File

ORGANISASI DAN SI
A. Ridwan Siregar
ORGANISASI DAN SI
• SI dan organisasi saling mempengaruhi satu
sama lain
• Di satu sisi, SI harus disesuaikan dengan
organisasi untuk menyediakan informasi bagi
kelompok penting di dalam organisasi
• Di sisi lain, organisasi harus sadar dan
membuka diri terhadap pengaruh SI untuk
mengambil manfaat dari teknologi baru
SIM
Modul-3
2
ORGANISASI DAN SI
• Interaksi antara TI dan organisasi sangat
kompleks dan dipengaruhi oleh sejumlah
faktor penengah termasuk struktur
organisasi, SOP, politik, budaya,
lingkungan sekitar, dan keputusan
manajemen
SIM
Modul-3
3
HUBUNGAN ANTARA ORGANISASI
DAN TI
Faktor Mediasi:
Organisasi
SIM
Struktur Organisasi
Prosedur Operasi Standar
Politik
Budaya
Lingkungan
Keputusan Manajemen
Perubahan
Modul-3
Teknologi
Informasi
4
ORGANISASI DAN SI
• Kita tidak dapat mendesain sistem baru atau
mengerti sistem berjalan tanpa memahami
organisasi
• Manajer memutuskan:
– sistem apa yang akan dibangun,
– apa yang akan dilakukan oleh sistem tersebut, dan
– bagaimana sistem tersebut diimplementasikan,
dan seterusnya
SIM
Modul-3
5
DEFINISI TEKNIS ORGANISASI
Organisasi adalah suatu struktur sosial yg stabil
dan formal yg mengambil sumberdaya dari
lingkungannya dan memerosesnya untuk
menghasilkan keluaran
• Stabil: bukan grup informal, dalam arti usia panjang dan
bersifat rutin
• Formal: sbg entitas hukum (legal entity), dengan aturan
dan prosedur internal yg sesuai dengan hukum
• Struktur sosial: terdiri dari elemen-elemen sosial
SIM
Modul-3
6
DEFINISI TEKNIS ORGANISASI
Organisasi
Masukan dari
lingkungan
Keluaran thd
lingkungan
Proses produksi
SIM
Modul-3
7
DEFINISI PERILAKU
Organisasi adalah suatu kumpulan hak-hak, hak
istimewa, kewajiban, dan tanggung-jawab yang
berimbang dalam suatu kurun waktu melalui
konflik dan pemecahan konflik
Orang yg bekerja dalam organisasi membangun cara
bekerja secara umum; terkait dgn hubungan yg ada; dan
membuat pengaturan dgn atasan dan bawahan ttg bgm
pekerjaan dilakukan, sebanyak apa yang akan dilakukan,
dan dalam persyaratan bgm.
Sebagian besar aturan tsb tidak terdapat di dalam buku
aturan formal
SIM
Modul-3
8
PANDANGAN PERILAKU
THD ORGANISASI
ORGANISASI FORMAL
Struktur
Hirarki
Pembagian tenaga kerja
Aturan, prosedur
Proses bisnis (urusan)
Sumberdaya
Lingkungan
SIM
Proses
Hak/kewajiban
Hak istimewa/tanggung-jawab
Nilai-nilai
Norma
Manusia
Modul-3
Keluaran
Lingkungan
9
FITUR UMUM ORGANISASI
Max Weber (1911):
Menyebut organisasi sebagai birokrasi yang
memiliki ciri-ciri “struktural”
Birokrasi:
Suatu organisasi formal dengan pembagian
tenaga kerja yang jelas, peraturan dan prosedur
abstrak, dan pengambilan keputusan yang tidak
memihak yang menggunakan kualifikasi teknis
dan profesionalisme sebagai dasar untuk
mempromosikan pekerja
SIM
Modul-3
10
CIRI-CIRI STRUKTURAL ORGANISASI
Max Weber:
•
•
•
•
•
•
Pemisahan tenaga kerja yang jelas
Hirarkis
Peraturan dan prosedur yang tegas
Penilaian yang tidak memihak
Kualifikasi teknis untuk jabatan
Efisiensi organisasi yang maksimal
Ciri-ciri Tambahan dari ilmuwan lain:
• Mengembangkan SOP
• Politik, dan
• Budaya
SIM
Modul-3
11
PROSEDUR OPERASI STANDAR (SOP)
