Peran Sistem Informasi

ARTICLE
Peran Sistem Informasi dalam Bisnis
Sistem Informasi dalam Bisnis
Alasan kesuksesan penerapan sistem
We shall not cease from exploration
informasi dalam bisnis :
And the end of all our exploring
Will be to arrive where we started
• Keterlibatan end user
And know the place for the first time.
• Dukungan manajemen eksekutif
(T.S. Eliot, Four Quartets)
• Kejelasan dalam menyatakan
kebutuhan
• Perencanaan yang matang dan tepat
Perusahaan-perusahaan besar yang telah berhasil menikmati
kejayaan dan
kesuksesan dalam waktu yang cukup lama memiliki core value dan prinsip utama
• Harapan yang realistik
• Kondisi finansial perusahaan yang
perusahaan yang tidak berubah dari masa ke masa, dilain pihak perusahaan-perusahaan
mendukung
tersebut tetap menerapkan strategi yang senantiasa mampu beradaptasi terhadap
• Sustainability
perubahan iklim bisnis. Dinamika dalam mempertahankan dan menjaga core value dan
prinsip utama bisnis itulah yang menjadi alasan mengapa perusahaan-perusahaan besar
Alasan kegagalan penerapan sistem
seperti Hewlett-Packard, 3M, Johnson & Johnson, Procter & Gambler, Merck, Sony,
informasi dalam bisnis :
Motorola and Nordstrom menjadi konglomerasi yang elite yang bisa memperbaharui
• Kurangnya input dari end user
kinerja perusahaan dan mampu mencapai performa superior dalam jangka panjang.
• Tidak ada kejelasan tentang kebutuhan
Dalam perjalanannya berkembangnya perusahaan-perusahaan tersebut diatas disupport
oleh sistem informasi dan teknologi informasi yang unggul.
Sistem informasi merupakan syarat mutlak bagi sebuah perusahaan untuk
dapat survive dalam menghadapi persaingan global. Banyak faktor yang menentukan
yang diinginkan
• Kebutuhan yang selalu berubah-ubah
• Kurangnya dukungan eksekutif
• Inkompetensi teknologi
Sistem informasi
sebagai key factor
Perusahaan-perusahaan besar
umumnya tidak memiliki pilihan lain
selain menjadi perusahaan yang
dengan pelaksanaan tugas-tugas
keputusan diambil, dapat tertutup atau
organisasi.
terbuka. Sebuah sistem keputusan
tertutup menganggap bahwa keputusan
Beberapa kegunaan atau fungsi sistem
informasi antara lain adalah sebagai
berikut (Ekky 2012) :
diketahui dari lingkungan. Dalam sistem
ini pengambil keputusan dianggap
mengetahui semua perangkat alternatif
information-based. Secara demografis,
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang
perubahan telah terjadi. Pusat gravitasi
tersaji secara tepat waktu dan akurat
dalam fenomena ketenagakerjaan telah
bagi para pemakai, tanpa
bergerak cepat dari tenaga kerja
mengharuskan adanya perantara sistem
dengan cara kerja yang masih manual
informasi.
dan clerical menjadi
dipisahkan dari masukkan yang tidak
dan semua akibat yang mungkin timbul.
11. Pengendalian operasional.
Pengendalian operasional adalah
proses pemantapan agar kegiatan
operasional dilaksanakan secara efektif
tenaga kerja yang
berpendidikan tinggi yang sangat
2. Menjamin tersedianya kualitas dan
dan efisien. Pengendalian operasional
resisten terhadap sistem kerja yang
keterampilan dalam memanfaatkan
menggunakan prosedur dan aturan
sarat dengan perintah dan kontrol dari
sistem informasi secara kritis.
keputusan yang sudah ditentukan lebih
sang majikan. Dilain hal, pertumbuhan
ekonomi juga menuntut perubahan,
terutama dalam hal kebutuhan bagi
dahulu. Sebagian besar keputusan bisa
3.Mengembangkan proses
diprogramkan.
perencanaan yang efektif.
