fungsi analisa pekerjaan
advertisement
FUNGSI ANALISA PEKERJAAN DALAM PENGELOLAAN ORGANISASI Dr. Hardani Widhiastuti, MM., psi Perpustakaan Nasional : Katalog dalam Terbitan (KDT) ISBN : 978-602-9019-08-7 Hak cipta dilindungi oleh Undang-undang Dilarang mengutip atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku tanpa izin tertulis dari penulis atau penerbit. FUNGSI ANALISA PEKERJAAN DALAM PENGELOLAAN ORGANISASI 88 halaman + vi Dr. Hardani Widhiastuti, MM, PSi. Tata Letak Desain sampul : Saiful Hadi : Priyono Cetakan I tahun 2013 Penerbit Semarang University Press Jl. Soekarno Hatta, Semarang ii KATA PENGANTAR Organisasi merupakan suatu kelompok aktivitas manusia yang mempunyai tujuan tertentu sesuai dengan yang telah disepakati. Akan tetapi apabila membahas organisasi, maka mau tidak mau selalu berhubungan dengan pemimpin dan kepemimpinan, walau tidah demikian tereksploitasi. Hal ini disebabkan karena kepemimpinan pada dasarnya adalah mengenai penciptaan cara bagi orang untuk ikut berkontribusi dalam mewujudkan sesuatu yang luar biasa. Secara vulgar, kepemimpinan masa kini dan masa datang,adalah demi suat perubahan (Kouzes,dkk., 1985). Dengan menciptakan suatu sistem yang berlaku dalam organisasi yang telah dibentuk yang memungkinkan adanya banyak hal yang terkait, dan dengan penuh kesadaran pula adanya suatu resiko dengan penuh keyakinan untuk gagal atau berhasil (Davis, dkk., 1985). Organisasi dan kepentingan pembuatan analisa pekerjaan merupakan sisi lain dari langkah pendirian suatu organisasi, mengingat tujuan akhir organisasi tersebut harus benar-benar terakomodasi oleh struktur organisasi yang benar-benar dapat menggambarkan bagaimana organisasi sampai pada tujuan yang harus ditempuh. Oleh sebab itu dengan analisa pekerjaan, semua untsur penunjang organisasi yang dalam hal ini sumber daya manusia yang terseleksi harus sesuai dengan bidang pekerjaan yang ada. Pembuatan analisa pekerjaan juga erat kaitannya dengan kepentingan seleksi, penilaian kinerja, pengembangan SDM, evaluasi pekerjaan, perencanaan karir, manfaat, cara mendeskripsikan pekerjaan, membuat spesifikasi jabatan, hubungannya dengan info dan metode analisa pekerjaan, membuat proses penyususnan analisa pekerjaan, membuat langkah- iii langkahnya, serta membuat metode koleksi data dalam rangka menyusun analisa pekerjaan tersebut. Analisa pekerjaan memberi pemahaman kita mengenai manfaat dan cara mengumpulkan informasi dalam rangka penyusunannya. Fungsi operasional manajemen sumber daya manusia. Tujuan khususnya adalah: 1. Dapat menjelaskan perncanaan sumber daya manusia 2. Dapat menjelaskan pengembangan sumber daya manusia 3. Dapat menjelaskan penilaian prestasi kerja 4. Dapat menjelaskan tentang kompensasi. 5. Dapat menjelaskan tentang pemeliharaan sumber daya manusia Bidang kepegawaian atau sekarang yang lebih dikenal dengan nama sumber daya manusia, ada beberapa aktifitas yang perlu diperhatikan, mulai dari perencanaan sumber daya manusia, pengembangan, penilaian prestasi kerja karyawan, pemberian kompensasi dan pemeliharaan karyawan. Dengan terbitnya buku ini, diharapkan lebih mempermudah para pengguna khususnya yang bergelut pengembangan organisasi, untuk memahamkan bagaimana pentingnya analisa pekerjaan dalam suatu organisasi. Karena dengan memahami keterkaitan antara organisasi dan analisa pekerjaan, maka semua unsur penunjang organisasi dapat terpantau dan lebih dinamis. Bisa dibayangkan apabila suatu organisasi tidak ada analisa pekerjaan, atau ada analisa pekerjaan akan tetapi tidak berjalan dengan baik dan bahkan over lap. Maka yang terjadi adalah kinerja organisasi tidak terpenuhi karena evaluasi pekerjaan tidak jalan, yang akibatnya tujuan organisasi tidak tercapai karena kontrol tidak ada. iv DAFTAR ISI Halaman Judul .......................................................................... Halaman Hak Cipta .................................................................. Kata Pengantar .......................................................................... Daftar Isi .................................................................................. BAB I i ii iii v ORGANISASI KAITANNYA DENGAN ANALISA PEKERJAAN ...................................... A. Alasan Dilakukan Analisa Pekerjaan ............... B. Empat Langkah Dalam Proses Analisa Terhadap Tugas ................................................ 15 HUBUNGAN ANTAR BAGIAN DALAM ANALISA PEKERJAAN ...................................... A. Deskripsi Pekerjaan .......................................... B. Spesifikasi Pekerjaan ........................................ C. Desain Pekerjaan .............................................. D. Evaluasi Pekerjaan ........................................... 17 17 25 30 37 BAB III KAITAN DENGAN ASPEK LAIN ..................... A. Kaitan Dengan Stres Kerja ............................... B. Gejala Stres Kerja ............................................. C. Faktor-Faktor yang Memengaruhi Stres Kerja 52 56 59 64 BAB IV KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI ............ A. Jenis Komunikasi dalam Organisasi ................. B. Komunikasi Hirarkhi ........................................ 74 77 80 BAB VI PERMASALAHAN YANG SERING MUNCUL 83 DAFTAR PUSTAKA ............................................................. 85 BAB II 1 8 v vi Bab Organisasi Kaitannya Dengan Analisa Pekerjaan I Teori Psikologi, dipahami bahwa manusia merupakan makhluk sosial, sehingga dalam hidupnya cenderung berkelompok dan bahkan dampak dari kecenderungannya tersebut, maka manusia membuat suatu kelompok-kelompok yang terdiri dari orang-orang yang memiliki kepentingan dan tujuan yang sama. Kelompok tersebut akhirnya dinamakan organisasi yang termasuk di dalamnya adalah bentuk usaha tertentu atau perusahaan. Perubahan jaman dari jaman evolusi hingga sekarang, masyarakat kita beralih pada kelompok-kelompok formal maupun informal, akan tetapi mereka memiliki tujuan yang sama. Kelompok dan organisasi merupakan bagian dari kehidupan manusia. Kelompok informal berkembang spontan segera setelah anggota kelompok tersebut mempunyai kepentingan yang sama. Sedangkan kelompok formal biasanya merupakan organisasi kerja, beraktivitas sesuai dengan keminatan masing-masing anggota organisasi yang saling terjalin dalam kehidupan sehari-hari. 1 Organisasi sangat berkaitan dengan manajemen, memberikan banyak peluang untuk organisasi yang akan dikaji salah satunya adalah dengan metode ilmiah, karena organisasi tersebut makin lama makin kompleks. Unsur esensial dalam tren saat ini adalah adanya spesialisasi yang memungkinkan organisasi membagi pekerjaan dalam melaksanakan masing-masing tugas sub bagian secara lebih efektif dan efisien. Dalam tren tersebut juga terlihat adanya peningkatan spesialisasi membutuhkan metode koordinasi dan integrasi yang semakin canggih. Kecenderungan kearah kerjasama maupun konflik antar anggota organisasi tetap nampak, karena ini salah satunya adalah karena adanya faktor individualisme dimana setiap orang pasti memiliki tujuan, kebutuhan dan keinginan yang relatif berbeda satu sama lain. Organisasi, merupakan sekumpulan orang atau karyawan yang berada dalam suatu kelompok tertentu yang bersepakat untuk melakukan suatu aktivitas dalam rangka mencapai tujuan bersama. Oleh sebab itu, dalam melakukan suatu aktivitas, setiap orang memiliki komunitas atau kelompok yang sesuai dengan minat, karena sangat bersinggungan dengan tujuan masing-masing orang. Sebagai contoh, ada beberapa definisi berkaitan dengan apa yang ditemukan oleh tokoh antara lain Organisasi Menurut Stoner, Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama. James D. Mooney (Gibson, dkk, 1996), Organisasi adalah 2 bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan Organisasi Menurut Chester I. Bernard, Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau ebih. Organisasi merupakan struktur hubungan, kekuasaankekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan factor-faktor lain apabila orang bekerja sama. Teori Organisasi klasik sepenuhnya menguraikan anatomi organisasi formal. Empat unsur pokok yang selalu muncul dalam organisasi formal: 1. sistem kegiatan yang terkoordinasi; 2. kelompok orang; 3. kerjasama; dan 4. kekuasaan dan kepemimpinan. Sedangkan menurut penganut Teori Klasik (Winardi, 2006) suatu organisasi tergantung pada empat kondisi pokok, antara lain : Kekuasaan, Saling melayani, Doktrin, Disiplin, sedangkan yang dijadikan tiang dasar penting dalam organisasi formal adalah: 1. pembagian kerja (untuk koordinasi); 2. proses skalar dan fungsional (proses pertumbuhan vertikal dan horisontal); 3. struktur (hubungan antar kegiatan); dan 4. rentang kendali (berapa banyak atasan bisa mengendalikan bawahan). 3 Setiap pergerakan organisasi terus berkembang, baik menuju perubahan maupun malah terpuruk. Berikut adalah bagan yang mencoba mewakili perkembangan organisasi menuju proses tumbuh. Dapat dianalogikan menjadi sebuah life cycle dari organisasi. Gambar 1. Organization Life Cycle Secara umum, ada 5 tahap krisis yang dialamai organisasi, yang ujung-ujungnya setelah ditelaah lebih lanjut semuanya bukan merupakan proses yang secara utuh harus ada dan berurutan, akan tetapi bisa berulang dan berkurang tergantung pada pengalaman yang dialami masing-masing organisasi, juga tergantung pada jenis organisasi yang terbentuk. Apabila dicermati, maka bagan di atas yang berkaitan dengan perkembangan organisasi sampai saat ini masih cukup relevan. 4 Pengaturan organisasi yang sering disebut dengan Struktur Organisasi, dalam terapannya dibutuhkan suatu analisa pekerjaan yang fungsinya ada beberapa, antara lain adalah sebagai sumber informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja yang dilaksanakan dengan cara mengamati atau mengadakan interview terhadap pekerja dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Selain itu juga berfungsi untuk bahan informasi mengenai uraian pekerjaan berupa pernyataan tertulis mengenai kewajiban pekerja yang juga mencakup standar kualifikasi, tingkat pendidikan, pengalaman minimal yang diperlukan serta karakter pekerjaan itu sendiri. Apabila dicermati beberapa teori dari para peneliti yang mengupas masalah analisa pekerjaan, maka dapat disimpulkan bahwa dalam analisa pekerjaan ternyata ada 12 yang termasuk dalam analisisnya yang dapat menghasilkan antara lain : 1. job description 2. job classification 3. job evaluation 4. job design restructuring 5. personnel requirement 6. performance appraisal 7. worker training 8. worker mobility 9. efficiency 5 10. safety 11. human resource planning, dan 12. legal requirements Pada umumnya analisa pekerjaan mempunyai beberapa pengertian, antara lain mengemukakan bahwa analisa pekerjaan lebih pada proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitasaktivitas kerja pokok di dalam sebuah posisi serta kualitas (keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta sifat-sifat individu lainnya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas tersebut. Ada juga yang menyebutkan bahwa analisa pekerjaan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat yang sering muncul dan dapat disimpulkan dari beberapa pendapat, bahwa sebenarnya analisa pekerjaan akan lebih bermanfaat dalam rangka memberikan informasi mengenai aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konsep pekerjaan, serta lebih jauh lagi, analisa pekerjaan juga dapat bermanfaat sebagai salah satu persyaratan personalia kaitannya dengan proses penarikan karyawan. Oleh sebab itu, analisa pekerjaan sebenarnya perlu ada dan perlu dilakukan agar suatu organisasi dapat menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi dan evaluasi pekerjaan. Analisa pekerjaan dilakukan dengan jalan menganalisa dan mendesain pekerjaan apa 6 saja yang harus dikerakan, bagaimana mengerjakan, dan mengapa pekerjaan harus dikerjakan. Analisa pekerjaan mempunyai sebutan lain yang sering dijumpai pada jenis pekerjaan yang berbeda, antara lain analisis jabatan, analisis aktivitas, analisis tugas, atau dengan sebutan penelitian kerja. Dengan demikian, analisa pekerjaan memiliki arti yang lebih mendalam dan spesifik yaitu merupakan penemuan tentang pelaksanaan pekerjaan dengan baik sesuai aturan dan prosedur yang telah ditetapkan dengan diawali oleh adanya diskripsi pekerjaan yang jelas dan spesifik, yang mendasari pekerjaan dan perilaku individu sebagai pelaku kerja. Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai informasi terpercaya dan relevan, berhubungan dengan pekerjaan, dan asal-usul dari suatu pekerjaan tertentu (“job analisis is the systematic process of collecting relevant, work-related information related to the nature of a specific job”). Hal senada juga dikemukan oleh Bernardin & Russel: “Job analisis is the process of gathering information about a job” (Bernardin & Russel,1993). Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses pengumpulan dan pencatatan informasi terpercaya dan sahih dengan suatu prosedur tertentu terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-persyaratan 7 yang harus dimiliki oleh si pemegang pekerjaan. Termasuk disini semua tugas, kegiatan dan tanggung jawab. Pengetahuan, kemampuan, keterampilan dan karakter-karakter lain yang dibutuhkan oleh si pemegang pekerjaan sangat perlu mendapat perhatian yang khusus, agar dapat bekerja dengan efektif sesuai dengan kemampuan dan kompetensi. Dengan adanya analisa pekerjaan, maka setiap pekerjaan berbeda karakteristiknya dan berbeda pula prosedurnya dari pekerjaan yang lain. Dengan standard kerja atau target yang dapat dijadikan dasar untuk mengukur kinerja, itu pun juga dianalisa, sehingga lebih terprogram dan dapat menjadi patokan tugas dan persyaratan bagi masingmasing bagian dalam analisa pekerjaan. A. Alasan dilakukan analisa pekerjaan Analisa pekerjaan seperti yang telah dikemukakan di depan bahwa analisa pekerjaan sangat penting dalam rangka memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan atau diskripsi pekerjaan, spesifikasi serta evaluasi pekerjaan. Bahkan lebih jauh lagi analisa pekerjaan dapat memperkirakan keluasan suatu pekerjaan pada masa yang akan datang. Oleh sebab itu perlu diketahui faktorfaktor apa saja yang berkaitan dengan analisa pekerjaan. Faktor-faktor yang menyangkut analisa pekerjaan antara lain meliputi : 8 1. Elemen (element) adalah unit praktis terkecil dalam setiap aktivitas pekerjaan yang dapat dibagi-bagi lagi. 2. Tugas (task) adalah suatu unit teridentifikasi dari aktivitas kerja yang dihasilkan melalui aplikasi gabungan metode-metode, prosedurprosedur, dan teknik-teknik. 3. Kewajiban-kewajiban (duty) adalah beberapa tugas yang berlainan yang dilaksanakan oleh individu untuk menyelesaikan suatu aktivitas kerja , yang harus dipertanggungjawabkan. 4. Posisi (position) adalah kombinasi kewajiban-kewajiban yang dibutuhkan oleh seseorang dalam menunaikan sebuah pekerjaan. 5. Pekerjaan (job) adalah sekelompok posisi yang agak serupa elemen-elemen pekerjaan, tugas-tugas, dan tanggung jawabnya yang tercakup dalam deskripsi pekerjaan yang sama. Dalam beberapa kasus hanya satu posisi yang mungkin terlibat karena tidak ada posisi lain yang serupa. Misalnya dalam perusahaan tertentu, posisi manajer SDM juga merupakan pekerjaan karena hanya ada satu manajer SDM dalam organisasi tersebut. 9 6. Jabatan (occupation) adalah kategori pekerjaan yang dijumpai dalam setiap pekerjaan. Seseorang yang memegang suatu jabatan, posisi atau pekerjaan secara bersamaan. Seseorang dapat memiliki posis dan pekerjaan, tetapi mungkin tidak dalam jenis pekerjaan yang ditemukan seluruhnya dalam sebuah industri, sehingga tidak memiliki jabatan. 7. Deskripsi pekerjaan (job description) adalah pernyataan factual dan terorganisasi tentang kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu. Dengan demikian deskripsi pekerjaan menyatakan apa yang dikerjakan, bagaimana cara melaksanakannya dan mengapa dikerjakan. 8. Spesifikasi pekerjaan (job specification) merupakan standar SDM yang harus dipenuhi dan kualitas yang harus disyaratkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima. Spesifikasi pekerjaan menetapkan kualifikasi-kualifikasi minimal yang dapat diterima yang harus dimiliki oleh pelaku pekerjaan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik. Spesifikasi pekerjaan mengidentifikasi pengetahuan, keahliankeahlian, pendidikan, pengalaman, sertifikasi, dan kemampuankemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara efektif. 10 9. Evaluasi pekerjaan (job evaluation) adalah proses yang sistematis dan berurutan untuk menetukan nilai suatu pekerjaan dalam kaitannya dengan pekerjaan lain. Tujuan proses ini adalah untuk menentukan tingkat penggajian yang sesuai. Selain itu analisa pekerjaan juga berkaitan dengan dimensi pekerjaan, dan dari dimensi-dimensi pekerjaan tersebut dapat diketahui dan diprediksi kaitan masing-masing karyawan secara individu dengan pekerjaan itu sendiri walaupun secara tidak langsung juga berkaitan dengan segala sesuatu yang berada pada lingkup pekerjaan itu sendiri dan tentu saja tidak bisa lepas dari siapa yang bertindak atas pekerjaan tersebut. Dimensi-dimensi pekerjaan tersebut dapat dilihat dalam gambar 2 berikut. Gambar 2. Model lima dimensi kerja yang mempengaruhi setiap karyawan 11 Keterangan gambar : 1. Dimensi fisik yaitu kecepatan gerak, langkah-langkah pekerja dalam melaksanakan pekerjaan. Pekerjaan dapat diorganisasikan dalam cara-cara yang memungkinkan setiap langkah yang dilakukan berulang-ulang dalam cara yang sama. Kajian-kajian gerak dan waktu dapat menetapkan dimensi fisik pekerjaan dalam suatu cara agar produktivitas maksimal tercapai. 2. Dimensi psikologi Pekerjaan mempunyai potensi besar dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan psikologis dasar terhadap pertumbuhan, pengetahuan dan pengembangan, apabila diorganisasi dan dikelola secara benar. Dimensi psikologis ini membantu atau menghambat kinerja tergantung pada tingkat akan otonomi pekerja dan penggunaan bermacam keahlian. 3. Dimensi sosial Seseorang bekerja untuk memenuhi kebutuhan sosial dengan yang lain dalam hubungannya dengan pekerjaan. Mereka saling berinteraksi dalam kelompok kerja baik yang memiliki pengaruh basar maupun kecil. Pekerjaan memberi kontribusi bagi kesejahteraan ekonomi suatu masyarakat, wilayah, atau secara keseluruhan. 12 4. Dimensi kultural Pekerjaan memberikan keberadaan ekonomi dalam bentuk gaji dan juga memberikan kontribusi dalam kedudukan sosial dan kualitas kehidupan karyawan. Pekerjaan merupakan bagian dari kehidupan seseorang, oleh sebab itu kewajiban-kewajiban yang sedang dilaksanakan hendaknya dapat memuaskan kebutuhankebutuhan yang ingin dipenuhi oleh karyawan. 5. Dimensi Kekuasaan Kekuasaan mempunyai dampak nyata terhadap kepuasan kerja maupun produktivitas karyawan. Pemenuhan peran menuntut disiplin manajer dalam kaitannya dengan pekerjaan. Manajer memastikan bahwa suatu pekerjaan dilakukan sesuai rencana, tetapi juga melakukan hal yang sama dalam membangun komitmen. Hal perlu diperhatikan adalah mengenai alasan untuk membuat suatu analisa pekerjaan, sebenarnya lebih pada standar minimal yang harus dilakukan oleh suatu organisasi, kaitannya dalam rangka penilaian kinerja atas tugas-tugas dari suatu pekerjaan yang harus dilakukan serta bagaimana hasil yang didapatkan. Oleh sebab itu marilah kita perhatikan kembali atas hal-hal kaitannya dengan pembentukan atau pembuatan analisa pekerjaan tersebut. Ada beberapa manfaat yang sebenarnya manfaat tersebut lebuh banyak dibandingkan ketidakmanfaatnya. Sebab Analisa Pekerjaan 13 memberikan tuntunan kepada semua anggota organisasi untuk melakukan baik tugas maupun kewajibannya sesuai dengan yang diharapkan oleh pihak manajemen. Selain itu kalau diperhatikan dari simpulan beberapa teori, menjadi suatu yang sebenarnya harus dan mutlak untuk memperhatikan. Sehingga Analisa pekerjaan dapat dilaksanakan dalam tiga kesempatan, yaitu: 1. pada saat organisasi pertama kali dibentuk dan program analisis pekerjaan dimulai untuk pertama kalinya; 2. pada saat dibuat pekerjaan yang baru; dan 3. pada saat pekerjaan berubah secara signifikan sebagai akibat metode baru, prosedur baru, dan teknologi baru. Secara umum analisa pekerjaan dilaksanakan karena perubahan bentukbentuk pekerjaan. Dalam kaitannya dengan pelaksanaan analisa pekerjaan, ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan, sehingga langkahlangkah tersebut dapat membantu tersusunnya informasi dasar dalam rangka pengumpulan bahan-bahan mengenai pekerjaan tertentu yang akan dianalisa. Proses menganalisa pekerjaan melalui langkah langkah sebagai berikut : 1. hasil informasi ditetapkan dalam rangka mengerjakan analisa atas pekerjaan; 2. mencari sumber latar belakang yang mendukung; 14 3. memberi wewenang kepada bagian atau individu yang bertanggung jawab atas pengerjaan analisa pakerjaan; 4. pengumpulan informasi yang mendukung analisa pekerjaan; 5. menekankan kembali pada bagisn atau pihak-pihak mana yang saling terkait dengan pekerjaan yang akan dianalisa; 6. menyusun berdasarkan informasi yang didapat, suatu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan; dan 7. memberikan gambaran terhadap perkembangan suatu pekerjaan di masa yang akan datang. Penyusunan analisa pekerjaan tidak begitu sulit, akan tetapi perlu diakui bersama bahwa pada pelaksanaan penyusunan diperlukan kecermatan dalam hal penentuan alur tugas dan tanggung jawab. Selain itu kesesuaian antara tujuan perusahaan dengan penyelesaian suatu tugas juga perlu diperhatikan. Beberapa cara dan langkah yang penting untuk menjadi perhatian bagi penyusun atau yang bertugas menyusun analisa pekerjaan, dengan masing-masing kelemahan dan kelebihan. B. Empat langkah dalam Proses Analisa terhadap Tugas antara lain : Dalam melakukan analisa pekerjaan, perlu memperhatikan langkah-langkah yang merupakan proses analisa pekerjaan, antara lain : 15 1. Memilih pekerjaan yang akan dianalisa. 2. Membuat daftar pendahuluan tentang tugas yang dilakukan dalam suatu pekerjaan dengan cara : Melakukan wawancara dan observasi terhadap karyawan yang ahli dan manajer mereka. Berdiskusi dengan mereka yang telah melakukan tugas. 3. Melakukan validasi atau konfirmasi tentang daftar tugas yang telah dibuat. Proses ini melibatkan berbagai pakar termasuk pelaksana tugas dan manajer. 4. Setelah mengidentifikasi identifikasi tentang tugas, pengetahuan, selanjutnya dilakukan keterampilan, dan kemampuan pendukung yang dibutuhkan untuk melakukan masing-masing tugas. 16 Bab Hubungan Antar Bagian Dalam Analisa Pekerjaan II A. Deskripasi Pekerjaan Deskripsi pekerjaan merupakan hasil dari analisis pekerjaan sudah tidak efektif lagi (Mondy, 2008). Ada juga yang berpendapat bahwa job description sebagai hasil dari analisis pekerjaan membuat karyawan menjadi tidak fleksibel dalam bekerja (Widhiastuti, 2007). Pendapat yang berbeda mengatakan bahwa suatu pekerjaan tetap perlu diungkap sedemikian rupa sehingga pekerjaan itu perlu dideskripsikan terlebih dahulu sebagai sebuah job description, sebagai salah satu informasi analisis pekerjaan (Widhiastuti, 2007). Karyawan yang tidak memiliki job description yang jelas atau tidak memiliki job description yang lengkap aspekaspeknya akan mengalami stres kerja karena pekerjaannya menjadi terlalu banyak, tidak punya waktu untuk menyelesaikan tugas, dan harus mengerjakan beberapa tugas sekaligus (Robbins dan Judge, 2008). Job description yang merupakan produk utama dari analisis 17 pekerjaan (Widhiastuti, 2007) merupakan informasi tertulis tentang pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu organisasi perusahaan supaya tujuan organisasi itu tercapai (Hasibuan, 2009). Pekerjaan yang job description-nya tidak jelas akan menyebabkan stres kerja (Farhati dan Rosyid, 1996), sehingga sebenarnya tidak semata-mata hanya stres kerja saja yang berhubungan dengan deskripsi pekerjaan, namun lingkungan menjadi hal dan alasan utama penyebab stres kerja. Kejelasan wewenang yang merupakan aspek dalam job description juga mempengaruhi stres kerja. Job description adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi uraian atau gambaran tentang apa saja yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan (job holder/incumbent), bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, dan alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan (Widhiastuti, 2007 : 48). Uraian tersebut berisi tentang hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di dalam dan di luar organisasi dan ruang lingkup pekerjaan di mana pemegang jabatan diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan oleh divisi atau unit kerja atau tujuan organisasi secara keseluruhan. Job description merincikan apa yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan dan kompetensi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut (Jackson dkk, 2010). Job description merupakan bagian dari kontrak tertulis yang mengatur hubungan pekerjaan. Job description menerangkan kewajiban atau fungsi pekerjaan yang 18 utama, menjelaskan kondisi di mana pekerjaan tersebut dilakukan, dan menetapkan persyaratan pelatihan atau sertifikasi tertentu untuk pekerjaan tersebut. Job description adalah rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu (Pophal, 2006). Job description menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut, dan menguraikan bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain. Job description adalah suatu uraian tertulis dari apa yang diperlukan oleh suatu pekerjaan, suatu keseluruhan kajian ringkas informasi pekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaannya, yang tidak membahas masalah karyawan tetapi masalah ruang lingkup kegiatan, fungsi dasar atau tugas pokok, nama pekerjaan, wewenang dan kewajiban, tanggung jawab, serta kriteria penilaian hasil kerja (Rivai dan Sagala, 2009). Job description berisi informasi pengidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban, pertanggungjawaban, dan spesifikasi atau informasi mengenai standar pekerjaan (Gomes, 2003). Job descriotion adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi, hubungan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu pada organisasi (Hasibuan, 2009). Job description adalah pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan oleh karyawan, bagaimana karyawan itu melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya (Mardianto, 2009). Job description adalah pedoman bagi karyawan dan perusahaan, 19 yang merupakan dokumen tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu (Sembiring, 2010). Job description adalah suatu keterangan singkat yang ditulis secara cermat mengenai tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang dalam suatu jabatan tertentu (Sofyandi, 2008). Uraian tersebut membawa pada simpulan bahwa job description adalah dokumen yang berisi tugas, kewajiban, tanggung jawab yang menggambarkan apa saja yang harus dilakukan oleh pemegang pekerjaan tersebut. Aspek Job Description Aspek deskripsi pekerjaan yang dimunculkan oleh pakar ilmu Sumber Daya Manusia, memiliki keragaman. Dari keragaman teori tentang aspek, pada dasarnya dapat disimpulkan menjadi suatu pendapat mengenai Aspek-aspek Job Description menurut Widhiastuti (2007) adalah: 1. Tugas; 2. Keahlian; dan 3. kondisi, yang terdiri dari tiga bagian aspek antara lain : a. tuntutan fisik; b. tuntutan intelektual; dan c. tuntutan emosional Apabila dicermati sekali lagi, maka ke tiga aspek tersebut terdapat atau terangkum dalam : 20 1. identifikasi pekerjaan; 2. ringkasan pekerjaan; dan 3. kewajiban dan tanggung jawab. Namun, ada tokoh lain yaitu Mondy (2008) yang memberi wawasan bahwa ada sisi lain dalam Job Description , yaitu harus relevan dan akurat, yaitu berisi hal-hal berikut ini : 1. tugas-tugas utama yang dikerjakan; 2. persentase waktu yang dialokasikan untuk setiap tugas; 3. standar-standar kinerja yang harus dicapai; 4. kondisi-kondisi kerja dan bahaya yang mungkin terjadi; 5. jumlah karyawan yang menjalankan pekerjaan dan kepada siapa mereka melapor; dan 6. mesin-mesin dan peralatan yang digunakan dalam pekerjaan. Hasibuan (2009) menjawab tantangan dari peneliti lain, karena hasil temuannya tentang aspek Job Description menjadi lebih mendalam lagi, yaitu : 1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yaitu nama jabatan tersebut. 2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yaitu rincian tugas dan tanggung jawab yang secara nyata diuraikan secara terpisah agar diketahui dengan jelas. Rumusan hubungan harus menunjukkan hubungan antara karyawan tersebut dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi. 21 3. Standar wewenang dan pekerjaan, yaitu kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh karyawan tersebut. 4. Syarat kerja yang harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan baku yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut. 5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, yang menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya. 6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yang menjelaskan jabatan dari mana karyawan dipromosikan dan ke jabatan mana karyawan akan dipromosikan. Demikian juga teori tentang aspek Job Description yang disusun dengan baik oleh Jackson (2010), menjadi lebih detail dan tidak saja fokus pada job description saja, akan tetapi lebih kompleks dan rinci seperti berikut ini : 1. Nama Jabatan, yang menjelaskan posisi-posisi yang bisa digantikan (sama) berdasarkan kewajiban-kewajiban utamanya 2. Departemen atau divisi, yang menunjukkan letak pekerjaan dalam perusahaan 3. Tanggal analisis pekerjaan, yang menunjukkan kapan deskripsi tersebut disiapkan, dan apakah deskripsi tersebut harus sudah diperbarui. Job Description yang didasarkan pada analisis 22 pekerjaan yang dilakukan sebelum perubahan besar dalam pekerjaan tersebut adalah kurang berguna. 4. Ringkasan pekerjaan, merupakan ikhtisar pekerjaan yang sering digunakan dalam proses rekrutmen untuk membuat pengumuman jabatan/pekerjaan dan untuk menetapkan tingkat gaji. 5. Pengawasan, yang mengidentifikasi hubungan. Apabila ada pengawasan maka kewajiban terkait pengawasan itu harus dituliskan pada pekerjaan yang dilakukan. 6. Pekerjaan yang dilakukan, yang mengidentifikasi kewajiban dan tugas yang mendasari suatu pekerjaan. Tugas adalah sesuatu yang dilakukan karyawan atau tindakan yang diambil karyawan untuk menghasilkan produk atau layanan. Kewajiban adalah sebuah kumpulan tugas terkait yang terulang. Kewajiban harus ditempatkan berdasarkan waktu yang dihabiskan serta kepentingannya. Kewajiban-kewajiban yang ditetapkan digunakan untuk menentukan apakah akomodasi pekerjaan untuk karyawan diperlukan, apakah pekerjaan itu bebas dari ketentuan lembur, dan apakah dua pekerjaan dengan nama yang berbeda harus dianggap sama. 7. Konteks pekerjaan, yang menjelaskan lingkungan fisik di sekitar pekerjaan (misalnya di luar ruangan, di tempat terpencil, di tempat bersuhu tinggi atau rendah, dihadapkan pada kondisi berbahaya seperti uap dan penyakit), serta lingkungan sosial di 23 mana pekerjaan tersebut dilakukan (misalnya kerja sama tim, fleksibilitas, dan pembelajaran). Selanjutnya, tingkat perubahan dan ketidakpastian perusahaan, dan terkait dengan elemen-elemen pekerjaan, misi budaya perusahaan atau pernyataan visi juga ditetapkan. Job Description tidak hanya harus menguraikan tanggung jawab yang berada di dalamnya, namun juga kepentingan yang terkait dengan tanggung jawab tersebut (Pophal, 2006), yang meliputi: 1. batas kewenangan yang diberikan pada jabatan ini; 2. tingkat kompleksitas tugas yang dikerjakan; 3. banyaknya kontak internal maupun eksternal yang harus dilakukan; 4. banyaknya akses menuju informasi rahasia; 5. besarnya penilaian independen yang diperlukan; 6. besarnya tekanan yang terlibat dalam pekerjaan; 7. jenis mesin atau peralatan yang digunakan; 8. kondisi kerja; dan 9. syarat-syarat ketenagakerjaan. Berdasarkan paparan pendapat para tokoh penemu uraian tersebut di atas membawa pada simpulan bahwa aspek-aspek job description meliputi aspek identifikasi pekerjaan, aspek sifat 24 pekerjaan, dan aspek kualifikasi pekerjaan. Aspek tersebut merupakan aspek inti yang harus dipenuhi oleh organisasi apapun, apabila organisasi tersebut ingin menerapkan aturan yang pas harus diikuti oleh suatu organisasi. Tidak serta merta hal ini membuat pemilik organisasi dengan seenaknya sendiri tanpa memperhitungkan apa yang harus dilakukan. Walaupun banyak pertimbangan, akan tetapi pertimbangan tersebut harus benar-benar diputuskan agar dapat berjalan lancar sesuai dengan tanggung jawab masing-masing jabatan atau pekerjaan. B. Spesifikasi Pekerjaan Spesifikasi pekerjaan adalah sebuah daftar pengetahuan, keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus dimiliki oleh individu untuk melaksanakan sebuah pekerjaan. Pengetahuan diatas menginformasikan prosedural dan faktual yang diperlukan bagi pelaksanaan sebuah tugas secara berhasil. Keahlian diatas adalah tingkat kecakapan individu dalam menunaikan tugas tertentu. Kemampuan diatas adalah merujuk ke kapabilitas umum yang dimiliki oleh individu.karakteristik lainnya dapat berupa tindak tanduk kepribadian seperti motivasi pencapaian atau ketekunan. (Robbins & Judge, 2011) 25 Dibandingkan dengan pengembangan suatu deskripsi kerja, menyusun suatu spesifikasi pekerjaan merupakan tugas yang sulit. Satu masalahnya adalah bahwa terdapat kisaran yang sangat luas dalam derajad terhadap karyawan-karyawan yang sama-sama memuaskan memperagakan suatu kualitas tertentu. Masalah itu dirumitkan oleh fakta bahwa kisaran ini tidak dapat diketahui karena kebijakan organisasi (peluang) telah membatasi kisaran yang sebenarnya dalam suatu cara. Alternatif terhadap pendekatan pertimbangan ke spesifikasi pekerjaan adalah suatu pendekatan empiris. Data dari sumbersumber semacam itu bila skor tes yang tersedia mengenai karakteristik-karakteristik yang diyakini sebagai yang diperlukan untuk sukses pekerjaan, data biografi, pemeringkatan wawancara dibandingkan dengan evaluasi kinerja. Sekali telah dikumpulkan cukup banyak data, kisaran skor tes dan karakteristik pribadi yang dikaitkan dengan sukses pekerjaan dapatlah ditentukan dengan lebih tepat (akurat) daripada mungkin seperti biasanya oleh metode pertimbangan. Proses ini mempunyai sekurangnya empat manfaat jangka panjang: 1. Sumber-sumber yang mungkin dari karyawan yang baik kurang mungkin terlewati dalam merekrut jika spesifikasi yang sebenarnya untuk suatu pekerjaan diketahui secara rinci. 26 2. Kriteria seleksi tradisional yang ternyata tidak penting untuk suksesnya pekerjaan dapatlah disingkirkan, jadi menghemat sumberdaya organisasi. 3. Penafsiran dan seleksi yang lebih efektif yang akhirnya muncul dari dalam proses ini seharusnya menghasilkan kinerja yang lebih baik pada pihak personil organisasi sebagai suatu keseluruhan. 4. Di Amerika Serikat, proses pensahihan ini bersifat central bagi pendokumen praktik kekaryaan yang adil. Seperti dalam bidang pengambilan keputusan personalia, perlulah untuk suatu organisasi untuk menunjukkan bahwa kualitas-kualitas yang dicarinya dalam diri karyawan dikaitkan dengan pekerjaan yang akan mereka lakukan. Spesifikasi pekerjaan berkisar pada kualitas yang dicari oleh perusahaan dalam diri karyawannya. Aspek paling penting dari spesifikasi ini adalah agar spesifikasi ini spesifik mungkin. Sejauh mungkin spesifikasi pekerjaan itu juga harus bersifat perilaku dalam sifat dasarnya. Aspek ini mudah di lewatkan bila diambil pendekatan pertimbangan dalam mengembangkan spesifikasi pekerjaan. (Jewell & Siegall, 1998) 27 Pengertian Spesifikasi pekerjaan Berbagai pendapat mengenai pengertian dan pemahaman terhadap spesifikasi pekerjaan, ada beberapa pengertian, karena memang pada kenyatannya spesifikasi pekerjaan memberikan gambaran yang sepadan dengan kemanfaatan fungsi, antara lain : 1. spesifikasi pekerjaan menggambarkan tuntutan pekerjaan atas karyawan yang melakukanpekerjaan tersebut, sesuai syarat; 2. spesifikasi pekerjaan hanya mencakup kualifikasi yang jelas berhubungan dengan kinerja pekerjaan; 3. spesifikasi dan deskripsi pekerjaan terpusat pada pekerjaan, maka keduanya sering disatukan dalam satu dokumen; dan 4. tujuan spesifikasi pekerjaan untuk menentukan karakteristik personalia (latar belakang pendidkan pendidikan, pengalaman atau pelatihan kejuruan). Persyaratan-persyaratan Spesifikasi Pekerjaan antara lain: Beberapa persyaratan dalam membuat atau menyusun spesifikasi pekerjaan adalah sebagai berikut : 1. persyaratan kualifikasi umum seperti pengalaman dan pelatihan; 2. persyaratan pendidikan, termasuk pendidikan menengah, universitas, atau pendidikan kejuruan; dan 3. pengetahuan, keahlian-keahlian, dan kemampuan. 