Aturan ringkas, prosedur-prosedur, dan praktekpraktek yang dikembangkan oleh organisasi
untuk mengatasi dengan sebenarnya semua
situasi yang diharapkan
Sebagian dari aturan dan prosedur adalah tertulis,
kebanyakan “rules of thumb” untuk diikuti pada situasi
tertentu
Mengubah SOP tidak mudah, bahkan kemungkinan
organisasi harus menghentikan sementara produksi
SIM
Modul-3
12
POLITIK ORGANISASI
Di dalam organisasi, orang-orang menempati posisi yg
berbeda dgn keahlian, perhatian, dan perspektif yg
berbeda
Akibatnya, mereka memiliki pandangan yg berbeda ttg
bgm sumberdaya, penghargaan dan hukuman
didistribusikan
Shg bermuara pada perjuangan politik, kompetisi dan
konflik di dalam organisasi
Resistensi politik mrpk salah satu kesulitan besar dalam
melakukan perubahan organisasi terutama dalam
pengembangan SI baru
SIM
Modul-3
13
BUDAYA ORGANISASI
Serangkaian asumsi dasar tentang produk
apa yang seharusnya dihasilkan oleh
organisasi, bagaimana dan dimana
organisasi seharusnya menghasilkannya, dan
untuk siapa produk tersebut dihasilkan
Budaya organisasi merupakan hambatan yg kuat thd
perubahan terutama perubahan teknologi
Perubahan teknologi yg mengancam asumsi budaya yg
dimiliki secara umum akan menyebabkan resistensi
SIM
Modul-3
14
FITUR UNIK ORGANISASI
• Walaupun semua organisasi memiliki
karakteristik yang umum, tetapi tidak ada dua
organisasi yang identik.
• Organisasi memiliki struktur, sasaran,
konstituen, gaya kepemimpinan, tugas-tugas,
dan lingkungan sekitar, yang berbeda
SIM
Modul-3
15
JENIS ORGANISASI (Mintzberg, 1979)
 Entrepreneurial: Struktur sederhana dikelola oleh seorang
enterprenir  bisnis awal
 Birokrasi mesin: Manajemen dan pengambilan keputusan
terpusat  perusahaan manufaktur ukuran
menengah
 Birokrasi divisional: Kombinasi bbrp birokrasi mesin, satu
markasbesar terpusat  holding company
 Birokrasi profesional: Berbasis pengetahuan, didominasi
oleh para kepala bagian dengan kewenangan
terpusat yang lemah  firma hukum, rumah sakit,
sistem sekolah
 Adhocracy:“Satuan tugas” kelompok spesialis dalam tim
multidisiplin dgn manajemen pusat yg lemah 
perusahaan konsultan
SIM
Modul-3
16
ORGANISASI DAN LINGKUNGANNYA
Sumberdaya
Lingkungan dan
Kendala
Organisasi
Pemerintah
Kompetitor
Pelanggan
Lembaga Keuangan
Budaya
Pengetahuan
Teknologi
SIM
Sistem Informasi
Modul-3
17
FITUR PENTING ORGANISASI
SIM
Fitur Umum:
Fitur Unik:
Struktur formal
SOP
Politik
Budaya
Jenis Organisasi
Lingkungan
Tujuan
Kekuasaan
Konstituen
Fungsi
Kepemimpinan
Tugas
Teknologi
Proses Bisnis
Modul-3
18
PERUBAHAN PERAN SI DALAM
ORGANISASI
• SI telah menjadi perangkat integral, online,
dan interaktif yang terlibat secara mendalam
dalam operasional dan pengambilan
keputusan menit-ke-menit dari suatu
organisasi
• Telah terjadi perubahan peran SI dalam
organisasi
• SI dibentuk oleh interaksi antara organisasi
dan TI
SIM
Modul-3
19
INFRASTRUKTUR TI
Infrastruktur TI dirancang untuk membuat aliran
informasi melintasi perusahaan yg meliputi link ke
pelanggan, vendor dan infrastruktur publik,
termasuk Internet
Setiap organisasi menentukan bagaimana
konfigurasi infrastruktur tersebut
SIM
Modul-3
20
Siapa yg akan merancang, membangun dan
memelihara infrastruktur IT organisasi?
