tugas uat sim-euis

Dosen
: Dr. Ir. Arif Imam Suroso,M.Sc
Mata Kuliah
: Sistem Informasi Manajemen
Waktu Pengumpulan
: 2 April 2012
Jenis Tugas
: UAT TAKE HOME
Oleh :
EUIS SOLIHAH
P056111 161.47
PROGRAM PASCASARJANA
MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2012
KATA PENGANTAR
Puji syukur dipanjatkan kehadirat Illahi Rabbi, karena berkat rahmat dan karuniaNya penyusun dapat menyelesaikan tugas ujian akhir triwulan mata kuliah Sistem
Informasi Manajemen (SIM). Mata kuliah ini merupakan salah satu mata kuliah
yang diberikan pada trimester pertama.
Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam
dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan.
Pembangunan teknologi informasi perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum
sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan
dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki.
Akhirnya penyusun berharap makalah ini dapat memberikan manfaat yang
sebesar-besarnya khususnya bagi penyusun dan umumnya bagi pembaca. Terima
kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini.
Bogor, 2 April 2012
Penyusun
i
DAFTAR ISI
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .............................................................................................
i
DAFTAR ISI ............................................................................................................
ii
BAB I
PENDAHULUAN ................................................................................
1
1.1. Latar Belakang ..............................................................................
1
1.2. Tujuan Penulisan Makalah ..........................................................
2
TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................
3
2.1. Sistem Informasi............................................................................
3
2.2. Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi .....
3
2.3. Audit Mutu Software.....................................................................
7
BAB II
BAB III PEMBAHASAN DAN JAWABAN PERTANYAAN ....................... 10
BAB IV KESIMPULAN .................................................................................... 21
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 22
iii
i
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Informasi di dalam sebuah perusahaan
sangat penting untuk mendukung
kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi
sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Kurangnya
didapatkan oleh perusahaan dalam waktu tertentu,
perusahaan
informasi, yang
dapat menyebabkan
mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga
dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada
akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan
pesaingnya.
Berbagai perusahaan kini memerlukan SIM. Dengan pengelolaan SIM yang tepat,
tentunya perusahaan berikut akan berkembang. Namun meskipun telah
mengeluarkan biaya yang besar, pengembangan SIM pada suatu perusahaan tidak
berhasil. Oleh karena itu diperlukan evaluasi apa sajakah yang dapat
menyebabkan kegagalan pada pengembangan SIM tersebut.
Suatu sistem informasi manajemen tidak hanya merupakan serangkaian gagasan
konsep.
Sistem informasi manajemen merupakan sistem operasional yang
melaksanakan beraneka ragam fungsi untuk menghasilkan keluaran yang berguna
bagi pelaksana operasi dan manajemen, didasarkan pada apa yang harus
dikerjakan oleh suatu sistem.
Namun demikian desainnya ditentukan oleh
kebutuhan yang tidak saja harus bisa dikerjakan, melainkan juga harus bernilai
(Davis, 1995).
Dalam penerapannya rencana strategis teknologi informasi diselaraskan
dengan rencana perusahaan. Agar setiap penerapan teknologi informasi dapat
memberikan nilai bagi perusahaan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya
menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi
dalam lingkungan kerja.
1
1.2. Tujuan Penulisan Makalah
Pembuatan makalah ini bertujuan untuk :
1. Memahami pentingnya peran sistem teknologi informasi dalam menjalankan
aktivitas perusahaan dan memberikan pemahaman dalam menjalankan proses
teknologi informasi
dan
kemungkinan kendala yang akan terjadi serta
memberikan solusi untuk mengatasinya.
2. Untuk lebih memahami bagaimana penggunaan teknologi informasi sebagai
sebuah cara untuk mengungguli pesaing dalam bisnis
3. Memenuhi tugas ujian akhir trimester pertama mata kuliah Sistem Informasi
Manajemen.
2
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah salah satu dari lima sub system
utama Computer Base Information System (CBIS). Tujuannya adalah memenuhi
kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub unit
organisasional perusahaan. Subunit dapat didasarkan pada area fungsional atau
tingkatan manajemen. Semua informasi fungsional dapat dipandang sebagai suatu
system dari berbagai subsystem input, database dan subsistem output (Mc.Leod,
1996).
Sistem Informasi Manajemen didefinisikan sebagai suatu system berbasis
computer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan
yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal –
perusahaan atau subunit di bawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau
salah satu system utamanya mengenai apa yang mungkin terjadi di masa lalu, apa
yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan
depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodic, laporan khusus,
dan output dari simulasi matematika. Output informasi digunakan oleh manajer
maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk
memecahkan masalah (Mc.Leod, 1996).
2.2. Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi di Perusahaan
Bisnis
Penerapan sistem informasi seperti telah dikatakan sebelumnya merupakan
sesuatu yang sangat penting untuk mendukung kinerja dunia bisnis dewasa ini.
