Paper-Individu

E-RECRUITMENT PADA ORGANISASI
UNICEF
Reinaldo Arifin
Mahasiswa Jurusan Sistem Informasi, BINUS UNIVERSITY
Jl.Kebon Jeruk Raya No.27 Kemanggisan, Jakarta Barat 11530
ABSTRAK
Penggunaan internet memberikan wawasan yang lebih luas dan memberikan
kesempatan untuk berkarier dilokasi yang baru. Hal ini tentu saja menjadi keuntungan
untuk job seeker dan juga organisasi yang menawarkan lowongan pekerjaan. Seiring
dengan perkembangan zaman dimana standar semakin bertambah tinggi, tentu saja
tidak semua keahlian yang dibutuhkan dapat ditemukan di satu wilaya saja. Dengan
bantuan internet e-recruitment membuka kesempatan bagi semakin banyak orang dan
perusahaan untuk terhubung dan demikian membantu organisasi untuk menemukan
orang yang cocok dengan posisi yang ada. UNICEF sebagai salah satu organisasi amal
yang memiliki wilayah cangkupan yang sangat luas tentu saja membutuhkan pekerja
yang memiliki background wilayah yang berbeda – beda. Dengan menerapkan erecruitment maka UNICEF mencoba untuk menemukan orang yang tepat untuk posisi
yang tepat di wilayah yang tepat. Dengan menggunakan metodologi studi pustaka pada
topic e-recruitment dan rekrutmen tradisional maka dapat dilihat bahwa e-recruitment
memberikan bantuan yang sangat bermakna untuk proses rekrutmen organisasi
perusahaan.
Kata kunci : e-recruitment,global,UNICEF
PENDAHULUAN
Internet telah mengalami perubahaan sejak pengembangan pertamanya pada tahun
1970. Di masa lampau pengaplikasian internet terbatas pada kebutuhan militer dan
pertahanan Negara. Namun seiring perkembangan zaman, internet kini telah mengalami
evolusi dan memperbesar expansi jangkauannya hingga ke level yang lebih dalam yaitu
kebutuhan hidup manusia. Zaman telah berubah, dan internet menjadi instrument yang sangat
vital dalam membantu perkembangan yang ada hingga kini. Dengan berkembangnya internet
kini setiap individiu memiliki kesempatan untuk mengakses berbagai macam kebutuhan yang
dimiliki dalam hidupnya, salah satunya adalah kebutuhan untuk mencari pekerjaan.
Saat ini, ada jutaan lowongan pekerjaan yang tersebar di seluruh dunia. Dan internet
merupakan gerbang yang sangat ideal dalam menghubungkan para job seeker dengan
pekerjaan – pekerjaan tersebut. Sebagai medium penghubung, internet dimanfaatkan oleh
banyak organisasi untuk merekruit para talenta – talenta yang cocok dalam organisasi
mereka. Organisasi yang bervariasi mulai dari business organization, governmental
organization, non-government organization, non-profit organization dsb menggunakan
layanan yang disebut sebagai e-recruitment dalam mempermudah proses pencarian talenta
tersebut. Melalui e-recruitment, organisasi berlomba – lomba untuk menemukan orang yang
memiliki kapabilitas yang tepat untuk mengerjakan tugas dalam organisasi tersebut.
Setiap organisasi tentu saja memiliki metode yang berbeda – beda dalam menseleksi
calon tenaga kerja yang baru. Metode tersebut terdiri dari serangkaian proses seleksi yang
diterapkan berdasarkan standar atau prosedur yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.
Penerapan standar yang tinggi dalam proses ini sangatlah penting karena setiap organisasi
tentu saja menginginkan perusahaan mereka menemukan orang yang memiliki kapabilitas
untuk perkembangan dari organisasi itu sendiri. Proses e-recruitment yang berjalan tentu saja
merupakan proses yang dilakukan dengan hati – hati supaya tidak terjadi kesalahan dalam
melakukan prosesnya. Proses e-recruitment yang bervariasi tentu saja memiliki kelebihan dan
kelemahan tersendiri. Oleh sebab itu banyak perusahaan mendedikasikan diri mereka untuk
memberikan jasa terbaik dalam menyalurkan tenaga kerja ke perusahaan yang tepat. Namun
demikian tidak sedikit juga organisasi yang merasa diri mereka harus memiliki wadah yang
tersendiri supaya bisa mengontrol proses yang ada secara lebih baik.
Adalah United Nations Children’s Fund (UNICEF) yang menjadi salah satu
organisasi yang merasakan keperluan untuk menggunakan e-recruitment dalam proses
pelamaran kerja pada organisasi mereka. UNICEF merupakan organisasi yang dibentuk oleh
Perserikatan Bangsa – Bangsa (PBB) sebagai usaha untuk melakukan pengembangan secara
berkelanjutan di negara – negara yang membutuhkan bantuan di bidang pangan dan
kesehatan dengan target utama yaitu para anak – anak. Bermarkas di New York, UNICEF
memiliki anggota yang tersebar di 190 negara dengan misi untuk meningkatkan kesejahteraan
dari setiap anak yang ada.
Dilihat dari jangkauan lapangan yang sangat luas, e-recruitment menjadi langkah
yang sangat cocok untuk diterapkan oleh UNICEF untuk merekruit relawan/pekerjanya.
UNICEF menerakan e-recruitment dengan tujuan untuk memudahkan pendistribusian
anggotanya dalam mengemban misi mulia mereka. Memiliki kantor cabang di berbagai
Negara menjadikan UNICEF sebagai salah satu organisasi dengan jangkauan negara yang
sangat besar.
1
Pada tulisan ini, akan dijelaskan secara lebih lanjut e-recruitment yang diterapkan
oleh organisasi UNICEF. Dengan tujuan mulia, anggota lapangannya menjadi ujung tombak
dalam menjamin keberhasilan UNICEF untuk menyelesaikan misinya. UNICEF
menggunakan website mereka sebagai portalnya (http://www.unicef.org) untuk melakukan
program e-recruitment. Pada website ini para calon pekejra dan relawan dapat mencari posisi
apa yang kira – kira sesuai dengan kemampuan ataupun passion mereka. Lewat fitur – fitur
yang ada UNICEF juga memudahkan para calon yang tersebar di berbagai negara untuk
melamar dan menjadi bagian dari UNICEF.