28 Standar Kinerja Pekerjaan Mengingat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan berkaitan erat dengan kinerja pekerjaan, maka perlu ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi standar kinerja pekerjaan, sebagai berikut : 1. standar kinerja harus relevan dengan individu dan organisasi; 2. standar kinerja harus stabil dan dapat diandalkan; 3. standar kinerja harus dapat membedakan antara pelaksanaan pekerjaan yang baik, sedang dan buruk; 4. standar kinerja harus dinyatakan dalam angka; 5. standar kinerja harus mudah diukur; 6. standar kinerja harus dipahami oleh karyawan dan penyelia; dan 7. standar kinerja harus memberikan penefsiran yang tidak mendua. Prosedur Pembuatan Standar Kinerja Pekerjaan Standar kinerja suatu organisasi akan berbeda dengan organisasi satu dan lainnya, semua sangat tergantung dengan spesifikasi atau karakteristik masing-masing perusahaan, seperti jenis usaha, besar kecilnya usaha, segmen usaha, dan masih banyak lagi. Kriteria harus dibangun dulu dalam suatu standar yang biasanya disebut Manajemen Penilaian Kinerja. Standar kinerja merupakan embrio dan hal pokok dalam upaya penilaian kinerja 29 karyawan, antara lain : 1. penyelia menjalin kerjasama dengan para bawahan dan menyusun standar kinerja dan prosedur yang perlu diikuti; 2. setiap bawahan menulis standar-standar tentative bagi setiap aspek pekerjaan dan memberikan usulan pendahuluan kepada penyelia; 3. setiap bawahan menemui penyelia guna membahas standarstandar tentative dan mencapai kesepakatan atas dokumen akhir; dan 4. standar yang digunakan karyawan untuk menelusuri seberapa baik pekerjaannnya dan untuk menilai kinerja karyawan. C. Desain Pekerjaan Perlu diingat bahwa Desain Pekerjaan juga tidak dapat dilepaskan dari rangkaian Analisa Pekerjaan. Apabila dicermati bersama, maka sebenarnya Desain Pekerjaan serupa dengan Deskripsi pekerjaan. Tugas-tugas yang dilakukan perlu penjabaran agar suatu tugas dapat dilakukan dengan rinci. Sehingga Desain Pekerjaan lebih menyerupai proses suatu tugas dilakukan. Pengertian Desain pekerjaan dapat dirinci, yaitu : 1. desain pekerjaan menentukan bagaimana pekerjaan dilakukan dan sangat dipengaruhi perasaan karyawan terhadap sebuah pekerjaan; 30 2. desain pekerjaan berisi seberapa besar pengambilan keputusan yang dibuat oleh karyawan terhadap sebuah pekerjaan; 3. desain pekerjaan berisi seberapa besar pengambilan keputusan yang dibuat pada pekerjaan dan seberapa banyak tugas yang harus diselesaikan oleh karyawan; dan 4. desain pekerjaan merupakan gambaran proses suatu pekerjaan dilakukan. Dengan adanya pengertian yang tersebut di atas, maka Desain Pekerjaan menjadi lebih memiliki tugas yang penting, karena dari Desain Pekerjaan suatu tugas dapat mencerminkan keberhasilan tugas dapat tercapai. Fungsi desain pekerjaan meliputi : Desain pekerjaan merupakan suatu metode kerja yang digunakan sebagai bahan untuk koordinasi suatu pekerjaan, sarana untuk mempertanggungjawabkan suatu pekerjaan, sebagai arus informasi suatu pekerjaan dan sangat terkait dengan otoritas pekerjaan. Fokus Desain Pekerjaan Desain pekerjaan, memiliki konsentrasi atau lebih dikenal dengan fokus suatu tugas atau pekerjaan, yaitu : 1. Pekerjaan individu dapat diperkaya dengan mengelompokkan tugas-tugas dalam unit kerja. 31 2. Pendekatan yang berkaitan adalah mengkombinasikan beberapa tugas dalam pekerjaan. 3. Memperkaya pekerjaan dengan membuat hubungan langsung dengan pelanggan. 4. Umpan balik yang cepat dan khusus harus dimasukkan ke dalam system yang pas. 5. Pekerjaan individu dapat diperkaya melalui muatan kerja vertical, untuk meningkatkan tanggung jawab individu pada perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian pekerjaan. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Desain Pekerjaan Ada beberapa unsur yang berkaitan dengan Desain Pekerjaan yang merupakan faktor yang ikut mempengaruhi Desain pekerjaan, yaitu : 1. Masing-masing karyawan memiliki kebutuhan yang berbeda. Kebutuhan-kebutuhan tersebut akan dipenuhi oleh masingmasing individu berdasarkan kemampuannya. 2. Teknologi Perubahan global ini menentukan perubahan segala sesuatu dengan cepat termasuk teknologi. Kemajuan teknologi dapat diikuti trendnya secara bertahap. Misalnya komputer atau peralatan kantor lain seperti fotocopy dll. 32 3. Biaya restrukturisasi pekerjaan Biaya restrukturisasi pekerjaan menyesuaikan jenis pekerjaan serta persyaratan pekerjaan yang mengikutinya. Dengan pelatihan-pelatihan yang harus diikuti dalam rangka memenuhi persyaratan tersebut, maka kebutuhan dana perlu diperhatikan. 4. Struktur organisasi Struktur organisasi berguna untuk melihat dan menentukan tugas dan kewajiban serta tanggung jawab suatu pekerjaan kaitannya dengan pekerjaan itu sendiri. 5. Iklim internal. Iklim internal sangat menunjang kinerja karyawan. Faktor yang berkaitan dengan Desain Pekerjaan Selain faktor-faktor yang mempengaruhi desain suatu pekerjaan, terdapat pula faktor yang berkaitan dengan desain suatu pekerjaan tersebut, antara lain : 1. faktor lingkungan : - sistem politik; - ekspektasi-ekspektasi sosial. 2. faktor Organisasi - otomasi; - teknologi; - integrasi fungsional silang. 33 3. faktor keperilakuan - bauran keahlian kumpulan tenaga kerja; - perancangan pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan dan teknologi. Teknik-teknik desain pekerjaan Cara atau teknik yang digunakan untuk mendesain pekerjaan harus benar-benar diperhitungkan, karena salah teknik saja menyebabkan hal-hal yang tidak diinginkan, seperti sasaran pekerjaan yang salah, tanggung jawab pekerjaan yang tidak sesuai, dan sebagainya. Ada beberapa teknik yang dapat dipergunakan untuk membuat Desain Pekerjaan, antara lain : 1. Simplifikasi Pekerjaan Pekerjaan dapat dibagi-bagi dalam tugas dan memaksimalkan efisiensi. 2. Rotasi Pekerjaan Perpindahan dari satu posisi ke posisi lain dalam organisasi. Tujuan : a. menghindari monotasi pekerjaan; b. mengurangi efisiensi; c. menjadi ajang pelatihan. 3. Pemekaran Pekerjaan Memekarkan jumlah tugas yang berkaitan dalam sebuah pekerjaan. 34 4. Pemerkayaan Pekerjaan a. berusaha mengurangi kebosanan; b. menambah kepuasan karyawan; c. meningkatkan tanggung jawab, otonomi dan kendali; d. berupaya menambah lebih tanggung jawab, perencanaan dan pengendalian; dan e. ditandai dengan pemuatan kerja vertikal karena ada penambahan : - tanggung jawab; - faktor intrinsik. Desain pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan. Dalam desain pekerjaan dikhususkan tiga ciri pekerjaan yaitu, cakupan, kedalaman dan hubungan. Cakupan Cakupan pekerjaan bervariasi dari sedikit berbagai tugas yang berbeda. Pekerjaan dengan tugas yang relatif sedikit, lebih khusus dari pekerjaan dengan banyak tugas. Cakupan pekerjaan mengacu pada jumlah tugas yang dilakukan delapan tugas untuk menyelasaikan sebuah pekerjaan, mempunyai cakupan kerja lebih luas dari pada orang yang melakukan empat tugas. Dalam banyak contoh, semakin besar jumlah tugas yang dilakukan, semakin lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. 35 Kedalaman Kedalaman yaitu jumlah kebijaksanaan yang dipunyai individu untuk menentukan aktivitas dan hasil kerja. Hubungan kerja Hubungan kerja ditentukan oleh kepuasan para manajer berdasarkan departementalisasi dan rentang kendali. Manajer bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan kelompokkelompok yang dibentuk sesuai dengan tujuan organisasi. Keputusan yang berdasarkan departementalisasi dan rentan kendali itu menentukan sifat dan luas hubungan antar pribadi para pemegang pekerjaan, baik secara individual maupun organisasi. Desain pekerjaan menguraikan tujuan khas pekerjaan. Hal itu di lakukan melalui teknik analisis kerja semacam APF dan KAJ, dimana para manajer dapat menguraikan pekerjaan sesuai dengan aktivitas yang dituntut agar membuahkan hasil khusus. Akan tetapi, sebelum kita dapat memahami hubungan antara pekerjaan dan prestasi, kita harus memperhatikan satu factor lagi yakni isi pekerjaan.(Gibson, dkk : 1996) Kalau membicarakan masalah Desain Pekerjaan, memang tidak dapat dilepaskan dengan bagaimana suatu tugas atau pekerjaan menjadi suatu bagian dari analisa pekerjaan. Mengapa ini terjadi? Suatu pekerjaan atau tugas tidak dapat diselesaikan secara mandiri 36 tanpa terkait dengan pekerjaan atau bagian lain. Oleh sebab itu, perlu dirinci kaitannya dengan bagian lain tersebut. Pengaitan dengan tugas atau pekerjaan yang lain dapat menciptakan pengayaan suatu pekerjaan atau tugas. Ada 6 cara dalam rangka memperkaya pekerjaan : 1. Akuntabilitas (tanggung jawab atas kinerja mereka). 2. Pencapaian (karyawan meyakini bahwa mereka melakukan sesuatu yang berharga. 3. Umpan balik (karyawan menerima informasi yang jernih dan langsung tentang kinerja mereka. 4. Kecepatan kerja. 5. Kendali atas sumber-sumber daya. 6. Pertumbuhan dan perkembangan pribadi. D. Evaluasi Pekerjaan Evaluasi pekerjaan (Job Evaluation) adalah proses yang sistematis dan berurutan untuk menentukan nilai suatu pekerjaan dalam kaitannya dengan tujuan untuk menentukan tingkat penggajian (Widhiastuti, 2007). Evaluasi pekerjaan juga dapat diartikan sebagai pengukuran nilai pekerjaan secara internal dengan menggunakan prosedur administratif (Noe dkk., 2011b ). Sistem ini tersusun dari compensable factor dan skema pembobotan berdasarkan kepentingan compensable factor ini di dalam 37 organisasi perusahaan. Rivai dan Sagala (2010) mengatakan bahwa evaluasi pekerjaan merupakan prosedur sistematis untuk menentukan nilai relatif dari pekerjaan. Evaluasi pekerjaan akan menentukan pekerjaan mana yang memiliki nilai lebih tinggi daripada pekerjaan yang lainnya. Evaluasi pekerjaan harus dilakukan secara khusus oleh sumber daya manusia yang terlatih, yang terdiri dari sekelompok manajer atau spesialis, yang disebut Komite Evaluasi Pekerjaan. Penulis lain yaitu Noe dkk. (2010) mengatakan bahwa evaluasi pekerjaan adalah penilaian nilai uang relatif dari setiap pekerjaan bagi organisasi, supaya organisasi dapat mengatur struktur gaji yang adil secara internal perusahaan. Supaya dapat meletakkan nilai-nilai uang pada berbagai pekerjaan, perlu didapatkan informasi tentang pekerjaan-pekerjaan yang berbeda untuk menentukan pekerjaan yang layak dibayar lebih tinggi dari yang lain. Pendapat yang lain dikemukakan oleh Hasibuan (2009 : 35). Evaluasi pekerjaan didefinisikan sebagai penilaian berat atau ringannya pekerjaan, mudah atau sukarnya pekerjaan, dan besar atau kecilnya risiko pekerjaan. Setelah penilaian itu selesai dilakukan, kemudian diberi nama, ranking atau peringkat, serta harga atau gaji suatu pekerjaan. Pekerjaan yang berat, sukar, dan berisiko besar akan mendapatkan ranking pekerjaan yang tinggi, dan harga atau gajinya pun besar. Demikian pula untuk pekerjaan 38 yang mudah, ringan, dan risikonya kecil, maka ranking pekerjaan itu rendah, dan harga atau gajinya pun kecil. Lebih lanjut juga dikatakan bahwa pemberian nama pekerjaan yang tepat akan memberikan kebanggaan atau status bagi karyawan yang bersangkutan. Karyawan akan lebih senang disebut manajer daripada kepala bagian, walaupun ranking pekerjaannya sama. Uraian tersebut di atas membawa pada simpulan bahwa evaluasi pekerjaan adalah proses sistematis dan berurutan yang dilakukan untuk menentukan nilai suatu pekerjaan dalam kaitannya dengan tingkat penggajian dalam suatu organisasi, dengan memberikan pembobotan pada compensable factor berdasarkan tingkat kepentingan compensable factor ini di dalam organisasi tersebut. Aspek Evaluasi Pekerjaan Evaluasi pekerjaan memberikan suatu bentukan yang disebut dengan aspek. Aspek-aspek evaluasi pekerjaan menurut Rivai dan Sagala (2010) meliputi : 1. tugas; 2. tanggung jawab; dan 3. syarat-syarat pekerjaan. Ada pendapat lain yang dikemukakan oleh Noe dkk. (2011b) disebut dengan compensable factor. Compensable factor dalam evaluasi pekerjaan meliputi : 39 1. kompleksitas pekerjaan; 2. kondisi pekerjaan; 3. pendidikan yang diperlukan; 4. pengalaman yang diperlukan; dan 5. tanggung jawab. Berbeda dengan pendapat yang dikemukakan oleh Mondy (2008 : 97), di mana evaluasi pekerjaan meliputi aspek-aspek sebagai berikut : 1. Pengetahuan yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan. 2. Keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan. 3. Kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan. Apabila melihat pendapat Gomes (2003) mengenai aspek evaluasi pekerjaan, lebih pada penekanan yang bersifat reality di lapangan, antara lain meliputi : 1. Skill atau kecakapan, bisa berupa kecakapan profesional maupun teknis 2. Working Conditions berupa tingkat risiko dan menyenangkan atau tidaknya suatu pekerjaan 3. Responsibility atau tanggung jawab. 