BAB III SISTEM DAN PROSEDUR AKUNTANSI DAN PENERIMAAN

BAB III
SISTEM DAN PROSEDUR AKUNTANSI DAN PENERIMAAN DAN
PENGELUARAN KAS PADA PTPN III UNIT SEI MANGKEI
A.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Akuntansi merupakan sebuah alat yang sangat penting bagi seluruh pihak
perusahaan untuk melaksanakan beberapa tahapan dan rencana kerja dari
mekanisme sistem informasi. Informasi sangat penting bagi sebuah manajemen
baik dalam perencanaaan, pelaksanaan, maupun pengendalian. Dalam ruang
lingkup sistem informasi akuntansi secara keseluruhan akan dapat lebih mudah
diatur dan dimengerti bila masing – masing bagian dari istilah tersebut
didefenisikan antara lain terdiri dari tiga elemen yaitu : sistem, informasi, dan
akuntansi
1.
Sistem dan Prosedur
Sistem dan prosedur merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat
dipisahkan satu sama lain. Suatu sistem baru bisa terbentuk bila di
dalamnya terdapat beberapa prosedur yang mengikutinya. Menurut
(Mulyadi, 2010:5) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi
menyatakan bahwa “ Sistem adalah jaringan prosedur yang dibuat menurut
pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan
sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya
melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat
untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang
Universitas Sumatera Utara
terjadi secara berulang-ulang.” Menurut M.Nafarin mengenai definisi
prosedur yaitu :“Prosedur (Procedure) adalah urut-urutan seri tugas yang
salingberkaitan
dan
dibentuk
guna
menjamin
pelaksanaan
kerja
yangseragam”(2009:9).
Terdapat dua kelompok dasar pendekatan dalam mendefinisikan
sistem yaitu berdasarkan pendekatan pada prosedurnya dan yang
berdasarkan pendekatan komponennya.
2.
Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna untuk
membuat keputusan. Informasi berguna untuk pembuat keputusan karena
informasi menurunkan ketidakpastian (atau meningkatkan pengetahuan)
Informasi menjadi penting, karena berdasarkan informasi itu para pengelola
dapat mengetahui kondisi obyektif perusahaannya. Informasi tersebut
merupakan hasil pengolahan data atau fakta yang dikumpulkan dengan
metode ataupun cara – cara tertentu.Pengertian Informasi Menurut
Raymond Mc.leod, (2001) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi
bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi
pengambilan keputusan saat ini atau mendatang . Pengertian Informasi
Menurut Tata Sutabri, S.Kom., MM adalah data yang telah diklasifikasikan
atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses
pengambilan keputusan, (2005).
Universitas Sumatera Utara
3.
Akuntansi
Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas,
mengolah dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan
dengan
keuangan
sehingga
dapat
digunakan
oleh
orang
yang
menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu
keputusan serta tujuan lainnya.
Menurut Kusnadi dalam bukunya Pengantar Akuntansi Keuangan
tahun 2000 mengemukakan bahwa: “Akuntansi adalah suatu seni atau
keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-tidaknya dapat
diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa
sistematisnya berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak
yang berkepentingan atas perusahaan dapat mengetahui posisi keuangan
dan hasil operasinya pada setiap waktu diperlukan dan daripadanya dapat
diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif di bidang
ekonomi.”
Jadi
Sistem
Informasi
Akuntansimerupakan
sistem
informasi
fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti
sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi
produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem
informasi lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi.
Hal ini menunjukkan bahwa suatu perusahaan yang akan membangun
sistem informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem
informasi akuntansi terlebih dahulu. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada
Universitas Sumatera Utara
sebuah organisasi antara lain : Mengumpulkan dan menyimpan data tentang
aktivitas dan transaksi. Memproses data menjadi into informasi yang dapat
digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Melakukan kontrol secara
tepat terhadap aset organisasi.
4.
Pengertian Penerimaan Kas
Sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat
untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau
dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum
perusahaan. Menurut Mulyadi (2008:439)). Penerimaan kas perusahaan
berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai
dan penerimaan kas dari piutang.
5.
Pengertian Pengeluaran Kas
Dalam perusahaan, pengeluaran kas merupakan suatu transaksi yang
sering terjadi. Menurut Soemarso S.R (2009), Pengeluaran kas adalah suatu
transaksi yang menimbulkan berkurangnya saldo kas dan bank milik
perusahaan yang diakibatkan adanya pembelian tunai, pembayaran utang
maupun hasil transaksi yang menyebabkan berkurangnya kas.Menurut
Azhar
Susanto
(2004),
pengeluaran
kas
adalah
transaksi
yang
mengakibatkan berkurangnya saldo kas tunai dan atau rekening bank.
Pengeluaran kas selalu berkaitan dengan aktivitas kas salah satunya ini.
