analisis kinerja organisasi di unit kerja administrasi umum dan
advertisement
“ STANDAR DAN PROSEDUR KERJA SEBAGAI SALAH SATU PEDOMAN UNTUK PENINGKATAN MUTU PELAYANAN DI BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK , KEMAHASISWAAN & PERENCANAAN SISTEM INFORMASI (AKPSI) POLITEKNIK MANUFAKTUR NEGERI BANDUNG “ Oleh : Supriyadi Sadikin ABSTRAK Sistem manajemen yang dirancang dengan baik dan dijalankan secara efektif tidak akan memperumit birokrasi organisasi. Sistem ini akan memastikan bahwa organisasi mengidentifikasi kebutuhan pelanggannya; menetapkan proses-proses yang digunakan dalam menyediakan produk dan jasa untuk memenuhi persyaratanpersyaratan tersebut; mengidentifikasi cara terbaik untuk mengendalikan tiap proses; dan memastikan bahwa pengendalian dilaksanakan secara efektif. Sistem manajemen yang efektif juga akan memastikan bahwa suatu organisasi memantau dan mengukur kinerjanya serta mengidentifikasi area yang dapat ditingkatkan Cara yang ditempuh oleh suatu organisasi untuk membangun dan menjalankan suatu sistem manajemen tergantung pada beberapa faktor : budaya, pasar, pelanggan dan politik. Menjalankan suatu sistem manajemen merupakan suatu keputusan yang strategis yang akan berdampak signifikan pada cara kerja organisasi PENDAHULUAN Untuk mengarahkan dan mengoperasikan suatu organisasi dengan sukses, perlu diarahkan dan dikendalikan dengan cara yang sistematis dan transparan. Keberhasilan bisa berasal dari pelaksanaan dan pemeliharaan suatu sistem manajemen yang dirancang untuk meningkatkan kinerja secara berkelanjutan memperhatikan kebutuhan semua pihak-pihak yang berkepentingan. Mengelola suatu organisasi mencakup manajemen mutu yang antara lain adalah disiplin manajemen Apabila Politeknik Manufaktur Negeri Bandung terutama pada Bagian administrasi Akademik dapat melaksanakan sistem manajemen yang berpedoman pada standar dan prosedur kerja yang direncanakan dengan baik yang sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen mutu, maka efisiensi , kinerja dan mutu pelayanan pegawai di Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Perencanaan Sistem Informasi akan meningkat dan mereka akan bekerja dengan lebih giat dan lebih baik lagi. Latar Belakang Suatu organisasi untuk berfungsi efektif harus mengetahui dan mengelola sejumlah kegiatan yang saling berhubungan. Suatu kegiatan yang memakai sumber daya, dan dikelola untuk memungkinkan transformasi masukan menjadi keluaran, dapat dianggap sebagai suatu proses. Acapkali keluaran suatu proses merupakan masukan bagi proses berikutnya. Aplikasi suatu sistem proses dalam sebuah organisasi, bersama identifikasi dan interaksi proses-proses tersebut, serta pengelolaannya, dapat dinamakan “pendekatan proses”. Keunggulan pendekatan proses adalah kendali terus menerus yang diberikannya terhadap hubungan antara proses-proses secara individu yang ada dalam sistem proses, maupun kombinasi dan interaksi diantara proses-proses tersebut. 1/15 Bila dipakai dalam sistem manajemen mutu, pendekatan seperti itu menekankan pentingnya : a. b. c. d. Memahami dan memenuhi persyaratan Kebutuhan untuk mempertimbangkan proses dalam pengertian nilai tambah Memperoleh hasil kinerja proses dan keefektifannya; dan Perbaikan berkesinambungan dari proses berdasarkan pengukuran yang objektif Suatu proses mentransformasikan masukan (nyata maupun tidak nyata) menjadi keluaran-keluaran dengan menggunakan mekanisme/sumber daya dan biasanya dikelola dan diatur melalui pengendalian. FEEDBACK LOOP (UMPAN BALIK) INPUTS PROCESS OUTPUTS CONTROLS (PENGENDALIAN) ORGANISATIONAL PROCESSES (PROSES ORGANISASI) CUTOMER SATISFACTION (KEPUASAN PELANGGAN) RESOUCESS (SUMBER DAYA) Gambar.1.1 Identifikasi dan pengelolaan berbagai proses di dalam suatu organisasi, dan interaksiinteraksi antara proses-proses ini, dapat disebut sebagai ‘pendekatan proses untuk manajemen’. Pendekatan proses memfasilitasi kemampuan suatu organisasi untuk mengidentifikasi dan memahami kegiatan-kegiatan dan saling ketergantungannya. Hal ini memungkinkan suatu organisasi untuk mendefinisikan dan mengendalikan kegiatankegiatan ini. Kegiatan atau operasi yang menerima masukan dan mengubahnya menjadi keluarankeluaran dapat dianggap sebagai suatu proses. Semua organisasi baik yang membuat suatu produk dan/atau menyediakan