DFD level 1. Pendaftaran Anggota
advertisement
PERANCANGAN DAN PEMBAHASAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Maka secara umum sistem informasi perpustakaan yang akan diusulkan, sebagai berikut : 1. Pendaftaran Anggota Pendaftaran anggota juga di lengkapi dengan pengecekan data anggota tersebut, missal : anggota tersebut baru atau lama. 2. Sirkulasi (Peminjaman dan Pengembalian Buku) Sirkulasi buku termasuk sejauh mana kelayakan buku yang akan dipinjam dan peminjaman buku tersebut memiliki denda atau tidak 3. Katalogisasi atau data Buku Buku terdiri dari seluruh buku yang sudah diinventarisasikan terlebih dahulu. 4. Inventarisasi Buku Buku yang termasuk baru akan diinventarisasi terlebih dahulu dengan mendapatkan nomor inventarisasi dan ditempelkan pada setiap buku. 5. Pemesanan Buku Perpustakaan juga menyediakan fasilitas untuk memesan buku yang boleh dipesan oleh siapa saja. Diagram Konteks Sistem Informasi Perpustakaan Anggota Bagian / Unit Luar data laporan Informasi Sistem Informasi Perpustakaan dokumen Management Gambar. Konteks Diagram Sistem Informasi Perpustakaan DFD level 1. Pendaftaran Anggota Anggota Unit Luar Data / Identitas Inf daftar laporan Proses Pendaftaran Anggota / Pengunjung dt.anggota dokumentasi database anggota Management Gambar. DFD level 1. Pendaftaran Anggota DFD Level 2. Pendaftaran Anggota Calon Anggota data / identitas data tdk valid 1.0 Cek Kebenaran Data / identitas data anggota database anggota data tdk valid dt.anggota 2.0 Cek Status Anggota / pengunjung Inf daftar data / status anggota 3.0 Penginputan data Anggota / pengunjung laporan Unit Luar dok anggota / pengunjung Management Gambar. DFD Level 2. Pendaftaran Anggota DFD Level 3. Pengecekan Identitas Anggota Identitas database anggota dok. ident 1.1 Cek Kartu Identitas kartu ident 1.2 Cek KTM / KTP / kartu lain Kartu ident Luar / lain KTM valid 1.3 Cek Kebijakan Perpus ttg ident Management laporan Gambar. DFD Level 3. Pengecekan Identitas Anggota / Pengunjung DFD Level 3. Pengecekan Status Anggota / Pengunjung Identitas database sirkulasi dok.identitas dt..sirkulasi 2.1 Cek Pembayaran daftar ulang data pembayaran masihh ada tunggakan pinjam 2.2 Cek Pinjam dok.pinjam Management Gambar. DFD Level 3. Pengecekan Status Anggota / Pengunjung DFD Level 4. Pengecekan Peminjamaan Buku Anggota data pembayaran database P / K dok bayar 2.2.1 Cek Jumlah Peminjaman dt.sirkulasi data jumlah 2.2.2 Cek keterlambatan tdk adaa keterlambata data lambat 2.2.3 Cek Denda Management dok. denda Gambar DFD Level 4. Pengecekan Peminjamaan Buku Anggota DFD Level 3. Pengecekan Data Anggota / Pengunjung Calon anggota / Pengunjung database anggota Data calon 3.1 Cek anggota / Pengujung data anggota / pengunjung data tdk valid 3.2 Cek kebijaksanaan tdk ada kebijakan dok.kebijakan Management Gambar DFD Level 3. Pengecekan Data Anggota / Pengunjung DFD Level 4. Penginputan data anggota Dari proses 3.1 Data anggota dok. data anggota 3.1.1 Penginputan data anggota / pengunjung dt.anggota database anggota dok. anggota Management Gambar DFD Level 4. Penginputan data anggota Usulan DFD Level 1. Inventarisasi & Katalog Buku STAFF Unit Luar Identitas Buku Inf Invent buku dan katalog buku dt.buku database buku laporan Proses Inventarisasi dan Katalog Buku dokumentasi Management Gambar. DFD level 1. Inventarisasi & Katalog Buku Usulan DFD Level 2. Inventarisasi & Katalog Buku STAFF Data buku tdk valid 1.0 Cek Pemesanan Buku data / kode tdk valid Kode/data buku data inventaris tdk valid 2.0 Cek Inventaris Buku data inventaris 3.0 Cek Status Buku database buku data status 4.0 Penginputan Data Buku dt.buku laporan Unit Luar dok data buku Management Gambar. DFD