Analisis Information Economicspada Penilaian Investasi Sistem

Jurnal Teknologi Informasi-Aiti, Vol. 7. No.1, Februari 2010 : 1 - 100
Analisis Information Economics pada Penilaian
Investasi Sistem Informasi Industrial and Finacial
System (IFS) di PT. XYZ Jakarta
Endang Haryani
Universitas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia
E-mail: [email protected]
Abstract
PT. XYZ Jakarta has accomplished an implementation of IFS.
The investment is not only a huge cost, but it also has influenced
company’s business process. Therefore, it needs research on investment
evaluation of IFS focusing on its finance. The research has applied
information economics analysis using financial approach. The results of
the research show that the IFS’s benefits are office supplies expense
reduction, wages expense decrease, efficiency of transaction handling
and customer preference, efficiency of inventory expense, acceleration
of auditing, and labor productivity increase. The investment on IFS has
given a significant return on investment of 213.18% and payback period
of 0.47 year.
Keywords: Information Economics, Cost-Benefit, Domain, ROI,
Payback Period
1. Pendahuluan
Teknologi informasi dan komunikasi sudah menjadi bagian penting dalam proses
bisnis perusahaan. Bahkan banyak perusahaan yang sudah menggantungkan diri
pada teknologi informasi seratus persen. Hal ini merupakan sesuatu yang lumrah
karena memang teknologi terbukti memberikan banyak manfaat bagi perusahaan,
baik dalam hal peningkatan kemampuan bersaing, penanganan transaksi dan layanan,
serta mengubah budaya kerja menjadi lebih efisien dan efektif. Beberapa penerapan
dari teknologi informasi dan komunikasi antara lain dalam sektor perbankan, sektor
perdagangan, pendidikan, dan kesehatan. Penerapan teknologi informasi dan
komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya
menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi
dalam lingkungan kerja. Teknologi informasi dan komunikasi tidak hanya digunakan
dan diterapkan pada perusahaan berskala besar. Perusahaan berskala kecil seperti
usaha kecil menengah (UKM) dan bahkan saat ini beberapa toko juga menggunakan
teknologi. Demikian pula PT. XYZ Jakarta, yang mana perusahaan bidang
perdagangan ini juga menerapkan teknologi informasi berupa sistem informasi. PT.
XYZ merupakan perusahaan keluarga yang didirikan pada tahun 1983. Hingga saat
20
Analisis Information Economics (Haryani)
ini pendiri perusahaan ini adalah pemegang saham dan direksi perusahaan. Filosofi
bisnis perusahaan ini yang berorientasi pada sektor industri yaitu untuk menjembatani
kebutuhan produsen bahan kimia jenis khusus dengan industri pemakai untuk
menciptakan nilai tambah bagi semua pihak. Pada tahun 2004, PT. XYZ Jakarta
menerapkan sistem informasi terintegrasi dengan nama Industrial and Financial
Systems (IFS). Dalam penerapannya, IFS melibatkan seluruh bagian di perusahaan.
Selain mempengaruhi proses bisnis perusahaan, implementasi sistem ini membutuhkan
biaya yang tidak sedikit dan waktu penyesuaian yang sangat lama. Pembiayaan dan
penyesuaian tersebut diharapkan sebanding dengan manfaat yang dinikmati, bahkan
kalau bisa memberikan keuntungan yang lebih. Keberhasilan IFS ini dapat dilihat
dari manfaat apa saja yang dirasakan dan keuntungan yang diperoleh dari penggunaan
sistem ini. Oleh karena itu perlu dilakukan evaluasi terhadap investasi sistem ini.
Evaluasi ini selain menilai kelayakan investasi juga akan memberi masukan dalam
peningkatan penggunaan dan pengembangan sistem yang akan datang.
Ada banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk penilaian investasi suatu
proyek teknologi informasi, salah satunya yang paling populer adalah analisa costbenefit [1]. Metode ini mendasarkan diri pada perspektif manajemen dalam menilai
kinerja teknologi informasi yang diimplementasikan dengan menghitung nilai dari
setiap elemen teknologi informasi yang memiliki konstribusi terhadap biaya yang
dikeluarkan dan manfaat yang diperoleh. Namun metode ini tidak mampu menghitung
faktor ketidakpastian (uncertainty) dan faktor tidak berwujud (intangible) yang
sering ditemukan dalam proyek teknologi informasi. Dalam penerapannya,
information economics (IE) merupakan varian dari analisa cost-benefit. Sehingga
faktor-faktor tangible yang dihitung dengan analisa cost-benefit akan digabungkan
dengan pengukuran dari faktor-faktor intangible. Selain itu prinsip capital
budgeting dalam penilaian investasi secara konvensional juga dipakai dalam
pendekatan information economics. Masalah yang dapat dirumuskan adalah
bagaimanakah penilaian investasi IFS di PT. XYZ Jakarta dengan menggunakan
analisis information economics. Adapun pendekatan yang dipakai adalah keuangan
(Financial Approach).
2. Kajian Pustaka
Information economics merupakan pengembangan dari metode Traditional
Cost and Benefit Analysis (TCBA). Metode ini mencoba menjawab kelemahan
TCBA yang tidak memasukkan faktor intangible dalam perhitungan. Gambar 1
menunjukkan Framework information economics [2] yang mencakup pendekatan
keuangan (Financial approach) dan pendekatan non keuangan (Non-Financial
approach). Pendekatan keuangan mencakup faktor tangible dan quasi-intangible
(intangible yang dapat diukur secara keuangan), sedangkan pendekatan non
keuangan digunakan untuk menganalisis faktor intangible dengan menggunakan
kuesioner. Selain itu Framework information economics menganalisis berdasarkan
domain faktor yaitu bisnis dan teknologi.