suatu jasa terdiri atas serangkaian proses. Agar suatu organisasi dapat bekerja secara efektif, maka ia harus mendefinisikan dan mengelola berbagai proses-proses yang saling terkait. Seringkali keluaran dari satu proses akan menjadi masukan untuk proses berikutnya 2/15 Dalam upaya meningkatkan kinerja dan mutu pelayanan maka fokus utama dari Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Perencanaan Sistem Informasi diarahkan kepada faktor dominan dari organisasi untuk mempertahankan keberadaannya. Pentingnya standar kerja dalam hal ini mengenai Work Instruction atau Instruksi kerja dan Standard Operation Procedure (SOP)/Prosedur kerja disebabkan karena pada hakekatnya standar kerja merupakan pedoman untuk meningkatkan mutu pelayanan yang sesuai dengan prosedur yang berlaku dan menjadi evaluasi keberhasilan dalam bidang tugas dan pekerjaannya. Dengan demikian bagi setiap manajemen perusahaan menyadari pentingnya Standar kerja di dalam melakukan suatu kegiatan di dalam institusi atau perusahaan Berdasarkan observasi penulis pada Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Perencanaan Sistem Informasi ditemukan bahwa efisiensi kerja pegawai belum optimal, hal ini terlihat dari indikator sebagai berikut : 1. Dalam hal pengendalian dokumen, penerbitan suatu dokumen manual, masih adanya dokumen yang belum disahkan oleh petugas standarisasi, akan tetapi dokumen tersebut sudah dipergunakan untuk melakukan suatu kegiatan 2. Pengidentifikasian tindakan pencegahan biasanya hanya dilakukan pada SDMnya saja kurang melihat terhadap faktor-faktor lain. Pihak manajemen menganggap setiap kesalahan terjadi karena SDM-nya yang kurang waspada, padahal selain SDM masih ada faktor lain yang menjadi penyebab. Setelah terjadi berulang kali baru diadakan identifikasi terhadap semua aspek Masalah di atas diduga ada kaitannya dengan belum menerapkan standar dan prosedur kerja sebagai pedoman untuk melaksanakan pekerjaan dengan indikatornya sebagai berikut : 1. belum dibuatnya suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian dokumen 2. Belum disusunnya buku pedoman (manual book) tentang sistem dan prosedur kerja di Bagian administrasi akademik, kemahasiswaan dan perencanaan sistem informasi, yang berfungsi sebagai pedoman untuk melaksanakan setiap kegiatan Penulis berpendapat bahwa adanya indikasi tersebut diatas dapat mengakibatkan tidak tercurahnya kemampuan yang dimiliki pegawai terhadap pekerjaannya, sehingga tugas-tugas yang diembankan kepadanya tidak dapat dijalankan sesuai dengan ketentuan. Oleh karena itu diperlukan suatu usaha berupa pedoman berupa sistem dan prosedur kerja, agar mereka mengetahui proses, menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan dan mampu meningkatkan kualitas pelayanan mereka untuk mencurahkan kemampuannya dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Identifikasi Masalah Berdasarkan Latar belakang penelitian yang ada, penulis mengidentifikasikan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana standar dan prosedur kerja sebagai salah satu pedoman untuk meningkatkan mutu pelayanan bagian Administrasi Akademik , Kemahasiswaan & Perencanaan Sistem Informasi Politeknik Manufaktur Negeri Bandung 2. Faktor-faktor apa saja penyebab diperlukannya standar dan prosedur kerja sebagai pedoman untuk meningkatkan mutu pelayanan di bagian Administrasi Akademik , 3/15 Kemahasiswaan & Perencanaan Sistem Informasi Politeknik Manufaktur Negeri Bandung 3. Memantau, mengukur dan menganalisis proses-proses pelaksanaan pekerjaan di bagian Administrasi Akademik , Kemahasiswaan & Perencanaan Sistem Informasi Politeknik Manufaktur Negeri Bandung Tujuan dan Kegunaan Penelitian Tujuan penulis mengadakan penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui dan memahami standar dan prosedur kerja sebagai salah satu pedoman untuk meningkatkan mutu pelayanan di bagian Administrasi Akademik , Kemahasiswaan & Perencanaan Sistem Informasi Politeknik Manufaktur Negeri Bandung. 