Level 2. Inventarisasi & Katalog Buku DFD Level 3. Pemesanan Buku Data buku dok. data buku data tdk valid 1.1 Cek data Buku database pemesan data buku bukan pesanan belum bayar 1.2 Cek siapa Pemesan dt.pemesan data pemesan 1.3 Cek Pembayaran laporan Unit Luar dok. pembayaran Management Gambar DFD Level 3. Pemesanan Buku DFD Level 3. Inventarisasi Buku Kode / data buku database inventaris dok.data buku 2.1 penomeran buku no invent 2.2 cek tgl pembelian inf no invent data tgl tdk valid data tgl 2.3 cek asal pembelian laporan Management inf asal beli Gambar DFD Level 3. Inventarisasi Buku DFD Level 3. Pengecekan Status Buku data buku inventaris dok.data buku database inventaris 3.1 cek bahasa buku dt.inventaris inf bahasa buku 3.2 cek sumber buku data sumber tdk jelas data sumber 3.3 Cek alokasi buku dok. status buku Gambar. DFD Level 3 Pengecekan Status Buku Management DFD Level 3. Penginputan Data Buku Data buku dok. data buku 4.1 Penginputan data buku dt.buku database buku dok. buku Management Gambar DFD Level 3. Penginputan Data Buku DFD level 4. Penginputan Data Pemesanan Buku Data pembayaran dok. data pembayaran 1.3.1 Penginputan data Pemsanan buku dt.pemesanan database pemesanan dok. pemesanan Management Gambar DFD level 4. Penginputan Data Pemesanan Buku DFD Level 4. Penginputan Data Inventarisasi Buku Data penomeran dok. nomor buku 2.2.1 Penginputan data No invent buku dt.inventaris database inventaris dok. invent Management Gambar DFD Level 4. Penginputan Data Inventarisasi Buku DFD Level 1 Sirkulasi Buku Anggota / Pengunjung Unit Luar Data / Identitas anggota Informasi sirkulasi buku dt.sirkulasi laporan Proses Sirukulasi3 Buku dokumentasi database sirkulasi Management Gambar Konteks Diagram Sirkulasi Buku DFD Level 2. Peminjaman / Pengembalian Buku Anggota / Pengunjung database anggota data / identitas data tdk valid 1.0 Cek Indentitas Anggota dt.angggota data identitas 2.0 Cek data Buku yang di P / K data tdk valid dt.buku status tdk valid 3.0 Cek Status Buku yang di P / K data buku database buku data status 4.0 Cek Status P / K database pemesan msh ada tunggakan buku data P / K dt.pemesan buku tdk boleh dipinjam 5.0 Cek Pemesanan Buku data pemesan 6.0 Penginputan Data P / K Management database P / K Gambar DFD Level 2. Peminjaman / Pengembalian Buku DFD Level 3. Pengecekan Identitas Anggota / Pengunjung Identitas Database anggota dok. ident 1.1 Cek Kartu Identitas kartu ident 1.2 Cek KTM / KTP / kartu lain Kartu ident Luar / lain KTM valid 1.3 Cek Kebijakan Perpus ttg ident Management laporan Gambar DFD Level 3. Pengecekan Identitas Anggota DFD Level 3. Pengecekan Data Buku Data / Identitas Database buku dok. data 2.1 Cek Kelayakan Buku yg di P / K data keleyakan tdk layak utk di P / K 2.2 Cek Duplikat Buku tdk ada duplikat Dok. duplikat buku Management Gambar. DFD Level 3. Pengecekan Data Buku DFD Level 3. Pengecekan Status Pinjam / Kembali data buku database P / K dok buku 4.1 Cek Jumlah P/K dt.sirkulasi data jumlah 4.2 Cek keterlambatan tdk adaa keterlambata data lambat 4.3 Cek Denda Management dok. denda Gambar. DFD Level 3. Pengecekan Status Pinjam / Kembali DFD Level 3. Pemesanan Buku Data buku dok. data buku 5.1 Cek data Buku data tdk valid database pemesan data buku bukan pesanan belum bayar 5.2 Cek siapa Pemesan dt.pemesan data pemesan 5.3 Cek Pembayaran laporan Unit Luar dok. pembayaran Management Gambar. DFD Level 3. Pemesanan Buku DFD Level 4. Penginputan Data Pemesanan Buku Data pembayaran dok. data pembayaran 5.3.1 Penginputan data Pemesanan buku dt.pemesanan database pemesanan dok. pemesanan Manajemen Gambar. DFD Level 4. Penginputan Data Pemesanan Buku DFD Level 3. Penginputan Data P / K Buku