Analisis Fungsi Bisnis Sistem Informasi Terintegrasi

Seminar Nasional Ilmu Komputer (SNIK 2016) - Semarang, 10 Oktober 2016
ISBN: 978-602-1034-40-8
Analisis Fungsi Bisnis Sistem Informasi Terintegrasi pada
SMA Negeri I Yogyakarta
Dicky Anggoro Wicaksono1, Sri Suning Kusumawardani2, Igi Ardiyanto3
1,2,3
Jurusan Teknik Elektro dan Teknologi Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Gadjah Mada
Email: [email protected], [email protected], [email protected]
Abstrak
Perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat mengakibatkan penetrasi teknologi informasi untuk mendukung
kegiatan dalam menunjang kegiatan di semua bidang, tak terkecuali dalam bidang pendidikan. Salah satu penerapan
teknologi informasi adalah implementasi sistem informasi. SMAN 1 Yogyakarta didukung oleh beberapa sistem
informasi yang sudah berjalan dengan baik. Namun saat ini, sistem informasi-sistem informasi tersebut masih
berjalan secara terpisah, belum terintegrasi, sehingga terjadi ketidakefektifan dalam proses pemanfaatannya dan
terjadi duplikasi data pada beberapa sistem informasi. Adanya berbagai masalah tersebut diakibatkan karena tidak
adanya perencanaan yang baik dalam pengembangan berbagai sistem informasi tersebut. Penelitian ini membahas
pemanfaatan metode Enterprise Architecture Planning (EAP) untuk menganalisis proses bisnis (business process)
apa saja yang ada di SMAN 1 Yogyakarta sebagai model yang akan digunakan untuk mengembangkan berbagai
sistem informasi yang terintegrasi di SMAN 1 Yogyakarta. Hasil dari penelitian ini adalah proses bisnis yang
terdefinisi sebanyak 16 proses bisnis utama.
Kata Kunci: analisis, proses bisnis, sistem informasi, integrasi, EAP
Abstract
The rapid growth of information technology inflicts penetration of information technology for supporting activities in
various sectors. One of implementation of information technology is implementation of information system. SMAN 1
Yogyakarta is supported by several well running information systems. But, those system informations are still
running independently, not integrated yet, so that inefficient in use and ensue duplicated data in several information
systems. Those problems occurred as result of absence planning phase in developing stage of those information
systems. This paper discusses an Enterprise Architecture Planning (EAP) methodology to analyse what are business
processes that will be used for developing various integrated information systems in SMAN 1 Yogyakarta. As a
result, there are defined 16 main business processes
Keyword: analysis, business process, information system, integration, EAP
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat mengakibatkan penetrasi teknologi informasi untuk
mendukung kegiatan dalam menunjang kegiatan di semua bidang, tak terkecuali dalam bidang
pendidikan. Salah satu penerapan teknologi informasi adalah implementasi sistem informasi dalam suatu
organisasi. Saat ini hampir semua organisasi bergantung pada sistem informasi, mengakibatkan organisasi
tersebut akan segera berhenti berfungsi saat teknologi yang mendukung aktivitasnya berhenti [1]. Sistem
informasi bersama dengan model bisnis yang apabila dirancang, digunakan, dan dipelihara secara efektif
dan strategis, akan membuat organisasi berjalan lebih efektif, lebih produktif, memiliki jangkauan yang
lebih luas, dan mendapatkan atau mempertahankan keunggulan kompetitif (competitive advantage)
melawan para pesaing [2]. Mengingat hal penting itulah, penerapan sistem informasi untuk membantu
organisasi dalam melaksakan kegiatannya adalah sesuatu yang wajib di era sekarang ini.
SMAN 1 Yogyakarta adalah institusi penyelenggara pendidikan yang berada di bawah naungan Dinas
Pendidikan Kota Yogyakarta. Dalam menjalankan kegiatan organisasinya, SMAN 1 Yogyakarta saat ini
sudah didukung oleh beberapa sistem informasi, walaupun belum berjalan secara optimal. Pihak sekolah
berencana menambah sistem informasi lain sebagai pendukung kegiatan organisasi dalam waktu yang
akan datang. Saat ini, semua sistem informasi tersebut masih berjalan secara terpisah, belum terintegrasi,
sehingga terjadi ketidakefektifan dalam proses pemanfaatannya dan terjadi duplikasi data pada beberapa
sistem informasi.