Manfaat dari penulisan ini adalah untuk membuka wawasan mengenai praktek erecruitment dan mengetahui secara lebih lanjut efek dari perekruitan tenaga kerja melalui
penggunaan e-recruitment dibandingkan proses yang dilakukan secara tradisional. Dampak
positif yang dapat diperoleh dari penggunaan e-recruitment juga akan dibahas secara lebih
mendalam dan teknologi – teknologi yang digunakan dalam proses tersebut.
Metodologi yang digunakan dalam pembuatan tulisan ini adalah studi literature dari
jurnal, internet dan berbagai studi kasus yang memiliki kaitan dengan topic pembahasan ini,
yang kemudian akan dipelajari dan dianalisa guna mendapatkan informasi – informasi yang
dibutuhkan dalam penulisan ini.
LANDASAN TEORI
Definisi recruitment
Secara literatur, Randall S.Schuler dan Susan E.Jackson (1997) mengemukakan
bahwa proses rekrutmen merupakan proses untuk mencari calon pekerja baru yang memenuhi
kualifikasi –kualifikasi yang ada di perusahaan, perusahaan kemudian melakukan
penyeleksian kepada calon – calon pekerja baru yang kemudian dipilih untuk menjadi yang
paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan tersebut.
Menurut Wikipedia, e-recruitmetn membantu perusahaan untuk menghemat waktu
dalam mencari kandidat atau calon pekerja baru, bagian HR dapat melakukan review secara
independen. (http://en.wikipedia.org/wiki/e-recruitment). Melalui metode internet,
penerimaan pekerjaan atau proses rekruitment ini dapat meningkatkan performa perusahaan
dala mencari kandidat yang tepat dengan kualifikasi yang dicari oleh perusahaan dengan
menggunakan teknologi yang mendukung seperti database, media online dan seach engine.
Sistem e-recruitment sendiri merupakan sistem backend dari sistem perusahaan, hal
ini berarti sistem ini memungkinkan para pelamar atau calon pekerja untuk melamar dan
mengirim data – data yang dibutuhkan secara elektronik.
Parry mengemukakan bahwa e-recruitment memiliki makna sebagai penggunaan
internet untuk menarik minat calon pekerj yang potensial ke dalam organisasi yang dituju.
Hal ini meliputi penggunaan situs perusahaan, penggunaan pengumuman lowongan secara
online. E-recruitment merupakan istilah bagi aktivitas rekruitmen yang dilakukan dengan
menggunakan sarana internet dan elektronik. (Parry & H,2009,p655-673).
Menurut Chapman dan Websiter (2003), faktor yang vital dalam membangun
keberhasilan penerapan teknolog tergantung pada implementasi sistem dan perencanaan yang
dilakukan secara menyeluruh dan penggunaan praktik SDM yang ada. Selain itu Chapman
dan Webster juga mengemukakan perusahaan memiliki pertimbangan dalam penggunaan
seperti :
2
1. Pemangkasan biaya
2. Kemudahan dalam prosesnya bagi kandidat
3. Kemudahan bagi organisasi yang menggunakannya
4. Mengurangi waktu dalam proses perekrutan
5. Meningkatkan tingkat keberhasilan menemukan kandidat yang sesuai.
Recruitment juga memiliki makna sebagai sebuah proses mengumpulkan kandidat –
kandidat pekerja baru yang memenuhi persyaratan dan kualifikasi untuk mengisi posisi yang
dibutuhkan. Pihak perusahaan mengumumkan mengenai pembukaan lowongan pekerjaan
pada internal maupun eksterna perusahaan. Dengan demikian para kandidat yang memenuhi
perusyaratan dan kualifikasi dapat melamar ke perusahaan tersebut. Pada proses ini belum
memastikan apakah kandidat tersebut sudah diterima sebagai bagian dari perusahaan, setelah
proses recruitment, organisasi melakukan proses seleksi terhadap calon yang menyerahkan
surat lamaran mereka. Apabila kandidat tersebut memenuhi kualifikasi maka akan berlanjut
ke proses selanjutnya yakni sosialisasi. Proses sosialisasi adalah proses orientasi karyawan
baru kepada lingkungan perusahaan agar karyawan dapat mengenal budaya dan struktur
organisasinya dengan lebih baik. (R. Gómez-Mejía, B. Balkin, & L. Cardy, 2011).
R Gomez-Mejia, dkk juga mengemukakan bahwa bagian proses prekrutan merupakan
sales yang bekerja, sedangkan pelamar pekerjaan yang memenuhi kualifikasi merupakan
customer. Sedangkan perusahaan sendiri merupakan pihak yang menjual pekerjaan kepada
pelamar. Selain itu juga dibutuhkan sumber yang dapat membantu proses dalam lamaran
kerja. Sumber tersebut terdiri dari
1. Karyawan senior
Karyawan senior pada perusahaan memberikan referensi kepada perusahaan. Hal ini
membantu perusahaan untuk mengidentifikasi calon potensial pelamar. Dengan
demikian membantu perusahaan untuk memudahkan proses memilih dan menseleksi
calon pekerja
2. Komisi karyawan
Untuk meningkatkan tingkat loyalitas kepada perusahan, umumnya perusahan
memberikan insentif kepada karyawan yang ada untuk memberikan calon pekerja
yang berpotensial untuk melamar ke perusahaan tersebut.
3. Mantan Karyawan
Apabila ada karyawan yang ingin berhenti atau pindah, maka perusahaan dapat
menanyakan karyawan tersebut apabila mereka memiliki referensi calon karyawan
yang sesuai. Hal ini dimungkinkan karena mantan karyawan mengerti dengan baik
posisi yang akan ditinggalkannya dan orang yang cocok untuk pekerjaan tersebut. t.