2. Untuk mengetahui faktor-faktor apa saja penyebab diperlukannya standar dan prosedur kerja sebagai salaha satu pedoman untuk meningkatkan mutu pelayanan di bagian Administrasi Akademik , Kemahasiswaan & Perencanaan Sistem Informasi Politeknik Manufaktur Negeri Bandung 3. Untuk mengetahui proses pelaksanaan pekerjaan bagian Administrasi Akademik , Kemahasiswaan & Perencanaan Sistem Informasi Politeknik Manufaktur Negeri Bandung Sedangkan kegunaan penelitian ini adalah : 1. Untuk menambah pengetahuan, wawasan serta memberikan manfaat bagi penulis dalam melaksanakan dan membandingkan antara pengetahuan yang diperoleh selama bekerja dengan prakteknya di lapangan, khususnya mengenai Standard Operation Procedure (SOP) 2. Diharapkan dari hasil penelitian ini dapat memberikan sumbangan pemikiran dalam upaya meningkatkan efisiensi, efektifitas dan kinerja pegawai dengan adanya prosedur kerja yang dibuat untuk memudahkan kegiatan kerja karena dibuat untuk meningkatkan kualitas mutu kerja dan produktivitas kerja pegawai Politeknik Manufaktur Negeri Bandung khususnya di Bagian Administrasi Akademik , Kemahasiswaan & Perencanaan Sistem Informasi. Anggapan Dasar dan Hipotesis Anggapan dasar Dalam memenuhi kepuasan pelanggan, Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Perencanaan Sistem Informasi yang mempunyai tugas memberikan layanan dibidang administrasi akademik, kemahasiswaan, kerjasama, registrasi, perencanaan dan sistem informasi di lingkungan Politeknik Manufaktur Negeri Bandung. Urusan akademik mempunyai tugas melakukan urusan administrasi pendidikan, penelitian terapan, pengabdian kepada masyarakat dan kerjasama dengan instansi lain, urusan kemahasiswaan mempunyai tugas melakukan urusan administrasi pembinaan kemahasiswaan dan urusan perencanaan dan sistem. Untuk mendapatkan hasil dan pelayanan yang baik dimulai dengan mengatur tata kerja agar dapat teratur dan dapat didokumentasikan secara baik. Cara yang diambil dalam pengaturan tatakerja adalah dengan mengadopsi sistem Quality Procedure ISO 9001:2000, yang mengatur segala tata cara kerja sehingga memberikan hasil yang baik dalampencapaian target. Maka semakin baiknya tata kerja karyawan dalam suatu perusahaan akan semakin mempermudah pencapaian hasil yang baik serta mempermudah dalam kualitas produk dan pelayanan yang diinginkan 4/15 Landasan Teori Untuk mengarahkan dan mengoperasikan suatu organisasi dengan sukses, perlu diarahkan dan dikendalikan dengan cara yang sistematis dan transparan. Keberhasilan bisa berasal dari pelaksanaan dan pemeliharaan suatu sistem manajemen yang dirancang untuk meningkatkan kinerja secara berkelanjutan memperhatikan kebutuhan semua pihak-pihak yang berkepentingan. Mengelola suatu organisasi mencakup manajemen mutu yang antara lain adalah disiplin manajemen Delapan Prinsip-prinsip Manajemen Mutu : 1. Organisasi yang berfokus pada pelanggan Organisasi tergantung kepada pelanggannya dan oleh karena itu seharusnya memahami kebutuhan pelanggan yang ada sekarang atau yang akan datang perlu memenuhi kebutuahn pelanggan dan berusaha memenuhi harapan-harapan pelanggan 2. Kepemimpinan Para pemimpin menetapkan kesatuan maksud dan arah organisasi. Mereka harus menciptakan dan menjaga lingkungan internal dimana orang dapat terlibat penuh dalam pencapaian sasaran-sasaran organisasi 3. Keterlibatan personel Personel disemua level adalah esensi dari suatu organisasi dan keterlibatan penuh mereka memungkinkan kemampuan mereka untuk digunakan begi benefit organisasi. 4. Pendekatan proses Suatu hasil yang dikehendaki dicapai secara efisien jika kegiatan-kegiatan dan sumber daya terkait dikelola sebagai suatu proses 5. Pendekatan sistem manajemen Mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses-proses yang saling terkait sebagai suatu sistem yang memberikan kontribusi bagi efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai sasaran-sasarannya 6. Peningkatan yang berkelanjutan Peningkatan berkelanjutan keseluruhan kinerja organisasi harus tetap menjadi sasaran organisasi 7. Pendekatan faktual untuk pengambilan keputusan Keputusan-keputusan yang efektif didasarkan pada analisisi data dan informasi 8. Hubungan pemasok yang saling menguntungkan Organisasi dan pemasoknya saling tergantung dan hubungan yang saling menguntungkan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai Suatu organisasi untuk berfungsi efektif harus mengetahui dan mengelola sejumlah kegiatan yang saling berhubungan. Suatu kegiatan yang memakai sumber daya, dan dikelola untuk memungkinkan transformasi masukan menjadi keluaran, dapat dianggap sebagai suatu proses. Acapkali keluaran