Adanya berbagai masalah tersebut diakibatkan karena tidak adanya perencanaan yang baik dalam
pengembangan berbagai sistem informasi tersebut [3]. Hal tersebut mengakibatkan dua kerugian,
pertama, menyebabkan terjadinya pulai informasi yang terisolir dan setiap sistem informasi, kedua sistem
informasi yang dikembangkan secara khusus sesuai kebutuhannya sendiri menjadinkan kurang fleksibel
184
Seminar Nasional Ilmu Komputer (SNIK 2016) - Semarang, 10 Oktober 2016
ISBN: 978-602-1034-40-8
yang akan membuat biaya pemeliharaan menjadi besar [4]. Selain itu, belum adanya dokumentasi serta
spesifikasi sistem informasi yang berbeda-beda menyulitkan dalam pengembangan sistem informasi yang
akan dikembangkan agar menjadi suatu sistem yang terintegrasi secara utuh dengan sistem informasi
yang dikembangkan sebelumnya.
Penelitian ini membahas pemanfaatan metode Enterprise Architecture Planning (EAP) untuk
menganalisis proses bisnis (business process) apa saja yang ada di SMAN 1 Yogyakarta sebagai model
yang akan digunakan untuk mengembangkan berbagai sistem informasi yang terintegrasi di SMAN 1
Yogyakarta.
2. METODE
2.1 Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan langkah-langkah yang mengacu pada metodologi dari Enterprise
Architecture Planning (EAP) dengan menggunakan Zachman Framework untuk mendefinisikan bisnis
dan mendefinisikan arsitekturnya, untuk alur penelitian yang mengacu pada metode EAP dapat dilihat
pada Gambar 1.
Mulai
Lapisan 1. Permulaan
Pengumpulan Data
(Wawancara dan Observasi)
Studi
Kepustkaan
Inisiasi
Perencanaan
Lapisan 2. Tinjauaan kondisi enterprise saat ini
Pemodelan
Proses
Bisnis
Teknologi dan
Sistem saat ini
Lapisan 3. Perancangan arsitektur
Arsitektur
Data
Arsitektur
Aplikasi
Arsitektur
Teknologi
Lapisan 4. Strategi Pencapaian
Rencana
Implementasi
Analisis
Gap
Selesai
Gambar 1. Alur penelitian
Adapun pada peneltian ini hanya dibahas sampai dengan Lapisan 2, yaitu Tinjauan kondisi enterprise saat
ini, untuk mendapatkan bisnis proses apa saja yang ada, tahap-tahap dalam penelitian ini secara garis
besar adalah sebagai berikut [5]:
1. Permulaan
Tujuan dari tahap ini adalah untuk mendapatkan kondisi real yang ada di organisasi. Studi pustaka
diperlukan sebagai landasan dalam melakukan penelitian mengenai enterprise architecture. Langkah
berikutnya adalah pengumpulan data yang dilakukan dengan wawancara dan observasi. Wawancara
dilakukan kepada top manajemen dan pihak-pihak yang terkait langsung dengan operasional
organisasi. Adapun inisiasi perencanaan dilakukan dengan mengaitkan visi, misi, dan tujuan
organisasi, untuk menentukan ruang lingkup yang akan digunakan dalam pengembangan sistem
informasi terintegrasi.
185
Seminar Nasional Ilmu Komputer (SNIK 2016) - Semarang, 10 Oktober 2016
ISBN: 978-602-1034-40-8
2. Tinjauan kondisi enterprise saat ini
Langkah pertama dalam lapisan ini dilakukan pemodelan bisnis dengan analisis rantai nilai (value
chain) berdasarkan data yang didapat dari wawancara dan observasi pada lapisan 1. Model rantai nilai
(value chain) pertama kali diusulkan oleh Porter, analisis rantai nilai [6], memberikan kerangka untuk
identifikasi dan inventarisasi fungsi bisnis, dengan mengelompokkan area fungsional ke dalam
aktivitas utama dan aktivitas pendukung [3], seperti terlihat pada Gambar 2, yaitu dengan
pengelompokkan area-area fungsional ke dalam: Aktivitas utama, berupa fungsi logistik masukan
(inbound logistic), operasi (operation), logistik keluaran (outbound logistic), pemasaran dan penjualan
(marketing and sales), dan layanan (service); Aktivitas pendukung, berupa fungsi infrastruktur
perusahaan (firm infrastructure), manajemen sumber daya manusia (human resource management),
pengembangan teknologi (technology development), dan pengadaan (procurement).
Infrastruktur Perusahaan
Manajemen Sumber Daya Manusia
Aktivitas
Pendukung
Pengembangan Teknologi
Pengadaan
Logistik
Masukan
Operasi
Logistik
Keluaran
Pemasaran
dan
Penjualan
Layanan
Aktivitas Utama
Gambar 2. Rantai nilai porter
Langkah berikutnya dilakukan identifikasi dan inventarisasi area-area fungsi bisnis yang dilakukan oleh
organisasi. Tiap area fungsi bisnis kemudian didekomposisi menjadi proses-proses bisnis yang bertingkat.
Dekomposisi diperlukan agar menghasilkan model aktual yang menyeluruh beserta definisi-definisnya.