21
Jurnal Teknologi Informasi-Aiti, Vol. 7. No.1, Februari 2010 : 1 - 100
Financial Approach
Analysis of
Tangible Values
Simple
ROI -1
TCBA
Analysis of Quasi
Intangible Values
Simple
ROI -2
VL
Simple
ROI -3
VA
Simple
ROI -4
VR
Simple
ROI -5
IV
IS/IT Projects
Business Domain
Assessment
Scores (0 - 5)
Technology
Domain
Assessment
Scores (0 - 5)
Analysis of
Intangible Values
SM
CA
MI
SA
DU
IR
CR
OR
etc
TU
etc
etc
Non - Financial Approach
Gambar 1 Framework Information Economics
Biaya (Cost) merupakan sumber daya yang dibutuhkan dalam pembuatan
sebuah produk/jasa yang dinyatakan dalam bentuk kuantitatif, pada umumnya dalam
bentuk mata uang sehingga dapat dihitung [2]. Jenis biaya ada dua yaitu incremental
cost yaitu biaya yang timbul dalam sebuah proyek. Misalnya biaya tetap (FC) dan
biaya variabel (VC), dan discrete cost yaitu biaya yang langsung berhubungan
dengan proyek yang bersangkutan. Dalam Information Economics, biaya akan
dibagi menjadi dua bagian yaitu biaya pengembangan dan biaya berjalan. Manfaat
(Benefit) merupakan nilai yang diperoleh dari penghematan biaya, peningkatan
pendapatan, peningkatan kinerja dan manfaat tak berwujud lainnya [2]. Jenis manfaat
ada dua macam yaitu Tangible benefit yaitu manfaat yang dapat dihitung dan QuasiTangible benefit yaitu manfaat yang dihitung atas dasar peningkatan efisiensi yang
terjadi dalam suatu proyek, dan Intangible benefit yaitu manfaat yang tidak dapat
dihitung. Istilah manfaat dalam information economics selanjutnya akan disebut
nilai (Value). Pengelompokan value dari pendekatan keuangan ada empat yaitu 1)
Value Linking (VL) yaitu nilai yang digunakan untuk mengevaluasi secara finansial
yang merupakan gabungan efek dan investasi TI atas peningkatan kinerja yang
memberikan dampak pada fungsi lain; 2) Value Acceleration (VA) yaitu nilai hasil
evaluasi secara finansial terhadap percepatan waktu kerja yang pengaruhnya
meningkatkan produktivitas yang dapat berupa penyelesaian kerja lebih cepat; 3)
Value Restructuring (VR) yaitu penilaian yang berkaitan dengan adanya
restrukturisasi (perubahan) terhadap fungsi-fungsi yang ada dan 4) Innovation
Valuation (IV) yaitu manfaat yang dinilai dari adanya fungsi baru di perusahaan.
Biaya dan manfaat dibedakan dalam dua domain [2] yaitu Domain bisnis
yaitu nilai dapat diciptakan dengan adanya TI untuk menghasilkan keuntungan,
Domain teknologi yaitu perubahan dan penggunaan TI untuk menghasilkan produk
dan jasa, serta pengadaan fasilitas. Biaya dan manfaat perlu dikaji untuk menentukan
skor dari suatu proyek. Adapun pendekatan yang akan digunakan [2] adalah
22
Analisis Information Economics (Haryani)
Perhitungan ROI Sederhana; Penilaian Faktor Domain Bisnis; dan Penilaian Faktor
Domain Teknologi. Model dan Variabel Information Economics dapat dinyatakan
sebagai berikut :
Nilai
Proyek
=
Bobot
ROI
Sederhana
+
Bobot
Domain
Bisnis
+
Bobot
Domain
Teknologi
Model dan faktor dari nilai dan resiko diklasifikasikan [2] sebagai berikut:
a. Return on Investment (ROI), yang terdiri dari Traditional cost-benefit analysis
(TCBA); Value linking (VL); Value acceleration (VA); Value restructuring
(VR); dan Innovation valuation (IV)
ROI
sederhana
= TCBA + VL + VA + VR + IV
b. Faktor nilai dan resiko domain bisnis, yang terdiri dari Strategic Match (SM);
Competitive Advantage (CA); Management Information Support (MI);
Competitive Response (CR); dan Organizational Risk (OR)
c. Faktor nilai dan resiko domain teknologi, yang terdiri dari Strategic IS
Architecture (SA); Definitional Uncertainty (DU); Technical Uncertainty
(TU); dan IS Infrastructure Risk (IR)
Enterprise Resource Planning adalah salah satu aplikasi back office yang sudah
tidak asing lagi, hampir sebagian besar perusahaan di Indonesia sudah mengenal
dan menggunakan ERP system. Akan tetapi didalam penerapannya tidak sedikit
pula perusahaan yang mengalami kegagalan didalam implementasi aplikasi ini.
Karenanya di dalam penerapan aplikasi ini perlu dilakukan perencanaan yang matang
sehingga dapat mengurangi hal-hal yang tidak diinginkan dan dapat berjalan sesuai
dengan apa yang diinginkan. PT. XYZ Jakarta mengimplementasikan ERP system
yaitu software IFS dua modul yaitu Modul Financial (General Ledger, Account
Receivable, Account Payable, Report Generator, Consolidated Account) dan
Modul Distribution (Customer Order, Purchasing, Inventory, Invoicing).
3. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan adalah gabungan dari penelitian deskriptif
yakni menggambarkan fenomena yang sesungguhnya terjadi pada suatu peristiwa
ataupun populasi, dan penelitian eksploratif yakni menemukan fenomena yang
sesungguhnya terjadi. Sedangkan untuk pengambilan data, cara yang digunakan
adalah observasi untuk pendekatan dengan perusahaan khususnya bagian Information
Technology di PT. XYZ Jakarta, metode wawancara mendalam (indepth interview)
dengan pimpinan dan pelaksana proyek implementasi IFS di PT. XYZ Jakarta, dan
metode dokumentasi yakni mengumpulkan dan mendokumentasi dokumen-dokumen
yang terkait dengan implementasi IFS. Karena dalam penelitian ini menggunakan
metode berperan pasif, maka proses analisis dilakukan bersamaan dengan
pengumpulan data. Teknik analisis yang digunakan adalah analisis komponen.
Kemudian data yang diperoleh dianalisis dengan metode kuantitatif yaitu analisis
information economics pendekatan keuangan untuk mengungkapkan permasalahan
23
Jurnal Teknologi Informasi-Aiti, Vol. 7. No.1, Februari 2010 : 1 - 100
yang ada dan mengambil kesimpulan. Proyek implementasi IFS menggunakan hari
kerja normal PT. XYZ Jakarta. Waktu yang dibutuhkan dari implementasi,
penyesuaian hingga mapan adalah lima tahun, dimulai pada Januari 2004. Oleh karena
itu pengumpulan data dan analisis dilakukan pada selang waktu tersebut.
4. Hasil dan Pembahasan
Biaya investasi IFS terdiri dari biaya pengembangan yang dikeluarkan pada
tahun 2004 dan biaya berjalan yang dikeluarkan selama lima tahun. Kedua biaya
tersebut dapat dilihat pada Tabel 1 dan Tabel 2.