Hampir dapat dipastikan, bahwa entitas bisnis manapun yang tidak mau
memanfaatkan sistem informasi untuk mendukung operasionalnya, maka ia akan
“terlindas” oleh persaingan yang semakin hari semakin ketat. Mengaplikasikan
suatu suatu sistim informasi yang berbasis teknologi di dalam suatu perusahaan
dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan tersebut antara lain:
3
1. Sebagai salah satu sumberdaya organisasi yang menunjang kegiatan
operasional, dan manajerial.
2. Memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, dan tersaji dalam
bentuk yang sesuai.
3. Menunjang keunggulan kompetitif perusahaan
Oleh sebab itu perlu diperhatikan beberapa hal yang terkait dengan keberhasilan
dan kegagalan penerapan sistem informasi itu sendiri seperti akan dibahas
dibawah ini :
1. Keberhasilan
Keberhasilan penerapan sebuah sistem informasi sangat bergantung pada
sistem apakah yang dibangun oleh perusahaan, apakah sistem ini mampu
mengadaptasi kebutuhan perusahaan, mudah digunakan dan mampu
menyajikan segala jenis informasi yang diperlukan. Berikut beberapa faktor
yang dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan sistem informasi :
- Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi (High Levels of System
Use)
Dengan penggunaan yang tinggi, artinya sistem informasi yang dibangun
memiliki manfaat yang sesuai dengan kebutuhan para user (dalam hal ini
pegawai perusahaan) sehingga mereka menggunakan sistem ini secara
sering.
- Kepuasan para pengguna terhadap sistem (Users Satisfaction With The
Systems)
Dengan semakin meningkatnya kepuasan para user terhadap sistem yang
dibangun, maka hal itu mengindikasikan bahwa sistem tersebut telah sesuai
dengan kebutuhan pengguna dan merupakan indikasi keberhasilan dari
sistem. Karena tidak mungkin sistem yang ada dianggap berhasil jika dalam
implementasinya banyak terjadi keluhan dari para penggunanya.
- Sikap yang menguntungkan (Favourabel Attitude) para pengguna terhadap
sistem informasi dan staff dari sistem informasi. Jika para pengguna
memiliki sikap yang positif terhadap sistem yang ada, maka hal tersebut
merupakan indikasi keberhasilan yang kuat. Karena tidak mungkin para
4
pengguna memiliki sifat yang positif jika sistem yang ada tidak memberi
dampak
yang
positif
serta
sesuai
dengan
yang
dibutuhkan.
2. Kegagalan
Kegagalan penerapan sebuah sistem informasi dapat disebabkan oleh banyak
faktor. Sebuah sistem dikatakan gagal jika keberadaannya tidak mampu
memenuhi kebutuhan yang ada, tidak mampu memberi efek manfaat terhadap
para penggunanya serta sulit untuk digunakan. Berikut dijelaskan beberapa
kondisi yang dapat menyebabkan suatu sistem informasi dapat dikatakan gagal :
- Biaya yang berlebihan sehingga melampaui anggaran Pada dasarnya biaya
pengembangan suatu sistem informasi adalah mahal, karena itu perencanaan
anggarannya pun harus dilakukan dengan cermat dan tepat. Namun begitu
sering terjadi dimana pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan
menjadi berlarut-larut, kurang terarah sehingga menyebabkan biaya semakin
membengkak
- Melalui waktu yang diperkirakan Selain mahal, pengembangan suatu sistem
informasi juga biasanya memerlukan waktu yang lama. Hal ini disebabkan
penegmbangan sistem informasi merupakan suatu pekerjaan yang kompleks dan
membutuhkan keakuratan serta kecermatan yang tinggi. Jika perkiraan waktu
ini yang dibuat meleset dari yang direncanakan, maka hal tersebut dapat
menyebabkan kegagalan.
- Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari
yang diperkirakan. Jika sistem informasi yang dibangun tidak dikerjakan secara
cermat dan teliti, maka besar kemungkinan sistem tersebut akan memiliki
kelemahan teknis yang membuat sistem tidak mampu bekerja secara normal
ataupun sesuai dengan yang diharapkan. Jika hal ini terjadi maka dapat
menyebabkan kegagalan pula.