4. Customer
Customer atau pelanggan dapat membantu perusahaan dalam mencari tenaga kerja.
Pelanggan tentu saja mengetahui dengan jelas jasa atau produk apa yang diinginkan
dari perusahaan, dengan demikian referensi yang diberikan tentu merupakan orang
yang cocok untuk membuat jasa atau produk yang ada menjadi semakin lebih baik
dibandingkan sebelumnya.
5. Iklan
Iklan merupakan solusi untuk memperluas jangkauan untuk melakukan proses
rekrutmen. Dengan iklan maka perusahaan berpotensi untuk mendapatkan calon kerja
3
tidak hanya dari wilaya lokal, namun juga bisa mencapai nasional, maupun
internasional
6. Sosial Media dan Internet
Penggunaan platform social media merupakan salah satu tren terbaru di dunia saat
ini. Melalui penggunaan jejaring sosial maka para pencari kerja dapat menemukan
calon yang sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan sendiri.
Tujuan Rekruitmen
Dalam setiap perusahaan proses rekruitmen merupakan proses yang sangat vital. Hal ini
tentu saja didukung dengan proses yang profesional memiliki tujuan yang ingin dicapai
dengan penggunaan proses rekruitmen hal ini dapat dilihat dari beberapa jenis tujuan antara
lain :
1. Mencegah kemungkinan karyawan tidak kompeten
Tidak setiap karyawan yang diterima dapat dijamin memiliki kapabilitas yang
diinginkan. Oleh sebab itu rekruitment merupakan gerbang yang digunakan untuk
menilai apabila calon pekerja memiliki kemampuan yang dibutuhkan oleh
perusahaan. Hal ini membantu perusahaan supaya perusahaan dapat memilih calon
yang memilik potensial. Ini juga membantu perusahaan untuk merugi akibat adanya
karyawan yang merasa tidak cocok dengan perusahaan atau karyawan yang tidak
dapat memenuhi kebutuhan dari posisinya.
2. Evaluasi dari proses rekruitment itu sendiri
Proses rekruitmen itu sendiri melakukan evaluasi terhadap proses yang sudah terjadi
sebelumnya. Dengan demikian kesalahan atau kelemahan yang sebelumnya dilakukan
dapat diantisipasi pada proses yang ada saat init, selain itu proses rekruitment juga
menjadi patokan yang akan dilakukan untuk perecanaan rekruitment selanjutnya agar
tidak menimbulkan kejadian yang tidak idinginkan di masa mendatang.
3. Kesempatan yang sama
Dengan proses yang sitematis, rekruitment memberikan kesempatan bagi setiap orang
untuk memiliki pekerjaan yang diinginkan secara adil. Hal ini dimaksudkan agar tidak
terjadi kecurangan pada proses yang ada. Sehingga ini dapat meminimalisir
kemungkinan perusahaan atau organisasi mengalami kemunduran akibat praktek
KKN.
4. Mendukung tujuan perusahaan
Dengan proses ini, dimaksudkan agar setiap calon pekerja yang diterima memiliki visi
dan misi yang sama dengan perusahaan. Sehingga ketika pekerja bekerja mereka
mengerti apa yang harus mereka lakukan sesuai dengan pedoman yang ada yang
sejalan dengan visi dan misi perusahaan.
Proses Rekruitmen
Organisasi dengan tujuan apapun memiliki dua metode yang digunakan untuk
melakukan rekruitmen secara tradisional. Dilihat dari sumbernya, perekruitan calon tenaga
kerja baru memiliki dua jenis sumber yaitu :
1. Internal
Pada jenis ini, sumber tenaga kerja dicari dari anggota perusahaan sendiri alias “orang
dalam”. Strategi ini dikarakteristikkan dengan promosi pada karyawan atau anggota
dari organisasi tersebut untuk memenuhi posisi tersebut. Strategi ini juga dapat
4
digunakan sebagai metode untuk melakukan perubahan struktur organisasi secara
sementara untuk menyelesaikan tugas tertentu, namun bisa juga dilakukan untuk
waktu permanen. Internal recruitment biasanya digunakan pada hirarki secara
horizontal tetapi pada kasus tertentu promosi juga dapat dilakukan dengan posisi
sebelumnya diisi oleh anggota yang lain atau yang baru.
Keuntungan dari internal recruitment adalah kemudahan dalam mengetahui
kapabilitas dan kualifikasi yang dimiliki oleh pelamar, biaya atau waktu atau
keduanya digunakan relative lebih sedikit dibandingkan external recruitment. Calon
pekerja sudah familiar dengan budaya ataupun peraturan yang ada, meningkatkan
moral dan loyalitas dari anggota organisasi, mengurangi resiko resistansi dari dalam
perusahaan sendiri.
2. External
Pada jenis ini, sumber tenaga kerja merupakan orang yang baru akan bergabung
dengan perusahaan. Strategi ini digunakan melalui recruitmen yang dibuka secara
umum keluar perusahaan. Department atau bagian HRD biasanya akan melakukan
proses secara sistematis untuk menemukan calon kerja yang memenuhi kualifikasi
untuk menempati jabatan tersebut. Dengan menggunakan iklan di media cetak, media
elektronik seperti joblisting dan pameran pekerjaan, perusahaan berusaha untuk
menemukan orang – orang yang memiliki potensi yang cocok menempati posisi yang
ada. Organisasi juga dapat menggunakan jasa dari para headhunter untuk menemukan
orang yang tepat untuk mengisi posisi tersebut.
Keutungan dari external rekruitmen adalah pekerja yang direkruit memiliki
kemampuan yang dibutuhkan perusahaan yang sebelunya tidak ada, memberikan
ruang untuk pengembangan secara cepat (rapid growth) pada perusahaan lewat
kemampuan dari calon pekerja, variasi talenta yang lebih besar dibandingkan internal
recruitment, menghindari politik internal dalam proses rekruitmen, prespektif yang
baru yang dibawa oleh mereka dapat menjadi katalis untuk perkembangan
perusahaan.