suatu proses merupakan masukan bagi proses berikutnya Sistem manajemen mutu adalah bagian dari manajemen sistem organisasi yang memfokuskan pada pencapaian keluaran-keluaran (hasil-hasil), berdasarkan sasaran mutu untuk memenuhi kebutuhan dan harapan para pelanggannya. Sasaran-sasaran ini 5/15 melengkapi sasaran organisasi lain seperti yang terkait dengan pertumbuhan, pendanaan, profitabilitas, keselamatan dan lingkungan. Standar ini menentukan persyaratan sistem manajemen mutu, apabila sebuah organisasi : a. Perlu memperagakan kemampuannya secara konsisten menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peratuan yang berlaku ;dan b. Bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui aplikasi sistem secara efektif, termasuk proses perbaikan berkesinambungan dari sistem dan kepastian kesesuaiannya dengan persyaratan pelanggan serta peraturan yang berlaku Pengertian Standarisasi Standarisasi adalah aturan tentang apa saja yang dianggap perlu untuk dibakukan dan dikomunikasikan secara tertulis Standarisasi dalam bekerja Standarisasi yang dibahas disini adalah standar kerja yang perlu dibuat secara tertulis dan berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan, secara umum disebut dengan WI (Work Instruktion) atau IK (Instruksi Kerja), selanjutnya disebut Standar Kerja Definisi Standar kerja Lembar petunjuk yang berupa instruksi atau cara kerja yang wajib dilakukan oleh semua yang terlibat dalam proses tersebut agar proses dan hasil kerja sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari standar kerja 1. 2. 3. 4. 5. 6. Salah satu sarana untuk implementasi BIQ (Build in Quality) Sebagai visualisasi untuk mendapatkan problem dan melakukan pengendalian Petunjuk atau panduan kerja bagi yang melakukan proses tersebut Menghindari terjadinya penyimpangan proses Sebagai Visual Control dari proses kerja Menjaga agar proses yang dilakukan oleh siapapun tetap sama Kaitan Standar kerja dengan pekerjaan Standar kerja akan menentukan proses kerja, dan proses kerja akan banyak mempengaruhi keberhasilan pencapaian sasaran/target serta untuk mengendalikan faktorfaktor QCDSMPE: Q = Quality C = Cost D = Delivery S = Safety M = Man P = Productivity E = Environment Jenis Standar Kerja a. Work Instruktion/Instruksi Kerja Berbentuk order pekerjaan, isinya instruksi untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang menekankan pada urutan kerja (Sequence) dan waktu yang digunakan atau “What to do, apa yang dilakukan”. 6/15 b. Prosedur Kerja (Standard Operation Procedure) Berbentuk cara kerja yang lebih rinci, isinya bertujuan memberi penjelasan bagaimana melakukan pekerjaan tersebut atau “How to do, Bagaimana melakukan pekerjaan tersebut”. Secara umum Suatu sistem manajemen mutu haru didokumentasikan, dijalankan, dipelihara dan secara berkelanjutan ditingkatkan sesuai dengan persyaratan khusus standar, proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu hendaknya mencakup proses untuk kegiatan manajemen, penyediaan sumber daya, realisasi produk dan pengukuran Konsep Kualitas Pelayanan Pelayanan diperlukan manusia sebagai salah satu bentuk pemenuhan kebutuhannya baik itu untuk kepentingan pribadi maupun kepentingan umum Pengertian pelayanan menurut Albrecht dalam Lovelock (Sedarmayanti, 1999:194) sebagai berikut : A total organizational approach that makes quality of service as perceived by the customer, the number one driving force for the operation of the business. (Suatu pendekatan organisasi total yang menjadikan kualitas pelayanan yang diterima pengguna jasa, sebagai kekuatan penggerak utama dalam pengoperasian bisnis). Pengertian pelayanan yang dikemukakan Albrecht lebih mendekati definisi pelayanan pada usaha jasa, dimana kebijakan perusahaan seluruhnya ditujukan untuk pemenuhan kepuasan pelanggan yang menentukan dinamika hidup perusahaan Pelayanan yang dikeluarkan Departemen Pendayagunaan Aparatur Negara dengan yang lain adalah adanya unsur kekuatan hukum, yaitu peraturan perundang-undangan yang dapat menjadi salah satu kerangka pelaksanaan pelayanan. Hal ini muncul sebagai konsekuensi dari tugas kementrian yang menjadi salah satu induk dikeluarkannya peraturan/undang-undang untuk mengatur secara umum segala pelaksanaan yang berada di bawah tanggung jawabnya. Pelayanan umum menurut Keputusan MENPAN harus mengandung sendi-sendi sebagai berikut : 1. Kesederhaan, prosedur/tata kerja pelayanan umum diselenggarakan secara mudah, lancar, cepat, tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan. 2. Kejelasan dan kepastian, dalam arti : procedure/tata cara pelayanan umum; persyaratan pelayanan umum, baik teknis maupun administratif; unit kerja dan atau pejabat yang berwenang dan tanggung jawab dalam memberikan pelayanan umum; jadwal waktu penyelesaian umum 3. Keamanan, dalam arti proses serta hasil pelayanan umum dapat memberikan keamanan dan kenyamanan serta dapat memberikan kepastian hukum. 