- Gagal memperoleh manfaat yang diperkirakan Pada dasarnya, sebuah sistem
informasi dikembangkan dan diterapkan dengan tujuan tertentu sesuai dengan
kondisi dan kebutuhkan yang ada dalam perusahaan. Misalnya saja seperti untuk
sistem manajemen sumber daya manusia, sistem pengelolaan keuangan, sistem
pemasaran dan lain sebagainya. Namun begitu, jika sistem yang dibangun
5
ternyata tidak sesui dengan peruntukkannya tersebut, maka bisa dikatakan
sistem tersebut gagal. Untuk memastikan sebuah sistem informasi dapat berjalan
dengan baik, maka perlu diperhatikan beberapa aspek sebagai berikut :
Keterlibatan dan Pengaruh Pengguna Dalam perencanaan pengembangan sistem
informasi, perusahaan harus mampu menarik partisipasi dari seluruh pengguna
untuk dapat turut memberi masukan atau bahkan ikut dalam proses perencanaan
secara penuh. Hal ini dimaksudkan agar proses dapat berjalan dengan baik dan
sesuai dengan kebutuhan para pengguna Kesenjangan Komunikasi Antara
Pengguna Dengan Perancang Sistem Informasi Biasanya terjadi kesenjangan
atau miskomunikasi
antara perancang sistem
informasi
dengan
para
penggunanya. Hal ini dapat disebabkan beberapa hal seperti kurangnya
komunikasi diantara kedua belah pihak, perbedaan persepsi diantara mereka dan
hal-hal lain yang pada akhirnya menyebabkan pengembangan sistem yang
dilakukan tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Dukungan Manajemen
Dukungan manajemen dalam pengembangan sistem informasi sangatlah
penting. Hal ini dikarenakan pengembangan sistem informasi yang ada
membutuhkan sumber daya baik materi maupun non materi yang cukup besar,
dimana jika manajemen tidak mendukungnya maka pengembangan pun akan
menjadi sangat terhambat.
Tingkat Kompleksitas dan Resiko
Harus diperhatikan bahwa sistem informasi memiliki tingkat kompleksitas yang
tinggi dan karena itu memiliki resiko akan bocornya suatu rahasia, data atau
informasi yang tidak boleh diketahui oleh pihak lain. Karena itu sistem
informasi yang dikembangkan harus mampu dibangun secara aman dan
dipastikan bahwa segala macam data atau informasi yang terkandung
didalamnya tidak bisa diakses oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.
Untuk mengeliminir kegagalan dari implementasi suatu sistem informasi yang
telah dikembangkan, maka dapat dilakukan beberapa langkah sebagai berikut :
6
- Memastikan partisipasi aktif dari para pengguna dan perancang sistem
informasi seperti misalnya membentuk Focus Group Discussion (FGD)
- Membuat pelatihan penggunaan sistem sebelum diterapkan secara umum
Membuat contoh atau protype untuk diujicobakan pada para pengguna
dan dapat dievaluasi terlebih dahulu sebelum diimplementasikan versi
akhirnya
2.3. Audit Mutu Software
Audit Sistem Informasi merupakan proses pengumpulan dan evaluasi bukti-bukti
untuk menentukan apakah sistem komputer yang digunakan telah dapat
melindungi aset milik organisasi, mampu menjaga integritas data, dapat
membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif, serta menggunakan sumber
daya yang dimiliki secara efisien. Pengertian ini selaras dengan tujuan audit mutu
internal dalam ISO 9001:2000. Audit Sistem Informasi sendiri merupakan
gabungan dari berbagai macam ilmu, antara lain: Traditional Audit, Manajemen
Sistem Informasi, Sistem Informasi Akuntansi, Ilmu Komputer, dan Behavioral
Science.
Pada dasarnya, Audit TI dapat dibedakan menjadi dua kategori, yaitu
Pengendalian Aplikasi (Application Control) dan Pengendalian Umum (General
Control). Tujuan pengendalian umum lebih menjamin integritas data yang
terdapat di dalam sistem komputer dan sekaligus meyakinkan integritas program
atau aplikasi yang diguna-kan untuk melakukan pemrosesan data. Sementara,
tujuan pengendalian aplikasi dimaksudkan untuk memastikan bahwa data di-input
secara benar ke dalam aplikasi, diproses secara benar, dan terdapat pengendalian
yang memadai atas output yang dihasilkan.
Dalam audit terhadap aplikasi, biasanya, pemeriksaan atas pengendalian umum
juga dilakukan mengingat pengendalian umum memiliki kontribusi terhadap
efektifitas atas pengendalian-pengendalian aplikasi.
Dalam praktiknya, tahapan-tahapan dalam audit system informasi tidak berbeda
dengan audit pada umumnya. Tahapan perencanaan, sebagai suatu pendahuluan,
mutlak perlu dilaku-kan agar auditor mengenal benar objek yang akan diperiksa.
7
Di samping, tentunya, auditor dapat memastikan bahwa qualified resources sudah
dimiliki, dalam hal ini aspek SDM yang berpengalaman dan juga referensi
praktik-praktik terbaik ( best practices ). Tahapan perencanaan ini akan
menghasilkan suatu pro-gram audit yang didesain sedemikian rupa, sehingga
pelaksanaannya akan berjalan efektif dan efisien, dan dilakukan oleh orang-orang
yang kompeten, serta dapat dise-lesaikan dalam waktu sesuai yang disepakati.
Dalam pelaksanaannya, auditor system informasi mengumpulkan bukti-bukti yang
memadai melalui berbagai teknik termasuk survei, interview, observasi dan
review dokumentasi (termasuk review source-code bila diperlukan).