Universitas Sumatera Utara
B.
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas PTPN III Sei Mangkei
1.
Prosedur Penerimaan Kas
RJP (Rencana
Jangka
Panjang)
RAB (Rencana
Anggaran Belanja)
RKO (Rencana
Kerja Operasional)
RAB draft I & II
RKAP (Rencana Kerja
Anggaran Perusahaan)
Definitif( penguncian
biaya)
Breakdown Per
bulan
Cash Flow
DPUK
Gambar 3. Sistem Penerimaan Kas PTPN III Unit Sei Mangkei
Droping Dana
Sumber : Kantor PTPN III Sei Mangkei
Universitas Sumatera Utara
Keterangan :
1. RJP( RencanaJangka panjang) adalah dasar pengelolaan perusahaan atau
pengelolaan biaya perusahaan yang di gunakan dalam jangka 5 tahun
dengan alur perbandingan atau pengawalan dalam untuk kegiatan
operasional perusahaan.
2. Penyusunan
RAB ( Rencana Anggaran Belanja) disusun setiap
pertengahan tahun berjalan (sekitar bulan Juli ) untuk menganggarkan
biaya-biaya dalam satu tahun kedepan. RAB disusun oleh krani Anggaran
dengan menggabungkan setiap biaya dari misalnya bagian tanaman, APK,
ATU, teknik,gudang dan lain-lain yang menjadi beban kebun. Penyebaran
tenaga& tarif menjadi dasar penyusunan RKAP yang dituangkan dalam
RAB 18 tentang tarif Harian Kerja/HK per hari.
3. RAB kemudian dibagi menjadi dua draft yaitu, draft I dan II. Draft I berisi
usulan biaya-biaya yang dianggarkan untuk RKAP yang dibuat oleh
Kebun kemudian diserahkan ke kandir. Perbedaan Draft I dan II biasanya
pada jumlah nominalnya. Draft II menganggarkan nominal yang lebih
kecil dari draft I karena usulan draft I yang ditolak oleh kandir. Jarak
waktu antara draft I dan II sekitar satu minggu sejak diajukannya draft I.
Setelah draft I diajukan dan beberapa biaya ditolak, maka draft II diajukan
ke kandir untuk diperiksa dan disetujui.
4. Setelah kandir menyetujui draft II kemudian pihak kandir membuat
defenitif / biaya pasti yang akan mereka anggarkan atau jumlah dana yang
akan mereka berikan ke unit kebun.
Universitas Sumatera Utara
5. Definitif dikirim ke kebun agar bagian anggaran dapat membuat
breakdown per bulan atau anggaran setiap bulan atas definitif yang
diberikan.
6. Setelah penyusunan breakdown bulanan selesai barulah RKAP terbentuk.
Penyebaran tenaga dan tarif menjadi dasar penyusunan RKAP yang
dituangkan dalam RAB 18 tentang tarif Harian Kerja/HK per hari.
Bagian Krani APK, Tanaman dan Anggaran terlibat langsung dalam
penyusunan RKAP kebun untuk satu tahun ke depan berdasarkan buku
pedoman penyusunan RKAP dari Kantor direksi.
Keterangan Tambahan :
1. RKO (Rencana Kerja Operasional) disusun setelah RKAP.RKO dijadikan
sebagai acuan kebun dalam melaksanakan realisasi dari RKAP atas
kegiatan operasional perusahaan.RKO juga berisi biaya-biaya yang
dianggarkan kebun. Berikut beberapa ketentuan dalam RKO:
a. Biaya di turunkan 3 % dari RKAP
b. Produksi dinaikkan sebesar 5% dari RKAP
2. RKAP (Rencana Kerja Anggaran Perusahaan) merupakan kumpulan
data-data mengenai biaya yang di anggarkan untuk 1 tahun kedepan.
RKAP dilaksanakan untuk operasional dalam pengelolaan biaya
perusahaan, biasanya RKAP disusun pada pertengahan tahun atau sekitar
bulan Juni tahun berjalan.
Universitas Sumatera Utara
3. RKO (Rencana Kerja Operasional) adalah pelaksanaan dalam kegiatan
operasional perusahaan yang dilakukan perusahaan dalam tahun yang di
setujui oleh Direksi.
4. Cash Flow adalah sekumpulan biaya yang di keluarkan perusahaan untuk
kegiatan perusahaan yang telah di setujui oleh Direksi demi kelancaran
dan kelangsungan kegiatan perusahaan.
