v9018 sistem informasi manajemen arsip penelitian

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP PENELITIAN
Isma Sawitri¹, Tantri Hidayati Sinaga2
Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Teknik Harapan Medan
Jl. H.M. Joni No 70 Medan, Indonesia
[email protected]
Abstrak
Aplikasi sistem informasi manajemen arsip P4M (Pusat Penelitian Pengembangan dan pengabdian Masyarakat)
di STT Harapan Medan merupakan aplikasi yang dibangun untuk menginput data dosen yang melakukan
kegiatan yang berhubungan dengan pengabdian kepada masyarakat, penelitian, jurnal, serta berita atau panduan
yang berkaiatan dengan hal tersebut. Pembuatan aplikasi sistem informasi manajemen arsip dibuat dengan DFD
dan ERD yang sudah disusun sesuai dengan hasil penelitian. Aplikasi ini menggunakan visual basic net 2008
dan database menggunakan Microsoft. Perancangan yang dihasilkan yaitu berupa laporan. Pengembangan
aplikasi ini selanjutnya, diharapkan aplikasi ini memiliki konten animasi yang membuat aplikasi jadi lebih
menarik dan online.
Kata Kunci: P4M, Sistem Informasi Manajemen, Arsip
Abstract
The application of Archive Management Information System P4M (research and community service
development center) at STT Harapan Medan is an application built to input the lecturers’ data who do activities
related to community service, research and journals or news and guidelines. The archive management
information system designed by using DFD and ERD which were arranged based on the research result. This
application is used VB net 2008 and Microsoft as a database. The designing result is a report. The development
of this application is expected that this application has animated content which makes this application more
interesting and online.
Key Words: P4M, Management Information System, Archive
1. Pendahuluan
Penelitian dan pengabdian masyarakat yang
merupakan tri darma perguruan tinggi dapat
dikerjakan didalam kampus dan juga diluar kampus.
Untuk menampung aspirasi dosen dalam melakukan
penelitian dan pengabdian pada masyarakat, maka di
setiap perguruan tinggi terbentuklah P4M (Pusat
Penelitian
Pengembangan
dan
Pengabdian
Masyarakat) termasuk juga di STT (Sekolah Tinggi
Teknik) Harapan Medan. Menurut Direktorat Riset
dan Pengabdian kepada Masyarakat Universitas
Indonesia, pengabdian kepada masyarakat atau
kegiatan pengabdian kepada masyarakat adalah
kegiatan yang mencakup upaya-upaya peningkatan
kualitas sumber daya manusia antara lain dalam hal
perluasan
wawasan,
pengetahuan
maupun
peningkatan ketrampilan yang dilakukan oleh civitas
akademika sebagai perwujudan dharma bakti serta
wujud kepedulian untuk berperan aktif meningkatkan
kesejahteraan dan memberdayakan masyarakat luas
terlebih bagi masyarakat ekonomi lemah.[1]
P4M (Pusat Penelitian Pengembangan dan
Pengabdian Masyarakat) adalah unsur dari Tridarma
perguruan tinggi selain pendidikan yang memiliki
fungsi sebagai pusat penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat yang mengemban tugas dalam
mengkoordinasi,
mengorganisasikan
serta
mendokumentasikan
aspirasi dosen dalam
pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat yang merupakan tri darma
perguruan
tinggi
serta
ikut
mengusahakan
pengendalian institusi dan sumberdaya yang
diperlukan. P4M memiliki visi yang harus
diwujudkan yaitu sebagai wadah dalam menyalurkan
aspirasi dosen dalam menulis, P4M sering kali
menemukan hambatan. Masalah yang sering kali
ditemukan adalah manajemen data yang kurang
tersusun dan tersimpan secara rapi. Selain itu juga
saat ini belum adanya media khusus yang dapat
membantu secara khusus staf P4M dalam menunjang
kinerja serta kegiatan sehari-harinya, yang antara lain
seperti publikasi jurnal, publikasi penelitian, serta
informasi mengenai kegiatan yang diselenggarakan
baik oleh internal maupun
diselenggarakan oleh Kopertis.
eksternal
yang
Sistem pengelolaan data P4M dituntut untuk
menghasilkan informasi yang akurat (accurate), tepat
waktu (timeliness), dan relevan (relevance). Untuk
itu diperlukan SIM data dalam data P4M yang
dikelola didalam suatu sistem kearsipan yang baik dan
benar sehingga sistem kearsipan yang sesuai
kebutuhan, kesederhanaan dalam penerapan dan
mudah dilakukan.