Tabel 1 Biaya Pengembangan Industrial and Financial System (IFS)
Biaya Jaringan
IDR
18.532.500
Biaya Hardware
IDR
304.078.875
Biaya Licence
IDR
328.440.000
Biaya Implementasi
IDR
569.419.500
Biaya Penyesuaian
IDR
160.650.000
Total
IDR
1.381.120.875
Sumber: Data sekunder, 2004
Tabel 2 Biaya Berjalan Industrial and Financial System (IFS)
T hn 1
Thn 2
Thn 3
Thn 4
Thn 5
0
0
0
68.000.000
0
68.000.000
68.000.000
9.200.000
77.200.000
68.000.000
0
68.000.000
68.000.000
9.200.000
77.200.000
0
0
39.054.000
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
20.800.000
0
20.800.000
10.948.000
0
0
0
0
37.000.000
87.002.000
0
10.534.000
30.150.000
0
0
40.000.000
80.684.000
0
15.480.000
30.150.000
23.085.000
0
0
68.715.000
C. Biaya Pesangon
0
15.900.000
17.400.000
45.900.000
93.300.000
TOTAL BIAYA BERJALAN
0
104.700.00
0
181.602.00
0
194.584.000
239.215.00
0
A. Pemeliharaan Aplikasi :
Maintenance and support
Performance Tunning
Sub Total (A)
B. Pem eliharaan Hardware :
Pembelian Backup Server (HP
Prolant DL 380)
Pembelian UPSAPCRT XL 2000 VA
Peningkatan memory server
Peningkatan proc essor server
Peningkatan harddisk server
Peningkatan Printer
Peningkatan Workstation
Sub Total (B)
Berdasarkan pengamatan dan wawancara yang dilakukan, maka analisis manfaat
dari investasi IFS yang ditemukan telah di ringkas dalam Tabel 3 yang meliputi potensi
manfaat, klasifikasi dan metode pengukuran yang dipakai. Dengan demikian terdapat
enam potensi manfaat yang akan dihitung. Sedangkan potensi manfaat nomor tujuh
dan delapan diukur dengan kuesioner sesuai domain masing-masing. Namun kedua
manfaat tersebut tidak dibahas dalam artikel ini karena hanya membahas information
economics dengan pendekatan keuangan.
24
Analisis Information Economics (Haryani)
Tabel 3 Manfaat untuk Investasi Industrial and Financial System (IFS)
Potensi Man faat/Benefit
1
2
3
4
5
6
7
8
Klasifikasi
Aspek Ben efit Domain
Value
Metode
Pen gukuran
Pengurangan penggunaan
supplies kantor, yaitu kertas,
tinta/toner dan pita/ribbon
Pengurangan jumlah tenaga
kerja
Peningkatan efisiensi
penanganan transaksi dan
ketepatan pemilihan
pelanggan
Peningkatan efisiensi biaya
persedi aan
Percepatan waktu untuk
proses audit keuangan
Peningkatan produktifitas
kerja
Peningkatan kualitas
informasi dan penyajiannya
Tangible –
Measurable
Bisnis
Finansial
Traditional CostBenefit Analysis
Tangible –
Measurable
Intangible –
Measurable
Teknologi
Finansial
Bisnis
Finansial
Traditional CostBenefit Analysis
IE – Value
Linking
Intangible –
Measurable
Intangible –
Measurable
Intangible –
Measurable
Tangible –
Immea surable
Bisnis
Finansial
Bisnis
Finansial
Bisnis
Finansial
Teknologi
Non
Finansial
Membantu pencapaian
tujuan strategis perusahaan
Intangible –
Immea surable
Bisnis
Non
Finansial
IE – Value
Linking
IE – Value
Acceleration
IE – Value
Restructuring
IE – Kuesioner
D omain
Teknologi
IE – Kuesioner
D omain Bisnis
Pembahasan penilaian pada bagian ini akan mengacu pada beberapa asumsi.
Asumsi untuk Traditional Cost-Benefit Analysis berdasarkan pada penggunaan
rata-rata biaya yang terjadi selama sebulan dan pengurangan tenaga kerja yang
sesungguhnya terjadi selama lima tahun implementasi proyek. Asumsi untuk Value
Linking Analysis berdasarkan pada penggunaan waktu rata-rata harian untuk
penanganan transaksi oleh staff. Sedangkan untuk Value Acceleration Analysis,
asumsi didasarkan pada waktu kontrak auditor yang telah diperbaharui. Untuk Value
Restructuring Analysis, asumsi didasarkan pada pengurangan tenaga kerja yang
sesungguhnya terjadi dan judgement analysis oleh pimpinan perusahaan. Sebelum
menggunakan IFS, rata-rata penggunaan kertas adalah Rp 5.000.000 per bulan
atau Rp 60.000.000 setahun. Setelah menggunakan sistem baru, rata-rata
penggunaan kertas menjadi Rp 1.250.000 per bulan atau Rp 15.000.000 per tahun.
Dengan demikian terjadi pengehematan biaya operasional dari biaya kertas sebesar
Rp 45.000.000 per tahun atau 75%. Sedangkan dari penggunaan tinta/toner untuk
mencetak, rata-rata penggunaannya sebelum menggunakan IFS adalah Rp 4.200.000
per bulan atau Rp 50.400.000 per tahun dan setelah menggunakan IFS adalah Rp
1.470.000 per bulan atau Rp 17.640.000. Untuk biaya pita untuk mesin cetak dot
matrix, rata-rata penggunaannya sebelum IFS adalah Rp 2.780.000 per bulan atau
Rp 33.360.000 per tahun dan setelah menggunakan IFS adalah Rp 973.000 per
bulan atau Rp 11.676.000 per tahun. Dengan demikian terjadi penghematan biaya
operasional dari biaya tinta/toner dan pita untuk mesin cetak sebesar Rp 54.444.000
per tahun atau 65%.
Selain itu perusahaan juga melakukan pengurangan tenaga kerja secara
bertahap karena penerapan IFS ini, sehingga terjadi pengurangan biaya tenaga kerja
tiap tahunnya. Pengurangan tenaga kerja mulai dilakukan pada tahun kedua yaitu
divisi EDP dari lima orang menjadi empat orang, pegawai administrasi dari delapan
25
Jurnal Teknologi Informasi-Aiti, Vol. 7. No.1, Februari 2010 : 1 - 100
orang menjadi tujuh orang dan sekretaris dari tujuh orang menjadi enam orang.
Penghematan yang terjadi adalah sebesar Rp 63.600.000 pada tahun kedua atau
penurunan biaya gaji 4.95% dibanding tahun pertama. Pada tahun ke tiga yaitu
divisi EDP menjadi tiga orang, pegawai administrasi menjadi enam orang, internal
sales dari 12 orang menjadi 11 orang. Penghematan yang dinikmati adalah Rp
69.600.000 pada tahun ketiga atau penurunan biaya gaji 5.70% dibanding tahun
kedua. Pengurangan pada tahun keempat adalah divisi EDP menjadi dua orang,
pegawai administrasi menjadi empat orang, sekretaris menjadi lima orang, internal
sales menjadi 10 orang dan bagian accounting dari 14 orang menjadi 12 orang.
Penghematan tahun keempat adalah Rp 183.600.000 pada tahun keempat atau
15.95% dibanding tahun ketiga. Pada tahun kelima adalah pengurangan yang terakhir
karena tidak ada pengurangan karyawan lagi di tahun keenam, yaitu divisi EDP
ditiadakan artinya tidak ada pegawai di divisi ini, pegawai administrasi tersisa satu
orang, sekretaris tinggal dua orang, internal sales dan bagian accounting masingmasing tinggal delapan orang. Penghematan tahun ini adalah Rp 373.200.000 pada
tahun kelima atau turun 38.59% dibandingkan tahun keempat. Tabel 4 menunjukkan
rangkuman penghematan biaya operasional yang berasal dari biaya kertas, biaya
tinta/toner dan pita, serta biaya tenaga kerja.