7/15 4. Keterbukaan, yaitu prosedur dan tata kerja pelayanan, persyaratan, satuan kerja, pejabat penanggung jawab memberi layanan wajib diinformasikan secara terbuka agar mudah dipahami oleh masyarakat baik diminta maupun tidak diminta. 5. Efisien : Persyaratan pelayanan dibatasi pada hal-hal yang berkaitan langsung dengan pencapaian sasaran pelayanan; Mencegah pengulangan kelengkapan persyaratan dari satuan kerja lainnya. 6. Ekonomis, yaitu pengenaan biaya ditetapkan secara wajar, dengan memperhatikan barang/jasa pelayanan, konidisi dan kemampuan masyarakat untuk membayar, serta ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 7. Keadilan yang merata, yaitu cakupan/jangkauan pelayanan diusahakan seluas mungkin. 8. Ketepatan waktu, dalam arti pelaksanaan diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan. Dari kedelapan sendi pelayanan umum tersebut diatas yang harus disadari dan dilaksanakan dalam pekerjaan sehari-hari secara efektif dan efisien sehingga tercapainya tujuan. Hipotesis Berdasarkan anggapan dasar tersebut maka penulis mengajukan hipotesis sebagai berikut “ Jika Standar dan Prosedur Kerja menjadi salah satu pedoman dalam melaksanakan suatu kegiatan pekerjaan, Maka Mutu Pelayanan di Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Perencanaan Sistem Informasi Politeknik Manufaktur Negeri Bandung akan meningkat dan hasil kerja sesuai dengan yang diharapkan “. Pendekatan yang dilakukan untuk standar dan prosedur kerja adalah pendekatan proses, keunggulan pendekatan proses adalah kendali terus menerus yang diberikannya terhadap hubungan antara proses-proses secara individu yang ada dalam sistem proses, maupun kombinasi dan interaksi diantara proses-proses tersebut. Bila dipakai dalam sistem manajemen mutu, pendekatan seperti itu menekankan pentingnya : a. b. c. d. Memahami dan memenuhi persyaratan Kebutuhan untuk mempetimbangkan proses dalam pengertian nilai tambah Memperoleh hasil kerja proses dan keefektifannya, dan Perbaikan berkesinambungan dari proses berdasarkan pengukuran yang objektif Metode Penelitian dan Teknik Pengumpulan Data 2.3.1 Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan penulis adalah metode deskriptif. Menurut Moh. Nazir, Metode Deskriptif adalah : 8/15 “ Suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari penelitian deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki “ (Nazir,1988:63 ). Teknik Pengumpulan dan Analisis Data Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini adalah melalui : 1. Studi kepustakaan, yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mempelajari buku-buku yang ada kaitannya dengan penelitian dan mempelajari dokumen-dokumen yang diperoleh dari hasil penelitian. 2. Studi lapangan, yaitu mengumpulkan data dengan cara terjun langsung ke lapangan yang menjadi objek penelitian melalui : Observasi, yaitu mengumpulkan data dengan cara mengadakan pengamatan lansung pada objek penelitian, dengan tujuan guna mendapatkan data mengenai standar dan prosedur kerja di Bagian administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Perencanaan Sistem Informasi Politeknik Manufaktur Negeri Bandung. Observasi yang dilakukan adalah observasi participant dimana penulis ikut serta dalam proses kerja. Data Penelitian Dari setiap Kegiatan pelayanan yang dilaksanakan di Bagian administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Perencanaan Sistem Informasi belum semuanya dibuatkan Standarisasi Prosedur Kerja, dari hasil pengamatan dan analisa penulis melalui observasi participan diketahui bahwa : 1. Pernyataan karyawan di Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Perencanaan Sistem Informasi tentang memahami tugas dan