Komunikasi Multimedia - Universitas Mercu Buana

Modul ke:
Komunikasi Multimedia
PR dan E-Mail
Fakultas
Ilmu
Komunikasi
Program Studi
Public Relations
www.mercubuana.ac.id
Anindita, S.Pd, M.Ikom
Pembahasan
• E-mail
• E-mail Signature
• Mailing List
E-mail
• Electronic mail adalah salah satu sarana komunikasi yang
cukup handal, perbandingannya dengan mail adalah waktu
pengirimannya yang sangat cepat
• Dalam konteks PR, e-mail juga merupakan sarana yang
efektif untuk membangun dan meruntuhkan reputasi
• Banyak perusahaan seringkali menganggap sepele bahwa
cara menulis email yang salah atau terlalu lama dalam
menjawab pertanyaan melalui email yang masuk akan
meruntuhkan reputasi yang telah dibangun secara offline
dengan susah payah dan dengan biaya yang mahal
Pesan Email yang Efektif
• Perhatikan Subject Line dari email yang
ditulis
• Gunakan Mail Merge agar terkesan formal
dan private
• Gunakan nama pribadi
• Perhatikan Isi dari email
• Penggunaan Signature File (Kartu Nama
Elektronik)
• Perhatikan penggunaan attachment
Signature File
• Kartu nama elektronik berfungsi sebagai alat identitas
dari pengirim email
• Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:
Sebutkan informasi identitas anda dengan secukupnya
Singkat, tidak lebih dari delapan baris
Jangan menyebutkan harga-harga produk tertentu
Jangan menggunakan terlalu banyak simbol
Jangan menyebutkan sederetan produk yang dijual
Jangan menuliskan nada-nada penjualan secara langsung. Pilihlah nada
penjualan yang tidak langsung, misalnya akan ada obral cepat melalui
situs web
– Mengomunikasikan suatu event atau acara
– Memberitahukan tentang suatu penghargaan yang didapatkan oleh
perusahaan
–
–
–
–
–
–
Contoh Signature File
Cara membuat Signature File di Yahoo Mail
• Buka email anda lalu klik menu Pengaturan
di bagian kanan atas
• Pilih menu Akun lalu cari pilihan Tanda
Tangan
• Tandai ‘Bubuhkan tanda tangan pada email
yang Anda kirim’
• Tulislah signature file yang anda inginkan.
Catatan: Anda dapat menulis di Ms Word
terlebih dahulu lalu mengcopynya ke
kolom signature file anda.
Mailing List
• Mailing list adalah kelompok diskusi yang
terdiri dari beberapa alamat email
• Saat seseorang mengirim pesan ke alamat
mailing list tersebut, maka seluruh
anggota mailing list akan menerima pesan
tersebut.
• Mailing list berfungsi untuk membentuk
forum diskusi dengan interest tertentu.
Contoh Mailing List PR UMB
Cara Mendaftar Mailing List
Via web
• Buka homepage milis di http://groups.yahoo.com
• Cari topik atau nama grup yang diminati, misal: PR UMB –
Komunikasi Multimedia di menu SEARCH
• Klik Join untuk mendaftar
Via email
• Kirim email ke [email protected]
• Contoh: Kirim pesan kosong ke alamat email [email protected]
• Setelah mendaftar, secara otomatis server mailing list akan mengirim
email konfirmasi kepada subscriber (pendaftar).
• Cek segera inbox email bila pendaftaran yang pertama berhasil maka
akan ada message dari ‘Yahoo Groups’ dengan subject ‘Please
Confirm Your...’, segera balas email tersebut apa adanya.
• Bila berhasil maka anda telah menjadi anggota mailing list.
Cara Membuat Mailing List
• Berikut ini adalah cara untuk membuat mailing
list dengan asumsi menggunakan domain mailing
list yahoogroups.com:
• Langkah 1: Buka website
https://groups.yahoo.com/neo kemudian klik
Start a New Group
• Langkah 2: Isi data grup yang meliputi: Nama,
Deskripsi, Alamat Web, Email, Jenis Grup dan
Kategori. Selanjutnya klik “Next”.
• Langkah 3: Masukan kode verifikasi lalu ceklist “I
accept ...” dan klik “Accept and Create”
Terima Kasih
Anindita, S.Pd, M.Ikom