40 Uraian tersebut di atas membawa pada simpulan bahwa aspekaspek evaluasi pekerjaan meliputi aspek working conditions (kondisi pekerjaan dan kompleksitas pekerjaan), aspek responsibility (tanggung jawab), dan aspek skill (kecakapan) termasuk syarat-syarat pekerjaan yang harus dipenuhi (pendidikan, pengalaman, pengetahuan). Evaluasi Pekerjaan adalah proses penilaian suatu pekerjaan baik berat, ringan, mudah atau sukar, besar atau kecil resiko pekerjaan dan memberikan nama, peringkat, serta harga atau gaji suatu jabatan. Evaluasi pekerjaan sangat berkaitan erat dengan penilaian atas tugas atau pekerjaan seorang karyawan, mengingat penilaian tersebut sebenarnya merupakan bagian penting dalam proses pengelolaan sumber daya manusia. Oleh sebab itu sistem penilaian dari suatu evaluasi pekerjaan sangat dimungkinkan untuk dibudayakan yang diterapkan dan disesuaikan dengan budaya organisasi yang berkembang, sehingga dapat memotivasi karyawan. Dengan demikian dapat ditarik suatu harapan dalam rangka membangun kemampuan bersaing secara global melalui sumber daya manusia sebagai keunggulan kompetitifnya, maka sistem evaluasi pekerjaan perlu diperhatikan dan bahkan mendapat perhatian khusus. Pedoman menyusun kriteria evaluasi pekerjaan memiliki beberapa cara yang perlu mendapat perhatian, antara lain: 41 1. perlu memilih kriteria yang disesuaikan dengan pekerjaan; 2. jangan menganggap bahwa pekerjaan tidak dapat diukur; 3. memperhatikan pengetahuan pribadi dan keahlian- keahlian serta kriteria; 4. memperhatikan perilaku dan hasil kriteria; 5. mempertimbangkan setiap aspek pekerjaan; 6. mengkombinasikan kriteria yang kurang penting, tetapi berhubungan ke dalam suatu kriteria tunggal; 7. menyimpan data mengenai keandalan dan kesahihan kriteria; 8. meninjau dan menyususun kriteria atas basis yang berkelanjutan; 9. menggunakan kriteria dalam program-program sumber daya manusia lainnya; dan 10. menyeleksi kriteria yang dapat diamati dan dapat diukur. Kriteria evaluasi pekerjaan pun memiliki karakteristik yang diharapkan dapat menyempurnakan penyusunan evaluasi pekerjaan. Karakteristik kriteria yang baik meliputi : 1. harus mampu diukur dengan cara yang dapat dipercaya; 2. harus mampu membedakan individu-individu yang sesuai dengan kinerja mereka; 3. harus sensitif terhadap masukan dan tindakan-tindakan dari pemegang jabatan/pekerjaan; dan 42 4. harus dapat diterima oleh individu yang mengetahui kinerja yang sedang dinilai. Proses untuk menentukan performance behaviours yang diperlukan untuk merancang suatu sistem penilaian adalah melalui analisa pekerjaan. Menganalisa pekerjaan dapat mengurangi bias dalam sistem penilaian nantinya. Analisa pekerjaan memecahkan setiap pekerjaan kedalam ciri-ciri dan kompetensi yang diperlukan untuk kinerja yang optimal. Behaviour dan kompetensi dapat ditentukan berdasarkan kepentingan dalam proses kerja atau frekuensi penggunaannya. Ada banyak cara untuk melakukan analisa pekerjaan, namun pada dasarnya melibatkan wawancara dengan pemegang jabatan dan atasan mereka untuk menentukan ciri-ciri yang memberikan kinerja yang optimal maupun ciri-ciri destruktif yang menghasilkan kinerja rendah. Dengan cara ini akan terbentuk batas-batas performance dari yang paling rendah sampai tinggi yang dapat digunakan untuk mengkomunikasikan standar kinerja yang diharapkan dari para karyawan. Telah dikemukakan bahwa evaluasi pekerjaan berkaitan erat dengan penilaian kinerja atas tugas atau pekerjaan. Dalam melakukan penilaian kinerja ada beberapa format yang berkaitan dengan desain penilaian itu sendiri. Format penilaian, menyangkut 3 desain yang umum adalah : 43 1. Siapa yang akan melaksanakan penilaian. Penentuan tanggung jawab sebagai penilai ; penyelia langsung, penyelia lebih tinggi, rekan sejawat, bawahan, klien yang dilayani, dan pelanggan (untuk perusahaan jasa layanan). 2. Kapan penilaian dilakukan. Tergantung kepentingan 1 minggu, 1 bulan, 3 bulan dst. 3. Instrumen yang digunakan. Kaitan dengan keakurasian instrument penilai, perlu lebih memperhatikan faktor-faktor, antara lain validitas instrumen, keandalan instrumen, kemampubedaan instrumen, sehingga dapat membedakan antara kinerja yang baik dan jelek. Penilaian atas prestasi penyelesaian suatu pekerjaan adalah dalam rangka organisasi membedakan mana karyawan yang berprestasi dan mana yang tidak, dan mana karyawan yang potensial dan mana yang tidak. Walaupun efek dari penilaian tidak selalu bersifat baik atau buruk, akan tetapi penilaian tersebut menjadi suatu bagian dari evaluasi pekerjaan dan dengan demikian dapat menjadi bagian dari kegiatan strategis organisasi.. Selain itu penilaian atas pekerjaan memiliki fungsi lain yang cukup bermanfaat, yaitu : 1. penyediaan informasi bagi keputusan promosi dan gaji; 2. penyediaan kesempatan untuk meninjau perilaku bawahan; 44 3. memungkinkan untuk menyusun rencana untuk memperbaiki setiap defisiensi yang diketahui. Seperti awal pemaparan disampaikan bahwa analisa pekerjaan mau tidak mau akan selalu berdampingan dengan evaluasi atas suatu tugas atau pekerjaan. Hal ini disebabkan karena analisa pekerjaan perlu adanya informasi mengenai hasil atau capaian dari suatu tugas atau pekerjaan tertentu dengan suatu kondisi maupun target pekerjaan yang telah disepakati bersama. Oleh sebabitu, dalam pelaksanaan perlu adanya langkah-langkah penilaian terlebih dahulu dalam rangka mengevaluasi suatu tugas atau pekerjaan. Langkah-langkah Penilaian tersebut adalah : 1. Pendefinisian pekerjaan. Standar pekerjaan yang digunakan untuk menilai prestasi. 2. Penilaian prestasi. Membandingkan antara prestasi ackual bawahan dengan standar yang ditetapkan. 3. Adanya pertemuan balikan. Membahas prestasi dan kemajuan bawahan. Cara Mendefinisikan Pekerjaan Kaitannya dengan Penilaian Prestasi Untuk memperjelas prestasi yang diharapkan, dapat dilakukan dengan melihat atau menyesuaikan uraian pekerjaan, namun tetap 45 perlu untuk menyusun standar setiap aktivitas. Sebelum menilai suatu prestasi atas pekerjaan tertentu, ada beberapa langkah dapat membantu menilai prestasi karyawan. Pertama kali adalah dengan memahami cara menilai prestasi : 1. Teknik skala pengharkatan grafik. Skala ini mencantumkan sejumlah faktor seperti kualitas dan kuantitas serta jajaran prestasi. 2. Metode pemeringkatan berselang-seling. Semua pegawai diselang-seling dari yang prestasi naik dan turun. 3. Metode perbandingan berpasangan. Setiap bawahan dibandingkan satu sama lain secara berpasangan dalam tiap faktor. 4. Metode distribusi paksa. Pemberian nilai dengan kurva: Mis : 15% pegawai berprestasi tinggi 20% pegawai berprestasi rata-rata tinggi 30% pegawai berprestasi rata-rata 20% pegawai berprestasi rata-rata rendah 15% pegawai berprestasi rendah 5. Metode insiden kritis (pelengkap). Supervisor menyimpan contoh (insiden) pelaksanaan tugas yang baik dan tidak. 46 6. Skala pengharkatan perilaku Bertujuan untuk mengkombinasikan manfaat yang diperoleh dari insiden kritis naratif. Penyusunan skala pengharkatan perilaku terdiri dari 5 langkah : a. menghimpun insiden kritis; b. menyusun dimensi prestasi; c. merelokasi insiden; d. menyusun skala insiden; e. menyusun instrument akhir. 7. Masalah-masalah pokok yang dapat merusak teknik penilaian saperti skala pengharkatan grafik : a. tidak jelas standarnya; b. efek hallo; c. kecondongan memusat; d. masalah kemurahatian atau kekuatan; e. masalah bias. Apabila sulit untuk membayangkan bagaimana bentuk dan cara evaluasi pekerjaan tersebut, maka berikut disampaikan beberapa contoh evaluasi pekerjaan : 47 Tabel 2.1. Evaluasi kinerja Bagian Penjualan PT Wira-Wiri 31 Desember 2006 No Uraian Pekerjaan yang Dinilai Nilai Huruf Nilai Angka Saran-Saran 1 Loyalitas B 75 Cukup baik 2 Pencapaian Target B 80 Baik 3 Perilaku Kerja C 65 Butuh bimbingan dan pantauan supervisor 4 Kerjasama C 65 Perlu mengikuti pelatihan 5 Tanggung jawab C 65 idem 6 Pengambilan Keputusan B 80 7 Inovasi B 80 Baik Baik Hasil penilaian : Target penjualan produk elektronik yang telah ditentukan masingmasing kriteria adalah : Kurang dari jumlah minimal penjualan 30 point/3 bulan, nilainya E Penjualan 30-40 point/3 bulan, nilainya D Penjualan 40-50 point/3 bulan, nilainya C Penjualan 50-60 point/3 bulan, nilainya B Penjualan lebih dari 60 point/3 bulan, nilainya A 48 Prestasi kerja yang bersangkutan, sudah melebihi batas minimal karena target capaian terpenuhi (batas minimal target atau outcomes yang harus dipenuhi setiap karyawan bagian penjualan masing-masing karyawan) , pengambilan keputusan juga baik saat terjadi masalah di lapangan dan dapat mengantisipasi kesulitan yang dialami oleh pelanggan, karena yang bersangkutan memanfaatkan kemampuan melakukan inovasi. Namun dari sisi kinerja antara lain perilaku, tanggung jawab dan kerjasama, ybs masih perlu banyak bimbingan. Oleh sebab itu ybs perlu mengikuti pelatihan-pelatihan mengenai perilaku, kerjasama, dan tanggung jawab. Konsep atau contoh penilaian pekerjaan tersebut merupakan evaluasi pekerjaan si karyawan dengan mengedepankan mekanisme dan aturan yang telah ditentukan dan disepakati bersama antara pihak karyawan dan perusahaan. Akan mustahil apabila sebuat aturan maupun penilaian pekerjaan tidak atau belum disosialisasikan kepada karyawan, akan tetapi diterapkan begitu saja oleh pihak perusahaan, karena bisa dipastikan apabila hal itu terjadi, maka perusahaan akan mendapat penentangan maupun protes dari para karyawannya. Komunikasi dua arah harus mendapat porsi yang utama dalam setiap langkah yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab karyawan. Apalagi kaitannya dengan evaluasi pekerjaan. 49 Merancang dan memelihara sistem pengukur kinerja yang efektif dan efisien sangat kritis untuk pengembangan SDM dan pencapaian kinerja tinggi atau kepiawaian organisasi. Organisasi yang memiliki sistem pengukur kinerja yang handal, dapat tetap menjaga, mengembangkan dan mempromosikan karyawannya yang handal. Karyawan yang berkinerja rendah dapat juga teridentifikasi untuk pengembangan lebih lanjut atau pemindahan ke pekerjaanpekerjaan yang lebih sesuai dengan keterampilan dan bakat karyawan tersebut. Sistem pengukur kinerja selain menyediakan informasi yang membantu membandingkan kinerja setiap karyawan, memberikan feedback mengenai pengembangan dan motivasi karyawan sekaligus memberikan dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan mengenai karyawan tersebut. Kualitas sistem ini memiliki dampak yang sangat tinggi terhadap pengembangan human capital karena sistem pengukur kinerja adalah pondasi dari proses SDM yang lainnya. Proses-proses seperti manajemen karir, perencanaan suksesi, sistem kompensasi, sangat tergantung pada informasi dari sistem ini. Karena ketergantungan proses SDM pada sistem pengukuran kinerja ini, maka sistem ini selalu menjadi fokus pada setiap litigasi yang terkait dengan kasus promosi (kenaikan pangkat), demosi (penurunan pangkat) dan kompensasi. Berdasarkan riset terhadap ratusan jenis sistem pengukur kinerja yang disampaikan sebagai 50 bahan bukti dalam kasus litigasi tersebut, dapat dilihat sistem yang dapat memberikan proteksi kepada organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 1. Dasarkan standar kinerja untuk setiap posisi pada hasil analisa pekerjaan. 2. Berikan karyawan salinan dari standar kinerja pekerjaannya. 3. Evaluasi karyawan berdasarkan dimensi pekerjaan, tidak hanya secara umum. 4. Penilaian berdasarkan tuntutan/perilaku kerja yang perlu diperlihatkan tidak berdasarkan ciri-ciri umum karyawan tersebut. 5. Berikan manajer dan para penilai instruksi tertulis yang rinci mengenai cara penggunaan sistem penilaian. 6. Pastikan para manajer dan penilai menyelesaikan pelatihan mengenai cara penggunaan sistem penilaian. 7. Gunakan beberapa penilai untuk setiap karyawan. 8. Siapkan proses naik banding bila terjadi dispute atau perselisihan. 9. Siapkan dokumentasi mengenai keputusan ketenagakerjaan yang berkait dengan setiap karyawan. Membangun sistem penilaian berbasis behaviour memang tidak mudah, namun mengingat nilai tambah yang dihasilkan melalui integrasi dengan proses SDM yang lainnya seperti seleksi karyawan, kompensasi, dll, maka upayanya cukup bermanfaat. 51 Bab Kaitan dengan Aspek Lain III Proses penyusunan analisa pekerjaan tidak sekedar merancang dan kemudian menorehkan pada selembar atau berlembar-lember kertas, akan tetapi harus benar-benar dicermati apa dan bagaimana kaitan antar bagian, karena mau tidak mau berkaitan dengan unsur lain sesuai dengan tujuan organisasi yang telah dijabarkan dalam visi dan misi organisasi, maupun bagian lain sesuai dengan lini atau tingkatan dalam struktur organisasi. Sehingga dalam penetapan penyelenggaraan analisa pekerjaan dapat sangat berkaitan dengan beberapa hal, antara lain tergantung pada : 1. lokasi dan kompleksitas pekerjaan yang dianalisis; 2. seberapa jauh kesediaan pejabat menjadi analis eksternal; 3. tujuan akhir yang diinginkan; dan 4. harus memahami manajemen sumber daya manusia dan visi/misi organisasi. 52 Suatu analisa pekerjaan, perlu diperhatikan kaitannya dengan metode-metode dan prosedur-prosedur terbaik yang tersedia untuk melakukan analisis pekerjaan. Tinjauannya adalah pada gambaran dan keselurahan system departemen-departemen, unit-unit, dan pekerjaan-pekerjaan. Dalam menggambarkan hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi memperlihatkan dan aktivitas individu-individu, organisasi dengan kelompok-kelompok, atau departemen-departemen yang bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut. Fungsi lini (individu yang melaksanakan tugas) dan fungsi staf (pemberi saran) ada pada bagan. Bagan berikut menggambarkan jenjang vertical dalam organisasi dan beraneka macam departemen. Bagan organisasi memberikan gambaran kepada analisa pekerjaan tentang departemen- departemen dan jaringan-jaringan komunikasi formal dan hirarkhi apa saja yang ada dalam organisasi. Contoh Struktur Organisasi adalah sebagai berikut : 53 54 Dengan Bagan proses atau struktur organisasi yang memadai, akan memberi dampak yang positif dalam hal sumbangan terhadap sistem suatu organisasi, khususnya pada pengelolaan sumber daya manusia sesuai dengan fungsi terapan analisa pekerjaan pada umumnya. Perlu dipikirkan kembali dalam analisa pekerjaan mengenai kaitan yang langsung berkaitan dengan Organisasi dan Analisa pekerjaan, yaitu selain komunikasi yang harus tergambarkan lewat alur-alur tadi, juga adanya muatan lingkup analisa pekerjaan yang terjadi, antara lain adalah mengenai Standar Pekerjaan atau disebut juga dengan Spesifikasi Pekerjaan, Evaluasi Pekerjaan, dan Perencanaan Karir. Standar Pekerjaan tidak dapat dilepaskan dengan standar kinerja yang ditetapkan, karena standar kinerja memiliki batasbatas minimal maupun maksimal dalam kaitannya antara standar pekerjaan yang disyaratkan dengan standar kinerja dan hasil atau produktivitas. Adapun persyaratan Standar Pekerjaan yang harus dipenuhi antara lain : 1. Standar kinerja harus relevan dengan individu dan organisasi. 