Selain sumbernya, perusahaan juga memiliki metode – metode yang bervariasi dalam
merekruit calon pekerjanya. Dalam penulisan ini akan dijelaskan beberapa contoh metode
yang dapat digunakan untuk melakukan perekrutan dalam perusahaan tradisional.
1. Outsourcing
Merupakan metode dalam mencari calon pekerja dengan memberikan kuasa
kepada perusahaan teretentu untuk mengambil bagian dalam proses rekruitemen
perusahaan sebagai jasa. Perusahaan yang menyediakan jasa outsourcing dapat
memberikan tidak hanya staff saja melainkan teknologi, metodologi dan reporting.
Outsoucing merupakan kontrak dimana manajemen tidak mengambil bagian
dalam pekerjaan yang dilakukan oleh outsourcing namun mempercayakan
pekerjaan tersebut pada mereka.
2. Advertising
Metode dalam mencari calon pekerja dengan tradisional dimana perusahaan
memasang iklan di salah satu media. Di sini perusahaan akan menawarkan posisi
5
berserta dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Apabila seseorang memiliki
kualifikasi tersebutm maka dirinya dapat melamar pekerjaan yang ada.
Metode – metode yng ada ditentukan oleh perusahaan dengan mempertimbangkan
kebutuhan dari masing – masing perusahaan. Perusahaan dengan skala kecil hingga
menengah cukup melakukan proses secara sederhana dan dapat menerima karyawan, namun
apabila perusahaan dengan skala besar akan dibutuhkan proses seleksi yang ketat dan
melakukan penyaringan yang efektif supaya dapat menemukan calon pekerja yang tepat.
Selain itu juga penting untuk melakukan kontrak supaya pekerja dan perusahaan yang terlibat
memiliki ikatan hukum yang mengikat. Selain itu perusahaan/ organisasi yang berskala
internasional umunya memiliki perekrtuan yang sistematis yang sudah disiapkan seperti pada
contoh berikut.
Gambar 1 Recruitment Process
(Sumber: Holm, Anna B. (2010). The effect of E-recruitment on The Recruitment Processs:
Evidence from Case Studies of Three Danish MNCs. Aarhus University. p. 94)
6
Dilihat dari diagram diatas, dapat dilihat beberapa hal penting yang umumnya dilakukan saat
melakukan proses recruitment yaitu :
1. Melakukan identifikasi posisi yang sedang vakum atau dibutuhkan dari setiap divisi
atau departemen dalam sebuah organisasi. Posisi – posisi ini kemudian akan
dievaluasi mengenai pentingnya posisi tersebut. Kemudian akan dibuat spesifikasinya
dengan lebih lanjut.
2. Pada tahapan setelah identifikasi, maka biasanya akan ditentukan job description dan
job specification yang dibutuhkan dalam perusahaan tersebut. Dengan mengetahui
kedua item ini maka petugas perekruitan mengetahui dengan jelas kualifikasi apa saja
yang akan dicari di calon pekerja yang potensial.
3. Setelah identifikasi posisi selesai maka perusahaan kemudian dapat menentukan
sumber recruit. Apabila calonnya berada dari internal perusahaan, maka perlu
disiapkan pengganti orang tersebut pada posisinya sekarang, dan persiapan promosi.
Apabila calonnya berasal dari luar maka organisasi harus menentukan cara – cara
yang digunakan dalam melakukan perekruitan
4. Organisasi kemudian mulai mempertimbangkan metode apa yang tepat untuk
digunakan mencari pekerja yang sesuai. Tentu saja metode recruitment disesuaikan
dengan posisi dari pekerjaan tersebut. Semakin penting posisi yang dicari maka tentu
saja perekruitan harus menerapkan standar yang semakin tinggi dalam perusahaan
dalam melakukan rekrutmen.
5. Berkas dari calon pelamar yang dating akan dikelompokkan oleh petugas yang
bersangkutan. Umumnya berkas yang ada akan dikelompokkan berdasarkan
kualifikasi yang mereka miliki dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh posisi yang
sedang kosong.
6. Setelah pengelompokkan selesai maka berkas lamaran akan dievaluasi dan diberikan
penilaian kepada kandidat atau calon pelamar pekerjaan. Apabila calon pelamar cocok
maka akan diiiznkan untuk melanjutkan ke jalur selanjutnya.
7. Perusahaan atau organisasi kemudian akan membuat surat atau menyampaikan pesan
mengenai penolakan kepada kandidat yang tidak diterima atau tidak memenuhi syarat.
Namun demikin hak untuk membalas atau tidak sepenuhnya diserahkan kepada
kebijakan dari organisasi perusahaan sendiri.
8. Organisasi membuat surat atau menyampaikan notifikasi mengenai penerimaan
kandidat yang sudah memenuhi persyaratan. Proses selanjutnya dapat diatur seperti
interview, tes maupun psikotes
Proses E-recruitment
Pada proses recruitment, perusahaan pada masa kini tentu saja mengalami beberapa
tantangan yang harus dihadapi antara lain jumlah biaya, resiko calon yang tidak memenuhi
kualifikasi dan juga masalah seperti politik internal perusahaan. Masalah – masalah ini dapat
memiliki dampak mulai dari hanya keterlambatan hingga kerugian yang dapat menyebabkan
kelumpuhan perusahaan. Oleh sebab itu perusahaan atau organisasi berusaha untuk
menggunakan system dengan harapan ini dapat mengurangi kemungkinan praktik yang
merugikan perusahaan.
7
Penggunaan proses e-recruitment menjadi bentuk usaha dari organisasi untuk
meminimalisir dampak dari rekruitment tradisional. Dengan merancang program perekrutan
yang mudah, cepat dan efision, organisasi dapat mencapai kemudahan dalam mencari calon
pekerja yang tepat.
