Panduan SPSE versi 4 untuk PPK

Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Daftar Isi
1. Pendahuluan ...................................................................................................................................................................................... 1
1.1. PPK ......................................................................................................................................................................................... 3
1.2. Alur Proses PPK dalam Aplikasi ................................................................................................................................................ 4
2. Memulai Aplikasi ................................................................................................................................................................................ 5
2.1. Akses ke dalam SPSE PPK untuk Menggunakan SPSE ............................................................................................................. 5
3. Menu Log Akses ............................................................................................................................................................................... 33
4. Ganti Password ................................................................................................................................................................................. 34
5. Mengakhiri Aplikasi ........................................................................................................................................................................... 35
6. Lupa Password ..................................................................................................................................................................................... 36
ii
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Daftar Gambar
Gambar 1 Alur Proses PPK ...................................................................................................................................................................... 4
Gambar 2 Halaman Utama SPSE ............................................................................................................................................................. 5
Gambar 3 Halaman Beranda PPK ............................................................................................................................................................ 6
Gambar 4 Halaman Dok. SPPBJ ............................................................................................................................................................... 7
Gambar 5 Halaman Konfirmasi Form SPPBJ ............................................................................................................................................ 8
Gambar 6 Halaman Dok. Upload SPPBJ .................................................................................................................................................. 9
Gambar 7 Halaman Beranda PPK .......................................................................................................................................................... 10
Gambar 8 Halaman Dok. Surat Perjanjian .................................................................................................................................................... 11
Gambar 9 Halaman Konfirmasi Form Surat Perjanjian .................................................................................................................................. 12
Gambar 10 Halaman Dok. Upload Surat Perjanjian ....................................................................................................................................... 13
Gambar 11 Halaman Beranda PPK ............................................................................................................................................................... 14
Gambar 12 Halaman Dok. SSKK .................................................................................................................................................................... 15
Gambar 13 Halaman Konfirmasi Form SSKK .................................................................................................................................................. 21
Gambar 14 Halaman Dok. Upload SSKK ........................................................................................................................................................ 22
iii
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Gambar 15 Halaman Beranda PPK ................................................................................................................................................................. 23
Gambar 16 Halaman Dok. Surat Pesanan ..................................................................................................................................................... 24
Gambar 17 Halaman Konfirmasi Dok. Surat Pesanan .................................................................................................................................... 25
Gambar 18 Halaman Dok. Upload Surat Pesanan ......................................................................................................................................... 26
Gambar 19 Halaman Daftar Paket Lelang ..................................................................................................................................................... 27
Gambar 20 Halaman Beranda PPK ............................................................................................................................................................... 28
Gambar 21 Halaman Dok. Pembayaran ....................................................................................................................................................... 29
Gambar 22 Halaman Konfirmasi Dok. Pembayaran ...................................................................................................................................... 30
Gambar 23 Halaman Dok Upload Bast ......................................................................................................................................................... 31
Gambar 24 Halaman Dok Upload BAP ......................................................................................................................................................... 32
Gambar 25 Halaman Log Akses ................................................................................................................................................................... 33
Gambar 26 Halaman Ganti Password .......................................................................................................................................................... 34
Gambar 27 Halaman Logout Aplikasi ........................................................................................................................................................... 35
Gambar 28 Halaman Lupa Password ........................................................................................................................................................... 36
iv
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Gambar 29 Halaman Link Lupa Password ...................... ................................................................................................................................. 37
v
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
1. Pendahuluan
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam
perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik, yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi
informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden nomor 54
Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada
tahun 2012 K/L/D/I wajib melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket-paket
pekerjaan. Selain itu dalam Perpres 54 Tahun 2010 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE)
sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang
ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Kepala LKPP No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara
Elektronik. LPSE dalam dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik wajib memenuhi
ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik.