12. Pengendalian manajemen. Informasi
perusahaan-perusahaan berskala besar
4 . M e n g i d e n t i fi k a s i k e b u t u h a n -
pengendalian manajemen diperlukan
untuk senantiasa melakukan inovasi dan
kebutuhan akan keterampilan
oleh manajer departemen untuk
menjadi entrepreneur.
pendukung sistem informasi.
mengukur pekerjaan, memutuskan
Namun, yang
terpenting adalah, tehnologi informasi
membutuhkan perubahan.
Agar informasi yang dihasilkan oleh
sistem informasi dapat berguna bagi
manajamen, maka analisa sistem harus
mengetahui kebutuhan-kebutuhan
informasi yang dibutuhkannya, yaitu
5. Menetapkan investasi yang akan
diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami
konsekuensi-konsekuensi ekonomis
dari sistem informasi dan teknologi
baru.
tindakan pengendalian, merumuskan
aturan keputusan baru untuk diterapkan
personalia operasional, dan
mengalokasi sumber daya.
13. Perencanaan strategis. Tujuan
perencanaan strategis adalah untuk
mengembangkan strategi dimana suatu
dengan mengetahui kegiatan-kegiatan
7. Memperbaiki produktivitas dalam
organisasi akan mampu mencapai
untuk masing-masing tingkat (level)
aplikasi pengembangan dan
tujuannya. Horison waktu untuk
manajemen dan tipe keputusan yang
pemeliharaan sistem.
perencanaan strategis cenderung lama,
diambilnya. Berdasarkan pada
sehingga perubahan mendasar dalam
pengertian-pengertian di atas, maka
8. Mengolah transaksi-transaksi
terlihat bahwa tujuan dibentuknya
perusahaan, mengurangi biaya dan
sistem informasi adalah supaya
menghasilkan pendapatan sebagai
Sistem informasi dapat dianggap
organisasi memiliki info yang
salah satu produk atau pelayanan
sebagai suatu federasi subsistem yang
bermanfaat dalam pembuatan
mereka.
didasarkan atas fungsi yang
keputusan manajemen, baik yang
menyangkut keputusan-keputusan rutin
maupun keputusan-keputusan yang
strategis. Sehingga sistem informasii
9. Mempertahankan persediaan pada
tingkat paling rendah agar konsisten
dengan jenis barang yang tersedia.
organisasi bisa diadakan.
dilaksanakan dalam suatu organisasi.
Masing-masing subsistem
membutuhkan aplikasi-aplikasi untuk
membentuk semua proses informasi
adalah suatu sistem yang menyediakan
10. Mendukung proses pengambilan
yang berhubungan dengan fungsinya,
kepada pengelola organisasi data
keputusan. Sebuah sistem keputusan,
walaupun akan menyangkut database,
maupun informasi yang berkaitan
yaitu model dari sistem
model base dan beberapa program
dimana
komputer yang biasa untuk setiap
E. Faktor komunikasi : komunikasi yang
Sistem informasi yang baik dapat
subsistem fungsional. Dalam masing-
baik antar unit kerja, inter aksi
antar
digunakan tidak hanya untuk
masing subsistem fungsional, terdapat
stakeholder dan sumber informasi yang
penyimpanan data secara elektronik
aplikasi untuk proses transaksi,
dapat diandalkan.
saja tetapi harus mampu mendukung
pengendalian operasional, pengendalian
manajemen, dan perencanaan strategis.
