Audit SDM

advertisement
Pertemuan 14
Audit SDM & Capita Selecta
Manajemen Ketenagaan RS

Tujuan Instruksional
1.
2.
3.
4.
Mejelaskan arti dan tujuan Audit
Menjelaskan prinsip pelaksanaan audit
Menjelaskan parameter keberhasilan kinerja manajemen
ketenagaan
Menjelaskan capita selecta manajemen Ketenagaan
Pengertian Audit

Audit sdm adalah pemeriksaan dan penilaian secara
sistematis terhadap fungsi-fungsi manajemen dengan
tujuan untuk memastikan dipenuhinya azas keseuaian,
efektivitas dan efisiensi pengeloaan sumberdaya bagi
pencapaian organisasi
Tujuan Audit
Audit bertujuan untuk mendapatkan informasi faktual
dan signifikan berupa hasil analisa data, penilaian,
rekomendasi yang dapat digunakan oleh auditor dan
pihak manajemen untuk pengambilan keputusan,
pengendalian manajemen, perbaikan/perubahan
yang diperlukan dari berbagai aspek guna
mengamankan kebijakan dan pencapaian tujuan
organisai
Prinsip Pelaksanaan Audit





Audit merupakan proses interaktif yang
dilakukan secara sistematis
Audit berazaskan manfaat dan tujuan
Audit bersifat objektif
Audit berpijak pada data dan fakta
Audit bermuara pada pengambilan keputusan
Aktivitas Audit

3 kegiatan utama audit




Konfirmasi dan verifikasi
Evaluasi dan pengukuran
Membuat rekomendasi
Cara melakukan audit







Desk audit
Observasi
Meminta penjelasan dan peragaan auditee
Membandingkan
Meminta bukti
Pemriksaan silang
Survey
Audit SDM
( Arti , manfaat dan ruang lingkup )


Audit sdm adalah pemeriksaan dan penilaian yang
dilakukan secara sistematis terhadap masalah-masalah
organisasi terutama yang menyangkut ketaatan, efektivitas
dan efisiensi ditinjau dari aspek sdm untuk memastikan
organisasi mencapai tujuannya
Manfaat audit sdm :





Pembuatan berbagai kebijakan
Perbaikan prosedur dan standar kerja
Penilaian kinerja
Penentuan prioritas
Pengambilan keputusan
Lingkup Audit SDM


Audit SDM adalah proses evaluasi atas
berbagai aktivitas manajemen SDM yang
bertujuan memperbaiki aktivitas-aktivitas
tersebut.
Audit SDM memberikan umpan balik
mengenai seberapa baik para manajer
menjalankan tugas-tugas yang terkait dengan
pengelolaan SDM.
Lingkup Audit SDM


Audit SDM merupakan kontrol kualitas
secara menyeluruh atas berbagai aktivitas
pengelolaan SDM dalam perusahaan dan
bagaimana aktivitas-aktivitas tersebut
mendukung strategi perusahaan.
Audit SDM mencakup:




Audit Strategi Perusahaan
Audit Fungsi SDM
Audit Kepatuhan Manajerial
Audit Kepuasan Karyawan
Audit Strategi Perusahaan


Strategi perusahaan berkaitan dengan cara
perusahaan menciptakan keunggulan
bersaing.
Memahami strategi perusahaan sangat
penting bagi manajemen SDM, karena MSDM
bisa dikatakan ‘efektif’ hanya jika mampu
berkontribusi bagi tercapainya sasaran
stratejik perusahaan.
Audit Strategi Perusahaan


Para karyawan departemen SDM bisa
mempelajari strategi perusahaan lewat
wawancara dengan para ekskutif kunci,
mempelajari rencana bisnis jangka panjang, dan
melakukan peninjauan lingkungan secara
sistematis guna mengungkap tren-tren yang
berubah.
Departemen SDM harus mengaudit fungsinya,
kepatuhan manajerial, dan penerimaan para
karyawan atas kebijakan dan praktik SDM dalam
kaitannya dengan rencana stratejik perusahaan.
Audit Fungsi SDM