5. DPUK (Daftar Permintaan Uang Kerja) adalah permintaan uang kerja
untuk kebutuhan atau untuk kegiatan operasianl perusahaan setiap
bulannya, biaya – biayanya adalah biaya yang di butuhkan untuk
pembayaran pada pihak pemborong atau pihak rekanan
6. Dana Droping adalah dana yang di butuhkan perusahaan untuk
pembayaran – pembayaran gaji karyawan, untuk kegiatan operasional
kebun yang telah di setujui oleh kantor direksi
7. Pembuatan RJP di lihat 2 tahun sebelumnya untuk mengetahui rencana
kerja selanjutnya..
Perusahaan ini juga seringkali mendapatkan tambahan kas dari kantor
direksi melalui ketentuan ketentuan seperti berikut :
1. Dana sumbangan kemalangan (STM) yang di bayarkan pada karyawan
yang telah meninggal dunia. Yang di berikan pada pihak keluarga
tersebut.
2. Dana SHT (Santunan Hari Tua) yang di bayarkan pada pihak karyawan
yang telah pensiun atau yang telah habis masa jabatannya atau masa
kerjanya di perusahaan tersebut.
Universitas Sumatera Utara
3. JHT (Jaminan Hari Tua) yaitu jaminan yang di berikan pada pihak
perusahaan seperti jaminan kesehatan yang masih di berikan pada
karyawan yang telah pensiun.
Dari uraian diatas sumber pemasukan kas PTPN III Unit Sei Mangkei
bersumber dari kantor Direksi yang diajukan melalui rencana anggaran yang
telah ditetapkan sebelumnya.
2.
Prosedur Dana Masuk Kas Perusahaan
DPUK
Distrik Manajer
Kantor Direksi
Dana Dropping
Gambar 4. Dana Masuk Ke Kas
Sumber : PTPN Unit Sei Mangkei
Kas yang diterima perusahaan unit Sei Mangkei masuk melalui anggaran
daftar permintaan uang kerja yang disetujui oleh distrik manager yang
kemudian dikirim melalui kantor direksi dengan segala ketentuan yang berlaku
yang kemudian digunakan untuk seluruh akivitas perusahaan dan pembiayaan
operasional. Berikut keterangan prosedur bagan diatas :
1.
Pihak kebun membuat dan mengajukan DPUK (Daftar Permintaan
Uang Kerja) ke kantor Distrik. Diantaranya permintaan seperti :
permintaan gaji, Order Pembelian Lokal, dan pembayaran pada
Universitas Sumatera Utara
pihak ke tiga.pengajuan tersebut berdasarkan cash flow di kebun
masing – masing.
2.
Setelah di periksa oleh bagian teknis terkait di Kantor Distrik,
selanjutnya kantor Distrik melakukan screeninguang kerja kebun
untuk di teruskan ke Kantor Direksi. Di Kantor Disrtik teknis terkait
melakukan evaluasi rincian DPUK (Dana Permintaan Uang Kerja)
dan memeriksa rincian administrasi dan bagian keungan Distrik
merekapitulasi dari setiap kantor kebun. Di Kantor Direksi bagian
keuangan Kandir, kepala urusan terkait, dan kepala bidang
keuangan Distrik melakukan pembahasan ketepatan alokasi dana
dengan mempertimbangkan skala proiritas dan kondisi keuangan
serta membandingkan RKO (Rencana Kerja Operasional) masing –
masing kebun. Kandir mengirimkan DPUK (Dana Permintaan Uang
Kerja) hasil evaluasi ke bagian keuangan dan anggaran untuk
melakukan droping dana kepada kantor Distrik dan Kebun.Kantor
Kebun mencatat ke bukti penerimaan Droping dana (AU 9) untuk
kemudian dilakukan pencairan dana menggunakan cek dan dicatat
di buku penerimaan Kas.
3.
KTU menerima droping dana dari kantor direksi untuk pembayaran
biaya – biaya.
C.
Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Universitas Sumatera Utara
Pada PTPN III unit sei mangkei, banyak pengeluaran – pengeluaran
yang harus di biayai oleh perusahaan. Pembiayaan tersebut yaitu segala yang
dikeluarkan perusahaan dalam berbagai hal seperti :
1.
Biaya operasional kantor
Segala biaya – biaya yang terjadi selama jam kerja yang disertai
dengan bukti transaksi
2.
Biaya gaji pegawai dan honorer
Gaji dan upah dibayarkan sesuai dengan golongan, jabatan, dan
jam kerja masing masing karyawan yang telah ditetapkan
sebelumnya oleh ATU.
3.
Administrasi Upah
Sistem
pembayaran
lepas/borongan
upah
dilaksanakan
karyawan
sesuai
tetap
dan
prosedur
karyawan
pengeluaran
kas.Untuk pembayaran kepada karyawan borongan dilengkapi
SPK (Surat Perintah Kerja).
4.
