Kerangka Acuan Audit Tahun Fiskal Juli 2014 – Desember 2015

Kerangka Acuan Audit Tahun Fiskal Juli 2014 – Desember 2015
Dana Kemitraan Indonesia untuk Penangggulangan HIV dan AIDS (DKIA)
The Indonesian Partnership Fund for HIV and AIDS (IPF)
A. LATAR BELAKANG
Dana Kemitraan Indonesia untuk Penangggulangan HIV dan AIDS (DKIA) atau The
Indonesian Partnership Fund for HIV and AIDS (IPF) adalah sebuah mekanisme pendanaan
yang menerima dan menyalurkan dana, baik mitra nasional maupun internasional untuk
melakukan upaya penanggulangan AIDS di Indonesia.
Sejak didirikan di tahun 2005, IPF/DKIA telah mengalami beberapa fase:
a. Fase I
b. Fase II
c. Fase III
: 2005 – 2008
: 2008 – Juni 2012
: Juli 2012 – 2015
Dua fase dari tahun 2005 – 2012, IPF/DKIA dikelola oleh UNDP dan mulai 19 Juli
2012, telah dilakukan penyerahterimaan pengelolaan dana dari UNDP kepada KPA
Nasional. Hal ini dapat dilakukan karena dari tahun-ketahun, KPA nasional telah mampu
mengelola keuangan dalam jumlah besar.
Sesuai dengan dokumen Program dan Operation Manual pengelolaan dana IPF dibagi
menjadi 3 bagian yang meliputi::
1. Komponen Satu: Penguatan KPA
2. Komponen Dua: Respon Cepat
3. Komponen Tiga: Dana Hibah
B. TUJUAN
Tujuan utama dari audit ini adalah untuk menilai eksistensi dan fungsi internal kontrol
dari pencatatan, penerimaan dan pengeluaran dana melalui sistem keuangan.
Tujuan lain dari audit ini adalah untuk:
1. Memastikan bahwa dana yang diberikan telah digunakan dan dikelola sesuai dengan
aturan keuangan yang telah disepakati bersama.
2. Melakukan identifikasi kemungkinan adanya risiko yang akan menghambat
pelaksanaan program dan/atau tujuan operasional, serta membuat rekomendasi untuk
memperkuat internal kontrol.
3. Menilai pelaksanaan kegiatan, pengeluaran, manajemen sumberdaya, revisi anggaran
dan rekonsiliasi dana (apabila ada).
4. Memastikan bahwa dana telah dikelola secara akuntabel dan transparan.
1
C. PEMBAHASAN PELAKSANAAN AUDIT
Sebelum dilakukan audit, auditor akan dilakukan pembahasan dengan KPA Nasional guna
mendiskusikan tentang ruang lingkup audit dan hal-hal lain yang mungkin muncul dalam
pelaksanaan audit. Apabila dibutuhkan Auditor juga perlu berkonsultasi dengan beberapa
mitra pelaksana program dukungan IPF guna menyusun rencana teknis audit. Setelah
konsultasi tersebut, auditor dapat melakukan perencanaan dan persiapan audit.
Draft laporan audit dan surat manajemen harus disampaikan kepada KPA Nasional untuk
meminta masukan atas temuan dan rekomendasi untuk perbaikan manajemen dimasa
yang akan datang. Pertemuan ini harus didokumentasi agar auditor dapat menyampaikan
informasi ini kepada mitra pelaksana program dukungan IPF.
D. DESKRIPSI LAPORAN KEUANGAN YANG DIAUDIT
Ruang lingkup audit adalah laporan tahunan pengelolaan dana IPF untuk periode 1 Juli
2014 sd 31 Desember 2015. Jumlah anggaran periode tersebut sebesar Rp 47.589.384.670
yang terdiri dari anggaran periode: Juli 2014 – Juni 2015 sebesar Rp 37.112.506.000 dan
anggaran periode: Juli 2015 – Desember 2015 sebesar Rp 10.476.878.670, sedangkan
realisasi pengeluaran dari bulan Juli 2014 sampai dengan 31 Desember 2015 sebelum
realisasi gain atas valuta asing adalah sebesar Rp 24.389.537.655.
E. LAYANAN AUDIT YANG DIPERLUKAN
A. Ruang lingkup audit
Ruang lingkup audit meliputi pengeluaran yang dilakukan oleh KPA Nasional, dan
para Mitra Penerima dana dari IPF. Disamping itu auditor akan menilai kemampuan
manajemen keuangan yang meliputi pengelolaan Keuangan, Sistim Pengendalian
Internal, Ketaatan terhadap aturan organisasi, donor serta aturan lain terkait.
Secara garis besar ruang lingkup audit meliputi:
1. Mereview laporan Keuangan KPA Nasional terdiri dari Laporan Sumber dan
pengunaan dana, daftar Asset, laporan arus dan analisa varaiance.