Tabel 4 Pengurangan Biaya Operasional (Rangkuman)
Jenis biaya
1
2
63.600.000
45.000.000
12.600.000
Tahun
3
4
5
Biaya tenaga kerja
Biaya kertas
Biaya tinta/t oner dan pita
0
45.000.000
0
69.600.000 183.600.000 373.200.000
45.000.000 45.000.000 45.000.000
25.200.000 37.800.000 37.800.000
Total
Sumber: Data olahan, 2009
45.000.000 121.200.000 139.800.000 266.400.000 456.000.000
Penggunaan IFS juga memberi manfat berupa peningkatan efisiensi penanganan
transaksi dan ketepatan pemilihan pelanggan. Dengan sistem ini, kesalahan pada
pembuatan Customer Order (CO) semakin berkurang sehingga mengoptimalkan
pelayanan yang diberikan kepada pelanggan. Hal ini menyebabkan meningkatnya
jumlah Customer Order yang dapat dilayani dan akhirnya meningkatkan jumlah
pelanggan. Peningkatan jumlah Customer Order menunjukkan adanya kenaikan
penjualan, namun pengaruh tidak secara langsung. Disisi lain, penjualan hanya dapat
dilakukan berdasarkan track record pembayaran dan kemampuan pelanggan.
Dengan demikian jumlah pelanggan yang unqualified dapat dikurangi. Hal ini dapat
menurunkan resiko piutang tidak tertagih. Dengan asumsi bahwa sebelum penggunaan
IFS Customer Order dapat dibuat selama 30 menit maka rata-rata jumlah Customer Order adalah 60.000 per-tahun dengan jumlah penjualan sekitar Rp
163,568,699,060.00 per tahun. Sesudah adanya investasi, Customer Order dapat
dibuat selama lima menit. Jadi ada efisiensi sebesar 93.33%. Sehingga nilai penjualan
terbaik yang dihasilkan adalah Rp 316,232,818,183. Sebelum adanya investasi
perusahaan menetapkan piutang tidak tertagih sebesar 10% dari nilai penjualan per
tahun. Sesudah adanya investasi piutang tidak tertagih diturunkan menjadi 7.5%
26
Analisis Information Economics (Haryani)
dari nilai penjualan per tahun. Dengan demikian keuntungan ekonomis yang dapat
diperoleh perusahaan adalah Rp 7.905.820.455. Keuntungan ekonomis hanya
dinikmati pada tahun kedua, karena setelah itu Customer Order tidak ada perubahan
efisiensi (stabil) dan ketetapan piutang tidak tertagih tidak ada perubahan presentase
Manfaat yang lain adalah adanya peningkatan efisiensi biaya persediaan. Hal
ini terkait dengan waktu dan jumlah pembelian sesuai stok di gudang. Pembelian
barang disesuaikan dengan waktu dan jumlah persediaan yang ada, supaya tidak
terjadi penumpukan barang di gudang. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk
menghemat biaya persediaan. Penghematan ini akan mempengaruhi nilai persediaan
dan akhirnya pada biaya persediaan yang ditanggung perusahaan menjadi lebih kecil.
Sebelum adanya IFS perusahaan menetapkan safety stock sebagai biaya
persediaannya sebesar 10% dari nilai penjualan per tahun. Sesudah adanya investasi
safety stock ditetapkan menjadi 5% dari nilai penjualan per tahun. Dengan
memperhitungkan nilai penjualan terbaik yang dihasilkan perusahaan, maka
keuntungan ekonomis yang dinikmati adalah Rp 8.178.434.953. Tabel 5
menunjukkan rangkuman keuntungan ekonomis yang berasal dari kedua manfaat
value linking diatas.
Tabel 5 Keuntungan ekonomis dari Value Linking (Rangkuman)
Jenis
Benefit
1
2
Tahun
3
4
5
1
2
Total
-
7.905.820.455
8.178.434.953
16.084.255.408
-
-
-
Sumber: Data olahan, 2009
Dari aspek akselerasi, perusahaan juga menikmati keuntungan ekonomis yaitu
adanya waktu untuk audit keuangan lebih cepat. Sebelum adanya investasi laporan
keuangan di-audit dalam waktu enam bulan. Setelah adanya investasi laporan
keuangan dapat di-audit dalam waktu satu bulan. Dengan demikian terjadi
percepatan yang sebesar 83.33%. Jika nilai kontrak dengan auditor adalah Rp
10.000.000 per bulan atau Rp 60.000.000 per enam bulan, maka nilai keuntungan
ekonomis adalah Rp 50.000.000. Tabel 6 menunjukkan rangkuman keuntungan
ekonomis yang berasal dari manfaat value accelaration.
Tabel 6 Keuntungan Ekonomis dari Value Acceleration (Rangkuman)
Jenis
Benefit
1
Tahun
1
2
0
50.000.000
3
50.000.000
4
50.000.000
5
50.000.000
Sumber: Data olahan, 2009
Perusahaan ini melakukan pengurangan tenaga kerja yang diimbangi dengan
upaya peningkatan produktifitas pegawai. Tabel 7 menunjukkan rangkuman
perhitungan produktifitas yang dihitung dari besaran biaya gaji di perusahaan ini
27
Jurnal Teknologi Informasi-Aiti, Vol. 7. No.1, Februari 2010 : 1 - 100
pada tahun pertama. Mengacu pada peningkatan penjualan, serta efektifitas dan
efisiensi kerja, pimpinan perusahaan berasumsi bahwa telah terjadi peningkatan
produktifitas sebesar 5% tiap tahunnya.
Tabel 7 Keuntungan Ekonomis dari Value Restructuring (Rangkuman)
Sebelum penerapan IFS
Sesudah penerapan IFS
Keuntungan ekonomis
Total produktif
Rp 9.425.000
Rp 9.894.000
Rp 469.000
Total Non produktif
Rp 1.3 75.00 0
Rp 906.000
Sumber: Data olahan, 2009
Lembar dampak ekonomis yang disajikan dalam bentuk tabel menggambarkan
ROI akhir dari analisis information economics dengan pendekatan keuangan. Tabel
tersebut terdiri dari lima bagian. Bagian pertama adalah nilai investasi proyek IFS.
Bagian kedua adalah arus kas tahunan dari pendapatan dan keuntungan ekonomis
yang dinikmati, serta biaya yang terjadi, kemudian menghasilkan arus kas bersih.
Bagian ketiga merupakan Net Present Value (NPV) dari nilai arus kas bersih
dengan memperhitungkan nilai discount factor sesuai BI rate sebesar 6%. Bagian
keempat adalah nilai ROI akhir yang diperhitungkan berdasarkan NPV dan nilai
investasi proyek. Bagian kelima yaitu bagian terakhir menunjukkan posisi ROI pada
daftar skor.