Untuk melengkapi dan lebih memastikan kelengkapan dekomposisi dalam suatu area fungsi, digunakan
analisis siklus hidup sumber daya (four stages life cycles) yang digunakan dengan metodologi Business
System Planning [7].
Gambar 3. Model siklus hidup sumber daya: aktivitas dan jenis data
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Pemodelan Bisnis Dengan Analisis Rantai Nilai (Value Chain)
Dari hasil analisis pada lapisan 1, diperoleh hasil bahwa aktifitas utama di SMAN 1 Yogyakarta adalah
kegiatan akademik yang berkaitan dengan belajar mengajar, dimana aktifitas ini dimulai dari proses
186
Seminar Nasional Ilmu Komputer (SNIK 2016) - Semarang, 10 Oktober 2016
ISBN: 978-602-1034-40-8
penerimaan siswa dan diakhiri dengan pelepas siswa menjadi alumni. Sehingga analisis rantai nilai (value
chain) di SMAN 1 Yogyakarta terlihat pada Gambar 4.
Manajemen Keuangan
Manajemen Kepegawaian
Aktivitas
Pendukung
Manajemen Persuratan
Manajemen TIK
Manajemen Sarana dan Prasarana
Penerimaan
Siswa Baru
Pelepasan
Siswa
(Alumni)
Operasional
Akademik
Aktivitas Utama
Gambar 4. Analisis rantai nilai di SMAN 1 Yogyakarta
Setelah fungsi utama dan fungsi pendukung didefinisikan, kemudian untuk mengetahui siklus dan
dekomposisi dari setiap fungsi digunakan tools Four Stage Life Cycle dari IBM dan bagan hirarki fungsi
rinci. Setiap aktifitas baik aktifitas utama maupun aktifitas pendukung dianalisis berdasarkan kebutuhan,
akuisisi, pengelolaan, dan disposisi. Hasil dekomposisi dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Analisis four stages life cycles SMAN 1 Yogyakarta
Fungsi
Penerimaan
Siswa Baru
(PSB)
Kebutuhan
- Perencanaan
mekanisme
pendaftaran
siswa baru
Akuisisi
- Pembentukan panitia
penerimaan siswa baru
- Penetapan persyaratan
pendaftaran bagi calon
siswa
- Pembentukan tim teknis
- Penetapan Kalender
Akademik
- Penjadwalan kegiatan
belajar mengajar
Pengelolaan
- Penerimaan
pendaftaran calon
siswa baru
- Pelaksanaan
seleksi calon
siswa baru
- Pelaksanaan
Proses Belajar
Mengajar
Disposisi
- Registrasi calon
siswa baru
Operasional
Akademik
- Perencanaan
Operasional
Akademik
Pelepasan
Siswa
(Alumni)
- Perancanaan
mekanisme
pelepasan
siswa
(alumni)
- Perencanaan
pengelolaan
keuangan
- Perencanaan
pengelolaan
pegawai
- Perencanaan
pengelolaan
surat
dan
dokumen
- Penetapan sistem dan
prosedur pelepasan
siswa (Alumni)
- Pengelolaan data
alumni
- Laporan alumni
- Penetapan kebutuhan
anggaran
- Pelaporan
keuangan
- Laporan keuangan
- Pendataan pegawai
- Pengelolaan data
pegawai
- Laporan data
pegawai
- Penetapan prosedur
pengelolaan surat dan
dokumen
- Asip surat dan
dokumen
Manajemen
TIK
- Perencanaan
pengelolaan
TIK
- Penetapan kebutuhan
TIK
- Pengiriman dan
Penerimaan Surat
dan Dokumen
- Pengarsipan Surat
dan Dokumen
- Pengadaan TIK
Manajemen
Sarana dan
Prasarana
- Perencanaan
pengelolaan
sarana
dan
prasarana
- Penetapan kebutuhan
sarana dan prasarana
- Pengadaan sarana
dan prasarana
- Dokumentasi
sarana dan
prasarana
Manajemen
Keuangan
Manajemen
Kepegawaian
Manajemen
Persuratan
- Pelaporan
akademik
- Dokumentasi data
TIK
Dari hasil dekomposisi dari aktifitas utama dan aktifitas pendukung sesuai pada Tabel 1, selanjutnya
dilakukan lagi dekomposisi sehingga menghasilkan Tabel 2. Proses-proses yang telah diidentifikasi dari
187
Seminar Nasional Ilmu Komputer (SNIK 2016) - Semarang, 10 Oktober 2016
ISBN: 978-602-1034-40-8
Tabel 1 tersebut kemudian dikelompokkan berdasarkan kelompok proses. Pengelompokan proses-proses
tersebut bukan berdasarakan urutan prioritas ataupun urutan pengerjaan melainkan berdasarkan
penggunaan data atau informasi yang sama.
