rancang bangun aplikasi ppic dalam manajemen biaya dan
advertisement
RANCANG BANGUN APLIKASI PPIC DALAM MANAJEMEN BIAYA DAN WAKTU PROYEK SISTEM INFORMASI (STUDI KASUS STIKOM SURABAYA) By: Alex Slamet Suhamto (07410100004) Latar Belakang • Peran manajemen dibutuhkan pada era ini. • Manajemen proyek adalah salah satu dari jenis manajemen • Manajemen Proyek dapat dibagi menjadi beberapa jenis, salah satunya Manajemen biaya dan waktu • SSI sebagai salah satu software house ternyata belum memiliki hal tersebut • SSI membutuhkan aplikasi manajemen proyek dalam mengerjakan pengerjaan sistem informasinya • Dengan biaya dan waktu yang terkontrol, diharapkan dapat mendatangkan keuntungan bagi SSI maupun pelanggan Landasan Teori • • • • Sistem Manajemen Proyek Sistem Informasi Database Testing dan Training Metode Cost of Quality • Menghitung estimasi biaya proyek dengan 4 kategori: – Biaya Pencegahan (PC) – Biaya Penilaian (AC) – Biaya Kegagalan Internal (IFC) – Biaya Kegagalan Eksternal (EFC) Metode Critical Path • Mengetahui aktivitas yang berada pada jalur kritis dari sebuah proyek • Dilakukan dengan cara forward pass dan backward pass. • Dengan forward pass akan didapat waktu awal sedangkan backward pass akan didapat waktu terlambat. • Setelah didapat, maka dihitung selisih (slack). Aktivitas yang memiliki slack nol merupakan aktivitas yang berada pada jalur kritis. System Flow Sistem Flow Membuat Proyek Bagan alir program untuk membuat proyek dimulai dengan memasukkan data proyek dari customer ke dalam sistem dan disimpan. Data yang ada kemudian dilihat oleh manajer untuk kemudian disetujui. Setelah disetujui, manajer dapat membuat rincian biaya menurut parameter biaya. Manajer akan memilih jenis parameter dan sumber daya (pekerja dan waktu). Hasil biaya akan dimunculkan pada bagian market dan akan dibuatkan surat kontrak. Begitu surat kontrak tersebut disetujui oleh customer maka market akan menginputkan surat kontrak tersebut dalam sistem. System Flow (Lanjutan) System Flow Merancang Jadwal Kerja Proyek Bagan alir program untuk merancang jadwal kerja proyek dimulai dengan melihat daftar proyek yang dapat dikerjakan. Setelah itu, manajer akan menentukan siapa pimpinan proyek tersebut. Dari sisi pemimpin proyek, setelah dia ditetapkan sebagai kepala proyek, maka dia akan membuat daftar anggota proyek tersebut, membuat task dan sub task dari proyek tersebut beserta keterangannya seperti resource, durasi, dan pendahulunya (predesesornya). Susunan task dan sub task ini akan diperiksa oleh manajer untuk disetujui. Jika tidak menyetujui susunan task dan sub task, maka kepala proyek harus membuat susunan yang baru hingga disetujui manajer atau proyek itu dibatalkan. Selain melihat susunan task dan sub task, manajer juga dapat melihat aktivitas yang berada pada jalur kritis System Flow (Lanjutan) System Flow Menjalankan Jadwal Kerja Proyek Bagan alir program untuk menjalankan jadwal kerja proyek dimulai dengan melihat daftar aktivitas proyek yang dapat dikerjakan oleh anggota proyek. Anggota proyek kemudian memasukkan progress aktivitas ke dalam sistem hingga mencapai 100 persen atau selesai. Dari sisi pemimpin proyek, aktivitas yang telah selesai itu lalu diperiksa, apakah sudah selesai atau belum. Jika pemimpin proyek merasa bahwa aktivitas itu sudah selesai, maka