Tabel 8 Lembar Dampak Ekonomis Investasi IFS
Lembar Dampak Ekonomis Proyek Investasi IFS
ROI AKHIR IFS
A
B
Investasi Proyek IFS
Arus kas tahunan: untuk periode 5 tahun
1,381,120,875
Tahun
1
Nilai keuntungan ekonomis:
Value linking
Value acceleration
Value restructuring
C
D
E
Pengurangan biaya operasional
Pendapatan sebelum pajak
Biaya berjalan
Arus kas bersih
NPV
ROI sederhana
Skor dampak ekonomis
469,000
45,000,000
45,469,000
0
45,469,000
42,877,267
Skor
0
1
2
3
4
5
2
3
4
5
Total
16,084,255,804
50,000,000
492,450
50,000,000
517,073
50,000,000
542,926
50,000,000
570,072
16,084,255,804
200,000,000
2,591,521
121,200,000 139,800,000 266,400,000 456,000,000
16,255,948,254 190,317,073 316,942,926 506,570,072
104,700,000 181,602,000 194,584,000 239,215,000
16,151,248,254
8,715,073 122,358,926 267,355,072
14,374,610,940
7,320,661 96,908,269 199,714,238
1,028,400,000
17,315,247,325
720,101,000
16,595,146,325
14,721,431,375
213.18%
ROI sederhana
<= 0
1% s/d 299%
300% s/d 499%
500% s/d 699%
700% s/d 899%
>= 900%
Sumber: Data olahan, 2009
Pada Tabel 8 ditunjukkan ROI akhir investasi IFS sebesar 213.18%. Skor
ROI pada posisi 1. Menurut prinsip capital budgeting, investasi IFS ini dengan
ROI lebih dari 0 menunjukkan bahwa investasi pada IFS ini memberikan keuntungan
bagi perusahaan meskipun tidak besar. Jika memperhitungkan payback period atau
28
waktu pengembalian modal/investasi yaitu Rp 1.381.120.875 / (Rp 14.721.431.375/
5 tahun), investasi IFS ini memiliki payback period selama 0.47 tahun, artinya
keuntungan sudah mulai dinikmati perusahaan ini pada bulan keenam sejak investasi
dilakukan.
5. Simpulan
Penilaian investasi IFS pada PT. XYZ Jakarta menunjukkan bahwa hasil
perhitungan final ROI akhir yang sudah memperhitungkan keuntungan tangible
maupun intangible sebesar 213.18% atau dengan skor 1. Selain itu payback periodnya juga sangat pendek yakni hanya memerlukan 0.47 tahun. Tentu saja hal ini
sepadan dengan investasi besar yang dikeluarkan oleh perusahaan ini.Untuk
melengkapi analisis selanjutnya, penelitian lanjutan mengenai faktor-faktor non
finansial perlu dilakukan. Penilaian faktor domain teknologi dan bisnis dengan
kuesioner dapat diterapkan untuk penelitian lanjutan tersebut.
6. Daftar Pustaka
[1]
[2]
Remenyi, Dan., Money, Arthur and Twite, Alan. 1995. Effective
Measurement and Management of IT Costs and Benefit. Oxford: Butter
worth-Heinemann Ltd.
Marilyn M, Parker. Robert J. Benson. 1988. Information Economics:
Linking Business Performance to Information Technology. NJ: Prentice
Hall Inc.
29
Jurnal Teknologi Informasi-Aiti, Vol. 7. No.1, Februari 2010 : 1 - 100
Analisis Kelayakan Proyek Pengembangan Sistem
Informasi Manajemen menggunakan Metode Cost and
Benefits Analysis
(Studi Kasus: Sebuah Distributor di Semarang)
Evi Maria
Program Profesional
Univeritas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro No 52-60, Salatiga 50711, Indonesia
E-mail : [email protected]
Abstract
This research describes how to calculate the feasibility of
Management Information System Project in economic perspectives, in
the cost and benefits analysis. This research used financial tools such as
Payback Period, NPV, ROI, and IRR. Before using the tools, we must
identify about the components which can be used as calculation variables
of the project. This research also discusses about difficulties of identified
benefits and how to calculate it, especially the intangible benefits.The
calculation is performed using Microsoft Excel 2007.
Keywords:Cost and Benefit Variable, Management Information System,
Payback Period, Net Present Value, Return of Investment,
Internal Rate and Return.
1. Pendahuluan
Efektifitas penggunaan sistem informasi manajemen secara umum memang
sangat sulit diidentifikasi. Hal ini disebabkan karena pengembangan sistem informasi
manajemen biasanya menghabiskan banyak investasi perusahaan, tetapi faktanya
hal tersebut tidak bisa memberikan kepastian pengembalian hasilnya secara ekonomis.
Fakta ini menyebabkan kebingungan para pengambil keputusan strategis perusahaan
dalam mencari alat analisis yang dapat mendukung dalam membuat keputusan untuk
membeli atau mengembangkan sistem informasi perusahaan dalam rangka mendukung
efektifitas kinerja operasional sehari-hari perusahaannya. Secara umum memang
sulit bagi kita untuk mengukur secara ekonomis tingkat pengembalian hasil dari suatu
investasi pengembangan sistem informasi manajemen. Hal ini lebih dikarenakan
sulitnya mengukur nilai keuntungan ekonomis yang dihasilkan dari sebuah sistem
informasi manajemen karena yang dihasilkan lebih berupa peningkatan kinerja
operasional perusahaan yang sifatnya intangible. Sebenarnya sudah ada metode
pengukuran yang dapat dipakai untuk mengantisipasi permasalahan tersebut. Metode
tersebut adalah cost & benefits analysis dimana dalam penilaian tersebut terlebih
30
Analisis Kelayakan Proyek (Maria)
dahulu kita harus dapat mengidentifikasi dan mengkonversikan komponen-komponen
penilaian yaitu biaya-biaya dan manfaat-manfaat yang dihasilkan oleh proyek sistem
informasi tersebut kedalam nilai ekonomis atau moneter. Setelah itu, dilakukan analisis
kelayakan ekonomis dengan memanfaatkan alat-alat analisis finansial yang ada seperti
Payback Period, Net Present Value, Return On Investment dan Internal Rate
of Return [1]. Pada praktiknya, perhitungan kuantitatif kelayakan sistem informasi
dapat dilakukan oleh program yang dibuat sendiri dengan menggunakan bahasa
pemograman tertentu seperti Bbasic, C,atau C++ [2]. Namun kebanyakan
perusahaan tidak memiliki program tersebut, karena untuk membuat program tersebut
dibutuhkan waktu dan dana yang tidak sedikit. Karena alasan ini, maka perusahaan
biasanya akan menggunakan program spreadsheet yang cukup populer yaitu
Microsoft Excel 2007 sebagai alat bantu perhitungan finansial untuk melakukan
cost and benefits analysis. Alat bantu ini selanjutnya dapat digunakan sebagai
Decision Support Systems (DSS) perusahaan dalam melakukan analisis yang sama
di masa yang akan datang.
