Contoh SOP Sekretaris Proyek

Contoh Jobdes & SOP Staff ICT PIU
NAMA POSISI:
Staff Teknologi Informasi
UNIT KERJA:
Project Implementing Unit (PIU) IAIN
Tanggal:
29 Juni 2012
BERTANGGUNG JAWAB KEPADA:
Ketua PIU IAIN
MENERIMA LAPORAN DARI:
 Pokja Pokja
 Tenaga programmer / web designer / IT jika ada
 Masukan Stakeholder
 Konsultan Terkait
TUJUAN POSISI:
Mengelola sistem Informasi Manajemen Proyek di lingkup PIU yang berupa: Pengelolaan Web site PIU, update
informasi, dan penyajian data / informasi / laporan secara elektronik sesuai kaidah kaidah pengelolaan Sistem
Inofrmasi Manajemen Proyek yang berlaku umum sehingga data dan informasi proyek dapat di akses secara real
time, akurat, reliable, dan informatif bagi pengembailan keputusan.
TUGAS:
1. Membantu Pemimpin Proyek dalam Pengelolaan Web Site PIU
2. Membantu Pemimpin Proyek dalam Update Informasi Kemajuan Proyek dan penyajian data / informasi,
dan laporan secara elektronik
3. Mengelola Sistem Jaringan IT PIU dan pemeliharaannya baik pernagkat keras maupun lunak.
4. Membantu Pimpinan Proyek dalam fasilitasi Pokja Terkait
DIMENSI POSISI:
Jumlah staf : 2
Biaya operasi : Biaya investasi : Tunjangan : Rp. 500 Ribu /bln
Pendapatan : -
PERSYARATAN PENGETAHUAN/ PENGALAMAN:
1. Berpendidikan minimal : Diploma – 3 (Ahli Madya) dalam bidang IT atau
yang relevan
2. Golongan : II-d
3. Menguasai Jaringan Komputer, Web Programming, atau perawatan
ringan Komputer
4. Mengikuti diklat : PMBOK
AKTIVITAS KUNCI
BIDANG PRESTASI KUNCI
RINCIAN AKTIVITAS
A. Membantu Pemimpin
Proyek dalam
Pengelolaan Web Site PIU
1. Membuat dan Mengembangkan Web
Site PIU
2. Setting Software Manajemen Proyek
4 in 1 terpadu
3. Berkoordinasi dengan Pimpinan PIU
4. Meminta Masukan Stakeholder
dalam pengembangan Web site PIU
5. Sosialiasi Web site PIU kepada
Stakeholder
B. Membantu Pemimpin
Proyek dalam Update
Informasi Kemajuan
Proyek dan penyajian
data informasi, dan
laporan secara
elektronik
1. Mencantumkan laporan kemajuan
proyek pada web site PIU
2. Mengisi form Laporan kemajuan
dalam sistem Informasi manajemen
proyek 4 in 1 terpusat
TOLOK UKUR KINERJA & LAPORAN YANG
DIBUTUHKAN
A.1.1. Adanya Web site PIU yang representatif
A.2.1. Integrasi Web site PIU dengan Web site /
Sistem Informasi proyek 4 in 1 terpadu
A.3.1. Notulensi Rapat koordinasi dengan
Pimpinan PIU
A.4.1. Berita Acara Masukan Stakeholder
terhadap Web site yang dikembangkan
A.5.1. Laporan kegiatan dan daftar hadir
Sosialisasi Web Site PIU kepada
Staleholder
B.1.1. Adanya update (pemutakhiran) informasi
pada web site PIU minimal satu kali
setiap minggu
B.2.1. Tefrisinya form laporan kemajuan
pelaksanaan proyek pada sistem
informasi manajemen proyek terpadu 4
in 1 dengan tepat waktu
C. Mengelola Sistem
Jaringan IT PIU dan
pemeliharaannya baik
pernagkat keras
maupun lunak.
D. Membantu Pimpinan
Proyek dalam
fasilitasi Pokja Terkait
3. Menyampaikan informasi terkait
proyek kepada masyarakat melaui
web site maupun media lainnya
sebagai bagian dari transparansi
informasi publik.