pemimpin proyek akan menyetujui aktivitas tersebut untuk diuji oleh penguji. Penguji lalu mencoba memeriksa/ mengetes apakah aktivitas yang dilakukan telah memenuhi kriteria atau belum dan menyimpannya ke dalam sistem hingga mencapai 100 persen. Aktivitas yang telah diuji oleh penguji kemudian diperiksa oleh pemimpin proyek. Jika pemimpin proyek merasa bahwa aktivitas itu sudah selesai, maka pemimpin proyek akan menyetujui aktivitas tersebut diberikan kepada pembeli/konsumen untuk dilatih oleh pelatih. Setelah pelatih selesai mengerjakan tugasnya, dia lalu menyimpan hasilnya ke dalam sistem dan akan diperiksa oleh pemipin proyek hingga pemimpin proyek menyetujui hasil latihan yang diberikan oleh pelatih. System Flow (Lanjutan) System Flow Penutupan Proyek Bagan alir program untuk penutupan proyek dimulai ketika manajer melihat status proyek yang semua aktivitasnya (sub task) telah selesai. Manajer kemudian menyatakan proyek itu selesai dan disimpan dalam sistem. Setelah itu, manajer akan mendapatkan laporan penutupan proyek. Sedangkan dari sisi market, proyek selesai itu akan dilihat dan diberitahukan kepada pelanggan. DFD Laporan Cost Laporan Project Resource Laporan Project Overview Laporan Project Manajer Critical Path Laporan Penutupan Progress Kerja Progress Test Project Team Progress Train + App Progress Testing Project Team App Progress Training Aplikasi PPIC Dalam Manajemen Biaya Dan Waktu Proyek Sistem Informasi App Progress Kerja App Task App Project Data Biaya Data Project Surat Kontrak App 0 Laporan Penutupan Market Project Leader Total Biaya Critcal Path Project Leader Laporan Project Overview 17 Laporan Project Resource Hasil Project Laporan Project Cost Membuat Laporan Laporan Project Progress Train Progress Test Project Project Team Team Input Hasil Project Laporan Cost 5 Progress Kerja Status Sub Task Menutup Proyek Dt Project Laporan Penutupan Laporan Penutupan 4 16 Input StatusInput Train Status Test Dt Training Status Train Status Sub Task 15 Training Input Test App Progress Training + Dt Test App Progress Testing 14 Testing Mengimplementasikan Proyek App Progress Kerja Dt Progress Dt Task Dt Sub Task Input Progress 3 13 History Coding Dt ResLev 9 Resource Level Input Sub Task 11 Sub Task Dt Sub Task Dt Resource Level Dt Predesesor Sub Task Predecessor 12 Input Task 10 Task + Dt Task Dt Project Input Predesesor Input ResLev Merancang Proyek Critcal Path App Task Project Leader Project Team Project Project Project Leader Leader Leader Dt Project Task dan Sub Task Dt Level 2 8 18 Kompetensi App Task Critical Path Level Dt Kompetensi 7 Resource Dt Resource 6 4 Surat Kontrak Input Biaya Input SK Dt Biaya 3 + Parameter Biaya App Project Dt_App_Project Membuat Proyek Dt Project Input Project Dt Cust Data Project 1 1 Market Project Cost App Project Parameter Biaya Surat Kontrak App 5 Total Biaya Data Biaya App Project Customer 2 Project Manajer Manajer Manajer Manajer Manajer Manajer Level 0 CDM-PDM Resource Id_Resource Memiliki Memiliki Kompetensi Id_Kompetensi Kompetensi Keterangan_Kompetensi Memiliki Surat Kontrak Id_SK Tgl_SK_Project No_SK Keterangan Resource Level Id_Resource_Level Memiliki Memiliki Level Id_Level Nama_Level Keterangan_Level Customer Id_Customer Nama_Customer Alamat_Customer KodePos_Customer Website_Customer Email_Customer