Data P / K dok. P / K buku 6.1 Penginputan data P / K buku dt.P / K database P / K dok. P / K Management Gambar. DFD Level 3. Penginputan Data P / K Buku E R Diagram MHS INVENTARISASI 1 1 1 1 M M ANGGOTA 1 KATALOG BUKU 1 M M M PEMESANAN M PINJAM / KEMBALI Gambar. E R Diagram Rancangan Basis Data Dalam Sistem Informasi Perpustakaan ini akan dipergunakan tabel yang terdiri dari bagian-bagian yang akan dibahas sesuai dengan uraian diatas, yaitu : Tabel Anggota, Tabel Buku, Tabel Pemesnan Buku dan Tabel Peminjaman. Tabel Katalog Buku FIELD TIPE WIDTH KETERANGAN Number 13 Nomor buku (not null) Judul_Buku Text 40 Judul buku Pengarang Text 20 Pengarang buku Penerbit Text 15 Penerbit buku Kota Text 15 Kota, ex : Yogyakarta Jilid Number 2 Jilid ke berapa, ex : 1 Edisi Number 2 Edisi ke berapa, ex : 2 Tahun Number 4 Tahun penerbitan, ex : 1999 Jenis Text 1 Jenis buku, ex : U (umum) Kelompok Text 1 Kelompok Buku,ex : T Status Text 7 Status buku, ex : wajib Jumlah_buku Number 2 Jumlah Buku, ex : 10 Yg_keluar Number 2 Buku yang keluar, ex : 2 Yg_ada Number 2 Buku yang ada, ex : 8 No_Buku Keterangan : No Buku tidak boleh kosong (not null) menggunakan sistem DDW Jenis : U (Umum), R (Reverence) dan K (Khusus) Kelompok : T (Textbook), M (Majalah), J (Jurnal) dan S (Skrpsi) Tabel Sirkulasi Buku FIELD TIPE WIDTH KETERANGAN No_identitas Number 10 Nomor Identitas Anggota (not null) No_buku Number 13 Nomor Buku (not null) Tgl_pinjam Number 6 Tanggal peminjaman buku, ex : 091099 Tgl_kembali Number 6 Tanggal pengembalian buku, ex : 111099 Denda Number 5 Denda, ex : 10.000 Keterangan : Not null : field tersebut harus diisi atau memiliki harga tidak boleh dikosongkan. Tabel Pemesanan Buku FIELD TIPE WIDTH KETERANGAN No_identitas Number 10 Nomor Identitas Anggota (not null) No_buku Number 13 Nomor Buku (not null) Tgl_pesan Number 6 Tanggal pemesanan Tgl_bayar Number 6 Tanggal pembayaran Tgl_ambil Number 6 Tanggal pengambilan Keterangan : Not null : field tersebut harus diisi atau memiliki harga tidak boleh dikosongkan. Tabel Pendaftaran Anggota FIELD TIPE WIDTH KETERANGAN Number 10 Nomor Identitas Anggota (not null) Nama Text 20 Nama lengkap Anggota / Pengunjung Jurusan Text 5 Jurusan, ex : TMI, TINF, TK, dll Alamat Text 25 Alamat di yogyakarta Alamat_asal Text 30 Alamat asal setiap anggota No_identitas Keterangan : Not null : field tersebut harus diisi atau memiliki harga tidak boleh dikosongkan. Khusus pada Jurusan apabila ada pendaftar bukan merupakan seorang anggota atau mahasiswa dari, maka pada bagian ini bias dikosongkan atau diisi sesuai dengan instansi. Tabel Inventarisasi Buku FIELD TIPE WIDTH KETERANGAN No_inventaris Number 12 Nomor Inventaris buku (not null) Tanggal Number 6 Tanggal Penginventarisasi, ex : 070999 Text 10 Ex : Beli, hadiah, dll Harga Number 7 Harga Buku Tanggal beli Number 6 Tanggal pembelian buku, ex : 090999 Text 10 Bahasa Buku, ex : Indonesia, Inggris Asal Bahasa Bentuk Tampilan setiap Penginputan Penginputan Anggota Nomor identitas sebagai primery key dan harus diisi sebagai salah satu persyaratan pendaftaran dari setiap anggota, dan apabila anggota tersebut merupakan seorang pengnjung maka dapat memberikan nomro identitas lain yang masih berlaku. Dan khusus bagi setiap pengunjung untuk bagian jurusan bisa dikosongkan atau diisi sesuai dengan instansi terkait (asal pekerjaan). Penginputan Pemesanan Buku Nomor identitas harus selalu tercatat sebagai primery key dan tidak boleh berharga kosong (null), dan nomor identitas sebagai acuan pertanggung jawaban apabila terjadi kesalahan dihari esok, setiap buku yang sudah dipesan harus memiliki harga penilaian atau dengan kata lain dibayar terlebih dahulu. Penginputan Katalog