Menurut O’ Brien sistem informasi
manajemen adalah suatu sistem terpadu yang
menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan
operasional, manajemen dan fungsi pengambilan
keputusan dari suatu organisasi.[2]
Mengembangkan sebuah aplikasi sistem
informasi manajemen arsip penelitian dosen sehingga
mempermudah P4M untuk menginput data dosen
yang melakukann penelitian, pengabdian kepada
masyarakat dan juga jurnal, Mempercepat dalam
proses arsip, Meningkatkan pelayanan kepada dosen
dalam penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
Data Flow Diagram (DFD), merupakan suatu
cara untuk menampilkan bagaimana data berjalan
pada suatu sistem informasi dan tidak menampilkan
logical program dan tahapan program. Pada DFD
terdapat empat simbol yang digunakan yaitu: proses,
alur data, penyimpan data, entitas. Pada umumnya
terdapat beberapa perbedaan versi dari simbol DFD
yang telah ada, akan tetapi mereka mempunyai tujuan
yang sama.[3]
Seiring berkembangnya internet, masyarakat
akan mengembangkan penelitiannya pada media
sosial sehingga mempermudah STT Harapan Medan
untuk melakukan pencarian berkas yang telah mereka
lakukan dalam pusat penelitian dan pengabdian
masyarakat (P4M).
2. Metode Penelitian
Sistem dari aplikasi arsip penelitian dan
pengabdian pada masyarakat di P4M STT Harapan
Medan dapat digambarkan dalam Data Flow Diagram
(DFD) perancangan sistem informasi manajemen
arsip penelitian. Data Flow Diagram merupakan suatu
bagian yang menggambarkan urutan kerja/proses
secara garis besar, dengan alir data yang dapat
dipahami bagaimana sistem tersebut berjalan adapun
data flow diagram rancangan sistem dalam penelitian
ini adalah seperti gambar 3.1 dibawah ini:
P4M
STT Harapan
Medan
Data P4M
Arsip Penelitian
dan
Pengabdian pada
Masyarakat
Data
Dokumentasi
Data Laporan
Proses
Pengarsipan
Input ke
Aplkasi
Gambar 1. Data Flow Diagram Arsip Penelitian
Diagram konteks menggambarkan bagian
besar dari aliran arus data pada aplikasi arsi penelitian
dan pengabdian pada masyarakat pada P4M STT
Harapan Medan.
Staf P4M
Data Dosen
Data Staf P4M
Laporan Penelitian dan
Pengabdian Masyarakat
Kepala P4M
Data Dosen
Data Staf P4M
Data Laporan
Data Panduan
Data Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
Data Komendasi
PENELITIAN
DAN
PENGABDIAN
MASYARAKAT
Data Penelitian dan
Pengabdian Masyarakat
Data Laporan
Dosen
Gambar 2. Diagram Konteks Arsip Penelitian
Data Flow Diagram level 0 adalah diagram
yang menunjukkan semua proses utamayang
menyusun keseluruhan sistem.
Laporan Data Penelitian dan
Pengabdian Masyarakat
0.1 P
Proses
Pebuatan
LaporanData
P4M
Data Penelitian dan
Pengabdian Masyarakat
Penelitian dan
Pengabdian Masyarakat
Kepala P4M
Laporan Data Dokumentasi
0.2P
Proses
Pembuatan
Laporan
Dokumentasi
Data
Dokumentasi
Dokumentasi
Gambar 3. Data Flow Diagram Level 0 pada Arsip
Penelitian
Perancangan database untuk aplikasi sistem
informasi arsip penelitian dalam penelitian ini
menggunakan Microsoft Access 2007 adalah:
1. Table User
2. Tabel Jenis Penelitian
3. Tabel Penelitian masuk
3. Hasil dan Pembahasan
Hal yang utama dalam kebutuhan sistem
adalah spesifikasi perangkat keras (hardware) dan
spesifikasi perangkat lunak (software) yang
digunakan saat pembuatan suatu sistem. Perangkat
keras yang penulis gunakan dalam pembuatan sistem
ini, antara lain:
1. PC, processor min 2 core,
2. Hardisk 40 GB
3. Memori dengan kapasitas 2 GB
4. OS Windows XP/7
5. Microsoft Access (database)
Setelah program aplikasi ini melewati tahap
pengkodean, maka tahap selanjutnya adalah tahap
pengujian. Pengujian terhadap program ini dilakukan
dengan tujuan untuk mengetahui apakah program
berjalan dan berfungsi sesuai dengan spesifikasi
rancangan atau tidak. Pengujian sistem aplikasi arsip
penelitian dan pengabdian dosen ini memiliki
beberapa program yang digunakan yang dimana
program-program tersebut memiliki fungsi yang
berbeda. Adapun langkah-langkah pengujian aplikasi
arsip ini adalah sebagai berikut:
1. Install aplikasi arsip
2. Jalankan lewat program atau dari desktop
3. Langkah menjalankan aplikasi ini adalah dengan
cara membuka halaman beranda untuk menjalankan
aplikasi arsip penelitian hasil tampak pada gambar
dibawah ini:
2. Halaman Registrasi Admin
Halaman registrasi admin digunakan bagi user
atau admin untuk login ke dalam sistem terlebih
dahulu melakukan registrasi admin dengan
menggunakan username dan password. Apa bila ada
pergantian admin maka admin dapat mengganti
username dan password dan hasilnya tampak pada
gambar dibawah ini:
Gambar 6. Halaman Registrasi Admin
3. Halaman Input Data Klasifikasi Karya Ilmiah
Halaman input data klassifikasi karya ilmiah
digunakan menggklasifikasi data karya ilmiah yang
telah dibuat dosen dan dimasukkan baik berupa
prosiding, jurnal, penelitian maupun pengabdian
kepada masyarakat, berikut tampilannya.