Telepon_Customer Contact_Person Telepon_CP Keterangan_Customer Memiliki Memiliki Project Id_Project Nama_Project Tgl_M ulai_Project Tgl_Selesai_Project Keterangan_Project Memiliki Parameter Biaya Id_Parameter_Biaya Nama_Parameter Kateg ori_Biaya Biaya_M H Keterangan Memiliki Status Sub Task Id_Status_Sub_Task Approve_Status Tgl_Approve_Status Jenis_Status Memiliki KOMPETENSI ID_KOMPETENSI KOMPETENSI KETERANGAN_KOMPETENSI Memiliki varchar(8) varchar(30) varchar(999) RESOURCE ID_RESOURCE varchar(8) varchar(8) ID_USER varchar(8) ID_KOMPET ENSI = ID_KOMPETENSIID_KOMPETENSI ID_USER = ID_USER Task Id_Task Jenis_Task Tang g al_Mulai_Task Tang g al_Selesai_Task Hasil Project Id_Hasil_Project Status_Project Tgl_Hasil Keterangan Memiliki Project Cost Id_Project_Cost Parameter_Cost Keterangan_Project_Cost Memiliki Memiliki UserPPIC Id_User Nama_User Password Job Status Kota Id_Kota Nama_Kota Kode_Telp Kode_Kota RESOURCE_LEVEL ID_RESOURCE_LEVEL varchar(8) ID_LEVEL varchar(8) ID_PROJECT varchar(8) ID_USER varchar(8) Memiliki ID_LEVEL = ID_LEVEL Memiliki Sub Task Predecessor Id_Predecessor Predecessor_Sub_Task App Project Id_App_Project App_Project Tgl_App_Project App_Task Tgl_App_Task Memiliki Memiliki Memiliki History Coding Id_History_Coding Persentasi_Coding Tang g al_Coding Keterangan Testing Id_Testing Persentasi_Testing Tang g al_Testing Keterangan Sub Task Id_Sub_Task Nama_Sub_Task Durasi_Sub_Task Tgl_M ulai_SubTask Tgl_Selesai_SubTask Actual_M ulai Actual_Selesai Approve_Status Id_Tester Id_Trainer LEVEL ID_LEVEL NAMA_LEVEL KETERANGAN_LEVEL CUSTOMER ID_CUSTOMER ID_KOTA NAMA_CUSTOMER ALAMAT_CUSTOMER KODEPOS_CUSTOMER WEBSITE_CUSTOMER EMAIL_CUSTOMER TELEPON_CUSTOMER CONTACT_PERSON TELEPON_CP KETERANGAN_CUSTOMER varchar(8) varchar(8) varchar(30) varchar(50) varchar(5) varchar(50) varchar(30) varchar(15) varchar(30) varchar(15) varchar(999) ID_PROJECT = ID_PROJECT PROJECT ID_PROJECT ID_CUSTOMER NAMA_PROJECT TGL_MULAI_PROJECT TGL_SELESAI_PROJECT KETERANGAN_PROJECT ID_CUST OMER = ID_CUSTOMER KOTA ID_KOTA varchar(8) NAMA_KOTA varchar(20) KODE_TELP varchar(5) KODE_KOTA varchar(8) Memiliki ID_PROJECT = ID_PROJECT Training Id_Training Persentasi_Training Tang g al_Training Keterangan ID_PROJECT = ID_PROJECT varchar(8) varchar(30) varchar(999) ID_KOT A = ID_KOTA USERPPIC ID_USER varchar(8) NAMA_USER varchar(30) PASSWORD varchar(12) JOB varchar(20) STATUS varchar(5) ID_USER = ID_USER SURAT_KONTRAK ID_SK varchar(8) ID_PROJECT varchar(8) TGL_SK_PROJECT date NO_SK varchar(999) KETERANGAN varchar(999) TASK varchar(8) varchar(8) ID_PROJECT = ID_PROJECT ID_TASK varchar(50) ID_PROJECT date JENIS_TASK date TANGGAL_MULAI_TASK varchar(999) TANGGAL_SELESAI_TASK varchar(8) varchar(8) varchar(30) date date ID_TASK = ID_TASK HASIL_PROJECT ID_PROJECT = ID_PROJECT ID_HASIL_PROJECT varchar(8) ID_PROJECT = ID_PROJECT ID_PROJECT varchar(8) STATUS_PROJECT varchar(20) TGL_HASIL date KETERANGAN varchar(999) ID_SUB_TASK = ID_SUB_TASK PROJECT_COST ID_PROJECT_COST ID_PROJECT ID_PARAMETER_BIAYA PARAMETER_COST KETERANGAN_PROJECT_COST varchar(8) varchar(8) varchar(8) numeric(18,2) varchar(999) ID_USER = ID_USER APP_PROJECT ID_APP_PROJECT varchar(8) ID_PROJECT varchar(8) APP_PROJECT varchar(5) TGL_APP_PROJECT date APP_TASK varchar(5) TGL_APP_TASK date SUB_TASK_PREDECESSOR ID_PREDESESOR