Tanggung jawab dalam pekerjaannya 2. Pernyataan karyawan di Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Perencanaan Sistem Informasi tentang memahami prosedur kerja, dan 3. Pernyataan tentang Pengetahuan atas tugas dan tanggung jawab, Dengan belum adanya Buku Pedoman mengenai sistem dan prosedur kerja di Bagian Administrasi Akademik akan menimbulkan hambatan dalam meningkatkan kualitas pelayanan akademik diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Di dalam hal menyamakan persepsi dengan semua pihak tentang pengetahuan, keterampilan dan sikap, karena masih terdapatnya berbagai reaksi yaitu siap bekerjasama, tidak mau bekerjasama atau bersikap pasif. 2. Belum optimalnya pelaksanaan kerjasama antara jurusan dan bagian administrasi akademik & kemahasiswaan dalam pelayanan akademik, karena beberapa kegiatan yang berhubungan dengan jurusan belum ada pedoman sistem dan prosedur kerja yang harus dilakukan sehingga sering terjadi duplikasi dalam pekerjaan 3. Belum memadainya kemampuan pegawai dalam melakukan pekerjaan secara komputerisasi dengan menggunakan aplikasi baru, sehingga penyelesaian pekerjaan belum optimal. 9/15 4. Belum semua pegawai memahami Job description-nya masing-masing, karena dari sisi pekerjaan masih ada pegawai yang beban kerjanya cukup besar dan diluar deskripsi pekerjaannya Analisa dan Pembahasan Pada bagian ini penulis akan menguraikan dan menganalisis data yang diperoleh dari hasil penelitian mengenai “Standar dan prosedur kerja sebagai salah satu pedoman untuk meningkatkan mutu pelayanan di Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Perencanaan Sistem Informasi Politeknik Manufaktur Negeri Bandung”. Adapun data dan informasi yang diperoleh yaitu dengan melakukan studi kepustakaan dan lapangan melalui observasi dan ikut serta dalam proses kerja Persyaratan Umum Setiap Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, mengimplementasikan, memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan standar. Organisasi harus : 1. Mengetahui proses yang diperlukan untuk Sistem Manajemen Mutu dan aplikasinya di seluruh organisasi 2. Menetapkan urutan dan interaksi proses-proses tersebut 3. Menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik operasi maupun kendali proses-proses tersebut efektif 4. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses tersebut 5. Memantau, mengukur dan menganalisis proses-proses tersebut;dan 6. Mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berkesinambungan dari proses-proses tersebut Proses-proses tersebut harus dikelola oleh organisasi sesuai dengan persyaratan standar Kondisi Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Perencanaan Sistem Informasi (AKPSI) mengenai hal tersebut diatas adalah : 1. Belum semua pegawai mengetahui proses yang diperlukan untuk Sistem Manajemen Mutu dan aplikasinya 2. Belum semua kegiatan yang dilakukan di Bagian AKPSI ada sistem dan dan proseudr kerjanya hal ini dapat dilihat dari tabel di bawah ini Berikut adalah Tabel Sistem dan Prosedur Kegiatan yang ada di AKPSI : No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru Daftar Ulang/Registrasi Pembuatan KTM Mahasiswa Absensi dan Kedisiplinan Mahasiswa Program Praktik Lapangan Asuransi Kecelakaan Mahasiswa Pembuatan Surat Keterangan Presentasi Industri SOP ? Sudah Sudah Sudah Sudah Sudah Belum Sudah Belum Tindakan proses pembuatan proses pembuatan 10/15 No 9. 10. 11. 12. Kegiatan SOP ? Cuti Mahasiswa Belum Penyelesaian Laporan Semester Sudah Laporan EPSBED Sudah Transkrip Nilai, Diploma dan SK Sudah Kelulusan Mahasiswa 13. Pelaksanaan Wisuda Belum Tabel 3.1 Tindakan proses pembuatan proses pembuatan Dari tabel diatas terlihat bahwa suatu kegiatan yang telah ada SOP-nya, menjadi pedoman bagi setiap pegawai untuk melaksanakan pekerjaan dan sudah berjalan dengan baik 3. Dari beberapa kegiatan yang dilakukan di Bagian AKPSI sudah menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik operasi maupun kendali proses-proses tersebut efektif 4. Belum maksimalnya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses manajemen mutu, sehingga diperlukan adanya suatu pelatihan untuk mendukungnya 5. Dalam hal memantau, mengukur, menganalisis serta mengimplementasikan yang diperlukan dan proses manajemen mutu sudah dilakukan oleh Bagian AKPSI dalam