2. Review sistem manajemen mitra pelaksana
a. Review rencana kerja, dan form keuangan yang diterapkan.
b. Melalui wawancara dan review laporan kemajuan dari mitra pelaksana,
apakah kegiatan dilaksanakan sesai rencana atau tidak. Aktivitas mana yang
(jadwal, tipe, kuantitas) menyimpang dari rencana kerja tahunan, apakah
ada perjanjian sebelumnya atau tidak.
2
c. Menentukan dan memberikan komentar apabila ada penundaan atau
perubahan.
d. Review sistem monitoring dan laporan mitra pelaksana, termasuk laporan
kunjungan lapangan dan laporan kemajuan, hal ini untuk menilai tanggung
jawab mitra pelaksana untuk memonitor kegiatan yang dilaksanakannya.
3. Penilaian internal kontrol mitra pelaksana
Auditor melakukan penilaian terhadap fungsi internal kontrol pada mitra
pelaksana, dengan menekankan kepada:
o Efektifitas sistem dalam menyediakan informasi yang bermanfaat dan
tepat waktu sebagai bahan penyusunan rencana tahunan;
o Efektifitas sistem kontrol internal dalam menjaga asset dan sumber daya
lainnya untuk mendukung pelaksanaan rencana kerja tahunan.
o Penilaian umum pengendalian internal sesuai dengan standard yang
berlaku.
4. Review format transaksi.
Auditor melakukan penilaian kesesuaian dokumen-dokumen dengan aturan
internal yang ada.
o Penilaian apakah dana yang diterima, disimpan pada rekening bank
lembaga, melalui verifikasi pernyataan bank.
o Rekonsiliasi total pengeluaran
o Untuk masing-masing kegiatan, menilai rasionalisasi atas pengeluaran
yang dibuat.
o Membandingkan harga barang dan jasa dengan harga pasaran yang ada.
o Sertifikasi rencana kerja tahun sebelumnya
o Lingkup kerja audit terbatas pada pengeluaran yang dilakukan lembaga
mitra.
B. Laporan Audit dan Surat Manajemen
1. Laporan Audit: Laporan audit diharapkan selesai pada bulan Mei 2016 dan
disajikan sesuai ketentuan yang berlaku di BPKP. Laporan tersebut juga dapat
memuat beberapa hal sebagai berikut:
o
o
o
o
o
o
Periode audit
Jumlah dana yang diaudit
Opini fungsi kontrol interal
Rangkuman temuan, risiko dan rekomendasi
Penilaian khusus atas fungsi kontrol internal
Rangkuman risiko utama dan penggunaan dana yang ada
3
o
o
o
o
o
o
Kelemahan kontrol internal (jika ada)
Komentar atas rekomendasi audit tahun sebelumnya
Komentar mitra harus dimasukan dalam laporan, dibawah rekomendasi
Pengeluaran dilakukan berdasarkan perencanaan yang ada
List transaksi yang diaudit
Pembelajaran baik yang dapat dibagi, jika ada
Auditor harus mencantumkan opini atas situasi keuangan secara umum pada
periode 1 Juli 2014 – 31 Desember 2015 dan akan menilai:
o Pernyataan atas pengeluaran pada periode 1 Juli 2014 – 31 Desember 2015
o Catatan atas aktiva tetap yang telah dilaporkan sebagai biaya periode 1 Juli
2014 – 31 Desember 2015
o Pernyataan atas posisi dana pada periode 1 Juli 2014 – 31 Desember 2015
2. Surat Manajemen. Surat tersebut, harus melampirkan laporan audit dan
meliputi beberapa topik dibawah ini:
 Review umum kemajuan program dan ketepatan antara perencanaan
dengan pelaksanaan kegiatan
 Penilaian sistem kontrol internal dengan menekankan pada: (i) efektifitas
sistem dalam menyediakan informasi yang tepat dan bermanfaat, (ii)
efektifitas sistem internal kontrol dalam melindungi ases dan sumber daya
program
 Penjelasan jika ada kelemahan internal kontrol
 Kategori penilaian audit berdasarkan risiko: Tinggi, Sedang, atau Rendah.
 Komentar manajemen/respon atas audit dan rekomendasi
 Alasan yang mempengaruhi opini audit
F. JADWAL PELAKSANAAN DAN PENYELESAIAN AUDIT.
Audit akan diharapkan dapat dilaksanakan pada bulan Juni 2016 dan kunjungan
lapangan akan dilaksanakan selama 2 minggu. Draft laporan audit diharapkan dapat
selesai pada medio bulan Juli 2016 dan laporan akhir audit dapat diterima KPA
Nasional pada akhir bulan Juli 2016.
Auditor harus memberikan 3 salinan laporan audit berupa hardcopy yang akan
diperuntukan 1 set kepada KPA Nasional dan sisanya 2 set lagi KPA Nasional akan
menyampaikan kepada para donor yaitu Pemerintah Amerika (USAID) dan Pemerintah
Australia (DFAT) Selain laporan yang berupa hardcopy, KPA Nasional juga
membutuhkan laporan yang berupa softcopy (electronic file), cukup dikirim via email
saja kepada salah satu staf keuangan KPAN.
4