bab iii analisis sistem

BAB III
ANALISIS SISTEM
3.1 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur sistem dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan data
dari suatu sistem yang sedang berjalan pada perusahaan atau instansi.
Analisis prosedur sistem yang sedang berjalan berikut ini merupakan
prosedur penjualan dan pembelian obat di Apotek Citra, sebagai berikut:
3.1.1 Analisis Prosedur Penjualan Obat Resep
Prosedur penjualan obat resep yang berjalan adalah sebagai berikut:
1. Konsumen memberikan resep obat ke apoteker.
2. Apoteker mengecek resep dan stok obat, jika tersedia apoteker
menyediakan atau meracik obat sesuai resep dan membuat aturan
pakai obat,
3. Apoteker membuat faktur penjualan dua rangkap. Satu faktur
diserahkan ke konsumen serta menjelaskan aturan pakai obat. Satu
faktur lagi diserahkan ke kasir.
4. Kasir menerima faktur penjualan lalu mencatat data penjualan.
5. Kemudian, kasir membuat laporan penjuaan yang akan diserahkan
ke pemilik apotek.
38
39
Flowmap Penjualan Obat Resep yang Sedang Berjalan
Konsumen
Kasir
Resep
Apoteker
Pemilik Apotek
Resep
Cek resep dan
stok obat
Tidak
Tersedia
Ya
Faktur jual
Menyediakan
obat
Catat
penjualan
Obat
Data Penjualan
Buat Faktur
penjualan
Buat Laporan
Penjualan
Faktur jual
Faktur Jual
Laporan penjualan
Gambar 3.1 Flowmap Penjualan Obat Resep yang Sedang Berjalan
Laporan
penjualan
40
3.1.2 Analisis Prosedur Penjualan Obat Non Resep
Prosedur penjualan obat non resep yang berjalan adalah sebagai
berikut:
1. Konsumen memberikan data obat non resep ke kasir.
2. Kasir menerima data obat non resep, kemudian mengecek stok
obat. Jika obat ada, maka kasir menghitung harga obat dan
diinformasikan kepada konsumen. Selanjutnya, jika konsumen
setuju dengan harga, kasir akan membuat faktur jual.
3. Kasir memberikan faktur jual dan obat ke konsumen
4. Kasir membuat laporan penjualan lalu diserahkan ke pemilik
apotek.
41
Flowmap Penjualan Obat Bebas / Non Resep yang Sedang Berjalan
Konsumen
Kasir
Data obat
bebas
Data obat
bebas
Pemilik Apotek
Cek Stok
Obat
Tidak
Tersedia
Ya
Hitung
harga obat
Tidak
Harga obat
Setuju dengan harga
Ya
Buat faktur
Jual
Faktur jual
Catat
penjualan
Faktur jual
Data penjualan
Buat laporan
penjualan
Laporan
penjualan
Laporan
penjualan
Gambar 3.2 Flowmap Penjualan Obat Non Resep yang Berjalan
42
3.1.3 Analisis Prosedur Pemesanan Obat
Prosedur pemesanan obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
1. Supplier menyerahkan data supplier kepada apoteker.
2. Apoteker mencatat data supplier kemudian mengecek dan mencatat
obat yang stoknya kurang dari 3.
3. Apoteker membuat data obat yang akan dipesan, kemudian
memberikannya ke pemilik apotek.
4. Apabila pemilik apotek setuju dangan obat yang akan dipesan maka,
apoteker membuat faktur pemesanan obat dan diberikan kepada
supplier.
5. Kemudian apoteker membuat laporan pemesanan obat dan
diserahkan ke pemilik apotek.
43
Flowmap Pemesanan Obat yang Sedang Berjalan
Apoteker
Pemilik Apotek
Data supplier
Supplier
Data supplier
Catat data
supplier
Data supplier
Cek
stok
obat
Tidak
Stok < 3
Ya
Catat data
pesanan
Tidak
Data pesanan
Data pesanan
Setuju
Ya
Data pesanan
yang disetujui
Data pesanan
yang disetujui
Faktur
pemesanan
Buat faktur
Pemesanan
Faktur
pemesanan
Buat
laporan
pemesanan
Laporan
pemesanan
Laporan
pemesanan
Gambar 3.3 Flowmap Pemesanan Obat yang Sedang Berjalan
44
3.1.4 Analisis Prosedur Pembelian Obat
Prosedur pembelian obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
1. Supplier menyerahkan faktur pembelian dan obat kepada apoteker.
2. Apoteker mnerima faktur pembelian dan obat kemudian apoteker
mengecek barang dan data pembelian.
3. Jika barang sesuai atau tidak kerusakan maka apoteker mencatat data
pembelian. Lalu apoteker membuat laporan pembelian yang akan
diserahkan ke pemilik apotek.
4. Apabila barang yang diterima apoteker dari supplier tidak sesuai atau
terdapat kerusakan maka, apoteker membuat faktur retur beli
kemudian diserahkan ke supplier. Apoteker juga membuat laporan
retur pembelian yang akan diberikan ke pemilik apotek.