Bonus, Tunjangan Hari Raya, Pensiun
a. Bonus dibiayakan dalam RKAP tahun berjalan yang besarnya
ditetapkan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
b. Tunjangan Hari Raya Keagamaan (THR) diberikan kepada
seluruh karyawan yang pelaksanaannya ditentukan oleh Direksi.
c. Karyawan di ikutsertakan dalam
diselenggarakan
oleh
Dana
program pensiun yang
Pensiun
Perkebunan
(DAPENBUN).
Universitas Sumatera Utara
5.
Tunjangan Cuti
Karyawan yang telah bekerja secra terus-menerus selama 1 tahun
berhak atas cuti tahunan selama 12 hari kerja, dan mendapat
tunjangan berupa uang cuti.
6.
Dan segala pengeluaran lainnya yang menyangkut tentang
perusahaan
Pengeluaran kas biasanya secara umum berbentuk pembayaran
tagihan/penggantian, pembelian , biaya yang sifatnya untuk
kepentingan
perusahaan
atau
untuk
kegiatan
operasional
perusahaan agar menghasilkan laba. Dalam pengeluaran kas
memerlukan prosedur agar kas dalam dikeluarkan secara resmi.
Berikut tabelnya.
Bukti
Transaksi
ATU 12
Alokasi dana
Kas tidak dapat keluar begitu saja dengan mudah. Ada tahap –
tahap atau prosedur yang harus dilalui untuk dapat mengeluarkan kas.
Seluruh kegiatan wajib atau pembiayaan dalam perusahaan harus
melalui prosedur yang benar. Seperti halnya dalam pelajaran akuntansi
yang kita pelajari, bukti transaksi adalah hal yang penting untuk menjaga
kebenaran dan keaslian suatu bukti. Dalam perusahaan sei mangke pun
bukti transaksi diperlukan kemudian disertai bukti pengesahan dari
Universitas Sumatera Utara
bagian ATU sehingga dana dapat dikeluarkan dan dapat segera
dialokasikan.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan uraian dan pembahasan secara teoritis dan hasil riset pada
PT Perkebunan Nusantara III Sei Mangkei, maka pada bab IV ini penulis akan
menarik beberapa kesimpulan danmemberikan saran yang dapat dilakukan
yang mungkin bermanfaaat bagi perusahaan dan orang yang membaca.
A.
Kesimpulan
1.
Sistem penerimaan kas PTPN III Unit Sei Mangkei hanya bersumber
dari pusat atau kantor direksi yang prosedur kas masuk ke dalam
perusahaan unit melalui perancangan anggaran kerja, yang telah
dipaparkan sebelumnya yang kemudian disetujui oleh pihak - pihak
terkait. Semua biaya operasional ataupun segala pengeluaran
dijabarkan dalam rancangan jangka panjang ataupun jangka pendek
yang kemudian disetujui dan dana dapat dikeluarkan melaui kantor
direksi. Rancangan ini telah dibuat 2 tahun sebelumnya agar dapat
deverifikasi oleh dewan direksi yang setelah disetujui maka dana dapat
di keluarkan. Oleh sebab itu sistem penerimaan kas perusahaan ini
sudah terstrukrur dan berjalan dengan baik.
2.
Sistem pengeluaran kas pada PTPN III Unit Sei Mangkei sama seperti
pengeluaran didalam setiap usaha. Bukti transaksi ataupun perencanaan
sebelumnya berpengaruh dalam aktivitas pengeluaran kas. Perencanaan
yang benar dengan anggaran yang telah ditetapkan serta bukti transaksi
Universitas Sumatera Utara
yang legal akan membuat sistem pengeluaran kas berjalan dengan baik.
Prosedur pengeluaran kas dimulai oleh bukti transaksi yang kemudian
diajukan kepada asisten keuangan dan setelah itu harus meminta
persetujuan manajer terlebih dahulu setelah mendapat izin baru kas
dapat dikeluarkan untuk pembiayaan dalam operasional perusahaan.
Dengan demikian sistem pengeluaran kas sudah dibuat dan dijalankan
dengan baik dan aman.
B.
Saran
1.
Perusahaan sebaiknya melakukan rapat koordinasi antara bagian yang
berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas untuk mngetahui
masalah yang dihadapi dan mencari pemecahan masalah, serta
perusahaan harus mengambil tindakan tegas dengan pemberian sanksi.
2.
Kebijakan yang telah digariskan hendaknya menjadi pedoman dan
pengalaman di masa yang akan datang serta memperhatikan prinsipprinsip akuntansi yang berlaku umum dan juga memperhatikan apakah
ada kemungkinan penambahan terhadap sistem informasi tersebut
melihat perkembangan saat ini.
3.
Perusahaan seharusnya lebih mengutamakan pengendalian internal
control agar tidak menimbulkan kesalahan dan penyalahgunaan sistem
informasi yang telah dilakukan sebelumnya. Dikarenakan pengendalian
belum terlihat didalam sistem tersebut.
Universitas Sumatera Utara