Penelitian ini mencoba untuk menganalisis kelayakan proyek pengembangan
sistem informasi manajemen dari segi ekonomis dan yang menjadi obyek penelitian
ini adalah sebuah perusahaan distributor di Semarang. Saat ini, pihak manajemen
perusahaan berencana untuk mengembangkan sistem informasi manajemen yang
terintegrasi mulai dari sistem pembelian, penjualan, persediaan sampai dengan
penyajian laporan keuangan dengan cara membeli untuk meningkatkan efektifitas
dan efisiensi kerja perusahaan. Oleh sebab itu, penelitian ini dilakukan untuk
mengklasifikasikan komponen biaya dan manfaat apa saja yang diperoleh dari
penerapan sistem informasi manajemen, untuk kemudian dilakukan cost and benefits
analysis sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan pihak manajemen ketika
hendak mengambil keputusan untuk menerima atau menolak proyek pengembangan
sistem informasi manajemen yang ditawarkan. Berdasarkan penjelasan diatas maka
akan dilakukan penelitian yang berjudul “Analisis Kelayakan Proyek Pengembangan
Sistem Informasi Manajemen Menggunakan Cost and Benefits Analysis” (Studi
Kasus: Sebuah Distributor di Semarang).
2. Kajian Pustaka
Sistem informasi manajemen adalah bagaimana suatu informasi dikelola supaya
menjadi informasi-informasi yang berguna bagi manajemen untuk melakukan aktivitas
manajemen [3]. Cost and Benefits Analysis didasarkan pada dua komponen
penilaian, yaitu komponen biaya dan komponen manfaat. Komponen biaya yang
berhubungan dengan pengembangan sebuah sistem informasi dapat diklasifikasikan
dalam empat kategori [4] yaitu Procurement Cost (Biaya Pengadaan) adalah semua
biaya yang dikeluarkan berkaitan dengan pengadaan hardware. Biaya tersebut antara
lain biaya konsultasi pengadaan hardware, biaya pembelian hardware, biaya instalasi
hardware, biaya fasilitas (ruang, AC), biaya modal untuk pengadaan hardware,
biaya manajerial dan personalia untuk pengadaan hardware. Biaya pengadaan ini
biasanya dikeluarkan pada tahun pertama (initial cost) sebelum system dioperasikan,
kecuali apabila pengadaan hardware dilakukan dengan cara leasing; Start Up
31
Jurnal Teknologi Informasi-Aiti, Vol. 7. No.1, Februari 2010 : 1 - 100
Cost (Biaya Persiapan Operasional) adalah semua biaya yang dikeluarkan sebagai
upaya membuat sistem siap untuk dioperasionalkan. Biaya tersebut antara lain: biaya
pembelian software sistem informasi berikut instalasinya, biaya instalasi perangkat
komunikasi/jaringan, biaya reorganisasi, biaya manajerial dan personalia untuk
persiapan operasional. Sama dengan biaya pengadaan, biaya persiapan operasional
ini juga merupakan “initial cost”; Project Related Cost (Biaya Proyek) adalah
biaya yang berkaitan dengan biaya mengembangkan sistem termasuk biaya
penerapannya. Biaya proyek diantaranya adalah Biaya analisis sistem, seperti biaya
untuk mengumpulkan data, biaya dokumentasi, biaya rapat, biaya staf analis, biaya
manajerial dalam tahap analisis sistem; Biaya disain sistem, seperti biaya dokumentasi,
biaya rapat, biaya staff analis, biaya staff pemrograman, biaya pembelian software
aplikasi, biaya manajerial dalam tahap desain sistem; Biaya penerapan sistem, seperti
biaya pembuatan form baru, biaya konversi data, biaya pelatihan sumber daya
manusia, biaya manajerial dalam tahap penerapan sistem; Bila sistem dikembangkan
secara “outsourcing” dengan menggunakan konsultan dari luar perusahaan, maka
diperlukan biaya tambahan, yaitu biaya konsultasi; On-going and Maintenance
Cost (Biaya Operasional dan Biaya Perawatan) adalah biaya untuk mengoperasikan
sistem agar sistem dapat beroperasi dengan baik, sedangkan biaya perawatan adalah
biaya untuk merawat sistem dalam masa operasionalnya. Yang termasuk biaya operasi
dan perawatan sistem adalah biaya personalia (operator, staff administrasi, staff
pengolah data, staff pengawas data), biaya overhead (telepon, listrik, asuransi,
keamanan, supplies), biaya perawatan hardware (reparasi, service), biaya perawatan
software (modifikasi program, penambahan modul program), biaya perawatan
peralatan dan fasilitas, biaya manajerial dalam operasional sistem, biaya kontrak
untuk konsultan selama operasional sistem, biaya depresiasi. Biaya operasional dan
perawatan biasanya terjadi secara rutin selama usia operasional sistem.
Komponen manfaat yang didapat dari sebuah sistem informasi dapat
diidentifikasikan[4] sebagai manfaat atau efektifitas yang didapat dari pengurangan
biaya; manfaat atau efektifitas yang didapat dari pengurangan kesalahan-kesalahan;
manfaat atau efektifitas yang didapat dari peningkatan kecepatan aktivitas; manfaat
atau efektifitas yang didapat dari peningkatkan perencanaan dan pengendalian
manajemen. Manfaat dari sebuah sistem informasi dapat juga diklasifikasikan dalam
dua bentuk [5] yaitu Manfaat-manfaat berujud (Tangible Benefits) merupakan
manfaat-manfaat yang langsung dapat diukur dengan nilai uang. Contohnya: manfaat
penurunan biaya persediaan, manfaat penurunan biaya operasi, manfaat penurunan
biaya alat tulis, manfaat peningkatan penjualan, dan lain sebagainya; Manfaat-manfaat
tidak berujud (Intangible Benefits ) merupakan manfaat-manfaat yang tidak langsung
dapat diukur dengan nilai uang. Contohnya: keuntungan akibat peningkatan pelayanan
yang lebih baik kepada pelanggan, keuntungan akibat peningkatan kepuasan kerja
sumber daya manusia yang ada, dan keuntungan akibat peningkatan pengambilan
keputusan manajerial yang lebih baik. Intangible benefits sulit untuk diukur dalam
satuan nilai moneter/uang, karena itu cara pengukurannya dapat dilakukan dengan
menggunakan penaksiran.
32
Analisis Kelayakan Proyek (Maria)
3. Metodologi Penelitian
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder, yaitu seluruh
biaya yang diperlukan dalam proyek investasi sistem informasi manajemen sebuah
perusahaan di Semarang. Untuk mengolah dan membahas data yang telah terkumpul
maka digunakan teknik analisis kuantitatif. Alat analisis yang digunakan untuk
mengukur kelayakan ekonomis sistem informasi manajemen adalah alat analisis
finansial seperti Payback Period, Net Present Value, Return On Investment dan
Internal Rate of Return menggunakan program MsExcel 2007. Langkah-langkah
yang ditempuh sebagai berikut :
1. Mengklasifikasikan komponen biaya dan komponen manfaat dari sistem informasi
manajemen.