Gambar 4. Halaman Beranda
Tampilan diatas merupakan tampilan utama ketika
masuk kedalam aplikasi, menu tampak berada
disebelah atas dan tampak tampilan keseluruhan.
Untuk lebih jelasnya dari masing-masing menu diatas
adalah sebagai berikut:
1. Halaman Login
Setelah admin melakukan registrasi untuk
selanjutnya admin dapat masuk kedalam aplikasi
dengan menggunkana username dan password yang
telah dibuat, berikut adalah tampilannya.
Gambar 5. Halaman Login
Gambar 7. Halaman input Data Klasifikasi Karya
Ilmiah
4. Halaman Pencarian
Halaman
pencarian
digunakan
untuk
mempermudah pencarian data karya ilmiah dosen
yang telah dimasukkan kedalam aplikasi arsip ini,
berikut tampilannya
Gambar 8. Halaman Pencarian
5. Halaman Edit adan Input Data Karya Ilmiah
Halaman edit data karya ilmiah digunakan untuk
mengedit kesalahan-kesalahan data karya ilmiah
dosen yang telah dimasukkan kedalam aplikasi dan
Input digunakan untuk menambahkan data arsip dosen
yang akan dimasukkan kedalam penyimpan di
aplikasi tersebut, berikut aplikasinya:
3. Aplikasi yang dirancang belum memiliki informasi
tentang P4M (Pusat Penelitian Pengembangan dan
Pengabdian pada masyarakat)
4. Dalam pengembangan aplikasi ini selanjutnya,
diharapkan aplikasi ini bisa online.
5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Jogiyanto, Hartono. 2010. Analisis dan Desain
Sistem Informasi, Edisi III. Yogyakarta: Penerbit
Andi
[2] Laudon, Kenneth C., Laudon, Jane P. 2010.
Management Information Systems (11th
Edition). Pearson Prentice Hall. New Jersey
Gambar 9. Halaman Edit dan Input Karya ilmiah
6. Halaman Cetak Laporan Arsip
Halaman cetak laporan arsip menampilkan hasil
akhir laporan setelah data arsip dosen ditemukan.
[3]
O’Brien, James A. dan Marakas, George M.
2011. Management Information Systems, 10th
Edition. McGraw-Hill/ Irwin, New York
[4]
Pressman, Roger S. (2010). Software En
gineerin g : A Practicioner's App roach, 7th
Edition. McGraw-Hill Inc., New York.
[5] Shelly, Gary B. dan Rosenblatt, Harry J., 2012.
System Analysis And Design Nine Edition.
Course Technology. USA
[6] Sibero, Alexander F.K. 2010. Dasar – Dasar
Visual Basic.net. Mediakom. Yogyakarta
[7] Taufiq. R. 2013. Sistem Informasi Manajemen:
Konsep
Dasar,
Analisis
dan
Metode
Pengembangan. Yogyakarta: Penerbit Graha
Ilmu
Gambar 10.Halaman Cetak Laporan Arsip
4. Kesimpulan
1. Pembuatan aplikasi sistem informasi manajemen
arsip dibuat dengan menggunakan Visual Basic
net 2008 dan database menggunakan Microsoft
access mampu menghasilkan aplikasi yang cukup
baik dan mudah dalam pembuatannya.
2. Perancangan aplikasi arsip dibuat sedinamis
mungkin untuk memudahkan mengubah konten
informasi yang dimasukkan.
3. Perancangan yang dihasilkan yaitu berupa laporan
penelitian,
laporan
pengabdian
kepada
masyarakat, dan laporan jurnal.
Penulis menyadari laporan ini belumlah bisa
dikatakan sempurna, dalam hal ini penulis
menyarankan:
1. Aplikasi yang dirancang belum terdapat content
animasi yang membuat aplikasi jadi lebih menarik
2. Aplikasi kedepannya dapat menambah aplikasi
untuk mengupload data ke internet