Satu hal yang unik, bukti-bukti audit yang diambil oleh auditor biasanya
mencakup pula bukti elektronis (data dalam bentuk file softcopy). Biasanya,
auditor system informasi menerapkan teknik audit berbantuan komputer, disebut
juga dengan CAAT (Computer Aided Auditing Technique). Teknik ini digunakan
untuk menganalisa data, misalnya saja data transaksi penjualan, pembelian,
transaksi aktivitas persediaan, aktivitas nasabah, dan lain-lain.
Sesuai dengan standar auditing ISACA (Information Systems Audit and Control
Association), selain melakukan pekerjaan lapangan, auditor juga harus menyusun
laporan yang mencakup tujuan pemeriksaan, sifat dan kedalaman pemeriksaan
yang dilakukan. Laporan ini juga harus menyebutkan organisasi yang diperiksa,
pihak pengguna laporan yang dituju dan batasan-batasan distribusi laporan.
Laporan juga harus memasukkan temuan, kesimpulan, rekomendasi sebagaimana
layaknya lapor-an audit pada umumnya.
Ada berbagai macam serangan / risiko pada keamanan sistem informasi
yang menyebabkan kegagalan fungsi informasi mulai dari gangguan listrik,
serangan hacker, virus, pencurian data/informasi penting, denial of service attack
(DOS), human error dll.
Disebabkan serangan / risiko dalam keamanan sistem informasi tersebut
diatas, ISO/IEC 27001:2005 yang saat ini sedang banyak dicari oleh institusi /
lembaga keuangan seperti perbankan, securities, asuransi dll yang menempatkan
informasi sebagai aset bisnis dari perusahaan. Informasi tersebut memiliki nilai
8
esensial karenanya harus dilindungi sekuritasnya. Perlindungan informasi ini
dimaksudkan untuk meminimalkan resiko yang mungkin terjadi pada informasi
tersebut.
ISO/IEC 27001 (Information Security Management System –
ISMS)
merupakan Standar Sistem Manajemen Keamanan Informasi (SMKI) yang
diterbitkan oleh ISO dan IEC pada tahun 2005.
ISO/IEC 27001 menjelaskan secara rinci mengenai tata cara/metode yang dapat
digunakan untuk mengelola atau mengatur Sistem Keamanan Informasi di sebuah
organisasi.
Konsep
utama
standar Sistem
Manajemen
Keamanan
Informasi adalah mengidentifikasi dan meminimalkan risiko keamanan informasi
sampai ke tingkat yang dapat diterima.
Keuntungan minimal yang akan diperoleh organisasi setelah menerapkan ISO/IEC
27001 adalah:

Meningkatkan efektivitas keamanan informasi

Diferensiasi pasar

Menambah keyakinan mitra bisnis, stakeholders & pelanggan (Sertifikasi
menunjukkan ‘due dilligence’)

Satu-satunya standar yang diterima secara global

Menunjukkan kepatuhan pada peraturan & hukum yang berlaku

Pemantauan yang independen terhadap manajemen keamanan informasi
ISO/IEC 27001 dapat diterapkan di semua jenis instansi/lembaga baik
instansi/lembaga keuangan maupun non keuangan. ISO/IEC 27001 merupakan
investasi perusahaan dimasa yang akan datang mengingat pesatnya perkembangan
sistem informasi. ISO/IEC 27001 ini dapat diintegrasikan dengan sistem
manajemen lainnya seperti ISO 9001, ISO 31000, ISO 38500, ISO 20000, dll.
Keberhasilan dari penerapan ISO/IEC 27001:2005 tidak hanya ditentukan oleh
peran IT di suatu perusahaan, tetapi oleh seluruh komponen internal perusahaan.
Diperlukan awareness dan komitmen dari internal untuk menerapkannya agar
perusahaan mendapatkan manfaat nyata dari ISO/IEC 27001:2005.
9
BAB III
PEMBAHASAN DAN JAWABAN PERTANYAAN
1. Jelaskan atribut-atribut dari software yang berkualitas? Apa yang perlu
dilakukan dalam pembangunan sistem informasi agar software penunjang
sistem informasi yang dibangun tersebut memenuhi standar kualitas yang
telah ditetapkan ISO?
Atribut dari software berkualitas :
Salah satu tolak ukur berkualitasnya sebuah software adalah ISO 9126,
yang dibuat oleh International Organization for Standardization (ISO).
ISO 9126 mendefinisikan kualitas produk, model, karakteristik mutu, dan
matriks yang terkait
serta
digunakan untuk mengevaluasi
serta
menetapkan kualitas sebuah produk software.
ISO 9126 merupakan best practice dalam menentukan kualitas produk
perangkat lunak. Standard ini dikembangkan
pengembang
dalam
bidang
rekayasa
oleh para praktisi dan
perangkat
lunak
(software
engineering). ISO 9126-1 (bagian pertama) membagi model kualitas
perangkat lunak (software quality model) menjadi 6 atribut/karakteristik
yaitu:
Functionality, Reliability, Usability, Efficiency, Maintainability, dan
Portability. Dengan mengacu kepada standard ISO 9126 pada rangkaian
siklus daur hidup pengembangan system (System Development Life Cycle)
dari tahap initiation, system concept development, planning, requirement
analisys, design, development, integration and testing, implementation,
operation and maintenance bahkan hingga tahap disposal (sunset
application), diharapkan kualitas suatu perangkat lunak memenuhi
kebutuhan pengguna (user) dapat dicapai.