2. Standar kinerja harus stabil dan dapat diandalkan. 3. Standar kinerja harus membedakan antara pelaksanaan pekerjaan yang baik, sedang dan buruk. 4. Standar kinerja harus dinyatakan dalam angka. 5. Standar kinerja harus mudah diukur. 6. Standar kinerja harus dipahami oleh karyawan dan penyelia. 55 7. Standar kinerja harus memberikan penafsiran yang tidak mendua. Standar pekerjaan selain berkaitan dengan standar kinerja, juga memiliki fungsi-fungsi yang secara tidak langsung dapat membantu mencari kriteria pengukuran suatu pekerjaan. Dua fungsi standar kinerja suatu pekerjaan antara lain, menjadi tujuan atau sasaran dari suatu usaha karyawan dan yang ke dua, Standar kinerja merupakan kriteria pengukuran kesuksesan sebuah pekerjaan. Seperti yang kita pahami bersama-sama, kepiawaian (mastery) suatu organisasi dalam menjalankan core capability-nya akan sangat menentukan keberhasilan maupun kegagalan perusahaan tersebut. Skala pengukur kepiawaian dalam core capability dapat dirancang dan akan membantu perusahaan menentukan keputusan investasi sumber dayanya. Skala kepiawaian sekaligus dapat membantu membandingkan taraf maturity dan kompleksitas dari organisasi tersebut dibanding organisasi lainnya. Rentang mastery yang dapat dimiliki suatu organisasi terdiri dari taraf kepiawaian dasar yang merupakan batas minimal agar organisasi tetap dapat menjaga daya saingnya. A. Kaitan Dengan Stres Kerja Stres adalah respon terhadap berbagai kondisi lingkungan dan didefinisikan berdasarkan kriteria yang sangat beragam seperti 56 penderitaan emosional, deteriorasi kinerja, atau berbagai perubahan sosiologis (Davison, dkk, 2006 ). Istilah stres diperkenalkan oleh Canadian Selye setelah Perang Dunia II dan digunakan dalam ilmu kedokteran, dengan pengertian reaksi organism terhadap situasi yang mengancam (Grandjean dalam Winarsunu, 2008). Stres adalah respon psikologis dan fisiologis terhadap perubahanperubahan yang terlalu berat yang menimbulkan kecemasan, depresi, dan rangsangan fisiologis yang meningkat (Semiun, 2006). Stres adalah situasi kehidupan yang membutuhkan usaha adaptasi (Gunarsa, 2009). Konsep stres kerja dapat ditinjau dari beberapa sudut, yaitu stres kerja sebagai hasil dari keadaan tempat kerja, yang mana hal ini akan mengurangi motivasi karyawan, dan stres kerja yang merupakan hasil dari dua faktor organisasi yaitu keterlibatan dalam tugas dan lingkungan organisai. Stres kerja juga dapat terjadi karena workload dan kemampuan melakukan tugas, karena waktu kerja yang berlebihan, karena tanggung jawab kerja, dan karena tantangan yang muncul dalam tugas (Wijono, 2010) Pendapat tentang stres kerja juga diungkapkan oleh Heilriegel dan Slocum (Wijono, 2010) yang mengatakan bahwa stres kerja merupakan umpan balik atas diri karyawan secara fisiologis maupun psikologis terhadap keinginan atau permintaan organisasi. Stres kerja dengan demikian member tekanan terhadap produktivitas dan dapat mengganggu individu tersebut. Stres kerja yang dapat meningkatkan 57 motivasi karyawan disebut stres yang positif (eustress), sedangkan yang mengakibatkan hancurnya produktivitas kerja karyawan disebut stres negatif (distress). Stres bersumber dari frustrasi dan konflik yang dialami individu yang dapat berasal dari berbagai bidang kehidupan manusia (Ardani, Rahayu, Sholichatun, 2007). Salah satu ciri yang paling jelas tentang stres adalah kuatnya pengaruh faktor psikologis (Bandiyah, 2008). Ada tiga sumber stres, yaitu frustrasi, konflik, dan tekanan (pressure) (Coleman dkk dalam Wiramihardja, 2007). Waktu yang tidak cukup untuk menyelesaikan pekerjaan, arah dan tujuan yang kurang jelas, instruksi yang kurang jelas, tidak adanya pengakuan dan ganjaran, kurangnya kesempatan untuk partisipasi, tanggung jawab tanpa wewenang, prasangka dan kefanatikan, miskinnya interaksi yang menyebabkan perbedaan tujuan dan nilainilai, kondisi kerja yang berbahaya dan tidak menyenangkan, kontrol kerja yang rendah dan pekerjaan yang berbahaya merupakan hal-hal yang memberikan kontribusi pada stres kerja (Winarsunu, 2008). Stres adalah hasil dari tidak atau kurang adanya kecocokan antara orang dan lingkungannya yang mengakibatkan ketidakmampuan untuk menghadapi berbagai tuntutan terhadap dirinya secara efektif (Fincham dan Rhodes dalam Munandar, 2001). Stres kerja adalah respon individu untuk bekerja terkait dengan stressor lingkungan kerja, berupa reaksi fisiologis, psikologis, maupun 58 perilaku (Selye dalam Umam, 2010). Konsep workplace stressors dikemukakan oleh Jewell dan Lawton untuk menggambarkan suatu situasi atau kondisi dari sebuah pekerjaan beserta lingkungannya yang oleh individu dipersepsikan sebagai sesuatu yang mengancam. Ahli lain yaitu Spector dan Miner menggunakan istilah lain untuk menyatakan pengertian yang sama, yaitu job stressors, yang artinya sumber-sumber stres yang berasal dari pekerjaan. Grandean dalam Winarsunu (2008) menggunakan istilah occupational stressor untuk menerangkan sumber stres yang berasal dari situasi pekerjaan yang memiliki tntutan yang tidak sesuai dengan kemampuan individu. Stresor berpengaruh pada individu melalui persepsi individu terhadap stressor yang ada di tempat kerja (Winarsunu, 2008). Uraian tersebut di atas membawa pada simpulan bahwa pengertian stres kerja adalah reaksi individu yang berupa reaksi fisiologis, psikologis, maupun perilaku yang disebabkan oleh stressor di lingkungan kerja. B. Gejala Stres Kerja Ada beberapa pendapat mengenai gejala Stres kerja. Gejala stres kerja menurut Beehr dan Newman dalam Umam (2010) meliputi : 1. Gejala psikologis a. Kecemasan, ketegangan, bingung, dan mudah tersinggung 59 b. Perasaan frustrasi, rasa marah dan dendam (kebencian) c. Sensitif dan reaksi berlebihan d. Memendam perasaan, penarikan diri, dan depresi e. Komunikasi yang tidak efektif f. Perasaan terkucil dan terasing g. Kebosanan dan ketidakpuasan kerja h. Kelelahan mental, penurunan fungsi intelektual, dan kehilangan konsentrasi i. Kehilangan spontanitas dan kreativitas j. Menurunnya rasa percaya diri 2. Gejala fisiologis a. Meningkatnya denyut jantung, tekanan darah, dan kecenderungan mengalami penyakit kardiovaskular b. Meningkatnya sekresi dari hormone stres c. Gangguan gastrointestinal / gangguan lambung d. Meningkatnya frekuensi luka fisik / kecelakaan e. Kelelahan secara fisik dan kemungkinan mengalami sindrom kelelahan yang kronis f. Gangguan pernafasan g. Gangguan pada kulit h. Sakit kepala, sakit ketegangan otot i. Gangguan tidur 60 pada punggung bagian bawah, j. Rusaknya fungsi imun tubuh termasuk risiko tinggi terkena kanker 3. Gejala perilaku a. Menunda, menghindari pekerjaan, absen dari pekerjaan b. Menurunnya prestasi dan produktivitas c. Meningkatnya penggunaan minuman keras dan obat-obatan d. Perilaku sabotase dalam pekerjaan e. Perilaku makan yang tidak normal (kebanyakan makan) sebagai pelampiasan, mengarah ke obesitas f. Perilaku makan yang tidak normal (kekurangan) sebagai bentuk penarikan diri yang berakibat pada kehilangan berat badan secara tiba-tiba g. Meningkatnya kecenderungan berperilaku risiko tinggi sepeti menyetir dengan tidak hati-hati dan berjudi h. Meningkatnya agresivitas, vandalisme, dan kriminalitas i. Menurunnya kualitas hubungan interpersonal dengan keluarga dan teman j. Kecenderungan untuk melakukan bunuh diri. Munandar (2001) mengatakan bahwa gejala-gejala stres kerja karena beban berlebihan dalam bekerja adalah mudah tersinggung, kelelahan fisik dan mental, ketidaktegasan, hilangnya objektivitas, kecenderungan berbuat salah, kekhilafan dalam ingatan, dan 61 hubungan interpersonal yang tegang. Untuk kebanyakan orang, stres tidak cepat menyebabkan sakit keras. Stres diungkapkan melalui gejala-gejala umum seperti tidak dapat tidur, merokok berat, peminum minuman keras, khawatir, mudah tersinggung, gelisah, sulit berkonsentrasi dalam pengambilan keputusan, dan masa-masa lelah yang panjang. Stres menyebabkan tekanan darah meningkat, ketegangan otot, dan produksi asam lambung berlebihan (Holmes, 1991). Individu yang sebelumnya sehat dapat mengalami gangguan kepribadian yang bersifat sementara ketika menghadapi keadaan yang menimbulkan stres berat (Supratiknya,1995). Gejala-gejala stres menurut Everly dan Girdano (dalam Munandar, 2001) meliputi : 1. Gejala terkait dengan suasana hati a. menjadi overexited; b. cemas; c. merasa tidak pasti; d. sulit tidur pada malam hari; e. menjadi mudah bingung dan lupa; f. menjadi sangat tidak enak hati dan gelisah; dan g. menjadi gugup; 2. Gejala terkait dengan otot kerangka a. jari-jari dan tangan gemetar; b. tidak dapat duduk diam atau berdiri di tempat; 62 c. mengembangkan gerakan tidak sengaja; d. kepala mulai sakit; e. merasa otot menjadi tegang atau kaku; f. menggagap jika bicara; dan g. leher menjadi kaku. 3. Gejala terkait dengan organ-organ dalam badan a. perut terganggu; b. merasa jantung berdebar; c. banyak berkeringat; d. tangan berkeringat; e. merasa kepala ringan atau akan pingsan; f. mengalami kedinginan; g. wajah menjadi panas; h. mulut menjadi kering; i. mendengar bunyi berdering dalam telinga; dan j. mengalami “rasa akan tenggelam” dalam perut. Berbeda dengan pendapat Gitosudarmo dalam Ardana, Mujiati, Sriathi (2008). Gitosudarmo berpendapat tentang Gejala Stres meliputi : 1. Gejala terkait fisik a. meningkatnya tekanan darah; b. meningkatnya kolesterol; dan c. penyakit jantung koroner. 63 2. Gejala terkait psikologis a. ketidakpuasan kerja; b. murung; c. rendahnya kepercayaan; dan d. mudah marah. 3. Gejala terkait organisasi a. ketidakhadiran; b. keterlambatan; c. prestasi kerja menurun; d. kecelakaan kerja meningkat; dan e. sabotase. Uraian tersebut di atas membawa pada simpulan bahwa gejalagejala stres kerja meliputi gejala psikologis, gejala fisiologis, dan gejala perilaku. C. Faktor-Faktor yang Memengaruhi Stres Kerja Faktor-faktor yang memengaruhi stres kerja meliputi kondisi dan situasi pekerjaan, pekerjaan itu sendiri, status dan karir yang tidak jelas, dan hubungan interpersonal (Soewondo dalam Umam, 2010). Bahkan, Wahjono (2010) mengatakan bahwa faktor yang memengaruhi stres kerja adalah faktor lingkungan, faktor organisasi, dan faktor individu. 64 Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja dikemukakan oleh Suwarto (2010 ). Job description merupakan faktor yang memengaruhi stres kerja yang sifatnya berupa stresor keorganisasian, yaitu jabatan yang tidak jelas. Stres kerja juga dipengaruhi oleh faktor job description yang tidak dirancang dengan baik (Siagian,2010). Karyawan yang tidak memiliki job description akan mengalami stres kerja karena beban tugasnya terlalu berat, sangat terdesak oleh waktu, tidak mendapatkan penyeliaan dengan baik, tidak memiliki keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab, dan tidak jelas peranannya dalam kegiatan organisasi. Stres kerja dalam kaitannya dengan job description juga dipengaruhi oleh bagaimana persepsi karyawan mengenai kesesuaian antara job description-nya dengan perkembangan bisnis yang terjadi di perusahaan itu (Robbins dan Judge, 2008). Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja juga dikemukakan oleh Robbins dan Judge (2008). Karyawan yang tidak memiliki job description akan mengalami stres kerja karena pekerjaannya menjadi terlalu banyak, tidak punya waktu untuk menyelesaikan tugas, dan harus mengerjakan beberapa tugas sekaligus. Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja dilihat oleh Sopiah (2008) dari segi peran atau tugas seorang karyawan. Karyawan yang tidak memiliki job description akan mengalami stres kerja karena peran atau tugasnya tidak jelas, 65 peran/tugas yang harus dilakukannya terlalu berat, atau menjalankan beberapa peran/tugas jabatan sekaligus. Lebih lanjut Sopiah (2008) juga mengatakan bahwa job description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja muncul ketika terdapat peran mendua/ambiguitas. Hal ini membuat karyawan menjadi bimbang tentang tugas-tugasnya dan tidak memiliki kepastian dalam harapan kinerja. Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja juga terlihat dari ketidakjelasan tingkat kewenangan dalam melakukan pekerjaan pada suatu jabatan. Tuntutan tugas yang tercantum dalam job description merupakan faktor yang juga memengaruhi stres kerja (Wahjono, 2010). French dan Caplan dalam Munandar (2001) melihat job description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja dari segi peran yang harus dijalankan oleh karyawan pada suatu jabatan pekerjaan. Job description menjadi faktor yang memengaruhi stres kerja terjadi ketika karyawan ingin melakukan tugas yang berbeda dengan job description-nya (Miles dan Perreault dalam Munandar, 2001). Job description juga menjadi faktor yang memengaruhi stres kerja ketika karyawan menerima penugasan tanpa disertai tenaga kerja yang cukup untuk menyelesaikan tugas sesuai job description-nya. Job description juga menjadi faktor yang memengaruhi stres kerja manakala karyawan memiliki job 66 description yang berisi penugasan kerja yang terlalu banyak sehingga tidak dapat ditangani secara efektif. Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja juga dapat dilihat dari apa yang harus dikerjakan pada suatu jabatan pekerjaan dan bagaimana peran jabatan tersebut dalam organisasi (Hurrell dkk dalam Munandar, 2001). Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja diungkapkan oleh Cooper dalam Umam (2010), yang mengatakan bahwa beban kerja yang berlebihan secara kuantitatif dan beban kerja yang berlebihan secara kualitatif menyebabkan stres kerja. Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja juga dikatikan dengan tujuan atau sasaran kerja yang tidak jelas dan tanggung jawab yang tidak jelas (Everly dan Girdano dalam Munandar,2001). Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja erat kaitannya dengan kejelasan tugas pada suatu pekerjaan (Ardana dkk,2008). Evaluasi pekerjaan merupakan bagian dari kebijakan organisasi, yang menurut Umam (2010) merupakan faktor yang memengaruhi stres kerja, dalam hal ini termasuk dalam organizational stressors. Tidak adanya evaluasi pekerjaan akan berakibat pada beban kerja yang sulit dan berlebihan, dan balas jasa yang terlalu rendah. Hal ini menurut Hasibuan (2009) merupakan faktor yang memengaruhi stres kerja. Evaluasi pekerjaan sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja juga dikemukakan oleh Ardana dkk. (2008). Peranan dalam 67 organisasi sebagai hasil dari evaluasi pekerjaan merupakan salah satu sumber stres kerja. Wahjono (2010) mengatakan bahwa evaluasi pekerjaan yang menentukan nilai pekerjaan dalam kaitannya dengan finansial karyawan merupakan salah satu faktor yang memengaruhi stres kerja. Evaluasi pekerjaan juga menentukan beban kerja berbagai pekerjaan dalam organisasi, di mana beban kerja yang berlebihan merupakan faktor yang menyebabkan stres kerja menurut Robbins dan Judge (2008). Penulis lain, yaitu Sopiah (2008) mendukung pendapat tersebut, dengan mengatakan bahwa Evaluasi Pekerjaan mempengaruhi beban kerja karyawan yang akan menjadi faktor penyebab stres kerja karena karyawan merasa beban kerjanya terlalu banyak. Contoh Kasus-kasus Beberapa temuan yang didapat dari hasil-hasil penelitian, memberi gambaran kepada kita untuk dapat menelaah bagaimana kaitan antara analisa pekerjaan termasuk kaitannya dengan unsur analisa pekerjaan seperti penelitian mengenai Hubungan antara Persepsi terhadap Deskripsi Pekerjaan dan Evaluasi Pekerjaan dengan Stres Kerja, yang dilakukan oleh Constatinus (2007) di BPR Restu Artha Makmur Semarang. Jumlah subyek penelitian adalah 60 orang karyawan dengan pendidikan Diploma-3 dan Sarjana. Karyawan terdiri dari 15 orang wanita dan 45 orang pria. Semua karyawan wanita bekerja di 68 kantor, yaitu di bagian administrasi front office maupun back office. Ada 43 orang karyawan pria, 43 bekerja sebagai account officer, 1 orang bekerja di bagian information technology, dan 1 orang bekerja di bagian administrasi back office. Berdasarkan hasil analisis data menggunakan multiple correlation, diketahui bahwa ada hubungan antara stres kerja dengan persepsi terhadap job description dan persepsi terhadap evaluasi pekerjaan dengan nilai R12.y sebesar 0,894. Persamaan regresi linier hubungan stres kerja dengan persepsi terhadap job description dan persepsi terhadap evaluasi pekerjaan adalah Y = 323,625 – 1,668 X1 – 0,231 X2, di mana Y adalah Stres Kerja, X1 adalah Persepsi terhadap Job Description, dan X2 adalah Persepsi terhadap Evaluasi Pekerjaan. Koefisien determinasi R2 persamaan ini adalah 0,792. Ini berarti bahwa 79,2% stres kerja pada model ini dipengaruhi oleh persepsi terhadap job description dan persepsi terhadap evaluasi pekerjaan. Sumbangan Efektif (SE) persepsi terhadap job description pada stres kerja dengan model ini adalah sebesar 73,97%, sedangkan Sumbangan Efektif (SE) persepsi terhadap evaluasi pekerjaan pada stres kerja pada model ini adalah sebesar 5,23%. Berdasarkan analisis data, diketahui bahwa ada hubungan negatif yang signifikan antara persepsi terhadap job description dengan stres kerja, dengan nilai rxy = - 0,893 dan p < 0,01 sehingga hipotesis minor pertama dalam penelitian ini diterima. Selain itu 69 dari hasil analisis data, juga diketahui ada hubungan negatif yang signifikan antara persepsi terhadap evaluasi pekerjaan dengan stres kerja, dengan nilai rxy = - 0,811 dan p < 0,01 sehingga hipotesis minor kedua dalam penelitian ini diterima. Dilihat dari analisis tersebut di atas, dapat diuraikan lebih lanjut bahwa stres kerja akan menjadi tinggi secara signifikan dengan semakin rendahnya persepsi terhadap job description dan persepsi terhadap evaluasi pekerjaan, demikian pula sebaliknya. Stres kerja juga akan menjadi tinggi secara signifikan dengan semakin rendahnya persepsi terhadap evaluasi pekerjaan, demikian pula sebaliknya. Stres adalah hasil dari tidak atau kurang adanya kecocokan antara orang dan lingkungannya yang mengakibakan ketidakmampuan untuk menghadapi berbagai tuntutan terhadap dirinya secara efektif (Fincham dan Rhodes dalam Munandar). Stres kerja adalah respon individu untuk bekerja terkait dengan stressor lingkungan kerja, berupa reaksi fisiologis, psikologis, maupun perilaku (Selye dalam Umam, 2010). Stresor berpengaruh pada individu melalui persepsi individu terhadap stressor yang ada di tempat kerja (Winarsunu). Karyawan yang tidak memiliki job description akan mengalami stres kerja karena beban tugasnya terlalu berat, sangat terdesak oleh waktu, tidak mendapatkan penyeliaan dengan baik, tidak memiliki keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab, dan tidak 70 jelas peranannya dalam kegiatan organisasi. Stres kerja dalam kaitannya dengan job description juga dipengaruhi oleh bagaimana persepsi karyawan mengenai kesesuaian antara job description-nya dengan perkembangan bisnis yang terjadi di perusahaan itu (Robbins dan Judge, 2008). Peranan dalam organisasi sebagai hasil dari evaluasi pekerjaan merupakan salah satu sumber stres kerja. Wahjono (2010) mengatakan bahwa evaluasi pekerjaan yang menentukan nilai pekerjaan dalam kaitannya dengan finansial karyawan merupakan salah satu faktor yang memengaruhi stres kerja. Evaluasi pekerjaan juga menentukan beban kerja berbagai pekerjaan dalam organisasi, di mana beban kerja yang berlebihan merupakan faktor yang menyebabkan stres kerja menurut Robbins dan Judge (2008) Penelitian lain yang dilakukan oleh Hanidinarti (2009) yang mengupas penelitian tentang Pengaruh Karakteristik Pekerjaan terhadap Komitmen Organisasi. Secara teoretik karakteristik pekerjaan berpengaruh terhadap komitmen organisasi. Menurut Hackman dan Oldham (dalam Munandar, 2001: 358), lima dimensi inti dalam karakteristik pekerjaan (keragaman, identitas tugas, signifikansi tugas, otonomi, umpan balik) merupakan model karakteristik kerja dari motivasi kerja. Asumsinya adalah bahwa ciri-ciri pekerjaan di atas menimbulkan tiga kritikal psychological states, yaitu: (1) Experioenced meaningfulness of the work; (2) Experienced responsibility for outcomes of the work; dan (3) 71 knowledge of the actual results of the work activities. Ketiga kondisi psikologik yang kritikal ini menghasilkan empat macam personal and work outcomes (keluaran pribadi dan kerja), yaitu: (1) Motivasi kerja internal yang tinggi; (2) Unjuk kerja yang bermutu tinggi; (3) Kepuasan kerja yang tinggi dengan pekerjaan; (4) Angka kemangkiran dan keluar pegawai yang rendah. Selain itu, Aldag, Barr and Brief (1981) dalam penelitiannya membuktikan bahwa karakteristik pekerjaan berpengaruh terhadap motivasi kerja, kepuasan kerja, kinerja, absensi, harapan terhadap pekerjaan, keterlibatan kerja, dan stres. Dari dua penelitian tersebut tampak bahwa karakteristik pekerjaan berpengaruh terhadap angka kemangkiran (absensi) dan keterlibatan kerja yang kesemuanya itu merefleksikan komitmen organisasi. Penelitian lain yang dilakukan oleh Anggraini (2010), temuannya adalah bahwa engumpulan data waktu dilakukan dengan metode Stopwatch Time Study, Work Sampling dan wawancara, sedangkan data untuk frekuensi untuk pekerjaan yang tidak bersifat periodik, diperoleh dari data sekunder dari perusahaan. Setelah beban kerja setiap tim diketahui, dilakukan analisa untuk menentukan jumlah karyawan yang optimal pada setiap tim yang akan diusulkan pada pihak perusahaan. Setelah diketahui jumlah karyawan optimal masing-masing tim, dilakukan Job Analysis untuk mengalokasikan karyawan pada pekerjaan 72 berdasarkan kemampuannya jumlah keseluruhan karyawan di CV. Players.Com sudah optimal yaitu 33 orang. Akan Tetapi jumlah karyawan pada tiap tim masih belum optimal dan beban kerja kurang merata. CV. Players.Com merupakan suatu perusahaan dagang yang menjual telepon seluler (ponsel) kartu seluler, aksesoris, dan jasa servis (reparasi). Saat ini CV.Players.Com memiliki satu counter pusat, yaitu Player POZ dan empat counter cabang, yaitu Player I, Player II, Player III, dan Player V. Player V terdiri dari dua bagian, yaitu Bagian Penjualan dan Bagian Servis. Player POZ dibagi menjadi tiga, yaitu Tim Perdana, Tim Voucher, dan Tim Elektrik. Dalam penelitian ini akan dilakukan perhitungan beban kerja pada setiap karyawan dan setiap tim di CV. Players.Com dengan pendekatan workload Analysis. Dari hasil penelitian Anggraini tersebut dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa peran Analisa Pekerjaan sangat diperhitungkan dan merupakan syarat yang mau tidak mau harus dipenuhi. Keterkaitan dengan pencapaian tujuan suatu organisasi ataupun perusahaan jelas nampak, karena beban kerja menjadi alasan utama, karena berkaitan dengan pengalokasian suatu tugas atau pekerjaan. Secara langsung maupun tidak langsung juga akan berpengaruh kepada analisa pekerjaan secara keseluruhan. 73 Bab Komunikasi Dalam Organisasi IV Kesuksesan manajerial dan organisasi ditentukan oleh komunikasi yang efektif. Komunikasi didefinisikan sebagai pertukaran informasi antara pengirim dan penerima, dan pemahaman (persepsi) makna antara individu-individu yang terlibat. Analisis pertukaran ini menyatakan bahwa komunikasi adalah proses dua arah yang berisi elemen-elemen yang dihubungkan berurutan dalam proses komunikasi dalam organisasi. Model komunikasi tradisional menggambarkan komunikasi seperti saluran dimana informasi dan makna ditransfer dari orang ke orang lain. Model ini mengasumsikan bahwa penerima mengerti dengan sebenar-benarnya apa yang disampaikan oleh pengirim, sehingga tidak realistis. Padahal penerima mengartikan suatu pesan dengan cara memproses informasi tersebut secara kognitif. Dasar ini dikembangkan model komunikasi perceptual yang menyatakan bahwa komunikasi adalah proses dimana penerima menciptakan makna sendiri dalam benak mereka. 74 Dalam model komunikasi perceptual terdapat beberapa elemen yakni: 1. pengirim dan penerima; 2. pengkodean; 3. pesan; 4. memilih media; 5. penguraian kode; 6. menciptakan magna; 7. umpan balik; dan 8. gangguan. Pada model komunikasi perceptual, penerima melakukan penguraian kode (decoding) dan menciptakan makna terhadap pesan yang diterima dari pengirim. Interpretasi penerima terhadap pesan seringkali berbeda dengan apa yang diharapkan oleh penerima, sehingga terjadi salah komunikasi. Pemilihan media adalah komponen kunci dari komunikasi yang efektif. Pemilihan media dilandasi oleh interaksi antara kekayaan informasi sebuah media dengan tingkat kerumitan masalah atau situasi yang ada. Kekayaan informasi disefinisikan sebagai pembawa informasi potensial yang berisi data. Definisi ini menyiratkan bahwa media alternatif memiliki tingkat kekayaan informasi yang bervariasi mulai dari tinggi hingga rendah. Dalam organisasi, tingkatan tersebut identik dengan susunan berdasarkan struktur 75 organisasi. Komunikasi yang terbentuk dengan adanya struktur organisasi tersebut akan berdampak pada efektivitas komunikasi dalam organisasi. Tugas-maupun pekerjaan akan lancar atau tidak lancar, berhasil atau tidak berhasil, ditentukan oleh mekanisme sebagai dampak adanya analisa pekerjaan yang telah tersusun. Kekayaan informasi dalam organisasi merupakan sebuah fungsi dari 4 faktor, antara lain : 1. Kecepatan respon balik (berkisar mulai dari yang langsung hingga yang sangat lambat. 