikasi Lisan
Diperlukan bilamana pesan yang akan disampaikan sgt
penting dan rahasia dan membutuhkan tanggapan yg
cepat dari penerima pesan
2. Komunikasi Tertulis
Pesan atau objek yg ingin disampaikan cukup banyak
dan komplek perlu penjelasan panjang lebar atau teknis,
perlu visualisasi pesan dlm bentuk angka, grafik, gambar
dan statistik
Penerima pesan terpisah jarak jauh
Memerlukan laporan, data atau dokumen tertulis untuk
arsip
Nurjanah.
Tidak M.Si
dibutuhkan tanggapan cepat dari penerima pesan
Dosen Komunikasi
UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
4
lanjutan
Catatan :
o
o
o
o
o
o
Pesan yang penting dan kompleks, lebih tepat
disampaikan dengan menggunakan tulisan (surat.memo
& laporan).
Berbicara dianggap lebih praktis dalam menyampaikan
pesan bisnis.
Komunikasi yang efektif adalah komunikasi 2 (dua) arah.
Bisnis terkadang cenderung lebih suka memperoleh/
mendapatkan informasi daripada menyampaikan
sehingga sangat dibutuhkan keterampilan mendengar
(listening) dan membaca (reading).
Kemampuan mendengar yang baik merupakan hal yang
sulit, sehingga informasi efektif yang tinggal memiliki
tingkat reduksi yang besar.
Berhubungan dengan keterampilan membaca ; orang
sering kesulitan memahami pesan penting dari suatu
bacaan.
Nurjanah. M.Si
Dosen Komunikasi
UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
5
o Pendekatan untuk mendengar dan membaca
yang efektif :
o
o
o
Mencatat informasi ; harus memusatkan perhatian pada
pembicaraan yang tengah berlangsung atau bahan yg
sedang dibaca.
Menafsirkan dan menilai informasi ; bagian terpenting
dari proses mendengar, dimana perlu diputuskan mana
informasi yang penting dengan cara :Mencari ide pokok
(main idea) dan ide-ide pendukung (supporting idea)
secara rinci.
Harus disadari bahwa untuk konsentrasi terhadap
bacaan ataupun pendengaran perlu dibangun melalui
tindakan yang berulang-ulang / latihan.
Nurjanah. M.Si
Dosen Komunikasi
UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
6
2. Komunikasi Nonverbal ( Nonverbal Communication) : Suatu
bentuk komunikasi yang memiliki bentuk kurang terstruktur
sehingga sulit dipelajari, dilakukan dengan gerakan tubuh,
ekspresi, simbol dan warna , dengan penyampaian pesan yang
cenderung spontan.
Komunikasi ini sering dilakukan secara tidak sadar ; berbeda dgn
verbal ( “tolong bukakan pintu itu” ; secara sadar sudah
mempunya tujuan dan maksud).
Tindakannya alami dan jarang direncanakan sebelumnya
(mengerutkan dahi)
Pentingnya Komunikasi Nonverbal: Isyarat komunikasi nonverbal
sangat penting untuk menyampaikan perasaan dan emosi.
Kebaikan Komunikasi ini adalah “Kesahihannya (reliabilitas)”,
karena
tingginya tingkat kepercayaan terhadap kebenaran pesan – pesan
yang disampaikan dengan bahasa isyarat, sehingga mampu
mendeteksi
kecurangan atau menpertegas kejujuran pembicara, selain itu arti
pentingnya adalah karena sifatnya yang efisien ( melambai dsb).
Nurjanah. M.Si
Dosen Komunikasi
UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
7
Tujuan Komunikasi Nonverbal
komunikasi nonverbal dpt berdiri sendiri tp
sering berkaitan dgn ucapan (lisan); sering
terjadi penggabungan antara komunikasi verbal
dan nonverbal dalam situasi tertentu.
Tujuan komunikasi nonverbal terdiri dari enam
(John V. Thill dan Courtland Bovee) :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Menyediakan / memberi informasi
Mengatur alur suatu percakapan
Mengekspresikan emosi
Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau
mengembangkan pesan-pesan verbal.
Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam
mengajarkan permainan/olahraga tertentu.