dan Form Buku Sebagai primery key adalah nomor buku, yang nantinya juga digunakan sebagai salah satu field yang ikut di normalilasasikan dengan beberapa table tang lainnya dalam sistem database. Penomeran buku diatur dengan menggunakan prinsipo DDC dimana setiap nomor pertama atau 3 digit pertama memiliki sumber yang jelas, seperti nomor buku diatas, maka secara umum dapat dijabarkan penomeran DDC, yaitu : 000 Karya Umum 100 Filsafat 200 Agama 300 Ilmu-ilmu Sosial 400 Bahasa 500 Ilmu-ilmu murni 600 Ilmu-ilmu terapan (teknologi) 700 Kesenian dan olah raga 800 Kesusasteraan 900 Sejarah, Biografi dan geografi Nantinya juga terdapat berbagai macam satuan yang lebih disepesifikasi kepada nomor –nomor buku yang dikatakan bagian dari nomor induknya. Seperti divisi-divisi berikut ini : 300 Ilmu-ilmu sosial 310 Statistk 320 Ilmu Politik 330 Ilmu ekonomi Berikut ini bentuk hasil pengisian form menjadi bagian yang siap dilaporkan, yaitu : Penginputan Sirkulasi Buku Nomor identitas harus selalu tercatat sebagai primery key dan tidak boleh berharga kosong (null), dan nomor identitas sebagai acuan pertanggung jawaban apabila terjadi kesalahan dihari esok, serta nomor buku yang akan dipinjamkan atau dikembalikan (not null). Penginputan Inventaris Buku Setiap nomor inventaris dari satu buku ke buku lainnya tidak boleh sama walau pada realisasinya di dalam penyusunan katalog ada beberapa buku yang sama. Penginputan Pencarian Bentuk Tampilan Output Bentuk seluruh tampilan output ini juga nantinya akan dipergunakan sebagai bentuk laporan jika dikehendaki suatu saat dalam sistem informasi, sehingga bentuk tampilan output ini terdiri dari 5 bentuk output yaitu output Anggota, pemesanan, katalog, sirkulasi dan inventarisasi buku. Output Pemasukan Data Anggota Output Pemesanan Buku Output Katalog Buku Output Data Sirkulasi Buku Output Data Inventarisasi Buku Investigasi Sistem Investigasi sistem dilakukan untuk mengetahui persoalan-persoalan yang ada, khususnya yang berkaitan dengan sistem informasi yang akan dibangun atau diperbaharui. Adapun persoalan-persoalan yang ambil disini, lebih ditekankan pada ketersediannya jaringan komputer yang baik dan sistem basis data yang terpadu satu sama lainnya yang berhubungan dengan para staff. Semakin lengkap dan mudah menampilkan kembali data-data yang termuat dalam sistem, akan semakin meningkatkan kualitas data informasi tersebut. Karena itu Perpustakaan memandang penting untuk merancang sistem informasi yang baik, yang mampu memenuhi segala kebutuhan data atau informasi para pemakainya. Analisis Sistem Pada tahap analisis sistem ini dipelajari kebutuhan-kebutuhan informasi bagi pemakai, kegiatan ini meliputi : Analisis Lingkungan Organisasi Kegiatan ini merupakan langkah awal untuk mempelajari sistem secara keseluruhan, karena dengan mempelajari lingkungan organisasi akan diketahui bagian-bagian yang terkait dengan berbagai jabatan dalam organisasi dan pihak luar. Pada bagian perpustakaan dalam melaksanakan fungsinya terbagi atas 3 sub bagian, yaitu : 1. Administrasi - mengelola data-data yang berhubungan dengan administrasi dan surat-surat 2. Pengadaan dan klasifikasi - melaksanakan pengadaan buku, inventarisasi, dan pemeliharaan buku secara berkala 3. Pelayanan dan sirkulasi - melaksanakan proses peminjaman dan pengembalian buku dan berbagai pelayanan-pelayanan yang berhubungan dengan sirkulasi buku Analisis Kebutuhan Sistem Informasi-informasi yang diperlukan dalam perancangan sistem informasi perpustakaan adalah : 1. Data Inventarisasi Buku 2. Data Katalogisasi Buku 3. Data Anggota atau pengunjung 4. Data Sirkulasi Buku 5. Data Pemesanan Buku Analisis Kerja Sistem Yang Ada Dari informasi-informasi