1
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya
efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta
mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang
bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah secara elektronik. Layanan yang tersedia dalam SPSE saat ini adalah E-Tendering yaitu tata cara pemilihan
Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada
Sistem Pengadaan Secara Elektronik dengan menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Tata
cara E-Tendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user guide) diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 1
Tahun 2011 tentang Tata Cara E-Tendering. Selain itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara
online (E-Audit), Katalog Elektronik (E-Catalogue) yang merupakan sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis,
spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia barang/jasa pemerintah dan tata cara pembelian
barang/jasa melalui sistem katalog elektronik (E-Purchasing).
2
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
1.1. PPK
Aktivitas yang dapat dilakukan oleh PPK dalam SPSE, yaitu:
 Login menggunakan Akun PPK;
 Memilih paket lelang;
 Mengisi SPPBJ ( Surat Penunjukkan Penyedia Barang & Jasa );
 Mengisi Surat Perjanjian;
 Mengisi SSKK ( Syarat - syarat Khusus Kontrak );
 Mengisi Surat Pesanan;
 Mengisi Pembayaran;
3
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
1.2.
Alur Proses PPK dalam Aplikasi
Akun PPK
Mulai
Selesai
Login
Input Data - data
Dokumen
Gambar 1 Alur Proses PPK
Memilih Paket Lelang
Pilih Dokumen Yang akan
diBuat
4
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
2. Memulai Aplikasi
2.1.
Akses ke dalam SPSE user PPK Menggunakan SPSE
Untuk dapat mencetak dokumen kontrak melalui Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE), terlebih dahulu Pejabat
Pembuat Komitmen harus memiliki akun sebagai PPK yang dibuatkan oleh admin Agency. Selanjutnya PPK, Login
menggunakan akun tersebut di SPSE.
Pilih LOGIN
Gambar 2 Halaman Utama SPSE Versi 4
5
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Lalu akan tampil halaman ”Beranda” halaman akun user PPK. Pilih Paket Lelang yang.., kemudian pilih Dokumen yang akan
di inputkan SPPBJ, Surat Perjanjian, SSKK, Surat Pesanan, dan Pembayaran. Pilih dok.SPPBJ klik
Untuk mencari
paket lelang
1.Pilih Paket Lelang
2. Pilih Dokumen
yang Akan di Buat
Gambar 3 Halaman Beranda PPK
6
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Menampilkan halaman Form SPPBJ, halaman ini berfungsi untuk memberitahu penyedia yang sudah di tetapkan sebagai
pemenang. Kemudian Input dokumen SPPBJ (Surat Penunjukkan Penyedia Barang & Jasa ) lengkapi data Input No.SPPBJ,
Lamp SPPBJ, Kota SPPBJ, pilih Tanggal Pembuatan SPPBJ, Pilih Tangga SPPBJ, Pilih Penyedia, klik tembusan. jika sudah
melengkapi data, lalu klik Simpan.
1.Input no.SPPBJ, lamp
2. Pilih Tanggal SPPBJ, Kota SPPBJ
Pembuatan SPPBJ dan
Tanggal SPPBJ
3. Pilih Penyedia
5. Klik
Simpan
4. Klik
Tembusan
Gambar 4 Halaman dok. SPPBJ (Surat Penunjukkan Penyedia Barang & Jasa )
7
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Menampilkan halaman konfirmasi form SPPBJ Berhasil disimpan. Kemudian bisa mencetak dokumen SPPBJ (Surat
Penunjukkan Penyedia Barang & Jasa ).
Mencetak
Form SPPBJ
Klik
Kembali
Gambar 5 Konfirmasi Form SPPBJ berhasil diSimpan
8
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Hasil Upload Dok. SPPBJ.
Gambar 6 Dok. upload SPPBJ (Surat Penunjukkan Penyedia Barang & Jasa )
9
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Kembali kehalaman Beranda user PPK, pilih dokumen Surat Perjanjian. Pilih dok.Surat Perjanjian klik
Pilih Surat
Perjanjian
Gambar 7 Halaman Beranda PPK
10
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Menampilkan halaman Form Surat Perjanjian, halaman ini berfungsi untuk Surat Kontrak antara Penyedia dengan PPK.