45
Flowmap Pembelian Obat yang Sedang Berjalan
Apoteker
Pemilik Apotek
Faktur
pembelian
Supplier
Faktur
pembelian
Cek
barang
Sesuai
Tidak
Ya
Buat nota
retur beli
Catat data
pembelian
Faktur retur
beli
Data pembelian
Buat
laporan
retur beli
Buat
laporan
pembelian
Laporan retur
pembelian
Laporan
pembelian
Faktur retur
beli
Laporan retur
pembelian
Laporan
pembelian
Gambar 3.4 Flowmap Pembelian Obat yang Sedang Berjalan
46
3.2 Analisis Dokumen
Analisis
sistem
dokumen
dilakukan
untuk
mengetahui
informasi, apakah data yang didapat sekarang sudah cukup
menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
Adapun dokumen yang digunakan berkaitan dengan kegiatan penjualan
dan pembelian dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu dokumen masukan dan
dokumen keluaran. Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai
sebagai sumber data ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan
dalam sistem. Sedangkan dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan
oleh sistem.
3.2.1 Analisis Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber
data ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam sistem.
Yang termasuk kedalam dokumen masukan adalah sebagai berikut:
1. Nama
: Resep
Fungsi
: catatan obat dari hasil pemeriksaan dokter.
Sumber
: Dokter
Rangkap : 1 (satu)
Distribusi : Konsumen ke apotek
Atribut
: no_resep, tgl, nama_pasien, umur, alamat, nama_dokter,
nama_obat, jumlah_obat, dosis.
47
2. Nama
: Kartu stok
Fungsi : untuk menginputkan data stok obat baru pada database
apotek.
Sumber : Apoteker
Rangkap : 1(satu)
Distribusi : Atribut
: identitas_apotek, kode_obat, nama_obat, harga_obat,
keluar _obat, masuk_obat.
3. Nama
: Faktur pembelian
Fungsi
: catatan pembelian obat
Sumber
: Supplier
Rangkap : 1(satu)
Distribusi : Bagian Pembelian
Atribut
: identitas_apotek,kode_obat,nama_obat, harga_obat.
3.2.2 Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Yang
termasuk kedalam dokumen keluaran dalah sebagai berikut:
1. Nama
: Faktur penjualan
Fungsi
: Untuk menuliskan bukti transaksi penjualan.
Sumber
: Apotek
48
Rangkap
: 2 (dua)
Distribusi
: Kasir ke konsumen
Atribut
: no_nota,tgl_penjualan, nama_pasien, alamat,
total.
2. Nama
Fungsi
: Faktur pemesanan
: Dokumen sebagai data-data Pemesanan kepada
supplier.
Sumber
: Apoteker
Rangkap
: 2 (dua)
Distribusi
: Apoteker ke supplier
Atribut
: no_pemesanan, identitas_apotek, nama_obat,
qty_obat, identitas_supplier .
3.3 Analisa Kelemahan Sistem
Analisa kelemahan sistem dalam laporan kerja praktek ini untuk
mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi, serta
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Pada tahap ini harus mengenal permasalahan yang dihadapi terlebih
dahulu, yaitu pada Apotek Citra Tanjungpinang tempat dilaksanakannya kerja
praktek. Adapun permasalahan yang dihadapi saat ini adalah seabagai berikut:
1. Proses pencatatan stok obat masih menggunakan cara manual, sehingga
sering terjadi kesalahan dan pencatatan ganda.
49
2. Pengarsipan data manual mengakibatkan data sering tercecer dan
membutuhkan tempat penyimpanan yang luas.
3. Proses pencarian dan penyajian disaat menangani penjualan baik obat
resep maupun penjualan obat bebas terlalu lama dikarenakan dilakukan
secara manual yaitu dengan melihat daftar harga manual dan melihat stok
barang pada kartu obat.
4. Pencarian data obat secara manual membutuhkan waktu yang lama untuk
mencarinya
5. Pimpinan untuk mendapatkan informasi stok obat dan laporan penjualan
membutuhkan waktu yang lama.
3.4 Analisa Kebutuhan Sistem
Pada analisis kebutuhan sistem ini bersangkutan dengan pembahasan
pada kebutuhan perangkat lunak, kebutuhan informasi, dan kebutuhan
pengguna.
3.4.1 Kebutuhan Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang dibutuhkan pada pembuatan Aplikasi
Penjualan dan Pembelian pada Apotek Citra Tanjungpinang adalah
dengan
menggunakan
Visual
Studio
2008
sebagai
tools
pemrogramannya, Microsoft Access 2007 sebagai database dan Windows
7 Ultimate sebagai Sistem Operasi.
50
3.4.2 Kebutuhan Informasi
Perangkat lunak yang akan dibangun pada Apotek Citra
Tanjungpinang ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi
untuk kelancaran proses penjualan dan pengecekan stok obat. Kebutuhan
informasi itu diantaranya memiliki beberapa manfaat, diantaranya :
1.
Mampu memberikan informasi mengenai data obat, dan stok obat.
2.
Dapat mencetak laporan penjualan dan pembelian obat.
3.
Menampilkan informasi yang tepat dan relevan.
3.4.3 Kebutuhan Pengguna
Sebuah aplikasi dibangun sudah semestinya harus tepat guna.
Artinya sebuah sistem harus sesuai dengan kebutuhan pengguna yang
membutuhkan sistem tersebut. Aplikasi ini nantinya akan digunakan
oleh untuk menginputkan data obat, mengecek stok obat, mencetak data
pemesanan obat dan mencetak laporan penjualan serta pembelian obat.