yang diperlukan dalam perancangan sistem informasi perpustakaan diatas, ditemukan masalah-masalah yang memerlukan perbaikan sistem supaya sistem dan prosedur lebih sederhana. Adapun masalah-masalah itu seperti : 1. Pengolahan data inventarisasi Buku Kendala/Masalah Kekurangan Data tidak terkordinasi Masih menggunakan sistem manual 2. Pengolahan Data Katalogisasi Kendala/Masalah Kekurangan Pengelolaan data inventarisasi Masih menggunakan sistem manual 3. Pengolahan Data Anggota Kendala/Masalah Kekurangan Data tidak terkordinasi Masih bersatu dengan data lainnya 4. Pengolahan Data Sirkulasi Kendala/Masalah Kekurangan Pengelolan data anggota Masih menggunakan sistem manual 5. Pengolahan Data Pemesanan Kendala/Masalah Kekurangan Data kurang terkordinasi Masih menggunakan sistem manual / lama Perancangan Sistem Perancangan sistem dimulai dari bentuk yang paling global, yaitu diagram konteks, kemudian diagram konteks ni diuraikan sampai pada bentuk yang paling detil. Langkah-langkah secara lebih rinci dari strategi perancangan adalah sebagai berikut : 1. Pertama untuk desain sistem informasi dibuat Diagram Konteks, yaitu model yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan. Untuk menggambarkan diagram konteks, dideskripsikan data apa saja yang diperlukan sistem dan dari mana sumbernya serta informasi apa saja yang akan dihasilkan sistem dan kemana informasi tersebut akan diberikan. 2. Setelah diagram konteks digambarkan,diagram konteks ini diturunkan menjadi bentuk yang lebih detil, yaitu diagram arus data level 1. Bila masih terdapat proses-proses yang kurang detil maka akan diturunkan sampai mencapai titik detil suatu diagram. 3. Untuk setiap proses paling detil dari diagram arus data yang telah dibuat, proses didekripsikan secara lebih jelas dengan menggunakan spesifikasi proses. 4. Langkah berikutnya adalah desain basis data, yang meliputi entity relational diagram atau lebih dikenal dengan nama ERD dan normalisasi. Desain Sistem Informasi Perancangan sistem informasi perpustakaan memuat suatu rancangan sistem secara logika. Adapun diagram atau alat-alat yang digunakan untuk menggambarkan secara lengkap proses dan data suatu sistem menggunakan Diagram Konteks dan Diagram Alir Data. Diagram Konteks Pada diagram konteks sistem informasi perpustakaan menempatkan sistem informasi perpustakaan dalam konteks lingkungannya. Elemen-elemen lingkungan yang menyediakan bagi sistem informasi perpustakaan input data dan menerima output data. 1. Pendataan Anggota atau Pengunjung Perpustakaan 2. Katalogisasi dan inventarisasi Buku 3. Pemesanan Buku 4. Sirkulasi Buku Adapun yang membuat perbedaan Diagram Konteks yang ada dengan diagram konteks usulan adalah pada file pemesanan buku dan pengunjung perpustakaan. Pada diagram konteks sistem informasi perpustakaan yang ada sudah menerapkan sistem basis data, namun sistem basis data yang ada masih terkait satu sama lain dengan beberapa sistem basis data yang ada lingkungan, sehingga mengalami banyak hambatan pada sistem pemrosesan yangada dan lebih mudah terjadi tabrakan data satau sama lainnya, hingga yang menjadi usulan agar dapat dibangun suatu sistem basis data atau diagram konteks secara terpadu pada bagian sistem informasi perpustakaan untuk masa yang akan dating secara mandiri dan dapat langsung diakses secara global dari berbagai tempat yang ada. Diagram Arus Data Pada diagram arus data level 1, sistem informasi perpustakaan terdiri dari 3 proses yang ada dan 2 proses usulan, yaitu proses katalogisasi buku, pendataan anggota dan sirkulasi buku serta usulan tambahan inventarisasi buku dan pemesanan buku secara terpadu dalam satu basis data yang dibangun terpisah dari data