2. Karakteristik saluran (berkisar mulai dari gabungan visual dan audio hingga visual yang terbatas. 3. Tipe komunikasi (personal vs impersonal). 4. Sumber bahasa (badan, alami, atau numerik). Tabel 4.1. Fungsi Informasi Organisasi Kekayaan Media Informasi Tinggi Tatap muka langsung Telepon Tertulis perorangan Tertulis formal Rendah Numerik Formal Sumber : Kinicki, 2000 76 Umpan Balik Segera Cepat Lambat Sangat lamban Sangat Lamban Saluran Visual audio Audio Visual terbatas Audio terbatas Audio Terbatas Tipe Sumber Komunikasi Basa Pribadi Tubuh alami Pribadi Pribadi Alami Alami Impersonal Alami Impersonal Numerik Komunikasi yang efektif akan mengakibatkan kekayaan media sesuai tingkat kompleksitas masalah atau situasi. Media kekayaannya rendah-numerik formal lebih sesuai untuk masalah yang sederhana, sedangkan media lain yang lebih cocok untuk komunikasi yang leih kompleks. Komunikasi yangtidak efektif terjadi baik pada saat kekayaan dari media terlalu tinggi atau terlalu rendah terhadap kompleksitas masalah atau situasi yang ada. A. Jenis Komunikasi dalam Organisasi Organisasi adalah suatu kelompok manusia yang bersepakat untuk melakukan sesuatu dalam rangka mencapai tujuan bersama. Sehingga dengan demikian ada beberapa kesepakatan yang tertuang dengan perantara komunikasi. Selain itu jenis komunikasi serta orang-orang yang terlibat juga bias perempuan dan laki-laki. Berbagai jenis inilah yang mencetuskan suatu jenis komunikasi yang bermacam-macam dengan fungsi yang bermacam pula. Kita mengengal adanya komunikasi verbal dan non verbal. Komunikasi verbal kita sudah memahami lebih detil karena dilakukan oleh semua manusia, yaitu komunikasi yang langsung muncul dalam bentuk ucapan atau suara dari pengirim ke penerima, atau sebaliknya dengan digambarkan dalam umpan balik komunikasi. Bagaimana dengan komunikasi non verbal? Komunikasi non verbal adalah segala pesan yang dikirim maupun diterima yang tergantung pada apa yang dikehendaki, atau 77 dengan kata lain komunikasi non verbal adalah komunikasi tanpa menggunakan atau memakai kata-kata atau tulisan. Namun demikian peran dari komunikasi non verbal ini bertanggung jawab atas lebih dari 60% pesan yang telah disampaikan. Oleh karena itu sangat penting bagi individu, kelompok dalam organisasi dan tidak tergantung pada jabatan atau posisi apa yang ditempati, mutlak harus memahami komunikasi tersebut. Terlebih lagi sebagai posisi manajer dalam organisasi multinasional. Organisasi selain memanfaatkan komunikasi verbal juga non verbal dalam pengelolaan. Hal ini sebagai upaya mengakomodasi semua aspek yang pengejawantahan terkandung suatu sistem dalam organisasi organisasi yang sebagai capable. Komunikasi non verbal dalam organisasi jenisnya antara lain : 1. laporan harian, mingguan, atau berkala; 2. surat tugas; 3. surat teguran; 4. surat keputusan; 5. konsep surat resmi; 6. surat pengantar; 7. surat konsultasi; 8. surat cuti, dll. 78 Karena komunikasi jenis ini tidak menggunakan media udara atau alat komunikasi oral maupun kata-kata (non verbal), namun selain menggunakan media tulisan, juga menggunakan gerakangerakan anggota badan (body gesture) termasuk ekspresi wajah (roman muka). Jenis komunikasi non verbal yang berlaku umum di masyarakat terdapat beberapa jenis, selain yang berupa tertulis, yaitu : 1. Gerakan badan dan tangan Gerakan badan, tangan dan anggota tubuh lainnya dapat memberikan peningkatan maupun mengurangi proses komunikasi. Antara gerakan dan sikap dapat diartikan berbeda bahkan sangat kontradiktif pada budaya yang berbeda. 2. Sentuhan Sentuhan merupakan kekuatan yang menakjubkan dalam komunikasi non verbal. Cara memaknai sentuhan dpegangan juga berbeda antara budaya dan antara Negara. 3. Ekspresi wajah Wajah dapat menyampaikan informasi dengan baik. Senyum biasanya mewakili kehangatan, kegembiraan, persahabatan atau bias sebaliknya, seperti muka masam menandakan ketidakpuasan, marah dan rasa permusuhan. 4. Kontak mata Menurut Holmes & Rahe (1967) Kontak mata merupakan elemen yang sangat penting dalam komunikasi non verbal. 79 Kontak mata dapat menyampaikan empat fungsi komunikasi, antara lain ; a. kontak mata mengatur alur komunikasi sebagai syarat mengawali dan mengakhiri komunikasi. Namun demikian kecenderungan banyak orang menghindari kontak mata ketika orang sedang berbicara dan melakukan kontak mata bila orang tersebut telah berbicara. b. Kontak mata berfungsi sebagai pemberi dan pengontrol respon yang mengisyaratkan ketertarikan dan perhatian. c. Kontak mata dapat menyampaikan pesan emosi d. Kontak mata berfungsi sebagai tatapan mata yang berkaitan dengan tipe hubungan diantara komunikator. B. Komunikasi Hirarkhi Komunikasi hirarkhi dapat didefinisikan sebagai pertukaran informasi dan pengaruh di antara anggota organisasi, salah satunya memiliki kekuasaan formal seperti yang didefinisikan oleh sumber resmi organisasi, dalam rangka untuk keperluan memimpin danmengevaluasi anggota organisasi lain. Pola komunikasi ini melibatkan pertukaran informasi kearah bawah dari manajer ke karyawan dan dari karyawan ke manajer atau pimpinan. Manajer menyediakan lima tipe informasi dalam komunikasi ke arah bawah, antara lain : 80 1. instruksi kerja; 2. rasional kerja; 3. prosedur dan pelatihan organisasi; 4. respon mengenai kinerja; dan 5. indoktrinasi tujuan perusahaan. Sebaliknya, para karyawan mengkomunikasikan informasi ke atas mengenai diri mereka sendiri, rekan kerja dan masalah mereka, praktik kebijakan organisasi, dan apa yang peril dikerjakan dan bagaimana mengerjakan (Kreitner & Kinicki, 2000). Pada intinya, bagaimana pimpinan organisasi berusaha mengendalikan dan secara efektif menyelesaikan masalah secara terbuka dengan informasi yang relevan bersama-sama dengan bawahannya. Sebagai contoh, pimpinan dapat meningkatkan jumlah komunikasi dengan tetap berhubungan denga seseorang penghubung dan memastikan bahwa informasi sampai pada orang yang dituju. Distorsi komunikasi antara atasan dan bawahan merupakan masalah yang terkait dengan modifikasi isi komunikasi dari sebuah pesan, yang menyebabkan penurunan akurasi komunikasi antara atasan dan bawahan. Bawahan mendistorsi pesan jika supervisornya memiliki kekuatan yang dominan terhadap karyawan atau bawahan. Dengan kata lain, distorsi komunikasi antara bawahan dengan atasannya sangat dipengaruhi oleh gaya kepemimpinan atasan langsung atau supervisor. Jika terlalu kuat, maka akan 81 menyebabkan bawahan kurang leluasa dalam menyampaikan pesan (berkomunikasi). Distorsi akan meningkat apabila karyawan berkeinginan untuk maju, dan bila mereka tidak mempercayai atasannya. 82 Bab Permasalahan yang Sering Muncul V Pengelolaan suatu organisasi, sangat dipengaruhi oleh adanya unsur-unsur penunjang yang melatarbelakangi berdirinya organisasi tersebut. Sehingga sering rancu hasil dari pengaruh tersebut, dalam arti unsur-unsur tersebut menjadi suatu tantangan yang harus dihadapi, karena lama kelamaan dapat menjadi suatu hambatan. Tantangan yang dihadapi para pemimpin organisasi sehingga menyebabkan beberapa kegagalan organisasi yang muncul adalah : 1. kompetisi global (30,43%); 2. kompetisi lokal (28,26%); 3. budaya kerja (13,04%); 4. ekspansi bisnis (36,96%); 5. susteining business growth (56,52%); 6. develop leader (56,52%); 7. SDM dan kompetensi managing people (45,65%); 8. transformasi bisnis (39,13%); 83 9. managing change (67,39%); 10. peraturan pemerintah dan ketidakpastian hukum (10,87%). Data ini adalah data hasil penelitian yang telah termuat pada majalah SWA tahun 2000. Walau saat ini mungkin telah bergeser, akan tetapi mau tidak mau mengingatkan bahwa sebegitu besar peran unsur organisasi tersebut. Saat kita melihat daftar organisasi/perusahaan yang mengalami kegagalan adalah banyaknya kasus atau permasalahan mengenai kepemimpinan yang muncul. Sebagai contoh adalah mengenai masalah koordinasi pimpinan. Koordinasi pimpinan yang termasuk didalamnya adalah dalam pengendalian program kerja hingga pertanggungjawaban tugas pekerjaan. Banyak kejadian para penangung jawab tidak dengan jelas mengetahui batasan-batasan pekerjaan dan bahkan tumpang tindih. Parahnya lagi kemungkinan adanya komunikasi yang sesuai harapan baik itu komunikasi verbal kaitannya dengan pekerjaan maupun komunikasi berupa surat-menyurat maupun keputusankeputusan yang tidak proporsional. Analisa pekerjaan yang berkaitan dengan desain pekerjaan, berdampak tidak adanya kejelasan, sehingga terjadi ketidakaturan dalam penyelesaian suatu tugas. 84 DAFTAR PUSTAKA Amabile, T.M. (1998). How to kill creativity? Harvard Business Review, September-October: 77-87. Amabile, T.M., Conti, R., Coon, H., Lazenby, J., & Herron, M. (1996). Assessing the work environment for creativity. Academy of Management Journal, 39:1154-1184. Anggraini, Yanti, 2010, Workload Analysis and Job Analysis To Determine Optimum Number Of Employees and Alocate Employee to Job Based On Characteristic and Capability (Case Study In CV. Players.Com), Undergraduate Theses». http://digilib.its.ac.id/ITS-Undergraduate3100006027830/7227, Teknik Industri, ITS. Barney, J.B. (1991). Firm-resources and sustained competitive advantage. Journal of Management, 77: 99-120 Barney, J.B., & Wright, P.M. (1998). On becoming a strategic partner: the role of human resources in gaining competitive advantage. Human Reosurces Management, 37: 31-46. Baron, A.R. & Greenberg, J., 2000, Behavior in Organization : Understanding & Managing The Human Side of Work, Prentice Hall International Inc. , Canada. Becker, B.E., Husselid, M.A., & Ulrich, D. (2001). The HR Scorecard: linking people, strategy, and performance. Harvard Business School Press. Boston, Massachusetts. Coff, R.W. (1997). Human assests and management dilemmas: coping with hazards on the road to resource-based theory. Academy of Management Review, 22: 374-402. 85 Constatinus. 2012. Hubungan Persepsi Terhadap Job Description dan Persepsi Terhadap Evaluasi Pekerjaan dengan Stres Kerja Pada Karyawan. Skripsi. Fakultas psikologi Universitas Semarang (USM) , Semarang D, Ratna Wilis. 1996. Teori-Teori Belajar. Jakarta: Penerbit Erlangga. Davis, Keith & Newstrom, John W, 1985, Human Behavior at Work, Orgaizationa : Organizational Behavior, penerjemah : McGraww Hill, Inc. Falino, David. 2000.ManajemenKaryawan, PT. SukaBuku, Jakarta Farhati, Fery dan Haryanto F. Rosyid. 1996. Karakteristik Pekerjaan, Dukungan Sosial, dan Tingkat Burn out pada Non Human Service Corporation. Jurnal Psikologi. Fakultas Psikologi UGM, tahun XXIII, No 1. Agustus 1996, Halaman 1-12. Gatewood, R.D, & Field, H.S., 2000, Human Resource Selection, The Dryden Press, Harcourt Brace College Publisher. Gibson, C.B. (2001). From knowledge accumulation to accomodation: cycles of collective cognition in work groups. Journal of Organizational Behavior, 22: 121134. Gibson, Ivancevich, dan Donnelly. GeloraAksaraPratama. Jakarta 1996. Organisasi. Handoko, H.T., 1995, Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia, BPFE, Yogyakarta. 86 Hanidinarti, L. 2009. Analisis Pengaruh Karakteristik Pekerjaan danKepuasan Kerja Terhadap Komitmen Organisasi Pegawai Kantor Imigrasi Klas I. Thesis. PascaSarjana Fisip UI. Jakarta Hasibuan, 2000, Manajemen Sumber Daya Manusia, Bumi Aksara, Jakarta. Hasibuan, H.Malayu S.P. 2009. Manajemen Sumber daya Manusia. Jakarta:Bumi Aksara. Holmes & Rahe.,The Social Redjustment Rating Scale, Journal of Psychometric Research, Horton, Paul B. dan Chester L. Hunt. 1984. Sociology. Edisi keenam. International Student Edition. Tokyo: Mc.GrawHill Book Company Inc Jewell & Siegall. 1998. Modern.Arcan. Jakarta Psikologi Industri/Organisasi Keith Davis, Human Relations at Work, (New York, San Francisco, Toronto, London: 1962). Singarimbun, Masri dan Sofyan Efendi. 1976. Understanding Practice and Analysis. New York: Random House. Kouzes, James M. & Posner, Barry Z., 2004, THE LEADERSHIP CHALLENGE, Alih bahasa : Revyani Sjahrial., Penerbit Erlangga, Jakarta. Mondy, R. Wayne. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jilid 1. Jakarta : Erlangga. Robbins, Judge, 2011. Perilaku Organisasi. EmpatSalemba. Jakarta 87 Simamora, H., 1997, Manajemen Sumber Daya Manusia, STIE YKPN, Yogyakarta. Stephen P.Robbins. Teori Organisasi Struktur, Desain, dan Aplikasi, (Jakarta: Arcan: 1994), Swansburg, A.C. (1996). Management and Leadership for Nurse Managers. Jones and Bartlett Publishers International, London England. Vincenti, M, (1972). Administering Nursing Service. Brown and Company Boston, USA. Little, Widhiastuti, Hardani. 2007. Terapan dan Fungsi Analisa Pekerjaan. Semarang : Semarang University Press. Winardi, J. 2006. Teori Organisasi dan Pengorganisasian. Jakarta: Rajawali Press WS, Winkel. 1997. Psikologi Pendidikan dan Evaluasi Belajar. Jakarta : Gramedia. 88
