Pengadaan Barang dan Jasa

1
PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03
Suatu proses pengolahan secara strategis terhadap
pengadaan,penyimpanan,pendistribusian serta pemantauan barang
serta bahan yang diperlukan bagi produksi jasa
(
Lembaga Bina Hospital Indonesia)
Merupakan ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses
mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan,
penyimpanan,penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan
material / alat.
(H Subagya M.S )
Suatu perpaduan sistem sistem manajemen distribusi fisik,
manajemen material,transfer persediaan internal yang merupakan
struktur operating perusahaan tsb
(Donald.J.Bowersox)
PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03
2
Bahan / Alat sebagian besar, habis pakai
Biaya Investasi dari yg murah hingga mahal
SDM dengan berbagai kemampuan
Administrasi/Prosedur yang masih beragam
Produksi fluktuatif, Tidak dapat diprediksi
Menyangkut nyawa manusia
Sistem Pengelolaan Peralatan Semakin Kompleks
DIBUTUHKAN SIST. MANAJEMEN LOGISTIK3 RS
PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03
Logistik dlm bhs Yunani ~ terdidik dalam berhitung = pandai
dalm merumuskan perkiraan perkiraan
Suatu proses meliputi :
– Perencanaan termasuk Penentuan kebutuhan
 Pak Heru
– Penganggaran
 Pak Heru
– Pengadaan
– Penerimaan
– Penyimpanan (termasuk Akutansi Persediaan)
– Pemeliharaan ( Pengelolaan Suku Cadang IPSR)
– Pendistribusian (termasuk Sist Informasi Logistik )
– Penghapusan
4
– Pengendalian (termasuk Pengawasan)
PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03
BAHAN OPERASIONAL HABIS PAKAI, MELIPUTI :
• BAHAN FARMASI  IBU ENDANG
(OBAT, REAGEN, FILM DAN GAS MEDIK)
• BAHAN NON FARMASI
(GIZI, GAS MASAK, ATK, ART, LINEN DAN
SUKU CADANG)
TIDAK TERMASUK : PENGELOLAAN BANGUNAN
5
PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03
• PRINSIP DAN FUNGSI MAN – LOG LEBIH SEDERHANA
• PRODUK YANG DIHASILKAN RS ADALAH JASA
• JENIS PRODUK JASA DI RS PADA UMUMNYA
ADALAH JENIS PRODUK YG TIDAK DISUKAI
KONSUMEN
• DIBUTUHKAN BILA SESEORANG PUNYA
MASALAH DENGAN KESEHATANNYA
6
MAN LOG : ERNI
1. RS TIDAK BISA MENYIMPAN PRODUK UTAMANYA
2. TIDAK BISA DIPERHITUNGKAN ( UN PREDICT ABLE)
3. ADANYA ASPEK KEGAWATAN DARURAT
4. ASPEK FLUKTUASI DEMAND
LOGISTIK MERUPAKAN SUPPORTING
DALAM SISTEM MANAJEMEN LOGISTIK
7
PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03
1. PELAYANAN INDIVIDUAL :
PASIEN YG MEMILIKI JENIS PENYAKIT SAMA, BELUM TENTU
MENDPT TINDAKAN / TH SAMA, TGT DR ASPEK FISIK, SOSIO DLL
2. OTONOMI PROVIDER :
OBAT TERGANTUNG “SELERA” DOKTER, SEHINGGA
JENIS OBAT DI RS BISA SGT BERVARIASI ( > 2000 MACAM OBAT)_
3. PADAT KARYA, PADAT TEHNOLOGI
4. FAKTOR EMOSI PEMBERI DAN PENERIMA LAYANAN
PEMBERI DAN PENERIMA LAYANAN ADALAH MANUSIA,
MAKA FAKTOR EMOSI KE 2 BELAH PIHAK MENJADI
FAKTOR DOMINAN
PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03
8
MAMPU MENJAMIN TERSEDIANYA BARANG DALAM JUMLAH TEPAT DAN
BERKUALITAS PADA SAAT DIBUTUHKAN  TUJUAN OPERASIONAL
PROSES PENGADAAN & DISTRIBUSI BERLANGSUNG EFFISIEN EFFEKTIF
DENGAN BIAYA MINIMAL  TUJUAN KEUANGAN
MENJAMIN BARANG TIDAK HILANG, TIDAK RUSAK DAN TIDAK DIGUNAKAN
OLEH YANG TIDAK BERWENANG  TUJUAN PENGAWASAN PENGENDALIAN
DUKUNGAN
MOTIVASI
KOMITMEN
PERENCANAAN
PENGGERAKAN PELAKSANAAN
PENGENDALIAN, PENILAIAN
PERBAIKAN STANDAR/SISTEM
STANDAR SDM
STANDAR OPERASIONAL
STANDAR SARANA PRASARANA
QUALITY IMPROVEMENT
9
PENDAPATAN
OPTIMAL
KEMAMPUAN
MANAJEMEN
RASA MEMILIKI
SADAR NILAI BARANG
PELAYANAN
LOGISTIK BERKUALITAS
BIAYA : 2 E
SISTEM AKUTANSI DAN
INFORMASI
FOKUS PADA PELANGGAN
TEPAT GUNA
TEPAT WAKTU
PENGELUARAN
MINIMAL
PROSEDUR
SIAP REVISI
LOGISTIK
BIAYA :
COST EE
TERSEDIA BARANG
TW,TG
PLAN
DISP
BUDGET
C
MAINT
INVENT
DISTR
PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03
STORAGE
11
MANAJEMEN vs MANAJER
MEMBUAT KEPUTUSAN
MENETAPKAN SASARAN
MENGARAHKAN USAHA
MENGUKUR HASIL
TECHNOLOGI
PROSEDUR
INFORMASI
STRUKTUR ORGANISASI
P- O -A- C
INOVATIF
MAMPU MENGANALISA
MAMPU BERINTEGRASI
TRAMPIL BERKOMUNIKASI
RASIONAL, JUJUR
PRAGMATIS
SEDERHANA, PEDULI
BERANI DAN TEGAS
SEORANG YANG
DIANGGAP PUNYA :
PERSPEKTIF
OBYEKTIVITAS
12
LAP
PENCAPAIAN
TARGET
HARGA
EVALUASI
PASAR
REKANAN
EVALUASI
KINERJA REK.