B.3.1. Adanya informaso proyek bagi konsumsi
masyarakat atau bahan konferemsi pers
minimal sekali dalam 6 bulan
4. Membuat dan mengembangkan
basis data proyek
B.4.1. Terciptanya basis data dan informasi
Proyek sebagai alternatif storage data
secara elektronik
1. Membuat Perencanaan Jaringan dan
peralatan ICT PIU
2. Membuat usulan pengadaan
Perangkat ICT PIU
C.1.1. Naskah Akademik Desain Perangkat
ICT PIU
C.2.1. Dokumen Usulan Pengadaan Perangkat
ICT yang disyahkan oleh otoritas
pengambil keputusan
3. Melakukan instalasi jaringan dan
peralatan ICT pada PIU
C.3.1. Berita cara pengujian fungsi dan
instalasi perangkat ICT PIU
4. Sosialisasi sistem jaringan dan
pelatihan penggunaan perlatan ICT
PIU
C.4.1. Berita acara dan daftar hadir kegiatan
Sosialisasi dan pelatihan penggunaan
perangkat ICT
5. Melakukan perawatan rutin terhadap
sistem dan fungsi infrastruktur ICT
PIU secara berkala baik software
maupun hardware
C.5.1.Dokumen jadwal perawatan rutin
perangkat ICT, berita acara Perawatan
rutin, dan laporan hasil pemeriksaan
kelaikan fungsi perangkat ICT
6. Melakukan perbaikan terhadap
kerusakan fungsi sarana ICT PIU
C.6.1. Berita acara kerusakan dan berita acara
perbaikan perangkat ICT PIU
1. Koordinasi dengan Pokja Terkait
D.1.1. Berita acara / notulensi koordinasi
dengan Pokja Terkait.
D.2.1. Terselenggaranya laporan rutin pokja
disertai dengan berita acara /. Notulensi
laporan dan daftar hadir
2. Memfasilitasi kegiatan laporan rutin
Pokja kepada pimpinan proyek
3. Mendokumentasikan secara
elektronik laporan kemajuan Pokja
terkait
4. Pada keadaan tertentu, dapat
menjadi penghubung antara pokja
terkait dengan Pimpinan Proye
D.3.1. Adanya laporan elektronik laporan
kemajuan pokja secara periodik
D.4.1. Nota poesan / memo dari Pokja /
pimpinan Proyek
IV. STANDARD OPERATING PROCEDURES
STAFF ICT PIU PROYEK 4 IN 1
Standard Operating Procedures
A.1. Membuat dan Mengelola Web Site PIU
Level Dokumen:
Kode:
Standard Operating Procedures
001
Tanggal Pembuatan : 29 Juni 2012
Tanggal Revisi
:Disetujui Oleh
: Pemimpin Proyek
Pelaksana
: Staff ICT pada Project Implementing Unit
A. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah memberi panduan yang jelas bagi staff PIU dalam membuat dan mengelola
Web site PIU.
B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup SOP meliputi:
Jenis Kegiatan :
1. Identifikasi Karakteristik Web Site
2. Pengembangan Web Site PIU
3. Uji Coba Web Site PIU
4. Launching Web Site PIU
A. DEFINISI


Web Site atau juga yang disebut situs adalah adalah sejumlah halaman web yang memiliki
topik saling terkait, dalam hal ini adalah semua topik yang berkaitan dengan pelaksanaaan
proyek di lingkup IAIN berkenaan, terkadang disertai pula dengan berkas-berkas gambar,
video, atau jenis-jenis berkas lainnya.
Proyek yang dimaksud dalam SOP ini adalah proyek “to support islamic higher educations
system” yang di danai oleh IsDB dan Kementerian Agama dalam lingkup IAIN berkenaan.
B. PENGGUNA
Pengguna SOP ini adalah:
1. Ketua PIU
2. Staff ICT PIU
3. PMU
C. PROSEDUR
1. Melakukan rapat koordinasi dengan stake holder Web site yang teridir dari seluruh anggota PIU,
pimpinan Perguruan Tinggi, dan undangan dari expert ICT setempat tentang requirments dan
karakteristik web site yang diperlukan
2. Menyusun Requirement Planning bagi web site yang akan dikembangkan
3. Menyusun modul dan halaman halaman yang akan dimuat dalam web site
4. Jika diperlukan, dapat mengangkat tenaga kerja lepas untuk programmer dan web designer
5. Melakukan proses pembangunan dan pengembangan web site sesuai dengan kaidah yang berlaku
umum
6. Melakukan uji coba web site dan mengumpulkan masukan dari stakeholder bagi pengembangan
web sitw
7. Mengadakan kegiatan launching web site dan sosialisasi.
8. Melakukan perbaikan dan pengembangan secara iteratif berdasarkan masukan dari stakeholder.
9. Menyusun laporan pembuatan dan pengembangan web site PIU disertai dengan manual
penggunaannya.
F. REFERENSI
1. MOM Project 4 in 1
2. Readiness Criteria Project 4 in 1
3. Dokumen System Development Life Cycle
4. Indikator kemajuan dan keberhasilan projyek