Sehebat dan sebesar apapun seorang
pebisnis memonopoli arus barang, hal
Six Factors Model
tersebut tidak berarti apa-apa jika dia
Secara garis besar, faktor-faktor yang
tidak memiliki informasi yang akurat,
mempengaruhi keberhasilan dan
terkini, mudah diakses dan terkendali
kegagalan penerapan sistem informasi
dalam menguasai distribusinya. adalah sebagai berikut :
sebab itu maka salah satu aset
Faktor manajemen, yaitu dukungan
penuh dari pucuk pimpinan (top
manajemen), keterlibatan aktif dari user,
kejelasan tujuan yang akan dicapai,
adanya task force yang bertugas,
A. Faktor teknologi, yaitu : adanya
project manajemen, adanya training
software bagi para user, memilah paket
program/ software yang sesuai
Oleh
Sehingga dengan
dukungan sistem informasi yang baik
maka dapat diperoleh informasi yang
akurat, terpercaya, mutakhir dan mudah
diakses mengenai kondisi penjualan
perusahaan.
Dengan adanya laporan yang tersaji
berharga adalah sistem informasi yang
dengan cepat dan setiap saat dapat
memiliki tingkat respon tinggi serta
diakses tersebut maka keputusan-
fokus kepada para penggunanya dari
keputusan yang diambil pun dapat lebih
segala aspek.
cepat dan presisi terhadap dinamika
Sistem informasi yang dibangun dengan
baik dan benar antara lain dapat
meningkatkan produktivitas,
mengurangi stok material produksi,
menghilangkan kegiatan yang tidak
memiliki manfaat (nilai tambah),
keikutsertaan aktif secara terus-
meningkatkan layanan dan kepuasan
menerus dari pihak-pihak terkait,
pelanggan, mengkoordinasikan setiap
adanya rencana project yang jelas, pro
bagian dalam perusahaan serta
kepada perubahan,
monitoring,
meningkatkan kualitas kebijakan
feedback & kontrol, adanya support dari
manajemen. Sedangkan secara umum
para vendor, minimal customization dan
manfaat-manfaat tersebut dapat
sistem birokrasi yang
dikategorikan sebagai manfaat
berwujud (tangible benefit) dan manfaat
C. Faktor sumber daya manusia :
manajemen. perusahaan bisnis modern yang sangat
B. Faktor operasional, yaitu :
mendukung.
proses analisis yang diperlukan oleh
tak berwujud (intangible benefit).
perlunya training bagi para user, Project
Manager yang berpengalaman, Project
Sebuah sistem informasi yang
Team, yang kompeten, dan edukasi
dibangun dan dipelihara dengan baik
tentang ‘business process.’
akan memberikan manfaat berwujud
yang secara faktual dapat dilihat dari
D. Faktor attitute : kerjasama yang baik
meningkatnya pendapatan yang diraih
antar unit/ antar departemen, memilih
serta biaya yang dikeluarkan oleh
tim kerja yang solid, adanya
p e r u s a h a a n . kepercayaan terhadap sesama kolega/
keberhasilan/manfaat yang berdampak
partner, kemampuan untuk mengambil
pada peningkatan pendapatan adalah
keputusan yang tepat dan efektif,
meningkatnya penjualan dalam pasar
belajar dari pengalaman serta kemauan
yang sudah ada serta perluasan ke
untuk selalu belajar.
pasar yang baru.
Indikator dari
pasar yang ada. Sedangkan dari sisi
pengurangan biaya dapat dilakukan
analisis faktual atas pengurangan
jumlah sumber daya manusia yang
dilibatkan dalam bisnis, pengurangan
biaya operasional seperti pasokan
maupun overhead, pengurangan
barang/material dalam stok gudang,
pengurangan biaya pemeliharaan dan
penyediaan perlengkapan yang tidak
terlalu mahal.
Sistem informasi merupakan komponen
Perusahaan yang didirikan tahun 1943
vital yang menentukan keberhasilan
oleh Ingvard Kamprad di Swedia ini
dalam berbisnis.
Sistem informasi
telah menjadi perusahaan raksasa yang
membantu usaha bisnis yang dikelola
menerapkan online catalogue, belanja
untuk dapat lebih berkembang dan
online dan kebijakan returns policy.
memiliki daya saing yang tinggi.