varchar(8) ID_SUB_TASK varchar(8) PREDECESSOR_SUB_TASK varchar(8) SUB_TASK ID_SUB_TASK ID_USER ID_TASK NAMA_SUB_TASK DURASI_SUB_TASK TGL_MULAI_SUBTASK TGL_SELESAI_SUBTASK ACTUAL_MULAI ACTUAL_SELESAI APPROVE_STATUS ID_TESTER ID_TRAINER varchar(8) varchar(8) varchar(8) varchar(30) numeric(3) date date date date varchar(5) varchar(8) varchar(8) ID_SUB_TASK = ID_SUB_TASK ID_SUB_TASK = ID_SUB_TASK ID_PARAMET ER_BIAYA = ID_PARAMET ER_BIAYA PARAMETER_BIAYA ID_PARAMETER_BIAYA varchar(8) NAMA_PARAMETER varchar(999) KATEGORI_BIAYA varchar(50) BIAYA_MH numeric(18,2) KETERANGAN varchar(999) HISTORY_CODING ID_HISTORY_CODING varchar(8) ID_SUB_TASK varchar(8) PERSENTASI_CODING numeric(3) TANGGAL_CODING date KETERANGAN varchar(999) TESTING ID_TESTING ID_SUB_TASK PERSENTASI_TESTING TANGGAL_TESTING KETERANGAN varchar(8) varchar(8) numeric(3) date varchar(999) ID_SUB_TASK = ID_SUB_TASK ID_SUB_TASK = ID_SUB_TASK STATUS_SUB_TASK ID_STATUS_SUB_TASK varchar(8) ID_SUB_TASK varchar(8) APPROVE_STATUS varchar(5) TGL_APPROVE_STATUS date JENIS_STATUS varchar(20) TRAINING ID_TRAINING ID_SUB_TASK PERSENTASI_TRAINING TANGGAL_TRAINING KETERANGAN varchar(8) varchar(8) numeric(3) date varchar(999) Hasil Program Kesimpulan • Sistem ini dapat menghasilkan biaya secara efektif dalam pembuatan proyek sistem informasi dengan metode Cost of Quality. • Sistem ini dapat menampilkan pengelolaan waktu yang efisien dalam pembuatan proyek sistem informasi dengan metode Critical Path. • Sistem ini dapat mengelola biaya dan waktu dengan menampilkan aktual biaya dan aktual waktu. Saran • Tampilan aplikasi ini masih sederhana sehingga dapat ditingkatkan lagi kualitasnya. • Aplikasi mendatang sebaiknya dapat menggunakan enkripsi data atau teknologi lainnya untuk keamanan data. • Aplikasi mendatang sebaiknya dapat mengurutkan waktu dengan cara selain finish to start. • Aplikasi mendatang sebaiknya dapat menampilkan hubungan antar sub task dalam gantt chart. • Aplikasi mendatang sebaiknya dapat menampilkan waktu aktual dengan metode critical path. • Aplikasi mendatang sebaiknya mampu menghasilkan laporan kerugian material akibat keterlambatan ataupun keuntungan akibat proyek yang selesai sebelum waktunya. Daftar Pustaka • • • • • • • • • • • Gray, Clifford F. dan Larson, Eric W., 2007, Manajemen Proyek Proses Manajerial, Andi, Yogyakarta. Hansen, Don R. dan Mowen, Maryanne M., 2000, Manajemen Biaya Akuntansi dan Pengendalian, Salemba Empat, Jakarta. Herlambang, Soendoro dan Tanuwijaya, Haryanto, 2005, Sistem Informasi: Konsep, Teknologi & Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta. Hillier, Frederick S. dan Lieberman, Gerald J., 1994, Pengantar Riset Operasi, Erlangga, Jakarta. http://pusatbahasa.diknas.go.id/kbbi/index.php diakses tanggal 20 Januari 2011. Kaner, Cem, 1996, Quality Cost Analysis: Benefits and Risks <www.kaner.com/pdfs/Quality_Cost_Analysis.pdf> diakses tanggal 16 November 2010. Marlinda, Linda, 2004, Sistem Basis Data, Andi, Yogyakarta. Muhadi dan Siswanto, Joko, 2001, Akuntansi Biaya 1, Kanisius, Yogyakarta. PMI, 2008, A Guide To The Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Fourth Edition, Project Management Institute, Pennsylvania. Romeo, 2003, Testing dan Implementasi Sistem, STIKOM, Surabaya. Taha, Hamdy A, 1997, Riset Operasional Suatu Pengantar, Binarupa Aksara, Jakarta.