Keputusannya menentukan bagaimana
pelayanan IT akan disediakan
Unit organisasi formal yang bertanggungjawab adalah bagian sistem informasi
SIM
Modul-3
21
BAGIAN SISTEM INFORMASI
Unit orgnisasi formal yg bertanggungjawab untuk memelihara perangkat
keras, perangkat lunak, penyimpanan
data, dan jaringan yang merupakan
infrastruktur IT (fungsi SI) organisasi
SIM
Modul-3
22
PELAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI
ORGANISASI
Manajemen senior
Pengguna akhir
Bagian Sistem Informasi
Infrastruktur IT
Perangkat keras
Perangkat lunak
Penyimpanan data
Jaringan
SIM
Spesialis Sistem Informasi
CIO
Manajer
Analis Sistem
Desainer Sistem
Programmer
Spesialis Jaringan
Administrator Database
Tenaga Klerikal
Modul-3
23
SPESIALIS SISTEM INFORMASI
CIO:
Manajer senior yang bertanggung-jawab thd
fungsi SI di dalam organisasi
Manajer Sistem Informasi:
Pimpinan berbagai spesialis pada bagian
sistem informasi
SIM
Modul-3
24
Analis Sistem:
Spesialis yg menerjemahkan masalah dan
kebutuhan organisasi ke dalam kebutuhan
informasi dan sistem, bertindak sbg
penghubung antara bagian sistem informasi
dan organisasi
Programmer:
Spesialis teknis berkeahlian tinggi yang
menulis instruksi-instruksi perangkat lunak
komputer
SIM
Modul-3
25
BAGAIMANA SI BERDAMPAK PADA
ORGANISASI
Bgm perubahan TI mempengaruhi
organisasi?
Utk memperoleh jawabannya kita melihat
pada hasil penelitian dan teori yg
berbasis pada pendekatan ekonomi dan
perilaku
SIM
Modul-3
26
TEORI EKONOMI
TI dipandang sbg suatu faktor produksi yg
dapat disubsitusikan secara bebas thd
modal dan tenaga kerja
Dengan demikian, TI seharusnya
menghasilkan pengurangan sejumlah
manajer menengah dan pekerja klerikal
karena TI menggantikan tenaga kerja
SIM
Modul-3
27
TEORI PERILAKU
TI dapat mengubah hirarki pengambilan
keputusan dalam organisasi dengan
menurunkan biaya pemerolehan informasi dan
memperluas distribusi informasi
TI dapat mengangkut informasi langsung dari
unit-unit operasi kepada manajer senior, shg
menghilangkan manajer menengah dan
pekerja klerikal pendukungnya
SIM
Modul-3
28
INTERNET DAN ORGANISASI
Internet memberikan pengaruh besar terhadap
hubungan antara organisai dengan entitas
eksternal
Internet meningkatkan pengaksesan,
penyimpanan, dan pendistribusian informasi
dan pengetahuan bagi organisasi
Internet menurunkan biaya transaksi dan
perantara yang dihadapi oleh kebanyakan
organisasi
SIM
Modul-3
29
FAKTOR-FAKTOR PENTING DALAM
PERENCANAAN SISTEM BARU
•
•
•
•
•
•
•
•
Lingkungan organisasi
Struktur organisasi (hirarki, spesialisasi, SOP)
Budaya dan politik organisasi
Jenis organisasi
Gaya kepemimpinan
Dukungan dan pemahaman dari manajemen puncak
Kelompok berkepentingan yg terpengaruh oleh sistem
Jenis tugas, keputusan, dan proses urusan di mana SI
dirancang untuk membantunya
• Sentimen dan sikap pekerja di dalam organisasi yg
akan menggunakan SI
• Sejarah organisasi: investasi IT yl, ketrampilan yg ada,
program-program penting, dan SDM
SIM
Modul-3
30
• TERIMA KASIH
SIM
Modul-3
31