MINGGU_1

ARTI PENTING ORGANISASI & METODE
Organisasi berfungsi sebagai prasarana atau alat untuk mencapai tujuan.
Istilah Organisasi dapat diartikan sebagai:
WADAH
PROSES
: Sekelompok manusia untuk saling bekerja sama (Statis)
: Pengelompokan manusia dalam kerjasama yang efesien
(bersifat Dinamis) ==== Inilah yang menyebabkan
mengapa organisasi selalu bergerak, senantiasa hidup,
berkembang dan berubah-ubah
METODE : Tata kerja / cara bagaimana sumber-sumber dan waktu yang
tersedia dapat digunakan sehingga proses kegiatan manajemen bisa
dilaksanakan sesuai dengan tujuan.
Metode ini diperlukan agar dalam pemanfaatan sumber yang diperlukan
bagi terlaksananya kegiatan manajemen tidak terjadi kemacetan dan
pemborosan.
ORGANISASI DAN METODE :
Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan
kegunaan segala sumber dan factor-faktor yang menentukan bagi
berhasilnya proses manajemen yaitu mencapai tujuan apa yang telah
ditetapkan
Dari Pemgertian diatas O & M mengandung maksud:
 Kunci dan Syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya
 Mutlak dalam kegiatan manajemen
 Memanfaatkan segala sumber dan waktu
 Berguna untuk peningkatan efesiensi kerja untuk mencapai tujuan
MANAJEMEN :
Proses dari kegiatan seorang manajer bagaimana mengambil keputusan
yang terbaik melalui kerjasama dengan orang lain tanpa mengabaikan
sumber-sumber yang tersedia untuk pencapaian tujuan
Kegitan Manajemen :
 Planning (perencanaan):
Berpikir, menduga, menentukan prioritas, kegiatan bersifat non fisik
diperlukan dalam rangka mengarahkan tujuan dan sasaran organisasi
 Organizing (pengorganisasian):
Proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit kerja dan
fungsinya, penempatan orang yang tepat agar pelaksanaan
pembagian kerja sesuai dengan perencanaan, dalam penempatan
orang atau staf diharapkan objektif
 Motivating (motivasi):
Membina, mendorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai,
memberikan rangsangan baik bersifat rohaniah atau jasmaniah.
Rohaniah: Kenaikan pangkat, Pendidikan dan pengembangan karir,
pemberian cuti, penambahan pengalaman, penelenggaraan human
relation dengan tepat Jasmaniah: Sistem Upah gaji yang
menggairahkan, pemberian tunjangan, distribusi sandang pangan,
penyediaan fasilitas rumah, kendaraan dan jaminan pemeliharaan
kesehatan
 Controlling (pengendalian):
Mengadakan pengawasan, penyempurnaan, evaluasi agar tujuan
sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan, mengetahui
sampai sejauh mana pekerjaan dijalankan, seberapa besar sumber
dimanfaatkan setelah diketahui kemudian dapat dikoreksi, apa yang
harus dilakukan selanjutnya
Faktor-faktor produksi (SUMBER-SUMBER) YANG DIPERLUKAN:
 Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power)
 Uang atau Biaya (Money)
 Bahan-bahan atau Material (Materials)
 Mesin dan Peralatan (Mechines & Equipment)
Sumber-sumber diatas menurut George R Terry disebut 6M (the six M’s
in management) dengan menambah 2 sumber lagi:
Tata kerja (Methods)
 Pasar (Market)
Dalam kegitan manajemen ke-6 sumber diatas mutlak diperlukan tetapi
dalam sudut pandang O & M, Methods & Market tidak disebut sebagai
sumber. Metode hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan market
adalah wahana untuk memperluas sasaran kegiatan.
Hubungan timbal balik antara Manajemen,
Organisasi dan Tata kerja (Metode)
ORGANISASI
TUJUAN
MANAJEMEN
TATA KERJA
Eratnya hubungan timbal balik antara manajemen, Organisasi dan tata
kerja dapat dilihat dari gambar diatas dimana untuk mencapai tujuan
ketiganya tidak dapat dipisahkan.
O & M mutlak diperlukan dalam kegiatan manajemen. Lihat gambar
dibawah ini:
KEGIATAN
MANAJEMEN
DAN
SUMBERNYA
SINKRONI
SASI
DIN.