2. Melakukan pengujian kelayakan ekonomis proyek sistem informasi manajemen
dengan menggunakan alat analisis finansial seperti Payback Period, Net Present
Value, Return On Investment dan Internal Rate of Return.
4. Analisis dan Bahasan Analisis
Kegiatan operasional perusahan masih dilakukan secara manual, serta
perusahaan memiliki lokasi kantor dan gudang yang berbeda. Dalam menjalankan
kegiatan operasi perusahaan, pihak manajemen sering mengalami kendala, seperti
Koordinasi antara bagian gudang dengan bagian pembelian mengenai jumlah
persediaan yang masuk ke gudang. Seringkali bagian pembelian menerima informasi
dari supplier bahwa barang sudah tiba di pelabuhan dan siap dikirim ke bagian
gudang, tetapi pada kenyataannya untuk bisa diangkut dari pelabuhan barang tersebut
harus dibongkar dahulu dari kapal, kemudian diangkut dengan truk yang pada
praktiknya sering memakan waktu yang lama. Untuk mengatasi masalah ini,
komunikasi dengan bagian gudang dilakukan melalui telepon, sehingga biaya
telekomunikasi yang harus ditanggung perusahaan menjadi tinggi. Selain itu seringkali
perkembangan terakhir dari posisi persediaan yang dimiliki perusahaan tidak terpantau
dengan baik; Koordinasi antara bagian gudang dengan bagian penjualan mengenai
jumlah persediaan dan jadwal pengiriman barang, karena lokasi yang berbeda,
sehingga menyebabkan tingginya biaya telekomunikasi serta seringkali terjadi
keterlambatan pengiriman barang ke konsumen karena bagian penjualan sudah
melakukan transaksi dengan konsumen dengan janji barang segera dikirim, sedangkan
persediaan yang dijual tersebut ternyata masih tertahan di pelabuhan ataupun masih
dalam perjalanan ke gudang. Hal ini bisa terjadi karena bagian penjualan hanya
menerima informasi dari bagian pembelian saja (yang berkantor satu gedung dengan
bagian penjualan) tanpa melakukan konfirmasi terlebih dahulu ke bagian gudang.
Karena proses pencatatan perusahaan masih manual, seringkali bagian penjualan
terlambat memperoleh data dari bagian keuangan mengenai konsumen yang
pembayarannya tidak lancar, sehingga seringkali terjadi konsumen-konsumen tersebut
tetap dilayani ordernya, sehingga piutang macet perusahaan cukup tinggi. Bagian
penjualan juga belum memiliki analisis yang akurat mengenai produk-produk yang
paling diminati konsumen dan produk yang kurang laku, sehingga manajemen
33
Jurnal Teknologi Informasi-Aiti, Vol. 7. No.1, Februari 2010 : 1 - 100
perusahaan dalam mengambil keputusan dalam membeli barang hanya berdasarkan
perkiraan saja, tanpa didukung dengan analisis yang akurat; Laporan keuangan yang
disajikan oleh bagian akuntansi juga terlambat, sehingga seringkali pihak manajemen
perusahaan membuat keputusan-keputusan strategis perusahaan hanya didasarkan
data seadanya, karena pada saat keputusan-keputusan tersebut dibuat bagian
akuntansi belum bisa menyajikan laporan keuangan yang menggambarkan kondisi
keuangan perusahaan. Melihat kendala-kendala yang dihadapi perusahaan seperti
yang sudah diuraikan diatas serta tingkat persaingan antar distributor yang semakin
ketat, maka pihak manajemen perusahaan sebaiknya membangun suatu Sistem
Informasi Manajemen yang terintegrasi mulai dari sistem pembelian, penjualan,
persediaan sampai dengan penyajian laporan keuangan. Diharapkan dengan sistem
yang baru ini semua informasi bisa diakses oleh semua bagian yang diberi wewenang
untuk mengakses, sehingga semua keputusan bisa diambil dengan tepat dan pelayanan
terhadap konsumen juga bisa ditingkatkan. Dalam mengembangkan Sistem Informasi
sebaiknya perusahaan menunjuk rekanan untuk menangani proyek tersebut dari
mulai tahap persiapan, pengadaan software dan hardware, pengadaan sarana dan
prasarana, serta pembuatan dokumen-dokumen dan pelatihan karyawan, mengingat
sumber daya manusia perusahaan yang terbatas. Sebelum melakukan penunjukan
rekanan, maka sebaiknya dibuat analisis mengenai biaya dan manfaat dari sistem
informasi manajemen.
Tabel 1 menunjukkan perkiraan biaya-biaya yang harus dikeluarkan selama
empat tahun. Total procurement cost sebesar Rp. 167.000.000 diperoleh dari biayabiaya yang dikeluarkan untuk biaya konsultasi pengadaan hardware, pembelian
hardware, instalasi hardware serta biaya manajemen dan SDM untuk pengadaan
hardware. Start up cost sebesar Rp. 75.000.000 adalah biaya yang dikeluarkan
untuk pembelian software, instalasi networking, reorganisasi serta biaya manajemen
dan SDM.
Tabel 1 Biaya Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
Cost
Procurement
Start up
Project related
On going
Total
Tahun 0
167.000.000
75.000.000
227.500.000
469.500.000
Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Total
167.000.000
75.000.000
227.500.000
47.500.000 56.000.000 64.500.000 73.000.000 241.000.000
47.500.000 56.000.000 64.500.000 73.000.000 710.500.000
Project related cost merupakan biaya yang dikeluarkan untuk konsultan,
mulai dari tahapan persiapan, analisis sistem, desain sistem, sampai dengan tahap
penerapan sistem di perusahaan. Untuk tahap ini dianggarkan biaya sebesar Rp.
227.500.000. Biaya untuk mengoperasikan sistem dan merawat sistem supaya
berjalan dengan baik dianggarkan pada kelompok on going cost yang selama empat
tahun dianggarkan sebesar Rp. 241.000.000. On going cost ini meliputi biaya SDM,
biaya overhead, perawatan hardware, perawatan software serta biaya manajemen
operasional sistem. Dengan mengembangkan sistem informasi manajemen ini, maka
diharapkan perusahaan akan memperoleh keuntungan yang diukur secara finansial
dibandingkan dengan jika masih menggunakan sistem yang manual. Adapun nilai
keuntungannya bisa dilihat pada Tabel 2.
34
Analisis Kelayakan Proyek (Maria)
Tabel 2 Manfaat Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
Keterangan
Tangible Benefits
Intangible Benefits
Total
Tahun 1
117.500.000
110.000.000
227.500.000
Tahun 2
122.500.000
145.000.000
267.500.000
Tahun 3
142.500.000
180.000.000
322.500.000
Tahun 4
Total
162.500.000 545.000.000
215.000.000 650.000.000
377.500.000 1.195.000.000
Tangible benefits atau keuntungan dari penghematan-penghematan atau
peningkatan-peningkatan di dalam perusahaan yang dapat di ukur secara kuantitatif
dalam bentuk satuan nilai moneter/uang yang akan dinikmati perusahaan selama
empat tahun diperkirakan sebesar Rp. 545.000.000 yang diperoleh dari efisiensi
biaya operasional, efisiensi biaya telekomunikasi, efisiensi kesalahan proses,
peningkatan penjualan, efisiensi biaya persediaan, serta efisiensi piutang tidak tertagih.