STOK
% KADALUARSA
/BARANG RUSAK
ANGGARAN
RENSTRA
KEBIJAKAN
DIREKSI
(VISI/MISI)
13
• ALOKASI DANA
• DAFTAR KEBUTUHAN
• STOK AWAL / STOK SISA
• PENERIMAAN DAN PENGELUARAN
• PERBEKALAN YG HILANG / RUSAK / KADALUARSA
• PEMAKAIAN RATA2 TAHUNAN
• TREND KUNJUNGAN
KONSUMSI :
EPIDEMIOLOGI:
MENGGUNAKAN
ANALISA
SEBELUMNYA
DATA Z KUNJ,
BOR,LOS,FREK
PENY,STANDAR
YANG ADA
KOMBINASI
14
• RIIL PENGGUNAAN BHP
• HARGA TERAKHIR
• ASUMSI KENAIKAN
• % KENAIKAN PASIEN
• RIIL PORSI PASIEN
• RIIL PORSI KARYAWAN
• ASUMSI KENAIKAN
• % KENAIKAN UNIT COST
• RIIL PORSI PASIEN
• RIIL PORSI KARYAWAN
• ASUMSI KENAIKAN
• % KENAIKAN UNIT COST
• RIIL PENGGUNAAN GAS
• HARGA PENAWARAN
• % KENAIKAN PASIEN
• AS. BIAYA TERENCANA
• AS BIAYA PEMELIHARAAN
• ASUMSI % KENAIKAN
• % KENAIKAN PASIEN
•RIIL PENGGUNAAN ATK
• HARGA TERAKHIR
•MENYUSUN ANGGARAN
•BESARAN KONTRIBUSI UNIT
•SKALA PRIORITAS
15
JENIS ANGGARAN (PERENCANAAN 2009 DKI)
1. PROGRAM PELAYANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
2. PROGRAM PENINGKATAN PELAYANAN DAN CAKUPAN
3. PROGRAM PENINGKATAN SARANA, PRASARANA DAN
APPARATUR
JENIS ANGGARAN SEBELUM 2009 ::
1.
ANGGARAN PEMBELIAN
2.
ANGGARAN PERBAIKAN / PEMELIHARAAN
3.
ANGGARAN PENYIMPANAN / PENYALURAN
4.
ANGGARAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
16
BAGIAN PEMBELIAN
S
I
FUNGSI PERENCANAAN
& PENGANGGARAN
M
B
A I
GP
I S
AR
NS
PB
ER
NG
UK
NE
I R
FUNGSI PENGHAPUSAN
T J
SAN
A
PENGENDALIAN
FUNGSI PENERIMAAN
DAN PENYIMPANAN
PROSEDUR
PENGAWASAN
S
P
I
FUNGSI PEMELIHARAAN DAN
PENDISTRIBUSIAN
BAGIAN KEUANGAN / ANGGARAN
TU
A S
T A
A H
A
17
SUMBER DATA : KPK
PENGADAAN BARANG/JASA
• TUJUAN PENGADAAN :
•
•
•
MAMPU MENJAMIN TERSEDIANYA BARANG DALAM JUMLAH TEPAT
DAN BERKUALITAS PADA SAAT DIBUTUHKAN  TUJUAN
OPERASIONAL
PROSES PENGADAAN & DISTRIBUSI BERLANGSUNG EFFISIEN
EFFEKTIF DENGAN BIAYA MINIMAL  TUJUAN KEUANGAN
MENJAMIN BARANG TIDAK HILANG, TIDAK RUSAK DAN TIDAK
DIGUNAKAN OLEH YANG TIDAK BERWENANG  TUJUAN
PENGAWASAN PENGENDALIAN
• PRINSIP DASAR
–
–
–
–
–
Efisien
Efektif
Terbuka, Bersaing dan Transparan
Akuntabel
Adil/tidak diskriminatif
18
19
15.Penyerahan
Barang/Jasa
1. Perencanaan
Pengadaan
14.Penandatangan
Kontrak
2. Pembentukan
Panitia lelang
13.Pengumuman
Pemenang Lelang
3. Prakualifikasi
Perusahaan
15 TAHAPAN PENGADAAN
BARANG DAN JASA
PEMERINTAH
12.Sanggahan
Perserta
4.Penyusunan
Dokumen Lelang
5. Pengumuman
Lelang
11. Pengumuman
Harga Penawaran
6.Pengambilan
dokumen lelang
10. Evaluasi
Penawaran
9.Penyerahan
Penawaran Harga dan
Pembukaan Penawaran
8. Penjelasan
(aanwijzing)
7.Harga perkiraan
sendiri
20
Pengadaan Barang dan Jasa
• Laporan Bank Dunia (Country Procurement Assesment Report)
bahwa kebocoran dalam pengadaan barang/jasa pemerintah
berkisar antara 10-50 persen.