Merupakan penilaian atas berbagai fungsi yang dijalankan
departemen SDM.
Untuk setiap aktivitas SDM yang dinilai, tim audit perlu melakukan
hal-hal sebagai berikut:
 Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab
 Menentukan tujuan
 Meninjau kebijakan dan prosedur untuk mencapai tujuan
 Mengambil sampel arsip sistem informasi SDM untuk menilai
apakah kebijakan dan prosedur diikuti dengan benar
 Mempersiapkan laporan
 Mengembangkan rencana tindakan untuk memperbaiki
kesalahan
 Menindaklanjuti rencana tindakan untuk melihat apakah
permasalahan bisa terselesaikan
Berbagai Area dalam Audit Fungsi SDM

Sistem Informasi SDM

Informasi Analisis Jabatan




Rencana SDM




Standard jabatan
Deskripsi jabatan
Spesifikasi jabatan
Estimasi permintaan dan penawaran
Inventori keahlian
Bagan dan ringkasan penggantian
Administrasi Kompensasi



Tingkat gaji, upah, dan insentif
Paket tunjangan
Layanan perusahaan bagi karyawan
Berbagai Area dalam Audit
Fungsi SDM

Penyediaan dan Pengembangan
Karyawan

Rekrutmen




Sumber rekrutmen
Ketersediaan calon karyawan
Lamaran kerja
Seleksi



Rasio seleksi
Prosedur seleksi
Kesetaraan kesempatan
Berbagai Area dalam Audit
Fungsi SDM

Penyediaan dan Pengembangan
Karyawan

Pelatihan dan Orientasi




Program orientasi
Tujuan dan prosedur pelatihan
Tingkat pembelajaran
Pengembangan Karir



Keberhasilan penempatan internal
Program perencanaan karir
Upaya pengembangan SDM
Area dalam Audit Fungsi SDM

Kontrol dan Evaluasi Organisasi

Penilaian Kinerja




Standard dan ukuran kinerja
Teknik penilaian kinerja
Wawancara evaluasi
Hubungan Karyawan-Manajemen



Kepatuhan hukum
Hak-hak manajemen
Penyelesaian perselisihan
Berbagai Area dalam Audit Fungsi SDM

Kontrol dan Evaluasi Organisasi

Kontrol SDM




Komunikasi karyawan
Prosedur kedisiplinan
Prosedur perubahan dan pengembangan
Audit SDM



Fungsi SDM
Manajer operasi
Umpan balik karyawan
Audit Kepatuhan Manajerial



Menilai sejauh mana kepatuhan para
manajer dalam melaksanakan berbagai
kebijakan dan prosedur SDM.
Audit ini juga bisa memperbaiki citra dan
kontribusi departemen SDM bagi
perusahaan.
Para manajer operasi akan lebih menghargai
departemen SDM ketika tim audit meminta
masukan dari mereka dan menindaklanjuti
masukan tersebut.
Audit Kepuasan Karyawan


Kinerja departemen SDM dinilai efektif jika mampu
mencapai tujuan perusahaan dan sekaligus juga
memenuhi kebutuhan para karyawan.
Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka
cenderung akan timbul turnover, kemangkiran, dan
aktivitas serikat pekerja.
Audit Kepuasan Karyawan


Untuk mengetahui seberapa baik kebutuhan karyawan
telah terpenuhi, tim audit mengumpulkan data dari para
karyawan.
Tim audit mengumpulkan informasi mengenai upah,
tunjangan, praktik kepenyeliaan, asistensi rencana karir,
dan umpan balik yang diterima karyawan mengenai
kinerja mereka.
Pendekatan Riset dalam Audit
SDM





Pendekatan komparatif
Pendekatan otoritas eksternal
Pendekatan statistikal
Pendekatan kepatuhan
Pendekatan MBO (management by objective)
Metode Riset SDM






Wawancara
Survei
Analisis historis
Informasi eksternal
Eksperimen SDM
Audit internasional
Auditor SDM

Auditor sdm dapat berasal dari :




Auditor SPI
Manajer SDM
Senior manager
Tenaga ahli dari luar organisasi
yang menguasai masalah manajemen
Parameter Kinerja
Manajemen Ketenagaan
No. Aspek kinerja
Parameter
1.
Karyawan keluar
<2%
2.
Rekrutmen
Max 45 hari
3.
Absensi
1%
4.
Uraian tugas
Semua karyawan
5.
Analisa pekerjaan
1 x setahun untuk posisi
kunci
6.
Rekreasi
1 x setahun
7.
Up date data
karyawan
1 x tiap 6 bulan
Referensi

Werther, W.B. & Davis, K., 1996, Human
Resources and Personnel Management,
5th Ed., Boston: McGraw-Hill.
Download