Kemudian Input dokumen Surat Perjanjian, input No.kontrak, Kota kontrak, No.Rekening, pilih Tanggal kontrak, pilih tipe
penyedia, Input nilai kontrak, mencari dokumen, input informasi lainya. jika sudah melengkapi
data, lalu klik Simpan.
1.Input no.Kontrak, Kota
Kontrak, No.rekening
2. Pilih Tanggal Kontrak
3. pilih Tipe Penyedia
4. Input Nilai Kontrak
7. Klik Simpan
5. Browser
Dokumen
6. Input Informasi Lainnya
Gambar 8 Halaman Dok. Surat Perjanjian
11
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Menampilkan konfirmasi halaman
form Surat Perjanjian Berhasil disimpan. Kemudian bisa mencetak dokumen Surat
Perjanjian.
Klik Cetak
Klik
Kembali
Gambar 9 Konfirmasi Form Surat Perjanjian berhasil diSimpan
12
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Hasil Upload Dok. SPPBJ.
Gambar 10 Halaman Dok. upload Surat Perjanjian
13
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Kembali kehalaman Beranda user PPK, pilih dokumen SSKK ( Syarat-syarat Ketentuan Kontrak ). Pilih dok. SSKK klik
Pilih SSKK
Gambar 11 Halaman Beranda PPK
14
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Menampilkan halaman Form SSKK ( Syarat - syarat Ketentuan Kontrak ), halaman ini berfungsi mengenai Syarat - syarat
ketentuan kontrak penyedia. Input dokumen SSKK, pilih Pencairan jaminan, Pilih jenis kontrak, dll lengkapi data. Jika data
sudah lengkap di inputkan, kemudian klik Simpan.
Pilih Pencarian
Jaminan
Pilih Tahun
Anggaran
Pilih
Pekerjaan
Gambar 12 Halaman Dok. SSKK ( Syarat - syarat Ketentuan Kontrak )
Pilih
Pembayaran
Pilih Sumber
Pendanaan
15
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Pilih Tanggal
Kontrak
Pilih Tanggal
Pemeriksaan
n
Pilih Tanggal
Pabrikasi
Gambar 12 Halaman Dok. SSKK ( Syarat - syarat Ketentuan Kontrak )
Pilih Tanggal
Kontrak
16
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Pilih
Transportasi
Pilih Jenis
Transportasi
Pilih Tanggal
Penyelesaian
Pekerjaan
Pilih Tanggal
Serah Terima
Gambar 12 Halaman Dok. SSKK ( Syarat - syarat Ketentuan Kontrak )
17
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Input Tujuan
Pengiriman
Gambar 12 Halaman Dok. SSKK ( Syarat - syarat Ketentuan Kontrak )
18
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Pilih
Pembayaran
Pilih Index
Gambar 12 Halaman Dok. SSKK ( Syarat - syarat Ketentuan Kontrak )
19
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Pilih Pemutus
Sengketa
Klik
Simpan
Cetak
SSKK
Gambar 12 Halaman Dok. SSKK ( Syarat - syarat Ketentuan Kontrak )
20
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Menampilkan halaman konfirmasi form SSKK Berhasil disimpan. Kemudian bisa mencetak dokumen SSKK ( Syarat - syarat Ketentuan
Kontrak ).
Gambar 13 Konfirmasi Form SSKK ( Syarat - syarat Ketentuan Kontrak ) berhasil diSimpan
21
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Hasil Upload Dok. SSKK ( Syarat - syarat Ketentuan Kontrak ).