Dengan memanfaatkan Internet dan pendukungnya, e-recruitment melakukaan proses
yang mendukung terjadinya pelamaran dari recruitment itu sendiri. Sebelum mengetahui
lebih lanjut mengetahui proses rekruitmen, kita harus mengetahui komponen atau pihak –
pihak yang memiliki andil dalam proses dari e-recruitment ini sendiri. Pihak – pihak yang
terlibat antara lain :
1. Job seeker : orang yang melakukan proses mencari pekerjaan atau biasa disebut calon
pekerja. Job seeker memiliki dua tipe yaitu :
a. Active Job seeker : orang yang sedang mencari pekerjaan karena memang
membutuhkannya sesuai dengan motivasi masing – masing antara lain mencari
pekerjaan yang lebih baik, mengembangkan dirinya di tempat lain dan lain – lain.
b. Passive job seeker : orang – orang yang tidak menginginkan mengganti pekerja,
namun mencari tahu lowongan yang ada dan melamarnya apabila memungkinkan.
2. Recruitment market : bursa kerja di mana berbagai macam metode perekruitan terjadi
seperti di headhunter, board listing pekerjaan, job fair, dan website dari perusahaan
sendiri.
3. Perusahaan : organisasi yang memiliki potensial untuk mengembangkan calon
pekerjanya sesuai dengan kemampuan yang dimiliki dari si calon pekerja sendiri.
Proses dari e-recruitment ini kemudian akan dijelaskan dalam bagan berikut.
Gambar 2 Standard Proses E-recruitment
(Sumber: http://www.swissrecruiting.com/en/img/e-recruiting.gif)
8
Secara garis besar, proses yang dijalani pada e-recruitment tidaklah berbeda dengan proses
rekrutmen secara tradisional. Namun pengaplikasiannya dengan integrasi internetlah yang
membedakan hasilnya dari prosenya. Proses ini dibagi – bagi menjadi beberapa tahapan
berupa:
1. Planning
Proses yang umum seperti pada proses rekruitment tradisional dimana departemen
yang mengurus rekruitmen merencanakan proses yang akan dilakukan untuk
mendapatkan calon pekerja. Dengan mengetahui secara pasti kebutuhan atau SDM
yang dinginkan maka perusahaan dapat mencari calon pekerja yang efektif. Dengan
demikian perusahaan dapat menghindari kemungkinan untuk membuat posisi yang
redundan di dalam struktur organisasinya. Hal ini meliputi jumlah pekerja yang
dibutuhkan, wilayah penempatan dsb.
2. Attract
Proses ini dilakukan untuk membuat calon pekerja menjadi tertarik dengan pekerjaan
yang ada di perusahaan itu sendiri. Dengan proses ini, calon pekerja dapat mengetahui
dan ingin mendaftarkan diri mereka. Pada tahapan ini perusahaan mendefinisikan
mengenai lowongan pekerjaan yang diberikan oleh perusahaan. Di sini calon pekerja
dapat melihat apakah dirinya sesuai atua tidak dengan posisi yang ditawarkan.
Dengan melihat kemampuan dari si pelamar maka perusahaan juga perlu
mendefinisikan kualifikasi yang dibutuhkan dalam menempati pekerjaan tersebut.
3. Gain Applicants – Hire
Pada proses ini memiliki perbedaan jika dibandingkan dengan proses rekrutmen yang
bisasanya. Hal ini dibedakan melalui adanya pengaplikasian internet yaitu :
a. Submit job ads : mendaftarkan adanya lowongan pekerjaan dengan memanfaatkan
media internet seperti di website job portals, ataupun lewat website pribadi dari
perusahaan itu sendiri. Bagi perusahaan atau organisasi ini sangat mempengaruhi
citra atau merk dari organisasi mereka sendiri.
b. Contact application : melakukan penerimaan aplikasi yang sudah disubmit oleh
para calon pekerja. Setelah itu akan memberikan konfirmasi bahwa aplikasi
mereka sudah diterima.
c. Select application : tahapan dasar dari penerimaan di mana akan dilakukan
pengecekan kualifikasi. Pada tahap ini screening dapat dilakukan secara
tradisional, namun juga dapat dilaukan secara otomatis melalui bantuan dari
sistem e-recruitment yang dimiliki. Dengan fasilitas yang digunakan oleh erecruitment, data atau resume dari para pelamar akan disaring melalui kriteria dan
persyaratan yang wajib dipenuhi oleh dirinya. Kreteria tersebut daapt berupa
kualifikasi pendidikan dan pengalaman bekerja. Penyaringan ini biasanya
dilakukan secara just in time oleh perusahaan. Dengan ini makan perusahaan
secara aktif menyaring aplikasi yang baru masuk, hal ini membuat proses yang
ada menjadi lebih efision dalam menyaring resume yang ada.
d. Notify application : memberikan pemberitahuan kepada calon pekerja bahwa
mereka sudah lolos kualifikasi. Setelah itu peserta atau kandidat akan diberitahu
langkah atau tes yang selanjutnya.
9
e. Online Test : test online yang digunakan untuk melakukan penyaringan kandidat
yang sudah lolos. Test yang dilakukan dapat bervariasi mulai dari test kompetensi,
psiko test dan lain – lain.
f. Interview : pada tahap ini, layaknya interview biasa kandidat akan diwawancara
oleh anggota HRD dari organisasi tersebut. Namun interview ini dapat dilakukan
secara online melalui fasilitas webcam. Tetapi ini tidak menutup kemungkinan
untuk melakukan wawancara secara tradisional seperti lewat telepon maupun
wawancara tatap muka.
4. Retain : melakukan penerimaan dan melengkapi dokumen – dokumen yang
dibutuhkan untuk mempekerjakan. Hal ini meliputi penandatanganan kontrak,
negosiasi fasilitas dan lain – lain.
Dalam proses e-recruitment, penting untuk mengetahui data – data yang dibutuhkan guna
melancarkan proses e-recruitment itu sendiri. Data tersebut meliputi :
1. Data primer
Secara garis besar ini merupakan data yang dimliki oleh perusahaan terutama pihak
HRD (Human Resource Department). Data ini ditampilkan agar user dapat mengerti
kebutuhan dari posisi yang disediakan. Contoh dari data ini meliput lowongan
pekerjaan yang ada, persyaratan dan kualifikasi minimum dan keahlian – keahlian
yang mungkin vital bagi posisi ini.