• Kebocoran dana pengadaan barang/jasa pemerintah dapat
21
mencapai 30-50% (Prof. Sumitro Djojohadikusumo).
SUMBER DATA : KPK
Aturan Ada, Kenapa Masih Bocor ?
•
•
•
•
•
•
•
•
Kurangnya komitmen dari pimpinan;
Transparansi dilakukan setengah hati;
Lemahnya penegakan hukum;
Rangkap jabatan: Penguasa merangkap Rekanan;
Tidak sebandingnya tanggungjawab dengan upah;
Kurang kompetennya pejabat pelaksana pengadaan;
Kurang ketatnya pengawasan;
Belum dikuasainya audit forensik oleh auditor
pengawas;
• Belum ada mekanisme perlindungan saksi pelapor dan
korban (mechanism for whistle blower protection).
22
SUMBER DATA : KPK
1. REKOR PARTISIPASI
2. RESPONS TERHADAP PERMINTAAN
3. KETEPATAN WAKTU PENGIRIMAN
4. KETAATAN / SURAT TEGURAN
5. KOMITMEN TERHADAP DOKUMEN
6. SISTEM PENGEPAKAN DAN LABELING
7. KEBIJAKAN EXPIRE DATE
8. PERKIRAAN KENAIKAN HARGA
9. BESARAN DISKON
23
• DI NEGARA MAJU : FUNGSI PENERIMAAN DAN PENYIM
PANAN DILAKUKAN SECARA SENTRALISASI
(MATERIAL DEPT) : ADA GUDANG PUSAT
• DI INDONESIA : DILAKUKAN / DIKORD UK TERKAIT :
• UNIT PERENC.
• PAN PEMBELIAN
• DESENTRALISASI
GUDANG
1.
FARMASI OLEH INST FARMASI
2.
MAKANAN OLEH INST GIZI
3.
BARANG TEHNIK OLEH IPSRS
4.
ATK DAN ART OLEH UGA / SEKRT
DESENTRALISASI
24
MAN LOG : ERNI
BARANG FARMASI
SUKU CADANG TEHNIS MEDIS
5 TEPAT :
BAHAN MAKANAN
TEMPAT
ALAT TULIS KANTOR DAN ALAT RUMAH TANGGA
CETAKAN : IDEM ATK DAN ART
SUKU CADANG TEHNIS NON MEDIS
LINEN
GAS MEDIK
WAKTU
MUTU
JUMLAH
NILAI
25
MAN LOG : ERNI
MERUPAKAN KEGIATAN YANG DILAKUKAN AGAR :
1 MENJAMIN TERSIMPANNYA BARANG DALAM JUMLAH
JENIS DAN MUTU SESUAI KEBUTUHAN
2 SISTEM PENYIMPANAN SESUAI MACAM, JENIS, SIFAT
SERTA KEMASAN
3 SIAP PAKAI BILA DIBUTUHKAN
TUJUAN :
1.
MENGHINDARI BARANG HABIS / STOCK OUT
2.
MENGANTISIPASI KEBUTUHAA MENDADAK
3.
MENGANTISIPASI GEJOLAK HARGA
MAN LOG 26
: ERNI
SANGAT MENENTUKAN KELANCARAN PENDISTRIBUSIAN,
SEHINGGA HARUS MEMPERHATIKAN :
•AKSESIBILITAS
•BEBAS BANJIR
•SIRKULASI UDARA
•KAPASITAS
•KEAMANAN
•SISTEM KOMUNIKASI DAN INFORMASI
SISTEM PENYIMPANAN:
•DENGAN KONSEP : FIFO / FEFO /FAST SLOW MOVING / UKURAN
•ALUR KELUAR MASUK MENGGUNAKAN KARTU STOK
•PELAPORAN TEPAT WAKTU
27
MAN LOG : ERNI
28
29