sasaran mutu dan pencapaian kinerja yang telah dilakukan secara periodik baik perbulan, perkuartal maupun persemester. Persyaratan Dokumentasi Dokumen Sistem Manajemen Mutu harus mencakup : 1. Pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu 2. Pedoman mutu 3. Prosedur terdokumentasi yang disyaratkan oleh standar kerja 4. Dokumen yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan perencanaan, operasi dan kendali prosesnya secara efektif 5. Adanya rekaman yang sesuai dengan standar dan ketentuan Kondisi di Bagian AKPSI mengenai hal Dokumen Sistem Manajemen Mutu masih belum dilaksanakan secara maksimal hal ini seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya masih ada beberapa kegiatan yang belum mempunyai sistem dan prosedur yang disyaratkan oleh standar kerja dan sistem pendokumentasian dan pengarsipan yang belum tertata dengan baik Di Dalam ISO 9001 secara khusus mewajibkan didokumentasikannya prosedur-prosedur untuk pengendalian dokumen, pengendalian, audit internal, tindakan korektif, tindakan pencegahan dan pengendalian yang tidak sesuai, selain hal tersebut diatas juga mencakup dokumen-dokumen untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian proses yang efektif. Penting dicatat bahwa prosedur bisa dalam bentuk apa saja Analisa Pelayanan Pada Bagian Administrasi Akademik , Kemahasiswaan dan PSI Pelayanan pada Bagian Administrasi Akademik , Kemahasiswaan & PSI meliputi kegiatan yang dilakukan secara rutin, semester dan kegiatan yang bersifat proyek, 11/15 Berikut kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan di Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan & PSI PROYEK SEMESTER RUTIN No. KEGIATAN 1 Korespondensi Internal (Nota Dinas, Pengumuman, Und) 2 Korespondensi Eksternal (Srt. Kep, Srt. Ket, Srt. Dinas) 3 Asuransi Kecelakaan (Klaim Lisan, Tertulis, Biaya Pengobatan, Laporan/thn) 4 Legalisir, Transkrip Nilai sblm 1994, Terjemahan Transkrip Nilai dan Diploma 5 Filling (Srt. Keluar, Srt. Masuk, Data Mhs-Pelatihan-Magang, STTB-NEM, Diploma yg blm diambil) 6 7 Melayani Mahasiswa, Alumni, Orang Tua, Tamu Masyarakat dan seluruh Pegawai POLMAN Pelatihan 7.1 Proses persiapan dan perencannaan 7.2 Proses penutupan dan penerbitan Sertifikat 1 Proses Jumlah Mahasiswa 2 Proses Data Pribadi Mahasiswa 3 Proses Penyusunan Jadwal Perkuliahan 4 Proses pembuatan form absensi mahasiswa 5 Proses Pembuatan Laporan Semester 6 Proses Hasil Laporan Semester 7 Program Praktik Lapangan (PPL) 8 Proses Spesialisasi Jurusan Teknik Manufaktur 1 Ujian Masuk / Penerimaan Mahasiswa Baru : 1.1 Persiapan dan Perencanaan 1.2 Ujian Masuk Tahap I dan Tahap II 1.3 Daftar Ulang Mahasiswa Baru, pembuatan KTM Presentasi Industri Wisuda 2.1 Persiapan dan Perencanaan 2.2 Penyelenggaraan Wisuda Magang/Pelatihan/Retooling 3.1 Persiapan dan Perencanaan 3.2 Ujian Masuk Tahap I dan Tahap II 3.3 Daftar Ulang Peserta Magang Tabel 3.2 2 3 4 Dari tabel 3.2 diatas dapat dilihat kegiatan-kegiatan yang dilakukan di Bagian AKPSI, dari semua kegiatan yang dilakukan beberapa kegiatan sudah dibuat suatu pedoman 12/15 berupa sistem dan prosedur kerja dan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian dokumen, sehingga mereka mengetahui proses, menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan dan mampu meningkatkan kualitas pelayanan., kegiatan yang sudah mempunyai sistem dan prosedur dapat dilihat pada tabel 3.1, Dari hasil pengamatan dan observasi participant tersebut dapat dikatakan bahwa secara umum persepsi karyawan untuk pernyataan Paham tugas dan Tanggung jawab, paham prosedur kerja dan Pengetahuan atas tugas dan tanggung jawab, menunjukkan bahwa rata-rata lebih dari 70% menyatakan setuju atas dimilikinya pengetahuan oleh pelaksana administrasi dalam memberikan pelayanannya dimana posisi tersebut termasuk dalam kategori baik, artinya bahwa pengetahuan yang digunakan melalui Paham tugas dan tanggung jawab, Paham prosedur kerja dan Pengetahuan atas tugas dan tanggung jawab telah dimiliki oleh pelaksana administrasi meskipun tidak 100%. Ini menunjukkan bahwa kompetensi pelaksana administrasi khususnya unsur pengetahuan tidak sepenuhnya dimiliki oleh pelaksana administrasi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Dalam hal kualitas mutu pelayanan di Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Perencanaan Sistem Informasi pada saat ini telah cukup baik tetapi belum maksimal, karena masih dalam taraf perbaikan dan pembenahan. Upaya Yang Dilakukan Untuk Meningkatkan Kualitas Pelayanan Akademik Upaya yang harus dilakukan untuk meningkatkan kualitas pelayanan akademik adalah : 1. Meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan sikap pelaksana administrasi akademik pada bidang yang sesuai dengan kompetensi yang disyaratkan. 