Nurjanah. M.Si
Dosen Komunikasi
UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
8
Relevansi Komunikasi nonverbal dalam dunia
Bisnis:
Dapat membantu meningkatkan kredibilitas dan
potensi kepemimpinan seseorang, dengan
kemampuan mengelola kesan yg dibuat dgn
bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah,
suara dan penampilan, ia dapat melakukan
komunikasi dengan baik.
Keuntungan yang didapat lawan bicara :
kemampuan menafsirkan maksud dan sikap
seseorang dengan baik dan akurat.
Nurjanah. M.Si
Dosen Komunikasi
UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
9
PROSES KOMUNIKASI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Komunikasi adalah proses transaksi (dua arah) yg
dinamis dan dapat dibagi atas fase:
Pengirim mempunyai gagasan ; ingin diungkapkan
Pengirim mengubah gagasan menjadi pesan ; agar dpt
dipahami .
Pengirim mengirimkan pesan; shg dipilih saluran
komunikasi (v dan non v, lisan dan tertulis ) dan media
tergantung pesan, lokasi penerima dll.
Penerima menerima pesan;
Penerima menginterpretasikan pesan; penerima
bekerjasama dgn mengartikan pesan, menyerap dan
memahaminya.
Penerima bereaksi dan mengirimkan umpan balik.
Nurjanah. M.Si
Dosen Komunikasi
UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
10
HAMBATAN KOMUNIKASI
Keberhasilan jika ; “penerima memahami pesan yang
dimaksudkan oleh pengirim”.
Gangguan ; segala campur tangan dalam proses komunikasi
yang mengubah atau mengaburkan yang diartikan oleh
pengirim (berbagai bentuk hambatan komunikasi).
Bentuk Hambatan Komunikasi:
HAMBATAN KOMUNIKASI ANTAR MANUSIA:
Perbedaan Persepsi dan bahasa ( persepsi thdp roti,
kue dsb)
Pendengar yang buruk
Gangguan emosional ; banyak kesalahpahaman yg
menyertai pesan emosional.
Perbedaan budaya
Gangguan fisik.
Nurjanah. M.Si
Dosen Komunikasi
UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
11
HAMBATAN KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI
Kelebihan beban Informasi dan Pesan yang
bersaing.
Penyaringan yang tidak tepat.
Menyaring : menyingkat informasi sblm pesan
diteruskan kepada orang lain (sekretaris;
asisten; mesin penjawab; voice mail).
Iklim komunikasi Tertutup dan tidak memadai:
gaya manajemen yang mengarahkan dan otoriter
menghambat pertukaran informasi secara bebas
dan terbuka/ciri komunikasi efektif.
Nurjanah. M.Si
Dosen Komunikasi
UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
12
Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki
komunikasi.
Sifat komunikator yang baik:
Persepsi ; dapat memperkirakan bagaimana anda
menerima pesan mereka, mengantisipasi reaksi anda
dan membentuk pesan sesuai dengan kebutuhan,
mereka mampu membaca jawaban anda dgn tepat dan
terus-menerus menyesuaikan untuk mengoreksi
kesalahpahaman.
Ketepatan; mereka menciptakan “pertemuan pikiran”,
ketika mereka selesai berbicara, anda mempunyai
gambaran mental yang sama.
Kredibilitas ; mereka dapat dipercaya, anda percaya
pada isi pesan, informasi dan maksud baiknya.
Kendali ; mereka membentuk jawaban anda; bisa
menyadarkan, mengubah pendapat dll.
Keserasian; mereka memelihara hubungan yg
bersahabat dan menyenangkan, walaupun ada
Nurjanah.perbedaan.
M.Si
Dosen Komunikasi
UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
13
Pedoman efektif mengatasi hambatan dan
memperbaiki keterampilan komunikasi :
Memelihara iklim komunikasi terbuka
Bertekad memegang teguh etika
berkomunikasi
Memahami kesulitan dalam komunikasi
antar budaya
Menggunakan pendekatan komunikasi yg
terpusat pada penerima.
Menggunakan teknologi secara bijaksana
dan bertanggung jawab untuk memperoleh
dan berbagi informasi.
Menciptakan dan memproses pesan secara
efektif dan efisien
Nurjanah. M.Si
Dosen Komunikasi
UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
14