Gambar 14 Halaman Dok. upload SSKK ( Syarat - syarat Ketentuan Kontrak )
22
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Kembali kehalaman Beranda user PPK, pilih dokumen Surat Pesanan. Pilih dok. Surat Pesanan klik
Pilih Dokumen
Surat Pesanan
Gambar 15 Halaman Beranda PPK
23
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Menampilkan halaman Form Surat Pesanan, halaman ini berfungsi untuk surat pesanan penyedia pengadaan barang/jasa.
kemudian Inputkan dokumen Surat Pesanan, input no.surat pesanan, pilih tanggal surat pesanan, pilih tanggal barang
diterima, pilih tanggal pekerjaan selesai. setelah melengkapi data, lalu klik Simpan. Masuk kehalaman daftar Paket Lelang.
Pilih
Tanggal SP
Pilih Tanggal
Barang
Pilih Tanggal
Pekerjaan
Klik
Simpan
Gambar 16 Halaman Dok. Surat Pesanan
Input
no.SP
24
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Menampilkan halaman konfirmasi Dokumen form Surat Pesanan Berhasil disimpan. Kemudian muncul Tabel Rincian barang,
input Jenis barang, Satuan, Jumlah, Harga Satuan. Setelah menginput data Rincian Barang, lalu mencetak dokumen Surat
Pesanan.
Klik
Simpan
Gambar 17 Halaman Konfirmasi Dok. Surat Pesanan Berhasil di Simpan
25
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Hasil Upload Dok. Surat Pesanan.
Gambar 18 Dok. upload Surat Pesanan
26
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Halaman Daftar Paket Lelang, hasil Form Surat Pesanan yang telah di input sebelumnya.
Gambar. 19 Halaman Daftar Paket Lelang
27
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Kembali kehalaman Beranda user PPK, pilih dokumen pembayaran. Pilih dok. Pembayaran klik
Pilih Dokumen
Pembayaran
Gambar 20 Halaman Beranda PPK
28
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Menampilkan halaman Form Pembayaran, halaman ini berfungsi untuk pembayaran serah terima pekerjaan. lengkapi
dokumen Pembayaran, pilih tanggal BAST, pilih nama PPHP, Pilih tanggal BAP, cari dokumen. Jika sudah melengkapi data,
kemudian klik Simpan.
Pilih Tanggal
BAST
Klik
Simpan
Pilih Tanggal
BAP
Gambar. 21 Halaman Dok. Pembayaran
Pilih Nama
PPHP
cari
Dokumen
29
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Menampilkan halaman konfirmasi Dokumen form Pembayaran Berhasil disimpan. Kemudian mencetak BAST dan BAP, klik kembali
untuk kembali ke halaman beranda PPK.
Cetak
BAST
Cetak BAP
klik Kembali
Gambar. 22 Halaman Konfirmasi Dok. Pembayaran Berhasil di Simpan
30
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Hasil Upload Dok. Bast
Gambar 23 Halaman Dok. upload Bast
31
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Hasil Upload Dok. BAP.
Gambar 24 Halaman Dok. upload BAP
32
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
3. Menu Catatan/Log Akses
Menu ini berisi informasi catatan akses ke dalam aplikasi dari user PPK.
Pilih Log Akses
Gambar 25 Halaman Log Akses
33
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
4. Ganti Password
Inputkan
password lama dan baru
anda
Gambar 26 Halaman Ganti Password
34
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
5. Mengakhiri Aplikasi
Klik tab menu Logout untuk mengakhiri aplikasi.
Pilih logout
Gambar 27 Logout Aplikasi
35
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
6. Lupa Password
Jika PPK lupa terhadap password yang dimiliki, PPK dapat memperoleh password yang baru yaitu dengan klik link Lupa
Password pada halaman utama LPSE.
Pilih link lupa
password
Gambar 28 Halaman Lupa Password
36
Panduan SPSE V4 User PPK [SPSEV4.1.2015]
Lalu akan tampil halaman ” Lupa Password”.
Inputkan user id
dan email anda
Pilih kirim link
Gambar 29 Kirim Link Lupa Password
Disusun Oleh Direktorat Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik @2015
37