ARGOS
Sama halnya dengan IKEA, Argos
adalah juga salah satu retailer barangbarang perlengkapan rumah tangga
terbesar di Inggris.
Dengan memiliki
eBay
lebih dari 737 toko yang tersebar di
eBay adalah ajang pasar online dunia™
memiliki perusahaan sejenis dalam satu
- tempat bagi pembeli dan penjual
grup yaitu Homebase, melayani
Sistem informasi dapat membantu
berhimpun dan berdagang apa saja.
penjualan online sejak tahun 2010
mempermudah proses pengambilan
Diluncurkan tahun 1995, eBay diawali
tepatnya pada bulan Januari ketika
sebagai tempat untuk berdagang
Argos mulai meluncurkan website-nya
barang koleksi dan barang yang sulit
dan membagikan buku katalog produk
ditemukan. Sejak itu, eBay telah
secara cuma-cuma kepada para
bisnis yang sejenis atau berkaitan.
berkembang menjadi ajang pasar bagi
pelanggannya.
Berikut merupakan contoh perusahaan
konsumen untuk dapat menemukan
Dengan penggunaan sistem informasi
Inggris dan Irlandia, Argos yang juga
dan teknologi informasi memungkinkan
aktivitas bisnis meningkatkan efisiensi
dan efektivitas proses bisnis. Selain itu
keputusan seorang pengusaha. Selain
itu juga dimungkinkan untuk melakukan
kolaborasi bisnis dalam sekelompok
besar yang telah mengaplikasikan
sistem informasi secara konsisten dan
telah memperoleh benefit yang besar
antara lain : IKEA, ebay dan Argos.
segala sesuatu, dari ponsel dan DVD
hingga pakaian, barang koleksi dan
mobil.
Dengan daftar barang sebanyak 103,6
juta di seluruh dunia dan penambahan
IKEA
daftar barang sebanyak 6,1 juta yang
IKEA yang merupakan salah satu
dilakukan setiap hari, eBay menawarkan
perusahaan retailer furniture dan home
kesempatan yang tidak terhingga bagi
appliances merupakan contoh sukses
semua orang untuk membeli dan
dari sebuah bisnis entity yang telah
menjual di seluruh dunia.
berhasil menerapkan sistem informasi.
SISTEM INFORMASI SEBAGAI KEY SUCCESS
Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa sistem informasi
menjadi syarat mutlak perusahaan untuk dapat berkembang, tetap eksis di market dan berkompetisi dengan
para pelaku industri lainnya. Sistem informasi memerlukan biaya yang tidak sedikit, oleh karenanya kondisi
keuangan perusahaan harus mendukung, cash flow yang mendukung, revenue yang meningkat secara
signifikan dan tentunya profit margin yang besar (by Mardian Adhitya E48).
References
[1]
Daniel, D.R. (1961), “Mananement Information Crisis”,
Harvard Business Review, Vol. 39 No. 5, pp 11-21
[2}
Harvard Business Review (2000), “Breakthrough Ideas:
15 Articles That Define Business Practice Today”, Harvard
Business School Publishing 2000
[3]
Leidecker JK, Bruno AV. Identifying and using critical
success factors. Long Range Planning 1984, 17:23-32
[4]
Rockart, J.F. (1979), “Chief executives define their own
data needs”, Harvard Business Review, Maret - April
[5]
Rockart, J.F. (1982) The Changing Role of the
Information System Executive: A Critical Success Factors
Perspective Sloan Management Review.24 (1).3-13 [6]
Sistem Informasi Manajemen (2013), Diktat Kuliah MB
IPB, Program Pascasarjana Manajemen dan Bisnis Institut
Pertanian Bogor
[7]
Stephanie Overby, “Rapid Prototyping Provides
Innovation that Fits at the New York Times”, CIO.com, Juni
2009
!