2. Data sekunder
Data ini didapat dari sumber lain dalam bentuk laporan. Data ini berfungsi
menyediakan informasi – informasi mengenai kerangka kerja perusahaan, evaluasi
dari proses rekruitmen yang sudah ada dsb.
Kelebihan dan Kelemahan dari Proses E-recruitment
Seperti proses rekrutmen tradisional, prose e-recruitment juga memiliki beberapa
kelebihan dan kelemahan yang dapat menjadi pertimbangan untuk memilih antara erecruitment dengan proses rekrutment biasa.
Kelebihan dari e-recruitment antara lain :
1. Huge pools of jobs
Penggunaan internet tentu saja memberikan keuntungan bagi para pencari kerja.
Dengan akses yang mencangkup hampir seluruh negara, tentu saja pekerjaan yang
ditawarkan oleh berbagai macam organisasi memiliki variasi yang beraneka ragam.
Dengan demikian ini juga membantu calon tenaga kerja untuk meningkatkan
kesempatan untuk diterima kerja.
2. Apply job for instant
Dengan adanya fasilitas seperti e-recruitment, dokumen – dokumen serta proses –
proses yang memakan banyak waktu pada rekrutmen tradisional dapat diselesaikan
secara sistem. Dengan bantuan dari sistem informasi hal ini membantu pada saat
calon ingin mengirim CV, melakukan pelamaran. Tentu saja ini tidak dibatasi oleh
ruang dan waktu karena website akan senantiasa online tanpa dibatasi dengan work
hour dari perusaan.
3. Depth of information
10
Informasi yang luas diinternet juga memberikan keuntungan untuk melihat dan
melakukan pertimbangan dalam memilih pekerjaan. Dengan bantuan internet kita
bisa melihat kelebihan dan kelemahan dari setiap pekerjaan.
4. Quicker turnaround
Proses yang cepat juga berarti para calon pekerja mengetahui hasil dari prosesnya
dengan lebih cepat. Dengan bantuan dari e-recruitment dalam memberikan test
yang sesuai dengan job description, biasanya setiap orang dapat mengetahui apakah
dirinya bisa mendapatkan pekerjaan atau tidak.
5. Biaya yang lebih murah
Biaya yang digunakan dalam pembuatan e-recruitment sangat bervariasi, mulai dari
gratis hingga mahal. Namun demikian perlu diingat bahwa semua itu akan tertutup
ketiak biaya operasional yang dikeluarkan akan jauh lebih sedikit dibandingkan
dengan penggunaan iklan yang dipasang di media cetak. Pada jangka panjangnya
tentu saja ini akan memudahkan beban bagi perusahaan atau organisasi itu sendiri.
Kelemahan dari e-recruitment antara lain :
1. Lack of personal touch
Dengan proses yang diselesaikan oleh sistem, calon pekerja tentu saja tidak dapat
memiliki hubungan sosial dengan calon organisasi yang ingin dicapai. Hal ini dapat
menyebabkan feedback dari calon tidak tersampaikan dengan efektif kepada
organisasi. Dampaknya e-recruitment terkadang tidak dapat memenuhi kebutuhan
informasi yang dicari oleh para calon karena tidak diupdate secara berkala, server
overload dsb.
2. Large amount of competition
Semakin besarnya kesempatan setiap orang untuk melamar, tentu saja akan
meningkatkan saingan yang ingin melamar. Hal ini tentu saja akan terasa berat
apabila terjadi di perusahaan atau organisasi yang populer. Kompetisi yang keras
tentu saja merupakan konsekuensi yang ditanggung ketika ini terjadi.
3. Security threats
Ancaman keamanan terhadap website juga merupakan pertimbangan yang harus
dipikirkan ketika mengimplementasi e-recruitment. Apabila perusahaan tidak
berhati – hati maka ada kemungkinan apabila data yag dikirim ke website dapat
dibajak oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Tentu saja ini dapat merusak
citra dari perusahan itu sendiri.
4. Social acceptance
Terkadang akibat budaya perusahan yang konservatif perubahan proses penerimaan
dengan e-recruitment menyebabkan adanya konflik dalam perusahaan. Karyawan
senior merasa bahwa karyawan baru tidak diseleksi secara lebih ketat sedangan
karyawan baru merasa bahwa karyawan senior tidak terbuka terhadap hal – hal yang
lebih modern seperti penggunaan e-recruitment ini.
PEMBAHASAN
E-RECRUITMENT PADA UNICEF
UNICEF merupakan organisasi yang dibentuk oleh Perserikatan Bangsa –
Bangsa(PBB) pada 11 Desember 1946 dengan tujuan untuku menyediakan makanan dan
layanan kesehatan kepada anak – anak yang terkena dampak dari perang dunia ke -2. Dengan
bantua ndonasi dari negara dan para donor, UNICEF mengemban tugasnya untuk
memberikan dan meningkatkan kesejahteraan kepada para anak – anak yang membutuhkan
bantuannya. Saat ini setelah beberapa decade berlalu, UNICEF memusatkan seluruh kegiatan
11
organisasinya pada kesehatan yang essensial untuk anak – anak. Hal ini mencangkup hal –
hal seperti vaksin, supplement vitamin, makanan, tempat tinggal darurat, pendidikan dan lain
– lain. Dengan cabang tersebar di 190 negara UNICEF menjadi salah satu organisasi yang
memiliki pekerja dengan background yang sangat beranekaragam. Sesuai dengan tujuan
untuk memberikan perlindungan kesehatan dan kehidupan yang layak organisasi ini berkerja
dan terus mencari dukungan supaya kegiatan ini dapat terus berjalan.
Dalam proses mengemban misi ini, UNICEF sangat bergantung kepada setiap
anggotanya. Untuk menemukan anggota relawan yang ingin bergabung dalam jumlah yang
tidak sedikit, UNICEF mulai membuka lowongan – lowongan yang bersifat tradisional
seperti iklan di media cetak dan melalui seminar – seminar. Namun hal itu saja pada akhirnya
tidak cukup untuk menutupi seluruh kegiatan operasi dari UNICEF sendiri. Hal ini tentu saja
berakibat pada tertundanya UNICEF dalam mencapai misi mulia mereka.