10
Karakteristik
Functionality:
Sub karakteristik
software
untuk
Suitability, Accuracy, Interoperability,Security
menjalankan fungsinya sebagaimana
kebutuhan sistemnya
Reliability:Kemampuan
software
Maturity, Fault tolerance, Recoverability
untuk dapat tetap tampil sesuai dengan
fungsinya ketika digunakan
Usability:Kemampuan software untuk
Understandability, Learnability, Operability,
mudah
Attractiveness
dimengerti,
dipelajari,
digunakan dan disukai pengguna
Efficiency:
Kemampuan
software
Time Behavior, Resource Utilization
untuk menampilkan performans relatif
terhadap penggunaan sumberdaya
Maintainability: Kemampuan software
Analyzability,
untuk
(koreksi,
Testability
software
Adaptability, Installability
dimodifikasi
Changeability,
Stability,
adaptasi,perbaikan)
Portability:
Kemampuan
untuk ditransfer dari satu lingkungan
ke lingkungan lain
ISO/IEC 27001:2005 merupakan
Standar
Sistem
Manajemen
Keamanan
Informasi (SMKI) yang diterbitkan oleh ISO dan IEC pada tahun 2005.
ISO/IEC 27001 menjelaskan secara rinci mengenai tata cara/metode yang dapat
digunakan untuk mengelola atau mengatur Sistem Keamanan Informasi di sebuah
organisasi.
Konsep
utama
standar Sistem
Manajemen
Keamanan
Informasi adalah mengidentifikasi dan meminimalkan risiko keamanan informasi
sampai ke tingkat yang dapat diterima.
11
Audit mutu internal dalam ISO 9001:2000. Audit Sistem Informasi sendiri
merupakan gabungan dari berbagai macam ilmu, antara lain: Traditional Audit,
Manajemen Sistem Informasi, Sistem Informasi Akuntansi, Ilmu Komputer, dan
Behavioral Science.
2. Mengapa kita perlu memperhatikan “maintainability” dari suatu software?
Jelaskan urgensinya!
Pemeliharaan perangkat lunak (Maintenance), merupakan suatu kegiatan
untuk memelihara perangkat lunak yang sudah dibuat, pemeliharaan
tersebut dilakukan agar keutuhan program dapat terjaga seperti validasi
data, update data, dan integrasi data.
Jika pemeliharaan ini tidak dilakukan maka pada saat terjadi kerusakan
tidak akan diketahui dan nantinya akan menghambat bekerjanya system
dan bisa melumpuhkan seluruh aktivitas perusahaan.
3. Apa-apa saja yang perlu diperhatikan bila suatu organisasi mengambil
kebijakan outcourcing dalam pengembangan sistem informasinya?
Jelaskan!
Menurut O’Brien dan Marakas (2010) beberapa pertimbangan perusahaan
untuk
memilih
strategi
outsourching
sebagai
alternative
dalam
mengembangkan system informasi sumberdaya informasinya adalah :
1). Biaya pengembangan system sangat tinggi
2). Resiko tidak kembalinya investasi yang dilakukan sangat tinggi
3). Ketidakpastian untuk mendapatkan system yang tepat sesuai dengan
spesifikasi yang diinginkan.
4). Faktor waktu/kecepatan
5). Proses pembelajaran pelaksana system informasi membutuhkan jangka
waktu yang cukup lama
12
6). Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan
terampil.
Keuntungan dan Kelemahan outsourcing
Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing, dan juga
kelemahan
menggunakan outsourcing.
Keunggulan
atau
keuntungan
menggunakan outsourcing antara lain (Jogiyanto, 2003).
1) Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika
perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak
ketiga
dalam
bentuk outsourcing yang
lebih
murah
dikarenakan outsourcer menerima jasa dari perusahaan lainnya sehingga
biaya tetap outsourcer dapat dibagi beberapa perusahaan.
2) Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk
bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
3) Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan
dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcermemang spesialisasi
dan ahli dibidang tersebut.
4) Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini
dan pihak outsourcer mempunyainya.
5) Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer
teknologi dan transfer pengetahuan yang dimilikioutsourcer.
6) Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan
investasi.
7) Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal.
8) Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi,
perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada
saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi
tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.
9) Perusahaan dapat menfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.
Disamping kelebihan-kelebihan yang diberikan oleh outsourcing, beberapa
kelemahan juga perlu diperhatikan diantaranya:
1) Jika aplikasi yang di outsource adalah aplikasi yang strategic maka dapat
ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang
sama.
2) Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di outsourcekan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus ditangani jika
13
3)
4)
5)
6)
terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan
penanganan jika aplikasi ini di outsource-kan karena kendali ada
di outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.
Jika kekuatan menawar ada outsourcer, perusahaan akan kehilangan
banyak kendali di dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik
diantaranya
Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan
mengopersikan aplikasi tersebut.
Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi ketika vendor menjanjikan
banyak hal yang kelihatan wah sebelum kontrak ditanda tangani, namun
tidak dapat direalisasikan ketika kontrak sudah berjalan.
Kontrak jangka panjang, dimana vendor menawarkan kontrak dalam
jangka waktu yang relative panjang, dengan biaya yang mahal dan penalti
pemutusan kontrak yang menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan
selain menjalankan kontrak sampai selesai
Outsourcing adalah mengkontrakkan keluar semua atau sebagian operasi
komputer perusahaan pada organisasi jasa di luar perusahaan.
Keuntungan
outsourching:
dipandang
sebagai
suatu
cara
mengurangi biaya, tetapi juga menawarkan keuntungan lain.
untuk
Dengan
membuat kontrak dengan outsourcer (suatu perusahaan jasa computer
yang melaksanakan sebagian atau seluruh komputasi perusahaan
pelanggan untuk periode waktu yang lama, seperti lima sampai sepuluh
tahun seperti yang dinyatakan dalam kontrak tertulis)perusahaan dapat
memperkirakan secara lebih akurat biaya-biaya masa depannya dan
pemeliharaannya sehingga manajemen juga dapat lebih memfokuskan
semua perhatian pada pengembangan system strategis yang baru.
Akhirnya outsourching menyediakan suatu cara bagi perusahaan untuk
mendapatkan akses ke teknologi dan pengetahuan tercanggih tanpa
memiliki staf purna waktu.
Kerugian :
Banyak perusahaan tidak mau melakukan kontrak jangka panjang karena
tidak ingin bergantung pada organisasi lain.(Mc.Leod, 1996)
14
4. Kalau anda dipercaya untuk memimpin pembangunan sistem informasi
terintegrasi bagi perusahaan di tempat anda bekerja langkah apa saja yang
akan anda lakukan? Jelaskan!
Ada 7 Langkah membangun sistem Informasi , yakni :
1. Perencanaan
Dalam membangun sistem informasi, langkah pertama kita adalah
membuat perencanaan(planning).
Perencanaan adalah membuat semua rencana yang berkaitan dengan
proyek sistem informasi. Dalam membangun sistem informasi, sistem
informasi apa saja, sistem informasi HRD, Logistik, Finance semuanya
harus direncanakan.
Dalam perencanaan, hampir semua pihak yang terlibat dalam proyek
sistem informasi harus diikutsertakan, mulai manajer proyek (Project
Manager), user, calon pengguna sistem informasi, Busines Process
Analyst , Sistem Analyst, Programmer sampai Tester.
Sebelum membangun sistem informasi ini, perusahaan harus melakukan
beberapa langkah terlebih dahulu agar pembangunan sistem informasi
yang dilakukan dapat berjalan dengan baik. Untuk itu secara detail harus
dijawab pertanyaan-pertanyaan:
- Informasi apakah yang dibutuhkan?
- Oleh siapa?
- Kapan?
- Dimana?
- Dalam bentuk apa?
- Bagaimana cara memperolehnya?
- Dari mana asalnya?
- Bagaimana cara mengumpulkannya?
Point-point penting perencanaan yang perlu dibuat dalam membangun
sistem informasi :
15
a. Feasility study, yaitu membuat studi kelayakan untuk sistem informasi
yang akan dibuat, seperti membuat kajian bagaimana proses bisnis
akan berjalan dengan sistem baru dan bagaimana pengaruhnya.
b. Budget, yaitu membuat alokasi dan pengaturan pembiayaan proyek,
termasuk biaya perjalanan dan biaya lembur
c. Sumber daya, yaitu membuat alokasi sumber daya yang akan dipakai
dalam proyek, misalnya jumlah tim, ketersediaan perangkat komputer
dan sumber daya yang lain.
d. Cakupan (Scope), yaitu menentukan batasan ruang lingkup sistem
informasi yang akan dibangun.
e. Alokasi waktu, yaitu membuat alokasi waktu untuk keseluruhan proyek,
setiap langkah, setiap tim, dan masing-masing aktifitas, mulai
perencanaan sampai saat sistem informasi dijalankan.
2. Analisa
Setelah perencanaan selesai, langkah berikutnya adalah membuat analisa. Analisa
adalah menganalisa workflow sistem informasi yang sedang berjalan dan
mengindentifikasi apakah workflow telah efisien dan sesuai standar tertentu.
Analisa dilakukan oleh Business Processs Analyst (BPA) yang berpengalaman
dan/atau memahami workflow sistem manajemen di area yang sedang dianalisa.
Analisa biasanya dilakukan dengan beberapa cara :
a. Ikut terlibat, BPA ikut terlibat langsung dan mengamati workflow yang
sedang dijalankan.
b. Wawancara, BPA melakukan wawancara kepada pengguna yang
menjalankan workflow dalam sistem manajemen.