ORG
O&M
E
F
E
S
I
E
N
S
I
Efektif
Maju&
Ekonomis
Brkemb
Tangung jwb
ng
Pbgian krj
Rasio wwnang
& Tang. Jwb
Prosedur
3. Sejarah O & M
Istilah O & M berasal dari Negara Inggris, yakni pada saat dibentuk
Organization and Methods Division pada Departemen Keuangan Inggris
Kerajaan Inggris (Lord of The Treasury Board) setelah Perang Dunia II.
Setelah PD II semua negara pemenang perang berlomba untuk
merehabilitasi Ekonomi dan Keuangannya. Pada saat itulah O & M
berperan dengan tugas menemukan segala masalah administrasi,
menentukan sebab-sebab masalah dan kemudian dianalisis. Saat itu O &
M disebut sebagai “Dokter Administrasi” dengan fungsi:
 Mengadakan prognosis (problems observation)
 Mengadakan diagnosis (problems identification)
 Menentukan sebab-sebab (reasions determination)
 Memberikan terapi dan pengobatan (problems solution)
T
U
J
U
A
N
Istilah-istilah O & M
Di Amerika istilah O & M berbeda-beda Antara lain: Administrative
analyst, Management analysis, System & procedure, Management
engineering, Efficiency engineering. Di Indonesia sebutan lain dari O &
M adalah: Organisasi & tata kerja, Organisasi & efesiensi, Litbang
(lemabaga penelitian & pengembangan), Analisa & pengembangan, Biro
Organisasi & tata laksana.
Apabila dihubungkan dengan Teori Organisasi fungsi unit O & M
merupakan Unit Staff, oleh sebab itu fungsi O & M hanyalah sebagai
Fungsi Bantuan. Bantuan yang dimaksud adalah:
 Membantu
top
majaer
dalam
merencanakan,
menyusun,
menyempurnakan, dan menilai pola pokok atau struktur organisasi
 Membantu top manajer dalam penyempurnaan prosedur kerja,
policy, strategy dan tactics
 Membantu penempatan staf
 Membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan
 Membantu dalam menyusun buku pedoman kerja yaitu: struktur, arus
dokumen, system pengolahan surat dalam rangka memelihara
koordinasi dan keseragaman kerja
 Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir dalam rangka
standarisasi
 Membantu top manajer dalam hubungan antar unit, pengawasan
pelaksanaan intruksi dan pengawasan kerja
 Membantu dalam visualisasi dan pembaganan rencana kerja, program
dan penjadwalan dll.
4. O & M sebagai alat Analisis & Survey
Analisis dimaksudkan untuk menyajikan suatu cara pemecahan
masalah dan cara pelaksanaan kerja yang praktis dan tepat. Yang
melaksanakan hal tersebut disebut Juru Analis O & M. Juru Analis O
& M adalah mereka yang tugasnya senantiasa melakukan kegiatan
pendekatan terhadap masalah administrative yang dihadapi dengan
pemikiran ilmiah, kreatif dan praktis dalam mencari jawaban dari
suatu masalah.
Selain berfungsi sebagai kegiatan analisis O & M juga merupakan
kegiatan survey, analisis tidak akan mampu dilakukan terlebih dahulu
tanpa adanya survey. Tahap-tahap dalam survey:
a. Perencanaan pendekatan terhadap masalah yang dihadapi:
♪ Perumusan tujuan survei
♪ Penentuan ruang lingkup
♪ Penentuan sasaran
♪ Penentuan sampling
♪ Persiapan program
b.
c.
d.
e.
♪ persiapan pelaksanaan
Pelaksanaan Survei
♪ Pengumpulan data
♪ Pengumpulan fakta:
♫ Peninjauan langsung
♫ Wawancara
♫ Diskusi
♫ Membagikan survei
♫ Riset
Pengolahan
♪ Pembuatan table, penguraian isi, pembaganan, pembandingan
♪ Penemuan masalah, cirri, sebab, alternatif, pilih alternatif
Penyajian
♪ Penyerahan laporan
♪ Pemaparan
Penerapan
♪ Pembinaan hubungan kontinyu
♪ Penugasan
♪ Penilaian
RUANG LINGKUP O & M
► Analisis Organisasi (Organizational Analysis)
► Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)
► Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur &
System)
► Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)
► Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office
layout and space planning)
► Kesimpulan akhir (Final Conclusion)