Melalui bantuan internet, UNICEF mencoba merekruit berbagai relawan dan pekerja
lewat website mereka (http://www.careersatunicef.org/). Melalui e-recruitment ini
memungkinkan setiap orang yang merasa terpanggil untuk mendaftarkan diri mereka dan
menjadi relawan atau pekerja di UNICEF.
Secara garis besar, terdapat beberapa langkah yang harus diikuti untuk melakukan proses erecruitment di UNICEF:
1. Melakukan
registrasi
di
website
http://www.unicef.org/about/employ/index.php
UNICEF
pada
Gambar 3 Website UNICEF
(Sumber: http://www.careersatunicef.org/NETI/e-recruitment-system/)
2. Melakukan Log On pada website UNICEF
3. Melakukan pencarian pekerjaan sesuai dengan kemampuan atau kriteria di functional
area. Di sini kandidat dapat memilih pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan yang
mereka miliki. Selain itu juga terdapat fitur reference number yang berisikan kode
12
unik yang berisikan job opportunity yang ada selama waktu tertentu pada website dari
UNICEF sendiri.
Gambar 4 Recruitment UNICEF
(Sumber: http://www.careersatunicef.org/NETI/e-recruitment-system/)
4. Memilih posisi yang diinginkan oleh kandidat selain posisi, kandidat juga dapat
menentukan lokasi yang ingin dilamar sehingga dapat mengetahui di mana tempatnya
akan bekerja
Gambar 5 Recruitment UNICEF
(Sumber: http://www.careersatunicef.org/NETI/e-recruitment-system/)
5. Mengklik tombol apply pada pekerjaan yang ingin dilamar kemudian mengisi
dokumen – dokumen yang digunakan untuk melengkapi kebutuhan dari proses
pelamaran pekerja.
13
Gambar 6 Recruitment UNICEF
(Sumber: http://www.careersatunicef.org/NETI/e-recruitment-system/)
6. Setelah selesai memilih pekerjaan yang ingin dilamar, maka kita dapat mulai
melengkapi data – data yang dibutuhkan seperti cover letter, motivational letter dan
dokumen – dokumen yang dibutuhkan.
7. Setelah selesai melengkapi seluruh dokumen yang dibutuhkan maka kita dapat
menekan tombol “Send Application”. Apabila aplikasi diterima maka kita akan diberi
pemberitahuan lewat email.
Gambar 7 Recruitment UNICEF
(Sumber: http://www.careersatunicef.org/NETI/e-recruitment-system/)
NETI Program
Setelah proses registrasi dan pendaftaran lewat website dari UNICEF selesai
dilakukan maka kandidat akan diberitahukan penerimaan lewat email. UNICEF kemudian
memulai proses selanjutnya yang disebut sebagai New and Emerging Talent Initiative (NETI)
yang merupakan proses dari rekruitmen pada organisasi UNICEF yang memiliki tujuan untuk
menseleksi kandidat yang ingin berkarier di organisasi UNICEF. Pada proses ini para
14
kandidat kemudian melakukan pelatihan dan kemudian akan dites oleh UNICEF sesuai
dengan penilaian yang ada.
Dapat dilihat dari diagram yang berada di bawah, proses NETI telah terintegrasi
dengan e-recruitment yang ada di organisasi UNICEF sendiri. Setelah pengetesan berkas
yang dilakukan di website UNICEF dilewati, maka para kandidat akan melakukan
serangkaian tes secara berurutan yang berguna untuk mengetahui kapabilitas dan kemampuan
dari orang tersebut. Tentu saja dikarenakan oleh jumlah pelamar yang sangat tinggi maka
standar dari test yang dilakukan merefleksikan kualifakasi yang terbaik dari yang terbaik
untuk pekerjaan di UNICEF.
Secara garis besar NETI test dibagi menjadi tiga bagian :
1. Written Test
Test yang dilakukan untuk menentukan kemampuan dasar dari kandidat meliputi
psikotest, test dasar skill. Test ini merupakan tes yang dilakukan untuk
mengetahui secara lebih mendalam mengenai kemampuan hardskill dari calon
pekerja. Melalui tes ini UNICEF dapat kemudian menilai kemampuan dari calon
dan memutuskan apakah calon pekerja cocok dengan posisi yang ingin dilamar.
2. Online Assessment
Berisi evaluasi mengenai kegiatan yang akan dilakukan pada program NETI yang
akan berlangsung selama e-recruitment hingga program NETI selesai. Online
assessment menilai performa dari calon tenaga kerja dan mengevaluasi hasil
kerjanya.
3. Interview
Wawancara yang dilakukan untuk mengetahui kepribadian dan kompetensi dari
kandidat yang ada. Dengan wawancara maka bagian Human Resource dapat
mengetahui kemampuan softskill dan hardskill dari calon tenaga kerja. Dengan
demikian karakter dan kemampuan dari calon tenaga kerja dapat dievaluasi
dengan lebih mendalam sebelum memberikan keputusan apakah tenaga kerja
diterima di perusahaan atau tidak.
15
Gambar 8 Proses Recruitment UNICEF
(Sumber: http://www.careersatunicef.org/NETI/e-recruitment-system/)
16
Gambar 9 Timeline dari NETI Program
(Sumber: http://www.careersatunicef.org/NETI/e-recruitment-system/)
Program e-recruitment yang terintegrasi dengan program NETI terjadi pada 3 minggu
pertama dari NETI program. Pada fase ini e-recruitment menerima calon anggota dari
UNICEF dan melakukan pengenalan mengenai cabang – canbang dari UNICEF. Program ini
kemudia dilanjutkan selama 3 tahun dan dengan performa evaluasi mengenai hasil dari
project yang dilakukan oleh oleh kandidat untuk menilai hasil kerjanya.