3. Desain
Setelah proses analisa selesai, selanjutnya adalah membuat desain (desgin).
Desain adalah langkah yang sangat penting dalam siklus System Development Life
Cycle (SDLC) karena langkah ini menentukan fondasi sistem informasi. kesalahan
dalam desain dapat menimbulkan hambatan bahkan kegagalan proyek.
Ada 2 jenis desain yang dibuat di langkah ini, yaitu desain proses bisnis dan
desain pemrograman.
16
a. Desain Proses Bisnis
Seperti halnya analisa, desain proses bisnis juga dikerjakan oleh BPA. BPA
akan mendesain kembali semua workflow agar menjadi lebih efisien dan
mengintegrasikannya satu sama lain menjadi satu kesatuan.
Contoh desain proses bisnis adalah Order to Cash, yaitu mendesain bagaimana
workflow dari proses penerimaan order reparasi/service mobil, proses
pembagian kerja di tim mekanik hingga proses saat pelanggan melakukan
pembayaran di kasir.
b. Desain Pemrograman
Desain pemrograman dilakukan oleh Sistem Analis (SA) yaitu membuat desain
yang diperlukan untuk pemrograman berdasarkan desain proses bisnis yang
telah dibuat oleh BPA. desain ini akan menjadi pedoman bagi programmer
untuk menulis source code. Desain pemrograman meliputi :
1). Desain database, Mendesain database merupakan tantangan terbesar dalam
membangun sistem informasi, yaitu bagaimana menyimpan data dan
bagaimana mendapatkan kembali dengan mudah. tidak sembarangan orang
yang mendesain database harus paham, Database Management System
(DBMS) , relasi database bagaimana membagi database ke beberapa tabel
yang saling berkaitan, Normalisasi database agar database yang dibangun
dalam bentuk normal.dsb.
2). Desain Screen Layout, yaitu tampilan depan layar. desain user-friendly ,
mudah dipahami, mudah digunakan, navigasi nya jelas. pemilihan warna
juga berpengaruh pada nyamannya user menggunakan sistem informasi.
3). Desain Diagram Proses, yaitu flowchart yang menggambarkan algoritma
dan logika suatu program.
4). Desain Report Layout, yaitu desain laporan yang dihasilkan dari sistem
informasi, bagaimana mengatur text saat laporan diprint dsb.
4. Pengembangan
Pekerjaan yang dilakukan di tahap pengembangan (development) adalah
pemrograman. Pemrograman adalah pekerjaan menulis program komputer
dengan bahasa pemrograman berdasarkan algoritma dan logika tertentu.
orangnya disebut Programmer.
17
Dalam menulis program, programmer akan berpedoman pada desain yang
dibuat oleh System Analyst, misalnya desain database, screen layout, report
layout dan desain diagram proses.
Saran untuk Programmer
a. Buatlah program flow sesederhana mungkin, demikian pula flow logic nya.
Hindari trik-trik pemrograman yang tidak perlu. Hal ini paling sering
dilakukan programmer pemula. sebuah program dikatakan baik bila dapat
berfungsi sesuai dengan yang diharapkan dan program flow atau flow
logicnya dapat dengan mudah dimengerti oleh programmer lainnya dan tidak
diukur dari berapa jumlah baris source-code nya.
b. Hindari penggunaan hard code dalam program, yaitu memasukkan kode-kode
tertentu yang bersifat absolut sehingga ketika sistem informasi akan
diimplementasikan ke anak perusahaan lain, sistem tersebut menjadi tidak
bisa digunakan.
c. Buatlah dokumentasi untuk setiap program yang terdiri atas dokumentasi
dalam source code program dan berupa keterangan tentang flow logic
program.
d. Buatlah standarisasi untuk program, misalnya nama program dan gaya
penulisan program.
e. Buatlah library yang berisi kumpulan source code , baik function, include,
subroutine dan lain-lain yang dapat dipakai ulang.
f. Biasakan meletekkan source code di flow logic yang sesuai, misalnya perintah
untuk mencari data diletakkan di flow logic data retrieval.
g. Jangan mulai menulis program sebelum program flow dan seluruh flow logicnya dimengerti
5. Testing
Tak ada gading yang tak retak, sebuah peribahasa yang berarti tidak ada yang
sempurna di dunia ini.Hal ini berlaku juga pada sistem informasi buatan
manusia. oleh sebab itu, perlu suatu proses untuk menguji mutu sistem
informasi . proses ini lazim disebut testing.
18
Testing adalah proses yang dibuat sedemikian rupa untuk mengidentifikasi
ketidaksesuaian hasil sebuah sistem informasi dengan hasil yang diharapkan.
ketidaksesuaian
tersebut
seharusnya(discrepancies)
dapat
atau
berupa
kesalahan
penyimpangan
proses
(bug).
dari
yang
Discrepancies
disebabkan oleh perencanaan, analisa, dan desain yang tidak berjalan dengan
baik, sedangkan bug disebabkan oleh pengembangan yang tidak benar.
semakin besar dan kompleks sebuah sistem informasi, semakin besar pula
kemungkinan memiliki discrepancies dan bug.