Intangible Benefits atau nilai keuntungan yang sulit atau tidak mungkin di ukur
dalam bentuk satuan nilai moneter/uang, yang dalam penelitian ini coba dihitung
dengan satuan uang selama empat tahun yaitu sebesar Rp. 650.000.000 yang
diperoleh dari peningkatan kualitas pelayanan, peningkatan kinerja SDM, serta
peningkatan kualitas keputusan manajerial.
Berdasarkan data Tabel 1 dan Tabel 2, maka dibuat analisis untuk
memutuskan apakah proyek pengembangan sistem informasi manajemen ini layak
untuk dijalankan atau tidak. Untuk itu dilakukan empat analisis yang meliputi analisis
Payback Period, Net Present Value, Return On Investment dan Internal Rate
of Return. Analisis Payback Period digunakan untuk menghitung berapa lama biaya
yang dikeluarkan untuk melakukan suatu investasi akan diperoleh kembali. Dalam
proyek pengembangan Sistem Informasi Manajemen ini, payback period bisa
dihitung sebagai berikut :
Nilai Investasi
Aliran Kas Bersih tahun pertama
Sisa Investasi tahun kedua
Aliran Kas Bersih tahun kedua
Sisa Investasi tahun ketiga
Rp. 469.000.000
Rp. 180.000.000
Rp. 289.500.000
Rp. 211.500.000
Rp. 78.000.000
(Tabel 1 tahun 0)
(Tabel 3)
(Tabel 3)
Sisa investasi tahun ketiga tertutup oleh sebagian aliran kas bersih tahun ketiga,
yaitu selama Rp. 78.000.000/Rp. 258.000.000 x 12 Bulan, yaitu selama tiga sampai
enam bulan. Jadi payback period untuk keseluruhan investasi pengembangan sistem
informasi manajemen ini adalah selama dua tahun ketiga, enam bulan. Maka jika
perusahaan menetapkan maksimum payback period adalah tiga tahun, maka bisa
disimpulkan bahwa proyek ini diterima. Perhitungan aliran kas bersih bisa dilihat
pada Tabel 3.
Tabel 3 Aliran Kas Bersih Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
Keterangan
Aliran Kas Keluar
Aliran Kas Masuk
Aliran Kas Bersih
Tahun 1
47.500.000
227.500.000
180.000.000
Tahun 2
56.000.000
267.500.000
211.500.000
Tahun 3
64.500.000
322.500.000
258.000.000
Tahun 4
73.000.000
377.500.000
304.500.000
35
Jurnal Teknologi Informasi-Aiti, Vol. 7. No.1, Februari 2010 : 1 - 100
Analisis net present value adalah suatu analisis untuk menghitung nilai
sekarang dari aliran kas masuk suatu proyek akan diterima yang akan datang dengan
menentukan tingkat diskonto tertentu. Untuk proyek pengembangan sistem informasi
manajemen ini, perusahaan menentukan tingkat diskonto sebesar 12%. Dengan
bantuan program Microsoft Excel 2007 maka diperoleh nilai net present value
sebesar Rp. 236.975.350. Jadi, karena nilai net present value lebih besar dari nol
maka proyek ini diterima. Return On Investment, untuk mengetahui tingkat
pengembalian atau keuntungan dari suatu proyek maka dihitung dengan menggunakan
analisis return on investment (ROI). Perhitungan ROI untuk proyek pengembangan
sistem informasi manajemen ini bisa dilihat pada perhitungan berikut ini.
Total Manfaat
Rp. 1.195.000.000
(Tabel 2)
Total Biaya
Rp. 710.500.000
(Tabel 1)
Selisih
Rp. 484.500.000
ROI
Rp. 484.500.000 / Rp. 710.500.000 = 68,2%
Dengan tingkat keuntungan sebesar 68,2% ini maka bisa disimpulkan kalau
proyek pengembangan sistem informasi manajemen ini layak untuk diterima. Internal
Rate of Return (IRR) adalah analisis untuk mengetahui tingkat diskon untuk
menyamakan nilai sekarang aliran kas yang akan dinikmati dengan nilai sekarang
semua aliran kas yang dikeluarkan. Dalam proyek pengembangan sistem informasi
manajemen ini diperoleh nilai internal rate of return (IRR) sebesar 32,1%. Jika
perusahaan mensyaratkan IRR sebesar 25% untuk suatu proyek, maka bisa
disimpulkan kalau proyek ini diterima.
5. Simpulan
Berdasarkan analisis dan pembahasan, maka proyek pengembangan sistem
informasi manajemen ini bisa diterima. Pengembangan sistem informasi manajemen
ini maka kinerja perusahaan akan bisa dimaksimalkan, sehingga pelayanan terhadap
konsumen bisa ditingkatkan, juga manajemen akan memiliki data yang akurat untuk
membuat berbagai analisis yang akan berguna untuk kemajuan perusahaan dimasa
yang akan datang. Saran, walaupun secara analisis proyek pengembangan sistem
informasi manajemen ini bisa diterima, tetapi dalam penerapannya pihak manajemen
perusahaan perlu memperhatikan a) Kemampuan SDM yang dimiliki perusahaan
dalam menerapkan sistem informasi manajemen yang baru, apakah dengan training
yang akan dilakukan cukup memadai sehingga SDM yang ada bisa mengoperasikan
sistem dengan baik, mengingat latar belakang pendidikan karyawan terutama di
bagian gudang yang rendah; b) Perubahan struktur organisasi dan job description
masing-masing karyawan yang berubah akibat dari penerapan sistem informasi
manajemen yang baru harus betul-betul dipertimbangkan mengingat SDM yang ada
selama ini hanya bekerja berdasarkan kebiasaan, dan tidak terbiasa dengan adanya;
c) Kesiapan SDM perusahaan dalam proses peralihan dari sistem yang lama lama
ke sistem yang baru, jangan sampai akibat tidak siapnya SDM yang ada
mengakibatkan terjadi kekacauan sehingga justru menghambat kinerja perusahaan.
36
Analisis Kelayakan Proyek (Maria)
6. Daftar Pustaka
[1]
[2]
[3]
[4]
[5]
Richard A. Brealey, Stewart C. Myers. 1999. Principles of Corporate
Finance. The McGraw-Hill Companies, Inc.
Jogiyanto H.M. 2001. Analisis & Disain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset
Edisi Kedua.
Raymond McLeod. 2001. Management Information Systems, 8th Edition,
Prentice Hall International. Url : www.prenhall.com/mcleod.
Frederick H. Wu. 1984. Accounting Information Systems, Theory and
Practice. Tokyo: McGraw-Hill Book Company Japan, International Student
Edition.
Jogiyanto H.M. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta : Andi Offset
Edisi Kedua.
37