2. Melakukan koordinasi secara kontinue sehingga terjalin kerjasama yang baik antara jurusan dan bagian administrasi akademik & kemahasiswaan sehingga pelayanan dapat optimal 3. Melakukan pertemuan dan pelatihan untuk pegawai akademik untuk mensosialisasikan sistem aplikasi baru dan menciptakan budaya kerja yang baru yaitu bekerja secara komputerisasi seluruh kegiatan, agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan termonitor. 4. Dengan terpenuhinya sarana dan prasarana tentu dalam hal pelayanan akademik akan berjalan dengan lancar. 5. Disusunnya Buku Panduan Sistem dan Prosedur di Bagian Admiistrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Perencanaan Sistem Informasi, sebagai petunjuk atau panduan kerja bagi yang melakukan proses tersebut dan Menghindari terjadinya penyimpangan proses serta menjaga agar proses yang dilakukan oleh siapapun tetap sama Penutup 1. Dengan melaksanakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 secara baik dan konsisten, maka Politeknik Manufaktur Bandung dalam hal ini Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Perencanaan Sistem Informasi diharapkan dapat memberikan kontribusi yang signifikan, baik terhadap institusi, pelanggan, karyawan, maupun pada masyarakat pada umumnya. Perbaikan secara berkelanjutan terhadap proses- 13/15 proses sistem manajemen mutu, secara umum dipastikan dapat meningkatkan kesesuaian prosedur dengan persyaratan dan kegunaannya, yang pada akhirnya juga akan meningkatkan kualias kerja dan produktivitas kerja. 2. Dengan adanya pedoman berupa sistem dan prosedur kerja, dalam beberapa kegiatan yang dilakukan di Bagian Akademik, Kemahasiswaan dan PSI, dapat meningkatkan kualitas pelayanan dan mengetahui proses, menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan 3. Dengan disusunnya Buku Panduan Sistem dan prosedur di Bagian AKPSI yang memuat berbagai prosedur kerja, diharapkan kegiatan bekerja dapat teratur, sehingga mengingkatkan produktivitas kerja akan semakin mudah dilakukan dan mutu pelayanan dapat lebih ditingkatkan Untuk meningkatkan kualitas pelayanan akademik, maka dalam penelitian ini penulis menyarankan sebagai berikut : 1. Meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan sikap pelaksana administrasi akademik pada bidang yang sesuai dengan kompetensi yang disyaratkan. 2. Membuat sistem aplikasi baru secara komputerisasi untuk seluruh kegiatan, dan memberikan pelatihan bagi pegawai administrasi akademik pada bidang kompetensi yang diperlukan, sehingga terbentuk budaya kerja yang baru dan setiap pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan termonitor 3. Melakukan koordinasi secara kontinue sehingga terjalin kerjasama yang baik antara jurusan dan bagian administrasi akademik & kemahasiswaan sehingga pelayanan dapat optimal 4. Untuk beberapa kegiatan yang belum mempunyai sistem dan prosedur kerja harus segera dibuat, sistem dan prosedur kerja dibuat harus memudahkan kegiatan kerja karena dibuat untuk meningkatkan mutu kerja dan produktivitas kerja 14/15 DAFTAR PUSTAKA Buku – buku : Penjelasan ISO 9001:2000, SAI GLOBAL, 2005 http://www. management.com Santoso, 1992. Prosedur dan Dokumentasi menurut ISO. Jakarta : PT. Sagitarius Tjiptono, Fandy & Anastasia Diana, 2003. Total Quality Management – Edisi Revisi. Yogyakarta : Penerbit ANDI Lukman, Sampara (1999), Manajemen Kualitas Pelayanan, Jakarta, STIA LAN Press. Moekijat. 1989 Perencanaan Sumber Daya Manusia. Jogjakarta : Gajah Mada University Press. Moekijat. 1995. Perencanaan dan Pengembangan Karier Pegawai. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya. Moenir. 1993. Pendekatan Manusiawi dan Organisasi Terhadap Pembinaan Kepegawaian. Jakarta : Gunung Agung Moh. Nazir. 1988. Metode Penelitian. Jakarta : Ghalia Indonesia Sugiyono. 1997. Metodologi Penelitian Administrasi. Bandung : Alfabeta 15/15