6. Implementasi
Implementasi adalah proses untuk menerapkan sistem informasi yang telah
dibangun agar user menggunakannya menggantikan sistem informasi yang
lama.
Proses Implementasi :
a. Memberitahu user
b. Melatih user
c. Memasang sistem (install system)
d. Entri/Konversi data
e. Siapkan user ID
7. Pengoperasian dan Pemeliharaan
Langkah Paling akhir adalah pengoperasian dan pemeliharaan. selama sistem
informasi beroperasi, terdapat beberapa pekerjaa rutin yang perlu dilakukan
terhadap sistem informasi, antara lain :
a. System Maintenance
System Maintenance adalah pemeliharaan sistem informasi, baik dari segi
hardware maupun software. System maintenance diperlukan agar sistem
informasi dapat beroperasi dengan normal untuk mendukung kegiatan
operasional perusahaan.
b. Backup & Recovery
19
Sistem informasi yang baik harus mempunyai perencanaan backup dan
recovery. Sistem informasi yang sedang beroperasi sewaktu-waktu dapat
terganggu, misalnya oleh kerusakan perangkat keras (hardware), serangan
virus, atau bencana alam.
Backup adalah kegiatan membuat duplikat program aplikasi dan database
dari production Environtment ke dalam media lain seperti tape dan CD,
sedangkan recovery adalah kebalikan dari backup, yaitu mengembalikan
program aplikasi dan DBMS sebuah sistem informasi yang rusak ke keadaan
semula dengan memakai data dari hasil backup.
c. Data Archive
Data-data sistem informasi yang tersimpan dalam database di harddisk
disebut data on-line. seiring dengan berjalannnya waktu, data tersebut akan
terus bertambah sehingga dapat menyebabkan harddisk penuh dan
menurunkan kinerja DBMS.
Untuk itu dalam jangka waktu tertentu data-data tersebut perlu di-archive.
Data Archive adalah proses mengekstraksi data dari database dan
menyimpannya di media lain seperti tape dan CD yang disebut data off-line .
dan menghapusnya dari hard disk.
BAB IV
20
KESIMPULAN
Dalam
mengembangkan
sebuah
sistem
informasi,
perusahaan
harus
memperhatikan beberapa hal yaitu :
- Desain
- Dana
- Data
- Operasi
Keempat hal tersebut harus mampu disinkronisasikan secara tepat oleh perusahaan
agar tujuan dari pengembangan sistem informasi tersebut dapat sesuai dengan
kebutuhan perusahaan. Adapun beberapa manfaat yang dapat diterima dari
pengembangan sistem informasi ini meliputi :
1. Sebagai salah satu sumberdaya organisasi yang menunjang kegiatan
operasional, dan manajerial.
2. Memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, dan tersaji dalam bentuk
yang sesuai.
3. Menunjang keunggulan kompetitif perusahaan
Perusahaan yang ingin terus berkompetisi secara baik dan menjadi
“pemenang” dari suatu segmen bisnis yang dijalaninya, harus mampu
memanfaatkan sistem informasi secara optimal. Terlebih di zaman yang
semakin maju dan modern dimana penggunaan sistem informasi telah
menjadi suatu keharusan yang mutlak agar bisnis yang dilakukan tidak lagi
terbentuk oleh jarak, waktu dan biaya. Sistem informasi pun akan sangat
membantu perusahaan dalam melakukan ekpansi bisnisnya, mencari
kekuatan dan kelemahan pesaing serta untuk mengetahui kebutuhan
konsumen.
21
DAFTAR PUSTAKA
Davis B. Gordon.
Sistem Informasi Manajemen.
Pengembangannya. 1995. PT. Pustaka Binaman Pressindo.
Struktur
dan
Jogiyanto, 2003. Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi: Konsep
Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan). Penerbit Andi
Yogyakarta, Yogyakarta.
Mc. Leod, Jr. Raymond. 1996 Sistem Informasi Manajeedition. Englewood
Climen. A Study of Computer Based Information Systems. 6th , New Jersey. PT.
Prenhallindo. Jakarta.
Mulyanto, Aunur R. 2008. Rekayasa Perangkat Lunak Jilid 1 untuk SMK.
Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan, Direktorat Jenderal
Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional :
Jakarta
O’Brien, James A. dan Marakas, George M. 2011. “Management Information
Systems, 10th Edition”. McGraw-Hill/ Irwin, New York.
Fitrawan, AM. 2011. Peranan Metode Pengembangan System Development Life
Cycle (SDLC) Terhadap Kualitas Sistem Informasi. http://afranmf.blogspot.
com/2011/04/peranan-metode-pengembangan-system.html. Diakses 22 Maret
2011.
22