Efek NETI Program
Dengan adanya integrasi antara e-recruitment dengan program NETI di UNICEF
memberikan kemungkinan untuk setiap orang mengembangkan diri mereka bahkan sebelum
bergabung dengan organisasi UNICEF. Selain itu NETI memberikan kesempatan untuk
setiap orang dapat mempresentasikan diri mereka dan menampilkan potensi yang mereka
miliki tanpa harus menjadi anggota atau pekerja dari UNICEF sendiri. Oleh sebab itu
program NETI sangat efektif bagi UNICEF yang membutuhkan anggota baru yang memiliki
skill yang dibutuhkan.
Program ini meningkatkan keefektivitasan dari e-recruitment yang dimiliki UNICEF
sendiri. Dengan jangkauan yang luas yaitu 190 negara, UNICEF membuka kesempata bagi
setiap orang untuk memulai kariernya di UNICEF tanpa harus takut tidak mendapat
kesempatan untuk berkembang. Secara langsung, program NETI juga menghasilkan orang –
orang yang memiliki kapabilitas dan kualifikasi secara langsung untuk memimpin program –
program yang ada dilapangan. Hal ini tentu saja sangat membantu sekali bagi UNICEF
karena aktivis dan relawan yang dimiliki oleh UNICEF merupakan ujung tombak bagi
kegiatan yang dilakukan oleh UNICEF sendiri.
Dengan adanya integrasi dengan program NETI, pihak UNICEF dapat mengetahui
dengan tepat posisi yang harus ditempati oleh calon pekerja. Dengan demikian UNICEF
dapat memiliki anggota yang tepat di posisi yang tepat. Hal ini membantu UNICEF dalam
menjalankan misi mereka.
17
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan beberapa hal yaitu :
 E – recruitment merupakan cara terbaru yang digunakan untuk menerima pekerjaan di
seluruh dunia
 E – recruitment menjadi solusi bagi calon pekerja yang ingin mencari pekerjaan namun
terbatas oleh fasilitas yang ada di lingkungannya. Dengan e-recruitment setiap orang
memiliki kesempatan yang sama untuk mendaftar dan menampilkan kemampuan yang
mereka meiliki.
 Dengan adanya e-recruitment, perusahaan dapat memangkas biaya yang dibutuhkan
untuk melakukan proses rekrutmen sendiri. Selain itu proses yang cepat menjadi
kelebihan yang dapat dibanggakan dari e-recruitment.
 Praktik proses e-recruitment dapat menjadi metode yang efektif tidak hanya untuk
melakukan pendaftaran di perusahaan namun juga bisa efektif untuk berbagai model
organisasi seperti non-profit organization (UNICEF).
Saran yang dapat penulis berikan antara lain :
 Website dari e-recruitment sebaiknya memiliki divisi khusus yang melakukan update
secara berkala terhadap kebutuhan proses rekrutitmen.
 Feedback atau umpan balas dari calon pekerja sebaiknya dibuat lebih mudah agar pesan
tersebut dapat langsung dievaluasi oleh organisasi sehingga membantu organisasi
dalam perkembangan e-recruitmentnya.
18
REFERENSI
Advantages & Disadvantages of Online Recruitment. (2011, September 11). Retrieved from
WhatJobSite: http://www.whatjobsite.com/content/recruiter-zone/online-recruitmentbasics/advantages-disadvantages-of-online-recruitment/
Dhamija, P. (2012). E-RECRUITMENT: A ROADMAP TOWARDS E- HUMAN
RESOURCE MANAGEMENT. Researchers World, 3(3), 33-39. Retrieved from
http://search.proquest.com/docview/1034611782?accountid=31532
Dysart, J. (1999). HR recruiters build interactivity into Web Sites. HR magazine. 44, 3, 106 111. Elkington, T (2005), Birght future for online recruitment personnel today 18
January Page 9
E-recruiting: A Great Idea, But Be Careful. (2002, November 29). Retrieved from HR.com:
http://www.hr.com/en/communities/staffing_and_recruitment/e-recruiting-a-greatidea-but-be-careful_eacxoy8a.html
E-recruitment Specialist Builds Contemporary Consumer-Style Experience for Employers.
(2011, Juni 14). Retrieved Maret 20, 2014, from Microsoft Case Study:
http://www.microsoft.com/casestudies/Windows-Server-2008-R2/eArcu/Erecruitment-Specialist-Builds-Contemporary-Consumer-Style-Experience-forEmployers/4000010270
New and Emerging Talent Initiative (NETI). (2008,October 27). Retrieved from unicef.org:
http://www.unicef.org/about/employ/index_46145.html
Parry, E., & H, W. (2009). Factors Influencing the Adoption of Online Recruitment.
Personnel Review.
Purnomo, Tommy Septian. (2013). Recruitment Online (E-recruitment) Sebagai Suatu
Inovasi dalam Perekrutan Perusahaan, 3(7), 54-59)
Randall S. Schuler dan Susan E. Jackson. (1997). Manajemen Sumber Daya Manusia
Menghadapi Abad 21 Jilid 1. Edisi Keenam. Jakarta: Penerbit Erlangga.
R. Gómez-Mejía, B. Balkin, & L. Cardy.(2011). Managing Human Resources. Seventh
Edition. United Kingdom: Prentice Hall
Taylor, C. (2001). Windows of opportunity. People management 7(5), 32 - 36.
UNICEF’s e-Recruitment System. (2008,October 27). Retrieved from carrersatunicef.org:
http://www.careersatunicef.org/NETI/e-recruitment-system/
Yudierawan, I. M. (2010, Agustus 16). Metode Rekruitmen. Retrieved Maret 22, 2014, from
Yudik Nyem Blog: http://imadeyudierawan.blogspot.com/2010/08/metoderekruitmen.html
RIWAYAT PENULIS
Reinaldo Arifin, lahir di kota Jakarta, pada 21 Agustus 1992. Saat ini menempuh pendidikan
S1 di Binus University, dalam bidang sistem informasi, Binusian 2015.
19