yang lainnya hingga menjadi data-data atau arus-arus data yang mandiri. Desain Input dan Output Pada desain input dan output, dirancang desain tampilan dan hasil untuk program aplikasi pengolahan data yang berisi formulir-formulir dan table-tabel laporan. Desain Input Desain tampilan layar input menggunakan sistem 32 bit yang dirancang adalah sebagai berikut : 1. Data Inventarisasi buku 2. Data Katalog Buku 3. Data Anggota atau Pengunjung 4. Data Pemesanan Buku 5. Data Sirkulasi Buku Desain input data inventarisasi buku digunakan saat dimana suatu buku dimasukkan dalam data perpustakaan, adapun sistem yang ada akan disimpan dalam satu berkas dan akan diberikan tanda pada setiap buku yang baru diinventarisasi oleh staff yang berwenang. Desain tampilan katalogisasi buku, setelah data buku diinventarisasi, maka buku tersebut telah siap di masukkan dalam berkas katalog yang nantinya akan dipublikasikan secara global kepada para pemakai atau anggota, sehingga mempermudah untuk mencari suatu buku dalam sistem informasi perpustakaan. Desain tampilan anggota atau pengunjung terlebih dahulu dimasukkan sebagai suatu acuan dalam pelaksanaan pemesanan atau sirkulasi buku, yaitu peminjaman atau pengembalian buku. Sebagai usulan data anggota juga dimasukkan data pengunjung yang juga ingin mendaftarkan menjadi anggota dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan khusus kepada pengujung. Desain input tampilan data pemesanan lebih ditujukan kepada para pemakai yang tidak mesti menjadi anggota untuk memesan buku pada perpustakaan, dengan perjanjian-perjanjian yang memikat satu sama lain. Desain tampilan data sirkulasi buku, setelah data anggota terdata dengan baik dan jelas masa berlaku setiap anggota maka setap anggota berhak untuk meminjam buku dengan proses data peminjaman dan sirkulasi dilakukan dengan beberapa syarat tertentu, seperti di tandai dengan waktu peminjaman buku, dan buku-buku mana saja yang bias atau berhak untuk dipinjaman kepada anggota atau pengunjung. Desain Output Desain output berupa laporan-laporan dengan bentuk dan format seperti table-tabel. Adapun laporan-laporan yang digunakan, yaitu : 1. Laporan Data Inventarisasi buku 2. Laporan Data Katalog Buku 3. Laporan Data Anggota atau Pengunjung 4. Laporan Data Pemesanan Buku 5. Laporan Data Sirkulasi Buku Laporan data inventarisasi buku sewaktu-waktu diperlukan untuk mendata sejauh mana buku dan sejumlah buku yang telah dimasukkan kedalam bentuk katalogisasi setelah diinventarisasi secara baik dan asal buku yang ada, serta beberapa aspek lainnya, seperti penggunaan buku luar negeri atau buku dalam negeri, sehingga mendapatkan data penggunaan bahasa atau jumlah pembelian buku dan waktu-waktu pembelian buku tersebut. Laporan data katalog buku diperlukan untuk mengetahui buku-buku apa saja yang telah tersedia didala mperpustakaan dan sejauh mana buku tersebut dipergunakan atau di pinjamkan oleh para pengguna hingga maksimal. Laporan data anggota diperlukan sewaktu-waktu jika ada rapat atau peninjauan tentang kedisiplinan anggota. Sedangkan untuk bagian sirkulasi membutuhkan dan dapat mengakses secara langsung yang terdapat pada basis data anggota tersebut. Laporan data pemesanan buku, dapat menjadi tolak ukur buku-buku atau sejauh mana pemesanan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang membutuhkan hingga bias menjadi acuan untuk penambahan data buku di dalam perpustakaan. Laporan data sirkulasi buku, diperlukan sebagai laporan tingkat pengunjung serta peminjaman serta pengembalian buku yang dilakukan secara baik dan benar tanpa mengalami hal-hal yang tidak diinginkan dikemudian hari, seperti denda atau buku yang bersangkutan hilang atau rusak.