Pada Tabel 2 terlihat proses bisnis yang dihasilkan ada 16 proses bisnis, dimana untuk beberapa proses
bisnis masih bisa diuraikan lagi menjadi proses bisnis yang lebih rinci.
Tabel 2. Dekomposisi fungsi bisnis SMAN 1 Yogyakarta
Kelompok Proses
Penerimaan Siswa Baru (PSB)
1.1
1.2
1.3
Operasional Akademik
2.1
2.2
2.3
2.4
Pelepasan Siswa (Alumni)
Manajemen Keuangan
2.5
3.1
Manajemen Kepegawaian
4.1
4.2
4.3
5.1
Manajemen Persuratan
6.1
Manajemen TIK
7.1
Manajemen Sarana dan Prasarana
8.1
Proses
Perencanaan Penerimaan Siswa Baru (PSB)
1.1.1 Pembentukan Panitia PSB
1.1.2 Penjadwalan Kegiatan PSB
1.1.3 Pembentukan Tim Teknis PSB
Penyelenggaraan Seleksi
1.2.1 Penerimaan Pendaftaran
1.2.2 Pelaksanaan Seleksi
1.2.3 Pengolahan Hasil Seleksi
Registrasi Siswa Baru
1.3.1 Pembagian Kelas
Perencanaan Operasional Akademik
2.1.1 Penetapan Kalender Akademik
2.1.2 Penyusunan Jadwal
Kegiatan Belajar Mengajar
2.2.1 Pembagian Materi Ajar
2.2.2 Pengelolaan Presensi
Kegiatan Pendukung Operasional Akademik
2.3.1 Pengelolaan Bimbingan dan Konseling
2.3.2 Pengelolaan Perpustakaan
2.3.3 Pengelolaan UKS
2.3.4 Pengelolaan Extrakulikuler
2.3.5 Pengelolaan Prestasi
Evaluasi Proses Belajar
2.4.1 Pelaksanaan Ujian
2.4.2 Penilaian
2.4.3 Pembuatan Rapor
2.4.4 Pelaporan Akademik
Pelaporan Hasil Akademik
Pengelolaan Data Alumni
3.1.1 Pendataan Alumni
3.1.2 Pelacakan Alumni
Pengelolaan Penerimaan Dana
Pengelolaan Pengeluaran Keuangan
Pelaporan Pertanggungjawaban Keuangan
Pengelolaan Data Pegawai
5.1.1 Pendataan Pegawai
5.1.2 Pemutakhiran Data Pegawai
Pengelolaan Surat dan Dokumen
6.1.1 Penerimaan dan Pengiriman Surat dan
Dokumen
6.1.2 Pengarsipan Surat dan Dokumen
6.1.3 Pelacakan Surat dan Dokumen
Pengelolaan Sarana TIK
7.1.1 Pengadaan Sarana TIK
7.1.2 Pemutakhiran Sarana TIK
7.1.3 Pelaporan Sarana TIK
Pengelolaan Sarana dan Prasarana
8.1.1 Pengadaan Sarana dan Prasarana
8.1.2 Pemutakhiran Sarana dan Prasarana
8.1.3 Pelaporan Sarana dan Prasarana
4. SIMPULAN
Metodologi Enterprise Architecture Planning (EAP) dapat digunakan sebagai tools dalam memodelkan
arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi untuk menghasilkan rancangan arsitektur
sistem informasi yang terintegrasi. Dalam penelitian ini metodologi EAP digunakan untuk menganalisis
proses bisnis (business process) yang ada di SMAN 1 Yogyakarta sebagai acuan dalam mengembangkan
sistem informasi yang terintegrasi.
188
Seminar Nasional Ilmu Komputer (SNIK 2016) - Semarang, 10 Oktober 2016
ISBN: 978-602-1034-40-8
5. REFERENSI
[1] J., Peppard, J., Ward. 2004. Beyond Strategic Information Systems: Towards an IS Capability.
Journal of Strategic Information Systems. Vol. 13(2): 167–194.
[2] J., Valacich, C., Scheneider. 2010. Information Systems Today: Managing in the Digital World.
Pearson, New Jersey.
[3] K. Surendro. 2007. Pemanfaatan Enterprise Architecture Planning untuk Perencanaan Streategis
Sistem Informasi. Jurnal Informatika. Vol. 8(1): 1–9.
[4] Q. Li, H. Xu, D. Wang, L. Ren. & C. Ma. 2009. SSOA-E: Research on Semantic Service Oriented
Architecture for Education Information System Integration. IEEE International Symposium on IT in
Medicine & Education. Vol. 1(36): 184–189.
[5] K. Surendro. 2009. Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi. Informatika, Bandung.
[6] M. Porter. 1985. Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance. Free Press,
New York.
[7] IBM. 1978. Business System Planning: Information System Planning Guide. 2nd ed. International
Business Machines Corporation, New York.
189